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Universidad de Quintana RooManual de Organización

RECTORÍA

Revisión 3 Código: M.O.

Rector

Asistente “C”Asistente “B”Asistente “A”

Secretaria Particular


I. DEFINICIÓN DEL PUESTO1.1. Nombre del

puesto Rector1.2. Subordinado a: Junta Directiva y Consejo Universitario

1.3. Subordinados: Secretario General, el Abogado General, las Direcciones administrativas y académicas. Staff sobre el Departamento de Auditoria Interna y el Patronato, Secretaria Particular.

1.4. Relación interna con:

Todas las Direcciones académicas y administrativas que componen la Institución.

1.5. Relación externa con:

Instituciones de Educación Superior Nacionales e Internacionales.Dependencias Estatales y Federales. Organismos Descentralizados.Organizaciones No Gubernamentales.

1.6. NivelII. REQUISITOS DEL PUESTO

2.1. Edad en años 30 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Poseer título profesional de licenciatura como

mínimo2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:Haber prestado servicios docentes y de investigación

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Orientar, dirigir y coordinar la Universidad de

Quintana Roo hacia la consecución de los objetivos señalados en los planes y programas de desarrollo en el marco de las facultades establecidas en la legislación universitaria.

3.2 Específicas Convocar y presidir el Consejo Universitario, en pleno o por comisiones, en sus sesiones ordinarias y extraordinarias, de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica, en el Reglamento General y las demás disposiciones aplicables.

2. Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley Orgánica y de la normatividad derivada de la misma; de los acuerdos del Consejo Universitario, de la Junta de Gobierno, del Patronato, y de los programas, planes de trabajo y de las disposiciones y normas generales que regulen la estructura, organización y funcionamiento de la Universidad, dictando las


medidas conducentes. 3. Velar por la conservación del orden libre,

responsable, tolerante y estable en la Universidad y en las relaciones de ésta con su entorno social, dictando las medidas y aplicando las sanciones correspondientes, en los términos establecidos en esta ley y sus reglamentos.

4. Conducir la dirección general del gobierno de la Universidad y ser el conducto necesario en las relaciones entre las diversas autoridades universitarias así como presentar los proyectos de reglamentación ante el Consejo Universitario.

Ejercer el derecho de veto a los acuerdos del Consejo Universitario, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica y demás normatividad interna de la misma.

Coordinar la elaboración de los planes, proyectos y programas académicos para el desarrollo de la Universidad; someterlos a la aprobación del Consejo Universitario; vigilar su ejecución y llevar a cabo la evaluación institucional, presentando sus resultados al Consejo Universitario y expedir los manuales de organización para el adecuado desarrollo de la Universidad.

Ordenar la realización de estudios y proyectos de los planes y programas, nuevos o modificación de los actuales, de estudios, de investigación, de difusión y extensión de la cultura de la Universidad, para satisfacer las necesidades institucionales y sociales, y someterlos a la consideración del Consejo Universitario.

Ordenar y coordinar los estudios académicos, técnicos, administrativos y financieros, con el apoyo del patronato en éste último renglón, para el establecimiento de unidades académicas de la Universidad para satisfacer las necesidades de la educación superior en el estado.

Presentar cada año al Consejo Universitario, en las


fechas establecidas, con el apoyo y dictamen financiero del patronato, el proyecto de presupuesto para el año siguiente, así como las modificaciones necesarias durante su ejercicio.

Ejercer el presupuesto de la Universidad, gestionar las aportaciones y subsidios de los gobiernos Federal y del Estado y rendir al Consejo Universitario los informes correspondientes.

Presentar al Consejo Universitario, durante el mes de noviembre, el programa de labores de la institución para el siguiente año; y rendirle, en el mes de febrero, el informe general de actividades correspondientes al año anterior, difundiendo ambos entre la comunidad universitaria, del C. Gobernador del Estado y de la sociedad quintanarroense.

Otorgar, sustituir y revocar poderes generales o especiales, a quien juzgue oportuno, para la defensa de los fines, patrimonio e interés de la institución, haciéndolo del conocimiento del Consejo Universitario en el informe anual de labores.

Presentar a la Junta Directiva las ternas formuladas para la designación de los coordinadores de unidad y directores de división, previa consulta al consejo académico y de división respectivos; así mismo, promover su remoción ante la propia Junta Directiva, por causa justificada.

Designar y remover libremente al Secretario General y a los demás secretarios de su administración; igualmente, a los funcionarios académico-administrativos, administrativos y demás trabajadores de la Universidad.

Nombrar y remover al personal académico, técnico y administrativo conforme a lo establecido en la Ley Orgánica y normatividad aplicable; igualmente, otorgar estímulos y reconocimientos a los


miembros de la comunidad universitaria, conforme la reglamentación aplicable.

Firmar los títulos profesionales y grados académicos junto con el secretario general; y delegar en éste último o en otros funcionarios universitarios la firma de los certificados, constancias y demás documentos que acrediten los estudios cursados en la Universidad.

Aplicar las medidas disciplinarias que sean procedentes al personal académico, alumnos, funcionarios y trabajadores de la universidad, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica, en el Reglamento General y demás normatividad Universitaria.

Conducir las labores de planeación, evaluación y expedir los manuales de organización para el adecuado desarrollo de la Universidad.

Ser el medio de comunicación y coordinación con y entre las autoridades universitarias.

Ejercer las demás atribuciones establecidas en la Ley Orgánica y demás disposiciones de la Legislación Universitaria.

Coordinar el proceso de trámite de la correspondencia emitida y recibida en la oficina del C. Rector.

3.3 Diarias3.4 Periódicas


SECRETARÍA PARTICULAR


puesto Secretaria Particular1.2. Subordinado a: Rector 1.3. Subordinados: Asistente A, B, C.1.4. Relación

interna con:Todas las Direcciones académicas y administrativas que componen la Institución.


Instituciones de Educación Superior Nacionales e Internacionales.Dependencias Estatales y Federales. Organismos DescentralizadosOrganizaciones No Gubernamentales.

1.6. Nivel 2

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Poseer grado de licenciatura como mínimo

acreditado mediante el título profesional correspondiente, proveniente de una institución nacional con registro ante la Secretaría de Educación Pública. Si el título fue obtenido en una institución extranjera, es necesario contar con al menos los trámites de revalidación ante la SEP que conduzcan a la obtención de la cédula correspondiente. Preferentemente con estudios de posgrado.

La equivalencia a los estudios profesionales puede ser con el mínimo de educación media superior pero con experiencia en manejo de oficinas, preferentemente como secretario o secretaria particular en área equivalente a la de Rectoría, con al menos tres años de experiencia en el medio quintanarroense, especialmente en el sur.

2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Licenciatura en Relaciones Internacionales, Comunicación, Relaciones Públicas, Derecho, u otra área que sea afín al puesto y sus obligaciones. Preferentemente con estudios de postgrado.

Hablar y escribir inglés (aproximado a 550 puntos de TOEFL o equivalente), preferentemente


también otro idioma. Elaboración de documentos utilizando

características avanzadas de Office avanzado. Manejo de Internet y correo electrónico. Tener al menos tres años de experiencia en el

manejo de oficinas, preferente en Instituciones de Educación Superior.

Amabilidad y calidez en el trato con los integrantes de la comunidad universitaria y los visitantes.

Alta disponibilidad al trabajo de calidad, eficiente y eficaz.

Disponibilidad de tiempo para trabajar en horas fuera de las horas de oficina y en lugares donde se le comisione por razones laborales.

Discreción y confiabilidad en el manejo de información y documentación de la Rectoría

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Coordinar actividades del departamento.

Revisar funciones y puestos. Generar y articular formas de funcionamiento del

departamento. Hacer evaluación. Coordinar actividades con directores y

responsables de área.3.2 Específicas Coordinar el proceso de trámite de la

correspondencia emitida y recibida en la oficina del C. Rector.

Coordinar e instrumentar los eventos institucionales que designe el C. Rector.

Estructurar viajes de trabajo del C. Rector nacionales e internacionales.

Realizar análisis y reportes que le sean encomendados.

Coordinar a nivel de logística protocolaria diversas reuniones de trabajo.

Participar en el manejo de información que es de vital importancia y trascendencia para la Comunidad Universitaria y Comunidad en general.

3.3 Diarias Coordinar y vigilar el proceso formal de comunicación de la Rectoría

Tener acuerdos con el Rector. Leer y analizar la correspondencia recibida por la

Rectoría previamente clasificada, registrada, foliada y ordenada en formatos de Controles de Correspondencia por la Secretaria Privada del C. Rector para tener la capacidad de tomar a cuerdo con el mismo.

Distribuir a cada dependencia universitaria, de conformidad con las instrucciones del Sr. Rector, la correspondencia para su contestación y atención


llevando el registro y seguimiento de las mismas. Instrumentar diariamente la agenda de trabajo de

la Rectoría autorizada por el Rector. Preparar las respuestas de la correspondencia de

la Rectoría, en los términos que señale el C. Rector.

Recibir en audiencia a aquellas personas que indique el Sr. Rector, procediendo de acuerdo con sus instrucciones.

Supervisar la elaboración, integración, registro y custodia del archivo de Rectoría.

Coordinar y supervisar en sus funciones y actividades al personal adscrito al área el Rector.

Coordinar y controlar la distribución de los diversos materiales de información que indique el C. Rector.

Administrar el adecuado uso del auditorio universitario.

Administrar y vigilar el adecuado uso de los vehículos asignados a Rectoría y Secretaría Particular.

Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean expresamente encomendadas por sus superiores y que las leyes y reglamentos vigentes establezcan.

3.4 Periódicas Recibir comisiones de trabajo para cumplir con los compromisos de la Rectoría.(Cada vez que el Rector lo instruya)

Organización de eventos solemnes y reuniones de trabajo convocados por el Rector, que no son atendidas por otras áreas. (Cada vez que el Rector lo instruya).

Obtener de los diversos departamentos administrativos y divisiones académicas de la Institución, la información necesaria para la operación de la Rectoría o requerida por el C. Rector. (Cada vez que el Rector lo instruya)

Coordinar con el Departamento de Extensión y Difusión Universitaria aquellas actividades que por indicaciones del C. Rector requiere de convocar a los medios de comunicación, publicidad y propaganda para obtener una difusión de eventos de interés para la Comunidad Universitaria y Sociedad en general. (Cada vez que el Rector lo instruya).

Colaborar en la coordinación logística y operativa del Informe de Labores del C. Rector. (Una vez al año).

Coordinar el aspecto logístico de la estancia y sesiones de trabajo de la H. Junta Directiva. (Cuatro veces al año).

Realizar anualmente el presupuesto de la Rectoría


para el siguiente ejercicio fiscal. (Una vez al año). Coordinar y organizar aquellas presentaciones de

libros y eventos (firmas de convenios) que disponga el Sr. Rector. (Cuando lo instruya el C. Rector)

Convocar por instrucciones del Sr. Rector a la Reunión de Directores de la Universidad de Quintana Roo, realizar y difundir la minuta generada de la reunión entre los participantes. (Una vez al mes).

Organizar viajes de trabajo estatales, nacionales e internacionales del Sr. Rector en conjunto con las dependencias de la Universidad involucradas en cada uno de estos y/o con personas externas a la misma. (Cada vez que el Rector lo instruya).

Recopilar, evaluar y difundir a la Comunidad Universitaria, la información externa que se considere de interés. (Cada vez que el Rector lo instruya).



puestoAsistente A

1.2. Subordinado a: RectorSecretaria Particular

1.3. Subordinados: Ninguno


Direcciones académicas y administrativas que componen la Institución.


Instituciones de Educación Superior Nacionales e Internacionales.Dependencias Estatales y Federales. Organismos DescentralizadosOrganizaciones No Gubernamentales

1.6. Nivel 5

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Contar con estudios mínimos de educación media

superior, preferentemente con nivel profesional (asociado o licenciatura).

2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Contar con la confianza del Rector (a) y del personal adscrito a la Rectoría.

Contar con al menos 5 años de experiencia en funciones secretariales.

Dominar WORD, EXCEL, POWER POINT Persona dispuesta a actualizar sus conocimientos y

habilidades relacionados con el trabajo. Velocidad de escritura a máquina arriba de la media.

Excelente redacción y ortografía Calidez y calidad en el trato con otras personas. Persona comprometida con trabajo serio, de calidad,

eficiente y eficaz. Habilidades y conocimientos probados en archivo y su

manejo. Manejo aceptable del idioma inglés. Preferible 450

puntos de TOEFL o equivalente. Disponibilidad para trabajar en dos turnos. Discreción y confiabilidad en el manejo de información

y documentación de la Rectoría Ganas de Trabajar. Capacidad para trabajar bajo presión. Capacidad de síntesis y resolución de problemas. Capacidad de Organización Laboral y Personal.


Trabajo en equipo. Disponibilidad de trabajar en ambiente competitivo. Facilidad de palabra. Capacidad de decisión.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Auxiliar en los micro procesos, en la actividad de los

analistas o responsables de área o jefe de departamento, dependiendo de a quién esté auxiliando.

3.2 Específicas Apoyar en las acciones que ejerza la Secretaría Particular y a las actividades que realice el C. Rector.

Participar activamente en el proceso de trámite de correspondencia emitida y recibida.

Coadyuvar a las funciones de relaciones públicas que ejerza la Secretaría Particular en apoyo a las acciones del C. Rector.

Coadyuvar a la Secretaría Particular en la emisión de reportes e informes.

Participar fuerte y activamente en la organización de eventos institucionales.

3.3 Diarias Acordar con la Secretaría Particular del C. Rector para dar trámite a la correspondencia recibida.

Turnar por disposición del C. Rector la correspondencia a las dependencias Universitarias.

Elaborar oficios para dar respuesta a la correspondencia recibida por la Rectoría.

Elaborar, integrar, registrar y custodiar el archivo de la Rectoría. (Diariamente).

Llevar los controles que se le asignen. Realizar todas aquellas actividades que deriven de la

naturaleza de su cargo o le sean expresamente encomendadas por sus superiores y que las leyes y reglamentos vigentes establezcan

3.4 Periódicas Elaborar acuse de recibo de las invitaciones, revistas, libros y documentos recibidos en la Rectoría. (Una vez a la semana)

Apoyar en las actividades de organización de eventos inherentes a las actividades de la Rectoría. (Cada vez que sus superiores lo indiquen).

Colaborar por instrucciones de la Secretaria Particular en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Rectoría. (Una vez al año).

Gestionar los viáticos y pasajes del C. Rector y del personal adscrito a la Rectoría, así como la


comprobación respectiva de los mismos. (Cada vez que la Secretaria Particular lo instruya).

Rendir informes y reportes que le sean encomendados. (Cada vez que sus superiores lo indiquen)



puestoAsistente B

1.2. Subordinado a: Rector




Divisiones Académicas Direcciones Administrativas que componen la Institución.


Instituciones de Educación Superior Nacionales e Internacionales.Dependencias Estatales y Federales. Organismos DescentralizadosOrganizaciones no Gubernamentales.

1.6. Nivel 5

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante

2.2. Sexo Masculino

2.3. Escolaridad Contar con estudios mínimos de educación primaria.

2.4. Estado civil Indistinto

2.5. Experiencia y/o conocimientos en:

Contar con al menos 5 años de experiencia en apoyo de oficinas.

Persona dispuesta a actualizar sus conocimientos y habilidades relacionados con el trabajo.

Calidez y calidad en el trato con otras personas. Persona comprometida con trabajo serio, de calidad,

eficiente y eficaz. Disponibilidad para trabajar en dos turnos. Discreción y confiabilidad en el manejo de información

y documentación de la Rectoría Ganas de Trabajar. Capacidad para trabajar bajo presión. Capacidad de síntesis y resolución de problemas. Capacidad de Organización Laboral y Personal. Trabajo en equipo. Disponibilidad de trabajar en ambiente competitivo. Facilidad de palabra.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Auxiliar en los micro procesos en la actividad de los

analistas o responsables de área o jefe de


departamento, dependiendo de a quien este auxiliando.

3.2 Específicas Participar en la entrega de mensajería emitida por la oficina del c. Rector

Vigilar el mantenimiento de los vehículos asignados a la Rectoría y a la Secretaría particular.

Transportar al C. Rector a eventos en la Ciudad, en el Estado y fuera de éste cuidando siempre su seguridad y el cumplimiento de tiempos.

3.3 Diarias Conducir y conservar en buen estado los vehículos asignados al Rector y a la Secretaría Particular.

Desarrollar un alto grado de responsabilidad sobre el cuidado en el manejo de las unidades de transporte, la seguridad propia y la de terceros.

Efectuar las distribuciones y entrega de correspondencia, paquetería e invitaciones a diversos eventos de la Rectoría fuera de su unidad de trabajo.

Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean expresamente encomendadas por sus superiores y que las leyes y reglamentos vigentes establezcan

3.4 Periódicas Coordinar traslados de las Unidades de transporte asignados a la Rectoría y Secretaria Particular al Taller para realización de Servicios. (Cada vez que la bitácora de los vehículos lo indiquen).

Reportar al Departamento de Servicios Generales, con oportunidad, las necesidades de servicio mayor que requiera el vehículo asignado al C. Rector, a la Rectoría y a la Secretaría Particular. (Cuando las bitácoras de cada vehículo lo indiquen).

Transportar al C. Rector en la ciudad dentro del Estado y fuera del mismo (Cada vez que el C. Rector lo indique).



puestoAsistente C

1.2. Subordinado a: Rector




Todas las direcciones académicas y administrativas que componen la institución.


Instituciones de Educación Superior Nacionales e Internacionales.Dependencias Estatales y Federales. Organismos DescentralizadosOrganizaciones No Gubernamentales.

1.6. Nivel 5

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante

2.2. Sexo Indistinto

2.3. Escolaridad Estudios mínimos de educación media superior, preferentemente con nivel profesional (asociado o licenciatura).

2.4. Estado civil Indistinto

2.5. Experiencia y/o conocimientos en:

Contar con la confianza del Rector (a) y del personal adscrito a la Rectoría.

Contar con al menos 5 años de experiencia en funciones secretariales.

Dominar WORD, EXCEL, POWER POINT Persona dispuesta a actualizar sus conocimientos y

habilidades relacionados con el trabajo. Velocidad de escritura a máquina arriba de la

media. Excelente redacción y ortografía Calidez y calidad en el trato con otras personas. Persona comprometida con trabajo serio, de

calidad, eficiente y eficaz. Habilidades y conocimientos probados en archivo y

su manejo. Manejo aceptable del idioma inglés. Preferible 450

puntos de TOEFL o equivalente. Disponibilidad de tiempo (dos turnos) Discreción y confiabilidad en el manejo de

información y documentación de la Rectoría Ganas de Trabajar. Capacidad para trabajar bajo presión. Capacidad de síntesis y resolución de problemas.


Capacidad de Organización Laboral y Personal. Trabajo en equipo. Disponibilidad de trabajar en ambiente competitivo. Facilidad de palabra. Capacidad de decisión.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo

de actividades propias de la función secretarial. (archivo, taquimecanografía, organización de oficina, etc.).

3.2 Específicas Participar activamente en el proceso de trámite de correspondencia recibida.

Apoyar al C. Rector en las actividades de relaciones públicas que tiendan al enriquecimiento y engrandecimiento de la Institución.

Brindar atención y asesoría a las personas que visitan la Rectoría.

Brinda atención y asesoría a las personas que telefónicamente se comunican con las oficinas del C. Rector y la Secretaría Particular.

Vigilar el orden y limpieza de las oficinas de la Rectoría y la Secretaría Particular.

Participar activamente en los eventos institucionales que coordinen las oficinas del C. Rector.

Emitir informes y reportes que le indiquen sus superiores.

Llevar un control de la papelería del C. Rector (impresión, calidad, stock, existencia en oficina.)

3.3 Diarias Recepcionar la correspondencia, ordenarla de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Secretaría Particular

Redactar los comunicados que le asignen el Rector y/o la Secretaría Particular.

Hacer gestiones administrativas Tomar dictado y elaborar oficios y demás

documentos relacionados con las actividades de la Rectoría. (Diariamente)

Atender en forma directa o por vía telefónica a efecto de informar, aclarar, orientar, recibir y entregar solicitudes de información, servicio u otro tipo de documento.

Atender y llevar un control de llamadas telefónicas recibidas para el C. Rector.

Controlar, clasificar y resguardar la correspondencia


y el archivo de la Rectoría. Mantener un alto grado de discreción en el manejo

de documentos e información que sean de interés confidencial.

Canalizar debidamente las disposiciones indicadas por su superior

Atender a visitantes o funcionarios en forma directa. Vigilar que la oficina del C. Rector esté siempre en

orden y presentable en cualquier momento en aspectos de limpieza, organización de escritorio y distribución de mobiliario de acuerdo a las especificaciones del C. Rector.


3.4 Periódicas Mantener la base de datos de direcciones que le señale la Secretaría Particular. (semestralmente).

Participar en la planeación, organización y seguimiento de los eventos que realice la Rectoría, bajo la coordinación del Rector o la Secretaría Particular. (Cada vez que se le indique)

Controlar, registrar y actualizar el directorio del Rector. (Cuatrimestralmente).

Cumplir con las instrucciones o solicitudes de trabajo especializado que se le encomiende. (Cada vez que lo instruyan sus superiores).

Realizar tarjetas de felicitación con motivo de su onomástico a los funcionarios de la administración federal, estatal y de la propia Institución.

Llevar un control del stock de papelería oficial del C. Rector así como ordenar su impresión previa autorización de la Secretaría Particular. (Cada vez que lo instruya la Secretaria Particular).

Colocar “Coffee Breaks” en los eventos y reuniones que el C. Rector requiera contando con el V.B. de la Secretaría Particular. Llevar un control de los requerimientos y su adquisición para los montajes de los “Coffee Breaks”. (Cada vez que lo instruyan sus superiores)

Colocar botellas de agua, vasos, servilletas, personificadores, lápices, tarjetas para notas en las mesas de honor de eventos que presida el C. Rector. (Cada vez que lo instruyan sus superiores).

Coadyuvar en la organización de eventos y sesiones solemnes a cargo de la Rectoría y


Secretaría particular. (Cada vez que lo instruyan sus superiores).



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