RECURSOS HUMANOS

Universidad veracruzanaUniversidad veracruzanaUniversidad veracruzanaUniversidad veracruzana

Facultad de contaduría y administración

Gestión y dirección de negocios

Sección 301

Recursos humanos

Entrenamiento y Desarrollo del Personal

Karla Sugehei Purata Fuentes

Yazbick Piedad Vásquez Gerón

Jorge Antonio de la Parra Murguía

Alix Estefanía García Martínez

Percival Kuri Juárez

4 – octubre – 2011

Recursos humanos Entrenamiento y Desarrollo del personal

Entrenamiento y desarrollo del personal

Conceptos:

Entrenamiento

Es un proceso continuo, sistemático, organizado y educacional a corto plazo mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos que permite desarrollar en el individuo las destrezas requeridas para desempeñar eficientemente el puesto de trabajo.

El entrenamiento del personal, además de completar el proceso de selección, ya que orienta al nuevo empleado sobre las características y particularidades propias de trabajo, ofrece al trabajador la oportunidad de actualizar y renovar sus conocimientos, a tono con el avance de la época.

“Preparación para el puesto actual”

Desarrollo

Es la gestión integrada e integral del desarrollo personal de los funcionarios y demás colaboradores, para fortalecer su visión crítica, su sentido solidario y de pertenencia; Propiciando la competitividad de la empresa, implica la intervención planificada y participativa en el desarrollo de actitudes, valores, destrezas y conocimientos requeridos para el logro de objetivos de la empresa.

Significa el proceso integral del hombre, es decir comprende la adquisición del conocimiento, el fortalecimiento de la voluntad, la disciplina del carácter y la adquisición de todas las habilidades y destrezas requeridas por los colaboradores, para alcanzar la eficacia y excelencia en la realización de sus tareas, funciones y responsabilidades.

“preparación para un puesto de nivel superior”

Determinación de las necesidades de entrenamiento y desarrollo

1. Para que la gente sea más productiva en su trabajo actual y esté lista para progresar

2. Porque el éxito de la empresa exige un desarrollo óptimo de la labor individual

3. Porque todas las “personas normales”, independientemente de su lugar en la jerarquía, pueden hacer un buen trabajo, quieren hacer un buen trabajo y harán un buen trabajo si tienen la oportunidad.


4. Porque podemos desperdiciar tiempo, dinero y esfuerzo cuando el entrenamiento no está basado en necesidades que existen o que van surgiendo.

Los métodos para determinar las necesidades de entrenamiento

q Las necesidades de entrenamiento se definen averiguando lo que sucede y confrontándolo con lo que debería suceder ahora y en el futuro

q La herramienta perfecta para encontrar esa clave es el ESTANDAR o punto optimo de realización del trabajo

q El estándar es una aseveración, de preferencia puesta por escrito que describe las condiciones que existirán cuando el trabajo sea hecho adecuadamente

q Lo recomendable es que el jefe explique al trabajador el punto optimo o estándar que debe alcanzar para poder realizar un trabajo adecuado

Análisis de una actividad (proceso, trabajo, operación)

Uno de los modos de incrementar la productividad es mantener al mínimo el número de pasos que se deben dar para producir un producto o servicio.

Procedimiento:

1. Enliste en secuencia lógica los pasos necesarios para producir un artículo, un servicio o una de sus partes.

2. Critique severamente cada paso.

Análisis de equipo

Una nueva pieza de equipo o lo modificación del antiguo pueden llevar consigo la necesidad de una nueva capacidad manual o un nuevo conocimiento, o un nuevo entendimiento por parte del supervisor y los operadores.

Análisis de problemas

La clave en encontrar las necesidades de entrenar pueden surgir del análisis de un problema operacional. Para analizar el problema con miras al entrenamiento hay que hacer algunas preguntas con las clásicas partículas ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo?

Cuando se analiza el problema con miras al entrenamiento, las ideas o sugerencias de los otros pueden ser muy útiles.

Análisis del comportamiento


Las claves para el entrenamiento pueden surgir del análisis de una conducta no tipia del individuo o del grupo. El ausentismo, sabotaje, falta de cuidado, accidentes, contenciosidad (como discutidor), irritabilidad, resistencia a la dirección, a la instrucción, etc, pueden ser síntomas de condiciones que exijan una acción correctiva que implique entrenamiento.

Análisis de la organización

Los defectos de la organización afectan la actuación del individuo y de los grupos. Cuando no se llega a las metas, hay falta de planeación, disciplina débil, delegación de la autoridad confusa, recompensa arbitraria, vaguedad de objetivos, ausencia de puntos óptimos de desempeño de las tareas: entonces hay también baja moral y mala organización.

El análisis de estos síntomas pueden dar claves para encontrar las necesidades de entrenamiento, sea personal o colectivo.

Evaluación del trabajo

La evaluación del trabajo es constante. Una buena evaluación podría desembocar en la identificación de cierta necesidad de entrenamiento.

Para mejorar la productividad muchas organizaciones propician la evaluación formal, periódica, de la actuación individual en el trabajo.

Cualesquiera que sean los patrones y procedimientos para evaluar la tarea individual, el resultado es una indicación de las necesidades de crecimiento de la persona cuyo trabajo ha sido evaluado.

La reunión creativa o “brainstorming”

Las uniones creativas son un medio útil para determinar las necesidades de la capacitación, especialmente cuando se trata de un grupo.

Procedimiento:

1. Reunir a un grupo homogéneo (vendedores, oficinistas, ingenieros, supervisores, ejecutivos…)

2. Coloque frente a ellos, en el pizarrón o la cartelera, una pregunta de interés común. (que empiece con ¿Cómo…)

3. Pida a los miembros del grupo que contesten cualquier cosa que se les ocurra. (las respuestas se anotaran en el orden que se les ocurran y en un tiempo determinado)

4. Cuando acabe el tiempo examine la lista. (identifique los puntos que requieran o reclamen nuevos conocimientos, habilidades o actitudes)


Los grupos BSSS (BUZZGRUOPS)

Esta es una técnica de la dinámica de grupos que se usa para obtener de la asamblea soluciones a un problema común o el desarrollo de un procedimiento.

Estos grupos se dividen, eligen un jefe y un secretario, posteriormente el coordinador general les plantea un problema el cual es llevado dinámicamente por el jefe del grupo. Una vez discutido y anotado los puntos principales por el secretario el coordinador general los anota todos en el pizarrón y los que más se repitan son las claves para determinar la necesidad de entrenamiento.

Las tarjetas

Este es un proceso de selección forzada.

Se hacen una tarjetas de un tamaño fácilmente manejable y en cada un se le anota una pregunta que comience con ¿Cómo…, no deben ser mas de 10 tarjetas.

Se le pide al trabajador que las ponga según el orden de importancia para él (puede dejar fuera algunas si así lo considera conveniente).

El orden en que son colocadas las tarjetas nos da la clave no solo de las necesidades de entrenamiento, sino que nos dice en que secuencia programarlo.

Lista de confrontación

Consiste en descomponer una tarea (o un proceso, programa, actividad o área de responsabilidad) en una lista detallada de sus partes o pasos lógicos.

Esta lista se les entrega a las personas de las cuales nos interesa obtener información, del lado derecho se les deja un espacio donde podrán marcar los puntos en que ellos consideren o deseen tener más conocimiento o destreza. De esta manera se conoce cuál es la necesidad de entrenamiento de cada persona y si se hace a un grupo se grafican los resultados y se ve en qué punto hace mas falta el entrenamiento.

Comités

Estos grupos consultivos ayudan al entrenador a analizar los problemas operacionales con miras a la capacitación, a planear los cursos, a intervenir en la institución o a evaluar los resultados.

Comparación

La comparación se refiere a que algunas veces las compañías contratan a instructores de tiempo completo, estos se dedican constantemente a inventar nuevas soluciones a los problemas operacionales, para resolverlos muchas veces los especialistas entrenadores inventan métodos ingeniosos.


Conferencias

Solo se crean para confrontar un problema dado cuya solución dependa de entrenamiento. Trabajan como un comité, pero no son permanentes.

Consultores

Los consultores usan una variedad de métodos al determinar las necesidades de entrenamiento: encuestas, cuestionarios, conferencias, entrevistas, análisis de muchos tipos, estudios y observación.

Consejo personal

Consiste algunas veces en discusiones del especialista en capacitación y la persona que está buscando los medios de mejorar el desempeño de sus tareas actuales o que desea prepararse a progresar.

Problemas en la charola de entrada

Este método consiste en darle al sujeto un sobre con una variedad de papeles análogos (similares) con situaciones diferentes. En un lapso de tiempo (30min aprox.) el sujeto debe manejar estas situaciones escribiendo lo que ha decidido hacer para resolverlas.

En las decisiones que tome el sujeto saldrán a relucir las necesidades de entrenamiento que requiere.

Proceso de aprendizaje

Es un proceso abierto, una secuencia de experiencias, una serie de oportunidades de aprender en las que el sujeto está expuesto de modo más o menos sistemático o ciertos conocimientos o hechos. La conducta de este sujeto debe cambiar durante el proceso de entrenamiento, en algún aspecto gracias al aprendizaje.

El aprendizaje es algo que sucede dentro del sujeto. Puede ser resultado del entrenamiento formal o puede ser producto de un conjunto de circunstancias fuera de todo programa. La única forma de darnos cuenta de que este fenómeno del aprendizaje ha ocurrido en una persona es descubrir las diferencias significativas de conducta entre dos estimaciones distintas. Cuando encontramos una diferencia significativa podemos decir: “ha habido aprendizaje”.


Naturaleza del proceso del Aprendizaje

El aprendizaje no puede observarse directamente. Solo podemos observar y estudiar la conducta antes y después de que este tenga lugar en condiciones controladas.

Podríamos presentar el siguiente diagrama del proceso de aprendizaje:

S1 R1 S1 R2

S1 R1 S1 R2

S1 R1 S1 R2

El sujeto se enfrenta a un conjunto de circunstancias o estímulos, S1,al que responde consistentemente, R1. Después algo pasa. El mismo sujeto se enfrenta al mismo estimulo S1, pero esta vez su respuesta es R2. HA HABIDO APRENDIZAJE.

Condiciones necesarias para que el aprendizaje exista

MOTIVACION.-Una de las condiciones más importantes para que el aprendizaje se produzca, es que el sujeto tenga motivos para responder a los estímulos dados.

De hecho hay ciertos tipos de conducta que deben ser cambiados por medio del aprendizaje, motivando al sujeto a responder, aunque la mayoría de los tipos de conducta el sujeto debe estar motivado a aprender directamente. Esto significa que debe estar motivado a responder del modo como espera la persona encargada de provocar el aprendizaje.

ESTIMULOS APROPIADOS.- Son una condición sin la cual no se dará el aprendizaje. Ejemplo.- si se quiere que un sujeto distinga entre placas de hojalata aceptables y no aceptables, se debe presentar el estimulo correcto. Se le deben presentar precisamente placas de hojalata aceptables e inaceptables, y no solo describir lo que son unas y las otras.

RESPUESTA.- La tercera condición es que el sujeto sea capaz de responder en determinada forma.

CONFIRMACION.- Otra de las condiciones es que confirmemos la exactitud de la respuesta. Esto no es más que checar si el sujeto dio la respuesta correcta o no.

DIMENSIONES DEL APRENDIZAJE.- Son las medidas en que ciertos factores afectan al aprendizaje.

Nivel.- Hasta que nivel de eficiencia es posible aprender una actividad.

Velocidad.- Con que rapidez puede lograrse determinado nivel de eficiencia.

Retención.- que tan bien y por cuánto tiempo se mantendrá ese nivel de eficiencia.


Generalización.- Hasta qué grado el nuevo conocimiento puede ser aplicado por el sujeto a otras actitudes o actividades.

Dimensiones del aprendizaje

Nivel: hasta que el nivel de eficiencia es posible aprender una actividad.

Velocidad: con qué rapidez puede lograrse determinado nivel de eficiencia.

Retención: que tan bien y por cuánto tiempo se mantendrá ese nivel de eficiencia.

Generalización: hasta qué grado el nuevo conocimiento puede ser aplicado por el sujeto a otras actitudes o actividades.

Factores que afectan el aprendizaje

El aprendizaje puede ocurrir en el reconocimiento del estímulo en la respuesta o en ambos. Hay muchos factores que afectan esta conducta, son tres:

El estímulo La respuesta La situación entre estímulo y respuesta La situación de aprendizaje

El estímulo: los estímulos complejos, lógicamente, tomarán más tiempo más fácil y rápido. Requiere asociar más datos de los patrones de conducta del sujeto. Un estímulo puede tener elementos muy claros y otros no, según tres factores:

Impuntualidad Mala Apariencia Cantidad de trabajo producido.

Los mismos factores afectaran el nivel hasta llegar al límite de capacidad de una persona para identificar ese potencial.

La respuesta: entre más compleja se reduce el nivel de rendimiento o desempeño absoluto que puede esperarse del estímulo.

Asociación entre estimulo y respuesta: probablemente es el factor más fuerte que afecta al aprendizaje es el de concordancia o contradicción con asociaciones semejantes.

La situación de aprendizaje: este afectara la velocidad, la retención, el nivel, entre otros; en su cantidad y calidad de información. Por medio del tiempo en que transcurre la respuesta y se recibe la confirmación. También la velocidad del aprendizaje cuando el lapso se alarga o la retroacción en cada respuesta al principio del proceso.


Determinación de necesidades de entrenamiento

Es tener un punto de vista amplio en términos de desempeño del trabajo sobre el desarrollo de un sistema, de personas y cosas mediante un conjunto de actitudes. El punto de vista nos permite que el entrenamiento en nuestro trabajo sea seguro y tenga éxito, mejorando el problema.

Considerar los factores que afectan el entrenamiento nos dará la oportunidad de descubrir si hay otra solución. Nuestro objetivo es diseñar un sistema de personas, ambiente y accesorio que produzca el nivel de desempeño del trabajo que se busca; repartiéndonos el trabajo por medio de información y procedimientos para producir resultados obteniendo datos por medio de:

El conjunto de antecedentes y experiencias de la persona que realiza el trabajo. El conjunto de experiencias y conocimientos de la persona logrados por el entrenamiento. El equipo herramientas u otros accesorios que se usan en el trabajo. Ayuda a auxiliares para el mejor desempeño del trabajo.

Determinación del contenido del entrenamiento

Empezamos a determinar el contenido en el momento en el que encontramos la diferencia entre lo que los sujetos son capaces de hacer antes del entrenamiento y lo que queremos que sean capaces de hacer después. Esto es conocido como “diferencial de desempeño del trabajo” y debe ser el punto de partida de las decisiones sobre el contenido de un programa de capacitación.

IDENTIFICACION DEL DIFERENCIAL DEL DESEMPEÑO DEL TRABAJO

El diferencial del desempeño del trabajo es el que se encuentra midiendo la relación entre lo que los entrenados hacen y lo que pueden hacer.

En general es recomendable examinar tres facetas del comportamiento en el trabajo:

1.- Lo que el trabajador recibe: lo que oye, ve, toca, huele…

2.- Lo que el trabajador da: movimientos corporales, palabras habladas, otras acciones.

3.- Lo que sucede entre lo que recibe y lo que da: el proceso de la información que se le pide.

Métodos

El método de clases:

La clase es una presentación preparada de conocimientos, información o aptitudes, cuyo propósito es que otros entiendan o acepten el mensaje del que la imparte. La mayoría de las clases pretenden


informar o instruir al auditorio, y este es el objetivo que nos importa mas cuando la usamos como método de entrenamiento.

Los factores y criterios que influyen en la decisión de tomar la clase o no tomarla, como método en determinada situación, principalmente son los siguientes:

1.- Conocimiento y experiencia del instructor en relación con el conocimiento y experiencia del grupo: como regla general entre mas sepa de un tema el instructor y menos sepa el grupo, hay más posibilidades de que el método de clases sea el más efectivo.

2.-El número de participantes: aunque no hay un límite exacto respecto al número de integrantes de una clase, cuando hay más de 20 participantes, la clase será efectiva.

3.- El factor tiempo es de vital importancia: sabemos que un buen instructor puede explicar un principio en 5 minutos.

4.- La disponibilidad de lecturas y material de enseñanza: cuando el grupo no conoce la materia, pero existen películas, textos, casos e incidentes y otros materiales a la mano, el grupo puede estudiarlos e informarse suficientemente antes de la sesión de entrenamiento, de modo que después puede llevarse a cabo una mesa redonda.

5.- La naturaleza de la información que se ha de transmitir: el objetivo general del entrenamiento, influye en la selección del método de instrucción.

Ventajas y desventajas

Ventajas Desventajas ü Más directa ü Puede ser aburrida ü Más clara ü Le falta participación del grupo ü Mejor controlada por el instructor ü Requiere un preparación cuidadosa ü Ahorra tiempo ü Requiere habilidad oratoria

Preparación de una clase

Hay cinco pasos principales para preparar una clase:

1.- Analizar al grupo de oyentes

2.- Determinar el propósito exacto que ha de cumplirse

3.- Determinar cuáles son los puntos principales e investigarlos

4.- Organizar los puntos y materiales

5.- Desarrollar y sustentar los puntos


Método de conferencias

Podemos definir a la conferencia “como una reunión de uno o más individuos para generar ideas que solucionen cierto problema”.

EL METODO DE LAS CONFERENCIAS

Promueve y requiere la participación del individuo. El método de que se habla es el tipo de conferencia planeada.

PREPARACIION DE LAS CONFERENCIAS

Es necesaria cierta planeación por el líder o moderador antes de cada conferencia:

1.- Adquirir un conocimiento cabal del tema

2.- Preparar un plan de discusión

3.- Conocer perfectamente el plan

4.- Revisar que haya suficiente material para distribuirlo a los miembros del grupo

5.- Revisar que el salón de conferencias cuente con todo lo necesario

6.- Estudiar al grupo

7.- Predeterminar medios de provocar y mantener interés y entusiasmo máximos

8.- Prever accidentes y problemas que puedan surgir

COMO DIRIGIR LA CONFERENCIA

Paso 1.- Abra la conferencia

Paso 2.- Presente el tema que se va a discutir

Paso 3.- Dirija la discusión

Paso 4.- Sintetice la discusión

DIEZ COSAS QUE EL MODERADOR DEBE HACER

1. Estar listo; tenga un buen lugar para desarrollar la conferencia sin distracción 2. Interese al grupo desde el principio; usando estudios de casos, historia, palabras usuales.


3. Imprima variedad a la discusión; manténgalos despiertos 4. Sea suave; mantenga al grupo en movimiento, no titube 5. Conozca su material; use sus casos, películas y cuadros hábilmente, practicando de

antemano si esto es necesario 6. Haga que el grupo discuta; hágalo intervenir desde el principio 7. Permanezca en el tema; resuma con frecuencia, conozca su objetivo 8. Asegúrese de que no es una exhibición de su persona; tenga tacto, mantenga control, pero

permanezca al margen 9. Tenga sentido del humor y úselo 10. Haga que cuando la sesión termine los miembros deseen volver

LO QUE NO DEBE HACER

ü No trate de dominar el pensamiento de los miembros ü No tuerza la idea de un miembro ü No diga a ningún miembro del grupo que está equivocado, deje que el grupo llegue a esa

conclusión ü No diga a los miembros del grupo lo que deben hacer ü No haga preguntas que sugieran la respuesta. Diga: ¿Qué pasaría si…? O ¿Cuál ha sido su

experiencia?, en lugar de ¿no es verdad que..? ü No vaya demasiado a prisa en sus conclusiones. Este seguro de que todos los miembros

van entendiendo ü No polemice ü No ridiculice ü No tome partido ü No diserte sobre el tema: haga preguntas ü No hable demasiado ü No trate de hacerse el chistoso ü No se presente como una autoridad o un experto en la materia ü No deje que nadie monopolice el uso de la palabra, ni usted mismo ü No deje que el grupo pierda el tiempo tratando de adivinar cuando se ha hecho una

pregunta ü No se pase del límite de tiempo ni principie después de lo convenido

Método de representación o dramatización

La representación dramática puede definirse como el método de interacción humana que utiliza conductas realistas en una situación imaginaria.


La técnica hace posible a los individuos y a los grupos la mejora de su efectividad, no hablando sobre un problema, sino actuando como lo harían en la vida real. La meta se alcanza representando papeles o “partes” en una situación hipotética o real.

ELEMENTOS:

1.- APRENDER ASIENDO: La dramatización da la oportunidad de práctica, experimentación y de aprender “echando a perder” sin que ello cause problemas.

2.- APRENDER MEDIANTE LA IMITACION: Los participantes de una sesión de dramatización observan como los otros manejan los problemas e imitan y adaptan los métodos que prueban su efectividad.

3.- APRENDER POR MEDIO DE LA OBSERVACION Y LA RETROACCION: Los participantes no solo actúan en la dramatización, sino que además, tienen la oportunidad de observar las acciones de los otros y reaccionar frente a ellas. Como algunos miembros del grupo se identifican con las acciones de los demás que están representando, la sesión de retroacción o critica, que se da después de la representación, es muy útil para todos los miembros del grupo, no solo para los que han actuado. Se discuten y aclaran las observaciones y se sugieren los necesarios cambios de actitud.

4.- APRENDER POR EL ANALISIS Y LA CONCEPTUALIZACION: Las actividades de observación y retroacción nos conducen hacia un análisis más cuidadoso de las fuerzas que actúan en una situación de entrenamiento o de la vida real.

Características básicas de la dramatización

Ø La puesta en escena Ø Conducta real: la situación en la que el participante deberá actuar puede ser completamente

imaginaria y diseñada solamente para el entrenamiento. También puede ser una experiencia que sucedido realmente a un miembro del grupo.

Ø Espontaneidad: la esencia de la dramatización como método de entrenamiento, es darle oportunidad al participante de dejar ir su inventiva, de intentar una variedad de respuestas y de reacciones.

Ø Experimentación y practica Ø Retroacción y análisis

Procedimientos para la dramatización

PREPARACION DE LA DRAMATIZACION PREPALNEADA


ü Identifique un área general del problema: determinar los objetivos básicos de entrenamiento.

ü Reúna los datos: es necesario reunir los hechos, incidentes típicos y situaciones específicas del problema.

ü Determine las metas específicas de entrenamiento: objetivos del entrenamiento. ü Escriba el caso:

o Dar a los entrenados una descripción de los antecedentes y circunstancias en los que el incidente que se va a representar va a ocurrir.

o Dar a los actores un pequeño resumen que los instruya sobre la naturaleza de su papel y los datos específicos relacionados con el.

o Dar guías de observación para ayudar a los miembros del grupo a analizar la dramatización.

o Preparar un plan de discusión para ayudar a que se desarrollen los puntos clave.

Evaluación de los Resultados del Entrenamiento

La etapa final del proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos. Es necesario evaluar la eficiencia del programa de entrenamiento. Esta evaluación debe considerar dos aspectos:

1.- Determinar si el entrenamiento produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.

2.- Verificar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecuencia de las metas de la empresa.

Además de estos dos aspectos, es necesario determinar si las técnicas de entrenamiento empleadas son efectivas.

La evaluación de los resultados del entrenamiento puede hacerse en tres niveles:

1.- En el nivel organizacional. En este nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:

N Aumento de la eficiencia organizacional

N Mejoramiento de la imagen de la empresa

N Mejoramiento del clima organizacional

N Mejores relaciones entre empresa y empleados


N Facilidad en los cambios y en la innovación

N Aumento de la eficiencia, etc.

2.- En el nivel de los recursos humanos. En este nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:

N Reducción de la rotación de personal

N Disminución del ausentismo

N Aumento de la eficiencia individual de los empleados

N Aumento de las habilidades de las personas

N Elevación del conocimiento de las personas

N Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas, etc.

3.- En el nivel de las tareas y operaciones. En este nivel, el entrenamiento puede proporcionar resultados como:

N Aumento de la productividad

N Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios

N Reducción del ciclo de la producción

N Mejoramiento de la atención al cliente

N Reducción del índice de accidentes

N Disminución del índice de mantenimiento de máquinas y equipos, etc.

Documents

RECURSOS HUMANOS