UPLA

REDACCIÓNRedactar es expresar por escrito los pensamientos y conocimientos ordenados con

anterioridad. Etimológicamente redactar deriva del Latín REDACTUM; que significa “copiar o poner en orden”. Las redacciones tienen una finalidad fundamental y práctica: Enseñar a expresarse por escrito de una manera clara y correcta. Su asunto puede ser un oficio, un recibo, etc. Por eso, todas las redacciones deberán sujetarse a una estructura determinada, que servirá como pauta para realizar una redacción ya sea de índole social, oficial y comercial.

CUALIDADES DE UNA REDACCIÓN:- CLARIDAD, a fin de que los pensamientos que se expresen sean fácilmente comprendidos

por quien lo lee.- PROPIEDAD, deben emplearse palabras adecuadas para el tipo de cartas que se escribe.- SENCILLEZ, evitar el uso de palabras rebuscadas y pensamientos difíciles. Debemos emplear

el mismo lenguaje que usamos en nuestra conversación con la persona a la que nos dirijamos.- PRECISIÓN; cuando se trata de documentos comerciales en las que el asunto no debe

originar dudas.

¿CÓMO SE APRENDE A REDACTAR?Desde la escolaridad aprendemos a utilizar el lenguaje escrito lo que nos permite tener una

base para aprender a redactar esos conocimientos que hacen el aprendizaje de la redacción.Con la práctica constante, el ensayo, conocimiento y nuestras propias ideas, aprenderemos a redactar, recordemos que una situación dada no debemos tomarla como una cosa definida, pues el hábito de redactar y la utilización de nuestras propias ideas y pensamiento aprenderemos a redactar.

¿EL POR QUÉ DE LA REDACCIÓN?

Si bien es cierto que para comunicarnos con las personas contamos con el uso de la lengua oral, también es cierto que en determinadas circunstancias tenemos que hacer uso de la lengua escrita, la lengua utilizada por la redacción. Vale decir que cuando se quiere dejar constancia de lo comunicado es necesario recurrir a la redacción. Si nos estamos preparando para una actividad ocupacional y tenemos que relacionarnos con personas que trabajan en entidades empresariales, comerciales, bancarias o estatales, tendremos que hacerlo a través de ciertos documentos como las cartas, oficios, memorando, etc.

LAS CONDICIONES PARA REDACTAR:

Por falta de condiciones adecuadas para redactar, muchas veces no se alcanzan los objetivos trazados o lo que es peor se pueden dar dos alternativas: que se tenga la idea más no la palabra oportuna o ni la idea ni la palabra. Es necesario algunas condiciones:- Mentalidad despejada; significa que quien ha de redactar debe estar libre de preocupaciones,

centrando su atención en el tema a expresar.- Tranquilidad; significa que antes y en el momento de la redacción se debe evitar el

nerviosismo, tratando de guardar un perfecto equilibrio emocional.- Entusiasmo; significa que el que va ha redactar no sólo debe tener deseos de hacerlo, sino

hacerlo bien.- Confianza personal; significa que el que va a redactar debe estar seguro de obtener los

resultados deseados. Hay que evitar los pesimismos.- Liberación de prejuicios; quien ha de redactar debe saber superar los problemas que se

pueden presentar utilizando para ello el tino. No se deben anticipar arbitrariedades; hay que evitar los complejos.

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Es toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el propósito de garantizar las diferentes acciones administrativos en una empresa, oficina, centro educativo, etc.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES que rigen la redacción de documentos administrativos:a) Formalidad.- Consiste en que los documentos administrativos se redactan teniendo presente

determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones, con el fin de uniformizar su uso

b) Simplicidad.- Se refiere a que todo documento administrativo debe ser elaborado los más simple y breve posible, con un lenguaje sencillo y común; despojado de términos científicos o técnicos innecesarios de palabras, de significación desconocida y de siglas y abreviaturas que pueden dificultar su comprensión.

c) Racionalidad.- Para elaborar un documento debemos tener presente el principio de la racionalización de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.

d) Flexibilidad.- No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro.

– - Diversidad de criterios.– - Espíritu democrático.– - Aceptar la gran variedad que existe en la redacción de documentos.– - Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos, modelos, esquemas

e) Eficacia.- Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y con el mínimo costo posible.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe, directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes:

Encabezamiento Texto, y Término.

I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes:1. Membrete : Es la inscripción que identifica a las instituciones del sector público y privado, se

imprime en la parte superior izquierda o central de la hoja, o en el sobre a 1cm de encabezamiento. El tamaño de la fuente (letra) debe ser único y todo con mayúscula e imprenta. Ejemplo:

2. Año calendario : En esta parte se consigna el nombre del año calendario establecido por ley, debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con mayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo:

INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS”

SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO

UNIVERSIDAD PERUANALOS ANDES

MINISTERIO DE EDUCACIÓNUNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL

CHANCHAMAYO

“Año de la Consolidación Económica y Social del Perú”3. Lugar y fecha: Corresponde a este ítem. En primer lugar debe escribirse el nombre de la

localidad, seguido de una coma la fecha, mes y año. Ejemplo:La Merced, 09 de setiembre del 2010La Merced, 2010 mayo 02La Merced, junio 26 2010

Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente, según la naturaleza del documento.

4. Código: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de: nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la institución o dependencia. Ejemplos:

INFORME N° 016 – 10 – CG/UPLA– LM

MEMORANDO N° 086 – 10 – D/ESSALUD

OFICIO N° 040 – 10 – JDAFG/ ISTPLAM

OFICIO N° 025-10- D / IIEEJC

5. Destinatario : Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo:

Señor : Ing. RAÚL HIDALGO RIVAS Gerente General de la Empresa Minera SIMSA

NOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se considera únicamente el nombre. 6. Asunto : Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro y preciso.

Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la comunicación:

Cargo administrativo

Nombres y apellidosTítulo profesionalTratamiento

N

OMB

R

N

ÚME

R

AÑO

C

A

R

G

INSTITUCIÓN

Ejemplos: Asunto : Entrega de enseres donados.ASUNTO: Informe de evaluación de recuperación.Asunto : Concurso de Plazas Vacantes.

7. Referencia: Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de un documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente.Ejemplo:

Ref. : Of. N° 123-109 - D / ISTPLAMREF. : Of. N° 123-09 - CG / UPLA:

III. TÉXTO:

Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario, dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la necesidad de mejorar.CUALIDADES DEL TEXTO:

b) SENCILLEZ.- Escribir con palabras conocidas y de uso común; pues los vocablos pedantes y rebuscados oscurecen el pensamiento. Por ser sencillo no significa caer en el vulgarismo y la trivialidad expresiva.

c) PRECISION.- Incidir directamente en el tema, sin palabras ni frases innecesarias. Las ideas se trasmitirán sin rodeos, en forma directa.

d) CLARIDAD.- No debe prestarse a falsas interpretaciones. Las oraciones y los párrafos deben ser de poca extensión para evitar dudas o ambigüedades en el mensaje.

e) ORIGINALIDAD.- Cuando se busca nuevas formas de decir las cosas, sin imitar a nadie, es decir, ser original; pues, cada persona tiene un estilo inconfundible, y no siente ni piensa igual que otras.

f) RESPETO Y CORTESÍA.- El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Aunque hay circunstancias que obligan a ser duro en la exposición, siempre se guardará mesura y buen tino para no herir la susceptibilidad de las personas.

III. TÉRMINO:1. Antefirma : Es la frase de cortesía que se coloca en algunos documentos después de

haber concluido el texto y el parágrafo de la despedida, la primera letra va en alta y las demás en bajas, seguido de una coma.Ejemplo:

Atentamente, Afectuosamente,2. Firma.: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgos

característicos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto de grafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su Documento Nacional de Identidad.

3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el grado o título académico del remitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y el código de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas.

Ejemplo: ............................................................. Ing. RAUL HIDALGO RIVAS Gerente General de SIPESA

4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y encauzar el adecuado tratamiento, es un distintivo formal que caracteriza a cada institución. El sello circular se emplea para dar autenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma del responsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva.

Por otro lado, es necesario mencionar que existen los sellos de legalización, cuya función es de vital importancia y están relacionado con el campo jurídico.

5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas, modelos de documentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera fundamentalmente en los informes.

6. Con copia : Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en que dependencias se archiva.

Ejemplo: c.c. : Archivo Secretaría

Dirección7. Distribución: Sirve para señalar las dependencia a las que llegará el documento. Se

escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias.Ejm. DISTRIBUCIÓN:

Secretaría General Jefatura del Departamento Académico.

8. Pie de página : En esta parte se indica el responsable del documento, por un lado se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a la persona que digita (iniciales de su nombre con minúscula).

Ejm. EMM/asc

LA SOLICITUD

Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido. Muchas veces la petición es amparada por ley; sin embargo, a veces la petición se basa en el sentimiento humano, en el que interviene el sentido de equidad.

El Formulario Único de Trámite FUT, es utilizado por las instituciones estatales, éste se redacta a manuscrito con términos apropiados y cordiales, siempre ajustados a la verdad, sin tratar de sorprender a nadie.ESTRUCTURA: ( Planteado por Otto Valladares en su texto Redacción de Documentos en la Adm. Pública)

1. Sumilla: En esta parte se sintetiza, resume el pedido, se utiliza el verbo en singular 1ra persona en tiempo presente. Se ubica en la parte superior derecha, su extensión no debe exceder de dos líneas, debe ser corta y concisa.Ejemplo: SOLICITO: Certificado de Estudios.

Solicita: Certificado de EstudiosSOLICITO: CERTIFICADO DE ESTUDIOS

2. Destinatario: Se dirige a la máxima autoridad representativa de una institución. NOTA: el destinatario se escribe con mayúscula, precedido del tratamiento SEÑOR (A), seguido del cargo administrativo, sin ningún signo, se ubica al margen superior izquierdo sin sangría, sea cual fuese el estilo formal de redacción que se emplee en la redacción de la solicitud.Ejm. SEÑOR COORDINADOR GENERAL DE LA UPLA – SEDE “LA MERCED”S.C.

SEÑORA ALCALDESA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHANCHAMAYOS.A.

3. Redacción del Texto: Consta de tres secciones.3.1 Exordio.- conocido también como referencias personales comprende los siguientes

remitente digitadora

datos: Nombre y apellidos del solicitante, (apellido paterno, materno y nombres;

esto facilita la rápida e inmediata ubicación y evita algunas confusiones que podrían crearse entre nombres y apellidos).

Documento de identidad ( L.E. o DNI) * Edad*Domicilio,

Otros datos personales acordes con la institución o entidad en el que se solicita el documento.

Ejemplo:CARRION GALINDO Denniss, peruana, de 20 años de edad, identificada con DNI N° 19201408, domiciliada en el Jr.Tarma Nº 134 La Merced - Chanchamayo, alumna de la carrera profesional de Contabilidad del ISTP “La Merced”, ante Ud., con el debido respeto me presento y expongo:

3.2 Exposición o cuerpo: En esta parte se fundamenta el pedido, se inicia generalmente con la palabra (Que, Por, Para, ) seguido de una coma, luego la fundamentación del pedido, es decir, mentalmente anteponemos ¿Por qué seguido de la sumilla?, se hace la explicación en forma continua, clara y precisa. Ejm. Sumilla SOLICITO: EXONERACIÓN EN EDUCACIÓN FÍSICA. Mentalmente ¿Por qué solicito exoneración en educación física? Respuesta. Porque mi estado físico no me permite. Unido al vocativo sería:

Que, habiendo sufrido un accidente y teniendo fracturas en ambos brazos, el cual no me permite realizar ejercicios físicos, solicito la EXONERACIÓN de la Actividad de Educación Física correspondiente al II semestre 2005-2; para mayor constancia adjunto el certificado médico emitido por el Centro de Salud “San Ramón”.

3.3 Conclusión: Se inicia con la frase POR LO TANTO o POR LO EXPUESTO, seguida de la frase clásica: ruego a usted Sr. Director acceder mi petición por ser de justicia.Ejm.POR LO EXPUESTO:Ruego a usted señor Director acceder mi petición por ser de justicia.

4. Término. Constituido por:4.1 Lugar y fecha: Se nombra el lugar y la fecha al lado derecho, parte inferior.4.2 Firma: Es la graficación del apellido y nombre o simplemente su rúbrica.

EL OFICIOEs una comunicación que se cursa entre funcionarios, autoridades y representantes de

instituciones públicas o privadas (Otto, 2000). También lo emplean los civiles para dar respuesta a comunicaciones de igual índole, consignado en la parte respectiva. Sirve para dar cuenta de algún acto, pedir, invitar o informar algo. El oficio es el documento más utilizado en la administración de cualquier organismo. Siempre se redacta a computadora y en las zonas rurales simplemente a máquina.ESTRUCTURA:

1. ENCABEZAMIENTO:a. Membrete .- Indica el nombre de la institución.b. Nomenclatura del Año.- Es el nombre que lleva el año y se ubica en la parte superior del

papel, debidamente centrado.c. Lugar y fecha.- Identifica el lugar del remitente. Se escribe de la parte céntrica de la hoja

hacia la derecha, el nombre del mes se escribe con minúscula.d. Código y Número.- Se escribe después de unos renglones en blanco, desde el margen

izquierdo. Va el nombre del documento, la numeración, (correlativa, en orden y empieza el primer día útil de cada año cronológico, hasta el término del mismo), cargo del remitente e institución.

e. Destinatario.- Se hace referencia al tratamiento y al nombre, luego la función o cargo que desempeña el destinatario. Según su extensión, puede distribuirse en uno o dos renglones a partir del margen izquierdo; no se utiliza abreviaturas.

f. La dirección , lugar a donde se remite el oficio, pudiendo ser muchas veces la misma localidad de remisión, en ese caso se escribe la palabra Presente o Ciudad (debidamente subrayado).

g. Asunto , se sintetiza el porqué del oficio, es preciso y claro.

2. TEXTO:a. Fórmula de apertura.- Es la que encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas

fórmulas de apertura, las más recomendables según normas de redacción son: “De mi especial consideración “; “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para...”; se usa cuando se dirige a un superior. “Tengo el agrado dirigirme a usted para hacer de su conocimiento...””Es grato dirigirme a usted…” si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía.

b. Exposición.- desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo más breve posible, es necesario evitar la grandilocuencia y la redundancia. En las actuales circunstancias nos obligan a ser prácticos, directos y económicos, en función de ahorrar tiempo y esfuerzo.

c. Párrafo de cierre: que, como su nombre indica, es un párrafo que se utiliza al finalizar puede ser la frase clásica de redacción, “Es propicia la oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi especial consideración y estima personal”; “Me valgo de la oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi consideración distinguida”, etc.

3. TÉRMINO:a. Antefirma , El oficio termina con la frase clásica Dios guarde a Ud. o Atentamente,

van seguidos de una coma.b. Firma, Encima de la línea va la rúbrica y hacia el lado izquierdo de la misma, el selloc. Post firma.- Debajo de la línea punteada se escribe el nombre y apellido del remitente

en letras mayúsculas, luego el cargo o función que desempeña.d. Con copia e. Distribución f. Pie de página

CLASES DE OFICIOS: OFICIO SIMPLE.- Es el que se dirige a un solo destinatario. OFICIO MULTIPLE.- Es aquel que con un mismo texto y con la misma

numeración se dirige a varios destinatarios.

EL I N F O R M EEL INFORME ADMINISTRATIVO

Es un documento que sirve para informar o comunicar el avance o culminación de acciones encomendadas, de sucesos, hechos, etc., que le asignan a determinadas personas. Los informes circulan fundamentalmente dentro de una entidad generalmente de un subordinado a un jefe superior inmediato o de una dependencia a otra.PARTES: El informe al igual que un memorando u oficio tiene las tres partes esenciales encabezamiento, texto y término:I. ENCABEZAMIENTO:

Membrete (opcional) Año calendario(opcional) Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Referencia.

2. TEXTO: Estrategia de redaccióna. Fórmula de apertura.- Es la que inicia la redacción del texto, ejemplo: Tengo el

agrado......., Por el presente me dirijo a......., etc. Es necesario anotar que cuando el informe es enviado por iniciativa del remitente la apertura es: “Es grato dirigirme a Ud., para informarle el siguiente suceso…” En cambio cuando el informe es solicitado por el

jefe inmediato superior la apertura puede ser: “En atención a lo solicitado por su despacho mediante…… cumplo con informar a usted lo siguiente…”

b. Exposición.- Se desarrolla de manera sistemática y ordenada el asunto, asimismo teniendo en cuenta la cronología y temática. No debe caerse a la contradicción y vacíos. Según la naturaleza del informe las ideas se organizan en párrafos, o mediante títulos y subtítulos; en caso necesario se enumeran correlativamente utilizando adjetivos ordinales

c. Fórmula de cumplimiento. - Es el párrafo separado del texto. Ej. - Es todo cuanto informo a usted para su conocimiento y demás fines. - Cualquier información adicional o ampliatoria estaré presto a ofrecer a su despacho.

3. TÉRMINO: Antefirma, firma, post firma, con copia, pie de página

CLASES DE INFORMES:a. Informes Ordinarios.-Lo utilizan los que desempeñan cargos, para informar a sus jefes el

avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de dichas acciones. Se caracteriza por ser regular, rígido porque se emite periódicamente, su remisión es específica, obligatoria y va enumerada..

b. Informe Extraordinario.- Lo usan todas aquellas personas que trabajan y tienen la necesidad de dar a conocer esporádicamente acciones o sucesos realizados.. Se caracteriza por ser irregular, flexible, se presenta según las circunstancias. Y no va enumerado.