MATERIAL DE APOYO

Redaccin y Documentacin Militar

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NDICE GENERAL

CONTENIDO PAGINA

UNIDAD I: Introduccin a las Comunicaciones. 2

UNIDAD II: Elementos Fundamentales de la Comunicacin y su Prctica. 5

UNIDAD III: Seguridad de las Comunicaciones. 43

BIBLIOGRAFA 51

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UNIDAD I

INTRODUCCIN A LAS COMUNICACIONES.

Nadie sabe cuntas miles de palabras pasan por los sistemas de comunicaciones de la Aviacin Militar, ni cuantos pedidos de declaraciones van y viene por la cadena de Comando, y cuantas horas hombres se pierden al da mientras el personal profesional averigua el significado de oficios, directivas, formatos, entre otros. Lo importante es saber con claridad que las comunicaciones es una necesidad para la eficiente administracin militar.

El entrenamiento requerido para desarrollar la habilidad en la comunicacin, ha sido considerado fundamental en la preparacin del Oficial Tcnico de la Aviacin Militar Nacional Bolivariana, para conseguir un eficiente desempeo en las diferentes responsabilidades tcnicas asignadas. Ese entrenamiento consiste en proporcionar los fundamentos de redaccin, as como, de promover el desarrollo de la capacidad para solucionar problemas, mediante el pensamiento lgico. El dominio de tales conocimientos y habilidades construirn a formar Oficiales Tcnicos ms efectivo en las distintas especialidades.

DEFINICIN DE TRMINOS

Comunicacin: es la transmisin de informacin entre dos o ms seres. Para comunicarse el ser humano utiliza diversos sistemas de signos: auditivos, visuales, tctiles, olfativos y lingsticos. Sistema: el conjunto de elementos que se relacionan entre s y dependen unos de otros. Los signos que constituyen una lengua forman un sistema y son interdependientes, por ejemplo, las vocales. Los elementos de la comunicacin: son los que intervienen en un acto comunicativo son los que aparecen a continuacin:

1. Emisor: Sujeto del que parte la informacin. 2. Receptor: Destinatario de la informacin emitida por el emisor. 3. Mensaje: Informacin trasmitida. 4. Cdigo: Conjunto o sistema de signos (palabras, colores sonidos, etc.) que se combinan entre si, mediante reglas, para poder formular el mensaje. Emisor y receptor deben conocer el cdigo para poder interpretarlo. 5. Canal: Medio fsico a travs del cual se transmite el mensaje. 6. Contexto situacional: Conjunto de circunstancias (lugar, momento, etc.) que rodean al acto comunicativo y lo condicionan.

El ruido y las redundancias: a veces, el mensaje llega adulterado al receptor porque se producen interferencias, o ni siquiera llega. Este fenmeno se denomina ruido. Para evitar estas dificultades en la transmisin del mensaje y asegurar la llegada correcta de la informacin, se usan las redundancias, o repeticiones innecesarias que actan como refuerzos. As en: Te quiero, amor mo, la expresin amor mo, contiene la misma informacin que el primer tramo del mensaje.

Documentacin: Segn el diccionario de Derecho Usual, G.CABANELLAS, es Accin o efecto de documentar. Probanza o justificacin de una cosa mediante escrito. Conjuntos de documentos que para tales fines se emplea. Instruccin o informe acerca de una cuestin

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cientfica, de un caso dudoso o del proceder de una persona. En el medio militar es el conjunto de documentos escritos, correspondencias, libros, que permiten establecer las relaciones de la Fuerza armada con otros organismos pblicos, privados, o personas dejando constancia de sus actividades profesionales.

Documento: Instrumentos, escrituras, escrito con que se prueba con firmas o justifica alguna cosa o, al menos, que se aduce con tal propsito.

La correspondencia: es la actividad relativa al intercambio de papeles, cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, muestras, paquetes, peridicos, bultos, placas, cintas impresas y catlogos.

Correspondencia Oficial: es el conjunto de comunicaciones que se cruzan entre si las diversas oficinas pblicas de un pas, referentes exclusivamente aquellos asuntos propios de la funcin publica que representan, as como las que aquellas despachan a los particulares con el mismo carcter.

Correspondencia Militar: se entiende como tal, el conjunto de comunicaciones oficiales intercambiadas entre las dependencias militares, con las autoridades o con entidades particulares. Para este tipo de correspondencia se considera aspectos en la composicin y redaccin de los documentos, directivas, manuales producidos por la institucin.

Las funciones del lenguaje: es cada una de las distintas finalidades para las que se usa. As, cuando el interlocutor habla con otro, siempre lo hace con alguna intencin comunicativa. Las funciones son: referencial, expresiva, apelativa esttica ftica y metalingstica.

Funcin Concepto Ejemplo

Referencial

El emisor, busca nicamente, transmitir una informacin sobre las una realidad. Se suele reconocer por el uso de la tercera forma verbal y el modo indicativo.

En verano hace mucho calor durante las horas centrales del da

Expresiva El emisor transmite un estado de nimo, una emocin, un sentimiento, una opinin personal, etc. Se usa en primera persona.

Me encuentro francamente agotado por el exceso de trabajo

Apelativa

El emisor pretende influir en el receptor para que acte de una determinada manera. Se usa en segunda persona y en el modo imperativo del verbo

Vete inmediatamente al mdico: ests enfermo.

Esttica El emisor persigue la belleza de la forma del mensaje. Se emplean metforas y otras figuras retricas.

Ave dulce muere y en las aguas mora

Ftica El emisor utiliza el lenguaje para asegurar que la comunicacin no se ha interrumpido. S... si, vale... vale, bien, ya... ya, claro.

Metalingstica El emisor utiliza el lenguaje para hablar sobre el propio lenguaje. Hoja se escribe con h

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Principios de las comunicaciones:

El mensaje debe estar adaptado a la audiencia. Defina su propsito. Emplee palabras de fcil comprensin. Evite el empleo de sofismas tcnicos innecesarios. Emplee oraciones simples. Presente sus ideas en orden lgico. Emplee prrafos cortos.

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UNIDAD II

ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA COMUNICACIN Y SU PRCTICA.

1. GENERALIDADES:

Etimolgicamente la palabra correspondencia significa Accin y efecto de corresponder o corresponderse. De all que cuando escribamos una carta y se nos contesta en la misma forma, se dice entonces que hay correspondencia.

Aunque en trminos generales, las comunicaciones que se intercambian las personas entre s, en el uso comn, reciben el nombre de cartas; carta y correspondencia son sinnimos. Es conveniente hacer notar que la correspondencia es el gnero y la carta es la especie; es decir, toda carta es una correspondencia, pero no toda correspondencia es una carta. El concepto de correspondencia es tan amplio, que mal podra confundirse con el de carta que es mucho ms concreto, no obstante; es muy frecuente utilizar el trmino correspondencia para referirse a las cartas, as dcese: recib correspondencia, no he vuelto a recibir correspondencia, cuando en realidad se trata de cartas.

La correspondencia puede definirse como:

1.1. El intercambio de cartas o documentos diversos donde son expuestos los hechos y expresadas las ideas o los sentimientos. 1.2. La actividad relativa al intercambio de papeles, cartas, telegramas, esquemas, tarjetas, peridicos, bultos, catlogos, etc. 1.3. El medio ms eficaz y legal de establecer contactos. 1.4. La palabra escrita que toma diferentes formas, que nos facilita y legaliza la situacin surgida del contacto que se establece.

2. ASPECTOS:

En la elaboracin de la correspondencia es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:

2.1. Material:

El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de la tinta, limpieza, orden y disposicin general, mrgenes, espacios, letras y nitidez de la impresin, lo cual; influye poderosamente en el nimo del destinatario, por lo que habr de tenerse especial esmero en que la impresin sea siempre agradable.

2.2. Gramatical:

Est ligado a la pureza del idioma, pues, mientras ms apropiada sea la terminologa que se une, ms fluidez habr en la expresin; la composicin ser ms fcil de entender y se mantendr la unidad en el escrito.

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2.3. Moral:

Hay una serie de detalles que no debemos olvidar y, que ataen los sentimientos humanos y provocan afecto, cario, amistad, cordialidad, gratitud, alegra, simpata o buen odio, rencor, miedo, ira y antipata, todo lo cual induce a pensar en la cortesa, decencia y diplomacia como cualidades importantes.

3. CLASIFICACIN:

Se pueden clasificar atendiendo a las siguientes razones:

3.1. Por el destino: En pblica y Privada.

3.1.1. Pblica: La que va a informar al pblico, en general, como son los emitidos, comunicados, aclaratorias, avisos, ttulos y diplomas. Los medios ms usados son los diarios, revistas, volantes, afiches, radio, televisin, etc

3.1.2. Privada: Aquella que va dirigida a una persona, familia, entidad, etc., para su exclusivo conocimiento. Hay casos en que la privada puede llegar a ser pblica, segn el destino posteriormente se le d; lo que quiere decir, que la clasificacin expuesta no es rgida.

La privada de acuerdo a su finalidad se clasifica en: particular, oficial y comercial.

Particular o Personal: Trata asuntos entre parientes y amigos o entre una persona particular y una oficina pblica.

Se divide en particular propiamente dicha, familiar y social; que corresponden a comunicaciones por razones de amistad, relaciones entre parientes y por razones de urbanidad e informacin social, respectivamente.

Oficial: Es la que se cruzan entre s las diversas oficinas pblicas relacionadas con la funcin pblica. Dentro de la correspondencia oficial se encuentra la diplomtica (correspondencia entre gobiernos).

Comercial: Es la correspondencia que se cruzan entre s los comerciantes para sus negocios. Se pueden clasificar:

Por su Contenido: De acuerdo a la ley vigente, la correspondencia se clasifica en: de Primera y de Segunda Clase.

Primera Clase: Comprende la correspondencia de carcter actual o personal: cartas, tarjetas y papeles de negocios.

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Segunda Clase: Todas las dems cuya circulacin est permitida por la ley: impresos, paquetes, muestras, etc.

3.2. Por su tramitacin o modo de envo:

De entrega personal o a la mano: utiliza al mensajero como medio de envo.

Telegrfica: utiliza el Servicio Telegrfico o similar como medio de envo.

Postal: ordinaria o certificada segn se desee o no, mejor seguridad de su entrega. Emplea el correo o servicio postal como medio de envo.

3.3. Por su extensin:

Corta: hasta cien (100) palabras.

Mediana: de cien (100) a doscientas (200) palabras.

Larga: de ms de doscientas (200) palabras.

Las comunicaciones cortas y medianas pueden ser breves y urgentes.

Breves: son aquellas de poca extensin, tales como la esquela, el memorndum, etc.

Urgentes: Son las que, adems de ser breves, se transmiten por medios especiales para su rpida entrega.

Pertenecen a esta categora el telegrama, el radiograma, el cablegrama, el telefonema y el telefonograma.

3.4. Por su puntuacin:

La correspondencia se clasifica en: abierta y cerrada.

De puntuacin abierta: Aquella que la fecha, direccin y firma no lleva signos de puntuacin al final de cada lnea, a excepcin cuando sta termina con abreviatura.

De puntuacin cerrada: Aquellas que en la fecha, direccin y firma si lleva signos de puntuacin al final de cada lnea.

4. PARTES DE UNA CORRESPONDENCIA:

Encabezamiento:

Membrete.

Fecha.

Nmero.

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Sello.

Direccin.

Asunto o referencia.

Saludo.

Tratamiento y ttulo del destinatario. Nombres y Apellidos del destinatario. Seas. Lugar de destino.

Cuerpo:

Introduccin.

Ideas fundamentales o asuntos de la carta.

Despedida.

Firma.

Firma autgrafa. Reproduccin de la firma. Cargo, posicin u otros datos del firmante.

CORRESPONDENCIA MILITAR

1. GENERALIDADES:

La correspondencia Militar guarda ciertas diferencias con otras existentes, an cuando contempla de ellas aspectos y normas comunes.

Se distingue por su forma metdica, estilo y por tomar en cuenta la condicin o entidad del destinatario, lo que le impone el empleo de palabras reglamentarias y de otras dictadas por el uso, para simbolizar el respeto y la consideracin que le son propias.

Cuando va dirigida al subalterno, mostrar el trato corts y de reconocimiento del superior, y cuando es elevada al superior contendr las expresiones de respeto y consideracin que a ste debe el subalterno.

El presente Manual no trata la documentacin militar operacional, para la cual es necesario reportarse a los reglamentos correspondientes.

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DEFINICIN: Correspondencia militar es el conjunto de comunicaciones oficiales cambiadas entre las Dependencias Militares o de stas con las autoridades civiles y entidades particulares.

2. CARACTERSTICAS:

La brevedad, claridad y precisin, exentas de formalidades ceremonias exageradas, son sus principales caractersticas.

La brevedad consiste en expresar en pocas palabras lo que se quiere decir. Esta es una cualidad propia de la Correspondencia Militar que da fuerza a la idea. Se obtiene prefiriendo el verbo antes que el sustantivo o el adjetivo, ya que mediante el verbo se expresa la accin. Para evitar la extensa fraseologa debe desarrollarse, dentro de una frase, una sola idea.

La claridad se obtiene omitiendo la ambigedad. Es clara la correspondencia, fcil de comprender. Resulta la exposicin simple. Se obtiene evitando repeticiones que conducen frecuentemente a equvocos en la redaccin.

La precisin se alcanza cuando se puede expresar completa y exactamente lo necesario sin olvidar nada. Es difcil ser claro sin ser preciso. Para expresar de manera completa y exacta el pensamiento, es necesario emplear la palabra apropiada, que pinte el objeto y establezca entre el signo y la cosa significada la ms exacta relacin, por lo tanto hay que desconfiar de los trminos generales, abstractos, vagos y sobre todo de los sinnimos.

La precisin es sobre todo indispensable en la redaccin de informes, partes diarios, etc., los menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienen importancia significativa.

Dentro de cierta medida de precisin exige ser conciso, es decir, expresar una idea o un pensamiento con el menor nmero de palabras posibles.

Ser preciso y conciso es no repetir la misma idea o pensamiento en diferentes formas o con trminos distintos. La precisin se relaciona especialmente con la idea y la concisin con la manera de expresarla.

La claridad, precisin y concisin son cualidades principales del estilo en la correspondencia, pero stas no son suficientes para lograrlo, pues adems, ste debe ser correcto, simple, natural y de buen gusto.

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3. CLASIFICACIN:

La correspondencia militar se clasifica de acuerdo a su finalidad, medio de comunicacin empleado y seguridad que debe proporcionrsele.

Por su finalidad puede ser:

Para interrelacin. Para conocimiento y distribucin. Para estudio y consideracin. Para constancia. La Correspondencia para Interrelacin:

Es aquella que permite la comunicacin entre dos organismos, ya sean del mismo o de distinto nivel. Entre stas se encuentran:

El Oficio.

El Memorndum.

Nota Rpida.

El Telegrama.

El Radiograma o Cablegrama.

La Hoja de Coordinacin Interna.

3..1. El Oficio

Es una comunicacin escrita emanada de un superior o de un subalterno, relacionada con cuestiones inherentes al servicio, que se realiza entre los diferentes comandos de la organizacin de la Fuerza o con otros organismos oficiales o privados ajenos a la institucin en la que normalmente se trata un determinado asunto.

Componentes del Oficio

Encabezamiento

Estar integrado por:

El membrete

Lugar y fecha de expedicin

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Data de la Independencia y Federacin

Nmero del Oficio

Del (Para referirse al originador)

Al (Para referirse al destinatario)

Asunto

Referencia.

El Membrete: Ir impreso a cinco (5) espacios tanto del margen como del borde superior izquierdo. Su contenido ser repartido en cuatro (4) lneas, y bsicamente constar de los siguientes escritos: REPBLICA DE VENEZUELA MINISTERIO DE LA DEFENSA, y a continuacin el nombre de las dos dependencias que sigan, segn el caso, en el debido orden jerrquico. Lugar y fecha de expedicin: esta informacin va en la parte superior derecha, dos (2) espacios debajo del membrete, respetando un contramargen de diez (10) espacios aproximadamente, que seguir durante toda la redaccin del documento. Slo se escribir a mquina el lugar, mes y ao de elaboracin, ya que a la Mesa de Parte corresponder la colocacin del da de expedicin.

Data de la Independencia y Federacin: se escribe debajo, en la parte central del lugar y fecha de expedicin, a dos espacios de sta.

Nmero de Oficio: ser colocado en la parte inferior de la data de la Independencia y Federacin, a dos (2) espacios de sta y a quince (15) del margen, identificando con la abreviatura N., seguida de una raya de dos y medio (2,5) cms. de largo, donde deben escribirse las iniciales de la independencia que elabora el documento, y el nmero de identificacin respectivo, separadas por un guin.

Del: se colocar a cuatro (4) espacios debajo del N. del Oficio y a quince (15) espacios de margen. Despus de los dos puntos, a continuacin y a siete (7) espacios, debe inscribirse el grado y cargo del remitente en letras maysculas.

Al: ir a dos (2) espacios debajo de la palabra DEL, y con igual margen.

Despus de los dos puntos, a continuacin y a ocho (8) espacios, debe escribirse el grado y cargo del destinatario, en maysculas. Se utilizar la abreviatura a/c. que significa a cargo mencionando a continuacin la dependencia respectiva, cuando el Oficio trate de materia sobre la cual exista delegacin de firma, o autorizacin para firmar por orden de la autoridad superior, en cuyo caso la correspondencia deber ser entregada directamente a la dependencia subalterna correspondiente.

En la lnea inmediata inferior a dos (2) espacios del grado y cargo del destinatario, y hacia la derecha, se escribir CIUDAD O PRESENTE, cuando la comunicacin es de entrega local, en caso contrario se pondr en maysculas el nombre de la localidad del destinatario.

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Asunto: se colocar a cuatro (4) espacios debajo de la palabra AL, y con igual margen. Despus de los dos puntos, a continuacin y a seis (6) espacios, se indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada.

Referencia: se escribir a cuatro (4) espacios debajo de la palabra ASUNTO, y con igual margen.

Despus de los dos (2) puntos, a continuacin y a dos (2) espacios, se indicar la comunicacin que dio motivo a la correspondencia.

Cuerpo:

Debe contener una informacin completa y detallada del ASUNTO A TRATAR, bien sea de origen o contestacin.

Se empezar a escribir a cuatro (4) espacios debajo de lo indicado como REFERENCIA.

El margen del cuerpo debe ser de quince (15) espacios, con excepcin de la primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se indicar con una entrada de doce (12) espacios.

Trmino:

Estar integrado por:

El lema Dios y Federacin.

Nombre y Apellido del Originador.

Anexos

Iniciales y

Fecha de elaboracin

Dios y Federacin: se escribir a seis (6) espacios debajo del CUERPO, debiendo iniciarse a partir de la parte central de ste.

Nombres y Apellidos de Originador: debajo de Dios y Federacin y a seis (6) espacios debajo a partir del centro del cuerpo se escribirn en maysculas los nombres y apellidos del originador sobre los cuales el mismo estampar su firma. (Ver La Firma, Captulo III).

Anexos: si los hubiere, se mencionarn escribiendo en maysculas la palabra ANEXOS, debajo de los nombres del originador, a tres (3) espacios de estos, teniendo cuidado de guardar el mismo margen del CUERPO, detallando a continuacin los documentos correspondientes. Se pondr solamente: Lo indicado, en caso de que en el CUERPO se haga referencia de los anexos.

Iniciales: conservando el margen anterior, stas irn al lado izquierdo y a ocho (8) espacios de la orilla inferior de la hoja. Se iniciar en primer trmino, en mayscula, las de la persona

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que orden el oficio, luego, separadas por una lnea oblicua, irn en minscula las del mecangrafo.

Fecha de Elaboracin del Oficio: sta corresponde al da de elaboracin del documento y se indicar a un (1) espacio debajo de las iniciales.

3..2. El Memorndum

Es una correspondencia menos formal que el oficio, destinada a agilizar las tramitaciones entre organismos de una misma dependencia o un mismo Comando.

Consta de los mismos componentes del Oficio, con las diferencias siguientes:

La fecha va colocada al final del cuerpo, ocupando el mismo sitio sealado en el oficio para el lema Dios y Federacin.

No lleva data de la Independencia y Federacin.

Tiene la denominacin MEMORNDUM en la parte superior y central del cuerpo, entre el N. y el remitente, a cuatro (4) espacios ambos.

No figura el espacio para colocar la REFERENCIA.

No lleva Dios y Federacin.

3..3. La Nota Rpida

Es una correspondencia mecanografiada o manuscrita que sirve como medio de comunicacin interna entre las reparticiones de un Cuartel General, Instituto o Servicio.

Procedimiento para el uso de la Nota Rpida:

La Nota Rpida slo se usar internamente para comunicaciones breves y que requieren una contestacin a corto plazo; en ningn momento se utilizar para mensaje que tengan slo carcter informativo, tampoco con simple trmite de anexos, documentos y otros usos en el que no est implicado una respuesta del destinatario y de la cual es indispensable que quede registro.

La Nota Rpida se elaborar en original y dos (2) copias en forma clara y concisa sobre el motivo que origina la comunicacin; en prrafos breves y numerados, omitiendo la frmula de cortesa Tengo el honor y tengo el agrado, etc., pero redactado en trminos respetuosos, similar a un radiograma.

3.4 Radiograma y Cablegrama (Modelo 4)

Son simples modalidades del telegrama, segn se use como medio de comunicacin el Radio o el Cablegrama submarino.

En la redaccin se siguen las mismas normas indicadas para el telegrama.

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PARA LAS COMUNICACIONES RADIOTELEGRFICAS ADMINISTRATIVAS CONCERNIENTES A LAS CUATRO FUERZAS (MENSAJE CONJUNTO) DEBE CUMPLIRSE CON LAS NORMAS CONTENIDAS EN LA PUBLICACIN DENOMINADA INSTRUCCIONES CONJUNTAS DE COMUNICACIONES DE LAS FUERZAS ARMADAS VIGENTES SEGN RESOLUCIN N. 408 DEL 07SEP66, CUYO CONTENIDO ES EL SIGUIENTE:

El legajo de la Forma de Mensaje Conjunto estar compuesto del original y tres copias tamao oficio, as:

Original: en papel bond blanco, base 16. Duplicado: en papel copia blanco, base 9. Triplicado: en papel copia amarillo, base 9. Cuadruplicado: en papel copia azul, base 9. Instrucciones para llenar la forma de mensaje conjunto:

Clasificacin de Seguridad: La clasificacin de seguridad apropiada ser enmarcada o sellada en rojo (no a maquina) en los cuadros designados en la parte superior e inferior de la Forma del Mensaje Conjunto y colocada como la primera palabra de las instrucciones internas. Cuando el mensaje no es clasificado, las palabras NO CLASIFICADO sern colocadas a mquina en estos cuadros y la abreviatura NOCLAS colocada como la primera palabra de las instrucciones internas.

Los mensajes PARA USO OFICIAL SOLAMENTE sern considerados no clasificados y la palabra NO CLASIFICADO ser escrita en estos cuadros.

Las palabras PARA USO OFICIAL SOLAMENTE sern colocadas al pies de la (s) pgina (s) de la Forma de Mensaje y colocada en las instrucciones internas.

Siempre que un mensaje debe ser criptografiado, la frase REQUIERE DESPACHO CRIPTOGRFICO, ser escrita o sellada (no a mquina) en el espacio de la Forma de Mensaje Conjunto, donde dice clasificacin de seguridad que aparece en la parte inferior.

Como excepcin, si un mensaje clasificado va a ser enviado en lenguaje claro, las palabras TRANSMTASE EN CLARO debe ser escritas en ste espacio.

Precedencia:

Para sealar el orden relativo en el cual el mensaje debe ser transmitido, se coloca la PRECEDENCIA apropiada (a mquina) en los cuadros de ACCIN o INFORMACIN o en ambos cuadros cuando sea aplicable.

Tipos de Mensaje: una X ser colocada en el cuadro apropiado para indicar el tipo de mensaje, ya sea DISTRIBUCIN INDIVIDUAL, MLTIPLE o SIMPLE.

Mensaje Mltiple: cuando se marca una X en este cuadro, indica que el mensaje ir dirigido a todos los destinatarios en PARA:, ya sean de ACCIN p de INFORMACIN. Es decir, el

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mensaje llegar a todos los destinatarios indicados y as sabr cada una a quien ms le lleg el referido mensaje.

Mensaje de Distribucin Individual: cuando se marque una X en este cuadro, indicar que el mensaje ir dirigido a cada uno de los destinatarios designados en PARA, ya sea de ACCIN o de INFORMACIN, pero individualmente. Es decir, el mensaje llegar a los mismos destinatarios indicados, pero a cada uno separadamente.

Smbolo de Contabilidad: el smbolo de contabilidad apropiado, asignado a la actividad que lo origina ser colocado a mquina en este cuadro, para el caso de que el mensaje involucre algn cobro en procesamiento.

Original o Refirase a: se hace la entrada apropiada como requerida por la oficina de control de mensajes local.

Nota: normalmente consistir en la abreviatura ORIG cuando el mensaje es original, o el nmero de referencia cuando se refiera a otro mensaje. Tambin se puede utilizar para referir el ndice de archivo.

Clasificacin de Referencia: se hace la anotacin apropiada como sea requerida por la Oficina de Control de Mensaje Local.

Nota: normalmente consistir en la clasificacin de seguridad del mensaje a que se hacer referencia.

De: (1) Para destinatarios Militares. El Cargo y ubicacin (o la designacin de la Unidad) del Comandante, sern colocadas en este cuadro en letras maysculas. Las abreviaturas autorizadas pueden ser utilizadas. Los nmeros de apartados de correo u otras seas de distribucin codificada no sern usadas como direccin de un originador o como parte de una direccin.

Originador:

El originador es el Comandante o autoridad por cuya orden se enva un mensaje.

Las responsabilidades del originador incluyen las funciones del redactor y el expedidor.

El redactor es la persona que escribe un mensaje (entindase responsable por su redaccin y no el furriel o secretario u otra persona diferente).

El expedidor es una persona designada expresamente, quien pueda autorizar la expedicin de un mensaje para transmisin por y en nombre del originador.

Destinatario:

Los mensajes a un destinatario militar sern dirigidos al Comandante de la Unidad, instalacin o dependencia para quien se intente el mensaje. Las abreviaturas autorizadas pueden ser usadas. Todos los mensajes para el personal que est sirviendo o est destacado en un Comando, sern dirigidos al Comandante de la Dependencia a quien concierna y contendr instrucciones internas para propsitos de entrega.

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La ubicacin geogrfica del Comando, instalacin o dependencia, incluirn la calle o avenida, el nombre completo de la ciudad y el resto del estado o pas.

La direccin ser escrita a mquina en letras maysculas y en una lnea si es posible. Si se requiere ms de una lnea para anotar la direccin, la segunda lnea comenzar directamente debajo de la primera letra en la lnea anterior.

La identificacin de los destinatarios ser separada por un aspecto de lnea en blanco.

Los nmeros de apartados de correo u otros indicativos codificados de distribucin, no sern usados como direccin o como parte de una direccin. Si el mensaje se intenta para algunos destinatarios de informacin, la palabra INFO ser escrita a mquina en letras maysculas en la segunda lnea debajo del ltimo destinatario de accin, y la identificacin se colocar en la misma forma que para los destinatarios de accin PARA.

En caso de que se requiera ms de una pgina para anotar los destinatarios, se utilizar la hoja de continuacin de la Forma de Mensaje Conjunto.

Cuando un mensaje es para un destinatario no militar o va a ser transmitido o enviado por va comercial, se incluirn instrucciones complementarias de manejo en el lugar correspondiente al destinatario de la Forma de Mensaje Conjunto. Los nombres de las ciudades sern escritos completos. Los Estados sern abreviados con las dos primeras letras.

Texto:

El texto de un mensaje consta de dos partes: las instrucciones internas y el cuerpo. Este ser hecho a doble espacio y escrito a mquina en forma que permita su lectura fcil, y elaborado en la forma normal de una correspondencia corriente.

Instrucciones Internas: las instrucciones internas consisten de cualesquiera referencia e instrucciones especiales de manejo y comenzarn en la segunda lnea debajo de la direccin del destinatario. La primera palabra de las instrucciones internas ser la clasificacin de seguridad del mensaje de la abreviatura NOCLAS, para un mensaje no clasificado, seguido de un espacio suficiente de referencia del mensaje de salida; las lneas siguientes comenzarn a la misma altura del margen izquierdo.

Cuerpo: el cuerpo del texto de un mensaje comenzar en la segunda lnea debajo de las instrucciones internas. Los prrafos sern separados mediante espacios horizontales y numerados como en la correspondencia ordinaria. Cada lnea sucesiva de un prrafo comenzar en el margen izquierdo.

Redactor:

Esta porcin de la Forma de Mensaje Conjunto ser completada de la manera siguiente:

9 Smbolo: la abreviatura de la dependencia u oficina del redactor se colocar en este espacio. 9 Nombre y cargo a mquina: (Firma si se requiere) 9 Los datos que identifican al redactor sern colocados en este cuadro, a mquina. El cuadro puede ser usado para la firma del redactor ser colocado en ste cuadro.

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9 Telfono: el nmero de telfono del redactor ser colocado en ste cuadro. 9 N de Pgina: cada pgina ser enumerada consecutivamente e indicar el nmero total de pginas. Por ejemplo: en un mensaje de 3 pginas, la primera ser enumerada: Pg. N 1 de 3 pgs.; la segunda pgina (hoja de continuacin ser numerada pg. N 2 de 3 pgs. etc).

Expedidor:

Firma: la firma del individuo autorizado para aprobar el mensaje para su transmisin ser asentada en este cuadro.

Nombre y cargo escrito a mquina (o sellado): El nombre y cargo y la dependencia del oficial o del empleado civil autorizado para aprobar mensajes para su transmisin (Expedidor) ser escrito a mquina o sellado en este cuadro.

Da Hora Mes Ao: el expedidor llenar estos cuadros en el momento en que firme el mensaje.

Da: el da correspondiente ser colocado en este espacio.

Hora: la hora consistir de 4 dgitos y la letra de designacin de la zona horaria. Los primeros dgitos denotan los minutos. La letra designa la zona horaria aplicable.

Mes: la abreviatura del mes respectivo compuesta por las tres primeras letras, se colocar en este cuadro.

3.5 Hoja de continuacin de la forma de mensaje conjunto:

Generalidades:

La hoja de continuacin ser usada cuando un mensaje requiera ms de una pgina para su preparacin.

Clasificacin de Seguridad:

Los espacios designados para la clasificacin de seguridad llevarn la misma clasificacin de seguridad asignada a la Forma de Mensaje Conjunto correspondiente.

De: este cuadro en cada una de las hojas de continuacin tendr la misma informacin que la Forma de Mensaje Conjunto de la cual forma parte.

Continuacin de los destinatarios o el texto: habr solamente una Forma de Mensaje Conjunto original usada en la preparacin de cualquier mensaje de varias pginas.

Cuando el encabezamiento o el texto de un mensaje sean muy largo para ser incluido en la Forma de Mensaje Conjunto Original, ser continuado en una (s) Hoja (s) de Continuacin. Las pginas de continuacin sern usadas para la segunda y dems pginas siguientes de un mensaje de varias pginas.

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Smbolos: todos los datos asentados en el espacio correspondiente a la Forma de Mensaje Conjunto, sern repetidos en ste lugar.

Pginas N y N de Pgina: cada pgina ser enumerada consecutivamente y mostrar el nmero total de pginas.

Iniciales: a cada Hoja de Continuacin le sern colocadas las iniciales del expedidor, para asegurar la autenticidad de la misma.

3.6 Coordinacin Interna: (Modelo 6):

Es la comunicacin emanada de un Comando Superior para indicar la accin que debe seguirse respecto a lo tratado en una correspondencia anexa.

Consta del encabezamiento, cuerpo y trmino, como las dems comunicaciones.

Encabezamiento:

Dispuesto en la siguiente forma:

9 El membrete, lugar y fecha de expedicin y nmero colocado de igual manera a como se indica para el oficio. 9 La denominacin, escrita hacia la parte central y a dos (2) espacios tanto el nmero de documentos como el remitente y destinatario. 9 Asunto, de disposicin y contenido similar al del oficio.

Cuerpo:

Identificado por la frase ACCIN A TOMAR Y OBSERVACIONES.

Accin a Tomar:

Bajo este subttulo se identificar con una equis X lo que habr de hacerse dentro del significado de los siguientes trminos:

Acusar recibo. Coordinar. Tomar nota y archivar. Estudiar y opinar. Preparar cuenta, y Para conocimiento y devolucin. Observaciones:

Reservado para cualesquiera otras instrucciones o recomendaciones que se desee incluir.

Trmino:

Comprende la firma, iniciales y fecha de elaboracin del documento.

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3.7. Hoja de Tramitacin de Documento (H.T.D.):

Es la comunicacin emanada de un Comando Superior para indicar la accin que debe seguirse respecto a lo tratado en una correspondencia anexa.

Consta del encabezamiento, cuerpo y trmino, y de las siguientes instrucciones:

Accin a Tomar:

Bajo este subttulo se identificar con una equis (x) lo que habr de hacerse dentro del significado de los siguientes trminos:

Tramitar. Archivar. Informar. Tomar Nota y Devolver. Verme. De Acuerdo a lo Tratado. Para la Firma.

Observaciones:

Reservado para cualesquiera otras instrucciones o recomendaciones que se desee incluir.

Trmino:

El cual comprende la firma, iniciales y fecha de elaboracin del documento.

Correspondencia para conocimiento y distribucin:

Es aquella mediante la cual un organismo superior dicta instrucciones, disposiciones y normas para su cumplimiento.

Entre estas se encuentran:

La Directiva Administrativa.

La Circular.

La Resolucin, y

La Orden del Da.

La Directiva Administrativa Es una comunicacin, por medio de la cual el Comandante establece o prescribe la conducta o procedimiento general a seguir en la consecucin de un fin determinado. Indica los fines generales por alcanzar o la idea fundamentar que debe guiar la accin de los subordinados para la instruccin o preparacin de los trabajos importantes.

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Puede contemplar los resultados a largo plazo y es generalmente vlida para un perodo de cierta duracin.

Son reglamentaciones que enuncian polticas, asignan responsabilidades, dirigen accin y eventualmente prescriben detalles y procedimientos; en otras palabras es una comunicacin, por otro medio de la cual el Comandante establece o prescribe la conducta o procedimiento general a seguir en la consecucin de un fin determinado. Indica los fines generales por alcanzar o la idea fundamental que debe guiar la accin de los subordinados para la instruccin o preparacin de los trabajos importantes.

Tipos de Directivas:

1. Directiva General: la promulgada por el Ministerio de la Defensa y los Comandantes Generales de Fuerza respectivas. 2. Directiva Interna: la promulgada por los Comandos, Direcciones o Jefaturas para cumplir o detallar la Directiva Administrativa General, o para emitir disposiciones que regirn en su jurisdiccin.

Componentes de una Directiva:

La misma estar constituida por el membrete, la identificacin, la fecha, el tema bsico, el ttulo, el propsito, el ndice, la lnea de derogacin, la oficina de responsabilidad primaria, la distribucin y la lnea de autoridad y firmas (ver instrucciones generales para la confeccin de directivas en el grupo de anexos).

Encabezamiento:

Estar constituido por el membrete, copia N, lugar y fecha, nmero del documento, denominacin y el asunto.

El Membrete: de contenido igual al sealado en el oficio. Ir colocado en la parte central y superior de la primera pgina a cinco (5) espacios del borde superior. Grupo de Identificacin: ir colocado a cuarto (4) espacios debajo del membrete y a la derecha de la pgina. Estar integrado por: el nmero de la copia, la abreviatura de la dependencia que labora la directiva, el nombre de la ciudad de la emisin y el grupo-fecha-hora, colocado en este mismo orden, en lneas sucesivas. Nmero del Documento: ser colocado con un margen de quince (15) espacios, a dos (2) espacios debajo del Grupo de Identificacin y atendiendo a las otras indicaciones sealadas en este sentido para el oficio. Al final del referido nmero y, separadas por un guin se escribirn las ltimas cifras del ao de la emisin del documento. Denominacin: hacia la parte central y a cuatro (4) espacios debajo del nmero del documento. Otros aspectos deben verse en Denominacin de Documentos Captulo III. Asuntos: se escribir con letras maysculas, a cuatro (4) espacios debajo de la denominacin y con un margen de quince (15) espacios. A continuacin e igualmente en maysculas se incluir en forma resumida lo que ha de tratar la directiva.

Cuerpo:

Comenzar a cuatro (4) espacios debajo de la ltima lnea reservada para el asunto. Estar constituido normalmente de cuatro (4) partes destinadas a cubrir los siguientes sub-ttulos:

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objeto, situacin, disposiciones, y vigencia, pudiendo incluir otro si se estima conveniente, para contemplar lo que se desea exponer en la directiva, tales como instrucciones, ejecucin, etc.

Objeto: en este espacio se ampliar en una forma clara lo tratado en el asunto indicando el fin que se persigue y los alcances que se desean lograr. La palabra objeto ir escrita al igual que los dems subttulos, en letras maysculas y a tres (3) espacios de la ltima lnea del escrito anterior debiendo comenzar a dos (2) espacios debajo del mismo.

Situacin: aqu se expondr de manera precisa aquellos aspectos existentes que motivan la Directiva. Podr ser omitido ste subttulo cuando no se justifique su inclusin. Para la escritura del subttulo y contenido del mismo, se seguirn las mismas indicaciones del subttulo anterior.

Disposiciones: determinar con claridad lo que disponga la Directiva en cuestin, de acuerdo con el objeto de la misma.

Su disposicin en el cuerpo seguir los lineamientos indicados en los numerales anteriores.

Trmino:

Estar integrado por el Cmplase, Nombres y Apellidos del Originador, Anexos, Distribucin, Autenticacin, Iniciales y Fecha de elaboracin.

Cmplase: se escribir a seis (6) espacios debajo del Cuerpo, a partir de la parte central de ste.

Nombre y Apellido del Originador: debajo del Cmplase en la misma forma como se indica para el oficio con respecto a Dios y Federacin.

Anexos: seguir la misma reglas sealadas para el oficio.

Distribucin: partiendo del margen ya conocido de quince (15) espacios y tres (3) espacios debajo del lugar ocupado por los anexos se colocar la palabra DISTRIBUCIN, debajo de la cual y de modo ordenado se escribir la lista de las dependencias a las que sern remitidas las copias de la Directivas.

Autenticacin: a tres (3) espacios debajo de la misma de distribucin se colocar la frase ES COPIA AUTENTICA, y debajo de ella se escribirn los nombres y apellidos de la persona autorizada para acreditar el contenido de la Directiva, quien en ste caso firmar por ampliacin.

Iniciales y Fecha de Elaboracin de la Directiva: Sobre el particular deben acogerse las mismas instrucciones referentes al oficio.

La Circular

Es una comunicacin dirigida a varias oficinas, comandos o personas que en su totalidad o en parte pueden ser ejecutantes o consideradas destinatarios a ttulo informativo. Si la circular comprende rdenes o disposiciones, stas sern cumplidas por los ejecutantes en la parte que le corresponde.

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Cuando se hace para ser distribuida por va postal constar de las siguientes partes:

Encabezamiento:

Incluye el membrete, lugar y fecha de expedicin, data de la Independencia y Federacin, Nmero, Destinatario y Asunto.

Su disposicin es semejante a la del Oficio con las diferencias que siguen:

El membrete se colocar como ya se ha indicado para la Directiva.

El lugar y fecha de expedicin se escribir a cuatro (4) espacios debajo del membrete.

Se excluyen las expresiones DEL y REFERENCIA.

Se cambia la palabra AL por DESTINATARIO ubicndola a cuatro (4) espacios debajo del nmero de la Circular.

Se agrega la denominacin CIRCULAR en la parte central, entre el Destinatario y el asunto, a cuatro (4) espacios de cada uno.

Cuerpo:

Incluye la parte substancial del texto, dispuesto de manera semejante al indicado para el oficio.

Trminos:

Est integrado por el lema Dios y Federacin, Nombres y Apellidos del Originador, Distribucin, Iniciales y Fecha de elaboracin del documento.

El lema Dios y Federacin y los nombres del originador sern dispuestos en igual forma como se hace en el oficio. Para la distribucin se seguiran las reglas referentes a la Directiva, teniendo cuidado de colocar la palabra Distribucin a tres (3) espacios debajo de los nombres del originador.

Las iniciales y la fecha de elaboracin de la Circular seguirn las normas establecidas en el Oficio.

Cuando la Circular se emite en forma de radiograma el contenido de la misma y su disposicin en el documento debern acogerse a las ya indicadas normas de elaboracin para esta comunicacin.

La Resolucin:

Es un documento expedido por el Ministerio de la Defensa, para dar cumplimiento a las disposiciones del Presidente de la Repblica en materia de nombramientos, ascenso, publicaciones oficiales en general y, de todo cuanto est expresamente indicado en la ley.

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Encabezamiento:

Comprende el membrete, lugar y fecha de publicacin, data de la Independencia y Federacin, nmero de la Resolucin, precedida por la inicial del organismo que la elabora, y la palabra RESUELTO en lugar de la denominacin.

El membrete, lugar y fecha de expedicin, data de la Independencia y Federacin y el nmero se colocar igual a como est indicado para la Circular.

La palabra RESUELTO ocupar el mismo lugar destinado en la Circular para ubicar la Denominacin.

Cuerpo:

Incluye la parte substancial del texto del documento, siguiendo normas de disposicin similares a las del oficio.

Trmino:

Integrado por los nombres y apellidos del originador y el cargo que desempea.

La Orden de Da:

Es un documento emitido por los Comandos de la Unidad con el fin de dar a conocer disposiciones superiores y al mismo tiempo las propias. Consta de:

Encabezamiento:

Incluye el membrete, lugar y fecha de expedicin, denominacin y nmero de la orden.

El membrete, el lugar y fecha de expedicin, se escribirn en la misma forma establecida para la Resolucin. No lleva data de la Independencia y Federacin.

La denominacin y nmero de la orden se expresar ORDEN DEL DA N. La cual se colocar en la parte central a cuatro (4) espacios debajo de la fecha.

Cuerpo:

Respetando el margen y contramargen del Oficio, el cuerpo comienza a cuatro (4) espacios debajo de la Denominacin. Esta conformado por cinco (5) partes y no por cuatro, las cuales son: La situacin, las transcripciones, los servicios, las disposiciones de carcter general y, las disposiciones de carcter particular. Igualmente se debe transcribir lo relacionado a la especificacin en lo que respecta a la situacin segn lo estipulado en el artculo 51 del Servicio de Guarnicin, antes de la transcripcin, especificacin que se describe a continuacin:

Transcripciones: incluye copias de las disposiciones de los escalones superiores y/o citas de artculos o prrafos de leyes y reglamentos que se deben dar a conocer o recordar.

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Servicios: designa los servicios internos diarios que han de realizarse si fueren necesarios y las personas que lo desempearn.

Disposiciones de Carcter General: para dictar disposiciones que interesan a todo el personal o unidades subalternas (puede ser incluido como un anexo al documento principal).

Disposiciones de carcter particular: para dictar disposiciones que slo interesen a una Unidad, organismo o persona en particular.

Trmino:

Integrado por las expresiones, cmplase, nombres y apellidos del originador, Distribucin, Autenticacin e Iniciales.

Se dispondrn en el documento en la misma forma como se han establecido en la Directiva Administrativa.

3.6 .Correspondencia para Estudio y Consideracin:

Es aquella elaborada y elevada por una dependencia subalterna a un organismo superior para su consideracin y aprobacin. puede ser incluidas las siguientes:

La Cuenta. El Estudio de Estado Mayor. La Solicitud. La Nota Informativa. La Cuenta.

Es un documento donde se trata un asunto o problema que por naturaleza no puede ser resuelto por el organismo que lo plantea, por cuyo motivo lo eleva al Comando Superior para que ste, previo estudio del mismo, tome una decisin de acuerdo a las recomendaciones que en l se presentan. De acuerdo a la extensin, alcance y naturaleza del problema, la cuenta puede ser formal o breve. Incluyen los mismos componentes de toda correspondencia, diferencindose de stas slo en los detalles que se hacen notar a continuacin:

Encabezamiento:

Consta de membrete, lugar y fecha de expedicin, nmero, denominacin, originador, destinatario y asunto.

Se dispondr en el documento en la misma forma como est sealado por la Hoja de Coordinacin Interna.

Cuerpo:

Comenzar a cuatro (4) espacios debajo de la ltima lnea reservada para el Asunto. Cada una de las partes podr ser dividida en prrafos de acuerdo con las necesidades. Se respetarn los espacios, entradas, y mrgenes sealados para el oficio.

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Estar integrado por cuatro (4) partes destinadas a cubrir los siguientes subttulos; Situacin; Apreciacin, Formas de Accin y Recomendacin.

Situacin: este subttulo abarcar la exposicin del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos ms importantes que lo caracterizan.

Apreciacin: comprender un anlisis escrito, razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo.

Forma de Accin: incluir las posibles soluciones del caso o problema que surgen del anlisis correspondiente.

Recomendaciones: en este espacio se escribir la forma de accin que a juicio del originador es la ms apropiada para darle la solucin al problema.

Trmino:

Estar compuesto por:

Nombres y Apellidos del Originador: se seguirn las instrucciones contenidas por el oficio, con la diferencia de que su colocacin ir a seis (6) espacios debajo de la forma de accin recomendada.

Opinin de la autoridad inmediata superior: este subttulo se colocar a seis (6) espacios debajo de los nombres y apellidos del documento, siguiendo el margen normal de quince (15) espacios.

Su utilizacin ser procedente slo en los casos en que sea necesaria la opinin de una autoridad intermediaria entre el originador y aquella a quien corresponde decidir sobre el problema.

Al pie de la opinin, a los efectos de la firma respectiva y siguiendo similares reglas a las establecidas para la disposicin de los nombres y apellidos del originador, se escribirn el grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad que opina.

Decisin: este subttulo estar reservado para la resolucin de la autoridad competente. Comprende el espacio suficiente para que sta asiente su criterio decisorio, escribiendo a continuacin el grado, cargo nombres y apellidos de la mencionada autoridad a los fines de la firma respectiva.

Anexos: debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarn los anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio.

Iniciales: se seguirn las reglas sealadas para el oficio.

El Documento de Estado Mayor:

Es una exposicin que contiene el anlisis conciso y exacto de un problema y la recomendacin para solucionarlo. Debe ser acompaado, cuando sea necesario, de los

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documentos requeridos para la accin de Estado Mayor E.M., para la solucin del problema.

La claridad y ordenamiento del documento se obtiene mediante la adopcin en forma lgica y ordenada del razonamiento contenido en el estudio, lo cual facilita su lectura y compresin, allanando el camino para lograr una decisin rpida.

Su formulacin est relacionada con la naturaleza e importancia del problema y con el requerimiento del Comandante. No es posible ni necesario que se elabore este tipo de documento para todos los problemas a resolver en un Estado Mayor (EM), por que en la mayor parte de ellos se pueden lograr decisiones que no ameritan de un trabajo tan detallado, bastando solamente una recomendacin verbal acompaada de algunas razones que la justifiquen.

Como todo trabajo de Estado Mayor (EM), el Estudio de Estado Mayor debe ser completo para que cumpla su objetivo.

Esto significa que el Oficial de Estado Mayor, despus de resolver el problema que motiv el estudio debe presentarle al Comandante una solucin tan completa que ste slo tenga que aprobarla o en su defecto, hacerle ligeras modificaciones.

El estudio de Estado Mayor comprende tres partes:

Encabezamiento:

Similar al utilizado en la Directiva, con la diferencia de que el membrete ir colocado al extremo superior izquierdo de la primera pgina.

Cuerpo:

Comenzar a cuatro (4) espacios debajo de la ltima lnea reservada para el asunto. Cada una de las partes podr ser dividida en prrafos, de acuerdo con las necesidades. Se presentarn los espacios, entradas y mrgenes sealados para el oficio.

Est integrado por seis (6) partes destinadas a cubrir los siguientes subttulos: Problemas, Suposiciones, Hechos que influyen en el problema, Discusin, Conclusiones y Accin Recomendada.

Problema: es una exposicin concreta de la situacin que se va a tratar. Debe ser expuesto en forma clara y precisa. Si el problema es complejo puede dividirse en sub-prrafos.

Suposiciones: contienen la hiptesis o condiciones necesarias, que, adems de los hechos, han sido considerados como esenciales para establecer completamente el estudio del tema. Si en el mtodo de solucin no ha sido necesario considerar hiptesis, este prrafo se omite.

Hechos que influyen en el Problema: contiene la declaracin de hechos evidentes que influencian el problema o sus soluciones. No se deben incluir hechos innecesarios que puedan confundir la comprensin del documento. Algunos hechos son descubiertos durante el proceso de solucin, mientras otros son inherentes a la directiva correspondiente.

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Discusin: contiene la exposicin del proceso mental seguido para resolver el problema. Incluye anlisis personal detallado de todos los factores importantes que han de influir en la solucin, mostrando sus relaciones y sealando las ventajas y desventajas.

El arreglo y ordenamiento de este prrafo debe mostrar su aproximacin lgica a la solucin del problema. En un estudio extenso y complicado, donde se puede redactar el prrafo en forma resumida y la discusin detallada se puede expresar en un anexo.

Conclusiones: presenta las conclusiones obtenidas del anlisis de los factores importantes enumerados slo aquellas que estn de acuerdo con los hechos, suposiciones y discusin. Las conclusiones en si deben contener una solucin completa y factible; ellas no deben incluir factores nuevos que no hayan sido considerados en la discusin.

Accin Recomendada: este prrafo debe contener las recomendaciones vlidas que indiquen la accin a tomar para ejecutar la solucin. Su redaccin debe ser clara y positiva. Puede ser necesario formular documentos adicionales que complementando el estudio, aseguren la Accin Completa del E.M.

La redaccin de estos documentos pueden dar lugar, bien sea a la objecin de algunos rganos del E.M, que concurren al estudio, al descubrimiento de obstculos inadvertidos o factores que deben ser incluidos en el estudio y cuyo anlisis deber hacerse posteriormente.

Trmino:

Estar integrado por el grado, cargo, nombres y apellidos del originador y se inclinar a seis (6) espacios debajo del cuerpo, atendiendo a las instrucciones ya conocidas en el oficio.

Tambin incluirn los siguientes subttulos: Anexos, Acuerdos, Consideraciones de los desacuerdos de Accin Tomada por la Autoridad Interesada, cuya disposicin se har en forma sucesiva, siguiendo el mismo orden de enunciacin conservando el mismo margen del cuerpo y los espacios suficientes para dar oportunidad a la exposicin de los particulares de cada uno.

Anexos: se utilizarn cuando el material indicado por los nmeros 2,3,4, 5 del Cuerpo sea extenso o complicado. Generalmente se incluyen como anexos los documentos que apoyan al estudio.

Se incluirn los acuerdos o desacuerdos con el estudio de los Organismos Oficiales con quienes coordine el autor.

Revisando stos, el Comandante se enterar de cules miembros del ESTADO MAYOR (EM) y organismos interesados han sido consultados. Si los fundamentos del desacuerdo pueden ser establecidos brevemente, sern mostrados en esta parte del documento, en caso contrario; se colocarn en un anexo. Slo se considerarn los acuerdos de orden formal, logrados despus de completar el estudio y no los informales obtenidos durante la solucin del problema.

Consideracin a los desacuerdos: aqu el autor del estudio indicar el resultado de su consideracin a cada desacuerdo. Si dicha consideracin revela que no puede apoyar el desacuerdo, debe expresar las razones.

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Accin tomada por la Autoridad Interesada: puede o no aparecer en el estudio. Si la recomendacin es que firme un documento anexo al estudio, prcticamente la firma de dicho documento por el Comandante, es la aprobacin. Si la recomendacin propone ciertas directivas o procedimientos, la firma del Comandante es suficiente para que el estudio entre en vigor mediante los rganos apropiados.

Al final y siguiendo las reglas ya conocidas para la firma del originador, se colocarn el grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad llamada a tomar la accin.

El Contenido del Estudio de Estado Mayor puede ser reducido en ciertos casos particulares:

Cuando el Comandante conoce los factores que ha intervenido en la solucin del problema, pero el autor cree necesario exponer el proceso del razonamiento seguido. En este caso, se considerarn los numrales 1, 4 y 6 del Cuerpo. Cuando el Comandante conoce los factores que han intervenido en la solucin del problema y el autor tiene inters en hacer resaltar la eleccin de la solucin. En este caso, se considerarn los numerales 1,4 y 5 del Cuerpo.

La Solicitud:

Es la comunicacin mediante la cual se gestiona un permiso, licencia, transferencia, etc.

La solicitud debe ser dirigida a la consideracin del superior inmediato solicitante, para que ste resuelva sobre el particular si est facultado para ello, o la tramita ante la superioridad respectiva siguiendo el correspondiente rgano regular, en cuyo caso, las autoridades intermediarias competentes emitirn su respectiva opinin (Favorable o desfavorable), hasta llegar al Comando autorizado para aprobarla o rechazarla.

Consta de los mismos componentes del oficio, incluyendo adems, en el trmino, despus de la firma del solicitante, las opiniones y firmas de los Comandos por los cuales pasa la solicitud, la resolucin y firma de la autoridad a quien corresponda decidir.

El superior por cuya autoridad pase una solicitud, tendr la obligacin de informar y opinar al respecto, con toda imparcialidad, en forma clara y precisa, sin poder retenerla por mayor tiempo que el absolutamente necesario para su tramitacin.

La Nota Informativa:

Es un documento donde se trata un asunto o problema que por su naturaleza, debe ser informado al Escaln Superior para que este genere acciones posteriores si as lo cree conveniente. Estas decisiones estarn apoyadas en las recomendaciones que contiene este documento.

Incluyen todos los componentes de toda correspondencia, diferencindose de stas slo en los detalles que se mencionan a continuacin:

Encabezamiento:

Consta de membrete, lugar y fecha de expedicin, nmero, denominacin y asunto.

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Cuerpo:

Comenzar a cuatro espacios debajo de la ltima lnea reservada para el asunto. Cada una de las partes podr ser dividida en prrafos de acuerdo con las necesidades.

Se presentarn los espacios, entradas y mrgenes sealados para el oficio.

Estar integrada por cuatro partes destinadas a cubrir los siguientes subttulos: Situacin, Apreciacin, Conclusiones y Recomendaciones.

Situacin: este subttulo abarcar la exposicin del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos ms importantes que lo caracterizan.

Apreciacin: comprender un anlisis escrito, razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo.

Conclusiones: se establecer en forma clara y concreta las deducciones lgicas que se han obtenido luego de haber analizado el problema de la Apreciacin.

Recomendaciones: en este espacio se escribirn las sugerencias o recomendaciones que a juicio del originador son ms apropiadas para darle la solucin al problema.

Trminos:

Estar compuesto por:

Nombres y Apellidos del Originador: se seguirn las instrucciones contenidas por el oficio, con la diferencia de que su colocacin ir a seis (6) espacios debajo de las recomendaciones.

Anexos: debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarn los anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio.

Iniciales: se seguirn las reglas sealadas para el oficio.

3.7 .Correspondencia para Constancia:

Es aquella que emana de cualquier organismo superior o subalterno, segn el caso para dejar fe o constancia de un hecho. Entre estas se encuentran comprendidas.

El Parte. El Acta. La Agenda. El Informe. El Diploma. El Certificado; y La Constancia .

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El Parte.

Es la comunicacin dirigida de un organismo subalterno a uno superior, para notificarle las novedades ocurridas en un lapso de tiempo determinado.

El parte puede ser verbal o escrito. El escrito se elabora en forma de oficio o radiograma, segn el caso.

Puede incluir al final de las novedades, una relacin numrica del personal de la dependencia que lo emite.

El Acta:

Es el documento elaborado para dejar constancia de actos del servicio de cierta importancia, como transmisin de mando, reuniones, convenios, acuerdos, etc.

El acta puede hacerse a mquina o manuscrita en libros destinados a este fin.

El acta escrita a mquina consta de las siguientes partes:

Encabezamiento:

Incluye el membrete de la dependencia, ubicando en la parte superior izquierda del documento, el nmero correspondiente, a seis (6) espacios del membrete y la nominacin ACTA en la parte central de dos (2) espacios debajo del nmero.

Cuerpo:

Incluye el mapa, la fecha y hora correspondiente, los nombres y apellidos de los participantes y la narracin exacta de los hechos que motivan el acta. Comenzar a cuatro (4) espacios debajo de la denominacin, siguiendo las mismas reglas del oficio, respecto al margen y entrada.

Trmino:

Incluir la firma de todos aquellos que aparecen citados en el texto.

El acta manuscrita debe ceirse en las reglas equivalentes a las ya descritas.

La Agenda:

Es una relacin de los puntos sobre los cuales versar una reunin. Comprende las siguientes partes:

Encabezamiento:

Comprende el membrete identificacin de la dependencia o comit de estudio, denominacin y nmero de la agenda y la referencia.

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Membrete: ir ubicando en la parte superior del documento en la forma como se ha indicado para otras comunicaciones.

La identificacin de la Dependencia o Comit de Estudio: a cuatro (4) espacios debajo del membrete, en la parte central, escrita con mayscula.

Denominacin y Nmero de la Agenda: en la parte central, a cuatro (4) espacios debajo de la identificacin del organismo encargado del estudio.

Referencia: hacia la parte izquierda a cuatro (4) espacio debajo de la denominacin y nmero de la agenda, siguiendo el margen de todo el documento cuyas caractersticas sern iguales a las del oficio.

Cuerpo:

Comenzar a cuatro (4) espacios debajo de la referencia. Constar de seis (6) partes destinadas a cubrir los siguientes subttulos: objeto, lugar, fecha y hora de reunin; asuntos a tratar, participantes, director y secretario; y disposiciones.

Objeto: donde se anotar la finalidad de la reunin.

Lugar y Fecha de Reunin: para sealar el sitio preciso donde se efectuar (Sala de Operaciones, etc.) y la fecha y hora de realizacin de la misma, escrita en forma de grupo fecha - hora.

Asuntos a tratar: aqu se escribirn en el mismo orden como sern tocados los puntos ms importantes sobre los cuales versar la reunin.

Participacin: este sitio ser destinado a la escritura de grado, nombres y apellidos completos de cada uno de los participantes, siguiendo e orden jerrquico correspondiente.

Director y Secretario: aqu se escribirn el grado, nombres y apellidos de los que acten como tales.

Disposiciones: para algunas instrucciones importantes, por ejemplo: lo que convenga llevar, leer previamente, averiguar, etc.

Trminos:

Integrado por expresiones: conforme, grado y nombres y apellidos del director y Anexos.

Conforme: se escribir seis (6) espacios debajo del cuerpo, a partir de la parte central de ste.

Grado, Nombres y Apellidos: Ubicado debajo Conforme en la misma formo como se indica para el oficio con respecto al Dios y Federacin. Estos correspondern a los del Director de la reunin.

Anexos: se seguirn las mismas reglas establecidas para el oficio.

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El Informe:

A los fines del presente Manual, el concepto de informe escogido es aquel originado por hechos que afectan las Leyes y Reglamentos Militares, o sucesos importantes, cuyas caractersticas convienen investigar, para hacerlos del conocimiento de la superioridad.

El informe es la narracin cronolgica, escrita y detallada, elaborado con el propsito de hacer del conocimiento de una autoridad militar superior, una situacin delicada o acontecimiento importante.

Debe elaborarse tan pronto como se produce el suceso, siendo precedido por la participacin al escaln superior de la novedad correspondiente.

Constituye generalmente el documento esencial de un expediente y como tal debe tratar de un slo asunto.

Los componentes del informe son:

Encabezamiento:

Constituido por el membrete ubicado en la parte superior izquierda del documento. La denominacin, colocada en la parte central y a seis (6) espacio debajo del membrete. El asunto, que comenzar a escribirse debajo de la denominacin a cuatro (4) espacios de sta, siguiendo las mismas reglas sealadas en el oficio, respecto al destinatario.

Cuerpo:

Comenzar a cuatro (4) espacios debajo del asunto atendiendo a las mismas instrucciones contempladas en el oficio, respecto al margen, contra margen, y entrada. Estar constituido por la exposicin pormenorizada del tema de informe, donde se incorporarn de manera clara, concreta y objetiva las explicaciones razonadas y dems argumentos pertinentes al mismo.

En el cuerpo se deben incluir las causas que originan el documento; mtodos empleados, equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados.

Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restar importancia e indicando las causas y condiciones en que se presentaron.

Es de fundamental importancia la inclusin de circunstancias de tiempo y lugar, as como la indicacin de los nombres de las personas que fueron afectadas en el suceso que motivo el informe.

Es importante prever todos los pormenores que deben ser incluidos en el Informe; sin embargo, con el propsito de lograr que la tarea sea lo ms completa posible, se ha preparado una gua en base a las siguientes interrogantes: Quin, Qu, Donde, Cmo y Por qu.

Quin?: para responder a: Quin dio la primera informacin o avis? Quines son los causantes?. Quines son los testigos? Quines son los posibles sospechosos? Quines

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fueron los cmplices? Quines pueden ser examinados ms tarde para obtener informes posteriores?.

Qu?: para responder a: Qu ocurri?. Qu clase de daos se causaron?. Qu valor tiene los bienes perdidos, robados o recuperados?, Qu pruebas quedaron en el lugar de los hechos?, Qu delito fue cometido?, Qu clase de instrumentos se emplearon?, Qu armas se usaron?, Qu disposicin se hizo de los medios de prueba?, Qu actuacin se llev a cabo por anteriores investigadores?, Qu actuacin posterior debe emprenderse?.

Dnde?: Dnde sucedi el hecho?, Dnde se hallaba el que notific o el perjudicado cuando se cometi el hechos, Dnde se encontraron los instrumentos utilizados. Dnde se encuentran ahora?, Dnde est ahora los afectados?, Dnde se puede obtener informacin adicional til?, Dnde ha ocurrido recientemente un caso anlogo?,

Cundo? Cundo sucedi el hecho?, Cundo se descubri el hecho?, Cundo se dio aviso a la autoridad militar?, Cundo lleg el primer miembro de la FAN al lugar del suceso? Cundo podr entrevistar al ofendido o a los responsables?, Cundo podrn completarse los medios de prueba obtenidos?

Cmo?: Cmo se cometi el hecho?, Cmo se encontr el autor en el lugar del hecho?, Cmo se march de all?, Cmo fue de extenso el tiempo de realizacin de lo acontecido?, Cmo fue estudiado el lugar del suceso para descubrir los medios de pruebas?, Cmo debi realizarse el suceso?, Cmo estuvo planeada la infraccin?, etc.

Por qu?: Por qu ocurri al hecho?, Por qu se emple un determinado procedimiento?, Por qu se escogera a sta determinada vctima?, Por qu fueron arrebatados determinados objetos y no se hizo caso de otros bienes valiosos?, Por qu se dio cuenta del hecho con tanto retraso?, etc.

Cuando el informe haya sido elaborado en cumplimiento de una orden superior, ste se concretar a lo especficamente solicitado; sin embargo, el instructor podr incluir otros aspectos relevantes, cuando a su juicio considere debe ser elevados al conocimiento de la autoridad solicitante.

Trminos:

Incluye el lugar y fecha de elaboracin, los nombres y apellidos de informante y el subttulo Anexos.

El Lugar y Fecha de Elaboracin: escritos a partir del dentro del cuerpo y a seis (6) espacios debajo de ste.

Los Nombres y Apellidos del Informante: colocado a partir del centro del cuerpo y a seis (6) espacios debajo del lugar y fecha.

El Subttulo Anexo: escrito a seis (6) espacios debajo de los nombres y apellidos del informante, en mayscula y guardando el margen de quince (15) espacios. Este subttulo se emplear slo cuando haya la necesidad de agregar anexo al informe.

Como quiera que en materia de informe, existen tipos diversos; con la finalidad de informar su presentacin se recomienda, en cuanto sea posible acogerse al modelo especial que este

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manual contiene, el cual lo constituyen tres (3) partes: la cubierta, el informe propiamente dicho y las opiniones de las autoridades superiores intermediarias.

El Diploma:

Es el documento que se otorga para acreditar un grado, distincin, premio, etc.

No obedece a un formato uniforme, sino que su presentacin vara segn las intenciones de la autoridad que lo concede.

El Certificado:

Es el documento mediante el cual una persona autorizada actuando a nombre de un organismo militar, da por cierta una situacin o el cumplimiento de una actividad previamente establecida.

La Constancia:

Es un documento que se expide a peticin de la parte interesada, mediante el cual la persona que lo otorga, da por cierta la realizacin de un hecho determinado.

DISPOSICIONES GENERALES BSICAS PARA LA ELABORACIN DE LAS CORRESPONDENCIAS

1. ELABORACIN:

La correspondencia ser elaborada en la dependencia respectiva, siguiendo las normas generales establecidas segn se indica en el presente manual.

2. NMERO DE COPIAS:

Los oficios, memorndum y telegramas (radiogramas y cablegramas) sern elaborados en original, cuatro copias y distribuidos as:

Original y una (1) copia para el destinatario. Una (1) copia para la oficina que elabora el documento. Dos (2) copias para el archivo de la dependencia expedidora. 3. FIRMA:

Es el nombre y apellido de una persona, de su puo y letra al pie de un documento para darle autenticidad.

Para ello el firmante deber actuar dentro de los lmites de sus atribuciones en el documento a firmar.

En la correspondencia militar la firma debe ser manuscrita, completa, legible y en ningn caso utilizarse facsmiles. El documento original y las copias deben ser firmados. El primero

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con la firma autgrafa, o sea, la que aparece en la cdula de identidad del firmante. La media firma, en forma legible, podr utilizarse para el duplicado, triplicado, etc.

3.1. Delegacin de Firma del Ministro de la Defensa:

En el Decreto N 1140 del 17 de Septiembre de 1.969, se dicta el Reglamento de Delegacin de Firma de los Ministros del Ejecutivo Nacional.

En virtud de dicho Decreto, el Ministro de la Defensa puede delegar bajo su responsabilidad, en altos funcionarios de su Despacho, la firma de las actas y documentos propios de su Ministerio.

Dicha delegacin se har por Resolucin que se publicar en la Gaceta Oficial de la Repblica, y en la cual se especificarn, en forma precisa y taxativa, los actos y documentos que deben ser firmados por delegacin.

El Ministerio, como delegante, podr firmar los documentos comprendidos en la delegacin, cuando lo considere oportuno, sin que ello implique renovacin de la delegacin. En tales casos, slo tendrn validez los actos o documentos suscritos por el Ministerio, siempre que la decisin firmada por el funcionario delegado, si fuere el caso, no haya sido publicada o notificada.

La delegacin de firma podr ser revocada o modificada, total o parcialmente, en cualquier momento, por el Ministerio, mediante Resolucin que habr de duplicarse en la Gaceta Oficial.

Los actos y documentos que se firmen por delegacin del Ministro se considerarn emanados de ste a los efectos de agotar la va jerrquica.

En los actos y documentos que se firmen por delegacin del Ministro, se har contar esta circunstancia.

El funcionario delegado deber rendir cuenta al Ministro de todos los actos y documentos firmados en virtud de la delegacin.

La firma delegada por el Ministerio no podr ser delegada a su vez por el funcionario que hubiere recibido la delegacin.

3.2. Firma de la Correspondencia Por Delegacin:

En principio, el Ministro de la Defensa est facultado para firmar toda la correspondencia concerniente a las diferentes reparticiones del Despacho. Puede delegar parte de este trabajo, ordenando que cierto tipo de correspondencia especial sea firmada por:

El Inspector General de las Fuerzas Armadas. El Director del Gabinete. El Director General de Administracin. El Director General de los Servicios. El Contralor General de las Fuerzas Armadas. El Jefe del Estado Mayor de la Guarnicin del Distrito Federal y Estado Miranda.

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Igualmente y por la misma razn, el Jefe del Estado Mayor Conjunto, puede ordenar la firma de cierta correspondencia a los Jefes de Divisin del Estado Mayor Conjunto.

En los casos anteriores el cuerpo del oficio o Memorndum se iniciar:

Cumpliendo instrucciones del Ciudadano General de Divisin Ministro de la Defensa.

3.3. Firma de la Correspondencia Por Orden:

En caso de ausencia cortas, la autoridad que siga al mando podr firmar aquellos documentos urgentes que por su importancia ameriten ser transmitidos, a fin de no aceptar seriamente actos del servicio. En este caso el documento contemplar:

El nombre completo y grado del Jefe de la Dependencia.

El grado, nombre completo y cargo del firmante, precedidos de la palabra Por Orden; y

En el encabezamiento del Oficio y Memorndum se escribir el grado y cargo del ttulo de la Dependencia.

3.4. Firma como Jefe Accidental de la Dependencia:

En caso de ausencia prolongada de un Jefe de Dependencia, el escaln debe autorizar por escrito a quien le siga en el mando de aqul, para como Jefe o Comandante Accidental. En este caso el documento debe contemplar solamente los nombres, apellidos y grado del firmante, y debajo la frase Jefe Accidental seguida del nombre de la dependencia respectiva.

3.5. Firma como Encargado de una Dependencia:

Para el caso de ausencia prolongada de un Jefe de una Dependencia, el escaln superior debe autorizar por escrito a quien siga en el mando de aqul, para que firme como Encargado seguida del nombre de la Dependencia respectiva.

3.6. Firma de Autenticacin:

El original de los documentos de distribucin (Directivas, Circulares, Instrucciones, rdenes, etc.) debe ser archivado como documento comprobatorio, ya que contempla la firma autgrafa de la autoridad que lo autoriza.

Al ser elaborado el Stncil para producir copias del documento original, se escribirn el nombre, grado y cargo del originador, y a dos (2) espacios debajo del margen izquierdo la frase Es copia autntica. A tres (3) espacios ms abajo se colocarn el nombre, grado y cargo de la autoridad que autentica el documento, quien estampar su firma autgrafa de puo y letra, para garantizar la fidelidad del mismo.

De lo anterior se infiere, que los documentos cuyas firmas estn reproducidas en copia multigrafiadas no tienen validez al menos que el original, firmado de puo y letra por la autoridad correspondiente, se encuentre archivado.

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El mismo procedimiento se adoptar para cualquier copia que se haga de un determinado documento.

3.7. Cmplase:

Est frmula se emplea en los documentos de carcter directorio, tales como: rdenes, directivas, etc., y debe ser efectuada por la autoridad emisora del documento.

3.8. Conforme:

Frmula usada cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdo con un juicio emitido en documento. Se aplica en los casos de informes, actas, recibos, etc. Debajo de la palabra CONFORME a seis (6) espacios se deben colocar los nombres, apellidos y grados del firmante. En caso de varios firmantes se distribuyen de mayor a menor antigedad de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

3.9. Visto Bueno:

Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por el segundo en comando o una autoridad asesora de quien da el Visto Bueno, en seal de que fue ledo y su contenido es correcto y aprobado.

4. TRAMITACIN Y ARCHIVO:

Una vez firmada la correspondencia se remitir al archivo de la dependencia donde ser:

a) Numerada. b) Fechada. c) Sellada. d) Archivada una copia.

En caso de la correspondencia interna, sta ser remitida a su destinatario. La externa ser enviada a la Mesa de Parte.

La recepcin de correspondencia la har la oficina antes mencionada, para su distribucin a las dependencias interesadas.

5. USO DEL SELLO:

Las Dependencias del Ministerio de la Defensa usarn sus respectivos sellos de acuerdo a lo establecido en la Ley correspondiente de fecha 12 de Octubre de 1.943.

El sello se colocar en la parte superior y central de la correspondencia. De esta operacin se encargar la oficina responsable de la tramitacin de archivo.

Los Jefes de dependencia autorizados para autenticar copias de correspondencia, utilizarn un pequeo sello con la inscripcin es copia y debajo, el nombre sobre el cual se debe estampar la firma. De no existir este sello, la inscripcin se har a mquina.

6. OPERACIN DE PRRAFOS:

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La ordenacin debe realizarse mediante:

1. Nmeros Romanos: I, II, III, IV, V, etc. 2. Nmeros Arbigos: 1, 2, 3, 4, 5, etc. 3. Letras Minsculas: a, b, c, d, e, etc.

Las grandes divisiones de un texto y los captulos se indicarn con nmeros romanos y las sub-divisiones mediante nmeros arbigos.

Los prrafos de las subdivisiones se designarn por nmeros arbigos y los subprrafos mediante letras minsculas o nmeros arbigos.

De all en adelante, se usarn los nmeros arbigos encerrados entre parntesis, letras minsculas entre parntesis, nmeros arbigos subrayados, letras minsculas subrayadas y finalmente el guin.

En este sentido todo escrito debe seguir la siguiente ordenacin.

1. I. II. III. IV. V. etc. 2. 1. 2. 3. 4. 5. etc. 3. a. b. c. d. e. etc. 4. (1). (2). (3). (4). etc. 5. (a). (b). (c). etc. 6. 1. 2. 3. 4. etc. 7. a. b. c. d. etc.

7. DOCUMENTACIN CON CLASIFICACIN DE SEGURIDAD.

La clasificacin de seguridad en la correspondencia comprende los siguientes grados:

a) Supersecreto. b) Secreto. c) Confidencial.

Estos constituyen los tres grados de clasificacin de seguridad propiamente dichos.

Las correspondencias no incluida dentro de esta denominacin ser clasificada en:

Reservada.

Ordinaria.

7.1. Correspondencia Supersecreta:

Es la que comprende aspectos de defensa de carcter supremo y cuya revelacin podra causar daos excepcionales graves a la Nacin, tales como:

a) Rupturas de Relaciones Diplomticas.

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b) Ataques armados contra la Nacin o sus aliados. c) Una Guerra. d) Comprometer planes de defensa, de inteligencia, de desarrollo cientfico o tecnolgico vitales a la seguridad de la nacin.

7.2. Correspondencia Secreta:

Comprende informaciones sobre defensa, cuya revelacin puede causar serios daos a la nacin venezolana, porque:

a) Comprende relaciones internacionales b) Pone en actividad un programa o poltica de vital importancia para la seguridad. c) Compromete planes importantes militares o de defensa, desarrollo cientfico o tcnico o que revele operaciones importantes de inteligencia.

7.3. Correspondencia Confidencial:

Comprende informaciones cuya divulgacin a personas no autorizadas para conocerlas, puede perjudicar colectiva o individualmente los intereses de la Nacin y de sus Fuerzas Armadas, por atentar contra la seguridad, segn lo establecido por las Leyes y Reglamentos Militares.

Los tres tipos de correspondencia antes sealados, deben ser conocidas exclusivamente por la autoridad a quien vayan dirigidas, llegar al destinatario sin ser abiertas por las reparticiones subordinadas y ser entregadas mediante recibo firmado por el destinatario en el momento de la entrega.

Todo documento o informacin comprendida por la anterior clasificacin constituye un secreto en Favor de la Seguridad y Defensa Nacionales y su divulgacin as como la imprudencia o negligencia en su manejo y conservacin, constituyen un delito previsto en el artculo 550 del Cdigo de Justicia Militar, que establece: Los revelen rdenes, consignas, documentos o noticias privadas o secretas del Ejrcito o de la Armada, sern penado con prisin de cuatro a diez aos.

Si el hecho hubiere impedido que una operacin de guerra produjere las ventajas que deba producir u ocasionare la prdida o destruccin de fortalezas, naves, aeronaves, cuarteles u otros elementos o pertrechos de guerra, o causados cualquier otro grave dao, la pena podr ser aumentada hasta en una tercera parte.

Para la clasificacin, seguridad y manejo de las informaciones, documentos y material clasificado, se aplicar el Reglamento respectivo emanado de la Direccin del Gabinete del Ministerio de la Defensa, puesto en vigencia mediante resolucin No. 53 de fecha 29 de Enero de 1942.

7.4. Correspondencia Reservada:

Comprende todos los documentos relacionados con el personal, armamento, disciplina, funcionamiento de las oficinas administrativas y dems asuntos que tengan relacin con las

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Fuerzas Armadas, que convenga mantener en reserva sin tener carcter secreto y no deba ser comunicado sino a personas calificadas o autorizadas para ello.

7.5. Correspondencia Ordinaria:

Comprende todo los documentos no sealados en los incisos anteriores.

En la correspondencia Supersecreta, Secreta, Confidencial y Reservada, se indicar la clasificacin mediante un sello, en el centro de la parte superior e inferior de cada pgina del documento, as como en el nombre respectivo, utilizando al efecto tinta de color rojo.

8. PRECEDENCIA:

Indica la premura o prioridad con que la comunicacin debe llegar al destinatario. Todo jefe de reparticin es responsable de la asignacin de la correcta precedencia a la correspondencia que origine.

La precedencia podr ser: Urgente, Importante y Ordinario.

8.1. Urgente:

Se usar esta precedencia cuando se desee que la correspondencia llegue rpidamente al destinatario. El uso de esta precedencia debe reducirse al mnimo indispensable, ya que su empleo exagerado revela Planificacin Deficiente. Se deber tener presente para el envo de una comunicacin urgente, los medios disponibles para su distribucin.

a) La correspondencia con esta precedencia tendr prioridad sobre las dems. b) Se le asignar esta precedencia a la correspondencia que exija una accin inmediata y cuyo retardo en la entrega al destinatario puede acarrear graves consecuencias al personal y al material de las Fuerzas Armadas o de cualquier entidad federal.

8.2. Importante:

a) La correspondencia con esta procedencia ser tramitada primero que la ordinaria. b) Esta ser la ms alta precedencia que se le asignar a la correspondencia cuyo contenido o asunto sea de carcter administrativo.

8.3. Ordinario:

a) La correspondencia con esta precedencia ser tramitada en forma rutinaria de acuerdo con el horario normal de labores de la mesa de parte. b) Se asignar esta precedencia a la correspondencia cuyo contenido o asunto, siendo de carcter administrativo, no tenga la suficiente importancia para justificar una precedencia ms alta.

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8. DENOMINACIN DEL DOCUMENTO:

Es necesaria la denominacin de los documentos a fin de facilitar su identificacin y manejo.

Ser colocada en letras maysculas, formando parte del encabezamiento, en la parte central e inmediatamente despus del nmero de la correspondencia. Se exceptan de esta regla el oficio, y aquellos documentos cuya denominacin ya viene inserta en una forma especial, como es el caso de Mensaje Conjunto.

10. TAMAO DEL PAPEL:

10.1. Se utilizar papel tamao carta (0,28 x 0,22 cm.), en la redaccin de los siguientes documentos.

Hoja de coordinacin Interna. Directiva. Parte. Agenda. Informe. Constancia, y Estudio de Estado Mayor.

10.2. Se emplear papel tamao oficio (0,31,5 x 0,22 cm.) para la redaccin de:

Ordenes Generales. Oficios. Memorndum. Nota Rpida. Circulares. Resoluciones Orden del Da. Cuentas, y Actas.

10.3. Se usarn papeles de tamao y forma especiales en la elaboracin de:

Telegramas. Radiogramas y Cablegramas. Mensaje Conjunto. Despachos. Diplomas, y Certificados.

10.4. El papel tamao extra oficio (0,35,5x 0,22cms.) podr utilizarse para la confeccin de trabajos que por su naturaleza ameriten hojas ms grande que las sealadas, tales como nminas, catlogo demostrativo, etc., siempre que esto no forme parte o constituyan anexo a los documento indicados anteriormente.

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11. COMUNICACIONES DIRIGIDAS A TITULARES DE OTROS DESPACHOS:

Segn Memo - Relmpago N MD-045 de fecha 03Abr09, estas comunicaciones se elaborarn de acuerdo a las siguientes indicaciones:

a) Iniciarlas con Tengo el honor. b) Prepararlas en papel bond con sello de agua. c) Para la firma del Ciudadano Ministro.

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UNIDAD III

SEGURIDAD DE LAS COMUNICACIONES:

Definicin, responsabilidad, clasificacin de seguridad y precedencia de los documentos.

Seguridad de las Comunicaciones: Es un recurso del sistema de comunicacin necesario parea asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los mensajes que se desean entregar o recibir con el fin de mantener el sistema fuera del peligro, dao o riesgo.

DEFINICIONES:

Informacin Clasificada:

En toda aquella informacin oficial, que debido a su importancia para la seguridad de la Nacin se le asignara una clasificacin a fin de evitar que su contenido sea del conocimiento de personas no autorizadas.

Documentos Clasificados:

Es todo escrito oficial, originado o en posesin de las Fuerzas Armadas Nacionales, que motivado a su importancia para la seguridad de la Nacin, le ha sido asignada una clasificacin, con la finalidad de evitar que su contenido sea del conocimiento de personas no autorizadas y cuya divulgacin o entrega deber ser restringida por razones de seguridad.

Material Clasificado:

Es todo material oficial que debido a su importancia para la seguridad de la Nacin, le ha sido asignada una clasificacin, con la finalidad de evitar el acceso o conocimiento de personas no autorizadas y cuya divulgacin o entrega deber ser restringida por razones de seguridad.

Categoras de Clasificacin:

Las informaciones, documentos y materiales oficiales que debido a su importancia para la seguridad de la Nacin requieren proteccin fsica para evitar el acceso o conocimiento de personas no autorizadas sern clasificadas en tres (03) categoras:

- Secreto. - Confidencial - Reservado.

2.1. Secreto:

La clasificacin SECRETO se asignar a las informaciones, documentos y materiales clasificados que requieren el ms alto grado de proteccin, y cuyo conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas, causen graves daos a la Nacin Venezolana y a sus Fuerzas Armadas.

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Aplicacin de la Clasificacin SECRETO:

1. Los planes y documentos derivados de los tratados de defensa suscritos por el Estado Venezolano. 2. Los documentos de suma importancia sobre convenios de las Fuerzas Armadas Nacionales. 3. Los planes operacionales de defensa y los de areas estratgicas vitales a la defensa del continente Americano que afecta la seguridad de la Nacin. 4. Las informaciones referidas a estrategias Nacionales, mtodos, tcnicas o tcticas especializadas que se pueden aplicar en determinadas operaciones, as como tambin la composicin e identidad de las Unidades que pretenden utilizar para llevarlas a cabo. 5. Las informaciones acerca de los mtodos y resultados del sistema de Inteligencia y Contra-Inteligencia, abastecimiento de materiales, incluyendo cantidad especifica, ubicacin y reservas. 6. Los planes generales o especficos para la defensa Nacional. 7. En tiempo d