REGIONAL BOYACA OBJETIVO AGENDA€¦ · ACTA RENDICION DE CUENTAS Macroproceso: Gestión de Relacionamiento con el Cliente Proceso: Participación Ciudadana Código: FOR-GRC-PSO-06

ACTA RENDICION DE CUENTAS

Macroproceso: Gestión de Relacionamiento con el Cliente

Proceso: Participación Ciudadana

Código: FOR-GRC-PSO-06

Version: 2.0

Revisado Lady Cristina Escobar Pedraza

Elaborado Claudia Victoria Rojas

Página 1 de 31

OBJETIVO Informar a las partes interesadas de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, de manera transparente y clara, los resultados de la gestión de la EPS del periodo comprendido desde el 01 de enero de 2018 al 31 de diciembre de 2018.

AGENDA 1. Bienvenida. 2. Presentación metodología Rendición de Cuentas MEDIMAS EPS. 3. Informe de Gestión MEDIMAS EPS periodo 01/01/2018 a 31/12/2018. 4. Sesión de preguntas y respuestas. 5. Anexos del Acta. 5.1 Constancias de convocatoria. 5.2 Relación de autoridades invitadas. 5.3 Reporte de visitas a través de la página web y las redes sociales a la rendición de cuentas. 5.4 Listados de asistencia. 5.5 Respuestas a preguntas no solucionadas durante la audiencia pública de rendición de cuentas 5.6 Evidencias fotográficas

ACTA No. 001

REGIONAL BOYACA

DIA MES AÑO 16 09 2019





Version: 2.0



Página 2 de 31

GENERALIDADES DE LA REUNION/ DESARROLLO DE LA AGENDA/ CONCLUSIONES Y DECISIONES

1. Bienvenida

En la Ciudad de Tunja a los Dieciséis (16) días del mes de septiembre del año 2019; siendo las 08:30 am, en las instalaciones del auditorio de MEDIMAS EPS Regional Boyacá ubicado en la carrera 6 No 44-33 piso 4; la institución da inicio a la segunda rendición de cuentas de Medimás EPS. Medimás EPS agradece la participación de entes de control invitados, a todos los asistentes conectados vía streaming. Presenta al equipo directivo en representación de los colaboradores de Medimás presente en la rendición de cuentas así:

• Milena Echeverría Rojas Coordinadora Programas para la Salud • Edward Triana Diaz Coordinador Médico (E) • Jorge Andrés Alarcón Gerente de Zona Duitama • Albenis Rafael Mora Gerente de Zona • Román Ayala Moyano Director Comercial Efectiva • Rubiela Galeano Salinas Gerente de Zona Chiquinquirá • Cristina Escobar Pedraza Coordinadora de Servicio al Cliente • Diana Carolina Perilla Profesional de Red • Nathalia Marenco Ayala Dependiente Judicial • Claudia Victoria Rojas Franco Analista de Red

Se realiza presentación de los entes de control participantes en la Rendición de cuentas: Doctora Nidia Carolina Rojas Profesional Secretaria de Salud Municipal. Doctor Cesar Olmedo Hernández Personero De Garagoa. Yolanda Pacheco Aseguramiento Alcaldía de Tunja Claudia Ximena González Asesor Secretaria Municipal de Chiquinquirá Doctora Ana Carolina Cely Profesional Especializado Defensoría del Pueblo Doctora Sandra Piña Ávila Personera delegada de salud. Seguidamente, se realiza la lectura del orden del día de la siguiente manera:

2. Presentación metodología Rendición de Cuentas MEDIMAS EPS La Doctora Alba Azucena Fonseca da a conocer la metodología de la rendición de cuentas, y explica a los asistentes que habrá un espacio una vez terminada la presentación, para la realización de las preguntas.





Version: 2.0



Página 3 de 31

3. Informe de Gestión MEDIMAS EPS periodo 01/01/2018 a 31/12/2018 (presentación Medimás)

a. Gestión Estratégica

Inicia la presentación la Doctora Alba con la presentación de la gestión estratégica. Presenta la estructura de Medimás EPS durante el año 2018; cuenta con una asamblea de accionistas, una junta directiva con un revisor fiscal, así mismo muestra los diferentes comités que acompañan la presidencia y la junta directiva, comité de contraloría interna, comité de riesgos, financiero, organizacional, igualmente da a conocer la Presidencia de Medimás EPS en cabeza del Doctor Alex Martínez, las gerencias y sus diferentes Vicepresidencias Salud, Operaciones, Comercial, Financiera, Jurídica. Se da a conocer la amplia presencia que la organización tiene en el departamento de Boyacá, Cundinamarca y Santander con un total de 50 municipios.

Muestra la tendencia del número de usuarios al cierre de cada mes para cada régimen. Manifiesta que el régimen subsidiado ha presentado un comportamiento establece, no obstante, el comportamiento para régimen contributivo presenta una disminución de afiliados del 14%, cerrando con un total de 160.100. Esta cantidad de usuarios coloco a Medimás como la primera EPS en la participación del mercado del departamento para el régimen contributivo, y para movilidad descendente en el tercer lugar en el departamento. También evidencia que, a partir de los anuncios de la Procuraduría y la agente liquidadora de SaludCoop, las solicitudes de los usuarios hacia otras EPS tuvieron un incremento significativo. De igual forma el pronunciamiento de la superintendencia para poder realizar afiliaciones hacia Medimás. Traslados solicitados más por el pánico producido que por barreras en la prestación del servicio.





Version: 2.0



Página 4 de 31

3.2 Gestión Misional: Continua con la presentación la jefe Milena Echeverria, Coordinadora Programas para la Salud de la Regional Boyacá; presenta los resultados de salud iniciando con la pirámide poblacional de Medimás EPS. Esta pirámide muestra que la población está en una edad productiva con predominio de las mujeres. Esta pirámide permitió llevar a cabo programas específicos de protección en salud para los usuarios. En cuanto a los indicadores de oportunidad y calidad de medicina general y odontología, se encontraron a 2 días, comparado con el estándar permitido por la Superintendencia que es de 3 días. Muestra los indicadores de oportunidad, evidenciando unos indicadores con buen estándar comparados con el sector y lo permitido por el ente de vigilancia. Esto indica que el acceso a los servicios puerta de entrada para los usuarios fue oportuno.





Version: 2.0



Página 5 de 31

El mismo comportamiento en los indicadores se evidencia las especialidades básicas, superior al estándar de la Superintendencia. Comparando la vigencia 2017 con la vigencia 2018, se mejora en el indicador en ambos regímenes para las especialidades de: medicina interna, cirugía general, pediatría.

En cuanto a las actividades de Protección Específica Y Detección Temprana, confirma el número de actividades realizadas durante el año a la población afiliada; comparando la vigencia 2017 vs la vigencia





Version: 2.0



Página 6 de 31

2018 (IV trimestre) se evidencia un incremento en el 43% en atenciones de crecimiento y desarrollo, 49 % de las actividades de atención al joven, 83% de las actividades de agudeza visual, mamografías en un 93%, métodos de planificación de larga duración en un 81%, métodos de planificación definitivos del 42%.

Gracias a la estrategia Soy Generación más sonriente, las atenciones en salud bucal incrementaron en el 2018 en un 29% con respecto al año 2017 y de aplicación de Fluor Barniz en un 225% para el cuarto trimestre de la vigencia. Seguidamente, se presentan las rutas integrales de atención, de acuerdo con los grupos de riesgo priorizados; 19 rutas totales. El 17,5% de los usuarios de Medimás hacen parte de uno de estos grupos priorizados para la gestión una a una de las necesidades de estos usuarios.





Version: 2.0



Página 7 de 31

Se muestran los resultados de cobertura en vacunación con respecto a la situación del departamento en un 96%, con unos logros favorables para Medimás, así como en los resultados obtenidos en la cohorte materno perinatal.

El 86% de los pacientes con hipertensión en el 2018 se encuentran controlados y 98% de los pacientes sin progresión a enfermedad renal.

Los resultados de la cohorte de cáncer muestran la búsqueda permanente de estos usuarios, razón por la que el número de pacientes que han ingresado a esta cohorte ha aumentado. Siendo los mayores de 18 años, los que presentan más casos de esta patología.





Version: 2.0



Página 8 de 31

Dentro de la cohorte de infecciosas se evidencia de acuerdo con los resultados que la gestión realizada en la cohorte materno perinatal, logró evitar la trasmisión vertical de enfermedades infectocontagiosas a hijos de mujeres con VIH.

Para la cohorte de autoinmunes se da a conocer el número de pacientes por cada una de ellas y su costo para el año 2018; en cuanto a la cohorte de respiratorios y domiciliaros la población durante el 2018 para cada grupo, es de 3075, 52% mujeres y 48% hombres; domiciliario 2189 pacientes 54% mujeres 46% hombre.





Version: 2.0



Página 9 de 31

La cohorte de salud mental y violencia se muestran las atenciones realizadas y aquellas atenciones a las que los usuarios accedieron de manera voluntaria, con unos resultados de favorabilidad. En cuanto a los resultados de salud pública, se evidencia resultados adecuados; dentro de los que se destacan: muerte perinatal, nacidos vivos, por debajo al indicador del país.





Version: 2.0



Página 10 de 31

En cuanto a la red de prestadores, se confirma 59 contratos suscritos y legalizados que representan 111 sedes para el régimen contributivo y subsidiado. Así mismo, se muestra un incremento en los dispensadores de medicamentos y dispositivos medicaos en el país. En cuanto el comportamiento de autorizaciones PBS Y no PBS, comparando el año 2017 vs el año 2018, se observa una diferencia importante, debido a la represa de autorizaciones recibidas por Cafesalud.





Version: 2.0



Página 11 de 31

En cuanto al proceso de referencia y contrarreferencia se observa la oportunidad dentro de la meta establecida (24 horas).

En cuanto al pago de incapacidades, se observa que el valor pagado durante el 2018 por tema de incapacidades no es el mismo que el girado por el Adres, mostrando un déficit del 28%, no obstante, el pago se ha realizado en los tiempos estimados por la normatividad vigente, 20 días hábiles.





Version: 2.0



Página 12 de 31

En cuanto al estado de los contratos, inicia su intervención la jefe Diana Carolina Perilla Profesional de Red presenta el comportamiento y estado de los contratos de prestación de servicios. Se evidencia que se suscribieron a diciembre de 2018 para cada régimen el 95% para contributivo y 97% para subsidiado. La Gerencia Regional manifiesta la realización de auditorías rigurosas con la Red de Prestadores por parte de Medimás EPS con apoyo de los auditores concurrentes.

En cuanto a la tasa de tutelas se muestran los resultados en el año evidenciando 2.4 radicación de tutelas por cada 10 mil afiliados y principalmente en los meses de septiembre, octubre y noviembre; los indicadores aumentan dados los acontecimientos mediáticos.





Version: 2.0



Página 13 de 31

En cuanto lo correspondiente a la satisfacción de los usuarios, la Doctora Alba Azucena Gerente Regional Boyacá presenta los resultados en tasa de las PQR correspondientes a la vigencia 2018. Presenta la posición con respecto al sector, información reportada por la Superintendencia y se evidencia que para el año 2018 comparado con el 2017 se pasó de la posición 2 a la 4 para régimen contributivo y para régimen subsidiado de la 5 a la 4 respectivamente. Indicador que mostró una importante mejora en la tasa de radicación de PQR.





Version: 2.0



Página 14 de 31

Se presenta comparativo entre el año 2017 y 2018 de los principales motivos de radicación, resultado presentado por tasas, donde las principales razones son por la oportunidad en la prestación del servicio y la gestión farmacéutica. Resalta la gestión de cierre de PQR del año, del 89%.

Confirma que el porcentaje restante que no fue cerrado tuvo gran impacto por los anuncios hechos en varios medios de comunicación el día 04 de octubre del 2018 por parte del Procurador General de la Nación y la Agente Liquidadora de SaludCoop, se evidenció un incremento en la variación porcentual de la radicación de PQR del 93 %, en el mes de octubre frente al promedio de radicación de enero a septiembre del año 2018 Seguidamente presenta los resultados de la encuesta de satisfacción del año 2017 y 2018. Para ello aclara que Medimás no aparece en la medición que realiza el Ministerio sino solamente a partir del segundo semestre de 2018. Los resultados entre la encuesta realizada por el Ministerio y la realizada por el prestador YANHAAS para Medimás, son congruentes y comparado con el año 2017, para el año 2018 hay un aumento de 9 puntos en la satisfacción general.

Presenta los planes de mejora, derivados de los resultados de la encuesta y como estos planes se





Version: 2.0



Página 15 de 31

direccionaron en tres importantes focos: fortalecimiento de profesionales en la red prestadores, acompañamiento y retroalimentación a la red comités de gestión compartida y el seguimiento a las IPS aliadas de primer nivel. Seguidamente, hace presentación de los canales de atención a los usuarios, empezando por los presenciales y el canal establecido para la atención preferencial en las oficinas de atención al usuario de todo el País.

En cuanto a los canales no presenciales presenta la gestión realizada en el call center y las atenciones por esta canal realizada, así como a través de los canales virtuales como la página web y el app.





Version: 2.0



Página 16 de 31

Finalmente se presentan al grupo de participación ciudadana de la Regional Boyacá y las actividades realizadas durante el año con la asociación de usuarios; dentro de ellas 17 reuniones, 11 veedurías y 11 capacitaciones Adicionalmente, se informa en el video, más espacios de participación social en salud, como son las mesas de trabajo con las diferentes organizaciones en salud como fundaciones y veedurías que representan a los usuarios de diferentes patologías.





Version: 2.0



Página 17 de 31

3.3 Gestión de Apoyo: Continua con la presentación el Doctor Albenis Mora Gerente de Zona, con los resultados respectivos del año 2018.

Confirma que el ingreso para la EPS se genera en los procesos de compensación. El valor de la UPC lo define el Min Salud anualmente. Para 2018 el incremento fue del 5.3 % en contributivo y 9.4 % en subsidiado. Este valor sigue siendo inferior al valor que se reconoce por afiliados del subsidiado, sin embargo, Medimás EPS presta el mismo servicio a toda su población. Muestra el resultado del ejercicio y resalta en estos, la represa de servicios de Cafesalud, que impacto el costo médico y la restricción de afiliaciones, afectando los ingresos. Describe la composición de los ingresos y los valores respectivos, y sobre este ingreso explica la composición del costo médico.





Version: 2.0



Página 18 de 31

Explica la composición del costo operacional, así como los indicadores financieros, evidenciando el cumplimiento normativo de ellos, con un resultado de 9,63% para régimen contributivo y de 7, 13% para régimen subsidiado.

Finalmente, se muestra el resultado de los indicadores financieros, evidenciando que se cumple con





Version: 2.0



Página 19 de 31

respeto a lo permitido en la norma.

3.4 Gestión de Evaluación y Control: Continua la presentación, la Doctora Alba Azucena Gerente Regional de Medimás EPS.; presenta los logros obtenidos de acuerdo con lo normado en el Decreto 682 de 2018 en cuanto a la habilitación de las EPS, entre ellos menciona la conformación del comité de contraloría interna, sobre el comité resalta que está conformado por miembros de Junta Directiva, y expertos externos con conocimientos contables, financieros y de gestión operativa de acuerdo con la norma, decreto 682. Adicionalmente se creó el comité de gobierno organizacional, el comité de riesgos y el comité financiero. En el comité de contraloría interna se definen los planes de auditoria que realizara la empresa a los diferentes procesos de la organización. Presenta los hallazgos del año 2017 vs los del año 2018, 2 hallazgos para el 2017 y 10 para el 2018, en el nivel central. Para el nivel regional en el 2017 se obtuvieron 53 planes de mejoramiento mientras que, en el 2018, 218 planes de mejoramiento, derivados de las visitas realizadas por los entes territoriales en salud en las regiones. Muestra la gestión de cierre de cada plan de mejoramiento.





Version: 2.0



Página 20 de 31

Se informa de los procesos de auditoria interna que se realizaron en toda la organización para cerrar las brechas en los mismos y mejorar en la prestación de los servicios.

Finalmente presenta la creación y puesta en marcha de la línea Ética con el fin de denunciar violaciones al Código de Conducta y Buen Gobierno, o cualquier situación que considere irregular. Hace énfasis en que no es una línea de PQR. Sistema confidencial administrado por Deloitte.





Version: 2.0



Página 21 de 31

4 Sesión de Preguntas y respuestas Terminada la presentación del informe de gestión, se da inicio a la formulación de preguntas, el moderador reitera que se dan 30 minutos para la lectura y respuesta a las preguntas. El moderador confirma que las preguntas recibidas serán contestadas publicadas en la página web. www.medimas.com.co.

• Pregunta 1

La Doctora Carolina Secretaria de Salud Municipal pregunta, ¿Qué ha realizado Medimás EPS sobre los inconvenientes presentados con el prestador PROH? RESPUESTA: Responde la Dra. Alba que ya se está realizando una reingeniería con el prestador, se solicitó implementación de puntos de dispensación con PROH en varios municipios del departamento y nos encontramos en espera de la respuesta. Adicionalmente informa que se realizó acercamiento con la IPS Centro de Cancerología de Boyacá para el manejo integral de medicamentos para paciente de la Cohorte de Cáncer.

• Intervenciones

Interviene la Doctora Carolina Cely Representante de la defensoría del pueblo, quien hace referencia de los casos recibidos en este ente de control y solicita se optimizar la entrega de estos medicamentos, y que no se tenga como canal a los entes de control. Los casos recibidos son frecuentes y correspondientes a pacientes con acciones de Tutela o inclusive acuden al ente de control ha instaurar la acción de Tutela por los incumplimientos recibidos a los pacientes.

http://www.medimas.com.co/





Version: 2.0



Página 22 de 31

• Pregunta 2

Doctora Sandra Piña pregunta ¿Cuál ha sido la solución a la problemática con el trámite o migración del MIPRES? RESPUESTA: Responde la jefe Cristina que existe un problema de la migración del MIPRES que no es resorte de la EPS, sino que es una inconsistencia que viene desde el profesional o IPS que hace la solicitud en la plataforma. Adiciona que se ha realizado el reporte a la Dirección Nacional para la revisión de los casos. Se solicita a la Doctora Sandra Piña el envío de los casos recibidos por este ente de control.

• Intervención

Cesar Olmedo Hernández Personero Municipal de Garagoa manifiesta que la información presentada en la rendición de cuentas se observa un servicio oportuno y adecuado, pero que la realidad que viven los pacientes es otra, ya que para el caso de los usuarios de Garagoa no se autoriza ni se entregan medicamentos, se presenta demora en los procedimientos; los usuarios deben acudir a requerimientos ante la Supersalud por la no garantía en la prestación del servicio. 5 Anexos del Acta

5.1 Relación de autoridades invitadas.

De acuerdo con el marco normativo y las especificaciones de la circular 008 de 2018, se realizó la invitación a través de comunicados emitidos a los principales entes territoriales del departamento de Boyacá.

• Secretaría de Salud Departamental. • Directora Técnica de Aseguramiento SESALUB • Secretaría de Salud Municipal. • Personería de Tunja. • Personería delegada de Salud. • Defensoría del Pueblo. • Procuraduría • Personería Municipal de Garagoa. • Personería Municipal de Guateque. • Secretaría Municipal de Moniquirá. • Personería Municipal de Moniquirá. • Secretaría Municipal de Sogamoso. • Personería Municipal de Sogamoso. • Secretaría Municipal de Duitama.





Version: 2.0



Página 23 de 31

• Personería Municipal de Duitama • Secretaría Municipal de Barbosa. • Personería Municipal de Barbosa. • Secretaría Municipal de Chiquinquirá. • Personería Municipal de Chiquinquirá.

5.2 Certificado de autoridades invitadas.

Desde el 28 de junio y hasta el 2 de julio de 2019, se enviaron en todo el país de manera física invitación a la rendición de cuentas a realizar el 31 de Julio.





Version: 2.0



Página 24 de 31





Version: 2.0



Página 25 de 31





Version: 2.0



Página 26 de 31





Version: 2.0



Página 27 de 31





Version: 2.0



Página 28 de 31

5.3 Reporte de visitas a través de la página web y las redes sociales a la rendición de

cuentas. Página web





Version: 2.0



Página 29 de 31

5.4 Listados de asistencia.

5.5 Respuestas a preguntas no solucionadas durante la rendición de cuentas

No se evidencian preguntas en el portal WEB.





Version: 2.0



Página 30 de 31

5.6 Evidencias Fotográficas

Compromisos





Version: 2.0



Página 31 de 31

No. COMPROMISOS RESPONSABLE FECHA ENTREGA

1 Envío de acta de Rendición de Cuentas a Entes de Control invitados.

Cristina Escobar Pedraza

FUNCIONARIO QUE ELABORO ACTA CARGO FIRMA

Claudia Victoria Rojas Franco Analista de Red Regional

FUNCIONARIO QUE REVISO EL ACTA CARGO FIRMA

Lady Cristina Escobar Pedraza Coordinadora Regional de Servicio al Cliente

Nota: se anexa listado de asistencia, el cual hace parte integral del acta.

Documents

REGIONAL BOYACA OBJETIVO AGENDA€¦ · ACTA RENDICION DE CUENTAS Macroproceso: Gestión de Relacionamiento con el Cliente Proceso: Participación Ciudadana Código: FOR-GRC-PSO-06