REGIONE SICILIANA Assessorato Bilancio e Finanze ... · PDF fileE’ vietata qualsiasi forma di riproduzione o di divulgazione senza l’esplicito consenso della Regione Siciliana

ID_documento File: Pagina: Allegati: Stato: PTI_SICER_D_Manuale

Utente_001_F001 PTI_SICER_D_Manuale_Utente_004_F001.doc 1 di 125 0 Finale

REGIONE SICILIANA Assessorato Bilancio e Finanze Dipartimento Bilancio e Tesoro

Ragioneria Generale

Piattaforma Telematica Integrata della Regione Siciliana

SICER: Sistema Integrato Contabile Enti Regionali

Manuale Utente

Questo documento contiene informazioni di proprietà della Regione Sicilia e deve essere utilizzato esclusivamente dal destinatario in relazione alle finalità per le quali è stato ricevuto.

E’ vietata qualsiasi forma di riproduzione o di divulgazione senza l’esplicito consenso della Regione Siciliana

Redatto da: Gruppo di progetto R.T.I. 30/03/2009

Verificato da: Paolo Di Leo, Project Manager 30/03/2009

Approvato da: Paolo Di Leo, Direttore Tecnico RTI 30/03/2009



Indice

1. Prefazione ......................................................................................................................... 5 1.1. Storia del documento..................................................................................................................5 1.2. Circolazione e distribuzione del documento ..........................................................................5 1.3. Documenti di riferimento ..........................................................................................................5 1.4. Lista degli Acronimi ...................................................................................................................5

2. Scopo del Documento..................................................................................................... 6

3. Presentazione Generale dell’Applicazione ................................................................ 7

4. Classi di utenza ................................................................................................................ 8 4.1. Profilo Amministratore ..............................................................................................................8 4.2. Profilo utente Servizio di Vigilanza..........................................................................................8 4.3. Profilo Utente Singolo Ente Regionale.....................................................................................8

5. Procedure di accesso ed uscita dall’applicazione...................................................... 9 5.1. Cambio impostazioni login .....................................................................................................10 5.1.1. Gestione Messaggi..................................................................................................................10 5.1.2. Info Login ................................................................................................................................11 5.1.3. Logout ......................................................................................................................................11 5.2. Menù principale ........................................................................................................................12 5.2.1. Logica generale di navigazione ............................................................................................13 5.3. Navigazione...............................................................................................................................15 5.3.1. Ricerca ......................................................................................................................................17 5.3.1.1. Preferenze..............................................................................................................................17 5.3.1.2. Risultati..................................................................................................................................20 5.3.2. Inserimento..............................................................................................................................24 5.3.3. Gestione ...................................................................................................................................25 5.3.3.1. Testata....................................................................................................................................25 5.3.3.2. Dettaglio ................................................................................................................................26 5.3.3.3. Griglia ....................................................................................................................................26 5.3.3.4. Lista Duale ............................................................................................................................27 5.3.3.5. Lista Visualizzazione...........................................................................................................29 5.3.3.6. Calendari ...............................................................................................................................29 5.4. Liste valori..................................................................................................................................30 5.4.1. Lista ..........................................................................................................................................31 5.4.2. Ricerca ......................................................................................................................................32 5.5. Tasti Funzione ...........................................................................................................................33



6. Operazioni preliminari ................................................................................................ 34 6.1. Gestione Soggetti.......................................................................................................................34 6.1.1. Persona fisica...........................................................................................................................35 6.1.2. Persona giuridica....................................................................................................................35 6.1.3. Persona generica .....................................................................................................................36 6.1.4. Indirizzi....................................................................................................................................36 6.1.5. Rapporti ...................................................................................................................................37 6.1.6. Caratteristiche AMC. .............................................................................................................38 6.2. Tipi pagamento / riscossione..................................................................................................38 6.3. Gestione banche ........................................................................................................................40 6.4. Gestione tesorerie - Cassa Economale....................................................................................40 6.5. Codici Iva ...................................................................................................................................42 6.6. Gestione rapporti ......................................................................................................................43 6.7. Gestione piano dei conti...........................................................................................................44 6.8. Gestione causali.........................................................................................................................47 6.9. Registri IVA ...............................................................................................................................52 6.10. Ritenute (Tipo ritenuta)............................................................................................................53 6.11. Atti e documenti (Tipi atto/Gestione Atti e Documenti)....................................................55 6.11.1. Gestione Atti e Documenti ....................................................................................................57

7. Contabilità Finanziaria................................................................................................. 59 7.1. Gestione capitoli........................................................................................................................59 7.2. Gestione Voci di Riclassificazione (Centri di Responsabilità, Titoli, Aggregati

Economici ed UPB) ...................................................................................................................62 7.3. Schema di Bilancio Finanziario ed Economico .....................................................................63 7.4. Previsione di Bilancio Finanziario ed Economico ................................................................67 7.5. Stampa Bilancio Finanziario di Previsione............................................................................75 7.6. Stampa Preventivo Economico ...............................................................................................76 7.7. Approvazione di Bilancio ........................................................................................................76

8. Contabilità Economica - Logica scelta dei conti per scritture contabili in partita doppia ................................................................................................................. 78

9. Ciclo passivo (Impegno – Documento passivo – Liquidazione- Ordinativo – Distinta di pagamento)......................................................................... 80

9.1. Impegni.......................................................................................................................................80 9.2. Documenti passivi ....................................................................................................................88 9.2.1. Obbligatori...............................................................................................................................89 9.2.2. Non obbligatori.......................................................................................................................90 9.2.3. Campi calcolati automaticamente........................................................................................90 9.3. Gestione liquidazioni................................................................................................................97 9.4. Gestione ordinativi .................................................................................................................101 9.5. Pagamento distinta .................................................................................................................105 9.6. Riscontro di cassa....................................................................................................................108



10. Ciclo attivo (Accertamento – Documento Attivo - Ordinativo Riscossione – Distinta di Riscossione - Riscontro di cassa attivo)..................... 111

11. Gestione Cassa Economale ........................................................................................ 112 11.1. Operazioni preliminari...........................................................................................................112 11.2. Anticipazione all’ economo ...................................................................................................113 11.3. Generazione Quietanza di Pagamento ................................................................................113 11.4. Reintegro di cassa ...................................................................................................................114 11.5. Rimborso dell’anticipazione..................................................................................................115

12. Registrazioni contabili (Economico - Patrimoniali).............................................. 117

13. Registrazioni in contabilità Analitica...................................................................... 119

14. Stampe di contabilità .................................................................................................. 122

15. Operazioni di fine esercizio ...................................................................................... 123

16. Logica creazione automatica scritture contabili in partita doppia..................... 124



1. Prefazione

1.1. Storia del documento

Revisione Descrizione delle modifiche V1 23/06/2008 – Prima emissione V2 01/12/2009 - Seconda emissione V3 10/12/2009 - Terza emissione

1.2. Circolazione e distribuzione del documento Il presente documento è destinato agli utenti del “Sistema Integrato Contabile Enti Regionali“ SICER. Il presente documento sarà distribuito all’esterno verso il Committente ed all’interno del gruppo di lavoro ENGINEERING.IT S.p.A.

1.3. Documenti di riferimento

Codice Data Titolo

1.4. Lista degli Acronimi

Acronimo Descrizione Tab Indica la maschera sovrapposta ad un'altra quando una gestione ha

più maschere. SICER Sistema Integrato Contabile Enti Regionali Co.E.P Contabilità economico patrimoniale



2. Scopo del Documento

Il presente documento, nell’ambito della fornitura di “SICER: Sistema integrato contabile Enti Regionali ”, si pone i seguenti obiettivi: • Presentazione generale dell’applicazione. • Descrizione delle “Classi di Utenza”. • Descrizione delle procedure di accesso/uscita dall’applicazione. • Logica generale di navigazione tra le maschere e significato dei vari oggetti grafici. • Descrizione delle modalità di utilizzo delle funzioni dell’applicazione. • Fare degli esempi pratici di utilizzo dell’applicativo con particolare interesse ai passi

iniziali di configurazione ambiente di lavoro e completamento di una registrazione passiva ed attiva iniziando dall’inserimento nuovo capitolo concludendo con il mandato di pagamento o reversale di incasso.



3. Presentazione Generale dell’Applicazione

Il SICER (Sistema Integrato Contabile Enti Regionali ) è un’applicazione informatica per la gestione della contabilità Finanziaria ed Economico patrimoniale (Generale ed Analitica) degli Enti Regionali. Il sistema permette agli Enti di gestire contemporaneamente in un unico sistema le due contabilità Finanziaria ed Economica. Sebbene collegate le due contabilità possono essere gestite come se fossero due sistemi distinti, l’utente ha la possibilità di gestire la contabilità finanziaria in maniera separata da quella economica generale ed analitica, tuttavia le due contabilità si incontreranno durante la stesura dei documenti passivi o attivi in un momento contabile definito nell’applicazione con il termine “Scadenze”, in questo particolare raccordo tra le due contabilità l’utente avrà la possibilità di legare impegni/accertamenti con il documento appena registrato e sul quale l’applicazione in maniera del tutto automatica e secondo specifici criteri avrà costruito le scritture contabili in partita doppia.



4. Classi di utenza

Attraverso username e password il sistema deve riconoscere l’utente e identificarne il suo profilo. I profili previsti sono:

• Amministratore di sistema. • Utente singolo Ente Regionale. • Utente del Servizio di Vigilanza.

L’autenticazione avviene tramite la verifica delle credenziali attraverso un sistema centralizzato di autenticazione e autorizzazione: un soggetto deve autenticarsi per poter accedere ai servizi disponibili inviando le proprie credenziali. Per motivi di sicurezza la password di accesso ha le se seguenti caratteristiche:

• Lunghezza di almeno 8 caratteri. • Deve essere diversa dallo username. • Deve essere modificata dopo tre mesi dalla prima login.

Il sistema provvederà a richiedere la modifica della password assegnata al primo accesso all’applicazione.

4.1. Profilo Amministratore

All’amministratore è demandata la gestione anagrafica dei metadati che consentono la configurazione del sistema. E’ prerogativa dell’amministratore la gestione dei profili abilitativi degli utenti. La profilatura prevede diversi livelli di configurazione e abilitazioni, queste possono essere date a livello di ente di appartenenza, di ufficio e di ruolo, oltre alle precitate abilitazioni che l’utente eredita automaticamente facendo parte di un determinato ente e ufficio/ruolo il singolo utente può ricevere una profilatura personalizzata. Sarà cura dell’amministratore prevedere e configurare quanto prima detto.

4.2. Profilo utente Servizio di Vigilanza

Il profilo degli utenti del Servizio di Vigilanza prevede le seguenti caratteristiche • Accesso in sola visualizzazione a tutte le informazioni dei singoli Enti Regionali. • Gestione delle tabelle relative agli impianti contabili di base comune a tutti gli Enti

Regionali. • Accesso alle funzionalità di analisi del consolidato e comparative tra gli Enti.

4.3. Profilo Utente Singolo Ente Regionale

Il profilo degli utenti che operano presso gli Enti Regionali prevede: • La possibilità di agire sui soli dati dell’Ente di appartenenza. • Utilizzare le sole funzionalità previste dal ruolo dell’utente.



5. Procedure di accesso ed uscita dall’applicazione

L’utente provvederà ad autenticarsi in procedura mediante le proprie credenziali di utenza e password fornite dall’amministratore. Immetterà il nome utente e password nell’apposito form di login come da immagine:

Figura 5.1 – Form di login

Qualora un utente facesse parte di più Enti con la stessa utenza o fosse l’utente Supervisore subito dopo la fase di login verrà richiesto di indicare per quale Ente e per quale Ufficio/Ruolo ci si vuole registrare in sessione.

Figura 5.2 – Form per utente Supervisore o registrato su più Enti o Uffici Ruoli

La profilatura riconoscerà la particolare utenza di accesso e permetterà all’utente di vedere e gestire i dati dell’Ente per il quale si è fatto l’accesso. Dopo essersi autenticato ed avere utilizzato le funzionalità dell’applicativo l’utente potrà uscire dall’applicazione utilizzando il link di "logout" presente nel menù principale nella parte alta e destra del monitor.

Figura 5.3 – Link di logout presente nella barra in alto a destra



5.1. Cambio impostazioni login

Cliccando su tale link viene aperta una maschera che permette di modificare le impostazioni di login. Questa può essere utilizzata per modificare la data di lavoro o, qualora l’utente sia abilitato a più Aziende o Uffici-ruoli, per scegliere su quale azienda, ufficio, ruolo lavorare.

Figura 5.4 – Cambio impostazioni login (mettere nuovo con ufficio-ruolo)

Ad esempio qualora un utente possa lavorare con il ruolo di “Direttore” presso l’ufficio “Ragioneria” e con il ruolo di “Ragioniere” presso l’ufficio “Impegni” l’utente avrà a disposizione le due scelte. In fase di login qualora ad un utente sia stato associato un Ufficio-Ruolo di default questa pagina viene bypassata arrivando direttamente alla pagina di desktop altrimenti subito dopo il login si arriva in questa pagina in cui l’utente deve selezionare la propria modalità di lavoro. Ovviamente la scelta di ruolo ed ufficio cambia le autorizzazioni con cui l’utente lavora. Da questa maschera è altresì possibile cambiare la data di lavoro che come da immagine precedente è stata impostata un anno indietro rispetto alla login iniziale.

5.1.1. Gestione Messaggi

L’icona ( )) ) posizionata in alto a sinistra sul desktop appare solo se l’utente è abilitato alla gestione dei messaggi. Attraverso questa funzionalità è possibile procedere all’invio di nuovi messaggi o alla lettura di quelli ricevuti.



Figura 5.5 – Maschera messaggistica

5.1.2. Info Login

Passando con il mouse sopra l’icona ( ) vengono mostrate mediante tooltip le informazioni di login: Nome utente, azienda, ufficio, ruolo e data di lavoro.

Figura 5.6 – Informazioni di login

5.1.3. Logout

Il click su tale link disconnette l’utente correttamente dal sistema e viene aperta la maschera di figura seguente. Il link Autenticazione riporta alla pagina di login.

Figura 5.7 – Schermata successiva al logout

Qualora siano rimaste aperte finestre del browser sull’applicazione, se si prova a premere un bottone queste vanno in errore, chiuderle e loggarsi nuovamente.



5.2. Menù principale

Dopo l’accesso in procedura l’applicativo si presenta con un menù generale strutturato in modo tale da separare in due parti la schermata lasciando sulla parte sinistra quattro bottoni fissi che rappresentano le macroaree dell’applicativo, che fanno variare, alla pressione su di essi, i vari menù racchiusi dentro sottocartelle visibili sulla parte destra. Tale struttura è stata adottata per rendere il più possibile separata la parte finanziaria rappresentata dal menù Contabilità Finanziaria dalla parte economica rappresentata dal menù Contabilità Economico Patrimoniale - Pagamenti e Riscossioni (Co.E.P. Pag.Ris.), benché siano strettamente legate tra loro e caratterizzate da componenti di base presenti nei menù di Anagrafica.

Figura 5.8 – Menù principale

Di seguito verrà brevemente descritto cosa è presente nei vari moduli delle macroaree, funzionalità che saranno dettagliate nei capitoli dedicati, successivamente verranno spiegati gli stili di navigazione all’interno dell’applicativo ed in fine dettagliate le singole funzioni. Modulo Anagrafiche: Il modulo contiene tutte le funzioni che consentono l'inserimento di tutti i dati di fondamentale importanza per il corretto e completo funzionamento dell’applicativo, questi dati sono sia le anagrafiche dei comuni o delle provincie che verranno utilizzati ad esempio per definire gli



indirizzi dei soggetti o delle banche etc, sia i capitoli di finanziaria ed i conti economici/patrimoniali che verranno utilizzati per redigere il bilancio di previsione, creare impegni ed accertamenti e completare la parte economica con le scritture in partita doppia e relative operazioni contabili. Oltre a questi di primissimo impianto è possibile gestire, altresì, informazioni quali i Codici iva, i tipi pagamento, le anagrafiche delle banche, i tipi atto e gli atti e i documenti, le voci di riclassificazione (come le UPB) e creare la struttura di bilancio tramite la funzione “Riclassificatore voci di riclassificazione”. Modulo Contabilità Finanziaria: Il modulo contiene le funzioni principali della parte finanziaria dell’applicativo, tali funzioni sono: Previsione di bilancio, Impegni, Accertamenti, Definizione bilancio di riferimento e varie stampe (come il preventivo finanziario gestionale e decisionale). Modulo centralizzato AMC: Il modulo contiene fondamentalmente la definizioni delle causali di contabilità che verranno utilizzate nella registrazione dei documenti passivi o attivi e che, in base alla loro configurazione, daranno “un’identità” al documento rendendolo fattura piuttosto che nota di credito o parcella quietanza ed altre tipologie che verranno descritte nel capitolo specifico delle causali. Modulo Co.E.P. Pag.Ris.: Il modulo contiene tutte quelle funzionalità legate alla parte contabile quali la registrazione dei documenti e relative scritture in partita doppia, gestione delle liquidazioni e dei mandati di pagamento o di incasso e relative stampe con creazione distinte. Particolare rilievo hanno le funzioni presenti sotto “Anagrafiche di contabilità” che permettono di creare e gestire i registri iva e le ritenute fondamentali per le normali attività di contabilità. Da questo modulo è possibile anche gestire varie stampe contabili come i registri iva, libro giornale, mastro contabile ed altri.

5.2.1. Logica generale di navigazione

Nella sezione seguente vedremo dettagliatamente come si naviga all’interno del nostro applicativo, spiegheremo come si utilizzano i vari oggetti grafici che ci permettono di gestire gli elementi presenti nelle maschere e capiremo quali sono le logiche che ci permettono di passare da una gestione all’altra in maniera più rapida snellendo il lavoro dell’utente. Questa sezione del manuale è propedeutica al corretto utilizzo dell’applicativo e tutte le indicazioni fornite in questo capitolo sono valide per tutta l’applicazione e non verranno ripetute nelle spiegazioni relative alle singole funzioni, tuttavia per gli utenti che utilizzano già l’applicazione ed hanno partecipato a corsi di formazione in aula la spiegazione di determinati



oggetti può risultare superflua e si consiglia di passare alle sezioni successive relative alle singole funzioni.



5.3. Navigazione

Un punto di menù apre nella maggior parte dei casi maschere che rispettano lo schema di navigazione rappresentato in figura seguente.

Navigazione

Ricerca

Preferenze

Ricerca

Esci

PulisciPreferenze

Risultato

Nuovo

Menù

Inserimento

Nuovo

Tab Ricerca

Esci

Estrai Elenco

Stampa

Gestione

Conferma

Pulisci

Annulla

Esci

Conferma

Nuovo

Stampa

AnteprimaStampa

AnteprimaStampa

Selezione

Elimina

OrdinaFiltri

Uscitaveloce

Uscitaveloce

Uscita veloce

Figura 5.9 – Schema Navigazione

Dalla maschera di ricerca si può procedere a:

• andare in modalità inserimento mediante bottone nuovo; • uscire mediante bottone esci; • gestire le preferenze; • eseguire la ricerca entrando in risultato.

Dalla maschera di risultato è possibile:



• andare in modalità inserimento mediante bottone nuovo; • uscire direttamente al menù; • tornare alla maschera di ricerca; • procedere ad estrarre la lista dei risultati; • eseguire anteprima e stampa dell’oggetto; • entrare in modalità gestione selezionando un risultato.

Dalla maschera di inserimento è possibile:

• andare in modalità gestione mediante bottone conferma; • uscire direttamente al menù; • tornare alla maschera di risultato.

Dalla maschera di gestione è possibile:

• andare in modalità inserimento mediante bottone nuovo; • uscire direttamente al menù: • tornare alla maschera di risultato; • eseguire anteprima e stampa dell’oggetto.

Ogni pagina è caratterizzata da una barra di stato posta in alto alla maschera. Nel caso di menù verticale la barra di stato è quella della figura seguente.

Figura 5.10 – Barra di stato (Menù verticale)

Di seguito per ogni icona se ne da una breve spiegazione:

• Desktop: permette di tornare alla pagina di desktop con l’elenco delle applicazioni • Preferiti: posizionandocisi sopra apre il menù personalizzato legato all’utente.

• Info Login: come nel caso della pagina di desktop mostra le informazioni di login

• Help: apre l’help contestuale alla maschera



• Uscita veloce: permette di uscire velocemente dalla maschera anche se ci troviamo in una scheda annidata o sottomaschera

Nel caso di menù orizzontale la barra di stato è pressoché identica con la presenza di una icona aggiuntiva, ovvero quella dell’elenco delle maschere aperte. Infatti mentre nel caso di menù orizzontale le maschere aperte sono visibili dal numero di browser aperti, in questo caso l’elenco delle maschere è consultabile solo con l’icona ().

5.3.1. Ricerca

Nella pagina di ricerca si hanno a disposizione un elenco di campi filtro validi per la ricerca e sotto la Bottoniera costituita dai seguenti bottoni:

• Ricerca: applica i filtri di selezione impostati e procede ad eseguire la ricerca. Apre quindi la maschera dei risultati con la lista degli elementi che rispondono ai criteri selezionati.

• Nuovo: apre la maschera di gestione del dato in modalità inserimento. • Pulisci: pulisce tutti i criteri di filtro (applica ex-novo le preferenze). • Preferenze: permette all’utente di impostarsi le preferenze di ricerca/inserimento associate

alla maschera o di selezionarne una. • Esci: chiude la finestra (la finestra dei menù è rimasta aperta).

All’ingresso nella maschera se è associata all’utente, o all’ufficio-ruolo dell’utente o all’azienda di lavoro dell’utente una preferenza di default la maschera si predispone con i campi filtro valorizzati secondo quanto previsto dalla preferenza.

Figura 5.11 – Maschera ricerca

5.3.1.1. Preferenze

Premendo il bottone preferenze, l’utente può vedere l’elenco delle preferenze che sono state configurate dall’amministratore a livello di azienda, ufficio/ruolo, utente o da se stesso.



Figura 5.12 – Preferenze - Ricerca

Possiamo distinguere due tipologie di preferenze, quelle di "ricerca" e quelle di "inserimento". Le prime permettono di definire le preferenze da utilizzarsi in modalità di ricerca. Le icone, presenti nell'omonima colonna nella parte destra della lista, individuano se la preferenza è legata all’utente, al ruolo all’ufficio o all’azienda. Solo le preferenze utente sono modificabili prendendole in gestione, le altre sono semplicemente visualizzabili. In questo caso tornando nella maschera di ricerca quest'ultima si reimposterà secondo quanto indicato dalla preferenza 27 “Preferenza utente” perché di default. In assenza di questa si sarebbe configurata secondo la 25 “Data default per ruolo”, ed ancora in assenza di questa secondo la 22 “Data preimpostata”. Se non ci sono preferenze di default la maschera resta nello stato normale. L’utente può utilizzare le preferenze al fine di definirsi (sulla stessa maschera) più modalità di ricerca, infatti, selezionando con l’apposito bottone di lista valori (mettere icona) si può preimpostare la maschera secondo la preferenza selezionata. E’ possibile modificare le preferenze di ricerca o inserirne una completamente nuova.

Figura 5.13 – Preferenze – Ricerca – Gestione

Le preferenze di ricerca sono caratterizzate da: • Impostazione Filtri. • Scelta campi da mostrare in risultato. • Scelta ordinamento.



Figura 5.14 – Preferenze – Inserimento

A differenza delle preferenze di ricerca, quella di inserimento è unica per ciascuna tipologia di attore (utente, ruolo, azienda). Analogamente alle altre, anche queste sono editabili a livello utente mentre le altre sono visibili.

Figura 5.15 – Preferenze – Inserimento – Gestione



5.3.1.2. Risultati

Se dalla maschera di ricerca premiamo il bottone Ricerca viene eseguita l’analisi dei dati con i filtri impostati e mostrato l’elenco dei risultati come da figura seguente:

Figura 5.16 – Risultato Ricerca

Il risultato della ricerca mostra l’elenco degli elementi che rispettano i criteri di filtro applicati. Qualora il numero di record sia superiore a quello previsto per una singola pagina, il risultato viene paginato e se ne permette la navigazione mediante apposita bottoniera. Qualora il numero di record sia eccessivo appare, a fianco dei segni di navigazione per la paginazione, anche un punto interrogativo ad indicare che ci sono più record ma che ne sono stati mostrati un numero limitato. Da questa maschera è possibile procedere a:

• selezionare il record mediante il click sul bottone passando in modalità di modifica o visualizzazione in base alle abilitazioni assegnate all’utente;

• mettersi in modalità inserimento mediante il bottone “nuovo”; • stampare la lista risultato utilizzando la bottoniera in fondo alla pagina, selezionando

l’opportuno radio-button è, infatti, possibile: � Visualizzare l’anteprima di stampa del risultato. � Stampare il risultato. � Esportare il risultato in formato txt (formato non proprietario e non formattato). � Esportare il risultato in formato html (formato non proprietario per i browser-web). � Esportare il risultato in formato xml (formato non proprietario, più evoluto, per i

browser-web). � Esportare il risultato in formato xls (formato proprietario MS per fogli di lavoro). � Esportare il risultato in formato csv (formato non proprietario per fogli di lavoro). � Esportare il risultato in formato pdf (formato non proprietario e non modificabile).

• muoversi sulla ricerca utilizzando la paginazione; • eseguire l’ordinamento del risultato cliccando su una delle etichette della lista

(l’ordinamento viene eseguito in memoria senza rieseguire la query);



• filtrare ulteriormente il risultato cliccando sull’icona ad imbuto a fianco della scheda “Risultato” (il filtro viene eseguito in memoria senza rieseguire la query). Qualora l’imbuto risulti rosso significa che sono presenti dei filtri;

• tornare sulla scheda principale dove si trovano i filtri pre-impostati come da ricerca precedentemente eseguita.

Figura 5.17 – Risultato Ricerca – filtri

Entrando nei filtri del risultato della ricerca vengono mostrate tutte le colonne e per ognuna è possibile applicare una condizione di filtro (finiscono tutte in AND). Il risultato della ricerca, qualora l’oggetto abbia associate delle stampe specifiche, sarebbe quello della figura precedente. Sono esempi di questo caso:

• contratto; • ordine; • richiesta di approvvigionamento; • ordinativo di pagamento; • ordini di fatturazione.

In pratica sopra la lista compaiono anche i bottoni Anteprima e Stampa e le caselle di selezione come evidenziato dalla prima colonna di sinistra. In questo caso è possibile direttamente dalla ricerca procedere ad una selezione multipla e quindi lanciare una stampa cumulativa. Per la stampa della lista Risultato vale ancora la bottoniera di fondo maschera sulla quale la selezione multipla non ha alcun effetto.



Figura 5.18 – Risultato Ricerca – Selezione Multipla

In alcune maschere è a volte necessario procedere alla selezione contemporanea di più elementi. In questo caso la maschera si presenta come alla figura precedente. Rispetto ad una normale ricerca appare come prima colonna di sinistra una casella di selezione e come bottoniera di fondo maschera "Conferma" ed "Annulla". Entrambi i bottoni fanno uscire dalla maschera, il primo riportando indietro la selezione, il secondo abbandonandola. Spesso l’accesso ad una maschera di selezione multipla è gestito da un componente grafico come quello di figura seguente. Il bottone "Aggiungi" richiama una ricerca con la selezione multipla, il bottone "Rimuovi" permette di eliminare dall’elenco gli oggetti precedentemente inseriti e la bottoniera laterale permette di ordinare gli stessi.

Figura 5.19 – Risultato Ricerca – Selezione Multipla – Gestione

In base alle Preferenze – Impostazioni dell’utente, il risultato di una maschera di ricerca può assumere le forme delle due figure seguenti, dove la selezione dell’elemento non avviene più tramite il bottone in fondo a destra della maschera ma tramite link.



Figura 5.20 – Risultato Ricerca – Link

Figura 5.21 – Risultato Ricerca – Selezione Multipla – Link



5.3.2. Inserimento

Si può arrivare in modalità inserimento mediante pressione del bottone nei seguenti 3 casi:

• Scheda principale maschera di ricerca. • Scheda risultato maschera di ricerca. • Gestione.

Figura 5.22 – Maschera inserimento

All’apertura della maschera i campi sono tutti vuoti o preimpostati al valore di default (in base alle preferenze utente di inserimento). Non tutti i campi/bottoni/schede sono abilitati o disponibili. I campi su fondo giallo sono obbligatori e l’applicativo non consentirà di confermare i dati finché non completi.

La bottoniera di fondo maschera è costituita da 3 bottoni: • Conferma: memorizza il dato e passa in modalità modifica. • Pulisci: pulisce tutti i campi ripresentando la maschera come all’ingresso (riapplicando le

preferenze). • Esci: riporta la maschera in modalità ricerca direttamente sulla scheda dei risultato. Se

sono state apportate delle modifiche ai campi chiede conferma avvisando della possibile perdita di dati.



5.3.3. Gestione

All'interno della "gestione di un oggetto" alcuni campi potrebbero essere ingrigiti perché campi chiave o comunque non modificabili a causa caratteristiche dell’oggetto stesso o per lo stato di abilitazione utente mancante. Possiamo distinguere le seguenti tipologie di gestione:

• Testata. • Dettaglio. • Griglia. • Lista duale. • Lista visualizzazione.

Per ognuna delle rappresentazioni sopra evidenziate mostreremo e spiegheremo lo schema.

5.3.3.1. Testata

Di solito è la prima scheda di ogni gestione. Permette di gestire i dati di un solo oggetto. La maschera potrebbe essere unica senza la presenza di tab aggiuntivi e i bottoni "Anteprima" e "Stampa" potrebbero non essere presenti se l’oggetto non ha una stampa associata.

Figura 5.23 – Gestione Testata



La bottoniera di fondo pagina è costituta da 7 bottoni:

• Conferma: salva le modifiche apportate, la maschera continua a restare in modalità modifica.

• Elimina: Elimina il record in gestione dopo aver chiesto conferma dell’operazione e ritorna in modalità ricerca direttamente sulla pagina del risultato.

• Annulla: annulla le modifiche effettuate dall’ultimo conferma (o caricamento dei dati). Ricarica i dati al valore precedente.

• Esci: Riporta la maschera in ricerca così come era stata chiamata; Se sono state apportate delle modifiche ai campi chiede conferma avvisando della possibile perdita di dati.

• Nuovo: permette di passare in modalità inserimento di un nuovo elemento. • Anteprima: disponibile solo se l’oggetto ha associate delle stampe (in maniera analoga

alle maschere di ricerca). Permette l’anteprima della stampa dell’oggetto. • Stampa: disponibile solo se l’oggetto ha associate delle stampe (in maniera analoga alle

maschere di ricerca). Permette la stampa dell’oggetto.

5.3.3.2. Dettaglio

Permette di gestire un elenco di informazioni. Questa rappresentazione mostra nella parte a lista le informazioni salienti (la lista può essere paginata in base al numero di elementi presenti). Prendendo in gestione un elemento con il bottone sul lato destro della lista ( ) nella parte in fondo alla pagina vengono valorizzati tutti i campi dell’oggetto in gestione. Nella parte bassa sono solitamente presenti più campi di quelli mostrabili nella lista. In questo caso la bottoniera è disposta a fianco della lista ed è costituita dai seguenti bottoni standard:

• Pulisci: procede a pulire i campi sotto l’elenco ed a predisporsi in modalità inserimento. Entrando nella maschera ci si predispone in modalità inserimento.

• Conferma: se in modalità inserimento memorizza il dato, se in modalità modifica aggiorna il dato. In entrambi i casi il dati viene aggiornato sull’elenco.

• Elimina: disponibile solo in modalità modifica procede ad eliminare il record selezionato. Analogamente alle ricerche queste liste sono paginabili, ed in alcuni casi anche ordinabili e filtrabili.

5.3.3.3. Griglia

Anche questa visualizzazione come la precedente permette di gestire un elenco di informazioni, ma a differenza da essa ha il comportamento che si avvicina molto a quello di un foglio di calcolo. Questa rappresentazione può essere utilizzata solo qualora il numero di campi da editare sulla singola riga non siano in numero e dimensioni eccessive rispetto alla dimensione del video. In questo caso sono presenti due bottoniere:



• Fondo pagina: è costituita da due bottoni che agiscono su tutta la lista. In particolare il bottone nuovo permette di inserire una nuova riga sul lista ed il bottone conferma memorizza tutte le modifiche/inserimenti apportati.

• Barra di paginazione: la bottoniera è costituita da 3 icone che agiscono sulla selezione (casella di controllo come prima colonna della lista).

� Elimina: procede a mettere in stato eliminato i record selezionati (l’icona a fianco della

casella di controllo delle righe diventa uguale al bottone elimina)

� Conferma: procede a memorizzare i record selezionati (l’icona a fianco della casella di controllo passa da a )

� Annulla Selezione: procede ad annullare la selezione delle righe.

Analogamente alla rappresentazione a dettaglio anche per questa può essere presente la paginazione e l’icona sulla scheda permette di passare alla visualizzazione a dettaglio.

Figura 5.24 – Gestione Griglia

5.3.3.4. Lista Duale

In questo caso la gestione si limita a mostrare due liste (a sinistra i record disponibili ed a destra quelli collegati) ed a spostare record da una lista all’altra.

Figura 5.25 – Lista Duale



I bottoni presenti sono:

• Collega tutti i record: sposta tutti i record dalla lista dei disponibili a quella dei collegati. • Collega selezionati: sposta tutti i record selezionati con il check nella colonna

disponibili da disponibili a collegati (non selezionati). • Scollega selezionati: sposta tutti i record selezionati con il check nella colonna

collegati da collegati a disponibili (non selezionati). • Scollega tutti i record: sposta tutti i record dalla lista dei collegati a quella dei

disponibili.

In questo caso la modifica può essere:

• istantaneamente operativa (non è presente il bottone conferma nella maschera); • collegata al conferma del primo tabbed (non è presente il bottone conferma nella

maschera); • collegata al conferma presente in maschera.

In alcune situazione potrebbe essere disponibile anche l’ordinamento sulla lista di destra. I bottoni presenti sono:

• sposta al primo posto: sposta i record selezionati come primi sulla lista; • sposta in alto: sposta i record selezionati di una posizione più in alto; • sposta in basso: sposta i record selezionati di una posizione più in basso; • sposta ad ultimo posto: sposta i record selezionati di come ultimi della lista.

Figura 5.26 – Lista Duale – ordinabile

Analogamente, in alcune gestioni di tipo dettaglio o griglia potrebbe essere necessario ordinare gli elementi, in questo caso verrebbe mostrata una gestione come raffigurato nella figura seguente che, utilizzando lo stesso standard per la lista duale ordinabile, permette di ordinare l’unica lista presente a video.



Figura 5.27 – Lista ordinabile

5.3.3.5. Lista Visualizzazione

In questo caso la gestione si limita a mostrare un elenco di elementi eventualmente con la possibilità di prendere in gestione un elemento con l’apposito bottone. Ancora potrebbe essere presente il bottone nuovo che permette di creare un nuovo record.

Figura 5.28 – Lista Visualizzazione

5.3.3.6. Calendari

Alcuni campi possono avere dei bottoni di aiuto per la gestione delle date. In particolare questo permette di selezionare una data navigando il calendario. In alternativa è possibile digitare una data in un formato valido es: ggMMaa o ggMMaaaa o gg/MM/aaaa, e cliccando a vuoto nella maschera il sistema imposta la data correttamente nel relativo campo.

Figura 5.29 – Calendari



5.4. Liste valori

I campi a cui la lista valori (LV) è applicabile sono riconoscibili dal pulsante presente subito dopo il campo.

Figura 5.30 – Campo con lista valori L’attivazione della lista valori può avvenire o premendo il bottone oppure mediante tasto funzione F2. La chiamata alla lista valori può essere filtrata con le seguenti modalità:

• Indicazione di parte del codice seguita dal campo percentuale "%": se la percentuale non è presente vengono ricercati i soli elementi che hanno il campo codice valorizzato con il valore indicato altrimenti tutti quelli che iniziano per il valore indicato. Se la percentuale è indicata anche all’inizio, tutti quelli che hanno il valore indicato presente nel codice.

• Indicazione di parte della descrizione, la ricerca parziale è automatica si suppone cioè di

voler trovare tutti gli elementi che hanno la descrizione che inizia per quanto indicato. Indicando la percentuale anche all’inizio della stringa si trasforma la ricerca in tutti gli elementi che nella descrizione (indipendentemente dalla posizione) contengono quanto scritto. Ad esempio ricercando “ros” si troveranno tutti gli elementi che iniziano per “ros”, ricercando “%ros” tutti gli elementi che hanno la stringa “ros” in qualche parte del testo, ricercando “%r%os” tutti gli elementi che contengono una “r” e “os” indipendentemente dalla posizione ma comunque consecutivi.



Inoltre, indicando il codice nell’apposito campo e premendo il tasto tab, se il codice indicato corrisponde ad un elemento in maniera univoca viene subito caricato senza la necessità di richiamare la lista valori. Infine, richiamando la lista valori se questa estrae un unico elemento che rispetta i filtri indicati la maschera della lista valori viene subito chiusa selezionando automaticamente l’elemento. Ci sono due possibili rappresentazioni della lista valori:

• Lista. • Ricerca.

Di seguito per ognuna ne diamo la rappresentazione e ne spieghiamo le funzionalità.

5.4.1. Lista

La rappresentazione più semplice, applicabile alla maggior parte degli oggetti è quella che mostra una lista costituita da pochi campi e solitamente da un numero di elementi limitati.

Figura 5.2 – Lista Valori - Lista

La lista degli elementi così ottenuta può essere:

• Ordinata cliccando sulla etichetta di uno degli elementi (non viene rieseguita la query ma semplicemente applicato l’ordinamento gli oggetti già in memoria).

• Filtrata cliccando sull’apposita icona: non viene rieseguita la query ma semplicemente applicati i filtri agli oggetti in memoria. La maschera di filtro è la stessa della ricerca.

• Avanzata mediante l’uso della paginazione identica alla ricerca.



Se si trova l’elemento prescelto è possibile selezionarlo mediante l’apposito bottone in fondo a destra . In base alle impostazioni utente la lista di visualizzazione può anche mostrarsi con link su ogni campo e senza la presenza del bottone di selezione.

Figura 5.33 – Lista Valori – Lista con Link

5.4.2. Ricerca

Qualora il numero di record da gestire nella lista sia elevato (ad esempio nel caso di fornitori, clienti, dipendenti, prestazioni ) anziché passare per una normale lista valori si utilizza la maschera di ricerca dell’oggetto. Questa maschera è a tutti gli effetti la maschera di ricerca dell’oggetto da selezionare dalla quale si può passare alla gestione oppure selezionare l’elemento scelto allo stesso modo di una lista valori. La maschera mostra, infatti, sia il bottone per prendere in gestione l’elemento che per selezionarlo come la lista valori.

Figura 5.33 – Lista valori – Ricerca



Figura 5.44 – Lista Valori – Ricerca con Link

5.5. Tasti Funzione

Sono disponibili i seguenti tasti funzione:

• ESC Esci • F1 Help in linea • F2 Lista valori • F3 Nuovo (Inserimento) • F4 Conferma/Ricerca • F5 Elimina • F6 Stampa • F7 Anteprima • F8 Annulla (ripristina i dati prima delle modifiche)



6. Operazioni preliminari

In questa sezione del manuale dettaglieremo tutte quelle funzioni il cui preventivo settaggio/caricamento permette di utilizzare le funzionalità presenti nell’applicativo in maniera più fluida senza doversi preoccupare di caricare, tali dati fondamentali al funzionamento dell’applicativo, ogni qual volta incontrassimo blocchi dovuti all’assenza di tali dati di basa. In particolare, vedremo nel dettaglio quali sono le funzioni di base che in un classico ciclo passivo/attivo di contabilità ci permettono di avere settati tutti quei valori utili al completamento dello stesso. Nel dettaglio vedremo da dove si inserisce una anagrafica con tutti i suoi attributi, da dove si gestiscono i tipi pagamento, le modalità di pagamento, la gestione delle banche, della tesoreria, dove inserire i codici iva, i registri iva, le ritenute, le causali etc.

6.1. Gestione Soggetti

Menù: Anagrafiche � Nature � Soggetti Questa funzione gestisce l’inserimento, la modifica e l’eliminazione dei soggetti siano essi fisici, giuridici o generici che verranno utilizzati in procedura. I soggetti da gestire possono appartenere a tre macrocategorie ben precise che sono “Clienti” , “Fornitori” o "Economo", queste tre categorie sono predefinite nell’applicativo e sono le uniche che caratterizzano in maniera appropriata un soggetto all'interno della base dati. La corretta identificazione di un soggetto in una o in tutte e tre le categorie prima descritte permette di effettuare registrazioni di documenti passivi per tutti i soggetti definiti "Fornitori" o attivi per tutti i soggetti definiti "Clienti" o generare pagamenti per cassa nel caso di "Economo". Dalla gestione soggetti oltre al caricamento dei dati anagrafici è possibile definire una serie di informazioni fondamentali a completamento dei dati precedentemente inseriti e riferibili ad eventuali indirizzi alternativi, altre forme di rapporto, informazioni relative alle modalità di pagamento preferite dal cliente/fornitore con relativi attributi (conto corrente, banca, etc.), etc. E' utile conoscere che proprio la mancanza di queste informazioni, aggiuntive, potrebbe creare dei blocchi operativi in tutte quelle funzionalità che ne richiedono la presenza, ad es: se manca l'informazione relativa alle modalità di pagamento non sarà possibile registrare un documento passivo da legare a quel fornitore etc... Di particolare interesse è la sezione dedicata alle "Caratteristiche AMC" dove in base al tipo di rapporto che è stato associato al soggetto andremo a definire i conti per le scritture contabili in partita doppia. Vediamo nel dettaglio quali sono le informazioni principali che sono necessarie per rendere un’anagrafica soggetto completa nell’applicativo ed utilizzabile nelle varie funzionalità.



Iniziamo con la prima maschera: Anagrafica

6.1.1. Persona fisica

Figura 6.1 – Anagrafica Persona fisica

Come da immagine precedente nel caso di persone fisiche è fondamentale inserire Nome, Cognome e Codice fiscale (campi obbligatori), per generare il codice fiscale automaticamente saranno richieste anche le informazioni relative a data nascita e comune di nascita. Il campo “Stato” indica che la persona è Attiva (Utilizzabile) o “Disattiva” all’interno dell’applicazione, nel caso la si modificasse in “Disattivo” tale soggetto rimane registrato in base dati per non perdere traccia della sua storia e contestualmente diventa inutilizzabile per registrare nuovi documenti o per tutte quelle gestioni dove si prevede il suo utilizzo.

6.1.2. Persona giuridica

Figura 6.2 – Anagrafica Persona giuridica



Come da immagine precedente nel caso di persone giuridiche (ditte, società, enti etc.) è fondamentale inserire i campi Ragione sociale e Partita IVA. Il campo “Stato” va gestito come descritto per le persone fisiche.

6.1.3. Persona generica

Figura 6.3 – Anagrafica Persona generica

Come da immagine precedente nel caso di persone generiche (gruppo di persone ad es. Personale dipendente) non è definito nessun campo obbligatorio oltre allo “Stato”, questo perché trattandosi di un soggetto non meglio identificabile sarà l’utente a scegliere tramite il Nome ed il Cognome o la Ragione sociale la denominazione più appropriata, ad es. “Ragione Sociale = Personale dipendente ente x”. Il campo “Stato” va gestito come descritto per le persone fisiche.

6.1.4. Indirizzi



Figura 6.4 – Maschera degli Indirizzi

Da tale maschera è possibile indicare uno o più indirizzi legati alla persona inserita, tale maschera si attiva solo dopo avere confermato la persona nella maschera di Anagrafica, l’indirizzo di una persona è definito dai campi visibili nella maschera precedente, il campo “Descrizione” in particolare serve a definire la tipologia dell’indirizzo inserito ad es: Abitazione, Ufficio, Magazzino etc. L’applicativo sulla base del comune inserito provvederà in maniera automatica a completare tutte quelle informazioni legate al comune come la provincia e la descrizione comune. La “Data Attivazione” indica da quale periodo l’indirizzo inserito è valido per la persona, qualora la persona cambiasse indirizzo e si volesse tenere traccia dello stesso in base dati si può prendere in gestione tale indirizzo e registrare la “Data Disattivazione” e inserire il nuovo indirizzo. I dati relativi all'indirizzo sono fondamentali se dobbiamo registrare documenti per il soggetto che stiamo trattando, qualora questo dato mancasse la funzione di registrazione documenti al conferma dei dati inseriti darebbe messaggio di errore "Non sono stati definiti indirizzi validi per il Fornitore/Cliente indicato".

6.1.5. Rapporti

Figura 6.5 – Maschera dei Rapporti

Da tale maschera si gestisce la tipologia rapporto che lega il soggetto all’ente, le tipologie fondamentali sono tre come indicato nella immagine precedente. Tutte le altre tipologie create dall’utente possono essere associate al soggetto inserito con il solo scopo di darne un ulteriore classificazione. La categoria che come da immagine precedente è ingrigita, verrà richiesta non appena si indicherà il “Tipo rapporto”, tale informazione è obbligatoria per il rapporto cliente/fornitore e serve a caratterizzare ulteriormente il rapporto. Il corretto inserimento del tipo rapporto fa si che nella prima maschera di “Anagrafica” compaia

un nuovo bottone dal quale sarà possibile gestire i conti di costo, di



debito, di credito etc.. da legare al soggetto che stiamo gestendo relativamente al suo rapporto di Cliente o Fornitore. Tali conti saranno gestiti dall’applicativo per effettuare le scritture contabili in partita doppia secondo un criterio di priorità spiegato nel relativo capitolo. Ovviamente per potere associare i conti dalle Caratteristiche AMC è fondamentale avere preventivamente caricato tali dati dalla Gestione piano dei conti.

6.1.6. Caratteristiche AMC.

Figura 6.6 – Anagrafica Persona generica

L’immagine precedente ci mostra quali sono i conti che possono essere associati ad un soggetto nel caso esso sia Cliente e Fornitore. I conti che vengono estratti dalle liste valori sono quelli relativi al piano dei conti inserito dalla apposita gestione. L’applicativo provvederà ad indicare se il conto scelto non è di ultimo livello per una corretta gestione dei conti. Il tab Legami CLM che qui non dettaglieremo, serve ad associare al soggetto le classi merceologiche definite nell'apposita gestione.

6.2. Tipi pagamento / riscossione

Menù: Anagrafiche � Pagamenti � Tipi pagamento



Questa funzione gestisce l’inserimento, la modifica e l’eliminazione dei tipi pagamento che verranno utilizzati nella procedura con particolare riferimento alle modalità di pagamento da legare ad ogni singolo soggetto sia esso cliente che fornitore. I tipi vengono definiti a livello centralizzato e sono visibili a tutti gli enti essendo dati di base comuni e non di specifica pertinenza di un singolo ente come possono essere ad esempio i capitoli. I tipi che vengono definiti da questa funzione possono essere di pagamento o riscossione, allo stesso tempo possono essere di “Tipo”: Descrittivo, Bancario, Postale, Cessione,Cassa o Altro. Di seguito vediamo come è fatta una maschera di inserimento Tipo Pagamento/Riscossione e quali sono le informazioni fondamentali da indicare per un corretto caricamento.

Figura 6.7 – Maschera Tipi pagamento

Il primo campo obbligatorio che viene richiesto è il codice pagamento, questo codice è un valore alfanumerico che serve ad identificare la nostra modalità all’interno dell’applicativo, ci viene

richiesto anche di inserire la descrizione ad esempio: che ci renderà subito chiaro quale sarà la tipologia e ci consentirà una più rapida ricerca dalle liste valori utilizzando i caratteri speciali % precedentemente spiegati nella sezione relativa alla navigazione.

Indicheremo successivamente la modalità ed il tipo , il campo viene proposto di base impostato con il valore 1 e indica alla procedura quando provvederà ad eseguire le scritture in partita doppia quale debba essere il numero di scadenze che deve automaticamente creare per poi permettere all’utente di legare gli impegni, si consiglia di lasciare il valore proposto "1", lo stesso vale per i campi successivi già proposti dall’applicativo. Particolare attenzione deve essere riposta nel settaggio della Data abilitazione

, tale data ci indica da quale momento il tipo pagamento/riscossione è disponibile sul nostro applicativo pertanto se registriamo un tipo con data 01/03/2009 tale tipo non potrà essere associato in una Modalità pagamento creata in data precedente ad esempio 20/02/2009 allo stesso modo se indicassimo la Data Disabilitazione tale tipo non potrebbe essere più utilizzato a partire da quella data. Un altro campo non obbligatorio sul quale focalizzare la

nostra attenzione è il Numero giorni 1° scadenza ,tale valore indica alla macchina il numero di giorni da imputare in fase creazione scadenza subito dopo la scrittura in partita doppia, per cui registrando un documento con data 01/01/2009 l’applicativo



automaticamente imposterà la data fine scadenza a 01/04/2009, spiegheremo meglio nella parte dedicata alle scadenze a cosa si riferiscono tali date.

6.3. Gestione banche

Menù: Anagrafiche � Pagamenti � Gestione Banche Questa funzione gestisce l’inserimento, la modifica e l’eliminazione delle banche che verranno utilizzati nella procedura con particolare riferimento alle modalità di pagamento da legare ad ogni singolo soggetto sia esso cliente che fornitore oltre che per indicare la banca identificativa del tesoriere dell’Ente. L’applicativo è stato fornito con un elenco di banche già inserito, tuttavia visto il dinamico evolversi del mondo bancario con il conseguente cambio di denominazioni e nascita o soppressione delle filiali può essere necessario verificare la correttezza del dato precaricato o registrare una nuova filiale. Di seguito vediamo le informazioni necessarie per eseguire un corretto inserimento.

Figura 6.8 – Maschera Gestione Banche

Occorre inserire correttamente i campi obbligatori con particolare attenzione alla Data attivazione così come detto per i Tipi pagamento per far si che la banca sia visibile nell’applicativo a partire dalla data indicata. Anche se non obbligatorio ai fini delle corrette registrazioni contabili è corretto indicare anche la “Banca” e “Agenzia” per una più semplice ricerca dalle liste valori dedicate utilizzando il carattere speciale %.

6.4. Gestione tesorerie - Cassa Economale

Menù: Anagrafiche � Pagamenti � Gestione Tesorerie Questa funzione gestisce l’inserimento, la modifica e l’eliminazione delle tesorerie o della cassa economale che verranno utilizzati nella procedura con particolare riferimento agli ordinativi di



pagamento/riscossione dove viene richiesto all’utente di indicare obbligatoriamente il tesoriere/cassiere. L’utente tramite questa funzione può definire più tesorerie con riferimenti relativi alla banca, al conto corrente bancario ed al conto di riferimento, stessa cosa per quanto riguarda la scelta della cassa economale con l'eccezione dell'obbligo di scelta delle causali attive e passive per la creazione automatica delle quietanze. Di seguito vediamo le informazioni necessarie per eseguire un corretto inserimento.

Figura 6.9 – Maschera Gestione Tesorerie - Cassa Economale



Nel caso di tesoreria i campi di mappa obbligatori sono esclusivamente il codice e la descrizione del tesoriere. Il codice che è un alfanumerico serve esclusivamente ad indicare univocamente nella base dati la tesoreria, la descrizione oltre a identificare la tesoreria con un nome ci aiuta nelle ricerca del tesoriere tramite le liste valori, tale nome può essere lo stesso della banca che offre il servizio di tesoriere per una più semplice identificazione. E’ possibile nel caso di tesorerie con una determinata gerarchia gestire la Riclassificazione Tesorerie, per la creazione di tale struttura occorre contattare il servizio assistenza che tramite utenza di amministrazione provvederà a configurare tale struttura, tuttavia tale riclassificazione risulta assai rara per Enti di piccole dimensioni. Nel caso si tratti di inserimento di cassa economale occorre anche indicre l'Ufficio Economo e le due causali una attiva ed una passiva in modo da configurare l'ambiente per gli automatismi che creerà nella gestione delle quietanze.

6.5. Codici Iva

Menù: Anagrafiche � Base � Codici Iva Questa funzione gestisce l’inserimento, la modifica e l’eliminazione dei codici iva che verranno utilizzati nella procedura con particolare riferimento alla registrazione di fatture commerciali o documenti che richiedono la registrazione dell’iva. L’utente tramite questa funzione può definire più codici iva così da avere la possibilità di utilizzarli nella registrazione dei documenti ed in tutte quelle parti dell’applicativo dove vengano richiesti. Di seguito vediamo le informazioni necessarie per eseguire un corretto inserimento.

Figura 6.10 – Maschera Gestione Codici Iva

Come visibile dalla maschera precedente tutti i campi presenti in maschera ad eccezione della “Data disattivazione” sono obbligatori. Il codice Iva si riferisce ad un codice alfanumerico univoco con il quale identificare velocemente l’iva ogni qual volta la vogliamo richiamare dalle apposite liste valori , lo stesso vale per la descrizione. Di seguito un breve esempio di iva al 20%:



Figura 6.11 – Maschera Gestione Codici Iva (iva 20%)

Da notare che il campo Aliquota e Indetraibile sono numerici e si riferiscono a percentuali sono

modificabili ed obbligatori solo se il Tipo è altrimenti risulterebbero impostati a zero e ingrigiti come da immagine . I tipi possono essere: Imponibile normale, Non imponibile, Esente, Escluso e Fuori campo Iva, per la definizione di questi tipi si rimanda alle classiche regole di ragioneria.

6.6. Gestione rapporti

Menù: Anagrafiche � Base � Rapporti Questa funzione gestisce l’inserimento, la modifica e l’eliminazione delle tipologie rapporto che legano il soggetto all’ente. Di fondamentale importanza è sapere che gli Unici due tipi rapporto che caratterizzano i soggetti nell’applicativo sono “CLIENTE” e “FORNITORE”, tali tipi sono precaricati in applicativo e non devono per nessuna ragione essere eliminati. Tutti i tipi rapporto che l’utente vuole definire da questa funzione hanno l’esclusiva funzione di caratterizzare ulteriormente la nostra anagrafica. Premesso ciò è possibile definire un nuovo rapporto ad esempio “Consulente” piuttosto che “Libero professionista” etc. da tale funzione limitandosi a definirne un codice ed una descrizione chiara. Di seguito vediamo le informazioni necessarie per eseguire un corretto inserimento.

Figura 6.12 – Maschera Gestione Rapporti



L’immagine precedente riporta la definizione del rapporto “FORNITORE” , allo stesso modo è possibile inserire qualsiasi altra tipologia limitandosi a compilare i campi obbligatori che sono “Codice” e “Descrizione”, per quel che riguarda i campi Tabella categorie e Controller dettaglio non occorre definire nessun valore essendo dei campi di profilatura di pertinenza dell’amministratore. Per l’associazione del tipo rapporto al soggetto vedere il paragrafo relativo ai soggetti precedentemente dettagliato.

6.7. Gestione piano dei conti

Menù: Anagrafiche � Nature � Gestione piano dei conti Questa funzione gestisce l’inserimento, la modifica e l’eliminazione dei conti all’interno del piano dei conti, tale funzione è di fondamentale importanza ai fini di redigere una corretta previsione economica all'interno dell'applicativo SICER e per mettere a disposizione dell’utente le varie tipologie di conti da utilizzare nelle scritture contabili di partita doppia che vedremo dettagliatamente nella parte del manuale dedicata al ciclo passivo/attivo. Il piano dei conti è diverso da Ente ad Ente secondo le modalità previste dalla Regione Siciliana e relative circolari ed a tal proposito si rimanda ad una corretta osservazione di tali direttive specifiche per ogni Ente. Al fine di puro esempio prenderemo come riferimento il piano dei conti redatto per i Consorzi di Bonifica della Regione Siciliana. In particolare faremo l'esempio dell'inserimento di un "Gruppo", di una "Rubrica" legata al gruppo, di un "Mastro" legato alla Rubrica e di un "Conto Elementare" legato al Mastro. Di seguito vediamo le informazioni necessarie per eseguire un corretto inserimento: La maschera di inserimento nuovo conto si presenta come in figura sottostante.

Figura 6.12 – Maschera Piano dei Conti

L’immagine precedente riporta la definizione di un conto sia esso Gruppo, Rubrica, Mastro o Conto Elementare, le informazioni che ci vengono richieste obbligatoriamente sono la "Tipologia Conto" che per noi sarà nella maggior parte dei casi "Conto civile", la "Natura contabile"



differenziata per "Economico - Conto d'ordine - Patrimoniale", il "Tipo conto" che viene determinato dalla Natura contabile e che ha diversi valori quali ad esempio "Credito – Costo - Ricavo - Indennizzo etc..." e la "Sezione" con i valori in "Dare - Avere". Ipotizziamo di inserire il Gruppo A dal piano dei conti precedentemente citato come di riferimento per l'esempio. Di seguito l'immagine riporta i dati che avremo inserito dove si evidenzia che il campo "Conto Padre" non è valorizzato perché il conto è di primo livello e non è "Contenuto" da nessun altro conto.

Successivamente inseriamo il conto relativo alla "Rubrica" come da immagine seguente dove possiamo notare che abbiamo indicato come "Conto padre" il conto A (Il nostro gruppo).

Adesso inseriamo il conto relativo al "Mastro" e notiamo dalla immagine seguente che abbiamo scelto come padre il conto A.1 (La nostra Rubrica).



Fatto ciò non ci resta che inserire il "Conto elementare" come da immagine seguente:

Come abbiamo visto l'inserimento dei conti è molto semplice e di facile intuizione. Nella immagine seguente mostriamo il risultato del nostro inserimento dal punto di vista grafico con la generazione di una sorta di albero dove ogni conto è incapsulato al relativo padre. L'immagine seguente rappresenta la lista valori che si aprirà ogni qual volta vorremmo utilizzare il nostro piano dei conti per imputare un conto ad esempio ad un capitolo piuttosto che ad un impegno o ad un soggetto etc.



6.8. Gestione causali

Menù: Centralizzato AMC � Causali� Contabilità � Causali contabilità Questa funzione è di fondamentale importanza all’interno dell’applicativo al fine di poter registrare in maniera corretta e completa i documenti siano essi attivi che passivi e per far in modo che l’applicativo attivi tutti gli automatismi per consentire la gestione dell’iva, delle ritenute, visualizzi o meno determinati campi in fase di registrazione dei documenti e metta in moto una serie di meccanismi automatici che descriveremo successivamente in dettaglio. E’ di fondamentale importanza capire i meccanismi legati alle causali in modo da potere gestire in maniera più rapida e precisa la nostra contabilità, per questa ragione il paragrafo sarà molto dettagliato e ci permetterà di capire a cosa servono le causali predefinite e già inserite, che risolvono la maggior parte delle problematiche comuni alla maggioranza degli Enti. In qualsiasi momento l’utente può creare delle causali specifiche per le proprie esigenze e non appena inserite dovrà contattare il call center mediante l’apposito strumento di segnalazione e richiedere l’abilitazione della causale creata, questo perché le causali dopo essere create hanno bisogno di essere abilitate ai singoli utenti dall’amministratore di sistema. Di seguito vedremo l’esempio di una causale che ci permette di gestire le “Fatture acquisto normali (commerciali)”.

Figura 6.13 – Maschera Causali di Contabilità

L’immagine precedente riporta la semplice definizione del codice della causale, la descrizione, la tipologia e la data di attivazione. Dopo avere brevemente descritto questi campi vedremo il dettaglio della causale nella parte successiva. Il codice causale è un codice alfanumerico univoco che ha lo scopo di identificare la causale all’interno della nostra applicazione, nell’esempio precedente il codice “FPNC” è stato creato cercando di rispettare il più possibile le iniziali della descrizione “Fattura acquisto normale commerciale”. La descrizione ha il puro scopo di descrivere quanto più sinteticamente la tipologia della nostra causale ed il Tipo. L’attributo: “Passivo” o “Attivo” ci indica in quale tipologia di documenti vogliamo utilizzare la causale (Documenti attivi/passivi). La data attivazione indica all’applicativo da quale momento questa causale è utilizzabile, nell’esempio precedente è stata scelta una data molto antecedente ovvero il 01/01/1970 per essere



certi che nel caso si debba registrare qualche documento con data molto antecedente alla data odierna tale causale sia comunque disponibile.

Figura 6.14 – Maschera Dettaglio Causali di Contabilità

L’immagine precedente ci mostra nella sua totalità quali sono i parametri che possono essere configurati per ogni singola causale, di seguito scomporremo l’immagine precedente in tante altre immagini e spiegheremo quali sono i valori che i vari campi possono assumere e qual’è il comportamento che avranno i nostri documenti attivi/passivi quando utilizzeremo una causale piuttosto che un’altra.



Figura 6.15 – Maschera Dettaglio Causali Contabilità (Data Iniziale)

L’immagine precedente ci riporta un dettaglio dei parametri della causale, in questa sezione viene indicata la data a partire dalla quale i parametri sono attivi, il consiglio è quello di indicare la stessa data di creazione della causale e di usarne una tanto antecedente alla data lavoro quanto si ipotizza di registrare documenti con date pregresse. La “Data finale” indica da quale momento tali parametri non sono più validi e a meno di particolari esigenze che ci costringano a non usare più tale causale va lasciata vuota. L’ultima scelta è “Causale riservata da utilizzare solo nei parametri”, qui dobbiamo lasciare il valore che l’applicativo ci propone ovvero “No”, altrimenti la causale non sarebbe utilizzabile per i singoli utenti ma sarebbe solo utilizzabile per configurare dei parametri di amministratore.

Figura 6.16 – Maschera Dettaglio Causali Contabilità (Gestione partite)

Nella immagine precedente vengono definiti alcuni parametri che definiscono le operazioni contabili che la nostra causale può gestire. La “Gestione partite” ci indica se la causale “Apre” o “Chiude” le partite. Il “Tipo documento” ci indica che tipo di documento andremo a gestire, di seguito l’elenco dei valori che tale campo può assumere:

• Altro (da utilizzare per documenti non meglio definibili come pagamento stipendi) • Fattura • Nota di credito • Nota di debito • Anticipo • Parcella • Quietanza • Spesa fissa • Prefattura



Il campo “Tipo numerazione” selezionabile tramite lista valori è anch’esso come le causali un dato precaricato in applicativo, con il tipo numerazione diamo alla procedura un’ulteriore informazione riguardo la nostra causale, i tipi numerazione già presenti sono di tipo documenti passivi e documenti attivi. Per le causali di tipo attivo occorre usare una delle due numerazioni attive già presenti ovvero “DA” o “DFA”, per i documenti passivi dobbiamo usare “DP” come da immagine precedente. Sul caricamento di nuove numerazioni occorre contattare il call center essendo come per le causali dati da attivare tramite utenza di amministratore.

Figura 6.17 – Maschera Dettaglio Causali Contabilità (Parametri)

L’immagine precedente riporta la porzione di parametri che se opportunamente settati fanno in modo che un documento passivo o attivo che utilizza una specifica causale richieda o meno determinati valori. Iniziamo con il descrivere i vari parametri ed i valori che possono assumere. Valori possibili per alcuni parametri di tipo combo box (menù a tendina):

• Editabile (Il campo è visibile nel documento, è gestibile ma non è obbligatorio). • Obbligatorio (Il campo è visibile nel documento ed è obbligatorio). • Nascosto (Il campo non compare nella mappa di inserimento/modifica dei documenti). • Non editabile(Il campo è visibile ma ingrigito e dunque non editabile). • Necessario (Il campo si comporta come un campo obbligatorio).

Adesso passiamo alla descrizione dei singoli parametri: “Estremi prot. Generale” i valori di questo parametro fanno si che un documento (in questo caso passivo) preveda la possibilità di indicare gli estremi del protocollo generale, in questo caso il valore scelto è “Editabile” ciò significa che il campo verrà visualizzato ma non sarà obbligatorio.



“Estremi doc. Clienti /Fornitori”, questo parametro fa in modo che nel documento venga gestito o meno il cliente/fornitore, nel caso specifico e per la maggior parte dei casi è un valore sempre obbligatorio. “Associazione con bolle”, se questo campo viene spuntato il documento ci permetterà di associare delle bolle. “Prima nota con criterio di causale”, se il campo viene spuntato l’applicativo provvederà ad eseguire le scritture in partita doppia sfruttando come conti quelli impostati tramite il bottoncino “Conti” presente nella immagine precedente nella parte bassa, altrimenti seguirà un criterio che meglio verrà dettagliato nel capitolo dedicato ai criteri delle scritture contabili (Attualmente nessuna delle causali precaricate ha associati conti non essendo possibile conoscere a priori il piano dei conti dei singoli Enti, tale associazione se necessaria deve essere fatta dall'utente o richiesta tramite call center). “Tipo prima nota”, tale campo può assumere i valori civile o gestionale. “Gestione ritenute”, se spuntato quando useremo questa causale nel nostro documento passivo, al conferma del caricamento del documento, l’applicativo mostrerà la pagina delle ritenute per poterle gestire. “Consenti importo zero”, se spuntato in fase di registrazione documento la macchina consentirà di registrarlo con importi pari a zero, altrimenti come nel caso della nostra immagine la macchina, al conferma del documento, darà un messaggio di errore che inviterà l’utente a inserire un importo nel documento. “Associazione cassa economale”, se spuntato quando useremo questa causale nel nostro documento passivo, al conferma del caricamento del documento, l’applicativo mostrerà la pagina della cassa economale per poterla gestire.

Figura 6.18 – Maschera Dettaglio Causali Contabilità (Dati Iva)

L’immagine precedente si riferisce all’ultima porzione di parametri che è possibile configurare per le causali, qui è possibile gestire l’Iva ed i “Registri” ad essa associati. Se verrà scelta una opzione tra editabile ed obbligatoria l’applicativo in fase di registrazione documento permetterà (nel caso di valore editabile) o ci obbligherà (nel caso di valore obbligatorio) a gestire l’iva. “Gestione esigibilità IVA in differita” se spuntato ci permette di gestire tale tipo di iva. Di seguito l’immagine della maschera per la gestione dei registri iva che si apre alla pressione del bottone “Registri”:



Figura 6.19 – Maschera Dettaglio Iva

Come si può notare nella immagine precedente è stato associato a questa causale il registro Iva acquisti. Per la creazione dei Registro Iva si rimanda al paragrafo successivo.

6.9. Registri IVA

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Anagrafiche di Contabilità � Registri IVA � Registri IVA Questa funzione ci permette di definire i registri iva da utilizzare nel nostro applicativo e associare nelle causali di contabilità qualora l’iva venga imputata da parametro come editabile o obbligatoria (vedi sezione relativa alla gestione causali).

Figura 6.20 – Maschera Testata Registri Iva

Vediamo più dettagliatamente quali sono i valori da indicare per un tipico registro iva. I registri iva possono essere di tre tipi:



• Acquisti • Corrispettivi • Vendite

Hanno un numero obbligatorio ed una descrizione anch’essa obbligatoria. E’ possibile indicare il “Conto IVA” sul quale la macchina si baserà nella scrittura della prima nota in partita doppia. L’applicativo proporrà solo i conti di tipo Iva alla pressione del bottone della lista valori. Al conferma del dato il tipo registro ed il numero non saranno più modificabili. In applicativo sono precaricati due registri iva, uno per le vendite e uno per gli acquisti, l'utente è tenuto a creare i propri registri iva o utilizzare i già esistenti secondo le proprie esigenze.

6.10. Ritenute (Tipo ritenuta)

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Anagrafiche di Contabilità � Ritenute Il corretto inserimento dei tipi ritenute è di fondamentale importanza per il funzionamento degli automatismi che l’applicativo gestisce e che ci permettono di ridurre di gran lunga il lavoro meccanico che si dovrebbe fare qualora tali automatismi non fossero implementati. Gli automatismi a cui ci si riferisce sono quelli di creazione automatica di reversali a fronte di un codice ritenuta ben preciso e ben configurato. Vedremo nel dettaglio, nella sezione dedicata al ciclo passivo di contabilità, come l’imputazione di una particolare ritenuta scateni un completo ciclo attivo con generazione automatica di una o più reversali. I tipi ritenuta nell’applicativo che stiamo utilizzando sono configurabili da ogni singolo Ente accedendo al menù sopra indicato, vediamo di seguito una immagine di come si presenta un tipo ritenuta già inserita e cerchiamo di capire il significato di ogni singolo campo richiesto.

Figura 6.21 – Maschera Ritenute

Il codice ritenuta è univoco e non modificabile.



La descrizione è un campo obbligatorio e va scelta una descrizione quanto più chiara possibile. Il campo “Percentuale Ass. Base Imponibile” indica su quale base imponibile devono essere fatti i calcoli relativi alla “Percentuale ritenuta carico prestatore /ente”. “Ente intestatario ritenuta” ci propone l’anagrafica soggetti dalla quale scegliere l’eventuale ente intestatario ritenuta. “Codice ritenuta IRPEF” rappresenta il codice irpef che di norma viene associato alla ritenuta. “Stato” può assumere il valore aperto/chiuso, per potere essere utilizzata la ritenuta deve avere lo stato impostato ad aperto.

Figura 6.22 – Maschera Dettaglio Ritenute

Nella immagine precedente analizziamo i campi relativi alla maschera di dettaglio della ritenuta. Qui è possibile indicare qualora lo si voglia su quale accertamento (non obbligatorio) l’applicazione deve generare il documento attivo, qualora l'utente volesse indicare l'accertamento deve prima verificare che all'accertamento siano legati i conti dall'apposita gestione "Relazione con conti" e che ci siano indicati almeno due conti rispettivamente con il tipo "Contabilizzazione" ed "Apertura del debito/Credito", se tali conti non fossero legati l'applicativo scatena un messaggio di errore. Il Cod. Capitolo (obbligatorio) si riferisce al capitolo di entrata sul quale si vuole che la macchina crei l’accertamento per il quale basare l’intero ciclo attivo con conseguente generazione della reversale, allo stesso modo dell'accertamento tale conto deve avere legati almeno un conto di "Contabilizzazione" ed uno di "Apertura del debito/Credito", se tali conti non fossero legati l'applicativo scatena un messaggio di errore. La causale (obbligatoria) deve essere necessariamente una causale di tipo attivo e serve a far si che nella generazione del ciclo attivo l’applicazione sappia quale causale impostare nella creazione del documento attivo al quale legherà l’accertamento nelle scadenze.



6.11. Atti e documenti (Tipi atto/Gestione Atti e Documenti)

Menù: Anagrafiche � Atti e documenti � Tipi Atto In questo paragrafo vedremo come si inseriscono nel nostro applicativo gli atti che l’utente utilizzerà all’interno dell’applicativo. Tali atti sono ad esempio quei provvedimenti che servono ad approvare un impegno/accertamento, piuttosto che approvare un bilancio o una liquidazione etc.. La funzione di inserimento di un atto necessita di un tipo atto che ne chiarisca la natura istituzionale, il tipo atto può essere ad esempio una delibera, un provvedimento, un decreto etc. Occorre quindi prima di registrare un atto avere provveduto a inserire un tipo atto ad esempio come nella immagine seguente una “Delibera del direttore generale” ed averne configurati alcuni parametri che vedremo nella immagine successiva. Dopo la definizione dei nostri tipi atto siamo pronti per potere registrare i nostri veri e propri atti tramite la gestione atti. La definizione corretta di un tipo atto fa si che in base ai parametri impostati nel tipo, il documento che utilizza tale tipo mostri o meno determinati campi da valorizzare e ne chieda l’eventuale obbligatorietà.

Figura 6.23 – Maschera Atti e Documenti (Testata)

Nella maschera precedente è mostrato un esempio di definizione di tipo atto, nella fattispecie abbiamo un atto di tipo “DE”, tale codice (DE) può essere definito liberamente dall’utente, ovviamente sarebbe corretto scegliere codici che abbiano una certa assonanza con la descrizione del tipo che vanno a definire. Altro valore che bisogna scegliere è la Classificazione del tipo che può essere di due generi, “Interno” come per il caso della immagine precedente o “Esterno” per esempio per definire tutti quegli atti che non sono stati emessi da organi interni all’ente. Per la Data inizio validità occorre sempre sapere che nel caso in cui si volesse utilizzare un tipo con data ad esempio 01/01/2009 per registrare un documento con data 01/01/2008 il tipo non potrebbe essere utilizzato perché l’applicativo in data 2008 non troverebbe il tipo valido, per cui si consiglia sempre di indicare date abbastanza antecedenti così da abbracciare un arco temporale più vasto e permettere la registrazione di atti pregressi, ad esempio questo potrebbe accadere per la registrazione di atti da legare ad impegni a residuo di anni precedenti.



Figura 6.24 – Maschera Atti e Documenti (Parametri)

Nella immagine precedente analizziamo i campi relativi alla maschera dei parametri dei tipi atto. In questa maschera è possibile definire quali debbano essere i campi da visualizzare nella creazione di un atto quando viene utilizzato il tipo atto che stiamo gestendo. Valori possibili per alcuni parametri di tipo combo box (menù a tendina):

• Editabile (Il campo è visibile nel documento, è gestibile ma non è obbligatorio) • Obbligatorio (Il campo è visibile nel documento ed è obbligatorio) • Nascosto (Il campo non compare nella mappa di inserimento/modifica dei documenti)



• Non editabile(Il campo è visibile ma ingrigito e dunque non editabile) • Necessario (Il campo si comporta come un campo obbligatorio)

E’ fondamentale indicare per i tipi atto che vogliamo usare il campo “Riclassificatore struttura proponente”, qui indicheremo l’unico riclassificatore precaricato in applicativo che sarà del tipo “RICLxx”.

6.11.1. Gestione Atti e Documenti

Menù: Anagrafiche � Atti e documenti � Gestione Atti e Documenti Dopo avere correttamente inserito e parametrizzato il tipo atto come descritto nella parte precedente occorre inserire il vero e proprio atto. Di seguito vedremo come inserire un atto di test.

Figura 6.25 – Maschera Gestione Atti e Documenti

L’immagine precedente è quella che compare non appena proviamo a registrare un nuovo atto, come prima cosa l’applicazione ci invita ad inserire obbligatoriamente il tipo atto e come per l’esempio precedente inseriamo “DE” scegliendolo dalla lista valori mediante apposito bottone. Vediamo di seguito come la maschera di inserimento cambia forma e richiede altri campi da inserire sia obbligatori che non.

Figura 6.26 – Maschera Gestione Atti e Documenti (Parametri)



Come possiamo notare dalla immagine precedente per descrivere un atto possiamo imputare valori di molteplici campi, ma quello che importa sicuramente è la valorizzazione di quelli obbligatori. Ogni atto inserito da questa funzionalità può essere usato all’interno dell’applicativo, altresì un singolo atto può essere indicato su più gestioni, ad esempio un atto può essere generico per impegnare e liquidare su un capitolo e quindi utilizzato su due funzioni diverse. Spetta sempre all’utente finale gestire correttamente gli atti attenendosi a quelli che sono i regolamenti che ne stabiliscano il loro utilizzo. L’applicativo non può sapere a cosa serve un determinato atto inserito e quindi controllare che ad esempio un atto creato per un impegno non venga usato per approvare un bilancio, è cura dunque dell'utente la corretta gestione degli stessi.



7. Contabilità Finanziaria

In questa sezione del manuale vengono descritti i passi da seguire per generare, gestire e stampare un Bilancio. A tale scopo i passi da seguire sono i seguenti:

1) creare i capitoli (vedi paragrafo 7.1); 2) creare le UPB di base (vedi paragrafo 7.2); 3) associare in modo gerarchico i capitoli e le UPB in modo gerarchico nello schema tipo di

bilancio (vedi paragrafo 7.3); 4) creare un nuovo bilancio ed indicare i capitoli con relativi importi (vedi paragrafo 7.4); 5) stampare il bilancio (vedi paragrafo 7.5); 6) approvazione del bilancio (vedi paragrafo 7.6).

7.1. Gestione capitoli

Menù: Anagrafiche � Nature � Gestione Capitoli L’applicativo gestisce i capitoli come entità atomiche. I capitoli vengono poi, tramite le relative funzioni, associati ai vari bilanci, allo schema tipo ed agli impegni. Accedendo alla funzione di gestione dei capitoli è possibile creare i capitoli uno alla volta

cliccando sul pulsante .

Figura 7.1 – Maschera Anagrafica Capitolo

Il codice del capitolo è un alfanumerico di 7 caratteri. In fase di inserimento l’utente indicherà la

parte (Entrata o Uscita) nel campo “Parte” ed indicherà il codice da 1 a 6 caratteri nel

campo “Codice” . Al conferma il sistema completerà il codice numerico



anteponendo tanti zeri quanti ne mancano al completamento dei sei caratteri ed anteponendo una

lettera “E” o “U” completando così i 7 caratteri del codice univoco del capitolo . Occorre, inoltre, fare attenzione alla data di inizio validità del Capitolo. È consigliabile creare i Capitoli con data di inizio validità pari alla data di istituzione dell’ente, questo in quanto se si volesse ricreare in SICER un bilancio antecedente all’anno corrente è chiaro che per quella data i capitoli devono esistere. Da questo momento in poi il codice del capitolo non è più modificabile. La descrizione del capitolo viene anch’essa bloccata e resa immodificabile. Per effettuare variazioni della descrizione su un capitolo bisogna cliccare sulla maschera “Storico Descrizione”

.

Figura 7.2 – Maschera Storico Descrizione

E’ possibile prendere in gestione la descrizione corrente del capitolo tramite il pulsante e modificarla, oppure inserire una nuova descrizione indicare il provvedimento che autorizza la variazione dell’oggetto del capitolo e confermare. La procedura consente di generare delle relazioni tra capitoli (es. Partita di giro) oppure relazionare un capitolo con dei conti.

Figura 7.3 – Maschera Relazioni tra Capitoli



Basta selezionare il tipo relazione, il capitolo e la data inizio validità e confermare l’operazione. La data di inizio validità indica la data a partire dalla quale la relazione tra i due capitoli sarà valida. I tipi di relazione che si possono inserire sono:

1) Partita di Giro: lega capitoli di verso opposto. Una relazione di partita di giro innesca un meccanismo automatico di generazione di un impegno su un capitolo di uscita quando si

inserisce un accertamento sul capitolo di entrata e viceversa. Nel campo è possibile inserire la percentuale di ripartizione dell’importo. È possibile, infatti, legare un capitolo di entrata E1 con due di uscita U1 ed U2 ed indicare 30% verso U1 e 70% verso U2. In questo caso nel momento in cui inserisco un impegno, il sistema genera due accertamenti sui due capitoli di uscita con importi pari al 30% ed al 70% dell’importo dell’impegno. Nel caso in cui il capo percentuale è lasciato vuoto il sistema ripartisce equamente su tutti i capitoli relazionati in partita di giro.

2) Vincolo Entrata/Uscita: lega capitoli di verso opposto ma non innesca nessun automatismo. È il classico caso di spesa vincolata ad una entrata.

3) Generica. La maschera di relazione tra un capitolo e dei conti è identica alla precedente

Figura 7.4 – Maschera Relazioni tra Conti

a differenza del fatto che si relazionano conti piuttosto che capitoli. I tipi di relazione disponibili sono:

• Apertura del debito • Contabilizzazione

Il dettaglio sugli automatismi innescati su questo tipo di relazione è indicato nella parte della contabilità economica (vedi paragrafo dedicato).



7.2. Gestione Voci di Riclassificazione (Centri di Responsabilità, Titoli, Aggregati Economici ed UPB)

Menù: Anagrafica � Nature � GestioneVoci di Riclassificazione. Questa è la sezione dedicata alla creazione della UPB. L’applicativo gestisce le UPB come entità atomiche. Le UPB vengono poi, tramite la relativa funzione, associati allo schema tipo. Accedendo alla funzione di gestione voci di riclassificazione è possibile creare le UPB uno alla

volta cliccando sul pulsante .

Figura 7.5 – Maschera Anagrafica Voci di Riclassificazione

Il codice dell’UPB è un alfanumerico di 15 caratteri. In fase di inserimento l’utente indicherà la

parte (Entrata o Uscita) nel campo “Parte” ed indicherà il codice da 1 a 15 caratteri nel

campo “Codice” . La Descrizione non è un campo obbligatorio ma è molto consigliabile inserire per intero la descrizione dell’UPB, così come riportato nel testo Coordinato (Es. U.P.B. I – TRASFERIMENTI DALLA REGIONE). Fare, inoltre, attenzione alla data di inizio validità della UPB. È consigliabile creare le UPB con data di inizio validità pari alla data di istituzione dell’ente, questo in quanto se si volesse ricreare in SICER un bilancio antecedente all’anno corrente è chiaro che per quella data le UPB devono esistere. Il campo “Parte” contiene Entrata, Uscita, e Generica. Se un UPB ha parte entrata o uscita, esso potrà essere associato rispettivamente ad aggregati di entrata o uscita. Se un UPB ha parte “Generale” esso sarà associabile sia ad aggregati di entrata che di uscita.



7.3. Schema di Bilancio Finanziario ed Economico

Menù: Anagrafica � Strutture � Riclassificatore Voci di Riclassificazione. Questa funzione consente la creazione dello schema di bilancio finanziario ed economico. La logica di utilizzo è la medesima per tutti e due gli schemi ad eccezione degli elementi che si voglio riclassificare. Tali elementi saranno UPB e Capitoli per il bilancio finanziario ed i Conti per quello economico. A tal proposito di seguito vedremo come si crea lo schema del bilancio finanziario. Lo stesso procedimento dovrà essere replicato per quello economico ad eccezione del fatto che occorrerà scegliere come tipi i Conti e che si dovrà utilizzare lo Schema di Bilancio Economico già caricato per ogni Ente secondo le direttive del testo coordinato. Schema finanziario: Vediamo come associare i Capitoli e le UPB precedentemente create allo Schema di Bilancio. In realtà quello che l’utente di SICER effettua è completare lo Schema di Bilancio, in quanto esso, fino agli Aggregati Economici, è già precaricato sul sistema. Ragion per cui l’utente accedendo alla funzione Riclassificatore VDR, non dovrà creare un nuovo

schema di bilancio, bensì dovrà effettuare una ricerca per visualizzare l’unico schema di bilancio finanziario che è stato caricato per il proprio ente di appartenenza.

Figura 7.6 – Maschera Schema di Bilancio Finanziario Base (Riclassificatore VDR)

La maschera di gestione dello schema di bilancio è formata da tre pagine: quella principale “Riclassificatore VDR”, quella dei “Tipi” e quella della “Gerarchia”. In quella principale le uniche operazioni che l’utente può effettuare sono quelle di modificarne la descrizione e la data inizio validità (quest’ultima operazione non consigliabile). Nella pagina della Gerarchia è possibile agganciare le UPB agli aggregati economici e poi i capitoli alle UPB.



Nella pagina dei Tipi si rendono disponibili per l’associazione le UPB o i Capitoli o tutti e due contemporaneamente.

Figura 7.7 – Maschera Schema di Bilancio Finanziario Base (Gerarchia)

Nella maschera di costruzione dell’albero gerarchico dello schema di bilancio si possono individuare due sezioni. Nella prima in alto è mostrato l’albero gerarchico. Gli elementi che contengono altri elementi al loro interno sono rappresentati da una cartellina , mentre gli elementi che non contengono nulla (e quindi di ultimo livello) sono rappresentati da un punto rosso (nella figura sopra ad esempio si nota un Centro di Responsabilità con sotto tre Titoli e sotto il primo Titolo una Aggregato Economico, il quale essendo rappresentato da un punto rosso ci indica che esso non contiene elementi “UPB” al suo interno). Per scorrere l’albero gerarchico è sufficiente fare click sulla cartellina che, aprendosi, visualizzerà gli elementi figli dell’elemento cliccato. Nella parte inferiore ci sono quattro campi:

• elemento padre; • elemento; • codice di stampa; • descrizione di stampa.

Se, ad esempio, vogliamo associare un elemento di tipo UPB ad un aggregato economico, l’elemento padre sarà l’aggregato economico, l’elemento figlio l’UPB, il codice si stampa sarà pertanto il codice puntato relativo all’UPB (es. 1.1.2.4) e la descrizione di stampa sarà la descrizione dell’UPB (es. U.P.B. 4 – Entrate Correnti). Per effettuare l’associazione bisogna cliccare sulla freccia relativa al campo di ricerca “elemento

padre” , si aprirà una pagina in cui viene



riproposto l’intero albero gerarchico dello schema di bilancio e scorrendolo si potrà selezionare le differenti cartelle fino a trovare e selezionare l’elemento ricercato.

Figura 7.8 – Maschera Schema di Bilancio Finanziario (Lista Gerarchica)

A questo punto cliccando sulla freccia come in figura 7.8, l’elemento verrà selezionato come elemento padre. Un procedimento identico bisogna effettuare per selezionare l’elemento figlio. A questo punto il sistema ci presenta la seguente situazione:

Figura 7.9 – Maschera Schema di Bilancio Finanziario Base (Elemento padre)

Al conferma il sistema creerà un legame padre-figlio tra l’aggregato e l’UPB selezionato. Il codice e la descrizione di stampa rappresentano il codice e la descrizione che saranno visualizzati nella stampa. Il procedimento è esattamente identico per associare un capitolo ad un UPB. È ovvio constatare che dall’oggetto di ricerca “Elemento”

è possibile selezionare sia capitoli che UPB.



L’utente ha la possibilità di decidere se cercare solo UPB, solo capitoli oppure sia capitoli che UPB contemporaneamente. Tale discriminazione si effettua dalla pagina dei “Tipi”:

Figura 7.10 – Maschera Schema di Bilancio Finanziario Base (Tipi)

nell’oggetto di ricerca “Elemento” vengono elencate solo quelle categorie di elementi che nella pagina dei Tipi è tra i Collegati. Nell’esempio della figura sono attivati per la ricerca solo le UPB. Tutti i passi precedentemente descritti vanno rifatti per lo schema di bilancio economico che avrà un'altra struttura di base già precedentemente caricata. A tale scopo si riportano di seguito le immagini dello schema di bilancio economico per le quali non saranno riportate spiegazioni essendo le medesime del bilancio finanziario.

Figura 7.10 – Maschera Schema di Bilancio Economico Base



Figura 7.10 – Maschera Schema di Bilancio Economico Base (Tipi)

Figura 7.10 – Maschera Schema di Bilancio Economico Base (Gerarchia)

7.4. Previsione di Bilancio Finanziario ed Economico

Menù: Contabilità Finanziaria � Gestione Bilancio � Previsione Previsione Finanziaria. Attraverso questa funzionalità si crea e si gestisce un bilancio. Infatti, dopo aver creato una previsione di bilancio e dopo averla approvata è possibile sempre da questa funzionalità effettuare le variazioni di bilancio, visualizzare i dati riepilogativi per singolo capitolo o i dati riepilogativi di entrata e di uscita del bilancio. Per creare un bilancio di previsione, bisogna prima creare un contenitore di bilanci e poi al suo interno creare una o più previsioni di bilancio per l’anno e/o per gli anni successivi. Nulla vieta che l’utente possa decidere di crearsi un contenitore per ogni singola previsione di bilancio. Per creare il contenitore, accedendo alla funzionalità, basta cliccare sul pulsante nuovo. In questa maschera bisogna indicare un codice ed una descrizione per il contenitore che si sta creando.



Figura 7.9 – Maschera Bilancio

Al conferma si attiva la scheda . Cliccando su questa scheda si apre la maschera in cui sarà possibile inserire le previsioni di bilancio e prenderle in gestione.

Figura 7.11 – Maschera Bilancio (Dettagli anni)

Per gestione si intende la possibilità di inserire i capitoli a bilancio, indicare gli stanziamenti, effettuare eventuali variazioni di bilancio. Nell’esempio riportato in figura, il contenitore BILRIF_2009 contiene due bilanci: uno per il 2009 ed uno per il 2010. Da notare, inoltre, che il Bilancio 2009 è quello approvato e si evince dalla indicazione

posta a fine riga. Per visualizzare la procedura di approvazione di un bilancio (e quindi rendere disponibili le somme stanziate sui capitoli per gli impegni e gli accertamenti) vedere paragrafo 7.6. Per inserire una nuova previsione bisogna cliccare sul pulsante nuovo. Il sistema visualizzerà una riga in cui bisogna indicare l’anno iniziale, il numero di anni per cui vale la previsione e spuntare la casellina “Bilancio di Previsione”. Al conferma spunterà il pulsante che apre la maschera di gestione del bilancio, sia esso indifferentemente di previsione o approvato. La schermata che si apre è composta da una maschera principale che consente di inserire/eliminare o modificare i capitoli a bilancio, una maschera di modifiche (attivabile cliccando sulla scheda ) in cui vengono gestite le variazioni e gli storni, ed



una maschera di riepilogo (attivabile cliccando sulla scheda ) in cui viene mostrato un quadro riepilogativo del bilancio diviso per entrate ed uscite. Per caricare i capitoli a bilancio basta selezionare dalla lista valori dei capitoli il capitolo desiderato, indicare se il capitolo in questione è un capitolo normale o è un capitolo di avanzo o disavanzo (così come mostrato in figura) ed indicare gli importi. Confermando la scelta tramite il pulsante conferma, viene inserita una riga all’elenco in cui vengono riproposti gli importi di competenza cassa e residuo (vedi figura). Se si è commesso un errore e si vuole eliminare o modificare il capitolo inserito bisogna cliccare sul pulsante posto alla fine della riga in corrispondenza del capitolo, in modo da riportare i dati nel riquadro sotto (campi in giallo) e cliccare sul pulsante elimina se si vuole eliminare il capitolo dal bilancio oppure effettuare le correzioni sugli importi e confermare. Questa operazione va ripetuta per tutti i capitoli da inserire a bilancio. A fine caricamento è possibile verificare la quadratura del bilancio tramite il pulsante , esso verifica la quadratura degli importi di competenza e di cassa, e dà messaggio dell’esito della quadratura. Altra operazione fondamentale da effettuare è quella di dare l’abilitazione agli uffici ad operare su questi capitoli. Tale operazione si effettua dalla maschera che si apre cliccando sui pulsanti Abilita strutture.

Figura 7.12 – Maschera Bilancio (Dettagli Capitoli)



Come si vede dalla maschera ci sono due pulsanti: “Abilita Strutture al capitolo” ed “Abilita Strutture ai capitoli”. Tramite il primo pulsante si abilitano gli uffici (strutture) ad operare sul capitolo selezionato, tramite il secondo pulsante si effettua una abilitazione massiva degli uffici ad operare su tutti i capitoli a bilancio. La maschera che viene visualizzata cliccando su uno dei due pulsanti è la seguente:

Figura 7.13 – Maschera Bilancio (Dettagli Strutture)

basta indicare l’ufficio tramite la lista valori “Ufficio” la data di inizio validità delle abilitazioni, dare le autorizzazioni e confermare. Il programma consente di importare un bilancio preesistente. Se si è già caricato, ad esempio, il bilancio per il 2008 è possibile ribaltarlo nella previsione 2009 con la possibilità di indicare i dodicesimi per il ribaltamento. Importando un bilancio preesistente, il sistema avvisa che saranno cancellati tutti i capitoli già inseriti nel bilancio in costruzione. I capitoli cancellati saranno sostituiti con quelli esistenti nel bilancio che si sta importando. Le variazioni al bilancio si apportano dalla maschera delle modifiche. Più precisamente da questa maschera si apportano sia variazioni che storni.

Figura 7.14 – Maschera Bilancio (Definizione Modifica)



Dal “Tipo Modifica” si indica se si sta effettuando una variazione o uno storno, si indica la data di modifica, la descrizione ed il provvedimento che autorizza la modifica. Il flag “Esecutivo” si abilita dopo che si è indicato il provvedimento, ed indica se la modifica è esecutiva (flag spuntato) oppure no (flag non spuntato). Attenzione che dal momento in cui diamo la spunta all’esecutività non sarà più possibile variare gli importi della modifica. Al conferma si attiva la maschera del “Dettaglio Modifica”.

Figura 7.15 – Maschera Bilancio (Dettaglio modifica)

Questa maschera ha un funzionamento del tutto analogo alla maschera principale del bilancio. Qua vengono dettagliati i capitoli interessati dalla variazione o storno. Il sistema controlla che se si sta effettuando una variazione i capitoli interessati siano di verso opposto mentre se si sta effettuando uno storno, i capitoli devono essere dello stesso verso. Tramite il pulsante

il sistema controlla che la variazione e/o lo storno siano quadrati. Il sistema, comunque, verifica la quadratura della modifica non appena si preme il pulsante esci. Se la modifica è quadrata il programma si porta alla maschera precedente, altrimenti il programma rimane nella stessa maschera dando il messaggio (in giallo, quindi non bloccante) che la modifica non è quadrata. Cliccando nuovamente sul pulsante esci il programma ritorna, comunque, alla maschera precedente. Attenzione! Ricordarsi di rendere esecutiva la modifica dopo che si sono dettagliati gli importi sulla modifica. La maschera di riepilogo si presenta con due sezioni: Entrate ed Uscite. Sotto ogni sezione sono riportati tutti i campi riepilogativi sul bilancio.



Figura 7.16 – Maschera Bilancio (Riepilogo Bilancio)

Di seguito vedremo come si ribalta un bilancio consuntivo su di un bilancio di previsione. Quando creiamo un nuovo bilancio di previsione non appena siamo nella maschera di gestione dei capitoli (vedi figura 7.12) abbiamo la possibilità di ribaltare un bilancio già esistente su quello che stiamo per creare, tale funzionalità è gestibile tramite il menù a tendina di Importa bilancio di cui sotto riportiamo una immagine dove è possibile notare che abbiamo scelto il bilancio del 2008 da ribaltare nel 2009.

I campi necessari al ribaltamento sono:

• Bilancio: qui va selezionato il bilancio del 2008 che si vuole ribaltare nel 2009.



• Anno Iniziale: anno iniziale del bilancio selezionato precedentemente. • Anno di riferimento: anno di riferimento del bilancio che si vuole ribaltare. • Modifiche: bisogna indicare se nel ribaltamento si vogliono ribaltare anche le modifiche

presenti nel bilancio del 2008. • Dodicesimi: indicare la parte dodicesima con cui si desidera ribaltare il Bilancio (se non

si specifica nulla o si seleziona 12, il ribaltamento del bilancio sarà effettuato nella sua totalità).

• Gestione Residui: indicare “SI” se si vogliono ribaltare anche i residui del 2008. Se si indica “NO” verrà settato a zero il valore del residuo per ogni capitolo presente sul bilancio.

Una volta valorizzati tutti questi campi cliccare sul pulsante Importa e successivamente su “OK”. Il messaggio visualizzato sarà il seguente:

A questo punto il bilancio del 2008 verrà correttamente ribaltato sul 2009 e sarà possibile apportare le opportune modifiche ai capitoli per quel che riguarda competenza, cassa e residui presunti, sarà altresì possibile eliminare o inserire nuovi capitoli. Previsione Economica. Questa è la funzionalità da cui si crea e si gestisce la previsione economica. La funzione viene gestita dallo stesso punto di menù del bilancio finanziario ad eccezione del flag da apporre nella maschera del dettaglio anni, infatti qui dovrà essere scelto il check "Budget" (vedi figura 7.18). Allo stesso modo in cui si gestisce il bilancio finanziario si accederà alla maschera di caricamento conti, tali conti devono essere stati caricati preventivamente tramite la gestione del piano dei conti (vedere sezione dedicata). Di seguito sono riportate le principali schermate d’esempio di previsione economica dove, oltre al normale caricamento dei singoli conti, sarà possibile gestirne la parte analitica utilizzando il pulsante Chiave Contabile. La gestione è identica al bilancio previsionale finanziario motivo per cui non dettaglieremo le singole figure con spiegazioni.

Figura 7.17 – Maschera Bilancio Economico



Figura 7.18 – Maschera Bilancio Economico(Dettaglio anni)

Figura 7.19 – Maschera Bilancio Economico (Dettaglio conti)

Figura 7.20 – Maschera Bilancio Economico (Chiave contabile su conto)



7.5. Stampa Bilancio Finanziario di Previsione

Menu: Menù: Contabilità Finanziaria � Gestione Bilancio � Stampe Sotto la cartella Stampe si trovano tutte le stampe relative alla previsione ed al rendiconto finanziario. La maschera che gestisce la stampa della previsione di bilancio è composta da quattro campi obbligatori:

• L’anno di competenza. Esso indica l’anno in cui ci posizioniamo per stampare una previsione. Esempio. Se voglio stampare la previsione del 2009 mi devo posizionare con anno di competenza 2009.

• Il report da stampare: il sistema consente di scegliere tra “Preventivo Decisionale

Finanziario”, “Preventivo Finanziario Gestionale” ed il “Quadro Generale Riassuntivo Gestione Finanziaria”.

• Il Riclassificatore. Il sistema permette di scegliere lo schema di bilancio che si è generato

(vedi paragrafo 7.3).

• Il Bilancio. In questa lista valori saranno visualizzati tutti i bilanci dell’anno indicato nell’Anno Competenza, nel nostro esempio è il 2009.

Al conferma il sistema visualizza il file della stampa selezionata. È possibile scegliere il formato di stampa mediante la selezione dell’icona, sulla barra sottostante, relativa al formato di file che si vuole ottenere.

Figura 7.21 – Maschera Bilancio (Stampa Preventivo)



7.6. Stampa Preventivo Economico

Menu: Menù: Contabilità Finanziaria � Gestione Bilancio � Stampe � Preventivo Economico La maschera che gestisce la stampa della previsione di bilancio necessita il completamento di quattro campi obbligatori, in particolare si dovrà specificare:

• L’anno di competenza. Esso indica l’anno in cui ci posizioniamo per stampare una previsione. Esempio: Se l’utente vuole stampare la previsione economica del 2009 dovrà posizionarsi, selezionandolo, nell’anno di competenza 2009.

• La tipologia di report da stampare. Il sistema consente di stampare il “Preventivo Economico”.

• Lo schema di Riclassificazione da utilizzare. Il sistema permette di scegliere lo schema di bilancio che si è generato (tale scelta come per il bilancio di previsione finanziaria viene fatta dal Riclassificatore economico).

• Il Bilancio di previsione. In questa lista valori saranno visualizzati tutti i bilanci economici dell’anno indicato alla casella “Anno di Competenza”, nel nostro esempio è il 2009.

Al conferma il sistema visualizza il file della stampa selezionata. È possibile scegliere il formato di stampa mediante la selezione dell’icona, sulla barra sottostante, relativa al formato di file che si vuole ottenere.

Figura 7.22 – Maschera Stampa Preventivo Economico

7.7. Approvazione di Bilancio

Menù: Contabilità Finanziaria � Gestione Bilancio � Definisci Bilancio Riferimento L’approvazione di bilancio in SICER è una funzionalità che crea un oggetto di tipo “Approvazione di bilancio”. Questo oggetto contiene in se le seguenti informazioni:

• L’anno per cui si sta approvando un bilancio. • Una descrizione in cui l’utente può aggiungere informazioni aggiuntive all’approvazione

di bilancio.



• Il bilancio di riferimento, ovvero quello che si sta approvando. • Il provvedimento di approvazione.

Figura 7.23 – Maschera Bilancio (Bilancio Riferimento)

Al conferma il sistema verifica che per l’anno selezionato non esista già un'altra approvazione di bilancio (se dovesse esistere viene segnalato un opportuno messaggio d’errore e l’operazione non viene confermata). In qualsiasi momento è possibile rimuovere l’approvazione ad un bilancio. Dalla scheda “Bilancio Riferimento” scelto il comando Ricerca sarà possibile visualizzare l’elenco di tutte le approvazioni di Bilancio generate (uno per ciascun anno). Selezionata e presa in gestione l’approvazione cercata la si può modificare o eliminare.

Figura 7.24 – Maschera Bilancio (Bilancio Riferimento)



8. Contabilità Economica - Logica scelta dei conti per scritture contabili in partita doppia

L'applicativo SICER ha una gestione automatica delle scritture contabili in partita doppia, tale automatismo per ben essere sfruttato ha bisogno di alcuni settaggi preliminari che l'utente deve conoscere. Le scritture in partita doppia avvengono su conti sia di natura economica che patrimoniale che l'utente ha precedentemente inserito tramite l'apposita funzione di Gestione Piano dei Conti e che ha settato:

• al Cliente/Fornitore; • all'Impegno; • al Capitolo; • alla causale;

o che ha comunicato all'amministratore per farli settare come conti di default del proprio Ente. Di seguito è riportato l'ordine di priorità sulla quale l'applicativo si basa sia nel ciclo passivo che in quello attivo.

1) Conti legati all'Impegno/Accertamento (Tramite la maschera di Relazione con Conti). 2) Conti legati al capitolo (Tramite la maschera di Relazione con Conti). 3) Conti legati al Fornitore/Cliente (Tramite la maschera delle Caratteristiche AMC). 4) Conti legati alla causale (Per le causali che sfruttano il criterio di causale come parametro

e per le quali sono stati settati i conti). 5) Conti legati all'ente di default dall'amministratore (Occorre contattare l'assistenza ed

indicare quali conti devono essere settati). Ovviamente i conti legati all'Impegno/Accertamento saranno sfruttati solo se l'utente in fase di registrazione documento ancor prima di cliccare sul tab della prima nota e scadenza ha indicato l'impegno sulla prima maschera, lo stesso meccanismo vale per i conti scelti dal capitolo, tali conti verranno scelti sempre se è stato indicato a priori l'Impegno/Accertamento e se tale Impegno/Accertamento non avrà indicati i conti per cui verranno scelti, se ci sono, i conti legati al capitolo indicato nell'Impegno/Accertamento. Sono riportate di seguito alcune immagini che si riferiscono alle varie maschere dove si settano tali valori.

Figura 8.1 – Relazioni con conti dalla gestione degli impegni



Figura 8.2 – Relazioni con conti dalla gestione dei capitoli

Figura 8.3 – Caratteristiche AMC dalla gestione soggetti

Bottone gestione conti dalle causali (Maschera di dettaglio causali)

Figura 8.4 – Maschera di dettaglio delle causali (gestione conti dalle causali)



9. Ciclo passivo (Impegno – Documento passivo – Liquidazione- Ordinativo – Distinta di pagamento)

Questa sezione del manuale è dedicata alla spiegazione dei singoli passi necessari per completare un completo ciclo passivo con l’applicativo SICER. Inizieremo con la spiegazione di come si registra un impegno, ci focalizzeremo sui campi che obbligatoriamente occorre valorizzare e su quelli che se non valorizzati rendono il nostro impegno più o meno “utilizzabile” nel ciclo, vedremo a cosa servono determinate maschere e cosa succede se vengono valorizzate per scatenare degli automatismi dell’applicativo che ci velocizzano il lavoro se ben utilizzati. In seconda battuta cureremo la registrazione di un documento passivo, faremo l’esempio di una fattura commerciale con gestione di iva e ritenuta d’acconto, vedremo il dettaglio della scrittura automatica in partita doppia e legheremo il nostro documento all’impegno precedentemente creato utilizzando la funzione delle scadenze. In seguito creeremo una nuova liquidazione in stesura, legheremo alla stessa la scadenza creata durante la registrazione del documento e renderemo definitiva la liquidazione. Successivamente creeremo l’ordinativo di pagamento, legheremo la scadenza associata alla liquidazione e renderemo definitivo l’ordinativo e ne spiegheremo i meccanismi di creazione della reversale a fronte della ritenuta. In ultima battuta creeremo una distinta di pagamento alla quale associare il nostro ordinativo e ne vedremo l'anteprima di stampa.

9.1. Impegni

Menù: Contabilità Finanziaria � Gestione Bilancio � Impegni Da questa funzionalità è possibile inserire impegni o gestire quelli già presenti nella base dati. L'impegno costituisce una delle fasi principali della spesa. Esso corrisponde all'autorizzazione dell'organo competente ad operare una determinata spesa, formalizzata tramite delibera o secondo altri criteri stabiliti dall'Amministrazione. La funzione degli impegni è principalmente quella di bloccare, in tutto o in parte, gli importi stanziati sulle singole voci di bilancio componenti il preventivo, rendendoli indisponibili per altri impegni di spesa (l'impegno non può eccedere le disponibilità di bilancio). Gli impegni prevedono, nelle informazioni essenziali, la voce di bilancio relativa e l'importo, e possono essere di competenza (autorizzati nell'esercizio corrente) o a residui (autorizzati in esercizi precedenti). Possiamo quindi inserire sia impegni in competenza che a residuo, per questi ultimi la possibilità è data solo per un determinato periodo dovuto all’avvio dell’applicazione per consentire la registrazione dei residui presenti nei vecchi applicativi utilizzati dagli enti, al termine di tale periodo verrà disattivato il parametro che permette l’inserimento dei residui e si potranno solo caricare impegni in competenza. Di seguito vedremo nel dettaglio cosa è necessario inserire in mappa per rendere un impegno “utilizzabile” e cosa invece è opzionale e serve a dare ulteriori informazioni al nostro impegno.



Figura 9.1 – Maschera Impegni

L’immagine precedente ci mostra come si propone la funzione degli impegni in fase di nuovo inserimento, spiegheremo adesso punto per punto cosa sono i singoli campi e a cosa servono. Nella parte alta sinistra della immagine notiamo subito che l’applicativo ci propone l’anno di inserimento impegno uguale all’anno della data in cui stiamo lavorando, tale anno è modificabile solo nella fase iniziale di utilizzo dell’applicativo ovvero quando caricheremo anche gli impegni a residuo, infatti la modifica di questo anno con uno antecedente alla data lavoro fa si che l’applicativo si predisponga in modalità inserimento a residuo segnalandoci tale modalità tramite messaggio e consentendoci di inserire anche il numero impegno (questa è la modalità di inserimento a residuo), altrimenti lasciando l’anno con quello della data lavoro l’applicativo assegnerà all’impegno un numero progressivo automatico.

Figura 9.2 – Messaggio cambio di anno dell'impegno

Nella immagine precedente viene riportato cosa succede se cambiamo l’anno dell’impegno e ci poniamo in modalità di inserimento a residuo, possiamo notare che il numero impegno è digitabile così da consentirci di indicare il numero impegno utilizzando magari un vecchio numero reperito da altri applicativi.



Vediamo adesso cosa è il campo “Ufficio” e cosa determina ai fini della registrazione di un impegno, per capirne il meccanismo occorre sapere che l’applicazione SICER nell’ottica di una gestione multi ufficio con diversi livelli di abilitazione prevede che ci sia la possibilità di filtrare i capitoli sui quali si possono fare impegni ed emettere ordinativi di pagamenti durante la fase di stesura del bilancio di previsione tramite il bottone presente in tale funzione denominato “Abilita strutture al capitolo” che permette all’utente che inserisce un bilancio di previsione di autorizzare la gestione di un determinato capitolo ad uno o più uffici in modo tale da vincolare la spesa o l’incasso su un determinato capitolo solo se abilitati a gestirlo (vedere il capitolo dedicato alla stesura del bilancio di previsione), premesso quanto detto nel passo precedente possiamo dire che la scelta dell’ufficio fa si che l’applicativo ci mostri solo i capitoli legati ad un determinato ufficio e ci permetta di impegnare sugli stessi. A questo punto dopo avere scelto l’ufficio il campo relativo al capitolo si abilita e possiamo scegliere il capitolo sul quale impegnare per il quale ci verrà mostrata la disponibilità ad impegnare nel campo di fianco al capitolo come da immagine seguente.

Figura 9.3 – Maschera Impegni (completa)

Il successivo campo obbligatorio che dobbiamo valorizzare è la descrizione. Qui possiamo inserire manualmente la descrizione oppure sfruttare un automatismo dell’applicativo mediante il quale non appena valorizziamo il provvedimento in tale campo viene automaticamente inserita la descrizione del provvedimento impegno come da immagine seguente:

Figura 9.4 – Maschera Impegni (descrizione)



Come possiamo notare dalla immagine precedente, dopo la scelta del provvedimento e l’automatica compilazione della descrizione dell’impegno, abbiamo provveduto a spuntare i due campi “Abilitazione a pagare” ed “Utilizzabilità diretta”. Questi due campi rispettivamente fanno si che quando stiamo per emettere un ordinativo di pagamento e cerchiamo di legare una scadenza fatta sul nostro impegno, possiamo agganciare questa scadenza all’ordinativo e contestualmente legare l’impegno alla scadenza per mezzo del secondo campo: “Utilizzabilità diretta” che ci renderà, a questo punto visibile, l’impegno in oggetto tra gli impegni proposti dalla lista valori dedicata. Detto ciò per potere utilizzare il nostro impegno nell’applicativo occorre spuntare entrambe i campi, altrimenti l’impegno verrà registrato e verrà tolta la disponibilità dal capitolo ad esso associato, ma non si potrà legare a nessun documento e quindi emettere ordinativi sullo stesso. L’utilità di tali campi deve essere vista in un ottica di inserimento preliminare di impegni per i quali non si è ancora certi della possibilità di utilizzo o per i quali l’ufficio impegni non vuole momentaneamente dare disponibilità all’ufficio documenti ed ordinativi. A questo punto possiamo opzionalmente indicare la tesoreria da legare all’impegno ed il centro di costo sul quale l’impegno insiste per una eventuale registrazione analitica. E’ altresì presente il campo “Tipologia impegno” che ci permette di definire particolari tipi di impegni visibili aprendo tale menù a tendina. Inseriti i valori obbligatori sopra descritti e gli eventuali opzionali occorre definire l’importo dell’impegno, questo viene definito nel campo importo come da immagine successiva:

Figura 9.5 – Maschera Impegni (Riepilogo)

Dalla precedente immagine vediamo oltre al valore dell’impegno anche un riepilogo dello stesso durante le varie fasi che ne identificano il suo ciclo contabile. Abbiamo anche la possibilità cliccando i bottoni Co.E.P e Pagamenti di vedere rispettivamente a quali documenti ed a quali mandati il nostro impegno è stato legato.



Subito dopo avere correttamente compilato tutti i nostri campi alla pressione del bottone “Conferma” ecco come si presenterà la maschera:

Figura 9.6 – Maschera Impegni (confermata)

Notiamo che l’anno ed il numero impegno sono ingrigiti e che nella parte relativa al riepilogo sono comparsi i valori relativi al “Valore attuale” ed alla “Disponibilità a pagare”. Sono stati abilitati anche i nuovi tab:

• Dettaglio conti • Modifiche • Riepilogo • Beneficiari • Relazioni

Premesso che il nostro impegno così inserito è completo e può essere sin da subito utilizzato, e che tutte le informazioni che da ora in poi inseriremo non sono fondamentali ma ci possono servire per scatenare degli automatismi, facciamo una breve descrizione di come vanno utilizzati gli altri tab ad iniziare dal “Dettaglio conti”.



Figura 9.7 – Maschera Dettaglio Conti

Il dettaglio conti è una parte dell’impegno che ci permette qualora conoscessimo a priori su quali conti l’applicativo dovrà eseguire le scritture di partita doppia di indicarli qui. I conti che vengono proposti quando si apre la lista valori dei conti sono quelli legati al capitolo (Vedere creazione dei capitoli), qualora il capitolo non avesse conti associati sarà possibile spuntando il campo “Tutti i conti”, visualizzare l’intero piano dei conti e scegliere il conto desiderato. Da questa maschera è possibile inserire più conti da legare all’impegno e proprio per questo motivo verrà chiesto tramite il campo “Quota frazionata” di indicare quale percentuale dell'importo dell'impegno deve gravare su di un conto piuttosto che su di un altro. Di seguito un esempio con due conti associati con una percentuale del 50% per conto.

Figura 9.8 – Maschera Dettaglio Conti (due conti associati con percentuale del 50%)

Vediamo adesso come si fanno le modifiche al nostro impegno, per fare ciò occorre andare sul tab delle modifiche che si presenterà in questo modo.

Figura 9.9 – Maschera Modifiche



Cliccando su nuovo verrà proposta la maschera di inserimento modifiche come da immagine seguente nella quale abbiamo già provveduto a valorizzare il provvedimento e l’importo.

Figura 9.10 – Maschera Impegni (inserimento nuovo impegno)

Al conferma la modifica avrà efficacia sull’impegno e nel nostro esempio ne aumenterà la disponibilità di 33 euro. Ecco come vedremo la nostra modifica nell’elenco modifiche e successivamente nello specchietto di riepilogo relativo agli importi dell’impegno.

Figura 9.11 – Maschera Impegni (Elenco Modfiche)

Figura 9.12 – Maschera Impegni (Testata Impegno)



Di seguito il quarto tab del nostro impegno, si tratta del riepilogo dove vengono riportate le informazioni sullo stato del nostro impegno relativo ai valori iniziali, alle modifiche alle liquidazioni che insistono su questo impegno ed ai mandati emessi sullo stesso impegno.

Figura 9.13 – Maschera Impegni (Riepilogo)

Il successivo tab è quello dei beneficiari, nella immagine seguente è stato inserito il beneficiario Caio Tizio e gli è stato assegnato l’intero importo dell’impegno, questo perché è possibile definire più beneficiari ed assegnare parti dell’importo del valore attuale dell’impegno. I beneficiari se non indicati non invalidano l’impegno, che può sempre essere utilizzato in fase di registrazione documenti da qualsiasi beneficiario.

Figura 9.14 – Maschera Impegni (Beneficiari)



L’ultimo tab ci mostra invece la parte relativa alle relazioni tra impegni, che hanno lo scopo di dare una informazione in più all’utente che per qualche motivo vuole legare due impegni.

Figura 9.15 – Maschera Impegni (Relazioni)

Abbiamo così concluso l’intero iter di creazione impegno. Ricordiamo che la parte fondamentale è solo quella relativa al primo tab “Impegno”, tutti gli altri tab servono a predisporre l'applicazione ad eventuali automatismi ed a dare attributi ulteriori all’impegno.

9.2. Documenti passivi

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Contabilità economico patrimoniale � Documenti passivi Da questa funzionalità è possibile inserire documenti passivi o gestire quelli già presenti nella base dati. La funzione permette di gestire diverse tipologie di documenti passivi. La loro tipologia dipende strettamente dalla causale che viene utilizzata (in base al tipo di causale utilizzata avremo visualizzata , alla sezione dedicata, la tipologia che sarà possibile utilizzare). In questo paragrafo spiegheremo con l’ausilio di un esempio pratico come si gestisce un documento passivo di tipo fattura (determinato dalla causale specifica usata) e che consente la compilazione della parte relativa all’Iva e alle ritenute d’acconto (gestite per la parte dell’Iva e delle ritenute da apposite sezioni dedicate), vedremo come l’applicativo gestisce le prime note con la scrittura della partita doppia e come legare il nostro documento ad un impegno (utilizzeremo lo stesso del paragrafo precedente) per potere così passare alla gestione successiva delle liquidazioni. Iniziamo con il visionare come si presenta la maschera di inserimento di un nuovo documento passivo prendendo come riferimento l’immagine sottostante.



Figura 9.16 – Maschera Documenti Passivi

Come per tutte le funzioni dell’applicativo ci sono dei campi obbligatori ed altri no, concentriamoci inizialmente su quelli obbligatori e vediamo a cosa servono quelli che non lo sono.

9.2.1. Obbligatori

Allo stesso modo degli impegni il primo campo che ci viene chiesto è “Ufficio registrazione”, a meno di particolari richieste ogni utente troverà già inserito un ufficio per la registrazione documenti a cui è abilitato. La causale è il perno attorno al quale gira l’intera gestione del documento, sulla base della causale scelta il documento prende le caratteristiche di fattura piuttosto che nota di debito, che documento generico etc, sempre in base alla causale determinati campi come il numero fattura e la data compaiono in mappa e sono più o meno obbligatori. Il Fornitore è un elemento anch’esso fondamentale, questo deve essere presente in anagrafica soggetti e deve avere la caratteristica di essere un soggetto con tipo rapporto “Fornitore” altrimenti non comparirebbe nella lista dei disponibili, deve avere altresì indicate delle modalità di pagamento, questo perché dopo avere scelto il fornitore dalla lista valori l’applicazione automaticamente ne reperisce le modalità di pagamento standard e le imposta nel campo “Modalità pagamento” anch’esso obbligatorio, oltre a tale campo l’applicazione reperirà automaticamente il codice fiscale e la partita iva. Il fornitore non deve essere necessariamente un soggetto fisico o giuridico, ma può ad esempio essere un soggetto generico come per il caso del



pagamento degli stipendi dove l’anagrafica soggetto sarà verosimilmente un generico “Dipendenti”. Infine l’importo del documento va indicato nel campo importo, anch’esso obbligatorio, tale importo deve essere sempre valorizzato a meno dell’utilizzo di una causale con parametro “Consenti importo zero” spuntato.

9.2.2. Non obbligatori

Sede alternativa è un campo dove è possibile indicare una sede alternativa di lavoro del fornitore, l’elenco delle sedi è una lista gestita dall’amministratore per cui in caso di assenza va fatta una esplicita richiesta di caricamento. Il campo Impegno può essere valorizzato già in fase di registrazione fattura in quei casi in cui l’utente che registra il documento sia già a conoscenza dell’impegno sul quale creare il legame nella gestione scadenze fra il documento stesso, subito dopo la scrittura della partita doppia, e l’impegno di spesa. Indicando l’impegno in questa fase di registrazione documento l’applicativo non appena si andrà sulla maschera delle prime note e scadenza provvederà automaticamente a fare il legame senza dover passare dalla gestione delle scadenze. Tale modalità operativa accorcia i tempi di registrazione documenti, essendo però un automatismo va usato con molta attenzione per evitare che venga automaticamente scritto qualcosa che potenzialmente vorremmo gestire diversamente, ad esempio modificare un codice Siope, imputare l’importo del documento su due impegni distinti, indicare il tesoriere o la liquidazione in stesura direttamente dalle scadenze etc. Numero e data protocollo sono anch’essi campi non obbligatori e qualora l’ente ne abbia evidenza sul documento che sta per registrare ha la possibilità di registrare tale dato attraverso questi campi.

9.2.3. Campi calcolati automaticamente

Come visibile nella immagine seguente il campo “Numero registrazione” che inizialmente era disabilitato e non gestibile, subito dopo la conferma del dato in base dati viene automaticamente calcolato come progressivo, tale numero non è quello della fattura ma un semplice progressivo che identifica il nostro documento nella base dati. Di seguito l’immagine con il caricamento di una fattura che gestisce iva e ritenute per 1200 euro di importo lordo, intestata ad un fornitore Caio Tizio.

Figura 9.17 – Maschera Documenti passivi (Campi Automatici)



La maschera seguente ci consente di gestire l’iva per la nostra fattura, inizialmente la maschera si presenta priva di righe riguardanti il codice iva ed i relativi calcoli sulla base delle percentuali definite nell’apposita funzione di gestione iva.

Figura 9.18 – Maschera Documenti passivi (Iva)

Dopo avere cliccato su “Nuovo” e impostato il codice iva scelto, nell’esempio l’iva al 20% l’applicativo esegue tutti i calcoli relativi ad imponibile e importo iva.

Figura 9.19 – Maschera Documenti passivi (Iva al 20%)

Come per l’iva possiamo gestire nel medesimo modo le ritenute, le maschere che vengono proposte sono pressoché identiche e vanno gestite in ugual maniera, quindi a fronte della scelta di un codice ritenuta precedentemente caricato nella specifica funzione di gestione ritenute, l’applicativo provvederà ad eseguire i calcoli in base alle percentuali indicate nella gestione ritenute.

Figura 9.20 – Maschera Documenti passivi (Scheda Ritenute)



Di seguito i calcoli che la macchina esegue per la ritenuta 01. Come visibile in figura sottostante i valori relativi a:

• Carico prestatore • Carico Ente • Non soggetto • Cassa previdenziale

sono modificabili manualmente se il calcolo in percentuale non risponde alle esigenze dell’utente.

Figura 9.21 – Maschera Documenti passivi (Ritenute con valori)

L’immagine sopra riporta esattamente quanto descritto precedentemente, è da notare che di fianco al codice ritenuta c’è un’icona con un asterisco rosso, questo sta ad indicare che il dato non è ancora stato confermato in base dati e quindi occorre confermarlo spuntando il quadratino e premendo il bottone conferma. Terminata la gestione delle ritenute siamo pronti a passare alla Prima nota e Scadenza, quando ci spostiamo su tale maschera l’applicativo, sulla base di un criterio di priorità sulla scelta dei conti del piano dei conti da utilizzare per fare le scritture in partita doppia, eseguirà tali scritture in maniera del tutto automatica come visibile nella immagine seguente. La logica di scelta dei conti è dettagliata nel paragrafo "Logica creazione automatica scritture contabili in partita doppia" del seguente manuale.

Figura 9.22 – Maschera Documenti passivi (Prima Nota e Scadenze)



Occorre fare molta attenzione che prima di passare alla maschera della P.Nota e Scadenza si sia correttamente gestita la parte relativa all’iva ed alle ritenute (nel caso debbano essere gestite) perché l’applicativo esegue scritture ad esempio sui conti dell’iva che sono indicati nel relativo tab e che se non valorizzati non vengono gestiti in prima nota. Nella immagine precedente possiamo vedere il dettaglio delle scritture di prima nota in partita doppia, possiamo notare gli importi in dare ed in avere ed il conto dell’iva che è stato utilizzato essendo il nostro un documento che gestisce l’iva. Nella immagine vediamo anche gli altri due conti che come mostrato in immagine seguente sono quelli legati al fornitore Tizio Caio tramite le caratteristiche AMC descritte nella sezione dedicata all’anagrafica soggetti.

Figura 9.23 – Maschera Documenti passivi (Caratteristiche AMC del Fornitore)

Sebbene l’applicativo faccia automaticamente le scritture in partita doppia, l’utente ha la possibilità tramite il bottoncino di prendere in gestione i record e di caricare una delle righe generate automaticamente modificando il conto. Per esempio nell‘immagine precedente il conto selezionato è “Debiti verso fornitori” che può tranquillamente essere sostituito con un altro conto presente nel piano dei conti semplicemente sostituendolo e confermando il dato. Adesso vediamo come si lega un impegno al documento tramite la funzionalità delle scadenze. Occorre come prima cosa selezionare il conto in “Avere” e notiamo che nella bottoniera in basso nella maschera si attiva il bottone Scadenze, clicchiamo su tale bottone e ci viene mostrata una maschera (vedi immagine seguente) dove l’applicativo ha generato in maniera del tutto automatica una riga con l’importo della scadenza, la modalità di pagamento scelta dal fornitore e la data scadenza a 90 giorni che viene determinata sulla base di un parametro della modalità di pagamento (per ulteriori informazioni vedere il paragrafo dedicato alle modalità pagamento). Mentre per quel che riguarda l’impegno la riga ci mostra dei trattini che ci indicano che non è stato ancora associato alcun impegno a tale scadenza.



Figura 9.24 – Maschera Documenti passivi (Scheda Scadenze)

Procediamo, quindi, con il prendere in gestione il record dall’apposito bottone e scegliamo dalla lista valori l’impegno al quale vogliamo legare la scadenza. Nel nostro esempio abbiamo preso l’impegno 87 precedentemente creato. Come possiamo notare alla scelta dell’impegno l’applicativo ha compilato automaticamente il campo relativo al capitolo ed al codice Siope che risulta essere lo stesso legato al capitolo (vedere paragrafo dedicato ai capitoli). Qualora non risultasse associato nessun codice Siope che è fondamentale per il normale proseguo della registrazione delle liquidazioni e degli ordinativi, lo si può associare manualmente da questa funzione spuntando il campo mostra tutti e confermando la scelta del codice.



Figura 9.25 – Maschera Documenti passivi (Scheda Scadenze con parametri)

A questo punto possiamo uscire da questa gestione e noteremo che la scadenza risulta completamente dettagliata su di un impegno essendo diventato verde il pallino che ne identifica la riga come da immagine seguente.

Figura 9.26 – Maschera Documenti passivi (Prima Nota e Scadenze con scadenza dettagliata)



Abbiamo terminato a questo punto la corretta registrazione di un documento e l'associazione con l'impegno. L'esempio appena illustrato si riferisce ad un classico pagamento di un documento passivo per Tesoreria, qualora volessimo pagare per Cassa Economale dovremmo adottare un piccolo accorgimento che di seguito verrà illustrato prendendo ad esempio una nuova scadenza su di un nuovo impegno dando per assodato che la parte di registrazione documenti che si fa a monte della generazione scadenze resta la medesima. Di seguito l'immagine della maschera scadenze dove si può notare la presenza del campo Banca-Tesoreria-Cassa Economale valorizzato con la cassa con codice CE.

Al conferma del dato si può notare che compare un nuovo bottone sul tasto Conferma che è Genera Quietanza come visibile nella successiva immagine.

Cliccando su Genera Quietanza verrà richiesto all'utente di confermare la sua scelta, all'ok da parte dell'utente l'applicazione genererà la quietanza ed eseguirà il riscontro di cassa sul conto di Cassa legato alla Cassa Economale che abbiamo precedentemente creato dal menù Gestione



Tesorerie del modulo Anagrafiche. Per visualizzare e stampare la quietanza e verificare le scritture contabili generate automaticamente basta prendere nuovamente in gestione la scadenza e verrà mostrata la seguente maschera dove possiamo notare un'icona con il simbolo della stampante per stampare la quietanze ed un bottone che ci riporta alle prime note generate di Chiusura Quietanza.

A questo punto basterà seguire il normale iter delle liquidazioni che nel paragrafo successivo verrà dettagliato e fare una liquidazione di tipo Reintegro di cassa e legare la scadenza appena generata nei passi precedenti.

9.3. Gestione liquidazioni

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Liquidazioni ed ordinativi di pagamento � Gestione liquidazioni Tramite questa funzione gestiamo le nostre scadenze precedentemente compilate con tutti i vari attributi e siamo pronti per metterle in liquidazione. Per fare ciò abbiamo bisogno di creare una nuova liquidazione che va vista come quel momento contabile nel quale l’utente, a fronte di un provvedimento o atto che dir si voglia, autorizza l’ufficio ordinativi ad emettere ordinativi di pagamento su determinate scadenze. Solo le scadenze che sono messe in liquidazione e per le quali la liquidazione è resa definitiva, possono essere messe in ordinativo, per far ciò diamo uno sguardo a come si gestisce una normale liquidazione. Come si può vedere dalla immagine seguente la prima informazione che l’applicativo ci chiede è il tipo liquidazione da usare, tale dato è definito dal menù "Tipo liquidazione" e può essere di tre classificazioni, questo perché è possibile definire un tipo per le Liquidazioni ordinarie (Ordinativi classici), uno per Liquidazione per istitutuzione della Cassa Economale e uno per Liquidazione



per Rintegro Cassa Economale. Nella immagine seguente vediamo la maschera di creazione Tipo Liquidazione.

Nell'esempio qui esposto utilizzeremo LIQ ovvero una Liquidazione Ordinaria, qualora dovessimo Istituire la Cassa Economale o effettuarne il Reintegro utilizzeremo gli altri due tipi con l'appropriata Classificazione che avremo creato precedentemente.

Figura 9.27 – Maschera Gestione liquidazioni

L’immagine seguente ci mostra come dinamicamente la maschera si popoli di campi editabili subito dopo la scelta del tipo liquidazione. Da questa maschera possiamo dare una descrizione alla nostra liquidazione e scegliere un provvedimento che la renda formalmente valida, dobbiamo altresì indicare obbligatoriamente la data inizio validità come da immagine seguente. Come possiamo notare il campo “Definitività” è impostato a “In stesura”, questo significa che stiamo ancora predisponendo la nostra liquidazione e che possiamo legare a questa ancora altre scadenze da mettere disponibili per gli ordinativi.

Figura 9.28 – Maschera gestione liquidazioni(con Campi editabili)

Al conferma del dato la maschera che si presenta è la seguente con i tab delle Note e delle Scadenze attivi, quindi ci spostiamo nel tab Scadenze.



Figura 9.29 – Maschera gestione liquidazioni(confermata)

L’immagine successiva ci mostra la maschera delle scadenze dove tramite l’icona a forma di lente con la scritta “Seleziona scadenze” siamo in grado di ricercare tutte le scadenze legate ai relativi Documenti Passivi/Attivi, le scadenze verranno altresì filtrate in base al Tipo Liquidazione scelto nella maschera principale, questo per consentire di individuare molto rapidamente solo scadenze relative alle tre Classificazioni dei Tipi Liquidazione in modo tale da liquidare il Cassiere per l'Istituzione della Cassa Economale o liquidare il Cassiere per il reintegro della Cassa o caso più comune liquidare scadenze su documenti normali per emissione di mandati/reversali a fornitori/clienti.

Figura 9.30 – Maschera gestione liquidazioni(Scheda Scadenze)

Nella immagine successiva vediamo il risultato della ricerca filtrata delle scadenze dopo avere cliccato nella lente di ricerca della immagine precedente, avere impostato i filtri nella maschera di ricerca scadenze che per comodità non abbiamo riportato e avere premuto sul bottone ricerca.



Figura 9.31 – Maschera gestione liquidazioni(Risultato)

L’elenco delle scadenze che rispettano i nostri filtri ci viene mostrato come nella immagine precedente con questa particolare maschera di risultato dove è possibile a fronte di più righe selezionare tramite il quadratino nella parte sinistra le righe che ci interessano e dare conferma. Al conferma tutte le righe selezionate, nel caso nostro solo una, verranno riportate nell’elenco scadenze relativo alla nostra liquidazione con lo stato da confermare (visibile dall’asterisco rosso sul documento), al conferma vedremo tutte le nostre scadenze inserite in lista e pronte per essere messe in ordinativo previa modifica in “Definitiva” della nostra liquidazione, come riportato dalle immagini successive.

Figura 9.32 – Maschera gestione liquidazioni(Elenco Scadenze non consolidato)

Nella immagine precedente vediamo l’elenco scadenze non ancora consolidato.

Figura 9.33 – Maschera gestione liquidazioni(Scadenza confermata)



L’immagine precedente riporta solo una parte della schermata che si vede al conferma della scadenza.

Figura 9.34 – Maschera gestione liquidazioni(con valore Definitiva in Definitività)

L’immagine precedente mostra come si presenta la liquidazione quando si setta il campo “Definitività” con il valore “Definitiva” e si conferma l'operazione.

9.4. Gestione ordinativi

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Liquidazioni ed ordinativi � Ordinativi Tramite questa funzione gestiamo sia gli ordinativi di Pagamento che di Riscossione, nel nostro caso trovandoci a descrivere un ciclo passivo gestiremo ordinativi di Pagamento. La funzione come le precedenti (impegni/documenti passivi) gestisce un sistema di riconoscimento uffici abilitati ad emettere ordinativi, motivo per il quale è obbligatoria la scelta dell’Ufficio ordinativo. Tale dato come per gli impegni e i documenti sarà già inserito in applicativo ed abilitato all’utente secondo le richieste fatte dallo stesso in fase di richiesta account. Analizziamo adesso gli altri campi richiesti prendendo come riferimento la figura 9.35. Il primo valore che ci viene richiesto è se l’ordinativo è di tipo Pagamento o Riscossione, nel nostro caso “Pagamento”, successivamente viene richiesto se il Tipo Ordinativo è “Provvisorio” o “Definitivo”, per questo campo occorre sapere che: tale valore serve a far sì che si possano registrare ordinativi con stato provvisorio che seguono una numerazione separata da quelli definitivi in modo tale da potere verificare tramite anteprima di stampa la correttezza dell’ordinativo creato ed eventualmente correggerlo o eliminarlo senza dovere provvedere a fare l’annullamento contabile che prevedrebbe la generazione di un ordinativo annullante dello stesso valore con verso contrario. Nel momento in cui l’utente riscontra la correttezza dell’ordinativo creato, può passare il Tipo Ordinativo a “Definitivo”, facendo ciò l’ordinativo non è più eliminabile ma solo annullabile come descritto in precedenza, in questo momento l’ordinativo assume la numerazione progressiva degli ordinativi definitivi. Si tenga conto che il pulsante “Annulla” per il nostro applicativo serve solo a ricaricare i dati inseriti prima della conferma, a tal proposito si sottolinea che per “Annullare” un ordinativo intendendo con ciò eseguire il ciclo



prima descritto, occorre utilizzare il bottone “Elimina” alla cui pressione se l’ordinativo era “Definitivo” scatterà l’intero meccanismo di annullamento. La data registrazione anch’essa obbligatoria viene proposta dal sistema automaticamente valorizzata con la data lavoro. La Tesoreria, che l’utente precedentemente avrà definito tramite l’apposita funzionalità, deve essere indicata obbligatoriamente e sarà parte integrante del mandato di pagamento. Come possiamo notare ancora da nessuna parte abbiamo indicato l’importo del mandato, tale informazione viene calcolata dal sistema automaticamente sulla base degli importi delle scadenze legate alla liquidazione definitiva che legheremo al nostro ordinativo. Il campo importo comparirà insieme al tab delle scadenze non appena confermiamo il nostro ordinativo, il valore verrà impostato solo dopo che legheremo le scadenze.

Figura 9.35 – Maschera gestione Ordinativi

Al conferma dei dati inseriti nella maschera precedente verrà visualizzata una maschera come la seguente dove compare il campo importo impostato a zero e obbligatorio, tale campo non va valorizzato perché frutto di un calcolo spiegato al passo precedente. Possiamo notare subito come nella testata dell’ordinativo sia evidenziato in grassetto che l’ordinativo è di tipo provvisorio, che il suo numero progressivo è 113 (questo numero si riferisce solo alla progressione mandati provvisori e può essere molto differente da quelli definitivi).



Figura 9.36 – Maschera gestione Ordinativi(completa)

Dopo avere, quindi, inserito il nostro ordinativo completo di descrizione, ufficio e tesoreria vediamo come si legano le scadenze da pagare (ovvero tutte le scadenze legate ad una liquidazione definitiva approvata tramite atto) a tale ordinativo. Clicchiamo quindi sul tab delle Scadenze e ci proietterà nella maschera relativa come da immagine successiva, qui l’unico campo obbligatorio è l’impegno, siamo quindi obbligati a scegliere l’impegno per il quale vogliamo rintracciare tutte le scadenze ad esso legate. Dopo avere scelto il nostro impegno si attiva sulla destra della maschera la lente di ricerca scadenze, cliccando su tale icona siamo proiettati nella maschera di ricerca e premiamo ricerca.

Figura 9.37 – Maschera gestione Ordinativi(Scheda Scadenze)



Verrà mostrato l’elenco di tutte le scadenze che possono essere legate e come per le liquidazioni spuntiamo dal quadratino sul lato sinistro della riga la scadenza o le scadenze che ci interessano e confermiamo dal bottone in basso.

Figura 9.38 – Maschera gestione Ordinativi (Risultato)

Il risultato del nostro conferma è visibile nella schermata successiva dove vediamo la nostra scadenza associata all’ordinativo e dove notiamo che la testata ha valorizzato il campo Importo con il totale lordo del nostro impegno.

Figura 9.39 – Maschera gestione Ordinativi (Lista Scadenze)

Figura 9.40 – Maschera gestione Ordinativi (Verifica finale)



Dopo essere passati sulla prima schermata dell’ordinativo ed avere verificato tramite l’anteprima se il nostro mandato è ben fatto, modifichiamo il Tipo Ordinativo in “Definitivo” e confermiamo. Il risultato è quello mostrato dall’immagine successiva dove il nostro ordinativo non è più modificabile e l’unica cosa che ci è concessa di fare è Annullarlo tramite il bottone “Elimina” come precedentemente spiegato. Come si può notare il numero del mandato è 24 e non 113 come quello provvisorio questo per la gestione separata delle numerazioni. Notiamo nella immagine successiva che è comparso un tab dei Vincoli, in tale tab vengono legate le reversali che il sistema ha generato automaticamente. Qualora il documento gestisse le ritenute d’acconto, ricordiamo che le scritture in partita doppia per il ciclo attivo, che l'applicativo genera automaticamente, sono fatte sui conti indicati nell'accertamento legato al tipo ritenuta o al capitolo legato al tipo ritenuta.

Figura 9.41 – Maschera gestione Ordinativi (con valore Definitivo in Tipo Ordinativo)

9.5. Pagamento distinta

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Banca tesoreria � Distinte di pagamento Tramite questa funzione gestiamo le distinte di pagamento a cui associare gli ordinativi di pagamento definitivi creati precedentemente. Le distinte come gli ordinativi possono essere sia di pagamento che di riscossione e allo stesso modo degli ordinativi richiedono un Ufficio distinta abilitato all’utente per potere gestire le distinte, come per gli ordinativi ogni utente sarà abilitato a gestire un ufficio secondo le richieste in fase di attivazione account. L’immagine successiva ci mostra la creazione di una distinta di pagamento che ci permette di completare il ciclo passivo oggetto di questo capitolo.



Figura 9.42 – Maschera gestione Ordinativi (Pagamento Distinta)

Dopo avere confermato i dati inseriti nella maschera precedente, siamo pronti a ricercare tutti gli ordinativi precedentemente creati per poterli mettere in distinta, per fare ciò clicchiamo sulla icona a forma di lente per effettuare la ricerca, verrà mostrato un elenco di ordinativi disponibili, se vogliamo affinare la nostra ricerca possiamo come per tutte le ricerche posizionarci sul tab della ricerca ed impostare i filtri che intercettano un ordinativo ben specifico. Nel nostro esempio è stato filtrato per fornitore Tizio Caio ed il risultato della ricerca è l’ordinativo mostrato nella immagine seguente.

Figura 9.43 – Maschera gestione Ordinativi (Ricerca)

Così come per le scadenze scegliamo il nostro ordinativo e clicchiamo sul bottone “Conferma” per legarla alla nostra distinta.



Figura 9.44 – Maschera gestione Ordinativi (Risultato)

Figura 9.45 – Maschera gestione Ordinativi (Risultati Ricerca)

La nostra distinta di pagamento è così pronta, occorre semplicemente spostarsi sul tab Pagamento distinta e cliccare sul bottone stampa per avere la stampa vera e propria.

Figura 9.46 – Maschera gestione Ordinativi (Stampa Distinta)



9.6. Riscontro di cassa

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Banca tesoreria � Riscontro di cassa Tramite questa funzione gestiamo la chiusura delle partite movimentate tramite i documenti attivi/passivi. La chiusura avviene a fronte della indicazione di una causale di chiusura diversa per la spesa e per l'entrata alla quale viene indicato tramite il parametro stesso della causale il conto di tipo Banca/Tesoreria con il quale vogliamo chiudere le partite. Il conto deve essere settato in due parti diverse dell'applicativo, in prima istanza va settato al tesoriere dell'Ente, e poi nella causale che va abilitata e per la cui abilitazione occorre contattare l'amministratore. Nell'ipotesi in cui l'Ente avesse più di un tesoriere con conseguenti scritture su più conti di tipo Banca/Tesoreria andranno configurati altrettante tesorerie e causali attive e passive con i conti relativi ad ogni tesoriere. L’immagine successiva ci mostra la maschera della Gestione Riscontro di cassa.

Figura 9.47 – Maschera Riscontro di cassa

La modalità operativa ci consente di scegliere tra tre opzioni, "Inserimento riscontro di cassa", "Eliminazione del riscontro" e "Riscontro automatico", la terza opzione si riferisce alla possibilità di fare eseguire all'applicativo il riscontro di cassa in maniera automatica tramite flusso elettronico. Scelta la modalità operativa che sarà "Inserimento riscontro di cassa" si sceglie la tipologia di documenti sul quale fare il riscontro Entrata o Spesa (Attivi / Passivi) e se fare registrare la data del riscontro prendendo come riferimento la data dell'ordinativo o indicare manualmente una data. Fatto ciò si sceglie la causale che sarà filtrata tra le causali che "Chiudono" le partite e che sono state abilitate dall'amministratore e alle quali è legato il conto del tesoriere, si selezione l'Ufficio ordinativo (automaticamente viene riportato l'ufficio per il quale si è abilitati) e si scelgono quali Ordinativi "Chiudere" indicando il singolo numero ordinativo, o più ordinativi separati da virgola o un gruppo di ordinativi separati dal trattino "-". Si può in alternativa eseguire il riscontro di cassa a partire dalle distinte di pagamento generate a fronte di ordinativi definitivi. Fatto ciò si preme il bottone "Conferma" è l'applicazione provvederà automaticamente a chiudere le partite. Per vedere il risultato di tale operazione



basterà fare una ricerca sugli ordinativi emessi tramite e sarà possibile vedere che tra i valori risultato della ricerca ordinativi è presente la data riscontro come da immagine seguente.

Figura 9.48 – Estratto risultato ricerca Ordinativi

Inoltre, andando a ricercare il documento Attivo o Passivo a cui fa riferimento l'ordinativo nella maschera risultato della ricerca comparirà lo stato in "Chiuso" e l'importo pagato valorizzato.

Figura 9.49 – Estratto risultato ricerca Documenti

Passando invece sulla maschera di gestione delle scadenze comparirà un nuovo bottone come da immagine seguente denominato "PN Chiusura".

Figura 9.50 – Porzione bassa della maschera scadenze

Cliccando sul bottone viene mostrato il dettaglio delle scritture di chiusura come da immagini seguenti.

Figura 9.51 – Testata Chiusura Prima nota



Dettaglio scritture:

Figura 9.52 – Dettaglio Movimenti di chiusura partite

A questo punto il giro è concluso e sono state chiuse le partite aperte in fase di registrazione documento.



10. Ciclo attivo (Accertamento – Documento Attivo - Ordinativo Riscossione – Distinta di Riscossione - Riscontro di cassa attivo)

In questa sezione del manuale dovremmo spiegare dettagliatamente come gestire un completo ciclo attivo di contabilità. Tale ciclo rappresentato dalla creazione di un Accertamento, Registrazione di un documento attivo ed emissione dell'ordinativo di riscossione e relativa distinta, è dal punto di vista procedurale del tutto identico al ciclo passivo eccezion fatta per l'assenza del momento contabile della Liquidazione, motivo per il quale non dettaglieremo i vari passi che risultano essere quasi identici a quelli del ciclo passivo. Il ciclo attivo, dunque, è proceduralmente identico al passivo con l’unica eccezione che i capitoli da legare all'accertamento saranno di entrata e che le abilitazioni da dare dopo aver scelto il provvedimento per l'accertamento sono ad "incassare" piuttosto che a pagare. Il ciclo attivo risulta essere ancora più semplice del passivo per la mancanza del momento contabile delle liquidazioni. La gestione degli ordinativi è sempre la stessa che si usa nel ciclo passivo con l'eccezione della tipologia che è di "riscossione" come per la distinta. I punti di menù da dove richiamare le varie funzioni sono sotto la stessa radice del ciclo passivo per quel che riguarda accertamenti e documenti passivi, per il resto, ovvero per gli ordinativi e le distinte, i punti di menù sono i medesimi del ciclo passivo.



11. Gestione Cassa Economale

I meccanismi di gestione della cassa economale (mandato all’economo, reintegro e restituzione dell’anticipazione) sono integrati in sicer nelle funzionalità di gestione ordinaria dell’ente. Questo comporta che non si troveranno delle funzioni specifiche per la gestione della cassa bensì bisogna utilizzare le medesime funzionalità di gestione documenti e degli ordinativi, opportunamente condizionate. Nei prossimi paragrafi verranno illustrate le operazioni che bisogna fare e per permettere alla procedura di poter gestire la cassa economale.

11.1. Operazioni preliminari

• Censire l’economo e settando i rapporti cliente, fornitore ed economo. Settargli le modalità di pagamento.

• Istituire la cassa economale. Tramite la funzione “Gestione tesorerie” creare una nuova tesoreria avendo cura di indicare che sia di tipo Cassa Economale. Valorizzare in modo opportuno tutti i campi obbligatori e confermare. Particolare attenzione va riservata alle causali da indicare nei campi Causale passiva e causale Attiva: esse verranno utilizzare per generare automaticamente il riscontro di cassa conseguente alla generazione della Quietanza di pagamento.

• Creare i tipi liquidazione con classificazione “Liquidazione per istituzione della cassa economale” e “Liquidazione reintegro di cassa economale”.



Fatto ciò la procedura è correttamente configurata.

11.2. Anticipazione all’ economo

L’anticipazione all’economo è un normalissimo mandato fatto a favore dell’economo. Bisogna quindi che l’economo sia censito tra le anagrafiche, che sia indicato come Fornitore e che abbia popolato le modalità di pagamento. I conti da utilizzare per la scrittura della partita doppia sono:

PN del documento passivo all’economo DARE AVERE

Cassa Debiti Verso il Cassiere Il riscontro di cassa sul mandato chiuderà il debito Verso il Cassiere con il conto di tesoreria:

PN del riscontro di cassa DARE AVERE

Debiti Verso il Cassiere Tesoreria

11.3. Generazione Quietanza di Pagamento

Per generare la quietanza di pagamento bisogna registrare un documento passivo intestato al fornitore. Se il fornitore non rilascia alcun documento o fattura bisogna comunque registrare un documento al fine di poter imputare la spesa ad un impegno per la contabilità finanziaria e generare la scrittura in partita doppia per la contabilità Economico Patrimoniale. Gli utenti potranno scegliere liberamente se impegnare preventivamente delle somme sui capitoli interessati da spese pagabili con cassa economale (scelta consigliata), oppure generare l’impegno ogni qual volta si sta effettuando un pagamento. Proseguire generando la scadenza avendo cura di indicare nel campo Banca-Tesoreria-Cassa Economale una tesoreria con classificazione Cassa Economale precedentemente creata.



Al conferma spunta il pulsante . Cliccando su questo pulsante il sistema genererà in automatico una quietanza di pagamento e la PN di chiusura della stessa. Di seguito basta prendere nuovamente in gestione la scadenza che in basso spunteranno i dati riepilogativi della quietanza, con possibilità di prenderla in gestione, il pulsante per visualizzarla in PDF ed il pulsante per visualizzare la PN di chiusura.

Le scritture contabili interessate nella generazione della Quietanza sono:

PN del documento passivo DARE AVERE

Costo Debiti Vs Fornitori Il riscontro di cassa sulla Quietanza chiuderà il Debito Verso Fornitori con il conto di Cassa:

PN di riscontro di cassa DARE AVERE

Debiti Vs Fornitori Cassa

11.4. Reintegro di cassa

Tipicamente il reintegro di cassa viene effettuato in maniera periodica (ad esempio ogni 3 mesi). Quindi in unica battuta bisogna rimborsare all’economo quanto lui ha pagato nell’ultimo periodo. Per far ciò basta quindi mettere in liquidazione a favore dell’economo tutte le scadenze da lui stesso generate per emettere le varie quietanze di pagamento.



La Liquidazione che ci si appresta ad emettere non è una normale liquidazione di pagamento, bensì è una Liquidazione per reintegro di cassa economale (vedi Operazioni Preliminari). Questo fa sì che il sistema, in fase di generazione degli ordinativi si accorge che stiamo reintegrando l’economo e genererà quindi ordinativi in suo favore. Inoltre in fase di riscontro di cassa, si accorgerà analogamente che si sta riscontrando un rimborso all’economo e scriverà opportunamente le PN di riscontro. Dato il vincolo di dover generare tanti ordinativi quanti sono gli impegni su cui insistono tutte le scadenze selezionate, ci viene in aiuto la funzione “Ordinativi multipli”. Questa funzione

consente di selezionare contemporaneamente tutte le scadenze che sono state messe in liquidazione. Fatto questo si attiva il pulsante .

Cliccando su questo pulsante, la procedura genera automaticamente tanti ordinativi di pagamento in favore dell’economo per quanti sono gli impegni coinvolti. Gli ordinativi vengo generati con lo stato “Provvisorio” bisogna quindi passarli a definitivi e riscontarli. Le scritture generate nel riscontro del reintegro di cassa sono

PN di riscontro di cassa DARE AVERE

Cassa Tesoreria

11.5. Rimborso dell’anticipazione

Il rimborso dell’anticipazione è una reversale in che l’ente fa all’economo Bisogna quindi che l’economo sia censito tra le anagrafiche, che sia indicato come Cliente. I conti da utilizzare per la scrittura della partita doppia sono:

PN del documento passivo all’economo DARE AVERE

Crediti Verso il Cassiere Cassa Il riscontro di cassa sul mandato chiuderà il credito Verso il Cassiere con il conto di tesoreria:

PN del riscontro di cassa DARE AVERE



Tesoreria Crediti Verso il Cassiere



12. Registrazioni contabili (Economico - Patrimoniali)

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Generale � Registrazioni contabili Benché la piattaforma integrata SICER gestisca automatismi per proporre le scritture contabili in partita doppia come precedentemente spiegato nel ciclo passivo/attivo, è data la possibilità all'utente di creare le scritture contabili secondo le proprie esigenze. Tali scritture sono identificate da una testata e dalle righe delle scritture vere e proprie secondo le regole contabili della partita doppia in dare/avere. Ovviamente tutte le scritture contabili che andremo a fare sono legate all'esistenza di un piano dei conti definito dall'Ente ed inserito in procedura dalla "Gestione piano dei conti". Di seguito un esempio pratico con testata e righe con l'apertura di un conto tesoreria. Tale scrittura si avvale della causale generica "ACC" appositamente creata dall'Ente ed abilitata dall'Amministratore per eseguire scritture di tipo "Apertura conto tesoreria". La piattaforma propone in ogni caso una causale generica per eseguire scritture contabili che può essere utilizzata senza per questo dovere creare causali personalizzate. La creazione di una causale come quella in immagine favorisce certamente in un secondo momento l'utente nella ricerca delle sole scritture di quel tipo altrimenti non immediatamente filtrabili dalla maschera di ricerca.

Figura 11.1 – Testata scritture contabili



La maschera successiva ci mostra le righe della scrittura in partita doppia, tali movimenti vanno creati dall'utente avvalendosi delle liste valori "Conto", dalla combo "Sezionale" per il verso dare/avere e dal campo "Importo". L'applicazione dopo la scrittura della prima riga proporrà nella seconda l'importo definito in prima riga, importo che può essere modificato magari per dividerlo in più importi da attribuire a più conti.

Figura 11.2 – Scritture contabili in partita doppia

La funzionalità appenda descritta oltre a permettere l'inserimento di nuove scritture contabili ci permette di visualizzare e gestire tutte le scritture contabili che l'applicazione genera in fase di registrazione documenti passivi/attivi e riscontri di cassa a chiusura ordinativo di pagamento/riscossione.



13. Registrazioni in contabilità Analitica

Menù: Contabilità Finanziaria � Gestione Bilancio � Impegni Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Contabilità economico patrimoniale � Documenti passivi Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Contabilità economico patrimoniale � Documenti attivi La Contabilità Analitica è una metodologia di rilevazione ed analisi dell’andamento gestionale interno della Regione, cioè si provvede a collezionare e gestire informazioni/dati, per comprendere le modalità di impiego delle risorse e di erogazione delle attività, e di come queste contribuiscono alla formazione del risultato economico regionale. Tutto ciò appunto con lo scopo di gestire analisi e valutazioni di consuntivo (post movimenti economici e finanziari) in rapporto alle previsioni di budget (ante movimenti economici e finanziari), ovvero controllare il costo di gestione per tutti i centri regionali, determinare il costo di produzione dei servizi prestati ed il costo differenziato per ogni servizio erogato, nonché fornire dati per un’analisi approfondita della struttura della Regione e delle attività che la stessa potrebbe svolgere utilizzando più razionalmente le risorse finanziarie.

La procedura si fonda su una struttura a matrice relazionale con tre dimensioni di base composte da basi di rilevazione (centri di costo/responsabilità), fattori produttivi, tempo; le “celle” di questa matrice vengono “riempite” con i dati di costo, ricavo, servizi, dipendente, voci, ruoli e qualifiche, leggibili poi secondo la sovrastruttura selezionata (riclassificazione di centri, conti, servizi, ecc.). La logica del sistema è indipendente dal fatto che si stia analizzando il consumo di risorse (ovvero i costi) o che si stia analizzando l’attività erogata (ovvero i ricavi, o servizi); una volta che la matrice è stata riempita, è possibile svolgere le analisi previste sia di dettaglio sia con logiche di riclassificazione e di fare raffronti con il sistema di budget per analisi economico finanziarie, e gestionali.

Rilevazione certa in contabilità analitica si ha con la registrazione del debito ed eventuale conseguente costo. Anche se per un controllo di gestione accurato già al momento dell'ordine sarebbe opportuno indicare quali dimensioni della contabilità analitica siano interessate. Gli Enti tipicamente non operano con una gestione canonica degli ordini attivi e passivi. La funzione dell'ordine può essere surrogata dall'impegno di spesa ed accertamento dell'entrata.

Le rilevazioni in analitica avvengono attraverso una matrice di 11 dimensioni, la prima rappresenta la natura ovvero il conto gestionale, mentre le altre 10 sono le dimensioni su cui si articola la contabilità Analitica dell'Ente.

L'operatore potrà, in virtù della tipologia di rilevazione eprime direttamente l'importo oggetto di ribaltamento nella colonna Dare o Avere in virtù del verso o come percentuale.

Vediamo adesso in dettaglio i punti di accesso della piattaforma sicer dai quali è possibile eseguire le registrazioni in contabilità analitica.

Il primo punto di accesso è dato dagli Impegni/Accertamenti, nella maschera di gestione compare un bottone "Chiave contabile" che ci permette di accedere alla maschera di registrazione in



analitica, va ricordato che i conti che possono essere registrati in analitica sono solo quelli legati all'impegno/accertamento attraverso la relazione espressa nel tab-folder "Dettaglio conti".

Figura 12.1 – Porzione di maschera impegno con Bottone Chiave Contabile

Figura 12.2 – Maschera inserimento scritture in Analitica(Chiave contabile)

Nella maschera precedente possiamo vedere la proposta minima di scrittura in analitica con la percentuale dell'importo dell'impegno/accertamento da imputare alle dimensioni "Conto", "Centro di Costo", "Altre Strutture".Le righe possono essere molteplici in modo tale da suddividere in percentuale l'importo su diverse dimensioni.

Il secondo punto di accesso e visibile nell'immagine successiva e si trova nelle scritture di prima nota dei Documenti Passivi/Attivi, in tale maschera dopo aver selezionato il conto economico si attiva il bottone "Chiave contabile", cliccando su tale bottone così come per gli Impegni/Accertamenti viene mostrata la maschera per le registrazioni di analitica con l'eccezione del conto da valorizzare che troveremo già valorizzato con il conto economico scelto nella maschera delle prime note e non modificabile, ciò che possiamo gestire solo le altre dimensioni come il Cento di Costo o le strutture.



Figura 12.3 – Maschera Prime note e scadenza Documenti passivi/attivi

Figura 12.4 – Maschera inserimento scritture in Analitica(Chiave contabile) da Doc. Pass./Att.



14. Stampe di contabilità

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Stampe L'applicativo SICER all'interno del modulo di contabilità ha una sezione dedicata alle stampe. In tale sezione l'utente trova le tipiche stampe di contabilità che occorre generare per verificare la consistenza dei dati registrati e gli importi calcolati per il proprio Ente. Per questa sezione non verranno riportate le singole maschere con la spiegazione dei filtri da gestire essendo l’utilizzo semplice ed intuitivo. Verrà, piuttosto, indicato un elenco delle stampe attualmente generabili dall’applicazione.

• Stampa registro IVA • Stampa liquidazione IVA • Stampa libro giornale • Stampa interessi • Stampa bilancio di verifica • Stampa scadenziario • Stampa mastro contabile • Stampa documenti con ritenute • Stampa giornale ordinativi • Stampa avvisi di pagamento • Stampa certificazioni compensi da terzi • Stampa avvisi incasso • Stampa Bilancio Contabilità Generale Riclassificato



15. Operazioni di fine esercizio

Menù: Co.E.P. Pag.Ris. � Operazioni di fine esercizio � Gestione Per tutte quelle operazioni contabili che ogni singolo Ente dovrà assolvere a fine esercizio, l'applicativo SICER ha messo a disposizione una funzione denominata “Operazioni di fine Esercizio” che permette di fare la “Rilevazione scorte”, l’elenco delle Fatture da emettere/ricevere, il calcolo di “Ratei e Risconti”, effettuare la chiusura del “Conto Economico” e/o delle “Stato Patrimoniale”. L'immagine seguente mostra la maschera di gestione delle operazioni di fine esercizio.

Figura 14.1 – Maschera Operazioni di Fine Esercizio



16. Logica creazione automatica scritture contabili in partita doppia

Al fine di perseguire l’obbiettivo di rendere il meno gravoso possibile l’attività degli operatori, attraverso una parametrizzazione basata sulla relazione delle anagrafiche contabili, SICER permette di desumere una proposta di scrittura contabile a partire da altre scritture a questa relazionate. Nello specifico SICER propone una scrittura in Contabilità Economico Patrimoniale, a fronte della registrazione di un documento, sulla base delle scritture in Contabilità Finanziaria su cui il documento trova la disponibilità. La parametrizzazione avviene ponendo in relazione i conti Co.Ge. con i Capitoli. Esistono due tipi di relazioni:

• Apertura del Debito/Credito : è il conto utilizzato come mastro per il fornitore o cliente • Contabilizzazione : sono i conti utilizzati come contropartita DOCUMENTI PASSIVI

DARE AVERE

Debito 1. Conto indicato nel’anagrafica del Fornitore come conto di Debito 2. Conto indicato nella Causale di contabilizzazione come conto di Debito 3. Conto relazionato all’impegno con tipo relazione Apertura del Debito/Credito 4. Conto relazionato con il capitolo su cui insiste l’impegno con tipo relazione Apertura del Debito/Credito 5. Conto default da parametro azienda

Contropartita 1. Conti relazionato all’impegno con tipo relazione Contabilizzazione 2. Conti relazionati con il capitolo su cui insiste l’impegno con tipo relazione Contabilizzazione 3. Conto indicato nel’anagrafica del Fornitore come Conti di Costo 4. Conti indicati nella Causale di contabilizzazione come Conti di Costo 5. Conto default da parametro azienda I conti relazionati ad impegno per Contabilizzazione possono essere più di uno, in tal caso la contropartita verrà distribuita proporzionalmente in funzione della percentuale di incidenza indicata per ogni relazione conto-impengo o conto-capitolo.



DOCUMENTI ATTIVI

DARE AVERE

Credito 1. Conto indicato nel’anagrafica del Cliente come conto di Credito 2. Conto indicato nella Causale di contabilizzazione come conto di Credito 3. Conto relazionato all’accertamento con tipo relazione Apertura del Debito/Credito 4. Conto relazionato con il capitolo su cui insiste l’accertamento con tipo relazione Apertura del Debito/Credito 5. Conto default da parametro azienda

Contropartita

1. Conti relazionato all’Accertamento con tipo relazione Contabilizzazione 2. Conti relazionati con il Capitolo su cui insiste l'Accertamento con tipo relazione Contabilizzazione 3. Conto indicato nel’anagrafica del Cliente come Conti di Costo 4. Conti indicati nella Causale di contabilizzazione come Conti di Ricavo 5. Conto default da parametro azienda I conti relazionati all’accertamento per Contabilizzazione possono essere più di uno, in tal caso la contropartita verrà distribuita proporzionalmente in funzione della percentuale di incidenza indicata per ogni relazione conto-accertamento o conto-capitolo.

Documents

REGIONE SICILIANA Assessorato Bilancio e Finanze ... · PDF fileE’ vietata qualsiasi forma di riproduzione o di divulgazione senza l’esplicito consenso della Regione Siciliana