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INTRODUCCIN
Captulo I. ASPECTOS GENERALES1.1. OBJETIVOS DEL MANUAL PARA EL
REGISTRO DE EJECUCIN DE
OBRAS 51.2. ASPECTOS CONCEPTUALES BSICOS 51.3. INTERRELACIN CON
OTROS SISTEMAS 61.4. ESQUEMA DEL FLUJO BSICO DE INFORMACIN 8
Captulo II. BASE LEGAL
Captulo III. ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Captulo IV. PROCESO PARA EL REGISTRO DE LA EJECUCIN DE OBRAS4.1
AUTORIZACIN INICIO O PROCESO DE CONTRATACIN
124.2 OTORGAMIENTO DE BUENA PRO O ADJUDICACIN
DEL CONTRATO 164.3 ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PARA
CANCELAR EL ANTICIPO 294.4 REGISTRO DEL ACTA DE INICIO DE LA
OBRA 344.5 VALUACIN DE OBRA EJECUTADA 354.6 ELABORACIN DE ORDEN DE
PAGO POR VALUACIN DE
OBRA EJECUTADA 384.7 CREACIN DE FONDO DE TERCEROS PARA
DEPOSITAR
LAS RETENCIONES PRACTICADAS A LOS CONTRATISTAS41
4.8 REGISTRO DEL ACTA DE TERMINACIN DE LA OBRA 414.9 ACEPTACIN
PROVISIONAL DE LA OBRA 424.10 RECEPCIN DEFINITIVA DE LA OBRA 434.11
MODIFICACIONES Y VARIACIONES A LOS CONTRATOS
DE EJECUCIN DE OBRAS 484.12 PRRROGA DEL PLAZO DE EJECUCIN DE LA
OBRA 494.13 ACTA DE PARALIZACIN DE LA OBRA Y RESCISIN DE
CONTRATOS 514.14 ACTA DE REINICIO DE LA OBRA 534.15 CAMBIO O
RENUNCIA DEL BENEFICIARIO 544.16 CORTE DE CUENTA 574.17 DEVOLUCIN
DE FONDOS POR DIFERENCIA EN EL
CORTE DE CUENTA 60
Co n t e n i d o5
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Contenido
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Contenido
4.18 VARIACIONES EN LOS CONTRATOS POR INCREMENTOSDE PRECIOS,
AUMENTOS SALARIALES Y DEPRESTACIONES SOCIALES, CAMBIOS EN LA
PARIDADDE LA MONEDA, AUMENTOS DE OBRAS ADICIONALES:EXTRAS,
COMPLEMENTARIAS O NUEVAS 63
4.19 SOLICITUD DEL ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO 674.20
ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DEL ANTICIPO ESPECIAL
ADMINISTRADO 71
Co n t e n i d o
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Intr
oduc
cin Se define la administracin financiera como el conjunto de
sistemas,rganos, normas y procedimientos que intervienen en la
captacin deingresos pblicos y en su aplicacin para el cumplimiento
de los fines del
Estado, cuya actuacin estar regida por los principios de
legalidad, eficiencia,solvencia, transparencia, responsabilidad,
equilibrio fiscal y coordinacinmacroeconmica. Los sistemas bsicos,
cada uno bajo la coordinacin de unrgano rector y adscritos al
Ministerio de Finanzas, que la conforman son:
PRESUPUESTOCRDITO PBLICOTESORERACONTABILIDAD
Cumplir dichos principios hace imperante una gestin fiscal
disciplinada,transparente y responsable, apoyada en la utilizacin
ptima de los recursospblicos, que permita crear las condiciones
para un crecimiento econmicosostenido y un mayor bienestar para la
poblacin.
A tales fines, y como parte del Sistema de Contabilidad, la
Oficina Nacional deContabilidad Pblica desarroll los manuales
contentivos de las normas pararegistrar las transacciones econmicas
financieras que efecten los organismosque administren, custodien o
manejen fondos pblicos.
Los manuales fueron desarrollados aplicando criterios de
simplificacin,sistematizacin e integracin, con el objeto de aportar
un instrumento tcnico ymetodolgico para asegurar el conocimiento de
las herramientas legales yoperativas, al describir de forma
integrada e interrelacionada los diferentescriterios a tomar en
cuenta, los niveles responsables y los procesos aplicablesen cada
fase de la gestin administrativo - financiera.
Los procesos descritos en estos documentos se encuentran
incorporados a laherramienta informtica denominada Sistema
Integrado de Gestin y Control delas Finanzas Pblicas (SIGECOF),
considerado como un sistema automatizado,integrado por los sistemas
bsicos que conforman la administracin financiera,en el cual las
transacciones sern registradas una sola vez, en el momento ylugar
donde ocurran y los asientos contables sern
generadosautomticamente; soportado por un sistema lgico de normas y
procedimientosadministrativo - financieros aprobados, que emitir
informacin en formaconfiable, verificable, oportuna y de utilidad a
las mximas autoridades, paradar cumplimiento a los principios
constitucionales. Las tcnicas para el usoespecfico de la
herramienta informtica se describen en los Manuales deUsuarios del
SIGECOF.
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11..11.. OOBBJJEETTIIVVOO GGEENNEERRAALL DDEELL MMAANNUUAALL
PPAARRAA EELL RREEGGIISSTTRROO DDEE EEJJEECCUUCCIINN
DDEEOOBBRRAASS
Establecer normas y procedimientos para el registro y
administracin deejecucin de obras de inters pblico, efectuadas por
los diferentes organismosque conforman el poder central, de
conformidad con lo previsto en la Ley deLicitaciones y las
Condiciones Generales de Contratacin para Ejecucin deObras.
En general, se pretende garantizar un alto grado de
confiabilidad con relacina la unificacin de los procedimientos para
permitir una efectiva y eficienteadministracin, registro y ejecucin
de las obras. Igualmente, se pretende crearuna va para facilitar
las auditoras, poder suministrar informacin sobre todaslas
operaciones registradas en el momento que sean requeridas, lo que a
suvez permite agilizar la toma de decisiones por parte de los
niveles gerenciales.
11..22 AASSPPEECCTTOOSS CCOONNCCEEPPTTUUAALLEESS
BBSSIICCOOSS
Las operaciones de ejecucin de obras abarcan diversos procesos
conespecificidad y caractersticas que es imprescindible normar, a
los efectos dedotarlo de un marco que impida la anarqua o desorden
en la ejecucin de laobra.
En tal sentido, la ejecucin de este concepto de gasto est
conformada por lossiguientes procesos:
Autorizacin Inicio Proceso de Contratacin.
Otorgamiento de la Buena Pro o Adjudicacin Directa.
Cancelacin del Anticipo.
Registro del Acta de Inicio de la Obra.
Valuacin de la Obra Ejecutada.
Cancelacin de la Obra Ejecutada.
Registro del Acta de Terminacin de la Obra.
Aceptacin Provisional de la Obra.
Recepcin Definitiva de la Obra.
Modificaciones a los contratos.
Devolucin de Fondos.
Anticipo Especial Administrado.
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Una correcta administracin de la ejecucin de las obras exige a
su vez adoptarun criterio de clasificacin que puede estar dado por
los siguientes aspectos:
Ejecucin de Obras del Dominio Pblico: Son aquellas obras para
eluso pblico, tales como carreteras, autopistas, calles, puentes,
etc.
Ejecucin de Obras del Dominio Privado: Son aquellas obras para
eluso privado de organismos pblicos, tales como
edificacionesconstruidas para el uso de Ministerios.
La oportuna disponibilidad y el adecuado uso de dicha
informacin, permiterecomendar la adopcin de criterios sobre las
modalidades ms convenientespara la contratacin, control y ejecucin
de las obras.
El manual utiliza en forma exclusiva las siguientes tablas:
Tabla de Valuacin de Obras.
Tabla de Anticipos de Obras.
Tablas de Fianzas.
11..33 IINNTTEERRRREELLAACCIINN CCOONN OOTTRROOSS
SSIISSTTEEMMAASS
El registro de la ejecucin de obras se relaciona con los
componentes delsistema a travs de los mdulos de Presupuesto,
Tesorera, Contabilidad yControl Interno y Externo
1.3.1 SSiisstteemmaa PPrreessuuppuueessttaarriioo
La relacin se establece desde el inicio de la
ejecucinpresupuestaria, por cuanto este sistema genera la
disponibilidadde crditos necesarios para la ejecucin de la
obra.
Asimismo, permite programar las actividades y comprometer
lascuotas para garantizar la disponibilidad presupuestaria durante
eltiempo que dure la ejecucin de la obra.
Se vincula con los crditos asignados en la
distribucinadministrativa y con las cuotas de compromisos y
desembolsosaprobadas para cada subperodo.
1.3.2 SSiisstteemmaa ddee TTeessoorreerraa
La vinculacin inicial se da al momento de proyectar la
ejecucindel presupuesto de obras, contribuyendo a la
programacinfinanciera de la Oficina Nacional del Tesoro, al definir
las cuotas dedesembolsos permitidas peridicamente.
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Igualmente, el proceso de ejecucin de obras se interrelaciona
coneste sistema, al momento de la emisin y transmisin de
laordenacin de pago correspondiente.
1.3.3 SSiisstteemmaa ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd
El sistema contable, como integrador de los sistemas, recibe
elimpacto de todas las operaciones de ejecucin de obras segn
losmomentos de registros definidos y con las
desagregacionesnecesarias para poder producir la informacin que
permitaconfeccionar los auxiliares y los estados contables bsicos
delsistema. Igualmente, suministrar toda aquella informacin que
deellos se deriven y que sea importante para el proceso de toma
dedecisiones.
Con los crditos aprobados se registra la ejecucin
presupuestariadesde la etapa del compromiso, registro que se efecta
con lafirma del contrato relacionado con la ejecucin de la
obra.
Una vez ejecutada la obra, y en base a las valuaciones
presentadasdebidamente conformadas por los funcionarios
competentes, seregistra el gasto causado emitindose en consecuencia
la orden depago.
La generacin de la orden de pago, tanto fsica como por
medioselectrnicos, se remite a la Oficina Nacional del Tesoro,
afectandolos registros auxiliares que se elaboran en los distintos
organismosejecutores del presupuesto, as como tambin los auxiliares
que semanejan a nivel de la Oficina Nacional del Tesoro.
Es conveniente destacar que todos los momentos contables
antesdescritos generan los asientos correspondientes, tanto en
lascuentas de orden como en las cuentas patrimoniales.
1.3.4 SSiisstteemmaa ddee CCoonnttrrooll
Dentro del proceso de la ejecucin de obras, se presentanmomentos
en los cuales la Contralora Interna ejerce sus
funcionesestablecidas en la normativa legal vigente, registrndose
estascertificaciones en el sistema. Igualmente, se establece
laconformacin del expediente para cada transaccin, tanto fsicocomo
electrnicamente, a efectos de facilitar las funciones deauditora y
control posterior, bien sea por parte del rgano contralorinterno o
externo.
-
11..44 EESSQQUUEEMMAA DDEELL FFLLUUJJOO BBSSIICCOO DDEE
IINNFFOORRMMAACCIINN
El esquema que se presenta a continuacin tiene por finalidad
mostrar enforma agregada los principales elementos que participan
en el sistema deregistro de ejecucin de obras, as como el flujo
bsico de informacin que seprocesa y produce en el mismo, a partir
de la entrada de datos sobre lastransacciones pertinentes en los
respectivos centros de registros.
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ESQUEMA DE EJECUCIN DE OBRASESQUEMA DE EJECUCIN DE OBRAS
ENTRADAS DE INFORMACIN SOBRE TRANSACCIONES INFORMACIN EN BASE DE
DATOS SIGECOF
CCEENNTTRROOSS YY MMOOMMEENNTTOOSS DDEE RREEGGIISSTTRROO
UNIDADES EJECUTORAS / ORGANISMOS
Autorizacin inicio Proceso de Contratacin.Otorgamiento de Buena
Pro o Adjudicacin
Directa.Registro del Acta de Inicio de la Obra.Registro del Acta
de Terminacin de Obra.Aceptacin Provisional de la Obra.Recepcin
definitiva de la Obra.Modificaciones al Contrato.
OFICINA NACIONAL DEL TESOROProceso de Pagos
- Pago de Anticipos.- Pago por Valuacin de Obra.- Pago por
Terminacin de la Obra.
SSIIGGEECCOOFF
FORMULARIOSPunto de Cuenta Contrato de la ObraActa de Comienzo o
Reinicio de la ObraSolicitud de Pago a CuentaOrden de Pago por
anticipoValuacin de la ObraOrden de Pago por ValuacinActa de
Terminacin o Paralizacin de la ObraActa de Recepcin ProvisionalActa
de Recepcin DefinitivaCuadro de Cierrre de la ObraPlanilla de
LiquidacinSolicitud de PrrrogaSolicitud de Anticipo Especial
AdministradoCarta Orden
REGISTROSPresupuestario: A nivel de Distribucin.
Administrativa y del Sistema de Programacin.de la Ejecucin.-
Precompromiso- Compromiso- Causado- Pagado
Registro de Proveedores.Ficha de la Obra.Registro de Fianzas y
Garantas a favor de la
Nacin.Registro Auxiliar Ejecucin Financiera de los
Contratos de Obras.Registro Control Ejecucin de la Obra.Ficha
del Inmueble.Registro Auxiliar de Bancos.Registro Auxiliar de
Inmuebles.
CONSULTA AL SIGECOF CENTRALLista de Proveedores /
Beneficiarios.Registro y Estados de la Ejecucin del
Presupuesto segn Distribucin Administrativa.- Compromiso-
Causado- Pagado
Asientos de Orden PresupuestarioA nivel de la Ley de
Presupuesto.- Compromiso- Causado- Pagado
Asientos de Orden Especficosa) Fianza de Fiel Cumplimiento.
Constitucin: Datos del Proveedor.Liberacin: Datos del
Proveedor.
b) Fianza por Anticipo.Constitucin: Datos del
Proveedor.Liberacin: Datos del Proveedor.
Asientos Patrimonialesa) Conversin de Obras en Proceso
en Bienes.- Cuenta del Bien.
Organismo.b) Pagos
- Orden de pago- Beneficiarios.
Registro de Proveedores / Beneficiarios.
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Captulo
II
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Base
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En este captulo se incorporan las disposiciones legales que
rigen los procesosde licitacin, contratacin y ejecucin de las
obras.
2.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela,
publicada enGaceta Oficial Extraordinaria N 5.453 de la Repblica
Bolivariana deVenezuela. Caracas, 24 de Marzo de 2000.
2.2 Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario, publicada en Gaceta
Oficial N5.358 Extraordinario de fecha 29 de junio de 1999.
2.3 Ley Orgnica de Crdito Pblico, publicado en la Gaceta Oficial
N 35077de fecha 26 de octubre de 1992.
2.4 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica,
publicada enGaceta Oficial N 37.347, Caracas, 17 de Diciembre del
2001.
2.5 Ley de Licitaciones, publicada en Gaceta Oficial N 5.556 de
fecha 13 deNoviembre de 1987.
2.6 Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de
Obras y susReglamentos.
2.7 Ley de Salvaguarda del Patrimonio Pblico, Gaceta Oficial N
37.437 defecha 17 de Diciembre del 2001.
2.8 Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector
Pblico(LOAFSP), Gaceta Oficial N 38.198 de Fecha 31 de Mayo del
2005.
2.9 Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin
Financiera delSector Pblico sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta
Oficia. 5.781extraordinaria de Fecha de fecha 12 de Agosto del
2005.
2.10 Reglamento N 3 de la Ley Orgnica de la Administracin
Financiera delSector Pblico sobre el Sistema de Tesorera. Gaceta
Oficial N 37.419de fecha 09 de Abril del 2005.
2.11 Reglamento N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin
Financiera delSector Pblico sobre el Sistema de Contabilidad
Pblica. Gaceta OficialN 38.318 de fecha 21 de Noviembre del
2005.
-
Con el propsito de facilitar las tareas de control y la auditora
interna o externa,la documentacin fsica, soporte de la informacin
contable, debe serordenada y organizada en los centros de registro
de los organismosresponsables en donde se efectan, sobre la base de
las atribucionesestablecidas en la Ley, as como de la ejecucin del
presupuesto de gastos eingresos, de acuerdo con las siguientes
instrucciones:
Los documentos comprobatorios de todo tipo de transaccin
realizada por cadauna de las oficinas y los empleados de Hacienda,
que administren, manejen ocustodien fondos u otros bienes
nacionales deben conservarsepermanentemente organizados, y
numerados por el sistema, en ordenconsecutivo en expedientes fsicos
para cada ejercicio presupuestario que seejecuta y separados de los
correspondientes al ejercicio anterior.
El expediente fsico que se abra a cada proveedor de bienes o de
servicios ycontratistas debe contener el nmero del proceso de
compras o de servicios, yde los contratos celebrados el cual es
impreso por el sistema en forma dertulo que es la etiqueta de la
carpeta.
El expediente que se abra a cada contratista de obras pblicas y
conexos debecontener los siguientes documentos: Punto de cuenta,
ficha de la obra,contentiva de la descripcin detallada de las
partidas de la obra que se esperaconstruir, ofertas o presupuestos,
documentos de fianzas, cronograma deejecucin, otorgamiento de buena
pro o adjudicacin del contrato, contrato deobra, valuaciones de
obra ejecutada, acta de: terminacin de la obra,recepcin,
provisional y definitiva , rdenes de pago: para conceder
anticipos,cancelacin de valuaciones y devolucin de retenciones,
cuadro de cierre deobra, oficio de notificacin de liberacin de
fianza y certificacin u objecin dela Contralora Interna del
organismo. En caso de presentarse modificaciones yvariaciones a los
contratos de obra, tambin debe incluirse el acta deparalizacin de
la obra, solicitud de prrroga, acta de reinicio, memorando einforme
de corte de cuenta; si solicitase Anticipo Especial
Administradotambin debe incorporar el formulario de solicitud y el
de la carta orden.
CaptuloIII
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CaptuloIV
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N CAMPO FUENTE
Nmero del Punto de Cuenta
Fecha
Ao
Organismo
Cdigo
Denominacin
Unidad Administradora
Cdigo
Denominacin
Ubicacin Geogrfica
Entidad Federal
Regin
Municipio
Ciudad
1 Tipo de contrato (inspeccin, estudios y s, conservacin,
ampliacin y mejoras de obras, construccin)
2 Tipo de Obra (dominio pblico o privado)
3 Fuente de Financiamiento
Imputacin presupuestaria
Proyecto
44..11 AAUUTTOORRIIZZAACCIINN IINNIICCIIOO OO PPRROOCCEESSOO
DDEE CCOONNTTRRAATTAACCIINN
UNIDAD SOLICITANTE
4.1.1 El usuario responsable de efectuar la solicitud de
autorizacin deinicio del proceso de contratacin realiza lo
siguiente:
4.1.1.1 SSii llaa uunniiddaadd ssoolliicciittaannttee eesstt
ccoonneeccttaaddaa aall ssiisstteemmaa, ingresasu clave de acceso y
la pantalla muestra el menasignado a su rol. Elige el que
corresponda a "Punto deCuenta", marca la casilla "obras" y debe
cargar los datossombreados que se detallan mas adelante.
4.1.1.2 Los datos no sombreados se generan automticamentepor el
sistema relacionando la clave del usuario con elorganismo, la
unidad administradora que le corresponda,unidad solicitante y la
ubicacin geogrfica. De igualmanera el sistema coloca el ao, la
fecha y solicita cargarun nmero a cada punto de cuenta.
4.1.1.2.1 Datos de Entrada (Punto de Cuenta)
-
4.1.1.3 Con estos datos el sistema verifica el saldo disponible
decrdito presupuestario. Si todo est correcto efecta elregistro del
precompromiso. De no tener disponibilidad decrdito presupuestario,
no puede continuar el trmite ydebe anular la operacin o solicitar
una modificacinpresupuestaria.
4.1.1.4 Una vez cargados los datos del punto de cuenta
yefectuada la verificacin de la existencia de crditodisponible, el
sistema solicita la carga de la ficha de laobra, es decir, la
descripcin detallada en partidas de obraque se espera construir y
de todas las incidencias deejecucin del contrato; ms adelante se
presentar elformulario correspondiente. Al culminarse la obra, la
fichadebe estar firmada por el ingeniero inspector oresponsable de
su seguimiento.
4.1.1.4.1 Datos de Entrada(Ficha de la Obra)
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5 Accin Especfica
Unidad Ejecutora Local
Partida
Genrica
Especfica
Subespecfica
7 Monto total Bs.
8 Fecha estimada para la emisin del contrato
9 Observaciones y/o texto
N CAMPO FUENTE 1 Cdigo de la obra
2 Denominacin de la obra
Cdigo del organismo
Denominacin del organismo
3 Cdigo de la unidad administradora
Denominacin de la unidad administradora
4 Ao de inicio
5 Ao de finalizacin
6 Imputacin Presupuestaria
Proyecto
Accin Especfica
Unidad Ejecutora Local
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bras Partida
Subpartida Genrica
Subpartida Especifica
Subpartida Subespecifica
7 Ubicacin geogrfica
Regin
Direccin y/o Linderos
8 Recursos financieros
Tramitado
En trmite
Presupuesto ordinario
Ley proyecto: Crdito Interno
Ley proyecto: Crdito externo
Privatizacin
Por tramitar
Asignado
En asignacin
9 Presupuesto ordinario
Contratos vigentes
Nuevos contratos
10 Ley proyecto: Crdito Interno
Contratos vigentes
Nuevos contratos
11 Ley proyecto: Crdito Externo
Contratos vigentes
Nuevos contratos
12 Asignacin siguiente
Por asignar
Costo total
13 Nmero de contratos estimados
14 Nmero de contratos ejecutados
15 Nmero de contratos en ejecucin
16 Nmero de contratos a ejecutar (perodo actual)
17 Nmero de contratos pendientes
18 Porcentaje fsico ejecutado
19 Porcentaje fsico en ejecucin
20 Porcentaje fsico a ejecutar (perodo actual)
21 Porcentaje fsico pendiente
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NOTA:
De estos datos se dispondr la informacin para la ficha de
inversionesdel dominio pblico, para el dominio privado har falta
otra informacinque se incluir en el momento de la culminacin de la
obra, si es el caso.
La ficha de la obra debe incorporarse al sistema mediante un
disquetecon una estructura de datos uniforme. El sistema asigna
nmerosecuencial o correlativo, fecha y hora de carga.
El sistema debe permitir la impresin de un rotulo con el nmero
delexpediente que es la etiqueta de la carpeta o expediente que
archive losdocumentos relacionados a dicho proceso y acompae el
recorrido detodo el trmite. La ficha de la obra se incorporar al
expediente.
AUTORIDAD COMPETENTE
4.1.2 Aprueba previa impresin y firma del punto de cuenta en
unformulario preestablecido, que permita la carga de texto a
voluntadde la unidad solicitante.
4.1.2.1 Si la unidad solicitante no est conectada al sistema
debeelaborar el formulario "Punto de Cuenta" y la ficha de laobra a
construir y enva ambos documentos a la autoridadcompetente que
corresponda.
4.1.2.1.1 Salida(s): Registro del precompromiso.Punto de
Cuenta.Ficha de la obra.
AUTORIDAD COMPETENTE
4.1.3 Recibe el expediente con los formularios punto de cuenta y
ficha dela obra, en papel impreso y/o mediante el sistema es
elresponsable de analizar la informacin contenida en los mismos
yfirmar el formulario en papel punto de cuenta y marcar el tilde
deaprobacin en el sistema.
4.1.3.1 Datos de Entrada (Validacin Punto de Cuenta)
N CAMPO FUENTE
1 Nmero de expediente o Punto de Cuenta
2 Aprobacin o Negacin
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bras 4.1.3.2 Con el tilde de aprobacin en el sistema el
trmitecontina en la unidad administradora.
4.1.3.3 Una copia de los documentos en fsico se enva a launidad
administradora y el original a la unidad solicitante.
4.1.3.3.1 Salida(s):Punto de Cuenta (Aprobado o Negado).
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.1.4 Recibe los formularios "Punto de Cuenta y ficha de la
obra" enpapel impreso o mediante el sistema, y es responsable de
analizarla informacin contenida en los mismos.
4.1.5 El usuario responsable de la unidad administradora ingresa
suclave de acceso y la pantalla muestra el men asignado a su
rol.
4.1.6 Recibe el papel impreso, elige el que corresponda a "Punto
deCuenta", marca la casilla de "obras" y debe cargar los datos de
laforma descrita en el punto referido a Autorizacin Inicio
deContratacin.
4.1.7 Si la informacin ya se encuentra en el sistema debe marcar
eltilde de validacin del punto de cuenta y del registro
delprecompromiso.
4.1.7.1 Datos de Entrada (Punto de Cuenta)
4.1.7.2 Salida(s): Registro del precompromiso (validado).Punto
de Cuenta (validado).Apertura del Expediente.
44..22 OOTTOORRGGAAMMIIEENNTTOO DDEE BBUUEENNAA PPRROO OO
AADDJJUUDDIICCAACCIINN DDEELL CCOONNTTRRAATTOO
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.2.1 Inicia los trmites para cumplir con el proceso de
otorgamiento debuena pro o adjudicacin del contrato de obras
mediante:
N CAMPO FUENTE
1 Nmero de Expediente o Punto de Cuenta
2 Tilde de Validacin
-
4.2.1.1 Licitacin, ofertas y caucin o garanta suficiente a
loscontratistas Adjudicacin Directa, consulta el registro
deproveedores y solicita ofertas a los contratistas.
REGISTRO DE PROVEEDORES
4.2.2 Recibe las ofertas, o en cualquier momento, puede
actualizar losdatos en el registro de proveedores:
4.2.2.1 El sistema cuenta con una opcin de men que permita
alusuario autorizado cargar o modificar informacin en elregistro de
proveedores. La informacin mnima que deberequerirse es la
siguiente:
4.2.2.1.1 Datos de entrada (Registro de proveedores)
La informacin contenida en los espacios sombreados debe cargarse
alsistema.
La tabla de registro de proveedores del sistema debe actualizar
vaelectrnica con el Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio
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N CAMPO FUENTE 1 Nmero de RIF o NIT
2 Nombre o razn social
3 Tipo de proveedor
4 Telfono
5 Telfono Mvil Celular
6 N de Fax
7 Direccin de Correo Electrnico
8 Direccin
Avenida/Calle
Casa/Edificio
Piso N
Nmero de Oficina/Casa
Urbanizacin/Sector/Terraza
Ciudad / Localidad
Municipio
Distrito
Entidad Federal
Regin
Pas
Puntos de referencia
-
verificar cualquier cambio o diferencia con el Registro Nacional
deContratistas.
4.2.2.1.2 Salida (s):Registro de Proveedores (Actualizado).
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.2.3 Efecta el proceso de seleccin de ofertas, o presupuestos
ocontratacin directas.
4.2.4 Una vez concluido el proceso, ingresa al sistema con su
clave deacceso y la pantalla muestra el men asignado a su rol.
4.2.5 Elige el que corresponda a "Oferta", marca la casilla de
obras y elsistema solicita la carga de los datos de la oferta
seleccionada quecorresponda a un expediente o punto de cuenta.
4.2.5.1 Los datos que a continuacin aparecen sombreados sonde
carga obligatoria por el usuario.
4.2.5.2 LLooss ddaattooss nnoo ssoommbbrreeaaddooss se obtendrn
de la informacincontenida en el sistema o se generan como parte
delproceso, tales como: la fecha y hora de carga.
4.2.5.2.1 Datos de entrada (Ofertas)
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N CAMPO FUENTE 1 Nmero de expediente o Punto de Cuenta
2 Oferta
Nmero
Fecha
3 Beneficiario
Nmero del RIF o NIT
Nombre o razn social
4 Datos de la Entidad Bancaria
Cdigo
Denominacin
Tipo de cuenta
Nmero de cuenta
5 Condiciones del Contrato
Fecha de Inicio
Fecha de Terminacin
Monto Total
-
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** Esta casilla se carga si la obra fuera multiimputada.
4.2.5.3 Con esta informacin el sistema verifica el registro
delprecompromiso y la disponibilidad de la cuota decompromiso.
4.2.5.4 Si los importes de la oferta son superiores al registro
delprecompromiso verifica la disponibilidad de crditopresupuestario
y de cuota de compromiso.
4.2.5.5 DDee nnoo tteenneerr ccrrddiittoo
ddiissppoonniibbllee:El sistema genera un aviso para que se anule
la oferta ose solicite una modificacin presupuestaria.
4.2.5.6 DDee nnoo tteenneerr ccuuoottaa ddiissppoonniibbllee:El
sistema genera un aviso para que se anule la oferta ose solicite
una reprogramacin de cuota de compromiso.
4.2.5.7 SSii ttiieennee ccrrddiittoo ddiissppoonniibbllee yy
ccuuoottaa ddee ccoommpprroommiissoo:Registra en el sistema el
ajuste del precompromiso y lareserva de la cuota de compromiso.
4.2.5.8 SSii llooss iimmppoorrtteess ddee llaa ooffeerrttaa
ssoonn iigguuaalleess aall pprreeccoommpprroommiissoo,registra la
reserva de cuota de compromiso, si tienedisponibilidad de cuota de
compromiso, caso contrario,
Monto Individual por Imputacin**
Multa por da de Retraso
Lmite Mximo del Contrato
Porcentaje
Monto
6 Fianza de Fiel Cumplimiento
Porcentaje
Monto
7 Lapso de Garanta
8 Tipo de Anticipo: retencin o fianza
Porcentaje
Monto
9 Cronograma de Ejecucin
Ejercicio Vigentes
Ejercicios Futuros
10 Forma de pago
Abono en Cuenta
Cheque
11 Observaciones
-
solicita marcar la anulacin de la oferta o lareprogramacin de
cuota.
4.2.5.9 SSii llooss iimmppoorrtteess ddee llaa ooffeerrttaa
ssoonn iinnffeerriioorreess aallpprreeccoommpprroommiissoo,
registra la disminucin delprecompromiso y verifica la
disponibilidad de cuota decompromiso y reservar la misma.
4.2.5.9.1 Salida(s):Ajuste del precompromiso, si procede.Reserva
de la cuota de compromiso.Registro de Oferta seleccionada.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.2.6 Ingresa al sistema con su clave de acceso y la
pantallamuestra el men asignado a su rol. Elige el quecorresponda a
"Punto de Cuenta", marca la casilla "obras- Buena Pro" y el sistema
muestra los expedientespendientes de Buena Pro, elige el que
corresponda.
4.2.7 Elabora en forma automtica un nuevo formulario de"Punto de
Cuenta", el usuario puede adicionar datos detexto a voluntad,
imprime el mismo y es remitido a laautoridad competente,
solicitando el otorgamiento de laBuena Pro o adjudicacin del
contrato.
4.2.7.1 Datos de Entrada (Punto de Cuenta)
El nuevo punto de cuenta tendr su numeracin secuencial propia
yfecha, debe ser anexado al expediente inicial del proceso de la
obra.
4.2.7.2 Salida(s):Otorgamiento Buena Pro o
AdjudicacinContrato.
AUTORIDAD COMPETENTE
4.2.8 Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a
"Otorgamientode la Buena Pro o Adjudicacin Directa", marca la
casilla obras yel sistema muestra los expedientes que tengan punto
de cuentapendientes, elige el que corresponda y marca el tilde de
validacin.Ca
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N CAMPO FUENTE
1 Nmero de Expediente o Punto de Cuenta inicial
2 Obras Buena Pro
-
Igualmente debe firmar el papel impreso de Otorgamiento de
laBuena Pro o Adjudicacin del Contrator.
4.2.9 Enva el documento firmado a la unidad administradora.
4.2.9.1 Datos de Entrada (Punto de Cuenta - Buena Pro)
4.2.9.2 Salida(s):Otorgamiento de Buena Pro o Adjudicacin
de Contrato validado.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.2.10Recibe el documento de Otorgamiento de la Buena Pro
firmada porla autoridad competente, notifica al contratista y
solicita lapresentacin de la fianza de fiel cumplimiento o
solicitud de fianzapor retencin.
4.2.11Acredita la fianza de fiel cumplimiento o, en su defecto,
solicitud defianza por retencin, es responsable de verificar que
cumpla lascondiciones legales y las establecidas para la
adjudicacin.
4.2.11.1 DDee nnoo eessttaarr ccoorrrreeccttaa llaa
iinnffoorrmmaacciinn ccoonntteenniiddaa eenn llaaffiiaannzzaa, el
documento es devuelto al contratista para sucorreccin o cambio.
4.2.11.2 SSii ttooddoo eesstt ccoorrrreeccttoo, la unidad
administradora ingresa alsistema con su clave de acceso y la
pantalla muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda
a"Registro de Fianza", el sistema muestra los expedientescon
documentos de Buena Pro pendientes de fianza.
4.2.11.3 El sistema solicita la carga de los datos sombreados
queaparecen a continuacin:
4.2.11.3.1 Datos de entrada (Fianza de Fiel Cumplimiento)Ca
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N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente o Punto de Cuenta
inicial
2 Obras Buena Pro
3 Tilde de Validacin
-
Con esta informacin el sistema actualiza el registro auxiliar de
fianzasa favor de la Nacin y genera el asiento contable, cuyo
ejemplo sepresenta a continuacin:
4.2.11.3.2 AAssiieennttoo Constitucin de fianzas a favor de la
Nacin porparte de proveedores, contratistas de obraspblicas y
conexos, contribuyentes ycualesquiera otras personas.Fianzas y
Garantas a favor de la NacinFianzas a favor de la Nacina: Fianzas y
Garantas a favor de la
Nacin - Contra.
4.2.11.3.3 Salida(s):Registro Auxiliar de Fianzas a favor
de la Nacin (actualizado).Asientos Contables.
4.2.12Una vez registrada la Fianza de Fiel Cumplimiento, la
unidadadministradora ingresa al sistema con su clave de acceso y
lapantalla muestra el men asignado a su rol. Elige el
quecorresponda a "Contratos de Obras", el sistema muestra
losexpedientes pendientes de emisin de contratos y elige el
quecorresponda.
4.2.13El sistema elabora en forma automtica el contrato de
obraobteniendo la informacin de la oferta con la especificacin
deCa
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bras N CAMPO FUENTE
1 Nmero de expediente
2 Datos de la Fianza
Monto
Tipo: de fiel cumplimiento
Institucin Financiera
Cdigo
Denominacin
Vigencia
Inicio
Vencimiento
3 Modificaciones
Aumentos
Disminucin
Vigencia
Inicio
Vencimiento
-
partidas de obra y condiciones contractuales,
determinadaspreviamente en la ficha de la obra.
4.2.13.1 Datos de Entrada(Contrato de Obras)
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N CAMPO FUENTE 1 Nmero de expediente
2 Nmero de la Oferta
Nmero del Contrato
Fecha
Ao
Organismo
Cdigo
Denominacin
Unidad Administradora
Cdigo
Denominacin
Ubicacin Geogrfica
Entidad Federal
Regin
Municipio
Ciudad
3 Unidad Ejecutora Local
Cdigo
Denominacin
4 Objeto del Contrato
Beneficiario
Nmero del RIF o NIT
Nombre o razn social
Cuenta Bancaria
Tipo de cuenta
Nmero de cuenta
Condiciones del Contrato
Plazos
Fecha de Inicio
Fecha de Terminacin
Monto Total
Monto Individual por Imputacin**
Multa por da de Retraso % Bs. / Da
-
Con este dato el sistema muestra en pantalla el total de
lainformacin relacionada a dicho proceso o expediente, como son:la
informacin que debe contener el contrato, las ofertas, lasfianzas,
la ficha de la obra, etc.
4.2.14El usuario es el responsable de revisar la informacin y si
todo estcorrecto emite los Contratos e imprime los mismos en el
formatoque se indica mas adelante.
4.2.14.1 Un proceso de obra o expediente puede contener
"n"Contratos. Cada Contrato indica un solo beneficiario.
4.2.14.2 Igualmente se incorpora en este expediente, el anlisis
deprecios unitarios consignados por el contratista.
La emisin de los contratos genera en el sistema elregistro
presupuestario del compromiso, el uso de lacuota de compromiso,
anula el precompromiso, marca enel auxiliar de proveedores el
atributo de beneficiariocontratista si no lo tuviera, actualiza el
registro auxiliar deejecucin financiera de los Contratos de Obra,
se generaCa
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bras Lmite Mximo del Contrato
Porcentaje
Monto
Garantas
Fianza de Fiel Cumplimiento
Porcentaje
Monto
Retencin
Porcentaje
Monto
Lapso de Garanta
Tipo de Anticipo: retencin o fianza
Porcentaje
Monto
Cronograma de Pagos
Ejercicio Vigentes
Ejercicios Futuros
Forma de pago
Abono en Cuenta
Cheque
5 Observaciones
6 Datos complementaros
-
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los asientos de partida doble en la contabilidad, cuyoejemplo se
presenta a continuacin:
4.2.14.3 AAssiieennttoo Autorizacin para gastosa: Crditos
presupuestarios comprometidos.
Al expediente se adjunta el Contrato y los documentos
electrnicos y/ofsicos que se relacionen con la ejecucin de la
obra.
El expediente fsico y electrnico es remitido a Contralora
Interna para lacertificacin del cumplimiento del artculo No. 38 de
la LOCGR.
4.2.14.4 Salida(s):Registro de Beneficiario Contratista
(actualizado).Registro del Compromiso.Anulacin del
Precompromiso.Uso de la Cuota de Compromiso.Registro Auxiliar
"Ejecucin Financiera de
los Contratos de Obra".Registro de Control de Ejecucin de
Obra.Contrato Emitido.Asientos Contables.
CONTRALORA INTERNA
4.2.15Recibe el contrato anexo al expediente en forma fsica
y/oelectrnica, es responsable de verificar que se haya cumplido
loestablecido en el artculo No. 21 de la LOCGR.
4.2.16Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a
"CertificacinContralora Interna", marca la casilla obras y el
sistema muestralos expedientes pendientes de certificacin, elige el
quecorresponda y si no tiene observaciones, marca el tilde
decertificacin.
4.2.17 Elabora un memorndum con sus observaciones, si las tiene
y loenva a la unidad administradora, el memorndum es anexado
alexpediente y marca en el sistema el tilde de observacin.
4.2.17.1 Datos de Entrada
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente 2 Tilde de Certificacin o
de observa cin
-
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bras 4.2.17.2 Salida (s): Tilde de Certificacin u
Observacin.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.2.18Recibe el expediente fsico y electrnico, con tilde de
certificacino de observacin de la Contralora Interna.
4.2.19Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a "Firma
deContrato", el sistema muestra los expedientes remitidos por
laContralora Interna.
4.2.19.1 Datos de Entrada (Firma de Contrato)
4.2.19.2 Si tiene observaciones, puede anular el proceso de obra
oinstruir la correccin de los errores u observaciones de
laContralora Interna, quedando el trmite pendiente.
4.2.19.2.1 Si se anula el proceso de obra deben anularsetambin
los registros auxiliares y elaborarse lareversin de asientos
contables quecorrespondan.
4.2.19.3 Si la certificacin es favorable, la unidad
administradoratramita la misma en funcin de los montos de la
obra.
4.2.19.3.1 Enva el expediente a la autoridad competente.
4.2.19.4 Salida (s): Contrato de Obra (Atualizado).
UNIDAD COMPETENTE
4.2.20Recibe el expediente fsico y electrnico con el contrato
para sufirma.
4.2.21Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a "Firma
deContratos", el sistema muestra los expedientes que
tengancontratos pendientes de firma.
4.2.22Si est de acuerdo debe marcar el tilde de validacin en el
sistemay firmar los contratos.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente 2 Anulacin o firma
-
4.2.22.1 Datos de Entrada
Con el tilde el sistema genera la validacin del registro
presupuestario delcompromiso.
4.2.22.2 Salida(s):Contrato firmado (tilde). de Compromiso
Validado.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.2.23Recibe el expediente fsico y electrnico, para la firma del
contratopor el contratista.
4.2.24Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a
"Entrega deContratos", marca la casilla "obras" el sistema muestra
losexpedientes que tengan contratos pendientes de firma por
loscontratistas.
La pantalla indica si debe solicitarse al proveedor fianza
deanticipo, se imprime la misma al marcar la firma del contrato
porel contratista. En ese instante el sistema registra la fecha y
hora defirma.
4.2.24.1 Datos de Entrada (Entrega de Contratos)
4.2.24.2 Salida(s):Solicitud de Fianza de Anticipo.Contrato de
Obra firmado y recibido por el contratista.
4.2.25Recibe el documento que acredita la fianza de anticipo y
lasolicitud de pago a cuenta, es responsable de verificar que
losdocumentos cumplan las condiciones legales y las
establecidaspara la cancelacin del anticipo.Ca
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N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente 2 Contratos 3 Tilde de
validacin
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Numero de contrato
3 Fecha y hora de firma
-
4.2.25.1 DDee nnoo eessttaarr ccoorrrreeccttaa llaa
iinnffoorrmmaacciinn contenida en losdocumentos, estos son
devueltos al contratista para sucorreccin o cambio.
4.2.25.2 SSii ttooddoo eesstt ccoorrrreeccttoo, la unidad
administradora ingresa alsistema con su clave de acceso y la
pantalla muestra elmen asignado a su rol.
4.2.25.3 Datos de entrada (Fianza de Anticipo)
Con esta informacin el sistema actualiza el registro auxiliar de
fianzas afavor de la Nacin y elabora el asiento de partida doble en
la contabilidadgeneral, cuyo ejemplo se presenta a continuacin:
4.2.25.4 AsientoConstitucin de fianzas a favor de la Nacin por
parte deproveedores, contratistas de obras pblicas y
conexos,contribuyentes y cualesquiera otras personas.Fianzas y
Garantas a favor de la Nacin.Fianzas a favor de la Nacin.a: Fianzas
y Garantas a favor de la Nacin - Contra.
De igual forma, registra en el sistema los datos relacionados
con laSolicitud de Pago a Cuenta, cargando los datos sombreados que
seindican seguidamente:
4.2.25.5 Datos de Entrada (Solicitud de Pago a Cuenta)Ca
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N CAMPO FUENTE 1 Nmero del Contrato
2 Datos de la fianza
Monto
Tipo: de Anticipo
Institucin Financiera
Cdigo
Denominacin
Vigencia
Modificaciones a las fianzas
aumentos
disminuciones
vigencia
Inicio
vencimiento
-
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Concluido el registro el sistema consulta si se desea generar la
orden depago, en caso afirmativo sta se elabora automticamente para
cancelar
el anticipo y continuar su trmite, tal como se explica ms
adelante.
Si la respuesta es negativa, no se elabora la orden de pago en
esemomento, posteriormente el usuario debe ingresar al sistema
parainstruir su generacin tal como se explica en el punto
siguiente.
4.2.25.6 Salida(s):Registro Auxiliar de Fianzas a favor de la
Nacin(actualizado).Orden de Pago Generada (optativo).Registro
Auxiliar Ejecucin Financiera de los Contratosde Obra.Solicitud de
Pago a Cuenta.Asientos Contables.Expediente Actualizado.
44..33 EELLAABBOORRAACCIINN DDEE LLAA OORRDDEENN DDEE PPAAGGOO
PPAARRAA CCAANNCCEELLAARR EELL AANNTTIICCIIPPOO
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.3.1 Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a
"Generarrdenes de Pago", el sistema muestra las distintas opciones
y elusuario debe marcar la casilla denominada "Anticipos".
4.3.2 Analiza la informacin y si todo est correcto debe instruir
lageneracin de la orden de pago para cancelar el anticipo.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de Contrato
Datos de la Valuacin
4 Nmero de Valuacin
5 Fecha de recepcin
Tipo: 01 Valuacin de Anticipo
6 Monto total
Perodo de Valuacin
7 Desde
8 Hasta
9 Observaciones
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Captulo
II
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Base
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4.3.3 Si la orden de pago fue generada en el momento de registro
de lafianza o retencin, igualmente es responsable de su
verificacin,puede anularla si no est de acuerdo.
4.3.3.1 Datos de Entrada (Orden de Pago)
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de expediente
2 Nmero de Contrato
3 Nmero de la orden de pago
Ao
Fecha
Organismo
Cdigo
Denominacin
Unidad Administradora
Cdigo
Denominacin
Ubicacin Geogrfica
Regin
Entidad Federal
Ciudad
Beneficiario
Cdula de identidad
Apellidos y Nombres
Entidad bancaria
Cdigo
Denominacin
Cuenta
Tipo
Nmero
Monto en letras
Tipo de registro (Causado)
Fuente de Financiamiento
Fecha de Pago
Documento de respaldo
Tipo
Nmero
Forma de Pago (Directa)
Imputacin Presupuestaria
-
CaptuloIV
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Si la instruccin del usuario gener la orden de pago, el sistema
muestraen pantalla la informacin del documento en el formato
preestablecidou observa una existente. Si est correcta acepta la
generacin.
Con la aceptacin de la orden de pago, el sistema registra la
ejecucinpresupuestaria del causado, actualiza el auxiliar de
Ordenes de Pago,incluye dicho documento al expediente, registra el
auxiliar EjecucinFinanciera de los Contratos de Obra y elabora los
asientos de partidadoble en la contabilidad general, cuyo ejemplo
se muestra acontinuacin:
4.3.3.2 CCaauussaaddooCrditos Presupuestarios Comprometidosa:
Crditos Presupuestarios Causados
4.3.3.3 AAssiieennttooEmisin de rdenes de pago para conceder
anticipos aproveedores.Otros Activos CirculantesAnticipos a
Contratistas y Proveedoresa: Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar - Contratistas
Proyecto
Accin Especfica
Unidad Ejecutora Local
Partida
genrica
especfica
subespecfica
Monto
Retenciones
Neto a Pagar
3 Cesionario autorizado a cobrar
RIF, NIT CI
Apellidos y Nombres
Entidad bancaria
Cdigo
Denominacin
Cuenta
Tipo
Nmero
4 Concepto del Pago
-
4.3.3.4 Salida(s):Orden de Pago (registrada).Registro del gasto
causado.Registro Auxiliar "Ejecucin Financiera de los Contratosde
Obra".Asientos Contables.
UNIDAD ADMINISTRADORA CENTRAL
4.3.4 Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a
"Imprimirrdenes de Pago", el sistema muestra las ordenes de
pagopendientes de impresin y el usuario debe seleccionar el nmerode
la orden de pago que desee imprimir.
Con este dato la pantalla debe mostrar toda la
informacinrelacionada a esa orden de pago, desde la solicitud,
orden decompra o contrato, fianzas, retenciones, etc., que puede
serobservada de acuerdo al inters del usuario.
4.3.5 Analiza la informacin y si todo est correcto debe instruir
laimpresin de la orden de pago para cancelar el anticipo,igualmente
puede anularla si no est de acuerdo. La orden de pagose anexa al
expediente fsico y electrnico.
4.3.5.1 Datos de Entrada (Impresin rdenes de Pago)
4.3.5.2 Salida(s):Orden de Pago (impresa).Expediente
actualizado.
AUTORIDAD COMPETENTE
4.3.6 Recibe la orden de pago en fsico y electrnicamente, para
sufirma.
4.3.7 Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a "Firma
Ordende Pago", el sistema muestra las ordenes de pago pendientes
defirma y el usuario debe seleccionar el nmero de la orden de
pagoque desee firmar.
4.3.8 Si est de acuerdo debe marcar el tilde de validacin en el
sistemay firmar los formatos fsicos de las rdenes de pago.Ca
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N CAMPO FUENTE 1 Nmero de la Orden de Pago 2 Imprimir o Anular
Orden de Pago
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4.3.9 Una vez registrado el tilde de la firma de la orden de
pago, elsistema enva automticamente la orden de pago a la
OficinaNacional del Tesoro.
4.3.10Enva a la unidad administradora central el formato fsico
de laorden de pago firmada para que contine con el proceso.
4.3.10.1 Datos de Entrada (Firma orden de pago)
4.3.10.2 Salida(s):Orden de Pago (firmada).Tilde de la firma de
la Orden de Pago.
UNIDAD ADMINISTRADORA CENTRAL
4.3.11Recibe el formato fsico de la orden de pago firmada y se
encargade enviarla a la Oficina Nacional del Tesoro, para que
tramite supago.
OFICINA NACIONAL DEL TESORO
4.3.12Imparte instrucciones al Banco Central de Venezuela para
realizarlas transferencias correspondientes para pagar al
beneficiario y aotros terceros.
4.3.13Notifica al organismo que el pago se realiz.
4.3.13.1 Salidas:Tilde de la recepcin fsica de la orden de
pago.Instruccin de Pago (Oficina Nacional del Tesoro).Registro
Presupuestario del Pago.Registro Auxiliar de Banco
(SIGECOF/Tesorera)actualizado.Registro de Cuotas de Desembolso
(SIGECOF/Tesorera) actualizado.Asientos Contables.
PagoCrditos Presupuestarios Causadosa: Crditos Presupuestarios
Pagados.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de la Orden de Pago 2 Tilde de la firma
de la Orden de Pago
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bras 4.3.13.2 AAssiieennttoo Cancelacin del Anticipo concedido a
los contratistas.
Cuentas por PagarCuentas por Pagar - Contratistas
a: BancoBanco Central de Venezuela -Cuenta Oficina Nacional del
Tesoro.
44..44 RREEGGIISSTTRROO DDEELL AACCTTAA DDEE IINNIICCIIOO DDEE
LLAA OOBBRRAA
UNIDAD SOLICITANTE O JEFE DE PROYECTO
4.4.1 Recibe el acta de inicio de la obra debidamente firmada
por elIngeniero Inspector y un representante de la empresa
contratista.
4.4.2 Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresa
su clavede acceso y la pantalla muestra el men asignado a su rol.
Elige elque corresponda a "Acta de Inicio de la Obra", el sistema
identificalos expedientes que tengan contratos pendientes de inicio
de obraso debe anotar el nmero del expediente y cargar la fecha de
iniciode obras.
4.4.2.1 Datos de Entrada(Acta de Inicio)
4.4.2.2 Si la unidad solicitante no est conectada al
sistema,enva el acta de inicio de obras a la unidad
administradorapara su registro en el sistema.
El acta de inicio de obras se incorpora al expediente fsicoy
electrnico para el control de las fechas de ejecucin delas
obras.
4.4.2.3 Salida(s):Acta de Inicio de Obras.Expediente
Actualizado.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.4.3 Recibe en papel impreso o mediante el sistema el Acta de
Inicio deObras.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de contrato
3 Fecha de inicio de obras
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De recibir en papel impreso debe ingresar al sistema almen "Acta
de Inicio de Obra" y proceder de la formadescrita en el paso
anterior.
4.4.3.1 Datos de Entrada(Acta de Inicio)
4.4.3.2 Salida(s):Acta de Inicio.Expediente actualizado.
44..55 VVAALLUUAACCIINN DDEE OOBBRRAA EEJJEECCUUTTAADDAA
INGENIERO INSPECTOR DE LA OBRA EN LA UNIDAD SOLICITANTE
4.5.1 Recibe del contratista la valuacin de obra ejecutada, debe
revisarfsicamente y aprobar la misma, verificando que las
caractersticas,cantidades y exactitud numrica de las partidas de
obraconstruidas sean las especificadas en el contrato de acuerdo
alartculo 45 literal p de las Condiciones Generales de
Contratacin.
4.5.2 Firma la valuacin de obra ejecutada y es responsable de
tramitarla firma del jefe del proyecto y remitir los documentos
alcontratista, previo su registro en el sistema.
4.5.3 Se debe exigir que el contratista presente la Valuacin de
ObraEjecutada en papel impreso y firmado y en disquete en un
formatopreestablecido para su carga en el sistema.
UNIDAD SOLICITANTE
4.5.4 Recibe del inspector de obra la Valuacin de Obra
Ejecutada, debeefectuar su registro en el sistema con base a:
4.5.4.1 Si la unidad solicitante est conectada al sistema,
ingresasu clave de acceso y la pantalla muestra el menasignado a su
rol. Elige el que corresponda a "Valuacinde Obra Ejecutada" y la
pantalla solicita la carga delnmero de expediente y de Contrato,
que debe estaranotado en los documentos que entrega el
contratista.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Numero de contrato
3 Fecha de inicio de obras
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bras 4.5.4.2 El usuario debe cargar en forma manual o por medio
deldisquete la Valuacin de la Obra Ejecutada, estos datos
forman parte de la ficha de la obra original y servirncomo
seguimiento de la construccin de la obra, debencontar con un
espacio de texto para anotar lasobservaciones o descripciones que
fueran necesarias.
4.5.5 Se envan al Jefe de la Unidad para su firma.
4.5.5.1 Datos de Entrada(Valuacin de Obra Ejecutada)
4.5.5.2 Si la unidad solicitante no est conectada al
sistema,remite los documentos en papel impreso con la firma
delinspector de la obra directamente al Jefe de la
Unidadsolicitante para su aprobacin.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de Contrato
Datos de la Valuacin
3 Nmero de Valuacin
4 Fecha de recepcin
5 Tipo: 02 Valuacin de Obra Ejecutada
6 Monto total
Perodo de Valuacin
7 Desde
8 Hasta
Partidas de obra
9 Cdigo
10 Unidad de Medida
11 Precio Unitario
Obra ejecutada en el Perodo
12 Cantidad
13 Monto en Bolvares
Obra ejecutada a la fecha de valuacin
14 Cantidad
15 Monto en Bolvares
16 Tilde de finalizacin de contrato o de obra(si
corresponde)
17 Observaciones
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4.5.5.3 Salida(s):Valuacin de Obra.Expediente actualizado (si
corresponde).
JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE
4.5.6 Recibe el expediente con todos los documentos entregados
por elcontratista en forma fsica y/o electrnica debe verificar que
losmismos sean consistentes y cuenten con la aprobacin delIngeniero
Inspector.
4.5.6.1 Datos de Entrada (Validacin de la Valuacin de Obra)
4.5.6.2 De no resultar conforme, no firma la valuacin de obra,
ydevuelve los documentos al ingeniero inspector, marca laobservacin
en sistema.
4.5.6.3 Si resulta conforme, se comunica al contratista, marca
eltilde de validacin en el sistema y se enva el expedienteen fsico
y electrnicamente a la unidad administradorapara que inicie el
trmite de pago.
4.5.6.4 Si el Jefe de la Unidad Solicitante no tiene acceso
directoal sistema firma la valuacin de obra, comunica alcontratista
y enva los documentos a la unidadadministradora, de acuerdo al
caso:
4.5.6.5 De no resultar conforme, no firma la valuacin de obra,
ydevuelve los documentos al ingeniero inspector.
4.5.6.5.1 Si resulta conforme, se comunica al contratistay se
enva el expediente en fsico a la unidadadministradora para que se
registre e inicie eltrmite de pago.
4.5.6.6 Salida(s):Valuacin de Obra (validada u observada).Ficha
de la obra actualizada.Expediente actualizado.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de contrato
3 Tilde de Validacin u Observacin
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bras 44..66 EELLAABBOORRAACCIINN DDEE OORRDDEENN DDEE PPAAGGOO
PPOORR VVAALLUUAACCIINN DDEE OOBBRRAAEEJJEECCUUTTAADDAA
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.6.1 Recibe el expediente en fsico o va electrnica,
debidamentefirmado por el Jefe de la Unidad Solicitante para el
proceso de pagode la Valuacin de Obra Ejecutada.
4.6.2 Ingresa su clave de acceso y la pantalla muestra el men
asignadoa su rol. Elige el que corresponda a "Valuacin de Obra
Ejecutada"y la pantalla solicita la carga del nmero de expediente y
deContrato, y procede a la carga de los datos en la forma
descritaanteriormente.
CCaauussaaddooCrditos Presupuestarios Comprometidos.a: Crditos
Presupuestarios Causados.
4.6.2.1 AAssiieennttooCausacin del gasto correspondiente a la
recepcin devaluaciones de obra, amortizacin de anticipos
yretenciones practicadas.Construcciones en procesoConstrucciones en
proceso de bienes de dominio privado. Ministerio (Identificacin del
Organismo)Otros Activos CirculantesAnticipos a contratistas y
Proveedoresa: Cuentas por pagar
Cuentas por pagar - contratistasOtros Activos
CirculantesAnticipos a Contratistas y Proveedores.
4.6.2.2 Salida(s):Ficha de la obra actualizada.Registro Auxiliar
Ejecucin financiera de los contratosde obra.Orden de Pago.Registro
del gasto causado.Asientos Contables.
UNIDAD ADMINISTRADORA CENTRAL
4.6.3 Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a
"Imprimirrdenes de Pago", el sistema muestra las ordenes de
pagopendientes de impresin y el usuario debe seleccionar el nmerode
la orden de pago que desee imprimir.
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4.6.4 El usuario es responsable de analizar la informacin y si
todo estcorrecto debe instruir la impresin de la orden de pago
paracancelar la valuacin de la obra ejecutada, igualmente
puedeanularla si no est de acuerdo, adems incluir dicho documentoal
proceso o expediente.
4.6.4.1 Datos de Entrada
4.6.4.2 Salida(s):Orden de Pago (impresa).
AUTORIDAD COMPETENTE
4.6.5 Recibe la orden de pago fsico y electrnico, para su
firma.
4.6.6 Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a "Firma
Ordende Pago", el sistema muestra las ordenes de pago pendientes
defirma y el usuario debe seleccionar el nmero de la orden de
pagoque desee firmar.
4.6.7 Recibe el expediente en fsico o va electrnica,
debidamentefirmado por el Jefe de la Unidad Solicitante para el
proceso de pagode la Valuacin de Obra Ejecutada.
4.1.62.1 Si esta de acuerdo debe marcar el tilde de validacin
enel sistema y firmar los formatos fsicos de las rdenes depago.
Una vez registrado el tilde, el sistema envaautomticamente la
orden de pago a la Oficina Nacionaldel Tesoro.
4.6.8 Enva a la Unidad Administradora Central el formato fsico
de laorden de pago firmada para que contine con el proceso.
4.6.8.1 Datos de Entrada
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de la Orden de Pago 2 Imprimir o Anular
Orden de Pago
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de la Orden de Pago
2 Tilde de validacin de la Orden de Pago
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bras 4.6.8.2 Salida(s):Orden de Pago (firmada).
Tilde de validacin de la Orden de Pago.
UNIDAD ADMINISTRADORA CENTRAL
4.6.9 Recibe el formato fsico de la orden de pago firmada y se
encargade enviarla a la Oficina Nacional del Tesoro, para que
tramite supago.
OFICINA NACIONAL DEL TESORO
4.6.10Imparte instrucciones al Banco Central de Venezuela para
realizarlas transferencias correspondientes para pagar al
beneficiario y aotros terceros. Notifica al organismo que el pago
se realiz.
4.6.10.1 Salidas:Tilde de la recepcin fsica de la orden de
pago.Instruccin de pago (Oficina Nacional del Tesoro).Registro
presupuestario del pago.Registro Auxiliar de Banco
(SIGECOF/Tesorera)actualizado.Registro de cuotas de desembolso
(SIGECOF/Tesorera)actualizado.Asientos Contables.
PPaaggooCrditos Presupuestarios CausadosCrditos Presupuestarios
Pagados.Cancelacin a contratistas del monto neto de valuacionesde
obra, disminucin del Impuesto Retenido yreconocimiento del ingreso
por este concepto
Cuentas por PagarCuentas por Pagar - ContratistasRetenciones por
PagarRetenciones por Pagar - ContratistasFiel CumplimientoImpuesto
sobre la RentaBancosBanco Central de Venezuela -Cuenta Oficina
Nacional delTesoro.
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44..77 CCRREEAACCIINN DDEE FFOONNDDOO DDEE TTEERRCCEERROOSS
PPAARRAA DDEEPPOOSSIITTAARR LLAASS
RREETTEENNCCIIOONNEESSPPRRAACCTTIICCAADDAASS AA LLOOSS
CCOONNTTRRAATTIISSTTAASS
UNIDAD ADMINISTRADORA CENTRAL
4.7.1 Constituye un Fondo de Terceros en la Oficina Nacional del
Tesorocon cargo a las retenciones practicadas, a los fines de
sureembolso una vez transcurrido el lapso establecido en
lasCondiciones Generales de Contratacin para la devolucin de
lasmismas, con lo cual se genera el asiento cuyo ejemplo se
muestraa continuacin:
4.7.1.1 AAssiieennttoo Constitucin de Fondo con cargo a las
retencionespracticadas a contratistas y proveedores, en el
momentode la cancelacin del monto neto de los bienes y
serviciosrecibidosBancosBancos - Fondos de Tercerosa: BancosBanco
Central de Venezuela-Cuenta Oficina Nacional delTesoro.
44..88 RREEGGIISSTTRROO DDEELL AACCTTAA DDEE
TTEERRMMIINNAACCIINN DDEE LLAA OOBBRRAA
UNIDAD SOLICITANTE O JEFE DE PROYECTO
4.8.1 Recibe el acta de terminacin de la obra debidamente
firmada porel Ingeniero Inspector de la obra, otros representantes
delorganismo y los representantes de la empresa contratista.
4.8.1.1 SSii llaa uunniiddaadd ssoolliicciittaannttee eesstt
ccoonneeccttaaddaa aall ssiisstteemmaa, ingresasu clave de acceso y
la pantalla muestra el menasignado a su rol. Elige el que
corresponda a "Acta deTerminacin de la Obra", el sistema identifica
losexpedientes que tengan contratos pendientes determinacin de
obras o debe anotar el nmero delexpediente y carga la fecha de
conclusin o terminacinde obras.
4.8.1.2 Datos de Entrada(Acta de Terminacin de Obras)
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de contrato
3 Fecha de conclusin o terminacin de obras
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bras 4.8.1.3 SSii llaa uunniiddaadd ssoolliicciittaannttee nnoo
eesstt ccoonneeccttaaddaa aall ssiisstteemmaa,enva el Acta de
Terminacin de Obras a la unidad
administradora para su registro en el sistema.
El Acta de Terminacin de Obras se incorpora alexpediente fsico y
electrnico para el control de lasfechas de ejecucin de las
obras.
4.8.1.4 Salida(s):Acta de Terminacin de Obras.Expediente
Actualizado.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.8.2 Recibe en papel impreso o mediante el sistema el Acta
deTerminacin de Obras.
44..99 AACCEEPPTTAACCIINN PPRROOVVIISSIIOONNAALL DDEE LLAA
OOBBRRAA
INGENIERO INSPECTOR DE LA OBRA
4.9.1 Recibe del contratista la solicitud de aceptacin
provisional de laobra, debe revisar fsicamente y aprobar la misma,
dentro de losplazos establecidos en las Condiciones Generales de
Contratacin,verificando que las caractersticas, cantidades y
exactitudnumrica de las partidas de obra construidas sean
lasespecificados en el contrato de acuerdo al artculo 91 al 100 de
lacitada disposicin legal.
4.9.2 El Ingeniero inspector de la obra, otros representantes
delorganismo y los representantes de la empresa contratista firman
elActa de Recepcin Provisional de la Obra.
4.9.3 Recibe en papel impreso o mediante el sistema el Acta
deTerminacin de Obras.
4.9.4 Remite a la unidad solicitante para su registro en el
sistema.
UNIDAD SOLICITANTE O JEFE DE PROYECTO
4.9.5 Recibe el Acta de Recepcin Provisional de la Obra
debidamentefirmada por el Ingeniero Inspector de la obra, otros
representantesdel organismo y los representantes de la empresa
contratista.
4.9.5.1 SSii llaa uunniiddaadd ssoolliicciittaannttee eesstt
ccoonneeccttaaddaa aall ssiisstteemmaa, ingresasu clave de acceso y
la pantalla muestra el menasignado a su rol. Elige el que
corresponda a "Acta deRecepcin Provisional de la Obra", el sistema
identifica
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los expedientes que tengan contratos pendientes derecepcin
provisional de obras o debe anotar el nmerodel expediente y carga
la fecha de la firma del acta derecepcin provisional.
4.9.5.2 Datos de Entrada(Acta de Recepcin Provisional de
Obras)
4.9.5.3 SSii llaa uunniiddaadd ssoolliicciittaannttee nnoo
eesstt ccoonneeccttaaddaa aall ssiisstteemmaa,enva el Acta de
Recepcin Provisional de Obras a launidad administradora para su
registro en el sistema.
El Acta de Recepcin Provisional de Obra se incorpora a
laexpediente fsico y electrnico para el control de lasfechas de
aceptacin de la obra ejecutada.
4.9.5.4 Salida(s):Acta de Recepcin Provisional de
Obras.Expediente Actualizado.
44..1100 RREECCEEPPCCIINN DDEEFFIINNIITTIIVVAA DDEE LLAA
OOBBRRAA
UNIDAD SOLICITANTE
4.10.1Concluido el lapso de garanta de la recepcin provisional
de laobra, la unidad solicitante recibe del contratista la
solicitud de Actade Recepcin Definitiva de la Obra, el ingeniero
inspector, deberevisar fsicamente y aprobar la misma, dentro de los
plazosestablecidos en las Condiciones Generales de
Contratacin,verificando que la obra ha sido ejecutada de acuerdo
con lasespecificaciones del contrato de acuerdo al artculo 106 al
111 dela citada disposicin legal.
4.10.2Si todo est conforme se procede a la recepcin definitiva y
selevanta el Acta respectiva que firma el ingeniero residente o
elcontratista y los representantes del ente contratante designados
alefecto.
4.10.2.1 Si la unidad solicitante est conectada al sistema,
ingresasu clave de acceso y la pantalla muestra el menasignado a su
rol. Elige el que corresponda a "Acta deRecepcin Definitiva de la
Obra", el sistema identifica los
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de contrato
3 Fecha de recepcin provisional de obras
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bras expedientes que tengan contratos pendientes derecepcin
definitiva de obras o debe anotar el nmero del
expediente y cargar la fecha de la firma del acta derecepcin
definitiva.
4.10.2.2 Datos de Entrada(Acta de Recepcin definitiva de
Obras)
4.10.2.3 Si todo est conforme se procede a la recepcin
definitivay se levanta el Acta respectiva que firma el
ingenieroresidente o el contratista y los representantes del
entecontratante designados al efecto.
4.10.2.4 Si la unidad solicitante no est conectada al
sistema,enva el Acta de Recepcin Definitiva de Obras a la
unidadadministradora para su registro en el sistema.
El Acta de Recepcin Definitiva de Obra se incorpora alexpediente
fsico y electrnico para el control de lasfechas y ejecucin de pagos
pendientes.
4.10.2.5 Salida(s):Acta de Recepcin Definitiva de
Obras.Expediente Actualizado.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.10.3Recibe en papel impreso o mediante el sistema el Acta
deRecepcin Definitiva de Obras.
4.10.4De recibir en papel impreso debe ingresar al sistema al
men "Actade Recepcin Definitiva de Obra" y proceder de la forma
descrita enel paso anterior.
4.10.4.1 Datos de Entrada(Acta de Recepcin Definitiva de la
Obra)
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de contrato
3 Fecha de recepcin definitiva de obras
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Nmero de contrato
3 Fecha de inicio de obras
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4.10.4.2 Salida(s):Acta de Recepcin Definitiva.Expediente
actualizado.
UNIDAD SOLICITANTE
4.10.5Emite el Cuadro de Cierre de la Obra, segn el artculo 109
de lasCondiciones Generales de Contratacin y efectuar las
siguientesacciones:
4.10.5.1 Si la unidad solicitante est conectada al sistema,
ingresaal sistema con su clave de acceso y la pantalla muestra
elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a"Cuadro de
Cierre de Obra", el sistema muestra todos losexpedientes que tengan
actas de recepcin definitiva deobras, elige la que corresponda y el
sistema elabora elCuadro de Cierre de Obra por Beneficiario.
4.10.5.2 Datos de Entrada(Cuadro Cierre de Obra)
NNoottaa: no es necesario cargar los datos ya que toda la
informacin delcuadro de cierre de la Obra est registrada en el
sistema.
4.10.5.3 Si la unidad solicitante no est conectada al sistema
debeelaborar el Cuadro de Cierre de la Obra en forma manual.
En ambos casos el cuadro de cierre de la obra debecontener la
firma del ingeniero inspector, otrosrepresentantes de los
organismos y representantes de laempresa contratista.
4.10.5.4 Salida(s):Cuadro de cierre de la obra.Ficha de la obra
actualizada.Registro de Control de Ejecucin de Obra.Registro
Auxiliar Ejecucin financiera de los contratosde obra.Expediente
actualizado.
UNIDAD ADMINISTRADORA CENTRAL
4.10.6Recibe los expedientes con las Actas de Recepcin
Definitiva y losCuadros de Cierre de la obra en forma fsica y
electrnica.
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Cuadro de Cierre de Obra
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bras 4.10.7Ingresa al sistema con su clave de acceso y la
pantalla muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda
a "Liberacin de
Fianzas y/o Devolucin de Retenciones", el sistema muestra
losexpedientes con actas de recepcin definitivas pendientes
deliberacin de fianzas y/o devolucin de retenciones, verifica
lainformacin contenida en el expediente y si todo est
correctoprocede a:
4.10.7.1 De recibir los cuadros de cierre en papel impreso,
debegenerarlos por el sistema y comparar con el papelimpreso.
4.10.7.2 De recibir los cuadros de cierre por el sistema contina
elproceso.
4.10.7.3 Datos de Entrada (Liberacin de Fianza o Devolucin de
Retencin)
4.10.7.4 Si no es el ltimo contrato de la obra solamente libera
lafianza o genera la orden de pago para la devolucin de
laretencin.
La liberacin de la fianza se realiza con los datoscontenidos en
el expediente que relaciona cada contratocon sus respectivas
fianzas y genera el asiento de partidadoble que se presenta ms
adelante.
4.10.7.5 Si es el ltimo contrato adems de liberar la fianza
oinstruir la devolucin de la retencin se incorporaautomticamente en
el Activo Fijo la obra, mediante laapertura de la Ficha del
Inmueble y la generacin delasiento de partida doble que se
presentan mas adelante:
4.10.7.6 Datos de Entrada (Ficha del Bien Inmueble)
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Acta de Recepcin Definitiva
N CAMPO FUENTE Fecha del registro
1 Nmero del expediente
2 Nmero de catastro
3 Denominacin del bien
4 Descripcin del inmueble
5 rea del inmueble
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6 Lindero Sur
7 Lindero Este
8 Lindero Oeste
9 Caractersticas del bien inmueble
Unidad administradora
Cdigo
Denominacin
10 Responsable Patrimonial
Apellidos y Nombre
Cdula de Identidad
11 Denominacin del ocupante del inmueble
Apellidos y Nombres
Cdula de Identidad
12 Fecha de incorporacin
13 Fecha de ocupacin
Valor de adquisicin
Forma de Pago
Bonos
Ttulos o Certificados
Abono en cuenta
Mtodo de depreciacin
Valor segn libro
14 Imputacin Presupuestaria
Proyecto
Accin Especfica
Unidad Ejecutora Local
Partida
Genrica
Especfica
Sub Especfica
15 Documento traslativo de la propiedad
16 Incorporacin o Desincorporacin no presupuestarias
Cdigo
Denominacin
Ubicacin Geogrfica del bien inmueble
Regin
Entidad Federal
Municipio
Ciudad
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bras 4.10.7.7 AAssiieennttoo Liberacin de Fianzas otorgadas a
favor de la Nacin por
proveedores, contratistas de obras pblicas y conexos.Fianzas y
Garantas a favor de la Nacin- Contraa: Fianzas y Garantas a favor
de la Nacin
Fianzas a favor de la Nacin.
4.10.7.8 AAssiieennttooCancelacin de las retenciones de los
contratistas.Retenciones por PagarRetenciones por Pagar
Contratistasa: Banco
Bancos- Fondos de Terceros.
4.10.7.9 AAssiieennttoo Incorporacin de Edificio e Instalaciones
por terminacinde obras de dominio privado Bienes de UsoEdificios e
Instalacionesa: Construcciones en proceso
Construcciones en proceso de bienes de dominio privado.
4.10.7.10AAssiieennttoo Incorporacin de Bienes por terminacin de
obras dedominio pblico Hacienda Pblicaa: Construcciones en
proceso
Construcciones en proceso de bienes de dominio pblico.
4.10.7.11Salida(s):Ficha del Inmueble.Registro Auxiliar de
Inmuebles.Registro Auxiliar Fianzas de la Nacin.Asientos
Contables.
44..1111 MMOODDIIFFIICCAACCIIOONNEESS YY VVAARRIIAACCIIOONNEESS
AA LLOOSS CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE EEJJEECCUUCCIINN
DDEEOOBBRRAASS
MODIFICACIONES CONTRACTUALES
Los contratos de obras estn sujetos a modificaciones y
variacionesdurante de su ejecucin.
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44..1122 PPRRRRRROOGGAA DDEELL PPLLAAZZOO DDEE EEJJEECCUUCCIINN
DDEE LLAA OOBBRRAA
INGENIERO INSPECTOR O USUARIO RESPONSABLE
4.12.1Recibe la "Solicitud de Prorroga del Plazo de Ejecucin de
la obra",la revisa la analiza y si es pertinente la aprueba o
no.
4.12.1.1 Si la solicitud de Prrroga es aprobada, y la
unidadsolicitante est conectada al sistema, ingresa su clave
deacceso y la pantalla muestra el men asignado a su rol.Elige el
que corresponda a "Solicitud de Prrroga,"anotar el nmero de
expediente y debe cargar los datossombreados que se detallan ms
adelante.
4.12.1.2 Datos de Entrada (Solicitud de Prrroga de Ejecucin de
la Obra)
4.12.1.3 Si la unidad solicitante no est conectada al
sistemaenva la" Solicitud de Prrroga" a la unidadadministradora
para su registro en el sistema.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.12.2Recibe la "Solicitud de Prrroga" en papel impreso o por
vaelectrnica para su anlisis y verificacin. De recibirlo en
papelimpreso, procede a cargar los datos tal cual como se describi
enel paso anterior. Si la informacin ya se encuentra en el
sistema
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de expediente
Nmero de Contrato
Fecha de Inicio
Fecha de Culminacin
Datos de la prorroga
Prorroga de Inicio
Prorroga de terminacin
2 Fecha de la solicitud de prorroga
3 Lapso de la prorroga
Hasta
4 Inicio
5 Terminacin
6 Justificacin de la prorroga
7 Firma o tilde del Ingeniero Inspector
8 Firma o tilde del jefe de Divisin
9 Firma o tilde del Jefe del Proyecto
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bras debe marcar el tilde de validacin del "Solicitud de
Prrroga", y condicho tilde el sistema enva automticamente la
solicitud a la
Controlara Interna para su revisin y aprobacin.
CONTRALORA INTERNA
4.12.3Recibe el "Solicitud de Prrroga" anexo al expediente en
formafsica y/o electrnica, y es el responsable de verificar que se
hayacumplido lo establecido en el artculo No. 21 de la LOCGR. y en
lasCondiciones Generales de Contratacin.
4.12.4El usuario ingresa al sistema con su clave de acceso y la
pantallamuestra el men asignado a su rol. Elige el que corresponda
a"Certificacin Contralora Interna", marca la casilla "Solicitud
dePrrroga" y el sistema muestra los expedientes pendientes
decertificacin, elige el que corresponda y si no tiene
observaciones,marca el tilde de certificacin.
4.12.5Si tiene observaciones, elabora un memorndum con
susobservaciones y lo enva a la unidad administradora, elmemorndum
es anexado al expediente y marca en el sistema eltilde de
observacin.
4.12.5.1 Datos de Entrada
4.12.5.2 Salida (s): Tilde de Certificacin u observacin.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.12.6Recibe el expediente fsico y electrnico, con tilde de
certificacino de observacin de la Contralora Interna.
4.12.7Ingresa al sistema con su clave de acceso y la pantalla
muestra elmen asignado a su rol. Elige el que corresponda a "Firma
deSolicitud de Prrroga", el sistema muestra los
expedientesremitidos por la Contralora Interna.
4.12.7.1 Datos de Entrada (Firma de Solicitud de Prrroga)
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Tilde de Certificacin o de observacin
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Anulacin o Firma
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4.12.7.2 Si tiene observaciones, puede anular el proceso
desolicitud de prrroga o instruir la correccin de loserrores u
observaciones de la Contralora Interna,quedando el trmite
pendiente.
4.12.7.3 Si la certificacin es favorable, la unidad
administradoratramita la prrroga y enva el expediente a la
autoridadcompetente.
AUTORIDAD COMPETENTE
4.12.8Recibe en papel impreso y por va electrnica la solicitud
deprrroga para su firma o validacin.
4.12.8.1 Datos de Entrada
4.12.8.2 Salida (s): Solicitud de Prrroga Validada.Expediente
actualizado.
La "Solicitud de Prrroga" se incorpora al expediente fsico y
electrnicopara el control de fechas de ejecucin de la obra.
44..1133 AACCTTAA DDEE PPAARRAALLIIZZAACCIINN DDEE LLAA OOBBRRAA
YY RREESSCCIISSIINN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS
Si la obra se paraliza parcial o totalmente se rescinde el
contrato.
INGENIERO INSPECTOR O LA CONTRATISTA
4.13.1Solicita la paralizacin de la obra por cualquiera de estas
razones:condiciones climticas, fuerza mayor, incumplimiento
decualquiera de las partes, entre otras. Si el usuario
responsableest conectado al sistema, la introduce su clave de
acceso alsistema elige el que corresponda a "Acta de Paralizacin" y
marcael nmero de expediente y debe anotar la fecha de la firma
del"Acta de Paralizacin".
4.13.1.1 Datos de Entrada (Acta de Paralizacin de la obra)
N CAMPO FUENTE 1 Nmero de Expediente
2 Tilde de Validacin o de observacin
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4.13.1.2 SSii nnoo eesstt ccoonneeccttaaddoo aall
ssiisstteemmaa, la unidad solicitante ojefe del programa, elabora
en papel el "Acta deParalizacin" y la enva a la unidad
administradora parasu registro en el sistema, y procede como se
define en elpaso anterior.
UNIDAD ADMINISTRADORA
4.13.2Recibe el "Acta de Paralizacin" en papel impreso o por
vaelectrnica
