REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ... · la ejecución de los procesos de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional serán realizadas por el jefe

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REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Agencia para el Desarrollo de las Macroregiones y ZonasFronterizas - ADEMAF

Ministerio de Planificación del Desarrollo (MPD)Av. Mariscal Santa Cruz Esq. Calle Oruro # 1092 Ex Edificio ComibolTeléfono y Fax: (591-2) 2189000Número Piloto Seg. Corresp. Externa: (591-2)2311849La Paz - Bolivia

Agencia para el Desarrollo de las Macroregiones y Zonas Fronterizas •Calle Pedro Salazar N° 631 esq. Andrés MuñozEdificio FNDR - Piso 9

Central Piloto Teléfono: (591)-2-2128655Fax: Int.: 150

www.ademaf.gob.boLa Paz - Bolivia

Coordinación:

Directora Administrativa Financiera

Jefe de Unidad Administrativa

La Paz - Bolivia

2014

ADEMAF

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DEORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Agencia para el Desarrollo de las Macroregiones y ZonasFronterizas - ADEMAF

Gral Ejto. Edwin Alfonso De La Fuente JeriaDIRECTOR GENERAL EJECUTIVO

AGENCIA PARA EL DESARROLLO DE LAS MACROREGIONESY ZONAS FRONTERIZAS

ADEMAF

EQUIPO TÉCNICO RESPONSABLE:

Lie. Rosario Taboada RobertsDIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Lie. Zdenkiza Krklec TamwingJEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA

La Paz - Bolivia

2014

ReglamentoEspecífico del Sistema de Organización Administrativa

\ .,.; ••^^«¡¡•lAGENCIA PARA EL DESARROLLO DE LASMACROREGIONES Y ZONAS FRONTERIZAS

REGLAMENTO ESPECÍFICODEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA

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ADEMAF

GESTIÓN 2014

Agencia para el Desarrollo de las Macroregiones y Zonas Fronterizas

Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

ÍNDICE

CAPITULO 1 4

DISPOSICIONES GENERALES 4

Artículo 1. Objeto del Reglamento 4

Artículo 2. Alcances del Reglamento 4

Artículo 3. Base Legal 4

Artículo 4. Aprobación y vigencia del Reglamento 5

Artículo 5. Revisión y actualización del reglamento 5

Artículo 6. Responsable de la elaboración del Reglamento Específico e 5

Implantación del Sistema de Organización Administrativa 5

Artículo 7. Cláusula de previsión 5

CAPITULO II 6

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL 6

Artículo 8. Objetivo del proceso de Análisis Organizacional 6

Artículo 9. Marco de referencia para el Análisis Organizacional 6

Artículo 10. Proceso del análisis organizacional 6

Artículo 11. Análisis Coyuntural 8

Artículo 12. Unidad Responsable del proceso de análisis organizacional 8

Artículo 13. Periodo de ejecución del proceso de análisis Organizacional 8

CAPÍTULO III 9

c PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL 9

Artículo 14. Objetivo del proceso de diseño o rediseño organizacional 9

Artículo 15. Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional 9

&y^% Articulo 16. Comunicación y coordinación organizacional 13Artículo 17. Servicio al usuario 16

•u J) Artículo 18. Formalización y aprobación de manuales 16



Artículo 19 Responsable del proceso del diseño organizacional 16

Artículo 20 Periodo de ejecución 16

CAPÍTULO IV 17

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL 17

Artículo 21. Objetivo del proceso de implantación del diseño o rediseñoorganizacional 17

Artículo 22. Plan de implantación 17

Artículo 23 Requisitos para la implantación 17

Artículo 24. Unidad organizacional Responsable de la ejecución del proceso deimplantación del diseño o rediseño organizacional 18

Artículo 25. Periodo de tiempo para la ejecución del proceso de implantaciónde diseño o rediseño organizacional 18


Reglamento Específicodel Sistema de Organización Administrativa

REGLAMENTO ESPECIFICO DEL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto del Reglamento

El objeto del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa es establecerla normativa específica para la implantación del Sistema en la Agencia para el Desarrollo de laMacroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF, disponiendo la realización de los procesos parael análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional, los encargados de estosprocesos y los periodos de su realización.

Artículo 2. Alcances del Reglamento

El presente Reglamento es de aplicación obligatoria en toda la Agencia para el Desarrollo de laMacroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF, abarcando la totalidad de las áreas y unidadesorganizacionales y los Programas y Proyectos.

Artículo 3. Base Legal

Constituyen la base legal del Reglamento, las siguientes disposiciones:

a) Ley N 1178, de Administración y control Gubernamental, que establece los Sistemasde Administración y Control de las Entidades Públicas.

b) Decreto Supremo N° 0538 de 03 de junio de 2010, de creación de la Agencia para elDesarrollo de la Macroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF.

c) Decreto Supremo N° 1985 de 30 de abril de 2014, que incorpora nuevas funciones dela ADEMAF.

d) La Resolución Suprema N°217055 de 20 de mayo de 1997 Normas Básicas del Sistemade Organización Administrativa.

e) Decreto Supremo N° 23318-A de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de laResponsabilidad por la Función Pública.

f) Decreto Supremo N° 26237 del 29 de junio del 2001 que modifica los artículos 12, 14al 16, 18, 21 al 31 y 67 del Reglamento de Responsabilidad por la FunciónPública.


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Artículo 4. Aprobación y vigencia del Reglamento

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa deberá ser aprobado porResolución Administrativa, previa compatibilización por el Órgano Rector.

El Reglamento deberá ser elaborado por el Profesional en Planificación Institucional.

Mientras no exista una disposición contraria o modificación a las Normas Básicas, el presenteReglamento Especifico tiene vigencia y su difusión se encuentra bajo responsabilidad delPlanificador Institucional.

Artículo 5. Revisión y actualización del reglamento

El presente Reglamento está sujeto a revisión anual por el Profesional en Planificación Institucionalen coordinación con el Jefe Administrativo.

En caso de que se considere necesario, dependiendo de la experiencia de su aplicación, de ladinámica administrativa, de las modificaciones de la Estructura Organizacional de la Agencia parael Desarrollo de la Macroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF y de las Normas Básicas delSistema de Organización Administrativa (SOA), podrá ser ajustado.

Artículo 6. Responsable de la elaboración del Reglamento Específico eImplantación del Sistema de Organización Administrativa

En el marco de lo dispuesto por el Artículo 27° de la Ley 1178, es responsabilidad del DirectorGeneral Ejecutivo la implantación de este sistema.

El Profesional en Planificación Institucional, en coordinación con el jefe de la Unidad Administrativaes responsable de su ejecución y del seguimiento de la implantación.

El análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de la Agencia para el Desarrollode la Macroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF, es también responsabilidad de las áreas yunidades organizacionales, Coordinadores de Programas y/o Proyectos, así como de todos losservidores públicos de la Agencia para el Desarrollo de la Macroregiones y Zonas Fronterizas -ADEMAF, en su ámbito de competencia.

Las funciones de emisión de instructivos, coordinación, evaluación, seguimiento y consolidación dela ejecución de los procesos de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional seránrealizadas por el jefe de la Unidad Administrativa.

Artículo 7. Cláusula de previsión

En caso de advertirse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación delReglamento Específico de la entidad, estas serán solucionadas en los alcances y previsiones delas Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, aprobadas medianteResolución Suprema 217055 de fecha 20 de mayo de 1997.

Agencia para el Desarrollode las Macroregionesy ZonasFronterizas

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CAPITULO II

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Artículo 8. Objetivo del proceso de Análisis Organizacional

Tiene como objetivo evaluar la estructura organizacional de la Agencia para el Desarrollo de laMacroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF, respecto al desarrollo de sus competencias y allogro de objetivos establecidos en el POA en el marco del Plan Nacional de Desarrollo y del PlanEstratégico Institucional.

Artículo 9. Marco de referencia para el Análisis Organizacional

Constituye fuentes de información documental para realizar el análisis organizacional:

a.

b.

c.

d.

e.

f.

0-h.

Decreto Supremo N° 0538 del 03 de junio del 2010 de creación de ADEMAF.Resolución Suprema N? 217055 Normas Básicas del Sistema de Organización

Administrativa.

Plan Nacional de Desarrollo

Plan Estratégico Institucional (PEÍ)

El Programa de operaciones Anual de la gestión pasada y actual

Seguimiento y Evaluación del Programa de Operaciones Anual

El Manual de Organización y Funciones (MOF)

El Manual de Procesos y Procedimientos

Informes de Auditoria

Artículo 10. Proceso del análisis organizacional

El Análisis Organizacional deberá incluir el análisis retrospectivo, el análisis prospectivo y laformalización del análisis organizacional:

I. Análisis Retrospectivo

Deberá efectuarse la evaluación cuantitativa y cualitativa de los resultadosalcanzados en la gestión pasada, respecto a lo programado,estableciendo si la estructura organizacional ha coadyuvado al logro de losobjetivos propuestos en el Programa Operativo Anual.

El análisis retrospectivo deberá realizarse con base a los siguientes criterios:

a) La calidad de los bienes y/o servicios proporcionados por la Agencia parael Desarrollo de la Macroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF,respecto a las necesidades de los destinatarios, la relacióncosto/beneficio.

b) La efectividad de los procesos a medirse en relación con el grado desatisfacción alcanzado de los usuarios y su orientación a los objetivos


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institucionales.

c) La consistencia de las operaciones desarrolladas por las áreas y unidadesorganizacionales, programas y proyectos, con los procesos yprocedimientos determinados en el ámbito de sus competencias y niveljerárquico.

d) La formalización de los canales de comunicación.

e) La información generada en cuanto a oportunidad, claridad y confiabilidad.

El análisis retrospectivo podrá realizarse en forma conjunta con el análisis desituación del Sistema de Programación de Operaciones.

Análisis Prospectivo

Deberá evaluarse la situación futura que deberá afrontar la ADEMAF paralograr los objetivos que deben estar planteados en el Programa deOperaciones Anual de la próxima gestión, con el fin de detectar si existe lanecesidad de realizar ajustes a la estructura organizacional.

El análisis prospectivo se realizará una vez que se tengan definidos yaprobados los objetivos del POA para la siguiente gestión.

El análisis prospectivo deberá realizarse con base a los siguientes criterios:

a) Ser estratégico, en la medida que refleje los alcances del Plan Nacionalde Desarrollo y el Plan Estratégico Institucional PEÍ.

b) Estar enmarcado en el presupuesto de recursos y gastos programados.

c) Multidimensional, en cuanto considera y analiza tendencias globales,regionales y locales.

d) Multisectorial, en cuanto analiza los impactos del desarrollo social,económico, cultural y tecnológico del país en la entidad.

III. Resultado y Formalización del análisis organizacional

Los resultados y conclusiones del análisis organizacional deberán serformalizados en el documento del Análisis Organizacional, que contenga lasrecomendaciones precisas que sirvan de insumo para la toma de decisionespor las instancias correspondientes, sobre, al menos, los siguientes aspectos:

a. Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear Áreas y Unidades organizacionales enfunción de lograr los objetivos propuestos.

b. Reubicar Unidades dentro de la misma estructura.

Agencia parael Desarrollode las Macroregiones y Zonas Fronterizas

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c. Redefinir canales y medios de comunicación interna.d. Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional.

e. Rediseñar procesos.

Artículo 11. Análisis Coyuntural

La estructura organizacional también podrá ser ajustada cuando sea necesario en base aun análisis coyuntural a fin de responder a cambios del entorno que afecten el ejercicio dela gestión y/o al cumplimiento de los objetivos. El Director General Ejecutivo de lainstitución deberá aprobar tanto el informe de análisis como la propuesta de ajuste en elmenor tiempo posible.

Artículo 12. Unidad Responsable del proceso de análisis organizacional.

El Profesional en Planificación Institucional en coordinación con el jefe de la UnidadAdministrativa, es responsable del proceso de análisis organizacional, debiendo coordinaresta labor con todas las unidades de ADEMAF.

El Documento Final del Análisis Organizacional deberá ser consolidado por el ProfesionalPlanificación Institucional y presentado a la Dirección Administrativa Financiera, para suaprobación y posterior conocimiento del Director General Ejecutivo.

Artículo 13. Periodo de ejecución del proceso de análisis Organizacional

El análisis organizacional, debe efectuarse a partir del mes de junio de cada gestión,periodo que podrá ser modificado de acuerdo a los plazos establecidos para laelaboración del POA, o de acuerdo a requerimiento.



CAPITULO III

PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 14. Objetivo del proceso de diseño o rediseño organizacional

Tiene por objeto diseñar y/o ajustar la estructura organizacional de la Agencia para elDesarrollo de la Macroregiones y Zonas Fronterizas - ADEMAF, con base en lasrecomendaciones del análisis organizacional y/o a los objetivos y atribuciones planteados,en el D.S. N°538 de 03 de junio de 2010, el Plan Nacional de Desarrollo y en el PlanEstratégico Institucional.

Los resultados que se obtengan del proceso de diseño o rediseño organizacional,deberán permitir a la Agencia para el Desarrollo de la Macroregiones y Zonas Fronterizas- ADEMAF, adoptar una estructura organizacional apropiada y bien dimensionada paraalcanzar los objetivos de gestión y satisfacer las necesidades de sus usuarios.

Artículo 15. Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional.

I. El Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional, comprende:

a) Identificación de los usuarios de la institución y las necesidades de servicio.

b) Identificación y evaluación de los productos y servicios prestados.

c) Diseño y/o rediseño de los procesos, resultados e indicadores.

d) Identificación de unidades y conformación de áreas organizacionales quellevarán a cabo las operaciones especificando su ámbito de competencia.

e) Establecimiento de los niveles jerárquicos de la institución.

f) Clasificación de Áreas o Unidades Organizacionales.

g) Alcance de Control

h) Unidades Desconcentradas

II. Identificación de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio.

Todas las dependencias de la ADEMAF, sus áreas organizacionales y otrasunidades organizacionales incluyendo programas y proyectos, deberánidentificar el segmento de los usuarios internos y externos de los productos yservicios emergentes de las competencias establecidas para la ADEMAF,identificando sus requerimientos, a fin de crear nuevos servicios o rediseñar losexistentes, todo en función al marco legal que establece las competencias yalcances de los mismos.


Reglamento Específicodel Sistema de OrganizaciónAdministrativa

Los usuarios internos están constituidos por todos los servidores públicos delas Unidades Organizacionales de la institución.

Los usuarios externos corresponden a las Gobernaciones, GobiernosMunicipales, Mancomunidades Municipales, Empresas Públicas de Prestaciónde Servicios, Instituciones Públicas Descentralizadas, Entidades y/o Empresasdel Gobierno Central, Instituciones o Agrupaciones Regionales de Desarrollolegalmente habilitadas, Cooperación Internacional y Organizaciones Sociales.

III. Identificación y evaluación de los servicios prestados

Los productos y servicios ofertados y efectivamente prestados a usuariosexternos y/o internos, deberán ser catalogados y evaluados en función de lademanda de los usuarios y de su contribución a los objetivos estratégicos y degestión de la ADEMAF.

IV. Diseño y/o rediseño de los procesos, resultados e indicadores.

Deberá procederse al diseño de los procesos necesarios para la generación deservicios y bienes, que coadyuven al logro de objetivos y satisfagan lasdemandas de los usuarios, según las actividades inherentes a estos procesos,su carácter secuencial, las unidades encargadas de su realización y losrequerimientos de recursos, de manera que cumplan con las características decalidad, cantidad, oportunidad y frecuencia.

El diseño o rediseño deberá considerar las siguientes modalidades:

a) A nivel de grandes operaciones, cuando su ejecución no requieraun procedimiento específico y su frecuencia no sea rutinaria.

b) A nivel de operaciones menores, cuando su ejecución requiera unprocedimiento específico, su frecuencia hace que sea de carácterrutinario, haciendo viable su estandarización.

Los resultados del proceso de diseño o rediseño deberán permitir laeliminación de las operaciones y las tareas ineficientes, superpuestas oduplicadas.

Identificación Unidades y conformación de Áreas Organizacionales quellevarán a cabo las operaciones especificando su ámbito de competencia:

En base a las operaciones que componen los diferentes procesos para el logrode los productos y servicios que ofrece la ADEMAF y a la identificación de losusuarios y de sus necesidades, deberán establecerse y/o ajustarse lasdistintas Unidades Organizacionales de la ADEMAF. Para este efecto lasmismas podrán ser agregadas, desagregadas, de acuerdo a su especialidad,con ámbitos de competencia claramente definidos.

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Deberá limitarse la creación de áreas organizacionales, velando que no existaduplicidad de funciones y atribuciones, tanto horizontal como verticalmente, yen sujeción a lo establecido en D.S. N°538 del 03 de junio de 2010.

La agrupación de Unidades que guarden relación entre sí dará lugar a laconformación de un área organizacional, cuyo ámbito de competencia deberáestar claramente delimitado.

VI. Establecimiento de niveles jerárquicos de la institución.

La definición de niveles jerárquicos de la ADEMAF, deberá sujetarse a loestablecido en el Decreto Supremo N°538, reconociendo los siguientes nivelesjerárquicos dentro de su estructura organizacional:

Niveles Jerárquicos

Directivo

Ejecutivo

Operativo

Área y/o Unidad Organizacional

Director General Ejecutivo

Dirección de Asuntos Jurídicos

Dirección Administrativa FinancieraDirec. Técnica Nacional de Desarrollo y FronterasDirección de Desarrollo Regional BeniDirección de Desarrollo Regional Santa CruzDirección de Desarrollo Regional PandoUnidad de Auditoría Interna

Unidad de Comunicación

Unidad de Información para el Desarrollo eInformática

Unidad Administrativa

Unidad Financiera

Unidad de Estudios Estratégicos e InvestigacionesUnidad de Planificación y FronterasUnidad de ProyectosUnidad de Asistencia Social en FronteraUnidad de Coordinación para la SeguridadFronteriza

Oficina de Desarrollo RegionalOf. de Desarrollo Regional SanOficina de Desarrollo RegionalOficina de Desarrollo RegionalOficina de Desarrollo RegionalOficina de Desarrollo RegionalOficina de Desarrollo RegionalOficina de Desarrollo RegionalOficina de Desarrollo RegionalOficina de Desarrollo Regional

Puerto QuijarroIgnacio de VelascoSan Matías

Riberalta

GuayaramerinMagdalenaUyuniHuachacalla

Machareti

Yacuiba

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Reglamento Específicodel Sistema de OrganizaciónAdministrativa

Vil.Clasificación de Unidades Organizacionales.

Las Unidades Organizacionales en la ADEMAF por su contribución al logro de losobjetivos estratégicos y de gestión, se clasificarán de acuerdo a los siguientescriterios:

a) Sustantivas. Cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de losobjetivos de la institución.

Incluye a unidades sustantivas temporales: Que cumplen funciones quecontribuyen al logro de objetivos en un periodo de tiempo determinado, en elmarco de los convenios y contratos especiales que definen sus características deoperación.

b) Administrativas: Cuyas funciones contribuyen indirectamente al cumplimientode los objetivos de la institución y prestan servicios en los departamentossustantivos para su funcionamiento.

c) De Asesoramiento: Cumplen funciones de carácter consultivo y no ejercenautoridad lineal sobre las demás unidades.

A cada unidad organizacional deberá asignarse la autoridad lineal y/o funcionalnecesaria para la gestión de las operaciones asignadas según su jerarquía de launidad en función a las características de sus operaciones.

VIII. Alcance de Control

Para determinar el número de Unidades bajo la dependencia directa de unárea jerárquica superior, deberá tomarse en cuenta las disposiciones legalesestablecidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y su Decreto Supremovigente.

El nivel que corresponde a la Dirección General Ejecutiva de la estructura,podrá contar con un máximo de cuatro Direcciones, cuya creación deberá serdebidamente justificada y por debajo de las jefaturas de unidad no podrácrearse ningún otro nivel jerárquico inferior.

IX. Unidades Desconcentradas

La creación y funcionamiento de unidades desconcentradas serán factibles enla medida que conlleve la mejor prestación de servicios, en términos de costo,oportunidad y calidad.

La desconcentración de unidades de la ADEMAF, deberá tener en cuenta lasdisposiciones legales en vigencia, evitando duplicidad de funciones oestablecimiento de unidades paralelas a las de otras institucionesespecializadas o de Gobiernos Autónomos Departamentales y GobiernosAutónomos Municipales.

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Corresponde al Director General Ejecutivo, Máxima Autoridad Ejecutiva de laADEMAF, la aprobación mediante Resolución Administrativa de las Unidadesorganizacionales creadas en base a una justificación técnica y económica,objetivos definidos, ámbito de competencia, funciones específicas y grado deautoridad.

X. Unidades Organizacionales para Programas y Proyectos

Para la ejecución de programas y proyectos, se podrá crear unidadesorganizacionales, siempre que las funciones de estos programas y proyectosno puedan ser ejecutados por otras unidades de la entidad. La vigencia dedichas unidades estará limitada al cumplimiento de sus objetivos.

La creación de programas y proyectos especiales será factible en la medida enque garanticen una mejor prestación de servicios en términos de oportunidad,costo, calidad y sobre todo contribución al logro de objetivos de gestión yestratégicos definidos en la ADEMAF. Asimismo, será procedente cuandorespondan a iniciativas de orden coyuntural, con resultados concretos ypresupuestos definidos o condicionados por la disponibilidad de recursos.

La creación de estos programas y proyectos deberá ser autorizada conResolución Administrativa expresa del Director General Ejecutivo de laADEMAF, en base a un informe técnico que establezca los objetivos, ámbito decompetencia, organización interna, funciones específicas y los niveles decoordinación y financiamiento de estos programas y proyectos.

Articulo 16. Comunicación y coordinación organizacional.

I. La comunicación y coordinación organizacional comprende:

a) La definición de canales y medios de comunicación.

b) Determinación de instancias de coordinación interna.

c) Definición y formalización de tipos e instancias de relación interinstitucional.

II. Definición de Canales y medios de comunicación.

Una vez definidas las áreas y Unidades organizacionales, se establecerán loscanales y medios de comunicación, según el tipo de información que se maneja,de acuerdo a los siguientes criterios:

a. Por el establecimiento de relaciones de autoridad línea y funcional, concarácter recíproco y que deberán ser utilizados permanentemente.

b. Por la especificación de las características de la información que se genera,la cual debe ser útil y adecuada para todos los usuarios y para el procesode toma de decisiones.

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c. Por el establecimiento de la periodicidad y el medio oral o escrito; en casode ser escrito, deberá determinarse claramente el contenido y la forma(narrativa, estadística o gráfica) de la información a transmitir.

d. Por el tipo de información a transmitir:

1) Descendente: cuando la información fluye de los niveles superiores dela estructura organizacional siguiendo el orden de jerarquía y elconducto regular.

Este tipo de comunicación deberá necesariamente efectuarse porescritorio en forma de instructivos u otros instrumentos que debenestablecerse previamente.

2) Ascendente: cuando la comunicación fluye de los niveles inferiores dela estructura organizacional para los superiores, respetando el ordenjerárquico y siguiendo el conducto regular.

Esta información debe ser transmitida a través de Informes, Notas

Internas y otros establecidos.

3) Cruzada: se da entre una unidad organizacional y otra de niveljerárquica menor, igual o superior, es decir, el mensaje no sigue elcanal descendente y/o ascendente, si no que emplea una comunicacióndirecta a fin de lograr rapidez y comprensión en la información que sedesea transmitir, por lo que es importante determinar que tipo deinformación será en forma cruzada.

e). La regularidad del tipo de información que se transmite, clasificando lamisma considerando su importancia, destino y tipo en:

1) Información confidencial, cuando se establezca que todo documento,que todo el documento o asunto es confidencial y que serásupervisado directamente por la autoridad ejecutiva de mayorjerarquía, manteniendo un control directo del mismo.

2) Información rutinaria: es la información que fluye por toda lainstitución y se refiere a la generada por procedimientos que sedesarrollan en el cumplimiento de tareas inherentes a cada área ounidad organizacional.

Determinación de instancias de coordinación interna:

De acuerdo a sus requerimientos, la ADEMAF, podrá crear las instancias decoordinación interna, para el tratamiento de asuntos de competencia compartidaentre áreas y unidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas:pueden ser consejos, comités, comisiones o se designarán responsables querealicen labores de coordinación interna.

Toda relación directa y necesaria de coordinación que surja de estas instanciasdeberá estar estipulada como función específica de las unidades organizacionales

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IV.

que corresponda al Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Las instancias de coordinación que se conformen se clasificarán en:

1) Para conformación de consejos de la ADEMAF debe limitarse a lodispuesto en el Decreto supremo N°538 de 10 de junio de 2010.

2) Comités, cuya función será la de establecer acciones y procesos yprocedimientos de trabajo enmarcados en los objetivos institucionales;podrán ser informativos, de asesoramiento o de resolución de problemas.Tendrán la potestad de recomendar soluciones y estarán conformados, porpersonal de nivel ejecutivo y operativo. Estos comités podrán serpermanentes o temporales.

3) Comisiones, que se conformarán con el propósito de cumplir una misiónespecífica a cuyo término se disolverán. Estos podrán estar conformadospor personal de diferentes niveles de la estructura de ADEMAF y puedenser de carácter técnico o administrativo.

4) La creación de una instancia de coordinación interna en la ADEMAFcualquiera fuera esta, deberá contar con un instrumento que establezca:

1) Las funciones especificas que debe desempeñar

2) La Unidad Organizacional encargada de la instancia

3) El carácter temporal o permanente

4) La periodicidad de las sesiones

5) Documentación de la evidencia de sus decisiones

Definición y formalización de tipos e instancias de relación interinstitucional

Las relaciones interínstitucionales de la ADEMAF en el ámbito de sus competencias yfunciones son:

a) De tuición: la ADEMAF, tiene la facultad de ejercer control externo posterior, asícomo la promoción y vigilancia del funcionamiento de los sistemas de Planificacióne inversión, Administración y Control interno de la Ley N°1178 de las Institucionespúblicas Descentralizadas y Empresas Públicas establecidas en el artículo 71° deldecreto supremo N°28632 Reglamento a la Ley de Organización del PoderEjecutivo.

b) Funcionales: La ADEMAF, ejerce autoridad funcional sobre otra en materia de sucompetencia y especialización.

c) De complementación: se expresa cuando la ADEMAF interactúa con otra en eltratamiento de asuntos de interés compartido.

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Dependiendo de su objetivo, duración y características operativas, estas relacionesdeberán ser formalizadas mediante convenios específicos, Resolución Ministerial oResolución Administrativa, estableciendo claramente las competencias específicas de lasentidades involucradas.

Cuando la Resolución Administrativa sea considerada requisito previo a la firma deconvenios, notas reversales u otros documentos contractuales, se gestionaraninstrumentos jurídicos de mayor jerarquía como las Resoluciones Ministeriales,Resoluciones Supremas y Decretos Supremos, según corresponda.

Artículo 17. Servicio al usuario.

La Unidad de Comunicación, en coordinación con las demás Unidades organizacionales,deberá generar mecanismos de orientación que faciliten las gestiones de los usuarios,como ser letreros que contengan en forma literal o gráfica del flujo de un trámite.

También pueden definir canales y medios que permitan la resolución de asuntosindividuales de los usuarios y de interés público para la recepción, registro, canalización yseguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias o cualquier otro asunto similar.

Artículo 18. Formalización y aprobación de manuales.

El diseño organizacional deberá formalizarse en el Manual de Organización y Funciones yen el Manual de Procesos y Procedimientos, los cuales deberán ser aprobados medianteResolución Administrativa expresa.

a. El Manual de Organización y Funciones debe contener información sobrelas disposiciones legales que regulan la estructura, los objetivos, elorganigrama, el nivel jerárquico y relación de dependencia de las unidadesy áreas organizacionales, funciones inherentes a cada una de las ellas, lasrelaciones intra e interinstitucional.

b. El Manual de Procesos y Procedimientos debe describir la denominación yobjetivo del proceso, las normas de operación, la descripción del proceso ysus procedimientos, los diagramas de flujo, los formularios.

Artículo 19 Responsable del proceso del diseño organizacional

El responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un documento, todo el proceso dediseño o rediseño organizacional es el Profesional en Planificación Institucional encoordinación con el Jefe Administrativo.

Artículo 20 Periodo de ejecución.

El proceso de diseño o rediseño organizacional se iniciará en el mes de junio,coincidiendo con la preparación del Programa Operativo Anual de la institución, querequerirá de una estructura organizacional ajustada a sus necesidades y procesos, paraque tal estructura funcione.

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CAPITULO IV

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 21. Objetivo del proceso de implantación del diseño o rediseñoorganizacional

La implantación del diseño o rediseño organizacional tiene por objeto la aplicación de lanueva estructura organizacional en la ADEMAF, con la finalidad de cumplir con losobjetivos definidos en el Programa de Operaciones Anual aprobado.

Artículo 22. Plan de implantación

Para la implantación de la estructura organizacional obtenida como resultado del análisisy diseño o rediseño organizacional descrito en los artículos anteriores, deberá elaborarseun plan de implantación que deberá ser aprobado por el Director General Ejecutivo,conteniendo:

a) Objetivos y estrategias de implantación: Se deberá establecer losresultados que se espera alcanzar en la implantación de la estructuraorganizacional adoptada, incluyendo la descripción de las actividades quese desarrollarán para alcanzar dichos objetivos.

b) Cronograma: Se deberá determinar las fechas y los plazos en que sellevarán a cabo las actividades de implantación.

c) Recursos: Se deberá definir los recursos humanos, materiales yfinancieros que se estimen necesarios para implantar el plan.

d) Responsables de la implantación: se establecerán los responsablesinvolucrados de cada área de la ADEMAF.

e) Programa de difusión, Se tiene que diseñar programas de difusión yorientación mediante manuales, guías o instructivos, a fin de internalizar,adiestrar y/o capacitar a funcionarios involucrados, sobre los cambio que sevan a introducir en la estructura organizacional de la ADEMAF.

f) Seguimiento, deberá realizarse acciones de seguimiento para realizar losajustes necesarios en la estructura que está implantada y funcionando.

Artículo 23 Requisitos para la implantación

Es un requisito para la implementación del Sistema de Organización Administrativa lapuesta en marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratégicas, asimismoes fundamental contar con recursos humanos, físicos y financieros previstos.

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Artículo 24. Unidad organizacional Responsable de la ejecución del procesode implantación del diseño o rediseño organizacional

El proceso de implantación estará dirigido, coordinado y supervisado por el Profesional dePlanificación Institucional, que procederá a la implementación del diseño organizacionalen coordinación con las demás Unidades Organizaciones.

Artículo 25. Periodo de tiempo para la ejecución del proceso deimplantación de diseño o rediseño organizacional.

La implantación de la estructura diseñada o rediseñada, deberá realizarse máximo hastael primer trimestre del año, luego del proceso de diseño o rediseño organizacional. LaImplantación podrá proporcionar los elementos para realizar cambios en el ProgramaOperativo Anual, si corresponde, conforme lo establecen las Normas Básicas del Sistemade Programación de Operaciones.

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