REGLAMENTO HOMOLOGACIN DE TRANSPORTISTAS CARRETEROS (SHTC) 2007
1. Introduccin A travs de Conducta Responsable, ASIQUIM busca
mejorar la seguridad durante el transporte, el almacenamiento y la
manipulacin de los productos qumicos. La industria qumica chilena
utiliza, en gran medida, los servicios logsticos ofrecidos por
terceros para almacenar, manipular y transportar materias primas,
productos intermedios y productos qumicos terminados. Las empresas
qumicas necesitan asegurarse de que estas operaciones se llevan a
cabo de manera segura y con la calidad precisa con el objetivo de
la proteccin de sus trabajadores, del pblico en general y del medio
ambiente, en lnea con los objetivos de Conducta Responsable. En lo
que respecta al transporte carretero un elemento clave lo
constituye el desarrollo del Sistema de Homologacin de
Transportistas Carreteros (SHTC), que proporciona una herramienta
para evaluar los sistemas de gestin de calidad, seguridad y medio
ambiente de los suministradores de transporte carretero de
productos qumicos, de un modo uniforme, realizado por evaluadores
independientes que emplean un cuestionario normalizado. SHTC ayuda
a las empresas qumicas en los procesos de seleccin de
transportistas carreteros y en la definicin de las acciones de
mejora con cada uno de ellos. La evaluacin SHTC conduce a un
informe objetivo y, en caso de resultar satisfactoria la revisin, a
un certificado de competencia emitido por ASIQUIM junto a la
entidad independiente. El sistema SHTC se basa en la Gua para el
Evaluador SQAS para Transporte Carretero de CEFIC, la federacin de
la industria qumica europea. 2. Procedimiento El procedimiento de
evaluacin SHTC se lleva a cabo, en general, como se describe a
continuacin, y segn el cual se entiende especficamente que ASIQUIM
no ser responsable de la eleccin de ningn evaluador SHTC ni del
contenido de ningn informe de evaluacin obtenido segn los
procedimientos SHTC. ASIQUIM est solamente involucrado en asegurar
la calidad del procedimiento de evaluacin. ASIQUIM no revisa ni
evala los informes de evaluacin y no expresa ninguna opinin
respecto a su precisin. Consecuentemente, ASIQUIM no acepta ninguna
responsabilidad por costos, reclamos, daos, prdidas y gastos, que
resultaran directa o indirectamente de la participacin en el
procedimiento SHTC. El procedimiento SHTC consta de las siguientes
etapas: 1. El proveedor de servicios de transporte por iniciativa
propia o a requerimiento de una empresa qumica decide llevar a cabo
la evaluacin SHTC. El costo de la revisin ser de cargo de quien la
solicite.
2. El proveedor de servicios de transporte contacta a Asiquim a
travs de un formulario (vase anexo 1), quien remite al solicitante
una lista de Evaluadores SHTC autorizados. Una vez recibida esta
lista, el transportista selecciona un evaluador y lo contacta. (En
la fase inicial, y con el fin de lograr una masa crtica mnima que
asegure el financiamiento del proceso, se autorizar exclusivamente
a la empresa SGS). 3. El evaluador enva al proveedor de servicios
de transporte una cotizacin formal por el servicio y, luego de
recibir la conformidad de este ltimo, le enva la documentacin
respectiva (reglamento, gua para el evaluador y cuestionario). En
este punto la empresa Transportista entra al proceso de
Homologacin, situacin que deber ser comunicada a Asiquim para que
la asociacin incluya a esta empresa dentro del proceso. 4. El
proveedor de servicios de transporte se autoevala completando el
cuestionario y remitindolo al evaluador en un perodo que no debe
superar los 30 das de recibida la Autoevaluacin. Una vez pasado
este plazo el transportista en cuestin sale del proceso hasta que
se reciba su Autoevaluacin. Si el transportista califica, coordina
junto con el evaluador la fecha de la evaluacin en terreno. 5. El
evaluador enva el formulario de prenotificacin (vase anexo 2) junto
con el acuerdo por escrito a ASIQUIM a ms tardar una semana antes
del comienzo de la evaluacin. Las evaluaciones que no hayan sido
prenotificadas no sern reconocidas por ASIQUIM y no se incluirn en
sus registros. 6. El evaluador lleva a cabo la evaluacin. 7. Dentro
de los cinco das siguientes al trmino de la evaluacin, el evaluador
enva el borrador del informe al proveedor de servicios de
transporte. 8. El proveedor de servicios de transporte tiene la
opcin de revisar el borrador del informe de evaluacin, teniendo
como plazo mximo dos semanas calendario para enviar comentarios al
informe. Si la empresa auditada niega o pone en duda alguna
respuesta calificada con un "No podr presentar la prueba que
respalde su posicin. 9. El evaluador evala los comentarios del
proveedor de servicios de transporte y, sobre la base de stos y del
borrador, elabora el informe de evaluacin final. Tiene un plazo de
cinco das para esto contados desde el cumplimiento del plazo
indicado en el punto 7. 10. El evaluador enva el informe final al
suministrador de servicios logsticos y a ASIQUIM, junto a la
calificacin recibida. 11. ASIQUIM pone a disposicin de los
asociados el informe final de logros obtenidos por el proveedor de
servicios de transporte y la calificacin recibida. Adems, si la
calificacin otorgada lo amerita, incluye a la empresa en el listado
de su sitio web que detalla a los proveedores de servicios de
transporte aprobados por ASIQUIM.
12. El proveedor de servicios de transporte debe someterse a
reevaluacin despus de tres aos para obtener una nueva certificacin.
Se contempla, adems, una verificacin al ao a efecto de seguimiento
para la mantencin del certificado obtenido. 3. Preparacin de la
evaluacin El evaluador trabajar estrechamente con el proveedor de
servicios de transporte para coordinar todas las actividades
necesarias relativas a la evaluacin SHTC y desarrollar un plan
detallado para la evaluacin. Las evaluaciones deben programarse con
la mayor antelacin posible, de modo que el proveedor de servicios
de transporte pueda asegurarse que la evaluacin no interfiera con
otras de sus actividades. Es importante definir claramente el
alcance de la evaluacin planificada, especialmente por parte de las
empresas que tienen varios centros de trabajo, teniendo en cuenta
los siguientes aspectos: - La naturaleza de los materiales
manipulados (granel, envasado, lquidos, slidos, clases de
riesgo,...); - El mbito geogrfico de las operaciones de transporte
(transporte nacional o internacional); - Los centros de trabajo a
inspeccionar. Para conseguir una evaluacin SHTC efectiva (en
trminos de tiempo, costo y resultados) es esencial una preparacin
adecuada por parte tanto de la empresa evaluada como del evaluador:
- El proveedor de servicios de transporte debe familiarizarse con
el cuestionario SHTC considerando cada pregunta en su propio
contexto junto con las correspondientes notas de recomendaciones; -
El proveedor de servicios de transporte debe autoevaluarse con el
formulario SHTC y debe enviar el resultado al evaluador, al menos
diez das antes de la evaluacin; - La informacin general (Parte I
del Cuestionario) debe facilitarse por parte del proveedor de
servicios de transporte al evaluador antes de la evaluacin; - El
evaluador debe llegar a un acuerdo con la empresa evaluada sobre el
alcance de la evaluacin, la secuencia de reas a evaluar, y la
correspondiente planificacin de tiempos; - El evaluador debe cubrir
todas las preguntas de cumplimiento obligatorio (las requeridas por
ley y las marcadas con color amarillo). Adems, debe cubrir al menos
un 30% del total de preguntas por cada captulo del cuestionario. La
muestra es definida por el evaluador considerando la Autoevaluacin
previa y las condiciones antes mencionadas en este prrafo. - La
evaluacin se debe realizar en una jornada no inferior a seis horas
y no superior a ocho horas.
- A requerimiento de la empresa auditada es posible profundizar
la auditora usando un nmero de horas mayor al antes mencionado. En
este caso, la empresa debe cubrir el costo adicional asociado. -
Las pruebas documentales deben estar a mano o fcilmente accesibles
durante la evaluacin. 4. La evaluacin El evaluador solicitar ver
las pruebas suficientes que justifiquen las respuestas dadas,
comprobando que los procedimientos han sido implementados y que
conducen a los resultados previstos. La palabra del personal de la
empresa suministradora de servicios logsticos no se aceptar por el
evaluador, por s sola, como garanta de la certeza de las respuestas
dadas si no existe una prueba especfica comprobable (no
necesariamente escrita) que la apoye. Si existe (en teora) un
determinado procedimiento pero no hay pruebas que demuestren que
est realmente implementado, el evaluador puntuar la respuesta como
"No" y aadir un comentario. El criterio para la puntuacin tiene que
ser riguroso e imparcial. En caso de duda o de cumplimiento en
parte, deber asignarse un "No" a la respuesta. En este caso debe
aadirse un comentario por parte del evaluador explicando la
situacin. Se debe tener cuidado antes de aceptar respuestas "No
aplicable". No debe admitirse como resultado si la respuesta
correcta es realmente un "No". El evaluador no debe dejarse
persuadir de que la empresa no tiene que llevar a cabo la actividad
en cuestin si, de hecho, la debe realizar. Podran estar presentes
en la evaluacin, observadores de la industria qumica de acuerdo con
la empresa a evaluar (o invitados por la misma). Pero no debern
interferir en el procedimiento de la evaluacin. Si se solicita, el
evaluador puede proporcionar un Testimonio (no un certificado) que
simplemente diga que se ha efectuado una evaluacin SHTC, sin que se
incluya ninguna opinin sobre la misma 5. Categoras de calificacin
En su informe final, el evaluador asignar al proveedor de servicios
de transporte una calificacin, segn los siguientes criterios: Nivel
1: Cumple los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte
Carretero: Esta calificacin se aplica cuando la empresa visitada se
considera en cumplimiento con virtualmente todos los requisitos
aplicables incluidos en el alcance de la revisin. Se pueden
observar requisitos menores aislados no cumplidos que se consideran
ocasionales, anmalos o inconsecuentes en comparacin con el nivel
global de cumplimiento alcanzado. Nivel 2: Cumple Sustancialmente
los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte Carretero:
Esta calificacin se aplica cuando la revisin arroja un alto grado
de cumplimiento. Esto ocurre cuando la empresa cumple con la mayora
de los requisitos aplicables y slo
algunos de ellos no son satisfechos. Se considera que las faltas
representan hechos aislados de un programa efectivo de
cumplimiento. Nivel 3: Cumple Generalmente los Requisitos del
Sistema de Homologacin de Transporte Carretero: Esta calificacin se
aplica cuando se observa un nmero determinado de incumplimientos.
Estas faltas van ms all de casos aislados y reflejan debilidades en
el diseo y/o implementacin de los programas internos. Nivel 4:
Requiere Mejoras para Cumplir los Requisitos del Sistema de
Homologacin de Transporte Carretero: Esta calificacin se aplica
cuando se observan variados incumplimientos a los requisitos y
algunos de ellos reflejan la ausencia de los programas requeridos
para dicho cumplimiento, desviaciones significativas de los
criterios establecidos o faltas importantes en la implementacin de
los programas. Nivel 5: Requiere Mejoras Sustanciales para Cumplir
los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte Carretero:
Esta calificacin se aplica cuando se observan numerosos
incumplimientos a los requisitos, incluyendo varias desviaciones a
los criterios establecidos, ausencia de varios de los programas
requeridos, o desatencin prolongada a la implementacin de acciones
correctivas anteriores relativas a los requisitos. El evaluador
homologar (re homologar) satisfactoriamente a las empresas que
obtengan calificacin global en los niveles 1, 2 3. Si el proveedor
de servicios de transporte es calificado en los niveles 4 5, se le
invitar a prepostular en el futuro en un plazo estipulado por el
evaluador, suficiente para que se pueda realizar una nueva Auditora
en la cual el resultado este en las categoras del 1 al 3. Si el
transportista no cumple con este plazo saldr del proceso de
Homologacin hasta que se solicite la nueva Autoevaluacin. 6.
Seguimiento Todos los proveedores de servicios de transporte debern
someterse a una evaluacin parcial anual, despus de haber recibido
la certificacin a efecto de verificacin del mantenimiento de los
estndares que requiere el sistema SHTC. 7. Reevaluaciones Todos los
proveedores de servicios de transporte debern someterse a una
reevaluacin completa del sistema SHTC cada tres aos a efecto de re
certificacin. 8. Del comportamiento del evaluador De los
evaluadores SHTC se espera el mximo nivel de comportamiento tico.
Los resultados que se presenten en el informe de la evaluacin han
de considerarse confidenciales y bajo ningn concepto podr comentar
el evaluador el contenido del informe con terceros. El Anexo 4
incluye las condiciones sobre confidencialidad del proceso.
El evaluador no interferir en las operaciones normales del
proveedor de servicios de transporte. El evaluador no manipular
ningn equipo ni aconsejar sobre asuntos operacionales ni dar ningn
consejo sobre cmo puede corregirse algo que no se cumple. Se espera
que el evaluador sea un buen ejemplo de comportamientos respecto a
la seguridad durante la evaluacin. El evaluador deber seguir los
procedimientos de seguridad y usar el equipo de proteccin personal
cuando sea necesario. 9. Definicin de la unidad evaluable por el
sistema SHTC Una unidad evaluable por el sistema SHTC se define
como cada unidad de una empresa de transportes que gestiona los
aspectos SSMA y Calidad de sus operaciones de transporte. Una
unidad evaluable deber constar solamente de un centro de trabajo
excepto cuando los distintos centros estn muy cerca unos de otros
(dentro de una distancia de 5 km) y tengan la misma Direccin y
sistema de gestin. Las empresas que subcontratan totalmente todas
sus operaciones de transporte no se considerarn como empresas de
transporte sino ms bien como intermediarios de transporte o
corredores de fletes. Una empresa de transporte con varios centros
de trabajo debe tener un plan de evaluaciones con una relacin de
todas las unidades evaluables y el plan calendario para las
evaluaciones. Este plan de evaluaciones debe comentarse y acordarse
con los principales clientes y el evaluador SHTC y debe
actualizarse al menos anualmente. Los principales clientes deben
tener una copia del plan de evaluaciones. Todas las unidades
evaluables deben reevaluarse al menos una vez cada tres aos. 10.
Base de Datos Electrnica SHTC Con el objeto de mejorar la
accesibilidad a los resultados de las evaluaciones, ASIQUIM pondr a
disposicin de sus asociados informacin pertinente en su sitio web
(www.asiquim.cl). A esta informacin slo podrn acceder los asociados
de ASIQUIM mediante clave. 11. Costos de Evaluacin Los costos de
evaluacin del SHTC para cada empresa transportista son los
siguientes: Evaluacin de Certificacin: Emisin de Informe: UF 14
(considera un da de auditora) UF 4
Evaluaciones de Seguimiento: UF 8 (anuales) Por otro lado,
existe un costo adicional de 0,8 UF por cada camin adicional que
deba inspeccionarse por sobre las tres unidades. El nmero de
unidades (camiones) que sern inspeccionados se determina a travs de
la norma chilena NCh44 Inspeccin por Atributos. Tablas y
Procedimientos de Muestreo, utilizando el Nivel de Inspeccin II
(para usos generales) junto con un Plan de Muestreo Simple para
Inspeccin Reducida.
Anexo 1 Evaluacin SHTC: Formulario de Solicitud para entrar al
Proceso de HomologacinNombre de la empresa: Empresa Asociada
Mandante de Carga que solicita la Homologacin: Nombre de la persona
de contacto: Localidad: Direccin: Ciudad: Telfono: Fax: E-mail:
Este formulario debe ser completado por el Transportista o
empresa mandante de Carga asociada a Asiquim y enviado a ASIQUIM
(Avenida Andrs Bello 2777, Oficina 501; Las Condes; Santiago,
CHILE; Fax: 56-2-2033351; e-mail: [email protected])
Anexo 2 Evaluacin SHTC: Formulario de Prenotificacin para
EvaluacinEmpresa a evaluar: Nombre de la empresa: Nombre de la
persona de contacto: Localidad: Direccin: Ciudad: Telfono: Fax:
E-mail: Fecha de la evaluacin planificada: Centros de trabajo a
inspeccionar: Nombre del evaluador:
Este formulario debe ser completado por el evaluador y enviado a
ASIQUIM (Avenida Andrs Bello 2777, Oficina 501; Las Condes;
Santiago, CHILE) al menos una semana antes de que tenga lugar la
evaluacin.
Anexo 3 Contrato entre ASIQUIM y el Suministrador de Servicios
LogsticosEste contrato se suscribe entre ASIQUIM, con oficinas en
Santiago de Chile y
................................................................
("Proveedor de Servicios de Transporte"), con oficinas en... y de
aplicacin en los siguientes centros de trabajo: 1) 2) 3)
Considerando que el Proveedor de Servicios de Transporte manifiesta
que tiene determinados derechos sobre el informe de evaluacin SHTC
("Informe") redactado por un evaluador SHTC autorizado
("Evaluador"). Considerando que el Suministrador de Servicios
Logsticos y ASIQUIM desean que el Informe sea incluido en la base
de datos SHTC de ASIQUIM en los trminos y condiciones que se
exponen ms abajo. AMBAS PARTES ACUERDAN: 1. Bajo los trminos y
condiciones de este Contrato el Proveedor de Servicios de
Transporte est de acuerdo en la conservacin del Informe por ASIQUIM
en su base de datos SHTC completo y sin ninguna supresin, enmienda
ni variacin del texto que fue redactado por el Evaluador. 2. El
Informe slo podr divulgarse por ASIQUIM a aquellas empresas qumicas
que son miembros suyos. Adems, en el sitio web de ASIQUIM se
incluir un resumen de los resultados del informe, indicando la
calificacin obtenida. Slo podrn acceder a este resumen los
asociados de ASIQUIM mediante clave. 3. El Proveedor de Servicios
de Transporte est conforme en que, una vez que el Informe haya sido
introducido en la base de datos SHTC, permanecer all y ser
accesible durante un periodo mximo de tiempo de treinta y seis
meses contados a partir de la fecha de la evaluacin, y que al
vencimiento del periodo de treinta y seis meses ser suprimido de la
base de datos activa y subsiguientemente situado en los archivos de
la base de datos. 4. El Suministrador de Servicios Logsticos
reconoce que ASIQUIM puede extractar ciertos datos estadsticos del
Informe, tanto durante el tiempo que el Informe est en la base de
datos SHTC activa como cuando est archivado, para hacerlos
disponibles a grupos o personas interesadas, siempre que tales
datos no identifiquen ni hagan referencia especfica al Proveedor de
Servicios de Transporte. 5. ASIQUIM no ser responsable de la
eleccin de ningn Evaluador ni de los contenidos de ningn Informe
que pueda ser obtenido y distribuido de acuerdo con los
procedimientos SHTC. El
involucramiento de ASIQUIM est limitado a la calidad del
procedimiento de evaluacin y a la distribucin de los Informes.
ASIQUIM no revisa ni valora los Informes y no expresa ninguna
opinin sobre su precisin o exactitud. Por consiguiente, ASIQUIM
rechaza cualquier responsabilidad por costos, reclamos, daos,
prdidas y gastos que el Proveedor de Servicios de Transporte
pudiera sufrir en la actualidad o despus derivados de los
procedimientos SHTC y/o de este Contrato. 6. ASIQUIM se compromete
a tomar las medidas adecuadas para asegurar un almacenamiento
seguro del Informe y un acceso al Informe segn se acuerda aqu
mientras est en la base de datos pero no acepta ninguna
responsabilidad como consecuencia de un acceso no autorizado o
almacenamiento inseguro. 7. En el caso de que alguna estipulacin de
este Contrato constituya una violacin de alguna ley o reglamento de
alguna autoridad gubernamental, tal estipulacin ser nula e invlida
y las partes negociarn de buena fe la enmienda de este Contrato de
manera que sea conforme a la legislacin, siempre que se mantenga la
intencin de este Contrato. 8. Este Contrato se regir e interpretar
de acuerdo con las leyes de Chile y las partes estn de acuerdo en
someter a la exclusiva jurisdiccin de los tribunales de Chile
cualquier conflicto que no pudiera resolverse amigablemente. 9.
Este Contrato entra en vigor en la fecha de la firma de ambas
partes. Otorgado en dos originales de los que cada parte reconoce
haber recibido un ejemplar.
Proveedor de Servicios de Transporte Firmado por: Cargo: Fecha:
.... Firma:
ASIQUIM Firmado por: Cargo: Fecha: ... Firma: ....
Anexo 4 Acuerdo de Confidencialidad entre Proveedor de Servicios
de Transporte y EvaluadorPara la evaluacin SHTC, el evaluador
(abajo firmante) y el representante de la empresa Proveedora de
Servicios de Transporte (abajo firmante), convienen los siguientes
trminos y condiciones: Las partes reconocen que el xito de la
evaluacin SHTC exige mantener el secreto de cierta informacin que
ser compartida durante el curso del proceso de evaluacin SHTC. En
concreto, las partes reconocen que es probable que el evaluador
tenga acceso a informacin confidencial de la empresa Proveedora de
Servicios de Transporte. Las partes reconocen que el evaluador debe
mantener en secreto la informacin observada, obtenida o generada
durante el curso del proceso de evaluacin SHTC, con el fin de
facilitar la participacin abierta, contina y completa de la empresa
Proveedora de Servicios de Transporte. Para los propsitos de este
acuerdo, se entender por "Informacin Confidencial" toda aquella
informacin que se considere como "Informacin Comercial
Confidencial" e "Informacin Confidencial de la Verificacin", segn
se detalla a continuacin. La "Informacin Comercial Confidencial" de
la empresa es informacin proporcionada al evaluador, u observada
por ste durante el curso del proceso de la evaluacin, que se
relaciona con los productos de la planta, las prcticas del trabajo,
y/o las operaciones de fabricacin. Tal informacin incluye, pero no
se limita a, la naturaleza de los equipos y los materiales usados y
las operaciones comerciales y financieras. Se incluyen, adems, las
informaciones que aporte el personal de la empresa o cualquier otra
informacin relacionada con la empresa que pueda tener significacin
competitiva, y que sea obtenida en el marco de la evaluacin. La
"Informacin Confidencial" incluye, pero no se limita a, la
informacin proporcionada por la empresa y su personal en respuesta
a las preguntas formuladas por el evaluador; los documentos
preparados por el evaluador en relacin con el proceso de la
evaluacin, incluyendo notas, informes (borradores e informe final),
documentos y todo material preparado por el evaluador que refleje,
interprete o evale informacin obtenida en el curso de la evaluacin.
La informacin confidencial no incluye: (i) los datos que
actualmente se consideran de pblico dominio; (ii) la informacin que
el evaluador puedan demostrar que estaba en su posesin, sobre una
base no-confidencial a la hora de acceso, y que no fue obtenida por
el evaluador directamente o indirectamente a travs de la planta (o
su empresa duea); y (iii) la informacin no-confidencial divulgada
por la empresa a terceros. El evaluador conviene por este medio, a
menos que sea obligado por una accin legal, a no divulgar
informacin confidencial alguna a ninguna persona o entidad fuera de
la empresa, sin el consentimiento escrito previo de la misma.
El evaluador se compromete a no hacer copias de la informacin
confidencial, y se compromete a devolver a la empresa toda la
informacin confidencial escrita obtenida durante el curso de la
verificacin en un plazo de treinta (30) das contados desde la
terminacin del informe final de la evaluacin. El evaluador se
obliga a avisar de inmediato a la empresa en caso de recibir
cualquier peticin de divulgar la informacin confidencial. El
evaluador acuerda cumplir todos los requisitos de seguridad de la
empresa y otros procedimientos requeridos por la misma durante el
curso de la evaluacin. Al trmino de la evaluacin, el evaluador
preparar un borrador de informe final, basado en las pautas
proporcionadas por ASIQUIM. Dicho documento ser puesto a disposicin
de la empresa para su revisin y eventual aporte de antecedentes
adicionales. El evaluador tomar en cuenta dichos antecedentes al
preparar el informe final. ste contendr informacin confidencial de
la evaluacin y su manejo deber cumplir las provisiones de
confidencialidad identificadas anteriormente. Todos los
antecedentes de propiedad de la empresa provistos al evaluador,
debern ser devueltos por ste a la misma tras concluir el proceso de
evaluacin. Por otra parte, el evaluador certificar por escrito que
ha destruido todas las notas, hojas de trabajo e informacin
recogida durante el proceso.
________________________________________________ Nombre y Firma del
Evaluador _________________________________________________ Nombre
y Firma del Representante de la Empresa Evaluada Fecha:
_________
Fecha: _________
