Control de agenda de trabajo

Nombre del profesor:

Lic. Jaime Nieves Barrera

*

Hoy, en un mundo empresarial complejo y globalizado, la secretaria sea

convertido, cada vez mas, en una autentica joya para la empresa: el brazo

derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de

la dirección.

Saber ser:

Si usted tiene intención de ser una secretaria eficiente le interesa conocer

el decálogo del “saber ser”

*1- Honestidad y ética.

Como una vía de comunicación entre los máximos

responsables de la empresa, usted tendrá acceso a

documentos confidenciales.

*2- Espíritu de servicio.

Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una

mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá

intentar ser útil en todo momento.

3- Capacidad de escuchar y de comunicar.

Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas

no suelen tener tiempo para conectar con las inquietudes de

quienes les rodean. El "brazo derecho" se convierte entonces en

"todo oídos", en una especie de buzón de sugerencias que

recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con

tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.

*4- Iniciativa.

¿Puede haber algo más irritante que ver a su persona de

confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?

*5- Tranquilidad y paciencia.

*Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de

trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca.

*Nada más abrir la puerta de su despacho, se encontrará con

usted, que recibirá toda su furia. Debe asumirlo y saber

mantener la calma.

*6- Sentido del humor.

*La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un

buen chiste.

*7- Discreción.

Si, generalmente, la murmuración "mata" el

ambiente de compañerismo en el que se debe

trabajar, esto resulta aún más grave en el caso

del asistente del jefe.

A medio camino entre la dirección y los

empleados, sus críticas pueden resultar

letales.

*8- Disponibilidad.

Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día.

Si se hace imprescindible (lo que es frecuente) la empresa no

podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá

una total flexibilidad y capacidad de adaptación.

En cualquier caso, la disponibilidad depende del nivel

profesional o de las responsabilidades, y su sueldo se

adaptará en consecuencia.

*9- Capacidad de aguante.

*Suele ser común que usted "corra" para realizar un trabajo

"extremadamente" urgente, y luego, tras emplear horas

extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el

despacho de sus superiores.

*10- Rapidez.

*Aunque le hagan faenas como la descrita, puede ser que,

efectivamente, los informes sean realmente necesarios para

una operación de última hora.

*Más vale prevenir...

*

*Si tiene una buena secretaria, seguramente

sabe cuan valiosa es.

*Una buena secretaria será su mano derecha.

Lograra organizar sus asuntos para que usted

pueda enfocarse en los temas importantes.

*Mantendrá todo funcionando normalmente.

También tendrás buenas relaciones

interpersonales y se podrá comunicar

efectivamente con sus clientes y colegas

*Lamentablemente, en muchos casos, la secretaria son

dejadas totalmente de lado al momento de evaluar

posibilidades de capacitación para el personal. A menudo se

invierte dinero en enviar personal clave a seminarios y

conferencias, pero se invierte poco y nada en actualizar las

habilidades de las secretarias. Y las áreas mas importantes

son generalmente las habilidades vivenciales…comunicación,

manejo de gente, actitud, etc.

*Trabajando en forma eficaz con su secretaria

*Capacite a su secretaria. Invierta tiempo y dinero en su

desarrollo personal.

*Explique con claridad el alcance de la autoridad que le delega

*Explique claramente cuales son sus expectativas respecto al

trabajo

*comuníquese con ella- manténgala informada

*Facilite y aliente a su secretaria en forma regular

*Comparta sus éxitos

*

*Ellas desean:

*Un jefe comunicativo

*Un jefe que entienda que cuando se les dan

tareas para hacer, aunque las hayan delegado

en dos minutos, ala secretaria le podría llevar

dos días para llevarla a cabo.

*Un jefe que entienda que la secretaria tiene

que hacer muchas tareas ala vez, además de

contestar todas las llamadas telefónicas

*Un jefe que las aprecie y que entienda que una secretaria

efectivamente tiene una vida fuera del trabajo y también

necesita tomarse algún tiempo libre como lo hace usted

*Un jefe que reconozca su valor y dedicación y que mantenga

su remuneración a niveles de mercado

*

*No es el presidente de la empresa, ni uno de los directores, tampoco el CEO o un gerente clave. Sin embargo, el rol de las secretarias top en las compañías tiene bastante de estratégico, porque se trata de quien tiene las llaves de la puerta de entrada de su oficina.

*Con ese poder de decidir importancias y jerarquías -además de conocer las intimidades del negocio, organizar el trabajo y hasta la vida en general-equivocarse puede ser un gran error.

* ¿Cómo elegirla (o elegirlo, pues también puede tratarse de un asistente varón)?

*Los headhunters explican que como mínimo, para el perfil de secretaria top "se busca personas con formación equivalente a un nivel de estudio técnico de alto nivel o universitario, preferentemente en secretariado, además de un dominio fluido del inglés y la propia lengua nativa, experiencia laboral de al menos un año y manejo técnico de las principales herramientas de Office e internet. De ahí para arriba", dice Griselda Gottero, jefa comercial de Zona Jobs.

*Además, “Una buena secretaria debe ser acreedora de confianza. Su discreción, carácter y competencias son clave para su buen desempeño. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total”, explica Carolina Sepúlveda, directora de proyectos de evaluación de búsqueda de ejecutivos de Sommer Group.

*No es una tarea fácil, encontrar personas de esas

características (no olvidar que "secretaria" viene de

"secreto"), por lo que no es habitual que las mejores estén

disponibles fácilmente en el mercado laboral, y muchas

acompañan ejecutivos durante toda su carrera, en las

buenas y en las malas.

*Así, una secretaria top con más de 10 años de experiencia,

según distintas compañías de caza de talentos, puede llegar a

ganar US $ 3.500 de sueldo y más, pues en este cargo, nadie

quiere demasiada rotación.

*En conversación con estos expertos, llegamos a las 6 virtudes

cardinales que toda secretaria debe tener:

*1. Lealtad: Si no hay confianza, no hay secretaria. Ellas

manejan información confidencial cuyo conocimiento puede

llegar a ser fatal.

*2. Discreción: Es fundamental que esta persona pueda

manejar información entendiendo su importancia. No se trata

sólo de la información crítica que recibe de sus jefes, sino

también de la que puede recoger de la empresa y sus

stakeholders. Es de alto valor que mantenga una actitud de

cierta distancia respecto de comentarios o rumores, sin

mezclarse en ese tipo de intercambios.

*3. Claridad verbal: No sólo se trata de tener un nivel de

lenguaje adecuado y claridad para transmitir mensajes a

diferentes personas en la empresa y fuera de ella. Sino,

también capacidad para manejar situaciones críticas con

actitudes y palabras adecuadas. "Por ejemplo, un CEO busca

una persona que se fija en detalles, que esté atenta y que

sepa transmitir de formar cordial cualquier cambio de planes

a último momento”, afirma Gottero.

*4. Flexibilidad: Es común que una buena secretaria solucione

requerimientos con un nivel de urgencia diverso, que incluso

pueden venir de otras jefaturas. “Es importante que una

secretaria logre reorganizarse en función de nuevas demandas

y contingencias, además de invertir mayores esfuerzos si hay

aumento en las exigencias y entender las prioridades. Mejor,

si logra anticiparse a las necesidades”, dice Sepúlveda.

*5.Sistematizidad: Por muy de pero grullo que sea, no se

puede olvidar que si existen secretarias es porque el tiempo

de un ejecutivo es valioso y necesita que alguien lo ayude a

administrarlo con criterio y orden, y la única manera de

lograrlo, es con una persona que piense y actúe de manera

sistemática.

*6. Modernidad: No es un misterio, de un tiempo a esta parte

es sabido que será necesario para la mayoría de las empresas

tener trabajadores y ejecutivos que dominen y sepan

aprovechar las nuevas tecnologías. Las secretarias no son la

excepción. Es más, las buenas aprenden antes que sus jefes,

y suelen enseñarles.