Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Dragør Kommune
Kasse- og RegnskabsregulativGodkendt af Kommunalbestyrelsen den xx.xx.xxxx Reglerne træder i kraft den 1. januar 2020
1
Indhold1 Generelt .............................................................................................................................................3
1.1 Formål.........................................................................................................................................31.2 Økonomisk styring og ansvar.....................................................................................................4
1.2.1 Budgetansvarlige .................................................................................................................41.2.2 Det forpligtende samarbejde ...............................................................................................6
2 Ajourføring........................................................................................................................................72.1 Selve Kasse- og Regnskabsregulativet.......................................................................................72.2 Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet...................................................................................7
3 Budgetprocedure ...............................................................................................................................83.1 Opfølgning på forbrug og budget...............................................................................................8
Administrativ opfølgning...........................................................................................................9Budgetopfølgning........................................................................................................................9Bevillingsoverførsler mellem årene (overførselssagen, anlæg og drift).................................9Anlægsstyring ...........................................................................................................................10Likviditetsopfølgning ...............................................................................................................10
4 Regnskabsaflæggelse.......................................................................................................................114.1 Generelt ....................................................................................................................................114.2 Anlægsregnskaber ....................................................................................................................114.3 Andre regnskaber .....................................................................................................................12
5 Bogføringsprocessen .......................................................................................................................125.1 Generelt ....................................................................................................................................125.2 Bogføringsgrundlag..................................................................................................................125.3 Interne kontroller ......................................................................................................................135.4 Afstemning af statuskonti.........................................................................................................13
6 Finansiel styring og betalingsformidling.........................................................................................146.1 Generelt ....................................................................................................................................146.2 Betalingsformidling..................................................................................................................146.3 Rådighedskasser .......................................................................................................................146.4 Anvendelse af betalingskort .....................................................................................................156.5 Debitorregistrering ...................................................................................................................156.6 Afskrivning...............................................................................................................................15
7 Anvendelse af It-systemer ...............................................................................................................167.1 Systemejer og sikkerhedsansvarlig ..........................................................................................167.2 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik ....................................................................16
2
7.3 Kontroller mod svig..................................................................................................................168 Andre områder.................................................................................................................................17
8.1 Sikring af kommunens fysiske aktiver og anlægskartotek.......................................................178.2 Sikring af værdier tilhørende andre..........................................................................................178.3 Sikring af rette alternative modtager ........................................................................................178.4 Systematiske afgrænsninger .....................................................................................................178.5 Leasingaftaler ...........................................................................................................................188.6 Indkøb.......................................................................................................................................18
Rabat- og bonuskort.................................................................................................................188.7 Risikostyringspolitik ................................................................................................................198.8 Tegningsberettigede .................................................................................................................198.9 Revisionsregulativ ....................................................................................................................19
Bilag 1 ................................................................................................................................................20Ledelsestilsyn .................................................................................................................................20
Bilag 2 ................................................................................................................................................22Bilagsbehandling ............................................................................................................................22
Bilag 3 ................................................................................................................................................24Betalingsfrister ...............................................................................................................................24
Bilag 4 ................................................................................................................................................25Udlæg og udgiftsbilag ....................................................................................................................25
Bilag 5 ................................................................................................................................................26Visa-dankort ...................................................................................................................................26
Bilag 6 ................................................................................................................................................28First Card........................................................................................................................................28
Bilag 7 ................................................................................................................................................30Kontantkasser/rådighedskasser ......................................................................................................30
Bilag 8 ................................................................................................................................................32Afstemning af statuskonti...............................................................................................................32
Bilag 9 ................................................................................................................................................35Bilagskontrol ..................................................................................................................................35
Bilag 10 ..............................................................................................................................................37Oversigt over beslutningskompetencer i forhold til Kasse- og Regnskabsregulativet...................37
Bilag 11 ..............................................................................................................................................38Anlægsregnskaber ..........................................................................................................................38
Bilag 12 ..............................................................................................................................................39Anlægsstyring.................................................................................................................................39
3
1 Generelt
1.1 Formål
Kasse- og Regnskabsregulativet er Dragør Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring.
Formålet med regelsættet er at sikre:
Klare principper for kommunens økonomiske styring
Præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar
Et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og
risiko i styring og varetagelse af økonomiske forhold
Lovgrundlag
Regelsættet er den praktiske udmøntning af styrelseslovens § 42, stk. 7:
”Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og
regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen
inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige
skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft.”
Kasse- og Regnskabsregulativet udgør sammen med styrelsesloven og styrelsesvedtægten
grundlaget for Dragør Kommunes styringsdokumenter og er styrende for al økonomisk virksomhed
i kommunen.
Kasse- og Regnskabsregulativet suppleres af uddybende bilag og manualer, som detaljeret beskriver
de overordnede principper i praksis.
4
1.2 Økonomisk styring og ansvar
I Dragør Kommune tager den grundlæggende økonomiske styring udgangspunkt i følgende:
En klar og sammenhængende budgetteringsprocedure, der skaber effektive administrative
arbejdsgange samt politisk overblik og ejerskab.
Løbende budgetopfølgninger der sikrer kontrol med forbruget, vurdering af forventet
regnskab, forebyggelse af budgetoverskridelser og den bedst mulige anvendelse af
ressourcerne.
Der henvises endvidere til den økonomiske politik.
1.2.1 Budgetansvarlige
Politisk niveau
Det politiske ansvar for opgaverne er placeret i fagudvalg jf. styrelsesvedtægten. Under hvert
fagudvalg er opgaverne organiseret i forskellige sektorer.
Budgettet i kommunen er organiseret efter den politiske opdeling. Det vil sige, at budget og
regnskab specificeres på de forskellige fagudvalg.
Fagudvalgene er ansvarlige for overholdelse af budgettet inden for hvert udvalgsområde. Hvis der
forventes afvigelser mellem forbrug og budget på områderne forelægges sagen for
Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, der træffer de bevillingsmæssige beslutninger.
Bevillinger tildeles som nettobevillinger på sektorniveau.
Afdelingscheferne er ansvarlige for overholdelse af budgettet for eget område. Afvigelser mellem
forbrug og budget forelægges for fagudvalget, der tager stilling til forslag om budgetoverholdelse.
Der henvises til delegationsplanen.
5
Administrativt niveau
Organisering på det administrative niveau er opdelt i:
Kommunaldirektør
Direktører
Afdelingschefer
Institutionsledere
Inden for hvert ansvarsområde skal det sikres, at de fastsatte regler i Kasse- og
Regnskabsregulativet overholdes.
Direktionen sammen med Kommunaldirektøren er kommunens øverste administrative ledelse og
har ansvaret for den daglige økonomisk styring, herunder budget og budgetopfølgning.
Direktionens mål er, at de overordnede budgetter, der vedtages politisk er realistiske og kan holdes.
Alle budgetposter skal være forankret i forudsætninger og forventninger for udgiftsudviklingen. Der
træffes ikke beslutning om anlægsaktiviteter uden at eventuelt afledte driftsudgifter samtidig
budgetlægges.
Det er dog et erkendt forhold, at kommunale budgetter er påvirket af forhold udefra, som umuliggør
en nøjagtig budgetlægning. Det betyder, at der løbende er behov for at justere udgifts- og
serviceniveauet på de enkelte områder, således at det samlede budget kan holdes.
Direktørerne er ansvarlige for, at der hver måned udarbejdes rapporter over aktivitet og forbrug for
de enkelte udvalgsområder. Rapporterne skal angive om og hvor, der er udfordringer i forhold til at
holde budgettet, samt beskrive konkrete handleplaner for at imødekomme disse udfordringer. Der
skal samtidigt igangsættes aktiviteter, der sikrer budgetoverholdelse på det pågældende område evt.
ved omdisponering af midler inden for hovedkontoen, eller ved tilpasning af udgifts- og
serviceniveau.
Hvis der forventes afvigelser mellem forbrug og budget inden for det enkelte sektorområde, således
at afdelingens eller institutionens samlede budget stadig overholdes, kan der administrativt
foretages budgetomplaceringer. Det forudsættes, at der alene er tale om budgetændringer af
kalkulatorisk karakter, således at det politisk besluttede aktivitetsniveau er uændret.
6
Daglig økonomisk styring
Som et led i decentralisering er ansvaret for den daglige økonomiske styring uddelegeret til
afdelingschefer og institutionsledere.
De budgetansvarlige skal til enhver tid, inden for eget ansvarsområde, sikre overholdelse af de
givne budgetter og forudsætninger for disse. Dette betyder, at de budgetansvarlige løbende skal
have fokus på, om de forventede udgifter og indtægter i resten af året passer til restbudgettet på det
givne tidspunkt.
Hvis der forekommer et merforbrug eller tegn på merforbrug, er det den budgetansvarlige leders
ansvar at iværksætte aktiviteter og kompenserende tiltag til at sikre budgetoverholdelse.
Økonomichefen har et særskilt ansvar for at skabe overblik i forhold til kommunens
økonomistyring og koordinere udarbejdelsen af budget og regnskab. Derudover har Økonomichefen
ansvaret for udarbejdelsen af Kasse- og Regnskabsregulativet og revisionsregulativet, samt at stille
relevante styringsværktøjer til rådighed.
Alle kommunens medarbejdere med opgaver af økonomisk karakter, skal have kendskab til, og
agere i overensstemmelse med Kasse- og Regnskabsregulativet.
Ledelsestilsyn
Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale
forretningsgange og løbende har indseende i forretningsgangene. Kontrol af bogføringen er et led i
ledelsestilsynet.
Der henvises endvidere til bilaget – Ledelsestilsyn og årshjul
1.2.2 Det forpligtende samarbejde
Dragør Kommune har på en række områder indgået forpligtende samarbejde med Tårnby
Kommune. Det giver en yderligere styringsmæssig udfordring, da Tårnby Kommune har
myndigheden til at træffe afgørelser med økonomiske konsekvenser for Dragør Kommune.
7
Det betyder, at det er vigtigt med en tæt dialog med Tårnby Kommune og at der på de enkelte
områder er beskrevet et konkret serviceniveau. Det er afdelingschefens ansvar at udarbejde årlige
bestillinger til Tårnby Kommune, som beskriver behovet i Dragør Kommune på de områder, hvor
der er forpligtende samarbejde. Serviceniveauet er, hvor intet andet er nævnt, det samme som
Tårnby Kommunen har.
Der henvises endvidere til gældende aftalegrundlag.
2 Ajourføring
Kasse- og Regnskabsregulativet samt bilag og manualer skal løbende opdateres og vedligeholdes,
så det til enhver tid er i overensstemmelse med gældende lov og vedtagne politikker.
Der henvises endvidere til bilaget - oversigt over beslutningskompetencer.
2.1 Selve Kasse- og Regnskabsregulativet
Økonomiafdelingen vedligeholder og ajourfører Kasse- og Regnskabsregulativet.
Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af Økonomiafdelingen, men ændringer i de
grundlæggende principper skal godkendes af kommunens direktion, Økonomiudvalget og
Kommunalbestyrelsen.
Der henvises til delegationsplanen.
2.2 Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet
Hvis der ikke er anført andet, skal ændringer i bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet alene
godkendes af økonomichefen. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens
forvaltninger, skal dog godkendes af direktionen.
Økonomiafdelingen er ansvarlig for at informere alle relevante parter ved nye eller opdaterede
bilag, som skal indarbejdes i eksisterende arbejdsrutiner.
8
Kommunens revision skal informeres om væsentlige ændringer af Kasse- og Regnskabsregulativet
før ændringerne træder i kraft.
3 Budgetprocedure
De grundlæggende principper for kommunernes budgetlægning findes i Styrelsesloven og i regler
fastsat af det ansvarlige ministerium.
Budgettet er det centrale redskab i den økonomiske styring i kommunen – både på det
administrative og på det politiske niveau. Det budget, som er godkendt af Kommunalbestyrelsen,
definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. De givne bevillinger skal søges
overholdt.
Direktionen har ansvaret for, at der udarbejdes en procedure- og tidsplan for budgetprocessen.
Planen godkendes af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
Økonomiafdelingen kontrollerer i samarbejde med Direktionen, at udvalg, sektorer, afdelinger og
institutioner overholder planen, så der kan vedtages et budget i overensstemmelse med planen.
I selve årsbudgettet er der taget stilling til det konkrete bevillingsniveau, som er udvalgsniveau.
Økonomiafdelingen har bemyndigelse til at foretage budgetneutrale omplaceringer ved udmøntning
af puljer på tværs af de politiske udvalg.
3.1 Opfølgning på forbrug og budget
Opfølgning af forbrug og budget består af fem dele:
• Administrativ opfølgning
• Budgetopfølgninger
• Bevillingsoverførsler mellem årene
• Anlægsstyring
• Likviditetsopfølgning
9
Administrativ opfølgning
De budgetansvarlige ledere har ansvaret for, at udføre månedlige ledelsestilsyn for at sikre blandt
andre følgende forhold:
• Budgetopfølgning
• Ansættelses- og lønforhold
• Sygefravær
• Overholdelse af politikker – f.eks. indkøbspolitik, IT-sikkerhedspolitik, fraværspolitik
Budgetopfølgning
Formålet med budgetopfølgningerne er at give Kommunalbestyrelsen et overblik over kommunens
samlede økonomi samt at give mulighed for at foretage strategiske overvejelser om konkrete tiltag
for at sikre overholdelse af det oprindelige budget.
Der foretages budgetopfølgninger jf. den økonomiske politik. Økonomiudvalget og
Kommunalbestyrelsen kan beslutte om opfølgningen skal indeholde andre elementer.
Det enkelte udvalgsområdes budgetopfølgning indgår i den samlede budgetopfølgning, som
Direktionen behandler, forud for den politiske behandling i udvalgene og Kommunalbestyrelsen.
Budgetopfølgningerne forelægges samlet for Kommunalbestyrelsen.
Økonomiteams, sammensat af medarbejdere fra Økonomiafdelingen og medarbejdere fra hver enkel
sektor, afrapporterer månedens samt årets forventede resultat. Herefter sammenfatter
Økonomiafdelingen et samlet oplæg til direktionen.
Budgetopfølgningen er Direktionens ansvar, og det er Direktionen, som er ansvarlig for resultatet
og fortolkningen heraf.
Bevillingsoverførsler mellem årene (overførselssagen, anlæg og drift)
Decentraliseringsreglerne beskriver mulighederne for budgetoverførsler mellem årene.
Muligheden for at kunne overføre ubrugte budgetbeløb til næste år – eller at forbruge af næste års
budget – har til formål at reducere risikoen for kortsigtet kassetænkning.
Ved overførsel af merforbrug eller mindreforbrug på mere end 3 % skal der udarbejdes en
handleplan. Alle overførsler skal godkendes af Kommunalbestyrelsen.
10
Økonomiafdelingen har ansvaret for, at Kommunalbestyrelsen årligt forelægges en oversigt over det
samlede over- eller underskud for det enkelte politiske område. Oversigten udarbejdes umiddelbart
efter årsskiftet på baggrund af det foreløbige regnskab.
Der henvises endvidere til decentraliseringsreglerne.
Anlægsstyring
Anlægsprojekter skal være placeret på særskilte bevillingsprogrammer og må ikke være samlet på
ét stort bevillingsprogram. Herved er det nemmere at styre økonomien i de enkelte anlægsprojekter.
Til hvert anlægsprojekt skal der være:
• Et rådighedsbeløb – svarende til det beløb, som skal anvendes i hvert af de budgetår, som
anlægget løber over
• En anlægsbevilling – svarende til den samlede sum af rådighedsbeløbene
Rådighedsbeløb og anlægsbevillinger søges i hele 1.000 kr.
Der henvises endvidere til bilaget - Anlægsstyring
Likviditetsopfølgning
Der udarbejdes 4 gange årligt en likviditetsoversigt efter kassekreditreglen (Styrelseslovens krav er
kvartalsvise opgørelser). Likviditetsoversigten skal som minimum indeholde oplysninger om
likviditeten det seneste år opgjort efter kassekreditreglen ultimo hver måned. Likviditetsoversigten
forelægges for Økonomiudvalget i en meddelelsessag.
11
4 Regnskabsaflæggelse
4.1 Generelt
Det ansvarlige ministerium fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse, herunder
tidsfrister for udarbejdelsen af regnskabet.
Økonomiafdelingen er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en
detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse.
Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb. Kommunalbestyrelsen oversender
regnskabet til revisionen senest 1. maj, det efterfølgende år. Regnskabet følger regnskabspraksis for
Dragør Kommune.
4.2 Anlægsregnskaber
Anlægsregnskaber skal aflægges senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet for det år,
hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet.
Regnskabsaflæggelsen foretages af den afdeling, som administrerer den pågældende
anlægsbevilling.
Der aflægges særskilte anlægsregnskaber for kommunalbestyrelsen, såfremt anlægsbevillingen
overstiger 2 mio. kr. eller det er fastsat som et krav i forbindelse med anlægsbevillingen. Alle
anlægsregnskaber der forelægges politisk skal være revideret af kommunens revision.
Anlægsregnskaber som ikke skal godkendes særskilt af kommunalbestyrelsen skal fremgå som en
integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse.
Der henvises endvidere til bilaget - Anlægsregnskaber
12
4.3 Andre regnskaber
Kommunen udarbejder andre former for regnskaber, f.eks. Musikskolen, pulje- og
projektregnskaber. Det er de enkelte områder der har ansvaret for aflæggelse af regnskaber og at de
er udarbejdet i overensstemmelse med gældende vilkår.
Øvrige krav om regnskabsaflæggelse indarbejdes i tidsplanen for regnskabsaflæggelse for året.
5 Bogføringsprocessen
5.1 Generelt
Kommunens regnskabsføring skal ske løbende af hensyn til mulighederne for effektiv
budgetopfølgning og overholdelse af betalingsfrister m.m.
I bogføringsprocessen anvendes kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer.
Regningerne håndteres elektronisk, enten som elektroniske fakturaer eller som indscannede
fakturaer.
Et grundlæggende princip er, at bogføringen skal finde sted ved kilden, som har truffet den
disposition, der medfører bogføringen.
Hvor der er automatisk bogføring indgår denne som kilde i forhold til kontering. Kontrol af
automatisk bogføring indgår som en del af bilagskontrollen.
5.2 Bogføringsgrundlag
Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede elektroniske regnskabsbilag eller i
særlige tilfælde papirfakturaer, der hovedsaligt afregnes via kommunens økonomisystem eller
beslægtede systemer.
Ved kontering af elektroniske regnskabsbilag henvises der til bilaget - bilagsbehandling.
I forbindelse med behandlingen i det elektroniske system registreres brugernavn, og det kan dermed
dokumenteres, hvem der har udført bogføringen. Økonomiafdelingen er ansvarlig for at sådanne
løsninger opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser.
13
Alle manuelle posteringer i økonomisystemet skal dokumenteres tilstrækkeligt og vedhæftes
elektronisk.
Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale
forretningsgange.
Bilagskontrol af bogføringen er et led i det almindelige ledelsestilsyn.
Der henvises endvidere til bilaget – bilagskontrol.
5.3 Interne kontroller
Et hovedprincip er, at så få personer som muligt skal involveres i bogføringen af den enkelte
transaktion. Der skal derfor fastsættes et kontrolniveau baseret på en vurdering af væsentlighed og
risiko, dette bl.a. for at forebygge svig.
Systemet er indrettet, så man ikke kan lave udbetalinger til sit eget cpr-nummer. Der sker en kontrol
af, at det indberettede cpr.nr. ikke er det samme, som det der er tilknyttet brugernavnet i
sikkerhedssystemet.
Derudover har kommunen andre interne kontroller hvortil der er udarbejdet
forretningsgangsbeskrivelser.
5.4 Afstemning af statuskonti
Alle statuskonti skal som minimum afstemmes én gang årligt pr. 31.12.
Økonomiafdelingen kan til en hver tid indhente afstemninger i løbet af et regnskabsår.
Såfremt Økonomiafdelingen ikke modtager afstemningerne rettidigt kontaktes nærmeste leder for
det omhandlende område.
Økonomiafdelingen har ansvaret for at tilvejebringe og vedligeholde afstemningshierarkiet med
statuskonti i økonomisystemet.
Der henvises endvidere til bilaget – afstemning af statuskonti.
14
6 Finansiel styring og betalingsformidling
6.1 Generelt
Økonomiudvalget har ansvaret for, at der er en aktiv styring af kommunens portefølje af aktiver og
passiver, dvs. gældspleje og anbringelse af likviditet. Reglerne for styringen af porteføljen af
passiver og aktiver fremgår af kommunens finansielle politik.
6.2 Betalingsformidling
Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger skal automatiseres og systematiseres, hvor
dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Økonomiafdelingen er ansvarlig for
kommunens løbende betalingsformidling.
Ingen person må have eneprokura til kommunes konti i pengeinstitutter eller til IT- systemer til
betalingsformidling, hvor der ikke samtidig sker registrering i økonomisystemet.
Undtaget herfor, er dem der har betalingskort tilknyttet institutionens eller afdelingens bankkonto.
Disse personer har i forvejen fuldmagt til den givne konto. Økonomiafdelingen skal vedligeholde en
oversigt over fuldmagtsforholdene.
Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres samtidigt med at de effektueres.
Uanset om bogføringen i et vist omfang foregår decentralt, sker betalingsformidlingen centralt og
den skal i videst muligt omfang foregå ved automatiske bankoverførsler eller lignende.
6.3 Rådighedskasser
Oprettelse af rådighedskasser samt udbetaling af rådighedskasseforskud sker kun efter særskilt
aftale med økonomichefen, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt
kontrolniveau.
Økonomiafdelingen er ansvarlig for at fastsætte regler for etablering og tilrettelæggelse af
forretningsgange vedr. rådighedskasser herunder afstemning og kontrol, idet følgende skal
respekteres:
15
- Der skal foreligge dokumentation for alle ind- og udbetalinger
- Der skal ske månedlig afstemning af rådighedskassen
- Kontrollen med bogføringen er et led i det almindelige ledelsestilsyn
Rådighedskasserne kan til enhver tid inddrages af Økonomichefen, hvis reglerne ikke overholdes.
Der henvises endvidere til bilaget – Kontantkasser-rådighedskasser.
6.4 Anvendelse af betalingskort
Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort.
Økonomiafdelingen er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af
betalingskort, idet reglerne skal:
- Sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler
- Beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav
- Minimere risikoen for misbrug.
Anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af økonomichefen.
Der henvises endvidere til bilagene - Visa-dankort og First Card.
6.5 Debitorregistrering
Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i debitorsystemet. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk.
Økonomiudvalget godkender de generelle retningslinjer for afskrivninger af fordringer.
Økonomiafdelingen udarbejder årligt en restanceopgørelse.
6.6 Afskrivning
For øvrige generelle afskrivninger, henvises der til kommunens afskrivningspolitik.
16
7 Anvendelse af It-systemer
7.1 Systemejer og sikkerhedsansvarlig
Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT- systemer, som
understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder.
For alle IT- systemer udpeges en systemejer. Systemejer og systemansvarliges roller og ansvar er
beskrevet i kommunens IT - sikkerhedspolitik.
IT- og Digitaliseringsafdelingen er ansvarlig for en opdateret oversigt over IT-systemer og
systemejere.
7.2 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik
Såfremt et IT- system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er
særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager eller personer tilrettelægges en mere
omfattende kvalitetskontrol.
Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system.
Kommunaldirektøren afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol. Kontrollen kan ikke
udføres af den enkelte selv. Den kan udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte
kontroller skal dokumenteres.
7.3 Kontroller mod svig
Anvendelse af IT- systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor
tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod
uberettiget mistanke.
Disse dokumentationskontroller skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige,
at den der har foretaget en indberetning til IT- systemet, ikke kan udgøre dokumentationskontrollen.
17
Kontrollerne skal normalt udføres for alle oprettelser og ved alle ændringer af pengestrømmes
retning, f.eks. ved skift af bankkonto.
Kommunen har interne kontroller hvortil der er udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser.
8 Andre områder
8.1 Sikring af kommunens fysiske aktiver og anlægskartotek
Anlægskartoteket ajourføres i forbindelse med regnskabsafslutningen i henhold til retningslinjerne i
Indenrigsministeriets Budget- og regnskabssystem kapitel 8.
Grundlaget for optagelse af fysiske aktiver i anlægskartoteket er dokumenterede udgifter fra
økonomisystemet til nye anlæg, anskaffelser, og forbedringer på grunde, bygninger, inventar,
tekniske og immaterielle anlæg over 100.000 kr.
Derudover optages leasingudgifter i anlægskartoteket på grundlag af opgørelser fra
Kommunekredit.
Der foretages en årlig afskrivning, som bogføres ved ajourføringen af anlægskartoteket.
8.2 Sikring af værdier tilhørende andre
Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes
retningslinjer for opbevaring og registrering heraf.
Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af
den enkelte institution evt. i samarbejde med Økonomiafdelingen.
8.3 Sikring af rette alternative modtager
Borger og Social afdelingen skal udføre stikprøvekontrol af alternativ modtager i KMD-Aktiv.
8.4 Systematiske afgrænsninger
Alle kan autoriseres til kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer efter godkendelse af
nærmeste leder. Stabene står for oprettelsen i de relevante systemer.
18
Systemejerne er ansvarlige for at introduktion til de relevante systemer og at medarbejdere i
tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc.
Som udgangspunkt bliver alle medarbejdere teknisk afgrænset til eget arbejds- og budgetområde.
Der henvises endvidere til procedurebeskrivelser og retningslinjer for det pågældende it-system.
8.5 Leasingaftaler
Der er fastsat nærmere regler for indgåelse af leje- og leasingaftaler. Alle leasingaftaler skal
fremsendes til godkendelse i Økonomiafdelingen inden effektuering.
Økonomiafdelingen skal foretage en registrering af alle kommunens garantiforpligtelser,
eventualrettigheder og leasingforpligtelser i forbindelse med årsregnskabet.
Økonomiudvalget fastlægger de detaljerede regler for at indgå leje- og leasingaftaler.
8.6 Indkøb
Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter.
Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over de politiske
målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler.
De budgetansvarlige ledere har ansvaret for overholdelse af indkøbspolitikken.
Rabat- og bonuskort
Det er ikke tilladt for medarbejdere at indkøbe varer og tjenesteydelser til private formål igennem
kommunens indkøbsaftaler.
Det er ikke tilladt at anvende personlige rabatkort og bonuskort i forbindelse med kommunale
indkøb.
19
8.7 Risikostyringspolitik
Borgmestersekretariatet har ansvaret for forsikringsområdet i kommunen.
Kommunens forsikringspolitik omfatter alle kommunens områder, herunder decentrale institutioner,
medarbejdere i kommunen og kommunens værdier.
8.8 Tegningsberettigede
Dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og optagelse af
garantiforpligtelser skal underskrives af borgmesteren eller viceborgmesteren og herudover en
person, der er bemyndiget af kommunalbestyrelsen.
Økonomiafdelingen er bemyndiget til at oprette og nedlægge bankkonti.
8.9 Revisionsregulativ
Dragør Kommune skal have en sagkyndig og uafhængig revision, der er godkendt af
tilsynsmyndigheden. De nærmere retningslinjer for revisionens virke i kommunen er beskrevet i
Revisionsregulativ for Dragør Kommune.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
20
Bilag 1 Ledelsestilsyn
Årshjul for ledelsestilsyn
Opgave/frekvens Månedligt Kvartalsvist ÅrligtMånedsopfølgning xLegalitetskontrol xBilagskontrol xKontrol af Nem-konto xTransaktionsprincippet xKontrol af naturalaflønning
x
Afstemning af statuskonti x x x
Det er den budgetansvarlige leder der har ansvaret og opgaven for udførelse af ledelsestilsyn.
Opgaven kan som udgangspunkt ikke uddelegeres.
Månedligt:
Månedsopfølgning på forventet regnskab.
Legalitetskontrol – at forbrug til løn er til rette medarbejdere med rette aflønninger.
Statusafstemninger til månedlig kontrol er udført og kvalitetssikret (stemmer og ingen åbne
gamle posteringer).
Kvartalsvist:
Bilagskontrol.
Statusafstemninger til månedlig kontrol er udført og kvalitetssikret (stemmer og ingen åbne
gamle posteringer).
Årligt:
Transaktionsprincippet er overholdt (varer/tjenesteydelser bogføres i samme regnskabsår
som de vedrører).
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
21
Særskilt ledelsestilsyn for lønområdet
Udover ovenstående kontrolpunkter, skal lønområdet lave en årlig kontrol af naturalaflønninger.
Særskilt ledelsestilsyn for Økonomiafdelingen
Udover ovenstående kontrolpunkter, skal Økonomiafdelingen kontrollere følgende:
Kvartalsvis
Kontrol af Nem-konto ændringer.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
22
Bilag 2
Bilagsbehandling
Al fakturering til Dragør Kommune skal sendes via EAN nr. til den aktuelle afdeling.
Inden bogføring af regning/kreditnota er det fakturamodtagers ansvar at sikre, at bilaget er indgået
til rette modtager.
Hvis bilaget er kommet ind forkert skal fakturamodtager straks, ved konstatering undersøge og
videresende bilaget til den afdeling, som bilaget tilhører.
Hvis bilaget ikke er stilet til Dragør Kommune, eller en enhed herunder, skal fakturamodtager
underrette leverandøren og lave aftale om der skal udstedet en kreditnota, eller om bilaget skal
afvises til ”bogholder”.
En mulighed kan være, at leverandør fremsender en kreditnota, der udligner fakturaen helt – og
fakturamodtager bogfører dermed både faktura og kreditnota.
En anden mulighed er, at leverandør beder fakturamodtager om blot at slette den modtagne
fejlbehæftede faktura og fremsender en ny faktura med korrekte oplysninger.
Fakturamodtager afviser bilaget til boghold med denne oplysning.
Fakturaer modtaget i papirform, skal returneres til leverandøren, med orientering om at fakturaer til
det offentlige skal være elektroniske og modtages via EAN nr.
I særlige tilfælde kan der dispenseres fra reglen om, at en faktura/kreditnota skal indgå elektronisk.
Det kan f.eks. være ved køb af rejser eller ved køb af varer fra et loppemarked eller tjenesteydelser
fra leverandør, der har omsætning lavere end kravet for at være CVR-registreret.
Ved sådanne køb – henvises til bilaget – Udlæg/udgiftsbilag.
Ved fakturaer modtaget med et fakturabeløb på 0 kr. skal fakturamodtager vurdere om fakturaen
skal afvises til bogholder uden videre behandling, eller om den skal registreres i økonomisystemet
via et omposteringsbilag f.eks. hvor en evt. rabatordning udligner fakturabeløbet.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
23
Faktura/kreditnota:
Ved bogføring af bilaget skal fakturamodtager sikre at flg. er oplyst:
1. leverandøroplysninger med firmanavn, adresse og cvr.nr.
2. fakturadato
3. vare/tjenesteydelse, der skal være godkendt for mængde, antal, pris og kvalitet
4. korrekt valg af artskonto, også i forhold til moms
5. kontering på korrekt regnskabsår
6. ved honorar eller tjenestekørsel skal der oplyses til SKAT, oplysningspligt, hvis krav er uden
moms
7. at betalingen har hjemmel i bevilling/aftale – dvs. der er tilladelse til at betale regningen
8. hvis betalingen vedrører en person, skal der registrantbogføres
9. ved fakturapålydende over beløbsgrænse, skal bilaget sendes videre til næste godkender
10. betalingsfrist. Bilag skal bogføres rettidigt
OBS – ved køb af varer/tjenesteydelser fra en udenlandsk leverandør:
Kommunen er ikke berettiget til at afløfte udenlandsk moms og afgifter. Dvs. hvis der er et køb fra
udlandet, skal udgiften afholdes på en art 4.0. Også uanset om der på regningen optræder moms og
afgifter eller ej.
Der skal altid afregnes dansk moms på et udenlandsk regningskrav. Der er forskellige
bogføringsregler alt efter, om fakturamodtager er en:
1) momsregistreret institution, f.eks. kantinen, havnen, renovation, Caféen på Wiedergården,
Vejanlæg ect.
2) eller en kommunal institution (ikke momsregistreret)
Der et økonomiafdelingens regnskabsteam, der udfører opgaven med korrekt manuel bogføring af
moms.
Derfor skal alle udenlandske fakturakrav drøftes med økonomiafdelingen.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
24
Bilag 3
Betalingsfrister
Dragør Kommune er forpligtet til altid at overholde betalingsfrister på godkendte krav.
Dette er nærmere beskrevet i budget- og regnskabsregler for kommuner i social- og
indenrigsministeriets vejledning, hvorunder også God bogføringsskik er medtaget.
” Alle transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der ligger
til grund for registreringerne, foreligger, dog senest på betalingstidspunktet.”
Alle regningskrav til kommunen skal være forsynet med oplysning om betalingsfrist, jf. Kasse- og
Regnskabsregulativets bilaget - Bilagsbehandling.
Betalingsfristen registreres elektronisk i økonomisystemet og kan aflæses separat på oversigten over
bilag til bogføring i Rollebaseret indgang (økonomisystemet). Det er derfor hurtigt at få overblikket
over ubehandlede bilag.
Kan en faktura ikke betales inden dens forfaldsdato grundet manglende afklaring eller eventuelle
fejl fra leverandørens side, skal fakturamodtager afgive en begrundelse i kommentarfeltet på
fakturaen om, hvorfor det ikke har været muligt at overholde betalingsfristen. Denne kommentar
kan læses fra økonomiafdelingen, herunder revisionen.
Sagen skal afklares og bilaget behandles hurtigst muligt af fakturamodtager.
Skulle en forsinket betaling medføre et pålæg af gebyr og evt. renter fra leverandøren, skal disse
bogføres særskilt på konto for ”Gebyr og morarenter”.
I forbindelse med udførelse af bilagskontrol har ”overholdelse af betalingsfrist” sit eget
kontrolpunkt, som den budgetansvarlige skal forholde sig til.
Kontrol af overholdelse af betalingsfrister er beskrevet og udføres i henhold til Kasse- og
Regnskabsregulativets bilaget - Bilagskontrol.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
25
Bilag 4
Udlæg og udgiftsbilag
I særlige tilfælde kan der dispenseres fra reglen om, at en faktura/kreditnota skal indgå elektronisk.
Det kan f.eks. være ved køb af rejser eller ved køb af varer fra et loppemarked eller mindre
tjenesteydelser.
I sådanne situationer skal betalingen til leverandøren foretages via et udgiftsbilag til leverandørens
CVR – eller CPR.nr. Cpr.nr. bruges i de tilfælde, hvor leverandøren ikke er CVR-registreret.
Alle punkter under Udlæg (nedenfor) med undtagelse af pkt. 2 – skal være opfyldt ved bogføring
af et udgiftsbilag.
Udlæg
Ved refusion af udlæg skal flg. være opfyldt:
1. Vedhæftet dokumentation for udbetalingen, enten i form af udfyldt skabelon med vedhæftet
kvittering for et udlæg eller kvittering med leders underskrift/godkendelse af udlægget
2. Der skal være oplyst cpr.nr. og navn samt underskrift for den, som har haft udlæg
3. Der skal være oplyst, hvilken vare eller tjenesteydelse, der er købt
4. Der skal være oplyst, hvilket formål købet er foretaget til
5. Der skal være oplyst dato for købet
6. Bogføring skal foretages i samme regnskabsår som købet er foretaget (transaktionsprincippet)
7. Det skal være tydeligt, hvor varen eller tjenesteydelsen er købt = CVR.nr, navn, adresse og evt.
tlf.nr. på leverandør/sælger
8. Der skal bogføres med korrekt artskontering – også i forhold til moms
9. Der skal bogføres med korrekt psp-element
Skabelon kan med fordel benyttes til bogføringen, hvor de nødvendige felter er oplyst.
Skabelonen findes på Intranettet under økonomiafdelingen. Søg evt. efter ”udlægsbilag”.
http://intranote.dragoer.dk/filesystem/2619_Udl%c3%a6gsbilag.docx
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
26
Bilag 5
Visa-dankort
Anvendelse af Visa/Dankort
Visa/Dankort kan bruges til betalinger, som kommunen ikke kan afvikle via det centrale
betalingssystem og kan anvendes til mindre indkøb eller rejseudgifter, hvorved at medarbejdere
undgår at have udlæg.
Visa/Dankort administreres af Økonomiafdelingen og anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt
tilfælde godkendes af økonomichefen.
Visa/Dankort kan anvendes til følgende:
- Mindre indkøb
- Køb på internettet
- Udgifter under tjenesterejser
Øvrige regler for brug af Visa/Dankort
- Kun 1 kort pr. institution, som skal udstedes til en leder
- Lederen er ansvarlig for alt forbrug på det Visa/Dankort, som er knyttet til institutionen
- Ved brug af Visa/Dankort skal kvittering gemmes og scannes ind, ved månedlig afregning af
forbruget
- Visa/Dankort må under ingen omstændigheder anvendes til privat forbrug. Herunder
anvendelse af private medlemsbonusser/medlemskort i forbindelse med køb på First Card.
- Økonomiafdelingen fører løbende stikprøvekontrol over forbruget på kortet
- Økonomichefen kan til enhver tid inddrage kortet, hvis gældende regler ikke overholdes.
Undtagelse fra reglen:
Hvis to eller flere enheder fusioneres, opstår en ny situation som den kommende leder skal forholde
sig til.
Hvis fusionen medfører samling på samme matrikel – vil det være den kommende leder, der
har mulighed for at få tildelt et rådighedsbeløb og et visa-dankort til institutionen.
Det er den kommende leders leder, der skal anmode om et rådighedsbeløb og et visa-dankort
til institutionens leder, jf. beskrivelsen ovenfor.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
27
Hvis fusionen medfører fortsat drift på to eller flere matrikler kan du som kommende leder
vælge, at uddelegere brugsretten til rådighedskasse/visa-dankort for institutionen til en
souschef. I den situation, er det den kommende institutionsleder, der anmoder om
rådighedskasse/visa-dankort, jf. beskrivelsen ovenfor.
Du vil som leder dog til hver tid være ansvarlig for institutionens rådighedskasse og visa-
dankort.
Ansøgningen til økonomiafdelingen skal indeholder oplysning om, hvem en
rådighedskasse/visa-dankort skal delegeres til og hvem lederen for institutionen er.
Leder, delegerede og økonomichefen underskriver aftalen.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
28
Bilag 6
First Card
Anvendelse af First Card
First Card kan bruges til betalinger, som kommunen ikke kan afvikle via det centrale
betalingssystem. Det kan fx være mindre indkøb eller tjenesterejser, tjenestemæssig taxikørsel og
benzin o.lign. ved tjenestekørsel.
Hvem kan få et First Card
Borgmesteren og direktørerne kan selv vælge, om de ønsker at have et betalingskort. First Card
administreres af Økonomiafdelingen og anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde
godkendes af Økonomichefen.
Derudover kan følgende personer/afdelinger få udstedt First Card:
HR/Sekretariatschef
IT-chef
Rådhusbetjent
Kontrol af anvendelse af First Card
Senest den 10. dag i den efterfølgende måned skal bilag for brug af kort og udlæg, samt
konteringsoplysninger afleveres til Regnskabsteamet i Økonomiafdelingen. Regnskabsteamet
afstemmer First Card fakturaen med modtagne bilag og bogfører bilag for udlæg. Den foretagne
afstemning skal sikre, at de afholdte beløb er anvendt til kommunale formål, se krav til
kvittering/bilag.
Krav til kvittering/bilag
Når der er foretaget køb på First Card, skal der som tidligere nævnt afleveres bilag for brug af
kortet.
Kvitteringen må gerne bestå af en ordrebekræftelse, hvis købet fx er foretaget via nettet. Ligeledes
skal kvitteringerne/bilag scannes og sendes via e-mail til regnskabsteamet: [email protected]
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
29
Nedenstående krav skal være opfyldt på kvittering/bilaget for, at regnskabsteamet kan godkende
udlægget:
- Dato
- Formål
- Deltageres navne
- Beløb
- Udlægsholders navn
- Afsender (leverandør)
- Kontering (artskonto + psp-element)
Øvrige regler for brug af First Card
- Medarbejderen er ansvarlig for alt forbrug på det First Card, som er knyttet til
medarbejderen.
- Ved brug af First Card skal kvittering gemmes og afleveres rettidig til Økonomiafdelingen.
- First Card må under ingen omstændigheder anvendes til privat forbrug. Herunder
anvendelse af private medlemsbonusser/medlemskort i forbindelse med køb på First Card.
- Økonomichefen kan til enhver tid inddrage kortet, hvis gældende regler ikke overholdes.
Fratrædelse
Ved kortholders fratrædelse, skal kortet afleveres tilbage til regnskabsteamet i Økonomiafdelingen.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
30
Bilag 7
Kontantkasser/rådighedskasser
Leder af institutionen anmoder med sin leders skriftlige tilladelse, om bevilling af et rådighedsbeløb
til institutionen. Ansøgningen stiles til økonomichefen. Ansøgningen skal indeholde en skriftlig
begrundelse for behovet af kontantkassen/rådighedskassen. Økonomiafdelingen påtegner sig
mandatet til at afslå eller godkende ansøgningen.
Qua denne ansøgning giver lederen tilladelse til, at økonomiafdelingen opretter bankkonto til
institutionen og visa-dankort til institutionslederen.
Hvis/når økonomichefen har godkendt anmodningen, bestiller økonomiafdelingen en bankkonto til
institutionen samt opretter en statuskonto i økonomisystemet, som knyttes til bankkontoen og
dermed optages i kommunens aktiver.
Ved udstedelse af visa-dankort udleveres samtidig regelsæt for visa-dankort til lederen, der bliver
gjort opmærksom på, hvilke forpligtelser der følger med ved administration af kommunens likvide
midler.
Kortholder/institutionsleder (oftest samme person) forpligter sig til at føre månedligt regnskab med
kommunens likvider som til hver en tid skal stemme med det udbetalte rådighedsbeløb.
Kontoen skal som minimum konteres/påfyldes månedligt og rådighedsbeløbet må på intet tidspunkt
overskrides. Det er institutionslederens ansvar at afstemningsarket vedlægges afstemningshierarkiet
i økonomisystemet og at den månedlige afstemning skal være lavet senest den 10. dag i
efterfølgende måned.
Derudover kan revisionen aflægge uanmeldt kontrolbesøg i løbet af regnskabsåret.
Institutioner, der har en kontant beholdning, har ansvaret for at kontanterne følger forsikringens
krav om opbevaring af kontanter.
Økonomiafdelingen har udarbejdet skabelon til brug for afstemning og foretager løbende
undervisning og opfølgning med afstemning af kontantkasser og bankkonti. Dette er nærmere
beskrevet i Kasse- og Regnskabsregulativets bilaget - Afstemning af statuskonti.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
31
Når en kontantkasse/rådighedskasse ikke længere tjener sit formål for institutionen, skal
rådighedsbeløbet tilbagebetales til kommunens kasse.
Økonomiafdelingen kontaktes og vejleder til afvikling af kontantkassen/rådighedskassen.
Bliver ansvaret af kontantkassen/rådighedskassen misligholdt i form af manglende afstemninger
eller andet, kan Økonomiafdelingen til enhver tid spærre rettighederne til de likvide midler og
afvikle kontantkassen/rådighedskassen.
Ændringer
I tilfælde af organisationsændringer hvor flere kontantkasser/rådighedskasser bliver lagt sammen
som en del af ændringen, kan økonomiafdelingen lave en vurdering om der skal laves en regulering
af rådighedsbeløbet ud fra sidste års forbrug.
Når en institutionsleder stopper skal rådighedskassen gøres op, afstemmes og betalingskortet skal
afleveres til Økonomiafdelingen. Økonomiafdelingen spærrer kortet og adgangen til banken.
Når/hvis en ny leder bliver ansat i en institution med tilhørende kontantkasse/rådighedskasse skal
institutionslederens nærmeste leder informere den nye leder herom. Derudover skal
institutionslederens nærmeste leder også informere Økonomiafdelingen om den nye leder og hvad
der skal ske med rådighedskassen. Dvs. nye leders adgang til rådighedskassen eller afvikling af
samme.
I tilfælde af at institutionen ønsker at forhøje sit rådighedsbeløb, skal der ansøges på ny.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
32
Bilag 8
Afstemning af statuskonti
Statuskonti er konti oprettet i kommunens økonomisystem, der binder drift og balance sammen i
regnskabet.
Saldo på en statuskonto er et øjebliksbillede, der viser gæld eller tilgodehavende på
udsøgningstidspunktet.
For at kommunens regnskab hele tiden er retvisende for aktiver og passiver samt status på
mellemregningskonti, er det nødvendigt løbende at foretage afstemning af statuskonti for at sikre, at
alt er bogført korrekt.
Statuskonti omfatter blandt andet beholdningskonti, som dækker over kasser (kontanter) og
bankkonti (indeståender) som til hver en tid, skal afspejle kommunens aktuelle likvide beholdning.
Afstemning
En afstemning er sammenhold af data fra økonomisystemet mod eksterne data.
Der er tre typer afstemninger af statuskonti:
Økonomisystem vs. beholdning (bank, rådighedskasse)
o Kommunens reelle likviditet (beholdning) skal konstant være vist i
økonomisystemet.
Økonomisystem vs. et fagsystem (snitflader)
o Fagsystemer danner bevægelser i pengestrømmen.
Mellemregningskonto bruges til en midlertidig placering af penge.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
33
En afstemning af en statuskonto skal indeholde nedenstående:
a. Statuskonto nummer og navn på statuskonto
b. Klip af saldo fra Opus
c. Klip af saldo fra bank/fagsystemer
d. Dato for hvornår afstemningen er lavet
e. Navnet på den der udfører afstemningen
f. Evt. åbne poster med tilhørende dokumentation
g. Vejledning til afstemninger kan også findes på intranettet
Det er vigtigt, at der ikke indgår forkerte og/eller gamle poster i afstemninger. Poster som er ældre
end en måned, betegnes som gamle poster.
Afstemningsansvarlige
Den budgetansvarlige leder er ansvarlig for at sikre:
- at statuskonti bliver afstemt rettidigt
- at oplyse Økonomiafdelingen om evt. ændringer af personale (navne) der skal udføre
afstemningsopgaven
- at oplyse Økonomiafdelingen om evt. ændringer i afstemningsfrekvens
I kommunens økonomisystem er der oprettet et alternativt afstemningshierarki, hvor
afstemningsfrekvens og personale (navne) fremgår.
Frister for afstemning af statuskonti
Der er fire afstemningsfrekvenser af statuskonti.
Frekvens Seneste frist for afstemning
Månedligt 10. dag i efterfølgende måned
Kvartalsvist 10. dag i efterfølgende måned
Halvårligt 10. dag i efterfølgende måned
Årligt Fremgår af tidsplanen for regnskabsafslutning
Bankkonti og rådighedskasser skal som minimum afstemmes månedligt.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
34
Kontrol
Økonomiafdelingen kontrollerer løbende, at de afstemningsansvarlige får lavet deres afstemninger
inden for deres eget ansvarsområde i afstemningsrapporten og om tidsfristen overholdes.
Årsafslutning
Alle kommunens statuskonti skal afstemmes per ultimo regnskabsåret. Afstemningen skal ske
inklusiv supplementsperioderne.
Fristen for at få afstemt statuskonti, fremgår af den tidsplan der udarbejdes og udmeldes fra
økonomiafdelingen i forbindelse med årsafslutningen. Den afstemningsansvarlige har ansvaret for
at al dokumentation til brug for afstemningen kan findes til brug for revisionen.
Økonomiafdelingen foretager en kvalitetskontrol af en andel af de modtagne statusafstemninger,
ved at sammenholde afstemningssaldo med statusbalancesaldo, samt sikre, at der enten er en
specificeret beskrivelse af kontoen eller at der er vedhæftet uddybende materiale til afstemningen.
Kvalitetskontrollen opsamles i kommunens journaliseringssystem. Findes der mangler ved
afstemningen er det den afstemningsansvarlige, der har ansvar for at udbedre disse mangler.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
35
Bilag 9
Bilagskontrol
Økonomiafdelingen danner lister til bilagskontrol i økonomisystemet og sender ud til de
budgetansvarlige ledere, der skal udføre kontrollen elektronisk.
Bilagskontrollen foretages kvartalsvist bagud med en frist for udførelsen senest den 10. dag efter
modtagelsen.
Der dannes tre typer af lister til bilagskontrol for hvert kvartal:
Fakturabilag under kr. 50.000 – kontrolleres 5% af godkendte bilag
Fakturabilag over kr. 50.000 – 100% af godkendte bilag
Udgiftsbilag – 100% af godkendte bilag
Kontrolpunkter for fakturabilag:
1. Er der anvendt korrekt regnskabsår for bogføringen?
2. Er posteringen inden for budgettets formål?
3. Er posteringen bogført på korrekt profitcenter?
4. Er der registrantbogført på udgift vedr. en person (påført ydelsesmodtageroplysninger)?
5. Er betalingsfristen overholdt?
Særligt for udgiftsbilag – ud over ovenstående kontrolpunkter skal disse forhold kontrolleres:
1. Er der vedhæftet dokumentation for det udlæg, som refunderes?
2. Er der oplyst, hvilket formål udgiften er brugt til, samt hvem købet omhandler?
3. Er udbetalingen foretaget til korrekt modtager og med rette beløb?
4. Er der benyttet anden betalingsform end Nem-konto, skal det fremgå af det vedhæftede
bilag?
5. At der ikke er opnået private medlemsfordele eller -rabatter ved udlæg til
varer/tjenesteydelser til kommunale formål, f.eks. bonuspoint.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
36
Systemteknisk er det ikke muligt, at kontrollere de bilag man selv har godkendt. Kontrollen heraf
udføres af en anden medarbejder på ledelsesniveau.
Økonomiafdelingen kontrollerer om bilagskontrollen er udført. Der foreligger en
arbejdsgangsbeskrivelse herfor.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
37
Bilag 10
Oversigt over beslutningskompetencer i forhold til Kasse- og Regnskabsregulativet
Nedenstående tabel viser en oversigt over beslutningskompetencerne i forhold til ændringer i
Kasse- og Regnskabsregulativet og underliggende bilag.
Kompetencer Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget
Direktører Økonomichefen
Godkendelse af Kasse- og Regnskabsregulativet
X
Ændring af grundlæggende principper i Kasse- og Regnskabsregulativet
X
Redaktionelle ændringer i Kasse- og Regnskabsregulativet
X
Ændringer i bilagene med væsentlig betydning
X
Ændringer i bilagene uden væsentlig betydning
X
Der henvises endvidere til delegationsplanen.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
38
Bilag 11
Anlægsregnskaber
Anlægsregnskaber skal aflægges senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet for det år,
hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet.
Regnskabsaflæggelsen foretages af den afdeling, som administrerer den pågældende
anlægsbevilling.
Anlægsregnskaber til særskilt politisk godkendelse
Der aflægges særskilte anlægsregnskaber for kommunalbestyrelsen, såfremt
Anlægsbevillingen overstiger 2 mio. kr. svarende til Økonomi- og Indenrigsministeriets
krav.
Det i øvrigt er fastsat som et krav i forbindelse med anlægsbevillingen
Anlægsregnskaber som kun fremgår af årsregnskabet
Anlægsregnskaber som ikke skal godkendes særskilt af kommunalbestyrelsen skal fremgå som en
integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse, nærmere betegnet ”Anlægsoversigten”.
Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:
39
Bilag 12
Anlægsstyring
Til hvert anlægsprojekt skal der være:
• Et rådighedsbeløb – svarende til det beløb, som skal anvendes i hvert af de budgetår, som
anlægget løber over (rådighedsbeløb = budget)
• En anlægsbevilling – svarende til den samlede sum af rådighedsbeløbene (anlægsbevilling =
tilladelse til at bruge pengene)
Rådighedsbeløb og anlægsbevillinger søges i hele 1.000 kr.
Beløbene vil som regel ”følges ad”. Hvis der søges tillægsbevilling til rådighedsbeløb, skal der
tages stilling til, om der samtidig skal søges anlægsbevilling. Et rådighedsbeløb må IKKE bruges,
før der er givet anlægsbevilling til beløbet.
Til enhver bevilling (både rådighedsbeløb og anlægsbevilling) skal det angives:
• Hvad der søges (rådighedsbeløb og/eller anlægsbevilling)
• Hvilken bevilling, der søges til (bevillingsområde og projekt)
• Hvilket beløb der søges – og om det er en udgift eller indtægt
• Hvilket år der søges til – f.eks. ved start af et projekt angives tidshorisonten og
rådighedsbeløbene i de enkelte år
• Afledt drift pr. år – der skal søges tillægsbevilling til afledt drift, hvis denne ikke allerede er
indarbejdet i budgettet
Anlægsbevillinger og rådighedsbeløb er bruttobeløb.
Beløb angives som udgangspunkt altid eksklusiv moms. Hvis beløbet undtagelsesvist er inklusiv
moms (f.eks. ældreboligbyggeri) skal det fremgå af bevillingen.