REINGENIERÍA DE PROCESOS (BPR)

PARTE I : CARACTERÍSTICAS, PRINCIPIOS Y HERRAMIENTAS DE

APLICACIÓN

Introducción

• Herramienta de Gestión BPR - “Business Process Reengenieering”.

• Principios básicos ya no funcionan, existencia de 3 fuerzas: Clientes, competencia y cambios.

Diversas definiciones• “análisis y diseño de los flujos de trabajo y procesos dentro y

entre organizaciones” (T. H. Davenport).

• “reconsideración, reestructuración y racionalización de las estructuras de negocio, procesos, métodos de trabajo, gestión de sistemas y relaciones externas, a través de los cuales creamos y distribuimos valor…” (R. Talwar)

Situación previa: “Si tuviéramos que

volver a crear la empresa desde cero, teniendo en cuenta lo que ya sé y la tecnología

disponible, ¿cómo sería mi nueva empresa?”

Hammer y ChampyReingeniería de Procesos

“Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares

en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”.

• Fundamental: eliminar viejos paradigmas, no tener preconceptos, refutar cualquier forma antigua.

• Radical: descartar estructuras y procedimientos actuales.

• Espectacular: no son mejoras incrementales o marginales.• PROCESOS: no va dirigido a tareas, persona, estructuras sino va dirigido el

esfuerzo a los procesos. “una ordenación específica de actividades, a lo largo del tiempo y el espacio, con un principio y un fin y con unas entradas y salidas”. Michael Kutschker.

3 Tipos de Compañias que emprenden BPR

• Empresas con graves problemas de subsistencia.

• Empresas que todavía no están dificultades pero cuyos sistemas administrativos permiten anticiparse a posibles crisis, de forma que se detectan con anticipación la aparición de problemas.

• Empresas que se encuentran en óptimas condiciones.

PRINCIPIOS DE LA BPRThe Boston Consulting Group

• 1. Se necesita el apoyo de la gerencia de primer nivel o nivel estratégico, que debe liderar el programa.

• 2. La estrategia empresarial debe guiar y conducir los programas de la BPR.

• 3. El objetivo último es crear valor para el cliente.• 4. Hay que concentrarse en los procesos, no en las funciones,

identificando aquellos que necesitan cambios.• 5. Son necesarios equipos de trabajo, responsables y capacitados, a los

que hay que incentivar y recompensar con puestos de responsabilidad en la nueva organización que se obtendrá tras el proceso de Reingeniería.

• 6. La observación de las necesidades de los clientes y su nivel de satisfacción son un sistema básico de retroalimentación que permite identificar hasta qué punto se están cumpliendo los objetivos.

PRINCIPIOS DE LA BPRThe Boston Consulting Group

• 7. Es necesaria la flexibilidad a la hora de llevar a cabo el plan. Si bien son necesarios planes de actuación, dichos planes no deben ser rígidos, sino que deben ser flexibles a medida que se desarrolla el programa de BPR y se obtienen las primeras evaluaciones de los resultados obtenidos.

• 8. Cada programa de Reingeniería debe adaptarse a la situación de cada negocio, de forma que no se puede desarrollar el mismo programa para distintos negocios.

• 9. Se requiere el establecimiento de correctos sistemas de medición del grado de cumplimiento de los objetivos. En muchos casos, el tiempo es un buen indicador. Sin embargo, no es el único posible y en determinadas ocasiones no es el más adecuado.

• 10. Se debe tener en cuenta el factor humano a la hora de evitar o reducir la resistencia al cambio, lo cual puede provocar un fracaso, o al menos retrasos en el programa.

• 11. La BPR no debe ser visto como un proceso único, que se deba realizar una única vez dentro de la organización sino que se debe contemplar como un proceso continuo, en el que se plantean nuevos retos.

• 12. La comunicación se constituye como un aspecto esencial, no sólo a todos los niveles de la organización, sino traspasando sus fronteras (prensa, comunidad, sistema político, etc.).

CARACTERÍSTICAS DE LA BPR

1. Unificación de tareas2. Participación de los trabajadores en la toma de

decisiones3. Cambio del orden secuencial por el natural en los

procesos4. Realización de diferentes versiones de un mismo

producto5. Reducción de las comprobaciones y controles6. Papel protagonista del responsable del proceso7. Operaciones híbridas

INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS• 1. Visualización de procesos: Barret, Desarrollo de una correcta visión del

proceso• 2. Investigación operativa(IO):metodología• que proporciona las bases empíricas para la toma de decisiones.• 3. Gestión del cambio: Factor humano, gestión del cambio organizativo.

Gestión del cambio mediante grupos piloto, sistemas de adaptación, etc.• 4. Benchmarking: Intento de superar a los competidores tomando como

referencia a los líderes del sector. Fin, obtener la mayor información posible de los procesos operativos.

• 5. INFOTECNOLOGÍA: Hammer, herramienta básica de la Reingeniería de Procesos. La mayor parte de las acciones de Reingeniería se han fundamentado en la tecnología

CASO PRÁCTICO

LO QUE NO ES REINGENIERÍA• La BPR no es un modo de automatizar la

empresa. ( componente tecnológico)• No confundir la BPR con lo que se denomina

Reingeniería de Software• Otro error es confundir Reingeniería con

reorganización ( BPR se centra en su estructura de procesos, no estructura reorganizacional)

• la Reingeniería de Procesos no es lo mismo que la Gestión de la Calidad Total (TQM)

MORALEJA: La BPR es algo tan radical y que implica un cambio tan profundo que no debe confundirse con ninguna otra medida de

carácter más conservador o de menor alcance.

REINGENIERÍA DE PROCESOS (BPR)

PARTE II : IMPORTANCIA DE LA TECNOLOGÍA Y EL TRABAJO

REDISEÑADO

Introducción

• Una compañía que no pueda cambiar su modelo de pensar acerca de la informática y otras tecnologías no se puede rediseñar

• La pregunta correcta debería ser: ¿Cómo podemos aprovechar la tecnología para hacer cosas que no estamos haciendo?

• La Reingeniería, a diferencia de la automatización, es innovación.

PROCESO, INFOTECNOLOGÍA Y SOLUCIONES

• “las nuevas tecnologías de la información facilitan la Reingeniería de Procesos y se deben involucrar en el proyecto de BPR inmediatamente”- Molina García.

• “Se necesita un rediseño previo de los procesos antes de contar con las tecnologías de la información”- Otros varios autores.

• expertos que ni siquiera relacionan la infotecnología con la Reingeniería y no la conciben como herramienta para su desarrollo.

• Finalmente, Se trata, como ya hemos avanzado, de aprovechar los avances de la infotecnología para resolver nuevos problemas, imposibles de solucionar con las tecnologías preexistentes.

• Error: considerar que la tecnología aporta por sí sola todas las soluciones a los problemas de la empresa.

Objetivo primordial BPR: La creación de valor para los clientes

FORMAS DE UTILIZACIÓNCASOS DE ÉXITO

• Realizando las mismas labores que hacía la empresa pero más rápidamente o con menores costes. Es el caso de la Ford Motor

• Realizando cosas que la competencia no sabe o no puede hacer, obteniendo ventajas sostenibles en el tiempo. Este es el camino tomado por compañías como Dell.

PENSAMIENTO INDUCTIVO

• Riesgo: posibilidad de que la infotecnología refuerce las viejas maneras de pensar y los viejos patrones de comportamiento.

• correcta aplicación, cambio en la mentalidad de la gerencia de la empresa: el pensamiento inductivo.

• Según Hammer y Champy en:“La capacidad de reconocer primero una solución poderosa y después buscar los problemas que puede resolver, problemas que la empresa a lo mejor no sabe que tiene”.

CLASIFICACIÓN DE LA INFOTECNOLOGÍA

Las principales aplicaciones basadas en la infotecnología son:• e-Business• e-Commerce• e-Procurement • ERP• CRM• SCM

El papel de TI:

Información disponible en un lugar y momento

Sólo los expertos pueden realizar los trabajos complejos

La empresa elige: centralización o

descentralización

Regla Clásica Tecnología Nueva Regla

Bases de Datos compartida

Sistema expertos

Redes de telecomunicaciones

Información simultanea en varios sitios

Un analista puede realizar el trabajo de un

experto

Alcanzar los beneficios derivados de la centralización y

descentralización

“poder destructivo” de la tecnología

INFOTECNOLOGÍA COMO MOTOR DE LA BPR

Ejemplo de Integración – Recepción de Mercadería

Los directivos deben tomar todas las

decisiones

El personal necesita de oficinas para poder recibir, almacenar,

recuperar y transmitir información

El mejor contacto con el cliente es el personal

Regla Clásica Tecnología Nueva Regla

Sistema de soporte a la toma de decisiones

Comunicación inalámbrica

Teleconferencias

La toma de decisiones forma parte de todo los

stakeholders

Enviar información de cualquier lugar.

El mejor contacto con el cliente es el contacto

eficaz

Reingeniería de Procesos

Hay que localizar personalmente los

requerimientos

Los planes deben de revisarse

periódicamente

Regla Clásica Tecnología Nueva Regla

Tecnología de identificación y

seguimiento automático

Informática de alta capacidad y rendimiento

Se tiene localizada la información

Los planes se revisan instantáneamente

Reingeniería de Procesos

EL DIAMANTE DEL SISTEMA DE NEGOCIOS

De todo esto se resume que es fundamental que cada uno de los vértices constitutivos del diamante guarde sintonía y se constituya

conforme a los principios de la Reingeniería de Procesos.