REKAM KESEHATAN ELEKTRONIK

• Electronic Medical Record (EMR) adalah tempat penyimpanan informasi-informasi klinik yang mana para petugas kesehatan membuat keputusan-keputusan mereka dalam perawatan kesehatan pasien dengan mengacu kepadanya (Sabarguna, 2008).

Alur Informasi Database Rekam Medis Elektronik Secara Umum

Sumber Data Medis Kumpul Simpan Olah Akses

Database Management System

• Proses input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama yaitu penangkapan data (data capture), penyiapan data (data preparation), dan pemasukan data (data entry).

• ada 6 unsur yang berkaitan dengan penyimpanan data dan informasi pelayanan pasien agar fungsi utama rekam kesehatan tetap terjaga kualitasnya, antara lain

1. Kemudahan akses, artinya sistem perolehan data tersedia setiap waktu selama 24 jam dan hanya dapat dibuka oleh pihak yang berwenang

2. Berkualitas

3. Kemananan (security) : Menjaga keamanan dalam menyimpan data/informasi, unsur keakuratan data/informasi dan kemudahan akses menjadi tuntutan pihak organisasi pelayanan kesehatan, praktisis kesehatan dan pihak ketiga yang berwenang. Sedangkan pihak yang membutuhkan data/informasi harus senantiasa menghormati privacy pasien.

4. Fleksibilitas5. Efisien6. Dapat dihubungkan dengan berbagai sumber

(connectivity)

• Informasi yang berkualitas menjadi suatu persyaratan dalam menyimpan rekam medis/kesehatan dan RKE. Kurang atau hilangnya data dengan sendirinya mempengaruhi pengambilan keputusan tentang diagnosis dan tindakan

• Dalam menjaga kualitas data perlu diperhatikan 4 (empat) perangkat yaitu:

1) Aplikasi data: tujuan pengumpulan data2) Pengumpulan data: proses elemen data terakumulasi3) Rumah data: proses dan sistem yang digunakan untuk

mengarsipkan dan menyimpan data4) Analisis data: proses menterjemahkan data menjadi

informasi sesuai aplikasi perangkat lunak yang digunakan

Keempat perangkat kualitas data diatas harus memenuhi 10 ciri data yang berkualitas yaitu:

a) Akurat, artinya data menggunakan nilai yang benar dan valid.

b) Mudah diakses, artinya butiran data mudah diperoleh, layak dikumpulkan dan mempunyai nilai legal (yaitu batasan jumlah yang boleh dimasukkan, misalnya nomor rekam medis hanya berkisar antara 00-00-01 hingga 99-99-99).

c) Menyeluruh (comprehensive), artinya data dikumpulkan secara luas, lengkap meskipun ada keterbatasannya.

d) Ajeg (consistent), artinya nilai data dan aplikasi harus sama-sama dapat dipercaya

• keamanan komputer (computer security) mencakup empat aspek yaitu privacy, integrity, authentication, dan availability. Selain itu terdapat juga aspek penting yang harus diperhatikan yaitu access control dan non-repudiation:

1. Privacy atau confidentiality : Hal utama dari aspek ini adalah bagaimana untuk menjaga informasi dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses informasi tersebut. Walaupun mirip, terdapat perbedaan antara privacy dan confidentiality, privacy lebih mengarah pada data-data yang sifatnya pribadi seperti medical record pasien, sedangkan confidentiality umumnya berhubungan dengan data yang hanya diberikan kepada pihak lain untuk suatu keperluan tertentu.

e) Mutakhir (up to date), artinya nilai tukar data harus senantiasa yang terbaru.

f) Definisi jelas, artinya definisi data harus dijelaskan dengan terang dan jernih sehingga mudah dimengerti dan tahu batasannya.

g) Ada butiran data (granularity), artinya atribut dan nilai data harus dijabarkan pada tingkatan yang benar (misalnya sensus).

h) Tepat, artinya nilai data harus cukup besar untuk mendukung aplikasi atau proses.

i) Ada hubungannya (relevant), artinya data berguna bagi kinerja proses dan aplikasi.

j) Masukan data (entry) dan catatan sebagaimana seharusnya dengan benar (timeliness), artinya tergantung pada bagaimana data digunakan dan dalam konteks apa.

3.Integrity

Integritry berkaitan dengan perubahan informasi. Informasi tidak boleh diubah tanpa izin pemilik informasi. Salah satu cara untuk menjaga integritry dari suatu informasi adalah digunakannya enkripsi dan digital signature.

4. Authentication Authentication berhubungan dengan akses

terhadap informasi. Autentikasi berfungsi untuk mayakinkan bahwa orang yang mengakses atau memberikan informasi adalah benar orang yang memiliki hak untuk melakukan itu.

5.Availability

Availability atau ketersediaan adalah aspek yang menekankan pada tersedianya informasi ketika dihubungnkan oleh pihak-pihak terkait. Suatu sistem informasi yang rusak dapat menyebabkan akses terhadap informasi tersebut tidak tersedia.

6.Access control Access control adalah aspek yang menekankan

pada cara pengaturan akses terhadap informasi. Access control dapat mengatur siapa-siapa saja yang berhak untuk mengakses informasi atau siapa-siapa saja yang tidak berhak untuk mengakses informasi.

7.Non-repudiation

Aspek ini erat kaitannya dengan suatu transaksi atau perubahan informasi. Aspek ini mencegah agar seseorang tidak dapat menyangkal telah melakukan transaksi atau perubahan terhadap suatu informasi. Teknologi yang digunakan umumnya adalah digital signature, certificates dan kriptografi.

• salah satu alasan meningkatnya end-user computing adalah kemampuan sistem untuk menawarkan keuntungan-keuntungan berikut:

a) Kreasi, pengendalian, dan implementasi oleh pemakai. Para akuntan dan pemakai akhir lainnya mengendalikan proses pengembangan. Mereka memutuskan kebutuhan informasi apa yang penting dan apakah sebuah sistem harus dikembangkan. Rasa kepemilikan yang ditimbulkan dengan diterapkannya pengembangan oleh pemakai akhir membantu para pemakai mengembangkan sistem yang baik.

b) Sistem yang menuhi kebutuhan pemakaiKetika para pemakai akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, sistem tersebut tampaknya akan lebih dapat memenuhi kebutuhan para pemakainya. Pemakai juga dapat menemukan kesalahan sistem yang tidak akan dapat ditemukan oleh orang-orang dari bagian sistem. Bentuk, isi dan volume output sistem didesain untuk memuaskan kebutuhan pegawai.

c) Ketepatan waktuBanyak dari penundaan dalam waktu lama dalam proses pengembangan sistem secara tradisional dapat dihindari, seperti analisis yang mahal dan memakan waktu, definisi persyaratan terinci, dan penundaan yang tidak dapat dihindari serta birokrasi dalam proses persetujuan.

d) Membebaskan sumber daya sistem. Semakin banyak kebutuhan informasi pemakai yang dapat dipenuhi, semakin banyak waktu yang harus dihabiskan departemen sistem informasi atas informasi lainnya dan aktivitas pemeliharaan. Hal ini mengurnangi kelebihan beban yang tampak dan tidak tampak dari proyek pengembangan sistem.

e) Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan. Sebagian besar software mudah untuk dipahami dan digunakan. Para pemakai dapat mengubah informasi yang mereka hasilkan atau memodifikasi aplikasi mereka kapan saja kebutuhan mereka berubah.

SIMRSSistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) merupakan suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit (Sabarguna, 2008). Peran SIRS adalah:

• Pengendalian mutu pelayanan medis;• Pengendalian mutu dan penilaian produktivitas;• Analisis pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan;• Perencanaan dan evaluasi program;• Menyederhanakan pelayanan;• Penelitian klinis;• Pendidikan.

• Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:1) Efisiensi 2) Kemudahan 3) Standard praktek kedokteran yang baik dan benar4) Dokumentasi yang Auditable dan Accountable 5) Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan,

kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan6) Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen

rumah sakit 7) Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit 8) Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap

berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan pemberi jaminan karyawannya, ASKES, dll

• Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit:

1)Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya; • Fungsi Pelayanan dan Informasi• Fungsi Perawatan (medical care)• Fungsi Penunjang/SuppoRT• Fungsi Administrasi dan Keuangan• Fungsi Pengawasan, dll

2) Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian / unit dalam rumah sakit.

Contoh: Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag Registrasi.

• Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan. • Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan

Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya.

• Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya

Manfaat OperasionalA. Kecepatan• Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai

diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaaan tagihan kepada mitra/pihak ke-3, misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja.

B. Akurasi• SIMRS juga dapat mencegah terjadinya

duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti.

C. Integrasi• Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap

budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan gambaran proses integrasi pada beberapa unit layanan di rumah sakit.

D. Peningkatan pelayanan• Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien

adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka.

E. Peningkatan Efisiensikarena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.Tanpa SIM, perawat harus memasukan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM, perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan ,untuk ditanda-tangani perawat.

F. Kemudahan pelaporan• Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang

menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.

Manfaat Manajerial

A. Kecepatan mengambil keputusan• Dengan sistem manual, manajer seringkali

mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu (harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.

B. Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalahKarena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun.

C. Kemudahan penyusunan strategi• Sejalan dengan identifikasi masalah di atas,

kita pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan menyajikan kecenderungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang kita susun.

Manfaat OrganisasiA. Budaya Kerja• Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik

ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah. Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan.

B. Transparansi• SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data

terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut.

C. Koordinasi antar unit (Team working)• Karena seringkali data yang digunakan oleh unit

layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misalnya kode PERUSAHAAN pelanggan adalah milik keuangan yang digunakan secara intensif oleh medrec, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi.

D. Pemahaman sistem• Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali

personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja.

E. Mengurangi biaya administrasi• Seringkali orang menyatakan bahwa dengan

adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.