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Octavio Isaac Rojas Orduña
URJC
Relaciones Públicas
Octavio Isaac Rojas Orduña
Octavio Isaac Rojas Orduña
URJC
GABINETE DE PRENSA: TACTICAS
Octavio Isaac Rojas Orduña
URJC
Octavio Isaac Rojas Orduña
URJC
Herramientas y tácticas de las RR.PP.
• Tácticas
• Sala de prensa virtual• Se han convertido en una de las primeras y principales
fuentes de información para los medios. • Excelente mostrador en el que se tiene que poner
especial atención para sacar todo el provecho de la inmediatez, flexibilidad e interactividad que ofrece internet.
• Sitios amigables a los usuarios, ofreciendo toda la información de la organización de una forma simple, directa e intuitiva.
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Herramientas y tácticas de las RR.PP.
• Tácticas
• Sala de prensa virtual• Registro para periodistas:
– Nombre completo del periodista.– Medio en el que trabaja o colabora. – Correo electrónico.
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Herramientas y tácticas de las RR.PP.
• Tácticas
• Sala de prensa virtual - Contenidos• Biografías de los máximos responsables.• Notas de prensa. (Listadas cronológicamente de la más
reciente a la más antigua).• Dossier de prensa.• Agenda de actividades. (En la que se publiquen las
convocatorias de prensa).• Galería de fotos. (En alta resolución para su descarga y
utilización en informaciones de prensa).• Datos de contacto de los responsables de relaciones
públicas de la organización.
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Herramientas y tácticas de las RR.PP.
• Tácticas
• Sala de prensa virtual - Contenidos• Memoria anual. • Noticias que publican los medios sobre la organización y
su sector.• Vínculos para otros sitios web de interés. • Buscador interno. • Posibilidad de suscribirse para recibir alertas a través de
correo electrónico y/o a través de sindicación de contenidos.
• Webcasts y radiocasts.
Octavio Isaac Rojas Orduña
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EVENTOS Y RRPP
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Eventos y RR.PP. : Su planificación
POR QUÉ se hace CUÁNDO quiere hacerse DÓNDE quiere hacerse QUIÉNES son los invitados o
asistentes CÓMO va a desarrollarse y
controlarse CUÁNTO nos va a costar
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Eventos y RR.PP.: lo básico ACTO (idea del evento, filosofía, estética,…) LUGAR (interior o exterior, facilities para ejecutarlo,…) FECHA (compatibilidad con agendas,…) INVITADOS (selección, invitaciones, desplazamientos,
hospedaje,…) SEGURIDAD (interior y exterior, coordinación con CSE,
comunicaciones,…) TRANSPORTES (organización y reservas, itinerarios,…) MEDIOS DE COMUNICACIÓN (selección, ruedas de prensa,
entrevistas,…) MEDIOS IMPRESOS (agenda del día, invitaciones,
acreditaciones, rótulos, cartelería, planos,…) LOGÍSTICA PERSONAL IMPLICADO (propio, externo, azafatas,…) PRESUPUESTO VALORACIÓN DEL EVENTO (cumplimiento de objetivos,
satisfacción de los asistentes,…)
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Eventos internos
Asistentes (personal, representantes, proveedores,…)
Objetivos (motivación, reconocimiento, transmisión de valores,…)
Claves de éxito (originalidad, toque humano, generación de recuerdo,…)
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Eventos externos: congresos
ANTECEDENTES (historial)
PROGRAMA Temática, ponencias, funcionamiento,
cronograma, actividades extra-académicas, protocolo y RR.PP., fases,…
PRESUPUESTO Comisiones, dietas, estancias,
proveedores, material de imprenta, generales e imprevistos,…
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Eventos externos: ferias y exposiciones (1)
Objetivos de Participación:1. Introducción o presentación de nuevos
productos2. Reforzamiento de la imagen de la
empresa3. Contacto con clientes potenciales y
reforzamiento de los actuales4. Cierre de procesos o proyectos
iniciados con anterioridad5. Captación de nuevos representantes6. Venta directa7. Estudio de mercado
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Eventos externos: ferias y exposiciones (2)
Aspectos que deciden la participación:
1. Productos a presentar en la feria2. Visitantes o compradores que acuden3. Expositores
1. Procedencia, competencia,…2. Distribución por sectores o nacionalidades3. Formas de participación (directa, indirecta,
…)4. Solvencia y reputación5. Facilidades logísticas
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Check-list o guía de operaciones a planificar en
una feria o exposición internacional
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Detalle del check-list (1)
Objetivos comerciales y de participación
Documentación previa Reglamento general de participación y
asistencia, normas de montaje, planos de la feria, formularios,…
Identificación de accesos Pases montadores, expositores y
visitantes Parking
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Detalle del check-list (2) Stand
Ubicación, tamaño,… Briefing a la empresa diseñadora
Concurso restringido Asignación directa Planos de planta y perspectivas Materiales, montaje y desmontaje,
mantenimiento y presupuesto Seguros
Personas, stand, mercancías,…
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Detalle del check-list (3)
Mantenimiento Con empresa contratista Con los servicios feriales
Reportaje fotográfico/videográfico Limpieza Catering Servicios complementarios
Tlf., fax, permiso para ventas en el stand,…
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Detalle del check-list (4)
Chalet/carpa Equipamiento gráfico/audiovisual
Acopio de material, cantidades,… Publicidad en el país-feria
Campaña y planificación de medios Promoción
Promociones y concursos Animaciones, degustaciones,…
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Detalle del check-list (5)
Relaciones Públicas Preparación de documentación,
pasaportes, visados, divisas, tarjetas de crédito,…
Press release en feria, invitaciones,… Presentaciones comerciales o
institucionales Relaciones con los medios, listados,… Agenda de contactos para directivos,
comerciales,…
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Detalle del check-list (6)
Plan de acompañantes para clientes, VIP’s, periodistas, gala dinner, reserva de alojamientos, billetes, espectáculos, regalos o atenciones especiales,…
Mailing, acciones de CRM y seguimiento post-ferial, explotación de los resultados alcanzados,…
Desplazamientos locales (buses, alquileres de automóviles,…)
Telefonía móvil (compatibilidad con operadores locales)
Octavio Isaac Rojas Orduña
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Detalle del check-list (7)
Mercancías Selección de transitario, gestión de los
seguros, facturas y carnets ATA, certificados y avisos,…
Personal involucrado Propio, ajeno, contratado, actitud y
formación,… Repercusión económica de la feria
Rentabilidad de la operación Remuneración y pago a proveedores,… Gantt financiero