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R E L A T Oacute R I O D E E S T Aacute G I O
ANA RITA BARREIROS DA FONSECA SILVA
RELATOacuteRIO DE CONCLUSAtildeO DO CURSO DE ESPECIALIZACcedilAtildeO TECNOLOacuteGICA
EM SECRETARIADO CLIacuteNICO
Outubro de 2013
Escola Superior de Tecnologia e Gestatildeo
Instituto Politeacutecnico da Guarda
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina ii
FICHA DE APRESENTACcedilAtildeO
Estagiaacuteria
Nome Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva
Nuacutemero 1011020
Estabelecimento de Ensino Instituto Politeacutecnico da Guarda ndash Escola Superior de
Tecnologia e Gestatildeo
Curso Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Professor Orientador Prof Doutor Fernando Carmino Marques
Instituiccedilatildeo de Estaacutegio
Nome Centro Hospital Cova da Beira
Endereccedilo Quinta do Alvito
Coacutedigo Postal 6200-251 Covilhatilde
TelefoneFax 275330000275330001
Email administracaochcbeiramin-saudept
Website wwwchcbeiramin-saudept
Supervisores de Estaacutegio na Instituiccedilatildeo Luiacutes Leitatildeo Martins e Teresa Barata Pais
Fazenda
Informaccedilatildeo relativa ao Estaacutegio
Data de Iniacutecio 08 de julho de 2013
Data de teacutermino 18 de setembro de 2013
Horaacuterio de trabalho das 0800 agraves 1300 e das 1400 agraves 1730
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina iii
AGRADECIMENTOS
Nesta paacutegina manifesto o meu reconhecimento agrave minha famiacutelia que tanto me ajudou a
ser a pessoa que sou hoje
Aos professores do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico pelos conhecimentos transmitidos em especial ao Prof Doutor Fernando
Carmino Marques pela sua orientaccedilatildeo neste relatoacuterio de estaacutegio simpatia
profissionalismo e disponibilidade
Agrave equipa de enfermagem meacutedica e auxiliares no Serviccedilo de Internamento de Medicina
IPneumologia do Hospital da Covilhatilde agradeccedilo a sua disponibilidade e a forma como
me acolheram na Instituiccedilatildeo
Aos meus supervisores de estaacutegio na Instituiccedilatildeo muito obrigado pela sua
disponibilidade profissionalismo e apoio
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina iv
PLANO DE ESTAacuteGIO CURRICULAR
Tendo em consideraccedilatildeo os objetivos do estaacutegio e o interesse do estagiaacuterio o plano de
estaacutegio curricular a seguir foi o seguinte
Selecionar recolher organizar e tratar informaccedilatildeo adequada agraves funccedilotildees de
secretariado com recurso agraves tecnologias de informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo garantindo a
confidencialidade de toda a informaccedilatildeo relativa aos utentes
Assegurar adequadamente a comunicaccedilatildeo com os vaacuterios interlocutores internos e
externos (profissionais de sauacutede doentes familiares e acompanhantes fornecedores
etc)
Demonstrar conhecimentos e compreensatildeo da aacuterea de gestatildeo dos sistemas de sauacutede
e da qualidade bem como das poliacuteticas de sauacutede
Comunicar de forma eficaz e estabelecer boas relaccedilotildees interpessoais
Planear e organizar a rotina diaacuteria e mensal do serviccedilo providenciando pelo
cumprimento dos compromissos agendados com recurso agraves tecnologias de
informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo
Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado do
serviccedilo
Executar tarefas inerentes agrave gestatildeo e organizaccedilatildeo do secretariado cliacutenico
Adquirir conhecimentos de forma a evidenciar uma abordagem profissional ao
trabalho desenvolvido na sua aacuterea de formaccedilatildeo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina v
RESUMO
Descrever as tarefas por noacutes realizadas durante o estaacutegio curricular integrado na
formaccedilatildeo do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica (CET) de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico no centro hospitalar Cova da Beira eacute a finalidade deste relatoacuterio Deste modo
decidimos este relatoacuterio em duas partes Na primeira fazemos uma breve apresentaccedilatildeo
da cidade da Covilhatilde e do Centro Hospitalar Cova da Beira Na segunda aleacutem de
descrevermos as tarefas por noacutes realizadas durante o periacuteodo de estaacutegio que decorreu
entre 8 de julho e 18 de setembro de 2013 salientamos como importante se revelou para
noacutes a sua realizaccedilatildeo quer do ponto de vista pessoal quer profissional
Palavras-chave Estaacutegio Secretariado Cliacutenico Centro Hospitalar Cova da Beira
Puacuteblico
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina vi
IacuteNDICE
Ficha de Apresentaccedilatildeo ii
Agradecimentos iii
Plano de Estaacutegio Curricular iv
Resumo v
Iacutendice de Figuras viii
Iacutendice de Anexos viii
Iacutendice de Siglas ix
Introduccedilatildeo 1
Capiacutetulo I ndash Enquadramento Geograacutefico e Institucional 2
11 Breve Caracterizaccedilatildeo da Cidade da Covilhatilde 3
12Caracterizaccedilatildeo do Centro Hospitalar Cova da Beira 4
13 Missatildeo Objetivos Cultura e Valores 6
Capiacutetulo 2 ndash O Estaacutegio 8
21 Descriccedilatildeo do Local de Estaacutegio 9
22 Descriccedilatildeo das Atividades 9
23 Atividades Desenvolvidas Durante o Estaacutegio 10
231 Internamento do Doente e Organizaccedilatildeo do Processo 10
232 Atendimento aos Utentes e seus Familiares 11
233Atendimento Telefoacutenico 12
234 Expediente 13
2341 Correspondecircncia Recebida 13
2342 Correspondecircncia Enviada 13
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina vii
235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13
236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do
Doente 14
237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14
238 Exames Realizados no Exterior 15
239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15
Conclusatildeo 16
Bibliografia 17
Anexos 18
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina viii
Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina ix
Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 1
INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 3
11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 4
12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 5
Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 7
Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 15
da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 16
CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 17
BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva
ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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FICHA DE APRESENTACcedilAtildeO
Estagiaacuteria
Nome Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva
Nuacutemero 1011020
Estabelecimento de Ensino Instituto Politeacutecnico da Guarda ndash Escola Superior de
Tecnologia e Gestatildeo
Curso Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Professor Orientador Prof Doutor Fernando Carmino Marques
Instituiccedilatildeo de Estaacutegio
Nome Centro Hospital Cova da Beira
Endereccedilo Quinta do Alvito
Coacutedigo Postal 6200-251 Covilhatilde
TelefoneFax 275330000275330001
Email administracaochcbeiramin-saudept
Website wwwchcbeiramin-saudept
Supervisores de Estaacutegio na Instituiccedilatildeo Luiacutes Leitatildeo Martins e Teresa Barata Pais
Fazenda
Informaccedilatildeo relativa ao Estaacutegio
Data de Iniacutecio 08 de julho de 2013
Data de teacutermino 18 de setembro de 2013
Horaacuterio de trabalho das 0800 agraves 1300 e das 1400 agraves 1730
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AGRADECIMENTOS
Nesta paacutegina manifesto o meu reconhecimento agrave minha famiacutelia que tanto me ajudou a
ser a pessoa que sou hoje
Aos professores do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico pelos conhecimentos transmitidos em especial ao Prof Doutor Fernando
Carmino Marques pela sua orientaccedilatildeo neste relatoacuterio de estaacutegio simpatia
profissionalismo e disponibilidade
Agrave equipa de enfermagem meacutedica e auxiliares no Serviccedilo de Internamento de Medicina
IPneumologia do Hospital da Covilhatilde agradeccedilo a sua disponibilidade e a forma como
me acolheram na Instituiccedilatildeo
Aos meus supervisores de estaacutegio na Instituiccedilatildeo muito obrigado pela sua
disponibilidade profissionalismo e apoio
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PLANO DE ESTAacuteGIO CURRICULAR
Tendo em consideraccedilatildeo os objetivos do estaacutegio e o interesse do estagiaacuterio o plano de
estaacutegio curricular a seguir foi o seguinte
Selecionar recolher organizar e tratar informaccedilatildeo adequada agraves funccedilotildees de
secretariado com recurso agraves tecnologias de informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo garantindo a
confidencialidade de toda a informaccedilatildeo relativa aos utentes
Assegurar adequadamente a comunicaccedilatildeo com os vaacuterios interlocutores internos e
externos (profissionais de sauacutede doentes familiares e acompanhantes fornecedores
etc)
Demonstrar conhecimentos e compreensatildeo da aacuterea de gestatildeo dos sistemas de sauacutede
e da qualidade bem como das poliacuteticas de sauacutede
Comunicar de forma eficaz e estabelecer boas relaccedilotildees interpessoais
Planear e organizar a rotina diaacuteria e mensal do serviccedilo providenciando pelo
cumprimento dos compromissos agendados com recurso agraves tecnologias de
informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo
Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado do
serviccedilo
Executar tarefas inerentes agrave gestatildeo e organizaccedilatildeo do secretariado cliacutenico
Adquirir conhecimentos de forma a evidenciar uma abordagem profissional ao
trabalho desenvolvido na sua aacuterea de formaccedilatildeo
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RESUMO
Descrever as tarefas por noacutes realizadas durante o estaacutegio curricular integrado na
formaccedilatildeo do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica (CET) de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico no centro hospitalar Cova da Beira eacute a finalidade deste relatoacuterio Deste modo
decidimos este relatoacuterio em duas partes Na primeira fazemos uma breve apresentaccedilatildeo
da cidade da Covilhatilde e do Centro Hospitalar Cova da Beira Na segunda aleacutem de
descrevermos as tarefas por noacutes realizadas durante o periacuteodo de estaacutegio que decorreu
entre 8 de julho e 18 de setembro de 2013 salientamos como importante se revelou para
noacutes a sua realizaccedilatildeo quer do ponto de vista pessoal quer profissional
Palavras-chave Estaacutegio Secretariado Cliacutenico Centro Hospitalar Cova da Beira
Puacuteblico
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IacuteNDICE
Ficha de Apresentaccedilatildeo ii
Agradecimentos iii
Plano de Estaacutegio Curricular iv
Resumo v
Iacutendice de Figuras viii
Iacutendice de Anexos viii
Iacutendice de Siglas ix
Introduccedilatildeo 1
Capiacutetulo I ndash Enquadramento Geograacutefico e Institucional 2
11 Breve Caracterizaccedilatildeo da Cidade da Covilhatilde 3
12Caracterizaccedilatildeo do Centro Hospitalar Cova da Beira 4
13 Missatildeo Objetivos Cultura e Valores 6
Capiacutetulo 2 ndash O Estaacutegio 8
21 Descriccedilatildeo do Local de Estaacutegio 9
22 Descriccedilatildeo das Atividades 9
23 Atividades Desenvolvidas Durante o Estaacutegio 10
231 Internamento do Doente e Organizaccedilatildeo do Processo 10
232 Atendimento aos Utentes e seus Familiares 11
233Atendimento Telefoacutenico 12
234 Expediente 13
2341 Correspondecircncia Recebida 13
2342 Correspondecircncia Enviada 13
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235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13
236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do
Doente 14
237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14
238 Exames Realizados no Exterior 15
239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15
Conclusatildeo 16
Bibliografia 17
Anexos 18
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Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva
ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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AGRADECIMENTOS
Nesta paacutegina manifesto o meu reconhecimento agrave minha famiacutelia que tanto me ajudou a
ser a pessoa que sou hoje
Aos professores do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico pelos conhecimentos transmitidos em especial ao Prof Doutor Fernando
Carmino Marques pela sua orientaccedilatildeo neste relatoacuterio de estaacutegio simpatia
profissionalismo e disponibilidade
Agrave equipa de enfermagem meacutedica e auxiliares no Serviccedilo de Internamento de Medicina
IPneumologia do Hospital da Covilhatilde agradeccedilo a sua disponibilidade e a forma como
me acolheram na Instituiccedilatildeo
Aos meus supervisores de estaacutegio na Instituiccedilatildeo muito obrigado pela sua
disponibilidade profissionalismo e apoio
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PLANO DE ESTAacuteGIO CURRICULAR
Tendo em consideraccedilatildeo os objetivos do estaacutegio e o interesse do estagiaacuterio o plano de
estaacutegio curricular a seguir foi o seguinte
Selecionar recolher organizar e tratar informaccedilatildeo adequada agraves funccedilotildees de
secretariado com recurso agraves tecnologias de informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo garantindo a
confidencialidade de toda a informaccedilatildeo relativa aos utentes
Assegurar adequadamente a comunicaccedilatildeo com os vaacuterios interlocutores internos e
externos (profissionais de sauacutede doentes familiares e acompanhantes fornecedores
etc)
Demonstrar conhecimentos e compreensatildeo da aacuterea de gestatildeo dos sistemas de sauacutede
e da qualidade bem como das poliacuteticas de sauacutede
Comunicar de forma eficaz e estabelecer boas relaccedilotildees interpessoais
Planear e organizar a rotina diaacuteria e mensal do serviccedilo providenciando pelo
cumprimento dos compromissos agendados com recurso agraves tecnologias de
informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo
Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado do
serviccedilo
Executar tarefas inerentes agrave gestatildeo e organizaccedilatildeo do secretariado cliacutenico
Adquirir conhecimentos de forma a evidenciar uma abordagem profissional ao
trabalho desenvolvido na sua aacuterea de formaccedilatildeo
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina v
RESUMO
Descrever as tarefas por noacutes realizadas durante o estaacutegio curricular integrado na
formaccedilatildeo do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica (CET) de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico no centro hospitalar Cova da Beira eacute a finalidade deste relatoacuterio Deste modo
decidimos este relatoacuterio em duas partes Na primeira fazemos uma breve apresentaccedilatildeo
da cidade da Covilhatilde e do Centro Hospitalar Cova da Beira Na segunda aleacutem de
descrevermos as tarefas por noacutes realizadas durante o periacuteodo de estaacutegio que decorreu
entre 8 de julho e 18 de setembro de 2013 salientamos como importante se revelou para
noacutes a sua realizaccedilatildeo quer do ponto de vista pessoal quer profissional
Palavras-chave Estaacutegio Secretariado Cliacutenico Centro Hospitalar Cova da Beira
Puacuteblico
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IacuteNDICE
Ficha de Apresentaccedilatildeo ii
Agradecimentos iii
Plano de Estaacutegio Curricular iv
Resumo v
Iacutendice de Figuras viii
Iacutendice de Anexos viii
Iacutendice de Siglas ix
Introduccedilatildeo 1
Capiacutetulo I ndash Enquadramento Geograacutefico e Institucional 2
11 Breve Caracterizaccedilatildeo da Cidade da Covilhatilde 3
12Caracterizaccedilatildeo do Centro Hospitalar Cova da Beira 4
13 Missatildeo Objetivos Cultura e Valores 6
Capiacutetulo 2 ndash O Estaacutegio 8
21 Descriccedilatildeo do Local de Estaacutegio 9
22 Descriccedilatildeo das Atividades 9
23 Atividades Desenvolvidas Durante o Estaacutegio 10
231 Internamento do Doente e Organizaccedilatildeo do Processo 10
232 Atendimento aos Utentes e seus Familiares 11
233Atendimento Telefoacutenico 12
234 Expediente 13
2341 Correspondecircncia Recebida 13
2342 Correspondecircncia Enviada 13
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235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13
236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do
Doente 14
237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14
238 Exames Realizados no Exterior 15
239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15
Conclusatildeo 16
Bibliografia 17
Anexos 18
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Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina ix
Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 1
INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 3
11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 4
12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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PLANO DE ESTAacuteGIO CURRICULAR
Tendo em consideraccedilatildeo os objetivos do estaacutegio e o interesse do estagiaacuterio o plano de
estaacutegio curricular a seguir foi o seguinte
Selecionar recolher organizar e tratar informaccedilatildeo adequada agraves funccedilotildees de
secretariado com recurso agraves tecnologias de informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo garantindo a
confidencialidade de toda a informaccedilatildeo relativa aos utentes
Assegurar adequadamente a comunicaccedilatildeo com os vaacuterios interlocutores internos e
externos (profissionais de sauacutede doentes familiares e acompanhantes fornecedores
etc)
Demonstrar conhecimentos e compreensatildeo da aacuterea de gestatildeo dos sistemas de sauacutede
e da qualidade bem como das poliacuteticas de sauacutede
Comunicar de forma eficaz e estabelecer boas relaccedilotildees interpessoais
Planear e organizar a rotina diaacuteria e mensal do serviccedilo providenciando pelo
cumprimento dos compromissos agendados com recurso agraves tecnologias de
informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo
Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado do
serviccedilo
Executar tarefas inerentes agrave gestatildeo e organizaccedilatildeo do secretariado cliacutenico
Adquirir conhecimentos de forma a evidenciar uma abordagem profissional ao
trabalho desenvolvido na sua aacuterea de formaccedilatildeo
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RESUMO
Descrever as tarefas por noacutes realizadas durante o estaacutegio curricular integrado na
formaccedilatildeo do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica (CET) de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico no centro hospitalar Cova da Beira eacute a finalidade deste relatoacuterio Deste modo
decidimos este relatoacuterio em duas partes Na primeira fazemos uma breve apresentaccedilatildeo
da cidade da Covilhatilde e do Centro Hospitalar Cova da Beira Na segunda aleacutem de
descrevermos as tarefas por noacutes realizadas durante o periacuteodo de estaacutegio que decorreu
entre 8 de julho e 18 de setembro de 2013 salientamos como importante se revelou para
noacutes a sua realizaccedilatildeo quer do ponto de vista pessoal quer profissional
Palavras-chave Estaacutegio Secretariado Cliacutenico Centro Hospitalar Cova da Beira
Puacuteblico
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina vi
IacuteNDICE
Ficha de Apresentaccedilatildeo ii
Agradecimentos iii
Plano de Estaacutegio Curricular iv
Resumo v
Iacutendice de Figuras viii
Iacutendice de Anexos viii
Iacutendice de Siglas ix
Introduccedilatildeo 1
Capiacutetulo I ndash Enquadramento Geograacutefico e Institucional 2
11 Breve Caracterizaccedilatildeo da Cidade da Covilhatilde 3
12Caracterizaccedilatildeo do Centro Hospitalar Cova da Beira 4
13 Missatildeo Objetivos Cultura e Valores 6
Capiacutetulo 2 ndash O Estaacutegio 8
21 Descriccedilatildeo do Local de Estaacutegio 9
22 Descriccedilatildeo das Atividades 9
23 Atividades Desenvolvidas Durante o Estaacutegio 10
231 Internamento do Doente e Organizaccedilatildeo do Processo 10
232 Atendimento aos Utentes e seus Familiares 11
233Atendimento Telefoacutenico 12
234 Expediente 13
2341 Correspondecircncia Recebida 13
2342 Correspondecircncia Enviada 13
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235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13
236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do
Doente 14
237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14
238 Exames Realizados no Exterior 15
239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15
Conclusatildeo 16
Bibliografia 17
Anexos 18
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina viii
Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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RESUMO
Descrever as tarefas por noacutes realizadas durante o estaacutegio curricular integrado na
formaccedilatildeo do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica (CET) de Teacutecnicas de Secretariado
Cliacutenico no centro hospitalar Cova da Beira eacute a finalidade deste relatoacuterio Deste modo
decidimos este relatoacuterio em duas partes Na primeira fazemos uma breve apresentaccedilatildeo
da cidade da Covilhatilde e do Centro Hospitalar Cova da Beira Na segunda aleacutem de
descrevermos as tarefas por noacutes realizadas durante o periacuteodo de estaacutegio que decorreu
entre 8 de julho e 18 de setembro de 2013 salientamos como importante se revelou para
noacutes a sua realizaccedilatildeo quer do ponto de vista pessoal quer profissional
Palavras-chave Estaacutegio Secretariado Cliacutenico Centro Hospitalar Cova da Beira
Puacuteblico
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IacuteNDICE
Ficha de Apresentaccedilatildeo ii
Agradecimentos iii
Plano de Estaacutegio Curricular iv
Resumo v
Iacutendice de Figuras viii
Iacutendice de Anexos viii
Iacutendice de Siglas ix
Introduccedilatildeo 1
Capiacutetulo I ndash Enquadramento Geograacutefico e Institucional 2
11 Breve Caracterizaccedilatildeo da Cidade da Covilhatilde 3
12Caracterizaccedilatildeo do Centro Hospitalar Cova da Beira 4
13 Missatildeo Objetivos Cultura e Valores 6
Capiacutetulo 2 ndash O Estaacutegio 8
21 Descriccedilatildeo do Local de Estaacutegio 9
22 Descriccedilatildeo das Atividades 9
23 Atividades Desenvolvidas Durante o Estaacutegio 10
231 Internamento do Doente e Organizaccedilatildeo do Processo 10
232 Atendimento aos Utentes e seus Familiares 11
233Atendimento Telefoacutenico 12
234 Expediente 13
2341 Correspondecircncia Recebida 13
2342 Correspondecircncia Enviada 13
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235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13
236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do
Doente 14
237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14
238 Exames Realizados no Exterior 15
239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15
Conclusatildeo 16
Bibliografia 17
Anexos 18
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Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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IacuteNDICE
Ficha de Apresentaccedilatildeo ii
Agradecimentos iii
Plano de Estaacutegio Curricular iv
Resumo v
Iacutendice de Figuras viii
Iacutendice de Anexos viii
Iacutendice de Siglas ix
Introduccedilatildeo 1
Capiacutetulo I ndash Enquadramento Geograacutefico e Institucional 2
11 Breve Caracterizaccedilatildeo da Cidade da Covilhatilde 3
12Caracterizaccedilatildeo do Centro Hospitalar Cova da Beira 4
13 Missatildeo Objetivos Cultura e Valores 6
Capiacutetulo 2 ndash O Estaacutegio 8
21 Descriccedilatildeo do Local de Estaacutegio 9
22 Descriccedilatildeo das Atividades 9
23 Atividades Desenvolvidas Durante o Estaacutegio 10
231 Internamento do Doente e Organizaccedilatildeo do Processo 10
232 Atendimento aos Utentes e seus Familiares 11
233Atendimento Telefoacutenico 12
234 Expediente 13
2341 Correspondecircncia Recebida 13
2342 Correspondecircncia Enviada 13
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235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13
236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do
Doente 14
237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14
238 Exames Realizados no Exterior 15
239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15
Conclusatildeo 16
Bibliografia 17
Anexos 18
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Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 14
Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 17
BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13
236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do
Doente 14
237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14
238 Exames Realizados no Exterior 15
239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15
Conclusatildeo 16
Bibliografia 17
Anexos 18
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Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Iacutendice de Figuras
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4
Iacutendice de Anexos
Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19
Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21
Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23
Anexo 4 ndash Diaacuterio 25
Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27
Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31
Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33
Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35
Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37
Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39
Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41
Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43
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Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Iacutendice de Siglas
CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira
EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial
UBI ndash Universidade da Beira Interior
VPN- Virtual Private Network
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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INTRODUCcedilAtildeO
O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de
Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao
aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho
Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um
estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de
julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos
seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes
Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro
Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda
parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos
foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia
deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia
adquirida no decorrer do estaacutegio
CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E
INSTITUCIONAL
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA
COVILHAtilde
Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela
contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro
urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-
-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1
Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de
descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave
Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido
recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom
Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio
1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013
Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde
Fonte
httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL
png3B5113B566 consultado no dia 02 de
outubro de 2013
Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde
Fonte Idem
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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12CARACTERIZACcedilAtildeO DO
CENTRO HOSPITALAR
COVA DA BEIRA
O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com
autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm
1 do decreto-
-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital
Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o
CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees
As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000
Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com
serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida
concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e
mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa
resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes
No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da
consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais
atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de
capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da
Beira SA
Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar
Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio
Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02
de outubro de 2013
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o
Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade
Puacuteblica Empresarial (EPE)2
2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro
de 2013
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES
Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio
tem como Missatildeo
Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos
socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os
cidadatildeos em geral
Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da
Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001
publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006
Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores
de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais
venham a ser celebrados protocolos
Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por
objetivos
Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em
ambiente humanizado
Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das
tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e
internacionais
Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo
internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas
empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede
Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro
sustentaacutevel
Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo
Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no
domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo
ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a
complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias
entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos
cuidados de sauacutede prestados
Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos
seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional
No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores
rege-se pelos seguintes princiacutepios
Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute
Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de
trabalho
Respeito pela dignidade humana
Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados
Competecircncia e responsabilidade
Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do
CHCB satildeo
Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os
valores do doente da famiacutelia
Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a
prosseguir continuamente
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho
Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos
e da capacidade instalada 3
3 In httpwwwchcbeiraptcix=569ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 18 de setembro
CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva
ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO
O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de
Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital
Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e
outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna
9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de
medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim
Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia
a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente
No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6
meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os
meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo
um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de
secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas
22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES
Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que
reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente
ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e
as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os
programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de
registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos
individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os
diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames
especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 11
A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 12
233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O
ESTAacuteGIO
Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios
documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios
era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises
marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel
por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes
estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a
urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a
disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os
cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs
documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)
Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a
informaccedilatildeo relativa aos utentes
O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos
ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos
o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama
na qual o doente se encontrava
231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo
Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era
necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a
localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de
internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na
respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era
necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para
identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel
imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada
doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a
especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente
coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a
informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os
documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um
documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada
um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as
anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do
doente (ver anexo 7)
Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira
identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees
232 Atendimento aos utentes e seus familiares
Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao
puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos
administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos
para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir
esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos
da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital
permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)
Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de
duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou
simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas
vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os
meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem
internados (ver anexo 8)
Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares
meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional
de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a
fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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233Atendimento Telefoacutenico
O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque
natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos
Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas
As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com
assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute
agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros
serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes
para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber
informaccedilotildees de cada serviccedilo
Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico
possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de
reuniotildees marcadas
Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por
exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco
devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes
Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando
estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer
exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico
Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom
diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo
mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste
modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia
do Hospital da Covilhatilderaquo
Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada
agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar
diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada
digitando os nuacutemeros de telefone
No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de
registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver
anexo 9)
234 Expediente
Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia
Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente
O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute
trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada
serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na
prateleira de cada serviccedilo correspondente
2341 Correspondecircncia recebida
Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a
correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais
facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-
-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois
porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a
correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos
serviccedilos ou eram arquivadas
2342 Correspondecircncia enviada
No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos
no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia
Seguidamente eram levados para o expediente
235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta
Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha
uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data
do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de
telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual
agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a
consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado
e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico
diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo
236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do
familiar do doente
Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas
Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da
Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das
18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o
acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido
junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era
fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente
podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma
permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de
autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao
secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo
continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo
11)
237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados
Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de
serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado
na agenda
Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa
folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia
Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia
seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber
que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para
isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente
deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em
jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva
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Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva
Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas
do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue
ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum
238 Exames realizados no exterior
No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do
secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de
responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro
documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede
Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no
programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de
responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a
responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do
doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o
nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e
observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de
enfermagem (ver anexo 12)
239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento
Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de
consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma
etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os
fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)
Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada
para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de
consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o
nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da
mesma que devia ser entregue ao doente
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 16
CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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CONCLUSAtildeO
Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs
meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina
I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele
procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal
quer profissional
Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na
formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos
adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto
Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na
utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens
eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar
com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de
liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber
comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer
interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos
Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias
permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa
aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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ANEXOS
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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BIBLIOGRAFIA
Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna
Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel
WEBGRAFIA
HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO
MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF
httpwwwchcbeirapt
httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=704ampixf=seccaoamplang=1
httpwwwchcbeiraptcix=382ampixf=seccaoamplang=1
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames
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Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 4 ndash Diaacuterio
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Etiquetas de processo
Etiquetas de serviccedilo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees
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Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria
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