Relatório Final - Junina Jr 2013

3º Edição - 2013-1

Relatório Pós-Evento

Pedro Mário Vargas da Silva Carolina Maria de Gouveia Matos Fiorante

Laura de Oliveira Gutterres Carolina Stroppa

Mateus Tomaz Neves Diego Delespote Warley Gandra

Keyse Machado da Veiga Andressa de Andrade Vieira

1. O evento

A Junina Jr., em sua 3ª edição, é um evento promovido pelo Núcleo das Empresas

Juniores da UFV e que tem como objetivo proporcionar a integração entre esses empresários.

Entre os dias 05-03 e 15-03, foram realizadas entrevistas para aqueles que

manifestaram interesse em participar da Equipe de Trabalho que organizaria o evento.

Após a seleção dos candidatos, a organização do evento teve início, oficialmente, no

início do mês de março, com previsão de acontecimento no dia 22-06, na Chácara Gabriela,

em Viçosa.

2. Dados do evento

Nome: Junina Jr.

Data do evento: 22-06-2013

Horário: 20h às 03h

Local: Chácara Gabriela. Estrada para Paula Cândido, Km 10.

Número de participantes: cerca de 200

Público alvo: Empresários Juniores da UFV

3. Equipe de Trabalho

Carolina M. de Gouveia Matos Fiorante

EJ: EmpNut

Coordenadora de Eventos - CEEMPRE

E-mail: [email protected]

Telefone: (31)8607-8243

Laura de Oliveira Gutterres

EJ: SEC Jr. Consultoria

Assessora de Eventos - CEEMPRE


Telefone: (31)8213-1582

Mateus Tomaz Neves

EJ: Sinergia

Membro da Equipe de Trabalho


Telefone: (31)9477-3775

Warley Gandra




Telefone: (31)9477-4395

Carolina Stroppa




Telefone: (31)8315-0296

Andressa de Andrade Vieira




Telefone: (32)8462-8673

Keyse Veiga

EJ: Cace Consultoria Jr.



Telefone: (31) 8925-8302

Diogo Delesposte




Telefone: (31) 8529-2449

4. Divisão das atividades

Na primeira reunião, foram divididas as atividades entre os membros da Equipe:

Diogo

o Alimentação;

o Fazer orçamento de toda alimentação que seria servida durante o evento;

Mateus

o Patrocínio;

o Captar patrocínios;

o Captar brindes para a pescaria.

Andressa

o Financeiro;

o Fazer orçamento de todas as bebidas servidas/vendidas durante o evento;

o Realizar o controle financeiro do evento (entradas e saídas);

o Calcular os cenários de venda de ingressos.

Warley

o Divulgação;

o Preparar material de divulgação do evento;

o Preparar ingressos e fichas para o evento.

Keyse

o Local e Transporte;

o Entrar em contato com locais para realização do evento;

o Efetivar parceria para o transporte para o evento.

Carolina Stroppa

o Decoração e Integração.

5. Patrocínio

Em um primeiro momento foi feita uma reunião com a Coordenadoria de Parcerias

(Coordenador Giovane Zago e Assessora de Parcerias Flávia Mattos) para alinharmos,

juntamente com a CEEMPRE, a melhor forma para abordar os estabelecimentos. Ficou

combinado que a assessora Flávia Mattos seria a responsável por ajudar e tirar dúvidas

relacionadas aos patrocínios da Junina Jr., e que qualquer coisa poderíamos procurá-la. Essa

presença de um membro da coordenadoria de parcerias da CEEMPRE, como apoio ao evento

foi de fato de grande ajuda.

Após estabelecer os principais locais que seriam procurados para os patrocínios, uma

carta de patrocínio (Anexo 01) foi escrita, tendo como base a carta do evento do ano anterior, e

entregue nos estabelecimentos. Junto com a carta de patrocínio era disponibilizado um

documento com as cotas que os patrocinadores poderiam escolher (Anexo 2). Os valores das

cotas foram elaborados tendo como base um material gerado no GT de Parcerias da

CEEMPRE, e com a ajuda da Assessora de Parcerias, Flávia Mattos. Vale ressaltar que as

cotas servem apenas para dar uma opção ao patrocinador, mas que ele pode combinar

“serviços” de diferentes cotas, desde que seja de sua vontade. Também foi elaborado uma

declaração e termo de compromisso do patrocínio (Anexo 3), para ser assinado quando

patrocínio fosse aceito. Duas vias eram feitas desse termo de compromisso, sendo uma

deixada com o responsável do estabelecimento, e a outra, com a equipe de trabalho.

A abordagem aos estabelecimentos começou um pouco antes de 01 mês antes da data

do evento, e era presencial, de porta em porta mesmo, e baseada apenas em uma conversa de

apresentação da CEEMPRE, do evento e entrega da carta com as cotas de patrocínio. Uma

dica da Assessora de Parcerias foi levar também uma cópia da carta de serviços unificada da

CEEMPRE (documento feito pela CEEMPRE com os contatos e serviços oferecidos por todas

EJs do MEJ UFV). A princípio, essa carta de serviços não era entregue nem apresentada às

pessoas abordadas, mas caso a conversa rendesse, era interessante apresentar a carta e falar

um pouco mais do movimento e das EJs, como forma de promover a imagem da CEEMPRE e

do MEJ UFV. De fato, um estabelecimento se interessou mais no assunto e no tipo de trabalho

desenvolvido pelas empresas juniores, foi possível apresentar a carta de serviços unificada, e

ele ficou com ela.

Aproximadamente 40 estabelecimentos foram abordados na tentativa de patrocínio. A

maioria deles não se interessava, talvez devido ao fato de não ser um evento muito grande, ou

reconhecido, ou talvez pelo fato de ser um evento apenas de integração, sem cunho social.

Uma dica para as abordagens é que na maioria das vezes o dono ou o responsável

pelo estabelecimento não vai estar presente, e vão pedir para voltar depois. É importante então

saber o nome de quem procurar depois, se for preciso tenha tudo anotado, para que não se

chegue ao lugar todas às vezes procurando pelo “dono”. É muito melhor chegar procurando por

“Teresa” ou “Marcelo”. Outro ponto é realmente necessário ter uma conversa antes com a

Coordenadoria de Parcerias da CEEMPRE pelo fato de saber se todo e qualquer

estabelecimento pode ser abordado. Por exemplo, a escola de idiomas Number One, até a

presente data, é uma apoiadora da CEEMPRE, e sempre é procurada quando a CEEMPRE

realiza eventos, e ela fornece brindes, coffee-break, entre outras coisas. A dona da Number

One não gosta de patrocinar com quantias em dinheiro, mas colabora de outras formas. Devido

a essa “parceria”, não é legal abordar outras escolas de idiomas para pedir patrocínio. Pode

haver outros casos do tipo, então é preciso ter esse cuidado. Além disso, um ponto importante

está relacionado ao fato de abordar estabelecimentos concorrentes. Por exemplo, se a carta foi

entregue em uma autoescola, é preciso esperar a resposta dela antes de entregar a carta em

outra autoescola, para não gerar nenhum tipo de situação desagradável no futuro.

Ao fim das abordagens apenas dois patrocínios em dinheiro foram conseguidos. A

abordagem aos dois estabelecimentos apoiadores não foi por acaso, e fica também a dica para

auxiliar na busca por potenciais patrocinadores no futuro. O primeiro estabelecimento, loja de

roupas High Vision, era uma loja recém-inaugurada em Viçosa. Por ser uma loja nova, a

abordagem foi focada nas vantagens do patrocínio para divulgação da marca, e no público que

essa divulgação alcançaria. A responsável pela High Vision logo se interessou e fechou o

patrocínio. O outro estabelecimento, restaurante NaMariah é também um estabelecimento

relativamente novo em Viçosa, e que tem apoiado vários eventos e investido bastante na

divulgação da marca. Ao apresentar o evento, o público e a proposta, a dona também se

interessou e fechou o patrocínio. É importante saber conversar e apresentar bem o evento,

para ganhar a simpatia do possível apoiador.

Além de patrocínio em dinheiro, sabíamos da possibilidade de se conseguir um apoio

da Funarbe, por meio de créditos em compra no Supermercado escola. O Sabadão das

crianças acabara de acontecer, e para ela o pessoal da organização conseguiu esse tipo de

recurso com a Funarbe. A pessoa responsável por isso no Sabadão foi então procurada e nos

passou o que deveria ser feito: deve-se escrever uma carta de apresentação do evento (a

mesma carta de patrocínio foi entregue), juntamente com uma tabela de orçamento do evento

(custos com comidas, bebidas, etc). Essa carta deve ser assinada por um professor

responsável (o professor Magnus Emmendoerfer, professor coordenador da CEEMPRE

assinou a carta) e deve ser entregue na Funarbe, com aproximadamente 01 mês de

antecedência ao evento. Em 2013, a responsável da Funarbe por estas questões se chamava

Zilda, e o contato era feito pelo telefone 3899-7300. Não sei se toda vez é assim, mas para

saber a resposta do pedido de apoio, foi preciso ligar para lá e perguntar.

Sendo assim, os patrocinadores/apoiadores e suas respectivas contribuições estão

listados abaixo:

Patrocinador Patrocínio

High Vision R$ 215,00

Na Mariah R$ 145,00

Funarbe R$ 700,00

TOTAL R$ 1060,00

Como o valor patrocinado pela Funarbe só pode ser gasto com compras no

Supermercado Escola, o valor arrecadado em dinheiro foi de R$ 360,00.

Uma carta de agradecimento foi entregue aos patrocinadores após o evento. O modelo

pode ser visto no Anexo 4.

Para a pescaria, foram abordados cerca de 60 estabelecimentos. Era tudo baseado na

conversa mesmo: a apresentação do evento, da CEEMPRE, e da intenção da pescaria. Mais

uma vez, muitas das vezes o responsável pelo estabelecimento não é encontrado de primeira,

sendo necessário voltar depois para encontrá-lo. É importante então saber o nome de quem

procurar depois para pedir os brindes. Abaixo, uma tabela com os brindes arrecadados para a

pescaria da Junina Jr. 2013.

Estabelecimento Descrição Quantidade

Cópias e Cópias Cartão Vale 50 cópias 6

Rachels Chocolates Caixa com 9 bombons 3

Clic Clic Vale R$ 30,00 em compras 1

Lanchonete do Dênis Vale Lanche 3

Salão da Sol Vale hidratação 2

Yogo Fruz Vale Yogo pequeno 5

Aero Shake Vale Milk Shake P 2

Hakuna Batata Vale combo (Hamburguer+Refri+Batata) 5

Chocolates Doris Pote de chocolates (personalizado para a

Junina Jr.)

4

Brasilca Vale açaí 300 mL + adicional 6

Photo Central Caneca personalizada do evento 1

One Day Spa Vale Pé+mão, Vale escova, Vale

sobrancelha

3 (1 de cada)

NaMariah Vale ½ porção macarrão 2

Açaí Mix Açaí P + adicional 5

DVD filmes e livros Vale locação 2

Boticário Kit de sabonetes 2

Artesania Vale 15% de desconto 3

Solange Bijuterias Bijuterias 4

Artes Gerais peças artesanais em pedra 2

Fashion Bijuterias Bijuterias 4

Belíssima Bijuterias Bijuterias 2

Encanto Bijuterias Bijuterias 12

Drogaria Americana Vale R$ 20,00 em compras 3

Bia Bijuterias Bijuterias 30

Cedrus Cosméticos Sabonetes líquidos 7

Exclusiva Brasil Vale R$ 3,00 em desconto 1

Marias Cheias de Graça Artesanato 20 brindes

No total, a pescaria contou com aproximadamente 130 brindes (alguns brindes, como

bijuterias, eram colocados juntos). O preço cobrado foi de R$ 2,00 por vez, e todo peixe dava

direito a um prêmio. Havia muitos brindes muito bons, que valiam muito mais que R$ 2,00, mas

também havia outros não tão bons, o que equilibrou a pescaria, de modo que ela não fosse

injusta, mas ao mesmo tempo, convidativa.

6. Atividades desenvolvidas durante o evento

Foram realizadas as seguintes atividades durante o evento.

Spotted CEEMPRE

Quadrilha caipira

Pescaria

7. Divulgação

A divulgação para o MEJ foi feita, principalmente, pelas redes sociais, através de duas

artes, uma chamada para a Junina Jr. (Anexo 5) e um cartaz de divulgação do evento (Anexo

6). Nas semanas que antecederam o evento avisos em CT e RC foram dados para os

presentes.

8. Alimentação e Bebidas

Alimentação servida durante festa foi:

Caldos variados (Canjiquinha, Canjica (doce) e Vaca atolada);

Pipoca salgada;

Doces;

Pinga;

Cerveja;

Refrigerante;

Choconhaque;

Quentão;

Água.

Ao adquirir o ingresso a pessoal tinha direito a algumas fichas de consumação, sendo elas

2 (duas) de caldos salgados, 1 (uma) de caldo doce, 2 (dois) copos de 300ml de refrigerante, 1

(um) copo de 200ml de choconhaque, 1 (um) copo de 200ml de quentão.

A pipoca, a pinga e os doces eram liberados para todos os convidados. A cerveja, o

refrigerante e a água eram vendidos.

9. Gastos

Seguem todos os gastos com as compras no Supermercado Escola (com o patrocínio

do FUNARBE) e no Supermercado Amantino, a fim de completar os produtos necessários.

Supermercado Escola Quantidade

Guardanapo 24x22 cm 14 pacotes

Macarrão 3 pacotes

Limão Thaiti 1,232 kg

Molho refogado 3 pacotes

Copo descartável 300ml 800 unidades

Milho de Pipoca 16 pacotes

Óleo de soja 3 unidades

Detergente 2 unidades

Esponja 2 unidades

Sal 1 unidades

Água 50 unidades

Saco p/ lixo 30 litros 3 pacotes

Papel higiênico 16 unidades

Refrigerante Pepsi 2,5 litros 40 unidades

Refrigerante Guaraná Antarctica 20 unidades

Colher descartável 6 pacotes

Conhaque 4 garrafas

Pinga 5 garrafas

Amantino Quantidade

Copo descartável 200ml 5 pacotes

Cumbuca para caldo 250ml 50 pacotes

10. Balanço Geral

Segue planilha com balanço geral do evento (gastos e dinheiro arrecadado).

Entradas

Ingressos – Segundo Lote (9 ingressos) 162,00

Ingressos – Primeiro Lote (179 ingressos) 2864,00

Patrocínio 1060,00

Caixa (Lucro sobre a venda de bebidas) 235,85

Caixa (Pescaria) 260,00

Sub Total R$4581,85

Saídas

Caldos 2580,00

Bebidas 536,00

Aluguel do Sítio 400,00

DJ 600,00

Impressão de convites 32,50

Material de papelaria 43,00

Táxi 66,00

Supermercado Amantino 191,85

Supermercado Escola 592,92

Valor imobilizado do Supermercado Escola* 107,08

Sub Total R$ 4556,43

Total Geral

R$25,42

* Valor referente à sobra do patrocínio da Funarbe, através do Supermercado Escola, o qual

não conta como lucro do evento, já que é uma sobra que deveria ser revertida somente em

produtos. Por não haver necessidade, a organização não utilizou tal crédito.

11. Preparação para o Evento

A Equipe começou as suas atividades desde a primeira reunião, onde ficou

estabelecidos 02 (dois) lugares a serem procurados para a realização do evento. Como

estávamos com dificuldade de encontrar um local, a busca pelos patrocínios teve início mesmo

sem o lugar estar definido.

Reuniões semanais eram realizadas com o intuito dos integrantes darem alguns

repasses e para que as atividades para as semanas seguintes fossem passadas.

12. O dia do evento

As compras foram realizadas no dia do evento. Alguns integrantes foram no dia pela

manhã e outros chegaram na hora do almoço, todos para adiantar a decoração e deixar tudo

preparado para a integração. O DJ e a responsável pelos caldos chegaram por volta das 16h.

O frete levou as bebidas na hora do almoço.

Um dos integrantes ficou em Viçosa para organizar a venda de ingressos e a saída dos

ônibus.

a. Decoração

A decoração foi elaborada basicamente com papel de seda, papel crepom e chitão.

Uma das apoiadoras do evento, “Marias Cheias de Graça”, forneceu um estandarte e placas

para a sinalização dos ambientes da festa. Esse material ficou guardado para eventos futuros.

Em relação às bandeirinhas, foi doado pela “Viçosa Embalagens” um saco de

bandeirinhas de papel de seda.

Além disso, com o papel crepom foram confeccionadas flores coladas.

No dia do evento alguns integrantes fizeram balões, as bandeirinhas foram coladas e

penduradas em todo o local e as flores, que já estavam coladas em fitas foram penduradas.

Outros enfeites, como o espantalho, foram fornecidos pela tia de em dos integrantes da

Equipe de Trabalho.

Para a pescaria, os brindes foram todos embrulhados em sacos de papel almaço. Os

peixes foram feitos com EVA e o banco de areia foi uma caixa de papelão. Para a estante,

onde foram colocados os brindes, conseguimos caixas de frutas.

b. Spotted Caipira:

Primeiramente foi pensado em fazê-lo por escrito e pago. Porém, durante a festa,

algumas pessoas da organização falaram no microfone os recadinhos e isso empolgou os

participantes. Além disso, a atividade foi liberada para quem quisesse e sem custo.

13. Vulnerabilidades

O aumento do número do Grupo de Trabalho favoreceu no andamento das atividades;

A dependência da Equipe pela Diretoria de Comunicação para a elaboração das artes,

dificultou o trabalho de divulgação do evento. Visto que o material demorou a ser entregue

para que a divulgação fosse iniciada;

Visitar o local com antecedência, para avaliar se o espaço será suficiente, principalmente

para a realização da quadrilha;

Procurar o supermercado escola com mais de mês de antecedência com o orçamento já

feito;

Procurar a União para fechar o transporte com 02 (duas) semanas de antecedência.

14. Sugestões de melhoria

Fazer um melhor planejamento para a compra dos materiais. Algumas coisas sobraram

e outras foram poucas.

Item Quantidade

Guardanapo 5 pacotes

Óleo 2 litros

Refrigerantes 30 litros

Cerveja 32 litros

Água 20 litros

Milho para pipoca 7 pacotes

A Equipe deve ser constantemente cobrada pela Coordenadoria de Eventos para dar

repasses das atividades e para que as atividades não sejam deixadas para ultima hora.

Planejar a decoração desde início das atividades, por isso, é importante que o local seja

definido o quanto antes para que o responsável pela decoração possa, desde o começo das

atividades, planejar tudo que será necessário e realizado.

Divulgar os patrocinadores desde momento que o contrato for assinado.

ANEXO 1 – Carta de Patrocínio

Viçosa, [XX] de junho de 2013.

Senhores:

O Núcleo de Empresas Juniores da UFV (CEEMPRE) é uma instituição formada por

Empresas Juniores da Universidade Federal de Viçosa e que possui, dentre outras finalidades,

o objetivo de capacitar e promover o desenvolvimento das empresas e seus integrantes.

Dentre outras atribuições, promove eventos que atingem as trinta e duas empresas

juniores da UFV, além da comunidade universitária, com objetivos que vão desde a

capacitação e integração do Movimento Empresa Júnior de Viçosa até o desenvolvimento da

Responsabilidade Social Empresarial.

No dia 22 do mês de junho daremos continuidade ao projeto de integração das

Empresas Juniores da UFV com o evento Junina Júnior. Esse evento está em sua quarta

edição, com um potencial de integração devido ao crescente número de participantes

observado nos últimos anos, além de atrair também os estudantes de outras cidades que

também integram o Movimento Empresa Júnior.

Para darmos continuidade a este evento, contamos com o envolvimento dos

empresários de Viçosa contribuindo com quantias de patrocínio e/ou produtos que possam ser

cedidos para a montagem do evento.

Entre em contato conosco pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone (31)

9477-3775 (Mateus Tomaz). Contamos com a sua colaboração para promovermos juntos mais

essa realização!

Atenciosamente,

CEEMPRE.

ANEXO 2 – Cotas de Patrocínio

Cotas de patrocínio para o evento Junina Júnior 2013.

Cota Bronze

Benefício Valor

Materiais de divulgação da Junina Jr (Artes de Divulgação) R$ 70,00

Total R$ 70,00

Cota Prata

Benefício Valor


Banner no dia do evento R$ 85,00

Total R$ 155,00

Cota Ouro

Benefício Valor



Distribuição de Flyer para os participantes R$ 85,00

Total R$ 240,00

Cota Diamante

Benefício Valor




Divulgação da Empresa na página do Facebook da Junina Jr

(2 postagens) R$ 60,00

Total R$ 300,00

Contato: Mateus Tomaz Neves

[email protected]

(31) 9477-3775

mailto:[email protected]

ANEXO 3 – Declaração e Termo de Compromisso do Patrocínio

Declaração e Termo de compromisso

Declaro para os devidos fins que recebemos a quantia de R$ ______________ do

estabelecimento ________________________________ referente ao patrocínio destinado ao

evento Junina Júnior 2013, promovido pelo Núcleo de Empresas Juniores da UFV –

CEEMPRE.

Comprometemo-nos a cumprir com a nossa parte, divulgando a marca da empresa,

conforme acordado.

Serviços de divulgação acordados:

Benefício Sim Não Valor




Divulgação da Empresa na página do Facebook da Junina Jr

(2 postagens)

R$ 60,00

Total

_____________________________________

_

_____________________________________

_

Mateus Tomaz Neves

Representante da Junina Jr. – CEEMPRE

[email protected]

(31) 9477 3775

Representante do estabelecimento

Viçosa, ___/___/___

mailto:[email protected]

ANEXO 4 – Carta de agradecimento aos patrocinadores

Prezada Mariah Arantes,

A comissão organizadora da Junina Jr. 2013, promovida e organizada pela

CEEMPRE, núcleo de empresas Juniores da Universidade Federal de Viçosa agradece

pela sua colaboração para o nosso evento.

A Junina Jr. aconteceu no dia 22 de junho de 2013, e contou com a participação

de aproximadamente 200 empresários juniores das trinta e duas empresas que

compõem o Movimento Empresa Jr. na UFV.

Acreditamos que o evento contribuiu para a integração e motivação dos

participantes. Deixamos os nossos sinceros agradecimentos, reconhecendo que seu

apoio foi muito importante para a realização da Junina Jr. Esperamos que tenha ficado

satisfeita com a divulgação e promoção de sua marca em nosso evento, e que possamos

contar com a Mariah massas rápidas em futuros eventos e outras realizações da

CEEMPRE.

Atenciosamente,

ANEXO 5 - Artes de chamada

ANEXO 6 – Cartaz de divulgação

Documents

Relatório Final - Junina Jr 2013