Relatório SAESP do

Relatório do

I Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos

realizado em 24 de outubro de 2003 com municípios da grande São Paulo

1. Justificativa do evento

No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de

São Paulo, bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o Arquivo do Estado e o

Ministério Público Estadual, formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação

Técnica, em 30 de agosto de 2000, publicado no Diário Oficial do Estado em 1.º de setembro de 2000,

o SAESP realizou o I Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política

municipal de arquivos, no dia 24 de outubro do corrente ano, das 9 às 17 horas, no auditório do

Arquivo do Estado.

Como o objetivo de oferecer fundamentos legais e técnicos para a criação de Arquivos

Públicos Municipais e a implantação de políticas municipais de gestão documental, este I Encontro

consolidou com êxito a primeira etapa do projeto que prevê a realização de encontros regionais

sobre gestão documental pública, visando assegurar a institucionalização e organização de

Arquivos Públicos Municipais no Estado de São Paulo.

A equipe organizadora do evento foi composta por Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do

SAESP; Camila Brandi de Souza, Eliana Martinelli, Gerda Nunes Davanzo, Hilda Delatorre, Luciana

Pontes Rodrigues de Lima Ichikava, Marcelo Carlos Cunha Breganhola, Simone Lucena Cordeiro,

profissionais da equipe do SAESP e contou com a colaboração de Ilka de Sousa Magari, Chefe do

Setor de Administração e de seus funcionários Sueli Aparecida Moraes Conceição, Celso Oliveti,

Marineusa Pimentel Espósito, Ricardo Berto dos Santos, bem como de Fernando de Sousa Lima, na

editoração do material de divulgação.

O ofício circular DT/DAE n. 118/2003, encaminhado aos Prefeitos, e o ofício circular

DT/DAE n. 119/2003, encaminhado aos Presidentes das Câmaras Municipais, solicitava que cada

Município da região administrativa da Grande São Paulo designasse 2 representantes do Executivo

Municipal e 1 representante da Câmara Municipal para participarem do evento, na condição de

agentes multiplicadores. Em resposta aos ofícios, 36 Municípios encaminharam representantes,

totalizando a expressiva presença de 88 agentes municipais neste I Encontro Paulista sobre Gestão

Documental Pública.

A solenidade de abertura teve início às 9 horas com a presença do Dr. Fausto Couto Sobrinho,

Diretor do Arquivo do Estado de São Paulo, da profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do

SAESP e da sra. Ilka de Sousa Magari, Chefe da Seção de Administração.

2. Conteúdo programático do evento (palestras):

· Gestão documental pública: fundamentos legais, proferida por Ieda Pimenta Bernardes,

Coordenadora do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP; e

· Políticas Municipais de Arquivos: estratégias e perspectivas, proferida por Ieda Pimenta

Bernardes, Camila Brandi de Souza e Luciana Pontes Rodrigues de Lima Ichikava, técnicas do

SAESP.

· Patrimônio documental e cidadania, proferida pelo Dr. Roberto Carramenha, Promotor de

Justiça - Centro de Apoio Operacional de Urbanismo e Meio-Ambiente/Ministério Público do

Estado de São Paulo;

· Arquivos Municipais e documentos públicos: problemas de jurisdição arquivística,

proferida pela Dr.ª Ana Maria de Almeida Camargo, Professora da FFLCH/USP e Vice-Diretora

da Associação de Arquivistas de São Paulo (ARQ-SP); e

· Os Arquivos Municipais e a modernização da gestão pública, proferida por Daíse Apparecida

Oliveira, Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais e membro do

Conselho Internacional de Arquivos.

3. Material fornecido aos participantes

Para subsidiar a ação pedagógica do SAESP junto às administrações municipais foi distribuída, no

início do evento, a cada um dos participantes, uma pasta com:

Ø Apostila contendo:

- minuta de projeto de lei para criação de Arquivo Público Municipal;

- minuta de termo de cooperação técnica entre o Poder Executivo e a Câmara Municipal;

- Resumo das palestras proferidas no I Encontro.

Ø CD-Rom contendo:

· compilado da legislação arquivística federal, estadual e municipal;

· manuais técnicos da área arquivística do Projeto “Como Fazer”;

· recomendações do CONARQ para a construção de arquivos;

· versão eletrônica da apostila.

Ø Ao final do evento, o SAESP distribuiu os certificados de participação

4. Caracterização dos participantes

Participação dos Municípios da grande São Paulo no I Encontro Paulista

Municipios ausentes

8%

Municipios presentes

92%

Especificamente, participaram do I Encontro 30 representantes de 22 Câmaras Municipais, 55

representantes de 32 Prefeituras e 3 convidados especiais.

Prefeituras ausentes

18%

Prefeituras presentes

82%

Câmaras Municipais ausentes

44%

Câmaras Municipais presentes

56%

§ Não compareceram ao encontro representantes das seguintes Câmaras Municipais:

Carapicuíba, Diadema, Embu-Guaçu, Francisco Morato, Franco da Rocha, Guarulhos,

Itapecerica da Serra, Itaquaquecetuba, Jandira, Juquitiba, Mogi das Cruzes, Pirapora do Bom

Jesus, Ribeirão Pires, Rio Grande da Serra, Suzano, Taboão da Serra, Vargem Grande Paulista.

§ Não compareceram ao encontro representantes das seguintes Prefeituras: Cotia, Ferraz

de Vasconcelos, Francisco Morato, Mairiporã, Rio Grande da Serra, Santa Isabel, Taboão da

Serra.

§ Não encaminharam nenhum representante os seguintes municípios: Francisco Morato,

Rio Grande da Serra, Taboão da Serra.

Caracterização dos participantes do I Encontro Paulista

Representantes de Prefeituras

63%

Outros participantes3%

Representantes de Câmaras Municipais

34%

5. Dificuldades da equipe organizadora:

As principais dificuldades encontradas durante a organização do evento foram:

ü gerenciar todas as ações necessárias para garantir a efetiva presença dos representantes das

Prefeituras e Câmaras Municipais, bem como controlar e monitorar as inscrições; e

ü a articulação entre o SAESP e os profissionais responsáveis pela contratação e pagamento de

serviços terceirizados.

6. Avaliação do evento pelos participantes

Os gráficos abaixo enumerados representam a sistematização dos dados obtidos nas fichas de

avaliação preenchidas pelos participantes do I Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública:

por uma política municipal de arquivos.

1. No geral, o Encontro:

Ficou abaixo das

expectativas2%

Superou as expectativas

22%

Não respondeu

2%

Correspondeu às

expectativas74%

3. Avalie a qualidade da divulgação:

Regular22%

Ruim3%

Bom75%

2. Avalie a qualidade do atendimento:

Regular9%

Bom91%

4. Avalie a qualidade do material oferecido:

Regular10%

Bom90%

5. Avalie a qualidade dos recursos audiovisuais:

Regular10%

Bom90%

7. O dia e horário do Encontro são adequados?

Não2%

Sim 98%

9. O conteúdo abordado foi:

Muito teórico34%

Adequado66%

6. Avalie a qualidade do auditório:

Regular21%

Ruim2%

Bom77%

8. A carga horária foi:

Excessiva3%

Parcialmente adequada

23%Insuficiente8%

Adequada66%

10. Avaliação dos conferencistas - uso de recursos didáticos:

Ótimo70%

Regular 30%

11. Avaliação dos conferencistas - conhecimentos:

Bom87%

Regular 13%

13. Avaliação dos conferencistas - exposição:

Bom63%

Ruim15%

Regular 26%

12. Avaliação dos conferencistas - motivação:

Bom25%

Ruim15%

Regular 60%

14. Como classificaria o Encontro em relação ao seu trabalho?

Aplicável a longo prazo

75%

Imediatamente aplicável

5%

Inaplicável3%

Parcialmente aplicável

15%

Não ficou clara

aplicabilidade2%

Relacionamos a seguir as manifestações e sugestões dos participantes:

1. Realizar encontros ou cursos sobre os arquivos das Câmaras Municipais porque nos municípios os arquivos são independentes.

2. Fiscalizar o cumprimento da legislação existente que determina a obrigatoriedade de implantação de arquivos nos municípios;

3. Envio de dados e informações aos profissionais da alta administração dos Poderes Executivo e Legislativo que demonstrem a importância dos arquivos;

4. Promover Encontros com os dirigentes dos Poderes Executivo e Legislativo, prefeitos, secretários e vereadores para se conscientizarem da necessidade do arquivo público municipal;

5. Realizar novos Encontros para o fortalecimento do objetivo da gestão documental pública, principalmente com o apoio da Promotoria Pública, permitindo a participação de outros agentes públicos;

6. Realizar outros Encontros e parcerias com as prefeituras do Estado de maior conteúdo prático; 7. Que o Ministério Público colabore com a implantação de políticas municipais de gestão

documental, dando tempo para que os municípios criem seus arquivos municipais e que sejam oferecidos treinamentos para os profissionais;

8. Verificar a possibilidade de efetuar cursos ou palestras nos municípios; 9. Promover um maior intercâmbio de idéias e experiências entre os municípios e informar sobre

o impacto do Encontro; 10. Um representante da Câmara Municipal de São Caetano do Sul informou que na Câmara o

arquivo foi instalado em 1949, ou seja, no início de sua instalação. Esclareceu que a Câmara já conta com uma tabela de temporalidade e que está funcionando muito bem;

11. O Encontro foi muito teórico e a proposta é difícil de ser implantada em algumas prefeituras com pouco orçamento;

12. Ventiladores nas paredes da parte de trás; 13. O Encontro poderia oferecer mais sugestões práticas e convidar os prefeitos; 14. Incluir no Encontro um programa piloto, inclusive com fotos e imagens de um arquivo ideal,

para melhor compreensão dos participantes; 15. Uma reunião com prefeitos e vereadores para conscientização da importância do arquivo

público municipal; 16. Estudar a possibilidade de incluir dinâmica de grupo; 17. Que outros encontros sejam realizados com os municípios para que seja analisado o

desenvolvimento do projeto e apoio para colaborar com os participantes na conscientização dos dirigentes municipais da importância do arquivo na gestão pública;

18. Visita pelo Arquivo do Estado para que os participantes pudessem observar na prática o sistema de arquivo aqui executado;

19. Oferecer treinamentos para que os municípios possam aproveitar os seus funcionários na criação e na implantação dos arquivos municipais.

Acompanham este relatório: Folder (Anexo I) e Fotografias (Anexo II).

ANEXO I

FOLDER

ANEXO II

FOTOGRAFIAS