REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE …€¦ · JERARQUIA CARGO FIRMA ELABORO Profesional Universitario - Tesoreria VALIDO AREA: Tesorería NOMBRE DEICY YANETH MANOSALVA

TIPO DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN DE RECIBOS DE CAJA, CONSOLIDACIÓN DE

INGRESOS DIARIOS Y CONSIGNACIONES BANCARIAS

ELABORACIÓN DE NOTAS BANCARIAS

CANCELACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO

PAGO DE NOMINA

PAGO DE IMPUESTOS

DEVOLUCIÓN ANTICIPOS A PACIENTES

APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

ANULACIÓN Ó RESTITUCIÓN DE CHEQUES

CONCILIACIONES BANCARIAS

DUVER DICSON VARGASSubgerente Administrativo y Financiero

DIANA CAROLINA ORTEGONAsesora de Calidad

DEICY YANETH MANOSALVA RProf. Universitario - Tesoreria

GESTIÓN DE

TESORERÍA

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

DE RECURSOS

FINANCIEROSAP

OY

O

REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE

Nit. 832001966-2

MAPA DE PROCESOS

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X

AREA Calidad y tesorería MUERTO

Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA

8.1. Identificar la obligación

PROCEDIMIENTO

Elaboración de recibos de caja, consolidación de ingresos diarios y consignaciones bancarias

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

NingunoProfesional Universitario - Tesorería

Identificando la obligación a recaudar

ingresando al sotware los datos

requeridos para identificación de la

deuda.

Cuando la persona se acerque a la

ventanilla.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION

FINALConservación

Contabilidad: Conciliación de caja

Control Interno de Gestión: arqueos de caja

RECIBO DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.

CONSIGNACIÓN: Ingreso de una cantidad en una cuenta bancaria.

6. DEFINICIONES

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

4. ALCANCE

Inicia: Identificar el valor a cancelar

Termina: Registro y archivo de consignación bancaria

Facturación: Generación de factura

Cartera: Acuerdo de pago y segumiento cartera

5. ACTIVIDADES RELACIONADAS

Subgerente Administrativo y Financiero

2. OBJETIVO

Registrar en el sistema los dineros que por venta de servicios y otros conceptos ingresan al hospital, con lo cual se reflejarán las transacciones económicas del área.

Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.

Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.

Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.

Caja Fuerte para custodia de los recursos

3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN

COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO

JERARQUIA CARGO FIRMA

ELABORO Profesional Universitario - Tesoreria

VALIDO

AREA: Tesorería

NOMBRE

DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ

DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS

DUVER DICSON VARGAS ROJAS

INGRESOS: Cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios

1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Asesora de Calidad

APROBO

8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

QUIEN LO DEBE HACER

INICIO

Identificar valor de obligación

Página 2

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

PROCEDIMIENTO


Código:

Fecha:

Versión: 2.0

AREA: Tesorería

8.2.Realizar recibo de caja e

imprimir

8.3.Entregar recibo de caja al

usuario.

8.4.

Recepcionar los listado de

recibos y efectivo de los

racaudos generados por el area

de facturación y farmacia.

8.5.Consolidar y organizar recibos

de caja

8.6.Consignar efectivo en entidad

bancaria

8.7 Registrar consignación bancaria

Entregando original del recibo de caja al

usuario.Una vez impreso el recibo de caja Ninguno

Profesional Universitario - Tesorería

Recibiendo diariamente los recibos de

cajas generadas por las áreas de

facturación y farmacia, verificando que

los valores y soportes entregados

concuerden con la información arrojada

por el sistema

DiariamenteListado de recibos de caja por consecutivos y

usuarios



Realizando el recibo de caja,

verificando que los datos consignados

en la liquidación realizada por el área

de cartera y/o facturación y farmacia

concuerden con el valor en tesorería,

en caso que coincidan plenamente se

confirmará e imprimirá el recibo de

caja, en caso contrario se devolverá al

área respectiva.

Al constatar la información. Recibo de caja


Recepcionando la totalidad de los

recibos de caja generados en el día

anterior, se dispondrá a consolidar y

organizar por consecutivo cada uno de

los recibos generados en relación al

informe que arroje el sistema, se

verificará que concuerden en valor y

cantidad de recibos con los informes

parciales generados por los

facturadores y farmacia.

Con la recepción del listado de recibos y

efectivosListado de recibos de caja por consecutivo


Realizando consignación en la entidad

bancaria el total de los recursos

recaudados, diligenciando el formato

comprobante único de consignación.

Una vez realizada la consignación.Comprobante único de consignación sellado

y visado


Elaborando registro de consignación a

bancos en el módulo de Tesorería del

Software digitando toda la información

requerida por el aplicativo.

Posteriormente se registrará en el

informe de ingresos y en el auxiliar de

bancos por fecha el valor consignado.

Luego de consignar el efectivo en la entidad

bancaria.Comprobante consignación a bancos.

Recibo de caja

Existe error en recibo de

caja?

NO

SI

Devolver al área

Entregar recibo de

Recibir soportes y

Consolidar y organizar movimientos

NO

SI

Devolver al área

Existe error en consolidación?

Recibo consignación

Comprobante de transacciones

Página 3

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

PROCEDIMIENTO


Código:

Fecha:

Versión: 2.0

AREA: Tesorería

8.8 Archivar

Recepción de Necesidades

DD 26 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?

MM 09 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______

AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?

4. Omisión de registros

5. Cambio de registros

Si No

Asesora de CalidadDIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS

DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero

DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria

Firma del responsable del documento

PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION

NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA El responsable del documento autoriza la modificación.

No _____

9. Otra ¿cuál? Comentarios:

10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS

Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento TESORERIA

FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE

MODIFICACION CODIFICACION

9.1. Pérdidas del dinero en fuente de recaudo o en trámite de consignación bancaria

9.2. Pérdida de dinero por desactualización de software

9. RIESGO


Organizando documentos soportes así:

1 Comprobante único de consignación.

2. Listado de consignación a bancos

3.Listado de recibos de caja por

consecutivo. 4. Listado de recibos de

caja por usuario. 5. Recibos de caja por

consecutivo (menor a mayor).

Una vez organizada la información. Ninguno

FIN

Archivar

Página 4

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES





8.1.

Identificar el cliente

originador de los ingresos

a cuentas bancarias de la

entidad

Diariamente

Ingresos: Cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO

CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO

Conservación

Consignación: Ingreso de una cantidad en una cuenta bancaria.

Transferencia: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso




CARTERA: Identificación del pago


4. ALCANCE

Inicia: Identificar el cliente originador

Termina: Realizar Nota bancaria

CONSERVACIONDISPOSICIO

N FINAL



Registrando en el libro auxiliar de bancos los

ingresos con el fin de obtener la información

necesaria para su registro contable (Número de

identificación tributaria o identificación de la

persona natural o jurídica). En los casos en que se

trate de consignación, se solicitará a la entidad

bancaria identificación del tercero por escrito o por

el medio que la entidad bancaria considere

necesario. Cuando el ingreso es por transferencia

electrónica la entidad bancaria reportará a los

correos electrónicos autorizados por la entidad.

Oficio y/o correo electrónico de solicitud de

identificación de ingresos, registro en libro

auxiliar de bancos

AREA: Tesorería


JERARQUIA NOMBRE

APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS

QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER

VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad

CONTABILIDAD: Identificación contable

IIdentificar y registrar diariamente los ingresos realizados en las cuentas bancarias de la entidad, reflejando las transacciones económicas realizadas por el área.

2. OBJETIVO

CARGO

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería

FIRMA

PROCEDIMIENTO

Elaboración de notas bancarias

INICIO

Oficio identificación deingreso

Página 5

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE


AREA: Tesorería


JERARQUIA NOMBRE



CARGO

Código:

Fecha:

Versión: 2.0


FIRMA

PROCEDIMIENTO


8.2.Identificar el tipo de

ingreso

8.3.Realizar nota bancaria,

confirmar e imprimir

8.3. Archivar







Ninguna


9.1. Errores de contabilización que generen estados contables irreales afectando la toma de desiciones.

Correo electrónico

Profesional Universitario - TesoreríaArchivando cronológicamente los movimientos

realizados.Diariamente

TIPO DE

9. RIESGO

Comentarios:

Nota bancaria

Profesional Universitario - Tesorería, Tecnico

en cartera y Planeación.

Enviando diariamente la relación de terceros de

ingresos percibidos al área de cartera, quien

identificará la procedencia del recurso, el régimen y

la cuenta contable que manejan las facturas a

descargar con el ingreso y notificará al área de

tesorería. En el caso en que el recurso no sea una

venta de servicios (recursos de inversión o

destinación específica) se verificará con el área de

planeación y contabilidad, el tipo de ingreso y su

contabilización.

Diariamente

No _____


Realizando nota bancaria, ingresando al software

de la entidad la fecha del ingreso, valor, tercero y

cuenta contable indicada por el área responsable. .

Al identificar el cliente generador y el

tipo de ingreso


9. Otra ¿cuál?

FECHA DE REVISION CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION

Correo electrónico identificación tipo

ingreso

Nota bancaria

FIN

Archivar

Página 6

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE


AREA: Tesorería


JERARQUIA NOMBRE



CARGO

Código:

Fecha:

Versión: 2.0


FIRMA

PROCEDIMIENTO


Si No


NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.

DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Firma del responsable del documento



Página 7

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES






ALMACENAMIENTO CONSERVACION

NOMBRE

DISPOSICION

FINALConservación

CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada

beneficiario.

TRANSFERENCIA: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a traves de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso

FIRMA

2. OBJETIVO




FACTURA: Es un documento que diligenciado debidamente goza de valor probatorio y constituye título valor

TIEMPO DE RETENCION

(AÑOS)2

Gerencia: Autorización de pagos

Cancelar las obligaciones que la entidad adquiere con el fin de garantizar su normal funcionamiento.

4. ALCANCE

Inicia: Recepción de la cuenta por pagar

Termina: Pago de la obligación

Presupuesto: Asignación de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Regsitro Presupuestal

Contabilidad: Causación de las cuentas por pagar

Subgerencias: Creación de la necesidad


CARGO

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO

Cancelación de órdenes de pago

AREA: Tesorería


JERARQUIA


CUENTA POR PAGAR: Es una deuda contraída por la empresa relacionado directamente con la actividad económica de la empresa

CONSIGNACIÓN: Ingreso de una cantidad de dinero en una cuenta bancaria.



PAGO: Se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación de algún servicio.



Página 8

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería

8.2.Relacionar las cuentas

por pagar

8.3. Definir pagos

8.4.Descargar del archivo

de cuentas por pagar

Registro en libro radicador

Relación pagos autorizados

Ninguno

Gerente, subgerente administrativo y

Profesional Universitario Tesorería

Realizando comité de pagos para determinar el

orden de pago de las cuentas por pagar en relación

a la prioridad y la liquidez; en todos los casos el

representante legal o su delegado deberán asistir.

Cuando exista líquidez


Descargando del archivo proveedores las cuentas

autorizadas por el representante legal y registrando

en el libro de egresos.

Cuando se autorice el pago

Profesional Universitario Tesorería y

Gerencia

Relacionando las cuentas por pagar en el cuadro de

proveedores con el fin de hacer seguimiento y

determinar la cantidad y el monto que se adeuda

por cada proveedor.

Cuando se realice recepción de cuentas Informe relación cuentas por pagar

Recibiendo de gerencia las cuentas por pagar,

verificando que estén todos los documentos

soportes y que cumplan con los requisitos legales.

Cuando se encuentren inconsistencias en la cuenta

por pagar no se recibirá o se devolverá a la

gerencia evidenciando la inconsistencia.

DiariamenteRecepcionar cuentas

por pagar

Profesional Universitario Tesorería y

Gerencia8.1.

INICIO

Recepcionar cuenta con sus soportes

Existe inconsistencia SI

Devolver a gerencia NO

Programación de págos

Desgargar archivos de cuentas autorizadas

Informe relación cuentas por pagar

Página 9

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería

8.6.Entregar cheque y

hacer firmar

8.7 Archivar

En caso de que existan errores en la elaboración

del cheque que impidan su entrega, se deberá

realizar la anulación del título de acuerdo al

procedimiento de anulación de cheques

Cuando existan errores en la elaboración Ninguno

Registrando en el libro auxiliar de bancos (fecha,

tercero y valor de giro), posteriormente se procede

a elaborar en el software el comprobante de egreso

para lo cual se identifica el proveedor y la factura o

cuenta de cobro a cancelar, una vez generado el

comprobante de egreso se realizará el

diligenciamiento del cheque verificando que

concuerden el consecutivo en el libro de bancos, el

valor en letras con el numérico, el proveedor o su

autorizado con el beneficiario del cheque y el valor

autorizado con el valor girado.

En todos los casos el cheque deberá pasar por el

protectografo para marcar el valor, seguidamente a

Gerencia para la firma del representante legal y

finalmente la firma del Tesorero

Después de descargar las cuentas por

pagarCheque diligenciado

Diariamente NingunaProfesional Universitario - TesoreríaArchivando cronológicamente los movimientos

realizados.

Cuando este el cheque diligenciado y

firmadoComprobante de egreso firmado

Realizar cheque y

girar el cheque Profesional Universitario Tesorería8.5.


Entregando cheque girado a primer beneficiario,

consignando, transfiriendo al beneficiario o

autorizado el cheque generado; será necesario

verificar la identidad del reclamante solicitando

documento de identificación en original, firma y

huella. Datos que serán consignados en el

comprobante de egreso. Cuando es autorizado se

debe anexar copia del documento de identidad de la

persona que reclama el cheque, si la autorización

es de una empresa debe venir en papel

membretado de la misma

Cheque y comprobante de pago

Existe inconsistencia en

la cuenta? SI

Anular cheque

NO

Entregar y firmar cheque y egreso

FIN

Archivar

Página 10

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería







Si No

Código del documento Área responsable del documento TESORERIA

9.1. Cancelar un mayor valor al adeudado


9.2. Pérdida de cheque

9.3. Pérdida de cuenta por pagar y/o ducumentos soportes de la misma

Profesional Universitario - Tesoreria


NOMBRE Y APELLIDO CARGO

FECHA DE REVISION CODIFICACION

FIRMA


No _____

El responsable del documento autoriza la modificación.


RESULTADOS DE LA REVISION

TIPO DE

MODIFICACION

9. RIESGO

Nombre del documento revisado:



Página 11



6. DEFINICIONES





PLANTILLA: Formato guía que se adecua a la estructura del archivo plano generado por la empresa.

CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

PROCEDIMIENTO

Pago de Nómina

AREA: Tesorería


JERARQUIA NOMBRE

2. OBJETIVO

Gerencia: Autotización de pago.

Realizar en forma oportuna y eficaz el pago de la nómina.

4. ALCANCE

Inicia: Recepcionar nómina.

Termina: Pago de nómina.




Presupuesto: Certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.

VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS

Contabilidad: Causación de Nómina

Talento humano: Liquidación de Nómina.


TRANSFERENCIA: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso.


ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ

ARCHIVO PLANO: Unidad de datos o información (hoja de calculo o texto) que contienen solo caracteres, almacenada en algún medio para ser utilizada por aplicaciones y programas del computador para guardar o enviar.


QUIEN LO DEBE HACER

Página 12

8.3. Cargar archivo en plataforma bancaria

8.4. Verificar en banca electrónica el pago

8.5. Elaborar nota bancaria Profesional Universitario Tesorería



Generar archivo plano de nómina Profesional Universitario Tesorería8.2.

Recepcionar Nómina Profesional Universitario Tesorería8.1.

INICIO

Hoja de ruta

Existe inconsistencia

nomima? SI

NO Devolver a

gerencia

Archivo Plano de nómina

Formato autorización

Cargar archivo plano en plataforma

bancaria

Soporte de pago

Nota bancaria o comprobante de

egreso

Página 13

8.7 Archivar


DD 2 1. Actualización documental

MM 10 2. Mejora del documento

AAAA 2013 3. Inclusión de registros



9. RIESGO

9.1. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos diferentes al valor por pagar


PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL.


FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION

Nombre del documento revisado: Código del documento


DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad


9.2. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos a un tercero no autorizado


FIN

Archivar

Página 14




CONSERVACION DISPOSICION FINAL



PROCEDIMIENTO

Pago de Nómina

AREA: Tesorería


NOMBRE FIRMA

2. OBJETIVO



4. ALCANCE







DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad




CARGO



DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería



QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER

Página 15

Luego de verificar la aplicación del pago

Recibiendo de gerencia la nómina y la

seguridad social, verificando que se

encuentren en cumplimiento de las condiciones

necesarias para el pago. (Nómina y sus

desprendibles por empleado, resolución de

pago, certificado de disponibilidad

presupuestal, registro presupuestal)

Cuando se encuentren inconsistencias en la

Nómina o seguridad social no se recibirá o se

devolverá a la gerencia evidenciando la

inconsistencia.

Mensualmente

Verificando transcurridas 12 horas la aplicación

de la transferencia electrónica e imprimiendo

como soporte del pago y anexándolo a la nota

bancaria.

Cuando existan autorizaciones a terceros


Elaborando en el software la nota bancaria,

afectando las cuentas contables indicadas en

la liquidación de la nómina y los valores

correspondientes.


Cargando el archivo digital por medio de

internet en la plataforma de la entidad bancaria

e imprimiendo la confirmación de cargue.

Después de generar el archivo plano



Pasadas 12 horas del cargue

Generando archivo de nómina del software y

descargando el archivo plano que se cargará

en la plataforma bancaria, indicando además

de los datos generales del empleado y su

número de cuenta el importe neto a recibir por

cada uno de los empleados de la entidad.

Cuando se va efectuar el pago de nómina

En el caso en que existan autorizaciones del

empleado a terceros se aplicarán en el archivo

plano, previa verificación de las condiciones

mínimas de la autorización (identificación clara

de la cuenta por pagar, valor autorizado,

identificación, cuenta y entidad bancaria del

tercero, firma y huella del titular).


Página 16

6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?

7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______

8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?

Si

9. RIESGO

TESORERIA



Profesional Universitario - Tesoreria


CARGO

CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION TIPO DE

Código del documento Área responsable del documento


realizados.

Asesora de Calidad

FIRMA






Diariamente

Página 17

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE


Conservación




FIRMA

2. OBJETIVO



4. ALCANCE









Código:

Fecha:

Versión: 2.0





DOCUMENTO GENERADO

Página 18

Formato de autorización a terceros

Nota bancaria o comprobante de egreso

Registro en Formato hoja ruta

Confirmación de cargue

Soporte del pago

Archivo plano

Página 19

¿se asigna nuevo código?

No

9. RIESGO

TESORERIA



AUTORIZACION DE LA MODIFICACION

CODIFICACION

No _____




Comentarios:

Ninguna

Página 20

ESTADO

DOCUMENTAL



6. DEFINICIONES





8.1.Solicitar relación de

valores a pagar

IMPUESTO: Obligaciones generalmente pecuniarias a favor del acreedor tributario.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION Conservación


DISPOSICION FINAL

Asesora de Calidad

DIAN: Dirección de impuestos y aduanas nacionales.




Contabilidad: Liquidación de impuestos



Solicitando al área de contabilidad la relación de

valores a pagar por concepto de Retención en la

fuente, ICA y Estampillas departamentales.

Recibido en balance de prueba

QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO

Mensualmente

Inicia: Recepción de balance de prueba

Termina: Pago de los impuestos

APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero

2. OBJETIVO

Gerencia: Autorización de pago

Pagar oportunamente los impuestos que por ley correspondan a la entidad.

4. ALCANCE

VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ

FIRMA


PROCEDIMIENTO

Pago de impuestos

AREA: Tesorería


CARGOJERARQUIA NOMBRE

INICIO

Balance de prueba

Página 21

ESTADO

DOCUMENTAL

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO

Pago de impuestos

AREA: Tesorería

8.2. Elaborar egreso

8.3

Diligenciar

formularios de

declaración de

impuestos

8.4Girar el cheque o

transferencia

8.5 Entregar cheque

8.6 Archivar

9. RIESGO




Entregando cheque girado en la caja de la entidad

recaudadora, consignando o transfiriendo al

recaudador

Cuando este el cheque diligenciado y firmado

o se haya realizado la transferencia.

Realizando comprobante de egreso en el software,

afectando las cuentas contables y valores indicados en

el balance de prueba

Diligenciando los formularios de declaración de

impuestos en físico o magnético según la plataforma

definida por el recaudador.

En caso de impuesto de retención en la fuente se

cargará y presentará por medio de la página web de

la DIAN y se descargará el recibo de pago generado

por cada concepto


realizados.Diariamente Ninguna

Después de solicitar la relación de impuestos

por pagarFormulario declaración dilienciado


Girando el cheque o transferencia en relación a los

valores por cancelar, se registra en el libro auxiliar de

bancos (fecha, tercero y valor de giro) se realizará el


concuerden el consecutivo en el libro de bancos, el

valor en letras con el numérico, el proveedor o su

autorizado con el beneficiario del cheque y el valor

autorizado con el valor girado.

En todos los casos el cheque deberá pasar por el

protectografo para marcar el valor, seguidamente a

Gerencia para la firma del representante legal y

finalmente la firma del Tesorero.

En caso de que existan errores en la elaboración del

cheque que impidan su entrega, se deberá realizar la

anulación del título valor de acuerdo al procedimiento

de anulación y restitución de cheques.

Después de diligenciar los formularios y

verificado el cheque o transferencia o cuando

existan errores en la elaboración. Cheque diligenciado o transferencia exitosa.

Comprobante de egreso con soporte de pago

Después de solicitar la relación de impuestos

por pagarComprobante de egreso

Comprobante de egreso

Formulario declaración

Existe inconsistencia en

cheque o SI

Anular cheque o transferencia NO

Girar cheque o transferencia

Cheque o tranferencia y

egreso

Girar cheque

FIN

Archivar

Página 22

ESTADO

DOCUMENTAL

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO

Pago de impuestos

AREA: Tesorería







Si No

9.1. Pago de intereses o moratorios y/o sanciones por presentación o pago extemporáneo

RESULTADOS DE LA REVISION

TIPO DE

MODIFICACION

Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento



FECHA DE REVISION

No _____


CODIFICACION

TESORERIA

FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.






Página 23

VIGENTE

IMPUESTO: Obligaciones generalmente pecuniarias a favor del acreedor tributario.

Conservación


DIAN: Dirección de impuestos y aduanas nacionales.




Contabilidad: Liquidación de impuestos


Recibido en balance de prueba

DOCUMENTO GENERADO

Inicia: Recepción de balance de prueba

Termina: Pago de los impuestos

2. OBJETIVO

Gerencia: Autorización de pago

Pagar oportunamente los impuestos que por ley correspondan a la entidad.

4. ALCANCE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

FIRMA


Página 24

VIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

9. RIESGO

Ninguna

Formulario declaración dilienciado

Cheque diligenciado o transferencia exitosa.

Comprobante de egreso con soporte de pago


Página 25

VIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

9.1. Pago de intereses o moratorios y/o sanciones por presentación o pago extemporáneo

AUTORIZACION DE LA MODIFICACION

No _____

Comentarios:

CODIFICACION

TESORERIA




Página 26

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES





8.1.Recepcionar documentos

de devolución

Cada vez que un paciente solicite

devolución y cuando falten documentos

ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION

FINALConservación

FIRMA

2. OBJETIVO




Contabilidad: Verificación de anticipos.

PROCEDIMIENTO

Devolución anticipo a pacientes

AREA: Tesorería


JERARQUIA NOMBRE

Recepcionando del paciente los documentos

que acreditan la existencia de anticipos a

favor del usuario (recibo de caja, factura de

venta y estado de cartera con visto bueno

del coordinador del área de cartera y

contabilidad).

En caso de falta de alguno de los

documentos indispensables se remitirá al

área encargada (facturación, cartera y/o

contabilidad)

Ninguno

QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO

Realizar la devolución de los excedentes generados por mayores valores pagados en la atención de pacientes.

4. ALCANCE

Inicia: Recepción de documentos

Termina: Pago o devolución


DEVOLUCIÓN: Corresponde a la devolución de saldos a favor o del documento garantía, una vez se finaliza el pago del saldo total de la deuda.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2

Cartera: Generación de estado de cartera.

Facturacion: Generación de factura.


DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS


VALIDO


CARGO

Código:

Fecha:

Versión: 2.0


Asesora de Calidad

INICIO

Recepcionar documentos devolución

Faltan soportes

devolución? SI

NO

Remir a facturación, cartera y/o conabilidad

Página 27

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

8.2.Diligenciar formato de

devolución

8.5. Elaborar el egreso

8.6. Girar el cheque

8.7 Entregar cheque Comprobante de egreso con soporte de pago




Cuando este el cheque diligenciado y

firmado o se haya realizado la

transferencia.

Elaborando egreso en el software

descargando la cuenta por pagar generada

por el anticipo


Entregando cheque girado en la caja de la

entidad recaudadora, consignando o

transfiriendo al recaudador

Después de elaborar el egreso.

Cuando existan errores en la elaboración.

Después de la verificacion del cheque

Cheque diligenciado

Girando el cheque o transferencia en

relación a los valores por cancelar, se

registra en el libro auxiliar de bancos (fecha,

tercero y valor de giro) se realizará el


concuerden el consecutivo en el libro de

bancos, el valor en letras con el numérico,

el proveedor o su autorizado con el

beneficiario del cheque y el valor autorizado

con el valor girado.

En todos los casos el cheque deberá pasar

por el protectografo para marcar el valor,

seguidamente a Gerencia para la firma del

representante legal y finalmente la firma del

Tesorero.

En caso de que existan errores en la

elaboración del cheque que impidan su

entrega, se deberá realizar la anulación del

título valor de acuerdo al procedimiento de

anulación y restitución de cheques.

Después de diligenciar el formato Comprobante de egreso

Diligenciando el formato de devolución; el

usuario que presenta la solicitud de

devolución deberá ser el titular del anticipo y

tendrá que estar plenamente identificado

(cédula de ciudadanía original).

En caso de que el titular del anticipo sea

menor de edad se entregará a sus padres

previa verificación del registro civil de

nacimiento y ante la presentación del

documento en original del familiar

reclamante.

Después de recepcionar los documentos Formato de devoluciónFormato de devolución


Cheque SI

Anular cheque o transferencia NO

Cheque o tranferencia y

egreso

Girar cheque

Página 28

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

8.8 Archivar







Si No

Profesional Universitario TesoreríaArchivando cronológicamente los

movimientos realizados.Diariamente Ninguna

9. RIESGO





9.1. Perdida de cheque


TIPO DE

MODIFICACION

No _____


NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA





FIN

Archivar

Página 29

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES





8.1. Solicitar extractos bancarios Mensual

CONCILIACIÓN BANCARIA: Confrontación de registros entre el libro de bancos y el extracto bancario




JERARQUIA NOMBRE

CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación

EXTRACTO BANCARIO: Reporte del movimiento de la cuenta que expide la entidad bancaria, por período mensual.

CUENTA BANCARIA: Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en el cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.

FIRMA

2. OBJETIVO

Contabilidad: Conciliación contable





Oficio


Conciliar bancos, para determinar las diferencias que puedan existir entre el libro de bancos registrado en el sistema y el extracto bancario, reflejando la verdadera situación financiera de los libros de bancos de la entidad.

4. ALCANCE

Inicia: Recepción de los extractos bancarios

Termina: Aprobación de la conciliación bancaria



Solicitando mediante oficio la emisión de los

extractos bancarios del mes inmediatamente

anterior dentro de los primeros 5 días del mes

en curso.



CARGO

Código:

Fecha:

Versión: 2.0


PROCEDIMIENTO

Conciliación bancaria

AREA: Tesorería

INICIO

Oficio solicicud de extractos

Página 30

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería

8.2. Conciliar información

8.3. Aprobar el cruce de información

Imprimir conciliación bancaria

8.8 Archivar



Ninguna

Área responsable del documento TESORERIA

9.2. Incurrir en omisiones y errores cometidos tanto por el banco como por el cuenta habiente.

Código del documento

Profesional Universitario TesoreríaImprimiendo la conciliación bancaria generada

durante el período de estudio

9. RIESGO

Nombre del documento revisado:

9.1. No conocer la cifra exacta con la que se cuenta e incurrir en sobregiros .

FECHA DE REVISION


Archivando cronológicamente los movimientos

realizados.Diariamente

CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION

TIPO DE

MODIFICACION

Oficio


Aprobando el cruce realizado, verificando que

los saldos coincidan con los movimientos del

mes del balance general al corte del periodo y

los extractos bancarios, imprimiendo y

firmando el informe de la conciliación

bancaria.

En caso de existir diferencias se presentaran

los soportes que avalan la conciliación y se

subsanará la diferencia, al no existir

diferencias el contador firmará el informe de

conciliación en señal de aceptación

Después de realizar el cruce


Después de aprobar la conciliación. Formato de conciliación bancaria


Informe de conciliación bancaria

Cruzando la información contenida en los

extractos contra la información de los libros de

bancos del software, se registrarán las

partidas faltantes que arroje la revisión

buscando la igualdad de los valores en

extractos con los reportados al software.

En caso de presentarse diferencias se deberá

oficiar a la entidad financiera, solicitando el

respectivo soporte de las partidas en

conciliación.

Después de recibir los extractos o en caso de

presentarse diferencias.

Oficio aclaratorio de diferencia

Existen

diferencias? SI

Solicita soportes de aclaración al banco

NO

Informe conciliación

Existen

diferencias? SI

se subsana con soportes NO


FIN

Archivar

Página 31

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería





Si No

No _____



NOMBRE Y APELLIDO CARGOEl responsable del documento autoriza la modificación.

FIRMA





Página 32

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE




8.1.Generar reporte de

estado de cheques

8.2.

Identificar el cheque y

motivo de la

anulación


6. DEFINICIONES


Mensualmente

Conservación

ACREEDOR: Es aquella persona (física o jurídica), legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad. Es decir, que a pesar de que una de las partes se quede sin medios para cumplir con su

obligación, este persiste.

Establecer los pasos a seguir para la anulación de cheques en deterioro fisico, por tiempo, a solicitud descrita del beneficiario, destruccion del cheque.

4. ALCANCE

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL

Inicia: Generar reporte de estado de cheques

Termina: Anulación y restitución del cheque.


JERARQUIA NOMBRE FIRMA

Presupuesto: ingreso presupuestal


CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada

beneficiario.

DOCUMENTO GENERADO


Identificando el cheque que será objeto de

anulación, soportando y argumentando el

motivo de anulación ya sea por deterioro

físico, por tiempo, a solicitud escrita del

beneficiario o interventor y destrucción ó

pérdida del cheque.

Después de generar el reporte mensual de

cheques girados no cobrados y cada vez que

se presente solicitud de anulación.

Solicitud de anulación, certificaciones

bancarias, y denuncio de pérdida de

documentos ante autoridad competente

cuando se requiera, oficio de solicitud al

interventor


Profesional Universitario TesoreríaGenerando reporte mensual de cheques

girados no cobradosInforme de cheques girados no cobrados

QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER


Contabilidad: ajuste contable


2. OBJETIVO





CARGO

Código:

Fecha:

Versión: 2.0


PROCEDIMIENTO

Anulación ó restitución de cheques

AREA: Tesorería

INICIO

Informe cheques girados

Soportes de anulación de

cheque

Página 33

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería

8.3 Anular cheque

8.4 Girar Cheque

8.5 Entregar cheque

8.6 Archivar




TESORERIA


Soportando los documentos necesarios para

realizar el nuevo giro del cheque, realizando

los movimientos contables necesarios en el

software de la entidad.

Después de elaborar el comprobante de

egresoCheque y comprobante de egreso

9.1. Pérdida del título valor.


TIPO DE

MODIFICACION

9. RIESGO

Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento

No _____



Archivando cronológicamente los

movimientos realizados.Diariamente Ninguna


Anulando el cheque que cumpla con algunos

de los motivos objetos de anulación

anteriormente mencionados.

En caso de pérdida adelantar las gestiones

necesarias para soportar el nuevo giro.

Cuanto exista deterioro físico, por tiempo, a

solicitud escrita del beneficiario o interventor y

destrucción ó perdida del cheque.

Oficio solicitud nuevo giro de cheque


Entregando cheque firmado y girado a primer

beneficiario, consignando, transfiriendo al

beneficiario o autorizado el cheque generado;

será necesario verificar la identidad del

reclamante solicitando documento de

identificación en original, firma y huella. Datos

que serán consignados en el comprobante de

egreso. Cuando es autorizado se debe anexar

copia del documento de identidad de la

persona que reclama el cheque, si la

autorización es de una empresa debe venir en

papel membretado de la misma

Cuando este el cheque diligenciado y firmado Comprobante de egreso firmado

Cheque

Se anula cheque fisico? SI

NO

Oficio solicitud Nuevo giro

Cheque y comprobante de

egreso

Cheque y egreso firmado

FIN

Archivar

Página 34

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO


AREA: Tesorería




Si NoDEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria







Página 35

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE





8.1Solicitud al banco de apertura o

cancelación

8.2Diligenciar Formularios y adjuntar

anexos

CUENTA BANCARIA: Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente. Existen diferentes tipos de cuentas bancarias, como las cuentas corrientes, para efectuar las

operaciones bancarias del día a día, o las cuentas de ahorro para encomendar la custodia de fondos de un cliente.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION


Contabilidad: Creación de la cuenta


CARGO


Termina: Radicar documentación en entidad bancaria



JERARQUIA NOMBRE


Diligenciando los formularios y tarjetas de

registro de firmas remitidos en respuesta de

la entidad bancaria, anexando los

documentos soportes requeridos por la

entidad bancaria.

Al recibir contestación de la entidad

bancaria

DISPOSICION

FINAL

FIRMA

2. OBJETIVO




Elaborando oficio de solicitud de apertura o

cancelación de cuenta y radicando en entidad

bancaria

Después de recepcionar la solicitud Oficio

Formularios diligenciados

Sistemas: Inactivación de la cuenta



Conservación


6. DEFINICIONES


Conocer el proceso de apertura o cancelación de cuentas bancarias según la necesidad de la institución

4. ALCANCE

Inicia: Recepcionar solicitud de apertura o cancelación de cuenta bancaria

VALIDO

ELABORO Profesional Universitario - Tesorería

DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO

Apertura y cancelación de cuentas

AREA: Tesorería


INICIO

Formularios diligenciados

Oficio solicicud de extractos

Página 36

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

PROCEDIMIENTO

Apertura y cancelación de cuentas

AREA: Tesorería

8.3Radicar documentación en entidad

bancaria







Si No

9. RIESGO


9.1. Consignación de dineros de dudosa procedencia.






TIPO DE

MODIFICACION

No _____

Al diligenciar formularios Apertura o cancelación de cuenta




9.2. Utilización inadecuada de las cuentas bancarias.



Entregando la documentación solicitada en la

entidad bancaria con todos sus anexos; la

cual en caso de encontrarse de acuerdo con

la información diligenciada y comprobando

los anexos procederá a abrir la cuenta o

cancelarla, asignar número y entregar

talonarios. En caso de presentar alguna

inconsistencia en el diligenciamiento o

anexos se devolverá al punto 8.2

Entregar documentos para

apertura de cuenta

Presentan inconsistencia en el

dilienciamiento? SI

NO

FIN

Página 37

Documents

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE …€¦ · JERARQUIA CARGO FIRMA ELABORO Profesional Universitario - Tesoreria VALIDO AREA: Tesorería NOMBRE DEICY YANETH MANOSALVA