República de Colombia Ministerio de Hacienda y …supersolidaria.gov.co/sites/default/files/public/data/t.r.d_2017_0.pdf · Juan Camilo Restrepo, en ese entonces Ministro de Hacienda

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República de Colombia Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Supersolidaria Superintendencia de la Economía Solidaria

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA

BOGOTÁ, DICIEMBRE DE 2015

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

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GESTIÓN DOCUMENTAL


MARTHA NURY BE I l'HAN MISAS Superintendente (e).

MAGDA YIBER RAMIREZ RODRIGUEZ Secretaria General (e).

VICTOR MANUEL GIRO SILVA Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Elaborado por

JAVIER UMAÑA RAivIIREZ Asesor de Gestión Documental

Apoyo

Francy Stella Silva Gas/ceca Técnico de Gestión Documental

Mónica Yasmin Neirit Saioaclo Auxiliar de Archivci


INTRODUCCION

GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Supersolidaria

Toda institución, ya sea pública, privada, activa funciones y gestión administrativa es generadora responsabilizarse de su producción, trámite archivístico, de manera que_cofftt a a u manejo de la información, ra competir con los nuevos canlib.

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INTRODUCCION

Supersolidaria GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL —•••

RESEÑA HISTORICA

La formalización del modelo solidario en Colombia tiene una historia reciente que se inició en 1931 con la expedición de la ley 134. En 1986 se adopta el concepto de Economía Solidaria con el decreto 2536 del 4 de agosto que dio vida al Consejo Nacional de Economía Solidaria y lo reconoce como un sector de gran importancia en el entorno económico nacional. Y en 1988 con la ley 79 se organizan las formas solidarias del cooperativismo, asociaciones mutuales y fondos de empleados.

Hasta 1999, la función de supervisión de las entidades de economía solidaria fue adelantada por el Departamento Nacional de Cooperativas -Dancoop-, la institución de gobierno encargada de definir la política para las formas solidarias de organización en particular para el sector cooperativo. La entidad tenía a su cargo la planificación de sus políticas, la ejecución de programas y proyectos y a su vez, el ejercicio del control de gestión de las mismas.

En esa perspectiva, se evidenció un importante desarrollo de entidades; sin embargo, la falta de un marco regulatorio propició la informalidad de la actividad solidária. Se abrió un gran espacio para la incorporación y canalización de recursos emergentes, y formas indebidas de manejo de recursos, conllevando a una crisis que afectó al sistema financiero nacional.

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GESTIÓN DOCUMENTAL


CREACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA

Como respuesta a la crisis del sector financiero y su reflejo en las organizaciones solidarias, el Gobierno del Presidente Ernesto Samper Pizano expidió la Ley 454 de 1998, que transformó al Departamento Nacional de Cooperativas -Dancoop- en el Departamento Administrativo de la Economía Solidaria -Dansocial-; y creó a la Superintendencia de la Economía Solidaria -Supersolidaria- y al Fondo de Garantías del Sector Cooperativo -Fogacoop.

Juan Camilo Restrepo, en ese entonces Ministro de Hacienda expresó:

"Necesitamos una entidad ágil y eficiente, que rescate el sector solidario de Colombia".

A la luz de la ley 454 del 98, se denomina Economía Solidaria al sistema socioeconómico, cultural y ambiental conformado por el conjunto de fuerzas sociales organizadas, en formas asociativas identificadas por prácticas autogestionadas solidarias, democráticas y humanistas, sin ánimo de lucro para el desarrollo integral del ser humano como sujeto, actor y fin de la economía.

Esta 'estructura estatal significó el retorno de la confianza en el sector solidario, especialmente en la actividad financiera, al que se le establecieron definiciones, alcances y condiciones claras para su ejercicio.

GESTIÓN DOCUMENTAL


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MISION

Somos un organismo técnico del Estado encargado de supervisar la naturaleza jurídica y la actividad de las empresas de la economía solidaria bajo nuestra competencia. Trabajamos con estándares de calidad para proteger los intereses de los asociados y de la comunidad, generar confianza y fortalecer al sector como alternativa de desarrollo social y económico de Colombia.

VISION

La Superintendencia de la Economía Solidaria será reconocida en el 2018, por la efectividad en la aplicación de estándares internacionales de auditoría y supervisión por riesgos, acordes con las exigencias del sector y del Gobierno Nacional, contribuyendo al fortalecimiento de la confianza en el modelo solidario, a través de la protección del asociado y la defensa de sus derechos.

GESTIÓN DOCUMENTAL


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Supersolidaria

I. Consideraciones Preliminares: en donde se resaltan aspectos relacionados con

✓ La metodología aplicada en la elaboración de la tabla de retención documental, esto es los procedimientos y actividades adelantadas.

✓ La explicación del formato de la tabla de retención documental, el cual está dado por aquel que ha normalizado el Archivo General de la Nación

• Instrucciones para la interpretación de las tablas de retención • documental.

✓ Los criterios de valoración y selección documental para las diferentes series y Subseries documentales.

✓ La aplicación de la tabla de retención documental para las transferencias primarias y secundarias, en donde se especifica cómo, cuándo y quién las asume.

II. Tabla de Retención Documental: Capítulo en el que aparecen las tablas de retención documental para cada una de las dependencias de la Superintendencia de la Economía Solidaria, las cuales reflejan su estructura orgánica funcional.

III Anexos: en el que se acompañan genéricamente los siguientes soportes y que permitirán al organismo evaluador, tener fundamentos legales, técnicos y prOcedimentales de las tablas de retención documental. Este capítulo incluye:

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GESTIÓN DOCUMENTAL .


I Las disposiciones legales y otras normas que reflejan la estructura de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

I Los Manuales de Funciones y de Procedimientos.

CONSIDERACIONES PRELIMINARES PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.

1.1 Investigación preliminar sobre la Superintendencia de la Economía Solidaria

Se adelantó la compilación de la información relacionada con las disposiciones legales que dan cuenta de la actual estructura orgánica y funcional de la Entidad, se realizaron visitas a cada una de las dependencias de la Entidad, lo que sirvió como base para la conformación de las diferentes series y subseries propuestas dentro de la tabla; ésta actividad permitió identificar los documentos que produce cada una de las dependencias de la Supersolidaria y así mismo realizar los ajustes necesarios donde se habló con los encargados de la producción documental con el fin de conocer la clasificación de los asuntos de cada dependencia y así descartar los posibles documentos de apoyo y/o facilitativos, posterior a ello se realizó una visita personalizada para despejar algunas dudas en cuanto a series, subseries, y tipologías.

A continuación se registra los cambios que surgieron en las series y subseries respecto a la TRD anterior.

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SoptnnbrehriP de 11 Emonrir Wad,

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Asimismo se tuvo en cuenta observaciones realizadas según la Interventoría tales como ajustes al formato establecido por el Archivo General de la Nación, y los cambios solicitados en varias oportunidades, es decir que en las tablas de retención se plasmó la información recolectada, resaltando que no todas las series y subseries identificadas dentro de la resolución 548 generan documentos.

1.2 Análisis, interpretación y aplicación de la Información Recolectada

Una vez se recopiló toda la información necesaria para identificar las diferentes agrupaciones documentales con los criterios suficientes y de acuerdo a las funciones propias de la Entidad, se elaboró el Cuadro de Clasificación Documental, entendido como Una herramienta práctica para la sistematización de los archivos de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

1.3 Criterios para la Valoración Documental

Para la definición de los valores primarios y secundarios que se aplicaron en la Tabla de Retención Documental de la de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se tuvieron en cuenta los siguientes factores:

1 Criterios legales que aplican al cumplimiento de las funciones específicas de cada una de las dependencias de la Entidad.

1 Carácter patrimonial de la información, es decir, los valores secundarios de la documentación, teniendo presente el concepto moderno de Archivo Total y del Ciclo Vital.

1.4 Conformación de la Tabla de Retención Documental

Con el objeto de revisar y ajustar la propuesta inicial de tablas de retención, se entregó a cada uno de los productores documentales, quienes desde un punto de vista funcional pero sin apartarse de las consideraciones archivísticas, presentaron las sugerencias y recomendaciones pertinentes, las cuales fueron asumidas y actualizadas dentro del texto de las TRD propuestas. Dentro de este proceso metodológico se utilizaron los siguientes instrumentos de recolección de información, de los cuales la gran mayoría son los que ha normalizado el Archivo General de la Nación para tal fin, a saber:

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• Explicación Formato Único de Inventario Documental

Este instrumento de descripción archivística, si bien no está referenciado metodológicamente por el Archivo General de la Nación, permitió dentro de las visitas, conocer la producción documental de cada una de las dependencias de la de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Dicha herramienta está integrada por los siguientes ítems:

Entidad productora: Superintendencia de la economía solidaria

Unidad administrativa Nombre de la dependencia de la cual depende la oficina productora.

Unidad productora Nombre de la dependencia dueña de los documentos que se van a inventariar.

Código de oficina productora: Número que identifica a su dependencia.

Objeto: Dependiendo de para que se utilice este formato: • Realizar entrega de archivo a un contratista o funcionario. • Transferencia de archivo al archivo central inventario de archivo de gestión. • Realizar entrega de archivo por cambio de cargo o retiro de la entidad.

Código de serie: Número de la serie y subserie.

Serie: Nombre completo de la serie tal como figura en la TRD

Subserie: Nombre completo de la subserie tal como figura en la TRD.

Asunto: Información descrita en el campo de detalle del rótulo de la carpeta. Fechas extremas: Fecha inicial y fecha final.

Unidad de conservación: Marque con una x en que unidades de conservación se archivaron los documentos "carpeta u otro".

Supersolidaria •loasnlubli TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

Tomo: Si el expediente es de más de 200 folios indique la carpeta que está inventariando, qué tomo es, por ejemplo1/4, 2/4, 3/4, 4/4. (Lo anterior quiere decir que es el tomo 1 de 4 existentes, el tomo 2 de 4 existentes y así sucesivamente).

Caja: Para cada serie o subserie dentro del archivo de gestión y si se cuenta con archivador rodante o estantes, se deben numerar las cajas independientemente, por ejemplo en una dependencia manejan dos series documentales que son boletines de tesorería, las cajas que contienen las carpetas deben numerarse desde uno hasta donde sea necesario, dependiendo del volumen documental y la subserie informes de gestión, la cual debe empezar a numerarse nuevamente desde uno.

Folios: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente al cual corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un expediente, un libro etc.

Soporte: Si son documentos en papel se escribe la palabra "físico"; si es un cd, se escribe la palabra -electrónico"; en caso de otros soportes casete, cinta u otro según corresponda: si contiene varios se deben anotar todos.

Frecuencia de consulta: Dependiendo de la frecuencia con la que utilizan los documentos puede ser alta (al menos una vez por día), media (al menos una vez por semana), baja (esporádica)

Observaciones: Indicar la ubicación dentro del mueble de archivo para recuperar las carpetas:

• Explicación Formato de Tabla de Retención Documental

El modelo Tabla de Retención Documental utilizado fue el establecido por el Archivo General de la Nación, el cual consta de los siguientes ítems:

Entidad Productora: se registra el nombre de la entidad en este caso, Superintendencia de la Economía Solidaria.

Unidad Administrativa: Nombre de la dependencia de la cual depende la Oficina productora. Oficina Productora. Aparece el nombre de la unidad administrativa de la Entidad, en este caso Superintendencia de la Economía Solidaria.

Códióci. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas.

Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de Unidades Documentales emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente también se listarán las Subseries correspondientes.

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Supersolidaria 1,0,4.1ilftlt l.L“, I TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

1.

Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la Valoración derivada del estudio de la documentación producida en las dependencias.

Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos Archivos de Gestión. Una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y particulares en general.

Disposición final. Hace referencia a la tercera y última etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

Conservación Total. Se aplica aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asi mismo son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación la ciencia y la cultura. Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor Histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos entre otros.

Medio Tecnológico: Microfilmación, Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en pelicula. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos como son imágenes digitalizadas, CD y DVD.

Procedimientos. En esta columna se consigna los procesos aplicados en modalidad de muestreo microfilmación y eliminación.

GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL •00.1

4 Supersolidaria

3. BENEFICIOS DE LA ELABORACION DE LA TRD

• Conocer y regular la producción documental en cumplimiento de las funciones asignadas dentro del ordenamiento normativo correspondiente.

Facilitar el acceso y control a los documentos públicos producto de su gestión, en concordancia con las normas constitucionales y legales vigentes.

• Garantizar la selección y conservación de la documentación que representa un valor administrativo y patrimonial para la Superintendencia de la Economía Solidaria.

• Regular las Transferencias Documentales en las diferentes fases de formación del archivo.

7 Sensibilizar a los funcionarios de la Superintendencia de la Economía Solidaria, sobre el adecuado manejo y conservación de la información en las oficinas con el objeto de que la documentación sea administrada en forma correcta dentro de las diferentes fases del Ciclo Vital.

4. INSTRUCCIONES PARA LA INTERPRETACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Frente a este capitulo, se anexa un instructivo que permite entender y comprender como se elaboró y en qué consiste la Tabla de Retención Documental.

5. CRITERIOS APLICADOS PARA LAS PROPUESTAS DE ELIMINACIÓN

7. Cuando una serie o subserie documental pertenece por función a otra dependencia. pero por carácter meramente informativo se encuentra en cierta oficina, después de cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se procede a su eliminación puesto que la información original se halla consolidada en la oficina de procedencia.

Cuando la información se considera solamente importante para la gestión administrativa de la Superintendencia de la Economía Solidaria y los datos necesarios se hallan en otros documentos.

7 Algunas series y subseries se constituyen en soporte inicial para la gestión de la oficina productora pero realmente no ameritan su conservación total o permanente.

Supersolidaria GESTIÓN DOCUMENTAL


De acuerdo con la normatividad específica o relacionada que aplica al cumplimiento de las funciones propias de cada Oficina, una vez culminada su vigencia.

La eliminación también se aplica como resultado del proceso de selección documental, para aquellas series y subseries que son repetitivas

• en el tiempo y voluminosas y que a partir de un muestreo, tan sólo se deja una parte como testimonio documental de la actividad.

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República de Colombia Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Supersolidaria Superintendencia de la Economía Solidaria

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA



DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE

e -

Surersoficifa ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

UNIDAD ADMINiSTRATIVA:DESPACHO SUPERINTENDENTE OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO SUPERINTENDENTE CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1000

Hoja: 1 De: 3

CODIGO SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E S MT

D

1000,3 - , ACTAS 1000,3,16 ACTAS DE COMITÉ PRIMARIO

Invitación Acta

2 3 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas dele Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de

retención eliminar. 1000,3,17 ACTAS DE SEGUIMIENTO Y PARTICIPACION

EN COMITES EXTERNOS Citación Actas

1 9 X X Documentas de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio dalas políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico

desde que se generan, "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de

2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. LEY 1564 DE 2012, LEY 640 DE 2001.

1000,5...A0MINISTRACION DE.pROGRAMAS EN-TV ' -

Videos programa de TN/ Videos Institucionales

1 3 X XDocumentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones

Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. LEY 23 DE 1982 ART. 12,30, LEY 44 DE 1993, LEY 595 DE 1999 LEY 565 DEL

2000, DECISION ANDINA 351 DE 1993, LEY 1712 DE 2014.

1000,7, ADMINISTRACION DEL.CONTENIDO DE LA PAGINA WEB - Artículos publicados 1 4 X X

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 5 % el restante

eliminar. LEY 23 DE 1982 ART. 12,30, LEY 44 DE 1993, LEY 595 DE 1999 LEY 565 DEL 2000, DECISION ANDINA 351 DE 1993, LEY 1712 DE 2014.

1000,11:-: ,..=

ADMINISTFtACION.NOTISOLIDARIO: - .-

.- - Artículo -Notisolidario Notas pedodisticas internas

1 2 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funcionas Administrativas dala Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de

retención eliminar.

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

g'ir-enneirtsci Iffera-- ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA:DESPACHO SUPERINTENDENTE OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO SUPERINTENDENTE CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1000

Hoja: 2 De: 3



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D . MT

1000,16. CIRCULARES , 1000,16,21 CIRCULARES INFORMATIVAS

Circular 1 0 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones

Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar. RESOLUCION 693 por la cual se crean

grupos de trabajo y se asignan funciones.

1000,16,22 CIRCULARES REGLAMENTARIAS Circular

2 18 X X Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico

desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio": Ley 594 de

2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. LEY 1437 DE 2011.

113002t: DONVENIOS. ..,. -- 1000,22,36 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

Estudios previos Convenio Otrosí Acta de liquidación

2 19 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante

eliminar. LEY 1150 DE 2007,DECRETO 734 DE 2012

1000,22,37 CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES Estudios previos Convenio Otrosí Acta de liquidación

2 19 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante

eliminar. LEY 1150 DE 2007,DECRETO 734 DE 2012

1000,27. - ENCUESTAS MEDICION DE SATISFACCIONDE-USUARIOS_ . . -

Encuestas i X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores

primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos eslableddos por el Archivo General de la Nación.


S 7-27.:= ....— -......... San:Peno/ida ria .r.,..~..,........,..c,- ..., .- a,..,-.....,...- ,.-...”.....,- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código: F-GED0-011 Versión: 00

UNIDAD ADMINISTFtATIVA:DESPACHO SUPERINTENDENTE OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO SUPERINTENDENTE CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1000 Ho a. 3 De' 3



ARCHIVO CENTRAL CT E S MT D

1000,32 INFORMES . . , 1000,32,45 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Solicitud Informes

1 19 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento deis Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico

desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de

2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando Ic conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. CONSTITUCION POLITICA ART. 209 Y 269, LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL

DECRETO NACIONAL 1537 DE 2001, DECRETO NACIONAL 2145 DE 1999, DECRETO NACIONAL 4485 DE 2009,

1000,32,46 INFORMES A OTRAS ENTIDADES Solicitud Informe

1 19 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cueles adquieren el valor Histórico

desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de

2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, aseOurando la conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. CONSTITUCIÓN POLITICA 1991 ART. 209 y 269, LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL

DECRETO 1537. DECRETO NACIONAL 4485 DE 2009, DECRETO 1599 DE 2005.

1000,32,47 INFORMES DE ACUERDO DE GESTION POA Informe

1 4

I•

X X

•

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas dala Entidad, no desarrollen valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa dell° % el restante eliminar. LEY 152 DE 1994, LEY 819 DE 2003, DECRETO 714 DE 1996.0ECRETO 449

DE 1999V ACUERDO 489 DE 20012,

a:Conservación total

E: Eliminación D: Digitalización MT: Medio tecnológico

Firma 17P-ej4fl70-<

VQ Bo. Jefe dependencia

Fecha de aprobación:2-1— !ti- -15

Firma

Respo" J de arch o - Secretaria General

Proceso(s) Relaelonado(s):

GESTIÓN DOCUMENTAL

I i Elaboró: Javier iban limarla Revisó: magda Ramlrez Aprobó: Magda Ramírez beche de creación: 10 cíe noviembre de 201a

OFICINA JURIDICA

S - —..........-- ...—. —.... S s...ffr e rso l' ida ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Jurídica OFICINA PRODUCTORA: Oficina Jurídica Hoja: 1 De: 8

CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1100



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

;44100;114•I ACCIONES':_CONSTITUCIONALES ----c,:-7-51',II:»1 - -pt:z^5,-7.i.fr4ii..:11, r̀:-. ; ,.';':-*(7,74',r.:r5.4,Tira.:t-tt.14,14;:-tegS-irllag: •i:,; 51,1-11+1±41[;.: '-'.‘!,,tEK-,A 1100,1,3 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO

Demandas Citación a conciliación Acta de conciliación Solicitudes de información Pruebas Contestación Recursos Objeciones Sentencia de Primera instancia Sentencia de segunda instancia

2 18

87.

X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones jurídicas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su

tiempo de retención eliminar. LEY 393 DE 1997, CONSTITUCION POLITICA ART.

1100,1,4 ACCIONES DE GRUPO Demandas Citación a conciliación Acta de conciliación Solicitudes de información Pruebas Contestación Recursos Objeciones Sentencia de Primera instancia Sentencia de segunda instancia

2 18 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las • funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención eliminar. Ley 472 de 1998 art 3 y 46 . ,CONSTITUCION POLITICA ART. 87.

1100,1,5 ACCIONES DE INCONSTITUCIONALIDAD Demanda Citación a conciliación Acta de conciliación Pronunciamiento Sentencia

2 18 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención eliminar. CONSTITUCION POLITICA ART : 40-6, 241, 242-1

CONVENCIONES Cr:Conservación total E: Eliminación S: Selec ión D: Digitalización MT: Medio tecnológico

O Sore rs olidarfra ,..,-...,-...,-......-,..E.--,...... TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Jurídica OFICINA PRODUCTORA: Oficina Jurídica

Hoja: 2 De: 8




ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

1100,1,9 ACCIONES DE TUTELA Demanda Citación a conciliación Acta de conciliación Oficio de juzgado tribunal Memorandos Oficios de respuesta Fallo Impugnación Incidente de desacato

2 18 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de le Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención eliminar. DECRETO NUMERO 2591 de 1991

1100,1,10 ACCIONES POPULARES Demanda Citación a conciliación Acta de conciliación Pacto de cumplimiento Solicitudes de información Pruebas Contestación Recursos Objeciones Sentencia de Primera instancia Sentencia de segunda instancia


cumplido su tiempo de retención eliminar. Ley 472 de 1998 art 3 y 46

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección D Digitalización MT: Medio tecnológico

..5?es ria TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00


Hoja: 3 De: 8




ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

1I0011 ACCIONESrjLIDICIAUESr" . _ ..}..7-171Clettr; — II' — w:eralit , :::" 1100,2,2 ACCIONES CONTRACTUALES

Acción contractual Citación a conciliación Acta de conciliación Diligencia de notificación Copia de contratos Derecho de Petición Fotocopia cámara de comercio certificaciones Sentencia


cumplido su tiempo de retención eliminar. DECRETO 19 DE 2012,decreto 734 de 2012, DECRETO 931 DE 2009.

1100,2,6 ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO Demanda Citación a conciliación Acta de conciliación Solicitudes de información Pruebas Contestación Recursos Objeciones Sentencia de primera instancia Sentencia de segunda instancia


cumplido su tiempo de retención eliminar. CODIGO ADMINISTRATIVO LEY 130

• DE 1913, LEY 167 DE 1941, DECRETO 01 DE 1984

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección O Digitalización MT: Medio tecnológico

0, zr=:::-..=. -.„....-..... Scarersolictatria TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Jurídica OFICINA PRODUCTORA: Oficina Jurídica Hoja: 4 De: 8




ARCHIVO CENTRAL CT E S D MT

1100,2,7 ACCIONES DE REPARACION DIRECTA Demanda Citación a conciliación Acta de conciliación Solicitud de información Contestación Objeciones Pruebas Recursos Sentencia de Primera instancia Sentencia de segunda instancia


cumplido su tiempo de retención eliminar. CODIGO ADMINISTRATIVO LEY 130 DE 1913, LEY 167 DE 1941, DECRETO 01 DE 1984

1100,2,8 ACCIONES DE SIMPLE NULIDAD Demanda Citación a conciliación Acta de conciliación Solicitud de información Contestación Objeciones Pruebas Recursos Sentencia de Primera instancia Sentencia de segunda instancia

1 19 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de á Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retendón eliminar. CODIGO ADMINISTRATIVO LEY 130 DE 1913, LEY 167 DE 1941, DECRETO 01 DE 1984. Fallo 19835 de 2011 Consejo

de Estado


— SILSFIserS.Caff <ara ría Código: F-GED0-011

Versión: 00 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Jurídica OFICINA PRODUCTORA: Oficina Jurídica CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1100

Hoja: 5 De: 8

CODIGO .

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN ' DISPOSICIÓN FINAL


ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

lung; ly, 1100,3,12 ACTAS DE COMITÉ DE CONCILIACION Y

DEFENSA JUDICIAL Actas Informe del caso Oficios de Conv ocMoria Anexos

1 19 X x Documentos de carácter jurídico. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico desde que

se generan. • "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o Almacenados mediante cualquier medio": Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2.

Aplicar el medio tecnologico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información.

Ley 1584 de 2012. Ley 640 de 2001, Decreto 1716 de 2009.

1100,3,16 ACTAS DE COMITÉ PRIMARIO Invitación Acta


cumplido su tiempo de retención eliminar.

11100;13R BgegriNEszi ---w,-, 274-,.. ..— t¿zirtlyna~...-. - -Az: - _wg-ra2,-iut -eyngintanatiatairar, 1100,13,20 BOLETIN JURIDICO .

Boletín 2 3 X X — 'Documentos que reflejan las actividades rearmadas en cumplimiento de

las funciones misionales de la-Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención eliminar. .--

3:110048A ponipEP391;0; ' 4.. ----41-1 74. -4 1100,18,25 CONCEPTOS UNIFICADOS

Solicitud' Concepto

2 8 X X Documentos que.refieján las actividades - realizadas en cumplimiento de las funciones misionales de la Entidad, no desarrollan valores secundarios


coNVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación . 5: Selección D: Digitalización .MT: Medio tecnológico

e Sures-sol ida r Lar r•-•••-••••••,.. %a/ Atan

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00


Hoja: 6 De: 8




ARCHIVO CENTRAL

CT E S MT

D .

11101321 /Iitl-MAI • - trnalISSIV,,,*-11 II- - ,E E. 75,!' r ''' INE9NmEB,:iWallanarSP4',. 4-e-CaIII144411ila 1100,32,44 INFORME A OTRAS ENTIDADES

Solicitud - Informe

1 19 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor

, Histórica desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricas no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yto almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, edículos 49 y 19, parágrafo 2.

Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información.

CONSTITUCION POLITICA 1991 art. 209 Y 269, LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMETE POR EL DECRETO NACIONAL 1537 DE

2001, LEY 43 DE 1990 ART. 7, DECRETO NACIONAL 2145 DE 1999 Y DECRETO NACIONAL 4485 DE 2009.

1100,32,45 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL Solicitud Informe

1 19 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor

Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2.

Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenfiddad, trazabilidad y seguridad de la información. CONSTITUCION

POLITICA ART. 209 Y 269, LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL DECRETO NACIONAL 1537 DE 2001, DECRETO NACIONAL 2145 DE

1999, DECRETO NACINAL 4485 DE 2009.

. CONVENCIONES • • a:Conservación total E: Eliminación 5: Selección D: DIgltalización M7: Medio tecnológico

a Sano enoli cfa ria TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

1100,32,49 INFORMES DE GESTION Solicitud Informe Indicadores de gestión Documentos de ajuste

1 4 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas deis Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 5% el restante eliminar. DECRETÓ 445 DE 2009, DECRETO

2529 DE 1950, NORMA NTC ISO 9001 DE 2008 Y NTGP: 1000 DE 2009.

.111.00,37,'- MANUALES 1100,37,61 MANUAL PARA LA DEFENSA JURIDICA

Manual Resolución de adopción

1 4 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas dele Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención eliminar. RESOLUCION 893 por la cual se atan grupos de trabajo y se asignan funciones.

CONVENCIONES a:Conservación total E: Eliminación S: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

E: Eliminación D: Digitalización MT: medio tecnológico

Firma: Fecha de aprobación: :2-‘ Respo

ir- • -NCle ES 0.4

. ..

...fr., ,... Secretaria General

Firma:

er:co

gata a. vo

-

Stirersoli cta réat TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00



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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

11100;441 1100,44,76 PROCESOS ORDINARIOS

Demanda Citación a conciliación Acta de conciliación Solicitudes de información Pruebas Contestación Recursos Objeciones Sentencia de primera instancia Sentencia de segunda instancia


cumplido su tiempo de retención eliminar. LEY 1564 DE 2012.

-11100;611 T_RASLXIDSZPDR;CDMP,ETENCIA~: ... , Zref75t± ;111,Wzr • --atir' -717 • .r- - ,r— 1:5 s.:1-11 Comunicaciones oficiales

,.

2 18 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención eliminar. LEY 1564 DE 2012.

Proceso(s) Relaclonado(a): ,

GESTIÓN DOCUMENTAL / 1

Elaboró: Javier loan Untada Revisó: Magda RamIrez Aprobó: Magda Ramlrez Veas de creacf6n: 10 de noviembre de 2015

OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

.S e 4r-..s.cai ora rata TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Planeación y Sistemas - Planeación CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1200

Hoja: 1 De: 6



ARCHIVO CENTRAL

CT E S MT

D

4200,3rACTAS _ . ../ -6.-

1200,3,1 ACTAS DE COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Citación Actas

1 9 X X Documentos de carácter administrativa. Dan testimonio de las edificas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, las cuales adquieren el

valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yio almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19.

Afincar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información.

El comité de desarrollo administrativo se crea bajo Resolución 20131120007385 del 8-10-2013 donde se incorporan: el comité de

capadtación, bienestar y estimulas, comité del seguimiento al sistema de gestión de calidad, comité del modelo estándar de control Interno MEDI,

comité de archivo y el comité de gobierno en Mea.. .




CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación 5: selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

SU. JOU,- ZAt Gra- Irá.ar TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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Hoja: 2 De: 6



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

" 1200,4 t: ADMINISTRACION AL:SISTEMA INTEGRAL'DBL RIESGO' ..- 1: _ . -

Comunicaciones oficiales Informes de seguimiento Mapas de riesgos Matriz de riesgos Monitoreo Soporte de reuniones

1 9 X X Documentos que reflejan las actMdades realizadas en cumplimiento de las funciones jurídicas de la Entidad, no desanoflan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención eliminar. Decreto 1599 de 2005. Decreto 4485 de 2009. Directiva presidencial 09 de 1999, NTC ISO 31000.

t . 1200,6". ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ( mEcly _.. -- ,.. Actas de reuniones Comunicaciones oficiales Documentos de ajuste Informes de seguimiento Plan de acción MECI

1 9 )( X Documentos que reflejan las actMdades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 5 % el restante eliminar. DECRETÓ 1599 DE

2005.Decreto Nacional 943 de 2014.

CONVENCIONES a:Conservación total E: Eliminación S: Selección D: D gltalización MT: Medio tecnológico


cría—a— e-Fa ,

. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


3




1200,32 INFORMES • 1200,32,49 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Solicitud Informes

1 19 X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, las cuales

adquieren el valor Histórico desde que se generan. 'Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidas, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio', Ley 594 de 2000, anlculos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la

conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad dala Información. CONSTrRJCION POLITICA ART. 209 Y 269, LEY 87 DE 1993

REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL DECRETO NACIONAL 1537 DE 2001. DECRETO NACIONAL 2145 DE 1999, DECRETO NACINAL 4485

DE 2009.


1 9 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminer.NTC ISO 9001:2008 Gestión de Calidad, NTC 1S014001:2004 Gestión Ambiental, NTC OHSAS 18001:2007

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

1200,32,49 INFORMES DE GESTION Solicitud Informe

1 9 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las Obleas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales

adquieren el valor Histórico desde que se generan. 'Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenadas mediante cualquier medio'; Ley 594 de 2000, articules 49 y 19. parágrafo 2. Apricot el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la

conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. DECRETO 445 DE 2009, DECRETO 2529 DE 1950, NORMA NTC ISO 9001

DE 2008 Y NTGP: 1000 DE 2009.

CONVENCIONES CT:ConSenraCión total E: Eliminación S: Selección D: D gitalización MT: Medio tecnológico

ite—s--.Zatádar.ia TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00


Hoja: 4 De: 6



ARCHIVO CENTRAL CT E S MT 0

12011,37 MANUALES— • - 1200,37,60 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

Estudios de administración y métodos Caracterización de procesos Procedimientos Formatos para procesos de la Entidad Comunicaciones Oficiales


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10 % el restante ediminanNTC ISO 9001:2008 Gestión de Calidad, NTC ISO 14001:2004 Gestión Ambiental, NTC ONSAS 18001:2007

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

" 1200,40 . P,ETICIONES; QUEJAS, RECLAMOS9 SUGERENCIAS (13,Q,R S). : . : -

Petición, queja, reclamo o sugerencia Respuesta

2 8 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundados

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 5% el restante eliminar. Constitución Politice de 1991. Ad.

23. Decreto Ley 2232 de 1995

r, 1200,42 PLANES ) :-.-. . -r -u:-:„-:- 1200,42,65 PLAN DE ACCION DEL MODELO INTEGRADO DE

PLANEACION Y GESTION Plan de acción Informes de seguimiento y ejecución Actas de reunión Comunicaciones oficiales

2 6 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundados

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. Constitución politica de

Colombia Art. 209, 269,339, Ley 87 de 1193,Decreto 2145 de 1999,Deaato 1537 de 2001 Decreto 1599 de 2005,Ley 872 de 2003

1200,42,66 PLAN DE ANT1CORRUPCION Plan de anticorrupción Informes de seguimiento y ejecución Comunicaciones oficiales Actas de reunión

2 6 X X Documentos que reflejan las actividades rearmadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundados

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. LEY 1474 DE 2011,LEY 87 DE

1993,0ECRETO 1599 DE 2005

1200,42,67 PLAN DE CONTINGENCIA DE TECNOLOGIA Plan Informes de seguimiento y ejecución Solicitudes de ajuste Comunicaciones oficiales

1 4 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundados

cumplido su tiempo de retención eliminar. NTC-ISO 31000

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación 5: Selección 0:0 gitalización MT: Medio tecnológico

:S-- Sts er-sers. Sa-27.- ni a TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



Hoja: 5 De: 6



ARCHIVO CENTRAL

CT E S MT

D

1200,42,69 PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Plan Informes de seguimiento y ejecución Solicitudes de ajuste Comunicaciones oficiales

1 4 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los

protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. RESOLUCION 20074100000665 DEL 05/02/2007 por la cual se crea el

grupo de planeación y sistemas.

1200,42,70 PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Plan estratégico institucional Informes de seguimiento y ejecución Comunicaciones oficiales


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. Constitución politice de

Colombia Ad. 209, 289,339, Ley 87 de 1193,Decmto 2145 de 1999.Decreto 1537 de 2001,Decreto 1599 de 2005,Ley 672 de 2003,Norma NTCGP

1000:2004

1200,42,71 PLAN OPERATIVO Plan operativo Informes de seguimiento y ejecución Actas de reunión Comunicaciones oficiales


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar.

RESOLUCION 693 del 09/09/2005 por la cual se crea el grupo de planeación y se le asignan funciones.


MT: Medio tecnológico

Resp e archivo - Secretaria General

-beberé: Javier Iban Umaha Retó: Magda Ramlrez Aprobó: Meada Rernirez 1-ecria ale entechan: 10 50 noyernme Ce 1Ulb

CT:Conservacián total E: Eliminación

Firma:

NES D: Digitalización

CON 5:

Proceso(s) Retal :

GESTIÓN DOCUMENT L

(2. Fecha de aprobación: - (2-1 5

Sena es-so/F.1'4=ra 4-Jat TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00


Hoja: 6 De: 6




1200,46,84 PROYECTOS DE INVERSION Estudios de viabilidad Actas de reunión Documentos de Ajuste Fichas de Proyectos Soportes de remisión de información por aéreas Tramites ante el Ministerio y el Departamento de Planeación ~nnal

2 9 X X

DE 2000, LEY 819 DE 2003,LEY 225 DE

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones financieras de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primados eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el

Archivo General de la Nación. LEY 1421 Del 1993, ESTATUTO ORGANICO DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES, LEY 179 DE 1994, LEY 225 Y 617

1995, DECRETO 2844 de 2010- SUIP, DECRETO 111 DE 1996.

;120048 '. SEGUIMIENTO AL,SISTEMADEGESTIORI INTEGRADO 1:. , "7- ':, .

•

Informes de seguimiento y ejecución Comunicaciones oficiales Indicadores de gestión Implementación del sistema Informes de auditoria


cumplido su tiempo de retención eliminar. Ley 489 de 1998, Ley 872 de 2003,NTCGP1000,Decreto 4485, DE 2009,Decreto 2482 de 2012.

, 1200,49," SEGUIMIENTO AL SISTEMKDEINFORMACION'INSTITUCIONAL ,.- --. Actas de reunión Comunicaciones oficiales memorandos convenios Proyectos de sistematización Normas de seguridad y confidencialidad Procedimientos de ajuste Investigaciones de nuevas tecnologías

2 2 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primados se puede proceder a Eliminar, siguiendo los



==- Sterersolialaii,ritaz Código: F-GED0-011 Versión: 00 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Planeación y Sistemas ( Sistemas) CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1210

Hoja:1 De: 3

CODIGO SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E S D Ml

1411011» Auttlit1401101114151"71010P111111CIMMINSPIRIMIS r-11, wat teneanctammomfigratosataggra 1210,11,18 AUTORIZACION DE RETIRO DE EQUIPOS

S011ettudes Autorizaciones

1 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos

sus valores primados se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación.

RESOLUCION 20074100000595 DEL 05/02/2007 por la cual se crea el grupo de planeación y sistemas.

10210:211tAtktill 401011:411•981111110:115111S IIINIMIROSIMINantelielatalEBER. IllfeStea ;10211:11E SIMISHIMIRS1 Backup de coplas 1 9 X X X Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las

',oleicas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan.

tos documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante

cualquier medio': Ley 594 de 2000, adlculos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. 'Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yro almacenados mediante cualquier medie; Ley 594 de 2000, articules 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el

medio tecnológico que defina el Instituto, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. LEY 527 DE 1999.

' CONVENCIONES

CT:Conservación total E: Eliminación S: Sele ción D: Digttalización MT: Medio tecnológico

StrArta.erscslircllaratat : TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código: F-GE00411 Versión: 00


Hoja:2 De: 3

CODIGO SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CONCEPTOS TECNICOS DE TECNOLOGIA Solicitud Concepto

aincon

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

Documentas que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los



ARCHIVO GESTIÓN

1

ARCHIVO CENTRAL

2

CT

coticentonaemNIMESIMISSIMISSISAISSESSMIRISSiltaaltenelanatalteraOKIWAIMISIIMITI E

X

S MT D

1210,18,24

ren~li StitOWDEISOFWAIWSWate.Sla X

itMITORIOSPERMWMPISSIESSISSIVIMISSIMMEMPEWASSINSISMIESSMIESAMIRMESSESISSIESI

X liatatarantaffinagairnetaaalartelatirrearaaggleatal

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de lasN funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundados

cumplido su tiempo de retención eliminar. LEY 1474 DE 2011,1EY 1712 DE 2014,LEY 190 DE 1995,150 31000,LEY 42 DE 1993, LEY 87 DE 1993,

LEY 610 DE 2000, LEY 734 DE 2002,

Requerimientos Casos de uso Manuales

5 0

:94Mlan'l 1210,34,54 INVENTARIOS DE SOFWARE Y HARDWARE

Inventarlos Hojas de vida de equipos Licencias de Software

2 a X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundados

cumplido su tiempo de retención eliminar. LEY 1474 DE 2011,1EY 1712 DE 2014,LEY 190 DE 1995,ISO 31000,1EY 42 DE 1993, LEY 87 DE 1993,

LEY 610 DE 2000, LEY 734 DE 2002,

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación 5: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

CO CIO S 5: Seiec án gitalización MT: Medio tecnológico

Firma: Responsable

Fecha de aprobación:

Elaboró: Javier Iban Urnefla Revisó: Linda Ramlrez Aprobó: Magna Rernfrez Fecha de creación: lada nemembre de 201b

o Secr a General

CT:ConservacIón total

Firma:

Proceso(s) Relee! Me

GESTIÓN DOCUM NTAL

E: Eliminación

...... . . . . . ..... .

Sesiories—szcalláliCira rFa TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00


Hola:3 De: 3



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

1144.1411 MOGI, - —0111199~4:1;95MarniteR PROGRAMA DE MANTENIMIENTO TECNOLOGICO Solicitud de soporte y mantenimiento

1 1 SesI14 e 11111.IP1911199t

2 X S ? IMKSIIIA RIPIMBIMaillaalleallEMNIEWAII

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los



1210,45,79

1210,45,81 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS Cronograma de mantenimiento Formatos de mantenimiento

1 1

,.,

X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los



OFICINA DE CONTROL INTERNO

.? Strat-Tri=ve:W..sto—is- ora vr-S..a TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

• Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Control Interno OFICINA PRODUCTORA: Oficina Control Interno CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1300

Hoja:1 De: 3



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

= 1300,3,13 ACTAS DE COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Citación Acta Anexos

1 9 X X

Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las edificas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico desde que

se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, articulos

49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenticidad,

trazabilidad y seguridad de la información. EL COMITE DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO SE CREA BAJO RESOLUCION

20101310008485 DEL 17-09-2010. LEY 87 DE 1993.


2 3 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención

eliminar.

.,. 1.300,14,1. BOLETINES. r “/ .. 1300,13,19 BOLET1N DE AUTOCONTROL

Boletín 1 2 X Documentos que reflejan las actMdades realizadas en cumplimiento de las funciones

Administrativas de la Entidad, no desamsilan valores secundarios cumplido su tiempo de retención eliminar. Decreto Nacional 943 de 2014,LEY 1712 DE 2014,LEY 190 DE 1995,LEY 87 DE 1993.


dor

4 "—nora ea—...:r=r•ZáZtfa s—Sez TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Control interno OFICINA PRODUCTORA: Oficina Control Interno CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1300 Hoja:2 De: 3




1300,32 INFORMES'. ' _

1300,32,45 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL Solicitud Comunicaciones oficiales Papeles de trabajo Informe .

1 19 X _

Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el • funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan. 'Los documentos originales que posean valores históricas no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio, Ley 594 de 2000, sonarlos


tn3zabliidad y seguridad de la información. CONSTITUCION POLITICA ART. 209 Y 269, LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL DECRETO NACIONAL 1537 DE 2001,

DECRETO NACIONAL 2145 DE 1999, DECRETO NACIONAL 4485 DE 2009.

1300,32,48 INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Formatos de apoyo a la auditoria Actas • Comunicaciones oficiales Informes

•

1 9 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politica' y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan.

"Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, arriarlos


trazabírlad y seguridad de la Información. LEY 190 DE 1995,LEY 87 DE 1993.

1300,32,50 INFORMES DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION INTERNO Solicitud Formatos Comunicaciones Oficiales

de trabajo Indicadores de gestión Evaluaciones Documentos de ajuste Informes Actas de capacitaciones

1 9 X

Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenticidad,Papeles

X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan.

tos documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 584 de 2000, articulas

49 y 19, parágrafo 2.

tmzabilidad y seguridad de la Información. LEY 190 DE 1995,LEY 87 DE 1993.

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección O: Digitalización MT: Medio tecnológico


Fecha de aprobación:

CT:Conse__ 'rninación

rinn yG Bo efe ependencla

Flrrna:

Se cción ONVE I • NES

Di lización

Adraall Respons ble •e are vo - Sec n General

- I S

St«..; :te:Ti-zzacarsTa—a- Aria TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL • Código: F-GED0-011

Versión: 00 •

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Oficina Control Interno OFICINA PRODUCTORA: Oficina Control Interno CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 1300

Hoja:3 De: 3


_ RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL


ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

' 130042 - PLANES-..-:— .,

1300,4263 PLAN ANUAL DE AUDITORIA Guía de auditoria de oficina de DI Programa anual de auditoria

1

Formatos soporte del desarrollo del programa DE

4

7.--\ dr•s

X X

"

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarlos cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10 % el restante eliminar. LEY 190

1995.LEY 87 DE 1993.

ProcesoM) Relacionado(s):

GESTIÓN DOCUMENTAL VD

7 Revisó: Megcle Remirar ,Elerobob67mJavILIRbanernUfrarmatla

V cena de creación: 10 00 noviembre cm allb

DELEGATUFtA PARA LA SUPERVISION DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA DEL

COOPERATIVISMO

Sur e Ar—soczarItioreír—ar rSa • TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011 Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Delegatura para la supervisión de la actividad Financiera del Cooperativismo OFICINA PRODUCTORA: Delegatura para la supervisión de la actividad Financiera del Cooperativismo CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 2000 Hoja:1 De: 4



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

• 2000,3 . ACTAS • 2000,3,16 ACTAS DE COMITÉ PRIMARIO

Invitación Acta

2 3 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de

las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención eliminar.

. -2000,29: • EXPEDIEN,TES.pg ENTIDADES VIGILADAS , ,

2000,29,43 EXPEDIENTES DE ENTIDADES VIGILADAS - FINANCIERA Estatutos Estados Financieros Certificado del revisor fiscal o de la junta de vigilancia Certificado de cámara de comercio Acta de Asamblea donde se aprobó la actividad financiera o estados financieros

Requerimientos por incumplimiento de ley Reportes de información financiera de ley Derechos de petición Oficio de traslado Consultas Informe de visitas de inspección Oficios de requerimiento Resolución de sanción a eximir Acto administrativo Control de legalidad Soportes de la asamblea ( acta de consejo en donde se convoca, certificación de Junta de Vigilancia sobre publicación, listado de asociados hábiles e inhábiles

4 16 X X X Documentos que dan testimonio de las politices, directrices y supervisión de las Entidades vigiladas, los cuales adquieren el valor Histórico desde

que se generan, regulan los procesos y las diferentes actividades propias de las funciones de la entidad.

Adquiere valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo dele Superintendencia de la Economia Solidaria.

Se transferirá al archivo central una vez se liquide la Entidad vigilada.

"Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados

mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina el Instituto, asegurando la

conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información.


Sur iierS40.a-Ciraria — TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00





Hoja de vida cedula Solicitud autorización de cierre, apertura o traslados de oficinas Autorización de cierre, apertura o traslados de oficinas Certificado Judicial

Tarjeta profesional del Revisor Fiscal y antecedentes de la junta de junta central Contadora

Carta de designación de revisores fiscales - Antecedentes Junta Central Oficio de aceptación del cargo Acto administrativo de la posesión o abstención de la posesión Recursos de reposición y de revocatoria directa Oficio de presentación de visita Informe ejecutivo Análisis Extrasitu Aviso de prensa Informes de gestión de las Cooperativas Resolución de toma de posesión genérica Inventario activos y pasivos Acciones de tutela

4 16 X x x Documentos que dan testimonio de las políticas, directrices y supervisión de las Entidades vigiladas, los cuales adquieren el valor Histórico desde


Adquiere valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la Superintendencia de la Economía Solidaria.


"Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yto almacenados



CONVENCIONES .. CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

cQ

Sor ersoflcta r-AFarz TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011 Versión: 00




ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

Solicitudes de información Pólizas Actas de visita ( cierre) Informe interno de inspección Oficios de traslado de informes de visita Oficio de autorización Acta de encuentro de supervisión descentralizada Acto administrativo de ineficacia Resolución de cancelación de registro Solicitud de liquidación o disolución voluntaria Informes de gestión del liquidador liquidación Hoja de vida del liquidador Acta de disolución Antecedentes judiciales del liquidador Tarjeta profesional Convocatoria Listado de asociados hábiles e inhábiles Oficio de aceptación Liquidador Acto del Consejo de Administración Acta de Asamblea de Elección de Consejeros que convocan Informe del proceso de liquidación Oficio de respuesta Acta de Asamblea donde se aprobó el desmonte

4 16 X X X Documentos que dan testimonio de las políticas, directrices y supervisión de las Entidades vigiladas, los cuales adquieren el valor Histórico desde




"Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados



CONVENCIONES - CT:Conservación total E: Eliminación 5: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

VENC N


TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

AIC2P refrene> YATZ:—...—atfla •••••••#^-1—


COD100 RIES, SU: ERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL


ARCHIVO CENTRAL

CT E S MT

D

2000,41.-: Prl' I0NES,0UEJAS, .- ECIAMOS 0,SFtENCI‘AS (PA . . RA) l', ' • . —

...-

Pe ión, queja, reclamo o ugerencia R. puesta

r

l

2 8 x x X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas deis Entidad, no des/atollan valores secundarios cumplido su tiempo de retendón en el archivo central conservar una muestra representativa del 5 % el restante eliminar. Constitución Política de 1991. Art. 23. Decreto Ley 2232 de 1995

E' Eliminación Digitalización MT: Medio tecnológico

Fecha de aprobación: tk_ Vq.Bo. Jefe depen Resp rchivo - e etaria General

Proceso(t) aelonado(s):

GESTIÓÑ DOCUMENTAL

Elaboró: Javier Iban Umaña Revisó: Magda RamIroz Aprobó: meada Raminm Fecha do creación: lu de noviembre de 2015

DELEGATURA PARA LA SUPERVISION DEL AHORRO Y LA FORMA ASOCIATIVA


ista-JrAtai Artiraik TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Delegatura para la supervisión del ahorro y la forma Asociativa OFICINA PRODUCTORA: Delegatura para la supervisión del ahorro y la forma Asociativa CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 3000

Hoja:1 De: 3


PROCEDIMIENTO ARCHIVO GFSTIÓN

ARCHIVO CFNTRAI

CT E S D MT

maixio01111ill APT40~:i:1:1:::1:::1*:1,i,1,1,1:1:1,1:1:: :1iIllil:n7)777P llEIJIIIIIIIIIIillIllIll111111;llillIlillIll ',11111 Ii111111111111111111111110111111111111111Milili11111111111111111:111 3000,3,16 ACTAS DE COMITÉ PRIMARIO

Invitación Acta

2 3 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento

de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención eliminar.

111111~11111trebEllittOESITIDADESYlatillilt1:1:1*1:114:1 ,. . , . . . 3000,29,42 4 16 X X X Documentos que dan testimonio de las políticas, directrices y supervisión

de las Entidades vigiladas, los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan, regulan los procesos y las diferentes actividades propias de las

funciones dele entidad. Adquiere valores secundarlos y forma parte del patrimonio histórico,

cultural e Investigativo deis Superintendencia de la Economia Solidaria. Se transferirá al archivo central una vez se liquide la Entidad vigilada.

'Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yk almacenados

mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, articules 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina el Instituto, asegurando la

conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad deis Información.

-

EXPEDIENTES DE ENTIDADES VIGILADAS -ASOCIATIVA Estatutos Actos de constitución Actos de nombramiento Directivos y Órganos de Control Certificado Existencia y Representación Legal de la Cámara y Certificado de Dan social Resoluciones del Ministerio de Protección Social Quejas Oficios

Derechos de petición T utelas Actas de visita Informes de visita externa in situ y sus soportes Oficios de remisión de informes de visita Solicitudes de información


•

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00


Hoja:2 De: 3



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

Análisis extra sltu Documentos de cierre de ejercicio Pliego de cargos Descargos Actos administrativos Recursos de reposición Acuerdo de reestructuración Certificado de Cámara de Comercio Informes de gestión de las entidades

Resolución de toma de posesión genérica, toma de posesión para administrar o toma de posesión para liquidar Inventario activos y pasivos Consultas Informes de gestión del liquidador voluntaria

4 16 X x X Documentos que dan testimonio de las políticas, directrices y supervisión de las Entidades vigiladas, los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan, regulan los procesos y las diferentes actividades propias de las

funciones deja entidad. Adquiere valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico,

cultural e investigativo deis Superintendencia de la Economia Solidaria. Se transferirá al archivo central una vez se liquide la Entidad vigilada.

"Los documentos originales que pasean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenadas

mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina el instituto, asegurando la

conservación, autenticidad, trazabilidad yseguridad de la Información.

_

CONVENCIONES CT:Cons rvación total E: Eliminación S: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

Sur erearsuegiiira—arer—Area TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

CT:C7i. ación tota E: Eliminación D: DigitalizacIón MT: Medio tecnológico

Firma: Ro. Jefe dep ndencla Re sab

Fecha de aprobación: 1.--\ ‘1.- -15

EN S: Sel

Firma:

ProcesotsiRelaclonada(e):

GESTIÓN DOCUMENTAL

Elaboró: Javier Iban limalla Revisó: Magda Remiren Aprobó: Magda Ramírez

archivo Secretaria General

•


Hoja:3 De: 3

CODIGO RETENCIÓN

ARCHIVO ARCHIVO GFSTION pyNTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

CT SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

E S MT PROCEDIMIENTO

1 9 X 3000,32,41 INFORMES CAMARAS DE COMERCIO DE ENTIDADES NO VIGILADAS Informe

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas dala Entidad, Una vez la

documentación pierde todos sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el

Archivo General de la Nación.

Irommomasmowilagumospismarmemonew Petición, queja, reclamo o sugerencia Respuesta

2 8 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas dala Entidad, no desarrollan

valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archiva central conservar una muestra representativa del 5 % el restante

eliminar. Constitución Politica de 1991. Art. 23. Decreto Ley 2232 de 1995

Fecha de creación: tu de noviembre de 2015

SECRETARIA GENERAL

e ----- - -- -.—..------ -- -Sar-srersoffidaria ,..,—,..—.--,....,- ,- .,--......,......”.,--.- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General OFICINA PRODUCTORA: Secretaria General CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4000 Hoja:1 De: 3



ARCHIVO CENTRAL CT E S MT 0

.,,. .40003 • ACTAS.-. • , - 4000,3,14 ACTAS DE COMITÉ DE DIRECCION

Citación Acta

1 9 x X

Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el

valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,

aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2.



2 3 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo

de retención eliminar.

1 :4000,321:• INFORMES ' .:-.. - - 4000,32,45 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Solicitud Informe

1 19 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor

Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,

aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2.

Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación. autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. CONSTITUCION POLITICA

ART. 209 Y 269, LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL DECRETO NACIONAL 1537 DE 2001, DECRETO NACIONAL 2145 DE 1999,

DECRETO NACINAL 4485 DE 2009.

CONVENCIONES .CI:Conservación total E: Eliminación 5: Selección D: Digitalización MI: Medio tecnológico

S --Starter-so Aida ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General OFICINA PRODUCTORA: Secretaria General CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4000

Hoja:2 De: 3

CODIGO SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL •


ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT


1 19 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor

Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,

aun cuando hayan sido reproducidos yro almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2.

Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. CONSTITUCIÓN POLITICA 1991 ART. 209 Y 269, LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL DECRETO 1537, DECRETO NACIONAL 4485 DE 2009, DECRETO 1599 DE

2005.

. 4000;44 • PROCESCS a. 4000,44,75 PROCESOS DISCIPLINARIOS

Oficio de Queja Autos Comunicaciones Oficiales Solicitud de Pruebas Pliego de cargos Descargos Notificaciones Resolución sancionatoria o absolutoria

5 9 X X La subsidie documental Procesos Disciplinarios reflejan los procesos con los tipos de faltas disciplinarias en que incurren los servidores públicos; el valor primario se aplica a partir del acto administrativo que ordena la ejecución de la sanción, posteriormente

se procede a realizar una selección del 5% de la documentación conservando mediante digitalizadón los respectivos expedientes la cual respalda la información

aquí registrada como mecanismo de control y consulta para la entidad. Cumplido su tiempo de retención eliminar siguiendo el protocolo establecido por el archivo central

de la Entidad. LEY 734 DE 2002 ,1437 DE 2011.


C VEN . Sale a:Conse ació total E: Eliminación

Firma: Firma:

jr 2:7.....:= „:.-.2.t.=.. ,-...........,—_ „Sasicaer.s.o/ "lezilaria. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General OFICINA PRODUCTORA: Secretaria General CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4000 Hoja:3 De:3



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

, 4000;47-, RESOLUCIONES .._,, Resolución Notificaciones Edicto Pruebas de envió de correspondencia comunicaciones oficiales

7-- \ fr.

2 18

r-.... .r..

X X

Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la empresa, los cuales adquieren el

valor Histórico desde que se generan, regulan los procesas y las diferentes actividades propias de las funciones de la entidad, en ellos quedan consignadas

normas y decisiones de los órganos de dirección. Adquiere valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo de la Superintendencia de la Economía Solidaria. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,

aun cuando hayan sido reproducidos yro almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19. parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina el

Instituto, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. LEY 1437 DE 2011

Fecha de aprobación: 9-1

D: Digitalización MT: Medio tecnológico

Respo ble e archivo 50.spetaria General

Procem o(e) Rlacionado(e):

GESTIÓN DOCUMENTAL í í

Elaboró: Javier Iban limalla Revisó: Magda Ramirez Aprobó: Magas RamIraz Fecha de creación: lude ~nombre de Sub

07 rrart. S' suya* e .e.L.s Oincffa ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Talento Humano y Gestión Documental (4000) CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4000

Hója: 1 De: 8



ARCHIVO CENTRAL

CT E S MT•

D

gr.40911312. 49TA.55matrai-.1tra-4-eiS-," Itiii't 41: ..awastese—aaraw¿ - 1; -211071era. ,.9.-~-`:-.4.1. r - wtr.4 4000,3,11 ACTAS DE COMISIÓN DE PERSONAL

Acta Citación Resolución Requerimient0 Soportes de legalización Formatos Comunicaciones oficiales Respuestas a requerimiento • Registro de inscripción Acta de apertura de elección Convocatoria. Listado de jurados de votación Listado de votantes

1 9 X X Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el

valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; . Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19. parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. RESOLUCIÓN 2015410008985 DE 16 de octubre de 2015, LA COMISION DE PERSONAL ES

ELEGIDA ANUALMETE MEDIANTE ACTO ADMINISTRATIVO.

4000,3,15 ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO- COOPASST Oficio de citación Acta

1 9 X

i

X Documentos de carácter administrativo o legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor

Histórico desde que se generen. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sidoteproduddos yto almacenados mediante cualquier medio";

Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación.

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. Resolución 2013 de 1986. . EL COMITE SE CREA BAJO LA RESOLUCION: 20144100011005 DEL 27 DE

OCTUBRE DE 2014.

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación $ Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

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e ==== zt-•:-....-= --,..., - S icen erso/ 'Á aat Aria .,..,---,...---- .-.... ... -....-- ,..,---... TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011 Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Talento Humano y Gestión Documental (4000) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General

Hoja: 2 De: 8




.p 4000,20 ' CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES 1 _

4000,20,28 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Informe


valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio";

Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que

defina el Instituto, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. ACUERDO 060 DE 2001

4000,20,29 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Informe


valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio";


autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que

defina el Instituto, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. ACUERDO 060 DE 2001


itv

..SeUriates--..s.ceflaa ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011 Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Talento Humano y Gestión Documental (4000) CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4000

Hoja: 3 De: 8

CODIGO • .-• . .

SERIES, SÜBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO ARCHIVO C.FSTIÓN

ARCHIVO CFNTRAI

• CT E S D MT 114,91:11:W315 DPNYCIPATIDRIASIDEZARREWADMINIITRATIVA.,~e. t;fiitik rrdint-4,z-_- . í anraffin.r.tth zma"ntmer-- avlatwe

Comunicaciones CNSC Comunicaciones DAFP Actos administrativos pago convocatoria Convocatoria a concursos Lista de elegibles o acto administrativo de concurso declarado desierto o sin efecto Revocatoria nombramientos empleos de carrera Comunicaciones oficiales Listado presentación de evidencias Documentos generales de encarga turas Circulares Consultas y normas

1 19 X X X Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el

valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yto almacenados mediante cualquier medio";

.Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2.. Aplicar el medio tecnológico que defina le Entidad, asegurando la conservación,

autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. LEY 909 DE 2004 , Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4500 de

2005, Reglamentada por el Decreto Nacional 3905 de 2009, Reglamentada . parcialmente por el Decreto Nacional 4567 de 2011.

1:4000~ HISTORIAS:pkaorbmigsput-r::arr~a::: iffix-{-1-9:.i - ,¿=, - nwrur - .-11- wez: *S21111-ant 11 : ' "r - !:4 ..,E2VálltM,411111" Hoja de control historias laborales 2 Lista de chequeo Convocatoria Publicación pagina web Supersolidaria Invitación bolsas de empleo universidades y otras Acta de selección

.

Pruebas ingreso Pruebas de conocimientos especificas Entrevista y aplicación formato F-. TAHU- 018 Pruebas de sistemas Acto administrativo de nombramiento, incorporación Lista de elegibles (Lista, firmeza, comunicación Oficio de notifiOación del nombramiento Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo Documentos de identificación Libreta militar '

Hoja cie vida (Formato Único Función Pública) Tarjeta profesional Soportes documentales de estudios y experiencia laboral

78 X X Esta Serie refleja lasAcciones tanto del funcionario como dele entidad durante su proceso laboral, es de adarar que en esta serie no se contemplan los contratos de

prestación de servicios; ofrece posibilidades de investigación y estudios de tipo histórico. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos srio almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 5%19, parágrafo 2.


Ley 190 de 1995. .

CT:Cqnsérvación total E: Eliminación . CONVENCIONES

S: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

....•14,••••••••.•

Suits erscaildrar Arti.ar TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011 Versión: 00

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4000 Hoja: 4 De: 8




Acta de posesión Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes de la profesión Declaración de Bienes y Rentas Oficio de solicitud de examen médico de ingreso o retiro Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, ARL. Comunicación de número de cuenta bancaria Formatos de calidad proceso de vinculación, inducción y desvinculación del funcionario Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, Evaluación del Desempeño

Certificado de ingresos y retenciones Comunicación desvinculación Oficio presentación renuncia Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc. Actos administrativos que modifiquen, aclaren o deroguen resoluciones de nombramiento, retiros o situaciones administrativas Comunicaciones oficiales

2 78 X X Esta Serie refleja las acciones tanto del funcionario como de la entidad durante su proceso laboral, es de aclarar que en esta serie no se contemplan los contratos de

prestación de servicios: ofrece posibilidades de investigación y estudios de tipo histórico "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser



Ley 190 de 1995. .


sztraz=rt ::--e:;teses.a.....—Ficr. a na

.,...,—.,.-....—,... .-- ,,. ....--..,-.. ..............,. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00

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CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL


ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

, 4000,33 INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PRESTAMOS DOCUMENTALES ' - .. , .

Formato con solicitud de préstamos documentales Planilla control de préstamo

1 4 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo

de retención eliminar. LEY 594 DE 2000

•:• 4000,34 INVENTARIOS. 4000,34,55 INVENTARIO DOCUMENTAL

Base de datos en Excel Formato Único Inventario Documental ( FUID)

1 9 X X X La Subsane contiene información dolos inventarlos documentales de la Entidad, los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan , adquiere valores

secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la Superintendencia Solidaria.

"Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio teamlógico que

defina el Instituto, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. Acuerdo 08 de 1995. CIRCULAR 004 DE 2012.

. 400037 , MANUALES: 4000,37,59 MANUAL DE FUNCION Y COMPETENCIAS

LABORALES Manual de funciones Adiciones Estudios

2 18 X X Documentos de carácter administrativo y legal. , los cuales adquieren el valor Histórico desde que se generan ya que regulan los procesos y las diferentes

actividades propias de las funciones de la dependencia, adquiere valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigaflvo de la

Superintendencia Solidaria. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que

defina el Instituto, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. LEY 909 DE 2004,LEY 1033 DE 2006,DECRETO LEY 1567 DE

1998, DECRETO LEY 760 DE 2005,DECRETO LEY 770 DE 2005,DECRETO LEY 785 DE

2005, DECRETO 1227 DE 2005,DECRETO 2772 DE 2005,DECRETO 4500 DE

2005,DECRETO 2489 DE 2006.

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación 5 Selección D: Digitalización M7: Medio tecnológico

= S draw» es—so/á r- A, a



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Hoja: 6 De: 8




ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

4000,39 NOMINA . • '‘' • 4000,39,62 NOVEDADES DE NOMINA

Nomina Solicitud de CDP y RP

• Liquidación de nómina- Planilla Excel Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Registro presupuestal del Compromiso (RP) Registro Presupuestal de Obligación (OP) Soportes Pagos Bancarios (Pago nómina empleados y pagos a terceros) Orden de Pago Presupuestal Resumen por Concepto Novedades de Nómina Conciliación de Deducciones Copia Desprendibles de Pago Aportes al sistema de seguridad y parafiscales

2 78 X X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la empresa, los cuales adquieren el valor

Histórico desde que se generan, regulan los procesos y las diferentes actividades propias de las funciones de la dependencia, en ellos quedan consignados los

respectivos aportes a la seguridad social. Adquiere valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e

investigativo dele Superintendencia Solidaria. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos sito almacenados mediante cualquier medio": Ley 594 de 2000. artículos 49 y 19, párágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que

defina el Instituto, asegurando la conservación, autentiddad, trazabilidad y seguridad de la información.

4000,41: PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCIAS (P,Q,R,S) - A Petición, queja, reclamo o sugerencia Respuesta

2 8 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas dele Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo

de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 5 % el restante eliminar. Constitución Política de 1991. Art. 23. Decreto Ley 2232 de 1995

.4000,42 PLANES ,, -- :. 4000,42,68 PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO

Plan 2 5 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones

Administrativas de la Entidad, Una ve i la documentación pierde todos sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el

Archivo General de la Nación. LEY 594 DE 2000 Y DECRETO 106 DE 2015.

CONVENCIONES CT:Conseniación total E: Eliminación S. Selección D: Digitalización . f147: Medio tecnológico

Sur es—sotirda s—AFa S•mil-a.”,-J• • •••••• ••.••• •• • ed, ár..• 2.1,1 • • • •••i SW••• • ,••-•t••

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011 Versión: 00

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CODIGO SERIES, SUEISERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL


ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

'.' 4000,45. - PROGFtAMAS •'-' .- .,, ,,. _

4000,45,77

4000,45,78

4000,45,80

4000,45,82

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Encuestas Consolidado Plan Anual de Capacitación y Bienestar Planillas de asistencia a capacitaciones Evaluaciones de capacitaciones Registro de eventos desarrollados Actas del comité de capacitación y bienestar social

1 4 X

Archivo General de la Nación.

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento dotas funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores

primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos perol

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Programa Cronograma de actividades Programas archivlsticos Comunicaciones oficiales PINAR ( Plan Institucional de Archivo) Manual SIG Reglamento de Archivo

4 6 X X La subsane documental Programa de Gestión Documental contiene información correspondiente al desarrollo de la gestión documental de la entidad Ley 594 art 21.


Ley 594 de 2000. Ad. 49. Ley 80 de 1989. Ley 527 de 1999. Decreto 2578 de 2012. Resolución 019 del 2001. Acuerdo 08 de 1995.

PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN Programa de inducción y re inducción Cronogramas Registro de participantes evaluaciones

1 4 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores

primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General dele Nación. DECRETO 1567 DE 1998 Y 1227 de 2005.

PROGRAMA DE SALUD Y SEGURIDAD PARA EL TRABAJO Y BIENESTAR SOCIAL Programa de salud y seguridad para el trabajo Política de salud y seguridad para el trabajo Matriz de peligros Plan anual de salud y seguridad para el trabajo y bienestar social Instrumentos de diagnóstico Reglamento de higiene y seguridad industrial Reportes de la ARL Planillas de registro y demás formatos

1 9 X X Documentos de carácter administrativo o legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento dele Entidad, los cuales adquieren el valor

Histórico desde que se generen. , "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio";


autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. Resolución 2013 de 1986.

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección

CT:Conse ación to

Firma'

Proceso(s) Set lonadoi :

GESTIÓN DOC MENT

D: Digitalización


Fecha de aprobación: \245

E: Eliminación 5: Se ION S

Firma:

e ......................-.......... r ...-.....,... .......,.. ...S. «Sr e S'S 0 ffil aa Ir j a TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretada General UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretada General CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4000 Hoja: 8 De: 8




ARCHIVO CFNTRAI

CT E S D MT

' ,A000,50- TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .,2.-.t.- " Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental

2^.....

2

",.

8 X

"

X X La Serie contiene información de la gestión documental de la entidad, una vez la documentación pierda su valor primado se procede a su eliminación fisica previa

microfilmadón de la documentación para la preservación de la información. Ley 594 de 2000. M. 49. Ley 80 de 1989. Ley 527 de 1999. Decreto 2578 de 2012.

Resolución 019 del 2001. Acuerdo 08 de 1995. Adquiere valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la Superintendencia de

la Economía Solidaria. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yto almacenados mediante cualquier medicf:

Ley 594 de 2000, adiados 24,49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio tecnológico que defina el Instituto, asegurando la conservación. autenticidad, trazabilidad y seguridad

dala información.

e de arch o - Secretaria General

Elaboró: Javier Iban limeña Revisó: Magda Ramírez Aprobó: magoa Remlrez

1-echa de creación: lude noviembre de 2015

zt: ... Sur» ers.c»..Iff acta Aria ................



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CODIGO SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN - DISPOSICIÓN PROCEDIMIENTO

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

4200,9 .,'• 40MINISTRACION Y'PAGO DE SERVICIOS•PUBLICOS Factura o recibo de servicios públicos " Solicitud de CDP y RP Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Registro presupuestal del Compromiso (RP) Registro Presupuestal de Obligación (OP) Soportes Pagos Saneados Orden de Pago Presupuestal Comunicaciones oficiales

1 - 4 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos

sus valores primarios eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. LEY 787 DE 1993, LEY 1150 DE 2007, DECRETOS

NACIONALES No. 066V 2464 DE 2008 REGLAMENTADO POR EL DECRETO NACIONAL 473 DE 2010.

4200;11 • ANTEpROYECTO DE PRESUPUESTO:. '' .— "i. , Anteproyecto 1 6 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las

funciones financieras de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores ',limados eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo

General de la Nación. LEY 1421 Del 1993, ESTATUTO ORGANICO DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES, LEY 179 DE 1974, LEY 225V 617 DE

2000, LEY 819 DE 2003.


Sur e rs catada rifa TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

-4200,14 E-. CAJA MENOR - Resolución o decreto Ministerio de Hacienda Póliza de manejo Solicitud de CDP y RP (Memorando) Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Resolución de constitución Caja Menor Registro presupuestal del Compromiso (RP) Registro Presupuestal de Obligación (OP) Transferencia Bancaria Orden de Pago presupuestal Relación de reembolso Caja Menor Arqueo Caja Menor Resolución de reembolso de Caja Menor Extracto bancario Resolución de cierre de caja menor Comprobante de egreso de cheque Recibo de consignación del efectivo

1 11 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones financieras de la Entidad. Una vez la documentación pierde todos sus

valores primarios se elimina, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. CODIGO DE COMERCIO ART. 60, LEY 610 DE 2000 ART. 8, LEY 734 DE 2005 ART, 30, LEY 791 DE 2002, CODIGO PENAL, LEY 599 DE

2000.

4200,15' CERTIFICACIONES TRIBUTARIAS, -c.

Solicitud de certificaciones Certificado de ingresos y retenciones

1 - '.-'

tí X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos

sus valores primarios eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nadón.ART. 10 DEL DECRETO 4583 DE 2006, ART. 22 Y 598

DEL ESTATUTO TRIBUTARIO. DECRETO NACIONAL 1767 DEL 93 Y 2537 DEL 93.LEY 488 DE 1998 ART. 138.

.. .4200,17 : C0MPROBANTES . " r .-:-. - -, - 4200,17,23 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Comprobantes notas contables 2 10 X Documentos que reflejan les actividades realizadas en cumplimiento de las

funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primarios eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo

General de la Nación. CÓDIGO DE COMERCIO ART. 60, DECRETO 2649 DE 1996, LEY 962 DE 2005 ART.28


Ia...••••••••••••••de 4,•••••••••••••••


Saar encsAri'dnitat rk-a TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria General

OFICINA PRODUCTORA: Secretaria General- Grupo Administrativo y Financiero (4200) CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4200

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CODIGO SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOS CIÓN


ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT .

,I 4200,19 :: CONCILIACIONES - — __.

4200,19,26 CONCILIACIONES BANCARIAS Formato de conciliación Comprobante movimiento contable Extractos bancarios

2 10 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad. Una vez la documentación pierde todos

sus valores primados eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. CÓDIGO DE COMERCIO ART. 60, DECRETO 2649 DE

1996, LEY 962 DE 2005 ART.28

4200,19,27 CONCILIACIONES CONTABLES Conciliación Inversiones Conciliación Nómina Conciliación de procesos judiciales

2 10 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos

sus valores primarios eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. CÓDIGO DE COMERCIO ART. 60. DECRETO 2649 DE

1996, LEY 962 DE 2005 ART.28

CONVENCIONES a:Conservación total E: Eliminación 5: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

0•••••• •••• NY. Cm' ••••.•...

car enotittar r--ja TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

' •{4200,21 ,., CONTRATACIÓN' •,.: _

4200,21,30 CONTFtATACION DIRECTA Memorando solicitud de la contratación Estudios y documentos previos Propuesta económica y de servicios Formato de inscripción de contratistas Documentos del contratista Certificación de idoneidad Solicitud de CDP CDP Resolución de justificación de la contratación directa Contrato Registro presupuestal Pólizas Acto de aprobación de pólizas Asignación de supervisor Constancia de afiliación a riesgos laborales (ad) Acta de inicio Publicación en el Secop Factura/cuenta de cobro Informes de ejecución del contrato Pagos al sistema de seguridad social integral Informes del supervisor Orden de pago/obligación Acta de terminación yro liquidación


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. LEY 1150 DE 2007,Ley 80 de 1993.


„--. e Sur. estsoflecta ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

4200,21,31 CONTRATACION DE SELECCION ABREVIDA Comunicaciones oficiales Estudios previos

Proyecto de Pliego de Condiciones-Pre pliegos Requerimientos técnicos . Disponibilidad presupuestal

Publicidad en el SECOP Oferta, propuesta( técnica económica) Garantía de seriedad Pólizas

Acta de inicio Convocatoria publica

Acto administrativo de apertura del proceso de selección Adendas o modificaciones

Informe de evaluación, verificación de propuestas Acta de audiencia Contrato

Acto de adjudicación


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. LEY 1150 DE 2007,Ley 80 de 1993.

CONVENCIONES CT:ConservacIón total E: Eliminación S: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

sur en don cita rifas TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S 13 MT

4200,21,32 CONTFtATACION DECLARADA DESIERTA Acta de cierre y apertura de propuestas Adendas Certificado de disponibilidad presupuestal Comentarios a los pliegos Estudios de conveniencia Informe de evaluación Ofertas Pliego de Condiciones definitivo Observaciones y Respuestas Proyecto de pliego Resolución de Apertura licitación o concurso Resolución de declaración proceso desierto


cumplido su tiempo de retención eliminar. LEY 1150 DE 2007, Ley 80 de 1993.

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección D: Digitallzación MT: Medio tecnológico

ntr; UjrZilnen ÁrS 4Crat rata

•̀"`e "-""„-"""" "'"'”'"'s" TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



Hoja:? De: 17



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

4200,21,33 CONTRATACION MINIMA CUANTIA

Acta aprobación Garantía de cumplimiento (si se solicito)

Acta de cierre Certificado Registro Presupuestal Acta de inicio Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado Registro Presupuestal Comunicación de aceptación de la oferta o declaratoria Estudios previos Fichas técnicas (en caso de ser requeridas) Garantía de cumplimiento (si se solicita) Informe de evaluación Invitación Pública Observaciones a la evaluación Propuestas Respuesta observaciones Solicitudtertificado Registro Presupuestal Verificación de requisitos habilitantes Propuesta seleccionada


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10 % el restante eliminar. LEY 1150 DE 2007, Ley 80 de 1993.


.S-asirra er so/ fr da ría TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

4200,21,34 CONTRATACION POR CONCURSO DE MERITOS Estudios y documentos previos Convocatoria publica

Invitaciones para presentar propuesta Acto de apertura del proceso de seleccion Proyecto de Pliego de Condiciones-Pre pliegos Requerimientos técnicos Disponibilidad presupuestal Pliego de condiciones Adendas o modificaciones al pliego de condiciones Publicidad en el SECOP Oferta, propuesta( técnica económica) Garantia de seriedad Polizas Informe de evaluación Verificacion de propuestas Informe de verificacion Valoración de experiencia o precalificación Acto de adjudicación o declarado desierto Publicación de los contratos Acta de Inicio

Ordenes de pago Comunicaciones del contratista Comunicaciones del supervisor Informes del supervisor Acta de liquidación Liquidación

2 19 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo central

conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. LEY 1150 DE 2007,Ley 80 de 1993.

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación S: Selección D: Digitali ación MT: Medio tecnológico

-Sricsics er-s "nect.at TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

4200,21,35 CONTRATACION POR LICITACION PUBLICA

Estudios y documentos previos ( Según legislación vigente)

Convocatoria publica

Invitación para presentar propuesta

Acto administrativo de apertura del proceso de selección

Proyecto de Pliego de Condiciones-Pre pliegos

Requerimientos técnicos Disponibilidad presupuestal

Pliego de condiciones

Adendas o modificaciones al pliego de condiciones

Publicidad en el SECOP

Oferta, propuesta( técnica económica)

Garantía de seriedad

Pólizas

Informe de evaluación

Valoración de experiencia o precaliflcación

Acto de adjudicación o declarado desierto

Publicación de los contratos

Acta de inicio

2 19 X X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios cumplido su tiempo de retención en el archivo central

conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. LEY 1150 DE 2007,Ley 80 de 1993.


fr

upo. e Ar-s tors ArcIa Ar- a te ..... TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretada General OFICINA PRODUCTORA: Secretaria General- Grupo Administrativo y Financiero (4200) CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4200

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' 4200,24 DEPLAFIA0IONES.TRIBUTARIAS -, -- 4200,24,38 DECLARACION DE INGRESO Y PATRIMONIO

Certificado de movimientos y cuentas de ingreso Formularios de declaración de ingresos y patrimonio Declaración de ICA Certificado de movimientos y cuentas de ingresos Formulario dp riPclarnrión dp IrR

2 10 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad. Una vez la documentación pierde todos

sus valores primados eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nadón.ART. 10 DEL DECRETO 4583 DE 2008, ART. 22 Y 598

DEL ESTATUTO TRIBUTARIO, DECRETO NACIONAL 1767 DEL 93 Y 2537 DEL BUEY 488 DE 1998 ART. 138.

4200,24,39 DECLARACION DE IVA Certificado de movimientos y cuentas de ingreso Formularios de declaración de ingresos y patrimonio Declaración de IVA Certificado de movimientos y cuentas de ingresos Formulario de declaración de IVA

2 10 X

93.LEY 488 DE 1998 ART. 138.

Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos

sus valores primados eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación.ART. 10 DEL DECRETO 4583 DE 2006, ART. 22 Y 598

DEL ESTATUTO TRIBUTARIO, DECRETO NACIONAL 1767 DEL 93 Y 2537 DEL

4200,24,40 DECLARACION MENSUAL DE RETEFUENTE Formulario de retención de la fuente Informe de relación sobre salario Relación de pagos a terceros

2 10 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas dele Entidad, Una vez la documentación pierde todos

sus valores primados eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General dele Nación.ART. 10 DEL DECRETO 4583 DE 2006, ART. 22 Y 598

DEL ESTATUTO TRIBUTARIO, DECRETO NACIONAL 1767 DEL 93 Y 2537 DEL 93.LEY 488 DE 1998 ART. 138.


.tz.-zrztt: Sur erso flaa a— ira , TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretada General

OFICINA PRODUCTORA: Secretaria General- Grupo Administrativo y Financiero (4200) CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4200

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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

.H4200;26 .• EJECUCION,RESUptlESTAL.'. Ejecución presupuesta Certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de registro presupuestal Informes de modificaciones al presupuesto Informe de ejecución presupuestal Informe de traslado presupuestal Comunicaciones oficiales

1 9 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones financieras de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores ;mimarlos eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo

General deis Nación. LEY 1421 Del 1993, ESTATUTO ORGANICO DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES, LEY 179 DE 1974, LEY 225 Y 617 DE

2000, LEY 819 DE 2003.

4200,28 ;;;; ESTADOS.FINANCIEROS- • :. , -, , .

Balance General Estado de actividad económica, financiera y social Estado de cambios en el patrimonio Catálogo general de cuentas Catálogo de operaciones reciprocas Notas a los estados financieros

1 19 X X X Documentos de carácter contable, dan testimonio de los movimientos de contabilidad respecto al funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el

valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"; Ley 594 de 2000, artículos 49 y 19, parágrafo 2. Aplicar el medio

tecnológico que defina el Instituto, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad dele infomiación. RESOLUCIÓN 237 DE 2010

4200 30 . HISTORIAL' DE VEHICULOS• r' . . ., Formulado matricula de vehículo Tarjetita de propiedad Inventario del vehículo Seguro Obligatorio Solicitud de mantenimiento preventivo Solicitud de mantenimiento correctivo Recibos pago de impuestos


sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. LEY 769 DE 2002

CONVENCIONES CT:Conservación total E: Eliminación 5: Selección D: Digitalización MT: Medio tecnológico

= aja. e Ars «c:» A acta r- kta. ....




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ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

•. 4200,32 • ." INFORMES : .. .-,

4200,32,46 INFORMES A OTRAS ENTIDADES Solicitud Informe Comunicaciones oficiales

1 19 X Documentos de carácter administrativo y legal. Dan testimonio de las politices y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren el valor

Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos yto almacenados mediante cualquier meollo"; Ley 594 de 2000, artados 49 y 19, parágrafo 2.

Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación. autenticidad, trazabilidad y seguridad de la inforrnación. CONSTITUCIÓN

POLITICA 1991 ART. 209 Y 269. LEY 87 DE 1993 REGLAMENTADA PARCIALMENTE POR EL DECRETO 1537, DECRETO NACIONAL 4485 DE

2009, DECRETO 1599 DE 2005.

4200,32,51 INFORMES DE TASA DE CONTRIBUCION Y MULTAS Circular externa rangos de tasa de contribución Informe recaudo tasa de contribuccion Informe de recaudo de multas Conciliacion cartera de tasa de contribucion Conciliadon cartera de multas Comunicaciones oficiales Boletin deudores morosos del Estado


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 5% el restante eliminar. Sentencia C-545 de 1994 Corte

Constitucional.

. .4200,34, INVENTARIOS -..

4200,34,52 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES Certificado avaluó Escrituras Certificado pago impuesto predial Comunicaciones oficiales

2 3

993. Ley 1150 de 2007.

X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10% el restante eliminar. DECRETÓ 047 DE 2014, Ley 87 de

1


,kv

...Snicser_scs,F4F4c2r.a. a—da ...... TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código: F-GED0-011

Versión: 00


Hoja: 13 De: 17



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

4200,34,53 INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES Inventario General de la SES Inventario por dependencia Inventario por personal Conciliación de bienes muebles

2 3 X

1993. Ley 1150 de 2007.

X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones Administrativas de la Entidad, no desarrollan valores secundarios

cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 10 % el restante eliminar. DECRETÓ 047 DE 2014, Ley 87 de

t• ' :4200,31 • " LÉGALIZA0i0N0EVIATICOSY COMISIONES,DE-SERVIC10-.. . - Solicitud de comisión o viáticos Resolución de comisión o viáticos Cumplido de la comisión Pasabordo Reintegro transporte Legalización de comisión o viáticos


sus valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación.

RESOLUCION 745 DEL 18 DE MARZO DE 2003 MINTFtABAJO

CONVENCIONES a:Conservación total E: Eliminación S: Selección O: Digitalización MT: Medio tecnológico


Saajcpers-estricrars-lia -----



Hoja: 14 De: 17

CODIGO .

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales •

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO ARCHIVO

GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT E S D MT

10420073611 DI BROS~4,,,,5115- '1---' 1., :. -- 1 19 La- Wall 12.11- _ Ar.,_ t.„.,,:__ Al flprzurivaaragsizezta-z4z4.-wittaut-s-a 4200,36,56 LIBROS AUXILIARES

Libros 1 . 19 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las

funciones contables de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primarios eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. CÓDIGO DE COMERCIO ART. 60, DECRETO 2699 DE

1993, LEY 962 DE 2005 ART. 28.

4200,36,57 LIBROS DIARIOS Libros

1 19 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones contables dala Entidad. Una vez la documentación pierde todos sus valores primarios eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. CÓDIGO DE COMERCIO ART. 80, DECRETO 2699 DE

1993, LEY 962 DE 2005 ART. 28.

4200,36,58 LIBROS MAYOR Y BALANCES Libros

1 19 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas erg-cumplimiento de las funciones contables de le Entidad. Una vez la documentación pierde lodos sus valores primarios eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. CÓDIGO DE COMERCIO ART. 60, DECRETO 2699 DE

1993, LEY 962 DE 2005 ART. 28.

—0,4-2-11 P IS,C. a ... - lW~Iltit~~41-:Ilt- :' 4200,42,64

' PLAN ANUAL DE COMPRAS Requerimientos Cuadro Plan de compras Modificaciones

2 3 X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones contables dele Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus

valores primarios se puede proceder e Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. Ley 87 de 1993. Ley 1150 de

2007.

CT:Conservaciór total E: Eliminación CONVENCIONES

5: Selección D: Digltalización MT: Medio tecnológico

= -S ~jos e 0 Ár IF Cidra Ir" a TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



Hoja: 15 De: 17



ARCHIVO CENTRAL

CT E S D MT

•- 4200;43 , : POLIZAS , 4200,43,72 POLIZAS DE RESPONSABILIDAD Y MANEJO

Cotización Solicitud de CDP y RP Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Póliza Registro presupuestal del Compromiso (RP) Registro Presupuestal de Obligación (OP) Factura o Cuenta de cobro Soporte Pago Bancario Orden de Pago Presupuestal

2 10 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones contables de la Entidad. Una vez la documentación pierde todos sus

valores primarios se puede proceder a Eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Nación. CÓDIGO DE COMERCIO-

DECRETO 410 DE 1971 ART. 1113 A 1116, LEY 675 DE 2001 ART 15 PARRAGRAFO 1, DECRETO 1507 Y 172 DE 2001.

'4200,44_ PROCESOS : 4200.43,73 PROCESO DE VENTA DE CARTERA

Oferta Aceptación Irrevocable Acta de incorporación Resolución de venta Notificaciones Comunicaciones Oficiales Acta de entrega Resolución de Dineros


cumplido su tiempo de retención en el archivo central conservar una muestra representativa del 5% el restante eliminar. DECRETÓ 047 DE 2014, Ley 87 de

1993. Ley 1150 de 2007,1EY 1068 DE 2006.

CONVENCIONES CrConservación total E: Eliminación S: Selección D: DIgitalización MT: Medio tecnológico

e S aja. e. Ars eze rilat e ..... Código: F-GED0-011

Versión: 00 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


Hoja: 16 De: 17



ARCHIVO CENTRAL CT E S MT D i

4200,44,74 PROCESOS DE CONTRIBUCIONES Y COBRANZAS Resolución multa Notificaciones Actualización base consolidada multas Cobro persuasivo Mandamiento de p ago Citación mandamiento (Acta notificación personal o acta conducta concluyente) Aviso mandamiento Solicitud medidas cautelares (embargo. secuestro,

.. . Excepciones Pruebas Resolución que falla las excepciones Orden de seguir adelante ejecución Notificación de la orden de seguir adelante con la ejecución Liquidación del crédito Liquidación de costas Notificación del acto de liquidación Remate Aviso y publicación de remate al público Acta de remate Terminación del proceso Acuerdo de pago Resolución declaratoria de la prescripción Resolución declaratoria pérdida ejecutoria Resolución terminación por cumplimiento de orden autoridad judicial Resolución por terminación por pago total de la obligación

2 18 X X , Documentos de carácter administrativo, misional o legal. Dan testimonio de las políticas y directrices sobre el funcionamiento de la Entidad, los cuales adquieren

el valor Histórico desde que se generan. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser


Aplicar el medio tecnológico que defina la Entidad, asegurando la conservación, autenticidad, trazabilidad y seguridad de la información. DECRETÓ 047 DE

2014,LEY 1066 DE 2006,LEY 1437 DE 2011,LEY 1066 DE 2006.


4

Código: F-GED0-011 Versión: 00 TABLA.DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ---ar san. artscs...ficirar. ría

Hoja: 17 De: 17

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretada General OFICINA PRODUCTORA: Secretaria General- Grupo Administrativo y Financiero (4200) CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 4200


• .

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E SID MT

; . 4200,46 -.. pROYECTOS . " ›; • " ., 4200,46,83 PROYECTO DE PRESUPUESTO

Proyecto Informe de modificaciones Comunicaciones oficiales

r-...

1 9 X X Documentos que reflejan las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones financieras de la Entidad, Una vez la documentación pierde todos sus valores primados eliminar, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo

General de la Nación. LEY 1421 Del 1993, ESTATUTO ORGANICO DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES, LEY 179 DE 1994, LEY 225 Y 617 DE

2000, LEY 819 DE 2003,LEY 225 DE 1995, DECRETO 2844 de 2010— SUIP, DECRETO 111 DE 1996.

a:Conserva ión to

Firma: Vo B Je pen ncIa

Proceso(s) Rola onad e):

GESTIÓN DOC MENTAL

E: Eliminación

Firma:

Fecha de creaclOn: 10 de noviembre de 2015

MT: Medio tecnológico D: Digitalización

-\5 Fecha de aprobacion• —Va Ivo - Secretaria General

Elaboró: Javier Iban Umaila Revisó: Magda Ramlrez Aprobó: Magda Rae:al:az

e de arc

CIs S

Documents

República de Colombia Ministerio de Hacienda y …supersolidaria.gov.co/sites/default/files/public/data/t.r.d_2017_0.pdf · Juan Camilo Restrepo, en ese entonces Ministro de Hacienda