República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones:

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Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do SulCGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

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– INVENTÁRIO ANUAL –Exercício 2015

Orientações e Procedimentos para Comissões Inventariantes

Elaboração: Adm. Carlos Augusto de Almeida Silva

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Apresentação

Dentre as várias atribuições administrativas das unidades que compõem a UFMS esta a de efetuar a incorporação, controle de seu ativo permanente.

A Divisão de Patrimônio – DIPM, setor administrativo, vinculado a Coordenadoria de Gestão de Materiais – CGM, subordinado à Pró-reitoria de Administração, é responsável pela execução e controle do registro e tombamento dos bens móveis e imóveis da Universidade.

O Inventário Físico é a ferramenta de controle que permite identificar e ajustar as cargas patrimoniais das Unidades através da verificação física do acervo patrimonial existente. A utilização desta ferramenta é legalmente exigida a todos os órgãos da administração pública.

Nosso objetivo é oferecer às comissões de inventário informações acerca dos procedimentos que deverão ser adotados para sua realização, de modo a melhorar e sistematizar a execução das tarefas no Inventário Geral de Bens Móveis da UFMS, do ano de 2015.




A importância do controle patrimonial

A importância do controle patrimonial nas instituições, tanto públicas quanto privadas, diz respeito principalmente à grande imobilização financeira decorrente das aquisições de bens que são realizadas.

O controle patrimonial é composto das atividades de Tombamento e “Emplaquetamento”, Baixa, Transferência e Movimentação do acervo. Assim como revisão dos registros contábeis relativos ao acervo patrimonial através da execução do inventário – que representa uma comparação dos registros com o levantamento físico em cada unidade.




O que é o Inventário?

Conforme a Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril 1988, inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, que irá permitir, dentre outros:

a) O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações com saldo físico real;

b) O levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso;

c) Confirmar a atribuição da carga e a localização dos bens;d) Apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade;e) Manter atualizado o controle dos bens e seus registros.




Dentre os principais tipos de inventário físico destacamos:

– Anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor do acervo patrimonial de cada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;

– De Transferência de Responsabilidade - realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora, na UFMS é o chamado Termo de Responsabilidade ou “Passagem de Carga”;

– Eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.

O inventário que será realizado nesse momento é o denominado ANUAL, e seu objetivo é comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora componente da UFMS.

Ele é obrigatório e deve representar as informações relativas ao exercício.




Espera-se que, ao final desse trabalho, a Divisão de Patrimônio possa:

a) Ter uma visão da real situação dos Bens existentes na Universidade;b) Identificar e ajustar os Bens Localizados nas unidades; c) Identificar os principais locais que possuem Bens Sem Fichas patrimoniais;d) Mensurar a quantidade de Bens Inservíveis tomando as devidas providências

para seu desfazimento.




Agentes do Inventário

Para a realização do inventário é necessária a cooperação entre os diversos agentes envolvidos com o patrimônio. Entre eles destacamos a Comissão Inventariante, a Divisão de Patrimônio, e os Detentores de Carga responsáveis pela guarda de bens.

Comissão Inventariante ou Comissão de Inventário“Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do Sistema de Serviços Gerais SISG que são os órgãos civis da Administração Federal direta, das autarquias federais e fundações públicas deverão ser efetuados por comissão designada pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno.” (Inciso 8, alínea 8.4, IN 205/1988).“As comissões especiais de que trata esta I.N. deverão ser constituídas de, no mínimo, três servidores do órgão ou entidade, e serão instituídas pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado.” (Inciso 11, IN 205/1988).




As atribuições da Comissão Inventariante são:

a) Realizar o cadastramento de sua comissão;b) Retirar pelo sistema ou solicitar a Relação de Bens para Inventário do

Exercício 2015 na Divisão de Patrimônio;c) Realizar as conferencia física dos Bens e alimentar as informações no

sistema patrimonial;d) Gerar e imprimir os relatórios de inventário; e) Assinar entregar os Relatórios Finais de Inventário do Exercício na

Divisão de Patrimônio.




Divisão de Patrimônio

Na atividade de Inventário, a Divisão de Patrimônio tem a função de apoio e de atualização das informações verificadas pela Comissão Inventariante.

Detentor de Carga

Na atividade de Inventário, o responsável pela guarda e conservação de Bens patrimoniais tem a função de:

a) Zelar pelo bom uso e manutenção da conservação dos Bens sob sua responsabilidade;b) Prestar ao Setor de Patrimônio ou a Comissão de Inventario informações acerca dos

Bens sob sua responsabilidade; c) Manter constantemente atualizadas as informações relacionadas aos Bens sob sua

responsabilidade;d) Verificar se as informações dos Bens constantes no Relatório de Inventario

correspondem à realidade de seu local de guarda;e) Assinar o Relatório de Inventario realizado pela comissão designada.




PROCEDIMENTOS DE EXECUÇÃOAbaixo descreveremos a rotina para realização do Inventário.

Cadastramento da Comissão1º Passo – Acesse a home Page https://sistemas.ufms.br/grm/patrimonio/, digitar passaporte e senha;




2º Passo - → Sistema → Comissões de Inventário;




3º Passo - → Comissões de Inventario → Cadastrar Comissão;




• 4º Passo - → Comissão de Inventário → cadastro de comissão;• Informar os seguintes dados: (1) - Nome da comissão “local do

inventario”, (2) - instrução de serviço, (3) - data da instrução, (4) - selecionar se é membro ou presidente.

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5º Passo - Comissão de Inventário → Inventário & Comissão → Adicionar Membro (incluir todos os membros);




Cadastramento de Lotação6º Passo - → Comissão de Inventário → Inventário & comissão → Adicionar lotação ou as lotações que as comissões estiver vinculado;

.




7º Passo - → Lotação (s) da comissão → Lotação , preencher também a → Data inicial;A escolha pode ser realizada pelo (1)código, (2) sigla, (3) descrição do setor.

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Relatório de Inventario8º Passo - Sistema → Comissão de Inventário;




09º Passo - → Comissões de Inventário → Localize sua comissão → Visualizar




10º Passo - Comissão de Inventário → Ações →







11º Passo - Procede à verificação dos bens constantes do “Relatório de Inventário” do local de guarda, da seguinte forma:

a) Verifica o número patrimonial do bem e sua descrição; b) Verifica se o bem se encontra em perfeitas condições;c) Se o bem estiver em perfeitas condições e em uso, marca S para

bens Encontrado e N para bens Extraviados;d) No campo Observação anotar o local encontrado;e) Após encerrar o preenchimento datar e colher as assinaturas, do

Detentor e da Comissão de Inventário.;f) Anotar também os Bens Sem Ficha.




Lançamento no Sistema de Patrimônio12º Passo - Após o levantamento realizado acessar o Sistema de Patrimônio → Localize sua comissão Passo 08º e 09º → Ações → Fazer Inventário;







13º Passo - A Comissão de Inventário somente realizará estes lançamentos se realmente estiverem bens nestas classificações:

- Bens Listados e Não Encontrados, ou seja, Extraviados;- Bens Não Listados e Encontrados, ou seja, Localizados;

- Bens Sem Ficha Patrimonial. 14º Passo - → Inventário → Cadastramento de Patrimônios;a) Registrar os bens de acordo com a classificação acima, assim como sua

conservação e situação; b) Conservação: Excelente, Bom, Regular, Péssimo, Inservível, Obsoleto;c) Situação: Extraviado, Localizado, Sem Ficha.d) Caso tenha digitado algum bem errado poderá excluir facilmente através do

acesso → Ações →







15º Passo - Após terminar de realizar os lançamentos acesse no final da pagina do lado esquerdo.→ Inventário – Cadastro de Patrimônios → Voltar para Comissão;




16º Passo - A Comissão de Inventario deverá acessar → Finalizar Comissão para encerrar o inventário e conseguir gerar os relatórios;




17º Passo - Repare que após a finalização no campo → Ações → Aparecera com Lotação Inventariada




18º Passo - COMISSÃO DE INVENTÁRIO deverá gerar e assinar os seguintes relatórios: Relatório de Inventário, Bens Extraviados, Bens Localizados, Bens Sem Fichas, mesmo que não tenha bens nestas condições.

19º Passo - COMISSÃO DE INVENTÁRIO deverá verifica se as páginas estão devidamente assinadas pelos Detentores.

20º Passo - COMISSÃO DE INVENTÁRIO deverá encaminha ou entregar na Divisão de Patrimônio os seguintes relatórios: Relatório de Inventario, Relatório de Bens Extraviado, Relatório de Bens Localizados e Relatório de bens Sem Ficha. Atenção: todas as páginas devem estar assinadas e datadas por quem realizou a verificação, bem como pelo Detentor da carga.

21º Passo - SETOR DE PATRIMÔNIO após realizar todos os lançamentos de todas as comissões irá processar as informações e emitir os relatórios, para a Contabilidade com cópia para Auditoria.




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