REPUBLIK INDONESIA

PENGATURAN KERJASAMA

ANTARA

SADAN NASIONAL PENGANGGULANGAN BENCANA

REPUBLIK INDONESIA

DAN

KEMENTERIAN LUAR NEGERI DAN PERDAGANGAN SELANDIA BARU

TENT ANG

PENGEMBANGAN KERANGKA KERJA TANGGAP BENCANA NASIONAL

Pengaturan Kerjasama ini (Pengaturan) adalah antara Sadan Nasional

Penanggulangan bencana Nasional Republik Indonesia (BNPB) dan

Kementerian Luar Negeri dan Perdagangan Selandia Baru (MFAT)1• Tujuan

Pengaturan ini untuk mengatur kolaborasi, pengaturan, prinsip dan

pemahaman, antara BNPB dan MFAT, yang bersama - bersama disebut

sebagai Mitra, yang akan memberikan panduan untuk pengembangan

Kerangka Kerja Tanggap Bencana Nasional (NDRF).

Latar Belakang dan Rasional

1. Pengaturan ini sejalan dengan Kerangka Kerja Strategis Negara untuk

Pembangunan 2012-2016 antara Pemerintah Indonesia (RI) dengan

Pemerintah Selandia Baru yang disetujui pada September 2012, di

mana Manajemen Risiko Bencana (MRS) merupakan salah satu dari

lima bidang utama. Pengaturan ini mendukung rencana Pemerintah RI

untuk mengembangkan kerangka logis dari peran, akuntabilitas dan

1 MFAT bertanggung jawab untuk mengelola Program bantuan negara Selandla Baru. Program bantuan negara Selandia Baru adalah bantuan lntemasional dan program pembangunan darl Pemerintah Selandia Baru.

1

koordinasi pengelolaan tanggap bencana di Indonesia sebagaimana

djamanatkan oleh Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun

2007 tentang Penanggulangan Bencana.

2. Pengaturan ini berkontribusi pada Memorandum Kerja Sama

Manajemen Risiko Bencana antara Pemerintah Selandia Baru dan

Republik Indonesia (MK) yang ditandatangani pada 10 April 2015.

3. Kegiatan NDRF (Kegiatan) telah dirancang untuk berkontribusi pada

bidang lingkup kerjasama antara Mitra sebagaimana diatur dalam MK.

4. MFAT telah mengembangkan Nata Konsep Kegiatan dan draf Ookumen

Rancangan Kegiatan (ORK) untuk mendukung pengembangan NORF.

5. Pengaturan ini menetapkan pemahaman terkait kontrak MFAT dengan

satu, atau lebih, pihak ketiga untuk melaksanakan Kegialan (Penyedia

Jasa). BNPB berhak untuk menyetujui dan I atau keberatan dengan

Penyedia Jasa sebelum kontrak untuk pengembangan NORF

ditandatangani.

6. MFAT akan menyesuaikan kontrak Penyedia Jasa dengan Pengaturan

dan ORK.

7. ORK final akan mengarahkan implementasi dan meliputi kegiatan kunci

yang diperlukan untuk memperoleh capaian dan mendapatkan hasil

yang diinginkan. ORK dan kegiatan kunci akan dimuat dalam Rencana

Kerja Tahunan (RKT). RKT akan disusun oleh Penyedia Jasa dan akan

menguraikan kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Mitra

untuk 12 (dua belas) bulan ke depan. MFAT akan menyampaikan RKT

kepada BNPB setiap tahunnya untuk mendapatkan pertimbangan dan

persetujuan BNPB. RKT akan disetujui oleh BNPB secara tertulis dalam

3 (tiga) bulan setelah diterimanya RKT dari MFAT.

2

Prinsip Kemitraan

8. Mitra, dengan itikad baik, akan mematuhi proses, protokol dan harapan

yang diatur dalam Pengaturan ini, didasarkan pada semangat

kemitraan.

9. Hubungan antara Mitra di bawah Pengaturan ini akan didasarkan pada

prinsip-prinsip berikut:

a) Transparansi, kesetaraan dan komunikasi yang terbuka dan tepat

waktu, dan berbagi informasi;

b) Saling menghormati dan akuntabel;

c) Kemitraan kelembagaan yang kuat antar Mitra;

d) Fokus bersama dalam membangun kapasitas dan mengembangkan

kekuatan organisasi;

e) Pendekatan yang partisipatif dan konsultatif selama pelaksanaan

Kegiatan; dan

f) Pendekatan strategis dan terencana untuk pelaksanaan yang

memastikan fokus pad a has ii pembangunan yang efektif, yang

berkelanjutan, mencerminkan pentingnya pengembangan praktek

terbaik, dan mewujudkan hak-hak asasi manusia, kesetaraan

gender, dan perlindungan terhadap lingkungan.

Lingkup Kegiatan

10. Tujuan dari keseluruhan kegiatan ini adalah untuk pengembangan

NDRF. NDRF akan menjadi acuan kerangka kerja Pemerintah untuk

tanggap bencana di Indonesia yang akan memberikan kejelasan tentang

peran dan akuntabilitas, mekanisme koordinasi tanggap bencana dan

berkontribusi pada pelaksanaan Undang - Undang Republik Indonesia

Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana. BNPB akan

mengambil semua langkah yang diperlukan untuk melaksanakan tindak

lanjut dari NDRF.

3

..

~ I 11

J r-~ l 'i ~

~

i

I: IJ

1,1 ~ I!

IJ ,,

l!i

l.l

11.

12.

13.

NDRF bertujuan untuk memberikan kemajuan dalam bidang berikut:

a) Peningkatan koordinasi tanggap bencana lintas sektor publik dan

swasta di Indonesia; dan

b) Peningkatan koordinasi tanggap bencana di tingkat nasional, regional

dan lokal.

RKT akan dinilai oleh MFAT dan disahkan oleh BNPB. Mitra dapat

melihat kembali RKT dan melakukan klarifikasi terhadap maksud atau

tujuan dalam Pengaturan ini. Jika terjadi konflik antara Pengaturan ini

dan RKT, maka Pengaturan ini yang akan berlaku.

Pendanaan

MFAT akan memberikan dukungan dana maksimum sebesar NZD 1,5

juta untuk pengembangan dan pelaksanaan NDRF yang meliputi:

a) Syarat dan ketentuan kontrak, setelah MFAT berkonsultasi

dengan BNPB, maka akan mulai memasuki pengembangan dan

pelaksanaan Kegiatan; dan

b) Kebijakan Pemerintah Selandia Baru dan apropriasi oleh

Parlemen Selandia Baru mengenai dana yang mencukupi untuk

membiayai kegiatan yang tercantum dalam Pengaturan ini.

14. Tidak ada pendanaan yang akan dilakukan atau dibayarkan secara

langsung kepada Pemerintah Indonesia atau BNPB.

15. Kontribusi non-finansial yang diberikan oleh Mitra untuk Kegiatan ini

akan termuat dalam RKT yang disetujui.

4

;

rri

IN

II'!

~

~ Iii. ~

~

~.

~ IX ~

' l • I i~

i w

"' ~

I !

' ~

~ ~

~

~

, l ~

•

i iii ..

Tata Kelola dan Pengelolaan

16. Kelompok berikut ini akan, atau telah, dibentuk untuk menata dan

mengelola pelaksanaan Kegiatan. lnformasi lebih lanjut terkait

pengaturan dan kelompok-kelompok akan dipertegas dalam RKT.

Kelompok Pengarah Kegiatan NDRF

17. Kegiatan akan diatur oleh Kelompok Pengarah NDRF (ASG) diketuai

bersama oleh BNPB dan Kementerian Koordinator Pembangunan

Manusia dan Kebudayaan (Kemenko PMK). MFAT akan menjadi

anggota ASG. Anggota ASG dapat terdiri dari Kementerian Kesehatan

(Kemenkes), Kementerian Sosial (Kemensos), Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat (Kernen PU-Pera). Kementerian

Komunikasi dan lnformasi (Kemenkominfo), Kementerian Luar Negeri

(Kemenlu), Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri), Sadan SAR

Nasional (BASARNAS), Tentara Nasional Indonesia (TNI), Kepolisian

Republik Indonesia (POLRI), dan kementerian terkait lainnya, organisasi

internasional, CSO, LSM, dan sektor swasta juga akan terlibat ketika

partisipasi yang lebih luas diperlukan untuk berkontribusi terhadap

NDRF.

18. ASG akan melakukan pertemuan sekurang - kurangnya satu kali setiap

enam bulan dan akan:

a) Mengawasi pelaksanaan kegiatan;

b) Memberikan dukungan pada tataran tingkat tinggi untuk

pelaksanaan Kegiatan;

c) Memastikan adanya dialog antara BNPB dan MFAT;

d) Bekerja secara erat dan melakukan tindakan kolaboratif dengan

Penyedia Jasa dan Kelompok Kerja NDRF (WG);

e) Mengkaji dan mengesahkan setiap rencana kerja Kegiatan,

kerangka acuan kerja, anggaran dan laporan perkembangan

yang diserahkan oleh Kelompok Kerja dan Penyedia Jasa; dan

5

f) Mem berikan masukan tentang keselarasan dan koordinasi

Kegiatan dengan program kerja BNPB, kebijakan nasional,

strategi dan prosedur, serta inisiatif sektor swasta.

Kelompok Kerja Kegiatan NDRF

19. WG akan terdiri dari Penyedia Jasa dan pejabat lintas kementerian yang

ditunjuk oleh BNPB dan Kemenko PMK, juga disebut sebagai Kelompok

Kerja Kesiapsiagaan.

20. WG ini akan diketuai bersama oleh Direktur Kesiapsiagaan dan Direktur

Tanggap Darurat BNPB.

21. WG ini akan menjadi mitra bagi Penyedia Jasa pada tingkatan teknis

dan akan memberikan dukungan yang diperlukan selama proses

pengembangan NDRF.

22. WG akan:

a) Melaksanakan Kegiatan, seperti yang digariskan dalam ORK dan

RKT;

b) Melapor kepada ASG setidaknya setiap kuartal untuk

memberikan informasi terbaru mengenai perkembangan

Kegiatan; dan

c) Bekerja secara erat dan bertindak secara kolaboratif dengan

Penyedia Jasa dan ASG.

Penyedia Jasa

23. Penyedia Jasa akan berkoordinasi dan mengelola Kegiatan di Kantor

Manajemen Kegiatan dan kantor di lapangan. Penyedia jasa akan

berkoordinasi dan bekerja sama dengan WG dalam melaksanakan

Pengaturan ini.

6

24. MFAT akan meminta Penyedia Jasa untuk:

a) Bekerja sama dan bertindak secara kolaboratif dengan BNPB dan

seluruh kelompok yang terlibat dalam tata kelola dan

pengelolaan;

b) Memenuhi layanan jasa sesuai dengan ORK dan RKT yang telah

disetujui dan disahkan o\eh BNPB;

c) Mengatur, memberikan dukungan dan mengawasi efektivitas dari

tata kelola dan kelompok manajemen, termasuk ASG dengan

baik;

d) Memberikan informasi yang relevan dan melaporkan secara

berkala perkembangan Kegiatan kepada Mitra secara tepat

waktu;

e) Menguji dan melapor kepada Mitra mengenai efektivitas

keseluruhan Kegiatan (berdasarkan kerangka kerja hasil dalam

ORK);

f) Bekerja secara legal dan wajar setiap saat termasuk ketika

memberikan layanan jasa di Indonesia; dan

g) Hal - hal lain yang ditentukan oleh Mitra.

25. Penyedia Jasa akan memperlakukan informasi rahasia Mitra secara baik

dan hanya memberikan informasi setelah mendapatkan izin tertulis dari

Mitra.

Peran dan Tanggung Jawab

MFAT

26. Tanggung jawab utama MFAT adalah memberikan dukungan dana yang

diperlukan untuk meraih capaian Kegiatan dan berkontribusi pada tata

kelola dan pengelolaan Kegiatan sesuai kepatutan. Secara khusus,

MFAT akan:

7

a) Melakukan penandatanganan kontrak dengan Penyedia Jasa dan

mengatur Penyedia Jasa agar dapat melaksanakan Kegiatan

sesuai dengan kontrak, DRK dan Pengaturan ini;

b) Mengawasi dan mengevaluasi kemajuan Kegiatan sesuai dengan

rencana kerja yang disetujui, capa1an dan hasil,

mempertimbangkan hasil diskusi dan konsultasi dengan BNPB;

c) lkut serta dalam ASG;

d) Memberikan alokasi anggaran untuk kegiatan yang termuat

dalam RKT yang telah disetujui;

e) Memberikan rincian dari kontribusi finansial dan non-finansial

untuk RKT;

f) Mencatat proses perkembangan dan pelaksanaan NDRF untuk

menjadi acuan bagi Pemerintah Indonesia;

g) Memberikan pelatihan yang relevan untuk BNPB dan pemangku

kepentingan yang terkait dengan BNPB untuk mendukung

pengembangan dan sosialisasi NDRF; dan

h) Melengkapi pencatatan dalam formul ir Serita Acara Serah Terima

terkait dengan semua kontribusi tahunan yang dibuat oleh MFAT

untuk pengembangan dan pelaksanaan NDRF sesuai dengan

hukum dan peraturan yang berfaku.

BNPB

27. Tanggung jawab utama BNPB adalah untuk berkontribusi pada tata

kelola dan pengelofaan Kegiatan serta memberikan sumber daya terka it

untuk memperoleh capaian Kegiatan. Secara khusus, BNPB akan:

a. Menyediakan sumber daya untuk memastikan pelaksanaan dan

kesinambungan NDRF dan tujuan dari NDRF; termasuk:

i. Membentuk tim yang diketuai oleh pejabat setingkat Deputi untuk

berkontribusi pada pengembangan dan pelaksanaan Kegiatan;

ii. Memfasilitasi Penyedia Jasa dalam memperoleh visa bagi

personil dari luar negeri sesuai dengan hukum dan peraturan

yang berlaku di Republik Indonesia; dan

8

iii. Berupaya untuk menyediakan ruang kantor yang sesuai di kantor

BNPB, sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku di

Republik Indonesia, bagi Penyedia Jasa untuk bekerja dengan

BNPB dan tim yang terdiri dari instansi pemerintah dalam

menyusun NDRF.

b. Mendukung dan bekerja secara kolaboratif dengan Penyedia Jasa

untuk memastikan Kegiatan dapat berjalan.

c. Mengetuai ASG dan secara aktif terlibat dalam WG bersama mitra

dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan dukungan

dan keikutsertaannya dalam pengembangan NDRF dan

pelaksanaan Kegiatan.

BNPB dan MFAT

28. Mitra akan:

a. Bertindak dengan itikad baik dan menunjukkan kejujuran, integritas,

keterbukaan dan akuntabilitas dalam melaksanakan

tanggungjawabnya termasuk melakukan upaya terbaik untuk

menghindari munculnya konflik kepentingan;

b. Saling mengingatkan terhadap setiap isu aktual dan isu yang perlu

diantisipasi terkait Kegiatan, pelaksanaannya atau Pengaturan ini.

Secara khusus, Mitra secepatnya saling mengingatkan isu - isu

penting, yang mendapat sorotan media, atau terkait dengan

permintaan atau pengaduan resmi berdasarkan undang - undang

yang berlaku di negara Mitra, termasuk peraturan atau sejenisnya;

c. Dengan itikad baik:

i. Mencari jalan keluar terhadap isu aktual dan isu yang perlu

diantisipasi terkait Kegiatan, pelaksanaannya atau Pengaturan ini;

ii . Mendiskusikan dan mengesahkan atau menyetujui (sesuai

dengan) ORK (termasuk capaian) dan hal - hal terkait lainnya.

d. Saling memberikan informasi yang relevan dalam pelaksanaan

Kegiatan secara tepat waktu, kelompok terkait dalam tata kelola dan

pengelolaan. dan Penyedia Jasa;

9

e. Terlibat dan menjalankan peran yang telah ditentukan dalam

kelompok terkait dalam tata kelola dan pengelolaan;

f. Memberikan masukan pada, dan mengesahkan atau menyetujui

(sesuai dengan kebutuhan) rencana kerja, anggaran, dan laporan

perkembangan Kegiatan;

g. Memberikan saran dan masukan teknis terkait dengan Kegiatan,

sesuai permintaan;

h. Tidak membuat komitmen atas nama Mitra lain, termasuk komitmen

atau pengeluaran apapun dari dana Mitra lainnya;

i. Mengetahui bahwa NDRF dirancang untuk mendukung peningkatan

sektor MRB di Indonesia dengan cara memastikan kesinambungan

NDRF melalui peningkatan kapasitas BNPB;

j. Berkonsultasi dan mendapatkan persetujuan sebelumnya untuk:

i. Penyerahan dokumen ataupun informasi apapun kepada pihak

ketiga terkait dengan Pengaturan ini, termasuk siaran pers;

ii. Penggunaan atau penyiaran informasi rahasia Mitra terkait

dengan NDRF; dan

iii. Memenuhi tugas dan tanggung jawab yang ditentukan dalam

Pengaturan ini;

29. Apabila diperlukan, Mitra dapat melakukan konfirmasi tentang kewajiban

khusus, keuntungan atau tanggung jawab dalam pengaturan terpisah

lainnya yang akan mengikuti prinsip dan pengaturan yang ditetapkan

dalam Pengaturan ini.

Um um

Amandemen atas Pengaturan

30. Pengaturan ini dapat diamandemen atau diubah atas persetujuan Mitra.

Amandemen atau perubahan baru akan berlaku setelah disetujui secara

tertulis dan ditandatangani oleh Mitra.

10

Penyelesaian Perbedaan

31. Mitra akan berkonsultasi satu sama lain setiap saat, atas permintaan

salah satu Mitra, mengenai hal yang berkaitan dengan pelaksanaan

Pengaturan ini dan akan berusaha bersama-sama dalam semangat

kerja sama, niat baik dan saling percaya untuk menyelesaikan setiap

perbedaan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul.

Kejadian Luar biasa

32. Mitra tidak akan bertanggung jawab atas setiap kegagalan dalam

menjalankan atau keterlambatan dalam melaksanakan tanggung jawab

mereka di bawah Pengaturan ini di mana penyebab kegagalan atau

keterlambatan tersebut adalah di luar kontrol yang wajar (force majeure).

Apabila salah satu Mitra mengklaim penundaan atau ketidakmampuan

dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan alasan tersebut, maka

Mitra tersebut perlu segera memberikan pemberitahuan tertulis kepada

Mitra lainnya.

Hak Kekayaan lntelektual

33. Pengaturan mengenai Hak Kekayaan lntelektual di dalam kontrak

Penyedia Jasa, akan diatur sebagai berikut:

i. Semua kekayaan intelektual yang sudah ada sebelumnya akan

tetap menjadi milik pemiliknya;

ii. Segala bentuk kekayaan intelektual yang timbul sebagai hasil

pelaksanaan Pengaturan ini akan menjadi milik bersama Mitra.

Apabila ada salah satu Mitra yang ingin menggunakannya, Mitra

tersebut harus memperoleh izin tertulis dari Mitra lainnya. Apabila

salah satu Mitra ingin menggunakannya dengan tujuan komersil

maka Mitra yang lain berhak mendapatkan porsi royalti yang sama.

11

34. Mitra tidak diperkenankan dengan sengaja melanggar atau melakukan

hal yang merugikan hak - hak kekayaan intelektual Mitra lain atau

warga negara Mitra lainnya, sepanjang mereka berhubungan dengan

BNPB.

Pemberitahuan

35. Seluruh pemberitahuan formal dalam Pengaturan ini akan dikirimkan

melalui surat elektronik, surat, fax, atau diserahkan langsung ke alamat

berikut di bawah ini, atau ke alamat perseorangan lainnya yang

diberitahukan secara tertulis oleh salah satu Mitra kepada Mitra yang

lain:

Alamat BNPB

Untuk pengiriman:

Sadan Nasional Penanggulangan

Bencana

Gedung Graha SNPS

JI. Pramuka Kav. 38

Jakarta Timur 13120

Ditujukan kepada Kepala BNPB

12

Surat:

Sadan Nasional

Penanggulangan Sencana

Gedung Graha SNPB

JI. Pramuka Kav. 38

Jakarta Timur 13120

Alamat MFAT

Untuk pengiriman:

New Zealand Embassy

Sentral Senayan 2

Lantai 10th

JI Asia Afrika No 8

Gelora Bung Karno

Jakarta Pusat 10270

Surat:

New Zealand Embassy

PO Box 2439

Jakarta 10024

Oitujukan kepada Duta Besar Selandia Baru

Tata Kelola yang Baik

36. Mitra setuju bahwa Pengaturan ini akan dilaksanakan sesuai dengan

hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di masing-masing negara

serta menurut kewajiban internasional mereka masing-masing, termasuk

komitmen untuk mempromosikan tata pemerintahan yang baik, anti­

korupsi dan anti-terorisme.

Mempromosikan Kegiatan

37. Mitra akan saling mengakui bantuan serta dukungan terhadap NDRF

pada setiap publikasi, pelaporan media dan laporan tahunan. Dalam

melakukannya Mitra akan memperjelas bahwa mereka bersama-sama

bertanggung jawab atas pelaksanaan Kegiatan.

38. Sebelum menggunakan logo masing-masing, tanda dan desain harus

mendapatkan persetujuan tertulis dari Mitra lainnya terlebih dahulu.

Jangka Waktu

39. Pengaturan kerjasama ini akan berlaku pada tanggal Mitra

menandatangani Pengaturan ini dan akan berlaku hingga 30 Juli 2018.

13

Pengakhiran

40. Salah satu Mitra dapat mengakhiri Pengaturan ini dengan memberikan

pernyataan tertu lis kepada Mitra lainnya sekurang - kurangnya 30 hari

sebelum waktu pengakhiran hubungan kerjasama.

SEBAGAJ BUKTI, yang bertandatangan di bawah ini, memiliki wewenang

untuk menandatangani Pengaturan Kerjasama ini.

DIBUAT dalam rangkap dua di Jakarta pada ........... /. ~ . /:1. ~~il~m Bahasa Indonesia dan Bahasa lnggris, kedua dokumen memiliki kekuatan

hukum yang sama. Apabila terjadi perbedaan interpretasi dalam Pengaturan

Kerjasama ini, maka dokumen dalam bahasa lnggris yang akan berlaku.

Untuk

Badan Nasional

Penanggulangan Bencana

Republik Indonesia

Sekretaris Utama

14

Untuk

Kementerian Luar Negeri

dan Perdagangan

Selandia Baru

Mehaka Rountree

Konselor Pembangunan

7i/l'l!I

REPUBLIK INDONESIA

PARTNERSHIP ARRANGEMENT

BETWEEN

THE NATIONAL DISASTER MANAGEMENT AUTHORITY OF THE REPUBLIC

OF INDONESIA

AND

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS AND TRADE OF NEW ZEALAND

ON

NATIONAL DISASTER RESPONSE FRAMEWORK DEVELOPMENT

This Partnership Arrangement (Arrangement) is between the National Disaster

Management Authority of the Republic of Indonesia (BNPB) and the New Zealand

Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT).1 The purpose of this Arrangement is

to set out the collaboration, arrangements, principles and understandings,

between BNPB and MFAT, together the Partners, which will guide the

development of the National Disaster Response Framework (NDRF).

Background and Rationale

1. This Arrangement aligns with the Country Strategic Framework for

Development 2012 - 2016 between the Governments of Indonesia (Gol)

and New Zealand approved September 2012, under which Disaster Risk

Management (ORM) is one of the five focal areas. The Arrangement

supports the Gol's plans to develop a logical framework of roles,

accountability and coordination for disaster response management in

1 MFAT is responsible for managing the New Zealand Aid Programme. The New Zealand Aid Programme Is

the New Zealand Government's international aid and development programme.

Indonesia as mandated by the Indonesian Law Number 24 Year 2007

regarding Disaster Management.

2. This Arrangement contributes to the Memorandum of Cooperation on

Disaster Risk Management between the Government of New Zealand and

the Republic of Indonesia (the MoC) signed on 10 April 2015.

3. The NDRF Activity (the Activity) has been designed to contribute to the

areas of cooperation between the Partners outlined in the Moc.

4. MFAT has developed an Activity Concept Note and draft Activity Design

Document (ADD} to support the development of the NDRF.

5. This Arrangement sets out the understandings associated with MFAT

contracting one, or more, third parties to implement the Activity (the Service

Provider(s)}. BNPB reserves the rights to endorse and/or object to the

Service Provider(s} before the contract to develop the NDRF is signed.

6. MFAT will align the contracts with the Service Provider(s) with this

Arrangement and the final ADD.

7. The final ADD will guide implementation and includes key activities required

to deliver outputs and achieve desired outcomes. The final ADD and key

activities will be reflected in the Annual Work Plan (AWP). The AWP will

be provided by the Service Provider and will outline the activities which will

be implemented by the Partners for the next 12 (twelve} months. MFAT will

provide BNPB with the AWP each year for BNPB's consideration and

approval. The AWP will be approved by BNPB in writing within 3 (three)

months following receipt of the AWP from MFAT.

2

II

] ~ ~

I '

1:1

1:1

II

I ~

'

::

I

II

~ !I

Partnership Principles

8. The Partners, in good faith . will adhere to the processes, protocols and

expectations set out in this Arrangement, based on the spirit of partnership.

9. The relationship between the Partners under this Arrangement will be

based on the following principles:

a) Transparency, equality and open and timely communications, and

shared information;

b) Mutual respect and accountability;

c) Strong institutional partnership between the Partners;

d) A joint focus on building capacity and developing organisational

strength;

e) A participatory and consultative approach while implementing the

Activity; and

f) A strategic and planned approach to implementation that ensures a

focus on effective development outcomes which are sustainable,

reflect the importance of development best practice, and realise

human rights, gender equity, and environmental protection.

Scope of the Activity

10. The overall goal of the Activity is to develop the NDRF. The NDRF will be

an all-of-government framework for disaster response in Indonesia that will

provide clarity on roles and accountabilities, mechanisms for coordination of

disaster response and give effect to Indonesia Law Number 24 Year 2007

regarding Disaster Management. BNPB will take all reasonable steps to

take follow up actions of the NDRF.

3

I

-

I' ~

~ I ~ ' ' • ,' ~

' ! '

"' ~ ~

~

IO

~

"'

i

: "' ...

'

11. The NDRF aims to deliver improvements in the following areas:

a) Enhanced disaster response coordination across Indonesia's public

and private sectors; and

b) Enhanced coordination between national, regional and local levels

for disaster response.

12. The final ADD will be appraised by MFAT and endorsed by BNPB. The

Partners may look to the final ADD for clarification of intent or purpose

under this Arrangement. If there is any conflict between this Arrangement

and the ADD, this Arrangement will prevail to the extent of the conflict.

Funding

13. MFAT will provide a maximum of NZD 1.5 million for the development and

implementation of the NDRF subject to:

a) The terms and conditions of the contracts, MFAT, after consultation

with BNPB, will enter for the development and implementation of the

Activity; and

b) New Zealand Government policy and an appropriation by the New

Zealand Parliament of sufficient funds for the type of activities

provided for under this Arrangement.

14. No Funding will be committed or paid directly to Gol or BNPB.

15. Non-financial contributions made by the Partners to the Activity will be

reflected in the approved AWP.

4

Governance and Management

16. The following groups will be, or have already been, created to govern and

manage the delivery of the Activity. Further information about these

arrangements and the groups will be confirmed in the final ADD.

The NDRF Activity Steering Group

17. The Activity will be governed by the NDRF Activity Steering Group (ASG)

co-chaired by BPNB and Coordinating Ministry of Human Development and

Culture (Kemenko PMK). MFAT will be a member of the ASG. The ASG

may also comprise members from the Ministry of Health (Kemenkes), the

Ministry of Social Affairs (Kemensos ), the Ministry of Public Works and

Public Housing (Kernen PU-Pera), the Ministry of Communication and

Information (Kemenkominfo), the Ministry of Foreign Affairs (Kemenlu), the

Ministry of Home Affairs (Kemendagri), the National Search and Rescue

Body (BASARNAS), the Indonesian National Military (TNI), the Indonesian

National Police (POLRI), and other relevant ministries, international

organizations, CSOs, NGOs, and private sectors will also be engaged when

wider audience or participation is required to contribute to the NDRF.

18. The ASG will meet at least once every six months and will:

a) Oversee the implementation of the Activity;

b) Provide high-level support to the delivery of the Activity;

c) Ensure dialogue between BNPB and MFAT;

d) Work closely and act in a collaborative way with the Service

Provider(s) and the NDRF Activity Working Group (the WG);

e) Review and endorse any Activity work plans, terms of reference,

budgets and progress reports submitted by the WG and Service

Provider(s); and

5

f) Provide advice on the alignment and coordination of the Activity with

BNPB's work programme, national policy, strategy and procedures

and private sector initiatives.

The NDRF Activity Working Group

19. The WG will comprise of the Service Provider(s) and cross-ministry officials

assigned by BNPB and Kemenko PMK, also known as Preparedness

Working Group.

20. The WG will be co-chaired by Director for Preparedness and Director for

Emergency Response of BNPB.

21. The WG will be the partner for the Service Provider(s) at technical level and

will provide necessary support throughout the NDRF development process.

22. The WG will :

a) Implement the Activity, as outlined in the final ADD and AWP;

b) Report to ASG at least every quarter to update progress on the

Activity; and

c) Work closely and act in a collaborative way with the Service

Provider(s) and the ASG.

Service Provider(s)

23. The Service Provider(s) will coordinate and manage the activities of Activity

management offices and field offices. The Service Provider(s) will

coordinate and work with the WG to implement this Arrangement.

6

24. MFAT will require the Service Provider(s) to:

a) Work closely and act in a collaborative way with BNPB and all of the

governance and management groups;

b) Deliver services in accordance with the final ADD and AWP that have

been approved and endorsed by BNPB;

c) Organise, provide support and monitor the effectiveness of the

governance and management groups, including the ASG as

appropriate;

d) Share relevant information with and regularly report the progress of

the Activity to the Partners in a timely fashion;

e) Assess and report to the Partners on the overall effectiveness of the

Activity {against the results framework in the ADD);

f) Act legally and appropriately at all times including when delivering

services in Indonesia; and

g) Any other matter that the Partners may decide upon.

25. The Service Provider{s) will treat the Partners' confidential information

appropriately and only disclose that information after obtaining written

approval from the Partners.

Roles and Responsibilities

MFAT

26. MFA T's major responsibilities are to provide the financial resources

necessary to deliver the Activity outputs and to contribute to the Activity

governance and management where appropriate. In particular, MFAT will :

7

a) Enter into contract(s) with the Service Provider(s) and manage the

Service Provider(s) to deliver the Activity in accordance with the

contract(s), the final ADD and this Arrangement;

b) Monitor and evaluate the progress of the Activity against approved

work plans, outputs and outcomes, taking into account discussions

and consultations with BNPB;

c) Participate in the ASG;

d) Provide Budget allocation for the Activity reflected in the approval

AWP;

e) Provide breakdown of the financial and non-financial contributions for

the AWP;

f) Document the development and implementation process of NDRF to

become a guideline for Gol ;

g) Provide relevant trainings and exercises to BNPB and relevant

BNPB's stakeholders to support the development and socialization of

NDRF; and

h) Complete the "Form of Record Transfer" documentation recording all

annual contributions made by MFAT for the development and

implementation of the NDRF in accordance with prevailing laws and

regulations.

BNPB

27 . BNPB's major responsibilities are to contribute to the Activity governance

and management and provide resources necessary to deliver the Activity

outputs. In particular. BNPB will :

a. Make resources available to ensure the delivery and sustainability of

the NDRF and its objectives, including:

i. Establishing a team chaired by a deputy level official to contribute to

the Activity's development and implementation;

g

ii. Facilitating the Service Provider(s) in obtaining visas for its overseas

personnel in accordance with the prevailing laws and regulations of

the Republic of Indonesia; and

iii. Using best endeavours to provide appropriate office space at

BNPB's office, in accordance with the prevailing laws and regulations

of the Republic of Indonesia, for the Service Provider(s) to work with

BNPB and the team of officials in developing the NDRF.

b. Support and work collaboratively with the Service Provider(s) to ensure

the delivery of the Activity.

c. Co-chair the ASG and actively engage with WG and other partners and

stakeholders to help ensure support and engagement in the NDRF

development and implementation of the Activity.

l3NPB and MFAT

28. The Partners will :

a. Act in good faith and demonstrate honesty, integrity, openness and

accountability while carrying out their responsibilities including doing

their best to avoid conflicts of interests arising;

b. Notify each other of any actual or anticipated issues relating to the

Activity, its implementation or this Arrangement. In particular, the

Partners will notify each other immediately where such issues are

significant, may receive media attention, or may be subject to an official

request or complaint under a Partner's domestic legislation, including

regulations or similar;

c. In good faith:

i. Seek to resolve any actual or anticipated issues relating to the

Activity, its implementation or this Arrangement;

ii. Discuss and endorse or approve (as appropriate) of the ADD

(including outputs) and any other associated matters;

9

d. Share information relevant to the delivery of the Activity in a timely

fashion with each other, relevant governance and management groups

and the Service Provider(s);

e. Engage with and carry out any role assigned to them in the governance

and management groups;

f. Provide input into, and endorse or approve (as appropriate) workplans,

budgets and progress reports for the Activity;

g. Provide advice and technical inputs in relation to the Activity, as

required;

h. Not make any commitments on behalf of the other Partner including any

commitment or expenditure of the other Partner's official funds;

i. Acknowledge that the NDRF is designed to support improvements in the

ORM sector in Indonesia by seeking to ensure the sustainability of the

NDRF by building the capacity of BNPB;

j . Consult and seek approval in advance on:

i. The release to any third party of any document or information

relating to this Arrangement including any press releases;

ii. The use or release of any confidential information of either Partner

relating to the NDRF; and

iii. Complete any tasks and responsibilities assigned to them in the

Arrangement;

29. If necessary, the Partners may confirm specific duties, benefits or

responsibilities in separate arrangements which will follow the principles

a d arrangements set out in this Arrangement.

10

General

Amendments to th is Arrangement

30. This Arrangement may be amended or varied at the request of either

Partner. No amendment or variation to this Arrangement will be effective

unless it is in writing and signed by both Partners.

Settlement of Differences

31. The Partners will consult each other at any time, upon request of either

Partner, regarding any matter relating to the implementation of this

Arrangement and will endeavour jointly in a spirit of cooperation, goodwill

and mutual trust to resolve any differences or misunderstandings that may

arise.

Extraordinary Events

32. No Partner will be liable for any failure to perform or any delay in performing

their responsibilities under this Arrangement where the cause of such failure

or delay is beyond that Partner's reasonable control (force majeure). The

Partner claiming suspension of or inability to perform its responsibilities for

this reason will immediately give written notice to the other Partner.

Intellectual Property Rights

33. Under the Service Provider(s) contract the intellectual property relating to

the services will be owned as follows:

i. all pre-existing intellectual property will remain the property of their

current owner;

11

ii. any intellectual property arising out under the implementation of this

Arrangement shall be jointly owned by the Partners. If either Partner

wishes to use that intellectual property, that Partner must obtain prior

written consent from the other Partner. In the event either Partner

wishes to use that intellectual property for commercial purposes, the

other Partner shall be entitled to obtain equitable portion of royalty.

34. Neither Partner will deliberately infringe nor do anything prejudicial to the

intellectual property rights of the other Partner or any national of the country

of those Partners, in so far as they relate to the BNPB.

Notices

35. All formal notices under this Arrangement will be sent by email, mail, fax or

be hand delivered, to the following addresses, or to such other address or

person as that Partner may specify by notice in writing to the other Partner:

Notices to BNPB

For deliveries:

Badan Nasional Penanggulangan

Ben can a

Gedung Graha BNPB

JI. Pramuka Kav. 38

Jakarta Timur 13120

For the attention of the Head of BNPB

12

For mail:

Sadan Nasional

Penanggulangan Bencana

Gedung Graha BNPB

JI. Pramuka Kav. 38

Jakarta Timur 13120

Notices to MFAT

For deliveries:

New Zealand Embassy

Sentral Senayan 2

10th Floor

JI Asia Afrika No 8

Gelora Bung Karno

Jakarta Pu sat 10270

For mail:

New Zealand Embassy

PO Box 2439

Jakarta 10024

For the attention of the Ambassador of New Zealand

Good Governance

36. The Partners agreed that this Arrangement shall be implemented in

accordance with the prevailing laws, regulations and policies of their

respective countries and their respective international obligations, including

commitments to promote good governance, anti-corruption and anti­

terrorism.

Promoting the Activity

37. The Partners will acknowledge their mutual assistance and support for the

NDRF in any publicity material, media reporting and annual reports. In

doing so the Partners will make it clear that they are jointly responsible for

the implementation of the Activity.

38. Before using each other's logos, branding or design the Partners will first

obtain the other Partner's written consent.

13

Duration

39. This Arrangement will commence on the date both Partners have signed

this Arrangement and will continue to have effect until 30 July 2018.

Termination

40 . Either Partner may terminate this Arrangement by giving written notification

to the other Partner at least 30 calendar days prior to the intended date of

termination.

IN WITNESS WHEREOF, the undersigned, being duly authorised to do so have

signed this Partnership Arrangement.

DONE in duplicate .............. .. ...... on .... \Q ... Md..?.o.1.S:in Indonesian and

English languages, all texts being equally authentic. In case of any divergence of

interpretation of this Arrangement, the English text will prevail.

For the National Disaster

Management Authority of

the Republic of Indonesia

Secretary General

14

For the New Zealand

Ministry of Foreign Affairs

and Trade

Mehaka Rountree

Development Counsellor