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¿REQUIERO DE UNA OFICINA DE PROYECTOS?1
ALEJANDRO DOMÍNGUEZ
DIRECTOR ACADÉMICO
MAESTRÍA EN DIRECCIÓN TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO, UNITEC, WWW.UNITEC.MX
De acuerdo a un estudio realizado por Standish Group (www.standishgroup.com)
el 23% de los proyectos relativos a TI no se completan, el 49% se terminan fuera
de tiempo y presupuesto (además de que el producto resultado del proyecto tiene
funcionalidades no planeadas y deseadas), y únicamente el 28% tiene éxito en el
sentido de haberse completado en tiempo y presupuesto (además de que el
producto contiene la funcionalidad planeada y deseada).
El reporte del estudio también señala que los 9 puntos clave para lograr éxito en
los proyectos son (por orden decreciente de importancia): Apoyo de los directivos,
participación del usuario, administrador de proyectos experimentado, objetivos de
negocios claros, alcance mínimo, infraestructura de software normalizada,
requerimientos precisos, metodología formal, y estimaciones confiables.
Para poder controlar estos nueve puntos, es necesario administrar de forma eficaz
y eficiente al menos otros tantos procesos relacionados directamente con el
proyecto a realizar:
1. PROCESO DE INTEGRACIÓN. Coordinación de los ocho procesos restantes;
2. PROCESO DE ALCANCE. Inclusión de los trabajos necesarios, y sólo aquellos
que completen el proyecto de forma exitosa;
3. PROCESO DE TIEMPO (CALENDARIZACIÓN). Aseguramiento del cumplimiento
de los tiempos;
1 El Economista, abril de 2004.
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4. PROCESO DE RECURSOS HUMANOS. Utilización efectiva de las personas
involucradas en el proyecto;
5. PROCESO DE COSTOS. Cumplimiento del presupuesto asignado;
6. PROCESO DE RIESGOS. Identificación, análisis, y respuesta a los riesgos del
proyecto;
7. PROCESO DE CALIDAD. Satisfacción de los requerimientos del cliente/usuario;
8. PROCESO DE ADQUISICIONES. Adquisición de bienes y servicios necesarios
para el proyecto;
9. PROCESO DE COMUNICACIONES. Generación, recolección, diseminación,
almacenamiento y distribución de información en tiempo y en forma.
Debido a que los proyectos por definición son únicos en el momento de su
realización, la administración de estos procesos no puede llevarse a cabo
utilizando los elementos rutinarios de operación diaria. Así, es necesario contar
con personal, información, procesos, e infraestructura/tecnología dedicados de
forma exclusiva, pero temporal, a lograr el éxito del proyecto. La conjunción de
todos estos elementos y los métodos de administración utilizados para manejar los
nueve procesos anteriores es lo que define a una oficina de proyectos.
De esta forma, si se desea reducir la brecha entre el fracaso y éxito en los
proyectos, la respuesta a la pregunta del título de este artículo es: Si, es necesario
contar con una oficina de proyectos.
