Resm Yazmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakknda
Ynetmelik
http://www.maliye.gov.tr/mayem/new/yazisma_kurallari_dosyalar/frame.htmResm
Yazmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakknda Ynetmelik
BRNC BLM
Ama, Kapsam, Dayanak ve Tanmlar
Ama
Madde 1 Bu Ynetmeliin amac; resm yazma kurallarn belirlemek,
bilgi ve belge alveriinin salkl, hzl ve gvenli bir biimde
yrtlmesini salamaktr.
Kapsam
Madde 2 Bu Ynetmelik, btn kamu kurum ve kurulularn kapsar.
Dayanak
Madde 3 Bu Ynetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayl Babakanlk
Tekilat Hakknda Kanun Hkmnde Kararnamenin Deitirilerek Kabul
Hakknda Kanunun 2 nci ve 33 nc maddelerine dayanlarak
hazrlanmtr.
Tanmlar
Madde 4 Bu Ynetmelikte geen;
a) Resm yaz: Kamu kurum ve kurulularnn kendi aralarnda veya
gerek ve tzel kiilerle iletiimlerini salamak amacyla yazlan yaz,
resm belge, resm bilgi ve elektronik belgeyi,
b) Resm belge: Kamu kurum ve kurulularnn kendi aralarnda veya
gerek ve tzel kiilerle iletiimlerini salamak amacyla oluturduklar,
gnderdikleri veya sakladklar belirli bir standart ve ierii olan
belgeleri,
c) Resm bilgi: Kamu kurum ve kurulularnn kendi aralarnda veya
gerek ve tzel kiilerle iletiimleri srasnda metin, ses ve grnt
eklinde oluturduklar, gnderdikleri veya sakladklar bilgileri,
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin zerinde bulunduu her
trl bilgisayar, gezgin elektronik aralar, bilgi ve iletiim
teknolojisi rnlerini,
e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluturulan, gnderilen ve
saklanan her trl belgeyi,
f) Dosya plan: Resm yazlarn hangi dosyaya konulacan gsteren
kodlara ait listeyi,
g) Yaz alan: Yaz kadnn st, alt, sol ve sa kenarndan 2,5 cm boluk
braklarak dzenlenen alan,
h) Gvenli elektronik imza: Mnhasran imza sahibine bal olan,
sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan gvenli elektronik imza
oluturma arac ile oluturulan, nitelikli elektronik sertifikaya
dayanarak imza sahibinin kimliinin ve imzalanm elektronik veride
sonradan herhangi bir deiiklik yaplp yaplmadnn tespitini salayan
elektronik imzay,
ifade eder.
KNC BLM
Resm Yazma Ortamlar, Nsha Says, Belge Boyutu ve Yaz Tipi
Resm yazma ortamlar ve gvenlik
Madde 5 Kamu kurum ve kurulular arasnda yazl iletiim, kt
kullanlarak veya elektronik ortamda yaplr.
Ktla yaplan resm yazmalarda daktilo veya bilgisayar kullanlr. Bu
tr yazmalar, yaznn ieriine ve ivedilik durumuna gre faks ile de
gnderilebilir. Faksla yaplan yazmalarda, yazda belirtilen
hususlarda hemen ilem yaplabilir, ancak bunlarn be gn ierisinde
resm yaz ile teyidinin yaplmas gerekir.
Elektronik ortamdaki yazmalar ilgili mevzuatta belirtilen
gvenlik nlemlerine uyularak yaplr.
Elektronik ortamda yaplan yazmalar bu ortamn zellikleri dikkate
alnarak kaydedilir, dosyalanr ve ilgili yere iletilir. Gerekli
durumlarda, gelen yaz kada dklerek de ileme alnr.
Her kurum kendisi ve gerektiinde kurum iindeki birimler adna
resm elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin
belirlenmesinde koordinasyon Babakanlk tarafndan yaplr. Elektronik
ortamdaki resm yazmalar bu adresler arasnda yaplr.
Kamu kurum ve kurulular elektronik ortamda yaplacak yazmalarda,
bu Ynetmelie aykr olmamak kaydyla gerekli dzenlemeleri
yapabilir.
Nsha says
Madde 6 Kat kullanlarak hazrlanan resm yazlar en az iki nsha
olarak dzenlenir.
Belge boyutu
Madde 7 Resm yazmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm)
boyutunda kat kullanlr.
Yaz tipi ve karakter boyutu
Madde 8 Bilgisayarla yazlan yazlarda "Times New Roman" yaz tipi
ve 12 karakter boyutunun kullanlmas esastr. Rapor, form ve analiz
gibi zellii olan metinlerde farkl yaz tipi ve karakter boyutu
kullanlabilir.
NC BLM
Resm Yazlarn Blmleri
Balk
Madde 9 Balk, yazy gnderen kurum ve kuruluun adnn belirtildii
blmdr. Bu blmde amblem de yer alabilir.
Balk, kadn yaz alannn st ksmna ortalanarak yazlr.
lk satra "T.C." ksaltmas, ikinci satra kurum ve kuruluun ad byk
harflerle, nc satra ise ana kuruluun ve birimin ad kk harflerle
ortalanarak yazlr. Balkta yer alan bilgiler satr geemez.
Bakanlklar ile bal ve ilgili kurulularn tara tekilatlarnda
kullanlan balklar 5442 sayl l daresi Kanunu hkmlerine uygun olarak
dzenlenir.
Blge mdrlklerinde ise bakanln adnn altna hangi blge tekilat
olduu yazlr (rnek:1).
Say ve evrak kayt numaras
Madde 10 Say ve evrak kayt numaras, dosya planna gre verilir,
baln son satrndan iki aralk aada ve yaz alannn en solundaki "Say:"
yan balndan sonra yazlr.
Bu ifadeden sonra kod numaras verilir. Kod numarasndan sonra ksa
izgi (-) iareti konularak dosya numaras, dosya numarasndan sonra
(-) iareti konularak evrak kayt numaras yazlr. Genel evrak
biriminden say verilmesi durumunda araya eik izgi (/) iareti
konulur.
Evrak kayt numaras, yazy gnderen birimde ve/veya kurumun genel
evrak biriminde ald numaradr (rnek: 2).
Resm yazmalarda Babakanlk tarafndan belirlenen kodlama sistemine
ve dosya planna uyulmas zorunludur.
Tarih
Madde 11 Yaznn yetkili amir tarafndan imzalanarak ilgili
birimden say verildii zaman belirten tarih blm, say ile ayn hizada
olmak zere yaz alannn en sanda yer alr.
Tarih; gn, ay ve yl rakamla, aralarna (/) iareti konularak
yazlr.
Konu
Madde 12 Konu, saynn bir aralk altna "Konu:" yan balndan sonra,
balk blmndeki "T.C." ksaltmas hizasn gemeyecek biimde yazlr. Yaznn
konusu, anlaml ve zl bir ekilde ifade edilir.
Gnderilen makam
Madde 13 Gnderilen makam; yaznn gnderildii kurum, kurulu ve kii
ile bunlarn bulunduklar yeri belirtir. Bu blm; konunun son satrndan
sonra, yaznn uzunluuna gre iki-drt aralk aadan ve kad ortalayacak
biimde byk harflerle yazlr. Yaznn gnderildii yerin belirlenmesine
ilikin dier hususlar parantez iinde kk harflerle ikinci satra
yazlr.
Kurulu dna gnderilen yazlarda, gerekiyorsa yaznn gidecei yerin
adresi kk harflerle ve baln ilk satrnn hizasnda, iki aralk
braklarak ayrca belirtilir.
Kiilere yazlan yazlarda; "Sayn" kelimesinden sonra ad kk, soyad
byk, unvan ise kk harflerle yazlr (rnek: 3).
lgi
Madde 14 lgi, yazlan yaznn nceki bir yazya ek ya da karlk
olduunu veya baz belgelere bavurulmas gerektiini belirten
blmdr.
"lgi:" yan bal, gnderilen makam blmnn iki aralk altna ve yaz
alannn soluna kk harflerle yazlr.
lgide yer alan bilgiler bir satn geerse, "lgi" kelimesinin alt
bo braklarak ikinci satra yazlr.
lginin birden fazla olmas durumunda, a, b, c gibi kk harfler
yanlarna ayra iareti ") " konularak kullanlr.
lgide, " tarihli ve sayl" ibaresi kullanlr.
lgide yaznn says, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak
belirtilir. lgi, tarih srasna gre yazlr. Yaz ayn konuda birden
fazla makamn yazsna karlk veya daha nce yazlm ok sayda yazyla
ilgili ise bunlarn hepsi belirtilir (rnek: 4).
Metin
Madde 15 Metin, "lgi"den sonra balayp "mza"ya kadar sren
ksmdr.
Metne, "lgi"nin son satrndan itibaren iki aralk, "lgi" yoksa
gnderilen yerden sonra aralk braklarak balanr.
Metindeki kelime aralarnda ve nokta, virgl, soru iareti gibi yaz
unsurlarnn arasnda bir vuru boluk braklr.
Paragraf balarna yaz alannn 1.25 cm ierisinden balanr. Paragraf
ba yaplmad durumlarda paragraflar arasnda bir satr aral boluk
braklr (rnek: 5-A, B).
Metin iinde geen saylar rakamla ve/veya yaz ile yazlabilir.
nemli saylar rakam ile yazldktan sonra parantez ierisinde yaz ile
de gsterilebilir.
Metin iinde veya izelgelerde l gruplara ayrlarak yazlan byk
saylarda gruplar arasna nokta (22.465.660), saylarn yazlnda
kesirleri ayrmak iin ise virgl (25,33 -yirmi be tam yzde otuz )
kullanlr.
Yaz, Trk Dil Kurumu tarafndan hazrlanan mla Klavuzu ile Trke
Szlk esas alnarak dil bilgisi kurallarna gre yaayan Trke ile
yazlr.
Metinde zorunlu olmadka yabanc kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kanlr. Trk Dil Kurumu tarafndan hazrlanan mla
Klavuzu'nda bulunmayan ksaltmalarn kullanlmasnn zorunlu olduu
durumlarda, ksaltmann ilk kullanld yerde parantez iinde ksaltmann
ak biimi gsterilir.
Alt makama yazlan yazlar "Rica ederim.", st ve ayn dzey
makamlara yazlan yazlar "Arz ederim.", st ve alt makamlara datml
olarak yazlan yazlar "Arz ve rica ederim." biiminde bitirilir.
mza
Madde 16 Metnin bitiminden itibaren iki-drt aralk boluk
braklarak yazy imzalayacak olan makam sahibinin ad, soyad ve unvan
yaz alannn en sana yazlr. mza ad ve soyadn zerinde braklan bolua
atlr. Elektronik ortamda yaplacak yazmalarda, imza yetkisine sahip
kii yazy, gvenli elektronik imzas ile imzalar.
Yazy imzalayann ad kk, soyad byk harflerle yazlr. Unvanlar ad ve
soyadn altna kk harflerle yazlr. Akademik unvanlar ismin n tarafna
kk harflerle ve ksaltlarak yazlr.
Yazy imzalayacak olan makam, yaznn gidecei makama gre
kurum/kuruluun "imza yetkileri ynergesi"ne veya yetkili makamlarca
verilen imza-yetkisine uyularak seilir.
Yazy makam sahibi yerine yetki devredilen kii imzaladnda,
imzalayann ad ve soyad birinci satra, yetki devredenin makam
"Babakan a.", "Vali a." ve "Rektr a.", biiminde ikinci satra,
imzalayan makamn unvan ise nc satra yazlr.
Yaz vekaleten imzalandnda, imzalayann ad ve soyad birinci satra,
vekalet brakann makam "Babakan V.", "Vali V." ve "Rektr V."
biiminde ikinci satra yazlr (rnek: 6-A).
Yaznn iki yetkili tarafndan imzalanmas durumunda st makam
sahibinin ad, soyad, unvan ve imzas sada (rnek: 6-B); ikiden fazla
yetkili tarafndan imzalanmas durumunda st makam sahibinin ad,
soyad, unvan ve imzas solda olmak zere yetkililer makam srasna gre
soldan saa doru sralanr (rnek: 6-C).
Atama kararnamelerinde imza blm, rnek: 6-D'de olduu biimde
dzenlenir.
Onay
Madde 17 Onay gerektiren yazlar ilgili birim tarafndan teklif
edilir ve yetkili makam tarafndan onaylanr.
Yaz onaya sunulurken imza blmnden sonra uygun satr aral
braklarak yaz alannn ortasna byk harflerle "OLUR" yazlr. "OLUR"un
altnda onay tarihi yer alr.
Onay tarihinden sonra imza iin uygun boluk braklarak onaylayann
ad, soyad ve altna unvan yazlr (rnek: 7-A).
Yazy teklif eden birim ile onay makam arasnda makamlar varsa
bunlardan onay makamna en yakn yetkili "Uygun grle arz ederim."
ifadesiyle onaya katlr. Bu ifade, teklif eden birim ile onay blm
arasna uygun boluk braklarak yazlr ve yaz alannn solunda yer alr
(rnek: 7-B).
Elektronik ortamda hazrlanan yazya onay verecek yetkili kii resm
yazy gvenli elektronik imzas ile imzalar.
Ekler
Madde 18 Yaznn ekleri imza blmnden sonra uygun satr aral
braklarak yaz alannn soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altna
yazlr.
Ek adedi birden fazla ise numaralandrlr. Ek listesi yaz alanna
smayacak kadar uzunsa ayr bir sayfada gsterilir.
Yaz eklerinin datmdaki baz yerlere gnderilmedii durumlarda, "Ek
konulmad" ya da "Ek-.... konulmad", baz eklerin konulmas durumunda
ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazlr (rnek: 8).
Datm
Madde 19 Datm, yazlarn gerei ve bilgi iin gnderildii yerlerin
protokol sras esas alnarak belirtildii blmdr. "EKLER"den sonra
uygun satr aral braklarak yaz alannn soluna "DAITIM:" yazlr. Ek
yoksa datm EKLER'in yerine yazlr.
Yaznn gereini yerine getirme durumunda olanlar, "Gerei" ksmna,
yaznn ieriinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" ksmna
protokol srasyla yazlr. "Gerei" ksm datm balnn altna, "Bilgi" ksm
ise "Gerei" ksm ile ayn satra yazlr.
"Bilgi" ksm yoksa, kurum ve kurulu adlar dorudan "DAITIM" balnn
altna yazlr (rnek: 9-A, B).
Paraf
Madde 20 Yaznn kurum iinde kalan nshas, yazy hazrlayan ve kurum
tarafndan belirlenen en fazla 5 grevli tarafndan paraf edilir.
Paraflar, adres blmnn hemen stnde ve yaz alannn solunda yer
alr.
Elektronik ortamda yaplan yazmalarda paraflar elektronik onay
yoluyla alnr.
Yazy paraflayan kiilerin unvanlar gerektiinde ksaltlarak yazlr,
(:) iareti konulduktan sonra byk harfle adnn ba harfi ve soyad
yazlr. El yazs ile tarih belirtilerek paraflanr (rnek: 10).
Koordinasyon
Madde 21 Baka birimlerle ibirlii yaplarak hazrlanan yazlarda,
paraf blmnden sonra bir satr aral braklarak "Koordinasyon:" yazlr
ve ibirliine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadlar paraf
blmndeki biime uygun olarak dzenlenir (rnek: 11).
Adres
Madde 22 Yaz alannn snrlar iinde kalacak ekilde sayfa sonuna
soldan balayarak yazy gnderen kurum ve kuruluun adresi, telefon ve
faks numaras, e-posta adresi ve elektronik a sayfasn ieren iletiim
bilgileri yazlr. letiim bilgileri yazdan bir izgi ile ayrlr.
Yaznn gnderildii kurum ve kiilerin, gerektiinde daha ayrntl
bilgi alabilmeleri iin bavuracaklar grevlinin ad, soyad ve unvan
adres blmnn sanda yer alr (rnek: 12).
Gizli yazlar
Madde 23 Yaz gizlilik derecesi tayorsa, gizlilik derecesi
belgenin st ve alt ortasna byk harflerle krmz renkli olarak
belirtilir. Gizlilik dereceleri; ok gizli, gizli, zel, hizmete zel
eklinde grev alan ve hizmet zelliine gre kurum veya kurulua
belirlenir (rnek: 5-A, B).
vedi ve gnl yazlar, tekit yazs
Madde 24 ncelik verilmesi gereken durumlarda yazya cevap
verilmesi gereken tarih metin iinde, yaznn ivedi ve gnl olduu ise
sayfann sa st ksmnda byk harflerle krmz renkli olarak belirtilir.
Yazy alan bu ivediliin gereini yapmakla ykmldr (rnek: 5-A, B).
Resm yazlara uygun srede cevap verilmemesi durumunda ilgili
kurum ve kurululara tekit yazs yazlr.
Sayfa numaras
Madde 25 Sayfa numaras, yaz alannn sa altna toplam sayfa saysnn
kancs olduunu gsterecek ekilde verilir (rnek: 1/9, 2/7, 5/32).
Aslna uygunluk onay
Madde 26 Bir yazdan rnek kartlmas gerekiyorsa rneinin uygun bir
yerine "Aslnn ayndr" ifadesi yazlarak imzalanr ve mhrlenir.
Kurum ve kurulular elektronik ortamdaki belgelerin
deitirilmesini ve aslna uygun olmayan biimde oaltlmasn nleyen
teknik tedbirleri alr.
DRDNC BLM
Resm Yazlarn Gnderili ve Alnlarnda Yaplacak lemler
Kayt kaesi
Madde 27 Gelen evrak, rnek 13'te yer alan kayt kaesi kullanlarak
kaydedilir. Kamu kurum ve kurulular rnek 13'te yer alan kaeyi rnek
alarak kendilerine uygun bir kae hazrlar ve kullanrlar. Bu kaeler
evrakn arka yzne basldktan sonra evrakn tarih ve says yazlr, nite
iinde hangi blm ilgilendiriyorsa o blmn karsna gerei yaplmak veya
bilgi vermek maksadyla (x) iareti konulur. Ek olduunda bunlarn
adedi en alt stunda rakamla belirtilir.
Elektronik ortamda yaplan yazmalarda, dorulama yapldktan sonra
yaz ilgili birime gnderilir.
Yazlarn gnderilmesi
Madde 28 Yazy gnderenin iletiim bilgileri zarfn sol st kesinde,
yaznn gidecei yerin iletiim bilgileri ise zarfn ortasnda yer alr.
Yaznn gizlilik derecesi zarfn st ve alt ortasna, ivedilik derecesi
ise sa st keye gelecek biimde krmz renkle belirtilir.
ok gizli yazlar ift zarf ile gnderilir. zarfa yaz konulur, zarfn
kapanma yerlerine hazrlayann paraflar atlr ve saydam bant ile
paraflar rtlecek ekilde zarf kapatlr. zarfn zerine de iletiim
bilgileri yazlarak, yaznn ok gizli olduu zarfn st ve alt ortasna,
varsa ivedilik derecesi sa st keye gelecek biimde krmz renkle
belirtilir.
zarf ve rnek 14'te gsterilen iki suret evrak senedi d zarfn iine
konularak gizlilik derecesi olmayan yazlar gibi kapatlp, zerine
gidecei yer ve evrak says yazlr. D zarfn zerinde gizlilik derecesi
bulunmaz, varsa ivedilik derecesi krmz renkli olarak
belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazmalar kurum ve kurulularn e-posta adresi
zerinden yaplr.
Elektronik ortamda yaplan yazmalarn ve gnderilen belgelerin
gizli olmas durumunda bunlar bir iletinin ekinde gnderilir ve
iletinin konu ksmna gizlilik derecesi yazlr.
"ok gizli" gizlilik dereceli yazlarn alnmas
Madde 29 "ok gizli" gizlilik dereceli yazlarda, d zarf aan
grevli i zarf zerinde yer alan "ok gizli" ibaresini grdnde zarf
amadan yetkili makama sunar. Bu grevli d zarfn iinde yer alan evrak
senedini imzalayarak bir nshasn gnderen makama iade eder.
BENC BLM
Son Hkmler
Yrrlk
Madde 30 Bu Ynetmelik yaym tarihinde yrrle girer.
Yrtme
Madde 31 Bu Ynetmelik hkmlerini Bakanlar Kurulu yrtr.
