RESOLUCION DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

Nº 001 -2009-ANSC-OAF

Lima, 05 de Enero del 2009

CONSIDERANDO:

Que, el Fondo para Pagos en Efectivo es un monto de recursos financieros constituido con cargo a la fuente de Recursos Ordinarios, que se mantiene en efectivo para efectuar gastos menudos que demanden su inmediata cancelación, que por su finalidad y características no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad;

Que, según lo dispuesto en el literal e) del Articulo 36º, concordante con el Articulo 37º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 aprobada por Resolución Directora! Nº 002-2007-EF/77.15, es necesario aprobar una Directiva para la administración del Fondo para Pagos en ·Efectivo de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, así como fijas el tipo de gasto a efectuar con cargo a dicho fondo;

Que, el proyecto de Directiva indicado, establece las normas y procedimientos internos para la correcta administración y control del Fondo para Pagos en Efectivo, por lo que procede emitir el acto administrativo aprobatorio correspondiente;

De conformidad con la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF 177 .15 aprobada por Resolución Di rectoral Nº 002-2007-EF 177 .15; y las Normas Generales de Tesorería NGT-05 y NGT-07, aprobadas por la Resolucion Directora! Nº 026-80-EF/77 .15 ..

SE RESUELVE:

Articulo Unico.- Aprobar la Directiva Nº 001-2009-ANSC "Normas y Procedimientos para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo, de la Autoridad Nacional del Servicio Civil", durante el ejercicio presupuesta! 2009, la misma que debidamente visada forma parte integrante de la presente resolución .

Regístr se y comuníquese y archivese

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DIRECTIVA NºOO/· 2009-ANSC

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO

CIVIL

INDICE

l. OBJETIVO 11. FINALIDAD 111. ALCANCE IV. BASE LEGAL V. GLOSARIO DE TERMINOS VI. DISPOSICIONES GENERALES

1. DESIGNACION DE TITULAR DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

2. APERTURA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO 3. GASTOS ATENDIBLES CON EL FONDO PARA PAGOS EN

EFECTIVO 4. RACIONALIDAD Y SUSTENTACIÓN DEL GASTO 5. DEL CONTROL Y AFECTACION DEL FONDO PARA PAGOS EN

EFECTIVO 6. RENDICIONES DE CUENTA DEL FONDO PARA PAGOS EN

EFECTIVO 7. REPOSICIÓN DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

VII MECANISMOS DE CONTROL VIII MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PRECAUCIÓN PARA EL MANEJO DEL

FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

ANEXOS

o Anexo 01 Recibo Provisional o Anexo 02 Recibo de Movilidad Local o Anexo 03 Declaración Jurada. o Anexo 04 Rendición y Reembolso del Fondo para pagos en efectivo o Anexo 05 Acta de Arqueo del Fondo para pago en efectivo

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OBJETIVO Establecer normas internas para la correcta administración y control del Fondo para Pagos en Efectivo (FPPE) de la Autoridad Nacional del Servicio Civil durante el Ejercicio Presupuesta! 2009.

11 FINALIDAD Racionalizar el uso del dinero en efectivo para atender en forma oportuna los pagos menudos, urgentes y no programados, agilizando con ello la operatividad y funcionamiento institucional.

111 ALCANCE

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V

La presente Directiva será de aplicación para todo el personal de las Oficinas y Gerencias que comprende la Autoridad Nacional del Servicio Civil y al designado como responsable del manejo del Fondo para pagos en Efectivo.

BASE LEGAL 1. Decreto Legislativo Nº 1023 que crea la Autoridad Nacional del

Servicio Civil. 2. Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM con el que se aprueba el

Reglamento de Organización y funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

3. Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería 4. Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector

Publico. 5. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 6. Ley Nº 29289, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año

Fiscal 2009. 7. - Resolución Directora! Nº 026-80-EF/77.15 del 06 de mayo de 1980

Normas Generales de Tesorería 8. Resolución Directora! Nº 002 -2007-EF/77.15 Aprueba la Directiva de

Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 9. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas Técnicas de

Control Interno. 10. Decreto Ley 25632- Ley Marco de Comprobantes de Pago. 11. Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT, Reglamento de

Comprobantes de Pago y modificatoria.

GLOSARIO DE TERMINOS

1. Fondo para Pagos en Efectivo: Es un monto de recursos financieros, constituido con Recursos Ordinarios (Tesoro Público) que se mantiene en efectivo, rodeado de ciertas condiciones de seguridad que impida su sustracción o deterioro. Es aplicable únicamente para efectuar gastos

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menudos, que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efecto de su pago, mediante otra modalidad.

2. Rendición de Cuenta: Es la presentación de la documentación sustentatoria del gasto por parte del usuario a quien se le otorgó el dinero en efectivo (mediante el recibo provisional), para el cumplimiento de una función y/o comisión de servicio con cargo a rendir cuenta. El usuario debe presentar la documentación sustentatoria emitida a nombre del Autoridad Nacional del Servicio Civil, especificándose la naturaleza del gasto en montos exactos, no debiendo presentar enmendaduras ni borrones y debe ser visado por el usuario en señal de conformidad. Los documentos presentados que no cumplan los requisitos antes señalados, serán observados y devueltos por el encargado responsable.

3. Documentación sustentatoria: Elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de una operación o transacción. La documentación sustentatoria, cuando se trata de rendiciones de cuenta se hace a través de los Comprobantes de Pago y/o el Formato de Declaración Jurada.

4. Comprobante de Pago: Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio. Sólo se consideran comprobantes de pago a aquellos que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el Ri=glamento de Comprobantes de Pago: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por maquinas registradoras y otros documentos similares que permita su adecuado control tributario y que expresamente esté autorizado por la SUNAT.

5. Declaración Jurada: Documento sustentatorio de gasto solo para casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago, el monto de gastos que se sustenta a través de este documento no debe superar el equivalente al 10% de la UIT.

6. Reposición del Fondo para Pagos en Efectivo: Constituye la restitución de recursos del Fondo para Pagos en Efectivo, mediante el giro de cheques a favor del responsable titular de la administración del fondo, según sea el caso.

VI DISPOSICIONES GENERALES

DESIGNACION DE TITULARES DE FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

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1.1 El Jefe de Administración y Finanzas, mediante Resolución de Administración designará a los responsables Titular y Suplente, que tendrán a su cargo la administración del Fondo para Pagos en Efectivo.

1.2 La administración del Fondo para Pagos en Efectivo, normado por la presente Directiva es de estricta responsabilidad del Titular y del Suplente, designados para tal fin.

1.3 Los responsables de la administración del Fondo, deberán ser servidores distintos a los responsables del giro de cheques y de los registros en el Libro Bancos.

2. APERTURA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

La apertura del Fondo para Pagos en Efectivo, se autoriza mediante Resolución de Administración, estará a cargo de un Responsable Titular, a nombre de quien se girará los cheques de constitución o reposición del mismo.

3. GASTOS ATENDIBLES CON EL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

Estos fondos son aplicables únicamente cuando la dependencia autorizada requiera efectuar gastos urgentes no programados, de menor cuantía y de rápida cancelación.

De acuerdo a la naturaleza y operatividad del Fondo para Pagos en Efectivo, no está permitido efectuar compras de bienes que constituyan activos fijos.

El monto máximo de cada pago por este concepto es de SI. 500.00, sin embargo, el Jefe de la Oficina General de Administración, podrá autorizar pagos por montos mayores en gastos de carácter urgente y excepcional en actividades prioritarias de la institución hasta SI. 2,500.00.

Los gastos que podrán ser atendidos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo se detallan de manera enunciativa mas no limitativa en los siguientes conceptos:

Viáticos y asignaciones Movilidad local Combustible y Lubricantes Alimentos Bienes de consumo (no existentes en almacén) Pasajes y Gastos de Transporte

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Tarifas de servicios generales Otros servicios de terceros Medicamentos Alquiler de bienes muebles Correos y servicios de mensajería

Cualquier otro gasto que no esté contenido en los conceptos antes indicados, podrá autorizarse siempre que el mismo sea un gasto menor, que demande su cancelación inmediata o que por su finalidad y característica, no puede ser debidamente programado para efecto de su pago, mediante otra modalidad.

4. RACIONALIDAD Y SUSTENTACIÓN DEL GASTO

4.1 Los gastos que se realicen estarán sujetos a las normas de presupuesto y de austeridad vigentes.

4.2. Los gastos efectuados se justificarán con los documentos que establecen las normas vigentes (SUNAT).

5. DEL CONTROL Y AFECTACION DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

5.1 La Oficina de Administración, fiscalizará el uso del Fondo para pagos en Efectivo aplicando los procedimientos de pago y las Normas Generales de Tesorería, establecidos por la Dirección Nacional del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas, así como las Normas del Sistema Nacional de Control establecidas por la Contraloría General de la República.

5.2 El Área de Contabilidad será la encargada de realizar la afectación presupuesta! patrimonial de los gastos efectuados, de acuerdo a las Normas vigentes emitidas por los órganos Rectores de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad.

5.3 Corresponde al Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, autorizar el gasto de los Fondos para Pagos en Efectivo, o cuando se trate de un reembolso del Fondo para pagos en efectivo.

Los fondos en efectivo serán entregados al rindente, utilizando el formato prenumerado "Recibo Provisional" (Anexo Nº 1 ), previa visación del Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas.

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6. RENDICIONES DE CUENTA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

6.1. El Rindente, que obtengan recursos mediante RECIBO PROVISIONAL del Fondo para Pagos en Efectivo, deberán rendir cuenta documentada de los gastos efectuados al responsable del manejo del Fondo para pagos en efectivo efectuados dentro de las cuarenta y ocho (48) horas hábiles de la entrega bajo responsabilidad, de acuerdo al literal d) del articulo 36º de la Directiva de Tesorería, aprobada con Resolución Directora! Nº 002-2007-EF/77.15.

6.2. Caso contrario, deberán devolver el dinero no utilizado en el mismo plazo, bajo responsabilidad del servidor que recepciona el fondo.

6.3. Los gastos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo, se sustentan con los comprobantes de pago originales que cumplan con los requisitos establecidos por la Resolución de la Superintendencia Nº 007-99-SUNAT y/o el formato de la Declaración Jurada.

6.4. Los comprobantes de pago deben ser emitidos a nombre del Autoridad Nacional del Servicio Civil y consignarán el número de RUC 20477906461.

6.5. Los funcionarios que tienen la facultad de autorizar desembolsos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo son el Gerente General así como el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas

6.6. Está prohibido efectuar cualquier desembolso del Fondo, sea éste provisional o definitivo, que no cuente con la autorización de cualesquiera de los funcionarios indicados en el inciso 6.5 de la presente Directiva, bajo responsabilidad de los responsables del Fondo.

6.7. Cuando se requiera adquirir con urgencia bienes (útiles y materiales de oficinas u otros) cuya existencia estuviera agotada en el almacén, el Recibo Provisional del Fondo para Pago en

fectivo, antes de su autorización, deberá contar con la J.!:;=.F.::=:~.,.onformidad del encargado del Almacén . . "~

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6.8. Para atender los requerimientos de movilidad local para comisiones de servicios, deberá presentarse el recibo por movilidad (anexo 2) , los mismos que deberán guardar orden correlativo, consignando la información siguiente:

a) Lugar de destino b) Motivo c) Visto bueno del Jefe o Gerente que autoriza la comisión d) Firma, nombre y DNI del usuario e) Fecha El gasto individual de traslado por concepto de movilidad local no podrá exceder de SI. 35.00 por cada destino.

6.9. Para otorgar el Recibo Provisional, el receptor no puede tener pendiente de rendición , Recibos Provisionales anteriores.

6.1 O. La rendición de cuenta se dará como aceptada cuando los documentos entregados cuenten con la conformidad del responsable del Fondo.

6.11. En el reverso de cada comprobante de pago, deberá indicarse el detalle del gasto, la firma en señal de conformidad de la recepción del bien y/o servicio, consignando su nombre, documento de identidad y el área a la que pertenece el rindente. Asimismo, en el anverso del comprobante deberá consignarse el Visto Bueno del Jefe o Gerente que autoriza el Gasto.

6.12. En el acto de rendición de cuenta, el responsable del Fondo estampará el sello de "PAGADO EN EFECTIVO", número de la rendición a la que corresponda y la fecha, en cada uno de los documentos presentados que cumplan con los requisitos señalados.

6.13. Las Rendiciones de cuenta deberán efectuarse en el formato "Rendicion Documentada del Fondo para Pagos en Efectivo" (Anexo 04), el mismo que debe ser elaborado de acuerdo a las instrucciones correspondientes, sin borrones ni enmendaduras.

6.14. El formato de Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo será firmado por el servidor responsable del manejo del Fondo, por la Tesorera, el Contador y el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas.

REPOSICIÓN DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

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7.1 El responsable del Fondo para Pagos en Efectivo deberá elaborar y presentar las solicitudes de reposición del Fondo ante el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, pormenorizando el gasto en el formulario de rendición y acompañando los documentos originales que sustentan los gastos (definitivos) efectuados debidamente autorizados.

7.2 Los responsables podrán solicitar la reposición del Fondo, cuando el saldo del mismo sea igual o menor al 50% del monto total autorizado. La renovación se podrá realizar hasta tres veces el monto establecido durante el mes.

7 .3 Las rendiciones son revisadas por Contador, y serán tramitada con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas; procediendo a la reposición del fondo de acuerdo a la disponibilidad del calendario de compromiso aprobado.

VII MECANISMO DE CONTROL

7.1 El Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas dispondrá la realización de arqueos inopinados, levantándose un "Acta de Arqueo del Fondo para pagos en efectivo" (Anexo 5) cuando lo considere conveniente, independientemente de las acciones de competencia del Órgano de Control Institucional.

7.2 En el Acta de arqueo que se practique se detallará la conformidad o disconformidad del mismo, debiendo ser firmada por un representante de Contabilidad y el responsable del manejo del fondo.

7 .3 El Área de Contabilidad comunicará por escrito sobre el resultado de los arqueos sorpresivos a la Oficina de Administración y Finanzas, en un plazo no menor de Tres (03) días de realizados, así como las medidas correctivas a implementarse.

7.4 Los arqueos inopinados, se efectuarán con una frecuencia no menor de una vez al mes, sin perjuicio de los arqueos mensuales de fondos y valores que realiza el Área de Contabilidad.

Vllll MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PRECAUCION PARA EL MANEJO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

8.1 El encargado del Fondo, es responsable de la custodia del efectivo, documentos y archivos que deberá guardar en instalaciones físicas y muebles especiales, que cuenten con la protección y cerraduras adecuadas .

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8.3 El responsable del Fondo deberá adoptar las medidas de seguridad para custodiar el dinero, así como cuando se desplace a efectuar ante el Banco de la Nación el cobro de los cheques para lo cual debe ir acompañado de un resguardo.

8.4 La Oficina de Administración y Finanzas, gestionará la contratación de las pólizas de seguros para cubrir los riesgos de deshonestidad, robo y otros. El control de la vigencia de estas pólizas estará a cargo del responsable de Abastecimiento.

8.5 En caso de producirse algún siniestro cubierto por las pólizas, la Oficina de Administración y Finanzas, emitirá el informe respectivo; y, el responsable de Abastecimiento realizará las acciones que corresponda para su recuperación de acuerdo a lo establecido en los contratos de seguros.

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ANEXO Nº 01

AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

Oficina de Administración y Finanzas

Nº

RECIBO PROVISIONAL PARA EL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

SI ......................... .

Recibí del Encargado Único del Fondo para Pagos en Efectivo, la cantidad de

Por concepto de: ...... .... ....... ... .. ...... ..... ..... ... ..... ... ... ... ..... ... ..... ...... .... .. .... ..... .. ... ... .... . .

Nota: Se debe rendir cuenta en 02 d!as hábiles de recibido el desembolso por cualquier concepto, si no se utiliza, debe efectuar la devolución del monto solicitado.

AUTORIZACION

-.... .. .... .... .... ....................................... Gerente General y/o Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas

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Tesorera( o)

Lima, .. ... de . . . . . . . . . . . . . . . . . . del 2009

RECIBI CONFORME

Firma del Rindente

Nombre: .................. ... ....... ..... ... ... .. . . DNI .... ...... ..... ... ..... .. ...... ... ....... ... .. ..... . Domicilio .................... .. ............. ....... .

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ANEXO Nº 02

AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

Oficina de Administración y Finanzas

RECIBO POR MOVILIDAD LOCAL

Nombres y Apellidos:

Oficina: ...................................................................................................................... .

He recibido de la Autoridad Nacional del Servicio Civil

LA SUMA DE ................................................................................ NUEVOS SOLES

Por concepto de movilidad local de acuerdo al detalle siguiente:

FECHA ITINERARIO COMISION IMPORTES/.

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TOTAL SI.

-----------------------------

Gerente General y/o Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas Recibí conforme

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ANEXO Nº03

DECLARACION JURADA

Yo,

identificado con.DNI Nº.............................. y prestando servicios en la Gerencia/Oficina de ...................................... .. ................................ , en aplicación del Artículo No 71 de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007, aprobada por Resolución Di rectoral Nº 002-2007-EF 177 .15;

DECLARO BAJO JURAMENTO

Haber efectuado gastos por los conceptos e importes siguientes:

Nº FECHA CONCEPTO IMPORTE ORDEN S/.

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ITOTAL S/.

Gerente General y/o Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas Recibí conforme

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Nº

ANEXO Nº 04

AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

DOCUMENTO

Fecha T Serie Nº RUC Fac/Bol

Responsable del F.P.P.E.

Contabilidad

RENDICION Y REEMBOLSO FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

RAZON SOCIAL O DETALLE DEL NOMBRE GASTO

Tesoreria

. . Jefe de Admin1strac1ón y Finanzas

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Nº Mes Al'\ o

Clasificador de Gasto IMPORTE

SI. CG GG MA Espec

MOVIMIENTO DEL FONDO

Saldo anteior SI.

Incremento a la Caja

Total SI.

Importe de la presente rendición

Saldo actual SI .

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ANEXO Nº 05

AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

ACTA DE ARQUEO DEL FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO

En la ciudad de Lima, a las horas del día de del 2,009 estando presente ........... . ..... .... ...... , representante de .... .... . ...... , se procedió a practicar el Arqueo del Fondo para Pagos en Efectivo que se encuentra a cargo de la Sra. MARISOL TALA VERA MEZA, del Área de Recepción y Mesa de Partes obteniendo el siguiente resultado:

FONDOS Y DOCUMENTOS RECONTADOS

Efectivo Cheques Por Cobrar Vales Provisionales Gastos Definitivos TOTAL RECONTADO

Fondos y Documentos a Recontar

Sobrantes(o Faltantes)

Explicación de la Diferencia:

SI. SI. SI. SI. SI.

SI.

2,500.00

2,500.00

------------------0.00

La encargada del Fondo, declara haber puesto a disposición del representante de Contabilidad, para efectos del presente arqueo, todos los fondos y documentos sustentatorios bajo su responsabilidad, los mismos que fueron devueltos conforme.

Lima,_ de ___ del 2009.

RESPONSABLE DEL FONDO CONTABILIDAD

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