Ledere må vite hvordan de tennerentusiasmen hos medarbeidereog kunder, og kunne sørge for at

gløden sprer seg som ild i tørt gress.Det krever god kommunikasjon. Ikkemange ledere mestrer den kunsten. Istedet kompenserer de sine handikapmed en høytidelig stil, et upersonligtonefall, finurlige faguttrykk og uten-landske låneord. En slik språkformholder ikke i dagens MTV-samfunn.

Den største feilen mange menneskergjør når de kommuniserer er å under-vurdere det faktum at de fleste av oss eri ferd med å drukne i et informasjons-hav. I et slikt miljø må alle budskap sel-ges. Hvis du har noe å si, nytter detikke lenger bare å informere. Somavsender har du ansvaret for at motta-kerne tenner på budskapet, forstår detog handler deretter. Det finnes ingenmagisk formel for å oppnå dette, mendet finnes ti enkle grunnprinsipper dubør lære deg. Det spiller ingen rolle omdu kommuniserer med én eller tusenmennesker, skriftlig eller muntlig. Prin-sippene er de samme, og de er relevan-te i nesten enhver situasjon.

1.Vit hva du vil Enhver form for kommunikasjon børha et enkelt, klart definert mål. Spørdeg selv: «Hva er det jeg vil oppnå, oghvordan vil jeg at mottakerne av bud-skapet skal reagere?» Når du har fun-net ditt mål, kan du begynne å plan-legge formen på budskapet ditt.

2. Forstå ditt publikum og temaSelgere vet at mer enn 70 prosent avresultatet avhenger av hvor godt for-beredt man er. Foreta derfor en grun-dig analyse av ditt tema og publikumfør du begynner å forme budskapet.Jo mer du vet, desto lettere er det åfinne de rette argumentene og å få detsom du vil.

3. Fremhev nytteverdienTenk på mottakerens interesser nårdu kommuniserer: Hva får han eller

Kommunikasjon:

La budskapet gnistrePå vei til direktørstolen foredles ikke den fine kunsten å kommunisere. Istedet står økonomi og business i fokus. Synd, for som leder er du heltavhengig av at folk hører på deg. Og forstår deg. Uten at du må brukefor mye tid og krefter.

AV A N D E R S L I N D G R E N

F OTO : C H R I S T I A N H O U G E

4 RESPONS 4/01

hun ut av det? Beskriv nytteverdienav det du skal selge. Gjør det på enmåte som mottakeren kan relatere til.Fortell relevante historier og eksem-pler som handler om mennesker, tingog steder som vi kan assosiere ossmed. Det gir ekstra oppmerksomhet.Og for all del, ikke glem å invitere tildialog ved muntlige presentasjoner.Det engasjerer ditt publikum og viserat du er opptatt av deres behov ogønsker.

4. Legg liv i budskapetJeg er ikke i underholdningsbransjen,er det mange som tror. Men enten duliker det eller ikke – hvis du ønsker åkommunisere effektivt, så er du det.Forskning har gjentatte ganger vist atnår kommunikasjonen både ermeningsfull og underholdende, er denogså mest effektiv.

Kommuniser derfor på en livligmåte. Varier fakta med personligeerfaringer og anekdoter. Bruk eksem-pler og litterære bilder til å forklareting. Bruk fotografier og illustrasjonertil å visualisere budskapet. Bruk gjer-

ne humor, men vær forsiktig med vit-ser. De kan ofte misforstås.

5. Etabler troverdighetMennesker vil alltid spørre seg selvom informasjonen du presenterer ertroverdig eller pålitelig. Noen få ordom hvorfor de skal tro deg, vil hjelpedeg å etablere troverdighet. Men unn-gå skryt. Det beste er å la andre skry-te av deg. Bruk referanser i skriftligmateriale. Ved muntlige presentasjo-ner kan du få andre til å si noe godtom deg.

6.Vær positiv og konstruktiv Mennesker liker positive følelser oghar en tendens til å ville forlenge dem.Overbevis ved å fokusere på de posi-tive mulighetene. Tenk på MartinLuther Kings berømte tale hvor hanrepeterer setningen: «Jeg har en drøm».Han sa ikke: «Jeg har et mareritt».

I enkelte tilfeller kan det imidlertidvære nyttig å fokusere på negativefølelser. Hvis du for eksempel fungereri en rolle som problemløser: «Du haret irriterende problem, la oss løse detfor deg.» Problemet må aldri blihovedpoenget. Mennesker er opptattav løsninger. «Finn løsninger, ikkeproblemer», som Henry Ford sa.

7.Vær klar«Tenk som den vise mann, men kom-muniser som den enkle», sa Aristote-les. Klarhet i budskapet følger gjerneklarhet i tankegangen. Så tenk på hvadu vil si, og si det så klart som mulig.Mottakeren skal aldri behøve å lurepå hva saken gjelder. De skal forstådet viktigste ved første øyekast.

Bruk et språk som mottakerne kanforholde seg til. Konkrete ord og fak-ta sier mer enn generelle vendinger.

8. Gå rett på sakHvor lenge mennesker gir deg sin opp-merksomhet varierer fra situasjon til

situasjon. Det er uansett nesten alltidkortere enn det du tror. I et samfunnhvor alt går stadig fortere, og mengdenav informasjon hele tiden øker, er tidenvår mest dyrebare ressurs. Det bør dinkommunikasjon ta hensyn til. Detbetyr ikke at alle setningene dine måvære korte, eller at du må unngå alledetaljer og behandle temaet på en over-fladisk måte. Poenget er at du må sør-ge for at mottakeren raskt oppfatter ogforstår det viktigste i budskapet ditt.Hvis mottakeren ikke umiddelbart for-står hva du snakker eller skriver om,risikerer du å miste hans interesse. Haalltid i tankene at kort, søtt og enkeltfungerer bedre enn langt, komplisert ogdetaljert.

9. Gi helheten før detaljeneHar du flere ting på hjertet, så si enting om gangen, sier språkprofessorFinn-Erik Vinje. Først må du få fremhovedpoenget og essensen i det duskal si, deretter utdyper og forklarerdu med eksempler og fakta. Ta nestepoeng, utdyp og forklar. Neste poengosv. Prøv å begrense deg til mellomfem og syv poeng. Til slutt oppsum-merer og konkluderer du. Gjenta gjer-ne hovedpoengene. Når du har sagthva du skal si, stopp.

10. Utvikle din personlige stilÅ snakke om god eller dårlig kommu-nikasjon er misvisende. I mange tilfel-ler avhenger dette av dine omgivelserog hvem du kommuniserer med. Detviktigste er at du oppnår det du vil.Vær naturlig og utvikle din personligestil, men ha alltid i tankene disse tibudene.

Ønsker du å bli en virkelig god kom-munikator er det bare en vei: øvelse,øvelse og øvelse. I tillegg finnes det enrekke god kurs på markedet, blantannet Postens Prima Vista-kurs. r

Seks tips om hvordan gjørebudskapet ditt klarere1. Skriv og tal slik du snakker. Vær ikke

redd for det personlige tonefallet.

2. Bruk aldri et fremmedord der et

enkelt hverdagsuttrykk gjør samme

nytten.

3. Sløs ikke med ord. Kort og enkelt

fungerer alltid bedre enn langt og

komplisert.

4. Bruk ikke for lange setninger. En

god setning har sjelden mer enn 25

til 30 ord.

5. Vær direkte. Bruk aktive setninger

for å få resultater.

6. Tegn bilder av hva du sier. Visuelle

hjelpemidler øker oppmerksomhe-

ten, og letter forståelsen.

Anders Lindgren er informasjonsdirektør i Integris (før Bull AS). Han har tidligere vært markedssjef iPricewaterhouseCoopers og AT&T/NCR. Lindgrenhar i mange år jobbet med å gjøre komplisert kommu-nikasjon fra dataspesialister, revisorer og advokater tilgjengelig for norsk næringsliv.