Embed Size (px)
Citation preview
Resume Buku : Filsafat Administrasi
BAB IPEDAHULUAN
Beberapa Pengertian Pokok :1. Filsafat
Dikatakan filsafat berarti berusaha mengetahui tentang sesuatu dengan sedalamnya, baik mengenai hakikat, fungsinya, ciri-cirinya, kegunaannya, masalah-masalahnya, serta pemecahan-pemecahan terhadap masalah-masalah ini.2. Administrasi
Keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Ada beberapa hal yang terkandung dalam devinisi diatas. Pertama, Adminisrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya permulaannya sedang akhirnya tidak diketahui.Kedua, Administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih. Adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya tugas atau tugas-tugas yang harus dilaksanakan, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.
Tentang unsur-unsur administrasi. Telah dikatakan dimuka bahwa adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu menjadikan adanya sesuatu itu. Telah dikatakan pula bahwa unsur-unsur (bagian-bagian yang mutlak) dari administrasi ialah:
1. Dua orang manusia atau lebih.2. Tujuan.3. Tugas yang hendak dilaksanakan, serta4. Sarana prasarana tertentu.Mengapa unsur manusia, diperlikan lebih dari satu orang karena seseorang tidak
turut serta dalam proses kerja sama itu.3. Manajemen
Manajemen pada hakikatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dealam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkar administrasi.4. Kepemimpinan (leadership)
Sering dikatakan bahwa kepemimpinan merupakan inti manajemen. Memang demikianlah halnya karena kepemimpinan merupakan "motor atau daya penggerak semua sumber-sumber dan alat-alat (resources) yang tersedia bagi sesuatu organisasi".
Rosources itu digolongkan kepada dua golongan besar, yaitu1). Sumber daya manusia, dan2) Sumber daya lainnya.
Karenanya dapat dikatakan bahwa sukses atau tidaknya suatu organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan sangat tergantung atas kemampuan para anggota pimpinannya untuk menggerakan sumber-sumber dan alat-alat tersedia sehingga penggunaannya berlangsung dengan efisien, ekonomis dan efektif.5. Human Relations
Sebagaimana telah dikatakan di muka, para ahli administrasi pada umumnya sependapat bahwa manajemen merupakan inti administrasi dan kepemimpinan merupakan inti dari manajemen. Akan, tetapi, pengertian ini masih perlu diperdalam dengan mengatakan bahwa human relations merupakan aspek yang sangat penting dari kepemimpinan, terutama apabila ditinjau dari segi kemampuan mempengaruhi perilaku para bawahan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Pengertian ini akan menjadi lebih jelas lagi apabila diingat bahwa Human Relations adalahkeseluruhan rangkaian hubungan, baik yang bersifat formal maupun informal, antara atasan dengan bawahan, atasan dengan atasan, serta bawahan dengan bawahan yang lain yang harus dibina dan dipelihara sedemikian rupa sehingga tercipta suatu teamwork dan suasana kerja yang serasi dan harmonis dalam rangka pencapaian tujuan.6. Organisasi
Didalam buku ini definisi organisasi yang dipergunakan ialah: Setiap bentuk persukutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama serta secara formal terikat dalm rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan dalm ikatan yang terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut bawahan.
Devinisi di atas menunjukkan bahwa organisasi dapat ditinjau dari dua segi pandangan, yaitu sebagai berikut.
1. Organisasi sebagi wadah di man kegiatan-kegiata administrasi dijalankan.2. Organisasi sebagai rangkaian hierarki dan interaksi antara orang-orang dalam
suatu ikatan formal.7. Administrasi Negara
Ditinjau dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas bagian besar, yaitu sebagai berikut.
(1). Administrasi Negara (Public Administrasi)(2). Administrasi Privat ( Private Administrasi)Administrasi Negara secara singkat dan sedehana dapat didevisikan
sebagi keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintahan dari suatu negara dalam uasaha mencapai suatu tujuan negara.8. Administrasi Niaga.
Meskipun telah dikatakan bahwa pembagian administrasi menjadi Administrasi menjadi Administrasi Negara dan Administrasi Privat karena ada administrasi sosial, administrasi keagamaan, administrasi nirlaba, dan sebagainya. Namun karena sebagian besar kegiatan dalam bidang Administrasi Privat dilakukan oleh sektor keniagaan, dalam karya tulis ini klasifikasi yang disoroti terbatas pada:
a. Administrasi Negara, danb. Administrasi Niaga
Administrasi Niaga dapat didevinisikan sebagai:Keseleluruhan kegiatan organisasi, mulai dari produksi barang dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.
Dalam dunia keniagaan sekarang ini dikenal dua macam jenis popok industri, yaitu1). Indrustri yang menghasilkan barang-barang, dan2). Indrustri yang menghasilkan jasa-jasa.9. Manusia
Manusia sebagai makhluk termulia di muka bumi semakin lama semakin cerdas. Kecerdasan yang semakin meningkat itu mengakibatkan manusia telah dijuluki dengan berbagai pridikat, seperti homo faber, homo sapiens, zoon politicon, dan homo ekonimikus.
BAB IIPERKEMBANGAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMENA. Perkembangan Administrasi dan Manajemen sebagai Seni Perkembangan administrasi dan manajemen sebagai seni dapat dibagi menjadi tiga fase utama, yaitu sebagai berikut.1. Tahap prasejarah yang berakhir pada tahun 1 M.2. Tahap sejarah yang berakhir pada tahun 1886.3. Tahap modern yang dimulai pada tahun 1886 dan yang masih berlangsung hingga sekarang ini.
1. Tahap Prasejara Ditinjau dari segib waktu dan tempat, tahap prasejarah ini dibagi pula menjadi enam tahap perkembangan, yaitu sebagi berikut:a. Zaman Mesopotamiab. Zaman Babyloniac. Mesir Kunod. Tiongkok Kunoe. Romawi Kunof. Yunani Kuno. Pada Zaman Mesopotamia telah dijalankan sebagaian prinsip-prinsip administrasi dan manajemen yang diketahui oleh manusia sekarang terutamadi bidang pemerintahan., perdagangan, komunikasi dan pengangkutan sungai. Bahkan bukti-bukti sejarah menunjukan bahwa masyarakat Mesopotamia telah mempergunakan logam sebagai alat tukar menukar yang sudah barang tertentu sangat memperlancar jalannya perdagangan. Pada Zaman Babylonia administrasi pemerintahan, perdagangan. Perhubungan dan pengangkutan telah berkembang pula dengan baik . Pada Zaman Mesir Kuno agak berbeda dengan kedua zaman yang telah dibicarakan dimukan, pengtahuan tentang perkembangan administrasi dan
manajemen pada zaman mesir kuno lebih banyak dapat digali kembali dam masih bayak pula ahli purbakala yang dapat menginterpretasikannya. Tiongkok kuno. Penyelidikan - penyelidikan yang telah diadakan mengenai perkembangan administrasi dan manajemen pada zaman Tiongkok kuno memeberikan kepada dunia modern pengtahuan yang cukup banyak tentang Administrasi dan manajemen di masa ini. Romawi Kuno. Sumber-sumber ilmiah terpenting yang dapat dipelajari mengenai perkembangan administrasi dan manajemen pada Zaman Romawi kuno ialah karya-karya ahli filsafat terkenal, Cicero, terutama dalam bukunya yang masing-masing berjudul:(1). De offici (The Office)(2).De Legibus (The Law) Yunani Kuno. Sumbangan terbesar dari Yunani Kuno, meskipun tidak langsung dalam ruang lingkup administrasi tetapi jelas sangat mempengaruhi jalannya proses administrasi dan manajemen, ialah pengembangan konsep demokrasi.
Analisis singkat tentang perkembangan administrasi dan manajemen pada tahap prasejarah ini dengan jelas nenunjukan bahwa pada mulanya administrasi negara berkembanga jauh lebih pesat dari pada administrasi niaga. Sedangkan pada zaman modern sekarang ini kelihatannya administrasi lebih pesat perkembangannya. Hal ini antara lain disebabkan oleh perkembangan indrustri dan teknologi yang sangat pesat.
2. Tahap Sejarah (tahun 1 M samapi dengan 1886) Berhubungan dengan gelapnya sejarah pada umumnya selama 15 abad pertam a dari sejarah dunia modern, bidang administrasi dan manajemen pun turut mengalami kegelapan. Berarti tidak banyak yang diketahui tentang perkembangan administrasi dan manajemen dalam 15abad itu. Kemudian diketahui bahwa timbulnya Gereja Katolik Roma telah mempinyai pengaruh besar terhadap perkembangan teori administrasi dan manajemen. Dengan perkataan lain, Gereja Katoloik Roma telah memberikan sumbangan administrasi manajemen.
3. Zaman Modern Seperti telah terlihat dari analisis historis yang amat singkat diatas, fase terakhir dari perkembangan administrasi dan manajemen oleh penulis di beri nama Zaman Modern ditandai oleh lahirnya Garakan Manajemen Ilmiah yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor, di Amerika Serikat. Sementara Taylor sibuk dengan penyilidan-penyilikannya, diprancisterdapat pula seorang ahli pertambangan yang bernama Henri Fayol yang bekerja pada salah satu perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, perusahaan di sana. Karena ketidak mampuan pimpinan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, perusahaan terancam oleh kehancuran.
Teori-teori yang diciptakan oleh fayol itu telah itu telah ia terapkan sendiri pada waktu ia menjadi administrasi perusahaan dan ia memang berhasil menyelamatkan perusahaan dari keruntuhan dan malah berhasil pula mengembangkannya.
B. Perkembangan Administrasi dan Manajemen sebagai IlmuPengetahuan Ilmu pengtahuan dapat didevinisikan sebagaisuatu objek ilmiah yang memilki sekelompok prinsip, dalil dan rumus yang melalui percobaab-percobaan yang sistematis dilakukan berulang kalli telah teruji kebenaranya, prinsip-perinsip, dalili-dalil dan rumus-rumus mana dapat diajarkan dan dipelajari. Telah diajarkan di muka bahwa administrasi dan manajemen dipengaruhi oleh dinamika masyarakat, baik dalam statusnya sebagai seni maupun sebagai ilmu pengetahuan. Karenanya untuk secara universal diakui sebagai ilmu pengetahuan, sesuatu objek ilmiah itu harus diperjuangkan dan dikembangkan oleh para pencipta dengan gigih. Contohnya ialah masa yang lama yang harus berlalu selama mana para pencipta sosiologi di akui sebagai ilmu pengetahuan. Demikian halnya dengan ilmu administrasi. Ilmu administrasi tergolong kepada ilmu-ilmu sosial dan malahan dapat dikatakan merupakan salah satu cabang terbaru dari ilmu-ilmu sosial. Secara khusus dapat pula dikatakan bahwa ilmu administrasi itu termasuk kelompok applied sciences dalam ilmu-ilmu sosial karena manfaatnya hanya apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalil diterpkan untuk meningkatkan mutu kehidupan manusia. Ditinjau dari segi penahapan perkembangan ilmu administrasi, sejak lahirnya hingga sekarang ilmu administrasi telah melewati empat tahap, yaitu sebagai berikut:1. Tahap Survival (1886-1930) Telah terlihat di muka bahwa tahun 1886 sering dikatakan sebagai tahun lahirnya ilmu administrasi karena pada tahun itulah Gerakan Manajemen Ilmiah dimulai oleh Frederick Winslow Taylor. Dalam jangka pada waktu panjang inilah para ahli yang menspesialisasikan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen memperjuangkan diakui administrasi dan manajemen sebagai salah satu cabang ilmu pengetahuan.2. Tahap Konsolidasi dan Penyempurnaan (1930-1945) Tahap ini disebut tahap konsolidasi dan penyempurnaan karena dalam jangka waktu inilah prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalil ilmu administrasi dan manajemen lebih disempurnaan sehingga kebenarannya tidak dapat dibantah lagi. Dalam jangka waktu ini pulalah gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi negara dan niaga mulai banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi.3. Tahap Human Relation (1945-1956) Tahp ini disebut tahap human relation karena setelah terciptanya prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalil yang sudah teruji kebenaranya, perhatian para ahli dan sarjana mulai beralih kepada faktor manusia serta hubungan formal dan imformal apa yang perlu diciptakan, dibina dan dikembangkan oleh dan antar
manusia pada semua tingkatan organisasi desmi terlaksananya kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dalam suasana yang intim dan harmanis.4. Tahap Beharviouralisme (1959 hingga sekarang) Pentingnya manusia dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan, mengakibatkan para ahli dan sarjana memusatkan penyelidikannya pada masalah manusia kerja ini. Akan tetapi hakikatnya pada tahap terakhir ini sorotan perhatian bukam lagi manusianya sendiri sebagai makhluk hidup yang matabat, kepribadian, tujuan, cita-cita serta keinginan yang khas, tetapi sudah meningkat kepada penyelidikan tentang tindak-tanduk manusia dalam kehidupan berorganisasi dan apa alasan-alasan mengapa manusia itu bertindak demikian. Jika tindak-tanduk itu merugikan organisasi, diselidiki pula bagaimana cara agar tindakan yang merugikan itu dapat diubah menjadi tindakan yang menguntungkan organisasi.
C. Hubungan Ilmu Administrasi dengan Ilmu-Ilmu lainnya Sebagai suatu ilmu pengetahuan, administrasi dan manajemen tidak lepas dari Ikatannya dengan ilmu-ilmu sosialnya. Secara subtansif dan taksonomis, terdapat kaitan yang erat antara ilmu administrasi dan ilmu-ilmu yang lain. Adapun ilmu-ilmu sosial yang mempunyai hubungan eart dengan ilmu administrasi adalah sebagai berikut.1. Ilmu Hukum, yaitu suatu cabang ilmu pengetahuan yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah yang hidup didalam masyarakaat. Kelangsungan hidup yang teratur serta perkembangan yang dinamis dari administrasi, hanya dapat di jamin apabila ia taat pada hukum tertulis atau tidak tertulis yang berlaku.2. Ilmu Ekonomi, suatu ilmu yang mempelajari kebutuhan manusi yang selalu tiadk terbatas dengan alat-alat pemuasan yang selalu terbatas. Administrasi pun bergerak atsa prinsip yang sama karena tujuan organisasi pad hakikatnya tidak terbatas sedabgkan sumber-sumber yang tersedia ataau mungkin tersedia selalu terbatas. Ditinjau dari segi tujuan dan alat ini, antara ilmu ekonomi dan ilmuadministrasi berbeda hanya ditinjau dari segi objeknya saja.3. Ilmu Politik, yaitu suatu ilmu yang mempelajari percaturan kekuatan dan kekuasaan dalam masyarakat. Pada dasar nya administrasi adalah policy execution. Policy yang dimaksud disini adalah kebijaksanaan dari pihak penguasa yang dirumuskannya sesuai dengan kondisi yang dihadapi.4. Sejarah, yang menyelidikiseluruh tindakan-tindakan manusia dimasa yang lalu. Para sarjana administrasi dan manajemen hanya akan berhasil melaksanakan tugasnya apabila mereka mengetahui sejarah secara mendalam.5. Sosiologi, ilmu yang mempelajari tata masyarakat. Sangat erat berhubungan dengan administrasi dan manajemen kerana administrasi berdarma bakti kepada masyarakat, baik masyarakat kecil dalam lingkungan suatu organisasi, maupun masyarakat sebagai keseluruhan.6. Antropologi, yang sebagaimana dikethui mempelajari tindak-tanduk individu dalam masyarakat.
7. Etnologi, yaitu ilmu yang mempelajari sifat, kebudayaan dan adat istiadat suatu bangsa8. Psikologi, ilmu uang memlajari kejiwan seseorang.9. Statistik, ilmu yang mempelajari data-data dan angka-angka.10. Informatika, ilmu yang mempelajari perkembangan teknologi.
D. Faktor-Faktor Okologis (lingkungan) dan Administrasi Administrasi dan manajemen tidak beroperasi dalam suasana kekosongan. Proses administrasi dan manajemen dimaksudkan untuk melayani masyarakat dalam usaha mayarakat itu memuaskan kebutuhannya. Karena itu dalam filsafat administrasi dan manajemen, dan dalam menerapkan prinsip-prinsip administrasi dan manajemen itu dalam memerapkan kegiatan sehari-hari, faktor-faktor ekologis yang selalu harus diperhatikan ialah sebagai berikut:1. Filsafah Negara: filsafah negara merupakan tali pengikat bagi seluruh warga negara. Karenanya administrasi pun dalam membina falsafah administrasi tidak boleh tidak, harus menyelaraskan falsafahitu dengan filsafat negara yang di anut. Artinya filsafat administrasi haerus merupakan falsafah nmegara yang diterapkan dalam bidang administrasi. 2. Sistem Politik yang dianut oleh Negara: karena administrasi merupakan proses lanjutan dari politik, maka poltik administrasi pula merupakan lanjutan politik negara.3. Tingkat pembangunan ekonomi yang telah di capai. Tingkat taraf kehidupan rakyat akan sangat menentukan apa yang mereka dapat kerjakan.4. Tingkat pendidikan rakyat. Tingkat pendidikan yang telah dicapai oleh rakyat sebagai faktor ekologis berarti bahwa dalm proses komunikasi dalam administrasi dan manajemen harus diperhatikan gaya bahasa yang dipergunakan, cara menyampaikan berita, intruksi, perintah, imformasi dan bimbingan.5. Bahasa, bahasa adalah alat komunikasi pula.6. Agama. Salah satu faktor yang membedakan manusia dengan makhluk lainnya ialah karena manusia itu mampu beragama.7. Letak negara. Cara menjalankan administrasi dan manajemen akan berbeda pada suatu negara kepulauan, seperti indonesia, apabila dibandingakan dengan negara (misalnya india).8. Stuktur masyarakat. Suatu hipotesis yang dapat dibuat dalam hubungan struktur masyarakat ialah bahwa prises administrasi dan manajemen lebih mudah dijalankan dalam suatu masyarakat homogen dibandingkan dengan suatu masyarakat yang heterogen.
BAB IIIPERBEDAAN-PERBEDAAN POKOK ANTARA ADMINISTRASI NEGARA DAN ADMINISTRASI NIAGA
Telah terlihat dalam bab 2 di muka bahwa sebagai salah satu cabang ilmu pengetahuan ilmu administrasi mempunyai sekelompok prinsio-prinsip, rumus-rumus, dan dalil-dalil yang bersifat universal. Karena prinsip, rumus dan dalil universal, maka pada hakikatnya tidak ada perbedaan hakikialam penerapan prinsip, rumus dan dalil itu dalam kegiatan sehari-hari. Dengan perkataan lain, prinsip, rumus, dan dalil itu dalam kegiatan sehari-hari. Meskipun demikian, dalam perwujudan nyata, terdspst perbedaan-perbedaan penerapan prinsip, rumus, dan dalil adminnistrasi itu jika diterapkan di bidang kenegaraan dibandingkan dengan jika diterapkan dalam bidang keniagaan.
1. Faktor tujuan a. Administrasi negara bertujuan untuk meningkatkan kemakmuran seluruh rakyat
karena terlepas dari sistem politik dan perekonomian yang dianut oleh suatu negara, semua negara modern mengatakan bahwa negara itu adalah welfare state.
b. Administrasi niaga bertujuan untuk mengusahakan keabadian kelangsungan hidup organisasi yang dimungkinkan oleh adanya akumulasi modal, penambahan investasi, diversifikasi produk yang dihasilkkan, dan keuntungan yang lebih wajar.
2. Fakor motifa. Administrasi negara dalam pelaksanaan kegiatannya bermotifkan
pemberianservice yang seefesien, seekonomis, dan seefektif munkin kepada setiap warga negara yang harus dilayaninya.
b. Administrasi niaga dalam operasinya bermotifkan keuntungan yang wajar atas modal yang telah ditanam karena keuntungan yang wajar itu berarti bahwa :
1) Organisasi niaga itu berhasil memuaskan sebagian kebutuhanlangganannya.2) Berhasil memberikan dividen yang memuaskan kepada kaum pemilik modal yang
ditanam di dalam organisasi.3) Memungkinkan reinvestasi modal demi perluasan usaha dan diversifikasi produk,
dan terpeenting4) Lebih menjamin kelangsungan hudup organisasi.
3. Sifat pelayanana. Administrasi negara dalam hal ini aparatur pemerintah berkewajiban melayani
semua warga negara dengan perlakuan yang sama karena warga negara itu di mata hukum berkedudukan sama.
b. Administrasi niaga dalam pemberian pelayanannya sering membedakan sifatsetrvice yang diberikan karena motif untuk mencari keuntungan itu.4. Wilayah yuridiksi
a. Administrasi negara mempunyai wilayah kekuasaan yang sama luasnya dengan wilayah kekuasaan negara.
b. Administrasi niaga, atau organisasi niaga dalam arti mikro, tidak mempunyai wilayah kekuasaan.5. Kekuasaan
a. Administrasi negara mmemperoleh kekuasaannya dari rakyat melalaui lembaga perwakilan karena dalam suatunnegara yang demokratis rakyatlah merupakan sumber dari semua kekuasaan.
b. Administrasi niaga kalaupun dapat dikatakan mempunyai kekuasaan, kekuasaan itu terletak pada besarnya modal, keterampilan teknis dan manajerial yang dimiliki, serta kemampuan untuk memanfaatkan hasil-hasil kemajuan dibidang teknologi lebih dahulu dari kompetitornya.6. Orientasi politik
a. Administrasi negara dan seluruh aparat dan personilnya sebagai abdi dari rakyat berorientasi politik netral.
b. Administrasi niaga menjalankan politik pilihannya secara memihak dan menganut suatyu aliran yang dianggapnya akan membantu usaha-usahanya dalam mengabdikan kehidupan organisasi.7. Cara bekerja
a. Pada umumnya jalannya proses administrasi negara lebih lamban dibandingkan dengan administrasi niaga
b. Oleh karena dihadapkan kepada kompetisi yang sering sangat berat maka dalam proses administrasi niaga kegiatan-kegiatannya lebih sering didasarkan kepada approachprogrammatis daripada legalitas. Ketujuh perbedaan-perbedaan diatas jelas menunjukan bahwa meskipun ilmu administrasi telah memiliki prinsip-prinsip, rumus-rumus, dan dalil-dalil yang bersifat universal, dan meskipun perbedaan-perbedaan yang prinsipil antara kedua bidang utama dari administrasi tidak ada, terlihat adanya fakktor-faktor teknis yang membedakan sifat kedua bidang tersebut.
Perbedaan-perbedaan Administrasi dan Manajemen Ilmiah dan yangNon Ilmiah Dalam rangka pembahasan perbedaan-perbedaan antara administrasi negara dan administrasi niaga, kiranya pada tempatnya pula apabila dibicarakan perbedaan-perbedaan antara ad ministrasi dan manajemen yang sudah bersifat keilmuan serta administrasi dan manajemen yang nonilmiah. Perbadaan-perbedaan antara administrasi dan manajemen yang ilmiah dan nonilmiah itu ialah sebagai berikut :
1. Filsafat yang dianut2. Pendekatan yang Dipergunakan3. Metode kerja4. Cara kerja
BAB IVPERANAN KEPEMIMPINAN DALAM PROSES ADMINISTRASIDAN MANAJEMEN Dapat dinyatakan bahwa kepemimpinan merupakan inti daripada manajemen karena kepemipinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat manusia danalat lainnya dalam suatu organisasi.
Karena pada hakikatnya seorang administrator/manajer adalah juga seorang pemimpin. Yang dimaksud seorang "pemimpin" dalam buku ini adalah setiap orang yamg mempunyai "bawahan". Dalam setiap organisasi terdapat tiga tingkatan kelompok pimpinan, yaitu :
1. Manajemen puncak yang juga sering disebut dengan istilah administrative management,
2. Kelompok pimpinan tingkat menengah (middle manajement), dan3. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang dikenal pula dengan istilah lower
management, supervisory management, gang leader, "mandor",atau operasional management.
Setiap pemimpin, pada tingkat apapun ia bekerja selalu memerlukan dua macam keterampilan (skill), yaitu:
1. Tecnical skills2. Managerial skills.
A. Sifat-Sifat Seorang Pemimpin yang BaikTugas terpenting dan terutama dari seorang pemimpin ialah untuk memimpin
orang, memimpin pelaksana pekerjaan, dan memanfaatkan sumber-sumber material. Untuk melaksanakan tugas itu degan baik, seorang pemimpin harus memiliki ciri-ciri berikut:
1. Memiliki kondisi fisik yang sehat sesuai dengan tugasnya.2. Berpengetahuan Luas.3. Mempunyai keyakinan bahwa organisasi akan berhasil memcapai suatu tujuan yang
telah ditentukan melalui dan berkat kepemimpinannya.4. Mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan kompleksitas dari tujuan yang hendak
dicapai.5. Memiliki stamina (daya kerja) dan antusiasme yang besar.6. Gemar dan cepat mengambil keputusan.7. Bisa mengatur emosi.8. Adil dalam memperlakukan bawahan.9. Penguasai prinsip-prinsip Human Relations.10. Menguasai teknik-teknik berkomunikasi.11. Dapat dan mampu bertindak sebagai penasehat, guru.12. Mempunyai gambaran yang menyeluruh.
B. Tipe-Tipe Pemimpin1. Tipe Otokratik
a. Menganggap organisasi sebagai milik sendiri.b. Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata.c. Terlalu bergantung kepada kekuasaan formalnya.d. Tidak mau menerima krituk, saran dan pendapat.
2. Tipe Militeristika. Dapat menggerakan bawahan sistem perintah lebih sering dipergunakan.
b. Dalam menggerakan bawahan sering bergantung kepada pangkat dan jabatan.c. Senang kepada Formalitas yang ber5lebih-lebihan.d. Sukar menerima kritikan dari bawahan.e. Menggemari upacara-upacar untuk berbagai keadaan.
3. Tipe Paternalistika. Menganggap sebagai manusia sebagai manusia yang tidak dewasa.b. Sering bersikap mahatahu.c. Bersikap terlalu melindungi.d. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil insiatif.
4. Tipe KarismatikSeorang pemimpin yang memiliki daya tarik yang amat besar, meskipun para
pengikut itu sering pula tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin itu.
5. Tipe Demokratisa. Selalu berusaha untuk menjadikan bawahannya lebih sukses dari padanya.b. Berusaha mengembangkan kapasitas dari pribadinya sebagai pemimpin.c. Sering menerima saran, pendapat, bahkan kritik dari bawahannya.d. Dengan ikhlas memberikan kebebasan yang seluas-luasnya kepada bawahan untuk
berani bertindak.
C. Timbulnya Seorang Pemimpin yang Baik1. Teori Genetik2. Teori Sosial3. Teori Ekologis
BAB VPENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. Pengertian Pengambilan KeputusanPada hakikatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang
sistematis terhadap suatu masalah yang dihadapi.Pengrtian diatas menunjukan lebih jelas beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1. Dalam prose pengambilan keputusan tidaka ada hal yang bterjadi secara kebetulan.2. Pengabilan keputusan tidak dapat dilakukan secara "asal jadi" karena cara
pendekatan kepada pengambilam keputusan harus didasarkan kepada sistematiuka tetrtentu. Sistematika tertentu itu perlu didasarkan kepada:
a) Kemapuan organisasi dalam arti tersedianya sumber-sumber materil yang dapat dipergunakan untuk melaksanakan keputusan yang diambil.
b) Tenaga kerja yang tetrsedia serta kualifikasinya untuk melaksanakan keputusan;c) Filsafat yang dianut oleh oragnisasi.
d) Situasi lingkungan internal dan ekternal yang menurut perhitungan akan mempengaruhi roda administrasi dan manajemen dalam organisasi.3. Bahwa sebelum suatu masalah dapat dipecahkan dengan baik, hakikat masalah itu harus terlebih dahulu diketahui denagn jelas.4. Bahwa pemecahan tidak dapat dilakukan dengan hanya mencari "ilham" dengan intuisi.5. Bahawa keputusan yang diambil adalah keputusan yang dipilih dari berbagai alternatif yang telah dianilisis secara matang.
Kekuatan-Kekuatan yang Mempengaruhi KeputusanSuatu keputusan diambil untuk dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan.a) Dinamika Individub) Dinamika Kelompokc) Dinamika Lingkungan
B. Keterampilan Pribadi dalam Pengambilan Keputusan
1. Sebagai sumber imformasi dan data.2. Sebagai persiapan pelksanaan3. Sebagai "kritikus"
C. Sistem Imformasi dan Pengambilan Keputusan1. Cara Mengevaluasi Fakta
Adanya suatu-termasuk adanya fakta-ialah karena suatu itu mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti ciri-ciri fisik (beratnya, kondisinya, warnanya, umumnya, dan esesuatu itu dengan suatu yang lain. Baik hubungan rill maupun hubungan potensial; serta fungsi.2. Cara mengevaluasi Ahli
Dalam menilai seorang ahli ada enam hal yang perlu diteliti, yaitu sebagai berikut.
a. Adanya kepastian tentang identitas dari ahli tersebut.b. Jika sumber informasi tentang keahlian seseorang itu adalah pihak lain, perlu adanya
kepastian bahwa sumber informasi itu adalah ahli pula dalam bidang yang dibicarakan.
c. Mengadakan vertifikasi tentang informasi yang diperoleh dari sumber yang lebih luas lagi.
d. Sumber informasi itu harus bebas dari perhitungan-perhitungan pribadi yang akan me nguntungkan dan bersangkutan.
e. Kapasitas kerjanya dimasa lalu daalam bidang yang sama seperti yang dihadapi sekarang atau dalam bidang lain yang serupa.
f. Pandangannya tentang masalah yang dihadapi sekarang bagaimana?3. Pembinaan dan Penggunaan Sistem Informasi Internal
Pembinaan suatu sistem informasi interen dalam suatu organisasi mencangkup empat bidang kegiatan yaitu:
1. Pembuatan laporan.2. Sirkulasi menyimpan data.3. Penyimpanan4. Pengambilan kembali untuk digunakan.
a. Pembuatan LaporanSering banyak laporan yang tidak ada gunanya karena berbagai faktor seperti
berikut:1. Sistematika laporan yang tidak baik.2. Terlalu banyak kata-kata yang dipergunakan (padahal lebih baik jika bagan, kurva
dan angka-angka yang tidak jelas.3. Tujuan pembuatan laporan yang tiadak jelas4. Data-data yang terdapat dalam laporan tidak up to date dan sebagainya.
Suatu laporan dikatakan tidak baik apabila laporan itu mempunyai gejala-gejala sebagai beriku.
1. Laporan mengandung terlalu banyak informasi sehingga pimpinan organisasi masih hasrus memilih informasi mana yang berguna baginya dalam pengambilan keputusan.
2. Meskipun banyak informasi yang diberikan, didalamnya tidak dapat data yang justru sangat dibutuhkan oleh manajemen untuk mengambil keputusan pada saatnya.
3. Data-data yang terkandung dalam laporan tidak ada hubungannya dengan tujuan dan pbidang perhatian manajemen yanga menunjukan bahwa laporan dibuat tanpa arah atau dipihak pembuat laporan tidak ada pengertian tentang kebutuhan manjemen akan informasi.
4. Data yang teradapat dalam laporan tidak ada hubungannya denab dasar berbadingan dan tujuan manajemen.
5. Data yang disuguhkan dengan cara yang baik, karena sistematika yang buruk.6. Laporan semata-mata bersifat deskripsi tanpa analisis dan/atau interpretasi.7. Tidak ada integrasi antara laporan satu unit dengan laporan dari unit yang lain.8. Laporan hanya mengandung hal-hal yang positif (untuk memberikan kesan bahwa
segala sesuatu berjalan dengan sesuatu berjalan lancar).
b. Sirkulasi LaporanBeberapa pedoman yang dapat dipergunakan dalam menentukan sirkulasi
laporan ialah sebagai berikut.1. Berikanlah laporan hanya kepada mereka yang karena tugasnya mutlak membaca laporan tersebut.2. Laporan diberikan kepada pihak-pihak yang menjadi sumber informasi yanh dimuat dalam laporan.3. Laporan diberika kepada mereka yang akan menjadi pelaksana keputusan yang akan diambil.4. Tergantunga keputusan yang diambil.
c. Penyimpana InformasiDitinjau dari segi kegunaan informasi bagi suatu organisasi, informasi dapat digolongkan kepada empat golongan utama, yaitu:
1) Informasi yang perlu disimpan untuk selama-lamanya,2) Informasi yang perlu disimpan untuk jangka panjang,3) Informasi yang perlu disimpan sementara, dan4) Informasi yang segera dapat dilupakan.
Tentunya syukur untuk mengadakan suatu pola umum tentang klasifikasi dari informasi yang diketegorika kepada empat gollongan di atas, karena klasifikasi itu sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, antara lain segi berikut.
1. Tujuan eksistensi organisasi,2. Dasar hukumpendirian organisasi,3. Besar/kecilnya organisasi.4. Sifat kegiatan yang dilakukan di dalam/oleh organisasi.5. Filsafat yang dianut oleh pimpinan organisasi,6. Sifat sumber informasi yang digunakan oleh organisasi.
4. Pengambilan Informasi untuk DipergunakanSeperti telah berurang kali dikatakan, informasi hanya berguna apabila informasi
itu dapat dipergunakan sebagai bahan untuk mempermudah pengambilan keputusan. Disinah terletak hubungan erat antara sistem penyimpanan informasi dan dengan teknik penelusuran informasi itu. Denagn istem penyimpana yang baik, akan mudah diketahui dimana tersimpannya suatu informasi.
BAB VIARTI DAN MAKNA DOKTRINCOMPELED STAFF WORK DALAM MANAJEMEN
A. Ciri-Ciri Organisasi ModernPara ahli organisasi dan manajemen telah nerusaha mengemukakan berbagai
devinisi tentang organisasi dan manajemen. Banyaknya aneka ragam devinisi tersebut sering mengakibatkan kebingungan antara mereka yang ingin dan memangberusaha mendalami prinsip-prinsi ornganisasi dan manajemen. Meskupun demikian sesungguhnya jika diadakan penelaahan yang lebih mendalam, berbagai bevinisi yang beraneka ragam itu pada hakikatnya sama saja, hanya istilah-istilah yang dipergunakan untuk merumuskan pembatasan-pembatasan pengertiann itulah yang berbeda-beda.
Seirama dengan semakin konpleknya kebutuhan manusia dewasa ini diperlukan pula organisasi-organisasi yang bentuk, struktur, dan kegiatannya. Semakin rumit pula agar dapat menunjukan kemampuannya untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan para anggotanya yang semakin rumit itu. Denagan demikian, organisasi-organisasi modern oada umumnya mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.
1. Bentuk dan strukturnya yang semakin kompleks2. Semakin besarnya organisasi ditinjau dari segi jumlah tenaga yang dipekerjakan dan
biaya yang dipergunakan.3. Semakin beraneka ragamnya sarana serta prasarana yang dipergunakan
didalamnya,4. Semakin cepatnya cara bekerja sebagai pengaruh langsung dari kemajuan-kemajuan
yang diperoleh dalam bidang ilmu pengetahuan dan bidang teknologi yang mempengaruhi seluruh aspek organisasi seperti proses produksi, distribusi, pemasaran dan administari.
5. Semakin terbatasnya sumber-sumber yang dapat digali dan dimanfaatkan.6. Semakin perlunya penekana kepada efisiensi.7. Semakin meningkatnya kesadaran bahwa pada analisis terakhir faktor manusialah
yang akan paling menetukan berhasil tidaknya organisasi memcapai tujuannya.
B. Pentingnya Peranan Staf dalam OrganisasiDimuka telah ditekakan bahwa dalam organisasi yang berbentuk line and staff
terdapat dua kelompok karyawan, yaitu disatu pihak terdapat mereka yang tugas utamanya adalah melakukan kegiatan-kegiatan yang bersifat penerjemahan tugas pokok pada aktifitas, sedangakan dipihak lain terdaoat mereka yang tugasnya adalah untuk melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya jalan roda dan mekanisme organisasi.
Kenyataan yang demikian ini menuntut agar setiap keputusan yang diambil, terutama oleh kelompok pimpinan tingkat tinggi, memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu, antara lain sebagai berikit.
1) Keputusan yang diambil harus tepat,2) Keputusan harus diambil dengan cepat,3) Keputusan yang diambil harur peraktis,4) Keputusan yang diambil harus mempermudah tercapainya tujuan organisasi5) Keputusan yang diambil harus rasional.
C. Pentingnya Prinsip-PrinsipCompleted Staff Work1. Staff bertanggung jawab dalam setiap organisasi untuk mencari pemecahan terhadap masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi dan tindakan pemecahan itulah nanatinya yang akan disetujui atau tidak disetujui oleh pimpinan organisasi dalam bentuk suatu keputusan yang akan diambilnya.2. Bahwa staff tidak seharusnya pergi kepada atasannya untuk menyatakan apa yang harus dilakukan.3. Bahwa mengirimkan memo yang bertumpuk kepada atasan tidak/belum completed staff work .4. Konsep-konsep yang diajukan kepada atasan harus sudah lengkap dan matang sehingga atasan hanaya akan memutuskan menerima atau menolak konsep tersebut.
Doktrin completed staff work telah dikemukakan oleh seseoarang manajer yang baik dalam satu organisasi yang berjalan dengan lancar.
Penulis berpendapat bahwa di Indonesia pun doktrin completed staff work perlu semaakin disadari dan diterapkan dalam suatu organisasi, apa pun orientasinya, dimana pun ia bernaung dan siapa pun yang memimpinnya. Oleh karena itu, penulis perlu mengutip keseluryhan doktrin completed staff worktersebut dalam bahasa aslinya (Inggris) agar semakin banyak orang yang mengtahui arti dan maknanya.
Penerapan prinsip-prinsip doktrin completed staff work yang secara singkat dibahas dalam bab ini akan meningkatkan efisiensi kerja organisasi, bagaimana pun strukturnya dan apa pun tujuannya yang hendak dicapainya.
BAB VIIPEMBINAAN HUBUNGAN-HUBUNGANINTERNAL DAN EKSTERNAL ORGANISASI
A. Human Relation dalam Administrasi1. Prinsip-Prinsip Human RelationsAda sepuluh prinsip pokok dari human relations yang sering disebut sebagai the
ten commandments of human relations. Prinsip-prinsip pokok itu adalah:a. Harus ada sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan-tujuan individu di
dalam organisasi tersebut. Artinya bahwa setiap manusia mempunyai kemepuan-kemampuan yang sangat terbatas, baik karena keterbatasan fisik, biologis maupun mental.
b. Suasana yang menyenangkan. Maksudnya meliputi:1. Kerjaan yang menarik, penuh tantangan dan tidak rutin.2. Hubungan kerja yang intim3. Lingkungan kerja yang membangkitkan kegairahan bekerja.4. Perlakuan yang adil.
c. Informalitas yang wajar dalam hubungan kerja.d. Manusia bawahan bukan mesin.e. Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal.f. Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan.g. Pengakuan dan penghargaan atas pelaksanaan tugas denagn baik (extraordinary performance).h. Alat perlengkapan yang cukup.
i. "The right man on the right place". Setipa orang harus ditempatkan menurut keahlian dan kecakapannya.j. Balas jas harus setimpal dengan jasa yang diberkan.
2. Kriteria Penerapan Prinsip-Prinsip Huaman RelationsApabila seseorang hendak meneliti apakah pimpinan organisasi menerapkan
prinsip-prinsip human relation tersebut dimuka dengan baik dan tidak, ia dapat menggunakan kriteria sebagai berikut.
a. Ada atau tidaknya loyalitas para bawahan terhadap atasan.b. Ada atau tidaknya loyalitas para atasan terhadap bawahan.c. Ada atau tidaknya loyalitas para atasan terhadap sesama atasan.d. Ada atau tidaknya loyalitas para bahan terhadap sesama bawahan.
e. Ada atau tidaknya loyalitas para anggota kepada organisasi.f. Ada atau tidaknya kegairahan berkerja.g. Sifat hubungan kerja atau lues formal atau informal.h. Moral tinggi atau rendah.i. Disiplin tinggi atau rendah.j. Banyak penyelewengan atau tidak.
B. Peranan Public Relation dalam Proses Administrasi1. Public Relations yang Formal
Kegiatan-kegiatan hubungan masyarakat yang bersifat formaldijalankan oleh pimpinan suatu organisasi yang dalam praktiknya sehari-hari pelaksanaannya diserahkan kepada biro/bagian/seksi yang disebut Hubungan masyarakat.
2. Public Relations yang InformalJika kegiatan public relatios hanya dibatasi pada kegiatan-kegiatan formal saja, maka sangat disayangkan apakah masyarakat dan pihak-pihak luar lainnya sangat sungguh-sungguh memperoleh gambaran yang setepat-repatnya mengenai aktivitas-aktivitas organisasi.
BAB VIIIFUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijakan umum yang telah dirumuskan. Perbedaannya adalah tingkat administrasi fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi, pada tingkat manajemen fungsi-fungsi itu bersifat departemental atau sektoral.
Ada empat faktor yang menyebabkan timbulnya perbedaan-perbedaan yang tidak fundamental. Faktor-faktor tersebut ialah :
1. Kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana para sarjana tertentu menulis,
2. Filsafat hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan,3. Latar belakang pendidikan,4. Perkembangan ilmu itu sendiri.
A. Klasifikasi Pokok Fungsi-fungsi Administrasi dan ManajemenAda dua klasifikasi fungsi administrasi dan manajemen, yaitu :
1. Fungsi Organik,2. Fungsi pelengkap.1. Fungsi Organik
Adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan-lambat atau cepat-matinya organisasi.
2. Fungsi PelengkapAdalah fungsi yang tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efesiensi dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisien, ekonomis dan efektif.
B. Beberapa Contoh Teori Fungsi-fungsi Administrasi dan ManajemenBeberapa contoh dan berbagai teori yang telah dikemukakan :
1. Henry Fayol, dalam bukunya berjudul General and Industrial Management. Fayol berpendapat bahwa fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :
a. Planning (perencanaan),b. Organizing (pengorganisasian),c. Commanding (pemberian komando),d. Coordinating (pengkoordinasian),e. Controling (pengawasan).
Fayol berpendapat bahwa fungsi terpenting dari rangkaian diatas adalahCommanding.
2. Luther M. Gulick, karyanya Papers on the Science of Administration. Mengatakan bahwa fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah :
a. Planning (perencanaan),b. Organizing (pengorganisasian),c. Staffing (pengadaan tenaga kerja),d. Directing (pemberian bimbingan),e. Coordinating (pengkoordinasian),f. Reporting (pelaporan),g. Budgeting (penganggaran).
Menurutnya yang paling terpenting adalahDirecting.3. John D.Millet ,bukunya berjudul Management in the public service.
Mengklasifikasikan bahwa fungsi organik administrasi dan manajemen itu hanya dua golongan, yaitu Directing dan Facillitating.
4. Harold Koonts dan Cyrill O’Donnel, dalam bukunyaPriciples of Management. Mengklasifikasikan fungsi-fungsi manajemen :
a. Planning (perencanaan),b. Organizing (pengorganisasian),c. Staffing (pengadaan tenaga kerja),d. Directing (pemberian bimbingan),e. Controlling (pengawasan).
Yang terpenting menurut mereka adalah Directing.5. George R. Terry, bukunya berjudul Principles of Management.
Terry, mengklasifikasikan fungsi-fungsi manajemen itu sebagai :a. Planning (perencanaan),b. Organizing (pengorganisasian),c. Actuating (penggerakkan),d. Controlling (pengawasan).
Terry mempergunakan Actuating sebagai yang terpenting.6. John F. Mee, Profesor Mee adalah guru besar dalam ilmu manajemen di Universitas
Indiana.Mee, mengatakan bahwa fungsi manajemen adalah :
a. Planning (perencanaan),b. Organizing (pengorganisasian),c. Motivating (pemberian motivasi),d. Controlling (pengawasan).
Mee, berpendapat bahwa Motivatinglebih penting.Kesimpulan :
1. dalam semua pendapat terdapat keseragaman. Dibuktikan dengan adanya tiga fungsi yang sama yaitu Perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.
2. tidak terdapat perbedaan yang fundamental, hanya perbedaan yang bersifat situasional dan terminologislah yang ada.
3. ada trends of thought yang seirama dengan kalangan para ahli tersebut.4. masih ada satu fungsi lagi yang kurang mendapat perhatian dari para ahli tersebut,
yaitui mereka kurang memahami fungsi yang bersifat organik.Bagi penulis, fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah :
a. Planning (perencanaan),b. Organizing (pengorganisasian),c. Motivating (pemberian motivasi),d. Controlling (pengawasan),e. Evaluating (penilaian).
BAB IXPERENCANAAN (PLANNING)
Planning didefinisikan sebagai “ keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”
A. Hubungan Perencanaan dengan ResearchPerencanaan adalah proses pemikiran yang matang serta penentuan kegiatan-
kegiatan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang.Sebelum administrasi dan manajemen membuat rencana sebagai fungsi organik
daripadanya, terlebih dahulu diperlukan pelaksanaan kegiatan-kegiatan pendahuluan yang bersifat Research.
Yang lebih penting bahwa dengan mengadakan research secara langsung berbagai tingkat organisasi sejak semula diikutsertakan dalam proses planning itu.
Perrencanaan yang tidak didahului oleh reseach besar kemungkinan hanya akan merupakan keputusan yang oleh banyak orang dikatakan sebagai suatu rencana “yang hanya baik di atas kertas”.
B. Premis-Premis Perencanaan
Pada dasarnya ada empat premis yang perlu dipegang teguh (atau paling sedikit diingat), yaitu sebagai berikut :
1. Bahwa dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, sumber-sumber yang tersedia atau mungkin tersedia, selalu terbatas sedangkan tujuan yang hendak dicapai tidak pernah terbatas.
2. Bahwa suatu organisasi harus selalu memperhatikan kondisi-kondisi serta situasi dalam masyarakat, baik bersifat positif yang berarti mendorong ke arah majunya organisasi, maupun bersifat negatif, dengan kemungkinan akan menghalangi kelancaran pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan.
3. Bahwa organisasi, tidak dapat melepaskan diri dari beberapa jenis pertanggung jawaban.
4. Bahwa manusia yang menjadi anggota organisasi dihadapkan kepada keserba terbatasan baik fisik, maupun mental dan biologis.
Tanpa memperhatikan keempat premis tersebut, kiranya dapat diramalkan bahwa administrasi dan manajemen sukar dapat menjalankan fungsi perencanaan itu dengan baik.
C. Pendekatan terhadap Fungsi PerencanaanProses perencanaan dapat ditinjau dari tiga segi. Yaitu :
Pertama, mengetahui sifat-sifat atau ciri-ciri suatu rencana yang baik.Adapun ciri-ciri itu ialah sebagai berikut :
1. Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh memahami tujuan organisasi.
3. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh mendalami teknik-teknik perencanaan.
4. Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang teliti.5. Rencana tidak boleh terlepas sama sekali dari pemikiran pelaksanaan.6. Rencana harus bersifat sederhana.7. Rencana harus luwes.8. Didalam rencana terdapat tempat pengambilan resiko.9. Rencana harus bersifat praktis (pragmatis).10. Rencana harus merupakan forecasting.
Kedua, memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pernyataan yang harus dijawab dengan memuaskan.Rudyard Kipling, mengatakan bahwa dalam hidupnya ia mempunyai enam pelayan yang baik yang bernama :
1. What (apa yang harus dikerjakan),2. Where (dimana dilaksanakan kegiatan),3. When (Kapan dilaksanakan kegiatan),4. How (Bagaimana cara melaksanakan kegiatan),5. Who (siapa saja yang terlibat), dan6. Why (kenapa diadakan).
Ketiga, memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah.Rencana dapat dipandang sebagai masalah yang harus terpecahkan dengan sistematis, serta didasarkan kepada tujuh langkah tertentu.Tujuh langkah itu ialah :
1. Mengetahui sifat hakiki dari masalah yang dihadapi,2. Kumpulkan data-data,3. Penganalisisan data-data,4. Penentuan beberapa alternatif,5. Memilih cara yang kelihatannya terbaik,6. Pelaksanaan,7. Penilaian hasil yang dicapai.
BAB XPENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengorganisasian sebagai fungsi organik administrasi dan manajemen ialah keseluruhan proses pengelompokkan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan, yang mana selalu terdapat hubungan antara seorang/kelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok orang lain yang disebut bawahan.
A. Hakikat OrganisasiSevagai alat administrasi dan manajemen , organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandang
1. Organisasi sebagai wadah yakni merupakan tempat dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manjemen dilakukan.
2. Organisasi sebagai proses dimana analisis interaction antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi itu.
B. Prinsip-prinsip organisasiYang dimaksud dengan organisasi yang baik adalah suatu organisasi yang memiliki ciri-ciri (sipat-sipat) sebagai berikut :
1. Terdapat tujuan yang jelas. Tanpa adanya tujuan yang jelas organisasi dapat diumpamakan dengan sebuah kapal yang berlayar tanpa mempunyai pelabuan yang akan ditujunya.
2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap orang dalam organisasi.3. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi.4. Adanya kesatuan arah (unty of directions).5. Adanya kesatuan perintah (unty of command).6. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.7. Adanya pembagian tugas (distributions of work).
8. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin.9. Pola dasar organisasi harus relatif permanen.10. Adanya jaminan jabatan (security of tenure).11. Imbalan yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang
diberikan.12. Penempatan orang harus sesuai dengan keahliannya (the right man on the right
place).
C. Bentuk-bentuk organisasiKarena organisasi merupakan sesuatu yang dinamis yang menyesuaikan kedinamisannya, dengan kedinamisan masyarakat, maka sekarang ini dikenal lima macam bentuk organisasi. Masing-masing bentuk ini mempunyai kebaikan/kekuatan dan kelemahan/keburukan sendiri-sendiri. Kelima organisasi ini sebagai berikut:
1. Organisasi lini (line organisasi)Bentuk ini memiliki sifat sebagai berikut :
a. Organisasinya kecilb. Jumlah karyawannya masih sedikitc. Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalm organisasid. Hubungan kerja antara pemimpin dan para bawahananya pada umumnya masih
bersifat langsunge. Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih sangat rendahf. Semua anggota organisasi msih kenal satu sama laing. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhanah. Alat-alat yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dalam rangka pencapaian
tujuan masih sangat sederhanai. Struktur oreganisasi masih sederhanaj. Produksi yang dihasilkan masih belum beraneka ragam.2. Organisasi lini dan staf (line and staff organization)
Organisai line and staff mempunyai ciri-cri sebagai berikut :a. Organisasinya besar dan kompleksb. Jumlah karyawanya banyakc. Hubungan kerja yang bersipat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota
organisasi.d. Terdapat dua kelompok besar manusia didalam organisasie. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal.3. Organisasi funsional (Functtional Organization)
Kebaikan-kebaikan bentuk ini antara lain :a. Spesialisai para karyawan dipergunakan semaksimal mungkin.b. Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya
tinggi.c. Moral serta disilin orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya
tinggi.d. Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dijalankan.4. Organisasi tipe panitia (Committee type of organization)
Bentuk ini tidak pernah populer, ia memiliki ciri-ciri sebagai baerikut ;a. Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang.
b. Semua anggota pemimpin mempunyai hak, wewenang, dan tanggung jawab yang sama.
c. Para pelaksana dikelompokan menurut tugas-tugas yang harus dilakukan dalam bentuk task fore.
5. Organisasi matriks (matrix organization).Salah ssatu motivasi baru dalam bidang organisasi ialah “ditemukannya” tipe organisasi yang dikenal dengan organisasi matriks.
D. Faktor manusia dalam organisasiTema pokok yang ditonjolkan dalam buku ini adalah bahwa secara filosofis, manusia merupakan unsur penting dalam suatu organisasi. Terpenting bukan saja karena manusia itu merupakan “mahkota” ciptaan tuhan. Bukan pula hanya karena manusia itu mempunyai rasio, yamg membedakannya dari makhluk hidup lainya. Manusia itu merupakan usur terpenting karena unsur-unsur lainnya yang dimiliki oleh sesuatu organisasi seperti uang, materi mesin-mesin, metode kerja, waktu, dan kekayaan lainnya, hanya dapat memberi manfaat bagi organisasi jika manusia yang didalam organisasi itu merupakan daya pembangunan bukan perusak bagi organisasi. Dengan perkataan lain faktor manusia dapat merupakan faktor perangsang kearah terciptanya tujuan organisasi secara efisien dan ekonomis. Dalam hal demikian, manusia merupakan “modal” terpenting bagi organisasi.
BAB XIPENGGERAKAN (MOTIVATING)
Penggerakan (motivating) dapat didefinisikansebagai keluruhan proses pemberian dorongan bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi terciptanya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.
Jika penulis mempergunakan motivating untuk fungsi organik yang ketiga ini, hal itu adalah didasarkan pada tiga pertimbangan, yaitu sebagai berikut ;
1. Motivating secara inflisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada ditengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, intruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
2. Secara implisit pula dalam istilah motivating telah tercakup adanya usaha untuk mengsingkronisasikan tujuan organisasi dan tujuan-tujuan pribadi anggota organisasi.
3. Secara eksplisit dalam pengertian ini jelas terlihat bahwa para pelaksana operatip dalam memberikan jasa-jasa memerlukan beberapa macam perangsang.
A. Klasifikasi kebutuhan manusiaDalam buku yang berjudul motivation and personality, maslow menggolongkankebutuhan manusia itu kepada lima tingkat kebutuhan kelia tingkat kebutuhan itu, menurut maslow adalah sebaagai berikut:
a. Kebutuhan-kebutuhan yang bersifat fisiologis. Manifestasi kebutuhan ini terlihat dalam tiga hal, yaitu seperti berikut :
1) Sandang2) Pangan, dan3) Tempat berlindung (perumahan)b. Kebutuhan-kebutuhan kemanan (safety needs)1) Kebutuhan akan kemanan jiwa2) Kebutuhan akan kemanan harta.c. Kebutuhan-kebutuhan sosial (social needs)
Karena manusia adalah maklhluk sosial, sudah jelas ia mempunyai kebutuhan –kebutuhan sosial, yang tergolong kepada empat golongan, yaitu sebagai berikut ;
1) Kebutuhan akan perasaan diterima oleh orang lain dimana ia hidup bekerja.2) Kebutuhan akan perasaaan dihormati karena setiap manusia merasa dirinya
penting.3) Kebutuhan akan perasaan maju dan tidak gagal. Tidak ada satupun orang manusia
normal yang merasa senang jika menghadapi kegagalan.4) Kebutuhan akan perasaan “ikut serta” . sesuai dengan konsep administrasi dan
manajemen demokratis, sehingga dikenal juga dengan istilah participative administrasion and management.
d. Kebutuhan akan prestise (asteem needs)Idealnya prestise timbul sebagai akibat prestasi. Tetapi dalam dunia kenyataan tidak selalu demikian halnya. Meskipun demikian perlu diperhatikan oleh kelompok pimpinan bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang didalam organisasi dan dimasyarakat semakin tinggi pula setatus prestasinya.
e. Kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja (aelf actualization).Hal ini bahwa setiap manusia ingin mengembangkan kapasitas mental dan kapasitas kerjanya melalui berbagai cara seperti seminar, konferensi, pendidikan akademis dan sebagainya. Ketidak mampuan/kegagalan merealisasikan sinkronisasi ini akan mengakibatkan dua hal yang negatif, yaitu sebagai berikut :
1. Orang-orang secara mendadak atau berangsur-angsur akan meninggalkan organisasi.
2. Orang-orang akan tetap tinggal didalam organisasi akan tetapi memperalat organisasi.
B. Teknik-teknik penggerakanPelaksanaan fungsi motivating dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:
1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap anggota organisasi2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami, serta menerima baik tujuan
tersebut.3. Jelaskan filsafat yang dianut pimpinan organisasi dalam menjalankan kegiatan-
kegiatan organisasi.4. Jelasakan kebijakan-kebijakan yang ditempuh oleh pimpinan organisasi dalam usaha
pencapaian tujuan5. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi
6. Jelaskan peran apa yang diharapkan oleh pimpinan organisasi untuk dijalnkan oleh setiap orang.
7. Tekankan pentingnya kerja sama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan
8. Perlakuan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian9. Dan lain sebagainya.
Kiranya menjadi jelas mengapa berhasil tidaknya pimpinan mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam arti yang sesungguhnya sangat tergantung atas kemampuannya melaksanakan fusi motivating ini.
BAB XIIPENGAWASAN (CONTROLING)
Definisi pengawasan dalam buku ini yang digunakan yakni sebagai proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuki menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
A. Sifat-sipat pengawasanPengawasan merupakan fungsi organik administrasi dan manajemen karena
apabila fungsi ini tidak dilaksanakan cepat/lambat akan mengakibatkan matinya /hancurnya suatu organisasi.
Oleh karena itu, agar fungsi pengawasan itu mendatangkan hasil yang diharapkan, pemimpin suatu organisasi harus mengetahui ciri-ciri suatu proses pengawasan dan yang lebih penting lagi, berusaha untuk memenuhi sebanyak mungkin ciri-ciri itu dalam pelaksanaannya. Ciri-ciri itu ialah sebagai berikut:
1. Pengawasan harus bersipat fact funding yang berarti bahwa pelaksanaan fungsi pengawasan harus menemukan fakta-fakta tentang bagai mana tugas-tugas dijalankan dalam organisasi.
2. Pengawasan harus bersipat preventip yang berarti bahwa proses pengawasan itu dijalankan untu mencegah timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan penyelewengan penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan.
3. Pengawasan diarahkan kepada masa sekarang, yang berarti bahwa pengawasan hanya dapat ditujukan terhadap kegiatan-kegiatan yang kini telah dilaksanakan.
4. Pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi. Pengawasan tidak boleh dipandang sebagai tujuan.
5. Karena pengawasan hanya sekedar alat administrasi dan manajemen maka pelaksanaan pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.
6. Proses pelaksanaan pengawasan harus efisien7. Pengawasan tidak dimksudkan untuk mementukan siapa yang salah jika ada ketidak
beresan, akan tetapi untuk menentukan apa yang tidak betul.8. Pengawasan harus bersipat membimbing agar para pelaksana meningkatkan
kemampuannya untuk melakukan tugas yang ditentukan baginya.
B. Teknik-teknik pengawasanProses pengawasan pada dasarnya dilaksanakan oleh administrasi dan manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik yaitu :
1. Pengawasan langsungYang dimaksudkan adalah apabila pemimpin organisasi melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para bawahannya. Pengawasan ini dapat dibentuk :
a. On-the-spot observation-danb. On-the-spot report2. Pengawsan tidak langsung
Yang dimaksudkan adalah pengawasan darin jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat dibentuk:
a. Tertulisb. Lisan
Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantuk kepada laporan saja. Karena itu pengawasan tidak langsung saja tidak cukup. Adalah kebijakan apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melaksanakan fungsi pengawasan itu.
BAB XIIIPENILAIAN (EVALIATING)
A. Hakikat PenilaianHakikat dari penilaian itu adalah sebagai berikut:
1. Penilaian ditunjukan kapada fase.2. Penilaian bersifat korektip terhadap fase.3. Penilaian bersifat prescriptive.4. Penilaian ditujukan kepada fungsi-fungsi organic lainnya,
B. Hubuingan Fungsi Penilaian dengan Fungsi-Fungsi Organik Lainnya1.Penilaian dan Perncanaan
Artinya rencana yang sudah dibuat, baik dalam rangka keseluruhan maupun khusus bagi fase yang baru diselesaikan, diteliti apakah rencana itu sudah merupoakan factor pendorong kearah efisiensi serta pertumbuhan lebih baik ataukah rencana itu merupakan faktir penghalang.
2.Penilaian pengoranisasian Dalam pelaksanaannya, penilaian pun ditunjukan kepada fungsi pengorganisasian untuk melihat apakah organisasi yang ada sudah memenuhi syarat yang diperlukan atau tidak
3.Penilaian dan pemberian motif
4.Penilaian dan Pengawasan
Penilaian terhadap kegiatan pengamatan pelaksanaan aktivitas yang sedang berjalan sangat penting.
Ine Nuria Pangestu
