RESUMO ARQUIVOLOGIA (Teoria)

GLOSSÁRIO:

Informação = IDÉIA ou CONHECIMENTO

Suporte = MEIO pelo qual a informação é REGISTRADA

Documento = INFORMAÇÃO REGSTRADA em um suporte

ARQUIVO = Acumulação ORDENADA dos documentos, em sua maioria textuais, CRIADOS por uma instituição ou pessoa, no CURSO de sua ATIVIDADE, para a CONSECUÇÃO de seus OBJETIVOS, visando à utilidade que poderá oferecer no futuro

PRINCIPA FUNÇÃO = TORNAR DISPONÍVEL AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NO ACERVO DOCUMENTAL DE SUA GUARDA

FINALIDADE DO ARQUIVO = É SERVIR A ADM, CONSTITUINDO-SE COM O DECORRER DO TEMPO EM BASE DE CONHECIMENTO DA HISTÓRIA

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA

ARQUIVO (FINALIDADE FUNCIONAL E CULTURAL)

PRODUZIDOS EM ÚNICA VIA OU EM NÚMERO LIMITADO

Conjunto de documentos CRIADOS OU RECEBIDOS por uma instituição NO EXERCÍCIO DE SUA ATIVIDADE, preservados para garantir a consecução de seus objetivos

BIBLIOTÉCA (FINALIDADE CULTURAL)

NUMEROSOS EXEMPLARES PARA ATENDER SUA NECESSIDADE

Conjunto de MATERIAL em sua maioria impresso e NÃO PORDUZIDOS PELA INSTITUIÇÃO em que está inserido, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituído por COLEÇÕES TEMÁTICAS e seus documentos são adquiridos por meio d COMPRA, DOAÇÃO OU PERMUTA.

MUSEU (FINALIDADE CULTURAL)

É uma instituição de interesse púbico crida com a finalidade de CONSERVAR, ESTUDAR, E COLOCAR A DISPOSIÇÃO DO PÚBLICO conjuntos de peças e OBRAS DE VALOR CULTURAL

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

ETAPAS DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

- LEVANTAMENTO DE DADOS

- ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

- PLANEJAMENTO

- IMPLEMENTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Quanto à:

Entidade Mantenedora:PÚBLICOSPRIVADOS

Natureza do Documento:ESPECIALESPECIALIZADO

Estágio de Evolução:CORRENTESINTERMEDIÁRIOS

PERMANENTES

Extensão de sua Atuação:SETORIAISCENTRAIS

ARQUIVO: CORRENTE / INTERMEDIÁRO / PERMANENTE

A arquivologia adota a TEORIA DAS TRÊS IDADES ou CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS para classificar os ESTÁGIOS do documento ou FASES pelas quais os documentos passem DENTRO DA INSTITUIÇÃO

ARQUIVO CORRENTE / 1ª IDADE = documentos EM CURSO ou CONSULTADOS FREQUENTEMENTE. Conservados em locais PRÓXIMOS ou nos ESCRITÓRIOS e dependências que os RECEBERAM ou PRODUZIRAM.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO / 2 ª IDADE = documentos que DEIXARAM de ser consultados FREQUENTEMENTE, mas cujos órgãos que o receberam ou produziram ainda podem solicitá-los para tratar de IDÊNTICO ASSUNTO ou RETORMAR UM PROBLEMA novamente focalizado. Não há necessidade de serem guardados próximos aos escritórios. São por isso tb chamados de LIMBO ou PURGATÓRIO.

ARQUIVO PERMANENTE / 3 ª IDADE = constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e adquiriram valor HIRTÓRICO ou DOCUMENTAL e que ,por isso, constituem meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os ARQUIVOS PRORIAMENTE DITOS, pois ali os documentos são ARQUIVADOS DE FORMA PERMANETE.

Documentos permanentes INDICAM:

- ORÍGEM E CONSTITUIÇÃO- COMO A INSTITUIÇÃO FUNCIONOU- NORMAS E REGULAMENTOS- CARACTERIZEM-SE COMO HISTÓRICOS P/ INSTITUIÇÃO

VALORAÇÃO DO DOCUMENTO

- ADMINISTRATIVO / PRIMÁRIO- HISTÓRICO / SECUNDÁRIO

Valor Administrativo

- Valor que o documento apresenta para o FUNCIONAMENTO da INSTITUIÇÃO

- É o valor pelo qual FOI CRIADO (todo documento nasce com um objetivo administrativo)

- É um VALOR TEMPORÁRIO, pois todo documento em determinado momento perde esse valor

Valor Histórico

- Possibilidade de USO DISTINTO daquele para o qual foi criado.

- Passa a ser considerado como FONTE DE PESQUISA E INFORMAÇÃO para a Adm particulares

- Pode ou não adquirir esse valor

- Guardado DEFINITIVAMENTE

PRAZO DE GUARDA DO DOCUMENTO

Prazo de Guarda = período em que o documento deverá ficar armazenado nos arquivos CORRENTE e INTERMEDIÁRIO, não há prazo de guarda nos arquivos permanentes já que eles permanecem lá definitivamente.

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS

Ocorrerá no momento em que o documento PERDER SER VALOR ADMINISTRATIVO, e pode ser:

ELIMINAÇÃO (via reciclagem ou fragmentação)RECOLHIMENTO (levado para o arquivo permanente)

TABELA DE TEMPORALIDADE

- É o INTRUMENTO resultante da ETAPA DE AVALIAÇÃO dos documentos que DETERMINA O PRAZO DE GUARDA dos documentos nas fases corrente e intermediária além de sua DESTINAÇÃO FINAL

- Elaborado por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ou Comissão de Análise de Documento (CAD)

- APROVADO POR AUTORIDADE COMPETENTE

- ALTERAÇÕES ou INCLUSÕES deverão ser submetidas à COMISSÃO.

- Cada documento terá SEU PRÓPRIO PRAZO

CONSIDERAÇÕES:

- Todo documento será criado na fase corrente- A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais localizados nos próprios setores que produzem os documentos e pelo arquivo central, tb chamado arquivo geral que estará localizado próximo aos setores- Após cumprir seu prazo da fase corrente, os documentos poderão de acordo com a tabela de temporalidade da instituição serem eliminados, transferidos ou recolhidos- Após cumprir seu prazo na fase intermediária de acordo com a tabela de temporalidade da instituição o documento poderá ser eliminado ou recolhido- Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados- A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente e intermediária) e nunca na terceira (permanente)

SELEÇÃO DE DOCUMENTOS

A seleção = SEPARAÇÃO FÍSICA de documentos de acordo com SUA DESTINAÇÃO

ELIMINAÇÃO DESCARTE (fase corrente e intermediária)

ARQUIVO

CORRENTE

Valor Adm.ou

PRIMÁRIO

ARQUIVO

Intermediário

Valor Admou

PRIMÁRIO

ARQUIVO

PERMANENTE

Valor Históricoou

SECUNDÁRIO

Eliminação

CORRENTE

Transferência Recolhimento

Recolhimento

TRANSFERENCIA DO CORRENTE P/ ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

RECOLHIMENTO ENVIO PARA ARQUIVO PERMANENTE

GESTÃO DE ARQUIVOS CORRENTES

Visa aumentar a:

EFICÁCIA ADMFACILITAR A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (documento); RACIONALIZAR SUA GUARDA E CONSERVAÇÃO

O conjunto de OPERAÇÕES técnicas que CARACTERIZAM A GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES É:

CLASSIFICAÇÃOREGISTROAUTUAÇÃO e CONTROLE de TRAMITAÇÃOEXPEDIÇÃOARQUIVAMENTO

GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS

Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo objetivo principal é MINIMIZAR O CUSTO PÚBLICO DE GUARDA DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIO, racionalizando espaço físico, equipamentos e recuperação da informação.

Os documentos SÓ DEVEM SER ACEITOS QUANDO FOR CONHECIDO SEU CONTEUDO, O PRAZO D GUARDA E A DATA DE ELIMINAÇÃO OU RECOLHIMENTO

APENAS A UNIDADE ADM QUE TRANSFERE SEUS DOCUMENTOS CONSERVA SEUS DIREITOS SOBRE ELES, PODENDO CONSULTÁ-LOS OU TOMÁ-LOS POR EMPRÉSTIMOS E SÓ A ELA CABE AUTORIZAR QUE

PROTOCOLO

OUTROS SETORES OU INSTITUIÇÕES TENHAM ACESSO A ESSES DOCUMENTOS.

Geralmente os depósitos de arquivos intermediários estão localizados fora dos centros urbanos, mas em locais de fácil acesso.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

PROCESSO EM QUE SÃO ESTABELECIDOS OS PRAZOS DE GUARDA E A DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS, na prática é o ATO DE CRIAR A TABELA DE TEMPORALIDADE, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

A aplicação dos CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO se efetivam NA FASE CORRENTE.

Deve-se evitar a transferência ao arquivo intermediário de documentos que não tenham sido avaliados anteriormente, pois o desenvolvimento do processo de avaliação na fase intermediária é extremamente oneroso do ponte de vista técnico e gerencial

VANTAGENS DA AVALIAÇÃO:- POSSIBILITA A ELIMINAÇÃO- DIMINUI OS GASTOS COM RH E MATERIAL- FACILITA A RECUPERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

PROTOCOLO

Conjunto de operações VISANDO AO CONTROLE dos documentos que ainda TRAMITAM no órgão de modo ASSEGURAR SUA IMEDIAA LOCALIZAÇÃO E RECUPERAÇÃO. TÍPICO DA FASE CORRENTE

ATIVIDADES DO PROTOCOLO

- RECEBIMENTO (Rei)- REGISTRO E AUTUAÇÃO (Roberto)- CLASSIFICAÇÃO (Carlos)- EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO (Erasmo)- CONTROLE / MOVIMENTAÇÃO (Carlos)- LOCALIZAÇÃO (Loucos)

RECEBIMENTO

É a etapa de recebimentos dos documentos, tantos os produzidos internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas

REGISTRO E AUTUAÇÃO

É o procedimentos no qual o protocolo CADASTRA o documento em um sistema de controle informatizado ou manual, atribuindo ao mesmo UM NÚMERO DE ACOMPANHAMENTO (autuação ou protocolização)

CLASSIFICAÇÃO

Análise afim de identificar os assuntos dos documentos classificando-os de acordo com os códigos existentes no PLAO DE CLASSIFICAÇÃO da instituição. Os documentos que por ventura forem recebidos em envelopes DEVERÃO SER ABERTOS PELO PROTOCOLO PARA QUE SEJA REALIZADA CLASSIFICAÇÃO dos mesmo, desde que NÃO SEJAM PARTICULARES OU SIGILOSOS. Documentos particulares ou sigilosos deverão ser ENCAMINHADOS diretamente aos respectivos DESTINATÁRIO sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados

Os documentos de natureza OSTENSIVA deverão ser ABERTOS E ANALISADOS,CLASSIFICADOS de acordo com o assunto antes de serem encaminhados para seus destinatários

EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO

Consiste em enviar o documento ao seu destinatário;

DISTRIBUIÇÃO = INTERNA; EXPEDIÇÃO = DIRECIONADA A OUTRA INSTITUIÇÃO

CONTROLE DE TRAMITAÇÃO / MOVIMENTAÇÃO

Consiste em identificar os setores pelos quais passaram os documentos, de forma a recupera-los com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos em sua tramitação

NÃO SÃO ATIVIDADES DO PROTOCOLO:

AVALIAÇÃOELIMINAÇÃOEMPRÉSTIMOARQUIVAMENTODESCRIÇÃODESTINAÇÃO

ORGANIZAÇÃO

DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS

Quanto a NATUREZA do ASSUNTO, os documentos podem ser:

OSTENSIVOSSIGILOSOS

GRAUS DE SIGILO:

ULTRA-SECRETO SECRETO CONFIDÊNCIAL RESERVADO

ULTRA-SECRETOS (30+30):

Só devem ser de conhecimento das pessoas INTIMANETE LIGADAS AO SEU ESTUDO E MANUSEIO

São aqueles da POLÍTICA GOVERNAMENTAL DE ALTO NÍVEL E SEGREDOS DO ESTADO

SECRETOS (20+20):

Podem ser do conhecimento de pessoas SEM ESTAREM INTIMAMENTE LIGADAS ao estudo ou manuseio, SEJAM AUTORIZADAS a deles tomar conhecimento funcionalmente

São planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matérias ultra-secretas que sem comprometer o excepcional grau de sigilo NECESSITAM DE MAIOR DIFUSÃO QUE OS ULTRA-SECRETOS

CONFIDENCIAIS (10+10):

Seu conhecimento por pessoa não autorizada pode causar EMBARAÇO A UM INDIVÍDUO OU CRIAR EMBARAÇOS ADMINISTRATIVOS.

São referentes a PESSOAS, MATERIAIS FINANANÇAS e outros cujo sigilo deva ser mantido por INTERESSE DAS PARTES

RESERVADOS (5+5):

NÃO devem ser do conhecimento DO PÚBLICO EM GERAL

MICROFILMAGEM

AUTOMAÇÃO

Técnicas de INFORMATIZAÇÃO DE ARQUIVOS principais:

WORKFLOW Sistema que PERMITE DIZER exatamente onde está CADA DOCUMENTO QUE TRAMITA DENTRO DA ORGANIZAÇÃO

GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, usa tecnologia da informática para CAPTAR, ARMAZENAR, LOCALIZAR E GERENCIAR VERSÕES DIGITAIS de documentos em papel

*** A implantação do GED não assegura à instituição a eliminação completa de seus arquivos em suporte papel, pois muitos deles devem ter seus originais arquivados ara fins de prova documental ou mesmo pelo valor histórico

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Os documentos são CONVERTIDOS PARA O FORMATO ELETRONICO POR SCANNER

SISTEMA COLD Computer Output Laser Disk, onde o armazenamento de sistemas de informação e feito em DISCOS ÓTICOS

SISTEMA COM Computer Output Microfilm, sistema onde o armazenamento de sistemas de gestão da informação é feito em microfilme

PRESRVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

A PRESERVAÇÃO envolverá as atividades de:

- CONSERVAÇÃO- ARMAZENAMENTO- RESTAURAÇÃO

CONSERVAÇÃO ESTENDER A VIDA ÚTIL DO DOCUMENTO

RESTAURAÇÃO REVITALIZAR A CONCEPÇÃO ORIGINAL DO DOCUMENTO (LEGIBILIDADE)

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM O DOCUMENTO

FÍSICOS:

- LUMINOSIDADE- TEMPERATURA- UMIDADE

QUÍMICOS:

- POLUIÇÃO ATMOSFÉRICA- GORDURA E OLIOSIDADE- OBJETOS METÁLICOS

BIOLÓGICOS:

- INSETOS- MICROORGANISMOS- ROEDORES- HOMEM

CUIDADOS GERAIS NA CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS EM PAPEL

- ESTANTES E ARQUIVOS DE METAL REVESTIDOS DE PINTURA

- MÃOS LIMPAS

- EVITAR QUALQUER TIPO DE COMIDA

- NÃO UTILIZAR FITAS ADESIVAS, DUREX, FITA CREPE, COLA BRANCA (PVA), esses matérias possuem alta acidez causando MANCHAS IRREVERSÍVEIS

- NÃO ESCREVER NOS DOCUMENTOS

- NÃO DOBRAR AS PÁGINAS

- NÃO APOIAR OS COTOVELOS OU BRAÇOS

- NÃO UMIDECER OS DEDOS COM SALIVA OU QUALQUER OUTRO MATERIAL

- REMOÇÃO DE PÓ VIA ASPIRADOR, INCLUSIVE NOS LIVROS E DOCUMENTOS (por fora)

- NAS FOLHAS INTERNAS TRNCHAS, ESCOVAS MACIAS E FLANELAS DE ALGODÃO

- SE FOR NECESSÁRIO FAZER OBSERVAÕES NOS DOCUMENTOS VIA LÁPIS MACIO

FOTOGRAFIAS:

- PROTEÇÃO INDIVIDUAL

- MANUSEADAS COM LUVAS DE ALGODÃO

- ARQUIVADAS EM MOBILIÁRIO DE AÇO

- ESCREVER O NECESSÁRIO SOMENTE NO VERSO COM LÁPIS MACIO

DIAPOSITIVOS:

- ACONDICIONAMENT EM CARTELAS FLEXÍVEIS DE POIETILENO OU POLIPROPILENO

- MOBILIÁRIO METÁLICO

- PRODUZIR DUPLICATAS PARA PROJEÇÕES FREQUENTES

MICROFILMES:

- ARMAZENADOS EM COFRES, ARQUIVOS OU ARMÁRIOS À PROVA DE FOGO

- COLOCADO EM LATAS VEDADAS À UMIDADE

- DEVEM SER FEITAS DUPLICATAS

- A SUJEIRA DEVE SER REMOVIDA COM UM PANO LIMPO QUE NÃO SOLTE FIAPOS

DISQUETES E CD-ROM

- DISQUETES DE BOA QUALIDADE

- DEIXAR LONGE DO MICRO

- PROTEGER OS CDS CONTRA ARRANHÕES E POEIRA

CAIXAS DE ARQUIVO

- CAIXAS DE PAPELÃO AO INVÉS DE PLÁSTICOS (pq estas transpiram em altas temperaturas)

- DEVERÃO SER MAIORES QUE OS DOCUMENTOS

- UTILIZAÇÃO DE CALÇOS, evitando que os documentos se dobrem dentro delas

- IDENTIFICAÇÃO com ETIQUETAS AUTO-ADESIVAS IMPRESSAS ELETRONICAMENTE, evitando as escritas com caneta hidrográficas ou esferográficas que esmaecem com o tempo

LIMPEZA DO ASSOALHO:

- SOMENTE COM ASPIRADOR E PANO ÚMIDO

- NADA DE VASSOURAS OU ESPANADORES

- NADA DE ÁGUA

TÉCNICAS DE RESTAURAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

DESINFESTAÇÃOMétodo de combate a insetos, o mais eficiente é a FUMIGAÇÃO (documento é

inserido em uma câmara com vácuo e aplicação de produtos químicos entre 48 e 72 horas)

LIMPEZAFASE POSTERIOR A FUMIGAÇÃO

ALISAMENTOConsiste em colocar os documentos em bandejas de aço expondo ao ar com forte

porcentagem de UMIDADE e EM SEGUIDA são PASSADOS A FERRO

BANHO DE GELATINAConsiste em mergulhar o documento em BANHO DE GELATINA OU COLA,

que aumente sua resistência e não afeta a visibilidade e flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos

TECIDOPROCESSO DE REPARAÇÃO em que são usadas folhas de u TECIDO

MUITO FINO, APLICADAS COM PASTA DE AMIDO. A durabilidade do papel aumenta, porém propicia o ataque por fundos e insetos além de reduzir a flexibilidade e a legibilidade do documento

SILKINGUtiliza TECIDO DE GRANDE DURABILIDADE (crepeline ou musseline de

seda), devido ao adesivo utilizado a base de amido afeta suas qualidades permaentes, legibilidade e flexibilidade. Procedimento MUITO CARO

LAMINAÇÃOO documento é envolvido nas DUAS FACES COM PAPEL DE SEDA E

ACETATO DE CELULOSE e colocado em PRENSA HIDRÁULICA. O documento s torna imune a insetos, fungos e manchas, podendo estas ser removidas com água e sabão

LAMINAÇÃO MANUALSemelhante a laminação POREM O DOCUMENTO NÃO É SUBMETIDO A

PRESSÃO NEM A CALOR. PROCESSO MAIS BARATO

ENCAPSULAÇÃOPELÍCULAS DE POLIESTER E FITA ADESIVA DE DUPLO

REVESTIMENTO. O documento é colocado em duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva. É O PROCESSO MAIS MODERNO DE RESTAURAÇÃO DE DOCUEMENTOS