Digitale arbeidsmåter

1

Rettssaler for papirløse rettsmøter

Fra: Digitale arbeidsmåter Til: Prosjektleder og styringsgruppen for Digitale domstoler Versjon: 1.0 Dato: 12. september 2018

1. Bakgrunn ............................................................................................................................ 2

2. Behovene til de ulike aktørene i rettsmøter ........................................................................ 3

3. Kunnskapsinnhenting og dialog med aktører i rettsprosessen ............................................ 5

3.1 Studietur til Danmark .................................................................................................. 5

3.2 Testing av trådløse løsninger med COWI i Frostating lagmannsrett .......................... 6

3.3 Hovedfunn fra tjenestedesignerne ............................................................................... 9

3.4 Workshop med aktører i rettsprosessen 13. juni 2018 .............................................. 10

4. Digitale arbeidsmåters vurderinger .................................................................................. 11

4.1 Fellesvisning.............................................................................................................. 11

4.2 Visnings-PC .............................................................................................................. 12

4.3 Ansvarsfordeling mellom aktørene ved fellesvisning ............................................... 13

4.4 Behov for større fleksibilitet i bruken av skjermene i rettssaler ............................... 14

4.5 Behov for standardisering ......................................................................................... 15

4.6 Dokumentflyt – deling av utdrag .............................................................................. 15

4.7 Konkrete tekniske innspill fra aktører på workshopen.............................................. 16

4.8 Visningsskjermer til publikum og presse .................................................................. 16

4.9 Antall skjermer på dommerbordet............................................................................. 16

4.10 Supplerende utstyr – nettbrett ................................................................................ 17

4.11 Fjernmøteteknologi i rettssalene ............................................................................ 18

4.12 Rettsmeklingsmøter og rettsmøter som holdes på møterom ................................. 19

4.13 Brukerstøtte ........................................................................................................... 19

4.14 Kan behovene i rettssalene ivaretas ved enklere og mindre kostbare løsninger? .. 20

5. Delprosjektets konklusjoner og anbefalinger ................................................................... 21

5.1 Overordnede forutsetninger....................................................................................... 21

5.2 Konkrete funksjonskrav ............................................................................................ 23

5.3 Informasjons- og kompetansebehov.......................................................................... 26

Digitale arbeidsmåter

2

1. Bakgrunn

Delprosjekt Digitale arbeidsmåter har i oppdrag å gi en anbefaling om hvordan rettssaler kan utstyres for gjennomføring av papirløse rettsmøter. Siktemålet til prosjektet Digitale Domstoler er papirløs arbeidsprosess i norske domstoler innen 2022. For å kunne oppnå dette også under rettsmøtene, kreves det både nytt utstyr, ny programvare, forbedrede metoder for innsending, tilgjengeliggjøring og visning av dokumenter/bevis, samt kompetansetiltak både for medarbeidere i domstolene og for andre aktører. Vi leverte en foreløpig anbefaling til prosjektleder og styringsgruppen 8. mars 2018. Formålet med denne var å anbefale hvilken løsning som kunne benyttes for å imøtekomme det akutte behov som en del domstoler hadde for større kapasitet på papirløse rettsmøter – der man ikke kunne vente på anbefalingene i dette notatet. Parallelt og i etterkant av dette har delprosjektet fortsatt å jobbe mot en mer langsiktig anbefaling. Arbeidet har i hovedsak bestått av følgende tiltak, i tillegg til løpende uformell diskusjon internt i prosjekt- gruppen, med advokater og andre aktører/mulige bidragsytere:

Allerede høsten 2017 var delprosjektet på studietur til Danmark, primært for å innhente erfaringer om personlig arbeidsutstyr for dommere. Vi fikk imidlertid også omvisning og redegjørelse for bruken av AV-utstyr og annet digitalt utstyr i rettssaler ved Retten i Roskilde.

Delprosjektet har gjennomført to heldagsmøter i Frostating lagmannsretts sal 206 med teknisk rådgiver Paal Evjen fra rådgivningsselskapet COWI, som også har vært involvert i prøveprosjektet Opptak i retten i Tromsø. Under disse møtene har vi fått demonstrert to ulike tekniske løsninger for trådløs streaming av bildesignaler til/fra fellesvisningsskjermer, bærbare PCer og nettbrett. Årsaken til at vi ønsket å teste slike trådløse løsninger og våre vurderinger av disse testene er omtalt i avsnitt 3.2 nedenfor.

Innleide tjenestedesignere fra Bouvet har på oppdrag fra Digitale arbeidsmåter gjort et innsiktsarbeid ved observasjon og fokusgrupper, hvor dommere, tolker, advokater, aktorer og IKT-ressurser ble intervjuet. Arbeidet er dokumentert i en sluttrapport som heter “Innsiktsarbeid - utstyr i retten”. Rapporten er vedlagt, og omtales i det følgende som “Bouvet-rapporten”. Sentrale funn er omtalt i avsnitt 3.3 nedenfor.

Digitale arbeidsmåter gjennomførte også en heldags workshop 13. juni 2018 om fremtidens rettssaler. Her deltok representanter fra Politidirektoratets prosjekt Digitale aktorater, en statsadvokat fra Oslo Statsadvokatembeter, en politiadvokat fra Trøndelag Politidistrikt, to forsvarere utpekt av Forsvarergruppen, en sivilrettsadvokat fra Simonsen Vogt Wiig utpekt av Advokatforeningen, to dommere fra Borgarting lagmannsrett, to IKT-medarbeidere fra Oslo tingrett, administrasjonssjef Ståle Åbotsvik fra Nord-Troms tingrett og prosjektleder for Digitale domstoler Ingrid Olsen. En advokat fra Regjeringsadvokaten var også invitert, men hadde forfall. Han har imidlertid gitt skriftlige innspill i etterkant, sammen med advokaten fra Simonsen Vogt Wiig. Innspillene som ble gitt fra

Digitale arbeidsmåter

3

aktørene er omtalt i avsnitt 3.4 nedenfor, samt under en rekke av de temaene som drøftes i hovedavsnitt 4, som inneholder Digitale arbeidsmåters vurderinger.

Anbefalingene i dette notatet er basert på summen av innspill og inntrykk vi har fått fra studieturen til Danmark, tjenestedesignernes arbeid, demonstrasjonene fra COWI, workshopen med aktørene og egne diskusjoner og vurderinger fra delprosjektet.

2. Behovene til de ulike aktørene i rettsmøter

Både tjenestedesignernes arbeid, workshopen og vårt tidlige arbeid i delprosjektet har handlet mye om å identifisere og beskrive hvilke behov dommere, meddommere, advokater, påtalejurister, tolker, tiltalte og parter har i gjennomføringen av et papirløst rettsmøte. Dernest har vi arbeidet med hvilke krav som må stilles til utstyret i salene for at papirløse rettsmøter kan gjennomføres på en betryggende og kvalitativt god måte. De mest grunnleggende behovene delprosjektet har identifisert, kan sammenfattes som følger: Fagdommeres viktigste behov:

- Behov for å lese digitale dokumentbevis og se/høre bilde- og videobevis o.l. på en god skjerm.

- Behov for å kunne slå opp i en egen kopi av utdraget uavhengig av den som presenterer bevisene, bl.a. for å sammenholde det som nå presenteres med tidligere oppslag, og for å dvele lengre ved en oppslått side enn den som presenterer bevisene gjør.

- Behov for å markere hva som blir dokumentert.

- Behov for å skrive rettsbok og notater, herunder notater og markeringer i egen kopi av dokumentutdrag uten at dette vises ut i rommet.

- Ikke for egen del behov for eller stor glede av fellesvisning av dokumentbevis, verken i straffesaker eller sivile saker.

- Behov for å kunne avhøre vitner / parter som er forhindret fra å møte i rettssalen.

- Behov for å foreholde parter, vitner, sakkyndige mv digitale dokumentbevis under forklaringer.

- Behov for god kontakt og kommunikasjon med (å se og høre) advokater, parter, vitner og andre aktører.

- Behov for å konsentrere seg om menneskene i rettssalen, bevisene, rettskildene og argumentene – ikke om teknikken.

Meddommeres viktigste behov:

- Meddommere som skal delta som likeverdige dommere i en rettssak, har i hovedsak de samme behovene som fagdommerne – med unntak av behovet for å føre rettsbok og markere hva som blir dokumentert.

Digitale arbeidsmåter

4

- Erfaringene fra gjennomføring av digitale aktorater viser også at fellesvisning av dokumentbevis er en positiv verdi for meddommere; dette gjør det lettere å følge forhandlingene sammenlignet med en papirbasert rettsprosess.

Aktors viktigste behov:

- Behov for forutsigbarhet både hva gjelder utstyr og hvem som skal gjøre/ha ansvar for hva.

- Behov for at alle ser de bevisene som føres, på en effektiv måte. Påtalejuristene anser fellesvisning for å være den beste og mest effektive måten å få dette til på.

- Behov for at rettssalene tilbyr en brukervennlig, enhetlig og stabil løsning for fellesvisning.

- Behov for å kunne lese manus/disposisjon, ta notater og jobbe med en kopi av faktisk og juridisk utdrag som på forhånd er innarbeidet med markeringer av avsnitt som skal leses opp eller foreholdes vitner.

- Behov for å kunne avhøre vitner / parter som er forhindret fra å møte i rettssalen.

- Tilgang til IKT-brukerstøtte i domstolen, både forutfor og ved gjennomføring av hovedforhandling

Forsvarers viktigste behov:

- I hovedsak de samme behov som aktor. Sivilrettsadvokaters viktigste behov:

- I hovedsak de samme behov som aktor og forsvarer, med unntak av at advokater i sivile saker er vant til og komfortable med at det ikke er fellesvisning av dokumentbevis, men at hver aktør gjør oppslag i utdragene for seg selv.

Tiltaltes viktigste behov:

- Behov for å følge med i egen rettssak og forstå hvilke bevis som føres. De viktigste behovene til parter i sivile tvister:

- I prinsippet samme behov som tiltalte i straffesaker. Tolkers viktigste behov:

- Behov for å lese digitale dokumentbevis på en god skjerm.

- Behov for å forberede seg ved å lese noe i dokumentene på forhånd i dokumenttunge saker eller saker med spesiell terminologi.

- Behov for god kontakt og kommunikasjon med (å se og høre) den som tolkes. Er behovene ulike i sivile saker og straffesaker?

Papirløse rettsmøter har allerede blitt gjennomført i flere år, både i sivile saker og straffesaker. Gjennomføringsmåten og utstyrskravene har utviklet seg langs ulike linjer, hvor hovedforskjellen er at man i straffesaker konsekvent har brukt fellesvisning av

Digitale arbeidsmåter

5

dokumentbevis på skjermnettverk montert i rettssalene – først ad hoc av påtalesiden og senere permanent av domstolene. I sivile saker har man derimot i hovedsak basert seg på et «Bring Your Own Device»-prinsipp, hvor digitale dokumenter brukes mer på samme måte som man er vant til fra papirbaserte rettsmøter: Alle har med hver sin kopi av dokumentutdraget, og slår opp for seg selv. Begge tilnærmingene har fordeler og ulemper. Delprosjektet har vurdert om det er nødvendig med fellesvisningsmulighet i straffesaker, eller om man kan gå over til en arbeidsform tilsvarende dagens praksis i de fleste sivile saker. Det vil være rimeligere og teknisk enklere. Spørsmålet er drøftet i avsnitt 4.1 nedenfor, hvor konklusjonen er at fellesvisning bør beholdes fordi det øker kvaliteten av rettsprosessen for de ikke-profesjonelle aktørene. Delprosjektet legger størst vekt på hensynet til tiltalte. Etter Digitale arbeidsmåters syn har retten et særlig ansvar for å sørge for at tiltaltes behov ivaretas når arbeidsmåten i rettssaker legges om fra å være papirbasert til skjermbasert. Overgang til papirløse rettsmøter uten fellesvisning vil føre til en svekkelse av tiltaltes mulighet for å følge med i forhandlingene, mens papirløse rettsmøter med fellesvisning vil styrke tiltaltes mulighet til å følge med i og forstå saken. Delprosjektet legger også stor vekt på at samtlige aktørgrupper som var representert på workshopen 13. juni 2018 gikk inn for å beholde fellesvisning.

3. Kunnskapsinnhenting og dialog med aktører i rettsprosessen

3.1 Studietur til Danmark

Ved Retten i Roskilde fikk vi en omvisning i saler av ulik størrelse, fra den største jurysalen («nævningesalen») til en liten rettssal. Alle rettssalene hadde utstyr for lydopptak av forhandlingene og fjernmøteteknologi. I tillegg var det mulighet for fellesvisning av dokumentbevis og andre bevis. I den største rettssalen var det et nettverk av skjermer på aktørplassene, dommerbordet og på jurymedlemmenes plasser som minnet mye om skjermnettverket i saler i Norge som er utstyrt for digitale aktorater. I den minste salen var fellesvisningsmuligheten ikke basert på skjermnettverk, men på prosjektor som viste bilde på veggen i salen. Fellesvisningsmulighetene i Danmark var mer fleksible enn i dagens rettssaler for digitale aktorater i Norge, ved at man på alle aktørplasser hadde en HDMI-plugg med et knippe overganger slik at aktor, forsvarer, advokater og vitner kunne koble seg til skjermene og vise bilder til fellesvisningsskjermene fra en hvilken som helst medbragt enhet. Det var ingen «master-PC» eller «visnings-PC» i salen. Ytterst på dommerbordet i jurysalen var det en PC som ble styrt av en protokollfører, som alltid er tilstede i alvorlige straffesaker. Fra protokollførers PC kunne dokumentutdrag («ekstrakter») vises til fellesvisningsskjermene, inkludert skjermer på dommerbordet. De danske domstolene v/Domstolsstyrelsen har inngått en avtale med påtalemyndigheten om utveksling av digitale dokumentutdrag og fremvisning av disse i retten. Avtalen er basert på «Bring Your Own Device»-prinsippet, altså at aktor medbringer egen PC som benyttes ved

Digitale arbeidsmåter

6

fremvisning av bevis på fellesvisningsskjermene. Forsvarere kan velge om de vil benytte digitale dokumenter eller om de selv vil ta utskrift. På dommerbordet hadde dommerne mulighet til å følge med på det som ble vist på fellesvisningen på faste skjermer. Dommerne arbeidet både i rettssalen og på kontoret på sine personlige Microsoft Surface Pro-maskiner. I rettssalen var disse ikke koblet til ekstra skjermer for utvidet skrivebord – dommerne klarer seg med den lille skjermen. Det var et lite kontrollpanel på administrators plass med enkle fysiske trykknapper, hvor dommeren kan styre hvem som til enhver tid har tilgang til å vise innhold på fellesvisningsskjermene. Flere trekk ved de danske rettssalene har gitt inspirasjon til vår anbefaling, både når det gjelder integrering av fjernmøteteknologi og behovet for større fleksibilitet i bruken av skjermene i rettssalene. Det gjennomførte «Bring Your Own Device»-prinsippet i danske saler har vært en viktig bakgrunn for våre drøftelser, men vi har landet på en mellomløsning som legger til rette for at alle kan vise fra egen enhet – som i Danmark – samtidig som vi også anbefaler at rettssalene utstyres med en dedikert visnings-PC og en fast PC for rettens leder. Dommernes bærbare 2-i-1-maskiner er i vår anbefaling et supplement til fast utstyr i retten.

3.2 Testing av trådløse løsninger med COWI i Frostating lagmannsrett

Arbeidet med en anbefaling om utstyr i rettssaler ble påbegynt høsten 2017. I en tidlig fase ønsket delprosjektet å involvere tekniske rådgivere for å få hjelp til å vurdere muligheten for å etablere løsninger som skiller seg forholdsvis mye fra det som er etablert i saler for digitale aktorater i dag. Bakgrunnen for ønsket var blant annet innspill fra dommere som ikke er glade for at rettssalene innredes med store, faste skjermer i nettverk – både ut fra estetiske hensyn og frustrasjon med manglende fleksibilitet i den etablerte standarden for utrustning av slike saler. Vi ønsket særlig å undersøke om det var praktisk mulig å erstatte de store permanente skjermnettverkene med trådløs streaming av dokumentutdrag til bærbare enheter som nettbrett eller laptoper. Arbeidshypotesen var at hvis rettssalene kan utstyres med et sett med nettbrett el.l. som ikke er fremme når de ikke er i bruk, og som lett kan flyttes ved behov, så ville man få en løsning som krever mindre investeringer, mindre inngrep i salene og som potensielt kunne gi mer fornøyde brukere. De to løsningene som vi har fått hjelp av COWI til å teste var henholdsvis Cynap fra Wolfvision og ClickShare fra Barco. COWI lånte utstyr av leverandørene for å gjennomføre testene. På heldagsmøte i Trondheim 12. mars 2018 fikk vi demonstrert Wolfvision sin Cynap. COWI v/Paal Evjen koblet Cynap-boksen til skjermene som er satt opp for fellesvisning i sal 206, og vi fikk testet både trådløs overføring av bildesignaler (PDF og Powerpoint) fra medbrakt bærbart utstyr til fellesvisningen via Cynap, og trådløs overføring til iPad og PC via Cynap. Sistnevnte fikk for øvrig delprosjektet ved Martin Tenold, Kjetil Myhrvold og Frode Støle også demonstrert i en rettssal i Nord-Troms tingrett ved et besøk der i midten av mai 2018.

Digitale arbeidsmåter

7

Evjen var ikke innstilt på å anbefale en fullstendig trådløs løsning. Han mente det mest robuste ville være kablet overføring til fellesvisning fra de viktigste arbeidsplassene i rettssalen, kombinert med mulighet for trådløs overføring fra andre plasser. Han ga uttrykk for at “grunnstammen” av utstyr i salen bør være kablet. Slik vi forsto Evjen var bakgrunnen for dette at et rent trådløst oppsett ville være mer sårbart for teknisk svikt og nedetid. Evjen hadde tekniske problemer ved oppkobling av Cynap-utstyret, og vi opplevde også problemer underveis i testingen. Blant annet var det slik at det fra noen Windows-PCer gikk greit å overføre bilde trådløst til fellesvisning via Cynap, mens det fra andre PCer ikke gikk. Cynap-boksen har integrert støtte for Airplay, Chromecast og Miracast (hhv Apple, Google og Microsofts teknologier for trådløs bildeoverføring). Miracast-overføring er sentralt ved trådløs overføring fra nyere bærbare Windows-PCer. Miracast-løsningen virket på enkelte av PCene som var i rommet, men ikke fra alle. Airplay og Chromecast fungerte greit. Evjen fant ikke noen løsning som gjorde at alle de nye Windows-PCene i rommet kunne sende bildesignal til Cynap og videre til fellesvisningsskjermene. Det var også en del utfordringer med forskjeller i skjermoppløsning og skalering av bildet i situasjoner hvor den PCen det ble vist fra, ikke hadde samme standardoppløsning som skjermene i salen. Dette kan ganske sikkert løses, men vil kunne by på problemer i det daglige i en rettssal uten tilgjengelig IKT-støtte. Trådløs overføring av bildesignaler til 12,9-tommers iPad Pro - som mange advokater bruker i retten - gikk greit rent teknisk, men det var ikke mulig å få snudd bildet slik at en dokumentside kunne vises på høykant (i portrettmodus) på iPad. Dette førte til at man ikke fikk utnyttet iPadens skjerm på en god måte. Bildet ble for lite når iPaden måtte brukes i bredden (i landskapsmodus), med mye ubrukt plass på sidene av skjermen. Den 24. april 2018 hadde vi et tilsvarende møte med COWI/Evjen hvor vi fikk demonstrert og testet den velkjente møteromsløsningen ClickShare fra Barco. Denne er mindre avansert enn Cynap, blant annet ved at den kun tillater enveis trådløs overføring (fra medbrakt utstyr til boksen og fellesvisningsskjermene) og ved at den ikke har integrert støtte for alle de sentrale trådløse overføringsprotokollene. Boksen har støtte for Airplay, men mangler Chromecast og Miracast. Ved overføring fra Windows-PCer er man derfor avhengig av å plugge inn en ClickShare-dongle i PCens USB-port. På denne donglen er det et program som må kjøres (det kjøres ikke automatisk ved innkobling av donglen) for å muliggjøre visning fra PCen. Dette fungerte ikke sømløst, og vår vurdering er at hvis standard metode for fremvisning av dokumentbevis var at aktor eller advokat viser fra egen PC via ClickShare, ville det vært et større behov for brukerstøtte i salene ved oppstart av saker, enn om alternativet var å plugge en HDMI-kabel eller tilsvarende i PCen. Summen av inntrykk etter disse to dagene er at vi ikke er overbevist om at tiden er moden for å ta i bruk trådløs overføringsteknologi i rettssalene. Det gir en mer komplisert og uforutsigbar brukeropplevelse enn kablet overføring, og det vil trolig utløse større behov for IKT-støtte ved gjennomføring av rettssaker.

Digitale arbeidsmåter

8

Kostnadssiden ved valg av Cynap eller ClickShare sammenholdt med kablet utstyr har vi ikke full oversikt over. Boksene – særlig Cynap – er forholdsvis kostbare. Dette ville muligens likevel kunne forsvares hvis bruken av trådløst utstyr kunne føre til sterk reduksjon i behovet for kabling, som ofte krever kostbare inngrep og en del arbeid i salene. Vårt inntrykk etter utprøvingen og dialogen med Evjen er imidlertid at det uansett ville være behov for kabling for sammenkobling av selve skjermnettverket i salene. Evjen ville ikke anbefale at man gikk helt bort fra kablet skjermnettverk og over til eksempelvis streaming til aktørenes medbrakte nettbrett/PCer, og vi kan heller ikke se at dette ville være en tilstrekkelig god løsning for aktørene – blant annet fordi typiske laptop-skjermer er for små og fordi vi ikke fikk overført bilder “på høykant” til iPad. Konklusjonen er dermed at man neppe vil kunne spare store summer ved redusert kabling. Man kunne også tenke seg trådløs overføring til faste 23-tommers skjermer i salene, men det er foreløpig svært begrenset utvalg av skjermer med støtte for f.eks. Miracast. Trådløs overføring innebærer også noen nye sikkerhetsbehov, blant annet å sikre mot avlytting av signaler fra folk som sitter utenfor et rettsmøte som går for lukkede dører. Vi antar at dette kan løses, men har ikke gått i dybden på det. Det avgjørende for oss er at vi ikke ble overbevist om at Cynap eller ClickShare ville gi en tilstrekkelig enkel og forutsigbar brukeropplevelse i salene. Vi vil derfor ikke anbefale at man nå går over til å bruke denne teknologien i rettssalene. I løpet av de to dagene i Frostating diskuterte vi også spørsmålet om vi burde anbefale at dommernes 2-i-1-PCer ble brukt i docking i retten, eller om rettssalene burde utstyres med en stasjonær «Rettens PC» – slik at 2-i-1-maskinene blir et supplement. Dette ble primært drøftet blant delprosjektets medlemmer, men Paal Evjen deltok også i diskusjonene. Vi landet på at rettssalene bør utstyres med stasjonære PCer, i fordi:

- Rettens PC må på sikt ivareta flere funksjoner enn de funksjonene dommernes personlige maskiner skal ivareta; for eksempel styring av fjernmøteteknologi i rettssalene og systemer for opptak i retten.

- Mange dommere vil ønske å benytte egen maskin til e-post og annet arbeid på kontoret i pauser o.l. uten å måtte koble seg inn og ut av en dockingstasjon i rettssalen.

- Med en stasjonær PC som primært arbeidsverktøy i retten, kan de dommerne som foretrekker å lese dokumenter på nettbrett, bruke sin 2-i-1-maskin til dette, noe som ikke er mulig hvis maskinen samtidig skal ivareta alle funksjonene til Rettens PC. Dette vil gi større fleksibilitet i den fysiske arbeidssituasjonen og være gunstig ut fra et HMS-perspektiv.

Oppsummerende notat fra COWI er inntatt som vedlegg til denne anbefalingen.

Digitale arbeidsmåter

9

3.3 Hovedfunn fra tjenestedesignerne

Tjenestedesignernes generelle funn er oppsummert i Bouvet-rapporten side 11: Alle brukergruppene som ble intervjuet er positive til digitalisering av rettsprosessen. Brukerne ser behovet for digitalisering og er opptatt av gevinster. De har ulike syn på konkrete valg av løsninger, men alle ønsker standardisering og utvikling av en omforent “beste praksis”. Brukerne er også opptatt av helhetlig og langsiktig tenkning ved innkjøp av utstyr til rettssalene. Rapporten viser også at brukerne oppfatter nye måter å arbeide på, nye rutiner, endring i rollene til aktørene i retten og forventningene til ny kompetanse som mer sentralt enn valg av teknisk utstyr. Dette er også Digitale arbeidsmåters syn, og ble bekreftet i workshopen med aktørene, jf neste hovedavsnitt nedenfor. Et sentralt funn i rapporten er at kompetanse og digital forståelse er viktig for å føle seg trygg i arbeidssituasjonen. Identifiserte utfordringer i Bouvet-rapporten er blant annet manglende rutiner for digitale arbeidsmåter og uklarheter om hvem som har ansvar for klargjøring av rettssal og utstyr. Det er viktig med forutsigbarhet om hva som møter aktørene i rettssalen, og tydelig rolle- og ansvarsavklaring i forkant av hovedforhandlinger. Rapporten peker også på at det er en utfordring at domstolens IT-systemer ikke har støtte for lyd og bilde, og at opptak av forhandlingene må komme på plass. Sikker og enkel filutveksling identifiseres som et viktig tema, og det kommer frem synspunkter på skjermene i rettssalene. Flere er kritiske til skjermene, i alle fall hvis det blir for mange og for store skjermer. Det er viktig at skjermene ikke hindrer utsikt og kommunikasjon mellom aktører. Rapporten gir også uttrykk for at Lovisa og Citrix oppleves som vanskelige å bruke under rettssaker. I rapporten står det også at brukerne “forventer at det tekniske ikke fungerer - fordi det er mer vanlig enn uvanlig” (s. 22). Rapporten viser at advokater både fremhever verdien og viktigheten av fellesvisning, og etterlyser muligheten for å bruke ledige skjermer i retten (utvidet skrivebord) til egne dokumenter fordi medbragt laptop har for liten skjerm. Advokater fremhever også problemer med vitneavhør over video/Skype; både at dommerne stadig må ha hjelp for å få det til, og at kvaliteten kan være dårlig. Delprosjektets syn er at fjernmøteteknologi må integreres i rettssalenes standardutstyr, jf anbefalingene nedenfor. Rapporten viser at tolker har behov for god lydkvalitet og mulighet til å se den de tolker, og at tolker har behov for å bli tatt med på råd om plassering og utforming av tolkebokser. De ønsker også å få eget dokumentutdrag i forkant av rettsmøtene. Dommere har overfor tjenestedesignerne gitt uttrykk for frustrasjon over at de i økende grad opplever å være “altmuligmenn”, som skal beherske alt fra å være dommer til å være vaktmester. Det blir vanskelig å holde fokuset på den viktigste oppgaven. Dommere fremhever også behov for forenklede løsninger for å veksle mellom skjermer og fleksibilitet

Digitale arbeidsmåter

10

med hensyn til hvem som setter strek i dokumentutdrag. Disse innspillene har vært viktige for utformingen av forutsetninger og funksjonskrav i delprosjektets anbefalinger nedenfor. Rapportens oppsummering når det gjelder behov for teknisk utstyr finnes på side 36, og gjengis her:

Felles for brukergruppene: • Forutsigbarhet for hvilket utstyr som finns i retten • Testet og klargjort sal og utstyr før saken starter • Oversikt over saler og utstyr • Standardiserte utstyrsoppsett og arbeidsrutiner • Alle aktører har behov for å se saksutdraget • Forbedret visning av lyd og bilde • Utstyret må alltid virke • Velge løsninger som sikrer og ivaretar fokus på HMS blant brukergruppene

3.4 Workshop med aktører i rettsprosessen 13. juni 2018

Som nevnt i avsnitt 1 ovenfor arrangerte Digitale arbeidsmåter en heldags workshop hvor påtalejurister, forsvarsadvokater, sivilrettsadvokater, dommere og IKT-folk deltok. Workshopen viste en større grad av enighet mellom de representerte aktørgruppene enn vi i utgangspunktet hadde forventet. Alle grupper var klart positive til digitaliseringsprosessen. Diskusjonene dreide seg en del om teknikk, men mer om roller, arbeidsform og oppgave-fordeling. I diskusjonene og gruppearbeidet utkrystalliserte det seg noen hovedtemaer:

Fellesvisning av dokumentbevis – behov og fordeler, sivile saker og straffesaker

Trenger vi en master-PC eller visnings-PC i salen som fellesvisning kjøres fra?

Hvem bør ha ansvar for å gjøre oppslag i bevisene ved fellesvisning, og hvem bør ha ansvar for markering av det som dokumenteres?

Behov for større fleksibilitet i bruken av skjermene i rettssaler

Behov for standardisering av arbeidsform og utstyr

Dokumentflyt – sikker deling av utdrag uten minnepinner, før rettsmøtet

I avsnitt 4 nedenfor drøftes alle disse temaene, og der redegjøres det både for aktørenes innspill og Digitale arbeidsmåters vurderinger. Her følger også delprosjektets vurderinger på enkelte andre temaer som ikke ble berørt den 13. juni 2018.

Digitale arbeidsmåter

11

4. Digitale arbeidsmåters vurderinger

4.1 Fellesvisning

Fellesvisning har fordeler og ulemper. Den viktigste fordelen med fellesvisning er at de ikke-profesjonelle aktørene – særlig tiltalte og alminnelige meddommere – lettere kan følge med i forhandlingene. Et annet argument som har vært brukt for fellesvisning er at det gir raskere gjennomføring av bevisførselen ved at én slår opp for mange. Dette er etter Digitale arbeidsmåters syn riktig, og fordelene er størst i saker med mange parter og stor dokument-mengde. Vekten av argumentet må imidlertid ikke overdrives. Motpartens advokat og fagdommerne vil ha behov for å gjøre oppslag i egne kopier av utdraget, så det vil alltid være mer enn én som skal gjøre oppslag. Den gjennomføringsmåten som til nå har vært brukt i de fleste papirløse sivile saker har på den annen side den fordel at den krever lite av utstyret i rettssalene. Både investeringer og teknisk kompleksitet går ned sammenlignet med utstyret i saler med fellesvisningsutstyr. Delprosjektet har vurdert om det er nødvendig med fellesvisningsmulighet i straffesaker, eller om man kan gå over til en arbeidsform tilsvarende dagens praksis i de fleste sivile saker. Kostnadsmomentet taler for en slik endring, og det vil gi mindre tekniske innretninger å holde styr på for dommere. I tillegg ivaretas fagdommernes behov like godt uten fellesvisning. Enkelte dommere har spilt inn til Digitale arbeidsmåter at man ønsker seg et system i straffesakene som i størst mulig grad minner om dagens praksis i sivile saker. Under workshopen ble dette diskutert. Både representantene fra påtalemyndigheten og forsvarerne var tydelige på at fellesvisning er uunnværlig i straffesaker. Advokat Marius Dietrichson fremholdt på vegne av Forsvarergruppen at digitale aktorater ikke bare gir effektivitetsfordeler, men at ordningen også innebærer et kvalitetsmessig løft for gjennomføringen av straffesaker. Hans innspill er også gjentatt i en e-post til delprosjektet etter workshopen:

...også at legfolk, og da særlig tiltalte, klart får med seg mer av det som foregår, når bevis vises på fellesskjerm og hvor oppmerksomheten styres av den som presenterer beviset. Det samme antas å gjelde meddommere, at også de nå får med seg mer, hvilket må sies å representere et løft av hele ordningen.

Tilsvarende synspunkter ble fremholdt fra påtalejuristene som deltok. Ingen ville anbefale at man slutter med fellesvisning i straffesaker, særlig ut fra hensynet til tiltalte. Fellesvisning har også fordeler ved vitneavhør og ved bruk av tolk. I sivile saker er det ikke i samme grad tradisjon for bruk av fellesvisning. Både dommerne og sivilrettsadvokatene er i hovedsak fornøyde med løsningen hvor alle slår opp for seg selv i egen kopi av utdragene. Det ble imidlertid fremholdt fra advokat Ørjan Haukaas Salvesen at det også i sivile saker vil kunne være en fordel å ha mulighet til å vise bevis på fellesskjermer i en del situasjoner, blant annet når et vitne skal foreholdes et dokumentbevis. Fellesvisning vil også i sivile saker – særlig saker hvor privatpersoner er parter – medføre fordeler for partene som er av samme art som fordelene for tiltalte i straffesaker.

Digitale arbeidsmåter

12

Digitale arbeidsmåter vil på denne bakgrunn anbefale at rettssaler fremover utstyres med permanent utstyr for fellesvisning (fellesvisningsskjermer). Delprosjektets vurdering er at fellesvisning bør beholdes fordi det øker kvaliteten av rettsprosessen for de ikke-profesjonelle aktørene. Fellesvisning styrker tiltaltes mulighet til å følge med i og forstå sin egen sak, og Digitale arbeidsmåter mener at retten har et særlig ansvar for å ivareta tiltaltes behov ved omlegging til en papirløs rettsprosess. Delprosjektet legger også vekt på at fellesvisning innebærer fordeler for andre ikke-profesjonelle aktører, herunder meddommere og privatpersoner som er parter i sivile saker. Videre legger delprosjektet vekt på at samtlige aktørgrupper som var representert på workshopen gikk inn for å beholde fellesvisning. I de aller største domstolene kan det ut fra kost-/nyttebetraktninger være rasjonelt å beholde en del saler for sivile saker som ikke utstyres med fellesvisningsskjermer, men de fleste domstoler har ikke så mange rettssaler at det er hensiktsmessig å operere med ulike saler for ulike typer saker. Se også nedenfor i avsnittet om behov for standardisering.

4.2 Visnings-PC

Alle representantene fra PODs prosjekt Digitale aktorater fremholdt under workshopen behovet for en master-PC i salen, altså en annen PC enn den PC/NC som retten benytter til Lovisa og rettens egne dokumenter. Under workshopen ble det for øvrig enighet om at “visnings-PC” er et bedre uttrykk enn master-PC, og dette uttrykket brukes i det følgende. Representantene fra Digitale aktorater ble utfordret på at det ikke er nødvendig med en egen visnings-PC i salen hvis alle aktører har mulighet til å koble egen PC til skjermnettverket med HDMI-kabel (jf avsnittet nedenfor om behov for større fleksibilitet i bruken av skjermene i rettssaler). Representantene fra Digitale aktorater var sterkt kritiske til å fjerne visnings-PCen, i alle fall inntil videre. De fremholdt at det ikke er kurant å vise et utdrag fra egen PC til skjerm- nettverket, fordi det er behov for å bruke egen PC til notater, manus og aktors egen kopi av utdraget, som gjerne er innarbeidet med farger/streker og notater. Ved tilkobling av egen PC til skjermnettverket, vil aktor være bekymret for at han eller hun ved en glipp viser interne notater o.l. på fellesskjermene. Det krever en viss teknisk kompetanse å håndtere utstyret slik at risikoen for slike glipper elimineres, og det oppfattes som en tryggere og enklere løsning å bruke en visnings-PC som står permanent i salen til dette formålet. Det vil også føre til redusert behov for justering av skjermoppløsning og lignende ting som tar fokus bort fra det rettssaken handler om. Videre er det slik at aktører som baserer seg på iPad som hovedverktøy i retten ikke vil ha mulighet til å koble seg til fellesvisning – de må i så fall ta med seg flere enheter. Også fra sivilrettsadvokaten på workshopen ble det gitt uttrykk for at det er ønskelig med en egen visnings-PC i rettssalen, av de samme grunner. Fra tid til annen vil det være behov for fremvisning av bevis som ikke forekommer i PDF eller andre vanlige filformater, men som krever spesialisert og kanskje kostbar programvare. Dette kan eksempelvis være tilfelle i entreprisesaker hvor det er behov for å vise frem

Digitale arbeidsmåter

13

AutoCAD-tegninger eller Microsoft Project Planner. Det er neppe aktuelt å utstyre rettens visnings-PCer med all mulig spesialprogramvare, men slike spesialtilfeller kan løses ved at den aktøren som har behov for å vise slike bevis på fellesvisning kobler til medbrakt PC. Både fra aktor- og forsvarerhold var det et klart ønske at visnings-PCen må kunne kontrolleres både av aktor, forsvarer og dommer. Digitale aktoraters løsningsforslag er dagens ordning, hvor man har ett sett trådløst tastatur og mus på hver av aktørplassene og på dommerbordet. Digitale arbeidsmåter har et sterkt ønske om å unngå en løsning som innebærer at dommeren må forholde seg til to sett mus og tastatur; ett til rettens PC og ett til visnings-PCen. Digitale arbeidsmåter vil på grunn av innspillene fra Digitale aktorater anbefale at rettssaler i en periode fremover utstyres med en egen visnings-PC som er koblet til skjermnettverket. Denne bør stå på rettens bord for å unngå at den synes å “tilhøre” én av partene. Partene skal være likeverdige med hensyn til tilgang og styringsmulighet til visnings-PCen. MS Office og et PDF-program bør være installert på denne. De digitale bevisene fremvises av aktørene enten fra visnings-PCen eller ved at de tilkobler eget utstyr til skjermnettverket. Fagdommer må ha anledning til å vise innhold fra rettens PC, og trenger derfor ikke mus og tastatur for visnings-PCen. Digitale aktorater ga uttrykk for et ønske om at visnings-PCen har Adobe Acrobat Pro eller Standard installert. Etter Digitale arbeidsmåters syn kan nok dette være en fordel i en del situasjoner, men i de aller fleste saker vil det ikke være behov for avansert PDF-behandling på visnings-PCen underveis i rettssaker. Det er derfor vanskelig å forsvare kostnadene ved en ekstra Adobe Acrobat-lisens i alle rettssaler i Norge. I enkelte langvarige straffesaker vil det være behov for å supplere det faktiske utdraget underveis. Etter delprosjektets syn er det imidlertid mer naturlig at dette er noe partene gjør på eget utstyr, som normalt vil ha avansert PDF-programvare. Deretter lastes ny versjon over på visnings-PCen, fortrinnsvis via opplasting til Lovisa gjennom Justishub/Aktørportal slik at ny versjon blir tilgjengelig for alle aktører på saken samtidig, og slik at man unngår bruk av minnepinner. På noe lengre sikt bør det etter vårt syn evalueres om det fortsatt er behov for en egen visnings-PC.

4.3 Ansvarsfordeling mellom aktørene ved fellesvisning

I papirløse straffesaker har det utviklet seg noe ulik praksis for hvem som slår opp i fellesvisning og markerer det som dokumenteres. I en del tingretter overlater retten regelmessig begge deler til aktor eller en bisitter. I lagmannsrettene er det som regel en av de tre fagdommerne som gjør oppslag og markerer, eventuelt en bisitter for aktor i store saker. Problemstillingen oppstår ikke i sivile saker hvor man ikke bruker fellesvisning. Under workshopen ga Digitale aktorater uttrykk for at det “er rettens ansvar å styre utdraget og markere, men kan overlate det til aktor og forsvarer hvis hensiktsmessig”.

Digitale arbeidsmåter

14

Digitale arbeidsmåters holdning er at disse to oppgavene prinsipielt kan splittes. Det er retten som har ansvar for at rettsboken gir uttrykk for hvilke bevis som er ført i saken, jf strpl § 18 (2) og tvl § 13-6 (1) bokstav d. Dette kan skje ved at alle dokumentbevis listes i rettsboken, eller ved markering med streker i dokumentutdraget som brukes i retten. Det er da ikke naturlig å delegere markeringen til en av partene i saken. Samtidig er det den som fører bevisene som bør ha ansvar for å gjøre oppslag i fellesvisningen. Det vil si at aktor gjør dette under sin dokumentasjon, forsvarer gjør det under sin dokumentasjon. Ved bruk av fellesvisning i sivile saker, blir det tilsvarende for prosessfullmektigene. Under workshopen ble det avklart at denne løsningen var akseptabel for alle aktører, noe som også er bekreftet i de skriftlige innspillene som har kommet fra forsvarerhold (Dietrichson) og fra Digitale aktorater (Søndersrød) etter workshopen. Fra Forsvarergruppen ble det fremholdt at det oppfattes som en bedre løsning at retten sørger for den “indirekte rettsbokføringen” som strekmarkering i utdraget er, enn at det overlates til én av partene. Det var også enighet om at det strengt tatt ikke er behov for at rettens markering av det som dokumenteres vises på fellesskjermene. Retten kan derfor slå opp i og markere i egen kopi av utdraget, slik det gjøres i sivile saker. Dette vil normalt også være mer hensiktsmessig for retten av andre grunner, bl.a. fordi dommeren kan ha behov for å dvele litt lengre ved en dokumentside enn det den som styrer fellesvisningen gjør, eller fordi det er ønske om å se noe i sammenheng med forrige dokument som ble dokumentert. Dersom det under hovedforhandlingen likevel er behov for å synliggjøre strekmarkeringene, kan en av aktørene gjøre dette fra visnings-PCen. Denne ansvars- og oppgavefordelingen fører også til at det normalt ikke er behov for at retten har anledning til selv å styre visnings-PCen. Dermed forsvinner behovet for et separat sett mus og tastatur på dommerbordet til dette formålet.

4.4 Behov for større fleksibilitet i bruken av skjermene i rettssaler

Det var enighet mellom alle aktørene på workshopen om at det er behov for større fleksibilitet i bruken av de skjermene som står i salen. Det er både behov for at andre enheter enn visnings-PCen kan kobles til og sende bilde til fellesvisningen, og behov for å bruke skjermene i skjermnettverket til å få større digital arbeidsflate for den enkelte – løsrevet fra fellesvisning.

Advokater i sivile saker ønsker mulighet for å koble egen PC til skjermen på advokatplassen for å bruke den til utvidet skrivebord på samme måte som på kontoret, for å få større digital arbeidsflate. Dette er særlig aktuelt i saker hvor skjermene ikke brukes til fellesvisning, men kan også være ønskelig i saker med fellesvisning – i faser hvor det er andre i rommet som styrer visnings-PCen.

Aktor og forsvarer vil kunne ha tilsvarende behov og har samme ønske.

Digitale arbeidsmåter

15

På dommerbordet vil det stå en eller flere skjermer som brukes til fellesvisning, i tillegg til en eller flere skjermer som er koblet til rettens PC (med Lovisa, dommers kopi av dokumentsamling osv). Dommere har behov for at fellesvisningsskjermene – når de ikke brukes til fellesvisning – kan benyttes til utvidet skrivebord for rettens PC. Det må finnes en enkel og trygg måte å endre inn-kilde fra visnings-PC til rettens PC.

Hvem som til enhver tid sender bilde inn på fellesvisningen må kunne styres fra dommerbordet på en enkel og trygg måte, enten fra Crestron-panel eller ved fysiske trykknapper (som lysbrytere) på dommerbordet, som er utvetydig merket. Dette må være ferdig programmert, det er ikke aktuelt å lære dommere avansert skjermstyring fra Windows.

4.5 Behov for standardisering

Deltakerne på workshopen fremhevet et sterkt ønske om standardisering av det tekniske utstyret i rettssalene. Både påtalejurister, advokater og dommere har behov for forutsigbarhet når de kommer på jobb i en rettssal. Det bør ikke være store forskjeller fra domstol til domstol eller internt i en domstol. Fra Forsvarergruppen ble dette spissformulert med et “slagord” som delprosjektet kan stille seg bak: “Ett land, én domstol, én straffeprosesslov, ett digitalt system”. I de største domstolene (Oslo tingrett og Borgarting lagmannsrett), opererer man med saler som enten brukes til straffesaker eller til sivile saker. “Straffesalene” er utstyrt for digitale aktorater, mens “sivilsalene” bare har skjermer på dommerbordet. I disse domstolene kan det etter delprosjektets syn være aktuelt å opprettholde et slikt skille også i fremtiden, hvis det er nødvendig for å spare kostnader. Det vil medføre noen ulemper i planlegging og mindre fleksibilitet i berammingen, og det vil være en ulempe at advokater og dommere må forholde seg til to systemer. Det vil imidlertid være både mulig og forsvarlig å gjennomføre sivile saker uten fellesvisning også i fremtiden. I domstolene for øvrig er det ikke aktuelt å reservere enkeltsaler til den ene eller den andre sakstypen, og da må salene utrustes likt – og på en slik måte at de kan brukes til alle typer saker.

4.6 Dokumentflyt – deling av utdrag

Fra Forsvarergruppen ble det under workshopen fremholdt at de PDF-filene som vises på fellesskjermer i digitale aktorater – både faktiske og juridiske utdrag – ikke alltid er delt med forsvarer i forkant av rettsmøtet. Dette er uheldig, og det er etter delprosjektets syn viktig å ha gode rutiner for å sikre at alle aktører i rettssalen har tilgang til utdragene før rettsmøtet begynner.

Digitale arbeidsmåter

16

4.7 Konkrete tekniske innspill fra aktører på workshopen

Fra advokathold ble det pekt på at det er behov for minst to stikkontakter på hver aktørplass, slik at advokater kan få strøm til medbragt PC og eventuelt nettbrett/mobiltelefon uten å strekke skjøteledninger over gulvet. Fra advokathold ble det også ytret ønske om mulighet for å koble på opptaksutstyr til eksisterende høyttaleranlegg for å kunne ta opp hovedforhandlinger i påvente av domstolenes eget system (en «line out»).1 Advokatene fremhevet også behovet for velfungerende elektroniske løsninger som er i stand til å håndtere store PDF-dokumenter. Advokater og aktorer har behov for stabilt og godt trådløst internett i tinghusene for å kunne arbeide på medbragt PC/nettbrett, blant annet for å koble seg opp mot eget saksbehandlings-/ dokumenthåndteringssystem. Fra lagdommerhold ble det pekt på at meddommere har behov for å ha med seg dokument-utdrag og eventuelle notater i domskonferanser. Dette tilsier at meddommerne har tilgang til dokumentutdrag på bærbart utstyr, som de kan ta med seg ut av rettssalen. Delprosjektet er enig i dette, og behovet understøttes av et annet perspektiv som også er fremhevet av flere: Meddommerne har på samme måte som fagdommerne behov for å kunne bla i dokumentene på egen hånd. Det er ikke godt nok for verken meddommere eller fagdommere å være begrenset av fellesvisningen slik at man til enhver tid bare kan se på den siden som en advokat eller aktor viser. Muligheten for å gjøre selvstendige oppslag og eventuelt notater/markeringer i utdraget er en forutsetning for at meddommerne deltar fullt ut og tas på alvor som likeverdige meddommere.

4.8 Visningsskjermer til publikum og presse

Rettsmøter er som den store hovedregel åpne for publikum og presse. De fleste rettsmøter har få eller ingen i publikum, men en del saker har stor offentlig interesse. Disse berammes så langt det er mulig på litt større saler hvor det er plass til en del tilhørere og journalister. I slike saler bør det etter Digitale arbeidsmåters syn være mulig å utvide fellesvisningen til større visningsskjermer eller lerret som er synlig fra publikumsplass, eller annet rom hvor presse / publikum kan følge saken. Ikke fordi publikum og presse har krav på å se dokumentbevisene som føres mens de føres; de har krav på å få være til stede og høre hva som blir sagt. Vår vurdering er imidlertid at digitaliseringen av rettsprosessen gir muligheter for forbedret innsyn for allmennheten i rettslige prosesser, og denne muligheten bør benyttes i saker med stor offentlig interesse.

4.9 Antall skjermer på dommerbordet

I tingrettene vil det naturlige være fire skjermer på dommerbordet; to til administrator og én til hver av meddommerne. Det bør være mulighet for at særlig fagkyndige meddommere i

1 Se s. 11 i den svenske brosjyren Teknik i förhandlingssalar om en tilsvarende løsning i Sverige.

Digitale arbeidsmåter

17

lengre sivile saker kan koble egen PC til de store skjermene på dommerbordet for utvidet skrivebord. I lagmannsrettene er det et mer åpent spørsmål hvor mange faste skjermer man bør ha på dommerbordet. I straffesaker vil det fremover være to lagdommere og fem meddommere, mens man i sivile saker typisk vil sette rett med tre lagdommere uten meddommere– eller med to meddommere og unntaksvis med fire meddommere. Lagdommerne i delprosjektet og andre lagdommere som delprosjektet har vært i kontakt med, har gitt uttrykk for at det er ønskelig å unngå at det blir for mange skjermer på dommerbordet, blant annet fordi et stort antall skjermer gir et uryddig visuelt uttrykk. Delprosjektet har diskutert dette, og går inn for fem faste skjermer på dommerbordet i lagmannsrett, jf funksjonskravene nedenfor. Dette er da basert på at noen fellesvisningsskjermer deles av to (med)dommere og at meddommere og lagdommer nr 2 og 3 benytter bærbart utstyr til egne notater og egen kopi av dokumentutdrag. I situasjoner hvor det ikke er aktuelt med fellesvisning – typisk i ordinære sivile saker – kan det være naturlig at lagdommer nr 2 og 3 har mulighet til å docke sin 2-i-1-PC til ledige faste skjermer på dommerbordet. For å holde antall skjermer og kompleksitet nede, legger delprosjektet ikke opp til at dette skal være mulig for meddommere.

4.10 Supplerende utstyr – nettbrett

En del domstoler, inkludert Høyesterett, har kjøpt inn nettbrett (iPad) til dommerne. Vi legger til grunn at disse vil bli brukt som supplement til det utstyret som ellers finnes i rettssalene. Vi legger også til grunn at en del dommere vil bruke tilsvarende enheter som de har kjøpt privat. Dette skyldes blant annet erfaringer i Oslo og Bergen tingrett med PDF-utdrag som av ukjente årsaker ikke fungerer godt i Adobe-programmer på Citrix eller PC (selv nye og kraftige PCer) – de «henger». Problemene har primært oppstått i ekstraordinært store utdrag, men har også helt nylig oppstått med et utdrag i Bergen tingrett på drøyt 5 000 sider – som ikke er ekstraordinært stort. Vi har ikke funnet årsaken til problemene, men felles for alle tilfellene er at utdragene har fungert på nettbrett. Muligens skyldes det at de litt enklere PDF-programmene som brukes på nettbrett «overser» noe kompleksitet i PDF-filene som skaper problemer for Adobe-programmene. Når situasjonen er at vi må forvente at slikt utstyr blir brukt, er det etter delprosjektets oppfatning også nødvendig å sikre at dokumenter på en sikker og enkel måte kan overføres til og fra disse enhetene. I praksis betyr det at den skylagringsløsningen som velges for dokumenthåndtering, må kunne tilgjengeliggjøres også på slike enheter. Dette er nødvendig for å ivareta informasjonssikkerhet og versjonskontroll. Uten en slik mulighet er det risiko for risikofylt brukeratferd, blant annet bruk av private skytjenester som ikke oppfyller informasjonssikkerhetskrav i lov, forskrift og domstolenes IT-policy. Digitale arbeidsmåter legger derfor til grunn at det er nødvendig å sørge for en MDM-løsning (Mobile Device Management) som gjør at DAs IKT-enhet får mulighet til å fjernslette og kontrollere også enheter som ikke inngår i DAs standard utstyrssortiment.

Digitale arbeidsmåter

18

4.11 Fjernmøteteknologi i rettssalene

Det hører med til hverdagen i norske rettssaler at det er behov for å avhøre et vitne som ikke er fysisk tilstede. Det skjer i et stort antall straffesaker og sivile saker. Fjernavhør og fjernmøter skal i utgangspunktet skje som videokonferanse, slik at man både ser og hører den som ikke er til stede – jf bl.a. forskrift om fjernmøter og fjernavhør i straffesaker (FOR-2011-08-12-835). Det er imidlertid hjemmel for å bruke telefonavhør dersom utstyr for bildeavhør ikke er tilgjengelig, og dette er i praksis snarere hovedregelen enn unntaket. Det varierer også ganske mye hvor godt utstyrt rettssalene er for telefonavhør, og det er ikke uvanlig i tingrettene at dommeren og advokatene samler seg rundt en høyttalertelefon som står og vipper på kanten av dommerbordet, med for dårlig lydkvalitet til at lyden høres i hele salen. Dette er langt fra optimalt. Digitale arbeidsmåters vurdering er at det er nokså akutt behov for å forbedre denne situasjonen, og at det bør være standardisert utstyr for fjernmøteteknologi i rettssalene. Utstyret bør gi god lyd- og bildekvalitet i hele salen, og det bør være kompatibelt med alle typer endepunktsutstyr (kameraer, mikrofoner og skjermer) og alle større, etablerte videokonferanseformater for den som deltar i rettsmøtet ved fjernmøteteknikk. På kort sikt er det fjernavhør av vitner og sakkyndige som er mest aktuelt, men man bruker allerede nå i en del saker fjernmøter hvor parter, tolker og advokater deltar gjennom videolink – blant annet i fengslingssaker etter utlendingsloven i Oslo tingrett, ved videolink til Politiets utlendingsinternat på Trandum. Delprosjektet antar at behovet for fjernmøteteknologi vil øke i domstolene fremover. Dette skyldes at teknologien er blitt bedre og mer tilgjengelig, slik at det er praktisk mulig å gjennomføre fjernmøte/fjernavhør i flere situasjoner, og at det er mindre betenkelig å bruke fjerndeltakelse sammenlignet med fysisk oppmøte. Hvis delprosjektets anbefaling realiseres vil alle eller de fleste rettssaler være utstyrt med skjermer i et nettverk som er koblet til en stasjonær PC i salene. Salene vil også på sikt være utstyrt med kameraer og mikrofoner for opptak av lyd og bilde i retten. Etter Digitale arbeidsmåters oppfatning bør behovet for fjernmøteteknologi og behovet for opptak i retten ses i sammenheng, og man bør i størst mulig grad benytte felles komponenter. Dette ble også anbefalt av COWI v/Paal Evjen. Det vil være en markert fordel om aktørene i rettssalen kan se den som deltar ved hjelp av fjernmøteteknologi på fellesvisningsskjermene i stedet for på et lerret eller på mobilt utstyr som rulles inn og ut av salene ved behov. Opptak i retten vil etter det vi er kjent med ikke bli realisert før i 2020/2021. Det er likevel grunn til allerede nå å ta behovet for/ønsket om å samordne funksjoner inn i planleggings-arbeidet i prøveprosjektet Opptak i retten. Digitale arbeidsmåter anbefaler at de anskaffelser

Digitale arbeidsmåter

19

som nå skal gjøres for å muliggjøre papirløse rettsmøter, omfatter anskaffelse av fjernmøteutstyr som senere kan inkorporeres i utstyr for opptak i retten. Dersom dette ikke er mulig før prosjektet Opptak i retten er ferdigbehandlet, kan det være aktuelt å benytte mobile løsninger i en overgangsfase. Uansett hvilket endepunktsutstyr som skal brukes, antar Digitale arbeidsmåter at fjernmøte-teknologi i 2018 i stor grad er basert på webløsninger og skyteknologi, og at det er mulig å velge en løsning for fjernmøter som kan brukes på mange ulike slags innretninger – fra smarttelefoner i den ene enden til store flerkameraoppsett og skjermnettverk i den andre enden.

4.12 Rettsmeklingsmøter og rettsmøter som holdes på møterom

En del rettsmøter holdes på møterom i stedet for rettssaler, typisk saksforberedende møter i tviste- og straffesaker. En del tingretter bruker også møterom til saksforberedende møter i barnelovsaker. I tillegg brukes møterom til rettsmeklingsmøter. Etter delprosjektets oppfatning er det ikke behov for omfattende utstyr for gjennomføring av rettsmøter og rettsmeklingsmøter på møterom. I slike møter er det i hovedsak bare profesjonelle aktører som deltar, og både dommer og advokater kan bruke medbragt bærbart utstyr. Unntaket er saksforberedende møter i barnelovsaker, hvor det også deltar parter. Disse møtene er imidlertid normalt ikke preget av omfattende dokumentasjon, og det er derfor ikke behov for avansert utstyr for fellesvisning av dokumentbevis. Et vanlig møteromsoppsett med mulighet for å vise presentasjoner på lerret eller storskjerm – som man typisk også trenger i administrative møter – vil være fullt tilstrekkelig. Det er heller ikke vanlig at man i rettsmøter og rettsmeklingsmøter i møterom gjennomfører fjernavhør. Domskonferanser holdes typisk på møterom, og i slike møter vil det – særlig i lagmannsrettene – kunne være praktisk og kostnadseffektivt at meddommere som bor langt unna domstolen kan delta ved fjernmøteteknologi. Her må det også være mulig å vise domsutkast på storskjerm eller lerret. Tilsvarende behov vil forekomme i administrativt arbeid hvor domstolene samhandler med hverandre, med Domstoladministrasjonen, med leverandører og andre eksterne. Etter delprosjektets oppfatning vil det med andre ord både dekke behovene i den dømmende virksomheten og interne administrative behov om møterom utstyres som ordinære moderne møterom, med én enkelt visningsskjerm og enkelt fjernmøteutstyr. Fjernmøteutstyret kan være mobilt, da det neppe er permanent behov for slikt utstyr i alle møterom.

4.13 Brukerstøtte

Etter delprosjektets vurdering må det ved valg av nytt utstyr legges stor vekt på at dommerne skal kunne betjene utstyret og programvaren i retten selv.

Digitale arbeidsmåter

20

På tross av dette utgangspunktet vil økt bruk av teknisk utstyr også medføre et økt behov for støttefunksjoner som kan bistå både ved bruk og hurtig feilretting under rettsmøter. Behovet for tilgang til IKT-brukerstøtte i domstolen både forut for og ved gjennomføring av hovedforhandling, er understreket av deltakerne fra Digitale aktorat som deltok på workshopen.

Delprosjektet mener at brukerstøtten må forsterkes for å ivareta det behovet som foranlediges av den økte bruken av teknisk utstyr i dommernes og saksbehandlernes arbeidshverdag.

4.14 Kan behovene i rettssalene ivaretas ved enklere og mindre kostbare løsninger?

Delprosjektet har vurdert om behovene til aktørene i retten kan dekkes ved enklere og rimeligere løsninger enn den løsningen som er skissert nedenfor. Det er enkelte grep som kan gjøres for å redusere kostnadene for domstolene ved gjennomføring av papirløse rettsmøter. For det første er det mulig å tenke seg at man ikke tilbyr utstyr for fellesvisning av dokumentbevis, jf drøftelsen i avsnitt 4.1 ovenfor. Alle profesjonelle aktører henvises til å ta med seg eget bærbart utstyr, og det settes bare skjermer på dommerbordet. Dette vil være rimeligere og enklere, og vil ivareta fagdommernes umiddelbare behov fullt ut. Det vil imidlertid gi en vanskeligere arbeidssituasjon for aktor og forsvarer, og viktigere: en kvalitativt dårligere rettsprosess for tiltalte og meddommere. Dette kan delprosjektet ikke anbefale. For det andre er det mulig å tenke seg at man tar bort de stasjonære PCene vi har beskrevet som Rettens PC og Visnings-PCen. Dette vil redusere kostnadene noe både til anskaffelse og drift. Dommere henvises til å docke sine 2-i-1-maskiner, og aktor/advokater kobler sine medbragte PCer til fellesvisningsskjermene. Dette vil imidlertid gi en mer utrygg og dårligere arbeidssituasjon for aktor og forsvarer, og kanskje føre til at disse føler behov for å ta med seg flere bærbare enheter til hvert rettsmøte. For dommerne vil det gi dårligere produktivitet og svekket fleksibilitet i arbeidssituasjonen, jf momentene nederst i avsnitt 3.2 ovenfor. Blant annet vil det ikke være mulig å bruke 2-i-1-maskinen som nettbrett i rettssalen. Videre vil man antagelig få behov for andre, separate systemer for å styre opptak i retten og fjernmøteteknologi – det etterlater altså et uløst behov for å integrere de ulike funksjonene og å skape et enkelt og håndterlig brukergrensesnitt for dommeren. Digitale arbeidsmåter kan derfor heller ikke anbefale en slik løsning. For det tredje er det mulig å tenke seg mindre komplekse løsninger for fellesvisning, enten ved videreføring av dagens etablerte modell for digitale aktorater eller på andre måter. En minimumsløsning kan være at man sørger for fellesvisning utelukkende ved lerret/prosjektor, eller at man etablerer et enkelt skjermnettverk for fellesvisning til tiltalte, meddommere og eventuell tolk, som bare er koblet til en visnings-PC eller til HDMI-plugger på advokatplassene. Dette vil gjøre det mulig å ivareta tiltaltes og meddommernes behov, men det vil føre til nettopp en slik manglende fleksibilitet som er årsak til at mange dommere og

Digitale arbeidsmåter

21

advokater ikke er fornøyde med saler for digitale aktorater i dag. I saker hvor fellesvisningsmuligheten ikke brukes, vil skjermene ikke være i bruk og dermed bare være i veien. Det vil ikke være mulig å bruke fellesskjermene på dommerbordet til å dele fagdommers skjerm nr 2 med meddommere i sivile saker; det vil ikke være mulig for noen i salen å bruke ledige skjermer til utvidet skrivebord for å få større arbeidsflate for egne dokumenter; det vil ikke være mulig å bruke skjermnettverket til presentasjoner fra sakkyndige/vitner; og endelig vil det ikke være mulig å integrere skjermnettverket med fjernmøteteknologi. Man vil med andre ord ha utstyrt rettssalene med plasskrevende utstyr som bare løser noen av mange behov, og som i mange situasjoner ikke kan brukes og må suppleres med andre løsninger – for eksempel en prosjektor og lerret for å gjennomføre presentasjon fra vitneboksen. Digitale arbeidsmåter kan ikke anbefale en slik løsning.

5. Delprosjektets konklusjoner og anbefalinger

Arbeidet med dette notatet har vist at det er umulig å vurdere hvilket utstyr vi skal ha i rettssalene uten samtidig å vurdere arbeidsformer og roller i rettssaksarbeidet, herunder hvordan dokumentene man jobber med i retten kan gjøres tilgjengelig på utstyret som brukes i retten (både fast og medbrakt utstyr). Delprosjektet vil ikke gi noen teknisk detaljert anbefaling for utrustning av salene, men vil beskrive funksjonskrav som vi mener må oppfylles. Vi vil dele anbefalingen inn i tre nivåer:

Overordnede forutsetninger

Konkrete funksjonskrav, med enkelte konkretiseringer av forskjeller mellom behovene i ting- og lagmannsrett

Informasjons- og kompetansebehov

Vi avgrenser mot Høyesterett. Vi antar at Høyesteretts behov skiller seg forholdsvis mye fra ting- og lagmannsrettenes behov, samtidig som skreddersøm er mer naturlig enn standardløsninger i Høyesteretts lokaler. Videre må Høyesterett involveres i langt større grad enn det som har vært mulig i vårt delprosjekt. Høyesterett har allerede utstyr til gjennomføring av papirløse rettsmøter i form av store nettbrett (iPad Pro) til hver av dommerne, og det er ikke gitt at skjermnettverk er ønskelig. Enkelte av de andre elementene (som opptak i retten og fjernmøteteknologi) kan imidlertid være aktuelle også for Høyesterett.

5.1 Overordnede forutsetninger

Fremtidens rettssaler bør i langt større grad enn i dag ha funksjonalitet tilsvarende det man møter i moderne møterom i forvaltning, undervisning og næringsliv. Dette omfatter både muligheter for fjerndeltagelse og muligheter for å vise frem dokumenter, bevis og annet, både til de som er fysisk til stede og fjerndeltakerne.

Digitale arbeidsmåter

22

Papirløse rettsmøter forutsetter at alle profesjonelle aktører har med seg eget digitalt arbeidsutstyr (bærbar PC og/eller nettbrett). Delprosjektet har likevel landet på en anbefaling om at rettssalene bør være utstyrt med en dedikert visnings-PC, jf drøftelsen i avsnitt 4.2. Etter hvert som aktørene venner seg til en digital arbeidsform, bør det evalueres om det er tilstrekkelig at salene har gode tilkoblingsmuligheter for medbragt utstyr, slik at det ikke lenger er nødvendig med en dedikert visnings-PC.

Fellesvisning av dokumentbevis er svært verdifullt i straffesaker, særlig for tiltalte og andre ikke-profesjonelle deltakere i rettsprosessen. Fellesvisningsmuligheten bør derfor beholdes, selv om det kompliserer og fordyrer utrustningen av rettssalene. Fellesvisning kan også ha verdi i sivile saker, men er ikke nødvendig eller sterkt etterspurt.

Prinsipp for arbeidsdeling: Den som fører bevisene, gjør oppslag i dokument-bevisene på fellesvisningsskjermene. Retten har ansvar for å markere hvilke bevis som er ført ved å sette streker i dokumentsamling/utdrag eller skrive i rettsboken hvilke bevis som ble ført. Rettens markering av hva som dokumenteres skjer i rettens kopi, og trenger ikke vises til andre.

Papirløst rettssaksarbeid forutsetter gode og sikre løsninger for tilgjengeliggjøring av de dokumentene som skal brukes for alle som har en jobb å gjøre i forbindelse med rettssaken. Løsningene må være enkle og brukervennlige, samtidig som de må ivareta nødvendige krav til informasjonssikkerhet.

Alle må ha tilgang til samme paginerte dokumentsamling/-utdrag før rettsmøtet, og til eventuelle oppdaterte versjoner underveis. Dette bør ordnes gjennom portal-/skyløsninger. Minnepinnens tid er forbi, både fordi den er en ineffektiv måte å dele informasjon på og ikke minst fordi den er en sikkerhetsrisiko.

Det vil ofte være behov for å vise bevis i andre filformater enn PDF (lyd/bilde/ video, regneark, presentasjoner o.l.). Utstyret i rettssalene må håndtere dette, og domstolenes systemer (Aktørportalen, Lovisa, Justishub) må kunne ta imot de aktuelle filtypene.

Rettssaler bør utstyres på en enhetlig måte, slik at alle som har sitt arbeid i rettssaler, møter et gjenkjennbart oppsett i alle domstoler.

De skjermene som benyttes i salene må være store og skarpe nok til å gi god lesbarhet for PDF-dokumenter. Samtidig må de ikke bygge mer enn høyst nødvendig i høyden og i dybden, og de må ikke ha blank, reflekterende overflate. De må ikke hindre siktlinjer/øyekontakt mellom aktørene i salen. I rettssaler som bygges/innredes i fremtiden bør det legges til rette for at skjermene kan være delvis nedsenket i bordplaten.

Alle på dommerbordet bør ha mulighet for selv å slå opp i saksdokumentene. I saker med mer enn én dommer betyr det at rettssalens faste PC-utstyr må suppleres med bærbart utstyr. Fellesvisning er nødvendig, men ikke tilstrekkelig. Meddommere må kunne ha med seg (de digitale) dokumentene i doms-konferanser.

Digitale arbeidsmåter

23

Utstyret i retten skal betjenes av dommere uten (løpende) bistand fra teknisk personell. Dette stiller særlige krav til brukervennlighet. Dommerne må få konsentrere seg om saken, partene, vitnene og argumentene – ikke teknikken.

Samtidig vil rettssalene bli teknisk avanserte rom, med systemer for fellesvisning av bevis, fjernmøteteknologi og opptak av lyd og bilde. Det er etter delprosjektets vurdering et avgjørende suksesskriterium at disse systemene blir integrert med hverandre og med saksbehandlingssystemet. De samme skjermene må kunne brukes til både visning av PDFer og andre bevis, og til fjernavhør av et vitne. Videoopptak i retten og fjernmøteteknologien bør i størst mulig grad bruke samme kameraer og mikrofoner. Det er viktig at dommerbordet ikke blir uoversiktlig og fullt av mange separate tekniske innretninger som dommeren skal betjene. Utstyret må nødvendigvis være teknisk avansert og komplekst, men det brukergrensesnittet som dommeren møter må være enkelt. Etter delprosjektets oppfatning må eksempelvis opptak i retten være fullintegrert med saksbehandlingssystemet og mest mulig automatisert.

Selv om forutsetningen er at dommere skal betjene utstyret og programvaren i retten selv, vil det være behov for å styrke tekniske støttefunksjoner både lokalt i den enkelte domstol og sentralt. Dette skyldes at det innføres nye digitale løsninger som skaper behov for andre typer støttefunksjoner og annen kompetanse hos støtteressursene enn det vi har i en papirbasert prosess.

5.2 Konkrete funksjonskrav

Innledende presisering: Siktemålet her er å beskrive konkret funksjonalitet som ivaretar bestemte behov. Terminologien er i noen grad preget av de tekniske løsningene som delprosjektet kjenner. Det er imidlertid ikke vår hensikt å lage en teknisk løsningsbeskrivelse. Hvis DA IKT og/eller leverandører ser at behovene/funksjonaliteten kan løses på måter som vi ikke har sett for oss, er det utmerket. Man må derfor ikke legge for mye vekt på begrepene vi bruker. Det er f.eks. ikke meningen å utelukke andre tekniske måter å koble komponenter sammen enn de løsningene som er i bruk i dag.

Rettens PC: Rettssaler bør være utstyrt med én fast PC som fagdommer benytter til skriving av rettsbok, Lovisa osv. Denne bør også kunne styre fjernmøteteknologi og på sikt utstyr til opptak i retten. PCen må være kraftig nok til å kunne operere store PDF-utdrag lokalt, og uten å måtte gå via Citrix.2 Dette er også nødvendig for å sikre at papirløse rettsmøter kan gjennomføres hvis Lovisa/Citrix ikke er tilgjengelig. Av disse grunnene er NCer (tynnklienter) ikke egnet. PCen bør være utstyrt med kontorstøtteprogramvare (i dag MS Office og Adobe Acrobat) og være tilknyttet domstolnettet og Sharefile. Den bør være koblet til Fellesvisningsskjermene (se nedenfor), slik at dommeren har mulighet til å vise dokumenter og annet ut i salen fra egen PC ved behov, og slik at

2 Med 2018-standard vil Intel Core i5/8GB RAM trolig være tilstrekkelig i de aller fleste tilfeller. Man kan vurdere noe kraftigere PC-utstyr i de største rettssalene, hvor man av og til har saker med dokumentutdrag på titusenvis av sider. Innkjøp av svært kraftige PCer til alle rettssaler vil trolig være en overinvestering.

Digitale arbeidsmåter

24

fjernmøteteknikken kan benytte Fellesvisningsskjermene. Den bør også være koblet til Dommerskjermene, slik at fagdommer kan velge å vise bilde fra Rettens PC bare til skjermene på Dommerbordet. PCen må ha lokal internettilgang (ikke bare gjennom Citrix) – på grunn av behovet for å bruke den til fjernmøteteknikk, men også fordi det er behov for å jobbe lokalt på PCen grunnet store PDF-filer samtidig som man har tilgang til Lovdata mv.

Visnings-PC: Rettssaler bør i tillegg (med unntak for eventuelle rene “sivilsaler” i domstoler med veldig mange saler) ha en tilsvarende PC som benyttes til fellesvisning av dokumentbevis og andre bevis. Den må være koblet til Fellesvisningsskjermene, og den må ha mulighet til å spille av lyd-, bilde- og videofiler. Visnings-PCen bør ha kontorstøtteprogramvare (i dag MS Office), Acrobat Reader DC og standard program for videoavspilling. Den må ha internett-ilgang slik at man kan vise internettressurser som kart, informasjon på nettsider og annet. Den behøver ikke være koblet til domstolsnettet, og det antas å være en sikkerhetsmessig fordel at den ikke er det, all den tid den primært skal betjenes av aktor/forsvarer/advokater. Derimot må den ha tilgang til Sharefile eller annen sikker skyløsning som domstolene velger å benytte, slik at dokumentene som skal brukes i rettsaker kan legges inn på PCen – og fjernes fra den før neste sak begynner – fra saksbehandlers eller dommers arbeidsplass uten bruk av minnepinner.

Høyttaleranlegg: Lydsignalene fra lyd-/videofiler som avspilles fra Rettens PC eller Visnings-PC må kunne høres over et høyttaleranlegg i salen (og eventuelt rom for vitneskjerming/presserom).

Fellesvisningsskjermene: Faste skjermer i nettverk i salen. Normalt to på aktor/saksøkersiden og to på forsvarer/saksøktesiden. Dette må kunne skaleres opp i store saler, eventuelt også med storskjerm/lerret, og mulighet for ytterligere ad hoc oppskalering. I tillegg én i vitneboksen, én i eventuell tolkeboks, og tre på dommerbordet. I saler med bord til rettsoppnevnte sakkyndige foran dommerbordet må det være minst én fellesvisningsskjerm til de sakkyndige. I lagmannsrettene flere skjermer på dommerbordet. Ikke én til hver, men slik at én Fellesvisningsskjerm plasseres midt mellom to dommer/meddommerplasser. Alle på dommerbordet unntatt den som opererer Rettens PC må kunne følge med på en av Fellesvisningsskjermene, men må også ha plass til egen laptop/nettbrett. De faste skjermene i rettssalen må som nevnt over være store nok, men ikke bygge mer enn nødvendig i høyden og i dybden. Akseptabelt i dag: 23” med 1920x1080-oppløsning, smale rammer, matte, helt nedpå bordplaten, justerbar vinkel mot bordet – helst slik at de kan legges mest mulig flatt.

HDMI-plugg for Fellesvisning: På aktor/advokatplassene og i vitneboksen bør det være HDMI-plugger med et knippe overganger som gjør at aktor/advokater/ vitner kan koble medbragt datautstyr til Fellesvisningsskjermene for å gjennom-føre fellesvisning fra eget utstyr.

HDMI-plugg for utvidet skrivebord uten deling: På aktor-/advokatplassene bør det være mulig å koble medbragt PC til den faste skjermen for å bruke den til

Digitale arbeidsmåter

25

utvidet skrivebord når skjermen ikke brukes til fellesvisning (eller når advokaten heller vil ha utvidet skrivebord enn følge med på fellesvisningen).

Skjerm nr 1: Primærskjermen til Rettens PC. Benyttes til Lovisa/rettsbok/notater, og skal aldri dele bilde med Fellesvisningsskjermene eller andre skjermer. Bare koblet til Rettens PC. Oppsettet bør sikre at Lovisa og Word fra Rettens PC alltid åpnes på skjerm nr 1, slik at man unngår at dommerens notater eller andre sensitive opplysninger ved en glipp vises på Fellesvisningsskjermene ved at de åpnes på Skjerm nr 2.

Skjerm nr 2: Skjerm nr 2 til Rettens PC. Tilkoblet Fellesvisningsskjermene inkludert Dommerskjermene og Rettens PC. Brukes primært til dommerens arbeidskopi av dokumentutdrag, og Adobe Acrobat bør derfor åpnes på Skjerm nr 2 som «default».

Dommerskjermene: Med dette menes alle skjermene på dommerbordet, med unntak av Skjerm nr 1 og Skjerm nr 2. Dommerskjermene er en del av Fellesvisningsskjermene og koblet til Visnings-PCen, men er også koblet til Rettens PC.

Bærbart på dommerbordet: I lagmannsretten vil andre fagdommere enn den som styrer Rettens PC kunne ha med seg sin personlige 2-i-1-maskin for å gjøre egne oppslag uavhengig av fellesvisningen, og til notater. I vanlige sivile saker uten meddommere, bør det være mulig for lagdommer nr 2 og 3 å docke sin 2-i-1-PC til en ledig Dommerskjerm. Meddommere, både i tingrett og lagmannsrett, må tilbys bærbart utstyr av retten (som ikke trenger å kunne kobles til store skjermer). Dette kan være store nettbrett eller bærbare PCer med litt over middels store skjermer (eksempelvis 15-tommere). Saksdokumenter bør tilgjengeliggjøres på disse enhetene ved at meddommerne logger seg inn i Aktørportalen med BankID eller tilsvarende og åpner dokumentene derfra. For alminnelige meddommere bør det vurderes begrensninger i adgang til å laste ned, skrive ut mm. Fagkyndige meddommere bør tillates å bruke eget utstyr til samme formål, og tillates å laste ned. Dette går vi ikke nærmere inn på fordi det hører inn under delprosjektet for videreutvikling av Aktørportalen.

Kontrollpanelet: Ved siden av Rettens PC må det være et oversiktlig og enkelt panel (Crestron el.l.) hvor fagdommer kan velge mellom:

­ Kun meg: Rettens PC bruker Skjerm nr 1 og Skjerm nr 2 til utvidet skrivebord som på kontoret. Ingen av skjermene speiles til andre. De andre skjermene er ikke i bruk, med mindre en advokat, aktor eller meddommer kobler seg til HDMI-plugg for utvidet skrivebord. I så fall får den aktøren utvidet skrivebord, men deler ikke skjerm med noen.

­ Kun dommerbordet: Bildet fra Skjerm nr 2 vises på alle Dommerskjermene. Brukes typisk i sivile saker med mer enn én dommer og i andre tilfeller hvor det er behov for å dele skjermbilder på dommerbordet, men ikke ut i salen.

Digitale arbeidsmåter

26

­ Alle: Bildet fra Fellesvisningsskjermene vises på alle tilknyttede skjermer, inkludert Dommerskjermene og Skjerm nr 2. Det bør være “undervalg” for ulike inn-kilder (hvor Visnings-PCen er default-valget):

Fellesvisning fra Visnings-PC

Fellesvisning fra aktorplass (utstyr koblet til HDMI-inngangen på aktors/saksøkers advokats plass)

Fellesvisning fra forsvarerplass (utstyr koblet til HDMI-inngangen på forsvarers/saksøktes advokats plass)3

Fellesvisning fra vitneboks (utstyr koblet til HDMI-inngangen i vitneboksen)

Fellesvisning fra Rettens PC

­ Alle unntatt meg: Bildet fra Fellesvisningsskjermene vises på alle tilknyttede skjermer bortsett fra Skjerm nr 2. Dommeren som opererer Rettens PC har utvidet skrivebord på Skjerm nr 2 og slår opp i egen kopi av utdraget som ikke deles med andre. Dette vil trolig være den mest brukte modusen. Samme undervalg som over, med Fellesvisning fra Visnings-PC som default.

­ Fjernavhør: Alle Fellesvisningsskjermene og Skjerm nr 2 brukes til å vise informasjon fra fjernmøteteknologien (vitne, tolk, sakkyndig osv).

Strøm og nett: Et tilstrekkelig antall stikkontakter på aktørplasser, dommerbord, vitneboks/tolkeboks. Bredt og stabilt trådløst internett.

Fjernmøteteknologi: Utstyr som tillater lyd- og bildeoverføring fra andre steder med god kvalitet og uavhengig av plattform/teknologi i andre enden, for eksempel ved oppkobling mot web-baserte virtuelle møterom. Det må være mulig å dele skjermbilder fra Rettens PC til fjernmøtet, slik at Fellesvisningsskjermene viser både den som deltar og f.eks. et dokumentbevis.

Møterom/dommerrom som brukes til domskonferanser og rettsmekling må ha mulighet til fellesvisning av domsutkast på lerret/storskjerm og tilgang til enkel fjernmøteteknologi (som kan være mobilt utstyr).

5.3 Informasjons- og kompetansebehov

Aktører som har sitt arbeid i retten har behov for lett å finne frem til informasjon om hvordan den enkelte rettssal er utstyrt. Dette kom klart frem både under workshopen 13. juni 2018 og gjennom tjenestedesignernes arbeid. Delprosjektet anbefaler at dette løses ved at det etableres en internettside med oversikt over utstyr i den enkelte rettssal. Ved utrulling av nytt utstyr og nye løsninger i rettssalene er det nødvendig med grundig og god informasjon om løsningene ut mot eksterne profesjonelle aktører. Den svenske brosjyren

3 Det må vurderes om det er behov for flere valg om det er flere forsvarere/advokater (oppskalering).

Digitale arbeidsmåter

27

Teknik i förhandlingssalar - För alla som medverkar i en rättegång kan være nyttig inspirasjon. I tillegg vil det være behov for forholdsvis omfattende interne kompetansetiltak for at dommere og saksbehandlere skal bli fortrolige med salene. Det er for tidlig å gå i detaljer nå om hvordan dette kompetanseløpet bør se ut.

* * *

Digitale arbeidsmåter

28

Vedlegg og referanser

● Prinsippskisser

● E-post fra Marius Dietrichson, Forsvarergruppen, 22. juni 2018 (ikke vedlagt)

● E-post fra Nina Søndersrød, Prosjektet Digitale aktorater (POD), 15. juni 2018 (ikke vedlagt)

● E-post fra Ørjan Haukaas Salvesen (SVW) og Henrik Kolderup (Regjeringsadvokaten), 15. juni 2018 (ikke vedlagt)

● Presentasjon fra Digitale aktorater, Berit Johannesen, 13. juni 2018 (vedlagt)

● Presentasjon fra Digitale arbeidsmåter, Myhrvold og Bjerkvoll, 13. juni 2018 (vedlagt)

● Bouvet-rapporten (vedlagt)

● Notat fra COWI av 31. august 2018 (vedlagt)

Digitale arbeidsmåter

1

Digitale arbeidsmåter

2