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Réunion de fin d ’exercice 2007. Les points abordés :. Les opérations de fin d’exercice : - l’agenda - les traitements en DR et au Labo Préparation de fin d’exercice Choisir son option de basculement. Réunion de fin d ’exercice 2007. Les points abordés :. - PowerPoint PPT Presentation
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CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Réunion de fin d ’exercice 2007
Les opérations de fin d’exercice :
- l’agenda
- les traitements en DR et au Labo
Préparation de fin d’exercice
Choisir son option de basculement
Les points abordés :
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Réunion de fin d ’exercice 2007
Les opérations de fin d’exercice :
- l’agenda
- les traitements en DR et au Labo
Les points abordés :
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
L’AGENDA de fin d’exercice pour la DR 5
Date de Clôture d’exercice : ………
Date du dernier retour délégation :
Mise à disposition Version 7.5
et date des commandes en avance14 / 12 / 07 avant 12 h
28 / 12 / 07
Basculement d’exercice Xlab
en version 7.5
Reprise des flux Xlab BFC 15 / 01 /08
Limite pour le dernier transfert Xlab BFC
04 / 01 / 08
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Changement date fin d’exercice pour le CNRS
Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement
Date non modifiableIl s’agit de la date du dernier transferteffectué par l’unité Pour 2007 : 28 décembre
Date dernier envoi vers l’organismepar défaut 14 décembre 2007 pour le CNRS
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Changement date fin d’exercice pour les autres organismes
Fixe la date saisie commande 2008
Pour les autres organismes modifications à effectuerdate clôture d’ex. (jusqu’au)
Com ex. N+1
Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement
Fixe la date de clôture d’exercice 2007
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérifier les commandes non soldées (méthode 1)
Montant Initial de lacommande
Montant Initial de lacommande
Dossier / Gestion courante / Commande / Trouver
TRIER
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérifier les commandes non soldées (méthode 2)
Aucun utilisateur connectéÀ la base
Aucun utilisateur connectéÀ la base
suite
Organismes, et laboratoires confondus
Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérifier les commandes non soldées suite (méthode 2)
Tri par fournisseur
Valeur = « OUI »Ces commandes seront automatiquementsoldées lors du basculement de l’exercice
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérifier les demandes d’achat
Aucun utilisateur connectéÀ la base
Aucun utilisateur connectéÀ la base
Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation
Egalement votre méthode habituelle et la consultation du tableau à l’ouverture d’XLAB
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérifier les commandes de fonctionnement livrées et non facturées
Aucun utilisateur connectéÀ la base
Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Menu préparation fin exercice
• Ce menu peut être utilisé régulièrement tout au long de l’année
• Vous pouvez effectuer le lancement de tous les états ou traitement en cochant les cases correspondantes
• La date de lancement est indiquée
Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Pour les laboratoires XLAB avec plusieurs organismes Vérifier les factures non prises en charge
Aucun utilisateur connectéÀ la base
Aucun utilisateur connectéÀ la base
STOPSTOP
A ne pas utiliser pour les organismesDe type CNRS
A ne pas utiliser pour les organismesDe type CNRS
Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Regul.facture
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérifier la chronologie des retours
Réceptions1. La numérotation des réceptions doit être continue2. Le statut de toutes les réceptions doit être « RECUE »3. Seule la dernière réception doit être « en attente »
Si ce n’est pas le casse rapprocher du service du système
d’information
Si ce n’est pas le casse rapprocher du service du système
d’information
Dossier / Échanges avec la délégation / transfert / journal transfert
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Ne jamais effectuer de REFUS
REFUS factures et commandes
Dossier / Échanges avec la délégation / Intégration / Refus
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Paramétrage de la sauvegarde
Dossier / Administration / Paramétrage / Application
C19990
C19990 CNRS 0888
Xlab_070906%%0
Xlab_070906%%0
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérification de l’exécution de la sauvegarde
Xlab_070906%%0
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Sauvegarde : messages d’alertes
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Vérification de la cohérence de la base
Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation
A effectuer une fois par mois après une sauvegarde
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
La nouvelle version XLAB
• Une nouvelle version d'Xlab V7.5 sera disponible à partir du 4 janvier 2008.
• L'installation de cette version est obligatoire :
vous ne pourrez pas effectuer la fin d’exercice avec la version actuelle.
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
S’abonner à XLAB-ACTU
Xlab-actu est un bulletin d'informations sur Xlab, logiciel de gestion budgétaire et financière des unités du CNRS.
S'abonner à Xlab-actu (gratuit) Par Web :
http://www.dsi.cnrs.fr/labo/xlab/xlabactu/acces.asp
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Les outils de préparation avant le basculement
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Démarrage du nouvel exercice ...
Réactualiser les structures de gestion (arborescences, origines, matières ...)
Faire un toilettage des données de référence (fournisseurs, agents…)
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Démarrage du nouvel exercice
Selon les options de basculement et les règles de report du laboratoire :
Imputer les commandes* sur les entités Reporter*, éventuellement, certaines commandes non basculées pour les organismes autres que CNRS
Effectuer, Effectuer, le plus tôt possiblele plus tôt possible, les premiers échanges, les premiers échanges
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Démarrage du nouvel exercice : imputer les commandes
Imputer les commandes sur les entités
CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord Décembre 2007
Basculer vers l ’exercice 2008
1
2
Après intégration et traitement de tous les retours jusqu’au 28 décembre 2007 (version 7.2)