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Edición n#1 16 de Mayo de 2015

CONOCE UN POCO MAS SOBRE REINGENIERIA PARA APLICARLO EN TU

EMPRESA U ORGANIZACION

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Si no te diferencias realmente de tu competencia, no te quedará más remedio

que ser más barato”. Hoy en día los vendedores ya no mandan, los consumidores sí.

Ahora los consumidores le pueden pedir al vendedor qué quieren, cuándo lo quieren,

cómo lo quieren y en algunos casos hasta cuánto están dispuestos a pagar y de qué

forma.

Antes la competencia era simple y casi

cualquier empresa que pudiera entrar en el

mercado y ofreciera un producto aceptable, a

buen precio, lograría vender. Ahora no sólo hay

más competencia sino que compiten de distintas

formas.

La vida de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya no pueden ir al paso las

iniciativas capaces de alcanzar mejoras increméntales en rendimiento. La única manera

de igualar o superar la rapidez del cambio en el mundo que nos rodea es lograr avances

decisivos, discontinuos.

Sucede que muchas veces se culpa a los empleados, a los encargados o la

maquinaria cuando las cosas no marchan bien; cuando en realidad la culpa no es de ellos

sino de la forma en qué se trabaja. También es importante hacer notar que no es

porque el proceso sea malo, sino que es malo en la actualidad debido a que el proceso

fue diseñado para otras condiciones de mercado que se daban en el pasado.

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Historia

La reingeniería nace de un necesitad del

ámbito comercial como lo son las empresas, El

principio de la especialización dio resultados

maravillosos, la productividad hizo explosión.

Además se aplicó al trabajo mental y no solo al

material.

Por esto, el concepto de reingeniería es una

opción para reaccionar ante la situación actual y sus

cambios. La reingeniería, enfocada en procesos

eficientes que se basen en la satisfacción del cliente.

Características

Esta enfocada a procesos

Debe ser rápida

Tiene visión holística

Es generalista

Se apoya en el principio de la

incertidumbre

Destrucción creativa

Libre sin plan preestablecido

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Métodos

1. Identificar los procesos actuales de la empresa.

2. Establecer el alcance del proceso y el proyecto

de diagramación.

3. Combinar y analizar el proceso.

4. Crear el proceso ideal. Ello implica describir el

proceso ideal, comparándolo a posteriori con el

proceso actual, y evaluando las diferencias.

5. Probar el nuevo proceso.

6. Implantar el nuevo proceso.

Etapas

Movilización

Identificación

Elección.

Diseño

Transformación

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La reingeniería es iniciar desde cero

en un proceso, para que este se inicie

de nuevo ya que si alguno de los

procesos está mal lo ideal es

componerlo o de plano hacer un

cambio drástico que mejore este

proceso. Lo que la reingeniería busca

es hacer que los cambios que se

hagan no perjudiquen, si no que

beneficien a la empresa, y así estas logren que el cambio sea radical pero al mismo tiempo

que las personas que estén en el proceso no la rechacen, o que haya un plan de contingencia

que ayude a que el cambio sea aceptado poco a poco ya que será para beneficio de la

empresa.

Los cambios que se

realizan principalmente

son en las tres C las

cuales son Clientes,

Cambio y competencia,

cada una desde distinto

punto y con mucha

importancia en las

organizaciones ya que

son los principales

componentes de una

empresa, si no tenemos clientes debemos de investigar el porqué, ya que los clientes es lo

que hace que la empresa funcione bien si una empresa no tiene clientes esta no podrá

vender sus productos y tendrá que cerrar las instalaciones por eso es uno de los motores

principales de la empresa, al igual que la Competencia, ya que toda empresa que venda el

mismo artículo que otra se llama competencia aun que está este del otro extremo de la

ciudad ya que nos podrá quitar posibles clientes, ya sea porque la competencia realiza

mejores ofertas que nosotros, y en ese momento nosotros debemos de realizar la

reingeniería para hacer los cambios prudentes y seguir teniendo clientes y porque no tener

más de los esperados pero esto solo ocurre si nosotros realizamos un cambio.

Importancia de la Reingeniería

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Domingos 10:30pm Venezuela

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Dentro del primer grupo de la clasificación de Hammer y Champy de las empresas

que se disponen a iniciar la BPR encontramos el caso de Ford, que hace veinte años

atravesó una crisis brutal que estuvo a

punto de acabar con su actividad. Este

caso práctico nos sirve para ilustrar

cómo la Reingeniería se aplicó en

dicha empresa, analizando uno de los

ámbitos sobre la que esta actuó. A

comienzos de la década de los

ochenta, Ford se encontraba en una

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situación en la cual veía como se

desbordaban sus gastos

administrativos y de gestión

interna de la compañía. Para

intentar reducir dichos costes, se

estudió el departamento de cuentas

por pagar, que en aquel momento

estaba formado por más de 500

personas.

Los ejecutivos pensaron que usando ordenadores lograrían reducir el personal en al

menos un 20%, según sus previsiones iniciales. Como hemos señalado, está reducción de

los costes no puede considerarse Reingeniería, ya que no se alcanzan resultados

espectaculares. No obstante los directivos de Ford pensaron que un 20% era más que

suficiente hasta que visitaron a Mazda, compañía japonesa cuyo 25% había sido adquirido

recientemente por Ford. Los directivos de Ford observaron estupefactos como Mazda

atendía sus cuentas por pagar a través de sólo cinco empleados. Evidentemente estos

directivos habían tenido en cuenta el hecho de que Mazda era mucho más pequeña que

Ford.

Sin embargo, la diferencia de cinco a quinientos debía residir en algún otro factor

aparte del tamaño. Una vez acometida la reingeniería Ford redefinió el proceso “cuentas

por pagar”, que pasó a ser “abastecimiento”. Ese proceso tomaba una orden de compra de

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una planta y le proporcionaba a esa planta bienes comprados y pagados. Por tanto,

abastecimiento incluye la función de cuentas por pagar pero también comprende compras y

recibos. El nuevo proceso redujo considerablemente la cantidad de documentación

generada en cada pedido, recondujo los esfuerzos hacia los pasos necesarios en cada orden

de compra, eliminando algunos trámites inútiles. Este proceso de Reingeniería acabó con

reglas muy rígidas que se habían observado siempre. A veces cambios de una sola palabra

pueden cambiar radicalmente los procesos. Este es el caso de Ford, que, por ejemplo, pasó

de “pagar al recibir la factura” a “pagar cuando se reciba la mercancía”. Para llevar a cabo

todo este proceso Ford tuvo que desplegar un potente plan de reconversión e introducción

de equipos informáticos. Gracias a este despliegue tecnológico, que actuó como

instrumento habilitador, la BPR se implantó con éxito.

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Los lectores de este blog que provienen

del sector automoción (que son bastantes),

habrán experimentado, tanto como yo, lo

complicado que representa el controlar bien la

introducción de una modificación de diseño

cuando nuestro producto está en serie y con un volumen de fabricación de cientos o miles

de piezas al día. Este proceso operativo, que forma parte del “mapa de procesos“ de

empresas de automoción, aeronáutica, manufactureras, etc., etc., en muchos casos se

convierte en fundamental por los riesgos que conlleva si no se controla correctamente (son

los llamados Costes de “NO” Calidad: obsoletos, paros de línea, transportes urgentes,

retrabajos, horas extras, etc. –que lamentablemente muchas compañías asumen como costes

de gestión – y las oportunidades asociadas si se hace bien (mejoras de calidad,

productividad, reducción de coste, satisfacción del Cliente, etc.).

CASO PRÁCTICO 2 NISSAN MOTOR IBERICA

Reingeniería de procesos, tecnología y oportunidades para mejora

de calidad y productividad

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Para un fabricante de coches,

gestionar al año entre 1000 y

3000 modificaciones no es

tarea fácil (desde que

ingeniería lanza la

modificación, se coordina con

los departamentos de fábrica,

se negocia con los proveedores, éstos gestionan sus “timings” de modificación, se

homologa el cambio y se introduce el nuevo producto en la línea de coches después de

apartar el material obsoleto). Varios departamentos del OEM y del Tier 1 y 2 entran en

juego. Decenas de personas están implicadas, todo tiene que cuadrar, un fallo de calidad o

de gestión puede implicar miles de euros. Todos los OEM introducen cambios de diseño

durante la vida en serie de un vehículo pero… ¿con la misma eficiencia?

La semana pasada tuve el placer de conocer

a un auténtico fenómeno en la optimización de

procesos, Miguel Angel Martorell, que ha sido

responsable de DCC (Design Change Control) en

Nissan Motor Ibérica desde finales de 1993

(ahora está mejorando los procesos de los

Concesionarios Nissan en Europa). La dirección

de Nissan le pidió que revolucionara la gestión de

los cambios de diseño y lo hizo superando todas

las expectativas. Amante de lo simple, del cambio

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y de la lógica de procesos “cross-functional”, su forma de proceder es sencilla, innovadora

y muy eficaz: analiza el proceso existente, elimina lo que no añade valor, lo mejora de

acuerdo a las necesidades de la compañía y lo automatiza con un software adaptado al

mismo.

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El ámbito de aplicación de la Reingeniería de Procesos no muere en el empresa

privada, sino que es aplicable a casi cualquier tipo de institución, como en este caso un

representante de la Administración Pública: el Ayuntamiento de Gijón. Dicho organismo,

mediante el desarrollo de lo que se denominó Plan de Sistemas de Información, persiguió la

consecución de una mejora en la eficacia de la gestión y en la prestación de servicios,

utilizando como instrumento del cambio las tecnologías de la información. Mediante la

implantación de la Reingeniería, este ayuntamiento asturiano pretendió, entre otros

objetivos:

Aumentar la eficacia y la calidad del servicio en el funcionamiento de la

Administración Pública.

Permitir el seguimiento exhaustivo de los expedientes a través de las distintas etapas

de tramitación.

Garantizar niveles óptimos de integridad de la información.

Facilitar el conocimiento de la documentación administrativa.

Simplificar los cauces para la transmisión de documentos.

Caso práctico 3

El ayuntamiento de

Gijón

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Permitir un análisis de las cargas de trabajo.

Reducir costes operativos y riesgos de manipulación de documentos mediante el

tratamiento informático de la operación.

La creación de una base de datos que recoja todas las informaciones relevantes

respecto a los procedimientos del Ayuntamiento de Gijón va a posibilitar la consulta de

dichas informaciones tanto al propio personal del organismo como a los propios

ciudadanos, que podrán obtener esta información a través de Internet, e incluso instancias o

formularios necesarios para iniciar un procedimiento. Por su parte, la normalización de

documentos, que permite la implantación de este proyecto, tendrá una doble consecuencia:

los funcionarios podrán ejecutar más rápidamente su trabajo, mientras que, frente a

terceros, la imagen corporativa de la entidad se ve reforzada y unificada.

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Humor Ingeniero

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Piensa Como Ingeniero…