Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 1

Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti La redazione di un documento è spesso un lavoro di collaborazione. Se

l'articolo scientifico o la proposta di progetto hanno più autori e revisori, è

possibile utilizzare la funzione Rilevamento modifiche di Word per rilevare e

commentare le modifiche apportate da altri. Questa esercitazione illustra

come fare.

Prima di iniziare ................................................................................................................................................... 1

1. Attivare e disattivare il Rilevamento modifiche .............................................................................................. 2

2. Esaminare i diversi tipi di revisioni ................................................................................................................. 3

3. Accettare e rifiutare le modifiche di un revisore ............................................................................................ 4

4. Aggiungere le proprie modifiche .................................................................................................................... 7

5. Lavorare con i commenti ................................................................................................................................. 9

6. Nascondere revisioni nella stampa ............................................................................................................... 11

7. Verificare che tutte le modifiche future vengano rilevate ............................................................................ 13

Scheda di riferimento rapido ............................................................................................................................. 15

Prima di iniziare

Competenze che saranno acquisite

Una volta completata questa esercitazione, l'utente sarà in grado di:

Attivare e disattivare la funzione Rilevamento modifiche.

Identificare i diversi tipi di revisioni.

Accettare o rifiutare le modifiche e i commenti di un revisore.

Inserire le proprie revisioni e i propri commenti.

Nascondere le revisioni in una stampa del documento.

Impostare una password per assicurarsi che le modifiche future siano rilevate.

Requisiti

Word per Mac 2011

Le competenze di base in Word, tra cui l'apertura di un documento, l'utilizzo delle funzionalità

Taglia e Incolla e la formattazione del testo.

Suggerimento Se è la prima volta che si utilizza Word, eseguire prima l'esercitazione Esercitazione:

Introduzione a Word.

File di pratica

Le lezioni dell'esercitazione sono concepite per essere visualizzate in ordine. Scaricare e utilizzare questo

file di pratica per eseguire l'esercitazione in maniera ottimale.

TrackChanges.docx (50 K)

Tempo stimato per il completamento: 25 minuti

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 2

1. Attivare e disattivare il Rilevamento modifiche

Quando si apre un documento che contiene revisioni, la funzione Rilevamento modifiche è sempre

attivata. Per rilevare le modifiche in un documento nuovo, è necessario attivare il Rilevamento modifiche.

Come aprire un documento che contiene revisioni e attivare e disattivare il Rilevamento modifiche.

Aprire il file di pratica che si trova all'inizio di questa esercitazione.

Nella scheda Revisione, in Spaziatura, l’interruttore Revisioni è Attivato.

Fare clic sull'interruttore Revisioni. Il Rilevamento modifiche ora è disattivato.

Fare clic sull'interruttore Revisioni di nuovo. Il Rilevamento modifiche ora è attivato.

Suggerimenti

L'impostazione relativa alle revisioni si applica solo al documento corrente.

Si consiglia di utilizzare il Rilevamento modifiche in visualizzazione Layout di stampa. Per

visualizzare un documento in visualizzazione Layout di stampa, fare clic su Visualizza > Layout

di stampa.

Per nascondere la barra multifunzione mentre si lavora, nella parte destra della barra

multifunzione fare clic su .

Prima di proseguire

Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni:

Attivare e disattivare il Rilevamento modifiche.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 3

2. Esaminare i diversi tipi di revisioni

Sia che si esegua la revisione delle modifiche apportate da un'altra persona, sia che si eseguano le proprie,

esistono cinque tipi di modifiche con cui è consigliabile familiarizzare: le inserzioni, le eliminazioni, lo

spostamento di contenuto, le modifiche alla formattazione e i commenti. Ciascun tipo di modifica produce

un "segno di revisione" diverso nel documento e le modifiche di ciascun revisore appaiono di un colore

diverso.

Osserviamo come ciascun tipo di modifica appare in un documento.

Modifica della formattazione: le modifiche della formattazione appaiono in un'area commenti con l'etichetta

Formattato nel margine destro. Una sottile linea tratteggiata collega l'area commenti alla modifica delle

formattazione. Per trasformare la linea tratteggiata in una linea continua, fare clic sull'area commenti.

Inserzione: le inserzioni appaiono sottolineate. Per vedere l'orario, la data e il nome del revisore che ha

eseguito la modifica, posizionare il puntatore del mouse su una parte qualsiasi del testo inserito.

Commento: i commenti appaiono in aree commenti con l'etichetta Commento nel margine destro del

documento. Una sottile linea tratteggiata collega l'area commenti al testo che è stato commentato. Per

trasformare la linea tratteggiata in una linea continua, fare clic sull'area commenti.

Spostamento di contenuto: il testo o altro contenuto che è stato spostato viene eliminato dalla sua posizione

iniziale e appare in un'area commenti con l'etichetta Spostato nel margine destro. Inoltre, il contenuto

spostato appare con un'inserzione sottolineata doppia nella sua nuova posizione.

Eliminazione: le eliminazioni vengono rimosse dal documento e il testo eliminato appare in un'area

commenti con l'etichetta Eliminato nel margine destro. Una sottile linea tratteggiata collega l'eliminazione

all'area commenti. Per trasformare la linea tratteggiata in una linea continua, fare clic sull'area commenti.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 4

Suggerimenti

Per modificare l'aspetto delle revisioni (ad esempio per nascondere le aree commenti o cambiare il

colore), fare clic su Word > Preferenze, quindi fare clic su Revisioni.

Per nascondere qualsiasi tipo di revisione, nella scheda Revisione, in Rilevamento modifiche,

fare clic su Mostra commenti. Quindi annullare il segno di spunta accanto al tipo di modifica che

si desidera nascondere (ad esempio, Inserimenti ed Eliminazioni).

Una linea verticale nera appare nel margine sinistro accanto a tutte le linee che includono

modifiche.

Per vedere tutte le revisioni in un riquadro verticale, nella scheda Revisione, in Modifiche, fare

clic su Riquadro revisioni.

Prima di proseguire

Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni:

Identificare ciascun tipo di modifica tramite il suo segno di revisione.

3. Accettare e rifiutare le modifiche di un revisore

Per rivedere un documento, è possibile esaminare ciascuna modifica e accettarla o rifiutarla. Se un

documento appare disseminato di contrassegni di revisione di più revisori, è possibile nascondere le

modifiche di determinati revisori.

Come nascondere le revisioni di tutti i revisori tranne uno e quindi accettare e rifiutare le modifiche di quel

revisore.

Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti, scegliere Revisori, quindi fare clic

su Mike Miller per nascondere le revisioni di Mike Miller.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 5

In Modifiche , fare clic su Successivo.

Ora l'inserimento "l’offerta dei suoi tour includendo" eseguito da Carol Troup è selezionato.

Fare clic su Accetta.

Suggerimento Per accettare tutte le modifiche insieme, fare clic sulla piccola freccia accanto al

pulsante Accetta, quindi fare clic su Accetta tutte le revisioni nel documento.

Il segno di revisione viene rimosso, l'inserzione "l’offerta dei suoi tour includendo" viene accettata ed

è selezionata la modifica successiva (l'eliminazione"flagship" eseguita da Carol Troup).

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 6

Fare clic su Rifiuta.

Suggerimento Le modifiche rifiutate e i commenti eliminati non vengono salvati con il

documento. Se si ritiene che si potrebbe aver bisogno di un riferimento a tali operazioni in un

momento successivo, salvare una copia del documento prima di rifiutare le modifiche o eliminare

i commenti.

Il segno di revisione e l'area commenti vengono rimossi, il testo "flagship" resta nel documento ed è

selezionata la modifica successiva (un commento di Carol Troup).

Suggerimenti

Per annullare una modifica accettata o rifiutata, fare clic su Modifica > Annulla.

Per accettare o rifiutare le modifiche direttamente nel documento, tenere premuto CTRL e fare clic

su un segno di revisione o area commenti qualsiasi (o fare clic con il pulsante destro del mouse

sul segno di revisione o sull'area commenti), quindi fare clic su Accetta revisione o su Rifiuta

revisione. È anche possibile fare clic su Accetta e Rifiuta nell'angolo superiore destro delle

aree commenti.

Quando si apre un documento, Word mostra automaticamente tutte le modifiche e i commenti dei

revisori.

Prima di proseguire

Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni:

Mostrare le revisioni di un singolo revisore.

Accettare e rifiutare modifiche e commenti.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 7

4. Aggiungere le proprie modifiche

Finché il Rilevamento modifiche è attivato, tutte le inserzioni, eliminazioni, modifiche di formattazione,

spostamenti di testo e commenti che si aggiungono al documento saranno rilevati. A volte è più semplice

rilevare le proprie modifiche nascondendo subito i commenti degli altri revisori.

Come nascondere le revisioni degli altri revisori, quindi eliminare, inserire e spostare del testo nel

documento.

Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti, scegliere Revisori, quindi fare clic

su Carol Troup per nascondere le revisioni di Carol Troup.

Nel primo paragrafo, selezionare l'espressione "in tutto," quindi premere CANC.

Il testo viene rimosso dal documento e appare in un'area commenti nel margine destro.

Nel paragrafo prima dell'elenco puntato, modificare il testo in "in tutto". Il testo inserito è sottolineato

con un colore diverso rispetto alle modifiche degli altri revisori.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 8

Selezionare il punto elenco "Mexico Blues", quindi trascinarlo all'inizio del punto elenco "Costa

Urban".

Il testo spostato è eliminato dalla sua posizione iniziale e si trova sottolineato doppio nella nuova

posizione. Inoltre, il testo spostato appare in un'area commenti "Spostato in su" collegata alla

posizione iniziale.

Suggerimenti

Per modificare l'aspetto delle revisioni (ad esempio per nascondere le aree commenti o cambiare il

colore), fare clic su Word > Preferenze, quindi fare clic su Revisioni.

Per modificare un documento senza aggiungere segni di revisione, innanzitutto disattivare il

Rilevamento modifiche.

Prima di proseguire

Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni:

Eliminare, inserire e spostare del testo e identificare il segno di revisione corrispondente a ciascun

tipo di modifica.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 9

5. Lavorare con i commenti

Come parte del processo di redazione o di revisione, si potrebbero voler aggiungere dei commenti a un

documento. I commenti appaiono in aree commenti nel margine destro del documento.

Come rispondere a un commento di un altro revisore e inserire un commento nuovo.

Fare clic su Mostra commenti, scegliere Revisori, quindi fare clic su Carol Troup.

Fare clic sull'area commenti di Carol Troup con l'etichetta Commenta [2].

Nella scheda Revisione, in Commenti, fare clic su Nuovo.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 10

Nell'area commenti, digitare un commento (ad esempio, "Ho confermato che il prezzo è corretto").

Entrambe le aree commenti sono collegate al testo che è stato commentato (4.500 euro).

Suggerimento Il testo [3R2] nell'area commenti indica che si tratta del terzo commento nel

documento, in risposta al commento numero due.

Nel titolo del comunicato stampa, selezionare il testo "America Centrale".

In Commenti, fare clic su Nuovo.

Nell'area commenti, digitare il proprio commento (ad esempio, "Dobbiamo citare i nuovi viaggi in Sud

America").

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 11

Il testo selezionato appare fra parentesi e una linea continua collega l'area commenti al testo che è

stato commentato.

Suggerimenti

Non è necessario che la funzionalità Revisioni sia attiva per inserire commenti.

Se non si vedono le aree commenti, in Rilevamento modifiche, fare clic su Mostra commenti,

quindi verificare che un segno di spunta appaia accanto a Commenti.

Prima di proseguire

Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni:

Rispondere al commento di un revisore.

Inserire un nuovo commento.

6. Nascondere revisioni nella stampa

Le revisioni possono rendere confusa una stampa, se ciò che si desidera vedere è solo il contenuto del

documento. È possibile nascondere temporaneamente le revisioni per ottenere una stampa pulita.

Come nascondere le revisioni per ottenere una vista del documento adeguata per la stampa.

Fare clic su Strumenti > Revisioni > Mostra revisioni.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 12

Deselezionare le caselle di controllo Mostra revisioni sullo schermo e Mostra revisioni nel

documento stampato, quindi fare clic su OK.

Ora tutte le modifiche del documento sono nascoste.

Suggerimento Per mostrare nuovamente le revisioni sullo schermo, nella scheda Revisioni, in

Verifica, fare clic sul menu a comparsa, quindi fare clic su Commenti finali.

Suggerimenti

Se le Revisioni sono attive, le modifiche vengono rilevate, anche se gli indicatori di revisione sono

nascosti.

Le opzioni Mostra revisioni del menu Strumenti > Revisioni (Mostra revisioni sullo schermo,

Mostra revisioni nel documento stampato) e le opzioni del menu a comparsa scheda Revisione

(Commenti finali, Finale, Commenti originali, Originali) non sono impostazioni salvate. Se non si

desidera visualizzare le modifiche rilevate quando si riapre il documento, è necessario accettare o

rifiutare le modifiche. Se si desidera un record delle revisioni, salvare una copia del documento

prima di accettare o rifiutare le modifiche.

Prima di proseguire

Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni:

Nascondere le revisioni in un documento perché non appaiono nella versione stampata.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 13

7. Verificare che tutte le modifiche future vengano rilevate

Prima di distribuire un documento per la revisione, è possibile aggiungere una password per garantire che

tutte le modifiche future eseguite su un documento vengano rilevate. Questo è il metodo migliore per

assicurarsi di vedere le modifiche e i commenti di ciascun revisore.

Come aggiungere una password per garantire che tutte le modifiche future vengano rilevate.

Nella scheda Revisione, in Protezione, fare clic su Documento.

Fare clic su Revisioni, digitare una password, quindi fare clic su OK.

Suggerimento Se si protegge un documento per i commenti, l'unico modo per eseguire

modifiche al documento sarà l'inserimento di commenti.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 14

Nella casella di dialogo Conferma password, immettere nuovamente la password, quindi fare clic su

OK.

Ora l'interruttore Revisioni non è disponibile: ciò indica che tutte le modifiche verranno rilevate

finché un utente provvisto di password non rimuove la protezione del documento.

Suggerimenti

Per rimuovere la protezione di un documento, in Protezione, fare clic su Documento, quindi

digitare la password del documento.

Prima di proseguire

Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni:

Proteggere un documento con una password affinché le modifiche future vengano rilevate.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 15

Scheda di riferimento rapido

Per Eseguire questa operazione

Attivare o disattivare il

Rilevamento modifiche

Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic sull'interruttore

Rilevamento modifiche.

Nascondere determinati tipi di

revisioni (ad esempio,

inserzioni ed eliminazioni)

Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti.

Quindi, annullare il segno di spunta accanto al tipo di revisione che si

desidera nascondere.

Nascondere l'area commenti e

mostrare soltanto le revisioni

nel documento

Fare clic su Word > Preferenze, quindi fare clic su Rilevamento

modifiche. In Aree commenti, deselezionare la casella di controllo Usa

aree commenti per visualizzare le modifiche.

Nascondere le revisioni di un

determinato revisore.

Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti.

Quindi, scegliere Revisori e annullare il segno di spunta vicino al nome

del revisore.

Esaminare il documento per

accettare o rifiutare le

modifiche una per volta

Nella scheda Revisione, in Modifiche, fare clic su Successivo.

Accettare o rifiutare le

modifiche senza utilizzare gli

strumenti della scheda

Revisione

Tenere premuto CTRL e fare clic (o fare clic con il pulsante destro del

mouse) su un segno di revisione o area commenti qualsiasi, quindi fare

clic su Accetta revisione o su Rifiuta revisione. È possibile anche fare

clic sui pulsanti Accetta e Rifiuta presenti nelle aree commenti.

Vedere l'orario, la data e il

nome del revisore che ha

eseguito la modifica

Posizionare il puntatore del mouse sul segno di revisione. Le

informazioni appaiono in una Descrizione.

Modificare un documento senza

rilevare le modifiche

Disattivare il Rilevamento modifiche, quindi eseguire le modifiche

desiderate.

Mostrare le revisioni nascoste Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic sul menu a comparsa,

quindi fare clic su Commenti finali.

Aggiungere una password per

garantire che tutte le modifiche

future a un documento vengano

rilevate

Nella scheda Revisione, in Protezione, fare clic su Proteggi. Quindi

fare clic su Revisioni e digitare una password.

Rimuovere la protezione di un

documento per poter eseguire

le revisioni

Nella scheda Revisione, in Protezione, fare clic su Documento, quindi

digitare la password.

Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 16

Altri suggerimenti

L'impostazione relativa alle revisioni si applica solo al documento corrente.

I cinque tipi di segni di revisione che possono comparire in un documento con revisioni sono: le

eliminazioni, le inserzioni, lo spostamento di contenuto, le modifiche alla formattazione e i

commenti.

Quando il Rilevamento modifiche è attivato, nel margine sinistro accanto a ogni linea del

documento che contenga un segno di revisione appare una linea verticale nera.

Le modifiche rifiutate e i commenti eliminati non vengono salvati con il documento. Se si ritiene

che si potrebbe aver bisogno di un riferimento a tali operazioni in un momento successivo,

salvare una copia del documento prima di rifiutare le modifiche o eliminare i commenti.

Non è necessario che la funzionalità Revisioni sia attiva per inserire commenti.

Se le Revisioni sono attive, le modifiche vengono rilevate, anche se gli indicatori di revisione sono

nascosti.

Se l'interruttore del Rilevamento modifiche non è disponibile, significa che il documento è stato

protetto con password per le revisioni. Tutte le modifiche verranno rilevate finché un utente

provvisto di password non rimuove la password del documento.

Se smarrite, le password del Rilevamento modifiche non possono essere recuperate. Prendere nota

di tutte le password e conservarle in un luogo sicuro.