Risk Assessment Tools Manual - inspektorat.jabarprov.go.idinspektorat.jabarprov.go.id/wp-content/uploads/2019/11/Manual-Aplikasi-RAT.pdf · 2 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools

Risk Assessment Tools

Manual

1 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools

1 Hal.

Sekilas Aplikasi Risk Assessment Tools

Aplikasi RAT adalah perangkat lunak yang

digunakan dalam penerapan manajemen

risiko untuk memudahkan pengelola risiko

dalam mengidentifikasi, menganalisa dan

mengevaluasi risiko, mendokumentasikan

penanganan risiko serta monitoring dan

pemantauannya.


2 Hal.

D A F T A R I S I

Sekilas Aplikasi Risk Assessment Tools ................................................ 1

Latar Belakang ................................................................................... 3

Untuk Siapa Aplikasi RAT Ini? .............................................................. 4

Teknologi yang digunakan................................................................... 4

Sebelum Mulai Aplikasi RAT ................................................................ 5

Mulai . . . . Step by Step ...................................................................... 6

Langkah Pertama ............................................................................... 8

Langkah Kedua ................................................................................. 10

Langkah Ketiga ................................................................................. 12

Langkah Keempat............................................................................. 13

Langkah Kelima ................................................................................ 14

Langkah Ke Enam ............................................................................. 16

Langkah Ke Tujuh ............................................................................. 17

Langkah Ke Delapan ......................................................................... 18

Langkah Ke Sembilan ....................................................................... 19

Langkah Ke Sepuluh ......................................................................... 20


3 Hal.

Latar Belakang

Sebagaimana di setiap organisasi memiliki visi,

misi, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan

untuk kurun waktu tertentu. Tentunya dalam

rangka pencapaian tujuan tersebut, organisasi

dihadapkan pada dampak dari sebuah

penyimpangan terhadap tujuan serta adanya

ketidakpastian, kemungkinan, atau konsekuensi yang mempengaruhi

tujuan. Dampak dan kemungkinan tersebut baik secara langsung maupun

tidak langsung akan mempengaruhi tujuan organisasi dalam berbagai hal

aspeknya

Untuk membantu organisasi dalam mengelola tujuan yang lebih terarah

dan akurat diperlukan manajemen risiko, agar ketidakpastian peristiwa

dapat dikendalikan dan diminimalkan kerugian/konsekuensinya sehingga

tujuan jangka pendek dapat dikawal sampai tercapainya tujuan panjang

organisasi. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organsasi alangkah baiknya

manajemen risiko diterapkan menjadi bagian dari strategi dan manajemen

dalam organisasi.

Kegiatan Manajemen Risiko antara lain meliputi penetapan konteks, proses

identifikasi, menganalisa dan mengevaluasi risiko, merumuskan

penanganan atau mitigasi risiko, serta monitoring dan pemantauan risiko

dalam rangka tercapainya tujuan organisasi. Manajemen Risiko perlu

dikelola secara sistematis, terstruktur, tepat waktu dan dievaluasi

berdasarkan informasi yang valid dengan mempertimbangkan faktor SDM

dan sosial budaya dan faktor lainnya sebagaimana prinsip standar ISO

31.000, dengan demikian dapat menjadi sumber informasi bagi pengambil

keputusan.

Untuk itulah diperlukan alat yang dapat memudahkan pengelola risiko yaitu

Aplikasi Risk Assessment Tools, sehingga diharapkan sistem ini dapat

memberikan kemudahan dalam penyajian informasi yang transparan dan

inklusif, eksplisit dalam mengatasi ketikdakpastian, informasinya dapat


4 Hal.

digunakan secara dinamis, berulang, responsive terhadap perubahan serta

dapat memfasilitasi perbaikan yang terus menerus bagi organisasi.

Untuk Siapa Aplikasi RAT Ini?

Pada dasarnya semua personil adalah

seorang pengelola risiko di lingkungan

struktur organisasi terkait. Di sebuah

organisasi, setiap pemimpin pada semua

tingkatan level adalah seorang pemilik risiko.

Tiap level ini bila akan menerapkan

manajemen risiko tentu dapat

memanfaatkan Aplikasi Risk Assessment Tools.

Teknologi yang digunakan

Karena Aplikasi RAT ini akan digunakan oleh

semua level pengelola risiko, maka teknologi

yang dipilih adalah teknologi yang pada

umumnya sering dijumpai di setiap pc

ataupun notebook, yaitu Microsoft Access.

Aplikasi ini berbasis desktop, sehingga aplikasi

ini dapat dengan mudah disalin/di-copy oleh bagi mereka yang

membutuhkan atau khususnya bagi pengelola risiko di pc ataupun

notebook sebagaimana proses salin menyalin file pada umumnya. Kenapa

aplikasi yang dipilih berbasis desktop? Karena pertimbangan kemudahan

penerapan manajemen risiko dengan menggunakan teknologi informasi.


5 Hal.

Sebelum Mulai Aplikasi RAT

Setelah mendapatkan File Aplikasi RAT, dan

telah disalin ke PC atau Notebook, ada hal-hal

yang perlu diperhatikan sebelum aplikasi ini

dijalankan yaitu :

1. Spesifikasi minimal Sistem Operasi yang digunakan adalah Windows

7 Ultimate / Professional

2. Pastikan PC atau Notebook sudah terinstall Microsoft Access

(maksimal versi Ms Office 2010)

3. Pastikan regional setting adalah format Indonesia. Regional setting

ada di menu Control Panel.

4. Dalam Aplikasi Risk Assessment Tools tidak terdapat tombol Save dan

Edit, aplikasi akan melakukan proses penyimpanan secara otomatis

atas perubahan maupun penambahan record pada saat menu

ditutup.

5. Aplikasi Risk Assessment Tools ini dapat diimplementasikan pada

lingkungan Pemerintah Daerah/Provinsi/Kementrian/Lembaga.


6 Hal.

Mulai . . . . Step by Step

Aktifkan Aplikasi RAT, sehingga akan

menampilkan menu utama, dan nampak pula

disini urutan tahapan aplikasi seperti terlihat

sebagai berikut :


7 Hal.


8 Hal.

Langkah Pertama

Langkah pertama adalah melengkapi nama

Organisasi dan Unit Kerjanya, pada menu utama

dengan meng-klik “Parameter Level Unit 0” , yang

selanjutnya akan mucul menu sebagaimana gambar

sebagai berikut :

Langkah selanjutnya dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah menentukan

Level Unit penerapan manajemen risiko, dengan meng-klik tulisan pada

menu utama, yaitu “Level Unit Penerapan Manajemen Risiko”. Sistem akan

menampilkan isian data unit kerja pengelola risiko, dengan gambar sebagai

berikut :


9 Hal.

Tahun. Isian tahun berarti bahwa pengelolaan data manajemen risiko

dipisahkan sesuai periode tahun pelaksanaan risk assessment, yang

merupakan bagian yang tak terpisahkan dari periode tujuan jangka

menengah.

K/L/D. Pilihan pada Isian ini adalah muncul sebagaimana telah diisi pada

menu Parameter Level Unit.

Level MR. Isian Level MR ini dapat digunakan untuk lingkungan

Pemerintah Pusat/Provinsi/Kabupaten/Kota. Isian ada 5 pilihan. Isian level

“-“ digunakan pada Lever MR untuk tingkat Kegiatan / Program.

Nama Level Unit. Isian nama level unit dilengkapi sesuai dengan

nama pada struktur organisasi. Untuk isian lainnya agar dilengkapi juga

seperti Ruang Lingkup Penerapan, Periode dan Keluaran (Output).

Bila telah berhasil menambahkan record pada menu ini, Nama Level Unit

akan secara otomatis muncul pada pilihan di Menu Utama, sebagai pilihan

“default” untuk level unit aktif.


10 Hal.

Langkah Kedua

Langkah kedua dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah

melengkapi isian Sasaran Unit Kerja penerapan

manajemen risiko.

Namun sebelum mengklik tulisan dengan nomor 2, yaitu

“Sasaran Organisasi”, isi terlebih dahulu pada pilihan “Cari Nama Unit Pada

RAT “ nanti akan muncul pilihan nama Unit Kerja yang telah diinput dari

Menu Unit Kerja seperti terlihat gambar dibawah ini.

Isian sasaran unit kerja untuk sumber datanya dapat berasal dari RPJMD,

RKPD, Rencana Strategis, Renja sesuai dengan Level Unit terkait. Menu isian

Sasaran Unit Kerja seperti terlihat dibawah ini.


11 Hal.


12 Hal.

Langkah Ketiga

Langkah ketiga dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah

melengkapi isian personil menduduki dalam Struktur

Manajemen Risiko.

Menu isian seperti gambar dibawah ini.


13 Hal.

Langkah Keempat

Langkah keempat dalam penggunaan Aplikasi RAT

adalah melengkapi isian pihak-pihak yang menjadi

Pemangku Kepentingan (Stakeholder), baik internal

maupun external.

Menu isian seperti gambar dibawah ini.


14 Hal.

Langkah Kelima

Langkah pertama dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah

melengkapi isian Profile Risiko kunci. Pada menu Sistem

akan menampilkan isian data sesuai nama kolom yang

berkaitan, seperti terlihat dalam 2 buah gambar dibawah

ini.

Untuk Isian pada kolom Sasaran Organisasi, pengguna tinggal memilih

daftar sasaran organisasi yang telah diisi pada menu sasaran. Satu sasaran

bisa terdiri dari banyak risiko, dan tiap baris hanya berisi satu risiko. Aplikasi

akan merelasikan tiap sasaran dengan tiap risiko serta informasi

penanganannya.


15 Hal.


16 Hal.

Langkah Ke Enam

Langkah ke enam, setelah semua data dilengkapi pada

Menu Profile Risiko Kunci, pengelola risiko telah dapat

menampilkan Grafik Profile Risiko dengan uraian prioritas

risiko yang telah diurutkan mulai dari yang paling besar

dampak dan kemungkinannya, dengan cara mengklik

“Peta Risiko”, sehingga akan muncul gambar sebagai berikut dibawah ini.


17 Hal.

Langkah Ke Tujuh

Langkah ke tujuh, setelah semua data dilengkapi pada

Menu Profile Risiko Kunci, pengelola risiko telah dapat

menampilkan Report Profile Risiko Kunci dengan uraian

prioritas risiko yang telah diurutkan mulai dari yang

paling besar dampak dan kemungkinannya, dengan

cara mengklik “Urutan Profile Risiko Kunci” pada Menu Isian Profile Risiko

Kunci (Langkah Kelima), sehingga akan muncul gambar sebagai berikut di

bawah ini.


18 Hal.

Langkah Ke Delapan

Langkah ke delapan, adalah memasukan informasi

Penanganan Risiko/Mitigasi terhadap kejadian-kejadian

yang berpotensi risiko. Tiap kejadian risiko dapat diisi

lebih dari satu kegiatan mitigasi. Risiko yang muncul

pada menu ini adalah risiko yang dipilih “Ya” untuk

dilakukan mitigasi pada menu Profile Risiko, sebagai keputusan selera risiko

pemilik risiko.


19 Hal.

Langkah Ke Sembilan

Dalam rangka pemantauan dan menitoring efektifitas

pelaksanaan dan perumusan penanganan risiko, adalah

memasukan informasi realisasi risiko sesungguhnya

terhadap tiap kejadian risiko dan melengkapi

rekomendasi terkait realisasi risiko bila ternyata tingkat realisasi risiko lebih

tinggi dari pada risiko residual ( Tingkat Risiko setelah dilakukan

pengendalian tambahan).


20 Hal.

Langkah Ke Sepuluh

Langkah ke sepuluh setelah semua data dilengkapi

pada Menu Mitigasi dan Menu Pemantauan dan

Review Proses MR, pengelola risiko telah dapat

menampilkan Grafik Peta Mitigasi, dengan uraian

prioritas risiko yang telah diurutkan mulai dari yang

paling besar dampak dan kemungkinannya.


21 Hal.

Documents

Risk Assessment Tools Manual - inspektorat.jabarprov.go.idinspektorat.jabarprov.go.id/wp-content/uploads/2019/11/Manual-Aplikasi-RAT.pdf · 2 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools