2013‐02‐21

1

Riskhantering i projektplanering 

Osäkerhetsanalys – risker och möjlighet 

• Alla projekt förknippade med osäkerhet. Det som görs tidigt i projektet påverkar det som kommer senare och sätter i många fall också ramarna  för vad som är möjligt att göra. 

Osäkerhetsparadoxen

• Osäkerheten hur det ska gå för första gången är alltid stor.

• Projekt innebar alltid att risker och möjligheter kan inträffa, tas till vara eller gå ens näsa förbi.

• Projektledning handlar i stor del om att hantera osäkerheten på ett bra sätt.

• Man bedömer risker och möjligheter för att kunna besluta om försättningen, alltså om planerna ska ändras eller inte.

• Osäkerhetsanalys ser inte till enbart riskerna utan också framtiden möjligheter.

• Syftet är att tidigt – identifiera risker så att dessa kan undvikas och 

– identifierad möjligheter så att dessa kan utnyttjas.

• Genom detta arbete förbättras projektledningen och projektstyrningen och därmed möjligheterna för att smidigt genomförande av projektet i enlighet med planen  

2013‐02‐21

2

Exempel på projektrelaterad osäkerheter

• Teknik, kvalitets‐ och utförandeosäkerheter, till exempel  teknik som ska använda är för gammal, sen leverans, arbetsplatsolyckor.

• Projektledningsosäkerheter, till exempel kompetens finns inte tillgänglig, uppstår konflikter i projektgruppen.

• Externa osäkerheter , till exempel ändrade lagar och regler, väder, strejk. 

• Organisatoriska osäkerheter, till exempel resurskrockar med andra projekt. 

• Ekonomiska osäkerheter till exempel valutakursförändringar, ränteförändring, inflation, förändrade lönekostnader.

Vad är risk?

• Risk är ett mått på de skadliga konsekvenserna av en framtida händelse.

• Begreppet risk kan ses som en funktion av:

– sannolikheten för att en viss händelse inträffar och

– konsekvensen av att denna händelse inträffar.

,Risk är en funktion av komponent.

2013‐02‐21

3

Riskbenägenhet eller risktolerans

• Riskbenägenhet eller risktolerans är den tillfredsställelse eller nöje som uppfattas för ett potentiellt utfall.

• Den som ogillar risker ser liten nytta i att utsätta sig för risker.

• Den som söker risker har högre toleransgrad och känner ökad tillfredställelse när mer står på spel.

• En risk‐neutral strategi ger rimligt balans mellan risk och utfall.

Olika riskbenägenhet

10

Risk averse  Neutral Risk takers

Riskhantering: tre principiella steg

• Identifiera risker och möjligheter

• Bedöma vilka som har störst betydelse för projektet

• Reagera på viktigaste av dem

Osäkerhetshanteringsprocessen är en process i tre steg: identifiering, värdering och handlingsplan för åtgärder (Hallin & Gustavsson, 2012)

2013‐02‐21

4

Identifiera risker

• Riskidentifikation är att bestämma vilka risker som kan påverka projektet

• Hjälpmedel och tekniker för att identifiera risker är:

– Brainstorming

– Delphi‐teknik

– Intervjuer

– SWOT‐analys

Försenad  delleverans

Testingen  gå långsamt

Försenad delleverans

Testingen går långsamt

Kalle testare är sjuk Vaccinera Kalle

Kalle testare slutarUtbidning av fler 

testare

Tankefel i teknik spec.

Teknisk genomgång av spec.

Risk  Beror på att 

Risk Beror på att  Beror på att  Åtgärd

Värdering av identifierade risker och möjligheters

• Det som gör om en risk eller möjlighet är viktig för att projekt är :

– Sannolikhet : hur sannolikt är det att risken inträffar eller möjligheten yppar (realise)  sig?

– Konsekvens: vilka konsekvenser skulle det få för projektet om risken eller möjligheten  blev verklighet?

Några tekniker för riskanalys –Kvantitativa metoder‐

• Man använder sannolikhetsberäkningar 

– för att matematiskt behandla ett antal variabler för att hitta troliga scenarier, 

– för att se vilken effekt förändringar av enstaka variabler skulle kunna ha på helheten, 

– för att kalkylera sannolikheten för att olika händelser ska inträffa. 

2013‐02‐21

5

Kvantitativ Riskanalys

• Stora, komplexa projekt med spetsteknologi (leading edge technologies) kräver ofta omfattande kvantitativ riskanalys. Huvudsakliga tekniker inkluderar

– beslutsträd analys

– simulering

Några tekniker för riskanalys‐Kvalitativa metoder

• Bedöm sannolikheten och konsekvens  av identifierade risker för att bedöma deras påverkan och prioritet.– Har ingen matematisk stringen medan utnyttja erfarenhet och tysta kunskap hos delatagande individerna

• Hjälpmedel för riskkvantifiering är:– Riskmatriser– ”Topp‐tio”‐lista– Expertbedömningar

Decision tree analysis to calculate Expected Monetary Value (EMV) 

Decision tree example 

2013‐02‐21

6

Decision‐making

State of nature

Strategy N1= 0.25 N2= 0.25 N3= 0.25

S1 50 40 90

S2 50 50 60

S3 100 80 ‐50

Payoff table (Profit in Millions)

Calculate the largest expected value:Summation of the payoff times and the probability of the occurrence of the payoff of each state of the nature.

= expected payoff strategy i,

, = is the payoff element

= the probability of each state of the 

nature occurring 

,

= (50)(0,25) + (40)(0,25) + (90)(0,50) = 67,50

= (50)(0,25) + (50)(0,25) + (60)(0,50) = 55

= (100)(0,25) + (80)(0,25) + (‐50)(0,50) = 20

• Therefore, based on the expected value, the project manager should always select strategy S1

• If two strategies of equal value occur, the decision should include other potential considerations  (time to impact, frequency of occurrence, resource availability)

State of nature

Strategy N1= 0,25 N2= 0,25 N3= 0,25

S1 50 40 90

S2 50 50 60

S3 100 80 ‐50

Sample Monte Carlo Simulation Results for Project Schedule

Sample Monte Carlo Simulations Results for Project Costs

2013‐02‐21

7

Miniriskmetoden

• Miniriskmetoden är en föreenklad riskanalys där man kan hantera ett begränsat antal risker.

• Det gör man är att uppskattar sannolikheten för att riskhändelserna inträffar på en skala e.g.  1‐5, där 1 är låg och 5 är hög risk.

• Sedan uppskattar man enligt samma skala, omfattningen i påverkan på projektet om de inträffar.

• Därefter multiplicera man ’sannolikheten’ med ’konsekvensen’, vilket innebär  att man får riskvärde (riskindex) för varje händelse mellan 1‐25. 

• Maxiriskmetoden fungerar på samma sätt, men man tar in ytterligare dimensioner.

• Här bedömer man varje konsekvens också i kvalitetspåverkan, påverkan på tid och påverkan på resurs.

Riskvärdering exempel

27

Risk Sannolikhet (s)1‐5

Konsekvens (k)1‐5

Riskvärde (sxk)

Riskåtgärder

Felleverans –( fel mängd, skadat,trasigt, fel tidpunkt)

5 4 20 Dubbelkollaberäkningar,kommunikation med leverantör

Konkurs  1 5 5 Hyra in saknadekompetens person

Intressenters motstånd motprojektet under projektering

3 4 12 Information omprojekteringen samtäven kommunicera medintressenterna för attkomma till lösningar

Riskvärderingsmatris 

• När man har analyserat riskerna sannolikhet och konsekvenser rangordnar man dem och skapar en riskvärderingsmatris, där det framgår vilka risker man aktivt behöver jobba för att motverka under projektets gång. 

• Ibland ritar man en riskkarta för en riskvärderingsmatris. Principen är densamma, men visualiserar det på ett annat satt. Man visar vilka risker som ligger ovanför den så kallade ’risktröskeln’ – och vilka risker man inte gör något åt (under risktröskeln). 

2013‐02‐21

8

Riskvärderingsmatris 

Sannolikhet 

Konsekvens 

Top‐tio lista 

• Topp 10 lista   är ett verktyg för att upprätthålla en medvetenhet om risker under hela projektet. 

– Upprätta en regelbunden översyn av de 10 objekt projektrisken

– Lista nuvarande ranking, 

– tidigare ranking, 

– antal gånger risken visas på listan under en tidsperiod,

– och en sammanfattning av de framsteg som gjorts för att lösa högrisklista

Exempel på ”topp‐tio”‐lista

Monthly Ranking

Risk Item This

Month

Last

Month

Numberof Months

Risk ResolutionProgress

Inadequateplanning

1 2 4 Working on revising theentire project plan

Poor definitionof scope

2 3 3 Holding meetings withproject customer andsponsor to clarify scope

Absence ofleadership

3 1 2 Just assigned a newproject manager to leadthe project after old onequit

Poor costestimates

4 4 3 Revising cost estimates

Poor timeestimates

5 5 3 Revising scheduleestimates

Expert Judgment

• Många organisationer förlitar sig på intuitiva känslor och tidigare erfarenheter av experter för att hjälpa till att identifiera potentiella projekt risker.

• Experter kan kategorisera risker som hög, medel eller låg, med eller utan mer sofistikerade tekniker.

2013‐02‐21

9

Risk Likelihood Impact Risk Management Approach/Mitigating Actions

Early Warning Signs

SkillsLack of in-house skills at initial stages

Low High Involvement of RSC/Becta staff to kick-start the process. Training the trainers.

Reluctance of staff to be involved or to act as trainers

Loss of key staff Med Med Succession planning and involvement of team players. Critical procedures should be recorded in a manual which is accessible and secure

Unlikely to be early warning signs other than notice periods unless requests to attend interview received

Not meeting the needs of staff with different levels of skill

Med-High High Introduce flexibility, customising material and a mentoring approach

Non-attendance/drop-out from training sessions

ManagementFailure to get all parties to share same understanding of purpose

Med High Definition of stakeholder needs and clear plan with well-defined deliverables. Use of sound project management methodology.

Differing views on forward plan. Confused messages in draft publications.

Lack of support by senior staff for something about which they have fear or lack of understanding

Med High Clear goals and objectives. Clear communications plan. Visible responsibility built into the ongoing management of the Project – action-oriented meetings, use of Intranet to show tasks, responsibility and progress. Sign-off of Plan by Steering Group. Review of new projects and priorities.

Non-attendance at meetings. Repetition of previous meetings. Staff not released for training

Quantitative/Qualitative Risk Analysis Template

Risk event Prospect of occurrence Magnitude of impact Risk response 

Low Medium High Medium High  None Type of action

L= low, M= medium, H= high, E=extreme

Sannolikhet 12345

<20%

50%

>80%

Konsekvens  12345

Låg

Medel

Hög

Risk Sannolikhet1 ‐5

Konsekvens1‐5

RiskvärdeS . K =

Riskåtgärd

Finansiering misslyckas

2 5 10 Bevaka

Försenade leveranser

2 3 6 Uppdatera tidplan

2013‐02‐21

10

Medelhög risk Hög risk

Låg risk Medelhög risk

Konsekvens

sannolikhet

Stor

Liten

Liten Stor

Princip för riskvärdering

Reagera på viktiga risker och möjligheter

• Det finns fem olika sätt att reagera:

– Eliminera: Man ändrar sin strategi så att risken försvinner

– Förebygga : Man minskar sannolikheten

– Förbreda för: Man minskar konsekvensen

– Överföra: Flytta effekten

– Ignorera: Gör ingenting

Planera riskbemötande

• Fyra huvudsakliga bemötanden för negativa risker:– Undvika (e.g. anlita inte små företag)

– Överföra (överföra risker till försäkringsbolaget)

– Reducera/eliminera (byta till mer miljövänliga produkt)

– Acceptera  (allokera buffar i budget och tid)

• Riskbemötande för positiva risker– Utnyttja

– Dela

– Utöka

– Acceptera

Exempel av åtgärder under byggproduktion

Tekniska förändringar Mänskliga åtgärder Organisatoriska åtgärder

• Alternativa produktionsmetoder

• Bättre utformning av utrustning och verktyg

• Bättre utformade arbetsplatser

• Förändra arbetsmetoder

• Fasta skyddsanordningar

• Utbildning• Träning• Instruktion• Stress management 

• Bemanning• Löner• Organisation av arbetet• Organisation av 

underhåll• Planering av utbildning• Planering av produktion• Framtagande av 

instruktioner• Upprättande av 

arbetsmiljöpolicy, arbetsmiljöplan etc.

• Kvalitetsarbete (har stor effekt på arbetsmiljörisker

2013‐02‐21

11

Riskstyrning 

• Planering

• Kontroll

• Uppföljning 

Planering 

”Överför riskinformationen till tidsplanerade åtgärder och inför dessa åtgärder i projektplanen”

Kontroll  Uppföljning 

Rörelse Åtgärdstid

Årgärdstid

Skadenivå

Alarmnivå

Tid

2013‐02‐21

12

Resultat av god riskhantering

• Till skillnad från krishantering, sker god riskhantering i det tysta.

• Välfungerande projekt verka fungera utan insatser ‐men det finns vanligen mycket planering i bakgrunden av projekten!

• Beskriv identifierade risker 

• Beskriv projektets riskanalys och lämpliga åtgärder 

• Motivera val av varje sannolikhet and konsekvensen (kan läggas som bilaga) 

• Det är viktigt att beskriva hur risker hanteras under genomförandet, när riskrevisioner skall genomföras och vem är ansvarig för varje risker etc.

Betydelsen av riskhantering i projekt 

• Riskhantering i projekt är konsten att identifiera, analysera och hantera risker under projekttiden, på bästa sätt för att klara projektmålen.

• Riskhantering förbises ofta i projektledning, även om det utgör ett gott stöd för att välja ut bra projekt, definiera projektens omfattning och utveckla realistiska bedömningar.

Referenser

• Hallin, A. & Gustavsson,  T.K.2012. Projektledning. Liber, Malmö

• Jansson T. & Ljung L. 2004. Projektledningsmetodik. Studentlitteratur AB, Lund. 

• Kerzner H. 2006. Project Management‐ A system approach to Planning, Scheduling and Controlling. John Wiley & Sons, USA.

• Lewis J. P.  1995. Project Planning, Scheduling and Controlling. Mc Graw Hill, USA.