de andere kant van productiviteit, organisatie 3.0 en de ‘happy workforce’

wat is er bij uw organisatie aan de hand?

@oververhitting

leeswijzer

11. comm

unicatie

11. communicatie

5. madhouse

30. myth

es

29.

ove

rver

hitti

ngbesparingen .28

nieuw organiseren .24

vitaliteit .21

werkdruk .18

leid

ersc

hap

.14

work doesn’t happen at work

madhouse

‘Bij ons op het werk is het soms een echt gekkenhuis’, ‘ik word zo geleefd door mijn mailbox’, ‘mijn manager met ad hoc vragen kost me zoveel tijd’, ‘je moet eens weten hoe vaak ik op een dag gestoord word’. Grip op het werk en eigen tijd is niet van-zelfsprekend.

Wat is er aan de hand in organisaties? Wat is de impact van het steeds verder vervagen van de grenzen tussen werk en privé tijd? Denken we nog wel op de goede manier na over werk en het werken binnen organisaties? En houden we ons bezig met het echte vraagstuk of doen we aan symptoombestrijding?

Onderzoeken geven aan dat eind 2015 het aandeel e-mails in organisaties met 35% zal zijn gestegen en de druk op medewerkers met 25% toeneemt. Het is dus zeker geen kwestie van slimmer omgaan met de alsmaar stijgende berichtenstroom.

Het vraagt om een andere kijk op werken, com- municeren, informatie uitwisselen, kennis delen, vitaliteit waarborgen en leiding geven in een tijd van grote (technologische) veranderingen.

waar besteden we onze tijd aan?

tijd die vanwege verstoringen door collega’s verloren gaat

tijd die thuis extra wordt gewerkt

tijd besteed aan door een ander opgelegde taken

tijd besteed aan vergaderingen

tijd die overblijft voor primaire taken

tijd besteed aan mail

mijnorganisatie

15%

10%

18%

11%

8%

35%

Gemiddeld bijna de helft van de werktijd wordt besteed aan mailen en vergaderen.

de tijd die we per dag

overhouden is 51 minuten

‘Mensen die vaak met meerdere media tegelijkertijd bezig zijn, kunnen juist minder

goed schakelen tussen verschillende taken’ (Eyal Ophir, Stanford University)

productiviteit

De productiviteit van medewerkers wordt bepaald door de tijd die medewerkers hebben om tijdens hun werkdag het echte werk te doen. Door techno-logische ontwikkelingen en de flexibilisering gaat alles sneller, efficiënter, slimmer én besteden we meer tijd aan werk dan ooit tevoren. Efficiency en effectiviteit staan onder druk, het persoonlijke en bedrijfsresultaat dus ook.

Sociale, mentale en emotionele belasting op het werk is enorm toegenomen. Werk is intensiever geworden en de druk toegenomen omdat er steeds meer beroep gedaan wordt op de persoon. Daarbij is iedereen vrijwel ieder moment van de dag mobiel beschikbaar. Er zijn minder rust- en ontspanningsmomenten op het werk.

Door intensief mailverkeer, overlopende mailboxen, tijd die vaak gaat zitten in onnodig zoeken naar informatie, ongewenste onderbrekingen van het werk door col-lega’s en te lange vergaderingen blijft er regelmatig te weinig tijd over voor het eigenlijke werk.

Bij 29% van de medewerkers wordt het werk ‘s avonds thuis voortgezet om taken in te halen. Concentreren op kantoor is er namelijk niet meer bij. De afleidingen op het werk zijn te talrijk.

Vermoeide en gestresste medewerkers verzuimen vaker en presteren minder. Hoe voorkom je dat medewerkers opbranden?

- Ik kan me niet concentreren, dit maak ik thuis in alle rust wel af...

- Binnenkomende telefoontjes (“Heeft u heel even tijd voor mij?”)

- Binnenwandelende collega’s: ‘kun je mij heeeeel even helpen, heb je even 5 minuten?

- Collega’s die luidkeels telefoonge-sprekken voeren, het liefst nog over privézaken

- Een onopgeruimd bureau en tientallen post-its vragen uw aandacht

- Het management vraagt om cijfers voor de meeting over een uur!

- Binnenkomende e-mailberichten (Bliep! Lees mij! Nu!)

Meer dan de helft van de medewerkers kan zich niet tot slecht concentreren op kantoor.

Verstoring

10,6%

interrupties van collega’s, hoe leuk ook, leveren ook negatieve effecten door het aantal onderbrekingen van het werk neemt de kans op fouten met factor twee toe

Kennisdelen en samenwerken binnen orga-nisaties staat de laatste tijd meer centraal. De tijd die we besteden aan communiceren groeit schijnbaar elk jaar.

We leven in een informatiesamenleving. We willen ten alle tijden en overal de beschikking hebben over informatie. Alles makkelijk be-werken, delen en overal met iedereen kunnen communiceren en samenwerken. Ubiquitous.

De work-load neemt al jaren toe en het weg-werken van mail is een standaard onderdeel van de dag geworden. Het missen van emotie en tone-of-voice maakt het erg gemakkelijk om elkaar verkeerd te begrijpen. Mail zorgt dus ook voor meer communicatie en afstemming.

De grote hoeveelheid communicatiemiddelen en media genereren sneller en meer informatie dan mensen kunnen verwerken. De druk op medewerkers neemt hierdoor toe.

communicatie

35% van de werktijd

wordt besteed aan mail

back office 25%

direktie 30%

verkoop 34%

front offi-ce 24%

recruitment 39%

communicatie 41%

facilitair 28%

HR advies 39%

inkoop 31%

-41%

-23%

-38%

-25%

-35%

-41%

-44%-20%

-24%

Elke verzonden mail zorgt voor gemiddeld

vier tot zes vervolg-berichten in de inbox

voordat het onder-werp is uitbehandeld

We besteden zo’n 35 procent van de werk-

tijd aan het lezen en versturen van mail

83% van alle medewerkers vindt dat ze te veel tijd besteden aan mail.

De afdeling communicatie besteedt de meeste tijd aan mail en wil dit graag halveren (met 44%) om meer tijd over te houden voor andere taken.

Geïnspireerd worden door een leidingge-vende is van cruciaal belang om te komen tot een cultuur die bijdraagt aan het wel-zijn van de mensen in de organisatie. Dit creëert een betere waarde die mensen of de organisatie toevoegt richting klanten. Werken aan vertrouwen.

Organisaties met een sfeer van waardering en vertrouwen hebben een competatief voordeel ten opzichte van andere organisaties. Ze zijn beter in staat klanten en werknemers aan zich te binden, zijn creatiever en stimuleren intern ondernemerschap. Waardering en vertrouwen leiden tot harmonie, integratie en gevoelens van verbondenheid.

In een organisatie spelen leidinggevenden een sleutelrol in het creëren van een sfeer van waardering en vertrouwen. Inspirerend leiding-geven stimuleert effectieve samnewerking en een hogere productiviteit doordat medewer-kers weten wat van hen wordt verwacht.

32% van de medewerkers wordt niet (of te weinig) geïnspireerd door hun directe manager.

24% wordt weinig tot niet geïnspireerd door management

45% wordt gemiddeld geïnspireerd door het management

31% wordt goed geïnspireerd door het management

Bijna 1 op de 4 medewerkers wordt niet of onvoldoende geïnspireerd door hun directe leidinggevende of management. Daarvan is bijna driekwart vrouwelijk.

leiderschap

work doesn’t happen at work

Wat gebeurt er als we investeren in de ontwikkeling van onze mensen en ze vertrekken?

Wat gebeurt er als we dat niet doen en ze blijven?

Werkdruk is wat anders dan het druk heb-ben op je werk. Oververhitting en werkdruk ontstaan als de balans tussen werkbelas-ting en de belastbaarheid van de medewer-ker verstoord raakt. Werkdruk treedt op als je het werk niet binnen de gestelde tijd af kunt krijgen of structureel niet meer aan de gestelde eisen kunt voldoen.

Een te hoge werkdruk en werkstress kost uw organisatie veel geld. Het alleen constateren van een te hoge werkdruk leidt niet tot oplos-singen. De huidige manier van stress bestrij-den richt zich vaak op het individueel omgaan met stress. Het werkelijk voorkomen van deze oververhitting vraagt om een andere aanpak voor en binnen de organisatie.

RIXT geeft inzicht in de oorzaken van de (per-soonlijke en organisatie) oververhitting zodat u binnen de organisatie de uitval van mensen kunt voorkomen.

werkdruk

Gemiddeld 47% van de mede-werkers ervaart een structureel te hoge werkdruk. Vrouwen ervaren een hogere werkdruk dan man-nen. Mannelijke en vrouwelijke medewerkers willen de huidige werkdruk zeer graag halveren.

gewenste werkdruk

gewenste werkdruk

huidige werkdruk

huidige werkdruk

mannen

vrouwen

0% 15% 30% 45% 60%

Customers will never love a company until the employees love it first

‘Enkel de aanwezigheid van een mobiele telefoon tast de kwaliteit en empathie in de conversatie aan’ (Przybylski & Weinstein, University of Oxford)

Aandacht hebben voor vitaliteit is kosten-besparend. Meer vitaliteit zorgt voor meer energie, veerkracht en motivatie in het werk. Vitale mensen hebben meer plezier in hun werk, presteren beter en zijn minder vaak ziek.

Onderzoek leert dat een vitale medewerker zorgt voor een positief effect op klanten, een toegenomen kwaliteit in werk en een sterkere binding met de organisatie. Vitaliteit gaat over energie en kracht, je fit voelen, het vermogen om flexibel in te spelen op situaties en bij te dragen aan het realiseren van doelen. Vitaliteit is een basisbehoefte.

Zowel het werk- als het privéleven hebben invloed op vitaliteit. De laatste jaren heeft werk een grote invloed gekregen op het privéleven. Thuiswerken en de technologie om 24/7 be-schikbaar te zijn, heeft ons echter niet efficien-ter en effectiever laten werken. In tegendeel zelfs, we werken langer, en we verwachten van elkaar dat meer werk wordt verzet in kortere tijd. De organisatiecultuur, omgangsvormen in de organisatie en de sturing door leidinggeven-den hebben hierop grote invloed. De vitaliteit verbeteren kan een medewerker daarom nooit alleen, werken doe je samen!

vitaliteit

76% van de medewerkers wil graag samenwerking en kennisdelen verbeteren

47% van de medewerkers ervaart een structurele te hoge werkdruk

69% van de medewerkers wordt te weinig geïnspireerd door het management

29% van de medewerkers vindt zijn/haar werk/privé verhouding goed

5,7 werk/privé

inspiratie

werk- druk

samen werking

the quieter you become the more you

can hear

‘Onderbrekingen door telefoon en mail veroorzaken een terugval in IQ die groter is dan bij marihuanagebruik’(Glenn Wilson, University London)

In een moderne organisatie is autonomie, resultaat-gerichtheid en flexibiliteit de ‘norm’.

Een moderne organisatie stelt hun medewer-kers in staat om onafhankelijk van tijd en plaats te werken en sturen medewerkers aan op resultaat. Het zorgt ervoor dat medewerkers vrij toegang hebben tot en gebruik maken van kennis, ervaringen en ideëen en dat er sprake is van flexibele arbeidsrelaties. Het Nieuwe Werken, organisatie 2.0 zijn veel gebezigde termen hiervoor.

Arbeidsproductiviteit verhogen gaat hand in hand met het volop benutten van de talenten van medewerkers.

Soms stagneren processen in organisaties. Het helpt dan om gestructureerd en metho-disch onderzoek te doen, met actieve betrok-kenheid van allen in de organisatie. Er ontstaat gezamenlijke bewustwording van de thema’s, dilemma’s en knelpunten in de organisatie. Organisatie Dialoog is bijvoorbeeld zo’n onder- zoeksmethodiek. Deze methode versterkt tegelijkertijd het onderlinge aanspreken en communicatie.

nieuw organiserende effectiviteit van thuiswerken

61% van de thuis-werkers heeft moeite om te stoppen met werken. De helft daarvan vindt dat hun werk/privé ba-lans hieronder leidt.

man

man

vrouw

vrouw

41%

52%

26%nooit

soms

vaakzeer vaak

13%

40%21%

thuiswerken

27%

73%

organisatiedialoog

Organisatie Dialoog als methodiek helpt om onderzoek te doen naar organisatie verbetering.

16 thema’s en 88 statements geven een brede scope van uw organisatie weer. Het instrument helpt bij het bepalen van mogelijke oplossingsrichtingsrichtingen op het gebied van oververhitting, werkdruk en -stress.

persoonlijk

cultuur structuur

organisatie

groei & ontwikkeling

normen & waarden

kennis & kunde

facilitair & huisvesting

verbondenheid & plezier

betrokken & teamgevoel

omgang & samenwerken

techniek & systemen

groei & ontwikkeling

flexibiliteit & vrijheid

management & leiderschap

mobiliteit & bereikbaarheid

waardering & effectiviteit

communicatie & openheid

patronen & processen

richtlijnen & regelgeving

vrije kaart

inspiratie & motivatie

infobesitas, verslaafd zijn aan

informatie is de ziekte van de eeuw

‘Multitasken leidt tot minder effectiviteit en creativiteit bij werknemers’ (Derek Dean, McKinsey & Company)

besparingen

Leiderschap en inspiratie is een aandachtspunt in de organisatie en vraagt om verbetering

Het zoeken en vinden van de benodigde informatie kost veel tijd

De concentratie en verstoring op kantoor dient verbeterd te worden

Volgens medewerkers ligt een grote besparing in tijd bij het verlagen van het mailvolume en de impact die dat heeft op werktijd en productiviteit. Een vermindering van de mail met de helft levert gemiddeld een dag per week op.

grootste behoeftes

4 1

23

Verbetering van de communicatie door onder andere de verlaging van het aantal mail

Oververhitting in uw organisatie wordt geme-ten op basis van een 6-tal M-componenten ie de mate van oververhitting laten zien. Het gaat hierbij om de impact en de veranderingsbe-hoefte van: mail (gebruik en impact), meetings (aantal, duur en opbrengst), management

(taken opgelegd door), misuse (verstoring door collega’s), more (oprekken van de werkdag) en meantime (hoeveelheid tijd voor overige primaire taken). De relatie tussen deze m-componenten geven de hoogte van de oververhitting aan.

oververhitting

mailmeantime

oververhitting in gradenRIXT meter

managers

meetings

misuse

250

10050

75

mytheswerkdruk en -stress worden verholpen door werkplek coaching het oplossen van oververhitting is een individueel vraagstuk meer real-time communicatie zorgt voor beter samenwerken het hebben van stress is niet normaal multi-tasking is de meest productieve manier van werker management heeft directe invloed op productiviteit werkstress is voor iedereen hetzelfde druk zijn is productief zijn mailen is de meest efficiënte manier van samenwerken ziekteverzuim is zo laag door de flexibele manier van werken

RIXT, reset yourself

RIXT werd mede mogelijk gemaakt door: Annemieke, Godfried, Patricia en OSAGE. Meer weten, mail dan naar info@rixt.net of kijk op rixt.net