Roma, Sala della Protomoteca del Campidoglio

4 novembre 2002

Presentazione del progetto di introduzione di soluzioni e

strumenti di negoziazione on-line

Finalità del progetto

Impostazione del progetto

Il quadro completo delle soluzioni

Il focus del progetto

Gli obiettivi operativi a breve

L’avanzamento ad oggi

Prossimi passi

Contenuti

Introdurre i nuovi strumenti di e-procurement al fine di:

semplificare i procedimenti di aggiudicazione delle forniture

accelerare la risposta ai bisogni nel rispetto delle esigenze di qualità e servizio e dei vincoli normativi in vigore

contenere i costi di acquisto

Finalità del

progetto

Utilizzare le soluzioni di e-procurement offerte da BravoSolution, azienda leader nel settore, in abbinamento a servizi di supporto per agevolarne l’adozione sistematica, con la sicurezza di ottenere:

• rispetto rigoroso delle normative vigenti per l’approvvigionamento on-line delle Aziende Pubbliche e dei Governi Locali

• disponibilità di una tecnologia d’avanguardia

• massima sicurezza fisica e informatica dei sistemi

• adeguata formazione degli acquisitori Trambus e assistenza nella introduzione all’utilizzo delle soluzioni

• adeguata formazione dei fornitori Trambus e supporto durante le negoziazioni on-line

Impostazione del progetto

RICHIESTA DI OFFERTABUSTA CHIUSA DIGITALE

ALBO FORNITORI ASTE ON-LINECATALOGO E-PROCUREMENT

PAGINE WEB PUBBLICHE E RISERVATE

PORTALE DI ACQUISTOPORTALE DI ACQUISTO

• Qualificazione fornitori

• Selezione fornitori da invitare

• Valutazione forniture

• Invio della Richiesta di Offerta

• Raccolta delle Offerte• Apertura e comparazione

delle offerte secondo le disposizioni in vigore

• Emissione ordini da parte degli utenti interni autorizzati

• Aggregazione e standardizzazione dei fabbisogni

• Controllo della spesa

• Comunicazioni di Trambus ai fornitori• Autocandidatura dei fornitori • Questionario ai fornitori• Richieste e/o osservazioni dei fornitori a Trambus• Collegamenti a documentazione di interesse generale per i fornitori (es. Condizioni Generali di

Fornitura, etc.)

• Invito fornitori Trambus

• Negoziazione simultanea

• Aggiudicazione provvisoria nel rispetto dei requisiti di legge

Il quadro completo delle

soluzioni

Avviare l’introduzione delle negoziazioni on line (iniziando con gli Acquisti in Economia)

Richieste di Offerta in Busta Chiusa Digitale Aste di Acquisto

Avviare le creazione di un Albo Fornitori elettronico

Ottenere rapidamente dei risultati “esemplari” in modo da alimentare e sostenere il processo di innovazione

Il focus del progetto

Gestire nei mesi di ottobre e novembre circa 30 negoziazioni on-line, principalmente tramite Asta d’Acquisto

Gli acquisti avranno importi compresi tra i 30.000 € e i 50.000 €

Saranno coinvolte tutte le Aree della Divisione Acquisti in Economia

Si stima di coinvolgere la quasi totalità dei fornitori

Gli obiettivi operativi a breve

Il progetto si svilupperà seguendo un piano di lavoro

dettagliatoPIANIFICAZIONE DEL PROGETTO Agosto Settembre Ottobre Novembre

(V.1.4 del 10 ottobre ) chiPresentazione del Progetto

Definizione della presentazione BS / TramBusApprovazione della presentazione TramBus

Incontro di presentazione TramBusDefinizione del documento di presentazione ai fornitori BS / TramBus

Approvazione del documento di presentazione ai fornitori TramBus

Realizzazione dell'Area RiservataDefinizione della struttura e dei contenuti TramBus / BS

Approvazione della struttura e dei contenuti TramBusRealizzazione Area Riservata BS

Formazione dei buyerPreparazione sessione formativa BS

Sessione formativa di gruppo TramBus / BS

Registrazione e Formazione FornitoriDefinizione delle modalità di registrazione dei fornitori TramBus / BS

Approvazione delle modalità di registrazione dei fornitori TramBusComunicazione ai fornitori della iniziativa e del ruolo di BravoSolution TramBus

Definizione elenco Fornitori da registrare e loro priorità TramBusOrganizzazione attività di Registrazione e Formazione Fornitori TramBusRegistrazione e formazione (esclusa asta di prova) dei Fornitori BS / Fornitori

Gestione delle singole negoziazioniDefinizione delle modalità di gestione delle negoziazioni TramBus / BS

Approvazione delle modalità di gestione delle negoziazioni TramBusTotale delle attività di negoziazione TramBus / BS

Pianificazione delle negoziazioniDefinizione delle modalità di pianificazione delle negoziazioni TramBus / BS

Approvazione delle modalità di pianificazione delle negoziazioni TramBusPianificazione delle singole negoziazioni TramBus / BS

Gestione progettoVerifiche di avanzamento TramBus / BS

RAPONI Project owner

TROVO’ Supervisione e coordinamento attività delle Aree

DE STEFANO Coordinamento con i sistemi informativiSupporto alla gestione del progetto

MAZZA Supporto nella stesura della Direttiva e dei Regolamenti

BRAVOSOLUTION

Team di progetto

L’avanzamento ad oggi E’ stata realizzata sul sito www.bravogov.it un’area riservata

ai fornitori accreditati da TRAMBUS (con accesso dal sito aziendale) per l’esecuzione delle negoziazioni on-line e per le comunicazioni con i fornitori

E’ stata definita la “Direttiva per la fornitura di ricambi e materiali vari acquistati in economia attraverso negoziazioni on-line” che comprende:

Regolamento Asta di Acquisto on-line Regolamento Richiesta di Offerta on-line in busta chiusa

digitale

E’ stata avviata la formazione e la registrazione dei fornitori accreditati da TRAMBUS (che implica la sottoscrizione della precedente Direttiva)

Collegamento dal sito Trambus all’Area Riservata

Accesso all’Area Riservata Trambus

Home page Area Riservata Trambus

Possibilità di scaricare allegati (1/2)

Possibilità di scaricare allegati (2/2)

Richiesta di informazioni a Trambus

Richiesta di informazioni a BravoSolution

I prossimi passi

Consolidare l’applicazione degli strumenti di negoziazione on-line per gli Acquisti in Economia

Consolidare il processo di qualificazione on-line dei Fornitori

Estendere l’utilizzo degli strumenti di negoziazione on-line alle altre tipologie di acquisti

Avviare l’introduzione dei Cataloghi elettronici per il controllo della spesa e l’abbattimento dei tempi legati ai processi amministrativi di gestione