Roteiro para encerramento de Balanço - Palestra CRC

ROTEIRO PARA

ENCERRAMENTO DE

BALANÇO

A reprodução total ou parcial, bem

como a reprodução de apostilas a

partir desta obra intelectual, de

qualquer meio eletrônico ou mecânico,

inclusive através de processos

xerográficos, de fotocópias e de

gravação, somente poderá ocorrer com

a permissão expressa de seu autor

(Lei nº 9610) TODOS OS DIREITOS

RESERVADOS:

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

TOTAL OU PARCIAL DESTA

APOSTILA DE QUALQUER FORMA

OU POR QUAQUER MEIO. CÓDIGO

PENAL BRASILEIRO ARTIGO 184.

O conteúdo desta apostila é de

inteira responsabilidade do autor

(a).

Palestrante: Daniel Tavares Santos

09/11/2011

01/11/2011

1

ROTEIRO PARA ENCERRAMENTO DE BALANÇO

PROGRAMA CRC

1 - Introdução

2 – As peças Contábeis

3 – Os trabalhos de Auditoria

4 – Abertura e fechamento dos saldos de Dezembro

5 – Os ajustes

6 – A conferência

(...)

INTRODUÇÃO

Bloco 1

01/11/2011

2

Introdução

É comum na maioria das empresas a existência de uma pressão muito grande para a apresentação dos resultados mensais gerados pela Contabilidade Geral.

Introdução

Essa pressão para obter esses resultados o mais rápido possível nem sempre permite aos analistas e aos responsáveis pela execução de todos os sistemas que geram os lançamentos contábeis uma atenção adequada, devido ao efeito "toque de caixa“.

Introdução

Assim, sem dúvida, irregularidades normalmente ocorrem, fazendo com que esses saldos, antes de serem utilizados, mereçam uma atenção redobrada.

01/11/2011

3

Introdução

É importante considerar que muitas dessas irregularidades, geralmente devido ao seu volume, referem-se a vários fatores como: classificação de conta indevida, lançamento invertido, lançamento a menor ou a maior, lançamentos em duplicidade, falta de lançamento, inversão de algarismos, lançamento com atraso, erro de digitação etc.

Introdução

A ocorrência dessas irregularidades durante os diversos meses do ano nem sempre é um problema muito grave, sendo o processo de reconciliação contábil uma rotina bastante desgastante nessas empresas, com o objetivo de manter esses dados corretos.

Introdução

É comum nas empresas mais organizadas encontrar um setor específico com a finalidade de reconciliação dos saldos contábeis.

01/11/2011

4

Introdução

Ao se aproximar o encerramento do balanço anual, essa rotina mensal, geralmente feita com algum atraso, tem de ser alterada para que os saldos contábeis a serem apresentados nessa demonstração atendam ao Princípio Contábil da Competência.

Introdução

Pois, todas as pendências deverão ser regularizadas no próprio ano-base em que surgiram, mesmo que tenham de ser consideradas como "ajuste de balanço".

Introdução

Os trabalhos para encerramento de balanço embora se intensifiquem a partir de dezembro, podemos ainda dizer que mensalmente fazemos um pouco dele com os levantamentos mensais.

01/11/2011

5

Introdução

Antes de partimos para as peças precisaremos tratar efetivamente os ajustes com auditoria.

Introdução

E quando chegamos nesse período, sempre temos um e-mail ou relatório de solicitação da auditoria com os itens que precisaremos preparar para que eles façam os devidos testes.

Introdução

Essa demanda de informações por si só já causa impacto significativo no fluxo normal, pois temos que atender os auditores externos, internos, diretoria e os acionistas que querem o número.

01/11/2011

6

Introdução

Não podemos nos esquecer que as informações da publicação do exercício anterior faz parte dessa elaboração.

Introdução

Mas não precisamos ter pânico, por que o encerramento do balanço será apenas um que faremos de muitos.

Introdução

Sem nos esquecer que este ano temos dois encerramentos: o societário e o tributário.

01/11/2011

7

PEÇAS CONTÁBEIS

Bloco 2

Demonstrações Contábeis

As demonstrações financeiras são relatórios elaborados com base na escrituração mercantil, com a finalidade de apresentar informações aos diversos usuários, principalmente de natureza econômica e financeira, relativas a gestão do patrimônio ocorrido durante um exercício social.


Exercício Social por sua vez, tem a duração de um ano e a data do término deverá ser fixada no estatuto (art. 175 da Lei nº 6.404/76).

01/11/2011

8


Neste artigo a lei determina que ao fim de cada exercício social, a diretoria elabore com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras, que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da companhia e as mutações no exercício.


São elas:- Balanço Patrimonial (BP);- Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA);- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);- Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC);- Demonstração do Valor Adicionado (DVA).

Apresentação e Publicação

A Lei nos §§ 1º a 4º do artigo 176, estabelece também que:

a) As demonstrações de cada exercício serão publicadas com a indicação dos valores correspondentes das demonstrações do exercício anterior;

01/11/2011

9


b) Nas demonstrações, as contas semelhantes poderão ser agrupadas; os pequenos saldos poderão ser agregados, desde que indicada a sua natureza e não ultrapassem 0,1 (um décimo) do valor respectivo de contas; mas é vedada a utilização de designações genéricas, como “diversas contas” ou “contas correntes”;


c) As demonstrações financeiras registrarão a destinação dos lucros segundo a proposta dos órgãos da administração, no pressuposto de sua aprovação pela Assembléia Geral;


d) As demonstrações serão complementadas por notas explicativas e outros quadros analíticos ou demonstrações contábeis, necessários para esclarecimentos da situação patrimonial e dos resultados do exercício.

01/11/2011

10


A lei exige que as demonstrações financeiras das companhias abertas sejam obrigatoriamente auditadas por auditores independentes registrados na Comissão de Valores Mobiliários (CVM).


No artigo 289 determina ainda que:- As S/A de Capital Aberto são obrigadas a publicar as demonstrações financeiras, anualmente, no órgão oficial da União ou Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulação editado na mesma localidade;


A CVM poderá determinar que as publicações ordenadas na Lei, sejam feitas, também, em jornal de grande circulação nas localidades em que os valores mobiliários da companhia sejam negociados em bolsa ou em mercado de balcão, ou disseminadas por algum outro meio que assegure sua ampla divulgação e acesso às informações;

01/11/2011

11


As publicações das demonstrações financeiras poderão ser feitas adotando-se como expressão o milhar de reais;

É permitido as que companhias abertas disponibilizem suas demonstrações financeiras na internet.

TRABALHOS DE AUDITORIA

Bloco 3

Considerações Gerais

Os auditores irão documentar todas as questões importantes para fundamentar seu parecer.

01/11/2011

12

Os papéis de trabalho

Os papéis do trabalho dem um auditor são utilizados por ele para execução dos trabalhos de auditoria.

Objetivo dos papéis de trabalho

a) ajudar, pela análise dos documentos de auditorias anteriores, no planejamento e execução da auditoria;b) facilitar a revisão do trabalho de auditoria; ec) registrar as evidências do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente.

Forma e Conteúdo dos Papéis

O auditor deve registrar nos papéis de trabalho informação relativa ao planejamento de auditoria, a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos aplicados, os resultados obtidos e suas conclusões da evidência da auditoria.

01/11/2011

13

Forma e Conteúdo dos Papéis

A extensão dos papéis de trabalho é assunto de julgamento profissional, visto que não é necessário nem prático documentar todas as questões de que o auditor trata; entretanto, qualquer matéria que, por ser relevante, possa influir sobre o seu parecer, deve gerar papéis de trabalho que apresentem as indagações e conclusões do auditor.

Procedimentos de Auditoria

Os procedimentos de auditoria são definidos como o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas, abrangendo testes de observância e testes substantivos.


Os testes de observância visam a obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno, estabelecidos pela administração, estão em efetivo funcionamento e cumprimento.

01/11/2011

14


Já os testes substantivos visam à obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade, dividindo-se em: a) testes de transações e saldos; e b) procedimentos de revisão analítica.

Riscos de Auditoria

Risco de auditoria é a possibilidade de o auditor vir a emitir uma opinião tecnicamente inadequada sobre demonstrações contábeis significativamente incorretas.

Riscos de Auditoria

Deste modo, a análise dos riscos de auditoria deve ser feita na fase de planejamento dos trabalhos, considerando a relevância em 2 níveis:

01/11/2011

15

Riscos de Auditoria

a) em nível geral, considerando as demonstrações contábeis tomadas no seu conjunto, bem como as atividades, a qualidade da administração, a avaliação do sistema contábil e de controles internos e a situação econômica e financeira da entidade; e

Riscos de Auditoria

b) em níveis específicos, relativos ao saldo das contas ou natureza e volume das transações.

Sistema Contábil e Controles

O sistema contábil e de controles internos compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade na proteção do seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis e da sua eficácia operacional.

01/11/2011

16


É importante que o auditor efetue estudo e avaliação do sistema contábil e de controles internos da entidade, como base para determinar a natureza, oportunidade e extensão da aplicação dos procedimentos de auditoria, considerando:


a) o tamanho e a complexidade das atividades da entidade; b) os sistemas de informação contábil, para efeitos tanto internos quanto externos; c) as áreas de risco da auditoria;


d) a natureza da documentação, em face dos sistemas de informatização adotados pela entidade; e) o grau de descentralização de decisão, adotado pela administração da entidade; e f) o grau de envolvimento da auditoria interna, se existente.

01/11/2011

17

Aplicação dos Procedimentos

A aplicação dos procedimentos de auditoria deve ser realizada, em razão da comple-xidade e volume das operações, por meio de provas seletivas, testes e amostragens, cabendo ao auditor, com base na análise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser, determinar a amplitude dos exames necessários à obtenção dos elementos de convicção que sejam válidos.

ABERTURA E FECHAMENTO DOS SALDOS DE DEZEMBRO

Bloco 4

Abertura dos saldos

Um dos passos iniciais é abertura dos saldos de dezembro onde temos que ter a informação até esse momento validada, pois neste mês em especial teremos uma gama de informações a serem analisadas. Para as empresas que fazem publicação trimestral nessa data a informação já esta mais efetivamente apurada.

01/11/2011

18

Abertura dos saldos

Nessa abertura fazemos através do levantamento do balancete.

Saldos Finais

Sabemos que para dizer que o número está enfim fechado, do momento em que abrimos o saldo de dezembro até o seu fechamento existe um longo caminho a ser percorrido, porém em pouco tempo.

Saldos Finais

Como vimos para o fechamento efetivo deste número teremos os apontamentos da auditoria e teremos diversos ajustes que precisarão ser feitos. Não podendo esquecer que além de ser o número final é também um mês que precisa apresentar seu resultado individual.

01/11/2011

19

Saldos Finais

Em alguns momentos a auditoria irá trabalhar com saldos que ainda não são os finais, uma vez que possa ter sido constatado a necessidade dos ajustes e assim esses saldos mudaram muito.

Saldos anteriores

Os saldos das demonstrações do ano anterior também precisarão estar nas mãos dos preparadores das demonstrações contábeis, uma vez que precisamos também expor as variações ocorridas.

Roteiro

Portanto nosso roteiro, irá se iniciar aqui nos saldos.Após teremos: - Levantamento das informações de auditoria;- Levantamento do Balancete de Dezembro;- Levantamento do Balancete antes de depois do encerramento;

01/11/2011

20

Roteiro

- Elaboração das peças;- As notas explicativas;- Constituição das reservas;- Emissão das novas peças depois de apontados os ajustes de auditoria;- Conferência de todas as peças.

AJUSTES

Bloco 5

Ajustes durante a elaboração

Durante a elaboração das demonstrações contábeis devido aos ajustes ocorridos no momento da auditoria.

01/11/2011

21

Ajustes durante a elaboração

A cada ajuste ocorrido será necessário que o processo seja refeito para que exista conformidade. Além de que precisamos analisar que cada um desses detalhes produz reflexo em outras peças

Apresentação apropriada

As demonstrações contábeis devem representar apropriadamente a posição financeira e patrimonial, o desempenho e os fluxos de caixa da entidade.

Apresentação

Para a apresentação adequada, é necessária a representação confiável dos efeitos das transações, outros eventos e condições de acordo com as definições e critérios de reconhecimento para ativos, passivos, receitas e despesas como os estabelecidos na estrutura conceitual para a elaboração e apresentação das demonstrações contábeis.

01/11/2011

22

Aplicação dos pronunciamentos

Presume-se que a aplicação dos pronunciamentos, das orientações e das interpretações, com divulgação adicional, quando necessária, resulta em demonstrações contábeis que representam de maneira apropriada o que se propõe a retratar.


A entidade cujas demonstrações contábeis estão em conformidade com os pronunciamentos, orientações e interpretações do CPC deve declarar, de forma explícita e sem reservas, essa conformidade nas notas explicativas.


A entidade não descreve suas demonstrações contábeis como estando de acordo com esses pronunciamentos, orientações e interpretações, a menos que cumpra todos os seus requisitos.

01/11/2011

23

Divulgações

Quando a entidade não aplicar um requisito de pronunciamento, interpretação, orientação, ou de acordo com o subtópicoanterior, deve divulgar: a) que a administração concluiu que as demonstrações contábeis apresentam de forma apropriada a posição financeira e patrimonial, o desempenho e os fluxos de caixa da entidade;

Divulgações

b) que aplicou os pronunciamentos, as interpretações e as orientações aplicáveis, exceto pela não aplicação de um requisito específico com o propósito de obter representação adequada;

Divulgações

c) o título do pronunciamento, da interpretação ou da orientação que a entidade não aplicou, a natureza dessa exceção, incluindo o tratamento que o pronunciamento, a interpretação ou a orientação exigiria, a razão pela qual esse tratamento seria inadequado e entraria (...)

01/11/2011

24

Divulgações

(...) em conflito com o objetivo das demonstrações contábeis estabelecido na estrutura conceitual para a elaboração e apresentação das demonstrações contábeis e o tratamento efetivamente adotado; e

Divulgações

d) para cada período apresentado, o impacto financeiro da não aplicação do pronunciamento, da interpretação ou da orientação vigente em cada item nas demonstrações contábeis que teria sido informado caso tivesse sido cumprido o requisito não aplicado.

Ajustes decorrentes de publicação

Sem desobedecer as normas estabelecidas pela Lei nº 6.404/1976 e, ainda, observados os princípios de contabilidade geralmente aceitos, o profissional deverá, para efeito de análise, fazer adaptações necessárias nas demonstrações.

01/11/2011

25


Essas adaptações, basicamente, caracterizam-se pela alocação mais adequada de um item ou, ainda, da junção de duas ou mais contas, de valor pouco significativo, sob uma única rubrica.


Observa-se que reclassificar, para fins de análise, significa a grosso modo, dar uma nova classificação ou criar um novo agrupamento para algumas contas das demonstrações contábeis, sobretudo no Balanço Patrimonial e, mais remotamente, na DRE.

Hipótese da Republicação de Balanço

A republicação das demonstrações financeiras, das quais faz parte o balanço da sociedade, é procedimento necessário que se origina da divulgação de dados incorretos ou incompletos nas demonstrações financeiras e que torna necessária a providência de nova divulgação, (...)

01/11/2011

26


(...) com as retificações deliberadas pela assembléia, normalmente utilizada se a destinação dos lucros propostos pelos órgãos de administração não lograr aprovação (Lei nº 6.404/1976 , art. 176 , §3º), que possa forçar modificações introduzidas que deverão constar da ata da assembléia.


Em alguns casos, os pareceres expressos no relatório da auditoria podem aprovar expressamente a contabilização de valores não observados na elaboração original do balanço que, mais tarde, motive a determinação de republicação do balanço.


Assim, o balanço pode ter a necessidade de ser republicado, sem prejuízo das medidas cabíveis decorrentes da omissão ou irregularidades, com as corrigidas que se fizerem necessárias, para adequada expressão da realidade econômica e financeira da entidade.

01/11/2011

27


Deverão ser observadas, em relação aos destinatários das informações, as mesmas vias e com os mesmos destaques, sob menção explícita dos fatos que determinaram a republicação.

(Lei 6.404/1976 , art. 134 , § 4º e art. 176 , §3º)

CONFERÊNCIA DAS PEÇAS

Bloco 6

Notas Explicativas

As notas explicativas são esclarecimentos que visam complementar as demonstrações contábeis e informar os critérios utilizados pela empresa, a composição dos saldos de determinadas contas, os métodos de depreciação, os principais critérios de avaliação dos elementos patrimoniais etc.

01/11/2011

28

Notas Explicativas

São apresentadas logo em seguida das demonstrações financeiras, quando forem publicadas pela empresa.

Notas Explicativas

Dessa forma, as notas explicativas devem:

a) apresentar informações sobre a base de preparação das demonstrações financeiras e das práticas contábeis específicas selecionadas e aplicadas para negócios e eventos significativos;

Notas Explicativas

b) divulgar as informações exigidas pelas práticas contábeis adotadas no Brasil que não estejam apresentadas em nenhuma outra parte das demonstrações financeiras;c) fornecer informações adicionais não indicadas nas próprias demonstrações financeiras e consideradas necessárias para uma apresentação adequada; e

01/11/2011

29

Notas Explicativas

d) indicar: d.1) os principais critérios de avaliação dos elementos patrimoniais (especialmente estoques), dos cálculos de depreciação, amortização e exaustão, de constituição de provisões para encargos ou riscos, e dos ajustes para atender a perdas prováveis na realização de elementos do Ativo;

Notas Explicativas

d.2) os investimentos em outras sociedades, quando relevantes;

d.3) o aumento de valor de elementos do Ativo resultante de novas avaliações;

d.4) os ônus reais constituídos sobre elementos do Ativo, as garantias prestadas a terceiros e outras responsabilidades eventuais ou contingentes;

Notas Explicativas

d.5) a taxa de juros, as datas de vencimento e as garantias das obrigações a longo prazo;

d.6) o número, as espécies e as classes das ações do capital social;

d.7) as opções de compra de ações outorgadas e exercidas no exercício;

01/11/2011

30

Notas explicativas

d.8) os ajustes de exercícios anteriores; e

d.9) os eventos subsequentes à data de encerramento do exercício que tenham, ou possam vir a ter, efeito relevante sobre a situação financeira e sobre os resultados futuros da companhia.

Das peças

Depois de todas as validações feitas e uma vez que a auditoria tenha avaliado as peças, agora precisamos efetuar a conferência das mesmas. Esse é o momento de sentar em uma sala fechada e conferir os números.

Das peças

Para fazer isso é importante conhecer as demonstrações contábeis, por isso quem prepara deve conhecer efetivamente as informações. Para efetuar o cruzamento com cada uma das peças.

01/11/2011

31

Das peças

Esse trabalho deve ser realmente exaustivo principalmente por que ele será publicado, lógico que ao decorrer da elaboração já efetuamos algumas conferências, mas sempre é necessário que façamos isso com o máximo de cautela.

Testes de soma

Nessa fase também efetuamos os testes de soma onde verificamos se todos os números fecham, não só nas demonstrações como também nas notas explicativas.

Testes de soma

É importante somar talvez mais de uma vez e até por pessoas diferentes para que a margem de erro seja a menor possível. Pois, pode ser que a pessoa fique com vício na soma. Além de que pode ser cansativo esse trabalho dependendo da quantidade de informações.

01/11/2011

32

Testes de soma

E preciso lembrar que a cada informação que a agência publica, vale a pena gastar tempo verificando se esses números e somas estão corretos.

Cruzamentos de dados

Em geral cada número não estará em apenas uma peça mas em várias ao mesmo tempo, portanto cuidado com as divergências.

Revisão ortográficas

Revisar se todo o texto das notas explicativas estão corretos e coerentes.

01/11/2011

33

Documents

Roteiro para encerramento de Balanço - Palestra CRC