S41.1 L'assistant dans la PME

1. Définition et structure de la PME

2. Environnement de la PME

3. Styles de management

4. Rôle de l'assistant

Savoirs

Compétences

- S’adapter aux spécificités de la PME et au style de

management du chef d’entreprise

- Être conscient de sa place dans l’organigramme de

l’entreprise…..

1-Définition et structure de la PME

Définition Les petites et moyennes entreprises sont des entreprises dont la taille, définie à partir du nombre d'employés, du bilan ou du CA, ne dépasse pas certaines limites 

Classification:

Micro-entreprises « 0 à 9 »Très petites entreprises (TPE) « 10 à 19 », ou encore « 0 à 19 »Petites entreprises « 20 à 49 », ou encore « 0 à 49 »Moyennes entreprises « 50 à 249 »Petites et moyennes entreprises (PME) « 0 à 249 »

Le poids des PME dans l’économie

• 50% des entreprises françaises ont moins de 50 salariés (PE).

• représentent plus des deux tiers de l’emploi

• génèrent environ la moitié du PIB national.

Organisation et structure de la PME

• Forte spécialisation et taille réduite

• Structure plate 

• Proximité entre patrons et employés 

• Centralisation et personnalisation du managment

• Stratégie intuitive

• SI interne simple et peu formalisé ;

• Organisation en réseau 

• Capacité d‘innover rapidement

Les PME ont des caractéristiques spécifiques :

Mission 1 p.10 (Fiche d’identité et organigramme)

2- L’environnement de la PME

• Environnement de + en + complexe 

• Forte proximité des partenaires 

• De +en + de PME exportent (luxe, agro-alimentaires …)

Nécessité de s’adapter et d’innover

3- Les styles de management

Management => diriger et animer le personnel

Principaux styles de management :

•Autoritaire

• Paternaliste

•Laisser-faire

•Consultatif

•Participatif

Repérer les styles de management(mission2)

Le rôle de l'assistant dans la PME

•Collaborateur direct du dirigeant dans la PE

• Missions variées (polyvalence)

• Compétences élargies (savoir-faire)

• Qualités (savoir-être)

La fiche de poste (mission3)

Mission 1-Q1: fiche d’identité de Chaud ClimRaison sociale Chaud ClimCoordonnées de l’entrprise

7 rue Jean-Jacques Rousseau 95200 SARCELLESTél : =33 (01) 39 62 28 321Fax : +33 (01) 39 62 28 33www.chaudclim.comCourriel : chauclim@orange.fr

Date de création 1992Statut juridique SASSecteur d’activité Tertiaire, secteur du bâtiment et des travaux

publicsActivités Chauffage climatisationCapital 670 000 €Chiffre d’affaires 6 555 220 €Nombre de salariés

42

Partenaires Fournisseurs : Tubes de Bobigny, De Dietrich, …Sous-traitants, sociétés intérimaires,Banque du Bâtiment et des Travaux Publics, Caisse des Congés Payés du Bâtiment, Urssaf, caisse de retraite, l’étatAPAS (Action Paritaire d’Action Sociale), Mutuelle ProBTP Professionnels du Bâtiment et des Travaux PublicsChambre de commerce et d’industrieClients : maîtres d’œuvre et d’ouvrage, bureaux d’études.Orange, entreprises de locations de véhicules entreprises, sociétés de matériels de locations…

Concurrents Entreprises de la même activité proches géographiquement ou postulant pour les marchés publics.

Mission 2-Q1- Repérer les styles de management

Directeurs Style de

manageme

nt

Caractérisé par

Monsieur

Bontemps

Autoritaire N’admet pas les idées des autres

Très exigeant

Coléreux, non respectueux

Manque de confiance

Décisions prises uniquement par lui

Mauvaise gestion des ressources humaines : pas de

négociation, licenciements fréquents, exigeants.

Pas d’esprit fédérateur.

Pas ouvert aux nouvelles technologies

Compétent pour le secteur d’activité

Bon dirigeant pour la santé de l’entreprise.

Mission2-Q1- Repérer les styles de management

Monsieur Dubois

Participatif

Motivé par la PMEPas compétent pour le secteur d’activitéEsprit fédérateur : repas tous les vendredis dans un restaurant à l’extérieur.OrdonnéOuvert aux technologies nouvelles : agendas partagés, réseau, travail collaboratif…Très administratif : tableaux de bord,…Esprit d’équipe : tutoiement, écoute et prise en compte du point de vue des collaborateurs.Confiance dans le personnel (bureau ouvert,..)Amélioration des conditions de travail : réaménagement des locaux par exemple, mutuelle, inscription à l’APAS,…Forme d’irrespect : ne respecte pas ses heures de rendez-vous.Manque d’efficacité : passe son temps au téléphone, ne joue pas son rôle de dirigeant avec le personnel.TêtuManiaqueProblème de gestion du temps

Qui est concerné par le problème ?

L’assistant et Monsieur Dubois

Quoi ? Problème de vocabulaire. Où se situe le problème ? Différence entre archivage et classement.Comment se manifeste le problème ?

Par une discussion.

Quand cela se passe-t-il ? Pendant les heures de travail.Pourquoi ? Monsieur Dubois est toujours très sûr de lui.

Qui est concerné par le problème ?

L’assistant et Monsieur Dubois

Quoi ? Changement de comportement et silences. Où se situe le problème ? Au niveau relationnel.Comment se manifeste le problème ?

Par des silences et un changement de comportement de la part de Monsieur Dubois.

Quand cela se passe-t-il ? Pendant les heures de travail.Pourquoi ? L’assistant a certainement fait quelque chose qui gêne

Monsieur Dubois mais il n’ose pas le dire.

Mission2-Q2- Analyser les situations

Qui est concerné par le problème ?

Monsieur Dubois

Quoi ? Oubli de rendez-vous. Où se situe le problème ? Au niveau organisationnel.Comment se manifeste le problème ?

Par des conséquences graves.

Quand cela se passe-t-il ? Au moment des rendez-vous.Pourquoi ? Monsieur Dubois ne consulte pas régulièrement son

agenda

Problème 1

Rechercher les définitions de chacun des termes, argumenter pour convaincre Monsieur Dubois en faisant attention à ne pas le contrarier.

Problème 2

Demander un entretien et inciter Monsieur Dubois à faire part de ses griefs. Eviter de s’emporter.

Problème 3

Faire le point régulièrement avec Monsieur Dubois sur ses rendez-vous et les lui rappeler le jour même. Surveiller ses activités.

Problème 4 Anticiper les retards de Monsieur Dubois (surveiller ses activités et lui rappeler l’arrivée imminente d’un visiteur et assurer un accueil satisfaisant en cas de retard pour ne pas ternir l’image de la société..

Problème 5 Se contraindre à ranger son bureau et à fermer ses armoires. Inciter le reste du personnel à faire de même de façon intelligente. Mettre des petites affichettes sur l’intérêt d’un bureau bien rangé

Problème 6 Proposer d’organiser la fête, faire preuve d’initiative et présenter le projet à Monsieur Dubois.

Mission2-Q2- Comportement à adopter

FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE

Date : 20/04/2009 Service : Administratif

Titulaire du Poste : Vous Fonction : Assistance de Gestion

Intitulé du poste : Assistante de Gestion Fait rapport à : Monsieur Dubois le directeur

Vos missions

1. Assister le directeur dans toutes ses tâches de planification, d’organisation, de coordination et de contrôle des activités de l’entreprise.

2. Assurer le recueil et la diffusion de l’information au sein de l’entreprise et en assurer le

secrétariat administratif….

Vos Tâches

Assistance de Gestion - Travailler avec Monsieur Dubois pour élaborer les divers plans d’organisation, de coordination,

de suivi et d’évaluation des processus de MADR - Suivre et tenir avec Monsieur Dubois son agenda pour s’assurer que les tâches et activités

prévues sont réalisées - Participer aux réunions et prise de notes - Créer différents tableaux de bord sur la prévision des règlements des affaires - Monter les dossiers de candidature à un appel d’offres

Communication - Collecter, analyser et faire signer par le gérant les courriers départ des différents services - Préparer les dossiers de candidature à un appel d’offre public - Organiser la gestion électronique des documents - Accueillir par téléphone et en face à face - Rédiger et saisir les courriers de relances pour le paiement des factures. - Rédiger et saisir les courriers juridiques par rapport à des litiges - Saisir et présenter tous les courriers internes - Rédiger certains courriers - Préparer le courrier départ (pesée, affranchissement,..) et dépôt à la Poste* - Préparer les courriers recommandés* - Mettre en forme les documents - Saisir et mettre en forme des courriers de Monsieur Le Pennec* - - Organisation - Consulter les agendas des chargés d’affaires - Créer différents tableaux de bord sur la prévision des règlements des affaires.

Gestion des ressources des ressources humaines

- Assurer la gestion du personnel (contrat d’embauche, convocation visites médicales, contacts avec la caisse des congés payés et les organismes sociaux, lettre de licenciement, bulletins de salaires…)

Comptabilité - Effectuer des rapprochements bancaires

Gestion commerciale - Saisir des factures et situations pour les marchés publics (paiement partiel du marché)*

Outils de travail

Un ordinateur relié à une imprimante laser réseau + connexion Internet (crédit de connexion)

Outils de classement et de gestion du courrier

Agendas électroniques partagés

télécopieur

Documents à élaborer et à soumettre

haud l im

ENTREPRISE DE CHAUFFAGE ET CLIMATISATION

Mission 3-Q1