283

Typewritten Text

SALINAN TIDAK TERKAWAL

283

Typewritten Text

SALINAN TIDAK TERKAWAL

Muka 1/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

1. OBJEKTIF

Disediakan untuk menjelaskan panduan bagi mengawal pewujudan, pengedaran, pindaan, penyimpanan dan pelupusan dokumen kualiti bagi memastikan pelaksanaan mematuhi keperluan Klausa 4.2.3 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008.

2. SKOP

Digunapakai:

a. Oleh Wakil Pengurusan dan Pengawal Dokumen;

b. Bagi menguruskan pengawalan ke atas pewujudan, pengedaran, pindaan, penyimpanan dan pelupusan dokumen kualiti; dan

c. Bermula dari mengenalpasti dokumen kualiti yang perlu disediakan sehingga dokumen dilupuskan.

3. RUJUKAN

3.1 MK.JUPEM - Manual Kualiti JUPEM 4. DEFINISI

4.1 Pengawal Dokumen Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan untuk bertanggungjawab dalam urusan dokumentasi MS ISO 9001:2008 JUPEM.

4.2 Dokumen kualiti Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, dokumen sokongan dan rekod kualiti:

Dokumen Dalaman

Dokumen yang diwujudkan bagi tujuan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM. Contoh dokumen ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Borang dan Rekod.

Dokumen Luaran

Dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh agensi kerajaan yang digunapakai sebagai rujukan atau panduan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM. Contoh

Muka 2/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

dokumen ialah Akta, Ordinan atau Pekeliling-Pekeliling.

4.3 Wakil Pengurusan Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I dan Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan II.

4.4 Ketua Bahagian Pengarah Ukur Bahagian.

4.5 Urus Setia Urus Setia pelaksanaan MS ISO 9001:2008 JUPEM di Bahagian Perancangan dan Korporat, Ibu Pejabat JUPEM.

5. SINGKATAN

5.1 WP Wakil Pengurusan

5.2 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan, Malaysia

5.3 TKPUP Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan

5.4 PUB Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan);

Pengarah Ukur Bahagian (Kadaster);

Pengarah Ukur Bahagian (Pemetaan Topografi);

Pengarah Ukur Bahagian (Kartografi dan GIS); dan

Pengarah Ukur Bahagian (Perancangan dan Korporat)

5.5 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri

5.6 PD Pengawal Dokumen

Muka 3/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

6.1 Pewujudan Dokumen Baru

WP a. Kenalpasti dokumen kualiti yang perlu disediakan.

b. Kenalpasti PUB/PUPN yang bertanggungjawab menyediakan dokumen kualiti tersebut.

PUB/PUPN c. Sediakan dokumen yang diperlukan.

TKPUP II d. Semak dokumen kualiti yang telah disediakan dan buat pindaan sewajarnya dan kemukakan kepada PD untuk penyelarasan dan kelulusan pihak pengurusan.

PD e. Seragamkan format dan juga pengenalan dokumen seperti berikut:

i. Manual Kualiti:

MK.JUPEM

ii. Prosedur Kualiti Teras:

PK, No. Urutan PK, dan Singkatan Negeri/Seksyen

Contoh : PK.01.NEG

PK.01.DPP

iii. Prosedur Kualiti Pengurusan:

PK.JUPEM, dan No. Urutan PK

Contoh: PK.JUPEM.01

iv. Arahan Kerja:

AK.PK., No. Urutan, Singkatan Negeri / Seksyen, dan No. Siri AK

Contoh: AK.PK.01.NEG.01

AK.PK.01.DPP.01

Muka 4/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

Tanggungjawab Tindakan

PD f. Dapatkan kelulusan dari pihak pengurusan seperti berikut:

i. Manual Kualiti oleh KPUP

ii. Prosedur Kualiti

Pengurusan oleh TKPUP I

Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan oleh TKPUP I

Bahagian Kadaster oleh TKPUP II

iii. Arahan Kerja

Bahagian Pemetaan oleh TKPUP I

Bahagian Kadaster oleh TKPUP II

g. Sediakan Senarai Induk Dokumen seperti berikut:

i. Senarai Induk Dokumen Dalaman (Lampiran A1).

ii. Senarai Induk Dokumen Luaran (Lampiran A2).

PD

6.2 Pengedaran Dokumen Kualiti

a. Kenalpasti penerima dokumen dan sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti (Lampiran B).

b. Tandakan Nombor Edaran dan cop ‘SALINAN TERKAWAL’ di atas setiap dokumen kualiti.

c. Edarkan dokumen kepada pegawai yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dapatkan tandatangan penerimaan pegawai berkenaan.

6.3 Pindaan kepada dokumen

PUPN/PUB a. Terima cadangan bagi meminda dokumen melalui Borang Cadangan Pindaan (Lampiran C), beri ulasan dan kemukakan kepada PD untuk pertimbangan WP.

PD b. Terima Borang Cadangan Pindaan untuk diselaraskan dan dikemukakan kepada WP untuk pertimbangan.

WP c. Teliti cadangan dan beri ulasan sama ada cadangan boleh dipertimbangkan.

Muka 5/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

Tanggungjawab Tindakan

PD d. Jika cadangan diterima, buat pindaan dan kemaskini status dokumen serta dapatkan kelulusan.

e. Kemaskini status dokumen pindaan berdasarkan kepada pindaan berikut dan kemaskini Rekod Pindaan (Lampiran D).

PD i. Sekiranya pindaan ke atas dokumen melibatkan lebih dari 50% dari keseluruhan dokumen asal, pastikan nombor keluaran ditambah (keluaran 01 dipinda kepada keluaran 02) dan nombor pindaan dimulakan semula dengan 0 bagi keluaran terkini.

ii. Sekiranya pindaan tidak melibatkan lebih dari 50% dari keseluruhan dokumen asal, hanya nombor pindaan hendaklah ditambah (contoh : pindaan 02 kepada 03) dan kekalkan nombor keluaran.

(Pembetulan ke atas ejaan tidak dianggap sebagai pindaan)

f. Edarkan dokumen yang telah dipinda kepada pegawai seperti di Senarai Edaran dan minta digantikan dengan yang baru dan melupuskan dokumen yang tidak digunakan lagi.

g. Cop BATAL di satu salinan lama. Simpan satu salinan dan dan pastikan salinan lain dilupuskan.

Pemegang dokumen

h. Terima salinan pindaan dokumen terkini dari PD untuk penggantian di dokumen asal. Lupuskan dokumen lama.

Pemegang dokumen

6.4 Pengendalian Dokumen Luaran

a. Kenalpasti dan senaraikan dokumen kualiti luaran.

b. Kemaskini status dokumen luaran. Pastikan sebarang pindaan ke atas dokumen luaran hendaklah dimaklumkan kepada Pegawai yang berkaitan.

Pemegang dokumen

6.5 Pelupusan dan Pembatalan Dokumen Luaran

a. Kenalpasti dokumen yang perlu dibatalkan dan dilupuskan.

b. Jika dokumen berkenaan perlu disimpan untuk tujuan rujukan semula, tandakan BATAL didokumen tersebut.

c. Jika sahih dokumen berkenaan tidak diperlukan lagi, lupuskan dokumen.

Muka 6/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

7. REKOD

Jenis rekod Tempoh penyimpanan

Tempat simpanan

7.1 Senarai Induk Dokumen Dalaman 5 tahun Urus Setia

7.2 Senarai Induk Dokumen Luaran 5 tahun Urus Setia

7.3 Senarai Edaran Dokumen Kualiti 5 tahun Urus Setia

7.4 Borang Cadangan Pindaan 5 tahun Urus Setia

7.5 Rekod Pindaan 5 tahun Urus Setia

8. LAMPIRAN

8.1 Senarai Induk Dokumen Dalaman Lampiran A1.

8.2 Senarai Induk Dokumen Luaran Lampiran A2.

8.3 Senarai Edaran Dokumen Kualiti Lampiran B.

8.4 Borang Cadangan Pindaan Lampiran C.

8.5 Rekod Pindaan Lampiran D.

Muka 7/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

Lampiran A1

SENARAI INDUK DOKUMEN DALAMAN MS ISO 9001:2008

MANUAL KUALITI

Bil. Nama Dokumen Nombor

Dokumen Keluaran

Status Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

1. Manual Kualiti MK.JUPEM 05 00

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

Bil. Nama Dokumen Nombor

Dokumen Keluaran

Status Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

1. Kawalan Dokumen Dalaman dan Luaran

PK.JUPEM.01 05 00

2. Kawalan Rekod PK.JUPEM.02 05 00

3. Pengurusan Back-up Data Berdigit PK.JUPEM.03 05 00

4. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Diswastakan

PK.JUPEM.04 05 00

5. Penyenggaraan dan Tentukuran Peralatan

PK.JUPEM.05 05 00

6. Tindakan Pembetulan PK.JUPEM.06 05 00

7. Tindakan Pencegahan PK.JUPEM.07 05 00

8. Aduan Pelanggan PK.JUPEM.08 05 00

9. Penyelenggaraan Peralatan dan Perisian Komputer

PK.JUPEM.09 05 00

10. Audit Dalam PK.JUPEM.10 05 00

11. Pengurusan Latihan Anggota PK.JUPEM.11 05 00

12. Kawalan Ketidakpatuhan Produk PK.JUPEM.12 05 00

13 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PK.JUPEM.13 05 00

Muka 8/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA PROSES PEMETAAN

Bil. Nama Dokumen Nombor Dokumen Keluaran Status

Pindaan Tarikh

Kuatkuasa

1. Perancangan Pemetaan PK.01.DPP 05 00

2. Perolehan Data Bawaan Udara PK.02.TOPO 05 00

2.1 Perancangan Penerbangan dan Misi Fotografi Udara (Sabah)

AK.PK.02.TOPO.01 05 00

2.2 Perancangan Penerbangan dan Misi Fotografi Udara (Semenanjung dan Sarawak)

AK.PK.02.TOPO.02 05 00

2.3 Pemprosesan Data GNSS (Sabah)

AK.PK.02.TOPO.03 05 00

2.4 Pemprosesan Data GNSS (Semenanjung dan Sarawak)

AK.PK.02.TOPO.04 05 00

2.5 Pemprosesan Imej Fotografi Udara Digital (Sabah)

AK.PK.02.TOPO.05 05 00

2.6 Pemprosesan Imej Fotografi Udara Digital (Semenanjung dan Sarawak)

AK.PK.02.TOPO.06 05 00

2.7 Penyediaan Rajah Indeks Penerbangan

AK.PK.02.TOPO.07 05 00

2.8 Kalibrasi Boresight AK.PK.02.TOPO.08 05 00

3. Penyegitigaan Udara dan Ortorektifikasi

PK.03.TOPO 05 00

3.1 Penyegitigaan Udara AK.PK.03.TOPO.01 05 00

3.2 Ortorektifikasi AK.PK.03.TOPO.02 05 00

3.3 Penyediaan DTM AK.PK.03.TOPO.03 05 00

3.4 Penyediaan Ortofoto AK.PK.03.TOPO.04 05 00

4. Pendigitan PK.04.TOPO 05 00

4.1 Pendigitan Stereo AK.PK.04.TOPO.01 05 00

4.2 Pendigitan Mono AK.PK.04.TOPO.02 05 00

4.3 Suntingan Fotogramteri AK.PK.04.TOPO.03 05 00

Muka 9/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

Bil. Nama Dokumen Nombor Dokumen Keluaran Status

Pindaan Tarikh

Kuatkuasa

5. Penyediaan dan Pengemaskinian Dataset

PK.05.TOPO 05 00

5.1 Penyediaan Dataset Kompilasi untuk Kerjaluar

AK.PK.05.TOPO.01 05 00

5.2 Pengemaskinian Dataset di Lapangan

AK.PK.05.TOPO.02 05 00

5.3 Suntingan Dataset dan Penyediaan Pangkalan Data Topografi Seamless

AK.PK.05.TOPO.03 05 00

6. Generalisasi PK.06.TOPO 05 00

6.1 Proses Generalisasi AK.PK.06.TOPO.01 05 00

7. Penerbitan Peta PK.07.TOPO 05 00

8. Pencetakan PK.08.BKGIS 05 00

9. Penyimpanan dan Pengendalian Peta

PK.09.BKP 05 00

PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA PROSES UKUR KADASTER

Bil. Nama Dokumen Nombor Dokumen Keluaran Status

Pindaan Tarikh

Kuatkuasa

1. Proses Permohonan Ukur PK.01.NEG 05 00

2. Menjalankan Ukuran Kerjaluar dan Validasi

PK.02.NEG 05 00

3. Semakan Kualiti Data Ukuran Kerja Luar

PK.03.NEG 05 00

4. Prosesan Pelan Berdigit PK.04.NEG 05 00

5. Proses Pengesahan Produk PK.05.NEG 05 00

Muka 10/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

Lampiran A2

SENARAI INDUK DOKUMEN LUARAN MS ISO 9001:2008

BIL. DOKUMEN LOKASI TARIKH

KUATKUASA VERSI

1 Pekeliling Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan

Semua Bahagian/ JUPEM Negeri

5.11.1998

2 Pekeliling Perkhidmatan “ 5.11.1998

3 Pekeliling Perbendaharaan “ 5.11.1998

4 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam “ 5.11.1998

5 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

“ 5.11.1998

6 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan “ 5.11.1998

7 Kontrak-kontrak Penyenggaraan “ 5.11.1998

8 Kanun Tanah Negara JUPEM Negeri 5.11.1998

9 Perintah Kanun Tanah Negara (Bayaran Ukur) 1965

“ 5.11.1998 1965

10 Akta Pengambilan Tanah 1960 “ 5.11.1998

11 Kertas Kelulusan Jemaah Menteri mengenai Jawatankuasa Pemetaan dan Data Spatial Negara No.243/385/65 bertarikh 31 Mac 1965 dan Pindaan No.55/2057/97 bertarikh 22 Januari 1997.

Bahagian Dasar dan Penyelarasan

Pemetaan

5.11.1998

12 Manual Operasi Peralatan Kerjaluar JUPEM Negeri/ Bahagian Pemetaan

Topografi

5.11.1998

13 Manual Mesin Pengira Peta Bahagian Perancangan dan

Korporat

5.11.1998

14 Spesifikasi Pangkalan Data Topografi Kebangsaan

Bahagian Dasar dan Penyelarasan

Pemetaan/Bahagian Kartografi dan GIS

6.10.2000

15 Buku Perancangan Latihan JUPEM Semua Bahagian/ JUPEM Negeri

6.10.2000

16 Manual Perisian BARCO Bahagian Pemetaan Topografi

15.10.2001

17 Microstation User Manual “ 16.10.2001

Muka 11/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

BIL. DOKUMEN LOKASI TARIKH

KUATKUASA VERSI

18 Soset Set User Manual Bahagian Pemetaan Topografi

16.10.2001

19 Pelan Strategik JUPEM (2010-2020) Semua Bahagian/ JUPEM Negeri

7.9.2010

20 Spesifikasi Peta Topografi Bercetak (Skala 1:50,000) Bagi Versi Terhad Siri MY501T dan MY511T serta Versi Tidak Terhad Siri MY501A dan MY511A.

Bahagian Pemetaan Topografi/ Bahagian Kartografi dan GIS

7.9.2010

21 Peraturan Ukur Kadaster 2009 JUPEM Negeri 7.9.2010

22 Perintah Fi dan Bayaran (Perkhidmatan, Data Ukur dan Pemetaan Serta Reproduksi) 2010

” 7.9.2010

23 Manual-Manual Pemplot :-

HP Design Jet4500MFP

HP Design JetT1700

HP Design JetZ6100

HP Design Jet800

HP Design Jet4500ps

HP Design Jet5500ps

HP Design T1300

EPSON Stylus Pro 10600

Bahagian Pemetaan Topografi

7.9.2010

24 Buku Manual Penomboran Filem

JM Metals, FT6000 Titler

Bahagian Pemetaan Topografi

7.9.2010

25 User Guide Filem Processing & Printing

COLEX RTK & RTF

“ 7.9.2010

26 User Guide Z/I Image Station “ 7.9.2010

27 User Guide :-

- Geothic LAMPS

- Radius Mobile

- Radius Vision

- GTM (Geothic Translation Manager)

“ 7.9.2010

Muka 12/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

BIL. DOKUMEN LOKASI TARIKH

KUATKUASA VERSI

28 User Guide :-

- Geomedia

- OCAD (data processing)

“ 7.9.2010

29 Manual Operasi Mesin Cetak :-

- Litosetter 5

- R904 (4 color)

- RVL I & II (2 color)

- RZF (2 color)

Bahagian Kartografi dan GIS

7.9.2010

30 Manual Operasi – ‘Automated Plate Processor – Litostar LP150

“ 7.9.2010

31 Users Guide ERDAS LPS Bahagian Pemetaan Topografi

10.10.2011

32 User Guide Scanner Leica DWS700 “ 10.10.2011

33 User Guide Scanner CONTEX PUMA G600iTET

“ 10.10.2011

34 User Guide Z/I Photoscan “ 10.10.2011

35 Manual Kamera Udara :-

- Microsoft Ultracam Eagle

- DMC

- DMC II

“ 28.06.2012

Nota: Dokumen-dokumen luaran (Dokumen Rujukan) di atas, digunapakai sebelum pelaksanaan MS ISO 9002 di Jabatan.

Tarikh kuatkuasa pada 5.11.98 adalah tarikh kelulusan dokumen kualiti pertama oleh pihak

Pengurusan Tertinggi Jabatan.

Muka 13/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI

Bil Nama dokumen Pegawai penerima No. Kawalan Tarikh edaran

1 2 3 4

Lampiran B

Muka 14/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

BORANG CADANGAN PINDAAN

ARAHAN MENGISI BORANG KEPADA PENCADANG

1. Sila isikan bahaigian A, B, C dan D sahaja.

2. Tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan.

3. Boleh menggunakan helaian lampiran jika ruangan tidak mencukupi.

4. Hantarkan borang yang telah di isi kepada Pengawal Dokumen ( URUSETIA MS ISO 9001:2008 JUPEM ).

A MAKLUMAT PENCADANG

1. Nama :

2. Jawatan:

3. Tempat Bertugas:

B BAHAGIAN ASAL YANG PERLU DIPINDA

1. Manual Kualiti Prosedur Kualiti Arahan Kerja Borang Kualiti

2. Nyatakan para yang dicadang dipinda:

3. Salinkan bahagian yang dicadangkan untuk dipinda di ruangan ini ATAU kembarkan salinan bahagian yang dicadangkan dipinda bersama-sama dengan borang ini.

C CADANGAN PINDAAN

Nyatakan cadangan pindaan di ruangan ini ATAU kembarkan salinan bahagian Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja atau Borang Kualiti yang mempunyai pindaan tersebut bersama-sama dengan borang ini:

D RASIONAL CADANGAN PINDAAN

Nyatakan alasan-alasan mengapa cadangan pindaan diperlukan :

Tandatangan Pencadang: Tarikh:

UNTUK KEGUNAAN URUSETIA MS ISO 9001:2008 JUPEM

E ULASAN PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIA DOKUMEN

Ulasan samada cadangan boleh diterima atau tidak:

Tandatangan: Tarikh:

F ULASAN WAKIL PENGURUSAN

Ulasan :

Tandatangan: Tarikh:

Lampiran C

Muka 15/15

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.01 Kawalan Dokumen Dalaman Dan Luaran

REKOD PINDAAN

Keluaran / Pindaan

Para Tarikh Pindaan Huraian

Lampiran D