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Gerenciamento de Aquisições em Projetos GP26 – Salvador, Bahia

Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos

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Titulo: Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos Alunos:Breno Andrade Oliveira Magalhães,Carlos Geraldo Rodrigues Reis Junior,Cristiano Veiga,Ricardo Javier Pichardo Lugo,RODRIGO SANTOS DANTAS, Cidade: Salvador Disciplina: Aquisições Turma: GP26 Data:16-04-2014 Hora:18:51 Comentarios: Publico até ápos a correção

Text of Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos

  • 1. Gerenciamento de Aquisies em Projetos GP26 Salvador, Bahia

2. EQUIPE Breno Magalhes Cristiano Veiga Carlos Geraldo Ricardo Pichardo Rodrigo Dantas 3. TAP do Projeto Nome do Projeto: Coldplay Salvador Descrio: O presente projeto dever realizar eventos nas novas arenas da copa do mundo de 2014 (trs shows em tres locais distintos) com a Banda Coldplay e mais uma banda nacional em cada show. Justificativa: O Brasil est finalizando a construo de 12 novas Arenas que sediaro a Copa do Mundo de 2014. O projeto dessas Arenas foi concebido, dentre outras caractersticas, para receber eventos musicais de grande porte. Apesar disso, a agenda maior parte dessas Arenas esto completamente vazias de eventos musicais para 2014. Temos ainda o apelo da Copa do mundo para viabilizar o evento, pois o objetivo realizar os show em datas bem prximo os jogos da Copa aproveitando assim tambm parte dos turistas internacionais que estaro no pais. Outro ponto importante, que a banda acaba de lanar um novo lbum, e estar turns mundiais na poca proposta, mostrando ao seu pblico seu novo trabalho 4. TAP do Projeto Objetivo S.M.A.R.T.: Aproveitar o apelo e repercusso da copa do mundo no Brasil, assim como as estruturas das novas Arenas construdas para a copa e trazer a banda Coldplay para uma pequena turn no pas. O objetivo realizar trs shows em trs das 12 Arenas durante as semanas imediatamente anteriores ou posteriores Copa do Mundo. Sero eventos para publico entre 60 e 100 mil pessoas a serem realizados em uma nica semana aps a Copa do Mundo. 5. TAP do Projeto Requisitos: O evento dever acontecer nas cidades escolhidas como sede da Copa do Mundo 2014, alm de estarem localizadas em regies distintas; A data escolhida deve estar entre uma semana antes do incio da Copa e uma semana aps o trmino dos jogos; O evento ter o apoio da FIFA, que dever agir como facilitadora na realizao do evento, principalmente no quesito divulgao; 6. TAP do Projeto Designao: Breno Magalhes Carlos Reis Cristiano Veiga Rodrigo Santos Dantas Ricardo Javier Pichardo Lugo 7. TAP do Projeto Lista de Milestones 1. Definio/Contratao da Banda; 2. Definio de data e Preparao do Local; 3. Marketing e Vendas; 4. Montagem do Evento; Oramento Para a concluso deste projeto est previsto um oramento de R$ 1,0 Milho, a ser consumido durante os 10 meses de durao estimada. Riscos: Problemas com a produo dos ingressos, Problemas com a venda de ingressos, Equipamentos extraviados ou parados na alfandega, Atraso na montagem das estruturas do evento,No entrega ou entrega parcial dos suprimentos para o evento (bebidas e alimentos), No entrega ou entrega parcial das estruturas para banheiros, incluindo banheiros mveis, Problemas na iluminao do palco, Problemas com o sistema udio-Visual no palco, Atraso no transporte da banda, Problema no check-in no hotel onde a banda ficar hospedada, Segurana no hotel, Falta de apoio policial. 8. WBS 9. WBS Detalhe do PT 10. Pacotes Buy 1.1.3 Contratos 1.2.2.1 Produo de Ingressos 1.2.2.2 Venda de Ingressos 1.3.1.3 Frete Internacional 1.3.2.1 Passagens Areas 1.4.1.1 Acceso 1.4.2.1 Montagem 1.4.2.3 Som 1.4.2.4 Vdeo 1.4.2.5 Iluminao 1.4.3.3 Bastidores Segurana 1.5.2.1 Transporte Internacional 1.5.2.2 Transporte Local 1.5.3.1 Segurana Pessoal 1.5.3.2 Segurana Local 1.5.4.2 Servio 11. Critrios Make or Buy 1) Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe 2) Necessidade de fornecimento especializado 3) Necessidade de absoro da tecnologia 4) Restries de custo 5) Restries de prazo 6) Restries de subcontratao 7) Existncia de fornecedores confiveis. 8) O core business da empresa 9) Compartilhamentos de riscos 10) Problemas legais ou de segurana da informao 12. MAPA DAS AQUISIES Concorrncia Item Ref. WBS Vendor List Cronograma Oramento Critrio Make Or Buy 001 Produo de Ingressos 1.2.2.1 IngressoFacil Casa Do Ingresso R$323.500,00 1; 8 002 Venda de Ingressos 1.2.2.2 Pida Ticketmix R$50.000,00 1; 8 003 Som, Video e Iluminao 1.4.2.3 1.4.2.4 1.4.2.5 Artsom Caco de Telha R$50.000,00 1; 2; 8; 9 004 Passagens Areas 1.3.2.1 Tam Gol R$10.000,00 2; 8 005 Segurana Local 1.5.3.1 Seguforte R$10.000,00 1; 2; 8; 9 13. Registro de Riscos Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco Ingresso confeccionado de baixa qualidade, sem garantia contra falsificao Selecionar empresa que apresente melhor sistema contra fraudes de ingressos Adicionar clusulas contratuais que garantam o reembolso de quantias referentes ingressos falsos SEL, PQ,ESP, CONT Indisponibilidade ou dificuldade na compra de ingressos pela internet Fazer testes no site das empresas de venda de ingressos, a fim de confirmar se a experincia de compra do ingresso satisfatria Adicionar clusulas contratuais visando multas em caso de indisponibilidade do site SEL,PQ, ADM, CONT, 14. Registro de Riscos Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco Equipamentos de Som, Vdeo e Iluminao no estarem configuradas corretamente Verificar o portiflio das empresas a serem contratadas Realizar testes antes do dia do evento SEL,PQ,ESP Queda de energia em funo da grande demanda energtica na regio no perodo de realizao do evento A empresa contratada dever providenciar alm dos equipamentos de Som, Vdeo e Iluminao, equipamentos (ex.: Geradores) que garantam a realizao do evento mesmo SEL,ESP,PQ Falha de funcionamento das catracas na validao dos ingresos no dia do evento Fazer testes das catracas 1 ms antes do evento a fim de confirmar o correto funcionamento na validao dos ingresso seja satisfatria Preveer catracas de reserva para substituio em caso de falha Prever no contrato clausula obrigando a manter pessoal tcnico capacitado para diagnostico, configurao e troca de catracas no dia do evento ESP, ADM,CONT 15. Declarao de Trabalho (Linha do MA: Produo de Ingressos) Especificao Funcional: Fornecimento de facilidades de internet site para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartes de credito e boleto bancrio) de ingressos pela internet Fornecimento de ingressos em meio fsico de alta qualidade e segurana Fornecimento de catracas para controle e validao dos ingressos no dia do evento Treinamento ao pessoal de segurana do evento para operao das catracas Suporte tcnico especializado para assistncia no dia do evento Prazos: A produo de ingressos deve ser finalizada 3 meses antes do evento e permanecer at o dia do evento. As catracas devem estar instaladas e testadas no local do evento, 48 horas antes do evento A entrega dos ingressos devero ser entregues ao clientes at 15 dias antes do evento. Suporte Tcnico: A equipe de manuteno das catracas dever estar disponvel no momento do evento para garantir o perfeito funcionamento desses equipamentos. 16. Declarao de Trabalho (Linha do MA: Produo de Ingressos) Nvel do servio de manuteno desejado: A contratada dever estar diariamente monitorando o perfeito funcionamento do site de venda do ingresso. Local de Entrega: Os ingressos comprados pela internet devero ser disponibilizados para serem retirados pelos clientes num local a definir, a partir de 15 dias antes do evento. Qualidade Requerida: O site para compra do evento dever ser simples, rpido, funcional e seguro para o usurio. Os dados devem ser salvos em banco de dados de seguros com a funcionalidade de backups peridicos. 17. Declarao de Trabalho (Linha do MA: Produo de Ingressos) Treinamento Desejado: A equipe de recebimento/operao das catracas devero receber treinamentos para identificao e validao dos ingressos Garantia: Cada hora que o site de cadastramento e aquisio ficar indisponvel haver uma multa estipulada em contrato. Cada ingresso falso identificado, ser cobrado o valor do ingresso ao fornecedor contratado. 18. Declarao de Trabalho (Linha do MA: Produo de Ingressos) Pesos das Entregas: Vendas de Ingressos pela Internet 40% Entrega de Ingressos 20% Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso 10% Suporte tcnico no Evento 15% Instalao de Cancelas 15% 19. Quantidades: Ingressos 15.000 Treinamento 60 Pessoas Suporte Tcnico, Antes, Durantes e Depois 40hrs Instalao de Cancelas 30 Declarao de Trabalho (Linha do MA: Produo de Ingressos) 20. Critrio de Medio: o Venda de Ingressos pela Internet, proporcional ao numero de ingressos vendidos o Entrega de Ingressos, proporcional ao numero de ingressos entregue o Treinamento de pessoal por numero de pessoa treinada o Suporte Tcnico por hora executada o Instalao de cancela, 50% na instalao e 50% na desinstalao das cancelas Declarao de Trabalho (Linha do MA: Produo de Ingressos) 21. Fluxograma do Contrato Kick off Meeting Indicao do Gestor De Contratos Avaliar os Requisitos do Contrato Acompanhar o Atendimentos dos Requisitos do Contrato Gerar Relatrio de Acompanhamento do Contrato Houve Problema no Atendimento aos Requisitos Agir Para Corrigir ou Aprovar as Mudanas Reportar aos Stakholders a situao do Contrato Registrar as Lies Aprendidas Encerrado No Sim 22. Critrios Eliminatrios No possuir site para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartes de credito e boleto bancrio) de ingressos; No ter a capacidade de produzir ingressos na escala necessria ao evento; No ter a capacidade de adicionar os itens de segurana necessrios ao ingresso impresso (ex.: selo hologrfico); No ter a capacidade de entregar o total de ingressos solicitados no prazo; No possuir pelo menos 1 ano de mercado. 23. Critrios Eliminatrios Critrio Eliminatrio Fornecedor A (Ingresso Fcil) Fornecedor B (Casa do Ingresso) Possui site para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartes de credito e boleto bancrio) de ingressos SIM SIM Tem a capacidade de produzir ingressos na escala necessria ao evento SIM SIM Tem a capacidade de adicionar os itens de segurana necessrios ao ingresso impresso (ex.: selo hologrfico); SIM SIM Tem a capacidade de entregar o total de ingressos solicitados no prazo SIM SIM Possui pelo menos 1 ano de mercado SIM SIM 24. Critrios Classificatrios Prazo ofertado Posicionamento no mercado Preo Condies de pagamento Capacidade Tcnica Tecnologia oferecida 25. Critrios Classificatrios Critrio Classificatrio Pontuao Prazo ofertado Antes prazo solicitado 10 No prazo solicitado 6 Depois do prazo solicitado 4 Posicionamento no mercado 10 anos ou mais 10 5 anos ou mais 5 Menus de 5 anos 0 Preo Preo menor em 15% ou mais do valor estimado 8 Preo entre +/- 15% do valor estimado 4 Preo maior ou mais do 15% do valor estimado 0 26. Critrios Classificatrios Critrio Classificatrio Pontuao Condies de pagamento 60 dias aps emisso Nota Fiscal 8 30 dias aps emisso Nota Fiscal 5 15 dias aps emisso Nota Fiscal 2 Capacidade Tcnica Experiencia tcnica comprovada maior a 10 anos 8 Experiencia tcnica comprovada maior ou igual a 5 anos 6 Experiencia tcnica comprovada menor a 5 anos 0 Tecnologia oferecida Tecnologia do momento Ultima tecnologia 8 Tecnologia de at 5 anos 6 Tecnologia maior a 5 anos 3 27. Critrios de Avaliao Os critrios de avaliao sero apresentados aos fornecedores previamente, visando proporcionar transparncia ao processo e permitindo que os mesmos se adequem. 28. Sistema de Pontuao Critrio Peso Fornecedor A (Ingresso Fcil) Fornecedor B (Casa do Ingresso) Nota Mdia Nota Mdia Tecnologia Oferecida 25% 8 200 6 150 Posicionamento no Mercado 10% 10 100 5 50 Prazo Ofertado 15% 4 60 6 90 Preo 15% 8 120 8 120 Condio de Pagamento 10% 8 80 8 80 Capacidade Tcnica 25% 8 200 6 150 Total 100% 760 640 29. Documentos de Aquisio Adotado O Documento de aquisio adotado foi o a RFP (Solicitao de Proposta), uma vez que no se tem conhecimento tcnico ou especializado para elaborao de DE e a deciso no levar em conta somente o fator preo, mas sim, diversas especificaes de tcnicas e de qualidade entre elas Tecnologia oferecida e capacidade tcnica. 30. Meio Adotado para Envio do Convite Como o Vendor List para este pacote de trabalho reduzido (apenas 2 fornecedores), o convite ser realizado diretamente aos fornecedores atravs de email. 31. Tipo de Contrato O tipo de contrato selecionado ser o de Preo Fixo, uma vez que deseja-se transferir o risco para o contratado. 32. Concorrncia Privada Inicio Identificao de fornecedores Qualificao dos fornecedores Elaborao da RFQ Envio do RFQ para os fornecedores qualificados Respostas s duvidas dos fornecedores Recebimento das Propostas Avaliao tcnica da proposta Envio da avaliao tcnica ao setor de compras Avaliao eescolha do fornecedor Elaborao do contrato Avaliao do contrato Assinatura do Contrato Fim 33. Atitudes e Fiscalizao Autorizao de Trabalho Cobrar o respeito ao contrato pela contratada Auditorias de Qualidade Controle de Qualidade Monitoramento dos Riscos 34. Controle da Aquisio O controle da aquisio ser realizado atravs de Boletins de Medio Tamplate do BM: ID WBS do Contrato Fases/Pacotes de Trabalho Unid. Preo Peso Planejada Executada Criterio Planejado Realizado % 1.2.2.1.1 Vendas de Ingressos pela Internet Ingresso R$ 180.000,00 40% 15000 7500 R$ 180.000,00 7500 20,00% 1.2.2.1.2 Entrega de Ingressos Ingresso R$ 90.000,00 20% 15000 5000 R$ 90.000,00 5000 6,67% 1.2.2.1.3 Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso Pessoa R$ 30.000,00 10% 60 20 R$ 30.000,00 20 3,33% 1.2.2.1.4 Suporte tcnico no Evento hora R$ 10.000,00 15% 40 0 R$ 10.000,00 0 0,00% 1.2.2.1.5 Instalao de Cancelas R$ 13.500,00 15% R$ - 1.2.2.1.5.1 Cancela Instalada Unidade 30 10 67% R$ 9.045,00 R$ 3.015,00 5,00% 1.2.2.1.5.2 Cancela Desintalada Unidade 30 0 33% R$ 4.455,00 R$ - Total Contrato R$ 323.500,00 100% 35,00% Quantidade Avano Fisico 35. Fluxograma para Controlar o Contrato Incio Assinatura do Contrato Execuo das Atividades Medir o Desempenho Desempenho conforme Planejado Analisar necessidade de alterao do contrato Necessrio alterar o contrato Executar alterao do contrato Ao corretiva No Sim No Validao do desempenho Documentar lies aprendidas Todo o trabalho finalizado Aceite das entregas Fim No Sim Sim 36. Fluxograma para Encerramento do Contrato Inicio Recebimento das Entregas Entregas todas Recebidas Cobrar Recebimento das Entregas Faltantes Validao das Entregas Realizar Pagamentos Todos Pagamentos Foram Realizados: Realizar Pagamentos Faltantes. Arquivar o Contrato Fim No Sim No Sim