Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos

Gerenciamento de

Aquisições em Projetos

GP26 – Salvador, Bahia

EQUIPE

• Breno Magalhães

• Cristiano Veiga

• Carlos Geraldo

• Ricardo Pichardo

• Rodrigo Dantas

TAP do Projeto

• Nome do Projeto: Coldplay Salvador

• Descrição:

O presente projeto deverá realizar eventos nas novas arenas da copa do mundo de 2014 (três shows em tres locais distintos) com aBanda Coldplay e mais uma banda nacional em cada show.

• Justificativa:

O Brasil está finalizando a construção de 12 novas Arenas que sediarão a Copa do Mundo de 2014. Oprojeto dessas Arenas foi concebido, dentre outras características, para receber eventos musicais degrande porte. Apesar disso, a agenda maior parte dessas Arenas estão completamente vazias de eventosmusicais para 2014. Temos ainda o apelo da Copa do mundo para viabilizar o evento, pois o objetivo érealizar os show em datas bem próximo os jogos da Copa aproveitando assim também parte dosturistas internacionais que estarão no pais.

Outro ponto importante, é que a banda acaba de lançar um novo álbum, e estará turnês mundiais naépoca proposta, mostrando ao seu público seu novo trabalho

TAP do Projeto

• Objetivo S.M.A.R.T.:

Aproveitar o apelo e repercussão da copa do mundo noBrasil, assim como as estruturas das novas Arenasconstruídas para a copa e trazer a banda Coldplay para umapequena turnê no país. O objetivo é realizar três shows emtrês das 12 Arenas durante as semanas imediatamenteanteriores ou posteriores à Copa do Mundo. Serão eventospara publico entre 60 e 100 mil pessoas a serem realizadosem uma única semana após a Copa do Mundo.

TAP do Projeto

• Requisitos:

O evento deverá acontecer nas cidades escolhidas como sede da Copa do Mundo 2014, além de estarem localizadas em regiões distintas;

A data escolhida deve estar entre uma semana antes do início da Copa e uma semana após o término dos jogos;

O evento terá o apoio da FIFA, que deverá agir como facilitadora na realização do evento, principalmente no quesito divulgação;

TAP do Projeto

• Designação:

• Breno Magalhães

• Carlos Reis

• Cristiano Veiga

• Rodrigo Santos Dantas

• Ricardo Javier Pichardo Lugo

TAP do Projeto

• Lista de Milestones

1. Definição/Contratação da Banda;

2. Definição de data e Preparação do Local;

3. Marketing e Vendas;

4. Montagem do Evento;

• Orçamento

Para a conclusão deste projeto está previsto um orçamento de R$ 1,0 Milhão, a ser consumido durante os 10 meses de duraçãoestimada.

• Riscos:

Problemas com a produção dos ingressos, Problemas com a venda de ingressos, Equipamentos extraviados ou parados na alfandega,Atraso na montagem das estruturas do evento,Não entrega ou entrega parcial dos suprimentos para o evento (bebidas e alimentos),Não entrega ou entrega parcial das estruturas para banheiros, incluindo banheiros móveis, Problemas na iluminação do palco,Problemas com o sistema Áudio-Visual no palco, Atraso no transporte da banda, Problema no check-in no hotel onde a banda ficaráhospedada, Segurança no hotel, Falta de apoio policial.

WBS

WBS

Detalhe do PT

Pacotes Buy

• 1.1.3 Contratos

• 1.2.2.1 Produção de Ingressos

• 1.2.2.2 Venda de Ingressos

• 1.3.1.3 Frete Internacional

• 1.3.2.1 Passagens Aéreas

• 1.4.1.1 Acceso

• 1.4.2.1 Montagem

• 1.4.2.3 Som

• 1.4.2.4 Vídeo

• 1.4.2.5 Iluminação

• 1.4.3.3 Bastidores Segurança

• 1.5.2.1 Transporte Internacional

• 1.5.2.2 Transporte Local

• 1.5.3.1 Segurança Pessoal

• 1.5.3.2 Segurança Local

• 1.5.4.2 Serviço

Critérios Make or Buy

1) Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe

2) Necessidade de fornecimento especializado

3) Necessidade de absorção da tecnologia

4) Restrições de custo

5) Restrições de prazo

6) Restrições de subcontratação

7) Existência de fornecedores confiáveis.

8) O core business da empresa

9) Compartilhamentos de riscos

10) Problemas legais ou de segurança da informação

MAPA DAS AQUISIÇÕES

Concorrência ItemRef.

WBSVendor List Cronograma Orçamento

Critério

Make

Or Buy

001 Produção de

Ingressos

1.2.2.1 •IngressoFacil

•Casa Do

Ingresso

R$323.500,00 1; 8

002 Venda de

Ingressos

1.2.2.2 •Pida

•Ticketmix

R$50.000,00 1; 8

003 Som, Video e

Iluminação

1.4.2.3

1.4.2.4

1.4.2.5

•Artsom

•Caco de Telha

R$50.000,00 1; 2; 8; 9

004 Passagens

Aéreas

1.3.2.1 •Tam

•Gol

R$10.000,00 2; 8

005 Segurança Local 1.5.3.1 •Seguforte R$10.000,00 1; 2; 8; 9

Registro de Riscos

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco

Ingresso confeccionado de baixa

qualidade, sem garantia contra

falsificação

•Selecionar empresa que apresente

melhor sistema contra fraudes de

ingressos

•Adicionar cláusulas contratuais que

garantam o reembolso de quantias

referentes à ingressos falsos

SEL, PQ,ESP, CONT

Indisponibilidade ou dificuldade na

compra de ingressos pela internet

•Fazer testes no site das empresas de

venda de ingressos, a fim de

confirmar se a experiência de compra

do ingresso é satisfatória

•Adicionar cláusulas contratuais

visando multas em caso de

indisponibilidade do site

SEL,PQ, ADM, CONT,

Registro de Riscos

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao

Risco

Equipamentos de Som, Vídeo e

Iluminação não estarem configuradas

corretamente

•Verificar o portifólio das empresas a serem

contratadas

•Realizar testes antes do dia do evento

SEL,PQ,ESP

Queda de energia em função da

grande demanda energética na região

no período de realização do evento

•A empresa contratada deverá providenciar

além dos equipamentos de Som, Vídeo e

Iluminação, equipamentos (ex.: Geradores) que

garantam a realização do evento mesmo

SEL,ESP,PQ

Falha de funcionamento das catracas

na validação dos ingresos no dia do

evento

• Fazer testes das catracas 1 mês antes do

evento a fim de confirmar o correto

funcionamento na validação dos ingresso seja

satisfatória

• Preveer catracas de reserva para

substituição em caso de falha

• Prever no contrato clausula obrigando a

manter pessoal técnico capacitado para

diagnostico, configuração e troca de catracas no

dia do evento

ESP, ADM,CONT

Declaração de Trabalho

(Linha do MA: Produção de Ingressos)

• Especificação Funcional:

• Fornecimento de facilidades de internet “site” para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartões de credito e boleto bancário) de ingressos pela internet

• Fornecimento de ingressos em meio físico de alta qualidade e segurança

• Fornecimento de catracas para controle e validação dos ingressos no dia do evento

• Treinamento ao pessoal de segurança do evento para operação das catracas

• Suporte técnico especializado para assistência no dia do evento

• Prazos:

• A produção de ingressos deve ser finalizada 3 meses antes do evento e permanecer até o dia do evento.

• As catracas devem estar instaladas e testadas no local do evento, 48 horas antes do evento

• A entrega dos ingressos deverão ser entregues ao clientes até 15 dias antes do evento.

• Suporte Técnico:

• A equipe de manutenção das catracas deverá estar disponível no momento do evento para garantir o perfeito funcionamento desses equipamentos.



• Nível do serviço de manutenção desejado:

• A contratada deverá estar diariamente monitorando o perfeito funcionamento do site de venda do ingresso.

• Local de Entrega:

• Os ingressos comprados pela internet deverão ser disponibilizados para serem retirados pelos clientes num local a definir, a partir de 15 dias antes do evento.

• Qualidade Requerida:

• O site para compra do evento deverá ser simples, rápido, funcional e seguro para o usuário.

• Os dados devem ser salvos em banco de dados de seguros com a funcionalidade debackups periódicos.



• Treinamento Desejado:

• A equipe de recebimento/operação das catracas deverão receber treinamentos para identificação e validação dos ingressos

• Garantia:

• Cada hora que o site de cadastramento e aquisição ficar indisponível haverá uma multa estipulada em contrato.

• Cada ingresso falso identificado, será cobrado o valor do ingresso ao fornecedor contratado.



• Pesos das Entregas:

Vendas de Ingressos pela Internet 40%

Entrega de Ingressos 20%

Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso 10%

Suporte técnico no Evento 15%

Instalação de Cancelas 15%

• Quantidades:

Ingressos 15.000

Treinamento 60 Pessoas

Suporte Técnico, Antes, Durantes e Depois 40hrs

Instalação de Cancelas 30



• Critério de Medição:

o Venda de Ingressos pela Internet, proporcional ao numero de ingressos vendidos

o Entrega de Ingressos, proporcional ao numero de ingressos entregue

o Treinamento de pessoal por numero de pessoa treinada

o Suporte Técnico por hora executada

o Instalação de cancela, 50% na instalação e 50% na desinstalação das cancelas



Fluxograma do Contrato

Kick off Meeting

Indicação do GestorDe Contratos

Avaliar os Requisitos do

Contrato

Acompanhar o Atendimentos dos

Requisitos do Contrato

Gerar Relatório de Acompanhamento

do Contrato

Houve Problema no Atendimento aos Requisitos

Agir Para Corrigir ou Aprovar as Mudanças

Reportar aos Stakholders a situação do

Contrato

Registrar as Lições Aprendidas

Encerrado

Não

Sim

Critérios Eliminatórios

• Não possuir site para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartões de credito e boleto bancário) de ingressos;

• Não ter a capacidade de produzir ingressos na escala necessária ao evento;

• Não ter a capacidade de adicionar os itens de segurança necessários ao ingresso impresso (ex.: selo holográfico);

• Não ter a capacidade de entregar o total de ingressos solicitados no prazo;

• Não possuir pelo menos 1 ano de mercado.

Critérios Eliminatórios

Critério Eliminatório

Fornecedor A

(Ingresso Fácil)

Fornecedor B

(Casa do Ingresso)

Possui site para venda segura (pagamento com

todas as bandeiras de cartões de credito e boleto

bancário) de ingressos

SIM SIM

Tem a capacidade de produzir ingressos na escala

necessária ao eventoSIM SIM

Tem a capacidade de adicionar os itens de

segurança necessários ao ingresso impresso (ex.:

selo holográfico);

SIM SIM

Tem a capacidade de entregar o total de ingressos

solicitados no prazoSIM SIM

Possui pelo menos 1 ano de mercado SIM SIM

Critérios Classificatórios

• Prazo ofertado

• Posicionamento no mercado

• Preço

• Condições de pagamento

• Capacidade Técnica

• Tecnologia oferecida


Critério Classificatório Pontuação

Prazo ofertado

Antes prazo solicitado 10

No prazo solicitado 6

Depois do prazo solicitado 4

Posicionamento no mercado

10 anos ou mais 10

5 anos ou mais 5

Menus de 5 anos 0

Preço

Preço menor em 15% ou mais do valor estimado 8

Preço entre +/- 15% do valor estimado 4

Preço maior ou mais do 15% do valor estimado 0


Critério Classificatório Pontuação

Condições de pagamento

60 dias após emissão Nota Fiscal 8



Capacidade Técnica

Experiencia técnica comprovada maior a 10 anos 8

Experiencia técnica comprovada maior ou igual a 5 anos 6

Experiencia técnica comprovada menor a 5 anos 0

Tecnologia oferecida

Tecnologia do momento – Ultima tecnologia 8

Tecnologia de até 5 anos 6

Tecnologia maior a 5 anos 3

Critérios de Avaliação

• Os critérios de avaliação serão apresentados aos

fornecedores previamente, visando proporcionar

transparência ao processo e permitindo que os

mesmos se adequem.

Sistema de Pontuação

Critério Peso Fornecedor A

(Ingresso Fácil)

Fornecedor B

(Casa do Ingresso)

Nota Média Nota Média

Tecnologia Oferecida 25% 8 200 6 150

Posicionamento no

Mercado

10% 10 100 5 50

Prazo Ofertado 15% 4 60 6 90

Preço 15% 8 120 8 120

Condição de

Pagamento

10% 8 80 8 80

Capacidade Técnica 25% 8 200 6 150

Total 100% 760 640

Documentos de Aquisição Adotado

• O Documento de aquisição adotado foi o a RFP

(Solicitação de Proposta), uma vez que não se tem

conhecimento técnico ou especializado para

elaboração de DE e a decisão não levará em conta

somente o fator preço, mas sim, diversas

especificações de técnicas e de qualidade entre elas

Tecnologia oferecida e capacidade técnica.

Meio Adotado para Envio do

Convite

• Como o Vendor List para este pacote de trabalho é

reduzido (apenas 2 fornecedores), o convite será

realizado diretamente aos fornecedores através de

email.

Tipo de Contrato

• O tipo de contrato selecionado será o de Preço Fixo,

uma vez que deseja-se transferir o risco para o

contratado.

Concorrência Privada

Inicio

Identificação de fornecedores

Qualificação dos fornecedores

Elaboração da RFQ

Envio do RFQ para os fornecedores

qualificados

Respostas às duvidas dos

fornecedores

Recebimento das Propostas

Avaliação técnica da proposta

Envio da avaliação técnica ao setor de

compras

Avaliação e escolha do fornecedor

Elaboração do contrato

Avaliação do contrato

Assinatura do Contrato

Fim

Atitudes e Fiscalização

• Autorização de Trabalho

• Cobrar o respeito ao contrato pela contratada

• Auditorias de Qualidade

• Controle de Qualidade

• Monitoramento dos Riscos

Controle da Aquisição

• O controle da aquisição será realizado através de

Boletins de Medição

• Tamplate do BM:

IDWBS do Contrato

Fases/Pacotes de TrabalhoUnid. Preço Peso Planejada Executada Criterio Planejado Realizado %

1.2.2.1.1 Vendas de Ingressos pela Internet Ingresso R$ 180.000,00 40% 15000 7500 R$ 180.000,00 7500 20,00%

1.2.2.1.2 Entrega de Ingressos Ingresso R$ 90.000,00 20% 15000 5000 R$ 90.000,00 5000 6,67%

1.2.2.1.3 Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso Pessoa R$ 30.000,00 10% 60 20 R$ 30.000,00 20 3,33%

1.2.2.1.4 Suporte técnico no Evento hora R$ 10.000,00 15% 40 0 R$ 10.000,00 0 0,00%

1.2.2.1.5 Instalação de Cancelas R$ 13.500,00 15% R$ -

1.2.2.1.5.1 Cancela Instalada Unidade 30 10 67% R$ 9.045,00 R$ 3.015,00 5,00%

1.2.2.1.5.2 Cancela Desintalada Unidade 30 0 33% R$ 4.455,00 R$ -

Total Contrato R$ 323.500,00 100% 35,00%

Quantidade Avanço Fisico

Fluxograma para Controlar o

Contrato

Início

Assinatura do Contrato

Execução das Atividades

Medir o Desempenho

Desempenho conforme Planejado

Analisar necessidade de

alteração do contrato

Necessário alterar o contrato

Executar alteração do contrato

Ação corretiva

Não

Sim

Não

Validação do desempenho

Documentar lições aprendidas

Todo o trabalho finalizado

Aceite das entregas

Fim

Não

Sim

Sim

Fluxograma para Encerramento do

Contrato

Inicio

Recebimento das Entregas

Entregas todas Recebidas

Cobrar Recebimento das

Entregas Faltantes

Validação das Entregas

Realizar Pagamentos

Todos Pagamentos Foram Realizados:

Realizar Pagamentos

Faltantes.

Arquivar o Contrato

Fim

Não

Sim

Não

Sim

Documents

Salvador - Turma 26 - Aquisições - Coldplay Salvador GP26 Eventos