1

Samen sterk in verandering

Eerste Hulp bij FusieSiegfried Debruyne (OCMW Gent) en Jonas Vincken (AgO)

2

Agenda

Eerste Hulp Bij Fusie

Naar een nieuw organisatiemodel

Leidende principes

Aanpak en programmastructuur

3

Wat doe je om je fusie te laten mislukken?

NAAR EEN NIEUW ORGANISATIEMODEL

Nieuw organisatiemodelWaarom?

• Moderne, flexibele stadsorganisatie opzetten• Efficiëntie stimuleren:

– Bundelen activiteiten– Verhogen klantgerichtheid– Stimuleren flexibiliteit

• Bestaande samenwerkingen bestendigen• Financiële situatie respecteren• Integraal werken over de verschillende

beleidsdomeinen

LEIDENDE PRINCIPES

Leidende principes

• Wat? Uitgangspunten en afspraken in het goed samenwerken met elkaar

• Wanneer? Beide organisaties/entiteiten bepalen dit samen bij het begin van het traject

• “Af te toetsen” bij elke stap in het proces• Afspraken = elkaar kunnen aanspreken indien men

ertegen zondigt• Vaak zijn leidende principes gelinkt aan de

(gezamenlijke) visie, missie en strategie maar evenzeer ook aan de werkwijze en omgangsvormen in de samenwerking

LEIDENDE PRINCIPES IN DE PRAKTIJK

Leidende principes (voorbeeld)Leidend principe Vertaling

• Ambitie • Link met relevante strategische doelstellingen

• Transparantie/openheid/respect • Duidelijkheid van verantwoordelijkheden • Duidelijkheid over het (beslissings)proces

• Wij-gevoel/samen • Gemeenschappelijk doel en woordgebruik

• Politieke onafhankelijkheid • Geen rolverwarring in besluitvorming• Regie op de uitvoering • Verantwoordelijkheid als ambtenaar opnemen

• Zorg voor onze medewerkers • Uitlegbaarheid beslissingen naar medewerkers

• LEAN-principes hanteren • Wat gaat er nu beter? (bv betere besluitvorming, kostenbesparing, minder bureaucratie…)Pragmatische benadering (de "lichtheidstoets")

BLAUWDRUK

Ondersteuning

Publiekszaken

Facility Management

Human Resources

Bedrijfsvoering

Persoonsgebonden materie

Samenleven & welzijn

Onderwijs, opvoeding & jeugd

Vrije tijd

Sociale dienstverlening

Ouderenzorg

Grondgebonden materie

Duurzame stedelijke ontwikkeling& ondernemen

CBS

Burgemeester

Financieel beheerder Stad Gent

Stadssecretaris

Kabinetten en fracties

Strategisch coördinator

OCMW-Raad

OCMW-voorzitter

OCMW-secretaris

Stadsvernieuwing& openbaar domein

Financiën

Financieel beheerder OCMW Gent

Wanneer?

• September 2013: september: beslissing blauwdruk• November 2013: opstart programmabureau• 2014:

• definitieve goedkeuring blauwdruk en bepalen van prioritaire domeinen

• quick wins • 2015-2016-2017-2018: op kruissnelheid• 2019: finalisatie (einde legislatuur)

AANPAK

Wat is er gebeurd sinds de beslissing?

• Opzetten programmastructuur ter coördinatie van het geheel– Duidelijke roldefinitie

• Inventaris en aanpak van bestaande en nieuwe projecten: ev. samen doen sporen

• Bijhouden planningsoverzicht, ook voor de deelprojecten

• Communicatieplan: Gent Plus

(voorbeeld) Pijler ondersteuning

Departementen

Bedrijfsvoering & Publiekszaken

Facility Management

Mensen (HR) & Middelen (Financiën)

PROGRAMMASTRUCTUUR & - ORGANISATIE

PMO (programmaorganisatie)

MasterprojectteamPersoonsgebonden materie

Kernteam

CBS / GRVB / Raad

Gemeenschappelijk ManagementteamSponsorenDep.hoofden

P P PP P P P PP

MasterprojectteamGrondgebonden materie

MasterprojectteamOndersteuning

Masterprjctmanager

Masterprjctmanager

Masterprjctmanager

Tran

sver

sale

traj

ecte

n

Support team

VC VCVC

HRCCHHTW

Transversale Werking

HerHuisvesting

Communicatie & Change

Finance

CC

HH

TW

FIN

FIN

Roldefinitie programmaorganisatie (PMO)PMO Lead (PMO) Focus: top-down–Taken: PMO-ownership, de reorganisatie/fusie aandrijven, de baten van het programma opleveren

PMO manager(PMO) Focus: top-down–Taken: het programma draaiende houden, coördineren vd rapportage, risico’s en issues, bewaken vd strategische alignering

Communicatie Focus: top-down–Taken: de ‘organisaties’ op de hoogte brengen van, klaarstomen en goesting doen krijgen voor de reorganisatie

Verandercoach Focus: bottom-up–Taken: ‘medewerkers’ op de hoogte brengen van, geruststellen, klaarstomen en goesting doen krijgen voor de reorganisatie

Master project mgrs Focus: bottom-up–Taken: beheer van de projectportfolio en oplevering projecten

PROGRAMMAORGANISATIE VERTALEN NAAR EIGEN PRAKTIJK

Wat is het doel van de fusie?

Wat zijn de grote projecten bij de fusie?

Hoe organiseer je dit, houdt je dit samen?

Welke rollen heb je hierbij nodig?

Projectnaam

• Neutrale projectnaam om alle personeelsleden te bereiken

• Herkenbaarheid van de boodschappen• Positieve benadering, weg van associaties met

‘reorganisatie’

•‘Gent’ als gemeenschappelijke deler voor iedereen

•We doen het voor Gent en de Gentenaars

•Nadruk ligt op samenwerken

•Verder verwijst naar toekomst (tijdsdimensie) en naar meerwaarde (kwaliteitsdimensie)

•Geheel is meer dan de som van de delen

•Creatie van meerwaarde

•Linken en netwerken (cfr. Google+)

Vragen?

22

Meer info of begeleiding bij een verandertraject?

agoadviseert@bz.vlaanderen.be