161

Click here to load reader

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 1: Inleiding bestuurlijke informatievoorziening

Met bestuurlijke informatievoorziening bedoelen we: alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van besturen, het doen functioneren en het beheersen van een organisatie alsmede ten behoeve van het afleggen van verantwoordelijkheid.

Vragen waarom het gaat bij het opzetten van een administratieve organisatie: Wat: Wat is voor informatie nodig? Wie: Wie vervult welke taak in de uitvoering van het proces? Hoe: Welke werkwijze moet worden toegepast? Wanneer: Volgens welk tijdschema dienen de gegevensverwerking en de

informatievoorziening plaats te vinden?

Een handboek BIV is het boek waar de wat,wie,hoe,wanneer vragen voor alle processen in het bedrijf schriftelijk zijn vastgelegd.

Functies van de administratie: Middel tot het afleggen van rekeningschap en verantwoording Controlemiddel op de taakuitvoering van de medewerkers van de huishouding. Middel tot vaststelling van vermogen en resultaat van de huishouding Middel tot vaststelling van de kostprijs Middel tot vaststelling van de doelmatigheid waarmee is gewerkt. Middel om informatie te verschaffen aan de leidende functionarissen van de

huishouding ten behoeve van de te nemen bestuursbeslissingen. Middel om gedetailleerde informatie te verschaffen ten behoeve van de uitvoering van

taken met betrekking tot de huishouding. Bewijsmiddel en middel ter voldoening aan wettelijke bepalingen en andere door de

overheid gegeven voorschriften.

Huishouding: Handelen volgens het economisch principe

Belangrijke aspecten van een huishouding zijn:o Het ontstaan van een taakverdeling en andere afsprakeno De behoefte aan communicatieo De noodzaak tot permanente oordeelsvorming

Organisatie: Het geheel van – relatief – duurzame regelingen met behulp waarvan de goede

werking van een op een bepaald doel gericht middelencomplex wordt nagestreefd.

Onderneming Een onderneming is een op continuïteit ingestelde huishouding, die door het

bevredigen van behoeften, streeft naar het rendabel maken van het geïnvesteerd vermogen. (Maken van winst)

Administratieve organisatie: Het geheel van – relatief – duurzame regelingen met behulp waarvan de goede

werking van de administratie wordt nagestreefd.

Factoren die van belang zijn voor centralisatie of decentralisatie zijn:

Pagina 1 van 99

Page 2: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Cultuur van de organisatie Betrokkenheid van het personeel Maatschappelijke ontwikkelingen Kosten en baten

Niveaus van leidinggeven binnen een organisaties: Strategisch Tactisch Operationeel

Drie niveaus van informatievoorziening: Informatievoorziening op strategisch niveau Informatievoorziening op tactisch niveau Informatievoorziening op operationeel niveau

Kenmerken van informatie zijn: Er worden signalen of tekens op een of andere manier vastgelegd. Deze worden op een of andere manier overgebracht. Zij zijn op een of andere manier geordend. Zij hebben betekenis voor de ontvanger, dat wil zeggen: ze vergroten diens kennis op

het gebied waarop de informatie betrekking heeft.

Conclusies die kunnen worden getrokken uit de geleverde informatie: Er zal een systeem voor vastlegging en overbrenging van informatie moeten worden

ontworpen. De vastlegging op zich kan als informatie worden beschouwd, maar we informeren er niet zonder meer mee (bv een computergeheugen.)

Er dienst geordende informatie te zijn, anders is slechts sprake van een chaotische overbrenging van gegevens. De administratie is in principe een geopende informatiebron.

Bij de informatieoverdracht dient men zich steeds af te vragen of deze betekenis heeft voor de ontvanger. Maar al te vaak is ook in de praktijk van het bedrijfsleven sprake van overtollige “informatie”

Informatie hebben nodig: Gebruikers binnen de huishouding

o Leidingsgevendeo Uitvoerende

Gebruikers buiten de huishoudingo Eigenareno Leden (bij verenigingen)o De fiscuso Kredietgevers (banken en leveranciers)o Afnemers

Beperkingen die men zich zal moeten opleggen bij het bepalen van de informatiebehoefte:

Pagina 2 van 99

Page 3: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Niet alle wensen zijn te vervullen. Het opstellen van prognoses is een zaak met veel haken en ogen.

Soorten informatie: Formele en informele informatie

o Formele informatie zal in dat geval het resultaat zijn van voorgeschreven procedures en richtlijnen. Informele informatie vindt haar oorsprong in allerlei contacten tussen personen binnen de organisatie en met personen (of organisaties) daarbuiten

Interne en externe informatie o Wanneer de informatie ontstaat binnen de organisatie spreken we van interne

organisatie. Zijn de bronnen buiten de organisatie gelegen, dan spreken we van externe informatie.

Management- en logistieke informatie o Is sprake van informatie die noodzakelijk is voor het besturen van de

organisatie, dan is er sprake van managementinformatie. Wordt de informatie gebruikt voor de bedrijfsprocessen, dan is er sprake van logistieke informatie.

Project- en procesinformatie o Projectinformatie duidt dan op gegevens die een incidenteel karakter hebben

en noodzakelijk zijn voor besluitvormingsprocessen. De procesinformatie daarentegen is permanenter van aard en is noodzakelijk voor het beheersen van de bedrijfsprocessen.

Informatieverzorging: Het voorzien in de informatiebehoeften van zowel medewerkers in een organisatie ten

aanzien van het functioneren van die organisatie als externe belanghebbenden.

Informatieverzorging als proces: Allereerst zullen de behoeften geïnventariseerd moeten worden, waarna in een

volgende fase vastgesteld dient te worden welke basisgegevens men nodig heeft. Deze basisgegevens zullen moeten worden verzameld en vastgelegd in de volgende fases. Omdat de informatie in veel gevallen echter niet direct toegankelijk zal zijn voor het doel waarvoor ze is verzameld, zullen over het algemeen bewerkingen noodzakelijk zijn om die informatie geschikt te maken voor het doel.

Enkele veredelingsbewerkingen: Sorteren Vermenigvuldigen, tellen e.d. Selecteren, vergelijken, bewaren Chronologische of alfabetische ordening Rekenkundige bewerkingen Taalkundige bewerkingen (vertalen of verbeteren leesbaarheid) Gebruik van grootboekrekeningen

Wijze waarop we informatie kunnen verwerken:

Pagina 3 van 99

Page 4: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Postgewijze verwerking, waarbij ieder gegeven apart het gehele verwerkingtraject doorloopt.

Serie- of groepsgewijze verwerking, waarbij de gegevens bewaard worden totdat een hoeveelheid – gelijksoortige – gegevens gelijktijdig verwerkt kan worden.

Eisen verwerking van informatie: Betrouwbaarheid Doelmatigheid Planning Bedrijfseconomische redenen

Communicatie: Het overdragen van gedachte, mededelingen of kennis, dat plaatsvindt tussen mensen,

machines en/of groepen hiervan met het doel deze inzichten of kennis gemeenschappelijk te maken.

Voorwaarden voor een goede communicatie binnen een organisatie zijn: De structuur van de organisatie moet duidelijk en bekend zijn, zodat de betrokkenen

weten van wie zij informatie kunnen verwachten en aan wie zij informatie dienen te verstrekken.

De processen en procedures inzake informatievoorziening dienen duidelijk en bekend te zijn.

Het communicatiepatroon dient een sluitend geheel te zijn – de structuur en de mate van bevoegdheidsdelegatie dienen zodanig te zijn, dat het aantal noodzakelijke communicatieverhoudingen zo gering mogelijk is.

Er moet bij alle betrokkenen een positieve instelling bestaan jegens de communicatie zodat blokkering van communicatiekanalen wordt voorkomen.

Verticale communicatie de communicatie langs de hiërarchische weg. Het is zowel communicatie van boven

naar beneden als van beneden naar boven.Horizontale communicatie

is communicatie tussen functionarissen die niet in een hiërarchische verhouding tot elkaar staan.

Belang bij de keuze van de binnen een organisatie te gebruiken communicatiemiddelen: Tussen welke personen de communicatie plaatsvindt Met welke frequentie Met welke tijdsduur Welke informatie (vorm,inhoud) De afstand die overbrugt dient te worden De gewenste snelheid De vraag of de informatie al dan niet bewaard dient te worden De kosten van de te gebruiken communicatiemiddelen

Pagina 4 van 99

Page 5: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Eisen verstrekken van informatie: Vraag welke informatie verstrekt moet worden Wijze waarop de gegevens worden gepresenteerd. Tijdsaspect

Terugkoppeling: Uitvoer van het proces meten en deze vergelijken met een norm.

Informatiebehoeften zijn sterk uiteenlopend omdat er in een huishouding een zeer groot aantal activiteiten voorkomen die sterk van elkaar verschillen.

Bij het begrip informatiebehoefte moet niet alleen gedacht worden aan het object, het subject, de situatie e.d. waarop de informatie betrekking heeft, maar ook aan een aantal eisen waaraan de informatie moet voldoen om op het juiste moment voor de ontvanger van waard te zijn. Deze eigenschappen noemen we het kwaliteitsspectrum van de informatie.

Het kwaliteitsspectrum omvat de volgende aspecten: Volledigheid Gedetailleerdheid Betrouwbaarheid Kritisch gehalte Kwalificering Frequentie Psychisch effect Nauwkeurigheid Ouderdom Continuïteit Mate van veredeling

Door de aard van de leidinggevende activiteiten, resp. de uitvoerende activiteiten worden sommige aspecten van het spectrum beïnvloed:

Voorbeelden van systeemeisen:

Pagina 5 van 99

Uitvoering

Operationele leiding

Middenkaderer

Topleidinger

Toeneminger

NauwkeurigheidKwantificeringFrequentieDetaillering

Page 6: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Bestanden moeten willekeurig toegankelijk zijn. Bestanden moeten continue toegankelijk zijn. Er moeten eisen zijn hoe lang een eventuele storing mag duren. Voorschriften en wettelijke regelingen kunnen ook systeemeisen tot gevolg hebben.

Informatiesysteem: Een ordening van elementen die samenwerken ten behoeve van de

informatievoorziening van een huishouding.

Bij een modern informatiesysteem hebben we in het algemeen met vijf soorten elementen te maken:

Machines (hardware) Programmatuur (software) Administratieve procedures Gegevensverzamelingen (bestanden) Personeel

Om tot een informatiesysteem te komen is nodig: Vaststellen welke basisgegevens nodig zijn Waar en door wie die gegevens worden vastgelegd Hoe, waar en door wie ze verwerkt moeten worden om er informatie van te maken. Ten behoefte van het vaststellen en verwerken van gegevens alsmede ten behoeve van

het verstrekken van informatie, de systematiek en de technische hulpmiddelen gekozen.

Informatiesubsystemen handelsbedrijf: Order- en verkoopadministratie Een voorraadadministratie Een inkoopadministratie Een financiële administratie (debiteuren, crediteuren, grootboek)

Pagina 6 van 99

Page 7: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Grondpatroon van een informatieverwerkingsproces.

Grondpatroon informatieverwerkingsproces

Externe gegevens zijn gegevens die buiten de huishouding vallen. Interne gegevens zijn gegevens die binnen de huishouding ontstaan

Gegevens worden vastgelegd omdat: Overbrugging van tijd, ondersteuning van het menselijk geheugen in het geval dat de

informatie pas op een later tijdstip nodig is. Overbrugging van afstand, het mogelijk maken van transport in geval van de

informatie op een andere plaats nodig is. Het bewerken van gegevens mogelijk, resp. eenvoudig te maken (sorteren, rekenen) Informatie als bewijsmateriaal te laten dienen (al dan niet wettelijk voorgeschreven.)

Voorbeelden informatiedragers: Machinaal leesbaar

o Magneetbando Disketteo Harde schijfo CD-romo Zip-driveo USB-stick

Machinaal en voor mensen leesbaaro Slappe formuliereno Kaarteno Microfilm

Pagina 7 van 99

Programma’sProceduresRichtlijnenVoorschriftenRekenregelsTabellen

Systematisch muteerbare gegevensverzamelingen (bestanden)

INVOERUITVOER

Formele beslissingen

Rekenkundige bewerkingen

Page 8: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Rol van een formulier: Een formulier moet zodanig worden ontworpen, dat het op de doelmatigste wijze zijn

functie kan vervullen; het gaat er hierbij niet om dat zo veel mogelijk vaste informatie op het formulier wordt voorgedrukt, maar op de gehele indeling.

Relatie administratieve organisatie en informatiesysteem: Het begrip administratie heeft betrekking op die onderdelen van de

informatieverzorging, die in belangrijke mate gericht zijn op financiële informatie en de interne controle.

Belangrijke onderdelen van de administratie van een productiebedrijf zijn:o Inkoopadministratieo Verkoopadministratie (facturering, orders)o Voorraadadministratieo Debiteurenadministratieo Crediteurenadministratieo Kostprijsadministratieo Personeels- en salarisadministratieo De administratie van liquide middeleno Begrotingsadministratieo Boekhouding etc.

Pagina 8 van 99

Page 9: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 2: Interne controle

Controleren is het toetsen van de werkelijkheid aan een norm.Vier fases

Het verkrijgen van informatie omtrent de norm en het vaststellen van de norm Het verkrijgen van informatie omtrent de werkelijkheid Het vergelijken van norm en werkelijkheid Het verklaren van het geconstateerde verschil.

Drie soorten controles: Zelfcontrole Interne controle Externe controle

Interne controle is nodig indien: In de huishouding gaat een verdeling van werkzaamheden plaatsvinden, omdat de

leiding de uit te voeren taken noch naar aantal noch naar vereiste deskundigheid allemaal zelf kan verrichten.

De interne controle van een onderneming richt zicht concreet op de volgende aspecten: Verwachtingen Beleid Bevoegdheid Uitvoering Voortgang Efficiency Bewaring Normen Administratie Kwaliteit De structuur van het stelsel van interne controlemaatregelen De structuur van het stelsel interne controlemaatregelen.

Zaken die gedelegeerd kunnen worden: Verrichten van transacties Bewaren van geld, goederen e.d. Deel besluitvorming

Vragen waarop de interne controle antwoord zal moeten geven t.a.v. leidinggeven: Zijn de uitgangspunten, die aan de beleidsvorming, de planning en de opdrachten aan

de medewerkers ten grondslag hebben gelegen, achteraf juist gebleken? Zijn de opdrachten die de leidinggevende functionarissen aan hun medewerkers

gegeven hebben, op de juiste wijze uitgevoerd en hebben de medewerkers hun bevoegdheden niet overschreden?

Pagina 9 van 99

Page 10: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Vragen waarop de interne controle antwoord zal moeten geven t.a.v. de uitvoering: Is er efficiënt gehandeld, met andere woorden zijn de kosten, die aan de activiteiten

ten grondslag zijn gelegd, economisch verantwoord? Dit slaat niet alleen op productieprocessen, maar ook op kosten van informatieverwerking etc.

Worden de activiteiten tijdig en in de juiste volgorde uitgevoerd (voortgangscontrole) Is de kwaliteit van de waarden die eigendom worden of zijn van een huishouding

goed? Dit slaat bijvoorbeeld op ontvangen grondstoffen, de eigen productie, maar ook op kwaliteit van de debiteuren.

Zijn de waarden van het bedrijf nog aanwezig, zijn zij in goede stat en verdwijnen ze niet ten onrechte.

Voldoen de activiteiten aan de wettelijke voorschriften en regels,opgelegd door andere instanties; zodat hier geen schades uit kunnen volgen?

Vragen waarop de interne controle antwoord zal moeten geven t.a.v. de gegevensverwerking: Ontvangt elke medewerker de informatie die hij nodig heeft om zijn taken te kunnen

verrichten (zoals uitvoerende taken als leidinggevende taken)? Is de geleverde informatie juist, tijdig, volledig en doelmatig (voldoet het aan de

informatiebehoefte)?

Actieve interne controle: Controle door chefs, die lopen te controleren (oogcontact) of speciale

controlefunctionarissen, die ten behoeve van leidinggevende medewerkers controleactiviteiten verrichten. Deze controle is repressief.

Passieve interne controle: Een complex van organisatorische en technische maatregelen, die vooral gericht is op

het voorkomen van onregelmatigheden. Dit is preventief en is veel belangrijker.

Verschil tussen preventief en repressief: Preventief is vooraf en repressief is achteraf.

Essentie van de controletechnische functiescheiding: Dat een medewerker zichzelf niet controleert.

In het kader van deze controletechnische (of primaire) functiescheiding. In het kader onderscheiden we vier functies:

o Beschikkeno Bewareno Registrereno Uitvoeren

Beschikkingsfunctie functies waarbij er bevoegdheden zijn om te kunnen beschikken over waarden van de

huishouding zoals goed, goederen, vorderingen (verkoopfunctie, procuratie, recht om vorderingen te laten afschrijven), het aangaan van verplichtingen (inkopen) incasso.

Pagina 10 van 99

Page 11: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Bewaarfuncties: het zorg dragen voor toevertrouwde waarden, zoals geld, goederen, vorderingen

(magazijnmeester, kassier, debiteurenadministratie) De registrerende functie houdt aantekeningen van de beheersdaden en van de waarden in bewaring, en legt de verbanden.

De doelstelling van deze functie is tweeledig:o Controleo Informatievoorziening

Registrerende functies administratieve activiteiten (met als kernpunt de boekhouding), die gescheiden van

beschikbare en bewarende functies worden verricht en naast een informatiedoelstelling een controledoelstelling hebben.

Relatie tussen administreren en registrerende functie: De begrippen dekken elkaar niet volledig. Binnen de andere functies worden ook een

groot aantal administratieve handelingen of registraties verricht, die niet tot de registrerende functie mogen worden gerekend. (Bv stellingkaartadministratie van de magazijnmeester, de orderadministratie van de verkoopafdeling, de inkoopcartotheek van de inkoopafdeling, het kladkasboek van de kassier en zelfs de debiteurenadministratie)

Betekenis van tegengesteld belang voor de interne controle: De primaire controlescheiding kan alleen werken als er tussen de opeenvolgende

functies sprake is van tegengesteld belang.Magazijnmeester zal niet bereid zijn meer goederen af te leveren dan waartoe de verkoopafdeling hem schriftelijk opdracht geeft en die hij moet verantwoorden.De verkoopafdeling zal niet minder goederen willen ontvangen dan voor de levering waarvan zij opdracht heeft gegeven en waarvoor de cliënt bereid zal zijn te betalen.

Elke overdracht van waarden (intern of extern) moet gepaard gaan met kwijting

Secundaire functiescheiding zijn verder onderverdeelde primaire functiescheiding. De primaire functie wordt om controletechnische redenen verder onderverdeeld.

Inkoop van goederen onderverdelen in:o Inkoopfunctieo Verkoopfunctieo Beschikkingsfunctie over liquide middelen.

Is er sprake van een gedelegeerde beschikkingsbevoegdheid, dan zal de functie ook moeten worden aangegeven (bv incassofunctionaris, chef verkoop, inkoopleider)

Ook de registrerende functie zullen we in het algemeen onderverdelen in deelfuncties, zoals kostprijsadministratie, salarisadministratie, voorraadadministratie, boekhouding.

Pagina 11 van 99

Page 12: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Andere middelen van interne controle met betrekking tot het bewaren van waarden: Boekhouding Budget

Organisatorische maatregelen hebben onder meer betrekking op: Het aanstellen van portiers, bewakers, speciale controleurs of rechercheurs Het gebruikmaken van externe bewakings- en veiligheidsdiensten Het zorg dragen voor goed afsluitbare ramen en kasten, brandkasten en dergelijke Het gebruikmaken van televisiecamera’s, optisch werkende signaalknopen op

kledingsstukken (wafers) Het gebruikmaken van identiteitskaarten, pasjes enzovoort De aanwezigheid van onderhoudsschema’s en periodieke inspecties voor wat betreft

de duurzame productiemiddelen.

Functie creatieregister: Het vastleggen van verbintenissen met derden die worden aangegaan of herzien.

(Hiertoe behoren verbintenissen zoals het verlenen van kwijtingen of het creëren van waardepapieren en het tekenen van polissen. Maar ook kan worden gedacht aan het aangaan van verplichtingen zoals het sluiten van in- en verkoopcontracten of het afsluiten van leningen.)

Specifieke maatregelen van interne controle bij een productiehuishouding: Taakbeschrijvingen (Wie,Wat) Werkopdrachten (Wat, soms ook wie en wanneer (en soms ook waar) Kwaliteitsinstructies Procedures en werkinstructies (Hoe) Arbeidsomstandighedenvoorschriften Milieuvoorschriften

Een werkinstructie geeft een nadere uitwerking van of een aanvulling op procedures. Een werkinstructie kan bijvoorbeeld een bedieningshandleiding zijn voor een bepaald apparaat.

Enkele technische hulpmiddelen: Brandkast Kasregister Numerator

Beveiliging: Fysiek beschermen van waarden (waaronder informatiesystemen) tegen misbruik,

zoals diefstal, ongeautoriseerd gebruik, vernieling.

Invloed van de typologie: De keuze van de maatregelen van interne controle wordt in belangrijke mate bepaald

door het type huishouding (onderverdeling).

Beïnvloeding interne controle beïnvloed door de omvang van een huishouding:

Pagina 12 van 99

Page 13: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Naarmate de huishouding groter is, zal de beheersing van de leiding (op diverse niveaus) moeilijker zijn en dus een omvangrijker stelsel van interne controle vereisen.Dit is in het algemeen ook rationeel, omdat de kosten de kosten ervan door de huishouding wel gedragen kunnen worden.In kleinere huishoudingen is dat duidelijk minder het geval. Toch zal ook daar de leiding (eigenaar?) de zekerheid willen hebben, dat er goed en accuraat gewerkt wordt, dat er geen waarden ten onrechte verdwijnen, dat alle opbrengsten verantwoord worden enz.

Bij een detailhandelzaak met één of een paar verkoopmedewerkers zal bijvoorbeeld de functiescheiding een probleem opleveren en door grotere betrokkenheid van de eigenaar opgelost worden.De eigenaar zal bepaalde onderdelen van de beschikbare functie zelf willen houden, zoals het beschikken over liquide middelen (het doen van betalingen) omdat deze het kwetsbaarst zijn.

Relatie tussen de begrippen "risico" en "interne controle": Het verliesrisico (kans op verlies, vermenigvuldigd met het mogelijk verliesbedrag)

kan worden afgezet tegen de additionele kosten van interne controle om “het gat te dichten”.Het gaat om het totale stelsel aan maatregelen dat sluitend moet zijn.

Relatie tussen de begrippen "informatievoorziening" en "interne controle": In het kader van de interne controle is de informatievoorziening erg belangrijk.

Enerzijds is een goede interne controle niet mogelijk als er geen goede informatievoorziening en rapportages zijn; anderzijds dient de geleverde informatie juist, tijdig en volledig te zijn. Daarom zal de informatievoorziening zelf ook onderwerp van interne controle zijn.

IST = Waarnemen van de werkelijkheidSOLL = Het vaststellen van de normen

Mogelijkheden t.a.v. de verkrijging van ist en soll: Directe kritische waarneming door degene die de controle uitoefent (a) Informatieverkrijging via een waarnemingsverslag, opgesteld door één van de

gecontroleerde onafhankelijke (interne) waarnemers (b) Informatieverkrijging via een al of niet van bewijsstukken vergezeld

verantwoordingsverslag, opgesteld door de gecontroleerde zelf (c) Informatieverkrijging via een al of niet van bewijsstukken vergezeld

verantwoordingsverslag, opgesteld door degene die belast is met de verzorging van de voorafgaande of volgende fase van het goederen- en waardenomloopproces binnen het bedrijf. (d)

Informatieverkrijging via stukken of mededelingen van (externe) derden (e) Informatieverkrijging via stukken of mededelingen van volgens een of meer van de

methoden b t/m e verkregen basisinformatie in een administratie. (f)

Alleen bij b t/m f (zie hierboven) speelt de administratie een actieve rol.

Onderscheid t.a.v. de controle op het feitelijk bedrijfsgebeuren:

Pagina 13 van 99

Page 14: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Controle m.b.t. activiteiteno Controle m.b.t. volledige gedetermineerde uitvoeringshandelingeno Controle m.b.t. uitvoeringsactiviteiten waarbij een beperkte mate van initiatief

is gelaten.o Controle m.b.t. uitvoeringsactiviteiten waarbij een grote mate van initiatief is

gelaten.o Controle m.b.t. dirigerende leiding

Controle m.b.t. toestandeno Controle m.b.t. de aanwezigheid van de bedrijfsmiddeleno Controle m.b.t. de beschikbaarheid van bedrijfsmiddelen

Indirecte controle: De controle op resultaat die niet alleen een oordeel mogelijk maakt m.b.t. het gevoerde

beleid, maar ook m.b.t. de uitvoeringswerkzaamheden.

Bevoegdheidscontrole: Direct toezicht op de uitvoeringsactiviteiten, gericht op de handhaving van de

bevoegdheidsbeperkingen m.b.t. de aanwending van de middelen.

Formele controle: De controle welke de rekenkundige juistheid en cijfermatige overeenstemming

vaststelt resp. nagaat of aan de gestelde voorwaarden is voldaan.

Materiële controle: Deze controle blijkt niet aan de buitenkant, doch dringt tot de waarde van de

geregistreerde handeling door.

Begrippen: positieve controle

o Vaststelling van de juistheid van hetgeen in de administratie is opgenomen. negatieve controle

o Het verschaffen van zekerheid omtrent de volledigheid van het geregistreerde. (Is alles geboekt wat er geboekt moet worden)

Totaalcontroleo Groepen gelijksoortige posten worden eerst op de een of andere wijze

samengevoegd tot totalen, die worden vergeleken met controletotalen die langs andere weg uit hetzelfde grondmateriaal of uit andere daarmee innerlijk samenhangende gegevens zijn verkregen of afgeleid.

Detailcontroleo Iedere post wordt afzonderlijk gecontroleerd.

verbandscontrole.o Hier wordt gebruik gemaakt van cijfermatige verbanden die op de innerlijke

samenhang tussen prestatie en tegenprestatie of op technische samenhangen in het interne bedrijfsgebeuren gebaseerd zijn

Beleidscontrole: Bij beleidscontrole gaat het om de vraag of de beslissingen die werden genomen en de

opdrachten die aan ondergeschikten werden gegeven, juist zijn geweest.

Pagina 14 van 99

Page 15: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Bevoegdheidscontrole: Bij bevoegdheidscontrole zal de kritische waarneming door degene die de

desbetreffende bevoegdheden heeft verleend of door degene die namens hem controle uitoefent, slechts zeer ten dele uitkomst kunnen bieden. Met name wanneer het om grote belangen gaat, zal moeten worden nagegaan of in alle op bevoegde wijze is gehandeld en wordt de volledigheid van de waarneming c.q. van de aan de controleur voorgelegde informatie van belang.

Voortgangscontrole: Het draait om de vraag of er steeds op het juiste moment gehandeld is en of de

verschillende werkzaamheden voldoende voortgang hebben.Hoewel deze vraag in principe ook zou kunnen worden beantwoord aan de hand van achteraf opgestelde normen, zal het in de regel doelmatiger zijn, uit te gaan van vooraf opgestelde tijdschema’s.

Normcontrole: Bij normcontrole gat het om de vraag of de bij de controle gehanteerde normen juist

zijn.

Enkele functies van de boekhouding: Het verstrekken van inzicht in de wijzigingen in vermogen en kapitaal en hun

componenten Het fungeren als instrument om de rentabiliteit en de liquiditeit was te stellen Het mede uitoefenen van controle op de bezwaar- en beschikkingsfunctionarissen en

op andere onderdelen van de administratie Het fungeren als instrument ten behoeve van het nemen van beslissingen Het afleggen van verantwoording aan derden.

Evaluatie van bedrijfseconomische inzichten is van grote invloed geweest omdat: Enkel boekhouden:

o De veranderingen in het vermogen kunnen we slechts bepalen door het vermogen op de begin- en einddatum met elkaar te vergelijken.

Dubbel boekhouden:o De ontwikkeling van het administratiebegrip is in feite bepaald door externe

factoren en wel: Voortgang van de technische ontwikkeling en daarmee samenhangend

de omgang van de huishouding. Toenemende gecompliceerdheid van de maatschappij Evolutie van de bedrijfseconomische inzichten

Via registratie van de diverse activa, waarin het vermogen is vastgelegd, de mutaties daarin en de onderlinge samenhang tussen de diverse soorten bezittingen en schulden ontwikkelt de boekhouding zich tot een gesloten (in evenwicht zijnd) stelsel van aantekeningen omtrent:

o Goederen en overige activao Eigen vermogen, vreemd vermogen en overige passivao Verlies- en winstcomponenten.

Controlerende tussenrekening:

Pagina 15 van 99

Page 16: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Tussen de informatiestromen die vanuit afzonderlijke functies ontstaan (Inkoopboek, Magazijnontvangstenboek …), behoort in principe gelijkheid te bestaan. Dit wordt geconstateerd in de boekhouding met behulp van de controlerende tussenrekening Inkopen.

Voorkomen dat onbevoegden mutaties invoeren: Door een gebruikersidentificatie (user i.d.) en een password (toegangscode)

De toegangsregeling kan bv zo zijn opgezet, dat de medewerker die de inkoop- en verkoopfacturen invoert, niet bevoegd is om de dagafschriften van de bank in te voeren.

Vaststellen goede werking van de toepassingsprogramma's: De controle op de goede werking van de gebruikte toepassingsprogramma’s moet door

testprocedures worden vastgesteld. Deze test worden in eerste instantie niet door de gebruikers uitgevoerd, maar door de softwareontwikkelaar of, nog beter, door onafhankelijke testbureau’s.

Verschil tussen ingebouwde en geprogrammeerde controles: Geprogrammeerde controles zijn speciaal in het programma opgenomen. Ingebouwde

controles zijn controles die altijd werken onafhankelijk van het gebruikte toepassingsprogramma.

Audit-trail: De controleerbaarheid (traceerbaarheid) van het traject, dat een ingevoerd gegeven

aflegt in een verwerkingsproces tot en met de uitvoer die daarvan het gevolg is.

Mogelijke fouten bij geautomatiseerde systemen: Storingen in de apparatuur en de netwerkbekabeling (hardware) Fouten in de programma’s (software) Sabotage, brand, diefstal en andere calamiteiten Onbevoegd/onjuist gebruik van het systeem.

Beveiligingsmaatregelen: Back-up of restore maatregelen Extra kopie op een aparte harde schijf (disk mirroring) iedere mutatie wordt in feite

twee maal verwerkt Uitwijkprocedure opstellen (met het Computer Uitwijk Centrum in Lelystad)

Aanvullende beveiligingsmaatregelen Voorzieningen tegen stroomuitval Overschakelen op reserveapparatuur Aanwezigheid goede documentatie van het gehele systeem Controle op naleving van voorschriften en procedures Controle op aanwezigheid van computervirussen Installatie van firewalls.

Pagina 16 van 99

Page 17: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdfuncties van de begroting: Grondslag van het huishoudplan Middel tot beheersing van de uitvoering

In het budget zijn streefcijfers of normen vastgesteld, die voor een aantal bedrijfsactiviteiten gelden.

Voorwaarden bij gebruik van budgetten als beheersinstrument: De bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten binnen de organisatiestructuur

duidelijk zijn. Vastgesteld moet worden welke functionaris welke kosten ook inderdaad kan

beheersen. Dit zijn de kosten die het gevolg zijn van beslissingen, die hij op grond van zijn bevoegdheden mag nemen.

Elke functionaris die voor een budget verantwoordelijk wordt gesteld, moet bij de opstelling hiervan betrokken zijn.

De definiëring van de begrippen en de normen moet duidelijk en eenduidig zijn. Er dient een zodanige registratie van opbrengsten en opgeofferde waarden te zijn, dat

frequent (bijvoorbeeld maandelijks) de budgetcijfers en werkelijke uitkomsten naast elkaar worden gezet en de verschillen kunnen worden bepaald. Rapportage hierover en over de oorzaken dient te gebeuren aan de naast hogere leiding.

Zero base budgetting: Een systeem van budgettering, waarbij telkens van de basis af alle activiteiten weer

opnieuw op hun effectiviteit en efficiency worden bekeken en gemotiveerd moeten worden.

Autorisatiebegroting: Om een uitgangspunt te hebben om de opbrengsten en offers te meten, is er een stelsel

van begrotingen, zoals bij de groep huishoudens met een commercieel doel (opbrengst > offers), maar met daarnaast een speciale doelstelling: taakopdracht en machtiging.

Pagina 17 van 99

Page 18: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Aantekeningen:

Problemen met functiescheidingen: Medewerkers die samenspanning Doel fraude.

o Hoe groter het aantal medewerkers dat bij een activiteit betrokken is, hoe kleiner de kans op fraude.

Samenspannen is tegen te gaan door: Rouleren van werkzaamheden Iedere medewerker moet met vakantie, zodat een plaatsvervanger tijdelijk overneemt Beoordelen van de ontwikkeling van relevante bedrijfscijfers in de loop van de tijd en

signaleren van afwijkingen van het normale patroon.

Vier voornaamste invloeden van automatisering op de interne controle: Integratie Autorisatieproces Geprogrammeerde beslissing Beveiliging.

Toetsingcriteria: Gedelegeerde bevoegdheden

o Taakbeschrijvingo Bevoegdheidsinstructieo Parafenlijsto Creatie- en delegatieregistratie

Effectiviteit en doelmatigheid van processeno Taakbeschrijvingeno Werkopdrachteno Kwaliteitsinstructieso Procedures en werkinstructieso Arbeidsomstandighedenvoorschrifteno Milieuvoorschriften

De beveiliging van waarden

COSO-rapport (studierapport van de Amerikaanse beroepsorganisatie van accountants en controllers) onderscheid vijf componenten van het internal controlproces:

Beheersingskader Risicobeoordeling Interne beheersingsmaatregelen Informatie en communicatie Evaluatie

Bij toetsing van de verkregen informatie aan normen onderscheiden we: Het vaststellen van de normen waaraan zal worden getoetst. Het vastleggen van deze normen voor later gebruik De formele confrontatie van normen en werkelijkheid Het trekken van conclusies daaruit.

Pagina 18 van 99

Page 19: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Controle op de administratie: Formele controle Materiële controle Accuratessecontrole Positieve en negatieve controle Detail- en totaalcontrole Verbandcontrole

Controle m.b.t. concrete punten: Beleidscontrole Uitvoeringscontrole Bevoegdheidscontrole Voortgangscontrole Efficiencycontrole Normcontrole

Controlemiddelen: Verbandscontrole Cijfercontrole Aanwezigheidscontrole Ontstaanscontrole Afloopcontrole Opgave van derden

Pagina 19 van 99

Page 20: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 3: Typologie

Aspecten die van invloed zijn op de eisen en mogelijkheden van interne controle, alsmede de informatiebehoeften:

Het type huishoudingo Wordt bepaald door de centrale doelstelling. Een commercieel bedrijf zal winst

willen maken, terwijl een overheidshuishouding zal trachten maatschappelijke behoeftes te bevredigen, al dan niet tegen een vergoeding zonder dat hierop echter verdiend behoeft te worden.

De omvango Kleinere huishoudens bieden minder mogelijkheden voor functiescheiding.

De geografische organisatieo de mate waarin een bedrijf gedecentraliseerd is, alsmede de locaties van

eventuele decentrale bedrijfsonderdelen. De soort markten waarop men opereert

o Het soort markt heeft betrekking op inkoop- en verkoopmarkten. Hierbij kunt u denken aan termijnmarkten, markten met sterk fluctuerende prijzen, seizoensmarkten, modegevoelige markten enz.

De typering van de markten De mate van automatisering

o Zie eerdere aantekeningen De eisen van overheid en toezichthoudende organen

o De eisen van de overheid hebben voornamelijk betrekking op boekhouding, jaarverslaggeving, informatie aan belastingdienst en sociale organen. Daarnaast zijn er voor specifieke typen huishoudingen toezichthoudende organen zoals De Nederlandse Bank en de Verzekeringskamer. Ook deze instanties stellen hun eisen aan de informatievoorziening van de huishoudingen.

De regels van het concern, waartoe een huishouding behoorto Indien een bedrijf behoort tot een groot concern, zullen eveneens rapportage-

eisen gesteld worden door de moedermaatschappij. Vooral in Angelsaksische landen gelden accounting principles, die soms (nog) afwijken van die in Nederland.

De juridische status.o Is belangrijk in verband met de verantwoordingsplicht en dus rapportage aan

eigenaren en overige vermogensverschaffers.(Jaarverslaggeving van NV’s en BV’s, alsmede regels betreffende het houden van een aandeelhoudersvergadering, die een situatie veroorzaken die duidelijk afwijkt van die bij een eenmanszaak of firma.

Pagina 20 van 99

Page 21: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Huishouding die niet voor de markt produceert: Huishoudingen die het verwerven van inkomen niet als centrale doelstelling hebben,

maar zijn opgezet om andere redenen.o Publiekrechtelijke lichamen en overheidsinstellingen

Gemeente Provincie Waterschap Uitvoeringsinstellingen

o Privaatrechtelijke instellingen Verenigingen kerkgenootschappen

Belangrijk middel van interne controle bij huishoudingen die niet voor de markt produceren: Het karakteristieke van huishoudingen die niet voor de markt produceren is, dat een

zeker verband tussen opgeofferde waarden en opbrengsten, dat bij commerciële huishoudingen aanwezig is, hier niet bestaan.Deze vergelijking van kosten en opbrengsten geeft een eerste aanknopingspunt voor de interne controle hetgeen bij de niet voor de markt producerende huishoudingen ontbreekt. Aanknopingspunt voor de controle op de kosten en de in voorkomende gevallen in rekening gebrachte bedragen, vormt hier in belangrijke mate de autorisatiebegroting die de functies heeft van taakopdracht en machtiging.

Verdeling van de groep huishoudingen die goederen en diensten voor de markt produceren (met onderverdeling):

Bedrijven met een doorstroming van eigen goedereno Handelsbedrijven

hier verlaten de ingekochte goederen de huishouding in dezelfde staat als ze ontvangen zijn, dus zonder bewerkingen.De waarde van het bedrijf aan goederen toevoegt en die het inkomen van het bedrijf mogelijk maakt, is veroorzaakt door de distributiefunctie.

o ProductiehuishoudingenMet behulp van productiemiddelen (mensen, machines, kapitaal) worden de ingekochte goederen (grond- en hulpstoffen) getransformeerd tot eindproducten, die verkocht worden.

o Agrarische en extractieve bedrijvenHier treffen we een goederenstroom aan waarbij de te verwerken hoeveelheden onzeker zijn en dus niet volledig beheersbaar.

Bedrijven met verwaarloosbare resp. zonder doorstroming van eigen goedereno Dienstverleningsbedrijven

Bedrijven met een zekere goederenstroom gecombineerd met dienstverlening (garagebedrijven)

Bedrijven die ruimte beschikbaar stellen Overige dienstverlening (laboratoria, administratiekantoren enz.)

o Financiële instellingen Allerlei soorten banken Beleggingsinstellingen Tussenpersonen in effecten Verzekeringsmaatschappijen

Pagina 21 van 99

Page 22: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

o HandelsbedrijvenDe interne controle bij deze groep zal in sterke mate worden gekoppeld aan het waardekringloopproces.

Waardekringloopproces

In het schema zijn de bewarende functies als rechthoeken getekend en de beschikkende functies als een cirkel. Elke beschikkingsactiviteit heeft een omzetting van de ene soort waarde in de andere als gevolg.

De inkoopactiviteiten veroorzaken een toename van de schulden (die u als een negatieve waard van een huishouding kunt beschouwen) en een toename van de voorraden.

Indien tussen de inkoopfunctie en de bewaarfunctie een functiescheiding bestaat, kunnen we twee gescheiden informatiestromen creëren, nl omtrent de ontvangst van de goederen (Magazijnontvangstboek) en het ontstaan van de schulden ((nkoopboek)

Deze informatiestromen komen bij de registrerende functie terecht, die deze kan vergelijken. Dit zal gebeuren bij de boekhouding via een controlerende tussenrekening (Inkopen).

Eenzelfde situatie treffen we aan bij de verkoopfunctie, die goederen vervreemdt en vorderingen creëert. De beide informatiestromen die hieruit voortvloeien (verkoopboek en goederenafgifteboek), worden via de controlerende tussenrekening “Verkopen” met elkaar vergeleken.

Het binnenkomen van de debiteurenontvangsten via kas-, resp bankboek dient gelijk te zijn aan de bedragen waarmee via de incasso de vorderingen verminderen.

Wanneer nu de schulden betaald worden dient de afname van de schulden gelijk te zijn aan de afname van de liquide middelen uit kas-, resp bankboek.Eventueel kan hier een controlerende tussenrekening “Uitgeschreven betalingsopdrachten” tussengeschakeld worden.

Pagina 22 van 99

Page 23: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Bij de waardekringloop doet de registrerende functie:

Naast het vergelijken van de op elkaar aansluitende mutatietotalen van de diverse waarden door een neutrale functie wordt de interne controle gecompleteerd door het periodiek vaststellen of de werkelijke aanwezige waarden overeenstemmen met de vastlegging van de registrerende functie (grootboekrekeningen)

Met betrekking tot de voorraden schakelen we hiervoor de KVA (kantoorvoorraadadministratie) in, die deel uitmaakt van de registrerende functie.

Voorbeelden van subadministraties met verschillen: Kantoorvoorraadadminsitratie en debiteuren- (of crediteurenadministratie).

Vorderingen kunnen we alleen maar bewaren door ze vast te leggen – dit in tegenstelling tot goederen die echt aanwezig zijn. Dit vastleggen gebeurt in de debiteurenadministratie die daarmee een bewaarfunctie is en geen registrerende functie.

Een equivalent van de inventarisatie bij de goederen vinden we bij de debiteurenvorderingen in de vorm van saldobiljettencontrole, waarbij de debiteuren wordt gevraagd of het gegeven bedrag juist is.Crediteuren kunnen worden beschouwd als negatieve waarden, waarvoor dezelfde uitgangspunten gelden als voor debiteuren.

Verschil productiehuishouding en handelsbedrijf: Het verschil met de handelsbedrijven is dat er geen rechtstreeks verband gelegd kan

worden tussen grond- en hulpstoffen enerzijds en eindproducten anderzijds, omdat de eindproducten niet alleen fysiek anders zijn, maar omdat de waarde ervan ook nog veroorzaakt wordt door het gebruik van de andere productiemiddelen.

Standaards: Het vooraf vaste – normatieve – verhoudingen vaststellen tussen hoeveelheden

productiemiddelen en hoeveelheid eindproduct. Deze standaards stellen dus technische hoeveelheden voor.

Verschil tussen massaproductie en stukproductie: Homogene massaproductie

o permanent een en hetzelfde product maken zonder afwijkingen Voorbeelden van stukproductie zijn het bouwen van een jacht of het

bouwen van een huis. De benodigde onderdelen worden pas ingekocht wanneer de order is ontvangen.

Stukproductieo geen enkel product is gelijk en het kwantitatieve verband zal niet of nauwlijks

gelegd kunnen worden, hetgeen duidelijk invloed heeft op de aard van de maatregelen van interne controle.

Voorbeelden van massaproductie zijn bijvoorbeeld, hamburgers, waspoeder en cola.

Pagina 23 van 99

Page 24: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Extractieve bedrijven: Bedrijven die hun productie winnen uit de bodem zoals zandwinning en oliewinning.

Ze worden apart genoemd omdat bij de verkoop vaak de werkelijke kwaliteit en hoeveelheid nog niet exact bekend is.

Onderscheid bij verhuur van ruimten:

Groep 1: Specifiek gedefinieerde ruimten ten behoeve van geïdentificeerde personeno In dit geval (onroerend goed, hotel, ziekenhuis etc.) kan men ten behoeve van

de interne controle uitgaan van een bekend bestand van beschikbare ruimte dat alleen verandert bij aankoop, huur of verkoop, resp. beëindiging van huur.

o De registrerende functie zal hiervan dus een voorraadadministratie kunnen voeren, waarbij er procedures gecreëerd moeten worden dat elke wijziging in het bestand rechtstreeks gemeld wordt door of namens de leiding aan de registrerende functie.

o Degene die de melding verricht, moet er geen belang bij hebben om het niet te doen.

Groep 2: Algemene ruimteo Bij verhuur van niet-specifieke ruimten, al dan niet aangevuld met andere

prestaties (film vertonen etc.) kunnen we speciale formulieren creëren die recht geven op het medegebruik van die ruimte gedurende een enkele periode (of bij vervoersbedrijven: traject), waardoor een quasi-goederenbeweging ontstaat ten dienste van de interne controle.

Essentie voor de interne controle bij de overige dienstverlening:

Hierbij is het basisprincipe dat we bij elke huishouding tegenkomen: Leg in een zo vroeg mogelijk stadium datgene in de registrerende functie vast dat kan gelden als startpunt voor de controle op de volledigheid van de opbrengstverantwoording,

Bij huishoudingen met een goederenstroombeweging zijn dit de binnengekomen goederen of (stukproductie de ontvangen order, terwijl dit bij dienstverlening in het algemeen de overeenkomst zal zijn, waarbij de diensten verleend moeten worden.

Daarnaast kunnen – vaak zeer belangrijke – aanvullende verbanden worden gelegd, bijvoorbeeld met de urenbesteding (accountants- of administratiekantoor).

Meetpunten in de goederenstroom onderscheiden (+ belang meetpunt): Het tijdstip van bestelling, dus de inkoop

o Vanaf dit moment loopt de huishouding – bijzondere afspraken daargelaten – prijsrisico en ontstaat er een voorwaardelijke verplichting

Het tijdstip van ontvangst van de goedereno Op dit moment ontstaat een schuld, die zichtbaar wordt bij ontvangst van de

inkoopfactuur.Ook ontstaat vanaf dit moment de zorg voor de goederen.

Het tijdstip van verkoop van goedereno Op dit moment zijn de goederen geen eigendom van het bedrijf meer en vervalt

het prijsrisico. Het tijdstip van aflevering

o Hiermee eindigt de zorg voor de goederen en wordt de vordering die in principe bij de verkoop is ontstaan, actueel.

Pagina 24 van 99

Page 25: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Specifieke meetpunten bij een productieproces: Tijdstip waarop de goederen het productieproces ingaan. Tijdstip waarop de goederen als onderdeel van het eindproduct uit het productieproces

komen

Meetpunt als de goederen eigendom van derden zijn: Het tijdstip van inkoop wordt vervangen door een overeenkomst waarin staat dat de

goederen – om welke reden dan ook – ter beschikking van de huishouding worden gesteld.

De inkoopfunctie bij een productiehuishouding: Bij een productiehuishouding is een aparte organisatorische eenheid voor de

inkoopfunctie niet altijd efficiënt. De inkopen kunnen ook heel goed door het bedrijfsbureau worden verzorgd.Het belang van de inkoopfunctie is niet alleen afhankelijk van soort en waarde van de in te kopen goederen, maar ook van de deskundigheid die daarvoor nodig is.

Enkele bronnen om het bestelniveau te bepalen: Bij een kantoorvoorraadadministratie kan men gebruikmaken van een signalering

wanneer de minimumvoorraad is bereikt Bij aanwezigheid van een magazijnmeester kan deze periodiek de benodigde

informatie verstrekken,Wanneer beide mogelijkheden in het bedrijf voorkomen, is het gewenst ze te vergelijken (interne controle)

Door invoering van een systeem van minimumvoorraad. In een magaziijn- of winkelvak wordt door een stempel of een kleurstrook aangegeven dat de minimumvoorraad is bereikt.Dit wordt geregistreerd op een speciale lijst of bestand.

Door de voorraad ter plaatse op te nemen: inventarisatie Door controle van de stellingskaarten in het magazijn. Bij bedrijven waar een productieproces plaatsvindt: door opgave van degene die belast

is met de werkvoorbereiding.Bedenk dat minimumvoorraad en bestelomvang weleens door elkaar gehaald worden, maar deze beslist niet gelijk hoeven te zijn.

Enkele voorraadrisico's: Te grote voorraden brengen extra kosten door verlies aan rente en opslagkosten,

alsook een extra beslag op de beschikbare liquiditeiten met zich. Bovendien kan de waarde van de goederen verminderen door veroudering

(modeartikelen, auto’s)

Beslissingen over speculatieve aankopen: De leiding geeft daarvoor de opdracht. In veel gevallen moet de KVA

(kantoorvoorraadadministratie) dus zodanig zijn ingericht dat er periodiek informatie aan de directie kan worden verstrekt over het verloop of de ouderdom van de voorrad

Pagina 25 van 99

Page 26: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De inkoper (inkoopfunctionaris) moet weten welke artikelen hij bij welke leverancier kan verkrijgen:

De inkoper kan kiezen voor kaartbestanden of een computerbestand.Kaartbestanden bestaan uit:

o Een leverancierscartotheek met voor iedere levenancier een kaart waarop: Naam en adres van de leverancier De te leveren artikelen (voor zover van belang voor de organisatie) De leverings- en betalingscondities De ervaringen met de leverancier. Het gaat hierbij om klachten over de

kwaliteit, over te late levering, over onzorgvuldige levering en dergelijke.

o Een artikelencartotheek met kaarten voor alle artikelen (of artikelgroepen) die de leverancier voert of die voor de huishouding van belang zijn.

Fasen inkoopproces: Impulsen Offertes Bestellen Goederenontvangst Factuurcontrole

Impuls tot inkopen kan afkomstig zijn van: De chef bedrijfsbureau of het hoofd productieafdeling wanneer het gaat om het

uitbesteden van werkzaamheden of om grondstoffen, materialen e.d. die voor een bepaalde order nodig zijn.

De chef voorraadadministratie of de magazijnchef wanneer het aanvulling betreft van voorraden handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, materialen en dergelijke

Afdelingschefs die goederen of diensten van derden nodig hebben De inkoper zelf

Vormen waarop de afdeling inkoop deze impuls ontvangen: Een opgave van artikelen die het zogenaamde bestelniveau hebben bereikt. De opgave

vermeldt de te bestellen hoeveelheden en de gewenste levertijd. Dit is het geval bij voorraadartikelen.

Een interne bestelorder die aangeeft waarvoor de materialen nodig zijn en de benaming, hoeveelheden en levertijden van de materialen. Dit komt voor bij materialen en grondstoffen voor individuele productieorders.

Een aanvraag van het hoofd van de betreffende afdeling. Op de bon zijn de gevraagde goederen nauwkeurig omschreven met vermelding van de gewenste hoeveelheden. In de praktijk worden deze artikelen veelal telefonisch of per E-mail aangevraagd.

De beoordeling bij de aanvraagbonnen richt zich niet alleen op bevoegdheden, maar ook op de gevraagde hoeveelheden en op de financiële consequenties van de aanvraag. De aanvrager zal voor zijn aankopen aan een budget zijn gebonden. De betrokken afdelingschef of de afdeling administratie parafeert de aanvraag voor “budget akkoord”. Als een aanvraagbon niet aan de gestelde eisen voldoet, wordt die naar de aanvrager teruggestuurd.

Offerteprocedure:

Pagina 26 van 99

Page 27: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De offerteaanvragen worden als volgt behandeld:o Aan de hand van de leveringscartotheek wordt een beperkt aantal (drie à vier)

leveranciers uitgezocht.o In de offerteaanvraag worden gegevens verstrekt over de in te kopen goederen

(omschrijving, hoeveelheden, kwaliteiten, levertijd). Daarnaast wordt gevraagd om rpijs- en betalingscondities en wordt de uiterste datum aangegeven waarop de offerte moet zijn ingediend. Offerteaanvragen gebeuren door middel van een brief of een standaardformulier.

o De offerteaanvraag wordt ingeschreven in een offerteregister als in afbeelding onderstaande afbeelding. Kopieën van de offerteaanvragen kunnen als losbladig regeister functioneren.Een offerteregister kan ook als een computerbestand (offertebestand) worden aangemaakt en bijgehouden. Geaccepteerde offertes kunnen worden weggeschreven naar een bestellingenbestand. In het algemeen moet een offertebestand uit hoofde van geheimhouding op adequate wijze zijn beveiligd

offerte leverancier Datum offerte- ontvangst

Offertebedrag condities

afdoening

nummer datum

o Ontvangen offertes behoren ongeopend op het (directie)secretariaat te worden bewaard tot de sluitingsdatum om te voorkomen dat aanbiedingsprijzen (condities) voortijdig ter kennis komen van andere leveranciers. De datum waarop de offertes binnenkomen, moet wel worden doorgeven aan de inkoper die de aanvragen heeft verzonden, zodat hij de datum kan vastleggen in het register of op de desbetreffende kopieaanvraag.

Direct na de sluitingsdatum opent het hoofd van de afdeling inkoop, bij voorkeur in tegenwoordigheid van een tweede functionaris, de offertes. Op grond van de aangeboden condities wordt beslist bij welke leverancier de inkooporder zal worden geplaatst.

Bestelformulieren: Het originele bestelformulier wordt met een kopie naar de leverancier gestuurd. De leverancier kan de kopie na ondertekening terugsturen als orderbevestiging. In de

praktijk wordt dit nog weleens achterwege gelaten. Een kopie van het bestelformulier gaat:

o Naar de magazijnmeestero Naar de voorraadadministratieo Naar de desbetreffende afdeling

Naar de factuurcontrole Een kopie wordt aangehouden:

Op leveringsdatum Op ordernummer

Leveringsagenda:

Pagina 27 van 99

Page 28: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De inkoper hoort na te gaan of de geplande leveringen overeenkomstig de bevestiging plaatsvinden. Een eenvoudige manier daarvoor is het bijhouden van een leveringsagenda. Van de gedane leveringen maakt men aantekeningen op de bevestiging.

Uit de leveringsadministratie is op te maken: Het totaal van de bestelformulieren vormt de leveringsadministratie waaruit naar

behoefte de volgende overzichten opgesteld kunnen worden.o Een overzicht per leverancier om vast te stellen welke verplichtingen nog

bestaan o.a. ter bepaling van koersverlies/-winst bij leveranciers uit eurolandeno Een overzicht per grondstof/artikel om de economische voorraad vast te

stellen.Dit overzicht dient frequent opgesteld te worden, omdat over een foutieve economische voorraad bij prijsdaling verlies wordt geleden.

Economische voorraad:

De economische voorraad wordt vastgesteld aan de hand van de nog lopende inkoopcontracten, komende zendingen en de werkelijke aanwezige voorraad in magazijnen of vemen. Op dit totaal worden alle nog lopende verkoopcontracten in mindering gebracht.

Bepaling economische voorraad: Een overzicht naar vervaldatum van betaling van de diverse leningen voor het

opstellen van een liquiditeitsbegroting.

Voor elke levering dient de magazijnmeester een aankoopbon uit te schrijven voor de kantooradministratie en de inkoper.Bij een niet-geautomatiseerde procedure gaan er afschriften van ontvangstbonnen naar

De inkoopafdeling ter controle op de tijdigheid van de levering en de overeenkomst met de bestelling.

De voorraadadministratie ter bijwerking van de voorraad De administratie ter controle met de te ontvangen inkoopfactuur

Ook in geautomatiseerde situaties worden de ontvangstbonnen nog steeds naar de administratie gezonden. In hooggeautomatiseerde situaties blijft deze formulierenstroom achterwege.

Indien goederen bij aankomst niet in orde blijken te zijn, zal de magazijnmeester deze weigeren en de afdeling inkoop op de hoogte stellen. De afdeling inkoop neemt contact op met de leverancier. Indien goederen moeten worden geretourneerd, kan de magazijnmeester hiertoe het initiatief nemen, maar hij zal eerst de afdeling inkoop moeten waarschuwen. Die geeft hem een opdracht tot afgifte met een kopie naar de registrerende functionaris. Verwerking in de KVA en de boekhouding zorgt voor aansluiting met de creditering door de leverancier.Bij het vernietigen van goederen wordt in principe dezelfde procedure gevolgd, waarbij de opdracht door een keurmeester, hoofd bedrijfsbureau of zelfs hoofd verkoop wordt verstrekt. De oorzaak van de vernietiging wordt neergelegd in een officieel proces-verbaal.

Procedure factuurcontrole:

Pagina 28 van 99

Page 29: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Alle facturen worden centraal ontvangen, voorzien van datum en volgnummer en ingeschreven in een inkomende facturenregister. De indeling van dit register kan bijvoorbeeld zijn:

datum volgnummer leverancier factuur BTW-bedrag Naar afd.

datum nummer

bedrag % Bedrag

Gewoonlijk worden kopie-facturen gebruikt als een losbladig register van ontvangen facturen

De originele facturen worden voorzien van een blokstempel of plakstrook (ingeval er geen ruimte op de factuur is voor een blokstempel)

De functionaris belast met de factuurcontrole gaat achtereenvolgens na of:o De factuur afkomstig is van de leverancier aan wie de bestelorder is gerichto Hoeveelheden, kwaliteiten en prijzen (kortingen) op de factuur overeenkomen

met die op de bestelorder, mede aan de hand van ontvangstbonnen en keuringsrapporten.

Model van een blokstempelD.D. Nr./Naam crediteurGrootboek Bedrag Kostenplaats Kostendrager

Datum ParaafAfdelingFactuurcontroleBoekingBetaling

De berekeningen (hoeveelheid x prijs eventueel minus artikelkorting, BTW, eventuele factuurkorting) juist zijn

De totaaltelling juist isVoor deze handelingen wordt in het blokstempel (of op de plakstrook) geparafeerd. Hiermee is de factuur goedgekeurd en wordt deze als definitieve verplichting in de crediteurenadministratie opgenomen.

o Als de factuur nader moet worden gecontroleerd door het hoofd van de afdeling inkoop (of het betrokken afdelingshoofd), wordt aantekening van afgifte gemaakt in het inkomend facturenregister of op de desbetreffende kopie-factuur. Het is van groot belang dat de factuur tijdig wordt geretourneerd.

Pagina 29 van 99

Page 30: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De crediteurenadministratie is een subadministratie. Er kan inzicht worden verkregen door de schulden per crediteur te registreren. Dat kan d.m.v. kaarten. Het ontstaan van de schuld wordt rechtstreeks vanaf de factuur geboekt.De subadministratie is in feite een bewaarfunctie, hoewel deze functie in het algemeen onder de administratie – dus de registrerende functie – valt. Als de controle plaatsvindt vanuit het grootboek, is er sprake van secundaire functiescheiding.Periodiek verstrekt de crediteurenadministrateur een saldilijst, waarvan het totaal – na tellingscontrole – wordt vergeleken met het saldo van de grootboekrekening.Als aanvullende controlemaatregel wordt de saldilijst per afloop van een boekingsperiode gecheckt.

Indien geen inzicht per crediteur nodig is: De betaling van de facturen wordt aangetekend in het inkoopboek en wel op dezelfde

manier als de ontvangst van de facturen is geregistreerd. Dat noemen we lineaire afboeking.

Indeling inkoopcontracten.

Afroepcontracten. In deze contracten wordt de levering overeengekomen van een vaste hoeveelheid met een vaststaande kwaliteit tegen een meestal vaste prijs.

Afnamecontracten. In deze contracten verplicht de inkoper zich tot afname van de aangeboden hoeveelheden goederen tegen een vaste variabele prijs per kwaliteitseenheid.

Oogstcontracten. Hierbij wordt overeengekomen dat de oogst tegen een vooraf vastgestelde prijs wordt afgenomen.

Essentieel bij oogstcontracten: Dat de inkoper een schatting moet maken van de oogst naar hoeveelheid en prijs.

(Mede op deze schatting is de inkoopprijs gebaseerd)

Gevolgen voor de administratieve vastlegging indien de bestelorders in het buitenland worden geplaatst:

Bij het plaatsen van de bestelorder wordt een verplichting in vreemde valuta aangegaan. Vanaf dit moment tot aan het ogenblik waarop de factuur betaalbaar wordt gesteld, wordt over het verschuldigde bedrag koersrisico gelopen. Dit koersrisico kan worden geneutraliseerd door op de valutatermijnmarkt een tegengestelde transactie uit te voeren. (verkoop van hetzelfde bedrag aan vreemde valuta als aan de buitenlandse leverancier per vervaldatum is verschuldigd). De geloste termijnen worden vastgelegd in een termijncontractregister.Wanneer geen termijncontracten worden afgesloten, zal vastgelegd moeten worden over welke bedragen koersrisico wordt gelopen. Hiertoe wordt per valutasoort een positie-overzicht bijgehouden.Op de crediteurenkaart wordt de kolom “factuurbedrag” gesplitst in “factuurbedrag vreemde valuta” en “factuurbedrag euro’s”. (Hiervoor kan de dagkoers of een vaste omrekenkoers worden genomen.)

Pagina 30 van 99

Page 31: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Geautomatiseerde inkoop- en crediteurensysteem: Verzamelen gegevens Invoeren van de gegevens Inkomende goederen Facturen invoeren Betalen facturen Controle

Journaalposten

Verzendingen van een betalingsopdracht

CrediteurenAan Betalingen onderweg

Bij ontvangst bankafschrift

Betalingen onderwegAan Bank

Ten behoeve van het overzicht crediteuren openstaande posten lettert de computer elektronisch af, waardoor een betaalde factuur niet meer op dit overzicht verschijnt. Men voorziet de facturen van een stempel betaald en ebrgt ze op nummervolgorde op in de ordner betaalde facturen.

Aantekeningen

Typologie indeling volgens Starreveld

Typologie indeling volgens StarreveldOndernemingen die produceren voor de markt.

Doorstroming eigen goederen

Zonder technisch omzettingsproces

Detailhandel, groothandel

Met technisch omzettingsproces

Massaproductie Steenfabriek, autofabriek

Stukproductie Bouwbedrijf, constructiebedrijf

Geen doorstroming eigen goederen

Dienstverlenende ondernemingen

Café-restaurant, uitgeverij, wasserij, hotel, woningbouwvereniging, museum, zwembad, accountantskantoor, schoonmaakbedrijf

Financiële instellingen

Banken, verzekeringsbedrijven

Ondernemingen die niet voor de markt produceren. Overheid, gemeente, vereniging, stichting

Pagina 31 van 99

Page 32: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

In een competentietabel is vastgelegd: De namen van de functionarissen die bevoegd zijn om de interne bestelorders te

tekenen De artikelen of de categorie waarvoor de bevoegdheid geldt De hoeveelheden die per artikel maximaal besteld mogen worden De parafen of handtekeningen van deze functionarissen

Gegevens op een bestelformulier Naam en adres leverancier Omschrijving van de bestelde grondstoffen en/of goederen met vermedling van

kwaliteit De verpakking De bestelde hoeveelheid De wijze van verrekening en voor wiens rekening De overeengekomen prijs De overeengekomen kortingen, hetzij betalingskorting, hetzij afnamekorting De wijze van levering De leveringstermijn

Journaalpost goederenontvangst:Voorraad goederen

Aan Nog te ontvangen posten

Journaalpost boeking goedgekeurde factuurNog te ontvangen goederenTe verrekenen omzetbelasting

Aan Crediteuren

Indien er een verschil bestaat tussen de werkelijke inkoopprijs van de goederen en de verrekenprijs die in de voorraadadministratie wordt gehanteerd, wordt het prijsverschil overgeboekt naar de rekening prijsverschillen

Prijsverschillen bij inkopenAan Nog te ontvangen goederen

Rekening prijsverschillen moet periodiek worden beoordeeld,Tussenrekening Nog te ontvangen goederen loopt hiermee glad.

Contractenregister:

ContractNr-datum-doorlooptijd

ArtikelenCode-omschrijving

Contract-hoeveelheid

Magazijnprijs Contract-prijs

Afgeroepen

Nog af te roepen

Pagina 32 van 99

Page 33: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Contractkaart:

Contractenomschrijving Contractdatum/nrGecontracteerde hoeveelheid afgeroepen contractpositie ontvangen

Electronic Data Interchanhe (EDI) wil zeggen: een geautomatiseerde directe uitwisseling van gestructureerde en gestandaardiseerde gegevens tussen de computer van een bedrijf en de computer van zijn leveranciers, afnemers en/of andere relaties.

Het toepassen van EDI maakt het eenvoudiger volgens het “Just in Time”concept (JIT) te gaan werken. JIT wordt veel toegepast in productiebedrijven, maar het principe is ook te gebruiken bij handels- en dienstverlenende bedrijven. Door het goed toepassen van JIT wordt de inefficiency binnen organisaties zo veel mogelijk teruggedrongen.

Pagina 33 van 99

Page 34: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 4: Handelsbedrijven

Afdelingen (functies) die bij het verkoopgebeuren betrokken kunnen zijn: De verkoopafdeling, als beschikkende functie, eventueel onderverdeeld in:

o Marketingo Buitendiensto Orderbehandelingo Facturering

Het magazijn Eventueel een aparte verzendafdeling of expeditie De debiteurenafdeling De registrerende functie (KVA en grootboek)

Vaststellen wijze en condities verkoopproces: Uit het oogpunt van interne controle is het vaststellen van de prijzen en van de

leverings- en betalingsvoorwaarden voorbehouden aan de verkoopleiding of aan de directie, en niet aan de functionarissen die met de verkoop belast zijn. De registrerende functie is hierover rechtstreeks geïnformeerd.

Nagaan of men wil of kan leveren: De orders komen binnen bij de afdeling orderbehandeling en worden daar genummerd

en vastgelegd. Aan de hand van de kantoorvoorraadadministratie of de werkelijke voorraad wordt

nagegaan of er voldoende voorraad is om te kunnen leveren.De voorraadadministratie berust bij de registrerende functie, maar eventueel kan de onderafdeling daarnaast een eigen registratie hebben.

De order wordt vervolgens uitgerekend, waarna kan worden bepaald of de financiële verhouding met de klant levering toestaat (kredietlimiet versus saldo)Als dit niet het geval is, wordt de order aan het hoofd van de verkoop of een door hem aangewezen medewerker overgedragen voor verdere behandeling.Kaan er aan de klant geleverd worden, dan krijgt het magazijn een opdracht tot afgifte (mogelijk een kopie van de uitgeschreven order); de factuureerafdeling krijgt een kopie-orderbon om de routeplanning voor de volgende dag(en) te kunnen maken.

De magazijnmeester draagt de goederen over aan de afdeling expeditie, die de juistheid en de volledigheid hiervan controleert aan de hand van haar eigen kopie-order.De magazijnmeester maakt in zijn stellingkaartenadministratie een aantekening van de afgifte en noteert het ordernummer.

De klant tekent voor ontvangst op de kopie-order; de factuurafdeling ontvangt deze kopie en maakt de facturen erbij.

Aan de hand van de originele factuur wordt de debiteurenadministratie bijgewerkt; een kopie gaar als dagverantwoording naar de administratie. Ook kan de aanmaak van de factuur geboekt worden in het verkoopboek

De administratie verwerkt de dagverantwoordingen van de magazijnmeester en van de facturen in de boekhouding. Daarna kan het geheel vergeleken worden met de controlerende tussenrekening Verkopen

Pagina 34 van 99

Page 35: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Drie vormen van facturering: Voorfacturering

o Hierbij wordt de factuur aangemaakt voordat de goederen in het magazijn gereedgemaakt worden voor verzending.

Tussenfactureringo Van de uit te voeren order wordt eerst via het magazijn vastgesteld welke

goederen direct geleverd kunnen worden. De goederen worden in het magazijn gereserveerd. Daarna verloopt de behandeling als bij voorfacturering.

Nafactureringo Soms kunnen de gewichten of maten van de te verzenden goederen pas

achteraf worden vastgesteld. Deze gegevens worden in het magazijn op de opdrachtbon aangetekend. Aan de hand van deze gegevens vindt de facturering plaats.

Verbandscontrole door administratie bij ontvangst van retourgoederen: Bij binnenkomst van de retourgoederen stelt het magazijn een ontvangstbon voor de

administratie op. Aan de hand van dit rapport wordt de creditnota opgemaakt na afstemming van de te crediteren prijzen en genoten kortingen op de kopie-factuur.

Een vordering ontstaat door het uitvoeren van een order, dus het leveren van goederen of het bewijzen van een dienst.(Onder dienstverlening verstaan we ook het verstrekken van leningen in welke vorm dan ook, die bijvoorbeeld in termijnen worden terugbetaald.)

De debiteurenadministratie vervult controletechnisch gezien de bewaarfunctie.

Controle op de debiteurenadministratie: Periodiek wordt aan de hand van de kopie-facturen of de debiteurenadministratie een

saldilijst opgemaakt, waarvan het totaal gelijk moet zijn aan het saldo van de grootboekrekening. Daarnaast moeten er duidelijke instructies zijn voor de debiteurenadministrateur. Vorderingen die te lang lopen, draagt hij over aan een speciale incassofunctionaris. Somd is het doelmatig om deze ook naar een bepaalde grootboekrekening over te boeken. De debiteurenadministratie mag niet belast zijn met het ontvangen van vorderingen en het boeken in het grootboek (registrerende functie)

Lineaire afboeking: Indien het niet nodig is een administratie per afnemer bij te houden, kunnen we

volstaan met aantekeningen van de ontvangen bedragen in het verkoopboek. Dit is lineaire afboeking.

Pagina 35 van 99

Page 36: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Voorbeeld debiteurenadministratie zonder kaarten en of computer: Een kopie-factuur per afnemer opbergen., bij volledige betaling de kopie-factuur

lichten en per debiteur opbergen.De map met onbetaalde facturen geeft het totaal van de te vorderen rekeningen aan.Periodiek wordt een telling opgesteld ter vergelijking met het saldo debiteuren volgens grootboek.

Is een historisch overzicht van de transacties en hun financiële afwikkeling gewenst, dan worden de vorderingen en de ontvangen bedragen per debiteur in een subadministratie aangetekend. Periodiek wordt een saldilijst opgesteld ter vergelijking met het saldo debiteuren volgens het grootboek.

Bij de verkoper berust de bewaarfunctie van de winkelvoorraad. Dit heeft een duidelijke functievermenging ten gevolge. De interne controle wordt nog verzwakt, doordat het in de regel om een groot aantal verkooptransacties gaat van artikelen met een relatief geringe waarde.

Probleem bij het meten van de uitgaande goederenstroom: Het is niet economisch verantwoord de uitgaande goederenstroom in hoeveelheden te

meten en daarmee vervalt natuurlijk ook de mogelijkheid tot een KVA1 per artikel of artikelsoort.

Factoren die de hoogte van de minimumvoorraad bepalen: Bestel- en opslagkosten Omloopsnelheid en besteltermijn

Registratie centrale voorraad: De waarde van de goederen op de grootboekrekening Centraal magazijn kan hier de

inkoopwaarde zijn. De goederen in de winkel staan niet per stuk op een verzamelrekening, maar per groep of vak.

Registratie winkelvoorraden: We doen de goederen met een (ongeveer) gelijke brutowinstmarge bij elkaar in een

vak of groep.

Boeking bij overdracht van goederen van een centraal magazijn naar de winkel: Op het moment dat er goederen uit het centraal magazijn naar de winkel worden

overgebracht – tegen ontvangstbon, getekend door chef verkoop -, verantwoordt de chef van het centraal magazijn dit aan de administratie. De administratie boekt de goederen af uit het KVA en de grootboekrekening Centraal magazijn, bijvoorbeeld tegen fifo-, lifo- of gemiddelde waarde. De goederen worden vervolgens tegen verkoopwaarde geboekt op de verzamelrekening van het desbetreffende vak.

Betekenis rekening Ongerealiseerde brutowinst: Het totaal van de verzamelrekeningen van de vakken, verminderd met het saldo van de

rekening Ongerealiseerde brutowinst geeft de (gemiddelde) inkoopwaarde van de winkelvoorraad aan.Het totaal van de verzamelrekeningen zelf geeft de verkoopwaarde van de winkelvoorraad aan.

1 Kantoorvoorraadadministratie

Pagina 36 van 99

Page 37: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Systeem verkoopverantwoording via bonboekjes: Bij het bonnensysteem heeft de verkoper de beschikking over een eigen bonboek met

doorgenummerde bonnen in duplo:o Van elke verkoop wordt een bon in duplo uitgeschreven. De verkoper noteert

het bedrag van de bon op een totaalstaat.o De klant ontvangt de kopie-bon, waarvan het onderste gedeelte van een

nummer en perforatiestrook is voorzien. Met deze kopie-bon betaalt de klant aan de kassa van de afdeling.

o De caissière rekent de bon na en slaat het te ontvangen bedrag op de kassa aan. Als bewijs van betaling wordt het bedrag op de strook afgedrukt. De caissière behoudt het bovenste deel van de kopie-bon.

o De klant ontvangt de strook en gaat hiermee terug naar de verkoper, die de kassa-afdruk op de strook controleert.

Systeem van verkoopverantwoording via een paktafel: Bij het gebruik van een paktafel is de procedure in wezen gelijk (aan het

bonnensysteem), alleen wordt de verkoopfunctie hier gedeeltelijk vervangen door een paktafel

o De klant zelf brengt het goed naar de paktafel. Hier wordt één van de drie stroken of een kaartje dat op het goed zit, afgescheurd.

o De klant gaat hiermee naar de kassa, betaalt, levert de strook in en krijgt een kassabon. De strook wordt soms achtergehouden.

o De klant brengt de bon naar de paktafel. Hier controleert men de goederen met de bon.

o Na vergelijking van de bedragen op de kassabon met de prijzen op de goederen en na afstemming van het totaalbedrag en het nummer van de bon met het afgedrukte bedrag en het bonnummer op de strook, worden de goederen met het originele kaartje verpakt en aan de klant overhandigd.

o Eén van de drie stroken van het kaartje blijft achter bij de paktafel. De stroken worden per dag verzameld en vergeleken met de afrekening van de caissière.

Oogtoezicht: Het scherp toeziend oog van een winkelchef. Daarnaast kan ook worden gedacht aan

test-buyers of video-camera’s

Procedures bij het werken met een kasregister: Elk kasregister is voorzien van een teller om het aantal klanten aan te geven. Achter

het slot van het kasregister bevindt zich een controle- of telstrook, waarop het nummer van de verkoop en het bedrag worden geregistreerd. In de meeste bedrijven is het voorschrift dat de lade van de kassa gesloten moet zijn, en pas opengaat na een aanslag.Verder wordt de klant vaak verzocht om de handelingen van de caissière te volgen op het controlevenster van de kassa. Een samenspanning tussen klant en verkoper is moeilijk te achterhalen.

Pagina 37 van 99

Page 38: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Procedure bij het ruilen van goederen: De kassabon geldt voor de klant als bewijs van betaling en ook om goederen te ruilen.

Het is wenselijk dat ruilgoederen niet door dezelfde verkoper behandeld worden, maar dat een speciale functionaris hiermee wordt belast. Vóór de ruiling moet de kassabon vergeleken worden met de prijs van de goederen. Dagelijks controleert de administratie de “controlestrook” met de door de verkoper ingeleverde gegevens.

Afhandeling 3 systemen (Bonnensysteem, Paktafel, Geen aparte verkoopfunctie of kasfunctie):

Via de centrale kassier of de bank is er een inkomende liquiditeitenstroom die in het “kasboek”, resp “bankboek” dagelijks wordt verwerkt. Waar er ook een verantwoording is van de uitgaande goederenstroom (bij het bonnen- en paktafelsysteem) wordt deze door de administratie met de inkomende liquiditeitenstroom vergeleken.

Vervolgens wordt de verkoopwaarde van de goederenrekening afgeboekt en wordt de brutowinst van deze verkopen berekend met behulp van het gemiddelde brutowinstpercentage dat voor de desbetreffende artikelgroep is vastgesteld.Dat brutopercentage wordt als gerealiseerde winst op de desbetreffende grootboekrekening geboekt, terwijl de grootboekrekening Ongerealiseerde brutowinst met dit bedrag wordt gedebiteerd.

Oorzaken voorraadverschillen (afhandeling): De oorzaken zijn beschadigde artikelen, bederf en diefstal.

De afboekingen die hieruit voortvloeien, worden apart vastgelegd, zodat er informatie beschikbaar is over de hoogte van dit soort afboekingen in de loop van de tijd.Wanneer de werkelijke afboekingen structureel van dit niveau gaan afwijken, moeten de oorzaken achterhaald worden om maatregelen te kunnen nemen.Het verdient aanbeveling om in elk geval bij prijswijzigingen te investariseren.

Extra aantekeningen:

CRM = Customor relation management kan worden beschouwd als de moderne ontwikkeling van het relatiebeheersysteem.

Een relatiebeheersysteem is naar diverse gezichtspunten toegankelijk en maakt het mogelijk om informatie zowel naar afnemer als naar assortiment te selecteren. In dit relatiebestand moet ook belangrijke informatie afkomstig uit andere fasen van het verkoopproces worden vastgelegd, bijvoorbeeld over facturering, goederenverzending en debiteurenadministratie.

Bij verkopen kunnen we 3 systemen onderscheiden: Bonnensysteem Paktafel Geen aparte verkoopfunctie of kasfunctie

Telwerken van het kasregister (POS = point of sale-terminal)

Pagina 38 van 99

Page 39: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 5: Vaste activa

Vaste activa leggen een aanzienlijk beslag op het vermogen en het aanschaffen daarvan heeft op lange termijn gevolgen voor toekomstige exploitatie en de daarmee gepaard gaande kosten en opbrengsten.Wat betreft de vaste activa moeten er maatregelen worden getroffen om de kosten van gebruik of bewaring vast te stellen, en om die kosten te kunnen verdelen over tijdvakken, bedrijfsonderdelen, diensten en producten.Verder moet ten behoeve van de fiscus en ter verantwoording in de rekening, van alle op de balans voorkomende posten die betrekking hebben op de vaste activa, een specificatie worden gegeven waaruit de samenstelling van de vaste activa blijkt.

Vaste activa op de balans: Materiële vaste activa

o Bedrijfsgebouwen en –terreineno Machines en installatieso Andere vaste bedrijfsmiddelen

Immateriële vaste activao Kosten uitgifte aandeleno Onderzoek en ontwikkelingo Concessies en vergunningeno Goodwillo Vooruitbetalingen op immateriële vaste activao Rechten ter zake van “voortbrenging van geest’

Financiële vaste activao Effecteno Aandeleno Certificaten van aandeleno Andere vormen van deelnemingen in (of vorderingen op)

groepsmaatschappijen

Vaste activa zijn economisch verouderd als het verschil tussen de constante waarde van de in de toekomstige producten opgesloten werkeenheden volgens de economisch modernste werkwijze en de constante waarde van de in de toekomstige producten opgesloten variabele kosten, volgens de huidige werkwijze negatief wordt.

Informatiebehoefte n.a.v. de gebruikelijke periodieke rapporteringen: Vaststelling van de aanwezige activa:

o Locatie waar het vaste actief zich bevindt (kostenplaats)o Actief in eigendom of huur/leaseo Datum laatste inspectie/inventarisatieo Identificatiekenmerk (waaronder type/serienummer toegekend door de

leverancier)o Omschrijving activaeenheido Datum van ingebruiknemingo Datum en reden van buitengebruikstellingo Leverancier (eventueel te herleiden uit voorgaand document)o Boekstuknummer van het (de) brondocument(en) waardoor het actief is

ontstaan

Pagina 39 van 99

Page 40: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

o Categorie (hoofdgroep, waaronder het vaste actief valt

Waardering en periodieke resultaatbepaling:o Aanschafwaarde (netto) o (laatste) waarderingsdatumo Datum van ingebruiknemingo Bedrag inhaalafschrijving (indien van toepassing)o Afschrijvingsbedrag per periodeo Aanschafwaarde (bruto)o Boekingsnummer aankoopfactuur/huurnotao Afschrijvingsmethode (percentage boekwaarde, lineair annuïteit)o Actuele waarde (Vervangingswaarde/bedrijfswaarde/opbrengstwaarde)o Datum van buitengebruikstellingo Residuwaardeo Bedrag herwaardering (indien van toepassing)o Aankoopdatumo Economische en technische levensduur

Vaststelling van het gebruikstarief:o Ingeval van uurtarieven: standaardopslag en tarief (percentage en bedrag)o De wijze van toerekening van het verbruik van de werkeenheden aan

afdelingen en/of activiteiten en/of producteno Afschrijvingsmethodeo Totale periodekosten per actiefeenheido Ingeval van uurtarieven: onderdeel vast en variabel kostenbestanddeel in het

tariefo Economische en technische levensduur

Kostenbewaking per actief:o Afschrijvingskosteno Totale kosten (nacalculatorisch)o Assurantiekosteno Onderhoudskosteno Gebudgetteerde en werkelijke kosten per periode en cumulatief o Rentekosten over het geïnvesteerde vermogeno Reparatiekosteno Huurbedragen (indien van toepassing)

Verwerking in de jaarrekening:Per post (die voor activering in aanmerking komen) is inzicht nodig in

o De boekwaarde aan het begin van het verslagjaaro De uitgaven aan nieuwe investeringeno De boekwaarde van desinvesteringen (waaronder buitengebruikstelling)o Positieve en/of negatieve herwaarderingeno De boekwaarde aan het eind van het verslagjaar.

Pagina 40 van 99

Page 41: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Per post dient toegelicht te worden: De cumulatieve afschrijvingen De waardeverminderingen op de balansdatum De som van de waarderingen van de activa die op de balansdatum aanwezig zijn (dit

alleen ingeval de activa tegen actuele waarde worden getaxeerd.)

Verder moet de toelichting van de jaarrekening inzicht geven in: De toegepaste afschrijvingsmethode De toegepaste waarderingsgrondslagen De resultaatbepaling per post.

Overzicht van alle materiële vaste activa moet inzicht geven in het chronologisch verloop van: De bedrijfseconomische afschrijvingen die ten laste van de kostprijs worden gebracht De (eventuele) inhaalafschrijvingen die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt

noodzakelijk zijn De economische bedrijfswaarde De commerciële afschrijvingen en boekwaarden De fiscale afschrijvingen en boekwaarden.

Waarderingsgrondslagen die mogen worden gebruikt (vaste activa): Historische kosten Actuele waarde (voor materiële en financiële vaste activa en voorwaarden)

o Vervangingswaardeo Bedrijfswaardeo Opbrengstwaarde

Actuele waarde waartegen materiële vaste activa kunnen worden gewaardeerd, zijn de vervangingswaarde, de bedrijfswaarde en de opbrengstwaarde. Zo nodig worden deze waareden geraamd of getaxeerd.De vervangingswaarde is het bedrag dat nodig is om een voor de bedrijfsuitvoering aangewend of bestemd goed te vervangen door een ander goed dat voor de bedrijfsuitoefening een in economisch opzicht gelijke betekenis heeft.De bedrijfswaarde is de contante waarde ten tijde van de waardering (van de netto-opbrengsten die kunnen worden verkregen met de uitoefening van het bedrijf waartoe het goed dient of waarvoor het is bestemd.De opbrengstwaarde is het hoogste bedrag waarvoor een goed kan worden verkocht, onder aftrek van nog te maken kosten.

Pagina 41 van 99

Page 42: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Maatregelen die moeten worden genomen na daadwerkelijke inschakeling in het productieproces:

Maatregelen zullen zich richten op het doelmatig gebruiken van de apparatuur en op een vlotte doorstroming van de uit te voeren werkzaamheden. Zowel bedrijven met seriestuk- of stukproductie, als ondernemingen met heterogene massaproductie, moeten daarom dikwijls allereerst gedetailleerde planning gaat of laten bijhouden van het geplande gebruik van de machines voor de uitvoering van de verschillende productieorders.Men zal met betrekking tot alle aanwezige machines behoefte hebben aan een gedetailleerde registratie van de tijdvakken die zijn gereserveerd voor de uitvoering van de verschillende in behandeling zijnde orders. Deze registratie is ook van de belang voor het plannen van een doelmatige werkvoorbereiding en maakt het mogelijk het zogenaamde preventief onderhoud tijdig te laten uitvoeren.

Omwille van de kostenbewaking is het bovendien wenselijk de ontwikkeling van gebruik, prestatie en kosten van iedere machine op de voet te volgen en de desbetreffende cijfers door recapitulatie te laten samenvatten tot periodetotalen.

Hoofdfuncties van een registratiesysteem van vaste activa: Bij het ontstaan van vaste activa

o Ondersteuning bij de voorbereiding van de aankoop- en investeringsbeslissingen

o Registreren van basisgegevenso Prognosticeren/budgetteren

Bij de inschakeling in het bedrijfsproces:o Bewaringsregistratieo Ge- en verbruiksregistratieo Registratie van behaalde prestatieso Gebruiksplanningo Automatisch genereren van periodieke journaalposteno Ondersteuning van verschillende waarderings- en afschrijvingsmethodeno Ondersteuning bij de (voorbereiding van) beslissingen ten aanzien van

afstoten/buitengebruikstellen van vaste activao Ondersteuning van verschillende tariefcalculatiemethodeno Kostenbewaking per actiefo Per actief cumulatieve overzichten genereren (zoals arbeidsprestaties en

grondstoffenverbruik)o Ondersteuning bij exploitatiebevordering en –bewakingo Ondersteuning van de fiscale informatievoorziening.

Uitgangspunten voor het opstellen van een personeelsbehoefteplan: De organisatiestructuur De functie- en taakomschrijving De profielen (de functie-eisen wat betreft kennis, vaardigheden en eigenschappen) Het ondernemingsplan (omvang en soort van de activiteiten is medebepalend voor

omvang en kwaliteit van het personeelsbestand) Het verwachte personeelsverloop.

Pagina 42 van 99

Page 43: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De personeelsfunctie heeft als doel: De personele bezetting van een organisatie zodanig af te stemmen op de te verrichten

werkzaamheden, dat deze binnen de daarvoorgestelde tijd en met de daarvoor vereiste bekwaamheden kunnen worden uitgevoerd.

Het arbeidsklimaat en de onderlinge communicatie te scheppen die bij de betrokken personeelsleden tot bevrediging in het werk en tot optimale prestaties leiden.

Taken van de afdeling personeelszaken: Het opstellen van een personeelsbehoefteplan Het opstellen van een budget Het werven, selecteren en aannemen van personeelsleden Het opleiden, vormen en trainen van personeelsleden Het beoordelen van personeelsleden Het opstellen van een loopbaanplan Het bewaken van arbeidsomstandigheden Het beëindigen van de dienstbetrekking Het verzamelen (en doen) verwerken van zowel interne als externe gegevens ten

behoeve van te voeren sociaal en personeelsbeleid Het afleggen van verantwoording

Voorbeeld van een mogelijke structuur op de afdeling personeelzaken.

Onder de administratieve organisatie kunnen worden gerekend de afdeling administratie, de afdeling loon- en salarisadministratie en de afdeling betalingsadministratie.De administratieve organisatie wordt betrokken bij het opstellen van procedures en moet zorg dragen voor procedures in verband met:

Werving en selectie van personeel Aanstelling en ontslag van personeel Aanwezigheidscontrole (bewaking van de overeengekomen werktijden) Registratie van tijd en tijdsbesteding Verantwoording afleggen over de gehanteerde gegevensregistratie van het

personeelsbeleid (eventueel in de vorm van een jaarverslag)

Personeelsadministratie: De personeelsadministratie is belast met de registratie van het personeelsbestand en

van de mutaties die daarin plaatsvinden. Een andere taak betreft het vastleggen van het te voeren sociaal en personeelsbeleid.

Pagina 43 van 99

Page 44: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Doelstelling van de aanwezígheidscontrole: De aanwezigheidscontrole heeft ten doel erop toe te zien dat het personeel zich aan de

overeengekomen werktijden houdt.

Regelen aanwezigheidscontrole binnen het bedrijf: Binnen een bedrijf kan de aanwezigheidscontrole worden opgedragen aan de

afdelingschef of aan de portier.De afdelingschef kan gebruikmaken van presentielijsten of absentielijsten. De namen van de afwezigen worden vóór een bepaald tijdstip doorgegeven aan de afdeling personeelszaken.De portier kan bij aanwezigheidscontrole gebruikmaken van kaartrekken, penningborden of presentieklokken (tijdklokken)

Regelen aanwezigheidscontrole binnen het bedrijf: Het gehanteerde systeem van aanwezigheidscontrole is afhankelijk van de situatie.

Soms werkt men met routelijsten. (vertegenwoordiger, chauffeur of buitenmonteur).In andere gevallen met opdrachtbonnen. (functionarissen voeren opdrachten bij klanten uit)Controleurs of inspecteurs kunnen eventueel controle ter plaatse uitvoeren.Opzichters hebben de aanwezigheidscontrole bij bouwprojecten in handen.

Nevenwerkzaamheden van de afdeling loon- en salarisadministratie: het opmaken van afdelingsstaten ten behoeve van de belastingdienst en de

Uitvoeringsinstellingen Werknemersverzekeringen. het jaarwerk dat bestaat uit het opmaken van verzamelloonstaten per

socialeverzekeringswet en het opstellen van loonbelastingkaarten en loonopgaven van iedere werknemer

Ook het opmaken van de loon/salarisverdeelstaten behoort tot de nevenwerkzaamheden.

Gegeven waarover de afdeling loon- en salarisadministratie dient te beschikken om de berekeningen te kunnen uitvoeren:

Basisgegevens (zoals personalia, toegekend loon/salaris en vergoedingen, anciënniteit in de functie) die van de kopie-arbeidsovereenkomst op een stamkaart (loon- of salariskaart) worden overgenomen.

Werknemersverklaring (voor het vaststellen van de verschuldigde loonbelasting) Informatie over toegestane loonbelastingvermindering (bij beschikking van

belastinginspecties) Salarisschalen (tabellen), CAO’s en vergoedingsregelingen e.d. Mutatieopgaven van de afdeling personeelszaken (wijzigingen in burgelijke staat,

geboorten, salarisverhogingen). De mutaties moeten doorlopende volgnummers hebben, aan de hand waarvan de volledigheid kan worden vastgesteld.

Pagina 44 van 99

Page 45: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Soorten loonstelsels: Tijdloonstelsels Stukloonstelsels Premiestelsels Meritratingstelsels

Brutoloonberekening gebaseerd op de gewerkte tijd is:

De administratie neemt periodiek (per week) de klokkaarten in en gaat na ofo Alle kaarten zijn ingeleverdo De per kaart verantwoorde tijd overeenstemt met het voorgeschreven aantal

werkuren. Wanneer alleen de aanwezigheidstijd op de klokkaarten is verantwoord, wordt het verschil met het vereiste aantal werkuren als afwezigheidstijd op de kaarten bijgeschreven. Elke kaart wordt dus afgesloten met een urentotaal dat overeenkomt met de voorgeschreven arbeidstijd. De eventuele gemaakte overuren worden afzonderlijk vermeld.

Aan de hand van de gecontroleerde klokkaarten wordt een urenverantwoordingsstaat opgemaakt.

Man. nr naam Aantal directe uren

Aantal indirecte uren

Totaal aanwezigheidsuren

Afwezigheids- uren

1 2 3 4 5

o Het aantal afwezigheidsuren dat uit de urenverantwoording naar voren komt,moet worden afgestemd op de registratie van de afdeling personeelszaken.

o Aan de hand van de urenverantwoording wordt de brutoloonstaat opgemaakt.

Brutoloonberekening bij stukloon: Het loon heeft productierapporten, geleidebonnen of loonstroken nodig. De

brutoloonlijst wordt dan opgemaakt aan de hand van de wekelijkse recapitulatie van deze documenten.

Voor de berekening van het nettoloon moeten de volgende handelingen worden verricht: Vaststellen van de overeenkomsten tussen:

o Jobtime (totaal aantal gewerkte uren) en shoptime (totaal aantal aanwezigheidsuren)

o Aantal gerapporteerde overuren en de desbetreffende opgave van de afdeling personeelszaken

o De ploegendiensttoeslag en het dienstroostero Het totale vaste toeslagbedrag en het standenregister “toeslagen” van de

afdeling personeelszaken Het overnemen van het brutoloonbedrag (eventueel aangevuld met incidentele of

variabele vergoedingen, zoals reiskosten) op de stamkaart Berekenen van de verschillende inhoudingen, zoals loonbelasting, sociale

verzekeringspremies, pensioenpremies en overige inhoudingen (contributies, loonbeslagen , voorschotten)

Pagina 45 van 99

Page 46: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Van belang bij de loonverdeling is: Bij de registratie van de tijdsbesteding werd onderscheid gemaakt tussen directe en

indirecte uren. Daarnaast bestaat er onderscheid tussen directe en indirecte lonen.De loonkosten van de indirecte uren, de uren die zijn besteed aan toezicht, onderhoud, opruimen en dergelijke moeten ook over de desbetreffende kostensoorten worden verdeeld. Deze kostentoerekening gebeurt met behulp van een tabellarische ingerichte staat, de loonverdeelstaat of loonsplisingsstaat.

Twee systemen bij de automatisering van het personeelsvoorzieningsproces: Personeelsinformatiesysteem, dat gegevens verschaft over het bepalen en uitvoeren

van het sociaal en personeelsbeleid. Loon- en salarissysteem, dat rekening houdt met de toepassingen van wettelijke

voorschriften en rekenregels. Een geautomatiseerde loon- en salarisadministratie is een van de eerste automatiseringstoepassingen geweest en tevens een van de meest gebruikte systemen.

De bevoegdheden van de kassier zijn vastgelegd in een kasinstructie. In deze instructie zijn de belangrijkste spelregels voor het omgaan met kasgeld vastgesteld.

Belangrijkste spelregels voor het omgaan met kasgeld: Er mogen geen betalingen gedaan worden zonder schriftelijke opdrcaht van daartoe

bevoegde medewerkers. Er mag geen geld in ontvangst genomen worden zonder schriftelijke opdracht van een

bevoegde functionaris De directie stelt het bedrag vast dat maximaal in de kas aanwezig mag zijn. Bij overschrijding van dit maximumbedrag moet het meerdere afgestort worden op de

bank. Van iedere kasmutatie (zowel ontvangst als uitgave) moet een deugdelijk

boekingsstuk aanwezig zijn. De mutatie moet direct in het kasboek worden geregistreerd

De kassier moet aan het begin en einde van zijn werkdag zelf de kas opnemen. Op onregelmatige tijdstippen zal er controle van de kas plaatsvinden.

Creatieregister: Ideaal zou zijn dat een procuratiehouder onafhankelijk van de kassier alle

kasontvangsten in een creatieregister vastleggen. Bij de ontvangst wordt er een kwitantie uitgeschreven die alleen geldig betalingsbewijs is als de procuratiehouder voor ontvangst heeft getekend.

heeft de functie van soll-positie. Het wordt onafhankelijk van de kassier bijgehouden en geeft een controle op de volledigheid en de tijdigheid van de door de kassier ontvangen bedragen.

Slepen: Onder slepen verstaan we het frauduleus onttrekken van gelden aan de onderneming,

door het te laat verantwoorden van ontvangsten en/of te vroeg boeken van uitgaven. Door slepen ontstaan er tekorten, die administratief weggemasseerd worden door het

manipuleren (schuiven) met andere ontvangsten en uitgaven.

Pagina 46 van 99

Page 47: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Competentietabel: een door de directie goedgekeurde lijst van personen en hun bijbehorende

fiatteringbevoegdheden (bv tekenen voor kasbetalingen)

Het opnemen van de kas is te vergelijken met het inventariseren van de voorraad goederen. De kasopname stelt de overeenstemming vast tussen het werkelijke aanwezige kasgeld, het saldo volgens het kasboek en het saldo van de grootboekrekening Kas.

Verwerpen van de boekhouding: Dit betekent, dat de gegevens van de boekhouding door de belastingdienst niet langer

als uitgangspunt voor het vaststellen van de belastingplicht (o.a. omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting) geaccepteerd worden.

Standaardbankverklaring: Dit is een formulier waarin een bank een overzicht geeft van alle belangrijke aspecten

van de relatie met de bank:o Saldi bankrekeningeno Kredietfaciliteiteno Gestelde zekerhedeno Betalingsbevoegdheden directie en andere medewerkerso Etc.

Collectieve bevoegdheid: Dat twee functionarissen gezamenlijk een betalingsopdracht moeten ondertekenen

Telebankieren: Telebankieren (of internetbankieren) betekent elektronisch bankieren via de

telefoonlijn of kabel. De geselecteerde, te betalen facturen worden ingelezen in de “Telebanking software” die door de bank aan de ondernemer is geleverd. Vervolgens worden de betalingsopdrachten via datacommunicatie (modem, telefoonlijn) naar de computer van de bank verzonden en verwerkt.

Beveiligingsprocedure bij telebankieren: De gegevens, die door en naar de cliënt worden verzonden zijn gecodeerd

(gescrambeld) en deze zijn dan, indien de lijn afgetapt zou worden, niet leesbaar.Er zijn op diverse plaatsen in de software beveiligingen ingebouwd waardoor onbevoegden geen transacties kunnen uitvoeren of informatie kunnen opvragen.Opstarten: gebruikerscode en toegangscode (wachtwoord)Verzending betalingsopdracht naar bank: Elektronische handtekening.BEDENK: Hoge beveiliging gaat ten koste van gebruikersvriendelijkheid.

Creditcard: Een creditcard is een plastic pas, die door een “cardorganisatie” wordt uitgegeven en

waarmee betalingen op krediet kunnen worden gedaan. We spreken ook wel over plastic geld.

Pagina 47 van 99

Page 48: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Chipper/chipknip: de elektronische portemonnee van de moderne tijd waar aankopen, die normaal met

contant geld worden gedaan, mee worden betaald.

De treasurer heeft tot taak de risico’s die het geldmiddelenbeheer met zich meebrengt, te beheersen, We onderscheiden de volgende risico’s:

Kredietrisico Valutarisico Renterisico Organisatierisico

Belangrijkste maatregelen van interne controle die in dit verband worden genomen zijn: Controletechnische functiescheiding tussen treasuren (Beschikkend), kassier

(bewarend) en financiële administratie (grootboek) Beperking van de competenties van medewerkers door limieten vast te stellen. Zo nodig collectieve verantwoordelijken (twee handtekeningen). Alle verplichtingen

die met derden worden aangegaan schriftelijk bevestigen. Vaststellen van verbanden tussen de verschillende liquiditeitsstromen in een bedrijf

(bijvoorbeeld tussen de eurorekeningen en de vreemde valutakas). Informatie en richtlijnen voor vreemde valutaposities. Het werken met een liquiditeitsbegroting en de analyse met de werkelijke

liquiditeitsstromen. Periodieke beoordeling van de opzet en de werking van het stelsel van interne

controlemaatregelen. Toezicht door de directie (richtlijnen, rapportage)

De controller draagt de verantwoordelijkheid voor de bestuurlijke informatievoorziening, dat wil zeggen de processen zoals beschreven in de cursus en de ermee samenhangende interne controle.Hij zorgt ervoor dat leidinggevende functionarissen in een bedrijf tijdig worden voorzien van relevante informatie.

Financiële administratie (werkelijkheid) Toekomst gericht (prognose en ontwikkelingen)

Taken controller: Formuleren van financiële doelstellingen, die afgestemd zijn op het algemeen beleid,

denk aan rentabiliteit, liquiditeit en solvabiliteit Opstellen van bedrijfseconomische analyses in verband met realisatie van de

geformuleerde doelstellingen Inrichten van de gegevensverwerkende processen, gericht op een goede kwaliteit van

de informatievoorziening. Opzetten van een sluitend systeem van interne controlemaatregelen, inclusief het

toetsen van de goede werking ervan. Verstekken van informatie aan belanghebbenden zowel binnen als buiten het bedrijf.

Pagina 48 van 99

Page 49: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Extra aantekeningen:

Waardekringloopproces (schematische weergave vaste activa)

Categorieën materiële activa: De bedrijfsgebouwen en –terreinen De aanwezige machines en installaties De overige vaste bedrijfsmiddelen, zoals voertuigen, gereedschappen,

kantoorinventaris en computerapparatuur.o Zwaartepunt controle voornamelijk op:

Controle op de bewaring Logistieke/operationele gegevens Snel vaststellen waar een bepaald “vast” bedrijfsmiddel zich moet

bevinden

Nettoloonstaat in viervoud opmaken: Bankadministratie (uitbetaling) Personeelsleden (voorzien van scheurstroken) Boekhouding Loonadministratie (voor archief)

Interne controle lonen en salarissen: Functiescheiding tussen personeelszaken, aanwezigheidsregistratie en

salarisberekening Werkelijke gewerkte tijd met afspraken in arbeidsovereenkomst Oogtoezicht op werkplek Totalen statenregister met maandelijkse loonlijst en aanwezigheidsregistraties Nettoloon volgens de loonlijst met betalingen per bank of kas Journaalpost maandelijkse loonlijst met betalingen per bank of kas Journaalpost maandelijkse loonlijst met boeking in het grootboek Steekproef op bruto/nettoloonberekening Controleberekening brutoloon op basis van gewerkte uren maal tarief Verbandscontrole tussen maandelijkse inhouding loonheffing, de aangifte loonheffing

en de betaling ervan. Controle op aanleveren gegevens aan loonservicebureaus Fiattering loonkosten door de directie

Pagina 49 van 99

Inkopen Vaste active(Voorraad werkeenheden)

Ge-/verbruik

Page 50: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Schematische voorstelling van integratie tussen telebankieren en financiële administratie:

Pagina 50 van 99

Crediteurenadministratie

Electronisch betalen

Dagafschriften bank(elektronisch)

DebiteurenadministratieCrediteurenadministratieBetalingen onderweg

Grootboekadministratie

Page 51: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 6: Opslagproces

Taken die tot de magazijnfunctie kunnen worden gerekend: De goederen in ontvangst te nemen en deze te (laten) keuren De ontvangst van de goederen te melden aan de afdelingen inkoop en administratie, en

soms ook aan de afdeling productie De goederen zorgvuldig op te slaan en te bewaren De goederen op grond van geautoriseerde opdrachten af te geven aan bijvoorbeeld de

afdelingen expeditie en productie. De goederen verzendklaar te maken en te (laten) verzenden (dit alleen als ook de

expeditie tot de functie van de magazijnmeester behoort.) Verantwoording af te leggen over het gevoerde magazijnbeheer.

Verschil open en gesloten magazijn: Het kenmerkende verschil tussen een administratief open en gesloten magazijn is dat

er bij een open magazijn geen uitgiftebonnen worden gebruikt. De uitgifte van goederen wordt dus niet geregistreerd.

Functies kopie bestelorder: De kopie is een geautoriseerde opdracht tot het in ontvangst nemen van goederen. De kopie is een middel om de te verrichten werkzaamheden te plannen. De

magazijnmeester kan de werkzaamheden voor de volgende dagen indelen door de kopieën van de bestelorders op (vermoedelijke) afleverdatum te sorteren.

De kopie vermeldt veelal de artikelcode, zodat de codenummers niet hoeven worden opgezocht.

De kopie kan speciale kwaliteitseisen vermelden, waaraan bij de keuring moet worden gedacht.

De magazijnmeester doet mededeling van de ontvangst van goederen aan: Afdeling inkoop Afdeling administratie Afdeling productie

Zorgvuldig bewaren van goederen houdt onder meer in:

Voorkomen dat de goederen door de opslag in kwaliteit achteruitgaan. Er moet bijvoorbeeld op worden toegezien dat:

o Weersinvloeden geen schade aan goederen toebrengeno Brandgevaarlijke goederen apart worden bewaardo Goederen die chemisch of anderszins op elkaar inwerken niet te dicht bij

elkaar worden opgeslageno Er geëigende opslagmogelijkheden voor breekbare goederen worden opgezet.

Zorgdragen dat goederen worden opgeslagen in afsluitbare ruimten.Zonder uitdrukkelijke toestemming van de magazijnmeester is toegang tot het magazijn voor niet-magazijnpersoneel verboden. Om te voorkomen dat onbevoegden zich toegang verschaffen, kan worden gedacht aan afsluitbare ruimten en bij opslag in de openlucht, aan omheinde terreinen.

Pagina 51 van 99

Page 52: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Goederen kunnen het magazijn verlaten op basis van verschillende uitgiftedocumenten. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen verzamellijsten en individuele uitgiftedocumenten. Op een verzamellijst (“picking list”) staat per artikel het totaal uit te geven aantal vermeld, zonder de naam van de afnemer. Bij individuele uitgiftedocumenten gaat het om:

Kopie- verkooporders of kopie-verkoopfacturen, afkomstig van de afdeling verkoop (of van de afdeling administratie als het gaat om door afnemers bestelde goederen)

Magazijnuitgiftebonnen, afkomstig van de afdeling productie (bedrijfsbureau). Vaak gaat het hierbij om interne verstrekkingen aan fabricageafdelingen,

Wanneer waardevolle goederen vernietigd moeten worden, mag er geen twijfel over bestaan dat de beslissing tot vernietiging terecht is en dat de goederen inderdaad vernietigd worden. Een functionaris van de registrerende functie kan toezicht houden, en de vernietiging vastleggen in een proces-verbaal.

Het verzenden van goederen wordt opgedragen aan de magazijnmeester of aan een afzonderlijke afdeling expeditie. De verzending vindt plaats met eigen transportmiddelen, met ingehuurde transportmiddelen of met beroepsvervoerders.

Nevenfuncties van stellingkaarten?

In de eerste plaats zijn de stellingkaarten als “zelfcontrolemiddel” voor de magazijnmeester bedoeld, maar ze kunnen ook voor andere doeleinden worden gebruikt, bijvoorbeeld:

o Om tijdig te signaleren dat voorraden moeten worden aangevuld; op de stellingskaarten moet dan het bestelniveau aangegeven zijn

o Om tijdig verschillen te signaleren tussen voorraadsaldi die op de stellingskaarten zijn vermeld en die uit de kantoorvoorraadadministratie naar voren komen

o Om voorraadverschillen te lokaliseren en mogelijk te verklaren.

Technische voorraad Voorraad die in de magazijnen ligt opgeslagenEconomische voorraad voorraad waarmee een ondernmeing prijsrisico’s loopt vanaf het moment van inkoop tot het moment van verkoop. De data van goedereninkoop en –verkoop hoeven niet dezelfde te zijn als die van goederenontvangsten en –aflevering. Dit is als volgt in een formule uit te drukken:EV = LB + TV – LVEV = Economische voorraasLB = Lopende bestellingenTV = Technische voorraadLV = lopende verkoopverplichtingen, nog af te wikkelen verkoopcontracten of na te leveren orders (back-orders)

Pagina 52 van 99

Page 53: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Enkele voorraadbegrippen: De beschikbare of vrije voorraad

(Deel van de technische of economische voorraad dat niet voor bepaalde doeleinden is gereserveerd)

De gereserveerde voorraad(Deel van de technische of economische voorraad dat al een bestemmingen heeft)

Speculatieve voorraad(als er bewust een grotere of kleinere voorraad goederen wordt aangehouden dan gebruikelijk.)Het is iets anders dan een speculatievoorraad waarbij (tijdelijk) goederen in voorraad worden gehouden die niet nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening.

Functies van de voorraadadministratie: Enerzijds fungeert de voorraadadministratie als controlemiddel, anderzijds verstrekt

zij informatie over voorraden.De voorraadadministratie legt voorraden en mutaties op zodanige wijze vast, dat:

o Informatie verstrekt kan worden over: Het moment waarop het bestelniveau is bereikt, dus het moment

waarop de voorraad aangevuld moet worden, wil de continuïteit van afleveringen niet in gevaar komen.

De ouderdom van de voorraden De voorraadpositie zowel in hoeveelheden als in geld De locatie van de goederen Omzetten, brutomarges, kortingen, retouren per artikel of artikelgroep Fysieke kenmerken van goederen

o Controle mogelijk is op: Het bewaren van goederen De uitvoerbaarheid van verkoop- en fabricageorders

Waarom en wanneer wordt er een KVA per eenheid gevoerd: Individuele registratie is slechts mogelijk als elk exemplaar identificeerbaar is.

(Auto’s, huishoudelijke apparaten, bontjassen etc.)Bij andere artikelen (juwelen, diamanten) is dit niet mogelijk. Een nauwkeurige omschrijving van het onderwerp moet volstaan, eventueel aangevuld met een foto.

KVA = Kantoorvoorraadadministratie

Waarom en wanneer wordt er een KVA per artikelsoort gevoerd: Voorwaarde is dat zowel de ingang als de uitgang van de goederenstroom op

economisch verantwoorde wijze meetbaar is. Bij veel detailzaken is dit laatste niet mogelijk wegens het groot aantal transacties van relatief kleine aantal artikelen. Vanwege het grote belang van beheersing van de goederenstroom, past men administratieftechnische hulpmiddelen toe die dit mogelijk maken.Beheersing van de goederenstroom betekent immers niet alleen dat de aanwezigheid van goederen gecontroleerd wordt, maar ook dat goederen tijdig worden bijbesteld, en verder dat de investeringen in voorraden niet hoger zijn dan strikt noodzakelijk. (Dank aan streepjescode)

Pagina 53 van 99

Page 54: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Waarom en wanneer wordt er een KVA voor een partijadministratie gevoerd: Wanneer we het financiële resultaat van een partij ingekochte goederen moeten weten,

bijvoorbeeld omdat we de kwaliteit van de inkoopfunctie willen beoordelen, dienen we de partijen fysiek en administratief apart te houden. Dit komt voor bij handel in natuurproducten, hout, fruit, wol enz.

Een verzamelrekening is een rekening waarop het totaal van posten die opsubrekeningen afzonderlijk worden geboekt, wordt geregistreerd. Dus bv alleafzonderlijke debiteuren (subrekeningen) naar de verzamelrekening Debiteuren..

Prijzen die de actuele waarde benaderen: Bij fifo, lifo , gemiddelde prijs en vaste verrekenprijs.

Voorraadopname is nodig omdat: Het bepalen van verkopen of verbruiken volgens de methode van de indirecte

verbruiksmeting Het vaststellen dat de goederenvoorraad die volgens de voorraadadministratie

aanwezig moet zijn, ook werkelijk in het magazijn ligt opgeslagen.Door deze inventarisatie kan de bewaarfunctionaris worden gecontroleerd en tevens de juistheid en volledigheid van de voorraadregistratie. Dit laatste is een materiële controle, omdat wordt nagegaan of de gegevens van de voorraadadministratie een reële weerspiegeling zijn van de aanwezige voorraden.

Het vaststellen (met behulp van de permanence) dat de waarde van de aanwezige voorraad overeenstemt met het saldo van de grootboekrekening.Voorraden, en het bepalen van de eventuele verschillen tussen de beide waarden.

Voorraden kunnen worden geïnventariseerd door: Integrale methode:

er vindt een telling plaats (of afhankelijk van het artikelen, een weging of een meting) van alle in het magazijn aanwezige goederen.

Simultane methode (gelijktijdige opname):Is noodzakelijk als dezelfde goederen verspreid over meer magazijnen zijn opgeslagen, wat bijvoorbeeld het geval is bij bulk- of detailopslag.

Partieel roulerende voorraadopname:Hier vindt regelmatig een telling plaats, waarbij in de loop van het jaar alle artikelen ten minste eenmaal geteld zijn.

Pagina 54 van 99

Page 55: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Enkele organisatorische maatregelen voor een goed verloop van de inventarisatie: Er moet een functionaris worden aangewezen die in aanwezigheid van de

magazijnmeester de inventarisatie uitvoert. Deze functionaris kan werkzaam zijn op een van de afdelingen inkoop, verkoop, productie of administratie (maar niet op de voorraadadministratie(

Er moet worden bepaald welke momenten de inventarisatie zal plaatsvinden, een moment dat bij voorkeur onaangekondigd zal zijn. Bij een integrale voorraadopname op het einde van het jaar staat het moment van tevoren redelijk vast.

De voorraadadministratie moet een inventarislijst (voorraadopnamelijst) opmaken. Vergelijken tussen de inventarisatielijst en de administratieve voorraad. Als er

verschillen zijn tussen de inventarisatielijst en de duplicaatlijst van de voorraadadministratie, worden deze genoteerd op de inventarisatielijst.

Aan de hand van de inventarisatielijst, of een aparte magazijnverschillenlijst, moeten de magazijnverschillen worden afgeboekt in de voorraadadministratie en in het grootboek.

Het bijhouden van de verschillenstatistiek is belangrijk om inzicht te krijgen in onder meer het verloop van de magazijnverschillen.

Verloop inventarisatie van voorraden bij derden 2: In dit geval (meestal kunnen de voorraden niet ter plaatse worden gecontroleerd) vindt

inventarisatie plaats door saldogegevens (voorraadopgaven) naar de betrokken bewaarders te zenden. Als de bewaarders akkoord gaan met de saldo-opgaven, retourneren ze een getekend exemplaar “voor akkoord”. positieve methode van saldobevestiging.

De betekenis van een geautomatiseerd voorraadsysteem: De doelstellingen van een geautomatiseerd voorraadsysteem ligt niet zozeer in het

bijhouden van de technische voorraad, maar meer op het gebied van informatieverschaffing en voorraadbeheersing.

o Informatieverschaffing aan de commerciële leidingInzicht leveren in de totalen “bestelde goederen” en gereserveerde goederen

o VoorraadbeheersingBewaken van de voorraden. Dit vereist een kritische beoordeling van onder meer de omvang van voorraden, de tijdsduur van opslag, de bestelfrequentie en de laatste besteldatum.

2 Consignatiegoederen goederen die bij derden zijn opgeslagen

Pagina 55 van 99

Page 56: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Extra aantekeningen:

Schema magazijnproces

Inrichting opslag in magazijn moet doelmatig zijn ingericht.Voorwaarden:

De opslag moet systematisch en overzichtelijk zijn Het moet duidelijk zichtbaar zijn in welke vakken de goederen zich bevinden,

bijvoorbeeld door een artikelcode te vermelden Er moet worden gewerkt met locatiecodes (een letter- of cijfercombinatie die

achtereenvolgens aangeeft in welke gang, pad, stelling en vak een artikel ligt opgeslagen)

De goederen moeten zo zijn opgeslagen, dat ze snel en eenvoudig verplaatsbaar zijn.

Stellingkaart:

Pagina 56 van 99

Page 57: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Prijssystemen:

Permanence tegen inkoopprijzen:Aankopen worden geboekt tegen inkoopprijzen. De verkoopprijzen moeten echter ook tegen inkoopprijzen berekend worden.

Permanence tegen verkoopprijzenAankopen worden tegen verkoopwaarde gerekend. Het verschil tussen de inkoopwaarde en verkoopwaarde wordt op een afzonderlijke rekening tot uitdrukking gebracht: Nog niet gerealiseerde winst.Saldo Nog niet gerealiseerde winst + voorraadrekening = goederen tegen inkoopprijs.Eventuele verschillen die tussentijds door inventarisatie worden vastgesteld, dienen op de te bezigen rekeningen te worden bij- of afgeboekt.

Groot aantal inkoopfacturen en weinig verkoopfacturen inkoopprijzen voorkeurWeinig inkoopfacturen en groot aantal verkoopfacturen verkoopprijzen voorkeur(Wel bewerkelijk wanneer er regelmatig prijswijzigingen optreden)

Relatie tussen de kantooradministratie, de magazijnadministratie en de fysieke aantal goederen in het magazijn. (bij niet-geautomatiseerde administratie waar functiescheiding tussen magazijnadministratie en kantooradministratie nog in tact is.)

De magazijnadministratie wordt gevoerd met stellingkaarten en wordt bij de ontvangst en de afgifte van goederen onafhankelijk van de KVA bijgewerkt. De ontvangst en de afgifte van goederen onafhankelijk van de KVA bijgewerkt. De totale waarden van de ontvangen en verzonden goederen worden dagelijks op de grootboekrekening voorraden geboekt (tegen vvp per artikel). De KVA wordt onafhankelijk van de grootboekrekening Voorraden bijgewerkt.

Automatiseringsprocedures opslagproces bestaan uit de volgende onderdelen:

Pagina 57 van 99

Page 58: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De inkoopafdeling voert de bestellingen van de goederen in aan de hand van de bestelsignalering

Het magazijn brengt de ontvangst en afgifte van de goederen in aan de hand van de ontvangst afgiftemelding.

De verkoopafdeling reserveert de verkoop van een artikel aan de hand van de verkooporder.

Het bedrijfsbureau reserveert de voor de productie benodigde hoeveelheid goederen aan de hand van de verkooporder.

Pagina 58 van 99

Page 59: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 7: Productiehuishouding

Passieve productiemiddelen: ingekochte grond- en hulpstoffen en materialen …Active productiemiddelen: arbeid, machines en installaties

Twee andere begrippen voor het technische ontzettingsproces:

Productieproces Transformatieproces

Waardesprong: Na iedere bewerking heeft een waardesprong plaatsgevonden. De toename van de

waarde van het eindproduct is gelijk aan de afname van de grond- en hulpstoffen vermenigvuldigd met de technische omzettingscoëfficiënt ( = receptuur of standaardverbruik). Dit kan ook in hoeveelheden worden uitgedrukt.

Milieulek: De emissie van stoffen in water, bodem en lucht. (Naast afval en uitval).

Waardekringloop van een productiehuishouding.

Rechthoeken voorraadvorming (bewarende functie, Wet van de samenhang tussen toestand en gebeuren van toepassing)Cirkels en ovalen Activiteiten (respectievelijk uitvoerende/beschikkende functie) waarop de Wet van het rationele verband tussen opgeofferde en verkregen zaken betrekking hebben (Starreveld)

Stoffenbalans is noodzakelijk omdat: Een probleem is dat het soms niet eenvoudig is het verband het verband tussen

opgeofferde en verkregen zaken kwantitatief zichtbaar te maken.Dit kan ondervangen worden door componenten van de grondstoffen gedurende het gehele productieproces te volgen in de stoffenbalans.(Vetbalans in de zuivelindustrie, de alcoholbalans bij de distilleerderijen en de vetbalans (kalium, stikstof en fosfaat) in de landbouw)

Pagina 59 van 99

Page 60: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Het verschil tussen productiehuishoudingen en handelsbedrijven komt primair tot uitdrukking in het al dan niet aanwezig zijn van het technisch omzettingsproces. Een ander verschil heeft betrekking op het meerjarenplan voor de productiehuishouding in verband met de capaciteitsplanning en de daaraan gekoppelde investeringsbegroting.

De productiebeheersing bestaat uit de planning en de kostenbeheersing.

De planning omvat de planning op diverse termijnen en de voortgangscontrole.

Vier planningen: Lange termijn (diverse jaren, meerjarenplan) Capaciteitsplanning Jaartermijn Globale bezettingsplanning Korte termijn (op weekniveau) Detailplanning Zeer korte termijn werkvoorbereiding, werkdistributie

Werkdistributie: De aanwijzing van machines en werknemers die voor de uitvoering van de

verschillende werkzaamheden worden ingezet.

Een belangrijk beheersingsinstrument vormen de technische omzettingscoëfficiënten, oftewel de receptuur of het standaardverbruik in het productieproces.

Drie niveaus waarop kostenbeheersing plaatsvindt: De verbijzondering van de werkelijke kosten (offers) gebeurt derhalve primair naar

(hoofd)kostenplaatsen (afdelingen en soorten bewerkingen).Indien afdelingen onderling diensten presteren, worden deze verrekend met toepassing van de op standaardkosten gebaseerde tarieven.

Op het niveau van de kostendragers (producten en diensten) De bepaling van het fabricageresultaat door de confrontatie van voor- en nacalculatie

Controletechnische functiescheiding in het productieproces: Primair is de productiefunctie uitvoerend en beschikkend, maar feitelijk worden deze

functies hiërarchisch gescheiden. Deze functiescheiding wordt nog versterkt, indien de leidinggevende over een bedrijfsbureau beschikt. Het bedrijfsbureau is belast met het voorbereiden en nemen van operationele beslissingen inzake de productie.

Daarnaast kent de productiefunctie nog een bewarende functie, namelijk het beheer van de grond- en hulpstoffen die voor de productie- en hulpstoffen, tenzij er sprake is van een open magazijn, en de voorraden productie dient te gebeuren door iemand anders dan degene die belast is met de productie. De verantwoording van ontvangsten en afgifte door de verschillende functionarissen dienst onafhankelijk van elkaar plaats te vinden.

De productiefunctie bestaat uit: De productievoorbereiding De productie-uitvoering

Pagina 60 van 99

Page 61: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De productievoorbereiding bestaat uit: Het productontwerp De calculatie De werkvoorbereiding De planning

Explosie/implosie: Met de explosiemethode wordt bepaald welk uitgangsmateriaal – en in welke

hoeveelheden – benodigd zijn om het ontworpen product te produceren. Bij explosie wordt het product afgebroken in zijn samenstellende delen (kwantitatief). Implosie het tegenovergestelde: de opbouw van basiselementen naar het product toe.

De bewerkingslijst geeft aan welke bewerkingen moeten worden uitgevoerd, de routing, of de bewerkingen handmatig of machinaal zijn te verrichten en de tijdsduur van de verschillende bewerkingen.

Normen die verbonden zijn aan de drie typologieën van productiehuishoudingen: Homogene massaproductie normen keihard Heterogene massaproductie normen uitgebalanceerd. Stukproductie alleen normen voor deelbewerkingen

Het bedrijfsbureau is belast met de organisatie van de productievoorbereiding.

Functies van het bedrijfsbureau: Het zodanig voorbereiden van de productie dat de productieprocessen ongestoord en

doelmatig kunnen verlopen. De voortgangscontrole op de productieprocessen aan de hand van de planning.

Organisatiestructuurschema van het bedrijfsbureau:

Pagina 61 van 99

Page 62: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Bureaus van het bedrijfsbureau” Constructiebureau/tekenkamer

o Maken van (detail)ontwerpeno De explosieo De stukslijsteno De bewerkingslijsten

Procesanalyseo De analyse van het werk voor het vaststellen van een doelmatige werkmethodeo Het periodiek doorlichten van de productieafdelingen ter verbetering van de

werkmethoden.o Het vaststellen van normen van grondstoffenverbruik en normtijden voor

handmatig handelingen en machinale bewerkingen. Calculatieafdeling

o Het verschaffen van gegevens voor het opstellen van een offertecalculatie ten behoeve van de afdeling verkoop – het opstellen van een gedetailleerde voorcalculatie ten behoeve van de uitvoering

Bureau werkvoorbereidingo (zie) planning op zeer korte termijn en werkvoorbereiding

Planbureauo Bepalen wanneer een order in productie kan worden genomen, gezien de

capaciteiten waarover kan worden beschikt.o De voortgangscontrole

Doelstellingen van de productie-uitvoering: Het produceren van de juiste hoeveelheden Het werkelijk verbruik van de productiemiddelen conform de voorcalculatie

De productie-uitvoering bestaat uit:o Werkdistributieo Grondstofverbruiko Tijdregistratieo Voortgangscontroleo Kwaliteitscontroleo Productieverantwoording

Verbandscontrole die wordt gehanteerd bij het directe verbruik van grondstoffen: Op de magazijnafgifterapporten is aangegeven voor welke afdeling en/of voor welke

productieorder de passieve productiemiddelen bestemd zijn. Verbandcontrole: magazijnafgifterapport inzake grondstoffen etc. = ontvangen grondstoffen etc. volgens productieverantwoording.

Open magazijn: De goederen worden uit het magazijn verwijderd zonder dat er een

magazijnafgifterapport wordt uitgeschreven.

BETA-formule: Verbruik = beginvoorraad + inkopen - eindvoorraad

Pagina 62 van 99

Page 63: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Pagina 63 van 99

Page 64: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Afval: In de voorcalculatie is in de regel met het voorkomen van onvermijdbaar afval

rekening gehouden. Indien het werkelijke afval groter is dan het normatieve afval, duidt dit op ondoelmatigheid.Waardevol afval zal moeten worden verzameld en worden afgedragen aan de magazijnmeester (bijvoorbeeld waardevolle metaalsoorten)

Bij de registratie van mensuren gaat het om de gelijkstelling van aanwezigheid (shoptime) en tijdsbesteding (jobtime)

Verbandscontroles worden uitgeoefend bij mensuren: Uitbetaalde uren volgens salarisadministratie = uren volgens mensurenverdeelstaat Uren volgens mensurenverdeelstaat = directe + indirecte uren Directe uren volgens mensurenverdeelstaat = opgeboekte uren volgens

productieverantwoording.

Functiescheidingen die in acht moeten worden genomen bij verbandscontroles mensuren: Het “klokken”bij binnenkomst en vertrek vormt de basis voor de uit te betalen uren

volgens de salarisadministratie De werkbriefjes vormen de bron voor de mensurenverdeelstaat.

Controles moeten bij de verbandscontroles mensurenverdeelstaat moeten worden uitgevoerd?

Invoercontroles op variabele gegevens, zoals voortellingen en bestaanbaarheidscontroles. Vermijding van het verschuivingsgevaar van directe naar indirecte uren door interne controles met bescheiden zoals verlofbriefjes, ziektemeldingen, goedgekeurde urenstaten.

Verbandscontroles die moeten worden uitgeoefend bij machine-uren: Beschikbare capaciteit = uren volgens machine-urenverdeelstaat Uren volgens machine-urenverdeelstaat = directe uren + indirecte uren Aantal directe draaiuren volgens machine-urenverdeelstaat = geboekte uren volgens

productieverantwoording Capaciteit week 1 + capaciteit in gebruik genomen machines – capaciteit

buitengebruikgestelde machines = capaciteit week 2

Daarnaast kan er een verband worden gelegd met de inkoopfacturen, de meldingen van de technische verantwoording van de in gebruik genomen machines en de juiste afboeking van de buitengebruikgestelde machines te controleren.

Interne controlemaatregelen ter voorkoming van verschuivingsgevaar bij tijdregistraties: Goedgekeurde urenstaten en rapporten van de technische dienst.

Pagina 64 van 99

Page 65: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Kwaliteit(controle) is gebaseerd op de 3 pijlers Mensen (Creativiteit en betrokkenheid van mensen op alle niveuas) Metingen (Meten is weten) Procedures (Kwaliteitsprocedureboeken (ISO-9000, BS-7750, EMAS-verordering

etc.)

Vier plannen waaruit de planning bestaat: Meerjarenplan Het jaarplan Het verkoopplan Het productieplan

Primaire functie van het meerjarenplan: Om op het juiste moment die (des)investeringen in machines en installaties te doen om

aan de verwachte capaciteitsuitbreidingen en –inkrimpingen te kunnen voldoen.

Twee aspecten die het verkoop- en productieplan beïnvloeden: Interne berichtgeving moet up-to-date zijn Ontvangen verkooporders worden per product en per afleveringstermijn gegroepeerd,

waardoor de werkelijke en verwachte ontwikkelingen met elkaar kunnen worden vergeleken.

Twee dilemma’s in het productieplan: Een dilemma ontstaat bij de omschakeling op andere producten: voorraadkosten

moeten worden afgewogen tegen omschakelingskosten. Dit probleem bestaat ook bij onregelmatige afzet. Er vindt dan een afweging plaats tussen enerzijds voorraadkosten en anderzijds stilstand en overwerkkosten.

Kwalificatie normen bij homogene massaproductie: Men beschikt over een standaardcalculatie (hoeveelheid grondstoffen, tijdsduur per

bewerking), waaruit de hoeveelheid eenheden product per tijdseenheid kan worden afgeleid. Door middel van voortgangscontrole (= uitvoeringscontrole) kan worden vastgesteld of de standaard (= keiharde normen) wordt gehaald.

In het algemeen worden bij roterende massaproductie geen productieorders uitgeschreven. (hoeveelheid te vervaardigen producten)

Pagina 65 van 99

K w a l i t

Procedures

Metingen

Mensen

Page 66: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

De afgifte van grondstoffen aan productieafdelingen wordt wel geregeld. Door de keiharde normen kan hieruit de hoeveelheid eindproducten worden herleid. Bij intermitterende massaproductie komen wel productieorders overeenkomstig het productieplan voor.

Zeven aspecten die van belang zijn bij de kostenbeheersing: Standaardkostprijsmethode Delingscalculatie Fictieve homogeniteit Meetpunten Procesbesturing Productierapporten Kengetallen

Kostenverbijzondering bij homogene massaproductie is in het algemeen noodzakelijk en bij productie in het bijzonder noodzakelijk:

De toegerekende kosten kunnen immers worden geconfronteerd met de werkelijke kosten, waardoor de kosten kunnen worden beheerst.

Indien er parallel verschillende producten worden geproduceerd Indien er in diverse fasen wordt geproduceerd: een gemeenschappelijke fase en daarna

fasen per product.

Is er sprake van één product en is de productie roterend van aard, dan kunnen de kosten gedurende een bepaalde periode worden getotaliseerd en worden gedeeld door de hoeveelheid producten uit die periode (nacalculatorische kostenbepaling). Zo nodig dienen eventuele onderbezettingsverliezen te worden geëlimineerd. Wijkt de nacalculatorische kostenbepaling duidelijk af van de voorcalculatorische kostenbepaling, dan dienen in de verschillenanalyse deze onderbezettingsverliezen te worden geëlimineerd.

Meetpunten bij roterende en intermitterende productie: Bij intermitterende productie kan men de productie en de verbruiken telkens na

beëindiging van een partij of van een reeks partijen vastleggen.Bij roterende productie dient men de periode voldoende lang te nemen om de invloed van toevalsvariaties te beperken.

Fictieve homogeniteit: Indien de opeenvolgende kwaliteiten of soorten (overgang ene naar andere product)

zodanig verschillen, dat vooraf een equivalentiecijfer (coëfficiënt) kan worden vastgesteld, dat maatgevend is voor de onderlinge kostenverhouding, bestaat de mogelijkheid de kwantiteiten van de verschillende soorten te herberekenen tot een uit oogpunt van productiekosten gelijkwaardige hoeveelheid van een standaardkwaliteit of- soort.

Pagina 66 van 99

Page 67: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Opzet van een productierapport bij homogene massaproductie: Ze kunnen de volgende gegevens bevatten:

o Productie in hoeveelhedeno Aflevering gerede producteno Grondstofverbruiko Begin- en eindvoorraad grondstoffen, alsook van goederen na bewerking in de

diverse stadia, dus onderhands werk.

Productierapport

Kengetallen bij delingscalculatie dienen voor: Wanneer de uitkomsten van de delingsmethode met kentallen worden vergeleken, kan

snel een oordeel worden gevormd.

Gesloten magazijn (direct verbruikbepaling): In de eerste plaats kunnen grondstoffen en materialen tegen magzaijnuitgiftebonnen

afgegeven worden. Het directe verbruik wordt bepaald door het totaliseren van de magazijnuitgiftebonnen.

Open magazijn (indirect verbruikbepaling): Periodieke aanvullingen gebeurt vanuit een gesloten magazijn. Deze afgiften worden

geregistreerd. De zogenaamde open magazijnen (geen magazijnuitgiftebonnen) moeten per afdeling beschikbaar zijn, zodat verschillen achteraf duidelijk gelokaliseerd kunnen worden. Het verbruik kan dan indirect worden vastgesteld door registratie van periodieke voorraadopname en voorraadaanvullingen aan de hand van de BETA-formule (verbruik = beginvoorraad + voorraadaanvullingen – eindvoorraad)

Zoeklichtadministratie: Deze analyseert verschillen tussen het verbruik en de vastgestelde norm als deze enige

omvang aannemen.

Pagina 67 van 99

Page 68: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Kwaliteitscontrole vindt steekproefsgewijs plaats:

De afdeling administratie controleert de ontvangen productierapporten op de onderlinge samenhang. Vervolgens worden de productierapporten verwerkt in een productieregister, dat periodiek wordt afgesloten.

Efficiency-, prijs- en bezettingsverschillen: efficiencyverschillen: hoger of lager werkelijk verbruik van grondstoffen, mens- en

machine-uren dan het normverbruik bezettingsverschillen: werkelijke bezetting van de mens- en machinecapaciteit is hoger

of lager dan de normale bezetting) prijsverschillen: de werkelijke inkoopprijzen wijken af van de vaste verrekenprijzen.

Dit geldt ook voor de lonen

Kunstmatige homogeniteit: Bij het onderverdelen in een bedrijf met heterogene massaproductie naar afdelingen

van een bedrijf en door splitsing in opeenvolgende tijdvakken kan men tot een kunstmatige homogeniteit komen. Meestal betreft het een bewerking van een product en niet het product zelf.

De normen die men bij heterogene massaproductie hanteert, zijn uitgebalanceerd.

Bij heterogene massaproductie ligt het accent van de productievoorbereiding bij de planning en de voortgangscontrole.

Bij enkelvoudige productie is het aantal bewerkingen over het algemeen gering. Indien de seriegrootte van de opeenvolgende bewerkingen gelijk is, zal de planning weinig moeilijkheden opleveren. (bewerkingen als geheel behandelen).

Van de planning moet indien de opeenvolgende seriegrootte niet gelijk is bekend zijn: Voor iedere afzonderlijke bewerking is een afzonderlijke planning nodig waarbij

seriegrootte belangrijk is. De voortgangscontrole zal direct zijn op de afzonderlijke bewerkingen.

Pagina 68 van 99

Page 69: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Gegevens die noodzakelijk zijn ten behoeve van de planning: Capaciteits- en bezettinggegevens van:

o Duurzame productiemiddeleno Grond- en hulpstoffeno Menskracht

Onderwerpen die van belang zijn bij de planning: Productieopbouwanalyse Optimale seriegrootte/instel-, bewerkings- en doorlooptijden Stuklijsten Standaardporcesoverzicht Explosie/implosie Allocatie van mensen Machines en onderdelen

Productieopbouwanalyse: De productieopbouwanalyse bestaat uit materiaal- en werkspecificatie. Deze

specificatie moet omvatten de te gebruiken grondstoffen, de opeenvolgende bewerkingen ingedeeld naar soort van menskracht en machines, gereedschappen, mallen, tekeningen etc.Per bewerking de optimale seriegrootte en de benodigde arbeidstijd gesplitst naar insteltijd en bewerkingstijd.

Uit de stuklijst (= opsomming van de samen te voegen componenten) blijkt de samenhang van de onderdelen deel- en eindmontages.

Standaardprocesoverzicht: De te volgen werkwijze en de opeenvolgende bewerkingen worden in een

standaardprocesoverzicht vastgelegd. In dit overzicht wordt ook de voor het product benodigde hoeveelheid materiaal en arbeidstijd gevonden. Ten behoeve van de globale bezettingsplanning zullen tevens normtijden van iedere bewerking en de totale doorlooptijd ter beschikking moeten zijn.

Bepaling volgorde bij planning: Met de explosiemethode wordt bepaald welk uitgangsmateriaal – in welke

hoeveelheden – benodigd is om het ontworpen product te produceren. Bij explosie wordt het product afgebroken in zijn samenstellende delen (kwantitatief). Implosie is het tegenovergestelde: de opbouw vanuit de basiselementen naar het product toe.

Pagina 69 van 99

Page 70: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Werkvoorbereiding: Aan de globale planning wordt ontleend, wanneer ongeveer met de productie van een

bepaalde serie onderdelen moet worden begonnen. Rekening houdend met de tijd die de lopende productieorder nog in beslag zal nemen, zal een nieuwe gedetailleerde opdracht verstrekt moeten worden. Deze nieuwe productopdracht kan op basis van de al eerdergenoemde standaardprocesoverzichten opgesteld worden. afdelingschef

Geleidebonnen zijn uitgeschreven werkbonnen

Grondstoffen en materialen worden uitgegeven op grond van door werkvoorbereiding uitgeschreven magazijnbonnen. De magazijnmeesters worden hiervoor door de productieafdelingschefs gekwiteerd.

Met foutbonnen (speciale kleur) kunnen chefs van fabricageafdelingen grondstoffen en materialen aanvragen, indien door fouten in het productieproces de verstrekte hoeveelheden onvoldoende zijn om de voorgeschreven hoeveelheden product te vervaardigen. (Verantwoord als efficiencyverlies)

Beheersing uitval: Voor de vaststelling van de uitval zijn normen te bepalen die bij de planning van

belang zijn. De planning moet gericht zijn op een hoeveelheid af te leveren product geschikt voor de verkoop.De productie wordt dan bepaald op een brutohoeveelheid, te verminderen met de normatief bepaalde uitval, waardoor het netto af te leveren product overblijft. De werkelijke uitvalcijfers moeten nauwkeurig in het oog worden gehouden.

Verkooporders worden in een orderregister ingeschreven. In het orderregister worden aangetekend:

Het productieordernummer en datum aanvang bewerking Datum gereedkoming productieorder Datum, factuurnummer en factuurbedrag

Bij een groot aantal producten wordt geen gebruik gemaakt van het productieregister, zoals bij homogene massaproductie, maar van een productiekaart. Op de productiekaart wordt aangetekend:

Algemene productidentificatiegegevens Het ordernummer De seriegrootte Datum aanvang bewerking Aantal gereedgekomen producten De uitval

Controle op de goederenbeweging bewerkstelligen wordt met een balans bereikt.

Pagina 70 van 99

Page 71: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Voorbeelden van een balans: Mineralenbalans Vetbalans Koperbalans Alcoholbalans Kilogrambalans

Activiteiten die bij de efficiencyanalyse worden ontwikkeld: Bij materiaalverbruik door voor het meerverbruik bonnen in een afwijkende kleur af

te geven (foutbonnen) Bij arbeidsuren door wekelijks de standaardtijd op basis van de werkelijke productie

te stellen tegenover de werkelijke tijd Bij machinetijd door wekelijks de standaardmachinetijd te stellen tegenover de

werkelijke machinetijd. De machinetijd is in het algemeen sterk gecorreleerd met de arbeidstijden.

Stukproductie is gericht op: De producent richt zich op de wens van de individuele gebruiker(s) zodat in principe

producten niet exact aan elkaar gelijk zijn. Soms komt het voor, dat er geen sprake is van een enkel product, maar van een aantal gelijke producten: seriestukproductie. De gehanteerde normen (technische omzettingscoëfficiënten) van de seriestukproductie zijn sterker dan die van de stukproductie.

Consequenties (stukproductie) voor de productieorganisatie: Geen normale voorcalculatie, voor het totale product, omdat de herhalingsfrequentie

ten aanzien van de productie van volkomen identieke producten veeral zeer gering zal zijn.

De productieorder is gebaseerd op de klantorder De economische voorraden grondstoffen en materialen zijn in het algemeen gering en

soms tijdelijk negatief. Er bestaat een noodzaak tot het uitbrengen van een offerte met betrekking tot de

productspecificatie, de prijs (vast of regie) en de levertijden.

Voor- en nacalculatie plaats: Het productieproces kan verdeeld worden in afzonderlijke onderdelen, qua

samenstelling (productiemiddelen) en activiteiten. Hoewel er geen ervaring is met de vervaardiging van het product als zodanig, is die er wel ten aanzien van de afzonderlijke deelbewerkingen (normenarchief). De tarieven worden op dezelfde wijze afgeleid uit de begroting, zoals in de vorige hoofdstukken is aangegeven. De voorcalculatie van het product in zijn totaliteit is natuurlijk minder exact dan bij massaproductie, omdat er in het algemeen geen ervaring mee is, zodat de raming van de benodigde productiemiddelen wat meer onzekerheid biedt.

Pagina 71 van 99

Page 72: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Behandelen van de calculatie voor een offerteaanvraag: Ten behoeve van het uitbrengen van een offerte zal men nog niet overgaan tot een

volledig gedetailleerde voorcalculatie, maar deze – voorzover mogelijk – iets globaler houden. Pas na binnenkomst van de order zal men de gedetailleerde technische analyse van het verwachte productieproces maken. De offertecalculatie wordt door de verkoopafdeling opgesteld op basis van gegevens (nacalculatie van vroegere werken) van het bedrijfsbureau.

Offerteregister: Hierin worden de aangevraagde en uitgebrachte offertes geadministreerd.

Afloopcontroles die worden toegepast op het offerteregister: Voortgangscontrole: met het registreren van het uitbrengen van de offerte wordt

bewerkstelligd dat kan worden nagegaan of de offerteaanvrager vóór het verstrijken van de geldigheidsperiode heeft gereageerd.Zowel het gunnen van de opdracht als het geen doorgang vinden worden geregistreerd, waarmee informatie (kengetal) wordt verkregen over de verhouding tussen het aantal uitgebrachte offertes en het aantal gegunde opdrachten.

Bepaling offerteresultaat: De offertecalculatie is een globale calculatie en de voorcalculatie is gedetailleerd.

Offerte- en voorcalculatie kunnen daardoor met elkaar worden geconfronteerd, waardoor het offerteresultaat kan worden vastgesteld. De verschillen tussen offerte- en voorcalculatie worden op een boekingsnota overgenomen uit de orderkaart om in het grootboek te worden verwerkt als offerteresultaat.

Op een orderkaart worden de werkelijke verbruiken van grondstoffen, materialen, mensuren, machine-uren en uitbestede werkzaamheden vastgelegd.

Pagina 72 van 99

Page 73: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Op een orderkaart wordt vermeld: NAW-gegevens opdrachtgever Omschrijving opdracht Aanneemsom of facturering op nacalculatiebasis Factureerschema in geval van voorschotcalculatie Offertecalculatie Opdracht- of offertenummer Het door het bedrijfsbureau toegekende ordernummer Voorcalculatie

Sub- en een hoofdkaart (gebruik):

In geval er diverse fabricageafdelingen bij het productieproces zijn betrokken, wordt op iedere fabricageafdeling een subkaart (order- en karweinummer en voorcalculatorische gegevens) gemaakt, terwijl de orderkaart dan als hoofdkaart gaat functioneren.

De voortgangscontrole, aan de hand van terug ontvangen kopiewerkopdrachten of stroken van de geleidebonnen, meldingen van intern transport en storingsrapporten, dient in feite door een instantie te worden uitgeoefend, die losstaat van planning en uitvoering.In de praktijk zal de voortgangscontrole vaak door het bedrijfsbureau worden uitgeoefend.

Gereedmelding: Na beëindiging van de opdracht (= een kopie van de geleidebon, waarop de chef van

de expeditieafdeling voor ontvangst heeft getekend of een kopiewerkopdracht met het stempel gereed, aangeleverd door het bedrijfsbureau) sluit de orderadministratie de orderkaart af, zodat de voor- en nacalculatie vergeleken kunnen worden.

Wanneer tussentijds het resultaat wordt bepaald moet er gebeuren: Niet alleen moet tussentijds de orderkaart worden afgesloten, maar ook moet het

onderhandenwerk worden geïnventariseerd. (door bedrijfsbureau) Per order wordt het percentage gereed gemeld.

Klokkaart: Hierop worden de gewerkte uren geregistreerd, waarbij het van het grootste belang is

dat de uren op het juiste ordernummer worden geschreven.

Het verschuivingsgevaar houdt in dat gewerkte uren ten behoeve van de ene order worden geregistreerd ten behoeve van een andere order

Verschuivingsgevaar doet zich met name voor bij het gelijktijdig uitvoeren van aanneemsom- en regieopdrachten of bij interne opdrachten en opdrachten van derden.

Ordergewíjze nacalculatie vindt plaats omdat: Ten behoeve van latere offertecalculaties en voorlopige planningen is het noodzakelijk

een ordergewijze nacalculatie toe te passen.

Pagina 73 van 99

Page 74: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Systematische onderverdeling per order vindt plaats omdat: De bruikbaarheid van de ordergewijze nacalculatie ten behoeve van latere

offertecalculaties en voorlopige planningen kan worden vergroot door een systematische onderverdeling per order te maken.

Een gedetailleerde materialen- en urenregistratie vindt plaats omdat: Om de kosten te beheren. Er wordt kan gebruik gemaakt worden van de documenten

die al voor de planning, werkvoorbereiding, werkuitgifte en/of voortgangscontrole aanwezig zijn.

Een indeling in fasen vindt plaats omdat: Er vindt detaillering plaats naar onderdelen en/of fasen (kort of technisch

onderscheidbaar), waaruit het product is opgebouwd. Deze detaillering is tevens van nut ten behoeve van de uitvoeringscontrole en de tussentijdse waardering van onderhands werk.

De nacalculatie per afdeling vindt plaats omdat: De confrontatie van voor- en nacalculatie per order geeft nog geen inzicht in de totale

efficiency per afdeling per periode. Detaillering per afdeling per periode is dan noodzakelijk.

Aantal redenen voor ordergewijze nacalculatie: Het ter beschikking hebben van een methode voor:

o De controle van de volledigheid van de opbrengstverantwoordingo Vaststellen, controleren en waarderen van onderhands werko De bepaling van winst en verlies op gereedgekomen orders.

Grondslag voor de afrekening van:o Regiewerko Reparatiewerkzaamhedeno Meer- en minderwerko Opdrachten met prijsclausules

Pagina 74 van 99

Page 75: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Resultatenanalyse bij stukproductie: De verschillen tussen voor- en nacalculatie kunnen calculatieverschillen en

efficiencyverschillen zijn. De nacalculatie per fabricageafdeling leidt nog tot bezettingsverschillen. Voor de productieafdeling moet bij de resultaatbepaling rekening worden gehouden met:

o Prijsverschillen o Bestedingsverschillen d.w.z. het verschil tussen de werkelijke bestedingen per

afdeling en/of kostensoort en de hiervan vooraf opgemaakte begroting.

Klantorderontkoppelpunt: De vraag wanneer er sprake is van massa- of stukproductie wordt beantwoord door de

ligging van het klantorderontkoppelpunt in de goederenstroom: voor het ontkoppelingpunt (voorraadpunt) wordt serieel, dat wil zeggen op voorraad, geproduceerd: na het ontkoppelingspunt vinden alleen nog bewerkingen/activiteiten voor specifieke orders plaats.

Pagina 75 van 99

Page 76: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Extra aantekeningen:

Productiehuishouding worden onderscheiden in: Bedrijven met homogene massaproductie

o Roterende productie (constante doorstroming van grondstoffen en producten)o Intermitterende productie (de producten en partijen komen stootsgewijs klaar)

Bedrijven met heterogene massaproductie Bedrijven met seriestuk- en/of stukproductie

Tijdverantwoording:Met betrekking tot de mensuren kunnen de volgende verbanden worden gelegd:

Uitbetaalde uren volgens salarisadministratie = uren volgens mensurenverdeelstaat Uren volgens mensurenverdeelstaat = direct + indirecte uren Directe uren volgens mensurenverdeelstaat = opgeboekte uren volgens

productieverantwoording.

Journaalpost bij afwijking van de vervangingswaarde (verkoopprijzen) t.o.v. de vaste verrekenprijs (productieproces):

Kostprijs verkopen SV * indexAan Prijsverschillen achter magazijn SV * (index -/- 1)Aan Voorraad product SfAan In aflevering gecalculeerde verkoopkosten St. verk. K

WaarbijSV = StandaardverkoopprijsSf = Standaard fabricageprijsSt. verk. k = Standaard verkoopkosten = indexcijfer op basis, grondtal = 1

ERP Enterprise Resource Planning-systemen. Is standaardsoftware voor het bedrijfsleven die met behulp van een groot aantal variabele instelmogelijkheden (parameters) aangepast kan worden aan de functies en processen van het desbetreffende bedrijf.De belangrijkste leveranciers op dit gebied (Baan, Sap en Oracle) zijn bezig hun software ook voor kleinere bedrijven betaalbaar te maken.

Pagina 76 van 99

Page 77: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 8: Dienstverlening

Onderscheid bij dienstverleningsbedrijven: Bedrijven waarbij nog een zekere goederenstroom is met als onderverdeling:

o Een goederenstroom die eigendom van de bedrijven iso De goederen behorend aan derden

Bedrijven waarbij dienstverlening bestaat uit het ter beschikking stellen van ruimte. Overige bedrijven en beroepen

Kenmerkende verschil tussen dienstverlening met enige beweging, van eigen goederen en handel:

Het verschil zit hoofdzakelijk in de vaste relatie tussen de waarde van de goederen die verbruikt worden, en de daartegenover staande opbrengsten, die wordt minder duidelijk. De opbrengst wordt bij deze groep namelijk niet alleen bepaald door de waarde van de goederen, maar ook door de dienstverlening die hieraan gekoppeld is.

Functies bij café-restaurantbedrijven: Inkoop Voorraadbeheer Keuken Buffet Incasso Bediening Administratie

Verbandcontroles die kunnen worden toegepast bij café-restaurantbedrijven: Ontvangsten van goederen en binnenkomende leveranciersfacturen Verbruik van goederen, zowel in de keuken als bij het buffet, met afgifte(bonnen) door

het bedienend personeel Afgifte door het bedienend personeel met ontvangen liquide middelen.

Er moeten aparte bewaarfunctionarissen worden aangesteld voor: Magazijn Buffet Kassier

Voorraadbeheer: Voor de magazijn- of keldervoorraad is een aparte bewaarfunctie noodzakelijk, die

gecontroleerd wordt door een kantoorvoorraadadministratie. De ontvangstprocedure is zoals gebruikelijk. De afgifte zal periodiek geschieden aan de keuken en het buffet.

Pagina 77 van 99

Page 78: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Verantwoording chef-kok van zijn verbruik: De chef-kok houdt dagelijks een paar exemplaren van de keukendagstaat bij. Deze

staat is ingedeeld in bederfelijke goederen die dagelijks aangeleverd worden en niet-bederfelijke goederen die periodiek vanuit de keldervoorraad aangeleverd worden.

In de financiële administratie wordt de grootboekrekening Keukenvoorraad belast voor de dagelijkse toeleveringen en de leveringen uit de keldervoorraad, tegen inkoop- en verrekenprijzen. Op basis van de afgifte, gespecificeerd per maaltijd vermenigvuldigd met de voorgecalculeerde kostprijs per maaltijd wordt deze rekening gecrediteerd. De eindvoorraad wordt periodiek in de keuken omgerekend tegen geldende kostprijzen.

Een verschil tussen het saldo van de rekening Keukenvoorraad en de inventarisstaat, omgerekend tegen dezelfde prijzen wijzen op leemten in de dagcontrole.

Verantwoording van het verbruik van de buffetchef: De buffetchef houdt analoog aan de dagstaat van de chef-kok een staat bij, die

bijvoorbeeld één keer per week getotaliseerd kan worden.

Pagina 78 van 99

Page 79: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Grootboekrekening Buffetvoorraad: De grootboekrekening Buffetvoorraad wordt belast voor de aflevering vanuit de

keldervoorraad tegen inkoopprijzen. Deze doorbelasting vindt eventueel periodiek plaats door bij aflevering afzonderlijke kolommen aan te houden voor keuken en buffet in de KVA.De grootboekrekening Buffetvoorraad wordt gecrediteerd voor de kostprijs van wat door de kelners aan buffetvoorraad is verkocht.

Een andere mogelijkheid is om de rekening Buffetvoorraad te belasten voor de afgeleverde hoeveelheid vermenigvuldigd met de berekende opbrengstprijs. De creditering gebeurt dan voor de werkelijke opbrengst zoals deze door de kelner is verantwoord.

Oogcontrole op de afrekening dient te gebeuren door de bedrijfsleider of chef-kelner.

Genummerde nota's voor de afrekening: De kelner kan de bestelling op de volgende manieren doorgeven aan het buffet:

o Iedere kelner heeft de beschikking over bestelbonnen, die hij aan het buffet of de keuken afgeeft

o Op elke bon staat het nummer of de naam van de kelner genoteerd, de datum, het bestelde en het bedrag. (Buffetbediende moet kijken of e.e.a. juist is)

o Per dag worden deze bonnen per kelner getotaliseerd, gesplitst in aflevering buffet en aflevering keuken.

o Het is ook mogelijk dat iedere kelner zijn eigen kleur bonnen heeft en een eigen kasregistertelwerk. Dit telwerk kan niet door anderen geactiveerd worden (eigen sleutel of pincode)

o Het totaalbedrag wordt met de kelner afgerekend en het buffet en de keuken worden voor het totaal afgeleverde gedechargeerd.

Pagina 79 van 99

Page 80: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Voorbeeld dagstaat:

Aan elke kelner wordt een kwitantie afgegeven voor het door hem afgerekende bedrag. Deze kwitantie wordt in duplo uitgeschreven

De kopie gaat naar de administratie:o Als ontvangstbewijs voor de kaso Voor vastlegging van het bedrag per kelner ten behoeve van afrekening

bedieningsgeld, hetzij per week, hetzij per maand.

Vergoedingen bij de nutsbedrijven voor gas, licht en water: De leveranties aan de afnemers gebeuren via vaste leidingen waarbij we het volgende

onderscheid maken:o Er wordt periodiek een vast bedrag in rekening gebracht voor de aansluiting,

het zogenaamde vastrecht.o Naast het vaste bedrag wordt een variabel bedrag in rekening gebracht op basis

van een kwantitatieve afname. Deze afname wordt vastgesteld aan de hand van een meter of teller.

Doordat de meter niet vaak niet allemaal gelijktijdig kunnen worden opgenomen en het feit dat tijdens het transport via leidingen verliezen optreden, kan een vergelijking van het verantwoorde afnemersverbruik met de door de centrale geproduceerde eenheden slechts zeer globaal worden uitgeoefend een dan nog alleen over langere perioden. Door de wet van de grote aantallen wordt de invloed van het niet gelijktijdig opnemen van de meters genivelleerd.

Pagina 80 van 99

Page 81: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Verkrijgen totaalcontrole op de opbrengstenverantwoording: Een totaalcontrole op de opbrengstverantwoording kan worden verkregen door het

verbruik per tarief te rubriceren en te recapituleren.

Bronnen van inkomsten bij een uitgeverij: De opbrengst bij het type bedrijven die periodieken of dagbladen uitgeven, komt uit

drie bronnen:o Abonnementeno Verkoop van losse nummerso Plaatsen van advertenties

Als het abonnementenbestand een computerbestand is, zal de abonnementenafdeling de mutaties invoeren en daarbij op de gebruikelijke wijze (voortellingen, waarschijnlijkheidscontroles, doornummeren van acceptgiro’s en dergelijke) controle op de juiste en volledige invoer uitoefenen.

Het gaat in dit soort bedrijven dus in feite om drie zaken:o Aanmaak incassobestanden (bestand)o Verzending van bladen (bestand)o Controle op de twee hiervoor genoemde punten. (standenregister)

Controle verkoop losse nummers: Om controle te kunnen uitoefenen op de volledigheid van de opbrengstverantwoording

moet aan de afdeling die dat moet uitvoeren, het totaal aantal verzonden losse nummers bekend zijn en ook het aantal terugontvangen, niet verkochte exemplaren. Het verschil tussen verzonden en terugontvangen nummers moet als opbrengst binnenkomen.

Juiste controle op toegestane kortingen: Op de toegestane kortingen (aan bijvoorbeeld grootgebruikers gegeven) kan een

totaalcontrole worden toegepast door zowel per klant als per advertentiebureau de afgenomen kolommillimeters in een periode extracomptabel vast te leggen en per klant de korting te bepalen.Deze kortingen moeten overeenstemmen met het totaal aan kortingen dat verantwoord wordt in de financiële administratie. Controles moeten uitgevoerd worden door medewerkers die bij de facturering of de inning van de vorderingen betrokken zijn

Verantwoorden drukkerij met betrekking tot de productie en verbanden ertussen: Aantal gedrukte exemplaren volgens de tellers van de machines (a) Aantal misdrukken (b) Aantal geleverde exemplaren voor verzending en archivering (c) Papierverbruik (d)

Tussen a en b enerzijds en de anderzijds kan een verband gelegd worden. Dit is in feite een productieproces.

Pagina 81 van 99

Page 82: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Voorbeelden van dienstverlening met goederen van derden: Vervoerbedrijven Wasserijen Vemen en opslagloodsen Veilingen

Aspecten van interne controle bij dienstverlening met goederen van derden: De interne controle moet de volledigheid van de opbrengstverantwoording en de

juistheid van de kosten garanderen. Hierbij heeft de hoogte van de opbrengst soms een relatie met de waarde van de goederen, zoals op de veiling het geval is, maar vaker met de hoeveelheid van de goederen.

Goederen van derden zijn vaak een tijdlang onder beheer van de huishouding, waardoor een verplichting tegenover de eigenaar ontstaat. Dat is de verplichting om te zijner tijd de goederen in goede staat weer uit te leveren en wel aan de eigenaar of een door hem geautoriseerd persoon.

Karakteristieken van vervoerbedrijven van goederen: Tijdens het vervoer komen er geen veranderingen of bewerkingen voor In tegenstelling tot bedrijven waar goederen worden opgeslagen (vemen), ligt tussen

het moment van inontvangstneming en aflevering over het algemeen geen lange periode

Het punt van ontvangst en het punt van aflevering zijn gescheiden.

Werkzaamheden die in de regel worden uitgevoerd bij vervoerbedrijven:

Ongeregeld vervoer binnenlando Plaatselijk ongeregeld vervoero Verhuisvervoero Speciaal vervoer zowel met gespecialiseerd materiaal, als met niet-

gespecialiseerd materiaal Ongeregeld vervoer buitenland

De opdrachten en de behandeling komen praktisch overeen met het ongeregeld vervoer binnenland.

Geregeld vervoero Geregeld vervoer betekent dat er periodiek goederen worden vervoerd tussen

twee of meer plaatsen in binnen- en buitenland. Een dwingend voorgeschreven vervoeradres is verplicht voor het binnenlands geregeld vervoer. Voor grensoverschrijdend vervoer is een serie documenten voorgeschreven afhankelijk van het land van bestemming.

Dagrapport van de chauffeur: Met dit rapport (aantekeningen betalingen) kan controle plaatsvinden op de

betalingsdocumenten. In de financiële administratie moeten deze vooruitbetalingen op een afzonderlijke rekening worden vastgelegd zodat na verrekening deze rekening weer klopt.

Pagina 82 van 99

Page 83: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Functiescheiding die vaak voorkomt bij geregeld vervoer: Ontvangstcentrum van de goederen, waar sortering naar eindstation plaatsvindt Het vervoer van ontvangstcentrum naar eindstation Ontvangst van de goederen in het eindstation en verzending naar geadresseerden Afdeling vrachten (een administratieve afdeling)

Verschotten: Als zendingen van andere vervoerders worden overgenomen, worden de door deze

vervoerder in rekening gebrachte vrachtkosten als verschotten behandeld. Ze worden als zodanig op het formulier van het vervoeradres opgenomen, voorzover het ongefrankeerde zendingen betreft.Voor franco zendingen zijn vrachten en doorvrachten te ontvangen.

Globale controle op de opbrengsten: We verkrijgen indirecte controle op de volledigheid van de opbrengsten, zij het

globaal, door een scherpe kostenbewaking op basis van variabele budgettering.Hiertoe moeten de werkelijke bestedingen vergeleken worden met de gehanteerde kostennormen en de te verwachten opbrengsten op basis van deze normen.

Kengetallen in de vervoersbedrijfstak: Bezettingsgraad naar afstand Bezettingsgraad naar inhoud Bezettingsgraad naar tijd Kosten per wagen/km Kosten per ton/km

Bestemming van de waslijst en de afschriften: De afdeling wasontvangst controleert de ingeleverde waslijsten en zendt één

exemplaar naar kantoor en één exemplaar naar de afdeling verzending.(Derde exemplaar is voor de klant)

Aanvullende controle die worden uitgeoefend op de waslijst: Op kantoor wordt aan de hand van de routelijst de ingeleverde waslijst gecontroleerd.

Aan de hand van de lijst met vaste tarieven per behandeling wordt een nota opgesteld.Deze nota, tezamen met de door de expeditie gecontroleerde kopiewaslijst, gaat retour naar de klant. Bij contante betaling van deze routelijst blijft op de administratie ter controle op de afrekening van de chauffeurs.

Activiteiten waarop de interne controle zich specifiek moet richten bij een veiling: De ontvangst van goederen De veiling zelf (verkoop) De afgifte van goederen De afrekening met de kopers De eigen opbrengst (commissie) Eventueel de teruggave van niet-verkochte goederen.

Pagina 83 van 99

Page 84: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Minimale functiescheiding in het veilingbedrijf: Bij ontvangst van de goederen wordt een voorgenummerde bon gemaakt waarop de

bijzonderheden van het artikel staan. Het artikel wordt eventueel eerst gekeurd en getaxeerd.De potentiële verkoper krijgt een getekende kopie van de voorgenummerde bon.De bon gaat naar de administratie, die gescheiden is van de ontvangst- en bewaarfunctionaris, die beiden een ontvangstverantwoording naar de administratie zenden, versterkt e interne controle, maar de scheiding zal qua omvang van de veiling vaak niet haalbaar zijn.

Men zal trachten de volgende secundaire functiescheiding (veilingsbedrijf) aan te brengen: Tussen functionarissen die in feite de registrerende functies uitvoeren, de boekhouding

en de verbandcontrole, en degene die de afrekeningen maakt met kopers en verkopers. De beide afrekeningen worden eveneens door aparte functionarissen vervaardigd.Eerst worden de verkoopafrekeningen gemaakt.

Extra aantekeningen:

Interne controleverbanden per kelner (schematisch)

Totaal bestelbonnen = Totaal kasregistertelwerk

= =

Bestelbonnen afgegeven aan keukenbuffet Geldafdracht

Boeking begin abonnementsperiode:

Te ontvangen abonnementsgelden € …Aan Abonnementen € …Aan BTW € …

Kolommillimeters:Uniforme eenheidsmaat die vaak gebruikt wordt om het tarief voor een advertentie te bepalen. Men moet ook rekening houden met witverlies.

In tegenstelling tot vervoerbedrijven zien we bij wasserijen (naast goederenstroom) nog een soort bewerking. De volgende stadia worden onderscheiden:

Het afhalen van de goederen en de vaststelling daarvan De wasserij Het verzenden van de goederen

Pagina 84 van 99

Page 85: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 9: Dienstverlening

Onderscheid bij dienstverlening met het beschikbaar stellen van ruimte: Bedrijven die duidelijk afgebakende en benoemde ruimten verhuren aan

geïdentificeerde personen (onroerend goed, hotels, ziekenhuizen e.d.) Bedrijven die algemene ruimte ter beschikking stellen in het kader van een bepaalde

dienst. (personenvervoer, zwembaden , bioscopen e.d.)

Ruimtereservering komt voor bij: Een exploitatiemaatschappij voor onroerend goed Een ziekenhuis Een hotel

Voornaamste functies die voorkomen bij een bedrijf dat onroerend goed exploiteert: Aankoop en verkoop, resp. opdracht tot bouw Afsluiten en wijzigen van verhuurcontracten Incasso Onderhoud Registratie

Een huurvergoeding kan bestaan uit: Kale huurprijs Vergoedingen die door de exploitatiemaatschappij aan derden betaald worden ten

behoeve van deze ruimten, zoalso Waterleverantieo Verbruik van elektriciteit van gezamenlijke ruimteno Onderhoud van de gemeenschappelijke tuin

Het verschil tussen de maximale huuropbrengst volgens de beschikbare capaciteit en de te ontvangen huurbedragen volgens de standenregisters, moet overeenstemmen met de geregistreerde leegstand. De administratie zal de leegstand afstemmen met de rapporten van de inspectie en de afdeling onderhoud.

Gevaar dat aanwezig is bij het gebruik van huurkaarten: De mogelijkheid kan zich voordoen dat de incasseerder een niet-bestaande achterstand

gaat opnemen. Bij meer incasseerders is roulering in diverse wijken dan ook gewenst ter voorkoming hiervan.

Verschillen tussen incassoafdeling en standenregisters: De verschillen moeten worden verklaard uit vooruitbetalingen en eventuele

huurachterstand. Indien de achterstand van enige omvang is, moet deze onafhankelijk van de incassoafdeling onderzocht worden.

Pagina 85 van 99

Page 86: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Onderhoudsfonds: Dit fonds is een voorziening. Ter gelijkmatige verdeling van de lasten verdient het

aanbeveling jaarlijks een gelijkblijvend bedrag voor een onderhoudsfonds uit te trekken, dat wordt vastgesteld op basis van een meerjarenbegroting en dat ten laste van de winst- en verliesrekening wordt gebracht.De werkelijke uitgaven worden dan ten laste van dit fonds geboekt, zodat op deze wijze een bewaking van de lasten op lange termijn wordt verkregen.

Een ziekenhuis is een non-profitorganisatie. Er behoeft geen verband te bestaan tussen de kosten en opbrengsten in die zin dat er altijd een marge moet zijn om winst te maken.Derhalve is de begrotingsprocedure, uitmondend in tarieven van bijzonder belang. De begrotingen worden ruim voor aanvang van het boekjaar vanuit de afdelingen opgesteld, volgens de richtlijnen van de directie en met behulp van de administratie.

Basis facturering bij een ziekenhuis (Verband dat bij een ziekenhuis kan worden gelegd): De opgaven van de afdeling opname en de medische diensten. Behalve naar de

patiëntenadministratie, die voor de periodieke facturatie zorgdraagt, gaan kopieën van deze opgaven ook naar de administratie.

Aanvullende verbanden bestaan er op dit vlak: De administratie laat de dagrapporten van de hoofden van de verpleegafdelingen

aansluiten op de diensten die verleend worden en verantwoording van linnenkamer, verbandkamer, apotheek en keuken.

Voornaamste functies bij een hotel: Leiding Receptie Hotelkassier Huishoudelijke dienst (schoonmaken, linnenkamer e.d.) Registrerende functie Diverse dienstverlening (theaterreservering, roomservice, restaurant, bar e.d.)

Uitvoering reserveringsregister: Alle definitieve reserveringen worden in het reserveringsregister door de receptie

aangetekend, d.w.z. per beschikbare ruimte wordt aantekening gehouden per welke data de kamer is gereserveerd. In veel gevallen zal een aanvraag gedaan zijn zonder dat al tot de definitieve reservering is overgegaan.

Pagina 86 van 99

Page 87: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Inschrijving van de gast: De gastenadministratie wordt ook bij de receptie bijgehouden. Het hangt van de

omvang van het hotel af hoe deze administratie wordt gevoerd, meestal wordt hiervoor een personal computer gebruikt.De eenvoudigste manier is natuurlijk het op alfabetische volgorde bewaren van een kopie van de afrekening.Van de gast zijn zowel persoonlijke als zakelijke gegevens nodig.De persoonlijke gegevens, zoals:

o NAW-gegevenso Bijzondere wensen zoals dieet, tijdschriften, speciaal bed

De zakelijke gegevens, zoals:o Verblijf in de periode van … tot …o Het aantal personeno Omschrijving van de arrangementen zoals kamer met ontbijt, vol pensiono Bijzondere aantekeningen

Verband tussen de bezetting van het hotel, het aankomstenregister en de andere vastleggingen bij een hotel:

De receptie zal dagelijks een bezettingsoverzicht verstrekken aan de administratie die deze gegevens doorgeeft aan de huishoudelijke dienst zodat het gebruik van linnengoed, schoonmaken van kamers etc. Verantwoord kan worden.De hotelkassier zal voor de nieuw aangekomen gast een nota openen. Aan de gast wordt tegelijk met de sleutel een kaart overhandigd waarop naast zijn naam en kamernummer andere informatie is opgenomen, zoals de openingstijden van restaurant en bar. De kaart kan tevens dienen als legitimatie bij bestelling van maaltijden, consumpties enz.

Controle op de te verstrekken maaltijden: Bij het verstrekken van een maaltijd of drank, of na het verlenen van een dienst zal een

nota worden opgesteld die door de cliënt moet worden ondertekend. Origineel exemplaar hotelkassierKopie-nota’s administratie (samen met de dagelijkse verantwoording)

Statistieken op basis van de registratie: Een omzetstatistiek

o Naar daggemiddeldeo Cumulatief per maando Voortschrijdend jaartotaal

Een bezettingstatistieko Naar kamerbezettingo Naar verschillende soorten gasten: pension- en hotelgasteno Naar het land van herkomst van de gast.

Pagina 87 van 99

Page 88: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Doel van een quasi-goederenbeweging3: Wanneer we papieren of andere zaken (penningen e.d.) die recht geven op een

specifiek geformuleerde tegenprestatie, gaan uitgeven tegen betaling, vertegenwoordigen deze, papieren een waarde. We kunnen dan in grote lijnen een stelsel van interne controle opzetten, zoals we die hebben bij een huishouding met een doorstroming van goederen; we imiteren derhalve een goederenbeweging.

Quasi-goederen zijn (gecreëerde) papieren of penningen e.d. die, wanneer ze in omloop worden gebracht, de houder het recht geeft op een specifiek omschreven prestatie.Deze papieren (waardepapieren) worden binnen de huishouding gebruikt om de goederenstroom als organisatie-element te vervangen. (toegangskaartjes voor bioscoop …, vervoersbewijzen voor trein …,postzegels, maar niet bankbiljetten of effecten)

Bestelprocedure bij quasi-goederen: Er is een dringende noodzaak dat een speciale functionaris wordt belast met het

plaatsen van een bestelling. Deze functionaris dient bij voorkeur tot de leiding van een huishouding te behoren. Met de drukkerij wordt overeengekomen dat alleen schriftelijke opdrachten worden geaccepteerd, die door de drukker eveneens schriftelijk te bevestigen zijn. De handtekening van de opdrachtgever dient bij de drukker bekend te zijn.

Eisen drukker (quasi goederen): Hij zal over de nodige installaties moeten beschikken om de opdracht naar behoren te

kunnen uitvoeren. De interne controle in de drukkerij zal een waarborg moeten zijn om mogelijke

malversaties te voorkomen. De opdrachtgever kan uiteraard geen controle uitoefenen op de gang van zaken in de drukkerij.

Afleverings- en ontvangstprocedure: Vooraf dient aan de drukker bekend te worden gemaakt aan welke functionaris het

bestelde drukwerk wordt afgeleverd. De aflevering dient tegen kwijting plaats te vinden (gespecificeerde afleveringslijst).De handtekening van de functionaris die gemachtigd is de quasi-goederen in ontvangst te nemen, dient bekend te zijn bij degene die de goederen aflevert.

Mogelijkheden afrekenen quasi-goederen: De bewaarder schrijft een gespecificeerde ontvangstbon die wordt doorgezonden aan

de administratie. Bij de administratie wordt de factuur gecontroleerd met de opdrachtbon en ontvangstbon. De vastlegging gebeurd in de KVA. (frequent afstemmen met inventarisatie)

3 waardepapieren. Populairder gezegd 'kaartjes'. Ze worden als regel verkocht door dienstverlenende ondernemingen waarbij de gebruiker vooraf voor de dienst betaalt. Dit artikel behandelt de maatregelen van interne controle die samenhangen met een quasi-goederenbeweging

Pagina 88 van 99

Page 89: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Registreren verkeerswaarde op het quasi-goed: Het verschil met de normale goederenbeweging is, dat de waarde van de quasi-

goederen als zodanig – de intrinsieke waarde – verschilt van de verkeerswaarde. (ontstaat pas bij creatie d.w.z. bij afgifte aan de functionaris die ze gaat verkopen)

Controle op het juiste gebruik (quasi-goederen): Na afgifte zal van iedere functionaris nauwkeurig worden vastgelegd welke waarde

onder zijn beheer is. Afrekening kan gebeuren door periodiek vast te stellen welke voorraad nog in bezit is, zodat vaststaat welk bedrag door hem moet worden afgerekend of verantwoord moet zijn. De wijze waarop dit gebeurt, is verschillend.

Bedrijven die een quasi-goederenbeweging hebben: Bioscopen, theaters e.d. Zwembaden, sportparken e.d. Tram- en busmaatschappijen, treinen Verhuren van marktterreinen, tentoonstellingen e.d.

Fysieke quasi-goederen: Kaartjes Kleine formuliertjes Penningen

Eenvoudig bepalen maximale opbrengst in een bioscoop: De verkoop van de plaatsbewijzen vindt plaats via een vaste verkoopplaats (kassa). De

verkoop kan betrekking hebben op verschillende voorstellingen, terwijl reservering van een plaats vooraf kan gebeuren. Bij aanvang van de dienst van de caissière wordt per plaatsbewijs vastgesteld welk nummer aan de beurt is, hetgeen aan het einde van de dienst opnieuw gebeurt zodat bepaald kan worden welk bedrag zij moeten afrekenen.

Toegangscontrole geregeld: De controle op de plaatsbewijzen wordt gedaan door een controleur bij het betreden

van de ingang. Door het afscheuren van de controlestrook wordt het bewijs ongeldig gemaakt. Daarna controleert de ouvreuse of de bezoeker in het bezit is van een ongeldig gemaakt plaatsbewijs.

Belang aantal lege stoelen: Zo kan de bedrijfsleider nagaan of de afdracht in overeenstemming is met de door hem

berekende opbrengstcapaciteit minus de lege stoelen.(Eventueel samenspanning caissière, controleur en ouvreuses uitsluiten)

Roerende goederen die worden verhuurd: Auto’s Gereedschap Kunstwerken Audio- en videobanden Boeken

Pagina 89 van 99

Page 90: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Kenmerk verhuurbedrijven: De goederen wisselen steeds van gebruiker en bevinden zich bij de huurders, waardoor

inventarisatie moeilijk is. Bovendien hebben we hier weliswaar te maken met een beweging van eigen goederen, maar het verband tussen de waarde van de goederenuitgang en debiteuren, zoals dat bij een handelsonderneming bestaat, is hier niet aanwezig.

De te verhuren goederen worden van een kenmerk voorzien en van een registratienummer waaronder ze in de administratie van de verhuurafdeling zijn opgenomen. De tarieven van de verhuur worden door de leiding vastgesteld.(Deze geeft de tarieven door aan de administratie en de afdeling verhuur)

Opmerking:Er worden 2 kaarten aangelegd een zg. stamkaart en een wandelkaart, die in feite samen de voorraadadministratie vormen.

De verhuurovereenkomsten dienen doorlopend genummerd te zijn en in beperkte hoeveelheid aan de functionaris die belast is met verhuur, ter beschikking te worden gesteld. Er moet op toegezien worden dat de huurovereenkomsten opeenvolgend worden gebruikt. In een agenda wordt aangetekend wanneer het verhuurde retour moet zijn. De huurovereenkomst wordt in verscheidene exemplaren gemaakt, te weten:

Exemplaar voor de administratie Exemplaar voor de verhuurafdeling

Deze worden aanvankelijk op expiratiedatum opgeborgen en later op nummer: Een exemplaar voor de huurder Een exemplaar voor de huurder ter overhandiging aan de bewaarder van goederen

voor afgifte.

Handtekeningcontrole: Bij afgifte van het te huren goed, dient voor inontvangstname te worden getekend. De

bewaarder moet de handtekeningen voor ontvangst vergelijken met de handtekening van de huurder op de overeenkomst. De administratie ontvangst dagelijks opgave van de afgegeven goederen. Hierbij kan volstaan worden met vermelding van het registratienummer.

Aandachtspunten t.a.v. het buiten gebruik stellen van goederen: Hiervoor zal een zodanige procedure moeten bestaan, dat een functionaris

onafhankelijk van verhuur en bewaring hiertoe opdracht geeft en dat doorgeeft aan de registrerende functie. Bovendien zal zeker gesteld moeten worden dat de desbetreffende goederen inderdaad uit de circulatie verdwijnen door vernietiging of door verkoop en niet toch nog in de verhuur blijven, maar dan zonder opbrengstverantwoording.

Pagina 90 van 99

Page 91: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Voorbeelden dienstverlenende arbeid: Accountants- en administratiekantoren Softwarebureaus Artsen, specialisten Uitzendbureaus Schoonmaak- en servicebedrijven Adviesbureaus, ingenieursbureaus, octrooibureaus, laboratoria Architecten

Kernpunten bij het vaststellen van de administratieve organisatie: De volledigheid van de opbrengstverantwoording en de juistheid van de kosten kennen

de volgende aspecten:o Krijgt elke opdrachtgever op tijd een declaratie, nota of factuur en worden

hierbij de juiste tarieven gehanteerd?o Worden de manuren volledige en aan de juiste opdrachtgever doorberekend?o Worden de voor de opdrachtgever gemaakte kosten volledig en aan de juiste

opdrachtgever doorberekend en wordt er niet te veel doorberekend?

Doel van tijd schrijven: Er moet gecontroleerd worden of alle uren zijn geschreven, jobtime is shoptime, en dat

er geen verschuiving plaatsvindt tussen directe en indirecte uren en tussen de verschillende orders. Daarvoor is vergelijking met de begroting noodzakelijk.

Stadia bij de dienstverlening door een softwarebureau: De ontvangst van opdrachten

(Geregistreerd door secretariaat) De uitwerking van de opdrachten Facturering en controle op de juistheid en volledigheid ervan.

Werkzaamheden die bij een softwarebureau voorkomen: Probleemanalyse Systeemontwerp en –ontwikkeling Implementatie Nazorg

Controle volledigheid van de facturering: Periodiek wordt in overleg met de projectleider nagegaan of de indeling van de uren

van de diverse functionarissen juist verantwoord. Na akkoordbevinding wordt hiervoor door de projectleider geparafeerd.

Belangrijk bij fixed-price opdrachten: Er wordt een opdracht verkregen om op basis van specificaties van de opdrachtgever

een geautomatiseerd systeem te bouwen en op te leveren op een bepaalde datum tegen een bepaalde prijs. (softwarebedrijf)Deze situatie is vergelijkbaar met een fabricageproces van stukproducties.

Pagina 91 van 99

Page 92: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Voornaamste diensten die door banken verleend worden:

Zakelijke dienstverlening Particuliere dienstverlening

o Hypothekeno Consumptief krediet

Lease Risicodragend kapitaal Deposito’s opgenomen en uitgegeven gelden Spaartegoeden Bemiddeling bij effectenverkeer Vermogensbeheer Betalingsverkeer Valutahandel

Interne controle bij de kredietverlening kan zich richten op: De acceptatie van het krediet

o Volgens de richtlijneno Kwaliteit aanvrager

Ter beschikking stellen van het krediet Beheer

o Het intact blijven van de onderpandeno Ontvangst van rente en aflossingo Solvabiliteit kredietnemer in de tijd

De verantwoording in de financiële administratie

Na akkoordbevinding (kredietverstrekking) wordt deze geregistreerd en wordt het krediet overgedragen om verder te worden afgehandeld. Meestal zullen de zekerheidsstukken nog gecompleteerd moeten worden.Bij overdracht naar de beheerafdeling zal het dossier op compleetheid worden gecheckt.Zekerheden kunnen o.m. zijn:

Hypotheken Cessie van debiteuren Cessie van voorraden Borgstelling en garanties Effecten.

VAR: Voorziening Algemene Risico’s

Het jaarlijks de waarde van de kredietportefeuille vaststellen en het bedrag aan risicokredieten waarvoor een voorziening moet worden getroffen is een onderdeel van de VAR.

Interne controle bij spaargelden richt zich op: De volledige en juiste verantwoording van aangeboden spaargelden De bewaring van de schuld Het ter beschikking stellen van de verschuldigde rente Het juist en volledig verantwoorden van opgenomen bedragen.

Interne controle bij effecten

Pagina 92 van 99

Page 93: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Worden de binnengekomen orders met de juiste gegevens genoteerd (aankoop, verkoop, limiet of niet.)

Worden de transacties op tijd en volgens de order uitgevoerd. Worden de transacties juist en volledig afgerekend.

We spreken over een cliëntenadministratie (schuldverhouding) en een fondsenadministratie (voorraad).De fondsenadministratie biedt dan een middel van controle op de bewaarfunctie (kluisbewaarder) d.m.v. inventarisatie.

Interne controle bij het buitenlands betalingsverkeer richt zich op: De toereikendheid van het saldo De autorisatie van de opdracht De juistheid van de uitvoering

Extra aantekeningen:

In de organisatie van een ziekenhuis worden o.m. de volgende functies uitgeoefend: Opname (receptie) Verpleegafdelingen Keuken Diverse diensten (verband, operatiekamer, specialisten e.d.) Patiëntenadministratie voor facturering Administratie met de gebruikelijke onderdelen

Quasi-goederen (waardepapieren) hebben de volgende risico’s De quasi-goederen worden vervalst en daardoor worden diensten verleend zonder

opbrengst. De quasi-goederen worden uitgegeven zonder betaling of tegen te lage betaling De quasi-goederen worden vaker gebruikt dan waar ze recht op geven.

Maatregelen die daarom worden genomen: De bestelling Het drukken Het afleveren van het drukwerk Het bewaren van het drukwerk De afgifte van quasi-goederen De opbrengst van de verkochte quasi-goederen Voorkomen van dubbel gebruik.

Functies die in principe te onderscheiden zijn bij het verhuur van roerende goederen: Afsluiting van huurovereenkomsten Bewaring Uitgifte en ontvangst Incasso Registrerende functie

De belangrijkste maatregelen van interne controle bij een financiële instelling (bank) zijn: Het toepassen van functiescheiding

Pagina 93 van 99

Page 94: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Het stellen van gezamelijke verantwoordelijkheden Het regelen van de tekeningsbevoegdheid Het inschakelen van derden Het vaststellen en bewaken van krediet-, transactie- en positielimieten Het verrichten van inventarisaties Het beschikken over een interne controleafdeling of interne accountantsdienst Het zekerstellen van de betrouwbare en continue werking van het geautomatiseerde

informatiesysteem.

Pagina 94 van 99

Page 95: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Hoofdstuk 10: Herhaling en examentraining

1. Wat is het verschil tussen algemene en gedifferentieerde vraagstellingen?

Algemene vraagstelling: de beschrijving heeft betrekking op de hele administratieve organisatie: geef een beschrijving van de administratieve organisatie

Differentieerde vraagstelling: de beschrijving heeft betrekking op een gedeelte van de administratieve organisatie. : geef een beschrijving van de administratieve organisatie met betrekking tot de betalingsorganisatie

2. Uit welke fasen bestaat de uitwerking?

Het lezen en analyseren van de opgave Het opzetten van een plan van aanpak Het uitschrijven Het controleren van de uitwerking.

3. Wat is een plan van aanpak?

Per relevant punt, de relevante punten zodanig structureren dat een logisch en schematisch raamwerk ontstaat, waarmee het plan van aanpak is gerealiseerd.Het plan van aanpak omvat niet meer dan één A4-tje.

Aan de hand van het plan van aanpak wordt de beschrijving van de uitwerking gemaakt. Dit gebeurt ruim, waardoor later aanvullingen kunnen worden toegevoegd.(Plan van aanpak is checklist)

Het controleren van de uitwerking gebeurt a.d.h. van het plan van aanpak.

Plan van aanpak omvat: Typologie Attentiepunten Randvoorwaarden

i. Begroting en tarievenii. Functiescheiding

iii. Automatisering Processen

4. Wat wordt met typologie bedoeld?

Het overeenkomstig de typologie van Starreveld e.a. typeren van het karakter van de in de opgave beschreven huishouding, en de belangrijke onderdelen daarvan.

Pagina 95 van 99

Page 96: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

5. Wat zijn attentiepunten?

Het noemen van problemen. Van belang zijn de problemen die de interne controle van de in de opgave beschreven huishouding zwakker of sterker maken dan van de genoemde typen huishouding. Maak daarbij een risicoanalyse en houd rekening met de kritische succesfactoren.

6. Waaruit bestaan de randvoorwaarden?

Randvoorwaarden : essentiële beheersingsmiddelen voor het inrichten van een administratieve organisatie.

Deze randvoorwaarden hebben betrekking op: De begroting De functiescheiding De automatisering

7. Mogen er in een uitwerking nieuwe functies geïntroduceerd worden?

In de uitwerking dienen geen nieuwe functies toegepast te worden om de in de opgave gegeven functiescheiding te versterken, als door de invoering van nieuwe functies het kenmerk van het probleem essentieel wordt veranderd of vereenvoudigd.

8. Welke drie aspecten worden er bij de controletechnische functiescheiding behandeld?

Geef een oordeel over de kwaliteit van de controletechnische functiescheiding Geef daarna aan op welke wijze eventuele functievermeniging c.q. risico kan

worden geëlimineerd. Benoem daarna kort de aanwezige functiescheiding (registreren, controleren,

bewaren, beschikken en uitvoeren)Ook kan een onderscheid gemaakt worden in primaire en secundaire functiescheiding.

9. Beschrijf de maatregelen voor de hardware.

Functiescheiding tussen gebruikers en automatisering Functiescheiding tussen ontwikkeling en operations Nieuwe en gewijzigde programma’s worden pas in gebruik genomen na

acceptatietest namens de gebruikers Stelsel van user id’s en passwords, gekoppeld aan een bevoegdhedentabel

conform de functiescheidingen Toegang tot de computerruimte is geregeld via badges. Back-ups in een kluis op een externe locatie De herstelprocedure wordt regelmatig getest. De uitwijk is contractueel geregeld; procedures beschreven en regelmatig

getest. Afspraken met leveranciers inzake services en vervangende apparatuur. Reserveapparatuur is beschikbaar

Pagina 96 van 99

Page 97: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Wanneer er sprake is van netwerken via openbare lijnen, zoals bij datacommunicatie (met derden), moet aandacht worden besteed aan:

Meezenden van controlevelden Dial-backprocedure Pariteitscontrole (door de toevoeging van een extra bit wordt het totale aantal

binaire enen even of oneven) Echoprocedure Encryptie en descryptie

10. Welke twee criteria worden er gehanteerd bij de rubricering van de directie-informatie?

De relevante posten uit de balans en winst- en verliesrekening De attentieposten.

11. In welk kader moeten cijfers ten behoeve van de directie-informatie geplaatst worden?

Periodiek opleveren van informatie, cumulatief en per periode relateren aan begrote cijfers.

12. Waaruit bestaan organisatieprocessen?

Primaire en secundaire processen

13. W at zijn primaire processen?

Bedrijfsprocessen: deze betreffen de kernactiviteiten van de organisatie, dat wil zeggen het bestaansrecht van de organisatie. (Bedrijfsproces is een fysiek omzettingsproces)

14. Noem de deelprocessen van een handelsonderneming.

Inkoop opslag verkoop

15. Noem de deelprocessen van een productiehuishouding.

Inkoop opslag van grondstoffen opslag van eindproducten verkoop.

Opmerking:Bedrijfsprocessen kunnen ook betrekking hebben op het beschikbaar stellen van tijd (uitzendbureau), van capaciteiten (wasserij) en van ruimte (hotel)

16. Wat zijn secundaire ondersteunende processen?

Proceesen die kunnen worden onderverdeeld in ondersteunende en besturende processen. De secundaire ondersteunende processen betreffen de PIOFAH

Pagina 97 van 99

Page 98: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

17. Wat betekent PIOFAH?

P = PersoneelI = InformatieO = OrganisatieF = FinanciënA = Algemene zakenH = Huisvesting

18. Wat zijn secundaire besturende processen?

De planning en control.

Pagina 98 van 99

Page 99: Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Samenvatting bestuurlijke informatievoorziening

Extra aantekeningen:

Kernpunten bij de uitwerking van vraagstukken met betrekking tot de administratieve organisatie zijn:

- De bestuurlijke informatievoorziening- De interne controle- De beheersing van de organisatie (to control)

Aspecten die worden getoetst:- Inzicht in en samenhang van de administratieve organisatie van een concrete

organisatie- Vaardigheden in het opzetten van een administratieve organisatie- Specifieke kennis op deelgebieden

Automatisering:Bij dit onderdeel gaat het om de beschrijving van de genomen maatregelen die de continuïteit en betrouwbaarheid van het geautomatiseerd gegevensverwerkend informatiesysteem waarborgen.Elementen die hier zeker aan de orde moeten komen zijn:

- De plaats in de organisatie- Het programmabeheer- De toegangsbeveiliging- De continuïteitsaspecten.

DRUIFD = documentatie van de programmatuurR = reconstructiemogelijkhedenU = uitwijkmogelijkhedenI = implementatiemaatregelenF = functiescheiding

Pagina 99 van 99