SAMY Audit Intern

0

PROIECT DE AUDIT REALIZAT LA PRIMARIA GENERALA A

MUNICIPIULUI BUCURESTI

MANAGEMENTUL ACHIZIIILOR PUBLICE

2010

1

CUPRINS

1. PREZENTAREA GENERALA A MISIUNII DE AUDIT INTERN 2. CAZ PRACTIC DE AUDIT INTERN REALIZAT LA PRIMARIA GENERALA

A MUNICIPIULUI BUCURESTI

ORDINUL DE SERVICIU

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

NOTIFICAREA DECLANSARII MISUNII DE AUDIT

COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR PRELIMINARE

ANALIZA RISCURILOR

ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN

SEDINTA DE DESCHIDERE

COLECTAREA DOVEZILOR

REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

SEDINTA DE INCHIDERE

ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

REUNIUNEA DE CONCILIERE

URMARIREA RECOMANDARILOR

SUPERVIZAREA

2

1.PREZENTARE GENERALA

Auditul intern ajut entitatile s i ating obiectivele evalund, printr-o abordare sistematic i metodic, procesele sale de management al riscurilor, de control, i de guvernare a ntreprinderii, i fcnd propuneri pentru a le consolida eficacitatea n ceea ce privete eficacitatea i mbuntirea eficienei managementului riscului i a proceselor de control i de conducere. S reamintim auditorilor interni c normele de calificare i de funcionare se aplic att misiunilor de asigurare ct i misiunilor de consultan/consiliere.

Auditorilor interni li se recomand s in cont de urmtoarele principii directoare n cursul misiunilor de consultan/consiliere . Auditorii interni trebuie s ia toate msurile pentru a se asigura c membrii direciei generale i cei ai Consiliului neleg i adera la principiul, regulile directoare i procedurile de comunicare necesare prestrii serviciilor de consultan/consiliere .

Auditul intern trebuie s dispun de personal sau s recurg la prestatori externi de servicii calificai n domenii cum ar fi: contabilitate, audit, economie, finane, statistici, tehnologii ale informaiei, inginerie, fiscalitate, drept, mediu i orice alt domeniu necesar pentru a putea s-i exercite responsabilitile de audit intern. Totui nu este necesar ca fiecare dintre membrii serviciului de audit intern s fie competent n toate aceste domenii.

Un prestator extern de servicii este o persoan fizic sau juridic independent de entitate, care posed cunotine, pricepere i experien specifice unui domeniu menionat. Prestatorii de servicii sunt cu precdere actuari, experi contabili, evaluatori , specialiti n domeniul mediului nconjurtor, experi n anchete asupra fraudelor, avocai, ingineri, geologi, experi n securitate, statisticieni, specialiti n tehnologia informaiei, auditori externi ai entitii i alte cabinete de audit. Ei pot fi mandatai de Consiliu, de conducerea general sau de responsabilul de audit intern.

Auditul intern poate solicita prestatori de servicii externi n special n urmtoarele cazuri:

misiuni de audit care implic pricepere i cunotine deosebite n domenii ca tehnologia informaiei, statistic, fiscalitate, activiti de traduceri sau pentru ndeplinirea obiectivelor fixate n program;

evaluarea activelor cum ar fi terenuri i imobile, opere de art, pietre preioase, investiii i instrumente financiare complexe;

determinarea cantitilor sau caracteristicilor fizice ale anumitor active cum ar fi minereurile i rezervele de petrol;

evaluarea lucrrilor finalizate i n curs de finalizare n cadrul contractelor n derulare ;

anchete privind frauda i securitatea;

estimarea de sume realizat dup metode speciale cum ar fi calculele privind angajamentele referitoare la beneficiile acordate angajailor

interpretarea legislaiei, reglementrii i normelor tehnice;

evaluarea programului de asigurare a calitii activitii de audit intern;

fuziuni i achiziii;

consultan/consiliere privind managementul riscurilor.

In momentul n care intenioneaz s recurg la un prestator de servicii din exterior i s se bazeze pe serviciile oferite de acesta responsabilul auditului intern trebuie s evalueze competena, independena i obiectivitatea acestuia innd cont de particularitile

3

misiunii care trebuie ndeplinite. Este indicat de asemenea s se efectueze aceast evaluare dac prestatorul de servicii din exterior este ales de conducerea general sau de Consiliu i dac responsabilul auditului intern intenioneaz s se bazeze pe activitile desfurate de acesta. n cazul n care prestatorul de servicii este ales de alte persoane i dac evaluarea lui indic faptul c nu se poate baza pe activitile desfurate de acesta, rezultatele evalurii trebuie s fie comunicate conducerii generale sau Consiliului, dup caz.

Responsabilul auditului intern trebuie s se asigure c prestatorul de servicii din exterior posed cunotinele, priceperea i competenele necesare pentru ndeplinirea misiunii. Pentru a evalua aceste competene responsabilul auditului intern va ine cont de urmtoarele elemente:

diplom, certificare sau alt titlu care s ateste competena prestatorului de servicii n domeniul n cauz;

aderarea prestatorului de servicii la o entitate, asociaie profesional competent i aderarea la Codul Deontologic al acestei entiti

reputaia prestatorului de servicii. Luarea n calcul al acestui element poate implica consultarea unor teri care apeleaz de obicei la activitile prestatorului;

experiena prestatorului de servicii n tipul de activiti care urmeaz a-i fi ncredinate;

nivelul de studii i de formare profesional a prestatorului de servicii n domeniul aferent misiunii n cauz;

cunotinele i experiena prestatorului de servicii n sectorul de activitate al entitii;

Aceste calificri sunt cerute nu doar de asociatul care semneaz contractul ci i de responsabilul pe care acesta l deleag la faa locului.

Responsabilul auditului intern trebuie s examineze legturile existente ntre prestatorii de servicii din exterior, organizaia i serviciul su de audit intern, i s se asigure c independena i obiectivitatea prestatorului de servicii vor fi garantate pe parcursul misiunii. Pentru a efectua aceast examinare, responsabilul auditului intern trebuie s se asigure c nici o legtur financiar, profesional sau personal nu-l va mpiedica pe prestatorul de servicii s formuleze o judecat sau o opinie obiectiv i imparial n realizarea misiunii i la emiterea rapoartelor.

Pentru a aprecia independena i obiectivitatea prestatorului de servicii din exterior, responsabilul auditului intern trebuie s in cont de urmtoarele elemente:

posibilul interes financiar deinut de prestatorul de servicii n cadrul entitii;

legtura personal sau profesional ntre prestatorul de servicii i consiliul, conducerea general sau ceilali membri ai entitii;

eventualele legturi stabilite n trecut ntre prestatorul de servicii i organizaia sau activitile examinate;

sfera celorlalte servicii recurente prestate ntr-o entitate de prestatorul de servicii;

sumele de bani sau alte avantaje obinute, dac este cazul, de ctre prestatorul de servicii.

Dac prestatorul de servicii este i auditor extern al entitii, iar dac misiunea sa const n activiti de audit aprofundate, responsabilul auditului intern trebuie s se asigure c activitile astfel realizate nu prejudiciaz independena auditorului extern. activitile de audit aprofundate vizeaz serviciile care depesc cadrul normelor de audit n general admise de codul deontologic al profesiunii de auditor extern.

4

Dac auditorii externi acioneaz n fapt sau aparent ca membri ai conducerii generale, ai conducerii sau ca angajai ai entitii, atunci independena lor este compromis. n plus, este posibil ca auditorii externi s furnizeze alte servicii entitii, de exemplu n ceea ce privete fiscalitatea sau consultan/consiliere Independena trebuie s fie apreciat n funcie de gama complet a serviciilor prestate pentru entitate.

Responsabilul auditului intern trebuie s obin suficiente informaii n ceea ce privete sfera de activitate a misiunii realizate de prestatorul extern de servicii, pentru a putea verifica dac aceste activiti corespund obiectivelor auditului intern. Ar fi prudent s se precizeze sfera misiunii i diverse alte puncte ntr-o scrisoare de misiune sau ntru-un contract. Responsabilul auditului intern va trebui s examineze cu prestatorul de servicii urmtoarele puncte:

obiectivele i sfera misiunii;

punctele speciale care vor trebui acoperite n rapoartele predate ca urmare a misiunii;

accesul la documentele, persoanele i bunurile materiale implicate;

informaiile privind ipotezele i procedurile care trebuie folosite;

proprietatea i pstrarea documentelor de lucru ntocmite n cadrul misiunii dac este cazul;

confidenialitatea informaiilor obinute n cursul misiunii i restriciile pe care acestea le implic

Auditorii interni trebuie s beneficieze de sprijinul conducerii i al Consiliului pentru a obine cooperarea clienilor de audit i pentru a-i exercita activitatea fr intervenii. Responsabilul auditului intern trebuie s rspund ierarhic unei persoane din cadrul entitii cu competen suficient n promovarea independenei, n asigurarea unui domeniu ct mai larg al activitii de audit, unei desfurri adecvate a comunicrilor din cadrul misiunilor de consultan/consiliere care s aib suficient autoritate pentru independena, i comunicrilor din cadrul misiunilor i aciunilor corespunztoare care decurg din recomandrile emise. In mod ideal, responsabilul auditului intern trebuie s raporteze , pe plan funcional, Directorului General al entitii. Responsabilul auditului intern trebuie s poat comunica direct cu Consiliul. O comunicare regulat cu Consiliul contribuie la asigurarea independenei sale i va constitui un mijloc pentru consiliu i pentru responsabilul auditului intern de a se informa reciproc asupra problemelor de interes comun.

Comunicarea direct este atunci cnd responsabilul auditului intern asist i particip n mod regulat la adunrile Consiliului, cu privire la responsabilitile lor de supervizare privind auditul, raportarea financiar, conducerea i controlul. Prezena i participarea activ a responsabilului auditului intern la aceste reuniuni permit un schimb de informaii n ceea ce privete planificarea i activitile auditului intern. Responsabilul auditului intern trebuie s se ntlneasc n particular cu Consiliul, cu comitetul de audit sau cu orice alt organ competent cu drept de deliberare, cel puin o dat pe an. Independena este favorizat atunci cnd consiliul intervine n numirea i nlocuirea responsabilului auditului intern.

Se poate s li se cear auditorilor interni s efectueze misiuni de consultan/consiliere privind activiti de care acetia s fi fost responsabili anterior sau pentru care acetia au realizat misiuni de asigurare. nainte de a oferi servicii de consultan/consiliere , responsabilul auditului intern trebuie s se asigure de faptul c principiile de realizare a misiunilor de consiliere sunt nelese i aprobate de Consiliu. Odat aceste principii aprobate , se cuvine s se actualizeze Carta de audit intern pentru a

5

include n ea reguli referitoare la competenele i responsabilitile n domeniul consilierii. Auditul intern trebuie de asemenea s elaboreze proceduri adecvate efecturii acestor misiuni.

Auditorii interni trebuie s rmn obiectivi atunci cnd trag concluzii sau ofer consultan/consiliere conducerii. Aceasta trebuie informat fr ntrziere asupra oricrei situaii care ar putea s afecteze independena sau obiectivitatea auditorilor, indiferent dac aceast situaie este actual misiunii de consiliere sau dac ea survine n timpul acesteia.

Exist un risc de prejudiciere a independenei i obiectivitii atunci cnd misiunile de asigurare sunt realizate n cursul anului care urmeaz unei misiuni formale de consiliere. Efectul acestei situaii poate fi redus prin diverse msuri, precum:

desemnarea de auditori diferii pentru fiecare misiune de asigurare i de consultan/consiliere n parte;

desemnarea de supervizori i de manageri obiectivi (independeni) diferii;

subordonarea provizorie a echipei nsrcinat cu misiunea de consultan/consiliere la (clientul solicitant; ), definirea unor responsabiliti separate privind rezultatele proiectelor

Auditorii interni sunt independeni atunci cnd pot sa i exercite activitatea in mod liber si obiectiv. Independenta permite auditorilor interni sa judece in mod imparial si fr prejudeci, ceea ce este esenial pentru buna efectuare a auditurilor. Acest obiectiv este atins datorita poziiei lor in cadrul entitii si datorita obiectivitii lor.

Auditorii interni trebuie s semnaleze responsabilului auditului intern existena sau probabilitatea unui conflict de interese sau unei imparialiti . Responsabilul auditului intern trebuie n acest caz s nlocuiasc auditorii respectivi.

Auditorii interni nu trebuie s exercite responsabiliti operaionale. n cazul n care conducerea ncredineaz ocazional auditorilor interni sarcini care nu au legtur cu activitatea de audit, trebuie s fie clar specificat c acetia nu mai exercit funcii de audit intern. n plus, obiectivitatea este considerat a fi afectat atunci cnd auditorii interni realizeaz o misiune de asigurare pentru o activitate n cadrul creia acetia au avut o autoritate sau o responsabilitate n cursul anului precedent. n momentul comunicrii rezultatelor auditului trebuie s inem cont de acest prejudiciu adus obiectivitii.

Dac auditorii interni sunt nsrcinai s execute activiti care nu in de activitatea de audit i care poate s le afecteze obiectivitatea, precum realizarea de comparri cu datele de la bnci, responsabilul auditului intern trebuie s informeze conducerea general i Consiliul c aceste activiti nu intr n sfera unei activiti de asigurare de audit i n consecin nu vor exista la concluzii de audit.

n plus, atunci cnd auditul intern exercit responsabiliti operaionale, se recomand s se acorde o vigilen deosebit i asigurarea obiectivitii auditorilor n cazul n care se ntreprinde ulterior o misiune de asigurare n domeniul respectiv.

Obiectivitatea auditorilor interni este considerat a fi afectat atunci cnd acetia asigur auditul unei activiti de care au fost responsabili n cursul anului precedent. Aceste mprejurri trebuie s fie clar precizate n cursul difuzrii rezultatelor unui audit efectuat ntr-un domeniu n care un auditor a exercitat responsabiliti operaionale.

Dac activitile ncredinate presupun exercitarea unei autoriti operaionale, obiectivitatea auditului este considerat a fi afectat pentru activitatea respectiv .

Obiectivitatea auditorului intern nu este compromis atunci cnd acesta recomand aplicarea unor norme de control pentru sistemele i procedurile de examinare nainte ca acestea s fie implementate . n schimb, se consider c obiectivitatea auditorului este afectat dac acesta concepe, aplic, redacteaz procedurile aferente sau exploateaz astfel de sisteme.

6

Realizarea ocazional de ctre auditorii interni a activitilor care nu sunt activiti de audit nu le compromite neaprat independena, n msura n care acestea snt menionate clar n raportul de audit. Totui conducerea i auditorii interni trebuie s urmreasc ndeaproape ca aceste activiti s nu le afecteze obiectivitatea.

Competena profesional reprezint responsabilitatea efului auditului intern i a fiecrui auditor intern. Responsabilul auditului intern trebuie s se asigure c pentru fiecare misiune echipa de auditori desemnai dein n mod colectiv cunotinele, priceperea i competenele necesare pentru a realiza corect misiunea.

Orice auditor intern trebuie s dein anumite cunotine, pricepere i competene precise n domeniile urmtoare:

competena n ceea ce privete aplicarea normelor, procedurilor i tehnicilor de audit este necesar pentru realizarea misiunilor. Competena este capacitatea de utilizare a cunotinelor n diversele situaii care ar putea aprea i de a le face fa fr a recurge n mod excesiv la investigaii i asisten tehnic;

competena n ceea ce privete principiile i tehnicile contabile este indispensabil auditorilor care lucreaz mult cu documente i rapoarte financiare;

nelegerea principiilor de management este necesar n vederea identificrii devierilor semnificative n principal de la bunele practici n afaceri

nelegerea implic o capacitate de aplicare a cunotinelor generale la situaiile care ar putea aprea n cursul desfurrilor activitilor de audit, de identificare a devierilor semnificative i de efectuare a cercetrilor necesare pentru a ajunge la soluii rezonabile;

este, de altfel, necesar s fie cunoscute principiile de baz n contabilitate, economie, drept comercial, fiscalitate, finane metode cantitative i tehnologii ale informaiei. Aceste cunotine generale trebuie s permit recunoaterea existenei sau a eventualitii apariiei unor probleme i s determine n acest caz cercetrile suplimentare care trebuie ntreprinse sau asistena care trebuie obinut.

Auditorii interni trebuie s dispun de bune caliti relaionale i de comunicare eficiente . Auditorii interni trebuie s cunoasc bine relaiile umane i s tie s menin relaii bune cu clienii misiunii.

Auditorii interni trebuie s fie capabili s comunice oral i n scris pentru a putea expune clar i eficace obiectivele, aprecierile, concluziile i recomandrile misiunii.

Responsabilul auditului intern trebuie s defineasc criterii adecvate de formare profesional general i de experien pentru a putea stabili posturile de auditori interni, avnd n vedere natura activitilor i nivelul de responsabilitate. Este necesar s se obin o asigurare rezonabil cu privire la calificrile i competena candidailor pentru funcia de auditor.

Intregul personal al auditului intern trebuie s dein cunotinele i priceperea indispensabile practicrii profesiei n cadrul entitii.

Natura activitilor de audit intern se definete printr-o abordare sistematica i metodic de evaluare i mbuntire a relevanei i a eficacitii procesului de management al riscurilor, de control i de guvernare corporativ , precum i prin nivelul de calitate atins n ndeplinirea responsabilitilor ncredinate. Obiectivul evalurii pertinenei proceselor de management al riscurilor, de control i de guvernare a ntreprinderii este de a oferi o asigurare rezonabil c aceste procese funcioneaz dup cum s-a prevzut i c vor permite entitii s-i ating obiectivele i scopurile propuse. Un alte obiectiv este acela de a propune recomandri pentru mbuntirea modului de funcionare a entitii, att n ceea

7

ce privete eficiena ct i eficacitatea. Este de asemenea posibil ca direcia general i Consiliul s indice orientri generale cu privire la sfera de aplicabilitate i la activitile care vor fi auditate.

Auditorii interni examineaz i evalueaz ntregul proces de planificare, de organizare i de gestionare pentru a stabili dac exist o asigurare rezonabil c obiectivele i scopurile vor fi atinse. Lund n considerare posibila evoluie, auditorii interni trebuie s fie ateni la schimbrile condiiilor interne sau externe, reale sau poteniale, care ar putea afecta capacitatea sistemului de control de a oferi o asigurare de perspectiv. In acest context, auditorii interni trebuie s acorde atenie riscurilor unei eventuale deteriorri a performanei.

Aceste evaluri de audit intern permit n mod global obinerea informaiilor necesare aprecierii procesului de management n ansamblul su. Toate sistemele de activitate, procesele, operaiunile, funciile i activitile din cadrul entitii sunt supuse evalurilor auditului intern. Un domeniu exhaustiv al activitilor de audit intern trebuie s permit obinerea unei asigurri rezonabile c:

sistemul de management al riscurilor este eficace; sistemul de control intern este adecvat i eficient; procesul de conducere este eficace i rspunde urmtoarelor obiective:

definirea i pstrarea valorilor, fixarea obiectivelor, monitorizarea activitilor i a performanelor i definirea modurilor de raportare.

Auditorii interni trebuie s se asigure c att conducerea, Consiliul, sunt contieni de responsabilitatea conducerii n ceea ce privete securitatea informaiei. Aceast responsabilitate vizeaz toate informaiile eseniale pentru entitate, oricare ar fi suportul lor de pstrare.

Auditorii interni trebuie s se asigure c managementul a furnizat Consiliului, comitetului de audit asigurarea c auditul intern va fi rapid informat cu privire la orice situaie n care securitatea informaiei a fost afectat sau care ar putea constitui o ameninare pentru entitate.

Auditorii interni trebuie s evalueze gradul de eficacitate a msurilor luate astfel nct s se poat preveni, detecta i atenua atacurile aprute n trecut, precum i orice incident sau tentativ de atac care s-ar putea produce n viitor. Auditorii interni trebuie s confirme c au fost bine informate att Consiliul, ct i comitetul de audit cu privire la ameninrile sau incidentele aprute, punctele slabe exploatate i msurile corective.

Auditorii interni trebuie s evalueze periodic sistemul de securitate a informaiei din entitate i s recomande, dac este cazul, mbuntiri sau efectuarea unor noi controale i luarea de noi msuri de siguran. Dup aceast evaluare, un raport de asigurare trebuie s fie prezentat membrilor Consiliului, . Aceste evaluri pot face obiectul misiunilor distincte i izolate sau pot fi integrate n alte misiuni realizate n cadrul altor activiti de audit sau n cadrul planului de audit aprobat.

Auditorul intern este responsabil de planificarea i realizarea misiunilor care i-au fost ncredinate, cu condiia ca acestea s fie controlate i aprobate de ctre supervizorul su. Programul misiunii trebuie:

s furnizeze documente cu privire la procedurile care permit auditorului intern s adune, s analizeze, s interpreteze i s justifice informaiile n timpul misiunii;

s defineasc obiectivele misiunii;

s stabileasc aria de aplicabilitate i gradul necesar de detaliere al testelor pentru a atinge obiectivele fiecrei etape a misiunii;

8

s identifice aspectele tehnice, obiectivele activitii, riscurile, procedeele i tranzaciile care trebuie auditate;

s stabileasc natura i aria de aplicabilitate a testelor;

s fie pregtit nainte de nceperea misiunii i modificat, dac este necesar, n cursul misiunii.

Responsabilul auditului intern are responsabilitatea de a determina cum, cnd i cui vor fi comunicate rezultatele auditului. Aceste precizri vor fi documentate i comunicate conducerii, pe ct posibil, n etapa de planificare a misiunii. Modificrile ulterioare care afecteaz termenele i raportarea rezultatelor auditului vor trebui de asemenea comunicate conduceri, dac este necesar.

Vor trebui de asemenea stabilite i alte cerine precum durata misiunii i datele estimate pentru realizarea sa. Structura raportului final de audit va trebui luat n calcul, pentru c o planificare corect n aceast etap faciliteaz pregtirea raportului final.

Raport final de audit: termenul din limba englez este mai general final engagement communication; acesta indic faptul c produsul finit al unei misiuni nu se realizeaz neaprat sub forma unui raport n sensul tradiional al cuvntului. Prezentarea rezultatelor unei misiuni se poate face pe diferite suporturi i n diverse formate (prezentare de tip power point, raport clasic.). n schimb, dac formatul a fost definit n scrisoarea de misiune, este obligatoriu s fie respectat. Forma i mijloacele sunt lsate la aprecierea departamentului de audit intern.

Trebuie obinute informaii de baz cu privire la activitatea ce trebuie auditat. Va trebui efectuat o examinare a acestor informaii pentru a determina impactul lor asupra misiunii. Ele se refer n primul rnd la:

obiectivele i scopul activitii;

politicile , planurile, procedurile, legile, reglementrile i contractele care pot avea un impact semnificativ asupra operaiunilor i rapoartele;

entitate, de exemplu numrul i numele salariailor, angajaii acre ocup posturi cheie, descrierea posturilor, precum i detalii cu privire la ultimele modificri n entitate, inclusiv modificrile importante ale sistemelor informatice;

bugetul, cifra de afaceri i datele financiare privind activitatea ce trebuie auditat;

documentele de lucru ale misiunii anterioare;

rezultatele altor misiuni, inclusiv cele ale auditorilor externi, finalizate sau n curs de realizare;

dosarele de coresponden pentru a detecta eventualele probleme importante;

documentaia tehnic de referin pentru activitatea n cauz. Procedurile analitice de audit furnizeaz auditorilor interni mijloace eficace i

eficiente pentru evaluarea i analizarea informaiilor strnse n timpul unei misiuni. Evaluarea este rezultatul comparrii acestor informaii cu rezultatele scontate, identificate sau dezvoltate de ctre auditorul intern. Procedurile analitice de audit sunt utile pentru a identifica, de exemplu:

diferenele neprevzute;

lipsa diferenelor estimate;

posibile erori;

neregulariti sau posibile fraude;

alte tranzacii sau evenimente neobinuite sau nerecurente. Procedurile analitice de audit cuprind, de exemplu:

9

compararea informaiilor perioadei n curs cu informaiile similare din perioadele precedente;

compararea informaiilor din perioada n curs cu bugetele sau previziunile;

studiul rapoartelor existente ntre informaiile financiare i celelalte informaii corespunztoare (de exemplu, valorile contabilizate din cadrul pltii salariilor comparate cu evoluia numrului mediu de angajai );

studiul raporturilor existente ntre diferite elemente de informare (de exemplu, fluctuaiile valorilor contabilizate ale dobnzii comparate cu evoluiile soldurilor datoriilor aferente);

compararea informaiilor cu informaii similare de la mai multe uniti operaionale;

compararea informaiilor sectoriale de acelai fel. Procedurile analitice de audit pot folosi valori monetare, cantiti fizice, proporii i

procentaje. Procedurile analitice de audit specifice pot cuprinde, de exemplu, proporii, tendine i analize de regresie, teste de rezonabilitate , comparaii ntre perioade, comparaii cu bugetele, previziunile i informaiile economice exterioare. Procedurile analitice de audit ajut auditorul intern s identifice condiiile care pot determina apariia unor proceduri de audit complementare. Auditorii interni trebuie s utilizeze procedurile analitice de audit pentru planificarea misiunii.

Procedurile analitice de audit trebuie de asemenea s fie utilizate n timpul misiunii pentru a examina i evalua informaiile care susin rezultatele auditului. Auditorii interni trebuie s ia n calcul factorii de mai jos pentru a putea determina n ce msur trebuie folosite procedurile analitice de audit. Dup evaluarea acestor factori, auditorii interni trebuie s ia n calcul i s foloseasc, dac este necesar, alte proceduri de audit pentru a ndeplini obiectivul misiunii, i anume:

importana sectorului studiat;

validitatea sistemului de control intern;

disponibilitatea i credibilitatea n informaiile financiare i a celorlalte informaii ;

gradul de precizie ateptat de la rezultatele procedurilor analitice de audit;

disponibilitatea i posibilitatea de a face comparaii ntre sectoare;

relevana altor proceduri de audit pentru susinerea rezultatelor misiunii. Cnd procedurile analitice de audit evideniaz raporturi sau rezultate neprevzute ,

auditorii interni trebuie s examineze i s evalueze aceste rezultate i raporturi. Examinarea i evaluarea raporturilor i a rezultatelor neateptate obinute cu ajutorul procedurilor analitice de audit trebuie s duc la chestionarea conducerii sau la utilizarea altor proceduri de audit pn cnd auditorii interni obin explicaii satisfctoare. Rezultatele sau raporturile care nu sunt explicate, obinute cu ajutorul procedurilor analitice de audit pot indica fapte importante cum ar fi o posibil eroare , neregularitate, fraud. Rezultatele sau raporturile care nu sunt suficient de explicite, obinute n urma procedurilor analitice de audit, trebuie comunicate nivelului de conducere corespunztor. Auditorii interni pot recomanda luarea unor msuri corespunztoare, n funcie de situaie.

Documentele de lucru care servesc la documentarea activitilor de audit trebuie ntocmite de ctre auditorul intern i revzute de conducerea auditului intern. Aceste documente trebuie s consemneze informaiile obinute i analizele fcute i trebuie s confirme constatrile i recomandrile de audit care vor fi raportate Documentele de lucru servesc n principal la:

furnizarea principalului document suport pentru comunicrile n cadrul misiunii;

10

planificarea, executarea i revizuirea misiunilor;

documentarea realizrii obiectivelor de audit;

facilitarea revizuirii de ctre teri;

furnizarea unei baze de evaluare a programului pentru calitate al auditului intern;

aducerea unor elemente probante n caz de reclamaii din partea companiilor de asigurri, n caz de frauda sau trimitere n judecat

dezvoltarea profesional a echipei de audit intern;

demonstrarea faptului c auditul intern respect normele pentru practicarea profesional a auditului intern.

Organizarea, ntocmirea i coninutul dosarelor de lucru ale auditului se face n funcie de misiune. Dosarele de lucru trebuie totui s cuprind urmtoarele elemente:

planificarea misiunii;

evaluarea riscurilor

examinarea i evaluarea relevanei i a eficacitii sistemului de control intern;

procedurile folosite pentru realizarea misiunii, informaiile obinute i concluziile rezultate ;

revizuirea dosarelor de lucru;

comunicarea rezultatelor;

monitorizarea misiunii; Dosarele de lucru trebuie s fie complete i s justifice concluziile rezultate n

urma misiunii. Dosarele de audit pot conine ntre altele:

documentele de planificare i programele misiunii;

chestionarele de control, schemele de lucru (diagramele de circulaie a informaiei), listele de control i memorandumurile de sintez;

note i referate privind ntlnirile;

date despre entitate, precum organigramele i descrierile posturilor;

o copie a contractelor importante;

scrisori de confirmare i reprezentare;

analiza i sondajele efectuate cu privire la tranzacii, procese i solduri contabile;

rezultatele procedurilor analitice de audit;

raportul final al misiunii i observaiile conducerii;

corespondena , dac aceasta vine n sprijinul concluziilor trase n urma misiunii.

Responsabilul auditului intern trebuie s stabileasc regulile ce trebuie urmate n ceea ce privete documentele de lucru, reguli adaptate pentru fiecare tip de misiune. Normalizarea dosarelor de lucru, de exemplu normalizarea chestionarelor i a programelor de audit poate mbunti eficacitatea unei misiuni i poate facilita delegarea sarcinilor. Anumite dosare de lucru pot fi considerate dosare permanente. Aceste dosare conin informaii cu caracter permanent.

Auditorii interni trebuie s adune elemente probante, s emit decizii bazate pe analize, s raporteze rezultatele muncii lor i s se asigure c sunt luate msuri corective. Sarcinile auditorului intern, obligat s i documenteze dosarele de audit, pot s nu fie n acord cu cele ale consilierului juridic preocupat de a nu pstra elementele care ar putea compromite mijloacele de aprare a entitii. ntr-adevr, chiar dac auditorul intern desfoar o anchet n mod corespunztor , faptele divulgate pot pune sub semnul ntrebrii argumentarea consilierului juridic. 0 planificare i proceduri corespunztoare

11

sunt deci eseniale pentru a evita ca dezvluirea unor fapte s provoace un dezacord ntre consilierul juridic (al societii) i auditorul intern. Se recomand s se precizeze, n proceduri, rolul fiecruia i modul de comunicare. De altfel, auditorul intern i consilierul juridic trebuie s favorizeze n cadrul entitii o cultur etic i un comportament preventiv sensibiliznd conducerea n privina procedurilor. Auditorii interni trebuie s ia n considerare urmtoarele puncte, n special n cazul misiunilor ale cror rezultate ar putea fi dezvluite sau comunicate persoanelor din afara entitii.

Auditorii interni trebuie s-i dezbat concluziile i recomandrile mpreun cu

responsabilii abilitai la diferite nivele de conducere nainte de a emite raportul final.

Acest lucru se va realiza mai uor dac managementul auditat a fost considerat ca partener n timpul misiunii.

Dezbaterea privind concluziile i recomandrile se efectueaz de obicei n timpul misiunii de audit sau n reuniunile de la sfritul misiunii (edine de ncheiere). 0 alt tehnic o reprezint examinarea, de ctre conducerea activitii auditate, a problemelor, observaiilor i recomandrilor preliminare . Aceste dezbateri i examinri contribuie la asigurarea c nu au existat nenelegeri nici false interpretri ale faptelor i ofer entitii auditate ocazia de a clarifica anumite puncte i de a-i exprima prerea cu privire la

Responsabilul auditului intern sau delegatul su trebuie s verifice , s aprobe i s semneze raportul final nainte de emiterea sa, i s decid cror persoane i va fi transmis . Dac anumite circumstane o justific, poate fi luat n considerare posibilitatea ca auditorul responsabil, supervizorul sau , eful misiunii sau supervizorul s semneze raportul n calitate de reprezentant al responsabilului auditului intern.

Rapoartele trebuie s fie transmise membrilor entitii care pot s se asigure c rezultatele auditului vor beneficia de atenia necesar. Raportul trebuie deci trimis persoanelor aflate ntr-o poziie care le permite s ntreprind aciunile corective impuse sau s se asigure c astfel de msuri vor fi luate. Raportul definitiv trebuie s fie dat conducerii unitii auditate. Membrii entitii care ocup posturi pe o scar ierarhic mai nalt pot primi doar o not de sintez. Cnd rapoartele trebuie comunicate altor persoane interesate sau vizate, de exemplu auditorilor externi, trebuie s ne asigurm c acestea trebuie s respecte confidenialitatea punctelor menionate n raport.

Auditorii interni trebuie s se asigure c a fost ntreprins o aciune corectiv i c

aceasta i-a atins rezultatele scontate, sau c Direcia General sau Consiliul au acceptat

riscul de a nu realiza aciuni corective cu privire la observaiile care figureaz n raport.

Monitorizarea efectuat de auditorii interni se definete ca un proces conform

cruia acetia apreciaz dac aciunile ntreprinse de conducere, ca rspuns la observaii i

recomandri, inclusiv cele ale auditului extern sau ale altor intervenieni, sunt adecvate,

eficiente i ntreprinse la timp.

Responsabilul auditului intern are sarcina de a planifica activitile de monitorizare

ca parte a planificrii misiunilor. Planificarea monitorizrii trebuie s se bazeze pe riscurile

existente i a expunerilor la risc, precum i pe gradul de dificultate i pe termenul de

aplicare a aciunilor de corective .

12

1. CAZ PRACTIC DE AUDIT INTERN

Anexa nr. 1

Procedura P01: Iniierea auditului

ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Public Intern

Nr. 420575 din 20.01.2010

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a

O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea

activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 123/2007 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern la

Departamentul de achizitii publice in perioada 5.02.2010-10.03.2010.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului corect de atribuire a contractelor de achizitie publica,a contractelor de concesiune de lucrari publice si

a contractelor de concesiune de servicii i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile:

Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de atribuire

1. publicarea anunturilor privind achizitiile publice 2. criteriile de atribuire a contractelor de achizitii publice

Procesul de achizitie publica

1. proceduri de atribuire 2. licitatia 3. etapele procesului de achizitie publica

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare al licitatiilor si atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de

lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii din entitatea public.

Echipa de auditori interni este format din urmtorii:

1. Popescu Mircea

2. Georgescu Gabriel

ef Serviciu Audit Public Intern, Ionescu Daniel

13

Anexa nr. 2

Procedura - P02: Iniierea auditului

ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Popescu Mircea

Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice Data: 20.01.2010

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

Da Nu

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?

- X

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit?

- X

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?

- X

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

- X

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?

- X

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?

- X

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?

- X

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen?

X -

Auditor, ef serviciu,

Popescu Mircea Ionescu Daniel

14

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Georgescu Gabriel Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice Data:20.01.2010

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

Da Nu

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?

- X

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit?

- X

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?

- X

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

- X

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?

X

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?

- X

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?

- X

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen?

X -

Auditor, ef serviciu,

Georgescu Gabriel Ionescu Daniel

1. Incompatibiliti personale: -

2. Pot fi eliminate incompatibilitile: -

Dac da, explicai cum anume: -

Data: 20.01.2010 Semntura: Ionescu Daniel

15

Anexa nr. 3

Procedura P03: Iniierea Auditului

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern

Nr. 420579 din 20.01.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: Direcia Resurse Umane De la: ef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern Modul corect de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii.

Stimate domnule Rdulescu Vasile

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 05.02.2010-10.03.1010 s efectum o misiune de audit intern cu tema Managementul achizitiilor publice. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:

- prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit intern; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte.

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se

refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l

contactai pe domnul Georgescu Gabriel - auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. Cu stim,

Data: 20.01.2010

ef Serviciu Audit Public Intern Ionescu Daniel

16

Anexa nr.4

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICIPILUI BUCURESTI


COLECTAREA INFORMAIILOR

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice

Perioada auditat: 01.10.2009- 31.12.2009

ntocmit: Georgescu Gabriel Data: 20.01.2010

Avizat: Ionescu Mircea Data: 20.01.2010

COLECTAREA INFORMAIILOR

DIRECIA RESURSE UMANE DA NU Observaii

Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate

X -

Obinerea organigramei X -

Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare

X -

Obinerea procedurilor scrise - X Exist doar

parial

Identificarea personalului responsabil X -

Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

X -

17

Anexa nr. 5

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

Entitatea Public PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice

Perioada auditat: 01.10.2009- 31.12.2009 ntocmit:Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Data: 20.01.2010

Avizat: Ionescu Daniel Data: 20.01.2010

Nr.crt DOMENUIU OBIECTE AUDITABILE OBS.

1. Publicarea anunturilor si

stabilirea criteriilor de

atribuire

1. Publicarea

anunturilor privind

achizitiile publice

Pentru a asigura transparena atribuirii contractelor de achiziii publice autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare anunurile de intenie , de participare i de atribuire a contractelor de achizitie publica.

Anunul de intenie se transmite spre publicare ct mai curnd posibil dup aprobarea programului anual de achiziii, program n care este prevzut contractul respectiv de furnizare servicii sau lucrri .

Publicarea se face n Jurnalul Oficial al Uniunii

Eurapene , n Sistemul electronic de achiziii publice (SEAP) i n Monitorul Oficial.

18


Dup finalizarea procedurii de atribuire i stabilirea gtigtorului licitaiei , autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare un anun de atribuire n cel mult 48 de zile de la adjudecare.

2.Criterii de atribuire a

contractelor de

achizitie publica

Autoritatea contractant are obligaia de a preciza n anunul de participare criteriul de atribuire a contractului de achiziie public, care odat stabilit nu poate fi schimbat pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Criteriile de atribuire a contractelor de achiziii publice sunt:

preul cel mai sczut

oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic

Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alturi de pre :

caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic sau funcional

caracteristici de mediu

costuri de funcionare

raportul cost eficien

servicii post- vnzare

termen de livrare sau de execuie

Factorii de evaluare a ofertei precum i ponderea relativ a acestora sau a algoritmului de calcul trebuie s fie definite clar n documentaia de atribuire i s aib legtur concret cu specificul contractului.

19


2. Procesul de achizitie

publica

3.Proceduri de atribuire Procedurile de atribuire a contractului de achiziie public sunt :

-licitaia deschis ; -licitaia restrns ; -dialogul competitiv;

-negocierea ;

-cererea de oferte ;

-concursul de soluii ; -cumprarea direct .

4.Etapele procesului de

atribuire

Procesul de achiziie public reprezint o succesiune de etape , dup parcurgerea crora se obine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia , serviciul sau lucrarea ca

urmare a atribuirii unui contract de achiziie public.

Prima etap este ntocmirea programului anual al achiziiei publice.

Etapa urmtoare este elaborarea documentaiei de atribuire /de selectare , n cadrul creia autoritatea contractant structureaz :

-caietul de sarcini sau , dup caz documentaia descriptiv ,

-clauzele contractuale obligatorii ,

-fia de date a achiziiei , -formulare i modele, -alte informaii cu privire la impozitare ,protecia

mediului , protecia muncii.

20


Urmeaz chemarea la competiie , care consta n publicarea anunului de participare , punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire , rspuns la solicitrile de clarificri , stabilirea regulilor de participare i de evitare a conflictului de interese .

Etapa cea mai relevant n cadrul procesului de achiziie public este derularea procedurilor de atribuire a contractelor n cadrul creia se primesc ofertele , se deschid se examineaz i se evalueaz , se stabilete oferta ctigtoare i se poate anula procedura , dac este cazul .

Urmtoarea etap este atribuirea contractului de achiziie public care presupune notificarea ofertei ctigtoare , soluionarea contestaiilor dac este cazul , semnarea contractului i transmiterea spre publicare a anunului spre atribuire .

Urmeaz ncheierea dosarului de achiziie public derularea i ncheierea, contractului .

21

Anexa nr. 6


Entitatea Public PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit:Mnagemantul achizitiilor publice

Perioada auditat: 01.10.2009- 31.12.2009 ntocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Data: 20.01.2010


Nr.

Crt. DOMENIU OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS

1

Publicarea

anunturilor si

stabilirea

criteriilor de

acrodare

1. Publicarea

anunturilor

privind

achizitiile

publice

1. Pentru a asigura transparena atribuirii contractelor de achiziii publice autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare anunurile de intenie , de participare i de atribuire a contractelor de achizitie publica

Lipsa transparentei

Netransmiterea spre publicare a anunturilor

Lipsa participantilor

2. Anunul de intenie se transmite spre publicare ct mai curnd posibil dup aprobarea programului anual de achiziii, program n care este prevzut contractul respectiv de furnizare servicii sau lucrri .

Lipsa unui program de achizitii

Anuntul nu este publicat la timp pentru a

putea fi consultat de licitatori

3. Publicarea se face n Jurnalul Oficial al Uniunii

Eurapene , n Sistemul electronic de achiziii publice (SEAP) i n Monitorul Oficial.

Nepublicarea anunturilor in Monitorul Oficial, in

SEAP si in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

Anuntul de concurs nu indeplineste conditiile

de conformitate

Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat

22

Nr.


4. Dup finalizarea procedurii de atribuire i stabilirea gtigtorului licitaiei , autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare un anun de atribuire n cel mult 48 de zile de la adjudecare.

Lipsa licitatiei

Lipsa unui castigator al licitatiei

2..Criterii de

atribuire a

contractelor de

achizitie publica

5. Autoritatea contractant are obligaia de a preciza n anunul de participare criteriul de atribuire a contractului de achiziie public, care odat stabilit nu poate fi schimbat pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Lipsa unor precizari clare in anuntul de

participare

6. Criteriile de atribuire a contractelor de achiziii publice sunt:

Lipsa unor oferte avantajoase cu niste preturi

scazute

preul cel mai sczut Acceptarea unor cereri incomplete

oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic

7. Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alturi de pre :

Netransparenta ofertei

caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic sau

funcional




servicii post- vnzare

termen de livrare sau de execuie

8. . Factorii de evaluare a ofertei precum i ponderea relativ a acestora sau a algoritmului de calcul trebuie s fie definite clar n documentaia de atribuire i s aib legtur concret cu specificul contractului.

Lipsa documentatiei de atribuire

Nerespectarea factorilor de avaluare a ofertei

2.

Procesul de

achizitie

publica

3.Procedura de

atribuire

9. Procedurile de atribuire a contractului de achiziie public sunt :

Licitatia nu s-a organizat in mod

corespunzator

-licitaia deschis ; Negocierea nu a avut loc

-licitaia restrns ; Lipsa mai multor oferte

23

Nr.


-dialogul competitiv;

Contractul a fost atribuit unui participant la

licitatie care a supralicitat

-negocierea ;


-concursul de soluii ;

-cumprarea direct .

4.Etapele

procesului de

atribuire

10. Procesul de achiziie public reprezint o succesiune de etape , dup parcurgerea crora se obine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia , serviciul sau lucrarea ca

urmare a atribuirii unui contract de achiziie public.

Nerespectarea unor etape din procesul de

achizitii publice

11. Prima etap este ntocmirea programului anual al achiziiei publice

Lipsa unui program annual de achizitii

publice

12. Etapa urmtoare este elaborarea documentaiei de atribuire /de selectare , n cadrul creia autoritatea contractant structureaz :

Caietul de sarcini lipsasete cu desavarsire

-caietul de sarcini sau , dup caz documentaia descriptiv , Clauzaele contractuale nu sunt concludente

-clauzele contractuale obligatorii Fisa de date a achizitiei lipseste

-fia de date a achiziiei ,

-formulare i modele,

alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului , protecia muncii.

13. Urmeaz chemarea la competiie , care consta n publicarea anunului de participare , punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire , rspuns la solicitrile de clarificri , stabilirea regulilor de participare i de evitare a conflictului de interese .

Nepunerea la dispozitia ofertantului a

documentatiei de atribuire

Lipsa unor raspunsuri clare asupra

calificarilor

Nestabilirea regulilor de participare

24

Nr.


14. Etapa cea mai relevant n cadrul procesului de achiziie public este derularea procedurilor de atribuire a contractelor n cadrul creia se primesc ofertele , se deschid se examineaz i se evalueaz , se stabilete oferta ctigtoare i se poate anula procedura , dac este cazul .

Nerespectarea procedurilor de atribuire

Stabilirea unei oferte castigatoare supralicitata

15. Urmtoarea etap este atribuirea contractului de achiziie public care presupune notificarea ofertei ctigtoare , soluionarea contestaiilor dac este cazul , semnarea contractului i transmiterea spre publicare a anunului spre atribuire .

Castigarea licitatiei de catre o oferta

supralicitata

Nepublicarea anuntului asupra castigatorului

licitatiei

16. Urmeaz ncheierea dosarului de achiziie public derularea i ncheierea, contractului .

-

25

Anexa nr. 7

Procedura - P05: Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA

I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR


Perioada auditat: 01.10.2009- 31.12.2009

ntocmit: Georgescu Gabriel/ Popescu Mircea Data: 20.01.2010


Factori de risc

(Fi)

Ponderea

factorilor de risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea

controlului

intern F1

P1 50%

Exist proceduri i se

aplic

Exist proceduri, sunt

cunoscute, dar

nu se aplic

Nu exist proceduri

Aprecierea

cantitativ F2

P2 30%

Impact

financiar

sczut

Impact financiar

mediu

Impact

financiar

ridicat

Aprecierea

calitativ F3

P3 20% Vulnerabilitat

e mic Vulnerabilitate

medie

Vulnerabilitat

e mare

26

Anexa nr. 8


ENTITATEA PUBLIC


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane

Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Georgescu Ion/Dumitrescu Nicolae Data: 15.03.2005

Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

N.

crt

.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI

SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor

Puncta

j total

Aprecierea

controlului

intern (F1)

Aprecierea

cantitativ (F2)

Aprecierea

calitativ (F3)

P1

50% Ni

P2

30% Ni

P3

20% Ni

I.

Publicarea

anunturilor

si stabilirea

criteriilor

de acrodare

1.

Publicarea

anunturilor

privind

achizitiile

publice

1. Pentru a asigura transparena atribuirii contractelor de

achiziii publice autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare

anunurile de intenie , de participare i de atribuire a contractelor de achizitie

publica

Lipsa transparentei 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Netransmiterea spre

publicare a

anunturilor

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Lipsa participantilor

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0

2. Anunul de intenie se transmite spre publicare ct

Lipsa unui program

de achizitii 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

27

N.

crt

.


SEMNIFICATIVE


Puncta

j total

Aprecierea

controlului

intern (F1)

Aprecierea

cantitativ (F2)

Aprecierea

calitativ (F3)

P1

50% Ni

P2

30% Ni

P3

20% Ni

mai curnd posibil dup aprobarea programului anual

de achiziii, program n care este prevzut contractul respectiv de furnizare servicii

sau lucrri.

Anuntul nu este

publicat la timp

pentru a putea fi

consultat de licitatori 0,5 2 0,3 2 0,3 1 2,0

3. Publicarea se face n

Jurnalul Oficial al Uniunii

Eurapene , n Sistemul

electronic de achiziii publice (SEAP) i n Monitorul Oficial.

Nepublicarea

anunturilor in

Monitorul Oficial ,

in SEAP si in

Jurnalul Oficial al

Uniunii Europene

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Anuntul de concurs

nu indeplineste

conditiile de

conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de

comisie i cel publicat

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

4. Dup finalizarea procedurii de atribuire i stabilirea gtigtorului licitaiei , autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare un anun de atribuire n cel mult 48 de zile de la

adjudecare.

Lipsa licitatiei 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Lipsa unui castigator

al licitatiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

28

N.

crt

.


SEMNIFICATIVE


Puncta

j total

Aprecierea

controlului

intern (F1)

Aprecierea

cantitativ (F2)

Aprecierea

calitativ (F3)

P1

50% Ni

P2

30% Ni

P3

20% Ni

2..Criterii

de atribuire

a

contractelo

r de

achizitie

publica

5.Autoritatea contractant are obligaia de a preciza n anunul de participare criteriul de atribuire a contractului de

achiziie public, care odat stabilit nu poate fi schimbat pe

toat durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Lipsa unor precizari

clare in anuntul de

participare

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

6. Criteriile de atribuire a

contractelor de achiziii publice sunt:

preul cel mai sczut

oferta cea mai avantajoas din punct de vedere

economic

Lipsa unor oferte

avantajoase cu niste

preturi scazute

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Acceptarea unor

cereri incomplete

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

7. Factorii de evaluare ai ofertei pot fi alturi de pre :

caracteristici privind nivelul calitativ , tehnic

sau funcional




servicii post- vnzare termen de livrare sau de

execuie

Netransparenta

ofertei

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

8. . Factorii de evaluare a

ofertei precum i ponderea relativ a acestora sau a

Lipsa documentatiei

de atribuire

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

29

N.

crt

.


SEMNIFICATIVE


Puncta

j total

Aprecierea

controlului

intern (F1)

Aprecierea

cantitativ (F2)

Aprecierea

calitativ (F3)

P1

50% Ni

P2

30% Ni

P3

20% Ni

algoritmului de calcul trebuie

s fie definite clar n documentaia de atribuire i s aib legtur concret cu specificul contractului.

Nerespectarea

factorilor de

avaluare a ofertei 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

2. Procesul de

achizitie

publica

3.Procedur

a de

atribuire

9. . Procedurile de atribuire a

contractului de achiziie public sunt :

-licitaia deschis ; -licitaia restrns ; -dialogul competitiv;

-negocierea ;


-concursul de soluii ; -cumprarea direct .

Licitatia nu s-a

organizat in mod

corespunzator

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

Negocierea nu a avut

loc 0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9

Lipsa mai multor

oferte 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Contractul a fost

atribuit unui

participant la licitatie

care a supralicitat

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

4.Etapele

procesului

de atribuire

10. Procesul de achiziie public reprezint o succesiune de etape , dup parcurgerea crora se obine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia ,

serviciul sau lucrarea ca

urmare a atribuirii unui

contract de achiziie public.

Nerespectarea unor

etape din procesul de

achizitii publice

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

11. Prima etap este ntocmirea programului anual al achiziiei publice

Lipsa unui program

annual de achizitii

publice

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

12. Etapa urmtoare este elaborarea documentaiei de atribuire /de selectare , n

Caietul de sarcini

lipsasete cu

desavarsire

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

30

N.

crt

.


SEMNIFICATIVE


Puncta

j total

Aprecierea

controlului

intern (F1)

Aprecierea

cantitativ (F2)

Aprecierea

calitativ (F3)

P1

50% Ni

P2

30% Ni

P3

20% Ni

cadrul creia autoritatea contractant structureaz : -caietul de sarcini sau , dup caz documentaia descriptiv , -clauzele contractuale

obligatorii

-fia de date a achiziiei , -formulare i modele, -alte informaii cu privire la impozitare ,protecia mediului , protecia muncii.

Clauzaele

contractuale nu sunt

concludente

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Fisa de date a

achizitiei lipseste

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

13. Urmeaz chemarea la competiie , care consta n publicarea anunului de participare , punerea la

dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire , rspuns la solicitrile de clarificri , stabilirea regulilor de participare i de evitare a conflictului de

interese .

Nepunerea la

dispozitia

ofertantului a

documentatiei de

atribuire

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

Lipsa unor

raspunsuri clare

asupra calificarilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Nestabilirea

regulilor de

participare

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

14. Etapa cea mai relevant n cadrul procesului de achiziie public este derularea procedurilor de atribuire a

contractelor n cadrul creia se primesc ofertele , se deschid se

examineaz i se evalueaz , se stabilete oferta ctigtoare i se poate anula procedura , dac este cazul .

Nerespectarea

procedurilor de

atribuire

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Stabilirea unei oferte

castigatoare

supralicitata 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

31

N.

crt

.


SEMNIFICATIVE


Puncta

j total

Aprecierea

controlului

intern (F1)

Aprecierea

cantitativ (F2)

Aprecierea

calitativ (F3)

P1

50% Ni

P2

30% Ni

P3

20% Ni

15. Urmtoarea etap este atribuirea contractului de

achiziie public care presupune notificarea ofertei

ctigtoare , soluionarea contestaiilor dac este cazul , semnarea contractului i transmiterea spre publicare a

anunului spre atribuire .

Castigarea licitatiei

de catre o oferta

supralicitata

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Nepublicarea

anuntului asupra

castigatorului

licitatiei 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3

16. Urmeaz ncheierea dosarului de achiziie public derularea i ncheierea, contractului .

- - - - - - - -

NOTA: Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 - 1,7

Riscuri medii 1,8 - 2,2

Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de audit pe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

32

Anexa nr. 9


PRIMARIA GENERALA AMUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE


Perioada auditat: 01.10.2009- 31.12.2009 ntocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Data: 20.01.2010


Nr.

crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE

Nr. crt. din Lista

centralizatoare 1. Publicarea

anunturilor si

stabilirea

criteriilor de

acrodare

1. Publicarea anunturilor

privind achizitiile publice 1.Corectitudinea anunturilor privind achizitiilor

publice

1

2..Criterii de atribuire a

contractelor de achizitie

publica

2.Atribuirea corecta a contractelor 2

3.Modalitatile de evaluare a ofertelor 3

2. Procesul de

achizitie publica

3.Procedura de atribuire 4.Corectitudinea licitatiilor

4

4.Etapele procesului de

atribuire 5.Incheierea dosarului de achizitie publica , derularea

si incheierea contractului 5

33

Anexa nr. 10

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Perioada auditat: 01.10.2009-31.12.2009 ntocmit: Popescu Mircea / Georgescu Gabriel Data: 05.02.2010


ETAPELE

MISIUNII DOMENIUL ACTIVITI

DURATA

(H)

PERSOANELE

IMPLICATE

LOCUL

DESFURRII

Tema general: Managemtul achizitiilor publice 270

1. PREGTIREA MISIUNII DE

AUDIT

130

1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2 Ionescu Daniel SAI

2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen

2 Ionescu Daniel SAI

3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate

2 Popescu Mircea SAI

4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 40 Ionescu Daniel

SAI

AUDIT

AT

5. ntocmirea Chestionarului de control intern

8

Ionescu Daniel

/Georgescu

Gabriel

SAI

34

ETAPELE


DURATA

(H)

PERSOANELE

IMPLICATE

LOCUL

DESFURRII

6. ntocmirea Listelor centralizatoare a

obiectelor auditabile 40

Ionescu Daniel /

Georgescu

Gabriel

SAI

7. ntocmirea Programului de audit intern 4 Ionescu Daniel SAI

8.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului

4 Georgescu

Gabriel SAI

9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului.


10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 4 Popescu Mircea

SAI

AUDIT

AT

11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

4 Georgescu

Gabriel

AUDIT

AT

II.INTERVENIA LA FAA LOCULUI

52

OBIECTIVUL 1. FLUXUL

DOCUMENTELOR

FINANCIAR-

CONTABILE N

CADRUL FIRMEI

1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului

20 Ionescu Daniel AUDIT

AT

1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3 Popescu Mircea SAI

1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 9 Ionescu Daniel SAI

1.4. Colectarea dovezilor 10 Popescu Mircea

AUDIT

AT

1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct

de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor

de lucru

10 Georgescu

Gabriel

AUDIT

AT

35

ETAPELE


DURATA

(H)

PERSOANELE

IMPLICATE

LOCUL

DESFURRII

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 84

16. Redactarea proiectului de Raport de audit

intern

32 Ionescu Daniel SAI

17. Revizuirea proiectului de Raport de audit

intern


18. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit

Intern

8

Ionescu Daniel SAI

19. Transmiterea proiectului de Raport de audit

intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile

2

Popescu Mircea SAI

20. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul

8 Georgescu

Gabriel

AUDIT

AT

21. Includerea n Raportul de audit intern a

aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului

8

Ionescu Daniel SAI

22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Ionescu Daniel SAI

23. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei


24. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat

2 Georgescu

Gabriel

AUDIT

AT

IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 4

25. Iniierea procesului de urmrire 4 Ionescu Daniel SAI

36

Anexa nr. 11

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern



PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI


Perioada auditat: 01.10.2009-31.12.2009 ntocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mircea Data: 05.02.2010 Avizat: Ionescu Daniel Data: 05.02.2010

Obiectivul I. Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare

Nr.

crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul

Durata

(h) Nr. test

Nr. lista

verificar

e Auditori

1. Publicarea anunturilor privind achizitiile

publice

- verificarea in totalitate a

anunturilor

- verificarea prin esantion DAP 8 T 1 LV 1

Ionescu

Daniel

2. Criterii de atribuire a contractelor de

achizitie publica

- vrificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor;

- analiza respectrii modului de organizare al concursurilor;

DAP 4 T 2 LV 2 Georgescu

Gabriel

Obiectivul II Procesul de achizitie publica 3. Procedura de atribuire - verificarea dosarului de achizitie

- intervievarea privind examinarea

manu-alului de utilizare DAP 8 T 3 LV 3

Georgescu

Gabriel/

Popescu

Mircea

4. Etapele procesului de atribuire DAP 5 T 4 LV 4

Ionescu

Daniel

37

Anexa nr. 12

Procedura P07: edina de deschidere



MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Perioada auditat: 01.10.1009-31.12.2009 ntocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea Data: 05.02.2010

Avizat:Ionescu Daniel Data: 05.02.2010

A. Lista participanilor

Numele Funcia Direcia/ Serviciul

Nr.

telefon E-mail Semntura

Ionescu Daniel Auditor ef SAPI

Georgescu Gabriel Auditor SAPI

Popescu Mircea Auditor SAPI

Rdulescu Dumitru Director Direcia Achizitii

Publice

Voinescu Lucica Inspector Direcia Achizitii

Publice

Barbu Vasile Inspector Direcia Achizitii

Publice

Stroescu Tudora Inspector Direcia Achizitii

Publice

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:

- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;

- Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern,

semnificaia auditului intern; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate.

n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume:

- Complexitatea activitii Direcia Achizitii Publice; - Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la

suprancrcarea personalului existent;

38

De asemenea, s-au stabilit:

- persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor;

- data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va

fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.

Auditori, Auditai,

39

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare

Nr.

crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a

funciilor publice (Obiect auditabil 1 - LC)

Obiect auditabil

1 (TD)

1.1. Examinarea procedurilor privind fundamentarea i elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice:

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare fundamentrii i elaborrii planului:

DA

a) aprobarea de ctre persoanele competente; NU

b) stabilirea modelelor de formulare necesare fundamentrii;

DA

c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea

obiectivului/subobiectivului;

DA

d) precizarea modalitilor de completare a modelelor specifice activitilor;

DA

e) oferirea unor exemple n acest sens; DA

f) cuprinderea modalitilor de actualizare a Panului de ocupare a funciilor publice urmare a atribuirii de obiective noi sau de

transfer al altor obiective;

DA

1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului de fundamentare i elaborare;

DA

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; DA

1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente;

DA

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea

codificrii modelelor de formulare i informaiilor acestora, algoritmi de prelucrare .a.

NU

1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. NU

1.2. Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu realizarea activitii DA

1.3. Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:

a) consider procedura corespunztoare? DA

b) constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?

DA

c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?

NU

40

Nr.

crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.4. Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile

transmise de structurile din subordine: DA Test nr. 1

a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,

coninutul acestora, termene .a.; DA

Lista de

control

b) concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante;

DA

c) existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante

DA

d) existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate.

NU

1.5. Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate

DA

1.6. Verificarea aprobrii Planului de ctre conducere DA

1.7. Existena listelor de verificare prin care s se poat constata elementele verificate de ctre persoanele care au avizat/aprobat planul

NU

Data: 01.04.2005

Auditor intern,

Georgescu Ion

41

Anexa nr. 13

Procedura P08: Colectarea dovezilor PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


TEST NR. 1


Perioada auditat: 01.10.1009-31.12.2009

Obiectul testului

Fundamentarea proiectului Planului de achizitie publica

Obiectivele testului

Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru achizitia de bunuri

de interes public

Descrierea testului

A fost aplicat chestionarul din anexa 1 tuturor persoanelor responsabile in

mod direct de efectuarea achizitiilor. Chestionarul a constat in puncte din care sa

rezulte modul de intocmire a achizitiilor , examinandu-se urmatoarele elemente:

-modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la termenele

de achizitie.;

-verificarea respectarii planului de achizitie publica pentru anul 2009 Ca si criterii de evaluare a planului de achizitii s-au tinut cont de:

Procedurile de constituire a planului

Bugetul alocat achizitiilor

Cerintele actualizate ale pietei Testarea a constat n analiza notelor de fundamentare, examinndu-se

urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. i 1.6., i anume:

Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:

- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, coninutul acestora, termene .a.;

Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate

Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate.

Constatri Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat c direciile judeene n

notele de fundamentare transmise nu au prevzut un numr de funcii publice

42

rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate, dei aveau aceast obligaie conform cadrului legal.

Concluzii

n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.

Data: 10.02.2010

Auditor intern, Supervizor,

Georgescu Gabriel Ionescu Daniel

43

ANEXA

Test nr. 1

Chestionar

Privind modul de intocmire al planului de achizitie

Data: 10.02.2010

Auditor intern,

Ionescu Daniel

Nr.

crt

Intrebari privind modul de intocmire al planului de

achizitii

Da

Nu

1. S-au respectat procedurile de constituire al planului de

achizitii?

2. S-a respectat bugetul alocat achizitiilor?

3. S-a tinut cont de cerintele actuale ale pietei?

4. S-a facut o evaluare aprofundata a ofertei?

5. Procedurile de achizitii au fost respectate?

44

Anexa nr.14

Procedura - P08: Colectarea dovezilor



FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1

Misiunea de audit Mangementul achizitiilor piblice

Perioada auditat: 01.10.2009-31.12.2009

PROBLEMA

In urma chestionarului aplicat am observat ca nu s-a tinut cont in totalitate de

cerintele actuale ale pietei si nu s-a facut o evaluare aprofundata a ofertei.

CONSTATARE

Din analiza aprofundata a planului de achizitii, am constatat ca achizitiile nu au fost

facute conform prevederilor legale,deoarece s-au pierdut bani in urma achizitiilor facute

fara a avea o evaloare a ofertei, iar unele achizitii s-au facut fara a se tine cont de cerintele

planului de achizitii.

CAUZE

- Lipsa comunicarii dintre persoana responsabila de achizitii si evaluatorul de oferte; - Lipsa colaborarii departamentelor de achizitii; - Nerespectarea procedurilor de achizitie a marfurilor;

CONSECINE

- Imposibilitatea de a utiliza unele produse achizitionate; - Pierderea unor sume de bani pt achizitionarea unor produse mai scumpe in

detrimentul altora mai ieftine si aproximativ la fel calitativ.

RECOMANDRI

- Rezolvarea problemelor de comunicare din cadrul firmei; - Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor pentru

persoana care se ocupa de achizitii si evaluatorul de oferte;

- Respectarea procedurilor de achizitie a marfurilor - Informarea mai buna referitoare la produsele de pe piata si inclusiv instruirea

evaluatorului.

- Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a achizitiilor din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia

- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea achizitiilor din cadrul entitii

ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Popescu Mircea Ionescu Daniel

45

Anexa nr. 15

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru



NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Entitatea: PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Misiunea de audit intern: Managementul achizitiilor publice

Numele auditorului: Ionescu Daniel / Georgescu Gabriel

Data realizrii: 15.02.2010

CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXIST

AUDITORI DA NU

1 Achizitiile nu au fost

facute conform

prevederilor

legale,deoarece sau pierdut

bani in urma achizitiilor

facute fara a avea o

evaloare a ofertei

- Planul de achizitie publica pe anul 2009;

- Note de fundamentare a planului de achizitii pe anul

2009.

X

X

2 Unele achizitii s-au facut

fara a se tine cont de

cerintele planului de

achizitii.

- Caietul de sarcini.

X

Auditori,

46

Anexa nr. 16

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

Nr.

crt. Recomandarea Plan de aciune

Calendarul

implementarii Responsabil cu

implementarea

1. Rezolvarea problemelor

de comunicare din

cadrul firmei;

- Constituirea prin decizia managerului a unei

comisii pentru elaborarea

procedurilor de planificare

- ntocmirea procedurilor specifice de fundamentare

a Planului de achizitii

17.02.2010 Director DAP

2. Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor pentru

persoana care se ocupa

de achizitii si

evaluatorul de oferte;

- Organizarea cursurilor de pregtire pentru personalul responsabil cu

Documents

SAMY Audit Intern