SAOP iCenter eRegistrator · 2014-11-03 · 23. september 2014 iCenter eRegistrator v6.27 - 7 Uvod O programu SAOP iCenter eRegistrator omogoča enostavno in varno hranjenje dokumentov,

Navodila za uporabo iC eRegistrator

iCenter eRegistrator v6.27

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46

5290 Šempeter pri Gorici Slovenija

Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si

http://www.saop.si/

23. september 2014 iCenter eRegistrator v6.27 - 3

Vsebina

Vsebina 3

Uvod 7

O programu 7

iCenter eRegistrator 12

Dokumenti v SAOP iCentru 12 Lastnosti dokumentov 13

Vzdrževanje lastnosti dokumenta 13 Dostop do dokumentov eRegistratorja 22

Preglednica dokumentov eRegistratorja 22 Prikazani podatki 23 Razvrščanje podatkov 26 Opravila na dokumentih 27 Enostavno filtriranje prikazanih dokumentov 28 Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta 29 Pred nastavljeni filtri dokumentov 30 Dostop do prilog dokumenta 38

Raziskovalec dokumentov 41 Pregled nad dokumenti 43 Pasica s priponkami dokumentov 45 Dokumenti fascikla 48

Dodaj iz eRegistratorja 50 Odpni dokument 51

Opravila dodajanja dokumentov 52 Kopiranje dokumentov v eRegistrator 52 Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja 57 Nov dokument iz dokumenta eRegistratorja 59 Optično branje papirnih dokumentov 62 Shranjevanje iz modulov SAOP iCentra 64 Shranjevanje iz SAOP Poročevalca 64

Ostala opravila eRegistratorja 68 Osveži preglednico dokumentov 68 Odpri dokument 68


Prevzem dokumenta v spreminjanje 70 Potrditev spremenjenega dokumenta 70 Prepoved spreminjanja dokumenta 72 Sprostitev spreminjanja dokumenta 72 Preimenovanje dokumenta 73 Izločanje dokumenta 73 Prenos dokumenta 74 Kopiranje dokumenta v odložišče 75 Shranjevanje dokumenta v datotečni sistem 75 Pripenjanje dokumentov v fascikel 76 Podpisovanje dokumentov 76 Oddaja dokumentov v arhiviranje pri ponudniku 80 Opravila spustnega menija 80

Pošlji 81 Novo 82 Revizijska sled dokumenta 83 Verzije dokumenta 84

Dokumenti prevzeti iz arhiva 86

Fascikli eRegistratorja 90

Delo s fascikli eRegistratorja 90 Preglednica fasciklov eRegistratorja 90

Pred nastavljeni filtri fasciklov 93 Opravila fasciklov 94

Dodaj fascikel 94 Osnovni podatki fascikla 95 Pooblastila fascikla 97 Komentarji fascikla 99

Spremeni fascikel 101 Briši fascikel 101 Zaključi fascikel 102 Komentiraj fascikel 102 Dokumenti fascikla 103 Opravila spustnega menija 103

Pasica s fasciklom eRegistratorja 104

Storitve eRegistratorja 106


Povezava z SAOP Razporejevalcem opravil 106 Samodejno razpošiljanje dokumentov 107 Samodejno shranjevanje dokumentov 109

Povezava zunanjih odjemalcev z eRegistratorjem 111 Prijavni podatki v eRegistrator 112 Listanje dokumentov eRegistratorja 113 Prevzem dokumenta iz eRegistratorja 117 Oddaja dokumenta v eRegistrator 118

Povezava s ponudniki dolgoročne hrambe dokumentov120

Administracija eRegistratorja 123

Aktivacija naprednih funkcionalnosti 125 Upravljanje iCenter eRegistratorja 125

Klasifikacijski načrt 125 Klasifikacijski načrt – preglednica 126 Klasifikacijski načrt – upravljanje s podatki 128

Vrste dokumentov 130 Vrste dokumentov – preglednica 130 Vrste dokumentov – upravljanje s podatki 134

Vzorci eRegistratorja 138 Vrste fasciklov 139

Vrste fasciklov – preglednica 139 Vrste fasciklov – upravljanje s podatki 140

Povezava z zunanjimi odjemalci 143 Povezava z zunanjimi odjemalci – Preglednica143 Povezava z zunanjimi odjemalci – Upravljanje s podatki 144

Pooblastila iCenter eRegistratorja 145 Splošna pooblastila iCenter eRegistrator 146 Pooblastila vezana na entitete 148

Nastavitev pooblastil entitet 149 Pooblastila vezana na vrste dokumentov 151

Pregled nastavitev pooblastil vrst dokumentov154 Ponastavitev pooblastil varnostnega sistema 155

Upravljanje z dokumenti 155 Odklepanje dokumentov 156 Preklic prevzema dokumentov 157 Preklic brisanja dokumentov 159


Izločanje po roku hrambe 161 Uničenje dokumentov 164

Upravljanje fasciklov 167 Sprememba skrbnika fasciklov 167

Skrbniški pregledi eRegistratorja 170 Statistika 170 Pregled uničenih dokumentov 171

Digitalna potrdila in eRegistrator 173 Zapadla potrdila 177

Certificirano časovno žigosanje 178 Operaterji eRegistratorja 179 Povezava s storitvami dolgoročnega hranjenja in arhiviranja dokumentov 181

eRegistrator – podatkovni del 185

Podatki eRegistratorja 185 Dokumenti eRegistratorja 185

Dokumenti hranjeni v kontejnerjih 186

Pripomočki 187

Optično branje dokumentov 187 Skeniranje dokumentov 187

Ukazna vrstica 188 Zaključek skeniranja dokumenta 195

Prepis dokumentov 198 Kontrola prepisa dokumentov 199 Uporaba slik v QRD vzorcih 199 Izvoz digitalnega potrdila 200 Aktiviranje hranjenja dokumentov v MS SQL podatkovnih bazah 203 Razlike med iCentrom pred v6.18 in eRegistratorjem207

Znane omejitve 209


Uvod

O programu SAOP iCenter eRegistrator omogoča enostavno in varno hranjenje

dokumentov, ki se nanašajo na stranke, artikle, zaposlene, osnovna

sredstva, delovna mesta in naprave. iCenter eRegistrator predstavlja

prvi korak pri vzpostavljanju internega brezpapirnega poslovanja. V

navezavi z uradno akreditiranimi dokumentacijsko – arhivskimi

sistemi predstavlja tudi zajemno / odjemno mesto pravno veljavnega

brezpapirnega poslovanja.

Dokumentu eRegistratorja lahko dodamo eno ali več prilog

dokumenta. Priloge so samostojne datoteke, ki so neločljivi del

osnovnega dokumenta.

Privzeto so dokumenti shranjeni kodirani v posebnih kontejnerjih

(podatkovnih bazah), ki onemogočajo direkten dostop do

dokumentov. Uporabniki, ki imajo podatkovne strežnike MS SQL

2008 ali novejše lahko namesto kontejnerjev uporabljajo za hrambo

dokumentov MS SQL podatkovni strežnik. Tak način hrambe prinaša

več prednosti med katerimi so najvažnejše:

enovito upravljanje z metapodatki in dokumenti

varnostno kopiranje


varovanje podatkov

sinhronizacija metapodatkov in dokumentov

boljša učinkovitost sistema v večuporabniških okoljih

eRegistrator je namenjen samodejnemu shranjevanju dokumentov,

ki nastajajo v modulih ali poročilih SAOP iCentra, pripravi novih

dokumentov na osnovi vzorcev, zajemu papirnih dokumentov s

pretvorbo v digitalno obliko ter shranjevanju dokumentov, ki so nastali

izven SAOP iCentra. Dokumente, ki so del poročil SAOP

Poročevalca, lahko samodejno shranjujemo v eRegistrator s

pomočjo SAOP Razporejevalca opravil.

Dokumentom iCenter eRegistratorja lahko vpišemo dodatne

lastnosti, ki nam omogočajo lažjo uporabo in iskanje želenih

dokumentov. Dokumente iz iCenter eRegistratorja lahko pripenjamo

na mesta, ki so v modulih iCentra za to predvidena: npr. prejeti računi,

izdani računi, opravila, ... Dokumente lahko pregledujemo,

spreminjamo, prepisujemo v datotečni sistem ter pošiljamo kot

priponke v sporočilih elektronske pošte. Dokumente eRegistratorja

lahko samodejno razpošiljamo po elektronski pošti kot priponke

ePošte s pomočjo SAOP Razporejevalca opravil. Sporočilu lahko

pripnemo poljubno število dokumentov eRegistratorja.

V iCenter eRegistratorju imamo lahko shranjenih več verzij (različic)

istega dokumenta. iCenter eRegistrator vodi sled dostopov in dela s


posameznim dokumentom. iCenter eRegistrator deluje v okolju

SAOP iCentra.

Dokumente eRegistratorja je možno zavarovati pred nepooblaščenim

dodajanjem, pregledovanjem, spreminjanjem in brisanjem.

Pristnost in celovitost dokumentov shranjenih v iCenter

eRegistratorju zagotovimo tako, da jih digitalno podpišemo.

Podpisujemo lahko dokumente katerekoli oblike zapisa tako, da

podpišemo ovojnico, ki vsebuje dokument in podpis. Za podpis

potrebujemo veljavno digitalno potrdilo – certifikat. Poleg samega

podpisa lahko vpišemo tudi namen podpisovanja. Dokumente v obliki

PDF lahko podpisujemo tudi neposredno po standardih za

podpisovanje PDF datotek. Ob podpisovanju lahko čas podpisa

pridobimo z lokalnega računalnika ali pa od certificiranega ponudnika

časovnega žiga (Time Stamping Authority – TSA).

V primeru, da uporabnik uporablja poleg SAOP iCentra tudi druge

rešitve za vodenje poslovanja in le-te potrebujejo prikaz dokumentov

shranjenih v eRegistratorju ali pa želijo dokumente neposredno

shraniti v eRegistrator, lahko to storijo preko posebnega

programskega vmesnika, ki skrbi za povezavo eRegistratorja s

zunanjim svetom. Tudi pri tem načinu dostopu se uporabljajo enaka

varnostna pooblastila kot pri dostopu preko SAOP iCentra.


Skupek dokumentov, ki se nanašajo na posamezno zadevo (npr.

nabavo, prodajo, ...), lahko združimo v fascikel. Fascikli omogočajo

enostavno skupno upravljanje in dostop do dokumentov, ki pripadajo

posamezni celoti, ne glede na to kateremu subjektu (stranki, artiklu,

zaposlenemu, ...) dokument pripada. Do fascikla lahko dostopajo

samo operaterji, ki jih skrbnik fascikla pooblasti za tak dostop.

Osnovne funkcije SAOP iCenter eRegistratorja so dostopne vsem

uporabnikom SAOP iCentra. Osnovne funkcije zajemajo

shranjevanje dokumentov na sistemsko pred nastavljene vrste

dokumentov ter njihovo uporabo v procesih vodenih v SAOP iCentru

brez možnosti vzpostavitve naprednih funkcionalnost, ki so vezane

na dodatne nastavitve iCenter eRegistratorja.

Da bi lahko uporabljali napredne funkcije SAOP iCenter

eRegistratorja, moramo le-tega aktivirati s pomočjo aktivacijske kode.

Napredne funkcije SAOP iCenter eRegistratorja omogočajo:

upravljanje vrst dokumentov in prilagajanje uporabnikovim

zahtevam,

varovanje dostopa do dokumentov in dela z njimi,

upravljanje s klasifikacijskimi načrti,

zagotavljanje pristnosti in celovitosti dokumentov s pomočjo

digitalnega podpisovanja s certifikati in časovnega žigosanja,


povezava z zunanjim arhivskim sistemom certificiranega

ponudnika storitve hranjenja dokumentacijskega in

arhivskega gradiva1,

dostop do dokumentov o zaposlenih preko Pregleda nad

dokumenti,

administrativno upravljanje z dokumenti,

izločanje dokumentov iz uporabe na osnovi rokov hrambe iz

klasifikacijskega načrta oziroma fasciklov,

uničevanje izločenih dokumentov,

analiziranje statistike shranjenih dokumentov in

povezovanje zunanjih odjemalcev z eRegistratorjem.

V primeru uporabe naprednih funkcionalnosti eRegistratorja je možno

licencirati omejeno število operaterjev, ki imajo dostop do naprednih

funkcionalnosti eRegistratorja.

1 Trenutno sta podprti povezavi z eArhivom Pošte Slovenije in eHrambo Logitus


iCenter eRegistrator

Dokumenti v SAOP iCentru Dokumenti, ki se hranijo v iCenter eRegistratorju, so organizirani

tako, da se hranijo na nivoju šifrantov:

Strank,

Artiklov,

Zaposlenih,

Osnovnih sredstev,

Delovnih mest in

Naprav

Znotraj teh entitet shranimo dokumente na posamezne zapise

(stranko, artikel, zaposlenega, osnovno sredstvo, delovno mesto,

napravo), ki jih imenujemo subjekti. Dokumente lahko shranimo v

glavno mapo subjekta ali v podmape, ki so organizirane hierarhično

in več nivojsko.

Dokumenti se hranijo na ID uporabnika, v katerega smo prijavljeni v

SAOP iCentru. Če si isti šifrant entitete (strank, artiklov, ...) deli več

uporabnikov, se dokumenti, v primeru uporabe kontejnerjev, nahajajo

v istem kontejnerju. Glede na nastavitve pooblastil varnostnega

sistema so operaterjem lahko na voljo le dokumenti uporabnika


izbranega ob prijavi v SAOP iCenter ali pa dokumenti vseh

uporabnikov za ta subjekt.

Opomba: Shranjevanje na ID uporabnika je aktivirano od SAOP iCentra v6.18 popravek

3. dalje. Starejši dokumenti in dokumenti preneseni iz starega

dokumentacijskega sistema imajo zabeleženega ID Uporabnika = 0, kar

pomeni, da so dokumenti skupna last vseh uporabnikov.

Lastnosti dokumentov

Vsak dokument shranjen v iCenter eRegistratorju ima poleg samega

imena in vsebine dokumenta shranjene tudi dodatne lastnosti

dokumenta, ki podrobneje opredeljujejo dokument in omogočajo lažje

iskanje in delo z dokumenti shranjenimi v iCenter eRegistratorju.

Vzdrževanje lastnosti dokumenta

Do lastnosti izbranega dokumenta dostopamo s pomočjo gumba

na preglednicah dokumentov ali s pomočjo izbora iz

spustnega menija, ki se odpre s klikom desni gumb miške na vrstici z

dokumentom. Odpre se nam okno z lastnostmi dokumentov.

Lastnosti dokumentov so prikazane na več zavihkih. Če imamo

pooblastilo spreminjanja dokumenta, lahko vnesene lastnosti

dokumenta tudi spreminjamo. Osebe, ki nimajo pooblastila za branje

dokumenta, nimajo dostopa do lastnosti dokumenta. Nekatere

lastnosti dokumenta se ob predaji dokumenta v hrambo pri ponudniku


storitve dolgoročnega hranjenja dokumentarnega gradiva shranjujejo

v meta podatke pri ponudniku. Ob spreminjanju teh lastnosti v

eRegistratorju se spremembe sinhronizirajo v meta podatke pri

ponudniku storitve.

Lastnosti dokumentov - Splošno

Na zavihku Splošno so prikazane splošne lastnosti dokumenta in je

privzeti zavihek ob prikazu lastnosti dokumenta.

V zgornjem delu okna so prikazane lastnosti, ki se dokumentu dodajo

samodejno in so del vseh dokumentov v SAOP iCenter

eRegistratorju. Te lastnosti so: ID dokumenta, verzija, ime

dokumenta, mapa v kateri je dokument shranjen, čas nastanka,

velikost dokumenta in pri katerem zunanjem ponudniku arhiviranja je

shranjen.

V drugem delu so lastnosti, ki jih lahko vnašamo ali spreminjamo:


Naziv

Vrsta dokumenta – Izbiramo lahko le iz vrst dokumentov, za

katere imamo najmanj pooblastilo za spreminjanje

Tip dokumenta

Slika za prikaz – možen izbor pri tipih dokumenta .PNG in

.JPG. Uporablja se v SAOP iCentru na mestih, kjer želimo

prikazovati slike subjekta.

Zadeva

Avtor

Uporabniški naziv

Vodja

Podjetje

Vrsta

Ključne besede

Datum dokumenta

Komentar – besedilo je lahko zapisano v različnih pisavah

Lastnosti dokumenta lahko vnaša ali spreminja samo operater, ki ima

pooblastilo za spreminjanje dokumenta.


Lastnosti dokumentov – Po meri

Na jezičku Po meri lahko dodajamo dodatne lastnosti dokumenta.

Lastnosti dokumentov – Podpis ovojnice

Če ima dokument podpisano ovojnico, potem je aktiven jeziček

Podpisi ovojnice. Na njem so prikazani podatki o podpisnikih

dokumenta ter stanje celovitosti dokumenta.


Prikazani so podatki o podpisniku, izdajatelju digitalnega potrdila,

stanju veljavnosti podpisanega dokumenta, času podpisa,

časovnemu žigu in razlogu podpisa, ki ga je podpisnik navedel ob

podpisovanju.

Splošno stanje veljavnosti podpisa je prikazano v obliki:

- vsi kazalci stanja podpisa so v redu. Dokument v iCenter

eRegistratorju je celovit in enak dokumentu ob njegovem

podpisovanju.

- podpis dokumenta in celovitost dokumenta sta v redu,

vendar izdajatelj potrdila ni na seznamu zaupanja vrednih

izdajateljev. Dokument v iCenter eRegistratorju je celovit in

enak dokumentu ob njegovem podpisovanju. Na delovni

postaji izdajatelj digitalnega potrdila ni med zaupanja vrednimi

izdajatelji.

- podpis dokumenta in/ali celovitost nista v redu. Dokument

v iCenter eRegistratorju ni celovit, ker sta bila dokument ali

podpis po podpisovanju spremenjena.

Če izberemo , se nam prikažejo detajlni podatki o stanju

podpisanega dokumenta – podpis, kvalificirano potrdilo in celovitost

dokumenta.


V časovnem žigu je navedeno ali je prikazani čas podpisa iz

podpisnikovega računalnika ali za čas podpisa jamči certificirani

ponudnik časovnega žigosanja (TSA). V primeru žigosanja s strani

ponudnika časovnega žigosanja se nam z izborom , prikažejo

podrobnosti o izdajatelju časovnega žiga.

Lastnosti dokumentov – Arhiv

Če je dokument razvrščen v vrsto dokumentov, ki imajo možnost

oddaje v arhiviranje h zunanjemu ponudniku storitev elektronskega

hranjenja dokumentarnega in arhivskega gradiva, je aktiven tudi

jeziček Arhiv.

Na tem jezičku so prikazani osnovni podatki o ponudniku storitev

hranjenja za ta dokument, status oddaje, čas oddaje (za že oddane

dokumente) oziroma čas predvidne oddaje (za dokumente s

samodejnim oddajanjem z zamikom). Pri oddanih dokumentih je tu

viden tudi ID dokumenta pri zunanjem ponudniku.


Če ima operater veljavno digitalno potrdilo za zunanjega ponudnika

storitev, lahko na tem mestu s pomočjo gumba

odpremo dokument iz zunanjega arhivskega sistema. Z izborom se

nam odpre spustni meni, na katerem lahko izberemo:

, ki prepiše dokument iz arhiva in ga odpre

v Raziskovalcu

, ki prikaže lastnosti dokumenta, ki so

shranjene pri ponudniku storitve elektronskega hranjenja

dokumenta.

Lastnosti dokumentov – Komentarji

Na jezičku Komentarji so zbrani komentarji vezani na dokument.


Prikazani so podatki o verziji dokumenta, na katero se nanaša

komentar, avtorja in čas komentarja ter komentar. Komentarji so

prikazani po padajočem času vnosa – najprej najnovejši.

S pomočjo klika na pred komentarjem lahko strnemo prikaz

posameznega komentarja. S pomočjo klika na pa zopet razpremo

prikaz posameznega komentarja. S pomočjo <Ctrl><S> lahko

sočasno strnemo vse komentarje, s pomočjo <Ctrl><R> pa vse

komentarje razpremo.

Tu lahko komentarje

dodamo s pomočjo izbora (<Insert>),

urejamo s pomočjo izbora (<Ctrl><E>) ali


brišemo s pomočjo izbora (<Delete>). Pred brisanjem

komentarja je potrebna še dodatna potrditev brisanja.

Za razliko od ostalih lastnosti dokumenta, ki jih operaterji s

pooblastilom samo za branje dokumenta ne morejo spreminjati lahko

tudi taki operaterji dodajajo/urejajo/brišejo komentarje dokumentov.

Komentarji so lahko zapisani v različnih pisavah.

Lastnosti dokumentov – Fascikli

Na jezičku Fascikli so prikazani podatki o fasciklih, katerih del je

dokument. En dokument je lahko del več fasciklov.


Dostop do dokumentov eRegistratorja V skladu z varnostnimi pooblastili lahko do dokumentov

eRegistratorja dostopamo s pomočjo:

Raziskovalca dokumentov, ki omogoča delo z dokumenti, ki

so shranjeni na posameznem subjektu

Pregleda nad dokumenti, ki omogoča delo z vsemi dokumenti

shranjenimi v eRegistratorju

Pasice s priponkami, ki omogoča pripenjanje in pregled

posameznih dokumentov kot del procesov, ki se obdelujejo v

SAOP iCentru

Dokumentov fascikla, ki omogoča delo z dokumenti, ki so del

fascikla

Opravil SAOP Razporejevalca opravil

zunanjih klientov, ki so vezani na SAOP eRegistrator s

pomočjo programskega vmesnika

Preglednica dokumentov eRegistratorja Dokumenti shranjeni v eRegistratorju so prikazani v obliki

preglednice. V spodnjem levem vogalu preglednice je prikazano

število prikazanih podatkov v preglednici. Privzeta vrednost je prikaz

podatkov o petdesetih (50) dokumentih. Če pogojem prikaza ustreza

več zapisov, kot je postavljena omejitev prikaza, potem je to


prikazano z rdečo barvo v spodnjem levem delu preglednice –

. Število prikazanih dokumentov lahko

spremenimo tako, da v polje za vnos števila prikazanih zadetkov nad

preglednico vpišemo željeno število prikazanih zadetkov. To

število je lahko največ 5000.

Opomba: Pri nekaterih pregledih je možno vpisati število nič (0), kar pomeni prikaz vseh

dokumentov.

Prikazani podatki Glede na pooblastila, ki jih imamo pri delu z dokumenti določene vrste

dokumentov so vrstice obarvane na tri načine:

siva – podatki o dokumentu so vidni v raziskovalcu

dokumentov ne moremo pa z dokumentom nič delati

modra – dokument lahko pregledujemo ali izvozimo iz iCenter

eRegistratorja. V stolpcu Dovoljenje je aktivna oznaka r.

črna – dokument lahko pregledujemo, spreminjamo ali

izvozimo iz iCenter eRegistratorja. V stolpcu Dovoljenje je

aktivna oznaka w. Če operater lahko dokument briše iz

iCenter eRegistratorja, je aktivna še oznaka d.

Prvih šest stolpcev preglednice dokumentov je fiksnih in prikazujejo

status dokumenta, status podpisa dokumenta, tip dokumenta, ime

dokumenta, status arhiviranja dokumenta in število prilog dokumenta.


V prvem stolpcu se prikazujejo naslednji statusi dokumenta:

= v spreminjanju. Dokument je v spreminjanju. V

preglednici dokumentov so podatki prikazani krepko v rdeči

barvi. Če dela z dokumentom operater, ki je privzel dokument

v spreminjanje na delovni postaji, kjer je vzel dokument na

spreminjanje, potem odpiranje dokumenta omogoča

spreminjanje delovne različice dokumenta. V vseh ostalih

primerih je možno odpreti zadnjo potrjeno različico dokumenta

le za branje. Če gremo z miško preko ikone, dobimo osnovne

podatke o tem, kdo in kje je prevzel dokument.

= zaklenjeno. Dokument je zaklenjen. V preglednici so

podatki prikazani v rdeči barvi. Dokument je možno samo

odpreti ali kopirati, ni pa ga možno spreminjati. Če gremo z

miško preko ikone, dobimo osnovne podatke o tem, kdo je

zaklenil dokument.

= brisan dokument. Dokument je bil izločen iz

eRegistratorja na osnovi zahteve za brisanje pooblaščenega

operaterja. Dokument lahko ponovno aktiviramo v

eRegistratorju s skrbniško funkcijo preklic brisanja.


= izločen dokument. Dokument je bil izločen iz

eRegistratorja s skrbniško funkcijo izločanja dokumentov, ki

jim je zapadel rok hrambe. Dokument lahko ponovno

aktiviramo v eRegistratorju s skrbniško funkcijo preklic

brisanja.

= uničen dokument. Dokument je bil uničen s skrbniško

funkcijo uničevanja izločenih dokumentov. Vsebina

dokumenta je uničena, v eRegistratorju se nahajajo samo

meta podatki dokumenta.

V drugem stolpcu se prikazuje statusa podpisa dokumenta in sicer:

Če je stolpec prazen, dokument ni podpisan v SAOP iCenter

eRegistratorju.

Opomba: Če je ta stolpec prazen, ne pomeni, da ni lahko podpisan izven SAOP

iCenter eRegistratorja – npr. prejeta podpisana datoteka, e-račun, MS

Office podpisan dokument, ...

= podpisana je ovojnica z datoteko

= podpisana je PDF datoteka po standardih za

podpisovanje PDF datotek.

V petem stolpcu je prikazan status arhiviranja dokumenta pri

akreditiranem ponudniku storitev hranjenja dokumentov. Možni

statusi so:


= dokument, ki čaka na »ročno« oddajo v arhiv pri

ponudniku.

= dokument, ki čaka na samodejno oddajo v arhiv pri

ponudniku.

= dokument, ki je v fazi oddaje – postopek oddaje v arhiv

se je v eRegistratorju že pričel ni pa še povratne informacije

od ponudnika, da je dokument uspešno sprejel.

= dokument je bil uspešno oddan pri ponudniku.

Položaj ostalih stolpcev lahko poljubno spreminjamo tako, da

naslovno celico stolpca primemo in jo odložimo na želeno mesto. Ob

izhodu iz raziskovalca si program zapomni zadnji položaj stolpcev, ki

je ob naslednji uporabi raziskovalca privzeti prikaz podatkov.

Razvrščanje podatkov

Podatke v preglednici lahko razvrstimo po poljubnem stolpcu tako, da

z miško kliknemo na naslovno celico stolpca. Če pri izboru stolpca

sočasno držimo pritisnjeno tipko Shift <>, se nam razvrstitev

prikaza po izbranem stolpcu doda na že izbrano razvrstitev. Ob

izhodu iz raziskovalca si program zapomni zadnjo razvrstitev

podatkov, ki je ob naslednji uporabi raziskovalca privzeta razvrstitev

podatkov.

Primer: Če želimo izbrati razvrstitev po avtorjih dokumentov kliknemo na naslov stolpca

Avtor in prikazani podatki se nam razvrstijo po avtorjih. Če želimo dodatno razvrstiti


dokumente po datumu nastanka v okviru avtorja, pritisnemo tipko Shift <> in

kliknemo na naslov stolpca Datum nastanka.

Če je dokumentov, ki zadovoljujejo postavljene pogoje prikaza, več

kot jih je prikazanih v preglednici, potem se privzeto razvrščajo s

pomočjo klikanja na naslove stolpcev samo podatki prikazanih

dokumentov.

Če želimo, da se nam ob izbiranju razvrščanja ponovno naredi

poizvedba v metapodatkih dokumentov in s tem osveži spisek

prikazanih dokumentov glede na razvrščanje, moramo vklopiti gumb

(Razvrsti vse). Gumb ostane vklopljen dokler ga ne izklopimo

oziroma zapustimo Pregled nad dokumenti.

Opravila na dokumentih Nad preglednico z dokumenti je orodna vrstica z opravili, ki so vezana

na dokumente eRegistratorja.

Do opravil dela z dokumenti lahko dostopamo tudi preko spustnega

menija, ki se odpre s klikom na desni miškin gumb.


Nekatera opravila lahko opravimo sočasno na enem ali več

dokumentih. V primeru, da želimo izbrati za opravilo več

dokumentov, le-te označujemo na standardni način (<Ctrl><A>,

<Ctrl><Space>, <Shift></>, miška).

Posamezna opravila so opisana posebej.

Enostavno filtriranje prikazanih dokumentov

Prikazane dokumente lahko enostavno filtriramo s pomočjo vnosa

podatkov v vrstico filtra, ki omogoča enostavno definicijo filtra za

prikaz podatkov


Opomba: Pri vnosu si lahko pri datumskih poljih pomagamo s pomočjo izbora iz koledarja.

Pri vnosu alfa numeričnih pa si lahko pomagamo z vnosom delnega niza po SQL

pravilih za poljubne znake (% in _).

Z izborom na naslovni celici stolpca se nam odpre okno, v katerem

so prikazane vrednosti stolpca trenutno prikazanih podatkov. Na ta

način lahko enostavno z izbiranjem nastavimo filtriranje dokumentov

po podatkih izbranega stolpca.

Definicija izbranega hitrega filtra v uporabi se prikaže v spodnjem

delu preglednice.

Z izborom v delu s podatki o aktivnem filtru razveljavimo prikaz

dokumentov s pomočjo izbranega filtra.

Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta na orodni vrstici je namenjen filtriranju po

klasifikacijskem načrta (klasifikacijski znaki, vrste dokumentov) s

pomočjo izbora iz drevesne preglednice klasifikacijskega načrta.

Filtriranje zaženemo z izborom . Odpre se nam okno za izbor

klasifikacijskega znaka/vrste dokumenta iz klasifikacijskega načrta

prikazanega na drevesni način.


Izbrani klasifikacijski znak se prikazuje po korenu klasifikacijskega

znaka – prikazani so vsi dokumenti, katerih klasifikacijski znak / vrsta

dokumenta je v drevesni strukturi enak ali podrejen izbranemu

klasifikacijskemu znaku. Želeni klasifikacijski znak lahko iščemo v

klasifikacijskem načrtu s pomočjo iskanja, ki ga zaženemo s

<Ctrl><F> – vnesi iskalni niz ali <F3> – nadaljuj iskanje.

S pomočjo zaključimo filtriranje prikazanih dokumentov po

klasifikacijskem načrtu in zopet prikažemo vse dokumente.

Pred nastavljeni filtri dokumentov

Delo s pred nastavljenimi filtri dokumentov zaženemo z izborom

gumba oziroma kombinacijo tipk <Ctrl+F>. Z izborom oz.

<Ctrl+F> upravljamo s pred nastavljenimi filtri, z izborom pa

zaženemo hitre filtre. Vsi operaterji imajo privzeto tri sistemske hitre

filtre:


, ki prikaže dokumente, katerih avtor je

prijavljeni operater SAOP iCentra,

, ki prikaže dokumente, ki jih je prevzel v

spreminjanje prijavljeni operater SAOP iCentra in

, ki prikaže dokumente, ki jih je zaklenil

prijavljeni operater SAOP iCentra

Poleg tega lahko vsak operater dodaja med hitre filtre še lastne pred

nastavljene filtre oziroma pred nastavljene filtre drugih operaterjev,

ki so jih le-ti dali v skupno rabo.

Upravljanje s filtri dokumentov

Ob izboru oz. <Ctrl+F> se nam odpre preglednica s shranjenimi

pred nastavljenimi filtri

Na preglednici lahko dodajamo ( , <Insert>), spreminjamo ( ,

<Ctrl+Enter>) in brišemo ( , <Delete>) shranjene pogoje pred

nastavljenih filtrov.


Pod preglednico so gumbi, ki nam omogočajo:

Hitri filtri <Alt+H> – nastavitve dodatnih hitrih filtrov.

Opusti <Alt+O> – zapusti preglednico

Izberi <Alt+I> ali <Enter> – zapusti preglednico in izvede

trenutno aktiven filter na prikazanih podatkih.

Vnos pred nastavljenih filtrov

Če izberemo dodajanje ali spreminjanje shranjenih pogojev filtra se

nam odpre okno za nastavitev pogojev filtra

V gornjem delu okna vnesemo želene pogoje izbora prikazanih

podatkov, v spodnjem delu pa vnesemo naziv filtra, dodamo filter v

skupno rabo ter določimo ali je filter aktiven ali ne.

Na dnu okna so nam na voljo trije gumbi:

V redu – shrani vnesene pogoje prikaza in se vrne v

preglednico filtrov iCenter eRegistratorja. V ozadju izvede

izbor na prikazanih podatkih.


Opusti – zapusti vnos pogojev filtrov in nas vrne v

preglednico brez shranitve zadnjih vnosov

Uporabi – omogoča predogled rezultatov filtra na prikazanih

podatkih. Ostanemo v oknu za vnos pogojev prikaza.

Nastavitve hitrih filtrov

Z izborom gumba Hitri filtri na preglednici Shranjenih pogojev pred

nastavljenih filtrov se nam odpre okno za izbor/prikaz dodatnih hitrih

filtrov iCenter eRegistratorja.

Vsak operater ima lasten nabor dodatnih hitrih filtrov, ki jih uporablja

pri pregledovanju dokumentov shranjenih v SAOP iCenter

eRegistrator.


Dodajanje filtra v hitro uporabo

Na levi strani okna za nastavitev hitrih filtrov iCenter eRegistratorja

vidimo filtre, ki so nam na voljo za uporabo pri nastavitvi hitrih filtrov.

Vidni so nam lastni pred nastavljeni filtri in tisti filtri drugih operaterjev,

ki so dani v skupno rabo. Na desni strani okna vidimo hitre filtre, ki so

že nastavljeni za uporabo na trenutnem oknu pregleda iCenter

eRegistratorja.

Filter dodamo v uporabo tako, da z levim gumbom miške kliknemo na

želeni filter na levi strani in ga prenesemo na desno stran med filtre v

uporabi. Filtrov, ki so na formi že v uporabi, ni moč ponovno prenesti

v uporabo.

Odstranitev hitrega filtra iz uporabe

Če želimo hitri filter odstraniti iz uporabe na določenem oknu, to

storimo tako, da filter na desni strani okna izberemo z desnim

gumbom miške. Odpre se nam spustni meni, na katerem izberemo

Briši filter.

Po potrditvi se nam izbrani filter odstrani iz izbranih filtrov na desnem

delu okna.

Sistemskih hitrih filtrov ni možno odstraniti iz uporabe.


Združevanje sorodnih filtrov

Sčasoma lahko postane izbor uporabe hitrih filtrov, v primeru, da

imamo definirano množico hitrih filtrov, težak in nepregleden. Da bi

se temu izognili, lahko pri definiciji uporabe hitrih filtrov dodamo

skupine, v katere združujemo sorodne filtre. Novo skupino naredimo

tako, da na desni strani okna z desnim gumbom miške odpremo

spustni meni, na katerem izberemo Dodaj skupino.

Odpre se nam okno, v katero vpišemo ime skupine filtrov.

Po potrditvi se nam skupina doda med izbrane hitre filtre.

Filtre dodamo v skupino tako, da jih izberemo, s klikom na levi gumb

miške in nato miškin kazalec premaknemo na levi rob desnega dela

okna tako, da se nam pojavi ravna rumena puščica , ki jo postavimo

pred skupino, kateri želimo dodati filter.


Skupine hitrih filtrov lahko tudi gnezdimo, tako da dobimo več

nivojske menije za zagon hitrih filtrov.

Skupine hitrih filtrov brišemo na enak način kot hitre filtre. Skupine

hitrih filtrov, ki vsebuje podrejene hitre filtre ni moč brisati.

Vrstni red hitrih filtrov v spustnem meniju

Novo dodan hitri filter se nam običajno doda na zadnje mesto spiska

hitrih filtrov na desnem delu okna in s tem na zadnje mesto v

spustnem meniju zagona hitrih filtrov. Če mu želimo spremeniti

položaj, to lahko storimo tako, da ga izberemo s klikom na levi miškin

gumb in nato miškin kazalec premaknemo na levi rob desnega dela

okna tako, da se nam pojavi zavita modra puščica.


Če puščica kaže navzgor , se bo hitri filter prestavil pred hitri filter,

na katerem se nahajamo. Če puščica kaže navzdol , se bo hitri filter

prestavil za hitri filter, na katerem se nahajamo. Na enak način lahko

spreminjamo tudi položaj prikaza skupin hitrih filtrov.

Uporaba hitrih filtrov dokumentov

Ob izboru puščice ( ) ob gumbu Filtri ( ) se nam odpre spustni meni,

ki nam omogoča izbor hitrega filtra.

Hitri filter izberemo s klikom na vrstico z imenom filtra. Izvede se

prikaz podatkov v preglednici s pomočjo izbora podatkov iz hitrega

filtra.


Če izberemo hitri filter iz spustnega menija ob sočasnem pritisku na

tipko <>, se nam najprej odpre okno z definicijo filtra, ki jo lahko na

tem mestu začasno spremenimo samo za enkratno uporabo.

Dostop do prilog dokumenta

Dokumenti shranjeni v filestream načinu imajo lahko eno ali več

prilog. Do prilog dokumenta eRegistratorja lahko dostopamo s

pomočjo opravila na preglednici dokumentov, ki je

vezano na opravilo odpiranja dokumenta. Pregledujemo lahko samo

priloge dokumentov, za katere imamo najmanj pooblastilo branja

dokumenta. Opravilo je aktivno samo na različicah dokumentov, ki

imajo vsaj eno prilogo.


Na dokumentih, ki smo jih prevzeli v spreminjanje, je na delovni

postaji osnutka dokumenta opravilo Odpri priloge aktivno ne glede

na to ali dokument ima priloge ali ne.

S prilogami dokumenta so možna naslednja opravila:

Skeniraj ( ) - zažene dodajanje prilog dokumenta s

pomočjo optičnega branja papirnih dokumentov – skeniranja.

Odpre se standardno okno za skeniranje dokumentov, ki je

opisano posebej. Opravilo je aktivno, če imamo dokument

prevzet v spreminjanje.

Odpri ( , <Dvoklik>) – odpre prilogo dokumenta s privzetim

programom za branje tipa datoteke v načinu samo za branje

(Read Only). Če izberemo ▼ poleg ikone, se pojavi spustni

meni z izborom , ki nam odpre okno Raziskovalca

operacijskega sistema MS Windows z datoteko s prilogo

dokumenta.


Briši ( , <+Delete>) – Briše prilogo dokumenta. Pred

brisanjem zahteva potrditev brisanja.

Opravilo je aktivno, če imamo dokument prevzet v

spreminjanje.

Kopiraj ( , <Ctrl+C>) – Kopira prilogo dokumenta v

odložišče.

Prilepi ( , <Ctrl+V>, Povleci&Spusti iz datotečnega sistema)

– doda priloge dokumentov s pomočjo kopiranja iz odložišča.

V primeru, da priloga z enakim imenom že obstaja na

dokumentu, se doda imenu priloge pripona z zaporedno

številko. Opravilo je aktivno, če imamo dokument prevzet v

spreminjanje.

Shrani v… ( ) – zažene kopiranje priloge dokumenta iz

eRegistratorja direktno v datotečni sistem. Odpre se nam

okno, v katerem izberemo področje in ime datoteke, v katero

želimo shraniti dokument.


Raziskovalec dokumentov

Osnovni dostop do dokumentov posameznega subjekta je s pomočjo

Raziskovalca dokumentov, ki ga običajno zaženemo na vnosnem

oknu šifranta s pomočjo gumba .

Dostop do raziskovalca dokumentov lahko omejimo na tip entitete.

Privzeto imajo vsi operaterji dostop do raziskovalca dokumenta za

vse entitete. Ko vpišemo prvi podatek o varovanju dostopa do

raziskovalca dokumentov po entitetah, mora biti vsak operater, ki

lahko uporablja raziskovalec dokumentov entitete član skupine, ki

ima eksplicitno dovoljenje za dostop do raziskovalca dokumentov. Če

je dostop do raziskovalca za entiteto onemogočen, se ob zagonu

pokaže obvestilo

Odpre se nam okno glavne mape subjekta.


Opomba: Pri uporabnikih, ki imajo dokumente v obliki dokumentnega sistema SAOP

iCentra v6.17 ali starejšega se ob zagonu raziskovalca dokumentov samodejno

izvede prepis dokumentov iz stare oblike v novo za entiteto, katere raziskovalec

dokumentov odpiramo.

Okno Raziskovalca dokumentov je razdeljeno na dva dela – v levem

delu je prikaz strukture map subjekta, v desnem delu pa je

preglednica dokumentov trenutno izbrane mape.

Prikazani so samo dokumenti vrst dokumentov, za katere ima

operater najmanj pooblastilo pregleda v seznamu dokumentov.

Med mapami se selimo tako, da izberemo ustrezno mapo v levem

delu okna – v desnem oknu se nam prikažejo dokumenti. Med

mapami se lahko selimo samo v okviru subjekta. S pomočjo desnega

miškinega gumba v tem področju se na odpre meni upravljanje map

subjekta.


Možna so naslednja opravila z mapami:

– skrči vse mape subjekta v preglednici map in

se postavi na njegovo glavno mapo

– razširi vse mape subjekta v preglednici map

– doda novo mapo, ki je podmapa izbrane mape

– briše izbrano mapo. V primeru, da izbrana

mapa vsebuje dokumente brisanje ni možno.

– preimenuje izbrano mapo z dokumenti.

Izbor (Vsi dokumenti) iz orodne vrstice nad preglednico

dokumentov odpre okno z vsemi dokumenti subjekta, ne glede na to,

v kateri mapi se dokumenti nahajajo. Pregled je enak kot Pregled nad

dokumenti, le, da je omejen na dokumente enega subjekta.

Pregled nad dokumenti

Pregled nad dokumenti zaženemo s pomočjo izbora , ki se

nahaja na jezičku Moduli glavnega menija SAOP iCentra. Izbor je

aktiven glede na varnostna pooblastila operaterja.

Pregled nad dokumenti nam omogoča pregled nad vsemi dokumenti

v iCenter eRegistratorju v skladu s pooblastili varnostnega sistema.


Edina izjema so dokumenti vezani na zaposlene, ki so zaradi

varovanja osebnih podatkov, dostopni preko Pregleda nad dokumenti

samo v primeru aktivacije naprednih funkcionalnosti eRegistratorja in

uporabe varnostnih pooblastil dostopa na nivoju vrst dokumentov. V

vseh ostalih primerih je dostop do teh dokumentov možen samo skozi

module kadrovsko plačnega dela SAOP iCentra.

Ob zagonu se nam odpre preglednica z dokumenti.

Opomba: Vidni so samo dokumenti preneseni v iCenter eRegistrator oz. dokumenti

starega dokumentacijskega sistema, ki imajo vpisane lastnosti dokumenta.

Glede na nastavitve pooblastil varnostnega sistema se nam prikažejo

le dokumenti uporabnika izbranega ob prijavi v SAOP iCenter ali pa

dokumenti vseh uporabnikov.


Pasica s priponkami dokumentov

Na nekaterih mestih SAOP iCentra lahko na zapis pripnemo

dokument iz iCenter eRegistratorja. Na mestih, kjer lahko pripenjamo

dokumente, je na oknu za vnos običajno pasica za upravljanje

priponk.

V levem delu pasice so gumbi, ki nam omogočajo delo s priponko. V

srednjem delu je ime pripetega dokumenta. Ime dokumenta je

zapisano s poudarjeno rdečo barvo, če je dokument prevzet v

spreminjanje oziroma samo z rdečo barvo, če je dokument zaklenjen.

Skrajno desno sta gumba, ki nam omogočata hitri vpogled v

podpisnike ovojnice dokumenta in dodajanje dokumenta v fascikel.

V primeru pripetega zaklenjenega ali dokumenta v spreminjanju se

nam ob prehodu z miško preko imena pripete datoteke prikažejo

podatki o operaterju, ki je zaklenil oziroma spreminja dokument.

Razen v primeru, ko smo operater na delovni postaji, kjer smo

prevzeli dokument v spreminjanje, imamo vpogled v zadnjo potrjeno

različico dokumenta.

S priponko so možna naslednja opravila:


(Pripni dokument) – odpre Raziskovalec dokumentov na

glavni mapi entitete, ki omogoča narediti nov oziroma izbrati

obstoječi dokument kot priponko. Če smo izbrali dokument, ki

ga imamo sami v spreminjanju, nas na to opozori ter vpraša

ali ga želimo vrniti spremenjenega v iCenter eRegistrator.

Možni odgovori so:

o Da – vrne nam spremenjeno verzijo dokumenta v

iCenter eRegistrator, ki jo lahko nato pripnemo.

o Ne – status dokumenta pusti nespremenjen in ga

pripne.

o Prekliči – vrne nas v Raziskovalca dokumentov, kjer

lahko izberemo nov dokument.

(Odpri mesto priponke) – odpre Raziskovalec dokumentov

v mapi, v kateri se nahaja pripeti dokument

(Odpni dokument) – odpne pripeti dokument. Pred

odpenjanjem zahteva potrditev odpenjanja.

(Odpri) – odpre pripeti dokument. Če operater za vrsto

dokumenta pripetega dokumenta nima pooblastila za branje

dokumenta, potem gumb ni aktiven. Če izberemo ▼ poleg

gumba, se prikaže izbor , s pomočjo katerega

odpremo preglednico prilog dokumenta. Gumb je aktiven

samo, če ima dokument vsaj eno prilogo.


(Prevzemi) – prevzame pripeti dokument v spreminjanje.

Tipka je aktivna samo na dokumentih, ki niso v spreminjanju

ali zaklenjeni in ima operater za vrsto dokumenta pripetega

dokumenta pooblastila za spreminjanje dokumenta.

(Vrni) – vrne novo verzijo pripetega dokumenta v iCenter

eRegistrator. Če izberemo ▼ poleg gumba, se nam prikaže

izbor s pomočjo katerega razveljavimo

prevzem v spreminjanje in vse spremembe narejene na

dokumentu ter ohrani zadnjo potrjeno različico dokumenta.

Opravili sta aktivni samo operaterju, ki je prevzel pripeti

dokument v spreminjanje na delovni postaji, na kateri je

prevzel dokument v spreminjanje.

(Pošlji pošto) – odpre okno za pošiljanje elektronske pošte

s pripetim dokumentom. Sporočilu elektronske pošte se

vedno pripenja zadnja potrjena verzija dokumenta.

(Podpis ovojnice) – odpre okno s podatki o podpisnikih

ovojnice dokumenta. Gumb je aktiven samo, če je ovojnica

dokumenta podpisana. Poleg podatkov o podpisnikih ovojnice

so prikazani tudi komentarji dokumenta, ki jih lahko na tem

mestu tudi dodajamo / urejamo / brišemo.

(V fascikel) – omogoča enostavno dodajanje pripetega

dokumenta v fascikel. Če ima zapis s priponko naveden


fascikel, se pripeti dokument samodejno doda v ta fascikel.

Če zapis nima fascikla, se nam odpre okno za dodajanje

dokumenta v fascikel, v katerem vnesemo fascikel in

komentar fascikla.

V nekaterih modulih npr. Knjigi prejetih računov, lahko na tem

mestu tudi direktno optično beremo dokumente v iCenter

eRegistrator in jih takoj pripnemo.

Dokumenti fascikla

Pregled dokumentov fascikla zaženemo s preglednice fasciklov (

) ali pasice s podatki fascikla ( ). Omogoča nam enostaven

pregled nad dokumenti fascikla.


Opomba: Glede na nastavitve pooblastil varnostnega sistema se nam prikažejo le

dokumenti uporabnika izbranega ob prijavi v SAOP iCenter ali pa dokumenti

vseh uporabnikov.

Dokumenti fascikla so lahko shranjeni na različnih subjektih in v

različnih fizičnih mapah. Dostopamo lahko samo do dokumentov

fasciklov, na katerih smo neposredno pooblaščeni, in do dokumentov

javnih fasciklov. Pri tem veljajo naslednja pravila:

Dokumente fascikla lahko upravljamo samo fasciklom, na

katerih smo neposredno pooblaščeni. Pri tem lahko v fascikle

dodajamo samo dokumente, za katere imamo najmanj

pooblastilo spreminjanja.

Če imamo v pooblastilih fascikla navedeno, da imamo dostop

do vseh dokumentov fascikla imamo za vse dokumente

fascikla ne glede na splošna pooblastila eRegistratorja

najmanj pooblastilo branja.

Če imamo v pooblastilih fascikla navedeno, da nimamo

dostopa do vseh dokumentov fascikla imamo za vse

dokumente fascikla ne glede na splošna pooblastila

eRegistratorja najmanj pooblastilo prikaza dokumenta na

seznamu dokumentov.


Če za javni fascikel nimamo pooblastila za upravljanje

dokumentov, se nam prikazujejo dokumenti v skladu s

splošnimi pooblastili eRegistratorja.

V pregledu dokumentov fascikla se prikazujejo tudi izločeni in uničeni

dokument, ki so bili del fascikla. Seveda pa vsebine teh dokumentov

ne glede na pooblastila, ki jih imamo, ne moremo videti.

Na preglednici dokumentov fascikla, sta poleg standardnih opravil

možni tudi naslednji dve opravili, ki sta na voljo operaterjem

pooblaščenim za upravljanje dokumentov fascikla:

Dodaj iz eRegistratorja in

Odpni dokument .

Opravilo izločanja (brisanja) dokumenta na tej preglednici ni možno.

Pri dodajanju novih dokumentov skozi fascikel, se samodejno

vzpostavi povezava dodanega dokumenta na fascikel. En dokument

je lahko del več fasciklov.

Dodaj iz eRegistratorja

Dodajanje dokumentov iz eRegistratorja je namenjeno dodajanju

obstoječih dokumentov v fascikel. Zaženemo ga z izborom dodajanja

iz eRegistratorja . Odpre se nam preglednica z dokumenti

eRegistratorja. Tu lahko izberemo en ali več dokumentov, ki jih želimo


dodati v fascikel. Dodajanje potrdimo z ali Pošlji v fascikel.

Izbrani dokument lahko potrdimo tudi z dvoklikom na levi miškin

gumb. Ob tem se nam odpre okno, ki nam omogoča dodati komentar

med komentarje fasciklov.

Odpni dokument

Dokument izločimo iz fascikla s pomočjo opravila Odpni dokument.

Dokument lahko odpneta samo operater, ki je doda dokument v

fascikel, in pa skrbnik fascikla. V primeru, da nismo skrbnik fascikla,

in smo skušali odpeti dokument, ki ga je dodal v fascikel drug operater

se nam prikaže sporočilo

.


Opravila dodajanja dokumentov Dokumente dodajamo v iCenter eRegistrator na naslednje načine:

s kopiranjem dokumentov v iCenter eRegistrator,

z izdelavo dokumentov iz vzorcev iCenter eRegistratorja,

z izdelava dokumentov iz obstoječih dokumentov iCenter

eRegistratorja,

z optičnim branjem dokumentov,

s samodejnim shranjevanjem dokumentov iz modulov SAOP

iCentra,

z neposrednim shranjevanjem list in izvozov iz poročil SAOP

Poročevalca in

s pomočjo dodajanja dokumentov neposredno iz zunanjih

klientov povezanih z iCenter eRegistratorjem preko

programskega vmesnika

Kopiranje dokumentov v eRegistrator Dodajanje dokumentov v eRegistrator s pomočjo kopiranja iz

odložišča zaženemo z izborom opravila:

Prilepi ( , <Ctrl+V>) ali

Prilepi s prilogami ( , <Ctrl+Alt+V>)2

2 Izbor je aktiven samo v primeru hranjenja dokumentov v filestream načini


Pri tem je izvor dokumenta v odložišču različen: datoteka v

datotečnem sistemu, dokument v eRegistratorju, poštno sporočilo v

MS Outlooku, pošto sporočilo v MS Live Mailu, ...

V primeru, da smo izbrali Prilepi s prilogami in je v odložišču več

datotek, se najprej odpre okno za izbor nosilnega dokumenta

.

Izberemo datoteko, ki predstavlja nosilni dokument in z gumbom

Izberi potrdimo izbor. Izbrana datoteka postane dokument

eRegistratorja vse ostale datoteke v odložišču pa priloge tega

dokumenta.

Sledi okno za dodajanje dokumentov v eRegistrator s pomočjo

kopiranja


Na tem mestu lahko:

spremenimo ime dokumenta,

vpišemo ali izberemo subjekt, na katerega bo dokument

shranjen. Pri tem lahko izberemo samo entitete, za katere

imamo pooblastilo kreiranja dokumentov. Subjekt lahko

izberemo iz ustreznega šifranta s pomočjo hitrega iskanja. Pri

zagonu iz Raziskovalca dokumentov je subjekt že določen s

tem, kje v raziskovalcu se nahajamo ga zato ni moč vpisati.

izberemo mapo subjekta, v katero bo odložen dokument, s

pomočjo <F2>. Odpre se nam okno z drevesno strukturo

map izbranega subjekta. Pri zagonu iz Raziskovalca

dokumentov je mapa že določena s tem, kje v raziskovalcu se

nahajamo jo zato ni moč vpisati.


vpišemo ali izberemo vrsto dokumenta. Izbiramo lahko med

vrstami dokumentov, za katere imamo najmanj pooblastilo

spreminjanja.

vpišemo ali izberemo fascikel, kateremu dokument pripada.

Izbiramo lahko med fascikli, na katerih smo pooblaščeni za

dokumentov. Pri zagonu iz Fasciklov je fascikel že določen

zato ga ni moč vpisati.

če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen podpis dokumenta,

moramo izbrati ustrezno digitalno potrdilo za podpis

dokumenta.

če je za izbrano vrsto dokumenta ob podpisovanju obvezen

razlog podpisa, ga moramo vnesti.

vpišemo komentar dokumenta. Komentar je lahko več

črkoven.

Z izborom gumba potrdimo dodajanje dokumenta v

eRegistrator, z gumbom pa opustimo dodajanje dokumenta

v eRegistrator. V primeru da lepimo en dokument, z izborom lahko

izberemo , ki ob dodajanju odpre tudi okno za vnos

lastnosti dokumenta. V primeru sočasnega lepljenja več dokumentov

lahko izberemo tudi in .


Dokumentov, ki so odprti ne dovoli prilepiti v iCenter eRegistrator. V

primeru, da je v odložišču ni nobenega dokumenta, se prikaže

sporočilo

V primeru, da dokument z imenom, ki ga dodajamo že obstaja v mapi

iCenter eRegistratorja se na prikaže opozorilo

.

Če izberemo <Da>, se nam shrani dokument kot nova različica

obstoječega dokumenta. Če izberemo <Ne>, se vrnemo na polje za

vnos imena dokumenta, kamor lahko vpišemo novo ime dokumenta.

V primeru, da je dokument v iCenter eRegistratorju prevzet v

spreminjanje / zaklenjen se prikaže ustrezno sporočilo in dokumenta

ni možno dodajati.

V primeru, da dokument, ki ga dodajamo že obstaja v mapi iCenter

eRegistratorja in je last drugega uporabnika se prikaže opozorilo in

dokumenta pod tem imenom ni možno shraniti.


Pri kopiranju dokumentov v iCenter eRegistrator so privzete lastnosti

dokumenta odvisne od tega, kje je vir pripetega dokumenta:

datoteka izven iCenter eRegistratorja

Poleg splošnih lastnosti se zabeleži pripona imena

dokumenta v Tip dokumenta, šifra operaterja v Avtor, naziv

uporabnika v Uporabniški naziv in datum spremembe (Date

modified) v Datum nastanka.

dokument iz iCenter eRegistratorja

Ohranijo se lastnosti dokumenta iz originalnega dokumenta

razen polj Aplikacija, kjer je zapisano »Kopirano« in

Komentar, kjer se vpiše ime in verzijo izvornega dokumenta.

Opomba: Na ta način se lahko dodajajo tudi datoteke iz namizja ali raziskovalca datotek

po sistemu Povleci in spusti (Drag & Drop).

Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja Dodajanje dokumentov v eRegistrator s pomočjo vzorcev

eRegistratorja zaženemo z izborom opravila . Odpre se nam

okno za dodajanje dokumentov v eRegistrator s vzorcev.


Na tem mestu lahko:















upravljanje dokumentov. Pri zagonu iz Fasciklov je fascikel že

določen in ga zato ni moč vpisati.


črkoven.

Z izborom gumba se nam odpre okno za izbiro vzorca, kjer

izberemo enega od vzorcev. Po izboru vzorca, nam na osnovi tega

nastane osnutek dokumenta. Dokument se odpre v privzetem

urejevalniku za tip datoteke.

Ime novega dokumenta je sestavljeno iz imena vzorca, šifre subjekta

in šifre operaterja. Če za subjekt že obstaja tako ime dokumenta se

v imenu dokumenta doda še štirimestna zaporedna številka.

Poleg splošnih lastnosti se zabeleži v lastnost Aplikacija »Vzorec«, v

Komentar dokumenta ime vzorca in številka verzije vzorca, iz

katerega je nastal dokument, v Avtor šifra operaterja in v Uporabniški

naziv uporabnika. Ostale lastnosti se prepišejo iz vzorca.

Nov dokument iz dokumenta eRegistratorja Dodajanje dokumentov v eRegistrator s pomočjo obstoječih

dokumentov eRegistratorja zaženemo z izborom opravila (Nov

dokument) <Ctrl+X>. Pri tem nam predstavlja trenutno izbrani

obstoječi dokument vzorec za nov dokument. Odpre se nam okno za

dodajanje dokumentov v eRegistrator


Na tem mestu lahko:

spremenimo ime dokumenta. Če dokument z vnesenim

imenom za subjekt že obstaja, se mu v ime doda štirimestna

zaporedna številka.















spreminjanja.






črkoven.

S pomočjo gumba se nam doda osnutek novega dokumenta,

katerega vsebina je zadnja potrjena verzija obstoječega dokumenta.

Dokument se odpre v privzetem urejevalniku za tip datoteke.

Poleg splošnih lastnosti se zabeleži v lastnost Aplikacija »Vzorec«, v

Komentar dokumenta ime vzorca in številka verzije vzorca ,iz

katerega je nastal dokument, v Avtor šifra operaterja in v Uporabniški

naziv uporabnika. Ostale lastnosti se prepišejo iz obstoječega

dokumenta.

V primeru, da za izbrani dokument, ki je osnova za nov dokument,

nimamo pooblastila spreminjanja ali da je izbranih več dokumentov,

ukaz ni aktiven.


Optično branje papirnih dokumentov Dodajanje dokumentov v eRegistrator s pomočjo optičnega branja

papirnih dokumentov – skeniranja – zaženemo z izborom opravila

– odpre se standardno okno za skeniranje dokumentov, ki je

opisano posebej.

Z zaključkom skeniranja dokumenta s pomočjo gumbov ali

ali se odpre okno za dodajanje dokumenta v eRegistrator. Pri

zaključku skeniranja s pomočjo gumba lahko pred

dodajanjem dokumenta skenirane strani razdelimo med dokument in

eno ali več prilog. Gumb je aktiven samo v primeru, da smo skenirali

več kot eno stran in da hranimo dokumente v filestream načinu.

Na tem mestu lahko:













vpišemo ali izberemo vrsto dokumenta. Predlaga se vrsta

dokumenta iz šifranta vrst skeniranih dokumentov. Izbiramo

lahko med vrstami dokumentov, za katere imamo najmanj




dokumenta.









črkoven.

Z izborom poleg gumba lahko izberemo , ki

ob dodajanju odpre tudi okno za vnos lastnosti dokumenta.

Skenirani dokumenti in morebitne priloge se shranijo v eRegistrator

v PDF/A obliki.

Poleg splošnih lastnosti se zabeleži pripona imena dokumenta v Tip

dokumenta, šifra operaterja v Avtor in naziv uporabnika v

Uporabniški naziv.

Shranjevanje iz modulov SAOP iCentra

Pri samodejnem shranjevanju dokumentov iz modulov SAOP iCentra

v iCenter eRegistrator moduli poskrbijo za polnjenje ustreznih

podatkov v lastnosti dokumenta.

Shranjevanje iz SAOP Poročevalca

Listine in izvoze poročila SAOP Poročevalca, ki se nahajajo na

zavihku Liste in izvozi poročila lahko neposredno shranimo v

eRegistrator. To storimo tako, da izberemo listo oziroma izvoz, ki ga

želimo shraniti kot dokument v eRegistrator


in izberemo iz spustnega menija oziroma orodne vrstice (

, , <Ctrl><R>). Odpre se pogovorno okno dodajanja

dokumenta v eRegistrator.

Na tem mestu lahko:

spremenimo ime dokumenta,





izberemo iz ustreznega šifranta s pomočjo hitrega iskanja.



map izbranega subjekta.



spreminjanja.



upravljanje dokumentov.



dokumenta.



Po je najprej kontrola, če v izbrani mapi že obstaja

dokument z enakim imenom. Če obstaja, najprej vpraša


.

Če odgovorimo , se program vrne na predhodno okno, kjer

lahko spremenimo ime dokumenta. Če odgovorimo , bo

dokument shranjen v eRegistrator kot nova različica istega

dokumenta.

Sledi zapis dokumenta v eRegistrator. Če smo pri potrjevanju, poleg

gumba izbrali in se nam ob dodajanju odpre

okno za vnos lastnosti dokumenta.

Liste se shranijo v obliki PDF/A, izvozi pa v obliki, ki je določena pri

nastavitvi izvoza v poročilu.


Ostala opravila eRegistratorja

Osveži preglednico dokumentov

Osvežitev preglednice z dokumenti zaženemo z izborom (Osveži)

<F5>. Uporablja se predvsem na večuporabniških postavitvah, kjer

lahko različni operaterji sočasno delajo na dokumentih.

Odpri dokument Dokument shranjen v eRegistratorju odpremo z izborom (Odpri)

<Dvoklik>. Običajno se odpre zadnja potrjena verzija dokumenta s

privzetim programom za branje tipa datoteke v načinu samo za branje

(Read Only). V tem primeru morebitnih sprememb ne moremo

shraniti v ta dokument.

Če odpiramo dokument, ki smo ga prevzeli v spreminjanje na delovni

postaji, kjer izvajamo spreminjanje se odpre osnutek naslednje

verzije dokumenta s privzetim programom za urejanje tipa datoteke.

V tem primeru lahko shranimo vse spremembe, ki smo jih naredili na

osnutku dokumenta.

Če izberemo ▼ poleg ikone, se pojavi spustni meni z izborom

Možna sta naslednja izbora:


, ki nam odpre okno Raziskovalca operacijskega

sistema MS Windows z datoteko dokumenta. V primeru

dokumenta s podpisano ovojnico se nam v raziskovalcu

prikažeta dokument in ovojnica – xml datoteka s podatki

dokumenta in digitalnih podpisov.

, ki zažene prevzemanje dokumenta shranjenega

pri ponudniku storitev dolgoročnega hranjenja dokumentnega

gradiva. Po uspešno oddanem zahtevku za prevzem iz arhiva

pri ponudniku se prikaže sporočilo

.

Zahtevek za prevzem se izvaja s pomočjo storitve za

povezavo s ponudnikom storitve dolgoročnega hranjenja

dokumentov. Ko se izvede prenos in prevzem dokumenta od

ponudnika storitve, je kopija dokumenta iz arhiva na voljo

naročniku v Opravilih – Prevzeto iz arhiva.

Opomba: Gumb za prevzem iz arhiva je aktiven za pri ponudniku

hranjene dokument v primeru uporabe eRegistratorja z

dokumenti v MS SQL podatkovni bazi.

, ki odpre preglednico prilog dokumenta, s pomočjo

katere lahko delamo s prilogami dokumentov. Izbor je aktiven


samo na dokumentih, ki imajo priloge in pri osnutkih nove

različice dokumenta.

Prevzem dokumenta v spreminjanje Ko želimo spremeniti dokument shranjen v eRegistratorju ga moremo

najprej prevzeti iz eRegistratorja v spreminjanje. To naredimo z

izborom (Prevzemi). Iz zadnje potrjene različice verzije dokumenta

v eRegistratorju se izdela osnutek nove verzije dokumenta na delovni

postaji prevzema dokumenta. Dokument se označi, da je prevzet v

spreminjanje in se odpre s privzetim programom za urejanje tipa

dokumenta. Dokumentov, ki so zaklenjeni ali že v spreminjanju, ni

možno prevzeti v spreminjanje.

Možno je sočasno prevzemanje več dokumentov.

Operater lahko prevzame samo dokumente, za katere ima


Potrditev spremenjenega dokumenta Ko naredimo na osnutku dokumenta vse željene spremembe, ga

potrdimo in vrnemo v eRegistrator z izborom (Vrni). Nov verzija

dokumenta se zapiše v iCenter eRegistrator in postane tako

dostopna tudi drugim pooblaščenim operaterjem eRegistratorja. Pri

tem se shrani nova verzija dokumenta in ugasne se oznaka, da je

dokument v spreminjanju v prvem stolpcu preglednice. Opravilo je


aktivno samo na dokumentih operaterja, ki je prevzel dokumente v

spreminjanje na delovni postaji, na kateri je prevzel dokument v

spreminjanje. Ob shranjevanju nove različice dokumenta se

razveljavijo vsi morebitni podpisi na ovojnici dokumenta.

Ob vračilu dokumenta se odpre okno, v katero lahko vnesemo

komentar vezan na novo različico dokumenta

.

Komentar se doda med komentarje dokumenta.

V primeru, da je za vrsto dokumenta obvezen podpis, ob vračilu nove

različice dokumenta zahteva podpis in brez le-tega dokumenta ni

možno vrniti v iCenter eRegistrator. Prav tako se ob vračilu

ponastavijo podatki vezani na shranjevanje dokumenta pri ponudniku

storitve arhiviranja dokumentov.

Če izberemo ▼ poleg ikone, se pojavi izbor , ki razveljavi

vse osnutek dokumenta z vsemi narejenimi spremembami ter ohrani

zadnjo potrjeno verzijo dokumenta. Tipka je aktivna samo na

dokumentih operaterja, ki je prevzel dokumente v spreminjanje na

delovni postaji, na kateri je prevzel dokument v spreminjanje. Ugasne

se oznaka, da je dokument v popravljanju v prvem stolpcu

preglednice.


Ob preklicu prevzema se odpre okno, v katero lahko vnesemo

komentar vezan na razveljavitev

.

Komentar se doda med komentarje dokumenta.

Možno je sočasno vračanje / preklic dokumentov za več dokumentov.

Prepoved spreminjanja dokumenta Ko želimo, da dokumenta shranjenega v eRegistratorju, ne more

nihče spreminjati, ga zaklenemo z izborom (Zakleni). Na ta način

omejimo delo z dokumentom tako, da lahko tak dokument samo

beremo ali kopiramo. Opravilo je aktivno samo na dokumentih

operaterja, ki je avtor dokumenta in niso v spreminjanju ali zaklenjeni.

Možno je sočasno zaklepanje več dokumentov.

Sprostitev spreminjanja dokumenta Ko želimo ponovno omogočiti spreminjanje zaklenjenega dokumenta,

ga moramo najprej odkleniti z izborom (Odkleni). Opravilo je

aktivno samo na zaklenjenih dokumentih operaterja, ki je avtor

dokumenta. Možno je sočasno odklepanje več dokumentov.


Preimenovanje dokumenta Če želimo spremeni ime dokumenta v eRegistratorju, to storimo z

izborom (Preimenuj). Odpre se nam okno, v katerem lahko

preimenujemo dokument iCenter eRegistratorja.

Operater lahko preimenuje samo dokumente, za katere ima


Izločanje dokumenta Nepotrebne dokumente, ki jih želimo izločiti iz uporabe v

eRegistratorju, izločimo z izborom (Briši) <+Delete>. Pred

brisanjem zahteva potrditev brisanja.

Če je dokument, ki ga izločamo, del fascikla se nam prikaže okno z

opozorilom in zahteva se dodatna potrditev izločanja dokumenta.

Operater lahko briše samo dokumente, za katere ima pooblastilo

brisanja.


Opomba: Dokument in njegove morebitne starejše verzije so samo izločeni iz uporabe v

eRegistratorju in se ne uničijo – brišejo fizično iz iCenter eRegistratorja.

Prenos dokumenta Prenos dokumenta na drugo mesto – subjekt / mapo – v

eRegistratorju zaženemo z izborom (Prenesi) <Ctrl+X>. Poleg

samega dokumenta se prenesejo tudi starejše različice dokumenta in

revizijska sled dokumenta. Ob zagonu se odpre okno

.

Na tem mestu lahko:


prenesen. Pri tem lahko izberemo samo entitete, za katere


izberemo iz ustreznega šifranta s pomočjo hitrega iskanja.


izberemo mapo subjekta, v katero bo prenesen dokument, s


map izbranega subjekta.



upravljanje dokumentov.


črkoven.

Po je najprej kontrola, če v izbrani mapi že obstaja

dokument z enakim imenom. Če obstaja, se imenu datoteke doda

zaporedna številka z enakim korenom imena.

Primer: če v mapi že obstaja dokument z imenom ImeDokumenta.pdf bo preneseni dokument

imel ime ImeDokumenta-0001.pdf.

Kopiranje dokumenta v odložišče Kopiranje dokumenta v odložišče izvedemo z izborom .

Operater lahko kopira samo dokumente, za katere ima pooblastilo

branja.

Shranjevanje dokumenta v datotečni sistem Direktno kopiranje dokumenta iz eRegistratorja v datotečni sistem

zaženemo z (Shrani v). Odpre se nam okno, v katerem izberemo

področje in ime datoteke, v katero želimo shraniti dokument.


Operater lahko shranjuje samo dokumente, za katere ima pooblastilo

branja.

Pripenjanje dokumentov v fascikel Posamezne dokumente lahko združujemo v fascikle, v katerih se

združujejo vsi dokumenti, ki so del neke posamične celote. Označene

dokumente pripnemo v fascikel s pomočjo opravila (Pošlji v

fascikel). Odpre se nam okno

v katerem izberemo fascikel. Izbiramo lahko med fascikli, na katerih

smo pooblaščeni za upravljanje dokumentov. Poleg tega lahko tu

dodamo tudi komentar fascikla.

Za pripenjanje v fascikel potrebuje operater pooblastilo spreminjanja

za dokument in pooblastilo upravljanja dokumentov fascikla.

Podpisovanje dokumentov V eRegistratorju lahko podpisujemo dokumente vseh formatov.

Dokumente, ki so shranjeni v PDF(/A) obliki lahko podpisujemo v na

dva načina:


z izborom (Podpis PDF dokumenta) podpišemo datoteko z

dokumentom po pravilih za podpisovanje PDF datotek. To je

tudi privzeti način podpisovanja za dokumente te oblike pri

samodejnih podpisovanjih ob dodajanju dokumentov in

potrjevanju osnutkov. Če sočasno podpisujemo več

dokumentov, se v tem primeru podpišejo samo tisti

dokumenti, ki so v PDF(/A) obliki.

z izborom (Podpis ovojnice) podpišemo ovojnico, v kateri

se nahaja dokumentom. Če smo dokument v PDF(/A) obliki

dali v podpisano ovojnico, ga ne moremo več podpisati kot

PDF dokument.

Vse ostale oblike dokumenta podpisujemo samo tako, da jih damo v

podpisano ovojnico.

Odpre se nam okno za podpisovanje


Na oknu se nam prikažejo podatki o privzetemu digitalnemu potrdilu

operaterja. Če ima operater dovoljenih več digitalnih potrdil za

uporabo v SAOP iCentru, lahko izberemo želeno potrdilo za podpis

dokumentov.

Uporabljamo lahko samo potrdila, ki so veljavna na čas podpisa in so

namenjena digitalnemu podpisovanju.

Poleg tega tu lahko vpišemo razlog podpisa. Če je med izbranimi

dokumenti za podpisovanje vsaj en dokument, ki ima vrsto

dokumenta z obveznim vnosom razloga, potem je vnos razloga

podpisa obvezen.

Pri podpisovanju lahko podpisovanje komentiramo in komentar se

shrani med komentarje dokumenta.

Če sočasno podpisujemo več dokumentov, potem lahko z izborom

podpišemo z istim digitalnim potrdilom in razlogom vse

dokumente.

Dokument(e) podpišemo tako, da izberemo gumb . Gumb je

aktiven samo, če je na delovni postaji na kateri podpisujemo

dokument tudi privatni ključ digitalnega potrdila. Izbor podpisovanja


lahko od nas zahteva tudi vnos določenih varnostnih podatkov v

povezavi z digitalnim potrdilom.

Pri samodejnem shranjevanju dokumentov, ki so sestavni del

modulov SAOP iCentra se dokumenti, ki imajo vrsto dokumenta, ki

zahteva obvezen podpis dokumenta podpišejo z operaterjevim

privzetim digitalnim potrdilom, če ima le-to na delovni postaji prisoten

privatni ključ. Če le-ta ob tiskanju ni prisoten, se najprej odpre okno

za izbor morebitnega alternativnega ključa, ki ga operater sme

uporabljati v SAOP iCentru. Če dokument ni uspešno podpisan, se

prikaže sporočilo

in dokument se ne natisne oziroma shrani v iCenter eRegistrator.

Moduli iCentra v tem primeru zagotovijo ustrezne podatke o razlogu

podpisa.


Operater lahko podpisuje samo dokumente, za katere ima pooblastilo

branja.

Oddaja dokumentov v arhiviranje pri ponudniku Takojšnjo oddajo dokumenta eRegistratorja v hranjenje pri zunanjem

ponudniku arhivske hrambe dokumentov zaženemo z izborom . Na

ta način lahko oddajamo tako dokumente, ki se ne hranijo samodejno,

kot tudi tiste dokumente, ki se hranijo samodejno a imajo predviden

čas oddaje v prihodnosti.

Opombi: V primeru izbora več dokumentov se opravilo izvede samo na dokumentih, ki

ustrezajo splošnim omejitvam za delo z dokumenti iCenter eRegistratorja.

V arhiv se oddajo samo dokumenti uporabnikov, ki imajo veljavno povezavo na

ponudnika storitve dolgoročne hrambe.

Opravila spustnega menija

Z desnim klikom na enem ali več dokumentih dokumentu se odpre

spustni meni z opravili, ki so možna na dokumentu. Večina opravil je

dosegljiva preko orodne vrstice in spustnega menija. Njihov pomen

je v obeh primerih enak.

Nekatera opravila je možno izvesti samo preko spustnega menija.

Dodani so ukazi:


Pošlji – omogoča pošiljanje dokumentov po ePošti in/ali zapis

v stisnjeno mapo

Pošlji s prilogami – omogoča pošiljanje dokumentov in

pripadajočih prilog po ePošti in/ali zapis v stisnjeno mapo

Novo – omogoča dodajanje dokumenta v eRegistrator s

pomočjo izbora in dodajanje bližnjic, do dokumentov, ki niso

shranjeni v eRegistratorju.

Revizijska sled dokumenta – omogoča vpogled v revizijsko

sled dokumenta

Verzije dokumenta – omogoča vpogled v starejše verzije

dokumenta

Pošlji Izbor ukaza Pošlji ali Pošlji s prilogami nam odpre podmeni

,

ki omogoča naslednji opravili:

– omogoča pošiljanje izbranih dokumentov po

elektronski pošti. Odpre se nam okno za pošiljanje

elektronske pošte, v katerem so pripeti izbrani dokumenti.

V primeru izbire dokumenta, ki ima podpisano ovojnico se pripne tako XML s podatki

o podpisu kot tudi dokument, ki je v ovojnici.


– omogoča prepis izbranih dokumentov v

stisnjeno mapo izven iCenter eRegistratorja. Odpre se nam

okno, v katerem izberemo mapo in vpišemo ime stisnjene

mape ter potrdimo shranjevanje v stisnjeno mapo.

Operater lahko pošilja samo dokumente, za katere ima pooblastilo

branja.

Novo Izbor ukaza Novo nam odpre podmeni

,

ki omogoča naslednja opravila:

– omogoča uvoz novega dokumenta v iCenter

eRegistratorja iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz

raziskovalca datotek. Najprej se nam odpre okno v katerem

izberemo datoteko, ki jo želimo uvoziti v eRegistrator. Od tu

dalje poteka dodajanje dokumenta na enak način kor pri

dodajanju dokumenta s pomočjo kopiranja iz odložišča.

– omogoča direktno tvorjenje bližnjice v iCenter

eRegistratorju, ki kaže na zunanji vir – datoteko ali URL.

Odpre se nam okno, v katerega lahko vpišemo ali izberemo

pot do zunanjega vira.


Sledi vnos imena, ki ga bo imela bližnjica v iCenter

eRegistratorju.

Od tu dalje poteka dodajanje bližnjice na enak način kor pri

dodajanju dokumenta s pomočjo kopiranja iz odložišča.

Opomba: V tem primeru je dokument bližnjica, za katero veljajo vsa pravila za

dokumente v iCenter eRegistratorju. Datoteke oz. URLji, na katere kaže

bližnjica niso del iCenter eRegistratorja. Morebitno varovanje takih datotek

je potreba zagotoviti zunaj eRegistratorja.

Revizijska sled dokumenta

– omogoča pregled zgodovine dela z dokumentom.

Odpre se preglednica s prikazom kdo, kdaj, kje in kaj je počel z

dokumentom.


Opomba: Pri tem so pri dogodkih, ki prestavljajo dokumente izven okolja iCenter eRegistratorja

(kopiranje, pošiljanje po pošti, ...) zabeleženi samo podatki o začetnem delu opravila

v iCenter eRegistratorju ne pa tudi podatki o cilju.

Operater lahko pregleduje revizijsko sled dokumenta samo za

dokumente, za katere ima pooblastilo branja.

Zapisi v revizijsko sled so shranjeni tako, da omogočajo enostavno

kontrolo celovitosti in avtentičnosti revizijske sledi.

Verzije dokumenta

– omogoča pregled starejših verzij dokumenta. Če

dokument nima v iCenter eRegistratorju shranjenih starejših verzij, je

izbor neaktiven. Ob izboru se nam odpre preglednica verzij

dokumenta.


Na posamezni verziji lahko s pomočjo klika na desni gumb miške

odpremo spustni meni

,

ki nam omogoča delo s starejšimi verzijami dokumenta. Starejšo

verzijo lahko pogledamo, pogledamo njene priloge, kopiramo,

shranimo v datotečni sistem ali pa pogledamo lastnosti, ki so bile

zadnje veljavne na izbrani verziji. S pomočjo pregleda lastnosti lahko

vidimo tudi podpisnike ovojnic starejših verzij dokumenta.

Operater lahko pregleduje starejše verzije dokumenta samo

dokumente, za katere ima pooblastilo branja.


Dokumenti prevzeti iz arhiva V primeru hranjenja dokumentov eRegistratorja v MS SQL

podatkovni bazi, lahko s pomočjo eRegistratorja naročimo prevzem

dokumentov iz arhiva pri ponudniku storitve dolgoročnega hranjenja

dokumentarnega gradiva. V tem primeru so nam iz arhiva prevzeti

dokumenti na voljo za pregledovanje v eRegistratorju sedem (7) dni

od prevzema. Do naročenih in prevzetih dokumentov lahko naročnik

dokumentov dostopa s pomočjo menija Opravila preglednice

dokumentov eRegistratorja

z izborom . Izbor je aktiven samo, če se dokumenti

eRegistratorja hranijo v MS SQL podatkovnih bazah.

Odpre se okno, ki prikazuje dokumente, ki jih je operater naročil iz

arhiva pri ponudniku storitve in so bili že prevzeti v dokumentni sistem

eRegistrator.


Za delo z dokumenti prevzetimi iz arhiva so nam v orodni vrstici na

voljo naslednja opravila:

Poglej dokument (<Ctrl><Enter>), odpre dokument

prevzet iz arhiva s sistemsko privzetim programom za

odpiranje tipa datoteke v načinu samo za branje.

Poglej priloge (<Ctrl><P>), odpre prilogo dokumenta s

sistemsko privzetim programom za odpiranje tipa datoteke v

načinu samo za branje. Opravilo je aktivno samo v primeru,

če ima izbrani dokument priloge. Če ima izbrani dokument več

prilog, se najprej odpre okno s prilogami, v katerem izberemo

želeno prilogo.


Shrani in briši (<Ctrl><S>), omogoča shranjevanje

prevzetega dokumenta z morebitnimi prilogami v datotečni

sistem. Po uspešno izvedenem shranjevanju, se privzeti

dokumenti brišejo iz spiska prevzetih dokumentov.

Lastnosti arhiva (<Ctrl><L>), odpre okno z lastnostmi

dokumenta (meta podatki), ki so o dokumentu shranjeni pri

ponudniku storitve dolgoročnega hranjenja dokumentarnega

gradiva.

Briši (<Ctrl><Delete>), brise prevzeti dokument z

morebitnimi prilogami iz spiska prevzetih dokumentov.

Osveži prikaz (<F5>)

Vsa opravila so dostopna tudi preko spustnega menija na preglednici

prevzetih dokumentov:


l

Če jih predhodno ne brišemo, se prevzeti dokumenti in vse morebitne

priloge po sedmih dneh (7) samodejno brišejo iz seznama iz arhiva

prevzetih dokumentov.


Fascikli eRegistratorja

Delo s fascikli eRegistratorja Fascikli eRegistratorja omogočajo enovit dostop in enostavno

upravljanje dokumentov eRegistratorja, ki tvorijo zaključeno celoto.

Primeri fasciklov eRegistratorja:

fascikel nabave avtomobila vsebuje ponudbe dobaviteljev,

naročilo, dobavnico, račun.

fascikel nabave stroja za nadaljnjo prodajo vsebuje naročilo

kupca, naročilo dobavitelju, prevzemnico, račun dobavitelja,

ateste stroja, dobavnico, poročilo o montaži, račun kupcu.

prejeti račun z vsemi prilogami, ki sodijo k nabavi po tem

prejetem računu.

Preglednica fasciklov eRegistratorja

Preglednica s fascikli eRegistratorja omogoča pooblaščenim osebam

enostaven dostop do fasciklov eRegistratorja. V preglednici fasciklov

so prikazani fascikli uporabnika, v katerega smo prijavljeni, ter skupni

fascikli vseh uporabnikov. Prikazani so samo fascikli, na katerih smo

pooblaščeni za dostop do dokumentov, ter javni fascikli. Če smo

pooblaščeni za dostop do dokumentov fascikla, lahko z dokumenti

fascikla tudi upravljamo.


Preglednico fasciklov zaženemo z izborom , ki se nahaja na

meniju Šifranti jezička Bližnjice glavnega menija SAOP iCentra

ali meniju Opravila preglednice dokumentov eRegistratorja

.

Izbor je aktiven samo v primeru, da je operater pooblaščen za

pooblastilo SAOP - Fascikli: Preglednica.

Odpre se nam preglednica fasciklov.


Nad preglednico sta dva filtra, ki omogočata enostaven izbor

prikazanih fasciklov.

Status fascikla – v spustnem meniju je možen prikaz

fasciklov po statusih

o – prikažejo se vsi nezaključeni fascikli. To

je tudi privzeta vrednost ob zagonu preglednice.

o – prikažejo se nezaključeni fascikli, katerih

rok izvedbe je v preteklosti. V preglednici so fascikli

obarvani rdeče - .


o – prikažejo se nezaključeni fascikli, ki

nimajo določenega roka izvedbe. V preglednici so

fascikli obarvani rožnato - .

o – prikažejo se nezaključeni fascikli, ki imajo

rok izvedbe v prihodnosti. V preglednici so fascikli

obarvani zeleno - .

o – prikažejo se zaključeni fascikli. V

preglednici so fascikli obarvani belo - .

o – prikažejo se vsi fascikli.

Vrsta fascikla – vpišemo ali izberemo želeno vrsto fascikla.

Če je podatek neizpolnjen, se prikažejo fascikli vseh vrst

fasciklov. To je ob prvem zagonu tudi privzeta vrednost.

Kasneje se predlaga zadnja vnesena vrednost.

Privzeto se prikazuje v preglednici 50 zadetkov. To število lahko

začasno spremenimo z vnosom v . S pomočjo (F5)

osvežimo v preglednici prikazane podatke. To je posebej uporabno v

večuporabniških okoljih, kjer lahko sočasno na fasciklih dela več

oseb.

Pred nastavljeni filtri fasciklov

Delo s pred nastavljenimi filtri fasciklov zaženemo z izborom gumba

oziroma kombinacijo tipk <Ctrl+F>. Z izborom oz. <Ctrl+F>


upravljamo s pred nastavljenimi filtri, z izborom pa zaženemo hitre

filtre. Vsi operaterji imajo privzeto dva sistemska hitra filtra:

, ki prikaže fascikle, katerih skrbnik je prijavljeni

operater in

, ki prikaže fascikle, na katerih je prijavljeni operater

pooblaščen za upravljanje z dokumenti

Poleg tega lahko vsak operater dodaja med hitre filtre še lastne pred

nastavljene filtre oziroma pred nastavljene filtre drugih operaterjev,

ki so jih le-ti dali v skupno rabo.

Delo pred nastavljenimi filtri fasciklov poteka na enak način kot delo

s pred nastavljenimi filtri dokumentov.

Opravila fasciklov Nad preglednico s fascikli se nahaja orodna vrstica z opravili fascikla.

Dodaj fascikel

Z izborom (Dodaj, <Insert>) odpremo okno za vnos novega

fascikla. Za dodajanje fascikla operater potrebuje pooblastilo SAOP

- Fascikli: Dodaj.


Podatki fascikla so razdeljeni na tri jezičke: Osnovni podatki,

Pooblastila in Komentarji.

Osnovni podatki fascikla

Vsak nov fascikel pridobi enovito identifikacijsko šifro fascikla v SAOP

iCentru. Podatek se dodeli samodejno in ga ni možno spreminjati.

Sledi vnos podatkov fascikla, ki so:

Vrsta fascikla – vnesemo ali izberemo vrsto fascikla, kateri

pripada fascikel. Če imamo v preglednici fasciklov izbrano

vrsto fascikla, se le-ta predlaga kot vrsta fascikla in je ni

možno spremeniti.


Šifra fascikla – na osnovi pravil izdelave šifre fasciklov za

vrsto fascikla (predpona/pripona) se tvori šifra fascikla, ki se

tu se samo prikazuje.

Naziv fascikla – kratek opis vsebine fascikla.

Uporabnik – vpišemo ali izberemo uporabnika iCentra, ki mu

pripada fascikel. Izberemo lahko med uporabnikom, v

katerega smo trenutno prijavljeni, ali vsemi uporabniki.

Predlaga se uporabnik, v katerega smo trenutno prijavljeni.

Javno – označimo ali je fascikel javen. Javni fascikli so v

preglednici dostopni vsem operaterjem, ki imajo pooblastilo za

uporabo preglednice fasciklov.

Skrbnik – vpišemo uporabniško ime operaterja, ki je skrbnik

fascikla. Ob vpisu novega fascikla se predlaga operater, ki

dodaja fascikel. Skrbnik se samodejno doda med

pooblaščene osebe fascikla.

Status – Možna sta dva statusa – V delu, Zaključen. Podatek

se samo prikazuje.

Rok izvedbe – Datum, do katerega naj bi bil fascikel

zaključen. Predlaga se na osnovi roka zaključka za vrsto

fasciklov.


Skupina/Šifra – Opredeljujeta nosilni subjekt fascikla. Če sta

navedena, se ob dodajanju dokumentov preko Dokumentov

fascikla samodejno predlagata.

Klasifikacijska skupina / Klasifikacijski znak –

Opredeljujeta položaj fascikla v klasifikacijskem načrtu, če je

to potrebno.

Rok hrambe – Datum, do katerega se hranijo dokumenti

fascikla. Če sta izpolnjenja klasifikacijska skupina / znak se

izračuna na osnovi roka hrambe iz klasifikacijskega načrta.

Opis – Podrobnejši opis vsebine fascikla.

Pooblastila fascikla

Na jezičku Pooblastila je seznam aktivnih pooblaščencev, ki imajo

pravico urejanja dokumentov fascikla.


Uvrstitev operaterjev med pooblaščence deloma spremeni

pooblastila pri ravnanju z dokumenti, ki so v fasciklu. Sprememba

pooblastil je odvisna od nastavitve Vsi dokumenti:

– operater pridobi na dokumentih fascikla pooblastilo branja

dokumenta. Če ima operater za dokument v eRegistratorju

višje pooblastilo, se mu le-to ohrani.

– operater pridobi na dokumentih fascikla pooblastilo

seznama dokumentov. Če ima operater za dokument v

eRegistratorju višje pooblastilo, se mu le-to ohrani.

Operaterje dodajamo med pooblaščene operaterje s pomočjo izbora

. Odpre se nam okno, na katerem lahko izberemo operaterje, ki so

del pooblaščencev fascikla.


Izbiramo lahko samo med aktivnimi operaterji. Če želimo, lahko s

pomočjo , izberemo sočasno več pooblaščencev s pomočjo

skupin operaterjev.

Operaterja izločimo iz seznama pooblaščencev s pomočjo .

Skrbnika fascikla ni možno izločiti iz seznama pooblaščencev.

Opomba: Pooblaščence lahko spreminjamo tudi po zaključku fascikla.

Komentarji fascikla

Na jezičku Komentarji so prikazni komentarji vezani na fascikel.


Prikazani so podatki o avtorju in času komentarja ter komentar.

Komentarji so prikazani po padajočem času vnosa – najprej

najnovejši.

S pomočjo klika na pred komentarjem lahko strnemo prikaz

posameznega komentarja. S pomočjo klika na pa zopet razpremo

prikaz posameznega komentarja. S pomočjo <Ctrl><S> lahko

sočasno strnemo vse komentarje, s pomočjo <Ctrl><R> pa vse

komentarje razpremo.

Tu lahko komentarje tudi dodamo s pomočjo izbora ,

Komentarji so lahko zapisani v različnih pisavah.


Spremeni fascikel

Z izborom (Spremeni, <Ctrl><E>) odpremo okno za spremembo

obstoječega fascikla. Odpre se okno za spremembo podatkov

fascikla, ki je enaka oknu za vnos novega fascikla. Za spreminjanje

podatkov fascikla mora biti operater skrbnik fascikla.

Briši fascikel

Z izborom (Briši, <Delete>) lahko brišemo obstoječi fascikel.

Najprej nas vpraša po potrditvi brisanja

Če fascikel, ki ga želimo brisati, vsebuje dokumente, se nam prikaže

opozorilo

in fascikla ni možno brisati. Prav tako ni možno brisati zaključenih

fasciklov.

Za brisanje fascikla mora biti operater skrbnik fascikla.


Zaključi fascikel

Z izborom (Zaključi) lahko zaključimo fascikel v delu. Najprej nas

vpraša po potrditvi zaključevanja

.

Po potrditvi dobi fascikel status zaključen in upravljanje dokumentov

fascikla je onemogočeno.

Komentiraj fascikel

Z izborom (Komentiraj) lahko komentiramo fascikel. Odpre se

okno za vnos komentarja

Komentiramo lahko katerikoli fascikel, do katerega imamo dostop –

tudi javne fascikle.

Komentarji so lahko več znakovni.


Dokumenti fascikla

Z izborom (Dokumenti, <Ctrl><D>) odpremo okno z

dokumenti fascikla.

Opomba: Dostop in delo z dokumenti s pomočjo preglednice Fascikli, je opisano posebej.

Opravila spustnega menija

Z desnim klikom na mapi dokumentov se odpre spustni meni z

opravili, ki so možna na fasciklu.

Opravila, ki so dosegljiva preko spustnega menija so:

Zaključi – omogoča zaključevanje fascikla

Komentiraj – omogoča komentiranje fascikla


Revizijska sled – omogoča vpogled v revizijsko fascikla

Pasica s fasciklom eRegistratorja Na nekaterih mestih SAOP iCentra lahko na zapis pripnemo fascikel

eRegistratorja. Na mestih, kjer lahko pripenjamo fascikle, je na oknu

za vnos običajno pasica za upravljanje fasciklov.

V levem delu pasice so gumbi, ki nam omogočajo pripenjanje fascikla

na zapis. V sredini je šifra in naziv pripetega fascikla. Desno so

gumbi, ki nam omogočajo nekatera opravila s fasciklom.

Delo s fascikli in dostop do dokumentov fascikla je operaterjem

omogočeno v skladu s pooblastili, ki jih ima operater za fascikel.

S fascikli so na pasici možna naslednja opravila:

(Dodaj) – odpre okno za vnos novega fascikla. Opravilo je

aktivno, če ima operater pooblastilo za dodajanje fasciklov.

(Pripni) – odpre preglednico fasciklov, v kateri lahko

izberemo želeni fascikel. Izbiramo lahko med fascikli, za

katere smo pooblaščeni za upravljanje z dokumenti.

(Odpni) – odpne pripeti fascikel.

(Zaključi) – zaključi pripeti fascikel.


(Dokumenti) – odpre preglednico dokumentov fascikla.

(Komentiraj) – odpre okno za vnos komentarja fascikla.

(Revizijska sled) – odpre se okno z revizijsko sledjo

fascikla.


Storitve eRegistratorja

iCenter eRegistrator lahko poleg nativnega dela v okviru SAOP

iCentra deluje tudi v povezavi z drugimi storitvami, ki so lahko

SAOPejeve ali pa ne. Trenutno je izvedena povezava na tri izven

SAOP iCenter rešitve:

opravila SAOP Razporejevalca opravil

univerzalen programski vmesnik za povezavo z zunanjimi

klienti

storitev hranjenja dokumentov pri akreditiranem ponudniku

storitve dolgoročnega hranjenja dokumentnega gradiva.

Trenutno je možno hraniti dokumente pri storitvah dveh

ponudnikov:

o eArhiv Pošte Slovenije

o eHramba podjetja Logitus3

Povezava z SAOP Razporejevalcem opravil SAOP Razporejevalec opravil je poseben dodatek SAOP iCentra, ki

deluje kot Windows servis in omogoča izvajanje določenih opravil

brez aktivne udeležbe operaterjev SAOP iCentra. Opravila se izvajajo

3 Namenjena je javnim ustanovam s področja šolstva


samodejno z določeno periodiko ponavljanja. Poleg raznih

vzdrževalnih opravil na podatkovnih bazah, paketnimi samodejnimi

vzdrževanji podatkov, samodejno pripravo poročil ter aktivnim

obveščanjem preko SMS sporočil ali ePošte ga lahko uporabljamo

tudi za dva tipa opravil, ki sta vezana na eRegistrator:

Samodejno razpošiljanje dokumentov, ki so shranjeni v

eRegistratorju in

Samodejno shranjevanje dokumentov iz poročil SAOP

Poročevalca v eRegistrator

Opravila SAOP razporejevalca opravil definiramo v administrativnem

delu SAOP iCentra.

Samodejno razpošiljanje dokumentov

Razporejevalec opravil omogoča, da lahko dokumente, ki so

shranjeni v eRegistratorju, pošiljamo prejemnikom ePoštnih sporočil

kot priponke teh sporočil brez aktivne udeležbe operaterjev SAOP

iCentra. Posameznemu sporočilu lahko priložimo enega ali več

dokumentov iz eRegistratorja.


Samodejno razpošiljanje dokumentov definiramo na zavihku

Opravilo.

Aktivno (samodejno) razpošiljanje dokumentov eRegistratorja

sprožimo tako, preko opravila SAOP Razporejevalca opravil tvorimo

v tabeli SYSOpomnikObvestila, ki se nahaja v podatkovni bazi

šifrantov (običajno SAOPsf), zapise, ki vsebujejo naslednje podatke:

ID_Opravila – številka (šifra) opravila na katero je vezano

sporočilo. Vpišemo številko, ki jo ima sporočilo v polju ID

opravila v Razporejevalcu opravil

TipObvestila - vedno 1 (ePošta)

Zadeva – zadeva iz glave ePoštnega sporočila

ElektronskiNaslovPrejemnika – ePoštni naslov prejemnika

sporočila. Če je prejemnikov več, so medsebojno ločeni s

podpičjem (;).

Sporocilo – telo ePoštnega sporočila.

Status – vedno 0 (čaka na pošiljanje)

PoslanoDne – tekoči datum/ura

DS_guid – identifikacijska šifra dokumenta v eRegistratorju. Če želimo pripeti več dokumentov eRegistratorja, lahko damo seznam, v katerem so identifikacijske šifre medsebojno ločene z podpičjem (;).

Vsak dodan zapis pomeni eno poslano ePoštno sporočilo.


Samodejno shranjevanje dokumentov

Razporejevalec opravil omogoča, da samodejno pripravljamo

poročila urejena s SAOP Poročevalcem. Liste in datoteke s podatki,

ki se nahajajo na zavihku Liste in izvozi, lahko shranjujemo med

dokumente eRegistratorja.

Samodejno shranjevanje dokumentov definiramo na zavihku

Poročilo. Dokumenti, ki nastanejo iz list poročila so vedno v PDF

obliki, oblika izvoženih podatkov pa je odvisna od definicije izvoz

podatkov v SAOP Poročevalcu. Procedura je v obliki Pascal skripta.

V proceduri lahko poleg ostalega definiramo tudi zagon podatkovnih

virov poročila z posredovanjem morebitnih vhodnih podatkov,

definicijo izvoženih datotek ter kje se odložijo izvožene datoteke. Da

bi olajšali povezavo s poročili so definirane posebne funkcije, ki

izvedejo to povezavo:

ZacniIzvoz(id_opravila, Zadeva,

ElektronskiNaslovPrejemnika, Mapa);

Označuje začetek zagona poročila in odpiranje podatkovnih

virov. Parametri naslednji pomen:

o id_opravila – številka opravila, ki se doda samodejno,

o Zadeva – besedilo, ki ga želimo prikazati v Zadevi

ePoštnega sporočila


o ElektronskiNaslovPrejemnika – v primeru odlaganja

dokumenta v eRegistrator je prazen niz ('').

o Mapa – v primeru odlaganja dokumenta v eRegistrator

je prazen niz ('').

ShraniVeR(2, 'S', 5, '0001005',

'\Poročila\Samodejno', 'SPP', 4, false);

povzroči, da se lista v PDF obliki ali izvožena datoteka shrani

v eRegistrator. Pri tem so možni naslednji parametri:

o številka (na primeru 2), je številka definicije liste

oziroma izvoza v izbranem poročevalcu.

o entiteta (na primeru 'S') je oznaka entitete v

eRegistratorju. Možne vrednosti so S (=stranke), A

(=artikli), Z (=zaposleni), O (=osnovna sredstva), D (=

delovna mesta) in N (= servisne naprave)

o številka šifranta entitete (na primeru je 5), na katero se

shranjuje dokument

o subjekt (na primeru '0001005') je šifra subjekta (npr.

stranke, artikla, zaposlenega, ...), na katerega se

shranjuje dokument

o mapa v eRegistratorju (na primeru

'\Poročila\Samodejno') je mapa, v katerega se

shranjuje poročilo znotraj subjekta. Če mapa v

eRegistratorju ne obstaja jo naredi.


o vrsta dokumenta (na primeru 'SPP')

o številka uporabnika (na primeru 4). Je uporabnik

iCentra, na katerega je shranjen dokument.

o Vedno nov dokument (na primeru false). V primeru, da

v mapi eRegistratorja že obstaja dokument z enakim

imenom kot ga shranjujemo, potem v primeru false

doda novo različico istega dokumenta, v primeru true

pa tvori nov dokument.

Kot rezultat te funkcije se lahko vrne ID dokumenta, pod

katerim se je shranil pripravljeni dokument v eRegistrator.

Primer – ID dokumenta se shrani v spremenljivko idDok:

idDok: String;

…

idDok := ShraniVeR(…

KoncajIzvoz();

zaključi delo s poročilom.

Povezava zunanjih odjemalcev z eRegistratorjem Dostopu zunanjih odjemalcev do dokumentnega sistema

eRegistrator je namenjen programski vmesnik SAOP_DS.dll, ki je

sestavni del namestitve SAOP iCentra. Vse datoteke potrebne za


delovanje programskega vmesnika so v mapi povezava_er

programske mape SAOP iCentra. Poleg ostalega se v mapi nahaja

tudi testni program SAOP_DS_Test, ki je namenjen predstavitvi

delovanja in zmogljivosti programskega vmesnika. Programski

vmesnik omogoča:

Listanje seznama dokumentov eRegistratorja

Prevzem dokumenta iz eRegistratorja (»download«

dokumenta)

Oddajo dokumenta v eRegistrator (»upload« dokumenta)

Funkcionalnost je dostopna samo uporabnikom naprednih

funkcionalnosti SAOP iCentra.

Prijavni podatki v eRegistrator

Da bi lahko dostopal do eRegistratorja mora kličoči odjemalec

zagotoviti naslednje podatke:

Ime MS SQL strežnika oziroma njegove instance, na kateri se

nahajajo podatkovne baze SAOP iCentra

Ime podatkovne baze šifrantov SAOP iCentra, v kateri so

shranjeni metapodatki eRegistratorja


Prijavno ime in geslo za prijavo v MS SQL, ki mora imeti

pooblastilo za dostop do podatkovnih baz SAOP iCentra

SAOPsf in SAOPtmp.

Identifikacijo operaterja in geslo za delo s SAOP iCentrom –

če uporabljamo za prijavo v delo z SAOP iCentrom Windows

prijavo parametra nista potrebna, ker se določi operater

iCentra iz Windows prijave. Operater SAOP iCentra mora

imeti v SAOP iCentru ustrezna pooblastila, ki mu omogočajo

delo z želenimi dokumenti.

Identifikacijsko geslo kličoče aplikacije – identifikacijsko geslo

pripravi administrator eRegistratorja v Povezavi z zunanjimi

odjemalci administratorskega dela SAOP iCentra.

Identifikacijsko geslo mora biti aktivno.

Listanje dokumentov eRegistratorja

Listanje dokumentov eRegistratorja je namenjeno prikazu

metapodatkov dokumentov, ki so shranjeni v eRegistratorju v

odvisnosti od omejitve iskanja (filtra) in pooblastil operaterja

podanega ob klicu programskega vmesnika. Prikaže se prvih

petdeset (50) zadetkov. Če je zadetkov več je potreba spremeniti filter

tako, da izloči nepotrebne zadetke.


Za ustrezen prikaz seznama dokumentov kličoči odjemalec poleg

splošnih podatkov zagotovi še naslednje podatke:

Številko uporabnika SAOP iCentra iz licenčnih podatkov

SAOP iCentra. Podatek je obvezen.

Parametre za filtriranje dokumentov eRegistratorja v obliki

XML. XML se validira na eR_List_Filter.xsd shemo. XML

parameter je naslednje oblike:

<Dokument

xmlns="http://www.icenter.si"

xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"

xsi:schemaLocation="http://www.icenter.si eR_List_Filter.xsd">

<sss Operand="ooo">vvvv</sss>

…

</Dokument>

kjer imajo spremenljivke naslednji pomen:

o sss je ime stolpca z rezultati za katerega velja filter –

nekaterih stolpcev ni moč uporabljati za filter.

Dovoljena imena stolpcev so: Skupina,

SifraVrsteDokumenta, NazivVrsteDokumenta,

StevilkaSifranta, IDUporabnika, Sifra, ImeDokumenta,

Avtor, DatumNastanka, Uporabnik, ImeVnasalca,

CasVnosa, ImePopravljalca, CasPopravljanja,

StatusDok, NazivRacunalnika, zlib, Ovojnica,

Stevilopodpisov, podpis, Razlogpodpisa, SifraArhiva,

StatusArhiva, NazivSAZ, Naziv, Zadeva,


KljucneBesede, Aplikacija, Komentar, Dovoljenje,

CasIzdajeDokumenta

o ooo je operater filtriranja možno vrednosti so

= - je enako

< – manjše

<= - manjše ali enako

> - večje

>= - večje ali enako

<> - različno

LIKE - vsebuje v SQL sintaksi

NOT LIKE - ne vsebuje SQL sintaksi

IN – niz vrednosti

o vvv pomeni vrednost, na katero filtriramo

Pa še primer:

<Dokument



xsi:schemaLocation="http://www.icenter.si eR_List_Filter.xsd">

<Skupina Operand="=">S</Skupina>

<Sifra Operand="LIKE">00001%</Sifra>

<DatumNastanka Operand=">">2010-03-17</DatumNastanka>

<DatumNastanka Operand="<">2011-10-15</DatumNastanka>

</Dokument>

Parametre za razvrščanje dokumentov eRegistratorja v obliki

XML. XML se validira na eR_List_Order.xsd shemo. XML

parameter je naslednje oblike:

<Dokument




xsi:schemaLocation="http://www.icenter.si eR_List_Order.xsd">

<Column Operand="ooo">sss</Column>

</Dokument>


o sss je ime stolpca po katerem razvrščamo podatke.

Zaporedje vnosa pomeni zaporedje razvrščanja.

Dovoljena imena stolpcev so: skupina,

sifravrstedokumenta, nazivvrstedokumenta,

stevilkasifranta, iduporabnika, sifra, imedokumenta,

avtor, datumnastanka, uporabnik, imevnasalca,

casvnosa, imepopravljalca, caspopravljanja,

statusdok, nazivracunalnika, zlib, ovojnika,

stevilopodpisov, podpis, razlogpodpisa, sifraarhiva,

statusarhiva, nazivsaz, naziv, zadeva, kljucnebesede,

aplikacija, komentar, casizdajedokumenta in

dovoljenje.

o ooo je operater filtriranja možni vrednosti sta

asc ali ASC = naraščajoče

desc ali DESC = padajoče

Pa še primer:

<Dokument



xsi:schemaLocation="http://www.icenter.si eR_List_Order.xsd">

<Column Operand="ASC">skupina</Column>

<Column Operand="desc">nazivvrstedokumenta</Column>

</Dokument>


Operater SAOP iCentra mora imeti omogočen dostop do uporabnika,

katerega seznam dokumentov v eRegistratorju želi pridobiti. Vrnejo

se podatki o največ 50 dokumentih, ki ustrezajo pogojem iskanja.

Poleg podatkov se vrne tudi skupno število podatkov, ki ustrezajo

pogojem iskanja.

Prevzem dokumenta iz eRegistratorja

Prevzem dokumenta iz eRegistratorja omogoča pridobitev

dokumenta iz eRegistratorja. Dokument se dostavi iz eRegistratorja

v datotečni sistem. Da bi se operacija uspešno izvedla mora imeti

kličoči operater najmanj pravico branja za vrsto dokumenta, ki ga je

zahteval. Poleg tega mora imeti operater omogočen dostop do

uporabnika SAOP iCentra, ki je lastnik dokumenta.

Da bi se prenesel ustrezen dokument mora kličoči odjemalec

zagotoviti naslednje podatke:

ID dokumenta iz eRegistratorja

Ime mape, v katero se bo odložil prevzeti dokument

Iz eRegistratorja se vedno dostavi zadnja shranjena različica

dokumenta.


Oddaja dokumenta v eRegistrator

Oddaja dokumenta v eRegistrator omogoča zapis dokumenta iz

datotečnega sistema v dokumentni sistem eRegistrator. Da bi se

operacija uspešno izvedla mora imeti kličoči operater pravico

kreiranja dokumentov za entiteto, kateri dodaja dokument. Poleg tega

mora operater imeti omogočen dostop do uporabnika SAOP iCentra,

katerega dokument oddajamo v eRegistrator.

V primeru, da dokument, ki ga oddajamo že obstaja v eRegistratorju

se lahko doda nov dokument po SAOP standardih poimenovanja ali

pa nova različica dokumenta.

Za ustrezen zapis meta podatkov o dokumentu mora kličoči

odjemalec poleg splošnih podatkov zagotoviti naslednje podatke:

Polno ime izvorne datoteke (ime mape in ime dokumenta)

Oznako entitete, ki mora biti:

o S – stranke,

o A – artikli,

o Z – zaposleni,

o O – osnovna sredstva,

o D – delovno mesto ali

o N – servisna naprava.


Številka šifranta subjekta

Šifra subjekta – v odvisnosti od oznake entitete je to lahko

šifra stranke, šifra artikla, šifra zaposlenega, šifra osnovnega

sredstva, šifra delovnega mesta ali šifra servisne naprave.

Mapa – ime mape znotraj subjekta, v katero se shrani

dokument v eRegistratorju.

Vrsta dokumenta eRegistratorja

ID Uporabnika, kateremu dokument pripada

Oznaka nove datoteke – opredeljuje ravnaje, če v mapi že

obstaja dokument z enakim imenom

o False – dokument se shrani kot nova različica

obstoječega dokumenta

o True – dokument se shrani kot nov dokument

Dodatne neobvezne lastnosti dokumenta (metapodatke) v

obliki XML. XML se validira na eR_List_MetaData.xsd shemo.

XML parameter je naslednje oblike:

<Dokument



xsi:schemaLocation="http://www.icenter.si

eR_List_MetaData.xsd">

<sss>vvv</sss>

<sss>vvv</sss>

...

</Dokument>



o sss je ime lastnosti, ki se dodaja dokumentu. Dovoljeno je dodajanje naslednjih lastnosti: Naziv, Avtor, Uporabnik, Vodja, Podjetje, Vrsta, Zadeva, Aplikacija, Komentar, KljucneBesede in CasIzdajeDokumenta.

o vvv pomeni vrednost lastnosti

Pa še primer:

<Dokument

xmlns="http://www.icenter.si/"


xsi:schemaLocation="http://www.icenter.si

eR_List_MetaData.xsd">

<Zadeva>Dopis stranki</Zadeva>

<Vodja>Vodja prodaje</Vodja>

<KljucneBesede>Dopis Splošna ponudba</KljucneBesede>

<Komentar>Prodajno pismo – jesenska akcija</Komentar>

</Dokument>

Povezava s ponudniki dolgoročne hrambe dokumentov Povezava z akreditiranimi storitvami hranjenja dokumentarnega in

arhivskega gradiva je nameščena kot Windows (lokalna) storitev na

strežnik (delovno postajo) in predstavlja komunikacijska vrata med

eRegistratorjem in naslednjimi ponudniki storitvami hranjenja:

eArhiv ponudnika Pošte Slovenije

eHramba ponudnika Logitus


Ker za dostop do ponudnikov storitev hranjenja potrebujemo ustrezna

certificirana digitalna potrdila, storitev zaganjamo z uporabniškim

računom, ki ima dostop do zahtevanih digitalnih potrdil.

Namestitev storitve povezave s ponudniki storitev hranjenja ni

sestavni del standardne namestitve SAOP iCentra in se nahaja v

posebni namestitveni datoteki. Običajno se namesti v posebno mapo

programske mape SAOP iCentra. Pred prvim zagonom moramo

ustrezno izpolniti datoteko z zagonskimi parametri

SAOPeArhivPS.ini.


Zagonski parametri storitve so:

[Server] – podatki o SAOP iCenter strežniku

o sqlstreznik – ime instance MS SQL, na kateri so

shranjene podatkovne baze SAOP iCentra

o saopsf – ime podatkovne baze šifrantov SAOP

iCentra, v kateri so shranjeni meta podatki in

nastavitve eRegistratorja

o saopsfbaze_dat – ime mape z datoteko s podatki o

aktivnih bazah šifrantov

o loggfile – ime mape, v kateri je odložen dnevnik

povezave z eArhivom Pošte Slovenije


Administracija eRegistratorja

Administracijo iCenter eRegistratorja zaženemo na jezičku

Administracija glavnega menija SAOP iCentra.

Ob izboru eRegistrator se nam odpre spustni meni

,

na katerem lahko izberemo:

Klasifikacijski načrt, ki omogoča upravljanje s

klasifikacijskim načrtom iCenter eRegistratorja. Funkcija je del

naprednih funkcionalnosti eRegistratorja.

Vrste dokumentov, ki omogoča upravljanje s šifrantom vrst

dokumentov. Funkcija je del naprednih funkcionalnosti

eRegistratorja.

Vzorci, ki omogoča upravljanje z vzorci eRegistratorja

Vrsta skeniranega dokumenta, ki omogoča upravljanje z

vrstami skeniranih dokumentov


Vrste fasciklov, ki omogočajo upravljanje z vrstami fasciklov

eRegistratorja

Varnost (skupine), ki omogoča nastavitve pooblastil za delo

z iCenter eRegistratorjem na nivoju entitet. Funkcija je del

naprednih funkcionalnosti eRegistratorja.

Upravljanje z dokumenti, ki omogoča skrbniška opravila z

dokumenti eRegistratorja. Funkcija je del naprednih


Statistika, ki omogoča statistični pregled nad dokumenti

eRegistratorja. Funkcija je del naprednih funkcionalnosti

eRegistratorja.

Pregled uničenih dokumentov – funkcija je del naprednih


Povezava z zunanjimi odjemalci, ki omogoča dodeljevanje

dostopov zunanjim odjemalcem do dokumentnega sistema

eRegistrator. Funkcija je del naprednih funkcionalnosti

eRegistratorja.

Upravljanje fasciklov, ki omogoča skrbniška opravila s

fascikli eRegistratorja.

Del administracije iCenter eRegistratorja je sestavni naprednih funkcij

eRegistratorja, zato je na voljo samo uporabnikom, ki imajo aktivirane

napredne funkcije Dokumentacijskega sistema SAOP iCentra.


Poleg tega je dostop do administracije iCenter eRegistratorja dodatno

nadzorovan s pooblastilom SAOP - Upravljanje z

dokumentacijskim sistemom v aplikacijskem varnostnem sistemu.

Aktivacija naprednih funkcionalnosti Če smo izbrali katerokoli opravilo upravljanja SAOP iCenter

eRegistratorja, ki je del naprednih funkcionalnosti eRegistratorja in

napredene funkcije še niso aktivirane, se nam ob zagonu odpre okno,

ki zahteva vnos aktivacijsko kode, ki se jo pridobi v prodajni službi

SAOP d.o.o.

Do vnosa pravilne aktivacijske kode upravljanje teh funkcionalnosti

iCenter eRegistratorja ni možno.

Upravljanje iCenter eRegistratorja

Klasifikacijski načrt

Klasifikacijski načrt iCenter eRegistratorja predstavlja klasificiranje

dokumentov iCenter eRegistratorja v skladu z zakonodajo in internimi

akti podjetja. Klasifikacijski znaki so razvrščeni v klasifikacijske


skupine, kar omogoča vzporedno vodenje štirih klasifikacijskih

načrtov. Klasifikacijske skupine iCenter eRegistratorja SAOP iCentra

so:

Gospodarstvo

Javni sektor

Knjiga pošte

Splošno

Običajno se uporablja en klasifikacijski načrt za vse uporabnike

SAOP iCentra. Sistem več klasifikacijskih skupin omogoča pri

heterogenih uporabnikih iCentra, predvsem v primeru računovodskih

servisov, da za različne tipe uporabnikov uporabljajo tudi različne

klasifikacijske načrte za dokumentacijo.

Opombi: Če uporabljate Klasifikacijski načrt v Knjigi pošte SAOP iCentra, se tam vedno

uporablja načrt iz skupine Knjiga pošte.

Ob instalaciji / nadgradnji se namesti klasifikacijski znak Splošni dokumenti

(šifra 0) v klasifikacijski skupini Splošno.

Klasifikacijski načrt – preglednica

Ob izboru Klasifikacijski načrt na jezičku Administracija glavnega

menija SAOP iCentra se nam odpre preglednica s podatki.


V glavi preglednice se v spustnem meniju izbere klasifikacijsko

skupino, s katere klasifikacijskim načrtom želimo delati. Prvič je

privzeta klasifikacijska skupina Splošno, kasneje pa zadnja

uporabljana klasifikacijska skupina. Na preglednici lahko dodajamo,

spreminjamo ali brišemo podatke o klasifikacijskih znakih znotraj

klasifikacijske skupine. Če želimo brisati klasifikacijski znak, ki je

uporabljen v vrstah dokumentov, se prikaže sporočilo

in zapis se ne briše.

Poleg tega lahko tukaj lahko klasifikacijske načrte natisnemo ter

izvozimo ali uvozimo po SAOP iCenter standardih.


Uvoz kasifikacijskih načtov

Ob izboru Uvoza klasifikacijskih načrtov se nam odpre spustni meni,

ki nam omogoča naslednja izbora:

Uvoz iz tekstovne datoteke

Uvoz – Logitus

Uvoz iz tekstovne datoteke je standardni SAOP iCenter uvoz šifranta

iz besedilne datoteke.

Uvoz iz eHrambe Logitus je aktiven samo v primeru, da ima

uporabnik aktivne nastavitve povezave z eHrambo podjetja Logitus.

Ob potrditvi uvoza se poveže s storitvijo eHrambe in prepiše

klasifikacijski načrt za ustanovo. Pri tem velja, da se novi zapisi

dodajo obstoječi pa spremenijo naziv. Ob uvažanju mora imeti

delovna postaja dostop do spleta in na nameščen mora biti ustrezno

digitalno potrdilo, ki služi za identifikacijo storitvi eHrambe Logitus.

Klasifikacijski načrt – upravljanje s podatki

Ob izboru Vnesi zapis( )/Popravi( ) zapis na preglednici

Klasifikacijski načrt se nam odpre okno za vnos/spremembo

podatkov o klasifikacijskemu znaku.


Vnašajo se naslednji podatki:

Klasifikacijska skupina – podatek se prenese iz preglednice

in ga ni moč spreminjati

Klasifikacijski znak – pri dodajanju novega zapisa se vpiše

šifro klasifikacijskega znaka.

Pomen – vpiše se kratek opis vsebine klasifikacijskega znaka

Rok hrambe v letih

Trajno dokumentarno gradivo

Arhivsko gradivo

Opis vsebine klasifikacijskega znaka – dodaten opis

vsebine klasifikacijskega znaka, če je potreben


Vrste dokumentov

Vrste dokumentov predstavljajo notranji pogled organizacije na

dokumente v iCenter eRegistratorju in so vezane na klasifikacijske

znake v klasifikacijskem načrtu. Predstavljajo osnovni gradnik iCenter

eRegistratorja, ki omogoča združevanje dokumentov in postavljanje

pravil za ravnanje z njimi.

Opomba: Ob instalaciji/nadgradnji se namestijo za vsako entiteto po ena vrsta

dokumenta. Vse privzete vrste dokumentov imajo klasifikacijski znak Splošni

dokumenti (šifra 0) v klasifikacijski skupini Splošno.

Vrste dokumentov – preglednica

Ob izboru Vrste dokumentov na jezičku Administracija glavnega

menija SAOP iCentra se nam odpre preglednica s podatki.


Na preglednici lahko dodajamo, spreminjamo ali brišemo podatke o

vrstah dokumentov.

Če želimo brisati vrsto dokumentov, ki ima dokumente shranjene v

eRegistratorju, se prikaže sporočilo


Poleg tega lahko tu tudi upravljamo s pooblastili vezanimi na vrste

dokumentov ter izvozimo ali uvozimo po SAOP iCenter standardih.

Uvoz iz klasifikacijskega načrta

Poleg standardnega uvoza iz besedilne datoteke je možno dodajanje

vrst dokumentov iz klasifikacijskega načrta. Uvoz zaženemo tako, da

na meniju, ki se odpre s klikom na Uvoz podatkov

izberemo Uvoz iz klasifikacijskega načrta.

Odpre se nam preglednica za pripravo prepisa klasifikacijskega

načrta v vrste dokumentov.


Nad preglednico se nahajajo filtri, ki omogočajo hitro filtriranje

klasifikacijskih znakov, ki jih želimo prenašati v vrste dokumentov:

Klasifikacijska skupina – izberemo lahko eno od štirih

klasifikacijskih skupin eRegistratorja

Od/do klasifikacijskega znaka – izberemo lahko obseg

klasifikacijskih znakov, ki jih želimo prinesti v vrste

dokumentov

Dolžina – višemo dolžino klasifikacijskih znakov, od katere

dalje želimo prenesti klasifikacijske znake. Npr. če vpišemo 3

potem se prenašajo samo klasifikacijski znaki, ki imajo dolžino

znaka tri ali več, eno in dvomestni znaki pa se ne prenašajo.

Ob vsaki spremembe vnosa se v preglednici ustrezno spremenijo

prikazani podatki.

Predlagajo se naslednji podatki vrst dokumentov, ki jih lahko v

preglednici poljubno spreminjamo:


Vrsta dokumenta – privzeta vrednost je klasifikacijski znak

Naziv vrste dokumenta – privzeto je pomen klasifikacijskega

znaka

Podpis – privzeto je podpis ni obvezen

Razlog – privzeto je razlog podpisa ni obvezen

Časovni žig – privzeto je podpis se ne časovno žigosa s

strani certificiranega ponudnika časovnega žigosanja (TSA)

Če v polje Predpona vrste dokumenta vnesemo niz, se ta niz doda v

predlagano šifro vrste dokumenta pred klasifikacijski znak.

V stolpcu Prenesi izberemo vrste dokumentov, ki jih želimo zapisati v

šifrant vrst dokumentov.

S pomočjo lahko izberemo vse vrstice v preglednici, s

pomočjo pa razveljavimo izbor vseh vrstic v preglednici.

Vpis novih vrst dokumentov iz izbranih podatkov klasifikacijskega

načrta zaženemo s pomočjo gumba . Najprej se prekontrolira

ali morebiti vrste dokumentov že obstajajo v šifrantu vrst dokumentov.

Če obstajajo, se prikaže sporočilo

,


Kjer so prikazane vrste dokumentov, ki že obstajajo v šifrantu vrst

dokumentov. Če izberemo , se vrnimo v okno za pripravo

uvoza. Če izberemo , se uvoz nadaljuje. Vrste dokumentov,

ki že obstajajo v šifrantu vrst dokumentov ostanejo tam

nespremenjene.

Sledi zapis novih vrst dokumentov v šifrant vrst dokumentov. Po

zaključku prenosa se prikaže sporočilo

.

Vrste dokumentov – upravljanje s podatki

Ob izboru Vnesi zapis( )/Popravi( ) zapis na preglednici Vrste

dokumentov se nam odpre okno za vnos/spremembo podatkov o vrsti

dokumenta.



Šifra – Pri dodajanju novega zapisa vpišemo šifro vrste

dokumenta

Klasifikacijska skupina/znak – vpišemo ali izberemo

skupino/znak iz klasifikacijskega načrta, ki opredeljuje mesto

vrste dokumenta v klasifikacijskem načrtu.

Naziv – vpišemo naziv vrste dokumenta

Stopnja zaupnosti – izbere se stopnjo zaupnosti vrste

dokumenta. Možne vrednosti so:

o Interno, kar je tudi privzeta vrednost

o Javno

o Zaupno

Obvezen podpis (če je PDF, podpiši PDF) – če je označen

pomeni, da je za vrsto dokumenta podpis obvezen. V primeru,

da dokumenta ne podpišemo, ga ni možno shraniti v iCenter

eRegistrator.

Opomba: Samodejno se PDF dokumenti podpisujejo v PDF datoteki, ostali

dokumenti pa v ovojnici.

Obvezen razlog podpisa – če je označen pomeni, da je za

vrsto dokumenta ob podpisovanju obvezna navedba razloga

podpisa. V primeru, da razloga podpisa ne navedemo, podpis

dokumenta ni možen.


Časovni žig – če je označen pomeni, da se za vrsto

dokumenta overi tudi čas podpisa s strani ponudnika

certificiranega časovnega žigosanja (TSA).

Ponudnik storitev – iz spustnega menija izberemo

ponudnika storitev arhiviranja, na katerega se po potrditvi

arhivirajo dokumenti vrste dokumenta. Trenutno je SAOP

iCenter možno povezati z:

o eArhivom Pošte Slovenije in

o eHrambo Logitus

Opomba: Za uspešno izvajanje povezavo mora biti instalirana Windows storitev

SAOP Arhiviranje dokumentov (srvSAOPEArhivPS.exe).

Zamik pri pošiljamo – izberemo kdaj se prepiše kopija

dokumenti iz eRegistratorja h akreditiranemu ponudniku

storitve hranjenja dokumentov. Možni so naslednji izbori:

o Brez avtomatskega pošiljanja – prepis dokumentov

te vrste mora sprožiti operater iCentra ročno s

pomočjo ustreznih funkcij v raziskovalcu dokumentov

oziroma pregledu nad dokumenti.

o Pošlji takoj ob vpisu dokumenta – ko se dokument

zapiše v eRegistrator se samodejno prepiše še k

izbranemu ponudniku storitev hranjenja.


o Pošlji čez [število dni] dni – dokumenti te vrste se

pošljejo samodejno ponudniku storitve hranjenja

navedeno število po zapisu v eRegistrator.

Dodatni parametri – vpišemo dodatne parametre povezave

s ponudnikom, ki so odvisni od ponudnika, s katerim se

povezujemo. Za povezavo z eArhivom Pošte Slovenije so

parametri naslednji:

o Vozlišče – vpiše se vozlišče v eArhivu Pošte

Slovenije, v katerega se shranjujejo oddani

dokumenti. Če ne vpišemo nič, se dokumenti shranijo

v vozlišče Nerazporejeni dokumenti.

o Shrani na počasni medij (leta) – vpiše se čas v letih

od oddaje v arhiv, ko se dokumenti iz hitro dostopnega

medija prenesejo na počasen medij. Dokumenti so še

vedno arhivirani pri ponudniku, vendar je dostop do

njih nekoliko daljši. Predlaga se 2 leti.

o Uničenje (leta) – a vpiše se čas v letih od oddaje v

arhiv, ko se dokumenti v eArhivu Pošte Slovenije.

Predlaga se podatek iz klasifikacijskega znaka. Če

tam podatek ni dosegljiv, se predlaga 10 let.

Opomba: Privzetih vrst dokumentov ni možno spreminjati oziroma brisati.


Vzorci eRegistratorja

Delo z vzorci eRegistratorja je namenjeno upravljanju vzorcev, ki so

splošni osnutki, ki služijo za izdelavo novih dokumentov

eRegistratorja. Vzorci dokumentov so vezani na tip entitete (npr.

stranke, artikli, ...) in uporabnika iCentra (»naziv licence«).

Ob izboru se odpre pomeni, na katerem izberemo entiteto, s katere

vzorci želimo upravljati.

Aktivni so izbori entitet, za katere imamo pooblastilo upravljanja

vzorcev. Odpre se okno Raziskovalca dokumentov z vzorci entitete.


Delo z vzorci je enako delu z dokumenti v raziskovalcu dokumentov

z nekaj posebnostmi, ki so vezane na vlogo vzorcev v iCenter

eRegistratorju. Vzorce eRegistratorja pripravimo z ustreznimi orodji

(npr. MS Word, MS Excel, OO Write, OO Calc, ...) in jih nato s

pomočjo dodajanja dokumentov s pomočjo kopiranja iz odložišča

prenesemo med vzorce eRegistratorja.

Tudi vzorci dokumentov imajo lahko različne verzije. Za pripravo

novih dokumentov se uporablja vedno zadnja potrjena verzija vzorca.

Pri upravljanju vzorcev veljajo splošna pooblastila, ki so vezana na

vrsto dokumentov.

Lastnosti, katere želimo, da jih dedujejo dokumenti nastali iz vzorca

vpišemo v lastnosti vzorca.

Vrste fasciklov

Vrste fasciklov predstavljajo skupine z enotnim številčenjem facikov

znotraj vrste fascikla. Omogočajo nam, da lahko fascikle razdelimo v

različne skupine. Posamezni fascikel pripada eni vrsti fascikla.

Vrste fasciklov – preglednica

Ob izboru Vrste fasciklov na jezičku Administracija glavnega menija

SAOP iCentra se nam odpre preglednica s podatki.


Na preglednici lahko dodajamo, spreminjamo ali brišemo podatke o

vrstah fasciklov. Če želimo brisati vrsto fascikla, ki je v uporabi, se

prikaže sporočilo


Poleg tega lahko tukaj lahko vrste fasciklov natisnemo ter izvozimo

ali uvozimo po SAOP iCenter standardih.

Vrste fasciklov – upravljanje s podatki

Ob izboru Vnesi zapis( )/Popravi( ) zapis na preglednici Vrste

fasciklov se nam odpre okno za vnos/spremembo podatkov o vrsti

fascikla.



Šifra – oznaka vrste fascikla, ki enovito opredeljuje vrsto

fascikla. Fascikli se zaporedno številčijo v okviru vrste

fascikla. Je skupaj s zaporedno številko standarden del šifre

fascikla, ki je

<Vrsta fascikla>-<5 mestna zaporedna številka>.

Naziv – kratek opis, ki opredeljuje vrsto fascikla.

Rok zaključka – vpiše se običajno trajanje urejanja

dokumentov fascikla izbrane vrste. Uporablja se za samodejni

izračun predloga roka zaključka dela s fasciklom.

Format je ay bm cd, kjer so a, b in c cela števila, y je oznaka

za leto, m za mesec in d za dan. Primer: če je rok zaključka 1

leto in 10 dni bi zapisali 1y 10d.

Predpona – vpiše se predpona, ki se doda pred standardni

del šifre fascikla. Pri tem veljajo naslednja pravila:

o @YY; – se nadomesti z dvomestno letnico, tekočega

datuma ob odprtju fascikla


o @YYYY; – se nadomesti z štirimestno letnico,

tekočega datuma ob odprtju fascikla

o @ORG; – se nadomesti z številko uporabnika iCentra,

v katerega smo prijavljeni ob odprtju fascikla

o @OP; – se nadomesti z identifikacijo operaterja

iCentra, ki je odprl fascikel

o Ostali del predpone ostane nespremenjen

Primer: ABC_@YYYY;_ da predpono ABC_2013_

Pripona – vpiše se pripona, ki se doda za standardni del šifre

fascikla. Pri tem veljajo naslednja pravila:

o @YY; – se nadomesti z dvomestno letnico, tekočega

datuma ob odprtju fascikla

o @YYYY; – se nadomesti z štirimestno letnico,

tekočega datuma ob odprtju fascikla

o @ORG; – se nadomesti z številko uporabnika iCentra,

v katerega smo prijavljeni ob odprtju fascikla

o @OP; – se nadomesti z identifikacijo operaterja

iCentra, ki je odprl fascikel

o Ostali del pripone ostane nespremenjen

Primer: /@OP; da pripono /Peter-r


Povezava z zunanjimi odjemalci

Povezava z zunanjimi odjemalci omogoča administratorju

eRegistratorja avtorizacijo dostopa zunanjih odjemalcev

(odjemalcev, ki niso SAOP iCenter) do eRegistratorja. V postopku

definicije zunanje povezava se tvori enovito geslo, ki identificira

odjemalca in omogoča njegovo navezavo na eRegistrator preko

programskega vmesnika za dostop zunanjih odjemalcev.

Povezava z zunanjimi odjemalci – Preglednica

Ob zagonu Povezave z zunanjimi odjemalci na jezičku

Administracija glavnega menija SAOP iCentra se nam odpre

preglednica z aktivnimi povezavami.

Na preglednici lahko dodajamo ali spreminjamo podatke o povezavah

z zunanjimi odjemalci.

Poleg tega lahko tu tudi pregledamo zgodovino aktivnih in neaktivnih

povezav s pomočjo gumba . Odpre se nam preglednica,


kjer prikazana revizijska sled dodajanja in spreminjanja statusa

povezav.

Povezava z zunanjimi odjemalci – Upravljanje s podatki

Ob izboru Vnesi zapis( )/Popravi zapis ( ) na preglednici Povezava

z zunanjimi odjemalci se nam odpre okno za vnos/spremembo

podatkov o povezavi.



ID povezave – Pri dodajanju novega zapisa vpišemo

identifikacijo, pod katero se bodo hranile revizijske sledi ob

povezavi tega odjemalca preko programskega vmesnika

Avtor – vpišemo naziv ali ime avtorja odjemalca.

Aktivna povezava – izberemo ali je povezava aktivna ali ne

(/) vsaka shranjena sprememba aktivnosti povezave se

shrani v revizijsko sled.

Geslo – enovito geslo za identifikacijo povezave ob klicu

programskega vmesnika. Podatek se samo prikazuje in ga ni

možno spreminjati.

Opis – kratek opis povezave

Pooblastila iCenter eRegistratorja Pooblastila za delo z SAOP iCenter eRegistratorja delimo glede na

nivo varovanja na tri dele:

Splošna pooblastila za delo z SAOP iCenter eRegistratorjem

Pooblastila vezana na delo z dokumenti entitet

Pooblastila vezana na delo z dokumenti vrst dokumentov


Splošna pooblastila iCenter eRegistrator

Splošna pooblastila iCenter eRegistratorja so del aplikacijskega

varnostnega sistema in se znotraj njega nastavljajo na standardni

način za nastavljanje pooblastil. Pooblastila, ki omogočajo

dovoljenja/prepovedi vezane na iCenter eRegistrator so:

SAOP - Upravljanje z dokumentacijskim sistemom

Pooblastilo omogoča/onemogoča zagon upravljanja

nastavitev iCenter eRegistratorja z jezička


SAOP - Upravljanje s certifikati

Pooblastilo omogoča/onemogoča zagon upravljanja z

digitalnimi certifikati operaterjev z okna za vnos podatkov o

operaterju.


iCenter - Meni, pregled nad dokumenti

Pooblastilo omogoča/onemogoča zagon pregleda nad

dokumenti z jezička Moduli glavnega menija SAOP

iCentra.

DOK - Dokumenti vseh uporabnikov

Pooblastilo omogoča pregled nad dokumenti vseh

uporabnikov v Raziskovalcu dokumentov oz. Pregledu nad

dokumenti. Privzeto operaterji vidijo samo skupne

dokumente/vzorce (ID uporabnika je 0) in dokumente

uporabnika, v katerega so trenutno prijavljeni. Če imajo

omogočeno to pooblastilo vidijo vse dokumente/vzorce ne

glede na to, od katerega uporabnika so.

SAOP - Fascikli: Preglednica

Pooblastilo omogoča/onemogoča zagon preglednice s fascikli

. Osebe, ki nimajo tega pooblastila lahko dostopajo

do fasciklov samo skozi pasico s fascikli v modulih SAOP

iCentra,

SAOP - Fascikli: Dodaj

Pooblastilo omogoča/onemogoča dodajanje novega fascikla.

Osebe, ki nimajo tega pooblastila lahko delajo s fascikli, ne

morejo pa tvoriti novega fascikla.


SAOP - Vrste fasciklov: Preglednica

Pooblastilo omogoča/onemogoča dostop do preglednice Vrst

fasciklov, ki je sestavni del administrativnih funkcij

eRegistratorja.

SAOP - Vrste fasciklov: Dodaj

Pooblastilo omogoča/onemogoča dodajanje nove vrste

fascikla.

SAOP - Vrste fasciklov: Spremeni

Pooblastilo omogoča/onemogoča spreminjanje obstoječih

vrst fasciklov.

SAOP - Vrste fasciklov: Briši

Pooblastilo omogoča/onemogoča brisanje vrst fasciklov.

SAOP - eRegistrator: Spremeni skrbnika fasciklov

Pooblastilo omogoča/onemogoča skrbniško funkcijo

spreminjanja skrbnikov fasciklov.

Pooblastila vezana na entitete

Delo s pooblastili vezanimi na entitete iCenter eRegistratorja je

sestavni del upravljanja iCenter eRegistratorja na jezičku



Z izborom , se nam odpre meni upravljanja pooblastil

na nivoju entitet. Na meniju lahko izbiramo naslednja možna

pooblastila:

– omogoča/onemogoča kreiranje dokumentov po

entitetah.

– omogoča/onemogoča upravljanje vzorcev po

entitetah.

– omogoča/onemogoča uporabo raziskovalca

za entiteto.

Nastavitev pooblastil entitet

Pooblastila entitete se nastavljajo na nivoju skupine operaterjev in

entitete. Vsako pooblastilo ima lahko tri vrednosti – dovoljenje,

prepoved in neopredeljeno (NULL).

Privzeto imajo vsi operaterji vsa pooblastila za delo z vsemi

entitetami.

Če za pooblastilo obstaja vsaj en zapis s pooblastilom

dovoljenje/prepoved za katerokoli entiteto, potem dobijo pooblastilo


za delo z entitetami samo operaterji, ki so člani skupine, ki ima

eksplicitno navedeno dovoljenje. Operaterji, ki so člani skupine, ki ima

pooblastilo prepoved ali neopredeljeno nimajo pooblastila za delo z

entiteto. Če so operaterji člani več skupin, prevladuje prepoved nad

dovoljenjem. Razlika med prepoved in neopredeljeno je v primeru, da

so operaterji v več skupinah – v tem primeru v primeru

neopredeljenega to ne šteje kot prepoved. Operaterji, ki niso člani

nobene skupine, imajo v tem primeru prepoved za delo s

pooblastilom.

Z izborom pooblastila iz menija

se odpre okno za upravljanje s pooblastilom.


Navpično so prikazane skupine operaterjev, vodoravno pa entitete.

Označimo polja, ki jim želimo nastaviti pooblastilo – hkrati lahko

izberemo tudi več polj – in s pomočjo desnega klika na miško

odpremo spustni meni, iz katerega izberemo pooblastilo za delo. Z

izborom gumba potrdimo vnesena pooblastila.

Pooblastila vezana na vrste dokumentov

Delo s pooblastili vezanimi na vrste dokumentov je sestavni del

upravljanja Vrst dokumentov in ga zaženemo z izborom gumba

na preglednici vrst dokumentov.

Odpre se nam preglednica za vrsto dokumenta, na kateri se trenutno

nahajamo.


Navpično so prikazane skupine operaterjev vodoravno pa dejanja z

dokumenti. Dejanja, za katera lahko nastavimo pooblastila so:

Seznam – če imamo dovoljenje za to pooblastilo, potem so

dokumenti te vrste dokumentov prikazani v raziskovalcu

dokumentov oz. pregledu nad dokumentov, sicer pa ne. To

pooblastilo je predpogoj za branje, spreminjanje in brisanje

dokumentov. Če imamo samo pooblastilo, potem nam

lastnosti dokumentov niso dosegljive.

Branje – če imamo dovoljenje za to pooblastilo, potem

dokumente te vrste dokumentov lahko pregledujemo,

kopiramo, izvažamo iz iCenter eRegistratorja in/ali pošiljamo

kot priponke po elektronski pošti. To pooblastilo je predpogoj

za spreminjanje in brisanje dokumentov. Če imamo samo to

pooblastilo, lastnosti dokumentov lahko vidimo, ne moremo

pa jih spreminjati.

Spreminjanje – če imamo dovoljenje za to pooblastilo, potem

lahko dokumente te vrste dokumentov lahko dodajamo v

eRegistrator, prevzamemo v spreminjanje in jih spremenjene

vrnemo v iCenter eRegistrator. To pooblastilo je predpogoj za

brisanje dokumentov. S tem pooblastilom lahko spreminjamo

lastnosti dokumentov.


Brisanje – če imamo dovoljenje za to pooblastilo, potem

lahko dokumente te vrste dokumentov brišemo iz iCenter

eRegistratorja.

Označimo polja, ki jim želimo nastaviti pooblastilo – hkrati lahko

izberemo tudi več polj – in s pomočjo desnega klika na miško

odpremo spustni meni, iz katerega izberemo pooblastilo za delo.

Vsako pooblastilo ima lahko dovoljenje ali prepoved.

Privzeto imajo vsi operaterji vsa pooblastila za delo z vsemi vrstami

dokumentov.

Če za pooblastilo obstaja vsaj en zapis s pooblastilom

Dovoljenje/Prepoved za katerokoli vrsto dokumenta, potem dobijo

pooblastilo za delo z vrstami dokumenta samo operaterji, ki so člani

skupine, ki ima eksplicitno navedeno Dovoljenje. Operaterji, ki so

člani skupine, ki ima pooblastilo Prepoved nimajo pooblastila za delo

z vrsto dokumenta. Če so operaterji člani več skupin, prevladuje

Dovoljenje nad Prepovedjo. Operaterji, ki niso člani nobene skupine,

imajo v tem primeru prepoved za delo s pooblastilom.

Z izborom gumba potrdimo vnesena pooblastila.

Če izberemo poleg gumba Varnostni sistem, se nam odpre spustni

meni


z možnostjo izbora pregleda varnostnih nastavitev in ponastavitve

le-teh.

Pregled nastavitev pooblastil vrst dokumentov

Izbor nam odpre okno z OLAP pregledom

pooblastil na vrstah dokumentov iCenter eRegistratorja.


Ponastavitev pooblastil varnostnega sistema

Izbor nam omogoča ponastavitev varnostnega

sistema vezanega na vrste dokumentov. Ker postanejo po izvedbi vsi

dokumenti dostopni vsem operaterjem, se nam najprej odpre okno z

opozorilom

.

Po ponovni potrditvi ponastavljanja, se varnostna pooblastila v

varnostnem sistemu po vrstah dokumentov brišejo.

Upravljanje z dokumenti Upravljanje z dokumenti eRegistratorja omogoča administratorjem

eRegistratorja nekatera opravila z dokumenti eRegistratorja, ki

običajnim operaterjem eRegistratorja niso na razpolago. Najprej se

odpre podmeni

,

na katerem izberemo tip opravila, ki ga želimo izvesti. Možno je

izbrati:


, ki omogoča odklepanje dokumentov

, ki omogoča preklic prevzema dokumentov

, ki omogoča preklic brisanja dokumenta

, ki omogoča izločitev dokumentov, ki jim je

pretekel rok hrambe iz eRegistratorja

, ki omogoča uničenje vsebine izločenih

dokumentov

Odklepanje dokumentov

Z izborom Odkleni administrativnega dela eRegistratorja, zaženemo

administrativno odklepanje dokumentov eRegistratorja. Odpre se

preglednica z zaklenjenimi dokumenti, v kateri so prikazani zaklenjeni

dokumenti vseh operaterjev ne glede na pooblastila varnostnega

sistema.


S pomočjo miške oziroma tipkovnice lahko izberemo dokumente, ki

jih želimo odkleniti. Pri tem si lahko pomagamo z razvrščanjem

prikaza, filtriranjem po stolpcih in gumbi nad preglednico. Gumbi

imajo enak pomen kot pri preglednici dokumentov.

Dodana sta gumba (Izberi vse) in (Razveljavi izbor).

Z gumbom , zaženemo postopek odklepanja izbranih

dokumentov. Sledi potrditev odklepanja dokumentov.

Za razliko od odklepanja dokumenta običajnega operaterja lahko s to

funkcijo administrator eRegistratorja odklene vse dokumente, ne

glede na to kdo jih je zaklenil.

Preklic prevzema dokumentov

Z izborom Preklic prevzem administrativnega dela eRegistratorja,

zaženemo administrativni preklic prevzema dokumentov

eRegistratorja v spreminjanje. Odpre se preglednica s prevzetimi

dokumenti, v kateri so prikazani prevzeti dokumenti vseh operaterjev

ne glede na pooblastila varnostnega sistema.


S pomočjo miške oziroma tipkovnice lahko izberemo dokumente, ki

jim želimo preklicati prevzem. Pri tem si lahko pomagamo z

razvrščanjem prikaza, filtriranjem po stolpcih in gumbi nad

preglednico. Gumbi imajo enak pomen kot pri

preglednici dokumentov. Dodana sta gumba (Izberi vse) in

(Razveljavi izbor).

Z gumbom , zaženemo postopek preklica prevzema

izbranih dokumentov. Sledi potrditev preklica prevzema dokumentov.

Za razliko od preklica prevzemov običajnega operaterja lahko s to

funkcijo administrator eRegistratorja prekliče prevzem vseh

dokumente, ne glede na to kdo in na kateri delovni postaji jih je

prevzel v spreminjanje.


Preklic brisanja dokumentov

Dokumenti, ki so izločeni iz uporabe v eRegistratorju se samo

označijo, da so izločeni in skozi eRegistrator niso več dostopni. V

primeru, da je bil pomotoma izločen napačen dokument ima

administrator eRegistratorja možnost preklicati brisanje in omogočiti

ponovno dostopnost do dokumenta. Pri tem se ohranijo tudi vsi meta

podatki dokumenta, morebitne starejše različice in revizijska sled

dokumenta. Izločenim dokumentom, ki smo jih uničili, ne moremo

preklicati brisanja.

Z izborom Preklic brisanja administrativnega dela eRegistratorja,

zaženemo preklic brisanja dokumentov eRegistratorja. Odpre se

preglednica z izločenimi dokumenti, v kateri so prikazani izločeni

dokumenti, ki še niso bili uničeni, ne glede na pooblastila varnostnega

sistema.


S pomočjo miške oziroma tipkovnice lahko izberemo dokument, ki mu

želimo preklicati brisanje. Pri tem si lahko pomagamo z razvrščanjem

prikaza, filtriranjem po stolpcih in gumbi nad preglednico. Gumbi

imajo enak pomen kot pri preglednici dokumentov.

Z gumbom , zaženemo postopek preklica brisanja

izbranega dokumenta. Sledi potrditev preklica brisanja dokumenta.

Sledi preverjanje ali dokument, ki mu želimo razveljaviti brisanje še

obstaja. Če ga ni in je že bil uničen, se prikaže sporočilo

.

V primeru, da dokument še obstaja sledi preverba ali še obstaja

mapa, v kateri se je dokument nahajal ob brisanju. Če mapa ne

obstaja več, se prikaže okno za izbor mape, v katero se bo shranil

dokument. Pri tem lahko tudi odpremo novo mapo.


Če v izbrani mapi obstaja nov dokument z enakim imenom, sledi

možnost preimenovanja dokumenta, ki mu preklicujemo brisanje.

Sledi možnost komentiranja preklica brisanja. Komentar se shrani

med ostale komentarje dokumenta.

S tem se postopek preklica brisanja zaključi in dokument je ponovno

dostopen pooblaščenim operaterjem eRegistratorja.

Izločanje po roku hrambe

Dokumenti imajo glede na svojo uvrstitev v klasifikacijski načrt

različna obdobja, ko se morajo hraniti v dokumentnem sistemu. Po

preteku roka hrambe se lahko dokumenti izločijo iz dokumentnega

sistema in uničijo. Prav tako so lahko dokumenti del fasciklov

eRegistratorja in tudi ti imajo lahko naveden rok hrambe. Če je

dokument uvrščen v fascikle, katerega rok hrambe je kasnejši od roka

hrambe iz klasifikacijskega načrta, prevlada rok hrambe iz fascikla.


Izločeni dokumenti se samo označijo, da so izločeni in skozi

eRegistrator niso več dostopni. Če smo izločili dokumente, ki jih

nismo želeli izločiti, jih lahko ponovno aktiviramo s Preklicem brisanja.

Z izborom Izločanje po roku hrambe administrativnega dela

eRegistratorja, zaženemo izločanje dokumentov glede na rok hrambe

po klasifikacijskem znaku / mapi dokumentov. Ob zagonu se nam

odpre preglednica, na kateri nastavimo parametre izločanja.

Nastavimo lahko dva parametra:

Datum izločanja – datum, se uporablja za izračun zapadlosti

roka hrambe dokumenta. Predlaga se zadnji dan preteklega

leta.

Uporabnik – številka uporabnika iCentra, katerega

dokumente želimo izločiti. Če vpišemo nič (0), pomeni, da


želimo izločati dokumente vseh uporabnikov. Predlaga se

številka uporabnika, v katerega smo prijavljeni v iCentru.

V preglednici so prikazani podatki o vrstah dokumenta, katerih

dokumente lahko izločimo z vnesenimi parametri izločanja. Pri tem

se upošteva rok hrambe klasifikacijskega znaka, če je leta berljiv. Če

ni ali rok hrambe v klasifikacijskem načrtu ni izpolnjen je privzeti rok

hrambe 20 let. Pri izločanju po klasifikacijskem načrtu se upošteva

datum nastanka zadnje verzije dokumenta. Če je dokument del

fascikla, ki mu na dan izločanja ni pretekel rok hrambe, se tak

dokument ne uvrsti na spisek za izločitev. Prav tako se ne uvrstijo na

spisek za izločitev dokumenti, ki so zaklenjeni ali v spreminjanju.

Vrste dokumentov, ki jih želimo izločiti označimo v prvem stolpcu

preglednice. Če želimo označiti vse vrste dokumentov, si lahko

pomagamo s klikom na desni gumb miške.

Če izberemo , nas najprej vpraša

.


Če odgovorimo z , se izvede izločanje zapadlih dokumentov

izbranih vrst dokumentov. Po uspešno zaključenem izločanju se nam

prikaže sporočilo

.

Uničenje dokumentov

Dokumenti, ki so izločeni (brisani) iz eRegistratorja niso fizično brisani

temveč so izločeni samo iz dostopa do njih v eRegistratorju. O

dokumentih so ohranjeni tako meta podatki kot tudi sama vsebina

dokumenta. Če želimo izbrisati fizično vsebino dokumentov, moramo

dokumente uničiti. Uničenim dokumentom se ohranijo meta podatki,

se pa briše vsebina vseh verzij uničenega dokumenta.

Z izborom Uničenje dokumentov administrativnega dela

eRegistratorja, zaženemo uničenje izločenih dokumentov. Ob

zagonu se nam odpre preglednica, na kateri nastavimo parametre

uničenja.


Nastavimo lahko naslednji parameter:

Uporabnik – številka uporabnika iCentra, katerega

dokumente želimo izločiti. Če vpišemo nič (0), pomeni, da

želimo izločati dokumente vseh uporabnikov. Predlaga se

številka uporabnika, v katerega smo prijavljeni v iCentru.

V preglednici so prikazani podatki o vrstah dokumenta, katerih

dokumente lahko uničimo.

Vrste dokumentov, katerih dokumente želimo uničiti označimo v

prvem stolpcu preglednice. Če želimo označiti vse vrste dokumentov,

si lahko pomagamo s klikom na desni gumb miške.

Če izberemo , nas najprej vpraša


.

Če odgovorimo z , se izvede uničevanje dokumentov izbranih

vrst dokumentov. Ker je lahko uničenje dokumentov, če je izbrano za

uničenje veliko število dokumentov dolgotrajen proces, se v

spodnjem levem vogalu prikaže potek uničevanja dokumentov.

Po uspešno zaključenem uničenju dokumentov se prikaže sporočilo

.

Ob uničenju vsako uničenje dokumentov dobi enovito identifikacijo

uničenja in za vsako uničenje se shrani seznam dokumentov, ki so

bili uničeni z istim uničenjem.


Upravljanje fasciklov Upravljanje fasciklov omogoča administratorjem eRegistratorja

nekatera opravila s fascikli, ki običajnim operaterjem eRegistratorja

niso na razpolago. Najprej se odpre podmeni

,

na katerem izberemo tip opravila, ki ga želimo izvesti. Možno je

izbrati:

, ki omogoča spreminjanje skrbnikov

fasciklov.

Sprememba skrbnika fasciklov

Pri delu s fascikli, je pomembna vloga skrbnika fascikla, saj so nanj

vezana opravila povezana z upravljanjem fascikla. Običajno ob

zamenjavi skrbništva obstoječi skrbnik fascikla eRegistratorja določi

novega skrbnika fascikla. Včasih se zgodi, da zaradi različnih vzrokov

– na primer: nepredvidena začasna ali trajna odsotnost skrbnika

fascikla iz organizacije – obstoječi skrbnik ne more predati skrbništva

novemu skrbniku, s tem pa lahko postane delo s fasciklom omejeno.

Z izborom Sprememba skrbnika fasciklov je omogočeno

pooblaščenemu operaterju zamenjavo skrbništva kateremkoli

fasciklu.


Ob zagonu se odpre preglednica za spremembo skrbnikov fasciklov.

Najprej moramo v polje Obstoječi skrbnik vpisati ali izbrati

obstoječega operaterja – skrbnika, katerega fascikle želimo dodeliti v

skrbništvo drugemu operaterju. Izbiramo lahko samo med operaterji,

ki so skrbniki vsaj enega fascikla.

Po vnosu obstoječega skrbnika se v preglednici prikaže seznam vseh

fasciklov, katerim je vneseni operater skrbnik.

Fascikle, katerim želimo spremeniti skrbnika označimo v prvem

stolpcu preglednice. Če želimo označiti vse fascikle, si lahko

pomagamo s klikom na desni gumb miške.


Če izberemo , nas najprej po novem skrbniku izbranih

fasciklov.

Izbiramo lahko samo med aktivnimi operaterji iCentra. Po potrditvi

novega skrbnika nas vpraša

Če odgovorimo z , se izvede sprememba skrbnikov izbranih

fasciklov. Po uspešno zaključeni spremembi skrbnika fasciklov se

prikaže sporočilo

.

Če je izbran operater po spremembi skrbništva ostal skrbnik še

kakega fascikla, se vrnemo na preglednico za izbor fasciklov za

spremembo skrbništva. Če takih fasciklov ni, se okno za spreminjanje

skrbništva fasciklov zapre in vrnemo se v glavni meni SAOP iCentra.


Skrbniški pregledi eRegistratorja

Statistika

Statistika omogoča administratorju eRegistratorja v enostaven

vpogled v analizo dokumentov shranjenih v eRegistratorju. Statistika

je prikazana v obliki standardnega OLAP prikaza SAOP iCentra.

Privzeta preglednica ima v vrsticah dimenzijo vrsta dokumenta in v

stolpcih dimenzijo leto nastanka dokumenta prikazani meri število

dokumentov in zaseden prostor, ki je izražen v kilobajtih.

Poleg tega so uporabniku na voljo za analizo in filtriranje še naslednje

dimenzije:

klasifikacijski znak,

avtor,

tip dokumenta,


aplikacija,

entiteta,

subjekt,

uporabnik in

mesec nastanka dokumenta

Poleg tega so na voljo tudi naslednje dodatne mere:

število brisanih dokumentov,

število zaklenjenih dokumentov

število dokumentov v spreminjanju

število arhiviranih dokumentov in

število podpisanih dokumentov

Pregled uničenih dokumentov

Pregled uničenih dokumentov nam omogoča pregled dokumentov, ki

so bili uničeni s posameznim uničenjem. Najprej v glavi preglednice

izberemo identifikacijo uničenja tako, da odpremo spustni seznam z

identifikacijami in časom uničenja.

Po izboru se nam v preglednici prikažejo v preglednici podatki o vseh

dokumentih, ki so bili uničeni z izbranim uničenjem. Pri pregledu

rezultatov si lahko pomagamo z razvrščanjem prikaza, filtriranjem po


stolpcih in gumbi nad preglednico. Gumba imata enak pomen

kot pri preglednici dokumentov. Gumb nam omogoča izvoz

podatkov preglednice v preglednico MS Excel 2007 oblike (xlsx).

Najprej nas vpraša po mestu in imenu datoteke, v katero želimo

odložiti izvožene podatke. Po uspešno izvedenem izvozu se izvožena

datoteka odpre v privzetem programu za odpiranje xlsx datotek.

Z klikom na desni miškin gumb se nam odpre spustni meni možnostjo

izbora prikaza revizijske sledi uničenega dokumenta

. Prikaže se nam preglednica s celotno revizijsko

sledjo dokumenta od dodajanja dokumenta v eRegistrator do

uničenja.


Digitalna potrdila in eRegistrator Pred uporabo digitalnega potrdila za podpisovanje dokumentov v

SAOP iCentru moramo njegov javni del4 najprej povezati z

operaterjem SAOP iCentra. Posameznemu operaterju lahko

dovolimo več digitalnih potrdil za podpisovanje v SAOP iCentru,

vendar mora biti eno potrdilo definirano kot privzeto.

Povezavo digitalnega potrdila z operaterjem SAOP iCentra naredimo

na naslednji način:

1. Na preglednici Operaterji administrativnega dela glavnega

menija SAOP iCentra odpremo okno za vnos podatkov o

operaterju.

4 Priprava datoteke s podatki o digitalnem potrdilu je opisana posebej v Pripomočkih


2. Izberemo gumb za upravljanje digitalnih podpisov operaterja

3. Izberemo dodajanje digitalnega potrdila za podpisovanje


4. Odpre se nam okno v katerem izberemo datoteko z

izvoženimi podatki javnega dela digitalnega potrdila

5. Prikažejo se nam podatki potrdila iz uvozne datoteke

Tu lahko tudi označimo ali se digitalno potrdilo uporablja kot

privzeto digitalno potrdilo za podpisovanje dokumentov v

SAOP iCentru in za katere ponudnike zunanjih storitev

vezanih na SAOP iCenter velja5.

5 V tem trenutku sta taka ponudnika eArhiv Pošte Slovenije in eHramba Logitus


6. Če so podatki pravi jih potrdimo z gumbom potrdi in podatki o

digitalnem potrdilu se dodajo na seznam potrdil, ki jih lahko

uporabljamo pri podpisovanju dokumentov v SAOP iCentru

Če ima operater več kot eno digitalno potrdilo, ki se uporablja za

podpisovanje dokumentov v SAOP iCentru, potem mora biti eno od

potrdil označeno za privzeto. Privzeto potrdilo se pri podpisovanju

dokumentov samodejno predlaga.

Potrdil, katerih obdobje veljavnosti je v preteklosti ali pa niso

namenjena digitalnemu podpisovanju ne moremo dodati na seznam

potrdil za uporabo v SAOP iCentru.

Povezava digitalnih potrdil z operaterji SAOP iCentra je del naprednih

funkcij SAOP iCentra zato je na voljo samo uporabnikom, ki imajo

aktivirane napredne funkcije iCenter eRegistratorja. Več o aktivaciji

je opisano v začetnem delu opisa upravljanja iCenter eRegistratorja.


Zapadla potrdila

Na preglednici operaterjev, lahko s pomočjo gumba

filtriramo operaterje, ki imajo na določen dan zapadla digitalna

potrdila. Po izboru se nam odpre okno

,

v katerega vpišemo datum, na katerega želimo videti operaterje z

zapadlimi potrdili. Ob zagonu je predlagani datum mesec dni večji od

trenutnega datuma. Po potrditvi so v preglednici prikazani samo

operaterji, ki imajo na izbrani datum zapadlosti vsaj eno potrdilo z

obdobjem veljavnosti v preteklosti.

Pregled služi administratorjem eRegistratorja, da se lahko pripravijo

na predvidene zamenjave digitalnih potrdil zaradi preteka obdobja

veljavnosti digitalnih potrdil, ki se uporabljajo v SAOP iCentru.


Na običajen način pregleda preklopimo s klikom na naziv stolpca ID

ali Naziv operaterja.

Certificirano časovno žigosanje Ponudnika certificiranega časovnega žigosanja (TSA) nastavimo v

nastavitvah okolja administrativnega dela SAOP iCentra.

Ključ nastavitve je TIMESTAMPURL, v vrednost pa vpišemo

dostopne podatke (URL) do storitve časovnega žigosanja (TSA).


Opomba: Trenutno je možno uporabljati samo storitve časovnega žigosanja,

ki pri zahtevi žigosanja dokumenta ne potrebujejo dodatne prijave

(uporabniškega imena in gesla).

Operaterji eRegistratorja Običajno lahko vsi aktivni operaterji SAOP iCentra uporabljajo

eRegistrator. V primeru aktiviranih naprednih funkcionalnosti, pa se

lahko uporabnik odloči, da bo imel omejeno število operaterjev, ki

bodo smeli dostopati do eRegistrator. Število dostopov je del

licenčnih podatkov SAOP iCentra in je vidno v sistemskih

informacijah SAOP iCentra.


Če je število dostopov nič (0), pomeni da dostop operaterjev do

eRegistratorja ni omejen.

V primeru omejenega dostopa do eRegistratorja opredelimo, kateri

operaterji smejo dostopati do eRegistratorja, v šifrantu operaterjev. V

tem primeru je pri vnosu podatkov o operaterju tudi aktivirati ali

deaktivirati dostop do eRegistratorja.

Operaterji, ki nimajo aktiviranega dostopa do eRegistratorja ne

morejo dostopati do Pregleda nad dokumenti in Raziskovalca

dokumentov eRegistratorja. Dostop do posameznega pripetega

dokumenta v ERP procesu mu je omogočen tudi v tem primeru.

Če že imamo zapolnjeno največje dovoljeno število operaterjev

eRegistratorja in bi radi dodali novega, se prikaže sporočilo


in novega operaterja eRegistratorja ni možno dodati.

V primeru, da je iz kakršnega koli razloga število operaterjev večje od

največjega dovoljenega števila se ob zagonu SAOP iCentra prikaže

sporočilo

in nadaljnje delo s SAOP iCentrom ni možno do ureditve števila

dostopov do eRegistratorja z licenčnimi pogoji, kar lahko stori samo

operater Skrbnik.

Povezava s storitvami dolgoročnega hranjenja in arhiviranja dokumentov Podatki potrebni za povezavo s storitvami dolgoročnega hranjenja

dokumentov se definira na nivoju uporabnika SAOP iCentra. Vsak

uporabnik SAOP iCentra lahko uporablja storitve več različnih

ponudnikov storitve dolgoročne hrambe5. Različni uporabniki, tudi

na isti postavitvi SAOP iCentra, lahko uporabljajo različne prijavne

podatke (URL, certifikate, gesla, ...) za komunikacijo s storitvijo

dolgoročne hrambe.


Upravljanje povezav s storitvami dolgoročne hrambe dokumentov

zaženemo oknu za upravljanje Uporabnika (Administracija

Uporabnik in računalnik Nazivi in licence)

z izborom gumba . Odpre se nam okno za vnos povezovalnih

podatkov s storitvami dolgoročnega hranjenja za izbranega

uporabnika:

V levem delu ekrana vidimo trenutno aktivne povezave uporabnika s

ponudniki storitev, v desnem pa so povezovalni podatki za v

desnem delu izbrano povezavo. Trenutno sta možna dva

ponudnika:


eArhiv Pošte Slovenije

eHramba Logitus

S pomočjo gumbov Vnesi zapis ( ) in Briši zapis ( ) dodamo

oziroma odvzamemo povezavo med uporabnikom SAOP iCentra in

ponudnikom storitev.

Glede na izbranega ponudnika storitve so lahko v desnem delu

vnašajo različni podatki:

skupni podatki

o Razpoznavni odtis – vnesemo razpoznavni odtid

digitalnega certifikata, ki se uporablja za dostop do

storitve

o Geslo – vnesemo geslo, ki se uporablja za dostop do

storitve

eArhiv Pošte Slovenije

o srvcertificateval – digitalno potrdilo, ki se uporablja

za transport podatkov do ponudnika storitev

o url – naslov, na katerem se nahaja storitev

eHramba Logitus

o URL – naslov, na katerem se nahaja storitev

o UserName – uporabniško ime za dostop do storitve

o OrgID – identifikator organizacije


o JobID – identifikator posla

o ChunkSizeKB – največja velikost (dela) dokumenta,

ki se pošlje z enim pošiljanjem. V primeru večjih

dokumentov, se dokument pošlje v več manjših delih.

Ker je ta del nastavitev eRegistratorja vezan na licenčne podatke

uporabnikov SAOP iCentra, jih lahko uporablja samo operater

Skrbnik.


eRegistrator – podatkovni del

Podatki eRegistratorja Nastavitve eRegistratorja in meta podatki o dokumentih

eRegistratorja se nahajajo v podatkovnih bazah SAOP iCentra.

Podatki pomembni za uspešno delovanje celotnega eRegistratorja

(klasifikacijski načrti, vrste dokumentov, lastnosti dokumentov, ...) so

shranjeni v podatkovni bazi šifrantov – običajno se imenuje saopsf.

Podatki o zgodovini dostopov do dokumentov eRegistratorja so

shranjeni v posebni sistemski bazi SAOP iCentra, ki se običajno

imenuje saoptmp.

Dokumenti eRegistratorja Dokumenti eRegistratorja so lahko shranjeni na dva načina:

neodvisno od podatkov eRegistratorja v posebnih bazah

podatkov – kontejnerjih

v MS SQL podatkovni bazi – običajno se imenuje saopsf v

filestream obliki6

6 Ta način je možen na podatkovnih strežnikih MS SQL 2008 ali novejših


Dokumenti hranjeni v kontejnerjih

V enem kontejnerju se nahajajo vsi podatki enega subjekta (stranke,

artikla, ...). Te baze z dokumenti so shranjene na področjih, ki so

določene v Nastavitvah okolja administracije SAOP iCentra. Za vsak

tip entitete lahko določimo mesto, kjer se bodo nahajali kontejnerji z

dokumenti.

Opozorilo: Ker so dokumenti pomembni vir za poslovanje

podjetja jih je potreba temu primerno varovati.

Urediti moramo ustrezno ponavljajoče se

zapisovanje varnostnih kopij tako podatkovnega

dela (MS SQL) kot tudi kontejnerjev z dokumenti.

Varnostne kopije naj se ne nahajajo na istem mediju

kot originalni zapisi. Tak način dela nam v večini

primerov preprečuje delno ali celotno izgubo

dokumentov podjetja zaradi odpovedi strojne

opreme.


Pripomočki

Optično branje dokumentov Optično branje – skeniranje – dokumentov iCentra je namenjeno

zajemu in pretvorbi papirnih dokumentov v digitalno obliko in

odlaganju pretvorjenih dokumentov v hrambo v eRegistrator. Za

skeniranje lahko uporabljamo lokalno nameščene optične bralnike, ki

imajo TWAIN ali WIA gonilnik. Po pretvorbi se dokumenti shranijo v

PDF/A 1b formatu.

Skeniranje dokumentov

Ob zagonu skeniranja dokumentov iz SAOP iCentra – npr. z gumbom

iz eRegistratorja se nam odpre okno Skeniranje dokumentov.

Okno je razdeljeno na štiri dele:

Ukazna vrstica z naborom ukazov, ki se uporabljajo pri

skeniranju (označeno z rdečo). V ukazni vrstici je tudi

prikazana privzeta naprava za skeniranje.

Navigator strani dokumenta (označeno z zeleno)

Predogled strani dokumenta (označeno z modro)

Vrstica z akcijami zaključka skeniranja (označeno z rožnato)


Ukazna vrstica

V ukazni vrstici so zbrani ukazi, ki jih uporabljamo pri skeniranju

papirnih dokumentov.

Nastavitve

Privzete podatke skeniranja nastavimo z izborom ukaza Nastavitve

( ). Namenjene so nastavitvi privzete naprave in načina skeniranja.

Odpre se nam okno z nastavitvami:


Nastavimo lahko naslednje nastavitve:

Naprava – izberemo željeno napravo iz spustnega menija na

delovni postaji aktivnih naprav za optični zajem. V spustnem

meniju se prikažejo vse aktivne naprave, ki imajo TWAIN ali

WIA gonilnik.

Vir – izberemo, iz katerega vira želimo zajemati dokumente

za optično pretvorbo v digitalno obliko. Izbiramo lahko med

posamičnim zajemom, zajemom s podajalnikom in/ali

obojestranskim zajemom s podajalnikom. Prikazani viri v

spustnem meniju so odvisni od izbrane naprave.

Uporabi privzeti dialog naprave – označimo (), da želimo

za zajem in pretvorbo uporabljati programsko opremo, ki jo je

za napravo pripravil proizvajalec strojne opreme.

Barvna shema – iz spustnega menija izberemo ali želimo

imeti rezultat optične pretvorbe v črno-beli, sivi in/ali barvni

obliki.


Ločljivost (DPI) – iz spustnega menija izberemo ločljivost

skeniranja. Izbiramo lahko med ločljivostmi primernimi za

pretvorbo poslovne dokumentacije.

Pri izbiri privzete barvne sheme izbiramo od črno-belega proti

barvnemu in pri ločljivosti od manjše (100 dpi) proti večji (300 dpi),

ker je od tega odvisna velikost pretvorjenega dokumenta v digitalni

obliki. Običajno za strojno natisnjene dokumente zadostuje že črno-

belo skeniranje ločljivosti 100 ali 150 dpi oz. sivo ločljivosti 100 dpi.

Skeniraj

Skeniranje z privzetimi nastavljenimi lastnostmi zaženemo s pomočjo

ukaza Skeniraj ( ,<Alt><S>). Po uspešno izvedeni pretvorbi

dokumenta v digitalno obliko se dodajo ploščice s pomanjšanimi

slikami pretvorjenih strani dokumenta na trak z navigatorjem strani

dokumenta. Strani se dodajo na konec dokumenta. V delu za

predogled skeniranega dokumenta se prikaže prva stran dodanega

dela dokumenta.

Če želimo za dokument začasno spremeniti nastavitve skeniranja,

potem izberemo ukaz Skeniraj ( ) s sočasnim izborom tipke <Ctrl>

(<Ctrl><S>). Odpre se okno za nastavitev skeniranja, kjer imamo

možnost izbora istih nastavitev kot pri ukazu Nastavitve. Začasne

nastavitve veljajo samo za to skeniranje.


Navigacija

Navigacijo po straneh skeniranega dokumenta lahko izvajamo

neposredno s klikanjem z miško po ploščicah s stranmi na navigatorju

strani dokumenta ali z izborom ukazov Predhodna stran ( ,

<Ctrl><PageUp>) ali Naslednja stran ( , <Ctrl><PageDown>) v

ukazni vrstici.

Velikost predogleda

V oknu za predogled se nam prikazuje predogled pretvorjenih strani

dokumenta. Privzeto se prikaže predogled v 100% velikosti. S

pomočjo ukazov Povečaj ( , <Ctrl><+>) ali Pomanjšaj ( ,

<Ctrl><->) lahko povečujemo oziroma pomanjšujemo velikost

predogleda strani. Poleg tega obstajata ukaza Širina strani ( ) in

Cela stran ( ), ki sta namenjena hitri nastavitvi velikosti predogleda

tako, da je širina strani prilagojena širini dela za predogled oziroma

tako, da se v delu za predogled prikaže cela stran dokumenta.

Urejanje skeniranega dokumenta

Dodaj sliko

Med strani skeniranega dokumenta lahko dodamo tudi slike,

dostopne na delovni postaji. To naredimo z ukazom Odpri ( ,

<Ctrl><Insert>). Odpre se nam okno, s katerim izberemo sliko, ki jo


želimo dodati v skeniran dokument. Slika se doda kot nova stran in

od tu dalje obdeluje kot ostale strani skeniranega dokumenta.

Spreminjanje zaporedja strani dokumenta

Mesto prikazane strani v dokumentu spreminjamo s pomočjo ukazov

Gor ( ,<Ctrl><>) in Dol ( ,<Ctrl><>), ki prestavijo stran za eno

mesto naprej ali nazaj v dokumentu.

Brisanje strani dokumenta

S pomočjo ukaza Briši stran ( ,<Ctrl><Delete>) brišemo izbrano

stran skeniranega dokumenta. Pred izvedbo brisanja izbrane strani,

moramo brisanje dodatno potrditi.


Sukanje strani dokumenta

Posamično izbrano stran dokumenta zasukamo za 90O v smeri

urnega kazalca z ukazom Zavrti stran ( , <Alt><R>). Če želimo

zasukati celoten dokument za to uporabljamo ukaz Zavrti dokument

( , <Ctrl><R>)

Urejanje lastnosti strani

Urejanje lastnosti strani zaženemo s pomočjo ukaza Uredi ( ).

Odpre se nam okno s predogledom izbrane strani za urejanje.


Nad predogledom so ukazi, s katerimi spreminjamo lastnosti slike

strani. Možni so naslednji ukazi:

Kontrast ( ) – spremeni kontrast strani

Osvetlitev ( ) – spremeni osvetljenost strani

Zasukaj ( ) – zasuka stran v poljubni smeri za poljuben kot

Sivo ( ) – spremeni barvno sliko strani v sivo

Črno-belo ( ) – spremeni barvno ali sivo strani sliko v črno

belo sliko

256 barv ( ) – spremeni barvno globino slike strani na sliko

strani z uporabo 256 barv

Izberi ( ) – omogoča izbor dela strani, ki ga želimo obrezati

Obreži ( ) – obreže zunanji rob izbranega dela strani

Filter ( ), ki nam omogoča spremeniti sliko strani s pred

nastavljenimi filtri.

Po potrditvi izbrane spremembe se nam predogled učinka

spreminjanja prikaže v oknu za predogled urejanja. Pri spreminjanju

lastnosti sta nam na voljo tudi ukaza:

Razveljavi ( , <Ctrl><Z>) – razveljavi korak oblikovanja

Obnovi ( , <Ctrl><Y>) – obnovi razveljavljen korak

oblikovanja


Če smo z izvedenimi spremembami zadovoljni, potem jih potrdimo z

gumbom Potrdi.

Zaključek skeniranja dokumenta

Skeniranje dokumenta lahko zaključimo s pomočjo naslednjih

ukazov:

Opusti (<Alt><O>) – zapre okno za skeniranje dokumentov

Novo (<Alt><N>) – postavi se v način za skeniranje novega

dokumenta

Potrdi in Novo (<Alt><D>) – zaključi skeniranje dokumenta

in prične izvajanje procesa, ki je vezano na zaključek

skeniranja dokumenta (npr. shranjevanje slike skeniranega

dokumenta v dokumentni sistem eRegistrator z vnosom

metapodatkov). Po zaključku procesa se postavi v način za

skeniranje novega dokumenta.

Potrdi (<Alt><P>) – zaključi skeniranje dokumenta in prične

izvajanje procesa, ki je vezano na zaključek skeniranja

dokumenta (npr. shranjevanje slike skeniranega dokumenta v

dokumentni sistem eRegistrator z vnosom metapodatkov). Po

zaključku procesa zapre okno za skeniranje dokumentov.


Razdeli (<Alt><Z>)7 – zaključi skeniranje dokumenta in odpre

okno, s katerim lahko razdelimo skenirane strani:

o na dokument in eno ali več prilog v primeru skeniranja

novega dokumenta

o na eno ali več prilog v primeru skeniranja prilog

dokumentov

Po potrjeni delitvi se nadaljuje zaključek skeniranja

dokumenta po postopku Potrdi in Novo.

Delitev skeniranega dokumenta

Po izboru ukaza Razdeli se odpre okno za delitev skeniranih strani

na nosilni dokument in prologe. Predogled strani in vrstnega reda

strani dokumenta in prilog je viden v vodoravnih vrsticah okna.

7 Ukaz je aktiven samo v primeru hranjenja dokumentov eRegistratorja v file stream MS SQL strežnika in skeniranja dokumenta z več kot eno stran.


Ob zagonu se prikažejo vse skenirane strani v dokumentu / prvi

prilogi in dodatno je odprta prazna vrstica za vnos ene (dodatne)

priloge. Strani prenašamo med dokumentom in prilogami tako, da

primemo želeno stran in jo prenesemo na ustrezno mesto v želeni

prilogi (opravilo Povleci & Spusti – Drag & Drop). Na enak način tudi

spreminjamo vrsti red strani dokumenta – prilog. Če želimo dodati

dodatno prilogo, to storimo z ukazom Dodaj prilogo. Delitev strani na

dokument / priloge lahko zaključimo z ukazoma:


Potrdi (<Alt><P>) – ki nadaljuje z opravilom shranjevanja

dokumenta in prilog v eRegistrator. Če je vrstica s priloga

prazna (nima strani), se priloga ne shrani.

Opusti (<Alt><O>) – ki prekine delitev dokumenta – prilog in

vrne v okno za skeniranje dokumenta.

Prepis dokumentov Prepis dokumentov je namenjen prepisu vseh dokumentov iz starega

dokumentacijskega sistema v iCenter eRegistrator. Zažene se ga

tako, da se na Administrativnem področju glavnega menija iCentra

izbere Pripomočke in znotraj njih Prepis dokumentov.

S tem pripomočkom se vsi še ne preneseni dokumenti iCentra

prenesejo iz datotečnega sistema v iCenter eRegistrator. Če ni

nobenega dokumenta za prenos, se prikaže sporočilo, da prenos ni

potreben. Pripomoček lahko zaganja le operater Skrbnik.


Kontrola prepisa dokumentov Ob zagonu SAOP iCentra se od verzije 6.20 dalje kontrolira ali še

obstajajo nepreneseni dokumenti iz starejšega načina zapisa v

iCenter eRegistrator. Če obstajajo, se prikaže sporočilo

Po izboru gumba , lahko normalno nadaljujemo z delom v

SAOP iCentru. Ker se sporočilo prikazuje ob vsakem zagonu iCentra,

do prepisa dokumentov s pripomočkom iz jezička Administracija

glavnega menija iCentra, priporočamo čimprejšnji zagon le-tega.

Uporaba slik v QRD vzorcih Slike shranjene v iCenter eRegistratorju lahko tam, kjer je to potrebno

uporabljamo tudi pri tiskanju dokumentov oblikovanih s pomočjo

QRD. Ker ti dokumenti niso več fizično shranjeni v posamičnih

datotekah, se moramo pri dostopu do teh slik držati določenih pravil.

V poizvedbi z definicijo podatkov o sliki iz iCenter eRegistratorja, ki jo želimo tiskati moramo za uspešno tiskanje slike zapisati naslednji element

'DSShraniPriponko('''+isNull(Priponka,'')+''')'


kjer se Priponka nadomesti z imenom stolpca, v katerem je kazalec do dokumenta v iCenter eRegistratorju. Primer uporabe je viden na spodnji sliki.

Izvoz digitalnega potrdila Za namene uporabe digitalnega potrdila v SAOP iCentru

potrebujemo podatke o digitalnem potrdilu v datoteki v obliki CER. Do

njih pridemo na naslednji način:

1. Zaženemo Internetne možnosti in izberemo na jezičku

Vsebina gumb Potrdila


2. Izberemo ustrezno potrdilo, ki ga imamo nameščenega in ga

želimo uporabljati s SAOP iCentrom ter zaženemo Izvozi…

3. Zažene se čarovnik za izvoz potrdil, kjer v prvem koraku samo

izberemo Naprej v drugem koraku pa izberemo Ne, izvozi

zasebnega ključa.


4. V naslednjem koraku sledi izbor oblike zapisa izvoženega

potrdila. Izberemo eno od X.509 oblik (tip datoteke - *.CER).

5. Sledi vpis/izbor imena datoteke, v katero bomo spravili

podatke o potrdilu.


6. Prikažejo se nam izbrane opcije izvoza, ki jih z Dokončaj

potrdimo

7. Prikaže se obvestilo o uspešno opravljenem izvozu potrdila

Aktiviranje hranjenja dokumentov v MS SQL podatkovnih bazah Dokumente eRegistratorja je možno hraniti tudi v Filestream obliki na

podatkovnih strežnikih MS SQL 2008 ali novejših. Pred začetkom

uporabe takega načina hranjenja dokumentov je potreba opraviti

naslednje:

Aktivirati hranjenje dokumentov v filestream obliki


Prepisati dokumente eRegistratorja iz kontejnerjev v

filestream obliko8

Za ta opravila se uporablja posebno orodje9 in jih običajno opravi

SAOP Tehnična služba. Aktivacija vsebuje naslednje korake:

1. Če MSSQL strežnik še ni usposobljen za delo s filestram-om

ga moramo najprej za to usposobiti. To naredimo na naslednji

način10.

2. Zaženemo orodje za aktivacijo filestream-a v SAOP iCentru9.

Odpre se nam okno za prijavo na podatkovno bazo šifrantov

3. Po izboru gumba Copy se izvede povezava z izbrano

podatkovno bazo šifrantov iCentra in odpre se okno s podatki

8 Ta točka velja samo za uporabnike, ki že imajo dokumente shranjene v eRegistratorju 9 SAOPAbsDB2FileStream 10 Če povezava ne deluje, kopirajte v naslovno vrstico brskalnika naslednji URL http://www.mssqltips.com/sqlservertip/1838/different-ways-to-enable-filestream-feature-of-sql-server-2008/

http://www.mssqltips.com/sqlservertip/1838/different-ways-to-enable-filestream-feature-of-sql-server-2008/

http://www.mssqltips.com/sqlservertip/1838/different-ways-to-enable-filestream-feature-of-sql-server-2008/


za aktivacijo filestream hranjenja dokumentov eRegistratorja.

V oknu so prikazani naslednji podatki:

ime podatkovne baze šifrantov. Poleg imena sta prikazani

verzija MS SQL strežnika in nivo zdržljivosti podatkovne

baze. Ta dva podatka morata biti najmanj 10 in 100.

ime filestream-a

predlagano ime fizične mapa za filestream

status filestream-a, ki mora biti ob aktivaciji >NO

FILESTREAM<.

Vsi podatki se samo prikazujejo, razen ime fizične mape, ki

ga zamenjamo za ime ciljne mape v katerih se bodo fizično

shranjevali dokumenti eRegistratorja. Navedena mapa še ne

sme obstajati.


4. Izberemo gumb FileStream. Tvorijo se ustrezne sistemske

mape in status se spremeni na ONLINE. Aktivira se tudi gumb

AbsDB->FileStream.

V primeru, da aktiviramo filestream na novi postavitvi, kjer

eRegistrator še ne vsebuje dokumentov smo končali z aktivacijo

filestream-a. Na postavitvah, kjer eRegistrator že vsebuje dokumente

moramo izvesti še prepis iz kontejnerjev v filestram:

5. Izberemo gumb AbsDB->Filestram. Izvede se prenos

dokumentov, ki je lahko v primeru velikega števila

dokumentov tudi dolgotrajen.

6. Ob zaključku izvajanja prepisa v oknu preverimo protokol

prenosa in aktivacija in prepis dokumentov sta zaključena.

7. Preizkusimo v SAOP iCentru ali so dokumenti eRegistratorja

dostopni.


Razlike med iCentrom pred v6.18 in eRegistratorjem iCenter eRegistrator v6.18 se od dokumentacijskega sistema, ki se je

uporabljal v predhodnih verzijah programa razlikuje predvsem v tem,

da se dokumenti ne hranijo več v datotečnem sistemu pač pa v

podatkovnih bazah. Ta sprememba je bila potrebna predvsem zaradi

večje varnosti dostopa do dokumentov in možnosti nadzora nad

upravljanjem (spreminjanjem, brisanjem) z dokumenti.

iCenter eRegistrator nam nudi tudi več možnosti za nadaljnjo rast

funkcionalnosti dokumentacijskega sistema npr. omejen dostop do

dokumentov, varovanje dokumentov pred spreminjanjem,

elektronsko podpisovanje dokumentov, ... Skratka postavlja se ob

bok pravih sodobnih dokumentacijskih sistemov.

Pri izdelavi novega iCenter eRegistratorja smo se trudili, da bi ohranili

obstoječe funkcionalnosti in dobre prakse. Seveda pa kot vsaka

novost prinaša nekatere spremembe v ustaljene načine dela z

dokumenti shranjenimi v SAOP iCenter dokumentacijskem sistemu.

Večina sprememb delovanja se bo za uporabnike zgodila »nevidno«,

nekatere pa bodo vplivale tudi na delo z dokumenti. Med temi bi

posebej opozoril na naslednje:


Dokumenti se sedaj odpirajo na dva načina – za pregled in za

spreminjanje. Če odpremo dokumente za pregled, dobijo

lastnost »Samo za branje«.

Če želimo dokument spreminjati, moramo od odpiranju

dokumenta prevzeti dokument iz dokumentacijskega sistema

za spreminjanje. Sočasno lahko spreminja dokument samo

operater, ki ga je prevzel v spreminjanje na delovni postaji, na

kateri ga je prevzel v spreminjanje.

Če želimo, da postanejo spremembe dokumenta trajne in

vidne tudi drugim operaterjem, moramo vsebino

spremenjenega dokumenta potrditi in vrniti v dokumentacijski

sistem. Do vrnitve ostali uporabniki vidijo zadnjo potrjeno

verzijo dokumenta. Prav tako se ta pošilja kot priponka v

sporočilih elektronske pošte.

Na mestih, kjer se uporabljajo priponke, je jasno z rdečo barvo

označeno, da so pripeti dokumenti v spreminjanju.

Dokumente je možno zakleniti in jih do odklepanja ni možno

spreminjati.

V dokumentacijskem sistemu se hranijo vse potrjene verzije

dokumenta, tako, da imamo pregled ne samo nad trenutno

verzijo dokumenta, pač pa tudi nad tem, kako se je dokument

spreminjal skozi čas.


Znane omejitve

Trenutna največja velikosti posameznega dokumenta v

dokumentacijskem sistemu je 512 MB. Na nekaterih sistemih,

ki nimajo dovolj prostega pomnilnika se lahko pri uvozu zelo

velikih dokumentih (par 100 MB) pojavi napaka »Out of

Memory«.

Digitalna potrdila, ki se uporabljajo za podpisovanje

dokumentov eRegistratorja in ostala podpisovanja v SAOP

iCentru morajo biti shranjena v sistemski Windows shrambi

certifikatov. Mozilla uporablja za hranjenje certifikatov lastno

shrambo. Zato se certifikatov, ki so bili prevzeti s pomočjo

Mozilla Firefox-a, ne da neposredno uporabljati za

podpisovanje v eRegistratorju. Pred uporabo jih je potreba s

pomočjo orodij Mozilla Firefox-a izvoziti in jih s pomočjo

Microsoft Management Console (MMC) uvoziti.

Documents

SAOP iCenter eRegistrator · 2014-11-03 · 23. september 2014 iCenter eRegistrator v6.27 - 7 Uvod O programu SAOP iCenter eRegistrator omogoča enostavno in varno hranjenje dokumentov,