Responsable:Mdulo Financiero

Aprueba:Gerencia GeneralSILOG - CNMC MDN

Estandarizacin

En el boletn nmero 5 se establecieron las normas a tener en cuenta en la estandarizacin de los Procesos Logsticos para el control de los inventarios en los almacenes con Gestin de ubicaciones a travs de cdigo de barras. En esta oportunidad se establecen las normas en el mismo sentido para el manejo de los activos fijos. Recordando la importancia del cumpli-miento de los estndares que tienen relacin directa con la calidad de informacin que el sistema implantado por SILOG genera en cada Unidad. Si se espera in-formacin confiable y gil, es fundamental cumplir y mantener los lineamien-tos establecidos como estndar.

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 4 25 50 50

Considerando la necesidad de las diferentes Fuerzas para automatizar la gestin de activos fijos a travs de un cdigo de barras, el grupo SILOG presenta el modelo que se adoptar para la estandarizacin de la etiqueta de cdigo de barras en la gestin de activos fijos.

En la unificacin de criterio para la marcacin de los activos fijos de las Fuerzas Militares y Polica Nacional se estandariz el modelo a adoptar del cdigo de barras para facilitar la gestin de activos fijos en los procesos de altas, bajas, tras-lados, traspasos, actualizacin e inventario fsico de estos, con los diferentes dis-positivos tecnolgicos de lectura a emplear (Pistola infrarroja, CCD, lpiz, etc.).

1. OBJETIVOS:

La estandarizacin del cdigo de barras que se usar en la gestin de activos fijos est basado en el estndar internacional EAN.UCC.128, para captura automtica de informacin, de manera rpida, efectiva y con mnimos errores, por lo cual este boletn busca:

Servir de fuente de informacin oficial del proceso llevado a cabo en el Ministerio de Defensa a travs del Grupo SILOG, para la generacin del nuevo modelo de administracin de activos fijos (devolutivos), bajo la tecnologa de captura automtica de informacin de cdigo de barras.

Brindar una gua para la futura adquisicin de las terminales requeridas e insumos, que permitirn incorporar al sistema SILOG para tener trazabilidad y administracin desde la plataforma tecnolgica SAP/R3 de los activos fijos. As como para la presentacin y seleccin de propuestas por parte de terceros interesados en la prestacin del servicio.

Proponer pautas en la administracin de activos fijos (devolutivos) con cdigo de barras, para los funcionarios encargados y responsables de su control y seguimiento.

ESTANDARIZACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DEL CDIGO DE BARRAS EN LA IDENTIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LAS UNIDADES DE LA FUERZA PBLICA

Noviembre 16 de 2007

2. BENEFICIOS:

Reducir costos en los conteos fsicos.Mantener informacin exacta y

actualizada.Optimizar el control de los activos

fijos, facilitando la identificacin del activo en forma segura y rpida en el sistema.

Facilitar la auditorias y actualizacin de los activos fijos.

Capturar informacin de manera automtica.

Disminuir las posibilidades de error humano.

3.1.1. IA ( identificacin de aplicacin)

Conjunto de prefijos numricos que definen el tipo y el formato de la informacin que contina y est compuesto por 2, 3 4 caracteres. Para la Fuerza Pblica se usar el (8004), el cual permitir la identificacin del Activo Fijo. El IA va impreso entre parntesis en el cdigo (parte humanamente legible), esto con el fin de diferenciar fcilmente el IA de la informacin propiamente dicha. Lo anterior no implica que los parntesis vayan simbolizados, es decir va en los caracteres humanamente legibles (cdigo), mas no en smbolo (barras).

3.1.2. X1 X2

Cdigo que identifica una Fuerza o Entidad. En la Tabla 2 se relacionan los cdigos designados a cada una.

3.1.3. Y1 Y19

Consecutivo asignado por el sistema SAP/R3 al Activo Fijo (Devolutivo) para su identificacin,

teniendo la posibilidad de asignar numeracin hasta 9.999.999.999.999.999.999 activos fijos por Fuerza o Entidad.

Teniendo en cuenta lo anterior, el cdigo para la identificacin de los activos fijos queda de la siguiente manera:

Ejemplo: (8004)030000000000000000001

FUERZA O ENTIDAD CDIGO

CIAC 09

UNIDADES DE FUERZA AREA 05

UNIDADES DE ARMADA NACIONAL 04

UNIDADES DE EJRCITO NACIONAL 03

UNIDADES DE CGFM 02

MDN-UGG 01

AGENCIA LOGSTICA 08

UNIDADES DE POLICA NACIONAL 07

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3. IDENTIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS:

El esquema con el que se identificarn los activos fijos est basado en el estndar internacional EAN.UCC.128 y se presenta a continuacin en la tabla 1.

3.1. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN

Tabla 1.IA Cdigo de Identificacin de la Fuerza

o EntidadNmero que asigna el sistema

SAP/R3 al Activo Fijo (Devolutivo)

(8004) X1X2 Y1Y19

3.2. SIMBOLOGA Y DISEO GRFICO DE LA ETIQUETA:

El diseo a aplicar en la etiqueta debe seguir la siguiente poltica.

3.2.1. Parte superior primera lnea: el nombre del Ministerio de Defensa o Polica Nacional

FUERZA O ENTIDAD TEXTO EN LA ETIQUETAMDN-Unidad Gestin General MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE CGFM MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE EJRCITO NACIONAL MINISTERIO DE DEFENSAUNIDADES DE ARMADA NACIONAL MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE FUERZA AREA MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE POLICA NACIONAL POLICIA NACIONAL

AGENCIA LOGSTICA MINISTERIO DE DEFENSACIAC MINISTERIO DE DEFENSA

Tabla 2.

Tabla 3.

3.2.2. Parte superior segunda lnea: el nombre de la Fuerza o Entidad

3.2.3. Parte central: el smbolo del cdigo de barras.

3.2.4. Parte inferior: nmero que identifica el Activo Fijo.

Para simbolizar la informacin basada en el estndar internacional EAN.UCC.128 se usar la simbologa Bidimensional Datamatrix, as:

Bidimensional: Utilizando la simbologa Bidimensional Datamatrix que permite simbolizar el estndar EAN.UCC.128.

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FUERZA O ENTIDAD TEXTO EN LA ETIQUETAMDN-Unidad Gestin General UNIDAD GESTIN GENERAL

UNIDADES DE CGFM COMANDO GENERAL

UNIDADES DE EJRCITO NACIONAL EJERCITO NACIONAL

UNIDADES DE ARMADA NACIONAL ARMADA NACIONAL

UNIDADES DE FUERZA AREA FUERZA AEREA

UNIDADES DE POLICA NACIONAL N/A

AGENCIA LOGSTICA AGENCIA LOGISTICA

CIAC CIAC

Tabla 4.

Figura 1. Imagen modelo bidimensional Datamatrix

Figura 2. Imagen modelo bidimensional Datamatrix

MINISTERIO DE DEFENSA

EJERCITO NACIONAL

(8004)030000000000000000001

POLICIA NACIONAL

(8004)070000000000000000001

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4. SELECCIN DE LA ETIQUETA:

La etiqueta en la que se imprima la informacin y que se fije al activo debe cumplir varios requisitos:

Elaborada en un material duradero y resistente al rasgado segn el tipo de Activo Fijo, de manera que se pueda garantizar que el tiempo de vida de la etiqueta sea como mnimo igual al tiempo de vida til del Activo Fijo.

Poseer un adhesivo resistente y duradero. Permitir la impresin con sustratos que

garanticen la legibilidad de la misma. Tener un tamao adecuado a la informacin

a simbolizar, que permita marcar activos fijos de cualquier tamao y de fcil adquisicin en el mercado.

4.1. MATERIAL DE LA ETIQUETA

En el mercado se encuentra un material para marcar activos fijos llamado Polister Plata Mate con adhesivo de alta duracin, el cual se recomienda para una marcacin ptima u otro de mejores caractersticas.

4.2. TAMAO DE LA ETIQUETA

El tamao a usar en la marcacin bidimensional Datamatrix es:

5,0 cm x 2,5 cm

5. OBSERVACIONES Y AVISOS:

El tamao de la etiqueta es susceptible de ser modificado por la unidad, siempre y cuando se garantic la inclusin de la informacin definida y pueda ser leda por terminales estndar en el mercado.

El nmero asignado por el sistema SAP/R3 en el campo de Nmero de Inventario, se conservar siempre en el dato maestro del Activo Fijo que se genere en los procesos de altas, traslados y traspasos realizados dentro de las unidades de la misma Fuerza o Entidad, y slo ser modificado cuando se realice el traspaso a unidades de otra Fuerza o Entidad ya que en sta se generar un nuevo nmero de inventario.

La informacin que actualmente tienen las sociedades 1000, 2000, 3*, 4* y 5* en la carpeta General campo Nmero de inventario se va a pasar a la carpeta Origen campo Denominacin de Tipo, para que puedan consultar esta informacin.

La informacin que actualmente tienen las sociedades 7* en la carpeta General campo N-mero de inventario se va a adaptar a lo definido para el nmero de inventario conservando el consecutivo que tienen actualmente.