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TRABAJO FIN DE MÁSTER MÁSTER PROPIO CONSULTOR EN FINANZAS PÚBLICAS SAP ERP UNIVERSIDAD DE SEVILLA Curso 2011-12 Alumno: Luis Miguel Bravo Gallego Tutores: Mariano Aguayo Susana Rodríguez Departamento de Economía Financiera y Dirección de Operaciones Avda. Ramón y Cajal, 1. 41018 SEVILLA

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TRABAJO FIN DE MÁSTER

MÁSTER PROPIO

CONSULTOR EN FINANZAS

PÚBLICAS SAP – ERP

UNIVERSIDAD DE SEVILLA

Curso 2011-12

Alumno: Luis Miguel Bravo Gallego

Tutores: Mariano Aguayo

Susana Rodríguez

Departamento de Economía Financiera y Dirección de Operaciones

Avda. Ramón y Cajal, 1. 41018 – SEVILLA

Page 2: Sap Erp Fi Configuration Basica

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TRABAJO FIN DE MASTER

AUTOR: LUIS MIGUEL BRAVO GALLEGO

TUTORES: MARIANO AGUAYO

SUSANA RODRÍGUEZ

RESUMEN.

En este trabajo se va a desarrollar una demostración práctica de cómo debe llevarse a cabo

una implantación del módulo de Finanzas de SAP – ERP en una empresa de un sector

determinado. Para ello se intentará reproducir fielmente el enunciado proporcionado por

los profesores del Máster. La intención es ajustarse a la realidad de la empresa y hacer las

parametrizaciones más útiles para el correcto funcionamiento del sistema, permitiendo

mejorar la gestión de la entidad y alcanzar los objetivos marcados por los que se inició

dicha implantación.

PALABRAS CLAVE.

SAP, ERP y Consultoría.

Page 3: Sap Erp Fi Configuration Basica

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ÍNDICE:

1- Introducción ……………………………………………………......................... 5

2- Objetivos ………………………………………………………............................ 5

3- Enunciado ……………………………………………………………………. 6

4- Implantación del sistema ………………………………….…................................ 8

4.1- Criterios de implantación …………………………………………… …… 8

4.1.1- Creación de la sociedad…………………………………………...... 8

4.1.2- Creación del Plan de Cuentas…………………………………….. 10

4.1.3- Creación de la variante de ejercicio………………………………. 12

4.1.4- Asignación sociedad CO………………………………………….. 13

4.1.5- Creación de grupo de cuentas para Clientes y Proveedores………. 14

4.1.6- Creación de tipos de cambio ……………………………………... 21

4.1.7- Variante de estatus de campo…………………………………….. 21

4.1.8- Libro de Caja……………………………………………………… 22

4.1.9- Creación de clases de documento…………………………………. 24

4.1.10- Condiciones de descuento…………………………………………26

4.1.11- Impuestos…………………………………………………………29

4.1.12- Multisociedades……………………………………………………31

4.1.13- Banco propio………………………………………………………32

4.1.14- Pago automático……………………………………………………34

4.1.15- Reclamaciones……………………………………………………...39

4.1.16- Correspondencia…………………………………………….............42

4.1.17- Estructura de balance………………………………………………43

4.1.18- Plan de valoración………………………………………………….44

4.1.19- Clases de activo fijo………………………………………………...45

4.1.20- Clave de amortización……………………………………………...47

4.1.21- Validación y sustitución…………………………………………….48

Page 4: Sap Erp Fi Configuration Basica

3

4.2- Operaciones a realizar……………………………………………………………50

4.2.1- Crear cuenta de balance y cuenta de beneficios………………….. .. 50

4.2.2- Crear status de campo……………………………………………. 52

4.2.3- Crear Centro de beneficio y centro de coste……………………..... 53

4.2.4- Crear clientes y proveedores……………………………………….. 54

4.2.5- Documentos simples……………………………………………… 57

4.2.6- Anulación de documentos…………………………………………. 64

4.2.7- Facturas de clientes y proveedores………………………………..... 67

4.2.8- Contabilizar anticipo de cliente y proveedor……………………… . 69

4.2.9- Factura, cobro, anulación de compensación y cobro……………….. 70

4.2.10- Compensar facturas manualmente………………………………….74

4.2.11- Realizar pagos automáticos………………………………………….76

4.2.12- Reclamar partidas………………………………………………….. 79

4.2.13- Emitir correspondencia…………………………………………… 80

4.2.14- Confirmación de saldos…………………………………………… 81

4.2.15- Valoración en moneda extranjera……………………………………84

4.2.16- Creación de activos fijos………………………………………….. ...86

4.2.17- Operaciones con activos fijos……………………………………… 89

4.3- Informes………………………………………………………………............. 97.

4.3.1- Libro mayor…………………………………………………............... 97

4.3.2- Libro diario………………………………………………………… 98

4.3.3- Balance y cuenta de Pérdidas y Ganancias……………………………98

4.3.4- Sumas y Saldos……………………………………………………… 99

4.3.5- Cuadro de Activos…………………………………………………. 100

4.3.6- Centros de Coste (Real/Plan/Desviación)………………………… 102

4.3.7- Libro del IVA………………………………………………………103

Page 5: Sap Erp Fi Configuration Basica

4

4.3.8- Diario del libro de caja……………………………………………...104

4.4- Tareas adicionales…………………………………………………………... 104

5- Conclusiones…………………………………………………………………............111

Page 6: Sap Erp Fi Configuration Basica

5

1- INTRODUCCIÓN.

Antes de comenzar con el desarrollo del trabajo se debe dar a conocer el tipo de empresa

en el que se va a realizar la implantación del módulo de Finanzas SAP - ERP.

En este caso se tratará de una sociedad localizada en Puertollano (Ciudad Real) dedicada al

suministro de productos industriales, su nombre es GASMAFE S.A. Entre sus servicios

destacan la provisión de suministros industriales, productos de ferretería, maquinaria y

gases. Esta empresa trabaja a nivel nacional, sirviendo pedidos a empresas dentro y fuera de

la región de Castilla La – Mancha. Entre sus clientes se encuentran firmas tan importantes

como Repsol Petróleo, Repsol Química, ERTISA y un largo etcétera de empresa de

montaje industriales, talleres mecánicos, electrónicos ..

Esta empresa necesitaba anticiparse y responder de forma ágil y eficiente a las condiciones

del mercado para mantenerse fuerte frente a la gran competencia que existe en su sector en

esta zona. Para proporcionar servicios de calidad y cumplir con los plazos de entrega

establecidos es necesario que la empresa se mantenga cerca de sus proveedores y clientes.

Para poder mejorar su eficiencia y efectividad se necesita un sistema de control que permita

la correcta sincronización de la información en todo el proceso de organización. Por eso el

consejo de administración de la empresa decidió que lo mejor era la implantación del

sistema SAP ERP Financials.

A partir de ahora este trabajo se centrará en explicar los procedimientos a seguir para llevar

a cabo la configuración básica del componente SAP ERP Financials así como la manera en

la que se deberán ejecutar los procesos empresariales centrales en la Gestión Financiera.

2- OBJETIVOS.

A continuación se enumeran los objetivos que se persiguen con este trabajo:

Crear unidades organizativas para la gestión financiera.

Actualizar los datos maestros.

Influir en la introducción de operaciones de contabilización.

Analizar y explicar las operaciones de contabilización.

Configurar en el customizing las funciones que pueden utilizarse para llevar a cabo

operaciones periódicas.

Ejecutar programas e informes relevantes para el cierre de cuentas individuales.

Configurar y usar la contabilidad de activos fijos.

Page 7: Sap Erp Fi Configuration Basica

6

Por su parte, la empresa al tomar la decisión de implantar SAP ERP Financials se marca

una serie de objetivos que deberán cumplirse para considerar beneficiosa para su gestión la

implantación del sistema:

Conseguir una contabilidad segura y transparente.

Control e integración en toda la compañía de la información financiera y

empresarial esencial para la toma de decisiones estratégica y operativa.

Acelerar el proceso de cierre mediante la automatización de procesos, el flujo de

trabajo y la colaboración.

Mejorar la eficacia de sus esfuerzos de mediante auditoras completas, informes más

exhaustivos y gestión de los controles internos.

Mejorar el ROI (retorno de la inversión) y el flujo de caja mediante la mejora de la

facturación, las cuentas de deudores, los cobros y la gestión de la tesorería.

3- ENUNCIADO.

Los criterios mínimos de parametrización son los siguientes:

PARAMETRIZACIONES GENERALES CASO 5

País ES

Grupo de estatus de campo ZEC5

Plan contable / copia de INT PG05

CIF BUSCAR

Datos generales GASMAFE S.A

Grupo de cuentas de cuentas de Mayor ZTD5

Variante de ejercicio 12 + 4 Año natural Z5

Moneda EUR

Condiciones descuento 2 condiciones simples + 1 plazo

Impuestos Repercutido y soportado al 21%

Multisociedad con GR01

Clases de documento 5A 5B

Tipo de cambio para USD y GBP

Libro de caja LC05

Operaciones de caja. Crear dos nuevas

Grupos de cuentas Cli/Pro CLI5 PRO5

Bancos propios BNK05

Pago automático Parametrización VP C/T

Reclamaciones REC5 3 niveles

Correspondencia ZC05

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Estructura del balance como copia FS01 EB05

Plan de valoración copia de IDE PV05

Clases de AF Las Estándar + Master 05

Clave de amortización copia de LINS ZLI5

Validación (fecha contable solo 2012) ZVAL5

Sustitución (cambio de cuenta de gasto) ZSUS5

Las operaciones a realizar son:

1. Crear cuenta de balance y Pérdidas y Ganancias.

2. Crear un estatus de campo nuevo y asignarlo a las cuentas creadas que obliguen a

introducir la clave de clasificación obligatoriamente.

3. Crear CEBES y CECOS con la misma codificación CECO#01 CECO#02 y

CEBE#01 y CEBE#02.

4. Crear cinco clientes y cinco proveedores de los grupos de cuentas nuevos con

diferenciación entre ellos de CIF, bancos, direcciones, cuentas asociadas, vías de

pago, condiciones de pago, etc.

5. Realizar diez documentos simples (sin clientes ni proveedores).

6. Anular dos documentos simples.

7. Realizar diez facturas y/o abonos de clientes y otras tantas de proveedores sobre

los proveedores y clientes nuevos incluyendo alguna en divisa a elegir siempre y

cuando se haya introducido su tipo de cambio.

8. Contabilizar un anticipo de clientes y otro de proveedores.

9. Contabilizar factura / cobro / anulación de compensación y cobro.

10. Compensar manualmente alguna factura de cliente y/o proveedor.

11. Realizar un pago automático para las vías de pago cheque a pagar, transferencia a

pagar y transferencia recibido con los correspondientes ficheros y formularios.

12. Reclamar las partidas vencidas.

13. Emitir correspondencia sobre la nueva y dos existentes.

14. Realizar confirmación de saldos.

15. Valoración de moneda extranjera para las partidas abiertas en moneda

extranjera.

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16. Creación de diez activos fijos de todo tipo de clases de activo.

17. Realizar operaciones: altas, bajas, transferencias, amortización y capitalización de

activos fijos en curso.

Informes a presentar:

Libro mayor.

Libro diario.

Balance y cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Sumas y Saldos.

Cuadro de Activos.

Centros de Coste (Real/Plan/Desviación).

Libro del IVA.

Diario del libro de caja.

Cualquier aportación deberá ser razonada, explicada y parametrizada en el sistema

estableciéndose un mínimo de tres aportaciones adicionales y un máximo de diez,

indicando en un epígrafe del proyecto dichas aportaciones.

4- IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA.

4.1- Criterios mínimos de Parametrización.

4.1.1- Creación de la sociedad

La sociedad es la unidad organizativa de gestión financiera más importante. Además es la

unidad mínima en finanzas para que funcione el sistema. Podemos crear la sociedad desde

cero, o como copia de otra ya existente. En este caso se utilizará la segunda opción. La

razón es básicamente que nos permite ahorrar trabajo y por lo tanto tiempo en la

implantación.

Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Definición/Gestión financiera/Tratar, copiar,

borrar, verificar sociedad/copiar, borrar, verificar sociedad.

Page 10: Sap Erp Fi Configuration Basica

9

Figura 4.1.1(1) creación de sociedad

Cuando se crea una sociedad lo primero que se debe hacer es definirla:

Clave de la sociedad: 4 caracteres, en este caso será GMF5.

Sociedad: Nombre. La empresa de este caso se llama GASMAFE S.A

Ciudad: Población en la que está localizada la empresa

País: Aquel que debe considerarse como país de origen, el resto de países se

consideran extranjeros. Es importante por cuestiones fiscales, ya que en cada país

se hace de forma diferente. En este caso será ES (España)

Moneda: Cada sociedad debe tener la suya definida, conocida como “ moneda local

“. El resto de monedas se consideran extranjeras. El sistema convertirá los importes

contabilizados en una moneda extranjera a la moneda de la sociedad.

Clave de idioma: ES (español).

Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Definición/Gestión financiera/Tratar, copiar,

borrar, verificar sociedad/Tratar datos de Sociedad

Fifura 4.1.1(2) Definición de la sociedad.

También definiremos la dirección de la empresa y otros datos que pueden facilitarnos su

correcta localización.

Page 11: Sap Erp Fi Configuration Basica

10

Figura 4.1. 1(3) Dirección de GASMAFE S.A

4.1.2- Creación del Plan de Cuentas.

El Plan de Cuentas es una variante que contiene la estructura y la información básica de las

cuentas de mayor. Los tres pasos para crear y utilizar un plan de cuentas son los siguientes:

Definir el Plan de Cuentas.

Definir las propiedades del Plan de Cuentas.

Asignar el Plan de Cuentas a la sociedad.

Según lo establecido en el enunciado del trabajo, se creará el plan de cuentas como copia de

otro ya existente denominado INT, al que se le asignará una clave de cuatro dígitos: PG05.

Page 12: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/contabilidad principal (nuevo)/Datos

maestros/Cuentas de mayor/Crear y tratar cuentas de mayor/Procedimientos

alternativos/Copiar cuentas de mayor/Copiar plan de cuentas.

Figura 4.1.2(1) Copia de Plan de cuentas.

A continuación se deberá llevar a cabo la configuración de las características que se

pretende que cumpla el Plan de cuentas PG05.

El idioma de actualización es aquel en el que se actualizan las descripciones de las cuentas.

La longitud del número de cuenta de mayor puede oscilar entre 1-10, en este caso la

longitud elegida será 10.

Por otra parte se define que cada vez que creemos una cuenta de los grupos 6 y 7 como

cuenta de mayor, se cree automáticamente en CO como clase de coste. Se definirá el

campo de Plan de cuentas de grupo para facilitar la elaboración de informes en la

consolidación de cuentas. De la misma manera se quedará en blanco el campo “bloqueado”

del Status, puesto que interesa que se puedan crear nuevas cuentas dentro de la sociedad

que utilice este Plan de cuentas.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos

maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Tratar índice planes de cuentas/Entrada

nueva.

Figura 4.1.2(2) Definición y características del PG05

Después de crear el Plan de cuentas y definir sus características propias se debe hacer la

asignación del mismo a la sociedad con la que se está trabajando.

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12

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos

maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Asignar sociedad a un Plan de Cuentas.

Figura 4.1.3(2) Asignación del Plan de cuentas a GASMAFE S.A

4.1.3- Creación de la variante de ejercicio.

La variante de ejercicio comprende la definición de periodo contable y periodos especiales.

Los periodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan a periodos de

tiempo, sino al “cierre del ejercicio”.

Hay que tener en cuenta que en la variante de ejercicio no se especifica si un periodo está

abierto o cerrado, sólo se definen la cantidad de periodos y sus fechas de inicio y fin.

Como máximo se pueden definir 16 periodos (12 contables + 4 especiales). Para esta

empresa se definirá una variante de ejercicio denominada Z5, que constará de 12 periodos

contables y 4 periodos especiales. El ejercicio se definirá como:

Independiente del año (El número y las fechas de inicio y fin de los periodos son

los mismos para cada ejercicio).

Año natural (Los periodos contables se corresponden con los meses del año).

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Libros/Ejercicio y periodos contables/Actualizar variante de ejercicio (actualizar

ejercicio corto).

Figura 4.1. 4(1) Definición variante de ejercicio.

A continuación es necesario vincular la variante de ejercicio Z5 que se acaba de definir con

la sociedad en la que se pretende que sea efectiva su aplicación.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Libros/Ejercicio y periodos contables/Asignar sociedad a una variante de

ejercicio.

Figura 4.1.3 (2) Asignación de la variante de ejercicio a la sociedad.

Page 14: Sap Erp Fi Configuration Basica

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4.1.4- Asignación sociedad CO.

El siguiente paso será definir la Sociedad CO y vincularla a la sociedad FI para poder

utilizar opciones del sistema como clases de coste, centros de costes, etc ..

La sociedad CO es el elemento organizativo más importante del controlling. A una

sociedad CO se le pueden asignar varias sociedades financieras siempre y cuando tengan el

mismo plan de cuentas y la misma variante de ejercicio.

En este caso se creará una nueva entrada de sociedad CO, en la que se definirá una clave de

4 dígitos para identificar la sociedad. Por supuesto dicha sociedad CO debe tener como

plan de cuentas PG05 y como variante de ejercicio Z5.

Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Definición/Controlling/Actualizar sociedad

CO/Actualizar sociedad CO/Entrada nueva.

Figura 4.1.4(1) Definición de la Sociedad CO

Para continuar con la implantación de SAP el siguiente paso que debe darse es asignar la

Sociedad FI a la Sociedad CO

Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Asignación/Controlling/Asignar sociedad a sociedad

CO.

Page 15: Sap Erp Fi Configuration Basica

14

Figura 4.1.4(2) Asignación Sociedad FI a Sociedad CO.

4.1.5- Creación de grupo de cuentas para Clientes y Proveedores.

Mediante la creación de grupos de cuentas el sistema nos permitirá diferenciar clientes y

proveedores mediante diferentes aspectos. Un ejemplo sería diferenciar clientes nacionales

e internacionales. Siempre que se de el alta a un nuevo cliente o proveedor, es decir, que

aparezca la necesidad de crear un nuevo dato maestro, el sistema nos permitirá encuadrarlo

en el grupo que cumpla mejor con sus características individuales.

En primer lugar, se creará un grupo para los clientes que trabajen con la sociedad GMF5 al

que denominaremos CLI5, de esta forma se identificará rápidamente a los deudores que

mantienen relaciones comerciales con la empresa.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de

deudor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de deudores/Definir grupo

de cuentas con formato de pantalla (deudores).

Figura 4.1.5(1) Creación del grupo CLI5.

Se deberá parametrizar cada uno de los apartados del Status de campo para que a la hora de

introducir un nuevo dato maestro aparezcan los campos que la empresa considera

Page 16: Sap Erp Fi Configuration Basica

15

imprescindibles para la correcta clasificación de los clientes. Se comenzará con los datos

generales.

Figura 4.1.5(2) Datos generales de CLI5.

En este caso solo se parametrizarán algunos grupos para que sirvan como ejemplo de la

funcionalidad que nos puede proporcionar esta herramienta.

Figura 4.1.5(3) Parametrización de dirección CLI5.

Page 17: Sap Erp Fi Configuration Basica

16

A continuación se parametrizarán los datos de sociedad.

Figura 4.1.5(4) Datos de sociedad CLI5.

Para que cada vez que se cree una nueva cuenta de clientes en la sociedad GMF5 pida la

cuenta asociada en la que volcarán los datos de las contabilizaciones, se deberá parametrizar

la gestión de cuentas del grupo CLI5.

Figura 4.1.5(5) Parametrización gestión de cuentas.

Los datos de pagos también deben ser parametrizados para que siempre que operemos con

un cliente de la sociedad GSM5, le introducción de las condiciones de pago sea obligatorio.

Page 18: Sap Erp Fi Configuration Basica

17

Figura 4.1.5(6) Parametrización de pagos CLI5.

El tercer segmento que nos encontramos dentro de la Parametrización del grupo de

cuentas de los clientes de la sociedad GMF5 es el de Datos de Ventas.

Figura 4.1.5(7) Datos de ventas CLI5.

Como ejemplo, se considerará que es obligatoria la entrada de la moneda en el grupo de

status de campos “ventas”.

Page 19: Sap Erp Fi Configuration Basica

18

Figura 4.1.5(8) Parametrización ventas CLI5.

Por otra parte, se creará un grupo para los proveedores que trabajen con la sociedad GMF5

al que denominaremos PRO5, de esta forma se identificará rápidamente a los acreedores

que mantienen relaciones comerciales con la empresa.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de

acreedor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de acreedores/Definir

grupo de cuentas con formato de pantalla (acreedores).

Figura 4.1.5(9) Creación grupo de Proveedores PRO5.

Se deberá parametrizar cada uno de los apartados del Status de campo para que a la hora de

introducir un nuevo dato maestro aparezcan los campos que la empresa considera

imprescindibles para la correcta clasificación de los proveedores. Cada grupo de status de

Page 20: Sap Erp Fi Configuration Basica

19

campo coincide con los segmentos que forman parte de las cuentas de proveedores. Al

igual que en las cuentas de clientes, se parametrizarán los datos de dirección en datos

generales, los datos de gestión de cuentas en datos de sociedad y los datos de compras.

Figura 4.1.5(10) Parametrización dirección PRO5.

Figura 4.1.5(11) Parametrización gestión de cuentas PRO5.

Page 21: Sap Erp Fi Configuration Basica

20

Figura 4.1.5(12) Parametrización datos de compras PRO5.

Por último, se debe parametrizar la asignación de un rango a cada grupo de cuentas para

que a la hora de crear datos maestros, podamos clasificarlos dentro de ese grupo.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de

deudor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de deudores/Asignar rangos

de números a grupos de cuentas para deudores.

Figura 4.1.5(13) Rango del grupo CLI5.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de

deudor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de acreedores/Asignar

rangos de números a grupos de cuentas para acreedores.

Figura 4.1.5(14) Rango del grupo PRO5

Page 22: Sap Erp Fi Configuration Basica

21

4.1.6- Creación de tipos de cambio.

La actualización de tipos de cambio es una tarea continua. Para reducir el trabajo de

actualización, SAP ERP ofrece varias herramientas. Para cada tipo de cambio se puede

utilizar una de las siguientes herramientas.

Inversión.

Moneda inicial.

Márgenes de cambio.

Se puede asignar una moneda inicial al tipo de cambio. Sólo se tendrá que actualizar el tipo

de cambio en esta moneda inicial para todas las demás monedas. En el enunciado se pide la

creación de dos tipos de cambio, para el Euro respecto al Dólar americano y la Libra

esterlina.

Ruta: Sap Netweaver/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Entorno/Opciones

actuales/Introducir tipos de cambio.

Figura 4.1.6(1) Creación tipos de cambio USD para el Euro.

Figura 4.1.6(2) Creación tipo de cambio GBP para el Euro.

4.1.7- Variante de estatus de campo.

Una variante de status de campo es el compendio de varios grupos de status de campos. Se

debe asignar una variante de status de campo a cada sociedad. En este caso el enunciado

determina que se deberá crear una variante de estatus de campo denominada ZEC5 y

asignarla a la sociedad GMF5.

El grupo de status de campo determina no sólo qué campos están listos para la entrada de

documentos, sino también cuáles deben rellenarse y cuáles suprimirse. En este caso se

creará la variante ZEC5 como copia de la 1000 existente en el sistema. Después se

procederá a la asignación de la misma a la sociedad GMF5.

Ruta: IMG/Gestion financiera/Parametrizaciones básicas de gestión

financiera/Documento/Posición de documento/Control/Definir variantes de estatus de

campo.

Page 23: Sap Erp Fi Configuration Basica

22

Figura 4.1.7(1) Creación variante de estatus de campo.

Ruta: IMG/Gestión financiera/Parametrizaciones básicas de gestión

financiera/Documento/Posición de documento/Control/Asignar sociedad a variantes

status campos.

Figura 4.1.7(2) Asignación de variante de estatus a GMF5.

4.1.8- Libro de Caja.

Es una herramienta para gestionar la caja de una empresa. Con esta herramienta se puede:

Crear un libro de caja independiente para cada moneda.

Contabilizar en las cuentas de mayor, deudor y acreedor.

Ejecutar varios libros de caja en cada sociedad.

Seleccionar un número aleatorio para cada identificación de libro de caja (clave

alfanumérica de 4 digitos).

Ahora se dispondrá a la explicación de todo que es necesario para la correcta

parametrizacion del libro de caja y por lo tanto, para su correcto funcionamiento:

La sociedad en la que se desea utilizar el libro de caja.

El nombre y la identificación del libro de caja (4 digitos).

Las cuentas de mayor en las que se desean contabilizar las operaciones comerciales

del libro de caja.

La moneda en la que se desea ejecutar el libro de caja.

Las clases de documentos para:

a) Contabilización de cuentas de mayor.

b) Pagos efectuados a acreedores.

c) Pagos recibidos de acreedores.

Page 24: Sap Erp Fi Configuration Basica

23

d) Pagos efectuados a deudores.

e) Pagos recibidos de deudores.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones

comerciales/Libro de caja/Configurar libro de caja/Entradas nuevas.

Figura 4.1.8(1) Creación libro de caja LC05.

Se procederá a continuación a verificar que el libro de caja tiene asignado un rango de

números para el almacenamiento de documentos y si el resultado es negativo, se le asignará

uno para cumplir dicha función.

Ruta: IMG/Gestión financiera/Contabilidad bancaria/Operaciones comerciales/Libro de

caja/Definir intervalo rango de números para documentos libro de caja.

Figura 4.1.8(2) Rango del libro de caja LC05.

El siguiente paso que se debe dar, es crear operaciones comerciales para las entradas de caja

en la sociedad GMF5. En este trabajo se crearán dos, para que sirvan como ejemplo de las

funciones que pueden desempeñarse con el libro de caja y las posibilidades que nos ofrece

el sistema para ello.

En primer lugar se creará una operación comercial para dotar de efectivo a la caja, es decir,

una operación que permita hacer transferencias desde el banco al libro de caja.

Ruta: IMG/Gestion financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones

comerciales/Libro de caja/Crear, modificar, borrar operaciones comerciales

Figura 4.1.8 (2) Operación transferencia LC05.

La segunda operación financiera que se va a crear, ayudará a realizar compras de material

de oficina cuando el pago se haga en efectivo a través de la caja.

Figura 4.1.8 (3) Operación compra de material LC05.

Page 25: Sap Erp Fi Configuration Basica

24

Por último, se creará otra operación financiera que permita realizar pagos desde la caja a los

acreedores.

Figura 4.1.8 (4) Operación pago acreedor LC05.

4.1.9- Creación de clases de documento.

Cada día en la empresa se generarán centenares de documentos financieros. Para simplificar

la tarea de almacenamiento de los mismos, deberán almacenarse en diferentes categorías.

Antes, se deben conocer las partes que componen un documento:

Una cabecera de documento (información relativa a todo el documento).

Entre 2 y 999 partidas individuales (información específica).

Mediante las clases de documento se controla la cabecera de documento y se utilizan para

diferenciar las operaciones contables que se contabilizarán, por ejemplo, las facturas de

acreedores, los pagos de deudores, etc. se definen a nivel de mandante y por lo tanto, son

válidas para todas las sociedades.

Las clases de documento definen lo siguiente:

Rangos de números para numero de documento.

Tipos de cuentas permitidas para contabilizaciones.

Status de campo, de los campos “Texto de cabecera” y “numero de referencia”, en

la cabecera del documento.

El sistema ya trae clases de documentos estándar que se pueden utilizar sin ningún

problema. Sin embargo, da la posibilidad de crear tantas clases de documento como se

crean necesarias para la correcta clasificación de los documentos contables.

Lo primero que se debe hacer es crear un rango de números de documentos. Se optará por

una asignación de números interna, es decir, el sistema es el encargado de asignar el

número de documento, teniendo en cuenta cual fue el último número del rango utilizado.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Documentos/Rangos de números de documentos/Docuemnto en vista de

registro/Definir rangos de números de la vista de entrada de datos/Intervalo,

modificar/Insertar intervalo.

Page 26: Sap Erp Fi Configuration Basica

25

Figura 4.1.9 (1) Creación rango de número de documento.

El siguiente paso será crear las clases de documento que se van a utilizar en la empresa

GASMAFE S.A. En este caso se crearán dos clases de documentos, uno para clasificar los

gastos autorizados a los acreedores de la sociedad GMF5 denominada “factura

acreedorGMF5” y otro para clasificar los pagas efectuados por los clientes de la misma

sociedad denominado “factura deudorGMF5”.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Documentos/Clases de documentos/Definir clase de documentos de la vista de

entrada de datos.

Figura 4.1.9 (2) Creación clase de documento 5A.

Page 27: Sap Erp Fi Configuration Basica

26

Figura 4.1.9 (3) Creación clase de documento 5B.

Cuando se acabe la Parametrización debería ser posible contabilizar con la nueva clase de

documento. Para esto se requiere una parametrización de customizing adicional en la nueva

contabilidad principal. Las clases de documento deben estar preparadas/clasificadas para el

desglose de documento.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones

contables/Desglose de documento/Clasificar clases de documento para el desglose de

documento.

Figura 4.1.9 (4) Activar desglose de documento para 5A, 5B.

4.1.10- Condiciones de descuento.

Las condiciones de pago son términos que acuerdan los interlocutores comerciales en

relación con el pago de facturas. Las condiciones definen la fecha de vencimiento y el

descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado

periodo.

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Algunas condiciones de pago están predefinidas en el sistema, pero de ser necesario se

pueden definir condiciones nuevas.

Para calcular el descuento por pronto pago, hay que registrar un porcentaje en las

condiciones de pago. También se deben registrar la cantidad de días que el porcentaje será

válido en la misma posición. Pueden ser añadidos a su vez, días y meses fijos.

Como ejemplo, se crearán dos condiciones simples y una a plazos. En la primera condición

simple el acreedor y el deudor llegan a un acuerdo por el que la fecha base se determina a

partir de la fecha de contabilización. También fijarán condiciones de descuento en función

de los días que se tarde en pagar.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y

acreedores/Operaciones contables/Recepción de facturas/Actualizar condiciones de pago.

Figura 4.1.10 (1) Condición de pago simple 1.

En la segunda condición de pago simple decidirán que la fecha base se determine a partir

de la fecha de documento, con un vencimiento de 90 días.

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Figura 4.1.10 (2) Condición de pago simple 2.

En cuanto a la condición a plazos, llegan al acuerdo de que el 50% deberá abonarse bajo lo

establecido en la condición simple 1, y el 50% restante bajo la condición simple 2. Para ello,

lo primero es crear la condición como simple, activar la condición de pago a plazos para

después definirlos en otra transacción.

Figura 4.1.10 (3) Condición de pago 3.

Page 30: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y

acreedores/Operaciones contables/Recepción de facturas/Definir condiciones de pago

para plazos/Entradas nuevas.

Figura 4.1.10 (4) Plazos de la condición de pago 3.

4.1.11- Impuestos.

El objetivo en este apartado es crear indicadores de impuestos que serán utilizados por la

sociedad y definir las cuentas de dichos impuestos en la configuración. Se tienen que crear

el IVA soportado y repercutido al 21%.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Impuesto sobre el volumen de negocio/Cálculo/Definir indicador de IVA.

Creación del indicador de impuestos del IVA soportado.

Figura 4.1.11 (1) Definición IVA soportado (V).

Figura 4.1.11 (2) Porcentaje IVA soportado.

El siguiente paso es definir la cuenta que utilizará el indicador de impuestos.

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Figura 4.1.11 (3) Asignación de cuenta IVA soportado.

Creación del indicador de impuestos del IVA repercutido.

Figura 4.1.11 (4) Definición IVA repercutido.

Figura 4.1.11 (5) Porcentaje IVA repercutido.

Figura 4.1.11 (6) Asignación de cuenta IVA repercutido.

Por último, para que los nuevos indicadores de impuestos puedan ser seleccionados a la

hora de realizar operaciones, es necesario que se den de alta para la entrada de datos, en las

transacciones enjoy.

Page 32: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y

acreedores/Operaciones contables/salida de facturas, abonos/ salida de facturas, abonos

enjoy Sap/Definir indicador de impuestos por operación/Entradas nuevas.

Figura 4.1.11 (7) Activar indicadores en operaciones.

4.1.12- Multisociedades.

Una transacción de multisociedad consiste efectúa contabilizaciones en cuentas de

diferentes sociedades. El sistema creará un documento separado en cada una de las

sociedades afectadas.

Para que los importes en el Debe y en el Haber se compensen en estos documentos, el

sistema genera automáticamente partidas individuales que se contabilizan en “cuentas de

compensación”. Los documentos de una transacción de multisociedades están enlazados

mediante un número de transacción de común.

Las cuentas de compensación deben definirse en cada sociedad antes de que se pueda

realizar una transacción multisociedad. Estas cuentas pueden ser de mayor, de deudores o

acreedores. En la configuración se asignará una cuenta de compensación a cada

combinación posible de dos sociedades.

Para conseguir la integración en tiempo real, es necesario realizar antes un paso previo.

Consistirá en definir las cuentas sobre las que volcarán los datos de ambas sociedades.

Siguiendo el enunciado, se utilizarán las sociedades GMF5 y GR01.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones

contables/Preparar transacciones de multisociedades.

Figura 4.1.12 (1) Sociedades para la transacción.

Page 33: Sap Erp Fi Configuration Basica

32

Figura 4.1.12 (2) Actualización multisociedades.

4.1.13- Banco propio.

En el sistema se deberán crear un registro maestro por cada banco que se utilice. Esos

registros se almacenan centralmente en el directorio bancario. Los bancos que utiliza la

sociedad GASMAFE S.A se definen como bancos propios en el customizing.

En este caso, el nuevo banco, aún no está en el directorio de SAP. Por lo tanto, se

introducirá el banco manualmente a través de la siguiente ruta.

Ruta: SAP Esssy Access/Finanzas/Gestión financiera/Bancos/Datos maestros/Maestro

de bancos/Crear.

Figura 4.1.13(1) Creación de banco en SAP.

En la siguiente pantalla se deberán definir los datos de dirección del banco que se está

creando.

Page 34: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Figura 4.1.13 (2) Dirección del banco.

El siguiente paso en la configuración será definir el banco que se acaba de crear como

banco propio de la sociedad.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Cuentas bancarias/Definir

banco propio/Entradas nuevas.

Figura 4.1.13 (3) Definir banco propio GMF5.

Figura 4.1.13 (4) Definición banco propio.

Para continuar con la Parametrización del banco propio, debe crearse una cuenta bancaria

en el banco que se acaba de asignar como propio y enlazarla con una cuenta de mayor del

plan contable PG05. La cuenta creada es la 130140.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Cuentas bancarias/Definir

banco propio/Seleccionar banco propio/Cuentas bancarias/Entradas nuevas.

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Figura 4.1.13 (5) Creación de cuenta bancaria en banco propio.

Por último, se deberá introducir el ID de la cuenta bancaria en la cuenta de mayor con la

que ha sido enlazada.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Datos

maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento individual/Central.

Figura 4.1.13 (6) Vinculación cuenta bancaria y de mayor.

4.1.14- Pago automático.

Lo primero que se debe hacer es entender bien en que consiste el proceso de pagos:

Se introducen las facturas.

Se analizan las fechas de vencimiento y las reglas de contabilización de las facturas

pendientes adecuadas.

Las facturas que vencerán para el pago se preparan para una revisión.

Los pagos se aprueban y/o modifican.

Se pagan las facturas.

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El programa de pagos se ha concebido para operaciones de pagos nacionales e

internacionales, tanto con deudores como con acreedores. Además gestiona tanto la

entrada como la salida de pagos.

Para poder utilizar esta herramienta en la empresa se va a proceder a realizar las

parametrizaciones pertinentes para la sociedad GMF5.

Ruta: Transacción FBZP.

Figura 4.1.14 (1) Menú de configuración.

Se irán configurando todas las pestañas que presenta este menú de configuración. El primer

paso será parametrizar la sociedad emisora y la pagadora en la ventana de Sociedades

(todas). Una vez seleccionada la sociedad, se accederá a la siguiente ventana:

Figura 4.1.14 (2) Definición sociedad pagadora y emisora.

la sociedad pagadora registrará las contabilizaciones bancarias. La sociedad emisora

registrará contabilizaciones auxiliares. Ambas sociedades se compensan creando

contabilizaciones multisociedad. Si se activa la opción, “suplemento de vía de pago” ofrece

la posibilidad de imprimir y clasificar pagos.

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También se configurarán los días de tolerancia para las deudas y las transacciones de

deudor y acreedor que deben procesarse.

Figura 4.1.14 (3) Configuración sociedades (todas).

La siguiente pestaña que encontramos en el menú de Parametrización de los pagos

automáticos es la de “sociedad pagadora”. En ella, los usuarios definirán los importes

mínimos para los pagos, cuando deben generarse efectos y las fechas de sus vencimientos,

los formularios que se utilizan para cada sociedad pagadora, etc.

Figura 4.1.14 (4) Configuración sociedades pagadoras.

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La tercera pestaña que presenta el menú es “vías de pago de país”. Se definirán las vías de

pago permitidas en el país, las clases de documento que se utilizarán, programas de

impresión, monedas permitidas, los requisitos de registro maestro de las vías de pago (es

decir, si se define la dirección como requisito, no se pagarán las facturas con esta vía de

pago, a menos que se introduzca una dirección),etc.

Figura 4.1.14 (5) Ejemplo configuración vía de pago país.

De la misma forma se parametrizará la vía de pago “T”, transferencias.

En cuarto lugar se encuentra la pestaña “vías de pago en la sociedad”. Se definirán los

importes máximos y mínimos permitidos, si se permiten interlocutores en el extranjero y

además da la opción de realizar agrupaciones para los pagos por grupo de bancos o códigos

postales.

Page 39: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Figura 4.1.14 (6) Configuración via de pago C.

Figura 4.1.14 (7) Configuración vía de pago T.

El próximo paso será configurar la selección de bancos. Se establecerá el orden de

jerarquía, es decir, se introducirán los bancos propios en el orden en el que el programa de

pagos automáticos debería tenerlo en cuenta para el pago por cada vía de pago.

Figura 4.1.14 (8) Orden de jerarquía en Banco 0005.

Por cada combinación de vía de pago y banco propio, se define:

Cuenta de contabilización auxiliar.

Cuenta de compensación para efectos.

Fondos disponibles en cada banco.

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Figura 4.1.14 (9) Asignación de cuentas de mayor.

Por último, se tendría que parametrizar el banco propio. Trabajo que ya ha sido realizado

en un apartado anterior de este mismo documento. Por lo tanto, el programa de pagos

automáticos está totalmente parametrizado.

Es necesario que se cree un talonario de cheques para poder utilizar la via de pago C.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nueva)/Deudores y acreedores/Operaciones

contables/Salidas de pagos/Salida de pagos automático/Medios de pago/Gestión de

cheques/Definir intervalo de números para cheques.

Figura 4.1.14 (10) Creación de talonario de cheques.

Figura 4.1.14 (11) Creación de talonario de cheques.

4.1.15- Reclamaciones.

El procedimiento de reclamaciones controla cómo se realizan estas mismas. Todas las

cuentas que se vayan a introducir en el proceso de reclamación automática debe tener un

procedimiento de reclamación.

El sistema ya contiene varios procesos de reclamación predefinidos que pueden utilizarse,

sin embargo, se creará uno nuevo ajustado a lo demandado en el enunciado. Para ellos se

copiará del 0001 y se modificará después.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Operaciones

periódicas/Reclamar./Entorno/Modificar configuración./Nuevo procedimiento de

reclamación.

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Figura 4.1.15 (1) Modificación proceso de reclamación.

En la pestaña de niveles de reclamación se continúa con la Parametrización. Se definen los

días de demora hasta alcanzar cada nivel de reclamación y otras muchas características

particulares de cada nivel.

Figura 4.1.15 (2) Configuración de Niveles de reclamación.

Para los gastos del procedimiento de reclamación deben definirse las siguientes

parametrizaciones.

Page 42: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Figura 4.1.15 (4) Configuración gastos.

Se tratará ahora de actualizar los importes mínimos.

Figura 4.1.15 (5) Configuración importes mínimos.

las parametrizaciones siguientes se utilizan para definir los textos de reclamación. Se debe

crear una reclamación por cada nivel. Se utilizará la sociedad 1000 como referencia para

este procedimiento de reclamación.

Page 43: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Figura 4.1.15 (6) Configuración de textos de reclamación.

4.1.16- Correspondencia.

Una clase de correspondencia:

Representa una clase de carta en el sistema SAP.

Debe crearse para cada clase de correspondencia que se desee.

Cada clase de correspondencia tendrá definido un programa de impresión y una variante de

selección adecuadas.

La empresa utiliza distintas clases de correspondencia, a esos formularios se les asigna una

clase de correspondencia en el sistema. El objetivo es que se automatice el proceso lo

máximo posible

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión

financiera/Correspondencia/Definir clases de correspondencia/Entrada nueva.

Figura 4.1.16 (1) Crear correspondencia.

Page 44: Sap Erp Fi Configuration Basica

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La Parametrización continua con la asignación del programa de impresión a la nueva clase

de correspondencia.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión

financiera/Correspondencia/Fijar asignación report por clase de

correspondencia/Entradas nuevas.

Figura 4.1.16 (2) Asignación programa de impresión.

A continuación, se tendrá que especificar cuando se podrá acceder a la nueva clase de

correspondencia. En este caso se activará para la entrada de documentos y su visualización.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión

financiera/Correspondencia/Especificar opciones de llamada/Entradas nuevas.

Figura 4.1.16 (3) Activar clase de correspondencia.

4.1.17- Estructura de balance.

Se pueden definir todas las estructuras de balance / P y G que se necesiten para preparar

informes de acuerdo con varios criterios, ejemplo: Para hacienda, para otros usuarios

externos, para fines internos, etc.

La estructura de balance permite configurar el formato del informe. Se debe determinar lo

siguiente:

Las posiciones que se deben incluir y la secuencia y jerarquía de las mismas.

El texto que describe las posiciones.

Los planes de cuentas y las cuentas relevantes para el informe.

Los totales que se deben visualizar.

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Cada estructura debe tener las siguientes posiciones especiales: Activos, pasivos, beneficios,

gastos, resultado de pérdidas y ganancias, cuentas no asignadas y notas al balance contable.

Como máximo la estructura de balance contendrá 20 niveles de jerarquía.

En esta parametrización se creará la estructura de balance para la sociedad GMF5 como

copia de la FS01.

Ruta: IMG/Gestión financiera nuevo/Contabilidad financiera (nuevo)/Operaciones

periódicas/Documentar/Definir estructura de balance, PyG.

Figura 4.1.17 (1) Estructura de balance como copia de FS01.

Una vez creada la estructura hay que verificar si todas las cuentas de mayor del plan de

cuentas y sociedad se han asignado correctamente a las posiciones de la estructura de

balance que se acaba de copiar.

4.1.18- Plan de valoración.

Todas las cuentas del libro mayor se definen en el Plan de cuentas. La contabilidad de

activos fijos, trabaja con ese plan de cuentas asignado a la sociedad FI pero además tendrá

un plan de valoración.

Estos planes de valoración contienen áreas específicas predefinidas. (amortización

contable, fiscal, etc.) Por supuesto, es posible crear planes de valoración con sus propias

áreas.

En este epígrafe se tratará de definir y configurar un plan de valoración para la sociedad

GMF5. Es un requisito previo para otras muchas parametrizaciones que afectan a la

contabilidad de activos.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructuras de

organización/Copiar plan de valoración de referencias de valoración.

Page 46: Sap Erp Fi Configuration Basica

45

Figura 4.1.18 (1) Opciones de la transacción.

Figura 4.1.18 (2) Copia de plan de valoración.

Una vez copiado el plan de valoración se debe continuar especificando el nombre del

nuevo.

Figura 4.1.18 (3) Especificación plan de valoración.

Después el sistema da la opción de borrar o copiar áreas de valoración al que se acaba de

crear como copia. Sin embargo, en este apartado no se tratará esta opción.

Ahora el objetivo es asignar el nuevo plan de valoración PV05 a la sociedad.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructuras de

organización/Especificar asignación sociedad, plan de valoración.

Figura 4.1.18 (4) Asignación del plan de valoración.

4.1.19- Clases de activo fijo.

La clase de activo fijo es el criterio principal para clasificar los activos fijos. Cada activo se

asignará a una clase. Dichas clases se crean a nivel de mandante y se componen de dos

secciones principales:

Sección de datos maestros.

Sección de datos de valoración.

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La función principal de la clase de activos fijos es establecer un enlace entre los registros

maestros de los activos y las cuentas de mayor donde se contabilizan las amortizaciones y

valores de activos fijos relacionados. Esto se controla mediante la determinación de

cuentas.

En primer lugar, se creará un rango de números que se asignará a la sociedad GMF5 para

que pueda trabajar con la contabilidad de activos fijos. En este caso se copiará del ya

existente en la sociedad 1000.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructura de

organización/Clases de activos fijos/Definir intervalos de rangos de números.

Figura 4.1.19 (1) Copia del intervalo.

El siguiente paso será crear la clase de activo fijo máster 05 donde se incluirán los activos

que se vayan creando en la sociedad.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructura de

organización/Clases de activos fijos/Definir clases de activos fijos/Entrada nueva.

Figura 4.1.19 (2) Creación clase de activo.

Figura 4.1.19 (3) Creación clase de activo.

Page 48: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Una vez creada la clase de activo, falta activar las áreas de valoración para el plan de

valoración PV05. Para ello se utiliza la transacción OAYZ.

Ruta: IMG/Gestión financiera/Contabilidad de activos fijos/Valoración

general/Determinar valoración de clases de activos fijos.

Figura 4.1.19 (4) Activación áreas de valoración.

4.1.20- Clave de amortización.

Los parámetros que el sistema necesita para calcular los importes de amortización se

ingrersan en métodos de cálculo. Los métodos de cálculo se asignan a la clave de

contabilización en la transacción AFAMA.

Se creará la clave de amortización como copia de LINS y será denominada ZLI5. Los

métodos de cálculo de la nueva clave permanecerán igual que en LINS.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de activos

fijos/Amortizaciones/Métodos de valoración/Clave de amortización/Actualizar clave de

amortización.

Figura 4.1.20 (1) Copia clave de amortización.

Page 49: Sap Erp Fi Configuration Basica

48

4.1.21- Validación y sustitución.

Para ejecutar una sustitución/validación se requieren las medidas siguientes:

Decidir a qué área de aplicación se aplicará la modificación.

Seleccionar el evento correcto para la modificación.

Definir la validación/sustitución.

Asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada.

Activarla.

Es preciso explicar brevemente que los eventos son lugares específicos de una aplicación

que especifican la ubicación exacta donde se lleva a cabo la modificación. Para FI se

proporcionan tres eventos: cabecera de documento, posición de documento y documento

completo.

Una regla de sustitución se compone de dos partes:

Condiciones que identifican los registros que se seleccionarán.

Sustituciones, que identifican los valores de reposición. Estos pueden ser valores

constantes, asignaciones campo – campo o exits de usuario.

El objetivo principal que persigue una sustitución es modificar el contenido de uno o varios

campos.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Herramientas/Validación,sustitución/Sustitución en documentos

contables/Entorno/Sustitución.

Figura 4.1.21 (1) Creación de sustitución.

La condición que se debe cumplir es que si aparece la cuenta 476900 de gastos, se sustituya

por la cuenta 476902.

Figura 4.1.21 (2) Condición previa sustitución.

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Figura 4.1.21 (3) Sustitución por valor constante.

Por último, se crea una entrada nueva por la que se asigna la sustitución ZSUS5 a la

sociedad GMF5, de otra forma no llegaría a aplicarse.

Figura 4.1.21 (4) Activación en sociedad GMF5.

La validación por su parte se compone de tres etapas:

Condición previa.

Verificación.

Mensaje

La validación se utiliza para autorizar o no a determinados procesos y transacciones según

unos requisitos. En este caso se creará una validación para que la fecha contable sea sólo

perteneciente a 2012 y se denominará ZVAL5.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Herramientas/Validación, sustitución/Validación en documentos

contables/Entorno/Validación.

Figura 4.1.21 (5) Creación de validación.

Figura 4.1.21 (6) Condición previa validación.

Page 51: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Figura 4.1.21 (7) Verificación de la validación.

Figura 4.1.21 (8) Mensaje de la validación.

Por último, se crea una entrada nueva por la que se asigna la validación ZVAL5 a la

sociedad GMF5, de otra forma no llegaría a aplicarse.

Figura 4.1.21 (9) Asignación de validación a GMF5.

4.2- Operaciones a realizar.

4.2.1- Crear cuenta de balance y cuenta de beneficios.

Las cuentas de mayor constan de dos segmentos de datos. El primero corresponde al plan

de cuentas, la información registrada en este segmento de la cuenta de mayor es válida para

todas las sociedades que la utilicen.

El segundo segmento es el de sociedad. Todas las sociedades que quieren utilizar una

cuenta del plan de cuentas que tienen asignado deben crear un segmento de sociedad

propio. Este incluye la información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión.

Con ella se controlará la entrada de documentos contables y la gestión de datos contables.

En el segmento del plan de cuentas hay que especificar si la cuenta es de balance o de

beneficios, puesto que, ambas clases de cuentas se tratan de forma diferente en el cierre:

En el caso de las cuentas de balance, el saldo se transfiere a la misma cuenta.

En el caso de las cuentas de gastos o ingresos, el saldo se transfiere a una cuenta de

remanente y la cuenta de gastos o ingresos se fija en 0.

A modo de ejemplo se creará una cuenta de cada tipo a nivel central, es decir, tanto en el

plan de cuentas como en la sociedad.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Datos

maestros/Cuenntas de mayor/Tratamiento individual/Central.

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51

Figura 4.2.1 (1) Cuenta de beneficio.

Figura 4.2.1 (2) Cuenta de balance.

Page 53: Sap Erp Fi Configuration Basica

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4.2.2- Crear status de campo.

En este apartado se creará un grupo de status de campo con una configuración particular,

que obligue a que la entrada de la clave de clasificación (asignación) sea obligatoria.

Ruta: IMG/Gestión financiera/Documento/Posición de documento/Control/Definir

variantes de status de campo/seleccionar ZEC5/Grupos de status de campo/Entrada

nueva.

Figura 4.2.2 (1) Definición grupo status de campo.

En el status de campo, en el grupo de datos generales, hay que definir que el número de

asignación sea obligatorio.

Figura 4.2.2 (2) Parametrización nº de asignación.

El último paso es asignar el nuevo grupo de status de campo a las cuentas creadas

anteriormente.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Datos

maestros/Cuenntas de mayor/Tratamiento individual/Central.

Figura 4.2.2 (3) Asignación del grupo de status.

Page 54: Sap Erp Fi Configuration Basica

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4.2.3- Crear Centro de beneficio y centro de coste.

Se crearán dos centros de beneficio y dos centros de coste para cumplir con lo establecido

en el enunciado del ejercicio. Para la creación de los centros de beneficio la ruta a seguir

será la siguiente.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Datos

maestros/Centro de beneficio/Tratamiento individual/crear

Figura 4.2.3 (1) Creación de centro de beneficio.

Figura 4.2.3 (2) Creación de centro de beneficio.

De la misma forma se crea el centro de beneficio GASMAFE 2, denominado CEBE502.

La ruta para crear los centros de coste en la sociedad GMF5 es la siguiente:

Ruta: Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de coste/Datos maestros/Centro de

coste/Tratamiento individual/Crear.

Page 55: Sap Erp Fi Configuration Basica

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Figura 4.2.3 (3) Creación centro de coste.

De la misma forma, se crea el centro de coste GASMAFE 2, relacionado con el centro de

beneficio CEBE502.

4.2.4- Crear clientes y proveedores.

Al igual que las cuentas de mayor, las cuentas de deudor/acreedor tienen un segmento de

datos generales y otro específico de la sociedad. Además se puede crear un segmento de

área de compras o ventas para cada cuenta de deudor/acreedor.

Se va a proceder a la creación de cinco clientes.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Datos maestros/Crear.

Figura 4.2.4 (1) Creación de cliente.

Page 56: Sap Erp Fi Configuration Basica

55

Figura 4.2.4 (2) Datos generales.

Figura 4.2.4 (3) Datos de sociedad

Figura 4.2.4 (4) Datos de sociedad.

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Figura 4.2.4 (5) Datos de sociedad.

El resto de clientes se crearán con distintas combinaciones de vías de pago, condiciones de

pago, direcciones, bancos, etc.

Se van a crear también 5 maestros para proveedores que trabajen con la sociedad que esta

parametrizándose.

Ruta: Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Datos maestros/Crear.

Figura 4.2.4 (6) Creación proveedor.

Figura 4.2.4 (7) Dirección proveedor.

Figura 4.2.4 (8) Gestión de cuenta.

Page 58: Sap Erp Fi Configuration Basica

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El resto de proveedores se crearán con distintas combinaciones de vías de pago,

condiciones de pago, direcciones, bancos, etc.

4.2.5- Documentos simples.

Se va a proceder a la creación de diez documentos simples en el sistema. Como ejemplo, se

verán los pasos que hay que llevar a cabo para crear uno de ellos.

Ruta:SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Contabilización/Indicar

documento de cuenta de mayor.

Hay que asegurarse de que estamos realizando las operaciones en la sociedad GMF5.

Figura 4.2.5 (1) Selección de sociedad.

Una vez seleccionada la sociedad, se llevará a cabo la creación de un documento contable

que sirva para apuntar un movimiento de la cuenta del banco propio de la sociedad a la

cuenta del libro de caja.

Figura 4.2.5 (2) Asiento documento simple.

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Figura 4.2.5 (3) Resumen del documento.

El siguiente documento servirá para depositar en el banco propio una aportación de capital

de los socios que se utilizará para financiar el resto de operaciones que forman parte de la

actividad de la empresa.

Figura 4.2.5 (4) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (5) Resumen del documento.

El siguiente documento, representa el asiento de un anticipo de salario a los empleados.

Ese dinero saldrá del banco propio.

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Figura 4.2.5 (6) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (7) Resumen del documento.

En cuarto lugar, se creará un documento que ejemplifique una transferencia del banco

propio de la empresa a otro cualquiera.

Figura 4.2.5 (8) Asiento documento simple.

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Figura 4.2.5 (9) Resumen del documento.

Otro ejemplo de documento simple, puede ser el asiento que se produce al pagar las

nóminas en la sociedad.

Figura 4.2.5 (7) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (8) Resumen del documento.

El siguiente documento representa el asiento que se produce como consecuencia de la

contabilización de diversos gastos de mantenimiento en la empresa.

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Figura 4.2.5 (9) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (10) Resumen del documento.

El séptimo documento representa un asiento en el que llegan a la empresa las facturas de

los suministros y éstas se dejan pendientes de pago.

Figura 4.2.5 (11) Asiento documento simple.

Page 63: Sap Erp Fi Configuration Basica

62

Figura 4.2.5 (12) Resumen del documento.

El octavo documento, es un ejemplo de cómo es un asiento de periodificación en el pago

de un seguro.

Figura 4.2.5 (13) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (14) Resumen del documento.

Como ejemplo se creará en el sistema un documento simple que muestre como sería la

liquidación de los intereses de un préstamo.

Page 64: Sap Erp Fi Configuration Basica

63

Figura 4.2.5 (15) Asiento de documento simple.

Figura 4.2.5 (16) Resumen de documento.

Por último, se creará un documento simple que consista en un asiento de reclasificación del

renting de un equipo de oficina.

Figura 4.2.5 (17) Asiento documento simple.

Page 65: Sap Erp Fi Configuration Basica

64

Figura 4.2.5 (18) Resumen del documento.

4.2.6- Anulación de documentos.

El sistema tiene una función con la que puede anular documentos de cuenta de mayor, de

deudores y acreedores de manera individual o conjunta. Un documento se puede anular

mediante:

Contabilización de anulación normal: Hace que el sistema contabilice el cargo

incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Provoca un

aumento del número de movimientos.

Contabilización negativa: Hace lo mismo, pero los importes contabilizados no se

añaden a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de

movimientos de la otra columna de la cuenta.

Para que se permita la anulación con contabilización negativa es necesario que se cumplan

los siguientes requisitos:

La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.

El motivo de anulación debe estar permitido para anulaciones negativas.

Como ejemplo, se anulará un documento de los creados en el apartado anterior utilizando

cada uno de los procedimientos señalados.

En primer lugar, se debe verificar que la sociedad permite contabilizaciones negativas.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones

contables/Contabilización de corrección, anulación/Permitir contabilizaciones negativas.

Figura 4.2.6 (1) Permitir contabilidad negativa.

Page 66: Sap Erp Fi Configuration Basica

65

El siguiente paso es verificar que los motivos de anulación se pueden utilizar para realizar

anulaciones mediante contabilizaciones negativas.

Ruta: IMG/Gestión financiera/Contabilidad principal/Operaciones

contables/Contabilización de corrección, anulación/Definir motivos de anulación.

Figura 4.2.6 (2) Motivos de anulación.

Se va a realizar una consulta del saldo de una de las cuentas utilizadas en los documentos

simples del apartado anterior, más concretamente de la 113140.

Ruta: SAP Easy Acces/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Cuenta/Consultar

saldo.

Figura 4.2.6 (3) Saldo de la cuenta 113140.

Page 67: Sap Erp Fi Configuration Basica

66

Después de esta comprobación, se llevará a cabo la anulación del documento 100000004

mediante contabilización negativa. Supondrá un descenso del saldo de la cuenta en el

Haber de 3000 unidades.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro

mayor/Documento/Anular/Anulación individual

Figura 4.2.6 (3) Anulación de documento.

Figura 4.2.6 (5) Saldo Haber después de anular.

Se observa cómo el documento 100000011 ha anulado al 100000004 reduciendo el saldo en

la columna del Haber en 3000 unidades.

El segundo método es la contabilización normal. Cuando un documento no está vinculado

con otro se utiliza la transacción FB08 para la anulación. En caso de que si estuviera

vinculado a otro documento, se anularía con la transacción FBRA.

Page 68: Sap Erp Fi Configuration Basica

67

Figura 4.2.6 (6) Anulación documento.

4.2.7- Facturas de clientes y proveedores.

Para contabilizar facturas de proveedores la ruta que se debe seguir es la siguiente:

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Contabilización/

Factura.

Figura 4.2.7 (1) Factura proveedor.

Page 69: Sap Erp Fi Configuration Basica

68

Figura 4.2.7 (2) Resumen del documento.

Para crear una factura de cliente, la ruta será la siguiente:

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilización/Factura.

Figura 4.2.7 (3) Factura de cliente.

Figura 4.2.7 (4) Resumen del documento.

En este apartado del trabajo se han creado varios documentos más. Entre ellos, facturas de

deudor, facturas de acreedor, abonos de acreedores y de clientes.

Page 70: Sap Erp Fi Configuration Basica

69

4.2.8- Contabilizar anticipo de cliente y proveedor.

En primer lugar se creará un anticipo para un proveedor.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Contabilización/

Anticipo /Anticipo de acreedor.

Figura 4.2.8 (1) Anticipo proveedor.

Figura 4.2.8 (2) Asiento del documento.

En segundo lugar, se crea un anticipo de un cliente.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilización/ Anticipo

/Anticipo de deudores.

Page 71: Sap Erp Fi Configuration Basica

70

Figura 4.2.8 (3) Anticipo de cliente.

Figura 4.2.8 (4) Resumen del documento.

4.2.9- Factura, cobro, anulación de compensación y cobro.

Se va a describir el proceso completo que se produce cuando emitimos una factura a un

deudor, se produce el abono y posteriormente se detectan errores y hay que anular la

compensación.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilización/Factura.

Page 72: Sap Erp Fi Configuration Basica

71

Figura 4.2.8 (1) Factura de deudor.

Figura 4.2.9 (2) Resumen del documento.

El cliente por su parte hará un abono por la cantidad estipulada en la factura.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilización/Abono.

Figura 4.2.9 (3) Abono de cliente.

Page 73: Sap Erp Fi Configuration Basica

72

Figura 4.2.9 (4) Resumen del documento.

Es interesante visualizar las partidas abiertas que hay en la cuenta del deudor, puesto que

tanto la factura como el abono todavía lo son y puedo que se encuentre alguna más.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Cuenta/Visualizar.

Figura 4.2.9 (5) Visualizar partidas.

Figura 4.2.9 (6) Lista partidas abiertas.

Page 74: Sap Erp Fi Configuration Basica

73

El último paso del proceso sería compensar las partidas abiertas en la cuenta de deudor con

la que se está trabajando. Para ello, hay que seguir esta ruta.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Cuenta/Compensar.

Figura 4.2.9 (7) Selección de cuenta.

Figura 4.2.9 (8) Compensar partidas.

Después de la compensación, solo queda una partida abierta.

Page 75: Sap Erp Fi Configuration Basica

74

Se observa la partida que aún está abierta con un punto rojo, mientras que, las que ya han

sido compensadas tienen un cuadrado verde.

Figura 4.2.9 (10) Lista de partidas abiertas.

Llegados a este punto, si quiere anularse la compensación, se debe utilizar la transacción

FBRA.

Figura 4.2.9 (11) Anular compensación.

4.2.10- Compensar facturas manualmente.

Como ejemplo se ha creado una factura pendiente en el cliente “Juanito” por 3000 Euros.

Será utilizada en este apartado para demostrar cómo se puede compensar una factura

manualmente. Para ello el cliente en cuestión realiza un pago.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilizaciones/Pagos.

Page 76: Sap Erp Fi Configuration Basica

75

Figura 4.2.10 (1) Entrada de pago cliente.

Una vez introducidos los datos de la cuenta bancaria, importe y cuenta del deudor en

cuestión. Deben tratarse las partidas abiertas para realizar la compensación.

Figura 4.2.10 (2) Compensación con partida abierta.

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76

4.2.11- Realizar pagos automáticos.

El programa de pago de SAP permite realizar automáticamente las siguientes operaciones:

Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse o retirarse.

Contabilizar documentos de pago.

Imprimir medios de pago.

El proceso de pago automático tiene cuatro pasos:

Parámetros.

Propuesta.

Pago.

Impresión.

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos: Fecha de

ejecución e identificación.

Para ejecutar el programa de pagos automáticos la ruta que se debe seguir es la siguiente:

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Operaciones

periódicas/Pagos.

Figura 4.2.11 (1) Identificador de la ejecución.

En los parámetros se defina que la ejecución automática de pagos debe realizarse para

todos los acreedores pertenecientes a la sociedad GMF5 y que utilicen las vías de pago C y

T.

Page 78: Sap Erp Fi Configuration Basica

77

Figura 4.2.11 (2) Parámetros.

Figura 4.2.11 (3) Parámetros.

Después de guardar los parámetros y volver a la pestaña “Status”, se programa la propuesta

de pago que ha ofrecido el sistema para que se ejecute inmediatamente.

Figura 4.2.11 (4) Programar propuesta.

Page 79: Sap Erp Fi Configuration Basica

78

El siguiente paso es procesar la propuesta de pago. Revisar las facturas que el programa

propone para liberar el pago. Las partidas que aparecen en rojo pertenecen a la lista de

excepciones.

Figura 4.2.11 (5) Propuesta de pago.

Por último se ejecuta la propuesta de pago. En este momento se crean documentos de

pago y se compensan con facturas pendientes. Además si se desea, se lleva a cabo la

impresión.

Figura 4.2.11 (6) Status ejecución de pago.

Figura 4.2.11 (7) Imprimir ordenes spool propias.

Page 80: Sap Erp Fi Configuration Basica

79

4.2.12- Reclamar partidas.

El primer paso es crear una ejecución de reclamación. Para ello deberemos tratar la

transacción F150.

Figura 4.2.12 (1) Identificador.

En los parámetros se define la fecha de reclamación, la sociedad que debe tratarse en la

ejecución de reclamación y los deudores cuyas cuentas deben ser reclamadas.

Figura 4.2.12 (2) Parámetros.

Después hay que realizar la ejecución de la propuesta de reclamación. Se puede observar

cómo queda la lista de reclamaciones.

Figura 4.2.12 (3) Lista de reclamación.

Page 81: Sap Erp Fi Configuration Basica

80

El último paso sería imprimir el proceso de reclamación. El resultado es el siguiente.

Figura 4.1. 19(4) Carta de reclamación.

4.2.13- Emitir correspondencia.

Se contabilizará una factura en uno de los deudores con los que trabaje la sociedad.

Después se solicitará correspondencia en el mismo paso.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilización/Factura/

Entorno/Correspondencia.

Page 82: Sap Erp Fi Configuration Basica

81

Figura 4.2.13 (1) Emitir correspondencia.

Figura 4.2.13 (2) Ejemplo correspondencia.

4.2.14- Confirmación de saldos.

Antes de comenzar con la confirmación de saldos es necesario realizar una parametrización

previa en la transacción FSAV.

Page 83: Sap Erp Fi Configuration Basica

82

Figura 4.2.14 (1) Dirección.

El programa de creación de confirmación de saldos crea automáticamente confirmaciones

para deudores y acreedores (incluidas cartas de respuesta). También se emite una lista de

control que se envía al departamento de auditoría interna. Los deudores/acreedores

verifican la información de saldo que reciben y envían su respuesto al centro de control.

Allí las respuestas se comparan con la lista de reconciliación.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Operaciones

periódicas/Cierre/Verificar,contar/Confirmación de saldos: imprimir.

Page 84: Sap Erp Fi Configuration Basica

83

Figura 4.1. 20(1) Confirmación de saldos.

La carta de confirmación de saldos impresa, sería la siguiente:

Page 85: Sap Erp Fi Configuration Basica

84

Figura 4.2.14 (5) Carta confirmación de saldos.

4.2.15- Valoración en moneda extranjera.

La valoración de moneda extranjera debe realizarse antes de crear los balances contables.

Una valoración en moneda extranjera es necesaria si las cuentas de acreedor contienen

partidas abiertas en una moneda extranjera. Los importes en esta moneda extranjera se

convierten a la moneda local a la vez que se indican utilizando el tipo de cambio actual.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Operaciones

periódicas/Cierre/Valorar/Valoración de moneda extranjera de partidas abiertas (nuevo).

Page 86: Sap Erp Fi Configuration Basica

85

Figura 4.2.15 (1) Valoración en moneda extranjera.

Se procede entonces a ejecutar el programa.

Figura 4.2.15 (2) Valoración en moneda extranjera.

Se pueden observar las contabilizaciones que se van a producir.

Page 87: Sap Erp Fi Configuration Basica

86

Figura 4.2.15 (3) Contabilizaciones.

4.2.16- Creación de activos fijos.

Se va a proceder a la creación de activos fijos de varias clases de activos. La ruta para

realizarlo es:

Ruta: SAp Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Activo fijo/Crear.

Figura 4.2.16 (1) Activo fijo clase Master05.

Figura 4.2.16 (2) Ordenador oficina.

Figura 4.2.16 (3) Activo fijo clase 3100.

Page 88: Sap Erp Fi Configuration Basica

87

Figura 4.2.4 (4) Carretilla elevadora.

Cuando se crean varios activos fijos similares, la operación puede realizarse en un solo

paso. Es necesario introducir la cantidad de bienes similares que se crearán.

Figura 4.2.16 (5) Activo fijo clase 3000.

Figura 4.2.16 (6) Mesa de oficina.

Page 89: Sap Erp Fi Configuration Basica

88

Figura 4.2.16 (7) Creación en masa de activos fijos.

Continúa la creación de activos fijos.

Figura 4.2.16 (8) Activo fijo clase 1100.

Figura 4.2.16 (9) Nave industrial.

Figura 4.2.16 (10) Creación en masa de activos fijos.

Figura 4.2.16 (11) Activo fijo clase Master05.

Page 90: Sap Erp Fi Configuration Basica

89

Figura 4.2.16 (12) Ratón.

Figura 4.2.16 (12) Teclado.

4.2.17- Operaciones con activos fijos.

Alta de activo fijo con proveedor:

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Activos

fijos/Contabilización/Alta/Compra/Contra acreedor.

Page 91: Sap Erp Fi Configuration Basica

90

Figura 4.2.17 (1) Alta de activo fijo contra acreedor.

Figura 4.2.17 (2) Documento contable.

Page 92: Sap Erp Fi Configuration Basica

91

Alta de activo fijo con contrapartida automática.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Activos

fijos/Contabilización/Alta/Compra/Alta automática contrapartida.

Figura 4.2.17 (3) Elección de sociedad.

Figura 4.2.17 (4) Alta automática.

En esta misma transacción existe la posibilidad de crear nuevos activos fijos.

El siguiente ejemplo consistirá en demostrar cómo debe realizarse la baja de un activo fijo

que ya pertenecía a la sociedad. Se realizará la venta de la máquina 02 el 26/10/2012 a un

cliente llamado Activos.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Activos

fijos/Contabilización/Baja/Baja con ingresos/Con deudor.

Page 93: Sap Erp Fi Configuration Basica

92

Page 94: Sap Erp Fi Configuration Basica

93

Figura 4.2.17 (5) Baja de activo fijo.

Para la siguiente tarea, se creará un activo fijo en curso, se le dará de alta y posteriormente

se distribuirá y capitalizará según se crea oportuno .

Figura 4.2.17 (6) Activo fijo en curso.

Page 95: Sap Erp Fi Configuration Basica

94

Figura 4.2.17 (7) Nave industrial.

Una vez creada la nave industrial como activo fijo se le dará de alta en el sistema con

factura contra el proveedor ACTIVOS.

Page 96: Sap Erp Fi Configuration Basica

95

Figura 4.2.17 (8) Alta de la nave industrial.

El siguiente paso, realizar la distribución del activo fijo. Para este fin se utiliza la transacción

AIAB.

Figura 4.2.17 (9) Selección de sociedad.

Figura 4.2.17 (10) Registrar regla de distribución.

Figura 4.2.17 (11) Regla de distribución.

Después de crear la regla de distribución es el momento de ejecutar la liquidación para

capitalizar el activo.

Page 97: Sap Erp Fi Configuration Basica

96

Figura 4.2.17 Capitalizar el activo.

Otra de las operaciones que se pueden realizar en el sistema de SAP con los activos fijos es

una transferencia. Estas pueden realizarse dentro de la misma sociedad o entre sociedades

diferentes. En este caso se hará dentro de la misma sociedad. El activo fijo 1000 0 se

transferirá al activo en curso 4001 0.

Figura 4.2.17 (12) Creación nuevo activo fijo.

Ruta: SAP Easy Access/ Finanzas/Gestión financiera/Activos fijos/Contabilización/Traslado.

Page 98: Sap Erp Fi Configuration Basica

97

Figura 4.2.17 (13) Transferencia activo fijo.

4.3- Informes.

4.3.1- Libro mayor.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Operaciones

periodicas/Cierre/Documentar/Historial de cuenta/Cuentas (todas)/Libro mayor de

fichero del documento.

Figura 4.3.1 (1) Ejemplo de mayor.

Page 99: Sap Erp Fi Configuration Basica

98

4.3.2- Libro diario.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Sistema de

información/Informes para libro mayor (nuevo)/Documento/General/Diario compacto

de documentos.

Figura 4.3.2 (1) Muestra de libro diario.

4.3.3- Balance y cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Sistema de

información/Informes de libro mayor (nuevo)/Balance/General/Comaparación plan/real.

Figura 4.3.3 (1) Balance y PyG.

Page 100: Sap Erp Fi Configuration Basica

99

Se puede desplegar el balance tanto como se desee, para observar con mayor detalle cada

una de las posiciones del mismo.

4.3.4- Sumas y Saldos.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/ Libro mayor/Sistema de

información/Informes de libro mayor (nuevo)/Listas de saldos/General/Listas de totales y

saldos.

Figura 4.3.4 (1) Ejemplo sumas y saldos.

Ruta: SAP Easy Access/Sistemas Info/Finanzas/Gestion financiera/Libro mayor/Lista de

saldos.

Figura 4.3.4 (2) Saldos de las cuentas.

Page 101: Sap Erp Fi Configuration Basica

100

4.3.5- Cuadro de Activos.

En primer lugar se tratará el cuadro de activo proporcionado por la transacción AW01N,

observando individualmente las condiciones en las que se encuentra cada uno de los

activos.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Activos fijos/Sistema de

información/Informes contabilidad de activo fijo/Activo fijo individual/Asset explorer.

Figura 4.3.5 (1) Asset explorer.

Page 102: Sap Erp Fi Configuration Basica

101

También podemos observar en este informe las amortizaciones previstas para cada activo fijo

a lo largo de su vida útil.

Figura 4.3.5 (2) Cuadro de amortización.

Existe otro informe que nos proporciona información acumulada por clases de activo que

puede resultar muy útil a la hora de analizar información. Es el propiamente dicho, cuadro

de activos.

Ruta: SAP Easy Access/Sistema Info/Finanzas/Gestión financiera/Activos fijos/Cuadro

de activos fijos.

Figura 4.3.5 (3) Cuadro de activos fijos

Page 103: Sap Erp Fi Configuration Basica

102

4.3.6- Centros de Coste (Real/Plan/Desviación).

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de coste/Sistema

Info/Informes de la contabilidad CECO/Comparaciones Plan, real/Centros coste real,

plan, desviación.

Figura 4.3.6 (1) Informe centro de coste.

Figura 4.3.6 (2) Centro de coste CECO502.

Page 104: Sap Erp Fi Configuration Basica

103

Figura 4.3.6 (3) Partidas individuales.

4.3.7- Libro del IVA.

La transacción para obtener la declaración del IVA es: S_ALR_87009895

Figura 4.3.7 (1) IVA Repercutido.

Page 105: Sap Erp Fi Configuration Basica

104

Figura 4.3.7 (2) IVA Soportado.

4.3.8- Diario del libro de caja.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Bancos/Entrada/Libro de caja.

4.4- Tareas adicionales.

La primera situación consiste en que el Estado ha considerado necesaria una subida de

impuestos. Por ello, el impuesto del IVA asciende al 25%. Es necesario que se

parametricen en el sistema todos los cambios pertinentes para adaptarse a la nueva

normativa implantada.

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera

(nuevo)/Impuesto sobre el volumen de negocio/Cálculo/Definir indicador de IVA.

Creación del indicador de impuestos del IVA soportado.

Figura 4.4 (1) Nuevo IVA sop.

Page 106: Sap Erp Fi Configuration Basica

105

Figura 4.4 (2) Nuevo IVA sop.

Figura 4.4 (3) Tipo impositivo.

Figura 4.4 (4) Cuenta de impuestos.

Se repetirá el proceso para el indicador de impuestos del IVA repercutido, introduciendo

los datos que sean necesarios. Se denominará ZV.

El siguiente paso que debe darse es deshabilitar los anteriores indicadores en las

operaciones enjoy para que no pueden utilizarse y cometer errores. De la misma manera,

deben activarse los nuevos indicadores para que puedan ser utilizados.

Page 107: Sap Erp Fi Configuration Basica

106

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y

acreedores/Operaciones contables/salida de facturas, abonos/ salida de facturas, abonos

enjoy Sap/Definir indicador de impuestos por operación/Entradas nuevas.

Figura 4.4 (5) Borrar indicadores anteriores.

Figura 4.4 (6) Entradas nuevas.

Otra oportunidad que nos ofrece el sistema es la de compensar deudor/acreedor para ellos

es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:

Poner el cliente en el maestro de acreedor.

Poner acreedor en el maestro de cliente.

Seleccionar el pincho de compensar en el maestro de cliente y proveedor.

Es decir, aparece un cliente llamado SALADE S.A al que la empresa también le comprara

mercancías, luego, también formará parte de los proveedores. Para que se produzca la

compensación se tienen que cumplir los requisitos expuestos anteriormente.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Datos maestros

/Modificar.

Figura 4.4 (8) Selección deudor.

Page 108: Sap Erp Fi Configuration Basica

107

Figura 4.4 (9) Vinculación con acreedor.

Figura 4.4 (10) Selección acreedor.

Figura 4.4 (11) Vinculación y compensación.

A continuación se realizarán un par de facturas de deudor y acreedor para ver si se produce la

compensación.

Page 109: Sap Erp Fi Configuration Basica

108

Figura 4.4 (12) Factura de deudor.

Figura 4.4 (13) Asiento contable.

Figura 4.4 (14) Factura de acreedor.

Figura 4.4 (15) Asiento contable.

Ahora se demostrará como sin hacer pagos o abonos es posible compensar la factura de

deudor y acreedor creadas anteriormente.

Page 110: Sap Erp Fi Configuration Basica

109

Figura 4.4 (16) Compensar cuenta SALADE.

Para comprobar que se ha producido la compensación hay que acceder a la visualización de

las partidas en la cuenta de SALADE.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Cuenta/Visualizar.

Figura 4.4 (17) Cuenta deudor compensada.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Cuenta/Visualizar.

Figura 4.4 (18) Cuenta acreedor compensada.

Como tercera aportación, a las tareas adicionales que se explican en este apartado, se tratará

la posibilidad que ofrece el sistema de cerrar los periodos contables que la empresa

considere oportuno. La empresa decide que durante el ejercicio en curso, sólo

permanezcan abiertos el periodo actual y el inmediatamente anterior, permaneciendo

cerrados todos los demás.

Page 111: Sap Erp Fi Configuration Basica

110

Para definir una variante de periodos contables abiertos:

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/parametrizaciones básicas/Libros/Ejercicio y

periodos contables/Periodos contables/Definir variante para periodos contables abiertos.

Figura 4.4 (19) Variante de periodos abiertos.

Para asignar la variante a la sociedad:

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/parametrizaciones básicas/Libros/Ejercicio y

periodos contables/Periodos contables/Asignar variante a sociedad.

Figura 4.4 (20) Asignar variante a sociedad.

El último paso es determinar que periodos contables estarán abiertos y cuáles no. Para ello

se utiliza:

Ruta: IMG/Gestión financiera (nuevo)/parametrizaciones básicas/Libros/Ejercicio y

periodos contables/Periodos contables/Abrir y cerrar periodos contables.

Figura 4.4 (21) Periodos contables abiertos.

En esta ocasión la empresa decide crear un mensaje en el sistema para que puedan verlo

todos los usuarios. La intención es que todo el mundo se entere de la noticia sin perder

tiempo en reuniones, mientras continúan haciendo su trabajo con normalidad. Para ello se

utiliza la transacción SM02

Figura 4.4 (22) Mensaje a usuarios

Page 112: Sap Erp Fi Configuration Basica

111

5- CONCLUSIONES.

Una vez finalizada la Parametrización del sistema se podrá realizar cualquier operación en

el módulo de finanzas de SAP-ERP. Para alcanzar estos resultados el consultor en finanzas

habrá pasado por las siguientes etapas:

1- Estudio de viabilidad: El consultor analiza lo que quiere el cliente y lo compara con

lo que puede ofrecer SAP. Después se programará la parte que el sistema no pueda

proporcionar en su paquete estándar.

2- Estudio de procesos o diseño conceptual (BBP): Business Blue Print. Documento

oficial que se presenta a la empresa y esta acepta o rechaza. Se tratará:

Estructuras organizativas.

Datos maestros.

Procesos de negocios.

Informes.

Antes de presentar el BBP, se celebran muchas reuniones en las que se elabora el

diseño conceptual. Un consultor Junior se dedicaría a asistir a dichas reuniones,

elaborar actas de lo que allí se diga y elaborar el BBP en base a otros diseños

realizados anteriormente.

3- Desarrollo del prototipo: Una vez se alcance un acuerdo con el el BBP, se

procederá a la Parametrización del prototipo. Los programadores también harán un

desarrollo inicial de informes.

4- Plan de pruebas: Por un lado se realizan pruebas internas, tanto financieras, como

de integración comercial con otros módulos (compras, ventas, producción). Por

otra parte, se hacen pruebas con el usuario, obteniendo documentación del plan de

pruebas y de los test que se realicen.

5- Preparación de entrada en productivo: Es el momento de dar formación a los

empleado de la empresa que vayan a ser usuarios. Deberemos prepara manuales y

posiblemente dar alguna clase de formación. También se produce la carga de

maestros e históricos del antiguo sistema al nuevo. Se harán pruebas de test

consistentes en muestreos de datos cargados.

6- Entrada en productivo: Se hacen las cargas de datos finales (normalmente en fin de

semana), se realiza mantenimiento correctivo, es decir, se corrigen aquellas

parametrizaciones que están dando problemas. También se realiza atención a los

usuarios (teléfono, mail, presencial).

Page 113: Sap Erp Fi Configuration Basica

112

7- Mantenimiento adicional: se realiza mantenimiento evolutivo. Consiste en

implementar nuevas aplicaciones o incluso módulos, lo que nos lleva a un nuevo

proyecto SAP.

Una vez finalizadas todas las etapas de implantación de un proyecto SAP en una empresa el

tiempo que habrá transcurrido desde el momento de su comienzo hasta el final, será

aproximadamente de un año.