S Ắ P X Ế P V À L À M V I Ệ C N H Ó M C Ó H I Ệ U Q U Ả

Làm gì Ai Thế nào Khi nào:

Tự giới thiệu: sở thích, kinh nghiệm

Tất cả Buổi gặp lần 1

Phân công công việc ghi chép, thư ký.. để ghi chép lại nội dung các

cuộc họp

Tất cả Được quyết định bởi cả nhóm Các yếu tố cần cân nhắc:tự

nguyện, kinh nghiệm, nguyện vọng,

Cách thông báo các báo cáo cuộc họp

Xem các báo cáo để theo dõi tiến độ công việc

Buổi gặp lần 1

Xem cách thức cả nhóm sẽ liên lạc với nhau

Tất cả Gặp trực tiếp: thời gian, địa điểm Danh sách số điện thoại và thời

gian thuận tiện để gọi Địa chỉ email

Buổi gặp lần 1

Tóm tắt các mục tiêu Tất cả Gợi ý:

Từng thành viên tự thảo ra từ 2-3 mục tiêu chính.

Cả nhóm so sánh, và từ đó quyết định

Buổi gặp lần 1

Quyết định quá trình và cách đạt được mục đích

Tất cả Các chương trình hỗ trợ trình bày(Word, PowerPoint, .... )

Các bước thực hiện Lịch làm việc và thời gian cụ thể Chia nhóm nhỏ

Nếu sau khi đã chia nhỏ, mà nhóm vẫn còn đông người: hãy bắt đầu lại các bước trên!

Nghiên cứu, tìm thông tin

Trong thư viện Về lĩnh vực Các nguồn khác

Phân tích/Tìm hiểu Kiểm tra thường xuyên Lên kế hoạch cho những chỗ trống

Kêu gọi sự giúp đỡ nếu cần

Lên khung sản phẩm Mở đầu/Ý chính Chủ đề nhỏ

Làm sản phẩm

Các tài liệu và sắp xếp

Kiểm tra

Xem xét và đánh giá Sản phẩm Quá trình Ai tham gia

Trình bày sản phẩm cuối cùng

Nguyên tắc làm việc theo nhóm: Học nhóm, hoặc làm việc theo nhóm cần sự chia sẻ thông tin, nguồn lực và thống nhất

về phương thức thực hiện. Nhóm nào làm việc hiệu quả thường biết kết hợp các yếu tố này. Tuy nhiên, từng nhóm hoặc từng cá nhân làm việc sẽ hiệu quả chỉ khi họ luôn sẵn sàng chia sẻ và tôn trọng các thành viên khác trong nhóm.

Làm việc trong nhóm dựa trên sự tôn trọng và khích lệ lẫn nhau.

Các ý tưởng là vô cùng quan trọng với thành công của dự án, chứ không phải là tính cách cá nhân. Sức mạnh của một nhóm là ở khả năng thực hiện và phát triển các ý tưởng mà từng thành viên đem lại.

Mâu thuẫn có thể là sự mở rộng của sự sáng tạo. Để giải quyết mâu thuẫn, mọi người luôn phải tổn trọng ý kiến của nhau. Nói cách khác, làm dự án theo nhóm mang tính chất cộng tác, hơn là cạnh tranh.

Hai mục tiêu chính trong làm dự án theo nhóm là:

Học được gì? Các tài liệu, thông tin cũng như quá trình làm việc Sán phẩm cuối cùng: bài báo cáo viết, trình bày miệng, hay là các sản phẩm có hình ảnh,

âm thanh khác…Vai trò của người hướng dẫn/giáo viên:

Đôi khi, nhóm có đạt được thành công hay không là phụ thuộc rất nhiềuvào sự mạch lạc trong giải thích yêu cầu đề bài, dự án cũng như tiêu chí đưa ra từ phía thầy cô giáo. Công việc của nhóm là giải nghĩa các hướng dẫn đó và thống nhất cách giải quyết vấn đề.

Quá trình công việc sẽ chỉ có hiệu quả khi thầy cô hướng dẫn trong quá trình. Dự án làm theo nhóm không đơn giản như việc học theo nhóm. 

Tính điểm:

Khen thưởng thường là điều không thể thiếu được cho quá trình, các thành viên nhận được phần thưởng của mình từ những gì họ đóng góp cho dự án.

Các động lực khác (như điểm số…) có thể được chấm điểm dựa trên sự tiến bộ, trái ngược với cách tính điểm một cách tương đối. Thường thì tính điểm tương đối thì cách đánh giá với những thành viên không đạt hiệu quả cao. Đánh giá dựa trên tiến bộ của toàn đội và của cá nhân. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gây hậu quả không hay khi mà những thành viên bị điểm thấp sẽ bị coi là "bỏ đi" và không ai chú ý đến họ nữa.

Hiểu nhanh và hiểu chậm?

Người hiểu nhanh thường giúp và chỉ cho các thành viên còn gặp khó khăn. Khi chỉ cho những người khác, chính là chúng ta cũng học để hiểu sâu hơn. Đôi khi, những câu hỏi đơn giản sẽ khiến chúng ta nhìn lại vấn đề dưới cách nhìn mới mẻ hơn. Khi giải thích, chúng ta sẽ hiểu sâu hơn.

Có thể coi như người gặp khó khăn lại "dạy" lại người đã hiểu!

Thay đổi tư duy để làm việc nhóm hiệu quả

Một nghiên cứu đăng trên Thời báo kinh tế Việt Nam mới đây cho thấy, tinh thần hợp tác của nhân viên Việt Nam trong một nhóm còn kém. Có nhiều nguyên nhân như người quản lý chưa biết cách phê bình, để tình cảm xen vào công việc, nhân viên có tác phong chưa chuyên nghiệp... Nhiều công ty vẫn chưa tạo được một chuẩn mực nhất định trong khi làm việc nhóm cho nhân viên. Làm thế nào để làm việc nhóm có hiệu quả luôn là bài toán khó cho chúng ta, dù một thực tế rằng trong số quốc gia châu Á, chỉ số thông minh của người Việt Nam có phần nhỉnh hơn! 

Nhìn nhận điểm yếu kém trong làm việc nhómMột câu chuyện ngụ ngôn kinh điển mà các chuyên gia huấn luyện kỹ năng vẫn chia sẻ với nhau có thể chỉ ra rõ điểm yếu kém nhất của người Việt khi làm việc theo nhóm. Câu chuyện kể về một ông lão ngồi câu cua bên bờ biển. Ông lão để bên cạnh mình hai chiếc giỏ, một chiếc đậy nắp, một chiếc không. Người ta quan sát thấy ông bắt được khá nhiều cua, nhưng có con ông bỏ trong chiếc giỏ có nắp, có con lại bỏ vào giỏ không nắp. Người ta hỏi ông lão, không lẽ không sợ những con cua trong giỏ không nắp sẽ bò hết ra ngoài? Ông trả lời : những con cua tôi bỏ trong giỏ có nắp là cua "ngoại", còn những con bỏ trong giỏ không nắp là cua "nội". Người ta lại càng thắc mắc hơn. Ông mới giải thích rất ý nhị : Những con cua "ngoại" biết cách nâng đỡ nhau, khi tôi càng bỏ vào nhiều cua, thì chúng sẽ dễ dàng xếp chồng lên nhau, ngày một cao lên và dễ dàng bỏ ra ngoài. Thế nên tôi phải đậy nắp. Còn những con cua "nội" thì chỉ cần một con cố gắng ngoi lên, những con khác sẽ lập tức dùng càng kéo ngược con đó xuống, để giành quyền bò lên trước, vì thế chẳng bao giờ chúng bò ra khỏi miệng giỏ nổi. Vâng, những con cua "nội" ở đây ám chỉ một số nhóm những nhân viên Việt Nam, với cái tôi quá lớn, luôn gây ra trở ngại trong quá trình làm việc nhóm, so với tác phong làm việc có tính hợp tác cao của người nước ngoài. Từ đây, có thể liệt kê ra một số điểm cần phải hoàn thiện hơn trong kỹ năng làm việc nhóm hiện nay của nhiều nhân viên:- Thái độ và quan điểm về sự hợp tác. Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ bị mất quyền lợi của bản thân mình. Từ đây dẫn đến tâm lý : tôi luôn đúng, chỉ có tôi mới làm việc này một cách tốt nhất, và vì thế, tôi là người có công lao lớn nhất. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại. Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật, là "tài sản quý giá" của nhóm. - Chưa thấu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác rất quan trọng. Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai trò của mình trong tập thể. Điều này có lợi khi người đúng đầu nhóm phân công công việc cho các thành viên. Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn. - Năng lực lãnh đạo của người trưởng nhóm. Nói rộng ra, chúng ta có thể hiểu trưởng nhóm ở đây là người quản lý, nhà lãnh đạo doanh nghiệp... Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng. Người trưởng nhóm phải đóng vai trò là chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình. 

Thay đổi tư duy nhân viên để làm việc nhóm hiệu quảVới những điểm còn tồn tại trên, chúng ta phải nhìn nhận được bản chất của quá trình làm việc nhóm. Theo Thạc sỹ Marketing Mai Hiền Lê (Holcim VietNam), thì một nhóm chính thức được hình thành theo các giai đoạn sau: Giai đoạn 1 : Phụ thuộcĐây là giai đoạn hình thành của một nhóm. Khi đó các cá thể là một đám đông xa lạ, chịu sự điều động, sắp xếp của tổ chức, của người đứng đầu, thế nên gọi là phụ thuộc. Những hoạt động kết hợp nhau chỉ theo quy tắc giao tiếp cơ bản, mà chưa có sự hiểu biết tường tận về nhau. Giai đoạn 2 : Độc lậpĐây là giai đoạn dễ dẫn đến sự xung đột nhất của nhóm làm việc. Các cá nhân đã bắt đầu có ý thức thể hiện bản thân, mong muốn được tập thể công nhận. Nhiều người không thể vượt qua cái tôi cá nhân để đi theo ý kiến của tập thể, cũng là do giai đoạn này, họ không được định hướng để dung hòa bản thân, nhìn thấy rõ vai trò của mình trong tập thể. Giai đoạn 3 : Hợp tácĐây là thời điểm mà các cá nhân trong nhóm bắt đầu có sự tương tác mạnh hơn, có sự thấu hiểu về nhau. Lúc này việc chấp nhận "những kẻ khác" trong kế hoạch làm việc của mình đã trở nên bình thường hóa với mỗi cá nhân. Giai đoạn này, ý thức nhóm đã bắt đầu hình thành, và phát triển cao lên ở giai đoạn tín nhiệm. Giai đoạn 4 : Tín nhiệmCòn gọi là giai đoạn vận hành. Lúc này, tất cả mọi thành viên đã hiểu thấu được điểm mạnh - yếu của từng thành viên trong nhóm, và sẵn sàng tin tưởng giao phó trách nhiệm phù hợp với họ trong từng kế hoạch cụ thể. Tinh thần hợp tác của một đội lúc này là cao nhất. Như vậy, nhiều người thường bị mắc kẹt lại ở giai đoạn thứ hai, chứng tỏ bản thân. Nhiều nhà tư vấn chiến lược thường nhắc đến họ như những "nhân vật đặc biệt", hay nói rõ hơn là những người tài cứng đầu. Họ rất tự tin vào khả năng của mình, đến nỗi có thể coi thường tất cả những thành viên khác. Tai hại hơn nếu họ là những người được tín nhiệm bởi mối quan hệ cá nhân với người đứng đầu, thì sẽ càng dễ áp đặt quan điểm của mình lên các đồng sự. Lúc này, tập thể nên có những sự phản ứng để làm cho đối tượng trên hiểu ra một chân lý rằng : không có nhà vô địch duy nhất nào trong một tập thể thua cuộc. Hoặc, nhà lãnh đạo phải chủ động nhắc nhở, điều chỉnh hành vi này thay đổi để phù hợp hơn với tác phong làm việc của nhóm. Thực ra, xét trên góc độ nhân sự, các cá nhân này chính là những mắt xích yếu, chứ không hoàn toàn là điểm mạnh của doanh nghiệp. Bởi một lẽ, những cá nhân với thái độ tiêu cực như trên sẽ dễ gây những xung đột ngầm trong nhóm, trong doanh nghiệp khiến cho bộ máy làm việc bị trì trệ, hoặc kết cấu nhân sự tan vỡ. 

Trong trường hợp này, người lãnh đạo nên khéo léo có sự khen thưởng, động viên thích hợp với những thành tích vượt trội của các "nhân vật đặc biệt" này. Cố gắng động viên công khai trước mặt tập thể, từ đó "dẫn dụ" lòng tự cao của họ trở thành trách nhiệm gắn kết với tập thể, khiến họ đảm nhận vai trò đầu tàu trách nhiệm cho cả nhóm. Từ đây, người lãnh đạo gò họ vào những khuôn phép nhất định của "người đi đầu" như trách nhiệm, bình tĩnh, khiêm tốn... giúp họ dần biến đổi thói quen tự tung tự tác trong công việc nhóm của mình. Kết lại, khi áp lực công việc ngày càng cao, đòi hỏi ta phải liên kết với những cá nhân khác thì làm việc nhóm đã trở thành một kỹ năng sống còn trong bối cảnh hiện nay. Chỉ có thay đổi bản thân, thích ứng với mục tiêu chung của doanh nghiệp thì chúng ta mới đạt được thành tích chung. Hãy biến sự xuất sắc của mình thành tinh thần giúp đỡ cho những thành viên khác trong nhóm. Như câu nói : Ba cây chụm lại, nên hòn núi cao.