SCHEMA PER LA STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO - Via … · Pagina 1 SCHEMA PER LA STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO INTRODUZIONE Per la predisposizione del piano, è necessario

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SCHEMA PER LA STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO

INTRODUZIONE Per la predisposizione del piano, è necessario fare riferimento alle Linee Guida. Lo schema proposto di seguito è stato sviluppato nell’ambito del progetto “Miglioramento delle performance delle istituzioni scolastiche” Esso, pertanto, non ha una validità assoluta ma consente alle scuole partecipanti al percorso che hanno condotto l’autovalutazione utilizzando il Modello CAF di: - connettere gli esiti dell’autovalutazione e del RAV alla pianificazione del miglioramento - pianificare, monitorare e valutare adeguatamente gli interventi L’elaborato non deve superare le 20-25 pagine e non deve essere corredato da documentazione aggiuntiva. VERSIONE DEL 16 SETTEMBRE 2014 – REVISIONE DEL 23 NOVEMBRE 2014

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PP II AA NN OO DD II MM II GG LL II OO RR AA MM EE NN TT OO PRIMA SEZIONE

ANAGRAFICA Istituzione Scolastica Nome I.C. nr. 14 SAN FRANCESCO DI PAOLA Codice meccanografico MEIC86500V Responsabile del Piano (DS) Cognome e Nome: Greco Renata Telefono 09040868 Email [email protected] PEC [email protected] Referente del Piano Cognome e Nome: Castanotto Giuseppina Telefono: 3474873904 Email: [email protected] Ruolo nella scuola: referente CAF Comitato di miglioramento (Nome e Cognome di tutti coloro che collaborano alla predisposizione e al presidio del piano) Renata Greco (DS) Angela De Franco (I° colaboratore del DS) Silvana Grasso (II° collaboratore DS – responsabile di plesso) Giuseppina Castanotto (referente CAF ) Durata dell’intervento in mesi: 12 Periodo di realizzazione: da 30/11/2014 a 30/11/2015

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SECONDA SEZIONE

ELABORARE UN PIANO DI MIGLIORAMENTO BASATO SUL RAPP ORTO DI AUTOVALUTAZIONE

COMITATO DI MIGLIORAMENTO E GRUPPI DI PROGETTO

Nell’individuazione di coloro che avrebbero preso in carico l’elaborazione e l’attuazione del PdM si è fatto riferimento alle linee guida, per cui la scelta si è orientata verso chi ha mostrato di possedere competenze e capacità organizzative, comunicative e relazionali tali da garantire la migliore realizzazione possibile dello stesso piano.

In qualità di responsabili dei piani sono state indicate le collaboratrici del DS (Angela De Franco e Silvana Grasso) depositarie della fiducia della DS e riconosciute anche da tutto il corpo docente per le capacità professionali; il referente del Piano (Giuseppina Castanotto) è stato scelto in continuità con la fase precedente in modo da avere una visione omogenea di tutto il percorso intrapreso. Queste figure, insieme al DS, costituiscono il Comitato di Miglioramento dell’Istituto. Per l’individuazione dei componenti dei singoli gruppi di miglioramento sono state individuate figure che rappresentassero tutti i settori dell’I.C., ed in ogni gruppo è stato inserito un componente del GAV al fine di assicurare coerenza e congruenza con la prima fase del processo di autovalutazione. MONITORAGGIO DEL PDM

• Incontri iniziali ravvicinati per scambiare informazioni e stabilire modalità (3 e 10 novembre 2014); • incontri settimanali per singoli gruppi, alla conclusione dei quali seguirà una fase di confronto fra i

diversi gruppi; • incontri per monitoraggio e pianificazione di eventuali azioni correttive (23 febbraio e 23 marzo

2015); • prima verifica nel mese di giugno 2015.

Gli incontri del Comitato di Miglioramento saranno verbalizzati dalla prof. Giuseppina Castanotto. RELAZIONE TRA RAV E PDM Dopo un’attenta e sistematica disamina delle risultanze dell’autovalutazione condotta nel corso dell’anno scolastico 2013/2014 (conclusasi nel mese di ottobre), poiché le criticità rilevate risultano numerose e così le relative aree da migliorare, il Gav, consapevole delle condizioni e delle risorse dell’organizzazione, ha fatto sua l’esigenza di dare una scala di priorità ai miglioramenti che potevano essere posti in atto: dopo aver selezionato con estrema cura i PDF/PDD ritenuti di maggiore rilevanza per l’organizzazione e sulla scorta del quadro di priorità identificato tramite l’utilizzo della matrice Importanza-Valore, ha individuato alcune possibili iniziative di miglioramento (attuazione di una customer satisfaction, pianificata e formalizzata, avvio di una banca di dati strutturati in modo da poterne ricavare dei trend, impostazione di una griglia di target, percezione negativa rispetto alla comunicazione, etc.).

A questa fase ne è seguita un’altra, nella quale le priorità identificate sono state riesaminate al vaglio dei concetti di Rilevanza e Fattibilità delle azioni da intraprendere e cioè valutando il contributo potenziale delle azioni stesse alla politica dell’Organizzazione e stimando sia le risorse (umane e finanziarie) che la tempistica, ambedue necessarie alla loro realizzazione.

Infine, dopo aver condiviso con lo staff di dirigenza, coordinato dal DS, l’impatto che esse potevano avere sull’Amministrazione e la capacità di porle in atto, si è giunti alla decisione di dare priorità alle azioni MONITORIAMOCI PER MIGLIORARE e COMUNICARE PER CONDIVIDERE… CONDIVIDERE PER COMUNICARE, che l’Amministrazione ritiene di poter portare a termine in piena autonomia e con risorse finanziarie sostenibili.

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INTEGRAZIONE TRA PIANO E POF Posto che:

• il POF è stato approvato in data 30/09/2014 con delibera nr. 7 del Collegio docenti e successivamente dal Consiglio di Istituto con delibera nr. 80 del 02/10/2014;

• l’autovalutazione è stata conclusa il 20/10/2014;

né gli esiti dell’Autovalutazione né il Piano di miglioramento sono stati inseriti nel Piano dell’Offerta Formativa, benchè si siano definite le priorità in coerenza con i progetti già avviati e soprattutto tenendo conto di quelli che sono gli obiettivi strategici per l’impatto sulle politiche di governance dell’Istituto.

Va comunque rilevato che alla prima rimodulazione del Piano per l’Offerta Formativa sia gli esiti del RAV sia il Piano di Miglioramento saranno integrati, poiché essenziali e funzionali rispetto alla mission e vision del nostro istituto. QUICK WINS Nel razionalizzare i risultati dell’autovalutazione descritti nel RAV sono emerse carenze specifiche per cui è possibile mettere in campo alcune azioni che, per il loro carattere di immediatezza, non richiedono l’elaborazione di un progetto strutturato e possono pertanto essere realizzate già al termine dell’AV. Si tratta di semplici iniziative la cui attuazione permette di dare visibilità subitanea ai risultati del processo di AV, rafforzando in tal modo la percezione della sua utilità nei portatori di interesse.

Nello specifico sono state individuate le seguenti QUICK WINS che saranno affrontate a livello operativo, così identificate dai descrittori prescelti:

Quick wins (descrizione) Responsabili Obiettivi Risultati raggiunti

Periodizzare la rivisitazione di Mission e Vision inserite nel POF

funzione strumentale preposta

Creare una brochure informativa da consegnare a tutti i nuovi allievi nella fase di accoglienza, che riporti le informazioni utili relative all’Istituto ed alle sue regole.

gruppo di miglioramento

ELENCO PROGETTI PDM 1: MONITORIAMOCI PER MIGLIORARE INSIEME (Pr.1) PDM 2: COMUNICARE PER CONDIVIDERE… CONDIVIDERE PER COMUNIC ARE (Pr. 2)

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PROGETTI DEL PIANO

(da compilare per ciascun progetto seguendo l’ordine di priorità) Titolo del progetto: MONITORIAMOCI PER MIGLIORARE I NSIEME

Responsabile

del progetto: De Franco Angela Maria

Data prevista di attuazione definitiva: dicembre 2015

Livello di priorità: 25 Riferimento a sottocriteri del CAF

1.4; 2.1; 2.3; 3.2; 4.2; 5.2; 6.1.

I componenti del Gruppo di progetto Anastasio C. – Buda G. – Sidoti Francesca – Vadalà M.

Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICA ZIONE Il presente progetto nasce dal processo di autovalutazione intrapreso lo scorso anno, che ha messo in evidenza - in tema di rilevazione e monitoraggio della soddisfazione dei principali stakeholder - le seguenti criticità: • mancanza di un monitoraggio strutturato e sistematico che rilevi le aspettative ed i bisogni presenti e

futuri dei principali stakeholder; • carenza di strumenti adeguati di monitoraggio, misurazione e valutazione periodica delle performance

dell’istituzione che forniscano dati utili per la costruzione delle strategie di miglioramento e che misurino l’efficacia e l’efficienza dell’Istituto;

• assenza di un sistema strutturato di raccolta di osservazioni e di suggerimenti.

Tali criticità evidenziano come la raccolta di informazioni attraverso l’azione degli organi collegiali (Consigli d’Interclasse, Consiglio d’Istituto, Collegio docenti, etc.), nonché di colloqui, riunioni, incontri singoli e/o di gruppo tra lo staff di Dirigenza ed il personale e tra la Dirigenza/docenti e le famiglie risulti poco efficace ed efficiente.

Le indagini di customer satisfaction sono invece un idoneo e adeguato strumento attraverso il quale non solo misurare (e cristallizzare in un dato momento) la soddisfazione del cliente rispetto ad un dato servizio, ma anche ricevere informazioni di ritorno e suggerimenti utili alla ridefinizione del servizio stesso per innalzarne la qualità.

L’Istituto ritiene, dunque, opportuno individuare servizi e processi rispetto ai quali progettare ed implementare concrete azioni di rilevazione della customer satisfaction, di relativa analisi e diffusione delle risultanze.

In tale ottica diventa fondamentale che l’indagine di customer satisfaction, iniziata lo scorso anno con il percorso CAF, diventi un’azione strategica dei processi e delle politiche della scuola e venga condotta in maniera sistematica e con strumenti adeguati.

Destinatari del progetto sono tutti i principali stakeholder: • i docenti, che contribuiscono al processo educativo-didattico degli alunni/studenti, per cui si rivela

necessaria la formazione e l’aggiornamento; • il personale ATA, che contribuisce alla buona organizzazione dei servizi, di cui desidera essere

maggiomente partecipe; • gli alunni/studenti cui è rivolta l’azione formativa dell’Istituto;

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• le famiglie, che direttamente coinvolte nel processo educativo dei propri figli, desiderano partecipare, con suggerimenti e/o osservazioni, al percorso formativo offerto dalla scuola.

Attività Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atte so

Coinvolgimento degli stakeholder nelle attività della scuola

Output

Raccolta di informazioni sui bisogni degli stakeholder e sulla customer satisfaction

Grado di soddisfazione dei portatori di interesse nei diversi ambiti proposti. Risultati del questionario di gradimento

Incremento del 5 % di restituzione Numero di valutazioni positive complessive > 5%

Outcome

Assunzione dei processi standardizzati come prassi scolastica definita nel POF

Numero di iniziative proposte dagli stakeholder

>5%

L’interazione tra misurazione dei risultati e qualificazione del servizio risulta essere uno strumento di lavoro strategico per la riflessione sulle scelte effettuate, sulle attività svolte e sulle risorse utilizzate. In questo scenario i risultati della valutazione della scuola da parte degli stakeholder diventa elemento fondante per l’attivazione di processi volti al miglioramento continuo delle performance.

Attività Responsabile Data prevista di conclusione

Tempificazione attività

G F M A M G L A S O N D Individuazione dei destinatari ed esame degli strumenti di rilevazione

1. De Franco Angela

2. Anastasio Cornelia

3. Buda Giuseppa

4. Sidoti Francesca

5. Vadalà Maria

13/03/2015

Disseminazione delle modalità di somministrazione

Fine marzo

Somministrazione e restituzione dei questionari

24/04/2015

Raccolta ed elaborazione statistica

22/05/2015

Compilazione del Report

19/06/2015

Consegna al DS e alla F.S. al POF

26/06/2015

Comunicazione delle risultanze emerse

D.S. 30/06/2015

Aggiornamento del POF F.S. al POF Settembre 2015

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Costo unitario

Quantità (giornate, pezzi, ecc.)

Totale

Personale // // //

Spese € 3,50 € 80,00 6 risme x € 3,50 3 toner x € 80,00 € 21,00 € 240,00

Servizi di consulenza

Acquisto di beni

Spese dirette

TOTALE € 261,00 Fase di DO - REALIZZAZIONE La responsabilità dell’attuazione del progetto di miglioramento è affidata ad Angela De Franco. Il Progetto ha come destinatari le famiglie, gli alunni e tutto il personale dell’Istituto comprensivo. Il gruppo di miglioramento sarà composto da cinque docenti a t.i. di seguito elencati:

1. De Franco M. Angela 2. Anastasio Cornelia 3. Buda Giuseppina 4. Sidoti Francesca 5. Vadalà Maria

Il Progetto si articola nelle seguenti attività:

Attività 1

Soggetti coinvolti

Attività 1.1

Individuazione dei destinatari dell’indagine di customer satisfaction nei principali stakeholder, in continuità con quanto avviato lo scorso a.s., al fine di creare una base per un futuro indice di trend

Gruppo del PDM

Attività 1.2

Standardizzazione degli strumenti di rilevazione (questionari) Gruppo del PDM

Attività 1.3

Predisposizione dei supporti informatici di raccolta dei dati (fogli Excel) e della modalità di rappresentazione dei risultati (grafici, slide, etc.)

Gruppo del PDM

Attività 2

Soggetti coinvolti

Attività 2.1

Formazione del personale preposto alla somministrazione degli strumenti di indagine

DS e gruppo PDM

Attività 2.2

Sensibilizzazione e coinvolgimento degli stakeholder coinvolti tramite incontri illustrativi e note informative sul sito web relative alle modalità operative di compilazione

DS e F.S. preposta

Attività 3

Soggetti coinvolti

Attività 3.1

Somministrazione dello strumento di indagine nella seconda metà del mese di aprile (tenendo conto della sospensione delle attività didattiche per le festività pasquali dal 2/04/2015 al 7/04/2015)

Ufficio di segreteria; staff di Presidenza; CDC

Attività 3.2

Raccolta dei questionari compilati entro la fine del mese (dal 13/04 al 24/04/2015)

Ufficio di segreteria; staff di Presidenza; CDC

Attività 4

Soggetti coinvolti

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Attività 4.1

inserimento nel supporto informatico progettato dei dati raccolti Collaboratori della dirigenza; F.S. preposta

Attività 4.2

Analisi con elaborazione statistica dei dati entro il 22 maggio Gruppo del PDM

Attività 5

Soggetti coinvolti

Attività 5.1

compilazione Report di sintesi delle risultanze emerse, corredato di rappresentazioni grafiche. Entro la prima settimana di luglio dovranno essere disponibili, sui canali di comunicazione individuati, i risultati dell’indagine.

Gruppo del PDM

Attività 6

Soggetti coinvolti

Attività 6.1

Consegna del Report di sintesi al DS e alla Funzione strumentale per il POF entro il 30 giugno

Gruppo del PDM

Attività 7

Soggetti coinvolti

Attività 7.1

Pubblicazione sui canali informativi individuati (sito web, albo, OO.CC.) delle risultanze delle indagini entro la prima settimana di luglio

Collaboratori del DS; F.S. preposta

Attività 8

Soggetti coinvolti

Attività 8.1

Aggiornamento POF nel rispetto dei risultati emersi entro il mese di settembre

Collaboratori del DS; F.S. preposta

Attività Eventuale responsabile Modalità di attuazione

Individuazione dei destinatari ed esame degli strumenti di rilevazione

1. De Franco Angela


3. Buda Giuseppa

4. Sidoti Francesca

5. Vadalà Maria

Analisi dei questionari, modifiche e integrazioni, tenendo conto dei criteri e delle risultanze dell’indagine effettuata nel processo di autovalutazione


Informazione sulle modalità ai soggetti coinvolti


Somministrazione dei questionari a tutto il personale, agli studenti e alle rispettive famiglie in base ai criteri stabiliti


Inserimento nell’apposito format dei dati raccolti


Sintesi delle risultanze emerse


Copia del Report


Greco Renata, DS

Seduta plenaria

Aggiornamento del POF F.S. area POF Integrazione del POF con le risultanze dell’indagine effettuata ed eventuali modifiche.

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Fase di CHECK – MONITORAGGIO La realizzazione del progetto prevede una sistematica attività di monitoraggio delle fasi in cui è articolato, al fine di verificare l’andamento delle singole azioni implementate ed effettuare la correzione in corso d’opera qualora se ne ravvisasse la necessità.

Specificatamente, tale sistema di monitoraggio si attuerà attraverso incontri mensili del gruppo di miglioramento, finalizzati all’aggiornamento dello stato di avanzamento utilizzando come indicatore prioritario il rispetto dei tempi di lavoro prefissati.

In tali incontri verranno evidenziate tutte le criticità emerse durante l’attuazione delle singole azioni e verranno elaborate possibili strategie risolutive. Inoltre, qualora si rendesse necessario, si apporteranno modifiche allo stesso progetto. Fase di ACT – RIESAME E MIGLIORAMENTO Il gruppo di miglioramento si autoconvocherà con scadenza mensile, per avviare il progetto attraverso la somministrazione dei questionari sulla qualità dei risultati e la loro analisi; gli esiti verranno assunti come punto di partenza per l’avvio di un nuovo piano di miglioramento. MESE GIORNO Il suddetto calendario è suscettibile di modifiche qualora se ne ravvisasse la

necessità. Durante tali incontri verranno registrate le difficoltà incontrate durante le diverse fasi del lavoro e studiate nuove strategie per il raggiungimento di un livello più elevato di qualità a cura del gruppo di miglioramento stesso e dello staff di dirigenza. Le aspettative dei genitori riguardo i risultati da raggiungere possono essere fonte di ricerca di nuovi item da aggiungere a quelli già esistenti.

gennaio 27/01/2015 febbraio 24/02/2015 marzo 17/03/2015 aprile 28/04/2015 maggio 26/05/2015 giugno 23/06/2015 settembre 08/09/2015 ottobre 20/10/2015 novembre 17/11/2015

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Titolo del progetto: COMUNICARE PER CONDIVIDERE… CO NDIVIDERE PER COMUNICARE Responsabile del progetto:

Silvana Grasso Data prevista di attuazione definitiva:

30/11/2015

Livello di priorità:

25 Riferimento a

sottocriteri del CAF 1.1; 2.3; 3.3; 4.4; 7.1; 8.1

I componenti del Gruppo di progetto Assunta Assenzio, Rita Parisi, Manuela Zanghì Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICA ZIONE Il processo di autovalutazione dell’istituto ha evidenziato la necessità di migliorare la comunicazione, sia interna che esterna, in quanto punto di debolezza ricorrente e trasversale in gran parte dei fattori organizzativi analizzati attraverso il modello CAF.

Come è già possibile evincere dal RAV la comunicazione rivolta al personale, soprattutto ATA, non sempre risulta tempestiva ed efficace; la capacità di ascolto da parte della leadership dovrebbe essere implementata; le informazioni relative all’area finanziaria dell’IC maggiormente condivise.

Inoltre, non esiste una sezione sul sito della scuola destinata a suggerimenti o osservazioni da parte degli studenti e/o delle famiglie, né un sistema strutturato di raccolta e gestione di tali osservazioni e suggerimenti per poter affinare i servizi offerti.

Anche la divulgazione delle azioni sociali realizzate appare modesta rispetto alla valenza delle stesse e andrebbe condotta in maniera più sistematica e maggiormente incisiva.

La veicolazione delle informazioni va dunque ottimizzata, pur avendo la Dirigenza investito negli ultimi due anni molteplici risorse in termini di innovazione informatica e di formazione multimediale dei docenti (anche nella prospettiva della comunicazione), istituito i dipartimenti scolastici e figure in grado di acquisire particolari necessità del personale e farsi portavoce presso la Direzione.

Il sito web dell’I.C., costantemente e tempestivamente aggiornato, rappresenta indubbiamente un valido strumento informativo per le famiglie degli studenti, ma la sua fruizione da parte delle stesse andrebbe implementata poiché l’utenza ha sinora privilegiato i mezzi e i metodi di comunicazione tradizionali (incontri e colloqui, comunicazioni scritte sui diari, avvisi apposti all’ingresso…), che l’istituto ha sempre affiancato ai canali multimediali.

Pertanto l’obiettivo che s’intende raggiungere consiste nel perfezionamento della comunicazione interna ed esterna, al fine di migliorare costantemente le attività organizzative, gestionali e didattiche e dunque anche il grado di soddisfazione dei portatori di interesse.

L’implementazione della comunicazione interna ed esterna si attuerà attraverso: • Il miglioramento delle modalità comunicative delle figure di riferimento dello staff dirigenziale e della

segreteria affinché la circolazione delle informazioni risulti più chiara e tempestiva; • Un sistema di confronto e condivisione tra tali figure, sistematico e ben strutturato (incontri istituzionali

e non); • Incontri periodici della DSGA con tutto il personale ATA; • La riorganizzazione del sito e l’utilizzo dell’apposita area relativa alle comunicazioni (registro

elettronico); • L’incremento degli accessi al sito attraverso brochure informative; • La realizzazione di un forum di discussione; • La realizzazione di uno spazio destinato ad accogliere osservazioni e suggerimenti da parte degli

stakeholders;

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• La rielaborazione e l’aggiornamento del POF; • La produzione sistematica di brochure informative, comunicati stampa, locandine e manifesti per

implementare la visibilità all’esterno dell’offerta formativa e delle iniziative socio-solidali portate avanti dall’Istituto;

• Il monitoraggio dell’efficacia delle nuove modalità comunicative acquisite. Tali soluzioni si ritengono le più vantaggiose poiché l’analisi del problema e delle relative cause ha evidenziato che la Dirigenza ha attivato strategie comunicative idonee e funzionali, che tuttavia vanno potenziate e monitorate al fine di ottenere una comunicazione che abbia carattere di continuità e chiarezza, determinando un maggior coinvolgimento dei portatori d’interesse.

Destinatari del progetto sono i principali portatori d’interesse: 1. Alunni 2. Famiglie 3. Personale interno 4. Territorio

Attività Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Ta rget atteso

A. Autoformazione per una comunicazione efficace. Confronti, condivisioni, incontri tra le figure di riferimento

Output Rendere più chiara e tempestiva la veicolazione di informazioni

Circolazione delle informazioni in modo corretto, nei tempi previsti e a cascata in modo che tutto il personale possa sapere cosa fare per svolgere i propri compiti

Miglioramento dei flussi comunicativi interni: 20% Chiarezza nelle procedure comunicative: +20% Livelli di soddisfazione dei portatori di interesse: +20%

Outcome

Migliorare la performace dei docenti e del personale ATA Perfezionare la comunicazione con ricaduta positiva sulla condivisione delle scelte, sulla collegialità che porta ad una sinergia fra il personale Implementare il senso di appartenenza al gruppo

Servizio più efficiente Livello di soddisfazione dei portatori d’interesse attraverso la somministrazione di un questionario

B. Aggiornamento del sito - Incremento degli accessi

Output

Riorganizzare il sito per renderlo più accessibile e fruibile all’utenza Implementare l’utilizzo dell’area relativa alle comunicazioni sul registro elettronico

Diminuzione delle richieste di informazioni e di documenti cartacei da parte delle famiglie Aumento della

Diminuzione del 30% delle richieste di informazione in presenza Aumento del 20% della partecipazione alle attività organizzate

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Outcome

Aumentare l’interesse nei confronti del sito Coinvolgere maggiormente i portatori di interesse nel processo educativo-didattico Ottenere maggiore visibilità per attività ed eventi realizzati dalla scuola

frequenza di utilizzo del sito della scuola (contavisite) Incremento degli accessi alle aree riservate al personale interno Aumento del livello di soddisfazione degli stakeholders Numero di accessi

dalla scuola da parte dei diversi stakeholders Aumento del 10% del numero degli accessi al sito della scuola Diffusione delle buone prassi: 30% Aumento del grado di soddisfazione degli item relativi alla comunicazione nel questionario customer satisfaction del 5%

C. Realizzazione di un’area sul sito per accogliere osservazioni e suggerimenti da parte degli stakeholders

Output

Inserire uno spazio “suggerimenti/osservazione” all’interno dell’Istituto Archiviare gli eventuali suggerimenti/osservazioni ricevuti

Numero di osservazioni e suggerimenti Numero di interventi da parte degli stakeholders sul sito

Diminuzione del 5% del numero di osservazioni Aumento del 20% di interventi/suggerimenti rispetto al n. di utenti

Outcome

Migliorare l’offerta formativa e l’organizzazione scolastica Innalzare il livello di soddisfazione dei portatori di interesse

D. Rielaborazione e aggiornamento del POF

Output

Migliorare la pianificazione del POF rendendolo più rispondente ai bisogni e alle aspettative dei portatori d’interesse

Trend dei risultati ottenuti attraverso la somministrazione dei questionari in anni successivi

+5% per ogni a.s. del triennio

Outcome

Migliorare complessivamente la performance dell’Istituzione scolastica

+5% per ogni a.s. del triennio

E. Continuità di

comunicazione con Enti esterni funzionali alla scuola

Output

Produrre materiale divulgativo (brochure informative, comunicati stampa, locandine) sulle iniziative didattiche e sociali dell’istituto Creare una banca dati dei progetti realizzati

Risultati del questionario sul grado di visibilità percepita Grado di soddisfazione degli stakeholder (anche associazioni, enti, aziende, etc.) misurato

+5% per ogni a.s. del triennio 30% di gradimento sul totale degli utenti

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mediante questionario di gradimento

Outcome

Migliorare la visibilità dell’Istituto sul territorio Migliorare il rapporto con enti esterni

nr. passaggi sui mass media locali nr. iniziative divulgate tramite sito web

30% di gradimento sul totale degli utenti

La complessità degli istituti comprensivi richiede indubbiamente forme nuove di dialogo e di collaborazione orientate alla continuità verticale e alla progettualità. Un’eventuale assenza e/o scarsa attenzione alle strategie di comunicazione interna ed esterna rischia di compromettere la qualità dell’organizzazione e dei servizi erogati.

Attraverso l’implementazione della comunicazione interna, il nostro istituto mira pertanto al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi del processo educativo-didattico, al miglioramento del clima scolastico, allo sviluppo del senso di appartenenza alla scuola e alla crescita professionale del personale. Incentivare la comunicazione può, inoltre, dare luogo alla rivalutazione o alla scoperta di risorse interne presenti nell’istituto.

Ottimizzare la comunicazione esterna contribuirà a migliorare la qualità del servizio, e al tempo stesso incrementerà la partecipazione alle scelte e alle decisioni. Fornire risposte adeguate ai bisogni dell’utenza, il confronto e la collaborazione con organizzazioni simili e con enti esterni funzionali alla scuola sosterranno il processo d’innovazione e di crescita cui il nostro istituto aspira.

Attività Responsabile Tempificazione attività

G F M A M G L A S O N D A. Autoformazione per una

comunicazione efficace. Confronti, condivisioni, incontri tra le figure di riferimento

Emanuela Zanghì

B. Aggiornamento del sito - Incremento degli accessi

Angela De Franco

C. Realizzazione di un’area sul sito per accogliere osservazioni, osservazioni e suggerimenti da parte degli stakeholders

personale ATA


Francesca Sidoti

E. Continuità di comunicazione con Enti esterni funzionali alla scuola

Rosalia Cordaro

Costo unitario Quantità (giornate, pezzi, ecc.)

Totale

Personale // // // Spese // // // Servizi di consulenza

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Acquisto di beni € 3,50 risma carta € 80,00 toner

n. 5 n. 1

€ 16,50 € 80,00

Spese dirette // // // TOTALE € 96,50 Fase di DO - REALIZZAZIONE La responsabilità dell’attuazione del progetto di miglioramento è affidata a Silvana Grasso. Il Progetto ha come destinatari le famiglie, gli alunni e tutto il personale dell’Istituto comprensivo. Il gruppo di miglioramento sarà composto da quattro docenti a t.i. di seguito elencati: 1. Silvana Grasso 2. Assunta Assenzio 3. Rita Parisi 4. Manuela Zanghì Il Progetto si articola nelle seguenti attività:

Attività 1 Autoformazione per una comunicazione efficace

Confronti, condivisioni, incontri tra le figure di riferimento

Soggetti coinvolti

Attività 1.1

Costituzione del gruppo per il piano di comunicazione interna con la collaborazione di un assistente amministrativo con competenze informatiche

Gruppo del PDM

Attività 1.2

Definizione delle procedure e degli strumenti per il confronto, la condivisione e la diffusione delle informazioni da veicolare all’ interno dell’istituto

Gruppo del PDM

Attività 1.3

Creazione di un profilo Twitter istituzionale

Ass. amm.vo

Attività 1.4

Utilizzo dell’applicazione Drive di Google per la condivisione di file

Ass. amm.vo

Attività 1.5

Organizzazione di autoformazione sulla comunicazione efficace e sull’uso di nuove piattaforme di comunicazione

Gruppo del PDM

I componenti del gruppo per il piano di comunicazione interna affineranno le proprie capacità comunicative attraverso un processo di autoformazione sulla comunicazione efficace.

Tale percorso di formazione dovrà porre attenzione ai seguenti aspetti comunicativi-relazionali: − sapersi “decentrare” per rendersi disponibile all’ascolto; − decostruire stereotipi; − accettare e valorizzare punti di vista diversi; − costruire un linguaggio comune; − individuare ed esplicitare problemi e problematiche; − gestire la discussione. Incontri in presenza calendarizzati, la creazione di un profilo Twitter istituzionale e l’utilizzo dell’applicazione Drive di Google faciliteranno il confronto e la condivisione tra le figure di riferimento, permettendo una tempestiva ed efficace diffusione a cascata delle informazioni e comunicazioni interne.

Si ritiene difatti fondamentale fornire costanti occasioni d’incontro in presenza e virtuali tra le figure suddette, poiché la complessità dell’istituto e della sua organizzazione scolastica comportano la necessità di azioni sinergiche e trasversali per ottimizzare il flusso comunicativo interno.

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Tramite incontri periodici sarà cura del DSA assicurarsi che anche il personale ATA sia costantemente informato su incarichi di lavoro e attività scolastiche, al fine di garantire un servizio più efficiente, consapevole e motivato.

Tempi � Autoformazione sulla comunicazione efficace: gennaio-febbraio; n. 4 incontri � Incontri in presenza calendarizzati tra i componenti del piano di comunicazione: n. 1 al mese � Incontri per il personale ATA: n. 1 al mese

Attività 2 Aggiornamento del sito Incremento degli accessi

Soggetti coinvolti

Attività 2.1

Individuazione di un gruppo di supporto per l’aggiornamento del sito dell’I.C. e per l’implementazione dell’uso dell’area relativa alle comunicazioni sul registro elettronico

DS e I° coll. della dirigenza

L’aggiornamento del sito, curato dalla vicaria A. De Franco, dovrà garantire il miglioramento dei flussi comunicativi interni ed esteni ed è indispensabile per rinnovare la strategia di comuicazione. Pertanto la revisione del sito dovrà mirare maggiormente ai criteri di accessibilità che lo rendano più fruibile.

Inoltre dovrà essere implementato sul registro elettronico l’uso dell’area relativa alle comunicazioni, sino ad oggi poco utilizzata.

L’incremento del numero degli accessi sarà indicatore della funzionalità del sito e verrà supportato da materiale divulgativo (brochure, locandine) sulla sua strutturazione al fine di facilitare la navigazione. Si curerà l’inserimento di attività ed eventi realizzati dalla scuola sia per la loro valorizzazione che per aumentare l’interesse nei confronti del sito. Tempi : da gennaio 2015 a dicembre 2015

Attività 3 Realizzazione di uno spazio per accogliere osservazioni e suggerimenti

Soggetti coinvolti

Attività 3.1

Pianificazione dello spazio suggerimenti/osservazioni

Gruppo del PDM

Attività 3.2

Definizione del format Gruppo del PDM

Per implementare la capacità di ascolto da parte della leadership e soddisfare maggiormente le esigenze dei principali portatori di interesse si procederà con la realizzazione di uno spazio per la raccolta di suggerimenti e osservazioni, curato dal responsabile designato a tale scopo.

Un gruppo di supporto definirà il format con le varie indicazioni dei campi da compilare; tali osservazioni dovranno contenere l’indirizzo e la reperibilità del proponente.

La loro archiviazione consentirà al DS di formulare una relazione annuale sulle osservazioni delle famiglie da sottoporre al CDI, al fine di evidenziare disservizi e intraprendere eventuali misure preventive. Tempi : da gennaio 2015 a dicembre 2015

• Creazione spazio osservazioni/suggerimenti: gennaio-febbraio • Definizione format: gennaio • Archiviazione: da gennaio 2015 a dicembre 2015

Attività 4

Rielaborazione e aggiornamento del POF

Soggetti coinvolti

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Attività 4.1

Pianificazione di un documento da inserire nel POF da cui si evincano le nuove conoscenze acquisite con il progetto CAF e l’innovazione organizzativa che si vuole introdurre nella gestione della scuola

F.S. preposta

La produzione di un documento formale da inserire nel POF, da cui si evincano le nuove conoscenze acquisite con il progetto CAF e l’innovazione organizzativa che si vuole introdurre nella gestione della scuola, sarà affidata all’insegnante Sidoti, funzione strumentale al Piano dell’Offerta Formativa.

Tale documento dovrà illustrare sinteticamente i progetti che costituiscono il PDM. Tempi : gennaio-febbraio 2015

Attività 5 Continuità di comunicazione con Enti esterni funzionali alla scuola

Soggetti coinvolti

Attività 5.1

Predisposizione di materiale divulgativo sulle iniziative didattiche e sociali dell’istituto

F.S. preposta

Attività 5.2

Avvio della raccolta dei progetti realizzati o da realizzare per la predisposizione di una banca dati

F.S. preposta

Attraverso la produzione sistematica di brochure informative, comunicati stampa, locandine e manifesti s’implementerà la visibilità all’esterno dell’offerta formativa e delle iniziative socio-solidali portate avanti dall’Istituto, migliorando anche il rapporto con gli enti esterni.

L’insegnante referente sarà coadiuvata da un gruppo di supporto costituito da docenti dei tre ordini di scuola dell’istituto.

Si procederà con l’inserimento dei progetti realizzati in un’apposita banca dati presente sul sito della scuola, avvio all’archiviazione delle ‘buone pratiche’. Tempi : da gennaio 2015 a dicembre 2015

Attività Eventuale responsabile Modalità di attuazione

A E. Zanghì

• Costituzione del gruppo per il Piano di Comunicazione • Autoformazione • Confronto e condivisione attrverso incontri in presenza e strumenti tecnologici • Le attività si svolgeranno in maniera laboratoriale e collaborativa tra i membri

del gruppo di progetto

B A. De Franco

• Costituzione e coordinamento del guppo di supporto • Pianificazione della revisione del sito; aggiornamento in base a criteri di

accessibilità; produzione di materiale informativo sulla sua strutturazione; inserimento di attività ed eventi scolastici

• Implementazione dell’uso dell’area comunicazioni presente sul registro elettronico Argo

• Le attività si svolgeranno in maniera laboratoriale e collaborativa tra i membri del gruppo di progetto

C

• Pianificazione e realizzazione dell’area suggerimenti/osservazioni sul sito scolastico

• Definizione del format con le varie indicazioni dei campi da compilare • Archiviazione e formulazione di un report annuale per evidenziare disservizi e

attuare interventi preventivi • Attività individuali: personale di segreteria • Attività congiunta: gruppo di lavoro

D F. Sidoti • Pianificazione e produzione di un documento da inserire nel Pof che illustri

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sinteticamente i progetti che costituiscono il Pdm • Attività individuale di elaborazione

E R. Cordaro

• Predisposizione e produzione di materiale divulgativo sulle iniziative didattiche e sociali dell’istituto

• Raccolta e archiviazione dei progetti realizzati o da realizzare per la predisposizione di una banca dati

• Attività di gruppo Fase di CHECK – MONITORAGGIO La realizzazione del progetto prevede delle attività di monitoraggio di tutte le fasi in cui esso è articolato al fine di verificare l’efficacia delle azioni programmate e di effettuare eventuali modifiche qualora se ne ravvisasse la necessità. • Modalità: il referente di ogni attività del progetto avrà cura di compilare una scheda di monitoraggio per

la rilevazione dell’andamento del progetto al termine di ciascuna fase (organizzativa ed esecutiva), per un totale di n. 2 schede di monitoraggio.

• Si effettueranno inoltre incontri tra tutti i responsabili, nelle date in cui si è prevista la conclusione della fase operativa di ciascuna attività. Gli indicatori di monitoraggio prioritari saranno il rispetto dei tempi di lavoro prefissati, la validità delle risorse materiali, umane, finanziarie messe a disposizione.

• Frequenza del monitoraggio: periodica e costante, in linea con le modalità ed eventuali problematiche. • Dati che dovrà produrre in funzione dei risultati e dei target da raggiungere: considerati i target, il

monitoraggio si esprimerà secondo la seguente modalità. • Qualora si riscontrassero eventuali dati di feedback (anche informali) provenienti dall’esterno del

progetto, sia il responsabile del PDM che il responsabile di progetto avranno cura di sottoporli al team di progetto per esaminarli attentamente anche in un’ottica correttiva del processo in atto.

Fase di ACT – RIESAME E MIGLIORAMENTO Sulla base dei risultati emersi nel corso del monitoraggio, il gruppo di miglioramento adotterà, ove necessario, iniziative di modifica e miglioramento del progetto stesso (tempistica diversa, soluzioni e risorse alternative, nuovi strumenti di comunicazione…) .

Saranno valutati sia gli indicatori di output che gli indicatori di outcome. L’eventuale riesame sarà curato dai responsabili di progetto, secondo modalità che vanno dalla

disamina del problema allo studio di opportune strategie di intervento, dando priorità al rispetto della tempistica stabilita, ove fosse possibile.

Per individuare le soluzioni più efficaci ed efficienti si valuterà la possibilità di far ricorso a benchmarking/ benchlearning.

GANTT DEL PDM

PROGETTO “MONITORIAMOCI PER MIGLIORARE” (Responsabi le: A. De Franco)



G F M A M G L A S O N D Individuazione dei destinatari ed esame

1. De Franco Angela 13/03/2015

In linea In ritardo In grave ritardo

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degli strumenti di rilevazione


3. Buda Giuseppa

4. Sidoti Francesca

5. Vadalà Maria


Fine marzo


24/04/2015


22/05/2015


19/06/2015


26/06/2015


D.S. 30/06/2015


PROGETTO “MONITORIAMOCI PER MIGLIORARE”

(Responsabile: A. De Franco)



G F M A M G L A S O N D Individuazione dei destinatari ed esame degli strumenti di rilevazione

1. De Franco Angela


3. Buda Giuseppa

4. Sidoti Francesca

5. Vadalà Maria

13/03/2015


Fine marzo


24/04/2015


22/05/2015


19/06/2015


26/06/2015


D.S. 30/06/2015


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PROGETTO “COMUNICARE PER CONDIVIDERE… CONDIVIDERE P ER COMUNICARE”

(Responsabile: S. Grasso)

Progetto Responsabile Data prevista di conclusione


G F M A M G L A S O N D A. Autoformazione per

una comunicazione efficace

Emanuela Zanghì 28/02/2015 x x

B. Aggiornamento del sito - Incremento accessi

Angela De Franco 31/12/2015 x x x x x x x x x X

C. Realizzazione di uno spazio per accogliere osservazioni e suggerimenti da parte degli stakeholders

Giuseppe Mazzeo 31/12/2015 x x x x x x x X x


Francesca Sidoti 28/02/2015 x x

E. Continuità di comunicazione con Enti esterni funzionali alla scuola

Rosalia Cordaro 31/12/2015 x x x x x x x x

BUDGET DEL PDM

Costo unitario Quantità (giornate, pezzi, ecc.)

Totale

Personale Spese Carta

Toner 11 risme x 3,50€ 4 pz. x 80,00€

€ 38,50 € 320,00

Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE € 358,50

TERZA SEZIONE

COMUNICARE IL PIANO DI MIGLIORAMENTO

È ormai assodato come una buona comunicazione, snella e non burocratica, sia alla base del successo di attività come quella che il nostro Istituto si accinge a portare a termine; affinchè essa sia efficace, efficiente e valida deve essere adeguata al destinatario ed idonea nei mezzi.

Alla luce di queste considerazioni si è deciso di utilizzare canali informativi differenti per i differenti portatori di interesse, per cui il personale dell’organizzazione verrà informato delle diverse fasi del PDM e delle sue modalità di attuazione nonché dei risultati intermedi e finali tramite collegi docenti, riunioni plenarie, comunicazioni scritte, comunicazioni top/down e comunicazioni in bacheca e sul sito web (area

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riservata), mentre le famiglie e gli stakeholder esterni riceveranno informazioni attraverso il sito web, comunicazioni scritte, focus group e comunicazioni in bacheca.

Sono stati definiti essenzialmente tre momenti finalizzati alla comunicazione, coincidenti con le fasi cruciali del PDM, che si terranno nel mese di gennaio 2015 quando in un collegio docenti e in una riunione plenaria del personale ATA verranno illustrati il contenuto del PDM, le modalità di attuazione previste ed i risultati attesi; essi saranno successivamente pubblicati sul sito web dell’Istituto.

Quando Cosa a chi come

Gennaio 2015 Fase di avvio

Contenuto del Piano di miglioramento e

modalità di attuazione

Motivazioni che hanno portato alla scelta delle priorità

d’intervento

Integrazione del Piano con le strategie della scuola (POF)

I cambiamenti /

miglioramenti attesi per gli stakeholder interni ed esterni

Personale

Famiglie

Collegio docenti Riunione plenaria

Sito web della scuola P.O.F. 2015/2016

Fase di realizzazione (marzo 2015)

Monitoraggio in itinere delle attività progettuali

Avanzamento del Piano di

Miglioramento

Docenti

Proiezione di slide

Sito web della scuola

Comunicazioni scritte Bacheca

Fase di conclusione

(dicembre 2015)

Risultati finali dei progetti

L’impatto del miglioramento sulle performance chiave della scuola

Gli eventuali cambiamenti (organizzativi/operativi)

e le ricadute sugli stakeholder

interni ed esterni

Personale

Famiglie

Collegio docenti Consigli di classe, interclasse

e intersezione Proiezione di slide

Sito web della scuola Comunicazioni scritte

Bacheca

QUARTA SEZIONE Da compilare in corso di realizzazione dei progetti

STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEI SINGOLI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Il monitoraggio dei singoli progetti deve essere effettuato con riferimento alle Linee Guida (Step 9 – pg 20 e 21) e seguendo le modalità definite in precedenza nelle fasi di Check & Act di ciascun progetto di miglioramento. Gli strumenti contenuti in questa sezione vengono utilizzati da ogni Gruppo di Progetto per monitorare periodicamente l’attuazione del progetto stesso.

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Quando richiesto, ogni Gruppo di Progetto invia al Comitato di Miglioramento lo stato di avanzamento dei singoli progetti consentendogli così di monitorare la realizzazione del Piano di Miglioramento nel suo complesso. PROGETTO: …………………..

Situazione corrente al ………… (indicare mese e anno) �(Verde) � (Giallo) � (Rosso) In linea In ritardo In grave

ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata

Attività Responsabile

Data prevista di conclusione

Tempificazione attività Situazione

G F M A M G L A S O N D

Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso

Risultati raggiunti

Output

Outcome

L’articolazione temporale e gli obiettivi (comprensivi di indicatori, target e risultati raggiunti) possono essere utilizzati (se possibile) in fase di monitoraggio dell’attuazione del progetto (per verificare se lo stato di avanzamento delle attività e dei risultati sia in linea con quanto programmato) o nell’ultima riunione di monitoraggio del progetto.

SCHEMA PER LA VALUTAZIONE E IL RIESAME FINALE DEL B UDGET DI PROGETTO Da compilare nell’ambito dell’ultima riunione di monitoraggio

Questo schema viene utilizzata da ogni Gruppo di Progetto nell’ultima riunione per verificare il consuntivo a confronto con il preventivo e, nel caso di variazioni, individuarne le cause – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg 20. PROGETTO:

Costo unitario


Totale pianificato

Totale a consuntivo Differenza

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Personale Spese Servizi di consulenza

Acquisto di beni Spese dirette TOTALE

STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEL PDM Il monitoraggio del PDM deve essere effettuato dal Comitato con riferimento alle Linee Guida (Step 9 – pg 20 e 21) e seguendo le modalità definite nella Seconda Sezione (Monitoraggio del PDM). Gli strumenti contenuti in questa sezione vengono utilizzati dal Comitato per monitorare periodicamente l’attuazione del PDM e della Comunicazione. GANTT DEL PDM

Progetto Responsabile Data prevista di conclusione

Tempificazione attività Situazione

G F M A M G L A S O N D

Obiettivi del PDM (Risultati attesi) Indicatori Target atteso

Risultati raggiunti

Output

Outcome

L’articolazione temporale e gli obiettivi (comprensivi di indicatori, target e risultati raggiunti) possono essere utilizzati (se possibile) in fase di monitoraggio del PDM (per verificare se lo stato di avanzamento delle attività e dei risultati sia in linea con quanto programmato) o nell’ultima riunione di monitoraggio del Comitato di miglioramento.

STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEL PIANO DI COMUNICA ZIONE

Lo schema proposto deve essere utilizzato dal Comitato di miglioramento per monitorare l’attuazione del Piano di comunicazione nell’ambito delle riunioni di monitoraggio del PDM – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg. 20 e 21.

Quando Cosa a chi come Verifica Si/no

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SCHEMA PER LA VALUTAZIONE E IL RIESAME FINALE DEL B UDGET DEL PDM

Da compilare nell’ambito dell’ultima riunione di monitoraggio del Comitato Questa sezione viene utilizzata dal Comitato di Miglioramento nell’ultima riunione per verificare il consuntivo del PDM a confronto con il preventivo e, nel caso di variazioni, individuarne le cause – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg 21. PIANO DI MIGLIORAMENTO

Costo unitario


Totale pianificato

Totale a consuntivo Differenza

Personale Spese Servizi di consulenza

Acquisto di beni Spese dirette TOTALE

Documents

SCHEMA PER LA STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO - Via … · Pagina 1 SCHEMA PER LA STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO INTRODUZIONE Per la predisposizione del piano, è necessario