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Klinikum der Universität Heidelberg Schulungsunterlagen SAP R/3 Release: 4,6C PM / Aufbau I

Schulungsunterlagen SAP R/3 Release: 4,6C PM / … · Schulungsunterlagen SAP R/3 Release: 4,6C PM / Aufbau I . ... 6.1 Daueraufträge anlegen..... 22 7 Materialwirtschaft 7.1 Erfassen,

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Klinikum der Universität Heidelberg

Schulungsunterlagen SAP R/3

Release: 4,6C

PM / Aufbau I

Stand: Januar 02 2

Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort.......................................................................................................... 3 2 Begriffe.......................................................................................................... 4 3 Instandhaltungsaufträge

3.1 Erfassen von IH-Aufträgen....................................................................... 5 3.2 Hinzufügen von Arbeitsvorgängen........................................................... 9 3.3 Beschaffung von Lager- und Nicht-Lagermaterial................................... 11 3.4 Änderung der Kontierung......................................................................... 12 3.5 Kostenübersichten..................................................................................... 14 3.6 Listanzeigen von IH-Aufträgen................................................................ 16

4 Nacherfassung von IH-Aufträgen

4.1 Erfassen von Nacherfassungen................................................................. 18 5 Rückmeldungen 5.1 Erfassen von Rückmeldungen.................................................................. 20 6 Daueraufträge 6.1 Daueraufträge anlegen............................................................................... 22 7 Materialwirtschaft

7.1 Erfassen, Ändern einer Banf....................................................................... 23 7.2 Erfassen, Ändern einer Reservierung......................................................... 30

Stand: Januar 02 3

1. Vorwort In diesem Kurs lernen Sie... •= die Erfassung und Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen mit Material- u.

Fremdbeschaffung •= das Hinzufügen von weiteren Arbeitsvorgängen in Instandhaltungsaufträgen •= die Änderung einer Kontierung •= Nachträgliche Erfassung von Instandhaltungsaufträgen •= Instandhaltungsaufträge bzw. Arbeitsvorgänge zurückmelden •= Daueraufträge, welche im System hinterlegt sind •= sowie in der Materialwirtschaft Bestellanforderungen und Reservierungen zu erstellen

und zu ändern � Zeigefinger Wichtiger Hinweis, zu beachten N Sprechblase Hinweise auf dem Dynpro � Computer Abschnitt zum Üben O Notizblock Hier ist Platz für Notizen O= Notizen: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Stand: Januar 02 4

2. Begriffe IH-Maßnahmen: sind alle Maßnahmen, die in den Instandhaltungsbereich durchgeführt Werden. Dazu gehören sowohl ungeplante oder störungsbedingte Maßnahmen, als auch anfallende Wartungs- u. Inspektionsmaßnahen IH-Meldung: Sie beschreibt einen Technischen Zustand zu einem Instandhaltungs- auftrag IH-Auftrag: Für die Planung und Durchführungsüberwachung, Leistungs- und Materialbestellung werden Aufträge benötigt. Planwerte für die IH-Maßnahmen werden eingetragen, eine Budgetdeckungsprüfung Erfolgt bei Auftragsfreigabe. In Form von Aufträgen liegt ein Arbeitsvorrat vor Auftragsart: Je nach Verwendung zur Abwicklung von IH-Maßnahmen werden Verschiedene Auftragsarten benötigt. Vorgang: Ein Vorgang beschreibt einen Arbeitsschritt in einem IH-Auftrag. Ein Auftrag kann aus mehreren Vorgängen bestehen. Bestellanforderung: Für benötigtes Material oder Fremdleistung wird bei (Banf) Auftragsfreigabe eine Bestellanforderung (Banf) erzeugt Materialreservier.: Benötigtes Material wird bei Auftragsfreigabe im Lager reserviert Verantw. Arbeitsplatz: ist der für die gesamte IH-Maßnahme verantwortliche Arbeitsplatz Arbeitsplatz: ist der Arbeitsplatz, der die Arbeiten ausführt (Durchführender) Komponenten: Materialien für einen Vorgang Abrechnungsvorschrift: Mit der Abrechnungsvorschrift wird festgelegt, wohin die Kosten der Maßnahme abgerechnet werden PSP-Element: PSP-Elemente sind die einzelnen Projekte im Budget O= Notizen: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Stand: Januar 02 5

3. Instandhaltungsaufträge 3.1 Instandhaltungsaufträge erfassen Der IH-Auftrag beschreibt Art, Umfang, Termine und Ressourcen einer IH-Maßnahme Ein IH-Auftrag setzt sich zusammen aus: Auftragskopf---Vorgänge---Materialliste---Auftragsobjektliste---Fertigungsmittel Wozu brachen Sie IH-Aufräge ? - Überblick über planmäßige Instandhaltung (turnusmäßig), dadurch bessere Planung der Maßnahmen (Arbeitsvorrat) - Materialbestellung/Reservierung im Lager - Überblick über zustandsorientierte Instandhaltung, dadurch bessere

Personaleinsatzplanung - Entlastung der Stammkostenstelle durch Rückmeldung des IH-Auftrages - Kostenauswertung nach Technischen Objekten (Entscheidungshilfen für IH- Strategien)

Über den Einstieg

gelangen Sie in das Einstiegsbild zum Instandhaltungsauftrag

Stand: Januar 02 6

Im nachfolgenden Bild müssen Sie als erstes die für Ihren Beriech zuständige Auftragsart Und die Auswahl des Tech. Objektes angeben, Eingrenzung

Vorschlag Werk aus Benutzer-parameter

Festlegung für welches Tech. Objekt

Stand: Januar 02 7

Daraufhin erscheint das Detail. Infobild, aus dem Sie folgende Informationen erhalten.

Mit Datenfreigabe oder dem Enter- Button verzweigen Sie auf die Erfassungsmaske des Instandhaltungsauftrages.

Informationen zum Wartungsvertrag -über die Statusinformation vom Equipment� Langtext anzeigen

Stand: Januar 02 8

... IH-Auftrag „Kopf zentral“ Die Erfassungsmaske wird auf ein Bildschirmbild modifiziert In nachfolgendem Bild sehen Sie sehr viele Informationen, die teilweise durch die Stammdaten, in diesem Beispiel das Equipment 30073915, vorgeschlagen werden und Daten die durch die Erfassung vom Tech. Sachbearbeiter ergänzt werden Erläuterung von wichtigen Feldern:

� Übung

Ansicht von weiteren Vorgängen

Material-zuordnung Langtextanzeige

Meldung über Schadenscode u. Schadensursache

Daten zum Meldenden

IH-Art auf Kopfebene

Kennzeichen Verbuchung der Kostenart

Steuerschlüssel PM01 für Eigenleistung PM02 für Fremdleistungen

Werkstatt die den Auftrag zu erledigen hat

Stand: Januar 02 9

3.2 Hinzufügen von Arbeitsvorgängen Ändern des IH-Auftrages anhand der direkten Eingabe im Feld Auftrag oder über Matchcode, der jedoch hier nochmals erläutert wird In dem folgenden Beispiel wird der IH-Auftrag direkt eingegeben Über den Button Vorgänge können Sie weitere Vorgänge zum Auftrag eingeben Werden weitere Werkstätten oder Fremdfirmen für die Bearbeitung des Auftrages benötigt, so werden diese in einem weiteren Vorgang erfasst

Über den Vorgangs-schlüssel können weitere Informationen hinterlegt werden z. B. BAU, DAW, DUA, SER

Erfassung weitererVorgänge Pos 0020 und 0030

Bemerkung: Wurde bereits einne Fremd-Pos erfasst, können mit dem Button „Fremd“ weitere Informationen eingeholt werden.

Stand: Januar 02 10

... bei Erfassung einer Fremdleistung müssen die Einkaufsdaten ausgefüllt werden. Dies geschieht in der Erfassungsmaske „ Vorgang Fremdbearbeitung“.

Mit dem „Zurück“ Button (Grüner Ball mit Pfeil) gelangen Sie in die Vorgangsübersicht Zurück und Sie können den Instandhaltungsauftrag mit dem „Sichern“ Button (Diskette) speichern. O= Notizen: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Menge

Mengeneinheit

Preis

Kostenart überpr. Ggf. überschreiben

Lieferant Klasse Einkäufergruppe

u. Organisation

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3.3 Beschaffung von Lager- und Nicht-Lagermaterial Über den Button Komponenten können Sie die Materialien vom Lager oder die zu beschaffenden Nicht-Lagermaterialien zuordnen �� Hinweis

Bei der Zuordnung von Komponenten muss vorab der zugehörige Arbeitsvorgang Angekreuzt oder manuell im Zwischendynpro angegeben werden

O= Notizen: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Eingabe bei -Lagermaterial �Mat-Nr -Nicht Lagermat�bleibt leer

Bedarfsmenge + Me eingeben

Typ L = Lagermaterial N = Nicht-Lagermaterial

Für das Lagermaterial Pos 0020 können die Einkaufsdaten angezeigt werden

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3.4 Ändern der Kontierung Im Gegensatz zu R/2 können Sie die Kontierung des Auftrages ändern. Die Kontierung kann über den Auftragskopf mit der Abrechnungsvorschrift geändert werden Einstieg über somit erhalten Sie die Liste der Abrechnungsvorschrift, in der die Daten geändert werden. ...Ändern Kontierung auf Kostenstelle �� Hinweis beim Ändern der Kostenstelle

Abrechnungsvorschrift pflegen mit Vorschlag daraufhin wird die Kostenstelle vom Instandhaltungskopf übernommen und kann geändert werden

Kontierungstyp Spezifiziert den Abrechnungsempfänger -KST = Kostenstelle -PSP = Projekt

Ändern der Kostenstelle

Prozentsatz der Abrechnung Und Abrechnungsart bleibt

Stand: Januar 02 13

Abrechnung ändern Über Bearbeiten / Neue Regel weitere Abrechnungsarten erfassen.

Abrechnung kontrollieren Über Abrechn_Vorschrift / Prüfen kann die Abrechnung nochmals überprüft werden. Mit den Buttons „Zurück“ und „Sichern“ ist der Instandhaltungsauftrag geändert.

Eingabe -Kostenstelle -Projekt -Aufteilung -Abrech-Art

Stand: Januar 02 14

3.5 Kostenübersicht Zu jedem vorkalkulierten Auftrag, d. h. der Status VOKL, können Sie sich die Kosten anzeigen lassen. Dazu wählen Sie im Auftrag den Button Kosten aus. Im neuen Fenster Auftragskosten erkennen Sie die geplanten Kosten pro Kostenart

Nach Rückmeldung (Status RÜCK) sehen Sie die angefallenen Ist-Kosten

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Eine weitere Möglichkeiten ist der Kostenstellenbericht Plan/Ist Vergleich Ergebnis:

�� Aus dem Menü können verschiedene Sichten und Einstellungen aufgerufen werden

Stand: Januar 02 16

3.6 Listanzeige von IH-Aufträgen Aufträge können von einzelnen Werkstätten abgerufen werden Über den Menüpfad

und der weiteren Eingrenzung von Selektionsfeldern können die einzelnen Arbeitsvorgänge anhand einer Auflistung dargestellt werden

Stand: Januar 02 17

Diese können mit dem Button Variante holen als Vorschlagsparameter eingestellt werden

O= Notizen: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Durch die Erstellung einer Variante können vorbelegte Felder eingestellt werden

Kannfeld Werkstatt

Mußfelder Werk 3000 Bezugsdatum

Rollleiste für weitere Selektionsfelder

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4. Nacherfassung von IH-Aufträgen Die Nacherfassungen werden anhand einer eigenen Auftragsart „HS02“ im System Über die Transaktion IW31 erfasst. Über: Logistik/ Instandhaltung/ IH-Abwicklung/ Auftrag anlegen erscheint folgende Maske

Auftragsart „HS02“ eingeben

Tech. Objekt eingeben (Tech. Platz oder Equipment)

Stand: Januar 02 19

und mit Datenfreigabe verzweigen Sie auf die Erfassungsmaske

O= Notizen: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Text und eventuell Langtext verfassen

Meldender eingeben

Tech.Daten werden vom Objekt vorgeschlagen

Durchführungszeit, Anzahl Personen angeben

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5. Rückmeldung von Instandhaltungsaufträgen Die Auftragsrückmeldungen beinhalten Rückmeldungen der aufgewendeten Durchführungszeit pro Arbeitsvorgang. Diese werden im Dialog zurückgemeldet Sie werden immer als ENDRÜCKMELDUNG vorgenommen Einsteig erfolgt über IH- Abwicklung

Eingabe IH-Auftrags-Nr. Vorgang-Nr.

Stand: Januar 02 21

Mit der Datenfreigabe erreichen sie folgenden Bildschirm nach Druck auf den Button Meldungen müssen die Schadensbilder erfasst werden O= Notizen ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Eingabe der -Istarbeitszeit -Rückmeldetext

Stand: Januar 02 22

6. Daueraufträge Daueraufträge im Sinne von R/2 gibt es nicht mehr. Derartige Aufträge werden im R/3 System als Instandhaltungsaufträge mit den Auftragsarten - HD01 Daueraufträge Dez. III - MD01 Daueraufträge Medizintechnik - RD01 Daueraufträge KRZ im System hinterlegt Solche Aufträge können nicht zurückgemeldet werden, d. h. es besteht keine Rückmeldepflicht � Die Listanzeige funktioniert wie unter Kapitel 3.6 beschrieben, nur mit der zusätzlichen Eingrenzung der Auftragsart „HD01, MD01, RD01“ � Wie die einzelnen Aufträge im System hinterlegt werden, ist je nach Dezernat unterschiedlich O= Notizen ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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7. Materialwirtschaft 7.1 Erfassen und Ändern einer Bestellanforderung Beim Anlegen einer Banf müssen Sie zuerst das Einstiegsbild bearbeiten. Sie gelangen dann auf die Positionsübersicht, in der die einzelnen anzufordernden Positionen erfasst werden. Um eine Banf anzulegen, wählen Sie die entsprechenden Funktionen aus dem Arbeitsgebiet EINKAUF:

Das EINSTIEGSBILD ist in zwei Bereiche aufgeteilt Der obere Teil enthält BELEGDATEN, die sich auf den gesamten Beleg beziehen, während im unteren Bereich VORSCHLAGSDATEN POSITIONEN vorgenommen werden

Stand: Januar 02 24

Einstiegsbild

Nachdem das Einstiegsbild ausgefüllt und bestätigt wurde, verzweigt man auf die Positionsübersicht, in dem die Banf-Positionen erfasst werden

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Es ist erforderlich, das Sie die Kontierungsdaten eingeben (Sachkonto, Kostenstelle) Muss-Felder Geben Sie ein Sachkonto (Verbrauchskonto, Kostenartenkonto) ein, auf dem die späteren Waren u. Eingänge verbucht werden. z. B. 720..., 068... Geben Sie die zu verbuchende Kostenstelle ein z. B. 9... Kann-Felder Mit der Abladestelle kann die Anlieferstelle, und mit dem Warenempfänger, wie der Name schon sagt, eine Identifizierung des Empfängers eingegeben werden Über den Menüpunkt Springen können Sie jederzeit Änderungen auf den einzelnen Bildschirmmasken durchführen. ...Bestellanforderungen ändern Erstellte Banfen lassen sich ändern. Positionen können neu hinzugefügt und auch aus der Banf gelöscht werden, Mengen- und Terminangaben in den Positionen lassen sich ändern Über den Menüpunkt BANF ändern können Sie diese mit einer Direkteingabe oder einer Matchcode-Suche ändern. �� Wie im vorigen Kapitel beschrieben verzweigen Sie zu den einzelnen Daten über den

Menüpunkt Springen

�� Sie können alle Daten ändern, so lange keine Bestellung erzeugt wurde!

Stand: Januar 02 26

...Listanzeige Bestellanforderungen können nach verschiedenen Kriterien in Listen am Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden Standartauswertungen sind von SAP R/3 bereits im Menüpunkt Banf -> Listanzeigen integriert Einstiegsbild

Stand: Januar 02 27

Es sind viele Kombinationen von Selektionskriterien möglich, um eine sinnvolle Auflistung zu erreichen

Wichtige Selektionen - Einkäufergruppe - Bedarfsnummer (Werkstattnummer) - Warengruppe (Materialklasse) - Werk - Bearbeitungsstatus für nicht bearbeitete Banfs

Liste starten

Eingrenzung der EKG von - bis

Werksabgrenzung sinnvoll

Kennzeichen N für nicht bearbeitete BANFen

Stand: Januar 02 28

Die Banfliste Aus der Liste heraus können Sie sich die Banf anzeigen lassen. Positionieren Sie den Cursor In der Zeile, in der die Banf-Nummer steht, und mit Doppelklick verzweigen Sie in die Funktion Banf- Anzeigen auf das Positionsbild der gewählten Banf – Positionen Funktionen zum Anzeigen von Zusatzinformationen werden in der Drucktastenleiste angeboten. Banf anzeigen Detaildaten Über den Bearbeitungsstatus der Banf – Position (Spalte S in der Liste) lässt sich auf einen Blick der Status der Position erkennen N =Nicht bearbeitet B =Bestellung erstellt A =Anfrage erstellt K =Kontrakt erstellt L =Lieferplan erstellt

Mit Doppelklick auf die Position oder mit Klick auf die Position und Lupe- Button erscheint die Banf

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Das Erstellungskennzeichen (Spalte E in der Liste) informiert über die Herkunft der Banf- Position. B =Bedarfsplanung (autom. aus der Disposition) R =Realtime (manuell erstellt) F =Fertigungsauftrag ...Reports Andere verschiedene Reports müssen über den Menüpfad: SYSTEM / DIENSTE / REPORTING (z. B. unternehmensindividuelle Reports) aufgerufen werden Im Feld Programm muss der Reportname eingegeben werden z. B. YMBANF01

� Achtung Eigenprogrammierte Reports werden mit dem Anfangsbuchstaben Y..... beginnen O= Notizen: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Stand: Januar 02 30

7.2 Erfassen und Ändern einer Reservierung Dieses Kapitel wird hier nur oberflächlich erläutert, da die Reservierung über Instandhaltungsaufträge automatisch erzeugt werden. Im Beispiel soll für die Bewegungsart 201 (Reservierung auf Kostenstelle) eine Reservierung erstellt werden. Einstieg : Logistik / Materialwirtschaft / Bestandsführung

Im Einstiegsbild muss die Bewegungsart (hier 201=Kostenstelle) und das Werk eingegeben werden

Stand: Januar 02 31

Danach verzweigt man auf die eigentliche Erfassungsmaske der Positionen Über die Positionen werden die verschiedenen Materialien eingetragen. Hier zu sehen sind die Reservierungen von zwei Materialien mit verschiedenen Anforderungsmengen.

Stand: Januar 02 32

Ist von einer der Positionen die gewünschte MENGE nicht vorhanden, so wird eine Warnmeldung ausgegeben Wichtige Verzweigung innerhalb der Reservierung

Menge ändern

Positionen ergänzen Details auswählen Verfügbarkeit prüfen Pos. löschen

Stand: Januar 02 33

��Achtung Die Änderung von Reservierungen erfolgt über die gleichen Funktionen wie das Anlegen und wird hier nicht weiter erläutert

Umschalt. Übersicht Umschalt. Sammelbearb. Kopfdaten ändern (Kontierung, Termin)

Übersichtslisten der Reservierung - zum Material - zur Kontierung