IMPLEMENTAREA

STANDARDELOR SISTEMULUI DE

CONTROL INTERN/MANAGERIAL

LA ENTITĂŢILE PUBLICE

DIRECTOR,

PROF.DR.IRIS SARCHIZIAN

ŞCOALA GIMNAZIALĂ NR. 38 DIMITRIE CANTEMIR CONSTANŢA

CONSTANŢA,

17.0CT.2013

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE

INSPECTORATUL ŞCOLAR JUDEŢEAN CONSTANŢA

SCOPUL IMPLEMENTĂRII STANDARDELOR SCIM

SCI/M=DEŢINE CONTROLUL

SOLUŢIONEAZĂ DISFUNCŢIILE

SUSŢINE MANAGEMENTUL

ELABOREAZĂ PLANIFICĂRI

ORGANIZEAZĂ EFICIENT

ACTIVITĂŢILE

ELABOREAZĂ PROCEDURI

IDENTIFICĂ ŞI GESTIONEAZĂ

RISCURILE

ÎMBUNĂTĂŢEŞTE SISTEMUL DE COMUNICARE

Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial

Ordinul ministrului finanţelor publice

Nr. 946/2005, republicat

Conducătorul instituţiei dispune măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi.

Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice.

1. Constituirea grupului de lucru 2. Instruirea membrilor grupului de lucru

(director, contabil, secretar, administrator)

3. Elaborarea unui Program de dezvoltare

care va cuprinde: obiective, acţiuni, responsabilitaţi şi termene

4. Implementarea Programului de

dezvoltare după aprobarea de către director

5. Monitorizarea, coordonarea şi

îndrumarea metodologică a implementării Programului de dezvoltare sistemului de control intern/managerial

6. Menţinerea şi îmbunătăţirea sistemului

de control intern/managerial implementat

PREMISE NECESARE PENTRU DEZVOLTAREA

SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL

•Decizia directorului de

constituire a grupului de lucru

•Regulamentul grupului de lucru

•Registrul de procese verbale

•Programul de dezvoltare al

SCMI

•Raportarea la termen a

progreselor SCMI

Misiune Resurse

necesare Reguli care trebuie

respectate Obiective

Mijloace

Sistem informaţional

Organizare

Proceduri

Control

SCHEMA LOGICĂ PENTRU DEZVOLTAREA SCI/M

OBIECTIVELE

MIJLOACELE

SISTEMUL INFORMATIONAL

ORGANIZAREA

PROCEDURILE

CONTROLUL

INSTRUMENTARUL SCIM

INTEGRITATE

OBIECTIVITATE

CONFIDENŢIALITATE

COMPETENŢĂ

PRINCIPII FUNDAMENTALE ALE AUDITULUI INTERN

INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZĂ SISTEMUL

DE CONTROL MANAGERIAL INTERN

INSTRUMENTELE SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Obiectivele

Reprezintă efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.

Mijloacele

Ansamblul resurselor umane, financiare şi materiale, privite în corelaţie cu realizarea obiectivelor.

Reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor şi mijloacelor utilizabile la nivelul entităţii, în cadrul procesului informaţional considerat ca rezultat al operaţiilor de culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, valorificare şi stocare a datelor şi informaţiilor. Practica a dovedit că proiectarea sistemului informaţional al entităţii publice nu poate aborda de la început întregul acestuia, ci trebuie efectuată întâi în domenii restrânse, pe subsisteme, între care se vor stabili ulterior legăturile de interdependenţă.

Organizarea

Constituie un ansamblu de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care conducerea stabileşte componentele procesuale şi structurale ale entităţii publice, în vederea realizării obiectivelor propuse.

Procedurile

Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii.

Sistemul informaţional

Deși cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricărei entitati, punerea lor în

practică se realizează în mod diferit în conformitate cu particularitățile proprii fiecărei entităţi

în parte.

Mediul de control

Performanţa şi managementul riscurilor

Informarea şi comunicarea

COMPONENTELE CONTROLULUI INTERN/MANAGERIAL

Activităţi de control

Auditarea şi evaluarea

CONCEPTUL DE AUDIT INTERN

reprezintă totalitatea politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice

AUDIT INTERN / CONTROL INTERN

Standardele de control intern reprezintă un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie să fie aplicate în oricare entitate publică;

Reglementarea standardelor de management / control intern a urmărit, pe de o parte, crearea unui model de control managerial unitar şi coerent pentru entitățile publice iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem de referință în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control managerial ale entităților publice.

Elementele componente ale unui standard de management / control intern

4 componente: 1. Titlul standardului – precizeaza domeniul de management la care se refera standardul; 2. Descrierea standardului – enunta regula esentiala pentru domeniul de management la care se

refera standardul; 3. Cerinte generale – reprezinta directiile determinante in care trebuie actionat, in vederea aplicarii

standardului; 4. Referinte principale – listeaza actele normative reprezentative, care contin prevederi aplicabile

standardului (domeniului de management)

STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Mediul de control Standardul 1 - Etica, integritatea Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini Standardul 3 - Competenţa, performanţa Standardul 4 - Funcţii sensibile Standardul 5 - Delegarea Standardul 6 - Structura organizatorică

Performanţe şi managementul riscului Standardul 7 - Obiective Standardul 8 - Planificarea Standardul 9 - Coordonarea Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor Standardul 11 - Managementul riscului Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări

Informarea şi comunicarea Standardul 12 - Informarea Standardul 13 - Comunicarea Standardul 14 - Corespondenţa Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor

Activităţi de control Standardul 17 - Proceduri Standardul 18 - Separarea atribuţiilor Standardul 19 - Supravegherea Standardul 20 - Gestionarea abaterilor Standardul 21 - Continuitatea activităţii Standardul 22 - Strategii de control Standardul 23 - Accesul la resurse

Auditarea şi evaluarea Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului Standardul 25 - Auditul intern

STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 1 - Etică, integritate

Entitatea publică asigură condiţiile necesare cunoaşterii de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi

raportarea fraudelor şi neregulilor.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului?

Da

- Codul de conduită aprobat şi comunicat pe site şi prin adresa oficială

- Tabel semnături luare la cunoștința de către angajații direcțiilor ,privind legislația specifică eticii şi integrității profesionale

Implementat

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?

Da

- Rapoartele consilierului de etică - Informarea privind nominalizarea

consilierului de etică - Declarațiile de avere şi interese postate

pe site şi actualizate

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Entitatea publică transmite angajaţilor şi actualizează permanent: documentul privind misiunea entităţii publice; regulamentele interne; fişa postului (funcţiei).

Criterii generale de evaluare a

stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor?

Da - Chestionar - ROF ROI postate pe pagina web oficială - Fişele posturilor

Implementat

Sarcinile /atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora?

Da - Fişele posturilor

Standardul 3 – Competenţă, performanţă

Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi asigură condiţii pentru

dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?

Da

- PO fise postului - PO dosar examen - Condiţiile specifice pe post transmise de

direcţii/ bibliografie

Implementat Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului?

Da

- Centralizarea efectuată de către DRU / necesarul de formare transmis de către direcţii/rapoartele de evaluare a performantelor profesionale individuale

- Adresă a DRU privind listele centralizate cu necesarul de cursuri

Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

Da - Plan de formare profesională - Lista de cursuri

Standardul 4 – Funcţii sensibile

Entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor

care ocupă astfel de funcţii.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? Da - Lista funcţiilor sensibile

Implementat

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile?

Da - Tabelul privind gestionarea riscurilor

aferente funcţiilor sensibile

Standardul 5 – Delegarea

Managerul stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă?

Da

- PS de delegare - Fise de post - Acte administrative de

delegare/subdelegare

Implementat

Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate?

Da

- PS pe delegare - Fisa postului - Acte administrative de

delegare/subdelegare

Standardul 6 – Structura organizatorică

Entitatea publică defineşte propria structură organizatorică, competenţele,

responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?

Da

- ROF- cuprinde atribuţiile pe direcţii şi pe servicii

- Organigrama - Chestionar pentru personal - Statul de personal/ Statul de funcţii - Fişa postului

Implementat

Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

Da

- Organigrama - Statul de personal/ Statul de funcţii - Fisa postului - Tabel circuitul documentelor, flux

informaţional la nivelul fiecărei direcţii - PS privind elaborarea procedurilor pe

activităţi

Standardul 7 – Obiective

Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor,

conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?

Da - Fisa de analiza - Rapoarte de activitate

Implementat

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S -precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.)

Da - Fisa de analiza (obiective definite cantitativ

sau calitativ cu indicatori de rezultat comensurabili)

Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?

Da - Fisele posturilor - Fisa de analiza

Standardul 8 – Planificarea

Entitatea publică întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a

nu realiza obiectivele să fie minime.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?

Da

- Fisa de analiza (activităţile) - Necesarul de consumabile - Lista de investiţii /planuri anuale/

multianuale - Programul de achiziţii

Implementat

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?

Da - Fisa de analiză / planul activităţilor

Standardul 9 – Coordonarea

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii publice trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei

acestora.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

Da - Acte administrative – decizii director - Şedinţele grupurilor de lucru - Procedurile de sistem existente

Implementat

În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor?

Da - Minute ale şedinţelor, Convocatoare,

Hotarari CA

Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor

Entitatea publică asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire

la economicitate, eficienţă şi eficacitate.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

Da

- Fisa de analiză - Evaluarea performantelor profesionale - Rapoartele privind activitatea

compartimentelor

Implementat

Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite?

Da - Fisa de analiză - Evaluarea performantelor profesionale

Standardul 11 – Managementul riscului

Entitatea publică analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia

limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului?

Da

- Fişa de analiză - Procedura de sistem privind

managementul riscului - Formularele de alertă la risc - Registrul riscurilor (riscuri identificate)

Implementat Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului?

Da - Registrul riscurilor - Fisa de urmărire a riscului

Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor?

Da - Registrul riscurilor

Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens.

Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/Explicaţie

Documente justificative Stadiul implementării

standardului

Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens?

Da - Fişa de analiză

Implementat

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora?

Da - Fişa de analiză

Standardul 12 – Informarea

Entitatea publică stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi

transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns/

Explicaţie Documente justificative

Stadiul

implementării

standardului

Au fost stabilite tipurile de informaţii,

conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi

destinatarii acestora, astfel încât personalul

de conducere şi cel de execuţie, prin

primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi

poată îndeplini sarcinile de serviciu?

Da

- Fluxul informaţional

- Procedura de sistem privind gestionarea

petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul

liber la informaţiile de interes public şi

circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

Implementat

Colectarea, prelucrarea şi centralizarea

informaţiilor se realizează în sistem

informatizat?

Da - Registre de corespondenţă

Standardul 13 – Comunicarea

Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât

acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns/

Explicaţie Documente justificative

Stadiul

implementării

standardului

Circuitele informaţionale (traseele pe care

circulă informaţiile) asigură o difuzare

rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor,

astfel încât acestea să ajungă la timp la

utilizatori?

Da

- Procedura de sistem privind gestionarea

petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul

liber la informaţiile de interes public şi

circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

- E-mail, fax, telefon, adrese scrise

transmise prin registratură.

Implementat Sunt stabilite canale adecvate de

comunicare prin care managerii şi

personalul de execuţie din cadrul unui

compartiment să fie informaţi cu privire la

proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate

la nivelul altor compartimente, care le-ar

putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

Da

- Procedura de sistem privind gestionarea

petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul

liber la informaţiile de interes public şi

circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

- Modalitatea electronică

- E-mail, fax, telefon, adrese scrise

transmise prin registratură.

Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor

interesaţi cu abilitare în domeniu.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns/

Explicaţie Documente justificative

Stadiul

implementării

standardului

Sunt aplicate proceduri pentru

primirea/expedierea, înregistrarea şi

arhivarea corespondenţei?

Da

- Procedura de sistem privind gestionarea

petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul

liber la informaţiile de interes public şi

circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

- Nomenclatorul arhivistic

- Procedura de sistem privind arhivarea Implementat

Reglementările legale în vigoare cu privire

la manipularea şi depozitarea informaţiilor

clasificate sunt cunoscute şi aplicate în

practică?

Da - Procedura de sistem privind arhivarea

Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor

Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament

inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns/

Explicaţie Documente justificative

Stadiul

implementării

standardului

A fost comunicată salariaţilor procedura

aplicabilă în cazul semnalării unor

neregularităţi?

Da

- Procedura de sistem privind semnalarea

neregularităţilor

- Documente care să ateste condiţiile

necesare personalului pentru semnalarea

neregularităţilor constatate

- Reglementări interne privind semnalarea

neregularităţilor Implementat

În cazul semnalării unor neregularităţi,

conducătorul de compartiment a întreprins

cercetările adecvate în scopul elucidării

acestora şi a aplicat măsurile care se impun?

Da

- Sesizări adresate

- Rezultatele cercetărilor disciplinare

- Rapoartele consilierului de etică

Standardul 17 – Proceduri

Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor

implicaţi.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Pentru activităţile proprii au fost elaborate /actualizate proceduri operaţionale?

Da - Inventarul activităţilor procedurabile - Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale

Implementat

Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate?

Da

- Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale - Liste de difuzare - Postare pe site/intranet

Standardul 18 – Separarea atribuţiilor

Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să

fie separate.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?

Da

- Fişe de post - Ordine ministru - Acte administrative - Procedura de sistem privind întocmirea

Fiselor de post, conţinând şi componenta de delegare a atribuţiilor

Implementat

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?

Da - Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale

Standardul 19 – Supravegherea

Entitatea publică asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod

eficace a acestora.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă?

Da

- Raport de evaluare - Rapoarte de activitate - Declaratia salariatului privind insusirea

procedurilor

Implementat

Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?

Da - Procedura privind managementul riscului

Standardul 20 – Gestionarea abaterilor

Entitatea publică se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se

întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?

Da - Sesizări - Rapoarte

Implementat

Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?

Da - Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor

Standardul 21 – Continuitatea activităţii

Entitatea publică asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu

deosebire în cel economico-financiar.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi?

Da

- Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi în derularea activităţilor

- Gestionarea situaţiilor generatoare de întreruperi

Implementat

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

Da

- Delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);

- Acte administrative

Standardul 22 – Strategii de control

Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice?

Da - Planuri de control/Strategii de control - Plan de monitorizare a implementării strategiei

Implementat

Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice?

Da - Fisă de analiza - Rapoartele de monitorizare

Standardul 23 – Accesul la resurse

Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor

resurse.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului Răspuns/ Explicaţie

Documente justificative Stadiul

implementării standardului

Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale?

Da - Ordin ministru

- Decizie director

Implementat

Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect?

Da

- Proceduri de sistem, proceduri operaţionale

- Fişele postului

- Actele administrative emise la nivelul compartimentului

Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului

Entitatea publică instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns/

Explicaţie Documente justificative

Stadiul

implementării

standardului

Conducătorul compartimentului realizează, anual,

operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de

control intern/managerial existent la acest nivel?

Da - Chestionar de autoevaluare

Implementat

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de

control intern/ managerial au drept rezultat date,

informaţii şi constatări pertinente necesare luării

de decizii operaţionale, precum şi raportării?

Da - Raportări

Standardul 25 – Auditul intern

Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform

unor programe bazate pe evaluarea riscului.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns/

Explicaţie Documente justificative

Stadiul

implementării

standardului

Compartimentul de audit intern execută, în afara

misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de

manager, şi misiuni de consiliere privind

pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului

de control intern/managerial al compartimentului?

- Standard aplicabil numai structurii

de audit intern

Implementat

Compartimentul de audit intern dispune de

suficient personal pentru a realiza integral

programul anual de audit?

- Standard aplicabil numai structurii

de audit intern