Sección de Gestión de Documentos y Archivo Gen eral...Sección de Gestión de Documentos y Archivo General Agirien Kudeaketa eta Artxibo Nagusiko Atala 3 personas que conforman la

Memoria

Sección de

Gestión de Documentos

y Archivo Gen eral

MEMORIA DE ACTIVIDADES 2018

Sección de Gestión de Documentos y Archivo General

Agirien Kudeaketa eta Artxibo Nagusiko Atala

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Índice Presentación ...................................................................................................................................................... 2

1. Recursos: ................................................................................................................................................... 4

Equipo Humano y Estructura Administrativa ................................................................................................ 4

Instalaciones y equipamiento ........................................................................................................................ 4

2. Procesos de trabajo ................................................................................................................................... 5

Transferencias de documentos ..................................................................................................................... 5

Descripción archivística ................................................................................................................................. 7

Organización y descripción de fondos históricos. Antiguas escuelas. ........................................................... 7

Digitalización de documentos ........................................................................................................................ 8

Consultas y préstamos internos .................................................................................................................... 9

Consultas y servicios externos ....................................................................................................................... 9

Identificación y evaluación documental ...................................................................................................... 10

Eliminación de documentos ........................................................................................................................ 10

Difusión ........................................................................................................................................................ 10

Formación continua ..................................................................................................................................... 11

Carta de Servicios ........................................................................................................................................ 12

Soporte y asesoramiento a unidades administrativas ................................................................................. 12

3. Proyectos ................................................................................................................................................. 14

Implantación Norma UNE ISO 30301 ........................................................................................................... 14

Actualización de la aplicación Odilo A3W a Odilo A3W-AE ......................................................................... 14

Esquema de metadatos de gestión documental de la UPNA ...................................................................... 15

Pruebas de creación de expedientes y documentos ENI con la aplicación GInSide ....... ¡Error! Marcador no definido.

Prueba piloto de la metodología Administrative Process Study APS en el rediseño y automatización de procedimientos de la UPNA ......................................................................................................................... 15

Archivo fotográfico ...................................................................................................................................... 17

Archivo de la Fundación Jaime Brunet ........................................................................................................ 18

4. Alianzas externas y colaboraciones ......................................................................................................... 18



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Presentación La Sección de Gestión de Documentos y Archivo General quiere dar a conocer, mediante esta memoria, las actividades que ha llevado a cabo durante el año 2018, en su ámbito de responsabilidad.

La Memoria responde al compromiso adquirido por la Sección de mejorar la difusión, a la sociedad y a la comunidad universitaria, de las actividades y servicios, con respecto a la gestión de documentos y patrimonio documental de la UPNA. Es un instrumento que nos hace ser más transparentes, nos compromete a la mejora y nos evalua periódicamente. Sirve además para mostrar a la sociedad el compromiso de la UPNA con la mejora continua de la gestión de sus documentos, una política que contribuye tanto a una gestión más eficaz, eficiente y transparente de sus actuaciones como al uso, disponibilidad y conservación de su patrimonio documental.

La Memoria Anual tiene, lógicamente, como punto de referencia, el grado de consecución de los objetivos y actuaciones planteadas para 2018.

Los objetivos de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General se pueden agrupar en tres grandes áreas:

- Mejora continua de los servicios prestados y de la propia gestión de la Sección. La mejora de la gestión se enfoca de una manera doble: por un lado, cumplir con los compromisos adquiridos con el Plan Estratégico y, por otro, trabajar en la implantación de los requisitos establecidos en la norma ISO 30301 de Sistemas de Gestión para los Documentos.

- Colaborar en la implantación de la Administración Electrónica en la UPNA, de forma que se apliquen los procesos de gestión de documentos necesarios que permitan garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad de los documentos y expedientes electrónicos; además de su protección, recuperación y conservación física y lógica, tanto de los propios documentos y como de su contexto. En este objetivo, ha sido considerable el esfuerzo realizado en la implantación de una nueva versión de la aplicación Odilo A3W-AE que cuenta con un módulo de Administración Electrónica y en la Prueba Piloto de la metodología Administrative Process Study (APS).

- Potenciar el uso y disponibilidad de los fondos documentales del Archivo General de la UPNA para la investigación y la cultura. En este sentido se continua con la organización y descripción de los fondos de las Antiguas Escuelas.

Sin embargo, la dedicación a proyectos de mejora propios y a proyectos estratégicos de la Universidad, no nos hace olvidar que la Sección tiene un compromiso con los servicios que habitualmente presta, tal y como se establecen en la Carta de Servicios. Esta doble dedicación no ha sido fácil de compaginar y está exigiendo un esfuerzo extraordinario a todo el equipo de



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personas que conforman la Sección, a las que es justo reconocer su esfuerzo, compromiso y profesionalidad.

Igualmente, también es necesario agradecer al resto de la Universidad, el apoyo y la colaboración prestada, en múltiples ámbitos, para poder cumplir con nuestros servicios y avanzar en los proyectos.

Iñaki Montoya Ortigosa

Jefe de Sección de Gestión de Documentos y Archivo General

Agirien Kudeaketa eta Artxibo Nagusiko Ataleko burua

Mayo de 2019



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1. Recursos: Equipo Humano y Estructura Administrativa El equipo de la Sección está compuesto por seis personas: 1 Jefe de Sección (nivel A), 2 Técnicas P.B (Archivos), 1 Jefa de Negociado (nivel C) y 2 Técnicas Auxiliares de Archivos y Bibliotecas (Archivos) (nivel C).

La Sección de Gestión de Documentos y Archivo General está adscrita directamente a la Secretaría General de la Universidad. La Sección, a su vez, tiene adscrito el Negociado de Coordinación con las Oficinas.

En el segundo semestre de 2018 se realizaron pruebas selectivas para la constitución de dos relaciones de aspirantes al desempeño del puesto de trabajo de Técnico Auxiliar de Archivos y Bibliotecas (Archivo), nivel C, una para la contratación temporal y otra para la formación, en situación de servicios especiales, para cubrir las necesidades que se produzcan en la Sección.

No ha habido cambios en el equipo humano ni en la estructura administrativa en 2018.

Instalaciones y equipamiento A finales de 2018 y principios de 2019 se instaló pladur en una pared de hormigón de la oficina del Archivo para mejorar el aislamiento y el confort. Además del ahorro energético en el uso del aire acondicionado, la reforma ha permitido eliminar el uso de calefactores individuales, lo cual elimina el riesgo de incendio por esta causa.



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2. Procesos de trabajo Transferencias de documentos Se han cumplido los compromisos establecidos en la Carta de Servicios referentes a plazos de envío a las unidades administrativas del Calendario de Transferencias y los recordatorios pertinentes.

En 2018 se realizarón 79 transferencias, lo que supone un 10% más que en 2016 y 2017.

El número de unidades ingresadas en 2018 fue de 788 cajas y 5 carpetas, un 11% más que en 2017 (710 cajas) y un 28% más que en 2016 (614 cajas).

Este aumento del ingreso se ha debido a dos motivos:

a) por el ingreso, al igual que en 2017 de los exámenes de la serie Pruebas de acceso a la Universidad (142 cajas). Esta documentación no ingresaba en el archivo porque por dictamen de la Comisión de Archivo, se podía destruir antes (con sus correspondientes muestreos). Debido a los cambios normativos y de procedimiento de esta serie, la norma de conservación ha quedado obsoleta y no se puede eliminar esta documentación hasta que se evalúe de nuevo la serie y la Comisión de Archivo dictamine lo que sea procedente. La serie ya está analizada y se evaluará por la Comisión en 2019 por lo que se espera corregir esta disfunción.

b) por la transferencia extraordinaria de toda la documentación de los Departamentos extintos de la Universidad tras su remodelación en abril-mayo de 2018. Se estableció, como medida cautelar y de preservación, que se transfiriera completamente toda la documentación existente en los Departamentos extintos, lo que ha supuesto un aumento de 89 cajas.

Se hicieron además, desde el Negociado de Becas y Títulos, 8 transferencias extraordinarias de Títulos, con un total de 182 facsímiles, un 18% menos que en 2017 y un 6% menos que en 2016. Dichos títulos se incorporan a los Expediente de estudiantes ya transferidos al Archivo y se hace constar en la descripción de los expedientes.

Debido a esta sobrecarga de transferencias, especialmente las provenientes de los Departamentos, que además presentan una mayor complejidad, en 2018 no se han podido completar 20 de las 79 transferencias recibidas, a pesar del sobreesfuerzo realizado, como se puede comprobar más adelante en el apartado de Descripción archivística.



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17%

2%

4%

15%

21%

20%

7%

14%

Trasferencias documentales 2018Centros y Departamentos

Órganos de Gobierno yVicerrectorados

Secretaría Técnica

Asuntos Económicos

Enseñanzas

Acceso, Becas y Títulos

Recursos Humanos

Otros Servicios

0 50 100 150 200 250

Centros y Departamentos

Órganos de Gobierno y Vicerrectorados

Secretaría Técnica

Asuntos Económicos

Enseñanzas

Acceso, Becas y Títulos

Recursos Humanos

Otros Servicios

Comparativa ingresos 2016-2018

2016 2017 2018



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Examinando los gráficos se puede constatar que el 36% de los ingresos documentales en el Archivo General de la UPNA corresponde a los Servicios de Enseñanzas y al Servicio de Asuntos Económicos. Porcentaje ligeramente inferior al de 2017 (49%). Como hemos dicho, gana peso porcentual la documentación de Acceso, Becas y Títulos (20%) y la de Centros y Departamentos (17%) por las causas comentadas. La Sección de Contabilidad y la Sección de Estudios de Grado siguen acaparando la mayor parte de la producción documental de la UPNA pero van perdiendo peso. En el caso de Contabilidad se comienza a notar el uso de la factura electrónica.

Descripción archivística La Sección tiene como compromiso establecido en la Carta de Servicios la descripción de todas las transferencias recibidas durante el transcurso del año. Así mismo, se describen, a nivel de documento simple, todos los documentos digitalizados en el año. También se describe la documentación de las Antiguas Escuelas paralelamente a su proceso de organización.

En 2018 se han realizado 8.750 registros descriptivos archivísticos en la aplicación informática Odilo. El 92 % de los nuevos registros descriptivos corresponden al Fondo UPNA.

Esto supone un aumento de 3.013 registros, un 52% más que en 2017 y un 25% más que en 2016. 4.964 registros descriptivos corresponden a expedientes, 3.764 a documentos simples y 22 series. El aumento de registros ha sido especialmente en los documentos simples (+2.889) lo que ha corregido el descenso de 2017 (- 1.097). Pero también hay que señalar que se han descrito 350 expedientes más que en 2016.

Cabe concluir, por lo tanto, que la Sección ha realizado un considerable sobreesfuerzo en este proceso tanto para revertir el retraso de descripción de documentos simples del año 2017 como para hacer frente al aumento de transferencias de 2018.

Organización y descripción de fondos históricos. Antiguas escuelas. Se ha continuado la reorganización de los Estudios de Agrónomos.

Se ha descrito a nivel de subfondo la “Escuela Profesional de Peritos Agrícolas de Villava” y se han identificado 25 de las series que lo componen. Se han organizado y descrito 571 expedientes.

Además se han modificado para mejorar la descripción 581 fichas de la Escuela de Peritos Agrícolas de Navarra, Escuela Universitaria de Trabajo Social de Navarra y Escuela Universitaria de Enfermería del Hospital de Navarra.

Este proyecto sería necesario reforzarlo con más medios humanos para poder avanzar más rápidamente en su consecución ya que con los actuales, a pesar de los esfuerzos realizados,



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no se puede progresar al ritmo propuesto para alcanzar los objetivos que se fijaron en el Plan Estratégico.

Los fondos de las Antiguas Escuelas y en general, la documentación histórica del Archivo General de la UPNA podrían proporcionar un excelente apoyo al nuevo Grado de Historia y Patrimonio, pero sería necesario contar con más recursos, especialmente humanos.

La organización de los fondos de las Antiguas Escuelas es un proyecto que ya tiene una larga trayectoria en la Sección y actualmente se contextualiza dentro del Objetivo 5 de la Sección dentro del Plan Estratégico: Mejorar el uso académico y de investigación del Archivo de la UPNA. En concreto corresponde a la acción 11 Organizar y describir los fondos documentales pendientes de las Antiguas Escuelas.

Digitalización de documentos El procedimiento de digitalización tiene una doble finalidad, por una parte, poner a disposición de las oficinas productoras, a través de la aplicación informática de archivo, OdiloA3W, las imágenes de los documentos para su consulta directa, y por otra, la salvaguarda de los documentos originales, evitando su manipulación. Esta técnica se está aplicando a documentos considerados esenciales para la Universidad y cuya frecuencia de consulta es media-alta. El acceso a los documentos digitalizados está restringido, hasta el momento, a Secretaría General y Secretaría Técnica. Todos los documentos digitalizados son descritos de forma individual para permitir su recuperación. En la actualidad el Archivo ha digitalizado un total de 43.288 documentos. De ellos, el 85% corresponde a Resoluciones, el 14% a Convenios y el 1% restante a actas del Consejo de Gobierno (y sus antecesores) y del Claustro Universitario.

En 2018 se han digitalizado 2.628 documentos, correspondientes principalmente al año 2015, cuyo desglose es el siguiente:

Se ha digitalizado un 3% más de documentos que en 2017 y un 17% más que en 2016.

Resoluciones del Rector y delegadas (2015) 2.268

Colección de convenios (ratificados) (2015) 234

Actas de los expedientes de sesiones del Pleno del Consejo de Gobierno 11

Actas de los expedientes de sesiones de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno

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Actas de los expedientes de sesiones del Pleno del Consejo Social (1995-2013)

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Actas del claustro (Pleno y Mesa) (2015) 2



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Consultas y préstamos internos Por consultas y préstamos internos de documentos se entiende los requeridos por departamentos, centros y servicios de la Universidad. Los compromisos adquiridos en la Carta de Servicios son preparar las solicitudes ordinarias de expedientes identificados en un plazo máximo de un día laborable y las solicitudes urgentes de expedientes dentro de la jornada laboral en la que se recibe la petición. En ambos casos se ha cumplido el objetivo de, al menos, el 95%.

En 2018 se han realizado 367 solicitudes de servicio de documentación de carácter interno lo que supone una disminución del 3 % con respecto a 2017.

Se debe distinguir el número de solicitudes de servicio y el número de unidades prestadas, puesto que en una misma solicitud de servicio se pueden requerir varios expedientes. En 2018 se sirvieron 715 unidades documentales (expedientes), un 8,45% menos que en 2017 aunque superior al de 2016, de las cuales, 429 unidades fueron consultadas internamente y 286 prestadas.

Con el objetivo de mejorar la calidad del servicio ofrecido y mejorar y optimizar el funcionamiento interno se creó una cuenta de correo [email protected] para la implantación de una RT. El objetivo es centralizar en esta herramienta todas las peticiones de consultas de documentos internas y préstamos que se realizan al Archivo. Esta herramienta permite hacer un seguimiento mejor de la atención a las unidades administrativas y evita duplicidad de trabajo por parte del Archivo en determinadas ocasiones. La cuenta se ha puesto en marcha a principios de 2019.

Consultas y servicios externos Se trata de servicios que el Archivo presta a la sociedad en su calidad de Archivo histórico, centrados principalmente en la documentación de las Antiguas Escuelas.

En 2018 ha habido 19 solicitudes de servicio de documentación por parte de usuarios externos, frente a las 39 de 2017 y a las 8 de 2016. El volumen de documentación consultada ha sido de 56 cajas más 12 expedientes de forma individual. Se ha solicitado información detallada sobre la documentación existente en 13 ocasiones.

De las 19 solicitudes, 18 han correspondido a usuarios externos, al contrario que en el año 2017 en el que el 74 % de ellas (29), correspondieron a Personal Docente e Investigador.

De momento, no podemos apreciar tendencias ni en cuanto al aumento o disminución de solicitudes anuales ni en cuanto al uso, dependiendo del tipo de usuario externo.

mailto:[email protected]



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Se han solicitado en 16 ocasiones reprografía de documentos, lo que ha ocasionado la reproducción de 1.278 páginas, todas ellas en soporte papel. Esto supone un aumento de 5 veces lo solicitado en 2017 (257 páginas).

Identificación y evaluación documental En 2018 aunque se ha proseguido con el análisis y evalución de series documentales, se ha priorizado la dedicación de la Técnico de Archivo responsable a otros proyectos, como el de la prueba piloto de la metodología APS y a otros procesos, como el de la eliminación de documentos.

La Comisión de Archivo no se ha reunido en 2018.

El número actual de series identificadas y evaluadas es de 125.

Eliminación de documentos En 2018 se han eliminado 178 cajas en aplicación de las normas de conservación de acuerdo al siguiente cuadro:

Nº acta Serie Responsable Norma Años Nª cajas

Acta nº 65 Expedientes de convocatorias de Personal de Adm. y Servicios (Biblioteca)

Negociado de Ingreso y Provisión

48 1997 6

Acta nº 66 Ejemplares duplicados de Tesis

Negociado de Posgrado 10 2013-2014 12

Acta nº 67 Pruebas de Acceso a la Universidad

Negociado de Acceso 113 2015 113

Acta nº 68 Contratación administrativa

Sección de Gestión Económica

115-116-117

2000-2001 42

Acta nº 69 Preinscripción Negociado de Acceso 5 2009/2010 5

Difusión Uno de objetivos de la Sección (nº 3, acción 6) es el de difundir sus actuaciones y servicios, mediante realización y difusión de la Memoria de actividad, conmemoraciones, la publicación de artículos en revistas especializadas, etc.

Con motivo del Día Internacional de los Archivos, el 9 de junio de 2018, se realizó una campaña para celebrarlo y dar a conocer la importancia de los archivos en general y la del Archivo



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General de la UPNA en particular. Se realizó un poster virtual con el lema propuesto por el Consejo Internacional del Archivos (ICA) para 2018, que se difundió a través de las redes sociales y los medios de comunicación y difusión de la Universidad. También se imprimieron marcapáginas, tomando como base el propuesto por el ICA para 2018, que se repartieron por diferentes unidades administrativas de la Universidad.

En cuanto a la página web del Archivo, además de 36 modificaciones para actualizar su información, se ha implementado también la versión en euskera de gran parte de las páginas. En 2019 está previsto terminar esta iniciativa que permitirá, al menos, cumplir con lo establecido en el Manual para el uso del euskera en la Universidad.

Agradecemos aquí la inestimable colaboración de la Unidad de Publicaciones, de la Sección de Comunicación y de la Sección de Planificación Lingüística, sin cuya ayuda no hubiera sido posible.

Se ha actualizado la información sobre el Archivo General de la Universidad Pública en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica dependiente del Ministerio de Cultura y Deporte http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/archivodetail.htm?id=49591. Se espera ir detallando la información ofrecida en los próximos años.

El 19 de diciembre de 2018, invitados por la Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents de la Universidad Autónoma de Barcelona, se participó en el seminario Experiències en l’aplicació de la metodologia APS a la Universitat Pública de Navarra, Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana i Ajuntament de Gandia. Este seminario forma parte de la asignatura de Circuitos Administrativos del Máster de Archivística y Gestión de Documentos impartido por Pere Guiu. En dicho seminario se trataba de trasladar a los alumnos las experiencias de diferentes administraciones públicas con la metodología de reingeniería de procesos administrativos Administrative Process Study (APS). Además del profesor de la asignatura, Pere Guiu, participaron en el seminario Joan Carles Faus, por el Ayuntamiento de Gandía y Lorenzo Pérez, por la Sindicatura de Cuentas de la Comunidad Valenciana. Iñaki Montoya explicó la experiencia de la UPNA en la prueba piloto de reingeniería de 4 procedimientos administrativos que se comenta más adelante.

Formación continua Dentro de las acciones de desarrollo del Plan Estratégico se estableció la necesidad de mejorar la capacitación, concienciación y formación en gestión de documentos y archivos, especialmente electrónicos.

La Sección ha promovido la realización de una acción formativa en la UPNA durante 2018:

- Proteción de datos, procedimiento administrativo y transparencia.

Curso cuyo objetivo era realizar un primer acercamiento a la entonces nueva normativa de protección de datos, el Reglamento General de Protección de Datos y su relación con otras

http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/archivodetail.htm?id=49591



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leyes como la de Transparencia y las de procedimiento administrativo. Todo ello poniendo especial relevancia en los aspectos relacionados con la gestión de documentos.

El curso fue propuesto al Servicio de Recursos Humanos para su inclusión dentro del Plan de Formación de la UPNA en 2018.

El curso, de 6 horas de duración, se realizó el 24 de mayo de 2018 y asistieron 19 personas, de las cuales 6 forman parte de la Sección. El curso fue impartido por Josep Matas Balaguer, abogado y asesor jurídico especializado en derecho de la información y de las nuevas tecnologías, protección de datos de carácter personal, propiedad intelectual, administración electrónica, comercio electrónico y régimen jurídico de las telecomunicaciones.

Otras acciones formativas que han realizado personas de la Sección son:

- Seminario formativo "La interoperabilidad de los archivos españoles con otros sistemas archivísticos europeos" Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra. 2 personas.

- Reglamento Europeo protección de datos (On Line). 3 personas. UPNA. - Buenas prácticas en el ámbito de la informática. 2 personas. UPNA. - Ley 40/2015: Régimen Jurídico del Sector Público (On Line). 1 persona. UPNA. - Curso "Archivo único: planteamientos, reflexiones y soluciones" Asociación de

Archiveros de Navarra y Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra. 2 personas.

- Jornada Intersectorial de Administración Electronica CRUE: Retos y oportunidades en el camino de adecuación a las Leyes 39 y 40. 1 persona.

Entre el 3 y 5 de octubre de 2018 asistió una persona, en Salamanca, a las XXIV Jornadas de Archivos Universitarios / ICA/SUV 2018 Annual International Conference Los documentos históricos en los archivos universitarios, un valor añadido, organizadas por la Sección de Archivos de Universidades del Consejo internacional de Archivos (ICA/SUV) y la conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU) y la Universidad de Salamanca.

Carta de Servicios Se realizó la revisión anual de la Carta de Servicios, de sus contenidos y del cumplimiento de los compromisos adquiridos en ella.

Soporte y asesoramiento a unidades administrativas La Sección da soporte y asesoramiento a las unidades administrativas en lo referente a los servicios que presta y a la gestión documental que se realiza en las propias oficinas: clasificación documental, transferencias, normas de conservación, servicio de destrucción, organización, etc. Durante 2018 se han recibido 22 consultas de este tipo.

Existe un módulo de registro de entrada y salida, en la aplicación Odilo A3W, puesto a disposición de las unidades administrativas. Este módulo facilita el control administrativo de los



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documentos recibidos o expedidos por su unidad, a los responsables de las oficinas. El Archivo General ha atendido 45 consultas referentes al uso de este módulo.

Por lo tanto, el total de consultas de soporte y asesoramiento atendidas ha sido de 67, número similar a 2017 (65).



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3. Proyectos

El año 2016 la Universidad Pública de Navarra aprobó su IV Plan Estratégico. En 2017 la Sección ha trabajado principalmente para conseguir los objetivos, acciones y metas establecidos en dicho Plan.

Implantación Norma UNE ISO 30301 Este proyecto corresponde al Objetivo nº 1 del Plan: Obtener la Certificación en la Norma UNE ISO 30301 Sistemas de Gestión de Documentos.

Se ha avanzado sustancialmente en la consecución de este objetivo y se ha llegado al cumplimiento del 85 % de de los requisitos. El avance cualitativo realizado en 2017 en cuanto a la compresión de los requisitos y acciones necesarias para cumplirlos se ha visualizado en 2018. Al igual que en 2017, la exigencia en horas de trabajo ha sido mayor de la prevista y la dedicación a otros proyectos relacionados con la Administración Electrónica han dificultado la dedicación del tiempo preciso para este proyecto. Aunque nos se ha cumplido el objetivo marcado de certificación en 2018, se espera conseguir en el primer semestre de 2019.

Evolutivo de la aplicación a Odilo A3W-AE Una de la acciones previstas dentro del Objetivo 4 Garantizar la creación, control, gestión y conservación de documentos electrónicos fidedignos, conforme a lo establecido en la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la UPNA y su desarrollo, es la de implantar la herramienta de Archivo Electrónico (fases de vigencia y conservación permanente de documentos) y garantizar su interoperabilidad con aplicaciones que gestionen documentos en fase de tramitación.

En diciembre de 2017 se instaló la versión 5 de la aplicación Odilo A3W-AE que incorpora un módulo de Administración Electrónica (AE) que permite el ingreso de expedientes electrónicos en la aplicación por medio de paquetes SIP (modelo OAIS) que cumplen con los requisitos establecidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad (metadatos, formatos, firmas, etc.). De esta manera se pretende contar con el primero de los elementos del Archivo Electrónico Único, que permita gestionar la documentación electrónica en fase semiactiva de la Universidad una vez terminada la fase de tramitación de los expedientes electrónicos.

El paso de la versión 2 a la versión 5 supuso un gran salto tecnológico y fue necesario implementar nuevas versiones que resolvieran incidencias de funcionamiento en la parte de archivo físico. Por otro lado, se fueron implantando versiones más avanzadas en el entorno de pruebas que nos permitieran testear los avances del módulo de Administración Electrónica. En producción se instalaron 2 versiones: el 31/07/2018 se instaló la versión 6.0.17 y el 24/09/2018 se instaló la versión 6.0.21. Sin embargo en pruebas se instalaron 6 versiones. Dado que la versión 6.0.21 es estable para el archivo físico, se decidió únicamente testear el módulo de



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Administración Electrónica hasta que se pudiese ingestar paquetes SIP realizados con la herramienta INSIDE de la Administración General del Estado que es un estándar de facto actualmente. Una vez logrado este objetivo, se testeará toda la aplicación, incluido el archivo físico, para ponerla en producción. Se espera lograr el objetivo en 2019. Una vez más hay que destacar el peso de trabajo realizado por la Sección de Servicios Corporativos del Servicio de Informática y agradecer su implicación.

Logrado esto, la aplicación ya estará lista para recibir los paquetes de expedientes electrónicos conforme los estipula el ENI y cumplir con lo establecido en la Ley 39/2015 acerca de archivo electrónico único. Ahora bien, es necesario que, por su parte, las aplicaciones de tramitación de expedientes sean capaces de crear esos paquetes conforme a ENI una vez terminado el procedimiento.

Esquema de metadatos de gestión documental de la UPNA En 2017 se realizó el Esquema de Metadatos UPNA v.0 adaptado a la versión 2.0 del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) y se definió cuáles de ellos son necesarios capturar durante la tramitación de expedientes y cuáles de ellos se capturarán posteriormente, una vez concluída su tramitación y transferidos al Archivo Electrónico.

A lo largo de 2018 se tuvieron diversas reuniones con la Sección de Servicios Corporativos del Servicio de Informática para transmitir qué necesidades tendría que cubrir ALSIGM a este respecto. Especialmente se trabajó en el proyecto de Expedientes electrónicos de Sesiones de Consejos de Departamentos para definir qué metadatos tienen que capturarse tanto para el expediente como para los documentos electrónicos.

Prueba piloto de la metodología Administrative Process Study APS en el rediseño y automatización de procedimientos de la UPNA En 2017, la UPNA decidió hacer una Prueba piloto para testear la metodología que se dio a conocer en el curso de Reingeniería documental para la tramitación electrónica, la Administrative Process Study (APS). Esta prueba se desarrollaría mediante un curso práctico aplicado al rediseño funcional de 4 procesos administrativos de la UPNA con la APS.

La finalidad era contrastar una metodología que aporte de forma sistemática una mayor eficiencia y seguridad en la producción administrativa, generación y disposición de expedientes válidos, y coadyuve a la automatización de procedimientos de forma óptima y sostenible en entornos y sistemas de información electrónicos. Una vez realizada la Prueba piloto, se procedería a valorar los resultados, con el objeto de establecer si la metodología APS se establecía como metodología corporativa para el rediseño y mejora de procedimientos de la UPNA.



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Los procedimientos elegidos fueron:

• Modificación de matrícula por parte del alumnado • Contratación de profesorado no permanente • Solicitud de permanencia en los estudios de Grado y Máster • Ayudas a estudiantes con dificultades económicas

La UPNA designó un equipo de trabajo para realizar las tareas técnicas de análisis y rediseño de procedimientos con la metodología APS. El equipo estuvo compuesto por de dos Técnicas de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General y dos Técnicas del Servicio de Organización, Calidad y Procesos. El equipo estuvo acompañado/tutorizado de forma presencial y on line por el consultor que impartió el curso de la metodología APS, Joan Carles Faus Mascarell, Técnico de Procesos y Archivo Administrativo del Ayuntamiento de Gandía.

La Coordinación técnica correspondió a la Secretaría General y por su designación el Jefe de la Sección ejerció las labores operativas de coordinación.

El proyecto comenzó en noviembre de 2017 y continuó en el primer cuatrimestre de 2018. Los resultados se entregaron el 16 de mayo de 2018 a Secretaría General, Gerencia y a la Sección de Organización, Calidad y Procesos.

Una vez realizado en 2017 el análisis y diagnóstico de la situación partida, en 2018 se prosiguió con la reingeniería de los procedimientos analizados, y se consensuó con las unidades administrativas que los producen. También se amplió el trabajo proponiendo la estandarización de cuatro circuitos administrativos transversales a todos los procedimientos UPNA: CT01 Comunicaciones; CT02 Traslados de resoluciones; CT03 Recurso de reposición, y CT04 Traslados de recursos.

El resultado de la proyecto fue siguiente documentación:

1. Ficha resumen de indicadores del impacto del rediseño en cada procedimiento

2. Documentación APS de la fase de rediseño, compuesta por:

• Manual del procedimiento rediseñado

• Diagrama de Circuitos administrativos parciales-rediseño

• Listado de documentos finales, con formación del expediente administrativo–rediseño

• Diagrama de estructura de documentos del procedimiento, que reúne la consecución

del procedimiento, desde la referencia inicial hasta la última (DEP)–final.

3. Documentación APS de la fase inicial, que fundamenta su análisis sistemático y base

para su rediseño funcional:



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• Descripción del procedimiento de partida

• Diagrama de Circuitos administrativos parciales-situación de partida

• Listado del substrato documental de partida

• Diagrama de estructura de documentos inicial, elemento principal de trabajo para

visualizar cómo se está tramitando y fundamento para su rediseño posterior.- (DEP)

inicial.

4. Informe sobre el desarrollo, contenido y alcance de la prueba piloto-APS realizado por

Joan Carles Faus Mascarell

Por diversas circunstancias, la presentación de resultados tanto a las personas integrantes del Grupo de Trabajo de Mejora del Procedimiento Administrativo / Expediente Administrativo como a los responsables de los procedimientos analizados, no se llevó a cabo hasta el día 19 de noviembre de 2018. La presentación corrió a cargo de Joan Carles Faus, consultor/tutor de la Prueba Piloto y de Pere Guiu, Técnico de la Diputación de Barcelona, Dr. en Ingeniería Industrial de Procesos y creador, junto con Antoni Puig-Pey de la metodología APS.

La decisión sobre el uso de esta metodología como corporativa de la UPNA para la reingeniería de los procedimientos que se van implantar electrónicamente, se ha pospuesto hasta que no se cuente con un Catálogo de Procedimientos corporativo que permita priorizar actuaciones. No obstante, se ha utilizado con éxito, con las adaptaciones necesarias, para la implantación de los Expedientes de sesiones electrónicos de los Consejos de Departamento, tal como se explica más adelante.

Archivo fotográfico El Archivo Fotográfico es un proyecto que comenzó en el año 2010 en colaboración con el Servicio de Comunicación. El objetivo planteado era unificar en una sola herramienta, Odilo A3W, todos los reportajes del Servicio de Comunicación y describirlos con criterios homogéneos basados en la norma SEPIADES.

La actual Sección de Comunicación se encarga de organizar, renombrar y describir los reportajes que se producen anualmente. Además, se encarga de este trabajo de forma retrospectiva para los reportajes digitales producidos hasta el año 2010. Ya ha realizado la descripción retrospectiva hasta 2012.

El Archivo General, por su parte, se encarga de organizar, renombrar y describir los reportajes digitales hasta el año 2009 y todos los reportajes en papel existentes que se han digitalizado. También corresponde al Archivo General la carga en Odilo A3W de los reportajes.

En 2016 se cambió la estrategia descriptiva con respecto al Archivo Fotográfico. Se decidió realizar la carga de todos los reportajes existentes y el volcado de la descripción básica existente de los mismos en diversas bases de datos. El objetivo era disponer en el menor tiempo posible de todos los reportajes en una sola herramienta y, al menos, con una descripción básica.



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En el año 2017 el Archivo General organizó, renombró, y cargó en Odilo 3.818 reportajes digitales correspondientes a 2008-2009. Tras un trabajo de preparación previo en Excel, se volcaron sus descripciones. Por su parte, la Sección de Comunicación sigue avanzando en la organización y renombrado de los reportajes de 2010 y 2011 y en la preparación de las tablas de las descripciones Excel, además de las descripción pormenorizada del año en curso.

Una vez terminada esta fase de carga de fotografías y volcado de descripciones básicas de 2008 a 2011, sería conveniente poder contar con recursos para poder describir los reportajes de estos años con el mismo rigor y detalle que el resto de años y cerrar esta fase del proyecto. Con los recursos actuales no es posible avanzar en este proyecto, que podría ser un gran activo para su uso por parte de la Comunidad Universitaria.

Archivo de la Fundación Jaime Brunet Este proyecto se enmarca dentro del Objetivo 7: Impulsar la correcta gestión y conservación de los documentos por las personas físicas o jurídicas a las que la UPNA ha delegado, contratado actividades o en las que participe mayoritariamente.

Continuando el trabajo iniciado en 2017, en febrero de 2018 se firmó el Convenio para el tratamiento archivístico del fondo documental de la Fundación Jaime Brunet por la Universidad Pública de Navarra. El Convenio se firmó en febrero de 2018 y ya han comenzado las actuaciones previstas en el mismo.

En marzo se depositó gran parte de la documentación en el Archivo General de la UPNA para su tratamiento. Se ha realizado un primer inventario de la documentación depositada (57 cajas). Se trata, en su mayor parte, de la documentación que las candidaturas presentan al premio Jaime Brunet, aunque también de documentación económica y expedientes de sesiones.

En 2019 se espera recibir el resto de la documentación, especialmente lo relacionado con expedientes de sesiones de la Fundación y los expedientes de concesión de los premios. Una vez reunido todo el fondo, se procederá a su organización y descripción.

Cambios y mejoras en el Servicio de destrucción segura El servicio de destrucción segura de documentos con datos sensibles asegura que la destrucción se realice de forma controlada, segura y certificada.

http://www.unavarra.es/archivogeneral/servicio-de-destruccion-segura?languageId=100000

A partir del 1 de junio de 2018 se modificó el procedimiento de este servicio con el objeto de agilizarlo y facilitar su uso. El servicio incluye la colocación y retirada tanto periódica como extraordinaria, de contenedores de destrucción precintados, dotados de una ranura de introducción que no permite la posterior recuperación del papel depositado en su interior. La carga, transporte y sustitución de los contenedores corre a cargo de una empresa que tras la eliminación emite un certificado de destrucción segura que deja constancia del momento, forma y nivel de destrucción establecido.

http://www.unavarra.es/archivogeneral/servicio-de-destruccion-segura?languageId=100000



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Los contenedores especiales precintados están situados en las oficinas de las Unidades de Apoyo Administrativo, lugar al que debe acercarse el personal docente interesado en la eliminación de la documentación, haciéndose responsable tanto del traslado de la misma, como de su introducción en el contenedor especial. Hay contenedores en cada edificio departamental, de manera que todos los docentes puedan acceder fácilmente a ellos, sin salir de su edificio.

A partir de junio de 2018 la empresa de destrucción realizó un total de 5 recogidas para retirar y reemplazar contenedores.

Se puede decir que la modificación ha supuesto un aumento considerable de uso del Servicio por parte del personal docente.

Incorporación de archivos de gestión del Campus de Tudela al Sistema Archivístico Las unidades administrativas del Campus de Tudela nunca habían transferido documentación al Archivo General.

En febrero de 2018 se realizó una visita para analizar el estado de los archivos de gestión del Campus de Tudela. Se consideró necesario que se transfiriera la documentación al Archivo General de la Universidad Pública al igual que el resto de unidades administrativas. Para ello se dieron instrucciones y recomendaciones habituales para este proceso. Las primeras transferencias llegaron al Archivo en julio de 2018.

También se constató la necesidad de extender el Servicio de Destrucción segura al Campus de Tudela que se implantó también en 2018.

Expedientes electrónicos de sesiones de Consejos de Departamentos El 24 de abril de 2018 la Universidad aprobó el Reglamento General de Funcionamiento de los Órganos Colegiados para adaptar su funcionamiento a las leyes 39 y 40 de 2015.

Era necesario, por lo tanto, poner en marcha los primeros procedimientos electrónicos de la Universidad, cosa que se ha conseguido a principios de 2019. Fue fruto de un trabajo coordinado desde Secretaría General, en el que participaron principalmente el Servicio Jurídico, el Servicio de Organización, Calidad y Procesos, el Servicio Informático y la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General.

La SGDAG participó principalmente en la identificación y definición, dentro del procedimiento, de los documentos electrónicos que conforman el expediente electrónico de sesiones. Para definirlo la Sección impulsó la utilización de herramientas de la metodología APS, que se adaptaron a las necesidades de la Universidad: Diagrama de circuitos parciales, Diagrama de Estructura de Producto (DEP) y Manuales de procedimiento.

Así mismo, la Sección, definió, de acuerdo al Esquema de Metadatos de la UPNA, los metadatos de este expediente y de los documentos que lo componen, trasladándose al

http://www2.unavarra.es/gesadj/seccionNormativa/organos-de-gobierno/consejo-de-gobierno/Consejo%20de%20Gobierno%2024-4-2018/6A.Reglamentoorganoscolegiados.pdf

http://www2.unavarra.es/gesadj/seccionNormativa/organos-de-gobierno/consejo-de-gobierno/Consejo%20de%20Gobierno%2024-4-2018/6A.Reglamentoorganoscolegiados.pdf

https://esaged.wordpress.com/2019/02/27/metodologia-aps-3-grafico-de-circuitos-parciales-y-dep/

https://esaged.wordpress.com/2019/02/27/metodologia-aps-3-grafico-de-circuitos-parciales-y-dep/

https://esaged.wordpress.com/2018/05/22/metodologia-aps-2-manual-de-procedimiento/



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Servicio de Informática para su implementación y captura en la herramienta informática de tramitación de expedientes, SIGEM.

Revisión continua, desarrollo y aplicación de MGD y de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos Al igual que en 2017 se está a la espera de una definición real de las herramientas y otros elementos de la Administración Electrónica, para una redacción más estable de estos documentos. La Política de Gestión de Documentos Electrónicos se ha revisado por la Sección en 2018, se ha contrastado y se aprobará a lo largo de 2019. El objetivo de esta revisión es hacerla compatible con la Política General de Gestión Documental (exigida por la ISO 30301), con las leyes 39 y 40 de 2015 y adecuarla mejor a la realidad actual de la Administración Electrónica de la UPNA.

En cualquier caso, la Sección vela para que los pasos dados en la implantación de la Administración Electrónica tengan en cuenta dicho Modelo y dicha Política.

4. Alianzas externas y colaboraciones Desde mayo de 2016, el Archivo de la UPNA forma parte del Grupo de Trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU).

El 23 de junio de 2017 se constituyó por el Pleno de la CAU, en A Coruña, el Grupo de Trabajo de ISO 30301 del que la Universidad Pública de Navarra forma parte. La línea de trabajo del grupo es la normalización en los procesos de trabajo de los archivos universitarios y en concreto:

1. Identificar los procesos de trabajo de un archivo universitario

2. Elaborar una ficha (standard) de proceso

3. Analizar 1 o 2 de los procesos identificados

La Sección ha colaborado intensamente en el trabajo del Grupo a lo largo de 2018. El intercambio de conocimientos está siendo muy enriquecedor para el proyecto de implantación de la ISO 30301 en la UPNA.